MODELO DE WILLIAM P. LEONARD
Leona Leonard rd defne defne la audito auditoria ria admini administr strati ativa va como: como: “Un examen examen compl completo eto y constr construct uctivo ivo de la estru estructu ctura ra organ organiza izativ tiva a de una empre empresa, sa, instit instituci ución ón o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que se dé a sus recursos umanos y materiales! "n esta defnición se manifesta el ob#etivo de Leonard con respecto a la auditor$a administrativa: administrativa: el de revisar una %unción espec$fca, un departamento o la empresa completa con el fn de corregir u optimizar su %uncionamiento& 'i bien, el ob#etivo de su modelo es un poco limitativo respecto a lo que oy sabemos que puede lograrse gracias a un proceso de auditor$a administrativa, s$ marca un precedente de lo que es la esencia misma de la auditor$a: analizar y proponer& (dem)s, al igual que otros modelos de aplicación de auditoria, propone que el programa a seguir incluya los ob#etivos y el plan de e#ecución aprobado por la dirección& *e ac acu uerdo erdo con es esto to,, el model odelo o de Leo eon nard ard conte ontem mpla dos dos par partes tes +ide +ident ntif ifca caci ción ón de las las defc defcie ienc ncia iass o )rea )reass de me me#o #ora ra para para corr correg egir irla lass y seguim seguimien iento to desagr desagrega egada dass en cuatr cuatro o etapas etapas y en cada cada una ident identifc ifca a los %actores precisos que él considera deber)n ser evaluados antes y durante la auditor$a administrativa& administrativa& "stas etapas son: Etapa 1 Examen, alcances y limitaciones
"n es esta ta etap etapa a se iden identi tifc fca a el alca alcanc nce e de la audi audito tor$ r$a, a, es deci decir, r, si debe debe en%ocarse sólo a una %unción, a un departamento o a toda la empresa& (dem)s, implica un an)lisis de los %actores ba#o los cuales opera la organización, los cuales son determinantes para que el auditor plantee a la dirección de la empresa el alcance y las limitaciones de la auditor$a a realizar& Los elementos de la organización que deben revisarse antes de establecer un compromiso son: a -lanes y ob#etivos& ob#etivos& -or -or lo general, general, las organizaciones organizaciones tienen defnidos defnidos sus planes y ob#etivos, pero en algunas ocasiones parece que éstos no se logran por causas que resultan inexplicables para la organización& "n es este te sent sentid ido, o, es impo import rtan ante te que que el audi audito torr los los revis evise e #unt #unto o con con la dirección para saber si representan o no lo que se quiere lograr, o bien, las causas por las que no se est)n alcanzando& b "structu "structura ra organizac organizaciona ional& l& .epresent .epresenta a la manera manera como se encuentra encuentran n distribuidas distribuidas o repartidas repartidas las tareas en la organización, por lo que implica revisar niveles #er)rquicos, #er)rquicos, l$neas de mando y la responsabilidad responsabilidad de cada empleado&
Raymundo Estrada Santiago
"s importante comparar el organigrama con la estructura organizacional del )rea evaluada, pues en algunas ocasiones la posición #er)rquica no corresponde con las responsabilidades asignadas& (dicionalmente, el auditor debe asegurarse de que esta estructura es %uncional para la organización y adecuada para el logro de sus metas& c -ol$ticas y pr)cticas& 'on los lineamientos establecidos por la organización para indicar la manera como deben acerse las cosas& "l auditor debe estudiarlas para determinar si el personal las conoce y si de verdad son aplicadas& d .eglamentos& 'on todas las reglamentaciones gubernamentales imputables a la organización& "l auditor debe conocerlas y estudiarlas para asegurar que las propuestas que derive de su traba#o no las in%rin#an ni las violen& e 'istemas y procedimientos& /omprenden la %orma como opera la empresa& "s importante revisarlos en el proceso de auditor$a con la fnalidad de allar )reas de me#ora en sus elementos y proponer estrategias o métodos que permitan me#orarlos& % 0étodos de control& 'on los par)metros que la organización establece