2013
Entidade Promotora e Formadora:
COMPETIR - Formação e Serviços S.A.
FORMADOR:
Ricardo Vicente
Data da ação: 02/08/2013 a 09/08/2013 Local: Pechão - Olhão
1 O Capital Humano é uma vantagem competitiva à escala Global" “
Índice Índice ........................................................................................................................ 2 Benefícios e Condições de Utilização .............................................................................. 5 Objectivos Gerais ........................................................................................................ 6 Objectivos Específicos .................................................................................................. 6 Introdução .................................................................................................................. 7 Microsoft Project e a gestão de projetos ......................................................................... 8 Conhecer a aplicação Project ...................................................................................... 8 O gestor de projecto ................................................................................................. 8 Uma visita guiada guiad a do Project 2013 ......................................... ................... ............................................ ........................................ .................. 9 A interface do Project: encontrar o caminho. ................................................................ 9 Iniciar o Project 2013 ............................................................................................. 9 Noções básicas de programação simples ...................................................................... 12 Iniciar um novo plano e definir a data de início ................ ......................... ................. ................ ................. ................. .......... 12 Definir dias de folga no calendário do projecto................... projecto........................... ................. ................. ................ ................ ........ 14 Introduzir título e outras propriedades.................... propriedades............................ ................. ................. ................ ................. ................. .......... 17 Construir uma lista de tarefas ..................................................................................... 18 Introduzir nomes de tarefas ..................................................................................... 18 Introduzir durações das tarefas ................................................................................ 20 Introduzir uma tarefa marco .................................................................................... 22 Criando tarefas de resumo para delinear o plano ....................... ............................... ................. ................. ................ ........ 23 Criar dependências de tarefas com ligações ...................... .............................. ................. ................. ................ ................ ........ 26 Mudar agendamento de d e tarefas de manual para automático ................. ......................... ................ ................ ........ 31 Verificação de duração e data de término do plano ................ ........................ ................. ................. ................ ............ .... 34 Documentar as tarefas com notas e hiperlinks ............................................................ 36 Definir Recursos ........................................................................................................ 38 Introduzir nomes de recursos de trabalho ............ ..................... ................. ................ ................. ................. ................ ............ .... 39 Introduzir capacidade máxima recursos ..................................................................... 41 Introduzir taxas de pagamento de recursos................ ........................ ................. ................. ................ ................ ............... ....... 42 Ajustar tempo de trabalho em um calendário de recurso................ ........................ ................. ................. ............. ..... 45 Criação de recursos de custo .................................................................................... 48 Documentar recursos com notas ............................................................................... 49 Atribuindo recursos às tarefas ..................................................................................... 52 Atribuir recursos de trabalho para tarefas .............. ...................... ................ ................. ................. ................ ................. ........... .. 53 Controlar o trabalho ao adicionar ou remover atribuições de recursos ................ ......................... ........... .. 58 Atribuição de recursos de custo para tarefas .................. .......................... ................. ................. ................ ................. ........... .. 62
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Verificar a duração do plano, o custo e o trabalho ................ ......................... ................. ................. ................. ............. ..... 64 Acompanhando Acompanh ando o progresso progress o do projeto ......................................... .................... ........................................... ................................ .......... 68 Guardar um plano base ........................................................................................... 70 Monitorizar um plano conforme programado p rogramado através de uma data específica ................. ................... 73 Introduzir a percentagem de conclusão de d e uma tarefa ................ ........................ ................. ................. ................ ........ 74 Introduzir valores reais para as tarefas...................................................................... 78 Técnicas de programação avançada ............................................................................. 82 Agendamento de tarefas avançado ........................................................................... 82 Veja as relações de tarefas com Path Task .............................................................. 82 Ajustar relações de link de tarefas ............................................................................ 85 Restrições da tarefa de ajuste .................................................................................. 89 Interromper trabalho em uma tarefa ......................................................................... 94 Ajustar tempo de trabalho para tarefas individuais ................. ......................... ................. ................. ................ ............ .... 96 Agendamento de tarefas de controle com os escrevas e screvas de tarefas ................ ......................... ................. .......... 99 Detalhes da tarefa de fine-tuning ............................................................................... 103 Inserção de datas de prazo ..................................................................................... 