MÉTODOLOGÍA Y PROCESO DE LA AUDITORÍA AMBIENTAL 3.1 ELEMENTOS ESENCIALES

Curso de Auditoría Ambiental

Unidad Didáctica Nº 3

MÉTODOLOGÍA Y PROCESO DE LA AUDITORÍA AMBIENTAL

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3.1


ELEMENTOS ESENCIALES

La realización de una auditoría ambiental requiere el estudio y análisis "in situ" de las operaciones e instalaciones del centro a auditar. Estos estudios y análisis pueden llevarse a cabo de formas muy diferentes, dependiendo de los objetivos finales perseguidos, de la naturaleza de las instalaciones y de los criterios del equipo evaluador. Aunque las metodologías pueden ser diferentes, básicamente obedecen a unos mismos principios generales. En todos los casos, para conseguir un resultado satisfactorio, son necesarios una serie de elementos, entre los que se hace preciso destacar: el apoyo de la dirección de la compañía y la composición del equipo auditor. Apoyo de la Dirección Para la realización de una auditoría ambiental, es muy importante contar con el apoyo de los más altos niveles de la Dirección de la compañía, quien deberá informar a todas las partes implicadas que la auditoría, aunque se realice de forma voluntaria, es un empeño serio y que la información y las respuestas que se ofrezcan deben ser veraces y honestas, sobre todo si dicha información es negativa. La existencia de una conciencia de colaboración por parte de todo el personal consultado, hace que éste partícipe rápida y abiertamente, disponiendo de la información solicitada dentro de unos plazos marcados, evitándose las pérdidas de tiempo que en otras circunstancias conllevarla el recabar y contrastar información. Composición del Equipo Auditor El equipo auditor debe de estar compuesto por profesionales competentes, con la calificación necesaria y experiencia suficiente que permita garantizar la obtención de unos resultados correctos y que los mismos sean técnicamente aceptables. Los componentes del equipo auditor, tanto si pertenecen al personal de la empresa como si son exteriores a ella, actuarán siempre en nombre de la Dirección, y deberán poseer, individual o colectivamente, un conocimiento suficiente de los sectores y campos comprendidos en el ámbito de la auditoría. El número de integrantes dependerá de la envergadura de la auditoría y del tiempo que se haya dispuesto para realizarla. Se recomienda que esté formado como mínimo por tres personas con el fin de asegurar distintos puntos de vista y opiniones. Se compondrá de: un jefe o auditor líder y un personal con conocimientos y experiencias en relación a aspectos técnicos. RECAI

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3.2


ACTIVIDADES EN LA REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA

Una vez visto lo que es una AA y sus objetivos, el siguiente paso es la realización de la propia auditoría ambiental. Llegados a este punto, será necesario considerar y analizar detenidamente varios aspectos importantes a la hora de llegar al proceso. La decisión de realizar una auditoría ambiental, podrá generarse por propia voluntad de la empresa (voluntaria) o cuando la Autoridad Ambiental Competente solicite su ejecución para cumplir con la legislación ambiental vigente y realizar el control de la Calidad Ambiental (forzosa). Dependiendo de los objetivos, los alcances y el tamaño de las instalaciones por auditar, en la mayoría de los casos, es necesario integrar un equipo auditor. El personal que conforme este equipo debe tener la formación, experiencia y cualidades personales necesarias para poder llevar a cabo la auditoría. En una auditoría se realiza las siguientes actividades: 1. Reunión inicial 2. Ejecución de la auditoría 3. Reunión final Actividades a realizar Reunión Inicial ‐ Presentación ‐ Lista de asistentes ‐ Autorización, alcance y finali‐ dad de la auditoría ‐ Copia de la revisión actual de la política y los procedimientos ‐ Áreas generales de la auditoría ‐ Lugar reservado para el equipo auditor. ‐ Horario de inicio, descanso ‐ Reuniones informales y reu‐ nión final ‐ Situación actual

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Ejecución de la Auditoría ‐ El auditor comenzará a visi‐ tar las áreas funcionales (departamentos, centros, plantas,...). ‐ Siguiendo lo establecido en el plan de auditoría, pasará de un área a otra hasta visi‐ tar todas las que integran el Sistema de Gestión Am‐ biental. ‐ El auditor trabajará en base a los cuestionarios previos de que dispone.

Reunión Final ‐ Agradecimientos a la orga‐ nización. ‐ Distribución de la lista de asistentes. ‐ Cláusula relativa al derecho de impugnación. ‐ Presentaciones por parte del equipo. ‐ Resumen de los resultados ‐ Preguntas del auditado. ‐ Borradores del informe. ‐ Elaborar el informe final. ‐ Proporcionar el plan de acción. ‐ Seguimiento del plan de acción y cierre.

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3.3


ETAPAS DE UNA AUDITORÍA AMBIENTAL Aunque pueden variar dependiendo del tipo de auditoría, los objetivos per-

seguidos o la situación y/o características de la empresa, en general en toda auditoría, existen tres etapas claramente diferenciadas. Cada una de estas etapas básicas se constituye en una serie de pasos a realizar: 1. Pre-auditoría, o sistemática de preparación de la auditoría. 2. Auditoría, o análisis detallado de la organización, procesos e instalaciones. Es la fase de ejecución de la auditoría propiamente dicha. 3. Post-auditoría, o fase de elaboración y presentación de las conclusiones obtenidas.

Etapas de la auditoría ambiental Al inicio de toda auditoría ambiental, se llena un formato de registro de la misma, en el cual se incluye la información de los participantes como lo es la empresa auditada, empresa auditora y supervisión. RECAI

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En la empresa por auditar se realiza una breve historia desde su fundación hasta la actualidad y se expresa su preocupación e importancia por el cumplimiento y control de sus emisiones de todo tipo que generen riesgo de contaminación ambiental. Sus principales fases se definen en el siguiente gráfico:

Fases de la auditoría ambiental

Es muy importante disponer de una metodología para llevar a cabo la auditoría, ya que permitirá asegurarse que se van a analizar todos los aspectos relevantes y que se hará de la manera más adecuada. Además se conseguirá que la auditoría se realice de una forma expedita, en un tiempo razonable. Debe tenerse siempre muy en cuenta, que el tiempo para realizar la auditoría y presentar el correspondiente informe debe se lo más corto posible, para que la Dirección, cuando disponga del mismo, pueda conocer perfectamente que se trata del estado actual de la empresa y no de una situación pasada.

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Principales pasos para la realización de una auditoría ambiental

Una vez revisado el esquema general de una AA, se está en condiciones de empezar a desmenuzar y analizar mucho más detalladamente cada una de las etapas que componen la Auditoría Ambiental. RECAI

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3.3.1 PRE- AUDITORÍA (FASE DE PREPARACIÓN) Las actividades previas a la realización de una auditoría, lo que se ha venido en denominar como Pre-auditoría, son de una importancia capital, ya que supone estudiar la planificación de la auditoría, programándose las fechas del primer contacto, envío de cuestionarios, visita a las instalaciones, y entrega del informe final; contemplándose los tiempos aceptables para el desarrollo de cada actividad programada, así como los posibles tiempos muertos por razones de fuerza mayor. Aunque la planificación de una auditoría debe realizarse desde el principio, englobando tanto las fases de Pre-auditoría, Auditoría “in situ” como de Postauditoría, con frecuencia ésta no se podrá concretar hasta que no se haya realizado la primera visita a la instalación y se haya recopilado la información solicitada. Con estos datos se podrá tener una idea más aproximada del tiempo y los medios necesarios para realizar la auditoría. El programa deberá estar consensuado con la Dirección de la compañía, por ejemplo para evitar que las visitas a planta coincidan con las paradas previstas para mantenimiento, temporadas de menor actividad, épocas de vacaciones, etc. entre otras razones porque impedirían una comprobación "in situ" de los procedimientos de operación de la compañía, de las cantidades de efluentes y emisiones producidas, y de poder realizar consultas directas a los principales responsables de cada área. Un modelo orientativo de cronograma se recoge en el presente esquema típico de planificación de auditorías ambientales:

Cronograma orientativo de Auditoría Ambiental

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3.3.1.1 ASPECTOS QUE DEBEN CONSIDERARSE EN LA PREPARACIÓN DE UNA AUDITORÍA (FASE DE PREAUDITORÍA) Los aspectos básicos que deben tenerse en cuenta, en la fase de preparación de la auditoría, o Pre-auditoría son:  Establecer contacto con la empresa auditar.  Fijar el objetivo u objetivos de la auditoría, así como su ámbito de actuación.  Fijar los recursos necesarios, tanto humanos como técnicos.  Elegir una autoridad en el equipo auditor (líder), así como establecer las normas y un protocolo a seguir.  Establecer la metodología y la planificación adecuada.  Establecer las actividades en base a un orden cronológico, estableciendo un calendario de actuación.  Diseñar el sistema de muestreo, incluyendo visitas a la planta y entrevistas con el personal.  Llevar a cabo el proceso de obtención y tratamiento de la información.  Revisar el proceso productivo de cada uno de los artículos fabricados por la empresa, incluyendo un análisis del producto final. En el Anexo III se recogen los aspectos que deben ser tenidos en cuenta cuando se hace la planificación de una auditoría. Análisis teórico de la actividad. Diseño del sistema de muestreo. Diseño del soporte documental.

