AUDITORIA ADMINISTRATIVA

UNIVERSIDAD ALAS PERUANAS

INDICE

Introducción

………………………….............. ........................... .......................... ............. ………...2

Objetivo………………………………………………………………………….3

Conceptos generales de auditoria administrativa……………………....3 Auditoria operativa Proceso administrativo en el área de ventas I.

auditoria administrativa del departamento de ventas………….4

II.

funciones……………………………………………………………..…4

III.

elementos y sus enfoques en ventas…………………………..….7

1. Previsión…………………………………………………….…..7 2. Planeación………………………………………………………8 3. Organización……………………………………………………9 4. Dirección……………………………………………………….10 5. Integración………………………………………………….....11 6. Control………………………………………………………….11 IV.

proceso de control…………………………………………………...11

V.

Proceso administrativo del área de ventas…………………..….12 1. Planeación ……………………………………………….........….13 2. Organización ……………………………………………………..14 3. Ejecución ……………………………………………………….…15 4. Control …………………………………….……………………….15

VI.

Actividades ………………………………………………….……..….16

Conclusiones Recomendaciones Anexos Bibliografía

AUDITORIA OPERATIVA OPERATIVA Y ADMINISTRA ADMINISTRATIVA TIVA

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INTRODUCCION Cualquier tipo de organización sea pública o privada independientemente de sus fines lucrativos o no, ya sea pequeña, mediana o grande, tiene la necesidad de examinar su situación para conocer si los sistemas o procedimientos sobre los cuales trabaja son los óptimos o los más eficaces y eficientes, mediante la auditoria se pueden conocer los problemas que dificultan el desarrollo y adecuado funcionamiento que obstaculizan el crecimiento de la empresa. La auditoría para que sea verdaderamente eficaz debe ser planeada cuidadosamente, debe definirse el alcance, ya que puede ser muy amplia o puede abarcar solamente parte de una organización. En el área de ventas Es una revisión sistemática y evaluatoria, que se lleva a cabo con la finalidad de determinar si la organización está operando eficientemente.

AUDITORIA OPERATIVA OPERATIVA Y ADMINISTRA ADMINISTRATIVA TIVA

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OBJETIVO El motivo del desarrollo de la presente trabajo, está basado fundamentalmente en la necesidad de proveer a la administración de una herramienta adecuada, como lo es la realización de una auditoría administrativa operativa en el área de ventas, para la evaluación del control, administración y registro de las operaciones relacionadas al departamento de ventas, que les permitan la disminución de costos innecesarios y el incremento de la eficiencia y efectividad operativa.

CONCEPTOS GENERALES DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA 

Es una revisión sistemática y evaluatoria de una entidad o parte de ella, que se lleva a cabo con la finalidad de determinar si la organización está operando eficientemente.



Constituye una búsqueda para localizar los problemas relativos a la eficiencia dentro de la organización. La auditoría administrativa abarca una revisión de los objetivos, planes y programas de la empresa; su estructura orgánica y funciones; sus sistemas, procedimientos y controles; el personal y las instalaciones de la empresa y el medio en que se desarrolla, en función de la eficiencia de operación y el ahorro en los costos.



La auditoría administrativa puede ser llevada a cabo por el licenciado en administración de empresas y otros profesionales capacitados, incluyendo al contador público adiestrado en disciplinas administrativas o respaldadas por otros especialistas. El resultado de la auditoría administrativa es una opinión sobre la eficiencia administrativa de toda la empresa o parte de ella.



Es un examen de la estructura organizativa de una empresa con el objetivo de evaluar y analizar el comportamiento organizacional sigue los estándares de la empresa.

AUDITORIA OPERATIVA Y ADMINISTRATIVA

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AUDITORIA OPERATIVA Es una valorización independiente de todas las áreas y operaciones de una empresa para saber si se siguen las normas establecidas y si se maneja los recursos de manera correcta y verificar que los objetivos de la empresa se han alcanzado para así analizar los resultados que fortalezcan el excelente desarrollo de una empresa

PROCESO ADMINISTRATIVO EN EL AREA DE VENTAS Es el proceso que permite a los gerentes de ventas lograr objetivos de ventas y utilidades de la firma mediante la planeación, implantación y control de programas de ventas, coordinando todos los recursos, especialmente los humanos. La importancia del proceso de ventas es de una manera universal.