103 Configurando uma tarefa recorrente ......................................................................... 106 Visualizar o caminho crítico do projecto .................................................................... 109 Agendamento de tarefas de resumo manualmente ................. ......................... ................. ................. ................ ........... ... 111 Acertos detalhados e atribuição de recursos ................ ......................... ................. ................. ................. ................ ............... .......114 Configurando disponibilidade de recursos r ecursos para aplicar em diferentes momentos ............114 Introduzir multiplas taxas de pagamentos para recursos ................ ........................ ................. ................. ............ ....116 Criação de taxas de pagamento pag amento de recursos para aplicar em diferentes momentos ........ ........ 118 Definindo Definin do Recursos Recur sos Materiais Materi ais .......................................... .................... ............................................ ......................................... ................... 119 Atrasar o início dos trabalhos .................................................................................. 120 Aplicando contornos para atribuições ....................................................................... 121 Aplicação de diferentes taxas de pagamento de atribuições ................ ........................ ................. ................. ........125 Atribuição de recursos materiais para as tarefas ............. ..................... ................ ................. ................. ................. ........... 126 Visualizando capacidade de recursos ........................................................................ 127 Ajustar atribuições na visão Planner Equipe ................ ........................ ................. ................. ................. ................. ............ ....129 Ajustar o plano de projecto ........................................................................................ 133 Examinando a alocação de recursos ao longo do tempo ................. ......................... ................. ................. ............ ....133 Resolver sobrecargas de recursos manualmente .............. ....................... ................. ................ ................. ................. ........137 Nivelamento de recursos com sobrecarga ................................................................. 139 Verificação de d e custo e data de conclusão do plano ................. ......................... ................. ................. ................ ........... ... 144 Organizando os detalhes do projecto ........................................................................... 148 Classificando Detalhes do projecto ........................................................................... 149 Agrupamento Detalhes do projecto .......................................................................... 152
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Filtrar Detalhes do projecto ..................................................................................... 155 Criando novas tabelas ............................................................................................ 159 Criação de novos pontos de vista ............................................................................. 162 Acompanhando o progresso em tarefas e atribuições .............. ....................... ................. ................. ................. ............ ....165 Atualizar uma linha de base .................................................................................... 166 Rastreamento valores reais e restantes para as tarefas e atribuições ................ ........................ ........... ... 168 Controlar o trabalho real dividido em fases para tarefas e atribuições ................ ........................ ........... ... 173 Reprogramação Reprog ramação obra ob ra incompleta incomp leta ......................................... ................... ............................................ ..................................... ............... 175 Visualizar e relatar o status do projecto ....................................................................... 177 Identificar as tarefas que têm deslizado .................................................................... 178 Examinando os custos da tarefa .............................................................................. 182 Examinar os custos dos recursos ............................................................................. 185 Variação de custos do projeto com relatórios rel atórios com vista semáforo .................... ............................ ............ ....187 Colocar o projeto de volta aos trilhos .......................................................................... 191 Resolução de problemas de tempo e de programação................. ......................... ................. ................. ............... .......192 Solucionando problemas de custo e de recursos ................ ........................ ................. ................. ................ ............... .......197 Problemas de âmbito-de-obra para solução de problemas ................ ......................... .................. ................. .......... 200 Consolidar projetos e recursos ................................................................................... 203 Criando um pool de recursos ................................................................................... 203 Exibir detalhes da d a atribuição atrib uição de um pool de recursos.................. recursos.......................... ................. ................. ............... .......207 Atualizar as atribuições de um plano de participante ..................... ............................. ................. ................. ............ ....209 Atualizar as informações de um recurso em um pool de recursos ................ ......................... ................. ........210 Atualizando os horários de trabalho de todos os planos em um pool de recursos............213 Ligando novos planos para um pool de recursos ..................... ............................. ................. ................. ................. ........... 215 Alterar a atribuição dos planos do partidor e atualização de um pool de recursos ........... ........... 218 Planos de consolidação ........................................................................................... 221 Criando dependências entre os planos ................. .......................... ................. ................ ................. ................. ................ ........... ... 224 Formatação e partilha do seu plano .......................................................................... 228 Personalizando uma vista Gráfico de Gantt ............................................................... 228 Personalizando uma visão Timeline .......................................................................... 233 Personalizando relatórios ........................................................................................ 235 Copiando vistas e relatórios .................................................................................... 237 Vistas de impressão e relatórios .............................................................................. 241 Em profundidade e Assuntos Especiais ........................................................................ 244 Aplicando formatação avançada e impressão ............................................................. 244 A formatação de uma vista Gráfico de Gantt ............................................................. 245 A formatação de uma visão Timeline ........................................................................ 249 Formatação do d o modo de exibição Diagrama de Rede ............ ..................... ................. ................. ................. ............ ....251
