CASO PRÁCTICO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA INDICE I Trabajos preliminares. 1. consideraciones generales 2. entrevistas previas con el cliente -información sobre la empresa -propósito de la auditoria -condiciones y limitaciones 3. programa de trabajo -esquema general -programa de auditoria -recolección de datos -presentación de informe - grafica de Gantt 4. carta convenio -original y copia II REALIZACION DE LA AUDITORIA 1. esquema general sobre administración -existencia de objetivos institucionales -estructura formal -organigrama general (actual) -organigrama actual del área de ventas 2. programa de auditoria -elaboración de guía para entrevistar al gerente general -cuestionario para aplicar al jefe de---cuestionario para aplicar a vendedores. 3. Recoleccion de datos -ruta critica -aplicación de cuestionario al jefe de ventas -aplicación de cuestionario a vendedores -entrevista con el gerente general -entrevista para corroborar la información obtenida (jefe ventas) 4. informe de la auditoria administrativa -introducción -hechos de especial importancia -aspectos discutidos con el jefe de ventas - practicas corrientes -discusión y comentarios - recomendaciones y propuestas TRABAJOS PRELIMINARES 1. CONSIDERACIONES GENERALES. Nombre de la empresa: bufete de consultores administrativos adm inistrativos A.C Domicilio legal: Avenida Juárez Teléfonos: 55478596 – 25368774 25368774
HISTORIA DE LA EMPRESA La empresa fue fundada en el año de 2009, con un capital social de $1, 000,000.00. Durante sus años de vida la empresa ha adquirido una amplia experiencia en todos los aspectos que afectan a las empresas. Actualmente está integrado por profesionales expertos en administración de empresas, especialistas en organización, recursos humanos, finanzas, producción, mercadotecnia e informática. Mediante una llamada telefónica la empresa OUSTERIX, S.A solicito la visita de un representante de la empresa, quien acudió a la cita. Durante la entrevista sostenida con el cliente se detecto que el problema fundamental se localiza en el área de ventas. El gerente general de la empresa solicito al representante de la empresa le formulara un presupuesto general de los servicios que requiere la empresa para solucionar su problema. Finalmente el gerente general indico que estudiara las condiciones y posteriormente se comunicara a la empresa. El gerente general de de la empresa OUSTERIX, tomando en consideración del gran prestigio que tiene el buffet, las recomendaciones de sus s us conocidos el tiempo que ofreció para realizar la auditoria y su costo, y al compararlos comparar los con otras empresas ousterix decidió, contratar sus servicios 2. ENTREVISTAS PREVIAS CON EL CLIENTE Durante el desarrollo de las entrevistas se pudieron conocer algunos aspectos importantes que a continuación se mencionan: 2.1 información de la empresa En el año de 2009 y como resultado de una gran inquietud por aprender el desarrollo de una empresa dentro del ramo del calzado y el vestido juvenil relacionado con géneros musicales netamente mexicana surgió ·”ousterix” quien logro adquirir un crecimiento adecuado gracias a la experiencia de sus colaboradores y a la información técnica proporcionada por fuentes provenientes de los estados unidos, convirtiéndose en una sociedad anónima en el año 2010 Durante el transcurso del primer año la empresa comenzó con 1 tienda (ahora tienda matriz) ubicada en el centro histórico de la Ciudad de Mèxico,el lugar era pequeño y muy poco conocido; pero gracias a la publicidad que se le dio a la ropa y la popularidad que alcanzo por parte de la juventud surgió la necesidad de expandir ex pandir sus instalaciones así como