I.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS

Las ventas es una orientación administrativa que presume que los consumidores no comprarán normalmente lo suficiente de los productos de la compañía a menos que se llegue hasta ellos mediante un trabajo sustancial de promoción de ventas. El departamento de ventas es el encargado de persuadir a un mercado de la existencia de un producto, valiéndose de su fuerza de ventas o de intermediarios, aplicando las técnicas y políticas de ventas acordes con el producto que se desea vender.

II.

FUNCIONES:

1. Desarrollo y manipulación del producto: Consiste en perfeccionar los productos ya existentes, introducir nuevos productos, darles otro uso o aplicación, hacerle modificaciones a sus estilos, colores, modelos, eliminación de AUDITORIA OPERATIVA Y ADMINISTRATIVA

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los productos pasados de moda, observación del desarrollo de los productos elaborados por la competencia, su envase, accesorios del producto, de su eficiencia, sus características distintivas y su nombre. 2. Distribución física: Responsabilidad que cae sobre el gerente de ventas la cual es compartida con el de tráfico y envíos. El gerente de ventas coordina estas con el tráfico, en los problemas relativos al manejo de materiales de los productos desde la fábrica hasta el consumidor, que comprende los costos y métodos de transporte, la localización de almacenes, los costos de manejo, los inventarios, la reducción de reclamaciones por retrasos y perjuicios de ventas. 3. Estrategias de ventas: Son algunas prácticas que regulan las relaciones con los agentes distribuidores, minoristas y clientes. Tiene que ver con las condiciones de ventas, reclamaciones y ajustes, calidad del producto, método de distribución, créditos y cobros, servicio mecánico, funcionamiento de las sucursales y entrega de los pedidos. 4. Financiamiento de las ventas: Las operaciones a crédito y a contado son esenciales para el desenvolvimiento de las transacciones que requieren de la distribución de bienes y servicios desde el productor al mayorista, vendedores al por mayor y consumidores. Para financiar ventas a plazo es necesario que el gerente de ventas este ampliamente relacionado con el de crédito, para determinar los planes de pago que deben adoptarse, la duración del período de crédito, el premio por pronto pago o el castigo por pago retrasado, es decir, todo lo relacionado con la práctica crediticia. 5. Costos y Presupuestos de Ventas: Para controlar los gastos y planear la ganancia, el ejecutivo de ventas, previa consulta con el personal investigador del mercado con el de contabilidad y el de presupuestos, debe calcular el volumen probable de ventas y sus costos para todo el año. 6. Estudio de mercado: El conocimiento de los mercados, las preferencias del consumidor, sus hábitos de compra y su aceptación del producto o servicio es fundamental para una buena administración de ventas, debido a que se debe AUDITORIA OPERATIVA Y ADMINISTRATIVA

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recoger, registrar y analizar los datos relativos al carácter, cantidad y tendencia de la demanda, el estudio de mercado debe incluir el análisis y la investigación de ventas, estudios estadísticos de las ventas o productos, territorio, distribuidores y temporadas; los costos de los agentes de ventas, costos de venta y de operación. 7. Promociones de venta y publicidad: Estas ayudan a estimular la demanda de consumo y contribuir a que los agentes de venta de la fábrica, los mayoristas y los minoristas vendan los productos: el agente de ventas aprueba los planes de promoción

y

publicidad,

los

horarios

de

trabajo,

las

asignaciones

presupuestarias, los medios de propaganda, las promociones especiales y la publicidad en colaboración con los comerciantes. 8. Planeación de Ventas: El administrador de ventas debe fijar los objetivos de las mismas y determinar las actividades mercantiles necesarias para lograr las metas establecidas. La planeación de ventas debe coordinar las actividades de los agentes, comerciantes y personal anunciador, la distribución física; el personal de ventas, las fechas de los planes de producción, los inventarios, los presupuestos y el control de los agentes de ventas. 9. Servicios técnicos o mecánicos: Corresponde a los gerentes de ventas cuyos productos mecánicos requieren de servicios de instalación y técnicos, establecer normas al respecto; tener el equipo y los locales destinados por la empresa vendedora para tal servicio. 10. Relaciones con los distribuidores y minoristas: Las buenas relaciones con estos requieren proporcionarles asistencia de ventas, servicios mecánicos de entrega y ajuste, informarles sobre los productos, servicios, tácticas y normas de la compañía y contestar pronta y detalladamente a sus preguntas. 11. El personal de ventas: Consiste en desarrollar de la manera más eficiente el proceso de integración el cual comprende buscar, seleccionar y adiestrar a los