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A formatação de um vista de Calendário ................................................................... 255 Impressão e exportação de vistas ............................................................................ 257 Formatação do relatório avançada .............................................................................. 261 Formatação de tabelas em um relatório .................................................................... 262 Como formatar gráficos em um relatório ................................................................... 268 Criar um relatório personalizado .............................................................................. 273 Personalizar Personal izar o Project Pr oject ............................................ ...................... ........................................... ........................................... ............................... ......... 280 Partilhar elementos personalizados entre os planos .......... ................... ................. ................ ................. ................. ........280 Gravação de macros .............................................................................................. 284 Edição de macros................................................................................................... 289 Personalizando a barra de ferramentas de acesso rápido rápi do ....................... ............................... ................. ............. ....292 Partilhar informações com outros programas ................ ........................ ................. ................. ................ ................ .............. ......298 Copiar dados do projeto para outros programas ................ ........................ ................. ................. ................ ............... .......298 Abertura outros formatos de arquivo do Project ................. ......................... ................. ................. ................ ............... .......302 Salvar em outros formatos de arquivo de projecto ............... ........................ ................. ................. ................. ............ ....306 Geração de relatórios visuais com Excel e Visio ................. ......................... ................. ................. ................ ............... .......310 Bibliografia .............................................................................................................. 313
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Benefícios e Condições de Utilização O presente manual de formação foi elaborado para o curso de formação de Microsoft Project 2013. Foi elaborado pelo formador Ricardo Vicente e o mesmo não poderá ser reproduzido sem autorização do mesmo e respectiva entidade formadora. Tem por objectivo auxiliar o formando na aquisição de conhecimentos e competências enunciados nos objectivos: gerais e específicos.
Objectivos Gerais Este curso tem como objectivo dotar os participantes com todos conhecimentos intermédios e avançados para efectuar o planeamento e controlo de projectos, com o auxílio do Microsoft Project.
Objectivos Específicos - Criar uma Estrutura Analítica do Projecto (Work Breakdown Structure) e uma lista de actividades; - Determinar a sequência das actividades; - Afectar recursos a actividades; - Verificar e controlar o custo e o prazo do projecto; - Simular impactos no projecto através de “múltiplos Undos “ e “realce de campos alterados”; - Utilizar a técnica PERT e CPM; - Verificar e controlar o custo e o prazo do projecto; - Utilizar a técnica de controlo de performance do projecto – EVM; - Inserir fórmulas e indicadores gráficos; - Personalizar o documento; - Gerar e criar relatórios.
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Introdução O controlo de gestão nem sempre é visto com bons olhos pelos gestores. Por vezes, atribuem-lhe conotações de "policiamento" e "burocratização" da gestão, criando-se barreiras e resistências à sua implementação. Esta visão do controlo de gestão nada tem a ver com o sistema em si, mas com a forma como ele é concebido e implantado na empresa. A implementação do sistema de controlo de gestão não poderá ser feita à revelia dos gestores operacionais. Pelo contrário, sendo eles os clientes privilegiados do controlo de gestão, os produtos deste deverão dar resposta às suas necessidades e aos seus interesses, como utilizadores. O sistema de controlo de gestão deve ser entendido como factor de desenvolvimento da empresa, na medida em que, afectando o comportamento dos gestores, os orienta no sentido da implementação da estratégia. Neste sentido, deve envolver todos os membros da organização de forma a melhorar os desempenhos individuais e organizacionais. Orientar o presente no sentido da estratégia, significa conceber um conjunto de instrumentos orientados mais para o futuro do que para o passado. Tal envolve a necessidade de diagnóstico das realidades passadas e presentes e definição de um domínio de actuação para o futuro. A fixação de objectivos, a escolha de planos de acção e a concepção de relatórios de acompanhamento e de apoio à decisão, constituem actividades fundamentais para gerir esse futuro. Influenciar o comportamento organizacional dos gestores significa conceber instrumentos orientados para a motivação e o empenho dos gestores no cumprimento de objectivos. A definição de uma adequada estrutura organizacional e a flexibilização do funcionamento interno, constituem factores-chave para desenvolver o espírito empreendedor do gestor.
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Microsoft Project e a gestão de projetos Conhecer a aplicação Project Microsoft Project 2013 poderá ser a ferramenta essencial para a gestão de projetos. Construção de calendários com o preenchimento de tarefas (tasks) e recursos (resourses), são necessários para organizar e formatar o plano detalhado, seguir o estado atual dos trabalhos e contrapor com os tempos do projeto, partilhar e tomar ações corretivas quando necessário. O Project é uma aplicação poderosa qua ajuda a planear e a gerir uma larga gama de projetos. Desde o encontro de prazos limites a controlo de orçamentos à escolha dos recursos, pode-se ser mais produtivo e realizar melhores resultados com a utilização das ferramentas oferecidas pelo Project. Pode-se usar o Project para as seguintes tarefas:
Criar planos com nível de detalhes certos para o seu projeto. Trabalhar com dados resumidos inicialmente, ou mudar para uma abordagem mais detalhada quando conveniente.