Alcance del estudio. Sectores a auditar.

Planificación de la auditoría. Tratamiento de la información.

Planificación de la auditoría. Comienzo de la auditoría. Calendario de actividades.

Equipo auditor. Proceso de mentalización interna.

Aspectos que debe cubrir la etapa de Pre‐auditoría RECAI

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Previo a la realización de la auditoría y con el fin de facilitar y organizar las actuaciones a llevar a cabo, se deben clarificar, definir y planificar todos y cada uno de los siguientes aspectos: a) Líder del equipo auditor. b) Alcance, objetivos y criterios de la auditoría. c) Viabilidad de la auditoría. d) Periodicidad. e) Selección del equipo auditor. f) Establecimiento del contacto inicial con el auditado.

a) Líder del equipo Antes del inicio de la auditoría, es necesario decidir quién será el líder del equipo auditor. En el caso de las auditorías externas, es la entidad auditora la que designa al líder del equipo, el cual será el encargado de:       

Estudiar la documentación del auditado. Designar el equipo auditor. Coordinar y supervisar todo el proceso. Representar al equipo auditor ante l empresa auditada. Participar en la ejecución de la auditoría. Preparar el informe de desviaciones final. Hacer el seguimiento y cierre de las desviaciones detectadas.

En relación con las auditorías internas, el líder del equipo auditor, será la persona o empleado que ostenta tales responsabilidades. Éste debe ser independiente del área a auditar debiendo tener a su vez conocimiento de ella. Por regla general, suele designarse como líder del equipo, al responsable de medio ambiente establecido en la empresa. b) Alcance, objetivos y criterios de auditoría Conviene definir y detallar los siguientes puntos:  Alcance de la auditoría.  Objetivos de la auditoría.  Criterios de la auditoría. Alcance de la auditoría.- Describe la extensión y los límites de la auditoría, tales como ubicación, actividades, procesos, etc. Dependiendo del RECAI

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caso, y en función de los, éste vendrá determinado por el cliente y el líder del equipo auditor. Objetivos de la auditoría.- Definen qué es lo que se va a lograr con la auditoría y deben ser concretados por el cliente de la auditoría. Estos pueden incluir:  La determinación del grado de conformidad del Sistema de Gestión Ambiental del auditado, con los criterios de la auditoría.  La evaluación de la capacidad del proyecto para asegurar el cumplimiento de la legislación ambiental vigente.  La identificación de áreas de mejora potencial. Criterios de la auditoría.- Se utilizan como una referencia para determinar la conformidad. Pueden incluir:  Políticas y procedimientos.  Normas, leyes y reglamentos.  Requisitos contractuales o del Sistema de Gestión Ambiental.  Códigos de conducta de los sectores industriales.

c) Viabilidad de la auditoría Previamente a la realización de la auditoría, deberá determinarse su viabilidad, teniendo en cuenta factores tales como la disponibilidad de:  Información suficiente y apropiada para planificar la auditoría.  Cooperación adecuada del auditado.  Tiempo y recursos adecuados. En caso de que la auditoría no fuera viable, se deberá proponer al cliente de la auditoría una alternativa tras consultar con el auditado.

d) Periodicidad Esta variará según el tipo de auditoría a la que estemos refiriéndonos. En el caso de auditorías de certificación voluntarias, éstas se realizan cada 3 años, pero en el transcurso del mismo, se realizan auditorías de seguimiento que en general pueden ser cada 6 meses o anuales.

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Las auditorías de cumplimiento se realizan cada 2 años, y una vez obtenida la licencia ambiental se realizan al año de ser aprobado el EsIA. En las auditorías internas, es recomendable se realice cada 3 ó 6 meses. Una vez que el sistema lleve funcionando, se puede espaciar a una sola auditoría anual.

e) Selección del equipo auditor Una vez determinada la viabilidad de la auditoría, se debe seleccionar el equipo auditor, teniendo en cuenta la competencia necesaria para llevar a cabo la auditoría. Para ello se pueden emplear como orientación las pautas establecidas en la Unidad Didáctica 4 “Perfil del Auditor según ISO 19011”. En caso de que haya un único auditor, éste deberá desempeñar todas las tareas aplicables al líder del equipo auditor. El proceso para asegurar la competencia global del equipo auditor, deberá incluir los siguientes pasos:  Identificación de los conocimientos y habilidades necesarias para alcanzar los objetivos de la misma.  Selección de los miembros del equipo auditor de modo que todo el conocimiento y las habilidades necesarias, estén presentes en el equipo auditor. Si los conocimientos y habilidades necesarios no se encuentran cubiertos en su totalidad por los auditores del equipo auditor, se pueden satisfacer, incluyendo expertos técnicos.

f) Establecimiento del contacto inicial con el auditado El contacto inicial con el auditado, por parte del líder del equipo, será más o menos formal en función del tipo de auditoría. En este contacto inicial se determinan:  Canales de comunicación y personas de contacto, por parte del auditado y del equipo auditor.  Plazos y composición del equipo auditor.  Acceso a la documentación pertinente.  Acuerdo sobre la presencia de guías y observadores.  Reglas de seguridad y preparativos para la auditoría.

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3.3.1.2 REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Para comenzar a familiarizarse con las áreas y procesos de la empresa a auditar, o del Sistema de Gestión Ambiental del auditado, es necesario revisar la documentación básica. En este sentido, el auditor deberá revisar de manera general su contenido con el fin de: 

Comprobar que la documentación está completa.



Verificar que los requisitos de la Norma fueron bien interpretados y aplicados.



Evaluar que las medidas correctivas y preventivas de un Plan de Manejo Ambiental hayan sido cumplimentadas.

Si el auditor encuentra anomalías, o considera que la norma ha sido incorrectamente interpretada o aplicada, podrá rehusar ejecutar la auditoría, debiendo avisar al auditado para que complete o modifique su SGA ó el PMA. En ocasiones, durante la preparación de la auditoría, puede que no existan procedimientos formales para el proceso que se va a auditar. En este caso, el auditor tendrá que preparar muchas preguntas que formulará durante la auditoría, de manera que le ayude a comprender: 

Objetivos, metas y puntos de mira.



Entradas, etapas del proceso y salidas.



Controles y medidas adoptadas.



Resultados.

Entre la documentación a solicitar tenemos:            RECAI

Manual del Sistema de Gestión Ambiental. Procedimientos de las áreas que se van a auditar. Instrucciones técnicas y registros pertinentes. Información sobre el estado tecnológico del proceso. Informe de auditorías previas. Documentación de los departamentos a auditar. Organigrama de los niveles, cargos y personas de la empresa. Diagramas de flujo, folletos de la empresa, etc. Plan de Manejo Ambiental que haya sido implementado. Otros planes implantados: seguridad, formación, etc. Certificados legales, licencias y permisos ambientales, etc. 54



3.3.1.3 ELABORACIÓN DEL PLAN DE AUDITORÍA El líder del equipo auditor, deberá preparar un Plan de Auditoría que proporcione la programación y las características básicas de la misma. Éste, deberá ser conocido previamente por los auditores, el cliente de la auditoría y los auditados, debiendo ser revisado y aprobado por el cliente de la auditoría y presentado al auditado antes de que comiencen las auditorías. El plan de auditoría se subdivide en tres etapas: 1. Elaboración, que es en la que se planean los trabajos a realizar en campo para el propósito de la auditoria. 2. Comentarios, en los que se aclaran dudas sobre los trabajos asignados a los auditores. 3. Solución a comentarios, que llevan el cumplimiento adecuado del trabajo asignado por el coordinador de la auditoria. El nivel de detalle del plan puede diferir en función del tipo de auditorías, bien sea: inicial, o posterior, interna o externa.