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agentes de ventas; así como de su compensación económica, supervisión, motivación y control. 12. Administración del departamento de ventas: Es responsabilidad de los gerentes de la misma, el cual debe establecer la organización, determinar los procedimientos, dirigir el personal administrativo, coordinar el trabajo de los miembros del departamento, llevar el registro de las ventas y asignar tareas a los jefes de las diversas secciones de este departamento.

III.

ELEMENTOS Y SU ENFOQUE EN VENTAS

1° PREVISIÓN: Se encarga de la fijación de objetivos, la investigación y los cursos alternos de acción. La Previsión busca predecir y disminuir los riesgos. El estratega los aplica en la realización de previsión y planeación basados en el posicionamiento y en función al mercado. La implementación de estrategias se basa en la investigación del entorno empresarial y sus objetivos son: Llegar al origen



Detectar el problema



Realizar la acción



LA PREVISION DE VENTAS: Es una estimación de las ventas en unidades monetarias o en unidades de producto, que una empresa planea analizar dentro de un tiempo futuro en un mercado determinado y de acuerdo a un plan de mercadotecnia propuesto. PRINCIPIOS DE LA PREVISIÓN DE VENTAS 1.-Probabilidad, factibilidad y pre factibilidad 2.-Objetividad. 3.-Medición o cuantificación. REGLAS PARA LA FIJACIÓN DE LOS OBJETIVOS DE VENTAS AUDITORIA OPERATIVA Y ADMINISTRATIVA

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Una de las mayores fuentes de confusión respecto de los objetivos, deriva del hecho de que no se les califica y jerarquiza adecuadamente.

o

Objetivos individuales y colectivos

o

Objetivos generales y particulares

o

Objetivos básicos

o

Objetivos a corto y largo plazo

o

Objetivos naturales y subjetivos

2° PLANEACION: Puede ser de 2 formas: Permanente y en ésta se engloba lo que son: políticas, procedimientos y reglas y De un Solo Uso que contienen: Programas, presupuestos, pronósticos y proyectos. En este caso se aplica cuando una firma debe elaborar una estrategia de ventas y un Plan de acción. Este plan estratégico se hace en función al producto, posicionamiento y mercado. El conocimiento íntimo del mercado permite hacer contribuciones significativas a la toma de decisiones corporativas sobre la línea de producto, fijación de precios, selección de campañas de publicidad y canales de distribución. Esta planeación se facilita cuando se cuenta con buenos datos acerca de la ubicación de clientes potenciales y cuanto se espera vender. La planeación diseña estructuras organizacionales eficaces. IMPORTANCIA La planeación es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, ya que a través de ella se prevén las contingencias y cambios que puede deparar el futuro, y se establecen las medidas necesarias para afrontarlas. El reconocer hacia donde se dirige la acción, permite encaminar y aprovechar mejor los esfuerzos. PRINCIPIOS DE LA PLANEACION DE VENTAS


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i. FACTIBILIDAD: Lo que se planee debe realizarse, es importante no elaborar planes no muy ambiciosos y optimistas que sean imposibles de lograrse, la planeación debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúan en el medio ambiente. ii. OBJETIVIDAD Y CUANTIFICACION: Cuando se planea es necesario basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos, y nunca en opiniones subjetivas, especulaciones o cálculos arbitrarios. Es decir es necesario utilizar datos objetivos tales como estadísticas, estudios de mercado, estudios de factibilidad, cálculos probabilísticas, modelos matemáticos y datos numéricos, al elaborar

planes

para

reducir

al

mínimo

los

riesgos.

iii. FLEXIBILIDAD: Al elaborar un plan es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar las situaciones imprevistas, y que proporcionan nuevos cursos de acción que se ajusten fácilmente a las condiciones.