departamentalizar sus funciones para vigilar más de cerca la realización del trabajo a pesar de la competencia que fue muy agresiva generándonos una mala imagen ante el público, y la falta de recursos en el primer año la empresa ha logrado en su 3er año de vida ver realizados algunos de sus objetivos como la construcción de su propia planta que abarca una esquina completa y de 2 pisos y la elaboración de más de 1,000,000 de diseños de ropa distintos esto gracias a que la empresa va dirigida a géneros musicales y sus respectivas vestimentas (ejemplo: rockeros: camisas a cuadros pantalones entubados, chamarras de cuero etc.) así como mas de 150 sucursales solo en la Ciudad de México (próximamente se expandirá a toda la república mexicana e internacionalmente) Actualmente cuenta con un capital social de $ 170, 000,000.00 (ciento setenta millones de pesos 00/100M.N) y un capital contable de $180, 000,000.00 000,00 0.00 (ciento ochenta millones de pesos 00/100 M.N) convirtiéndola en una de las franquicias fr anquicias más importantes del país. Empleando actualmente 1500 trabajadores aproximadamente La casa matriz “ousterix” se encuentra ubicada en: Avenida Juárez núm. 74 col. Centro
delegación Cuauhtémoc cp. 001122 La empresa presenta 3 tipos de problemas fundamentales en el área de ventas: -Disminución en el volumen de ventas -deseos de ampliar su mercado -aumento en el numero de vendedores PROPOSITO DE LA AUDITORIA Detectar cual es la causa de la actual situación y proponer soluciones CONDICIONES Y LIMITACIONES: -horario de trabajo de 9.00 a 12.00 horas de lunes a viernes -número y características de las personas que realizaran los trabajos: 3 auditores especializados - el gerente estará dispuesto para cualquier consulta - la auditoria solo se llevara a cabo en el área de ventas -el jefe de ventas indicara a sus subordinados, a través de un memorándum y en forma oral, que deberán prestar sus colaboración ESTIMACIONDEL TIEMPO QUE TOMARA LA AUDITORIA 20 DÍAS hábiles PAGO DE HONORARIOS Y CONDICIONES: Se requiere de un anticipo del 50% al iniciar la auditoria y el otro 50% se entrega al finalizar la misma 3 PROGRAMA DE TRABAJO Objetivo: revisar, evaluar y diagnosticar la situación actual del área de ventas de la empresa “ousteriux” en un tiempo de 20 días Hábiles
3.1 esquema general Objetivo. Conocer de una manera general la situación de la empresa y en forma detallada el funcionamiento en el are de ventas Responsable | NUMERO | ACTIVIDAD | C.V.M | 1. | Determinar los objetivos económicos, sociales y de servicio de la empresa | | 2. | Determinar las políticas generales de la empresa | | 3. | Investigar la estructura orgánica de la empresa | N.G.T | 4. | Determinar los objetivos del área de ventas | | 5. | Determinar las políticas del área de ventas | | 6. | Investigar la estructura del área de ventas | PROGRAMA DE AUDITORIA Objetivo: contar con una guía de las actividades a desarrollar en el diseño de cuestionarios, con el propósito de no omitir ningún tipo de aspecto importante RESPONSABLE | NUMERO | ACTIVIDAD | C.V.M | 7. | Elaborar la guía para entrevistar al gerente general | | 8. | Elaborar cuestionarios para aplicar al jefe de ventas | | 9. | Elaboración de cuestionarios para aplicar a vendedores | Nota: en cooperación con los otros auditores RECOLECCION DE DATOS Objetivo: obtener la información necesaria para diagnosticar la situación actual del área de ventas