Plan de Auditoría Ambiental

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De manera general, un plan de auditoría deberá incluir:

Contenido      Generales

Específicos

Objetivos de la auditoría. Criterios de la auditoría. Documentación de referencia. Alcance de la auditoría. Fechas y lugares donde se van a realizar las actividades de auditoría  Hora y duración estimadas, incluyendo reuniones con la dirección del auditado y del equipo.  Funciones y responsabilidades del equipo auditor y sus acompañantes.  Asignación de recursos necesarios.  Identificación del representante del auditado en la auditoría.  Idioma de trabajo y del informe de la auditoría, cuando sea diferente del idioma del auditor y/o del auditado.  Asuntos del informe de auditoría.  Preparativos logísticos (viajes, recursos disponibles, etc.).  Puntos relacionados con la confidencialidad.  Acciones de seguimiento de la auditoría.

Revise un Plan y un Programa de Auditoría en el Anexo IV

3.3.1.4 ASIGNACIÓN DE FUNCIONES AL EQUIPO AUDITOR El líder del equipo auditor, en consulta con el equipo auditor, deberá asignar, a cada miembro, las responsabilidades, funciones, lugares, áreas y actividades a auditar. Para ello deberá tener en cuenta lo siguiente:  La independencia y competencia de los auditores.  El uso eficaz de los recursos.  Las diferentes funciones y responsabilidades de los auditores, auditores en formación y expertos técnicos. En cualquier caso, la asignación de tareas debe diseñarse de manera flexible para permitir cambios que puedan llegar a ser necesarios a medida que se van desarrollando las actividades de auditoría.

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CARGO DE AUDITOR


NOMBRE

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

Jefe

Legislación Procesos Residuos Riesgos

Financiero

-

Relaciones con la dirección de la empresa. Coordinación del equipo auditor. Realización del programa de actuaciones. Aprobación del informe final. Recopilación de la legislación vigente. Antecedentes de incumplimiento y denuncias Gestión de permisos de vertido…. División del proceso principal en unitarios. Balance energético y de materias primas. Detección de posibles fugas y pérdidas. Elaboración de planes de minimización. Gestión e inventario de residuos.

-

Información de accidentes ocurridos. Evaluación de posibles riesgos ambientales. Elaboración de planes de emergencias. Relación de costos y beneficios ambientales. Gestión de ayudas y subvenciones públicas. Reducción de impuestos, bonificaciones, etc.

Funciones y responsabilidades de un Equipo de Auditoría

3.3.1.5 PREPARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE TRABAJO Los miembros del equipo auditor, deberán revisar la información oportuna a las tareas asignadas y preparar los documentos de trabajo que sean necesarios para el desarrollo de la auditoría. El formato y cantidad de tales documentos, depende de los requisitos de procedimiento de la empresa y de la preferencia del auditor. Normalmente incluirán:    

Cuestionarios. Lista de verificación. Formato de registros de hallazgos. Otros documentos.

─ Cuestionarios Resulta crítico preparar un cuestionario previo apropiado y adecuado a cada caso específico, aunque en todos ellos se contemplan puntos comunes. La información solicitada en los cuestionarios, además de la correspondiente información técnica de la empresa, contemplará copias de RECAI

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otros documentos pertinentes como pueden ser los resultados de laboratorios, permisos legales, autorizaciones de vertidos y emisiones, informes de consultorías internas o externas, procedimientos de operación utilizados en la planta que sean relevantes, control de entradas y salidas de mercancías, de residuos, planificaciones y procedimientos de formación del personal, etc. En el Anexo V se incluyen unos modelos de cuestionarios, con un formato muy adecuado, de gran utilidad para solicitar los datos y documentos que debe aportar la empresa objeto de la auditoría. Debe tenerse en cuenta que parte de la información solicitada puede tener un carácter de "estricta confidencialidad" para la empresa, por lo que únicamente será facilitada en la realización de la auditoría "in situ". ─ Lista de Verificación También se conoce como Lista de Chequeo o check-list. Se trata de un documento personal del auditor que contiene las preguntas que éste hará al auditado en cada una de las áreas correspondientes. Resulta de gran utilidad, ya que puede servir: -

De guía para el auditor. De registro documental donde recoger los hallazgos detectados.

Este documento sirve de guía al auditor en el transcurso de la auditoría, por lo que debe ser rápido de leer y de manejar. Un requisito fundamental es que el auditor se sienta cómodo utilizándolo. En el caso de la auditoría del Sistema de Gestión Ambiental, debe incluir todos los requisitos que se exigen en la norma de referencia (ISO 14001), pudiendo para ello ser conveniente, seguir el mismo orden establecido en dicha norma. Debe prepararse pensando en la organización que en cada momento se va a auditar, ya que, por ejemplo no es lo mismo una empresa de servicios que una empresa industrial. Ver ejemplo de “Lista de Verificación” en el Anexo VI ─ Formato de registro de hallazgos Se trata de un documento donde el auditor puede desarrollar por escrito un hallazgo siendo utilizado para decidir si tal hallazgo constituye o no, una no conformidad, una desviación, o simplemente una observación. RECAI

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Su utilización es libre, e incluso hay auditores que no emplean este documento y prefieren describir el hallazgo en la propia lista de verificación. Cada nota de hallazgo debe incluir como mínimo la siguiente información:        

Departamento, área o actividad. Fecha. Tipo de auditoría. Numeración correlativa. Punto de la norma al que afecta. Texto indicando la evidencia del hallazgo observado. Nombre o nombres de las personas involucradas. Firma del auditor.

Ver ejemplo de “Nota de Hallazgo” en el Anexos VII ─ Formato de Solicitud de Acciones Correctivas/Preventivas (SACP) Se utiliza para describir aquellos hallazgos que tienen consideración de desviaciones o no conformidades, de manera que a cada desviación o no conformidad se le asigna una hoja de solicitud de acción correctiva/preventiva, que será entregada al auditado. Esta hoja suele dividirse en cuatro partes. A continuación se muestra un posible formato: En ella se incluirán datos generales como:

    

Cabecera

Nombre de la empresa. Departamento, área o actividad. Fecha. Tipo de auditoría. Numeración correlativa.

Zona superior

Zona central

Zona inferior

Área a cumplimentar por el auditor, donde se describe la desviación o no conformidad detecta‐ da con fecha y firma del auditor. Área donde la empresa describe la acción correc‐ tiva/preventiva que ha adoptado, en el plazo es‐ tablecido, con fecha y firma del responsable. Lugar donde el auditor comenta el seguimiento de la acción. Si se comprueba que la acción ha sido eficaz, la no conformidad se considerará subsana‐ da y se procederá a su aprobación dejando cons‐ tancia de ello mediante la fecha y la firma del au‐ ditor.

Ver ejemplo de una “Solicitud de Acciones Correctivas” en Anexos VIII

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─ Otros documentos Entre otros documentos y registros que pueden ser de utilidad son:     

En la preparación

La norma de referencia. Especificaciones contractuales o administrativas Procedimientos de auditoría. Organigrama de la empresa, etc. Plan de Manejo Ambiental.

En la reunión de preparación

En la ejecución

 Plan de auditoría.  Certificado de calificación del auditor.  Procedimientos de auditoría. 

    

Norma de referencia. Especificaciones contractuales o administrativas Procedimientos de auditoría. Lista de verificación. Formatos de registros, etc.

En la reunión de cierre

 Material de presentación.  Informe final.  Procedimientos de auditoría.