3° ORGANIZACIÓN: Es la división de trabajo, las funciones, jerarquías y las obligaciones. Es la estructuración de los recursos humanos y materiales. Se aplica cuando la gerencia de ventas tiene que localizar clientes meta y organizar una fuerza de ventas de campo. Las ventas pueden dirigirse específicamente a prospectos calificados. Los vendedores administran elterritorio y trazan rutas para visitar a los clientes. El objetivo es equilibrar publicidad, relaciones públicas, ventas personales y promoción de ventas para lograr la eficiencia a la hora de ubicar prospectos, cerrar ventas y retener clientes. PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN DE VENTAS ESTABILIDAD Y CONTINUIDAD: Las actividades deberán organizarse en busca del

logro

más

eficaz

y

eficiente

de

objetivos

de

rendimiento.

JERARQUIA DE AUTORIDAD: Incluyen una jerarquía de autoridad desde el gerente nacional de ventas, pasa por gerentes regionales de ventas de campo, gerentes de distrito hasta los vendedores. AUDITORIA OPERATIVA Y ADMINISTRATIVA

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UNIDAD DE MANDO: Recomienda que cada persona sea responsable ante un solo jefe, de lo contrario confunden las actividades a ejecutar y las prioridades a asignar. LINEA Y ASESORIA: Cuando existe una organización lineal la autoridad fluye desde

el

gerente

nacional

hacia

cada

nivel

de

la

organización.

TRAMO DE CONTROL: Se refiere al número de subordinados que son supervisados por cada gerente. El establecimiento de un tramo de control ideal depende de los productos que se vendan, la experiencia de los vendedores, los mercados cubiertos y las circunstancias especiales que rodean la firma. CENTRALIZACIÓN Y DESCENTRALIZACION: En centralización se rige bajo las oficinas centrales y en la descentralización pueden ejecutar y tienen la responsabilidad el gerente de ventas de campo.

4° DIRECCION: Este elemento se encarga de la toma de decisiones, la comunicación, motivación y supervisión. Se aplica cuando la gerencia ha equilibrado ya los recursos y “a vender” de manera formal e informal. Entre las interacciones entre clientes y vendedores tienen influencia las necesidades cliente, habilidades y conocimientos del vendedor y los factores de ética que cuando se dan con éxito se traduce en pedidos,

utilidades,

ventas

repetidas

y

servicio

de

post-venta.

Las dos habilidades de la organización son: habilidad organizacional y liderazgo que incluyen inteligencia, motivación, energía, habilidad para las relaciones humanas,

persuasión,

ambición,

percepción

e

impacto

personal.

Las tareas del gerente son organizar al personal en territorios, programas, capacitación y juntas de ventas apropiadas, asegurar que los informes se presenten a tiempo y hablar con representantes cuando sea necesario. La supervisión se facilita cuando los representantes están equipados con teléfono, automóvil, fax y computadoras personales. Los gerentes operan en puestos de línea con responsabilidad directa y las ventas sirven para medir la capacidad organizacional y liderazgo de un gerente y para recompensar a quienes rebasan sus cuotas. AUDITORIA OPERATIVA Y ADMINISTRATIVA

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PRINCIPIOS DE LA DIRECCION DE VENTAS ► De la armonía de mando ► Impersonalidad de mando ► De la supervisión directa ► De la vía jerárquica ► De la resolución de conflicto ► Aprovechamiento de conflicto

5° INTEGRACION: La gerencia debe reclutar, capacitar, motivar y remunerar a su fuerza de ventas, así mismo debe determinar cuánto personal requiere el perfil necesario y el crecimiento del personal. Los gerentes deben ser creativos para motivar a su gente y mantener baja la rotación de personal. Los gerentes a menudo son responsables de asegurar que los empleados compartan el entusiasmo necesario fuera de la organización para que tenga éxito el plan de ventas. También debe asegurar que la firma contrate suficientes vendedores con la capacidad y experiencia adecuadas para implantar la estrategia de ventas.