RESPONSABLE | NUMERO | ACTIVIDAD | & | 10 | Elaborar la ruta critica de las actividades para recolectar los datos | R.R.T | 11. | Realizar la entrevista con el gerente general | C.V.M | 12. | Aplicar cuestionario al jefe de ventas | R.R.T | 13. | Aplicar cuestionarios a vendedores | N.G.T | 13a | Aplicar cuestionarios completos | R.R.T | 14. | Revisar los documentos que se manejan en el aérea de ventas (William P.leonard) | R.R.T | 15. | Análisis e interpretación de la información obtenida | N.G.T | 16. | Realizar entrevistas con el gerente general gener al y jefe de ventas para verificar la información obtenida | Nota: actividades realizadas por los 3 auditores 3.4 presentación del informe OBJETIVO: dar a conocer al cliente en forma escrita el desarrollo y propósito de la auditoria, la situación actual del área de ventas y las recomendaciones que se les sugieren comentando verbalmente los aspectos más importantes del mismo. RESPONSABLE | NUMERO | ACTIVIDAD | & | 17. | Redactar la introducción | | 18. | Resaltar los hechos de especial importancia | | 19. | Indicar los aspectos discutidos con el jefe de ventas | | 20. | Indicar como se desarrollan las funciones y actividades del área | | 21. | Redactar comentarios, observaciones y conclusiones obtenidas | | 22. | Establecer las recomendaciones pertinentes | | 23. | Elaborar las graficas necesarias para ilustrar el contenido del informe | secretariaC.V.M | 24. | Mecanografiar | | 25. | Presentar al gerente general el informe | | 26. | Comentar de una manera general el contenido del informe con el gerente general | Nota: actividades realizadas por los 3 auditores PROGRAMA DE ACTIVIDAD GRAFICA DE GANT | | | Num de actividad | responsable | actividad | 11 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 jun | 1 | C.V.M | Determinar objetivos ecomonico,social y de servicio de la empresa | | | | | | | 2 | C.V.M | Determinar políticas generales de la empresa | | | | | | | 3 | C.VM | Investigar estructura oganica de la empresa | | | | | | | 4 | N.G.T | Determinar objetivos del area de ventas | | | | | | | 5 | N.G.T | Determinar políticas del area de ventas | | | | | | | 6 | N.G.T | Investigar estructura del area de ventas | | | | | | | 7 | * | Elaborar guía entrevista gerente gral | | | | | | | 8 | * | Elaborar cuestionario para jefe de ventas | | | | | | | 9 | * | Elaboración de cuestionario para vendedores | | | | | | | 10 | * | Elaborar ruta critica de las actividades para recolectar los datos | | | | | | | 11 | R.R.T | Revisar entrevista gerente general | | | | | | | 12 | C.VM | Aplicar cuestionario jefe de ventas | | | | | | | 13 | R.R.T Y N.G.T | Aplicar cuestionario a vendedores | | | | | | | 13ª | R.R.T | Revisar cuestionarios completos | | | | | | |
14 | R.R.T Y N.G.T | Revisar documentos que se manejan en ventas | | | | | | | 15 | * | Análisis e interpretación de la informacion | | | | | | | 16 | * | Realizar entrevista al gerente general y al jefe de ventas para para verificar información obtenida | | | | | | | 17 | * | Redactar la introducción | | | | | | | 18 | * | Redactar los hechos de especial importancia | | | | | | | 19 | * | Indicar aspectos discutidos con el jefe de ventas | | | | | | | 20 | * | Indicar como se desarrollan actividades en el area de ventas | | | | | | | 21 | * | Redactar comentarios obervaciones y conclusiones obtenidas | | | | | | | 22 | * | Establecer recomendaciones pertinentes | | | | | | | 23 | * | Elaboración de organigrama | | | | | | | 24 | Secretaria | Mecanografiar | | | | | | | 25 | C.V.M | Presentar al gerente general el informe | | | | | | | 26 | C.V.M | Comentar de manera general el contenido del informe | | | | | | | * Actividades realizadas por los 3 auditores BUFETE DE CONSULTORES ADMINISTRATIVOS, A. C AVENIDA PASEO DE LA REFORMA Nª135 TELEFONOS: 55877447 – 25859887 25859887 CARTACONVENIO Carta convenio de presentación de servicios profesionales que celebran por una parte del “bufete de consultores administrativos, A.C “ con domicilio e n avenida paseo de la reforma numero 135 , al que en el curso de la presente se le denominara como “el bufete” , representado por la licenciada Carolina Vázquez Montero , y por otra la “empresa ousterix