3.3.2 AUDITORÍA “in situ” (FASE DE EJECUCIÓN) Una vez recogida y estudiada la información solicitada en la fase de preauditoría, puede realizarse la verdadera auditoría “in situ”, que se llevará a cabo en las propias instalaciones objeto de la misma. El auditor trabajará en base a los cuestionarios previos de que dispone. Su función ahora será la de verificar cual es la situación existente, mediante la observación de las instalaciones y dependencias de la planta, el chequeo de documentos, la solicitud de pruebas o ensayos y la realización de entrevistas al personal. En el Anexo IX aparecen contemplados los aspectos básicos que se deben considerar al realizar la auditoría sobre el propio terreno. Todas las comprobaciones y verificaciones que realice el auditor deberán ir recogiéndose en un informe "diario". En cuanto concierne a la estructura y contenido de tales informes, debe tenerse presente que los mismos puedan ser chequeados y contrastados por los diferentes miembros del equipo facilitando la corroboración de los datos o el descubrimiento de inconsistencias (por ejemplo, las cantidades reflejadas como productos acabados, efluentes generados y residuos que salen de fabricación, deben coincidir con las entradas en almacén, emisiones

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al exterior o llegadas a plantas de tratamiento de efluentes y retiradas de residuos o basuras). Esta labor de chequeo y contraste de los datos que se hayan recogido en la consulta de documentos, deberá hacerse también planteando las mismas preguntas al personal que realiza diferentes funciones y comprobando registros "in situ". Otras labores de chequeo se harán también contrastando los registros de los vertidos producidos o de los residuos destruidos (certificados de destrucción) con los informes de las Normas de Calidad Ambiental del Ministerio del Ambiente y otros organismos reguladores. También deberá comprobarse que los registros de compras de materiales peligrosos son compatibles con los consumos en fabricación y con la generación de residuos. En el Anexo X se recogen unos modelos tipo de "Listas de Comprobación", utilizables como guía recordatorio en la verificación o chequeo de los diferentes aspectos que pudieran ser objeto de consideración. Gestión de tiempo Es tarea del auditor, gestionar adecuadamente el tiempo, cosa que, con frecuencia, puede acarrear dificultades, sobre todo en auditores sin experiencia. Un método apropiado, en este caso, consiste en dividir el tiempo disponible entre las distintas actividades que se van a revisar. El auditor deberá estudiar y establecer la ruta lógica y conveniente a través del proceso, que le ayudará a controlar las desviaciones, con el fin de minimizar el muestreo y las discusiones irrelevantes. Muestreo El auditor deberá tener claro cuántos documentos, y de qué tipo, es necesario muestrear. Este muestreo se puede realizar por métodos diferentes:    

Aleatorio. Estadístico. Por objetivos. Teniendo en cuenta un porcentaje determinado, etc.

Todos los métodos son aceptables, no obstante debe primar el sentido común. Durante el tiempo disponible, los muestreos que se realicen deben ser representativos de la actividad que está bajo revisión, debiendo aumentar su número si se encuentra una no conformidad o información que pueda dar lugar a posibles problemas.

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Entrevistas Una técnica muy útil a la hora de recopilar información es la entrevista. El auditor deberá preguntar a la gente cuáles son sus tareas, qué hacen, cómo lo hacen, qué información reciben, que información transmiten, etc. Con frecuencia ocurre que los auditores sin experiencia desarrollan inspecciones amplias de documentación, con poca aportación por parte de las personas que desempeñan las tareas. Para no caer en ello, es conveniente estructurar las entrevistas de modo que se pueda conseguir la máxima información por parte del entrevistado, en el menor período de tiempo posible y recuerde el carácter de confidencialidad. El jefe del equipo auditor planificará las entrevistas y seleccionará las personas a entrevistar. Dependiendo del tema elegirá a directivos, jefes de proyectos, responsables de mantenimiento, personal de producción, etc. Para preparar la entrevista se recomienda analizar previamente si la información deseada no está disponible por otros medios, identificar a las personas a entrevistar, seleccionar un listado de preguntas y planificar el tiempo y lugar.

La clave para una buena entrevista es la capacidad de escucha del auditor.

Proceso para realizar la auditoría “in situ” El proceso para realizar la auditoría “in situ” conviene estructurarlo en etapas para asegurar la realización de todas las actividades necesarias de la auditoría. Estas etapas pueden variar de forma considerable de una empresa a otra, y en función del organismo certificador, en el caso de auditorías externas. En general, una buena distribución es la que se muestra a continuación:

REUNIÓN DE APERTURA

COMUNICACIÓN DURANTE LA AUDITORÍA

EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA

Recopilación y Verificación de la información Búsqueda de evidencias Evaluación y Generación de Hallazgos Preparación de las Conclusiones

REUNIÓN DE CIERRE

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3.3.2.1


REUNIÓN DE APERTURA

En auditorías externas, la reunión de apertura es una actividad especialmente importante, ya que, en muchos casos, es la primera vez que el equipo auditor y el auditado se encuentran cara a cara. Resulta especialmente importante, durante esta reunión, recordar los objetivos y el alcance del proceso de auditoría, de manera que se eviten posteriores confusiones.  En una auditoría interna, la reunión de apertura es necesaria para iniciar el proceso, aunque suele ser algo menos formal. La empresa auditada deberá establecer un lugar en la propia planta donde pueda reunirse el equipo auditor durante sus visitas. Características:  Deben asistir todos los integrantes del equipo auditor, la alta dirección de la organización y los representantes de las áreas que van a ser auditadas.  Moderada por el líder del equipo auditor, quien debe asegurar que todos los asistentes entienden y aprueban los detalles de la auditoría  No deben aportar nueva información a la entidad auditada, el objetivo es confirmar lo que las partes implicadas han aprobado anteriormente. Puntos a tratar:  Presentación de los miembros del equipo auditor a la dirección del auditado.  Recordar los objetivos y alcance de la auditoría.  Presentar un resumen de métodos y procedimientos que se van a utilizar para realizar la auditoría.  Establecer la forma oficial de comunicación entre el equipo auditor y el auditado.  Confirmar la disponibilidad de medios e instalaciones que precise el equipo auditor.  Confirmar la hora y fecha para la reunión final y para cualquier otra reunión intermedia.  Clarificar puntos oscuros del Plan de Auditoría. Como constancia, se levanta una Acta de la Reunión de Apertura. Después de la reunión, los auditores pueden efectuar una breve visita a las instalaciones para familiarizarse con la disposición de la organización. RECAI

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3.3.2.2


COMUNICACIÓN DURANTE LA AUDITORÍA

Durante el proceso de auditoría, debe mantenerse en todo momento una comunicación fluida a todos los niveles:  Entre los miembros del equipo auditor: Deberán informarse y consultarse periódicamente con el fin de intercambiar información, evaluar el progreso de la auditoría y reasignar tareas entre los miembros del equipo auditor, en caso necesario.  Entre los miembros del equipo auditor y el auditado: El líder del equipo deberá comunicar periódicamente los progresos de la auditoría y cualquier inquietud al auditado.  Entre los miembros del equipo auditor y el cliente: Cuando se considere necesario. Las no conformidades críticas, deben ser puestas en conocimiento del auditado, tan pronto se descubran, pero las cosas de menor importancia pueden comentarse en la reunión diaria de información y en ese momento, se pueden repartir copias del asunto en cuestión. En caso de que las evidencias disponibles de la auditoría, indiquen que los objetivos de la misma no son alcanzables, el líder del equipo auditor deberá informar de las razones al cliente de la auditoría y al auditado para determinar las acciones apropiadas. Estas acciones pueden incluir:  La modificación del Plan de Auditoría.  Cambios en los objetivos de la auditoría o en su alcance.  La finalización de la auditoría. Durante el tiempo que el equipo auditor pase en las instalaciones, estará examinando y registrando hechos de evidencias objetivas, que serán traducidos a observaciones, que pueden clasificarse como “buenas” o “malas” según indiquen conformidad con los objetivos del cliente, o no. La evidencia debe ser puesta en conocimiento del auditado, de forma que garanticen que se ha informado de ello y que el auditado ha tomado nota de ella. Este impreso debe indicar:  La parte de la norma, especificación o plan de auditoría que es cuestionado por la evidencia descubierta.  La evidencia y fuente que respalda la no conformidad.  Tiempo, lugar y personas involucradas en el descubrimiento de la evidencia.  Receptor de la información de parte del auditado.

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3.3.2.3


EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA

Una vez concluida la reunión de apertura, y en compañía de un representante del auditado, el auditor deberá visitar todas y cada una de las áreas funcionales establecidas en el plan de auditoría. El examen y visita de un área de trabajo, significa realizar las siguientes actuaciones:    

Entrevistas con el personal del área a auditar. Inspecciones de las instalaciones, equipos, materiales, productos y servicios. Observación de los procesos, operaciones y actividades. Consulta de la documentación.