6 ° CONTROL: Este elemento se concentra en la evaluación de la fuerza de ventas de campo y retroalimentación y sugerencias para los altos gerentes y se puedan modificar planes en el futuro. Los líderes eficaces son expertos en iniciar estructuras, controlan la eficacia y eficiencia de sus vendedores usando diversas herramientas en sus esfuerzos para motivarlos. Algunas técnicas incluyen juntas de ventas locales, regionales y nacionales, cuotas, concursos de ventas, premios y recompensas no financieras AUDITORIA OPERATIVA Y ADMINISTRATIVA

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como insignias y distintivos que son las que más funcionan. El liderazgo gerencial varía, es decir, organiza y motiva a los empleados, establece metas, sancionan reglas y definen expectativas.

IV. PROCESOS DE CONTROL: Fijar los estándares para el desempeño de las ventas o resultados de las operaciones

planeadas.-

Los

estándares

deben

estar

ligados

a

la

responsabilidad individual y deben establecerse puntos estratégicos de control. Se puede averiguar fácilmente la responsabilidad por los territorios y distritos de ventas prescritos. Los puntos estratégicos de control son las áreas de desempeño medibles que son de importancia para la operación total. Solo las excepciones más importantes deben considerarse exceso de problemas diarios de correspondencia y de partes, que están en la mejor posición para recibir un reporte sobre desempeño o sobre los resultados de las operaciones, solo cuando se prestan excepciones o desviaciones. Debe compararse el desempeño real con el planeado. Aquí los reportes de desempeño necesitan ser rápidos. El control trata con errores, porque la mayoría de las desviaciones ocurren al no alcanzar las expectaciones y los planes. Los controles son mejor aceptados y son menos destructivos para la moral cuando el objetivo está claro; encontrando soluciones a los problemas o a las situaciones cambiantes. Cada vendedor, supervisor o personal relacionado con las ventas, debe tener bien delimitadas sus responsabilidades, sus objetivos, derechos y obligaciones para que desempeñando su trabajo individual, pueda llevar a un objetivo grupal en común. Estos puntos estratégicos se establecen para que de acuerdo a las prioridades de la empresa, hagan áreas medibles para poder evaluar el desempeño y en dado caso de encontrar decisiones, poder actuar de inmediato para hacer las correcciones pertinentes. AUDITORIA OPERATIVA Y ADMINISTRATIVA

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VII.

PROCESO ADMINISTRATIVO DEL ÁREA DE VENTAS

1.1 Visión General Del Proceso Administrativo: Definición E Importancia en el Área Comercial. Los partidarios de la escuela del proceso administrativo consideran la administración como una actividad compuesta de ciertas subactividades que constituyen el proceso administrativo único. Este proceso administrativo formado por 4 funciones fundamentales, planeación, organización, ejecución y control. Constituyen el proceso de la administración. Una expresión sumaria de estas funciones fundamentales de la administración. es: 1. LA PLANEACION para determinar los objetivos en los cursos de acción que van a seguirse. 2. LA ORGANIZACIÓN para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y reconocer las relaciones necesarias. 3. LA EJECUCIÓN por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas con voluntad y entusiasmo. 4. EL CONTROL delas actividades para que se conformen con los planes.

PLANEACION Para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o estar identificado con los objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es alcanzarlos. Esto origina las preguntas de que trabajo necesita hacerse? ¿Cuándo y cómo se hará? Cuáles serán los necesarios componentes del trabajo, las contribuciones y como lograrlos. En esencia, se formula un plan o un patrón integrando predeterminando de las futuras actividades, esto requiere la facultad de prever, de visualizar, del propósito de ver hacia delante. ACTIVIDADES IMPORTANTES DE PLANEACION a) Aclarar, amplificar y determinar los objetivos. AUDITORIA OPERATIVA Y ADMINISTRATIVA

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b) Pronosticar. c) Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo. d) Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos. e) Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo. f) Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño. g) Anticipar los posibles problemas futuros. h) Modificar los planes a la luz de los resultados del control.