con domicilio matriz en avenida Juárez núm. 75 es el C.P Arturo Robles Mendoza, a quien en lo sucesivo se le denominara como “el cliente”
Las partes declaran que celebran esta carta convenio con fundamento legal en los artículos siguientes: 2606, 2608,2609, 2610, 2613, 2614,2615 y demás relacionados del código civil del distrito federal vigente, estableciendo de conformidad las siguientes clausulas CLAUSU LAS PRIMERA. El bufete conviene con el cliente a prestar sus servicios profesionales para efectuar la auditoria administrativa Exclusivamente en el área de ventas de su empresa SEGUNDA: los trabajos serán realizados por 3 especialistas en el área de mercadotecnia TERCERA: el bufete se compromete a guardar el secreto de la información proporcionada por el “cliente”
CUARTA: el monto total de los honorarios será de $90,000.00 (noventa mil pesos 00/100 M.N.) QUINTA: por concepto de honorarios las partes aceptan que se hará entregando el 50 % el iniciar y el 50% al finalizar los servicios, en el domicilio de la empresa SEXTA: él cliente queda obligado a prestar todas las facilidades, información, libros y documentación que requiera para el desarrollo de este trabajo SEPTIMA: la presente carta convenio se extiende por duplicado quedando en poder del bufete el original y el duplicado en el de cliente
OCTAVA: esta carta convenio surte efectos al día siguiente de la firma de la misma y se dará por concluida al terminar los trabajos con la presentación del informe estimándose su duración de 20 días hábiles NOVENA: en caso de incumplimientos de alguna de las clausulas antes señaladas . las partes se remitirán a las autoridades correspondientes corresp ondientes en la ciudad de mexico , D.F. Mèxico,D.F, a 07 de junio de 2012 “ “el cliente”
Empresa ousterix S.A El bufete Bufete de consultores administrativos , A.C. TESTIGO
Testigo Guia para La entrevista con el gerente general Calculo de la ruta critica ACTIVIDAD | DURACION | Nª | DESCRIPCION | NODOS | DÍAS HABILES | SEMANAS | 1 | Elaborar ruta critica | A-B | 1 | 0.2 | 2 | Entrevista gerente general | B-C | 1 | 0.2 | 3 | Aplic. Cuestionario jefe de ventas | C-D | 1 | 0.2 | 4 | Aplicar cuestionario vendedor | D-E | 2 | 0.4 | 5 | Aplicar cuestionario vendedor | D-F | 2 | 0.4 | 6 | Aplicar cuestionario vendedor | D-G | 2 | 0.4 | 7 | Aplicar cuestionario vendedor | D-H | 2 | 0.4 | 8 | Revisar cuestionario completo | E-I | 1 | 0.2 | 9 | Revisar cuestionario completo | F-I | 1 | 0.2 | 10 | Revisar cuestionario completo | G-I | 1 | 0.2 | 11 | Revisar cuestionario completo | H-I | 1 | 0.2 | 12 | Revisar documentos | I-J | 2 | 0.4 | 13 | Analizar a interpretar inf. | J-K | 1 | 0.2 | 14 | Entrevista cruzada gerente general | K-L | 1 | 0.2 | 15 | Entrevista cruzada j de ventas | L-M | 1 | 0.2 |
1.¿ que situaciones externas influyen en la generacion del problema? 2¿Qué secuencia ha observado en los precios de sus productos? 3¿considera suficiente su cartera de proveedores? 4¿cree que los niveles de produccion satisfacen las necesidades del area de ventas? 5¿la empresa ha realizado algun estudio de mercado? 6¿ de que manera da a conocer sus productos? 7¿ hasta que grado tienen poder de decision los jefes de las areas? 8¿proporciona alguna motivacion a su trabajadores? 9¿Cómo percibe las relaciones informales entre su personal? 10¿ como se establece la comunicación con los jefes de las areas? 11¿ de que manera controla el funcionamiento de la empresa
NOTA: solo falta un diagrama de flujo