La investigación se efectuará teniendo en cuenta los requisitos correspondientes al área en curso. Para ello, el auditor se podrá ayudar de la Lista de Verificación que previamente ha realizado. Con el objeto de facilitar esta fase de la auditoría, es conveniente dividirla en varias Sub-Auditorías Ambientales, las cuales deben presentar una fase de campo y otra de gabinete. En la siguiente figura se muestra una forma gráfica de la división de una Auditoría Medioambiental en diferentes subAMA´s

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El proceso a seguir es el siguiente:

RECOPILACIÓN Y VERIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

BÚSQUEDA DE EVIDENCIAS

EVALUACIÓN Y GENERACIÓN DE HALLAZGOS

PREPARACIÓN DE LAS CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA

─

Recopilación y verificación de la Información Durante el proceso de auditoría, se debe recopilar, mediante un muestreo adecuado, la información pertinente para cubrir los objetivos, el alcance y los criterios de la misma, incluyendo la información relacionada con las interrelaciones entre funciones, actividades y procesos. De su análisis, se extraerán una serie de evidencias objetivas. Las fuentes de información a recurrir, pueden variar en función del alcance y complejidad de la auditoría, pudiendo incluir:

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

Entrevistas con empleados u otras personas.



Observación de actividades, ambiente de trabajo y condiciones externas.



Documentos, tales como objetivos, política, procedimientos, normas, plan de manejo, instrucciones, especificaciones, etc.



Registros, tales como actas de reunión, informes de auditorías, resultados de mediciones, etc.



Análisis e indicadores del desempeño.



Informes de otras fuentes, como por ejemplo retroalimentación del cliente, calificación de proveedores, información externa y en general de todas las partes interesadas. 66


─


Búsqueda de evidencias Para verificar el cumplimiento real de los requisitos de la norma y del Sistema de Gestión Ambiental, o de un Plan de Manejo Ambiental, es necesario realizar una búsqueda de evidencias objetivas. Las evidencias de la auditoría se refieren a hechos y condiciones que, en principio, pueden llegar a ser fáciles de identificar. Sin embargo, su demostración resulta compleja si no se puede probar de una forma tangible y objetiva. Por ello, estas evidencias deberán ser evaluadas siguiendo criterios de auditoría, previamente definidos, hasta llegar a obtener hallazgos y posteriores conclusiones de la auditoría. Las evidencias de la auditoría, se basan en muestras de la información disponible. Por tanto, siempre habrá un cierto grado de incertidumbre, de la cual deben ser conscientes los que actúan sobre las conclusiones de la auditoría. Las no conformidades y las evidencias de la auditoría que las apoyan, deberán revisarse junto con el auditado, para obtener reconocimiento de que la evidencia de la auditoría es exacta y que las no conformidades se han comprendido debiendo mantener un registro de ello.

─

Evaluación y generación de hallazgos Una vez que el auditor ha llegado a la conclusión objetiva de que existe un incumplimiento con respecto a lo establecido en el Plan de Manejo Ambiental, en el Sistema o Norma de referencia, deberá documentarlo y elaborar una Nota de no conformidad o desviación. Estas notas, deben ser estudiadas junto con el responsable de medio ambiente o con el responsable del área involucrada, con el fin de obtener su conformidad. Una vez identificados los hallazgos, se procederá a su valoración. Para ello es necesario haber establecido, previamente, una clasificación. En general existen tres categorías distintas de no cumplimiento: 1) No conformidades 2) Desviaciones 3) Observaciones 

No conformidades: Incumplimiento sistemático de un requisito de la norma, del Sistema de Gestión Ambiental o del PMA. Debe ser solucionado inmediatamente.

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


Desviaciones: Incumplimiento puntual de un requisito, bien sea de la norma, del SGA, del PMA, de la legislación u otro tipo de reglamentos. Deben ser solucionados, pero no requieren que se haga inmediatamente.



Observaciones: Situaciones que, no incumpliendo ningún punto del SGA, del PMA o de la norma de referencia, pueden llevar, en el futuro, a incumplimientos.

La justificación de los hallazgos se ha de redactar de manera clara, transparente y concisa, de forma que sirvan para: - Informar de los incumplimientos a la organización. - Determinar los pasos a seguir para corregir la no conformidad. - Establecer, en posteriores auditorías, si las no conformidades han sido solucionadas. Las notas de hallazgo deben estar redactadas de manera que, una persona que no estuviese presente durante el proceso de auditoría, pueda llegar a las mismas conclusiones que las establecidas durante su desarrollo. ─

Preparación de las conclusiones de la auditoría Una vez auditadas todas las áreas, y antes de la reunión de cierre, el equipo auditor deberá realizar una puesta en común de la información obtenida con el fin de: - Revisar los hallazgos de la auditoría y cualquier otra información recopilada durante la auditoría. - Acordar las conclusiones de la auditoría, teniendo en cuenta la falta de certidumbre propia del proceso de auditoría. - Preparar recomendaciones, en caso de que así estuviera especificado en la auditoría. - Comentar el seguimiento de la auditoría, si se ha definido en el plan de auditoría.

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3.3.2.4


REUNIÓN DE CIERRE

La reunión de cierre, formaliza la clausura de la auditoría en las dependencias de la empresa auditada. Deberá ser presidida por el líder del equipo auditor y a ella asistirán, en principio los mismos miembros que fueron convocados a la reunión de apertura, es decir, los componentes del equipo auditor y los representantes de la empresa y áreas auditadas. Los objetivos de esta reunión son:  Exponer los hallazgos de la auditoría ante todas las partes interesadas con el fin de asegurar la correcta comprensión y aceptación de los resultados.  Establecer, si es necesario, el intervalo de tiempo imprescindible para que el auditado presente un plan de acciones correctivas y preventivas (Plan de Manejo Ambiental).  Supone una oportunidad para que el auditado pueda clarificar posibles equívocos, aunque en ningún caso puede convertirse en un foro de discusión y debate. En muchos casos, por ejemplo, en auditorías internas de pequeñas organizaciones, la reunión de cierre puede consistir únicamente en comunicar los hallazgos y conclusiones de la auditoría. Sin embargo en otras situaciones, la reunión de cierre debería ser formal, debiendo conservarse las actas y registros de asistencia. En ocasiones, como por ejemplo en auditorías de certificación, durante la reunión de cierre, se suele presentar el informe final con los resultados concluyentes de la auditoría. No obstante, en otros casos, su entrega se realiza a posteriori, en una fecha acordada por todas las partes implicadas. Cualquier discrepancia relativa a los hallazgos y conclusiones de la auditoría, entre el equipo auditor y el auditado, deberá resolverse en la mayor brevedad posible, debiendo, en caso contrario, dejar constancia de ello mediante un registro. En caso de que estuviera especificado en los objetivos de la auditoría, se deberán presentar recomendaciones para la mejora, aunque dichas recomendaciones, no son obligatorias.

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3.3.3 POST- AUDITORÍA (FASE DE INFORMACIÓN O DE INFORME) El informe es el producto final de la auditoría; su elaboración refleja los resultados de la fase de ejecución. Abarca la recopilación de las conclusiones del equipo auditor sobre un producto tangible, así como la reunión final con el auditado y la realización y presentación del informe final de la auditoría. El informe de la auditoría constituye la documentación de todo lo que se ha observado y se ha ido escuchando a través de las etapas descritas anteriormente, por lo que debe quedar finalmente por escrito en un documento que deberán leer los demás. Por ese motivo, debe ser congruente y redactarse con un lenguaje sencillo, claro y directo, de forma que una persona normal pueda comprenderlo sin necesidad de tener que hacer preguntas sobre el mismo. El informe debe ser verificable, y es aconsejable que se incluyan anexos sobre los documentos y temas que se traten. También es conveniente hacer referencia a los lugares concretos dónde se han observado los elementos que se citan, facilitando así su posible verificación. Por lo tanto, los objetivos del informe final deben ser: a) Proporcionar la documentación necesaria para poder valorar el alcance de la auditoría ambiental. b) Proporcionar la dirección de las informaciones sobre los resultados de la auditoría y sus conclusiones. c) Demostrar las necesidades de acciones correctivas.