ORGANIZACIÓN Después de que la dirección y formato de las acciones futuras ya hayan sido determinadas, el paso siguiente para cumplir con el trabajo, será distribuir o señalar las necesarias actividades de trabajo entre los miembros del grupo e indicar la participación de cada miembro del grupo. Esta distribución del trabajo esta guiado por la consideración de cosas tales como la naturaleza de las actividades componentes, las personas del grupo y las instalaciones físicas disponibles. Estas actividades componentes están agrupadas y asignadas de manera que un mínimo de gastos o un máximo de satisfacción de los empleados se logre o que se alcance algún objetivo similar, si el grupo es deficiente ya sea en él numero o en la calidad de los miembros administrativos se procuraran tales miembros. Cada uno de los miembros asignados a una actividad componente se enfrenta a su propia relación con el grupo y la del grupo con otros grupos de la empresa. ACTIVIDADES IMPORTANTES DE ORGANIZACIÓN a. Subdividir el trabajo en unidades operativas (deptos.) b. Agrupar las obligaciones operativas en puestos (puestos reg. X depto.) c. Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas. d. Aclarar los requisitos del puesto. AUDITORIA OPERATIVA Y ADMINISTRATIVA

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e. Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado. f. Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la admón. g. Proporcionar facilidades personales y otros recursos. h. Ajustar la organización a la luz de los resultados del control.

EJECUCIÓN Para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de los pasos de planeación y organización, es necesario que el gerente tome medidas que inicien y continúen las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el grupo en acción está dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia creatividad y la compensación a esto se le llama ejecución. ACTIVIDADES IMPORTANTES DE LA EJECUCIÓN a. Poner en práctica la filosofía de participación por todos los afectados por la decisión. b. Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo. c. Motivar a los miembros. d. Comunicar con efectividad. e. Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial. f. Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho. g. Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo. h. Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control.


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CONTROL Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que sé está haciendo para asegurar que el trabajo de otra está progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir las actividades componentes requeridas para ese plan y la ejecución exitosa de cada miembro no asegura que la empresa será un éxito. Pueden presentarse discrepancias, malas interpretaciones y obstáculos inesperados y habrán de ser comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una acción correctiva. ACTIVIDADES IMPORTANTES DE CONTROL a. Comparar los resultados con los planes generales. b. Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño. c. Idear los medios efectivos para medir las operaciones. d. Comunicar cuales son los medios de medición. e. Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones. f. Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias. g. Informar a los miembros responsables de las interpretaciones. h. Ajustar el control a la luz de los resultados del control.

VI. ACTIVIDADES JEFE DE VENTAS 

Diseñar y ejecutar las estrategias de ventas relacionadas con la fijación del precio, descuentos, promociones de los productos.



Determinar metas de ventas.



Ejecutar y presentar el informe sobre la gestión del Plan de Ventas.


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

Implementar las políticas de ventas.



Establecer metas para cada uno de los vendedores, teniendo en cuenta los canales de comercialización.

CORDINADOR DE VENTAS 

Ejecutar las estrategias de ventas.



Evaluar el cumplimiento de las metas de ventas de cada uno de los vendedores, teniendo en cuenta los canales de comercialización.



Determinar las frecuencias de visitas por vendedor según la zona asignada.



Evaluar mensualmente la gestión de los vendedores.

VENDEDORES DE ZONA 

Cumplir las metas propuestas por el Coordinador de Ventas, teniendo en cuenta las zonas determinadas.



Presentar semanalmente el plan de visitas y ventas.



las cantidades proyectadas a vender, discriminando los clientes y el tipo o clase de negocio que posee.



Presentar informe mensual de los resultados de ventas, promedio de ventas de cada uno de los clientes actuales y nuevos para determinar la situación de los productos en el mercado.

JEFE DE MERCADEO 

Elaboración del Plan de Mercadeo que será presentado al Departamento de la empresa.



Diseñar las estrategias de mercadeo para mantener la imagen e incrementar la rotación de los productos en el mercado.



Realizar investigación de mercados con el fin de ampliar la cobertura de los productos.



Programar las actividades de mercadeo de los productos.


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

Realizar el informe mensual, en el cual se analice el comportamiento de los productos en el mercado.

COORDINADOR DE MERCADEO 

Coordinar las actividades de mercadeo e impulso del producto.