para asegurar que se est)n alcanzando los resultados, normalmente est)n relacionados con la producción o ventas& 1stos deben tomarse en cuenta en la auditor$a para identifcar su efcacia y pertinencia& g 0ecas de operación& 0ediante la auditor$a deben evaluarse las operaciones de la empresa para identifcar sus necesidades respecto a controles, 2u#os de comunicación y %ormas de coordinación que %avorezcan el logro de resultados m)s satis%actorios& .ecurso umano& "ste elemento es %undamental en las operaciones de la empresa& "n la auditor$a, tomarlo en consideración implica estudiar con cu)nto personal se cuenta, as$ como sus labores, con el fn de determinar si es sufciente y si est)n bien distribuidas sus %unciones& i 3nstalaciones y equipo& "s menester revisar las instalaciones para determinar las condiciones en que se encuentran y los a4os de vida 5til;
Raymundo Estrada Santiago
de esta manera el auditor puede considerar acer propuestas de me#ora, mayor o me#or uso de estos y asta la compra de equipo m)s moderno&
Etapa 2 Evaluacin
/uando se tiene un panorama completo de los planes de la organización, de sus procesos y de sus recursos, es momento de evaluarlos a partir de su adecuación y aportación a la visión y misión de la organización& "n esta etapa el auditor cuenta con los elementos sufcientes para demostrar a la dirección de la empresa cu)les de sus )reas no est)n %uncionando adecuadamente y cu)les cumplen con las expectativas esperadas; para después poder desarrollar sus recomendaciones&
Etapa ! P"esentacin e in#o"me
"n esta etapa el auditor cuenta con los elementos sufcientes para demostrar a la dirección de la empresa cu)les de sus )reas no est)n %uncionando adecuadamente y cu)les cumplen con las expectativas esperadas; para después poder desarrollar sus recomendaciones& /on esta etapa se cierra el traba#o realizado por el auditor en todos sus aspectos y recomendaciones& /omprende un documento escrito y su réplica oral& "l auditor debe tener muco cuidado en la manera como presenta la in%ormación, considerando a quién la dirigir)& 'e presenta el in%orme en tres %ases: a Discusin o"al $e aspectos impo"tantes. /ara a cara con los directivos o responsables de la organización, el auditor presenta los resultados de la auditor$a con el fn de que se analice la situación observada y se manifesten los puntos de vista de cada parte& $el in#o"me con los $escu%"imientos y b Re$accin "ecomen$aciones. /onsiste en elaborar un documento que sustente cada una de las observaciones y planteamientos que propone el auditor& c P"esentacin $el in#o"me &nal. "s la presentación oral y escrita de las conclusiones a las que a llegado el auditor respecto a la situación del )rea su#eta a revisión&
Etapa ! 'e(uimiento
Leonard dice que “su ob#etivo principal es completar cualquier asunto pendiente, que %orme parte de las recomendaciones, y sobre el cual no se aya eco nada! +6illiam, 7887: 779& (dem)s, considera que una auditor$a a la que no se le da seguimiento no tendr) ning5n valor para la organización, y que
Raymundo Estrada Santiago
se debe designar a una persona con sufciente autoridad para que se encargue de garantizar la implementación de las recomendaciones& "l seguimiento implica vigilar que se lleven las siguientes actividades: a .evisión de las instalaciones para verifcar si se cuenta con la maquinaria o equipo necesarios en las operaciones diarias de la empresa& b (poyo por parte de los recursos umanos en el dise4o de %ormas y procedimientos& -ara ello, es preciso que el traba#o se realice en equipo y no de “uno contra todos!& c /onclusión de cualquier asunto pendiente& "s preciso que no exista otra prioridad adem)s de la recomendada& d erifcación del in%orme con la alta gerencia para que ésta compruebe que los resultados son reales y que se est)n dando después de la aplicación de las recomendaciones derivadas de la auditor$a& *e acuerdo con todo lo anterior, podemos decir que los rasgos del modelo de Leonard apuntan a lograr que el personal se involucre en el proyecto y vislumbre los benefcios que obtendr) después del proceso de auditor$a&
Raymundo Estrada Santiago