3.3.3.1

PREPARACIÓN DEL INFORME DE AUDITORIA

Los modos de realización del informe de auditoría, pueden ser muy diversos y dependen del estilo que adopte cada empresa o, en su caso, el Organismo Certificador. El responsable de esta tarea es el líder del equipo auditor, aunque cuando se realiza una auditoría “extensa” es inevitable la participación de otros miembros del equipo. Cada informe debe identificarse de manera única, de forma que se pueda relacionar fácilmente con el programa de auditoría. Por ello es conveniente establecer la trazabilidad de partes del informe con la auditoría, como por las notas de hallazgo. Los informes deberán cumplir ciertos requisitos como: RECAI

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 Escrito y firmado, lo que facilita su difusión y seguimiento.  Exacto en lo que concierne a hechos, datos y problemas.  Claro y directo, sin rodeos, en cuanto a observaciones y conclusiones.  Conciso, expresado con brevedad y exactitud, categorizando y ordenando las conclusiones en orden de importancia.  Oportuno, con respuestas adecuadas y útiles en tiempo y forma.  Objetivo respecto a los hechos observados.  Redactado en tono constructivo, en cuanto a opiniones, conclusiones y recomendaciones.

3.3.3.2

ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORIA

En el informe de auditoría, las deficiencias se pueden presentar siguiendo dos criterios de exposición distintos: 

Por orden de importancia, de la más grave a la más leve.



Según el orden de los requisitos de la norma.

Dentro del propio informe de auditoría, se suelen incluir, en forma de anexos, los siguientes documentos:

─



Informe resumen.



Informe de no conformidades/desviaciones y solicitud de acciones correctivas/preventivas.

Informe resumen: Se utiliza para indicar los resultados globales de la auditoría. Normalmente contienen la siguiente información: -

─

Nº identificativo. Fecha de auditoría. Ámbito de la auditoría. Componente del equipo auditor. Resumen de resultados y conclusiones.

Informe de no conformidades/desviaciones y solicitud de acciones correctivas/preventivas: Este informe debe contener la información suficiente para que alguien que no estuviera presente en la auditoría sea capaz de juzgar la influencia de la deficiencia. El propósito de este documento es:

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- Emitir los resultados de forma rigurosa para que se puedan identificar las acciones correctivas correspondientes. - Transmitir los resultados para que se puedan identificar las acciones de seguimiento necesarias. - Presentar un informe que se pueda entender claramente cuando se revise fuera del lugar de auditoría. Una secuencia seguida en la fase del informe puede ser la siguiente:

El informe final deberá contener, como mínimo, la siguiente información: - Introducción. - Objetivos y motivos. - Alcance de la auditoría ambiental. - Grado de cumplimiento de la política ambiental de la empresa y del programa de auditoría. - Métodos empleados en la realización de la auditoría. -

Grado de cumplimiento de los objetivos generales de la auditoría.

- Eficacia y fiabilidad de las medidas adoptadas para verificar el grado de cumplimiento técnico y las repercusiones ambientales. - Cumplimiento de los procesos productivos. - Áreas de riesgo. - Medidas correctoras. - Seguimiento del plan de miento de su periodicidad. RECAI

medidas

correctoras

y

estableci-

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- Grado de cumplimiento de la legislación vigente. - Aspectos económico-financieros. - Aspectos de organización y administración. - Recomendaciones. - Anexos al informe. Concluido el informe sobre la auditoría, una reunión final permitirá al equipo auditor exponerlo a la directiva de la empresa auditada. Para dicha exposición se seguirá el orden del informe escrito. Por tanto, las diferentes etapas por las que una reunión final debe pasar son  Llevar a cabo un resumen de la auditoría.  Explicar cualquier tipo de hallazgo, observación o práctica ejemplar que haya sido encontrada en la auditoría.  Dar cabida a que hayan posibles correcciones y explicaciones.  Intentar apuntar los diferentes procesos de respuesta sobre los problemas que puedan haber sido identificados, indicando su seguimiento posible. La presentación del informe la llevará a cabo la autoridad del equipo auditor, que entablará un contacto conversacional directo con el máximo representante de la empresa auditada. Durante la exposición, no debe entrarse en detalles que la alarguen, por el contrario, los aspectos relevantes deben ser tratados de forma breve y distendida, pues paralelamente el equipo auditado estará leyendo el informe y tendrá, por tanto, su capacidad de escucha mermada. Una vez expuesto el informe de la auditoría en la reunión final, se presentará el que se ha dado en llamar Informe Formal, del cual da fe el equipo auditor responsable mediante una carta firmada. Conclusiones Las conclusiones que se obtengan en la realización de la auditoría, deben quedar reflejadas en el informe, al que anteriormente nos referimos. Las conclusiones aparecerán como resultado de la interpretación de los datos manejados y las evidencias obtenidas durante la realización de la auditoría. Estas conclusiones aparecerán recogidas en un primer informe, o borrador, que se entregará a la Dirección de la empresa auditada y que servirán a su vez para establecer los planes de seguimiento y control de las actividades correctivas.

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3.3.3.3 APROBACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA El informe de la auditoría deberá emitirse en el periodo de tiempo acordado. En caso de que no fuera posible, se deberán comunicar las razones del retraso al cliente de la auditoría, y acodar una nueva fecha de emisión. Dicho informe deberá:  Estar fechado, revisado y aprobado de acuerdo con los procedimientos del programa de auditoría.  Ser distribuido a los receptores designados por el cliente de la auditoría, En ese sentido, el informe de la auditoría es propiedad del cliente de la auditoría y por tanto, los miembros del equipo auditor y todos los receptores del informe deberán respetar y mantener la debida confidencialidad sobre el informe. Revisión y aprobación Antes de la presentación del informe de auditoría, resulta conveniente revisarlo con el fin de verificar si: 

Proporciona una visión clara de la situación, en el momento de terminar la fase de investigación.



No incluye nada que no se hubiera puesto de manifiesto durante la reunión de cierre.



No contiene nada que no pueda ser apoyado por medio de una evidencia real y objetiva.



Engloba todas las consideraciones claves que la norma exige.

La supervisión del informe corresponderá al líder del equipo auditor, quien deberá firmarlo y fecharlo en el día de su elaboración. Distribución Puesto que ha sido el cliente el que ha solicitado y contratado la auditoría, le corresponde a él las decisiones sobre la distribución del informe de auditoría. En aquellas auditorías en las que las figuras del cliente y del auditado no coincidan, auditorías de proveedor, el auditor debe cuidarse mucho de entregar un ejemplar del informe al auditado sin autorización expresa del cliente.

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Inclusive en las auditorías internas, donde se puede considerar que el cliente es la propia Dirección, el informe no debe ser entregado a nadie más que a la Dirección.

3.3.3.4

FINALIZACIÓN DE LA AUDITORIA

La auditoría finaliza cuando todas las actividades descritas en el plan de auditoría se hayan realizado y el informe de la auditoría, una vez aprobado, se haya distribuido. En relación con la conservación de los documentos pertenecientes a la auditoría, deberá actuarse conforme establezcan las partes participantes y de acuerdo con los procedimientos estipulados en el programa de auditoría y los requisitos legales, reglamentarios y contractuales aplicables. Salvo que sea requerido por la ley, el equipo auditor y los responsables de la gestión del programa de auditoría, no deberán revelar, sin la aprobación explícita del cliente de la auditoría, y cuando sea apropiado, del auditado:  El contenido de los documentos.  Cualquier otra información obtenida durante la auditoría.  El informe de auditoría.

3.4

SEGUIMIENTO DE LA AUDITORÍA AMBIENTAL

Las conclusiones de la auditoría, pueden indicar la necesidad de realizar acciones correctivas, preventivas o de mejora, según sea aplicable. Generalmente, estas acciones son decididas y emprendidas por el auditado en un intervalo de tiempo acordado por todas las partes interesadas, y no se consideran como parte de la auditoría. Deberá verificarse si se implementó la acción correctiva y su eficacia. Esta verificación puede formar parte de una auditoría posterior. El seguimiento de la acción correctiva es necesario para asegurarse de que:  Las deficiencias encontradas se han solucionado, es decir, se ha aplicado la corrección.  Se ha eliminado la no conformidad, es decir: ─ La causa generadora del problema se ha identificado.