Preparar el Plan de Mercadeo al Departamento.



Determinar la cantidad de producto destinado para cada punto de venta.



Manejo del material de publicidad y personal de logística.



Presentar el informe mensual sobre la gestión de las actividades de mercadeo realizadas en el Departamento.

AUXILIAR DE MERCADEO 

Apoyar al coordinador de mercadeo en la ejecución de las actividades relacionadas con la logística según la programación realizada.



Presentar informe semanal de la gestión realizada.



Montar y desarmar la publicidad necesaria para los eventos patrocinados por la empresa.

PROMOTORAS 

Impulso de los productos, en todos los eventos programados, por medio de degustación y entrega de material.



Promocionar los productos. SERVICIOS POSTVENTA

La etapa final del proceso de venta es una serie de actividades posventa que fomentan la buena voluntad del cliente y echan los cimientos para negocios futuros. Estos servicios tienen el objetivo de asegurar la satisfacción e incluso la complacencia del cliente. Es en esta etapa donde la empresa puede dar un valor agregado que no espera el cliente pero que puede ocasionar su lealtad hacia la marca o la empresa. AUDITORIA OPERATIVA Y ADMINISTRATIVA

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1.2.2

Ambiente

interno

y

externo

para

el

análisis

de

las

ventas

El volumen de las ventas netas, reales o presupuestadas, es el regulador de la distribución de los ingresos de la empresa, y de paso mide el dinamismo y efectividad de las actividades de la organización. La determinante de la conveniencia, desde el punto de vista del rendimiento de la empresa, no será siempre el volumen de las ventas. En muchos casos el aumento de las ventas viene acompañado de un costoso esfuerzo publicitario y de mercadeo, que tiende a absorber los beneficios que generan. En cambio en algunos casos, una disminución en el volumen de las ventas, bien podría redundar en un aumento proporcional de las ganancias. Hacia la detección de alguna de estas dos situaciones es donde debe orientarse el estudio analítico de las ventas y sus consecuencias. Por otra parte las ventas netas no deben estudiarse aisladamente, puesto que configuran solamente uno de los eslabones de la cadena del ciclo operativo de la organización. Sabemos, al efecto, que las ventas netas son el resultante de restar a las ventas brutas las rebajas, bonificaciones y devoluciones Una manera de llevar a cabo el estudio de las ventas y de su rendimiento, consiste en obtener una serie de razones, ratios o índices que faciliten la interpretación de subtotales y totales, como las siguientes: a) Ventas brutas b) Devoluciones en ventas c) Ventas netas d) Costos de las ventas e) Utilidad bruta f) Gastos de venta g) Gastos administrativos h) Utilidad en operación i) Utilidad neta.


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Para cada empresa estos montos deben de guardar ciertas relaciones y proporcionalidades típicas, cuyas variaciones se notarán de inmediato y alertarán a la gerencia ante eventuales situaciones adversas, o le informaran respecto a la bonanza de la organización.

AMBIENTE INTERNO Es el análisis que la empresa realiza del conjunto de recursos, capacidades y aptitudes centrales heterogéneos que pueden utilizarse para crear una posición exclusiva en el mercado. Representan la habilidad de una empresa para aprovechar los recursos que se han integrado en forma intencional para lograr una condición deseada. AMBIENTE EXTERNO Es el análisis de los factores sociales, culturales, políticos, legales, económicos, tecnológicos que quedan de manera externa e inalcanzable para la empresa, con el fin de conocerlos y tomar las medidas pertinentes para lograr una excelente colocación de sus productos. 1.2.3Transición de las ventas a la administración El proceso de administración consta de tres etapas fundamentales que son: * Planificación * Ejecución * Valoración En la etapa de planificación incluye el establecimiento de objetivos y a decisión sobre la forma de alcanzarlos, la etapa de ejecución incluye la organización, la selección y contratación de personal para la organización y la dirección de las operaciones de la misma. La etapa de valoración constituye un excelente ejemplo de la naturaleza interrelacionada y continuada del proceso de AUDITORIA OPERATIVA Y ADMINISTRATIVA