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─ Se ha implantado la acción correctiva adecuada y resulta eficaz para evitar la reaparición del problema. El auditado debe presentar evidencias de que las deficiencias han sido corregidas en el plazo estipulado y según consta en el informe final. Estas evidencias deberán ir acompañadas del informe de solicitud de acción correctiva/preventiva que en su día se acordó. Los modos de establecer la evidencia consistirán en documentos que certifiquen que la acción requerida ha sido implantada, o en pruebas físicas del tipo de muestras ejemplares o fotografías, que puedan demostrar que se han llevado a cabo las acciones requeridas. Plan de seguimiento Con las conclusiones de la auditoría, recogidas en el informe, y las recomendaciones dadas acerca de las prioridades que deben establecerse para corregir las deficiencias detectadas, la empresa auditada puede comenzar a aplicar las acciones correctivas. Estas acciones correctivas serán por cuenta de la empresa auditada, ya que la responsabilidad del auditor queda limitada a la identificación de las deficiencias. Si así se acuerda, la compañía auditora puede confeccionar un plan de seguimiento que permita comprobar la adopción y ejecución de tales acciones correctivas. Para ello se establece un programa donde se marcan objetivos y plazos que, con la periodicidad que se establezca, deberán ser verificables por el auditor, quien realizará un informe de cada seguimiento. Estas labores de seguimiento pueden quedar enmarcadas en el establecimiento de un ciclo periódico de auditorías. 3.4.1 AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO Puede involucrar o no a los auditores iniciales, en función de lo establecido por las partes interesadas, y de acuerdo con los procedimientos estipulados en el programa de auditoría, así como los requisitos legales. Reglamentos y contractuales aplicables. En el caso de las auditorías de certificación, una vez obtenida la Certificación, y de manera periódica (cada 6 meses o cada año, según lo establezca cada Organismo Certificador) se establecerán auditorías de seguimiento continuadas, hasta la realización (antes de 3 años desde la obtención del certificado) de la auditoría de recertificación. Durante las auditorías de seguimiento, se debe verificar, entre otras cosas, el estado de las acciones llevadas a cabo. Esta tarea debe llevarse a cabo de manera controlada y sistemática, siendo de gran utilidad el uso de hojas de seguimiento de la acción. RECAI

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3.5


LAS NO CONFORMIDADES

¿Qué es una No Conformidad? Una no conformidad es el incumplimiento de un requisito. Si no hay evidencia – no hay no conformidad. Si hay evidencia – esta debe ser documentada como una no conformidad en vez de ser suavizada con otra clasificación (por ejemplo, "observaciones", "oportunidades de mejora", recomendaciones", etc.). Es importante documentar una no conformidad, que es el escribir una declaración. El enunciado de la no conformidad debería:   

Ser autoexplicable y relacionado con el punto del sistema. No ser ambiguo con una correcta lingüística y tan concisa como sea posible. El enunciado de la no conformidad no debe ser una repetición de la evidencia de la auditoría o usado en lugar de la evidencia de auditoría.

Una no conformidad bien documentada tendrá tres partes: 1. La evidencia de la auditoría, 2. El requisito y 3. El enunciado de la no conformidad. RECAI

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Las no conformidades pueden ser: No conformidad mayor (NC+).- Esta calificación implica una falta grave frente al Plan de Manejo Ambiental y/o Leyes Aplicables. Una calificación de NC+ puede ser aplicada también cuando se produzcan repeticiones periódicas de no conformidades menores. Los criterios de calificación son los siguientes:  Corrección o remediación de carácter difícil.  Corrección o remediación que requiere mayor tiempo y recursos, humanos y económicos.  El evento es de magnitud moderada a grande  Los accidentes potenciales pueden ser graves o fatales.  Evidente despreocupación, falta de recursos o negligencia en la corrección de un problema menor. No conformidad menor (nc-).- Esta calificación implica una falta leve frente al Plan de Manejo Ambiental y/o Leyes Aplicables, dentro de los siguientes criterios:    

Fácil corrección o remediación. Rápida corrección o remediación. Bajo costo de corrección o remediación. Evento de Magnitud Pequeña, Extensión puntual, Poco Riesgo e Impactos menores, sean directos y/o indirectos.

El formato para redactar las no conformidades no tiene reglas fijas pero sí, en la redacción de la misma, se debe dejar claro lo siguiente:  El problema (reportar lo que está mal).  El área (donde está lo que está mal).  El requisito que incumple (referir concretamente el criterio de auditoría aplicable). Si todas estas tres partes de la no conformidad están bien documentadas, el auditado o, cualquier otra persona con conocimientos suficientes podrá ser capaz de leer y entender la no conformidad. Esto servirá también como un registro útil para futuras referencias. (Ver más abajo hoja de informe de una No Conformidad) Revisión y cierre de no conformidades El valor que puede proporcionarse a una organización puede ser aumentado o disminuido por la respuesta de la organización a una no conformidad. Asegurando que la organización ha realizado satisfactoriamente la corrección y análisis de las causas y acción correctiva se incrementará la probabilidad de que la organización logre la satisfacción del cliente.

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INFORME DE NO CONFORMIDAD/DESVIACIÓN

EMPRESA:

DEPARTAMENTO:

 NO CONFORMIDAD  DESVIACIÓN

FECHA: CÓDIGO:

NORMA DE REFERENCIA:

DESCRIPCIÓN:

APARTADO NORMA

FECHA Y FIRMA AUDITOR

FIRMA DE LA EMPRESA

ACCIÓN CORRECTIVA (a rellenar por la empresa) ANÁLISIS DE CAUSA:

DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN:

APROBADA POR:

RESPONSABLE/S DE EJECUCIÓN

PLAZO DE EJECUCIÓN

SEGUIMIENTO Y COMPROBACIÓN DE LA EFICACIA (Adjuntar las evidencias de la implantación de la acción) VALORACIÓN DEL AUDITOR:  ACEPTABLE  NO ACEPTABLE EVIDENCIAS APORTADAS:

 CERRADA

FIRMA AUDITOR

 PENDIENTE DE EVIDENCIAR RECAI

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La definición de "acción correctiva" es la "acción para eliminar la causa de la no conformidad detectada". La acción correctiva no puede ser tomada sin primero hacer una determinación de la causa de la no conformidad. Existen muchos métodos y herramientas disponibles en una organización, para determinar la causa de una no conformidad desde una simple tormenta de ideas hasta técnicas más complejas de resolución sistemática de problemas. La “acción preventiva” es la acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable. La acción preventiva por la naturaleza de su definición no es aplicable a una no conformidad ya detectada, es decir a un problema que ya se nos haya presentado. Por concepto implica prevenir un problema POTENCIAL. La extensión y eficacia de la acción correctiva o preventiva depende de la identificación de la verdadera causa raíz. En algunos casos esto ayudará a una organización a identificar y minimizar no conformidades similares en otras áreas.

Cerrando las no conformidades Antes de decidir cerrar una no conformidad, se debe revisar que la organización realizó la corrección / análisis de la causa, y los resultados se lograron a través de la acción correctiva, se necesita asegurar que existe evidencia objetiva (incluyendo documentación de soporte) para demostrar que la acción correctiva propuesta ha sido totalmente implementada y es eficaz en prevenir la recurrencia de la no conformidad. Una vez que la situación es satisfactoria, debería ser cerrada la no conformidad.

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3.6 LA SOLUCIÓN A LOS PROBLEMAS En el desarrollo de una auditoría se presentan muchos problemas que necesitan ser solucionados, así:

Antes de la auditoría Antes de iniciar una auditoría se debe comprobar con el auditado el calendario de fechas fijadas con el objeto de evitar problemas que son susceptibles de previsión, tales como: festividades locales, ausencia temporal de personas cuyas áreas se van a auditar, cierre de cuentas del ejercicio, etc. Una vez cerrado y acordado el calendario de la auditoría, puede ocurrir que la empresa a auditar comunique la necesidad de posponer la auditoría por causa sobrevenidas (lanzamiento de un nuevo producto, ausentismo laboral,….). En estos casos, el auditor debe descubrir si está ante una excusa para alargar la auditoría, y disponer así (la empresa) de más tiempo para <> el sistema de calidad, o incluso confiar en su cancelación. Para saberlo, el auditor debe informarse acerca de si tales <> eran o no predecibles en el momento en que se acordaron las fechas. Para evitar estos <> del auditado, una solución es seguir que, en vez de retrasarse, se adelante la auditoría de tal modo que ésta se anticipe a los hechos sobrevenidos. La respuesta a esta propuesta indicará, con gran seguridad, la veracidad de la solicitud del retraso, así como el grado de compromiso y seriedad de la empresa con la auditoría. Otra solución posible es ser informado de la naturaleza de tales hechos sobrevenidos, y hacer ver a la empresa que, tratándose de causas propias del negocio, éstas son necesariamente compatibles con un proceso regular como es la auditoría. Además, es necesario explicar que un retraso excesivo conlleva la extensión del período auditable actual y la merma del siguiente. RECAI

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Por extraño que parezca, este tipo de problemas previos a la auditoría merecen una atención especial. Como auditores, no olvidemos que una actitud excesivamente benévola o la falta de rigor, puede sentar un precedente al que nuestros clientes se van a acoger cada vez que lo crean necesario.

Durante la auditoría Cualquier auditado con un poco de experiencia en procesos de auditoría sabe que los auditores tienen una agenda muy ocupada, y que, inmediatamente después de cerrar la auditoría en una empresa, tienen concertado un nuevo proceso con otra empresa distinta. Conscientes de este hecho, los auditados acostumbran a hacer lo imposible para retrasar – de manera muy sutil y tolerable – al auditor en sus propósitos, agotando así el tiempo que éste tiene marcado para la auditoría. En este aspecto, la máxima de los auditados podría ser <>, o bien <>. A continuación, presentamos las situaciones más habituales que crean los auditados para procurar la pérdida de tiempo o la distracción del auditor hacia tareas distintas de las propias de la auditoría.

La reunión de presentación Al iniciar la reunión de apertura, podemos encontrarnos con que el auditado ha preparado una presentación de su organización muy larga y exhaustiva. A pesar de haber acordado que la reunión tendrá una duración determinada, el auditado sabe que cuanto más se prolongue su exposición, más tardará el auditor en <>.

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Para evitar que ello ocurra, el auditor debe empezar la reunión aclarando qué es lo que única y exclusivamente desea saber de la organización, recordando a su vez el tiempo que tiene asignado el auditado para su exposición. Si es necesario, deberá interrumpir al auditado y solicitar la pronta finalización del discurso.

La ejecución en cada área de trabajo Una vez entrados en la recogida de datos, muchas organizaciones (generalmente de pequeñas dimensiones) intentan desarrollar la ejecución de la auditoría desde la sala en la que se ha mantenido la reunión inicial. Con ello, mantienen al auditor <> con los directivos o supervisores del área correspondiente, y le van llevando hasta allí los documentos que va solicitando con largos tiempos de espera entre uno y otro documento. El <> deberá darse cuenta de este <> y superarlo con éxito. Para ello, comunicará a los directivos su voluntad de contactar directamente con los poseedores de información de primera mano (usuarios de procesos, operarios, técnicos,…) y su intención de verificar in situ las declaraciones orales, los documentos y el entorno físico en el que se desarrollan los procesos. Otro problema habitual durante la ejecución es la llamada <> (en inglés <>). Discreto y en apariencia desintencionadamente, el auditado hace lo posible por hacer desaparecer a la persona responsable del área que seguidamente se va auditar. La ausencia del que va a ser auditado (por estar atendiendo una llamada o una reunión, por estar enfermo,…) hace que el área de su responsabilidad tenga que ser auditada irremisiblemente después de una larga espera, o incluso unos días más tarde. La solución a este segundo problema consiste en no cesar en los propósitos y objetivos de nuestro programa de auditoría. En un primer momento, ante la ausencia inesperada del responsable o supervisor del área a auditar, podemos esperar hasta un límite razonable y pasar mientras tanto a otra área, modificando

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el orden del programa. Si la espera se hace larga, debemos optar entre dejar el área conflictiva para otro día, o bien entrar en la misma con la guía de otro supervisor o responsable que haya sido autorizado por la dirección.

La hospitalidad excesiva Una de las maneras de perder tiempo es la de las largas comidas de trabajo. Cuando la auditoría tiene que interrumpirse para comer, el auditado lleva al auditor a un restaurante lujoso y caro, pues éstos suelen tener el servicio más lento y relajado. De este modo, y con ayuda de los cafés y una buena bebida, es probable que – como auditores – perdamos más tiempo del establecido mientras charlamos amistosamente en la sobremesa. Hay diversas maneras de enfocar este problema. Cuando el auditado diga que reservará, o que ya ha reservado mesa, el auditor asignará un tiempo máximo para comer que sea aceptable. El auditor puede preguntar al auditado si el restaurante escogido se adaptará al horario establecido, y si es así, conminarle a que escoja otro. Si el auditor se conoce la zona, puede sugerir él mismo un restaurante que sea conocido por su servicio rápido, o bien decidir ir a comer solo con cualquier pretexto (tengo que pasar por la oficina). La distracción del auditor Otra de las situaciones en las que nos podemos encontrar se produce cuando el auditado se extiende en una larga exposición de un tema que, aunque resulta interesante, no tiene relevancia en el ámbito de la auditoría; por ejemplo, la historia de la empresa, datos sobre sus accionistas, composición de un producto, anécdotas con clientes,…. El auditor debe identificar estas situaciones cuando se produzcan y debe esforzarse en ser objetivo con la información que recibe. Debe sobreponerse a su natural interés por el tema de conversación y comunicar amablemente al auditado la necesidad de dejar ese tema para más adelante. RECAI

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La rivalidad entre auditor y auditado El auditor tiene que estar preparado para impedir cualquier relación competitiva con cualquier representante de la empresa auditada. En ocasiones, un exceso de autoridad manifestada por el auditado puede ser intencionado con el objeto de iniciar una discusión con el auditor, y así interrumpir el desarrollo normal del proceso de la auditoría. En cualquier momento el auditado puede desafiar al auditor a una demostración, conocimiento o autoridad sobre la materia. Cuando esto ocurra, es muy importante no perder la calma ni intentar demostrar quién sabe más, puesto que entonces estaremos colaborando inconscientemente con los propósitos del auditado. El comportamiento opuesto a la rivalidad lo encontramos en la actitud defensiva. Cuando el auditado se muestre defensivo o temeroso, el auditor debe darle a entender que la finalidad de la auditoría es buscar errores (no culpables) para mejorarlos, y que esta búsqueda es beneficiosa para su organización. Como auditores, debemos convencer al auditado de que no tiene que justificarse ante nosotros por los errores que hayamos detectado.

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ETAPAS BÁSICAS DE UN PROCESO DE AUDITORÍA AMBIENTAL PREAUDITORIA

AUDITORÍA IN SITU

DEFINICIÓN DEL ALCANCE Y OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

COMPROBACIÓN DE LA POLÍTICA Y PROGRAMA AMBIENTAL

ORGANIZACIÓN DEL EQUIPO AUDITOR

CONFIRMAR/COMPROBAR LA COHERENCIA DE LOS DATOS OBTENIDOS

POSTAUDITORÍA OBTENCIÓN DE EVIDENCIAS Y DOCUMENTACIÓN DE LOS RESULTADOS

ELABORACIÓN DEL INFORME FINAL

REVISIÓN DE LOS RESULTADOS E IDENTIFICACIÓN DE NO CONFORMIDADES

CONCLUSIONES

CRONOGRAMA ESTUDIO DE INSTALACIONES Y ÁREAS REQUERIDAS FIJACIÓN DE CRITERIOS Y ASIGNACIÓN DE TAREAS A LOS AUDITORES

PREPARACIÓN DE PROCEDI‐ MIENTOS Y METODOLOGÍA

1ª VISITA Y ENTREGA DE CUESTIONARIOS

PROPUESTA DE ACCIONES ENTREVISTAS

DOCUMENTACIÓN DE LAS NO CONFORMIDADES Y LAS EVI‐ DENCIAS EN QUE SE APOYAN

EVALUACIÓN Y VERIFICACIÓN DE DATOS

COMPROBACIÓN Y EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LA NORMA EXISTENTE

PLAN DE SEGUIMIENTO OBTENCIÓN DEL RECONOCI‐ MIENTO DE CADA UNA DE LAS NO CONFORMIDADES ENCONTRADAS

REUNIÓN FINAL RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN SOLICITADA

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MÉTODOLOGÍA Y PROCESO DE LA AUDITORÍA AMBIENTAL 3.1 ELEMENTOS ESENCIALES

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