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administración. Es decir la valoración supone dirigir la vista atrás, y al mismo tiempo, mirar hacia delante. Al volver la vista atrás, la administración de la empresa compara los resultados de sus operaciones con sus planes y objetivos. Al mirar hacia delante, dicha valoración sirve de ayuda para la planificación estratégica futura. Anteriormente, haciendo referencia a la década de los 70 y parte de los 80, se tomaba más en cuenta los procesos de planificación estratégica del marketing, sin importar el factor humano. Los vendedores eran ridiculizados y la venta personal criticada con frecuencia y era muy difícil atraer a gente joven calificada para los trabajos de ventas. En la actualidad la mayoría de los ejecutivos de ventas de nivel medio y bajo dedican mucho mas tipo a temas relacionados con la selección y contratación de personal, a temas operativos. Tomando en cuenta que el costo de seleccionar, contratar y dirigir un equipo de ventas es el más importante de los costos de marketing en la mayoría de las empresas.


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CONCLUSIONES - En el are de ventas el auditor administrativo se ocupa de llevar a cabo un examen y evaluación de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, es decir, personas responsables de la administración de funciones operacionales en el área de ventas y ver si han tomado modelos pertinentes que aseguren: la implantación de controles administrativos adecuados, que los planes y objetivos se cumplan y que los recursos se apliquen en forma eficiente. .

Las

auditorias administrativas en el área de ventas se desarrollan con la

finalidad de determinar si la empresa está en la capacidad de colocar los bienes o servicios en manos de la gente dispuestas a pagar más de lo que cuesta elaborar el bien o proporcionar los servicios. . El propósito de una auditoria administrativa en el área de ventas es el de analizar e identificar la función de ventas dentro de la estructura orgánica de la empresa, determinando la efectividad de su operación y la forma de emplear los recursos.


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RECOMENDACIONES - Es conveniente que el equipo auditor tenga una preparación acorde con los requerimientos de una auditoria administrativa, ya que eso le permitirá interactuar de manera natural y congruente con los mecanismos de estudio que de una u otra manera se emplearán durante su desarrollo. - La auditoría administrativa y operativa en el área de ventas; es importante que no deba realizarse únicamente en momentos de crisis, sino de manera periódica y regular, al menos una vez al año, consiguiendo así evitar que los cambios de precios y del mercado nos sorprendan desprevenidos. - La auditoría es dinámica, la cual debe aplicarse formalmente en toda empresa, independientemente de su magnitud y objetivos; aun en empresas pequeñas, en donde se llega a considerar inoperante, su aplicación debe ser secuencial constatada para lograr eficiencia.


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DEDICATORIA Primeramente a Dios, creador de todas las cosas por habernos permitido llegar hasta este punto ,darnos lo necesario para seguir adelante día a día para lograr nuestros, además de su infinita bondad y amor. A nuestras familias por habernos apoyado en todo momento, por sus consejos, sus valores, por la motivación constante que nos permite llegar a ser unas personas de bien, pero más que nada, por su amor. A nuestro maestro por su gran apoyo y motivación así como por la sabiduría que nos transmite en el desarrollo de mi formación profesional.


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ANEXOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS VENTAS


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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS VENTAS CRÉDITO


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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS VENTAS CONTADO


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BIBLIOGRAFÍA

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PÁGINAS DE INTERNET *http://www.marketinet.com/ebooks/manual_de_marketing/manual_de_mar keting.php?pg=22 *http://ilera1991.spaces.live.com/blog/cns!20EF2739722B9F6!297.entry?sa =60915488 * http://ricoverimarketing.es.tripod.com/RicoveriMarketing/id15.html * http://www.gestiopolis.com/marketing/cadena-de-suministro-para-lagestion logistica.htm * http://www.monografias.com/trabajos58/negocio-agropecuario/negocioagropecuario2.shtml[pic][pic] * http://www.promonegocios.net/distribucion/tipos-canales-distribucion.html * http://www.marketing-xxi.com/canales-de-distribucion-63.htm * www.cnnexpansion.com * dinamicadeventas.blogspot.com * www.relacionescomerciales.com.mx/articulos/eticaenlasventas.pdf * http://es.wikipedia.org/wiki/Administraci%C3%B3n_de_ventas * http://es.kioskea.net/


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