Controle as tarefas que o Projeto pode agendar automaticamente ou que vai programar manualmente.
Gerir tarefas, custos, trabalho e recursos em qualquer nível de detalhe que seja adequado para as necessidades do projeto.
Trabalha com os dados do planeamento numa variedade de vista e relatórios.
Controlar e gerir o seu plano ao longo da vida do projeto.
Colaborar e partilhar dados com outras pessoas na sua organização usando vistas e opções de formatação de relatórios.
Utilização de recursos, projetos consolidados, e as ligações entre projectos para estender o foco de gestão de projeto em vários projetos.
O gestor de projecto
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A gestão de projetos é uma arte e ciência amplamente praticada. No fundo, gestão de projetos é uma combinação de habilidades e ferramentas que ajudam a prever e controlar os resultados de esforços empreendidos pela organização. Projetos (como a publicação de um livro infantil) são distintas das operações em curso (como a execução de serviços de folha de pagamento). Os projetos são definidos como empreendimentos temporário empreendido para criar um produto final ou resultado exclusivo. Com um bom sistema de gestão de projetos, você deve ser capaz de responder a perguntas como as seguintes:
Quais as tarefas que devem ser executadas e em que ordem para produzirem o produto final do projeto?
Quando cada tarefa deve ser executada, e qual é o prazo final (deadline)?
Quem vai executar essas tarefas (tasks)?
Quanto vai custar?
E se algumas tarefas não são concluídas como previsto?
Qual é a melhor maneira de comunicar os detalhes do projeto para aqueles que têm interesse ou participam no projeto?
Um bom gestor de projetos não garante o sucesso de cada projeto, mas um fraco gestor, muitas vezes leva ao fracasso.
Uma visita guiada do Project 2013 A interface do Project: encontrar o caminho.
Iniciar o Project 2013
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1. O ecrã de início do Project é exibido. Aqui pode abrir rapidamente um projeto que foi guardado recentemente, abrir algum outro, ou criar um novo baseado num modelo.
Figura 1 2. Clique em “Projeto em branco” (“Blank Project”). O ecrã que aparece deve ser semelhante à imagem seguinte:
Figura 2 A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido (Quick Access Toolbar) é uma área personalizada da interface onde você pode adicionar seus comandos favoritos ou usados com frequência. Guias (tabs) das faixas (ribbons) substituem os menus e as barras de ferramentas. Grupos de Guias (Tabs) focam áreas mais evidenciadas do Project. A faixa contém os comandos que você usa para executar ações no Project.
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Grupos (Groups) são coleções de comandos relacionados. Cada Guia (tab) é dividida em vários grupos. Comandos (Commands) são as características específicas que se usam para executar ações no Project. Cada guia contém vários comandos. Alguns comandos, como o Corte na guia Tarefa, executa uma ação imediata. Outros comandos, como a mudança do tempo de trabalho na guia Projeto, exibe uma caixa de diálogo ou pede para tomar novas medidas de alguma outra forma.
Figura 3 A vista ativa que aparece na janela principal do Project. O Project pode exibir uma vista única ou múltiplas vistas em painéis separados. O rótulo Ver (View label) aparece ao longo da margem esquerda da vista ativa. O Project inclui dezenas de pontos de vista, de modo que este é um lembrete útil de qual é a sua vista é ativa. Exibir atalhos (View shortcuts) permite alternar rapidamente entre algumas das vistas mais frequentemente usados no Project. O controle deslizante de zoom (Zoom Slider) amplia ou diminui a vista atual. A barra de status (Status bar) exibe alguns detalhes importantes, como o modo de programação de novas tarefas (manual ou automático) e se um filtro foi aplicado para a exibição ativa. Os menus de atalho (Shortcut menus) e Mini Barras de ferramentas (Mini Toolbars) são acessíveis através do botão direito do rato e aparecem a maioria dos itens que vê.
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Figura 4
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Noções básicas de programação simples Iniciar um novo plano e definir a data de início Como poderia esperar, o Project se concentra principalmente no tempo. Às vezes, pode saber a data programada para o início de um projeto, a data de término planeada, ou ambas. No entanto, quando se trabalha com o Project, você especifica apenas uma data, não ambas: a data de início do projeto ou a data de término do projeto. Porquê? Porque depois de introduzir a data de início ou de fim do projeto e outros detalhes do projeto, o Project calcula a outra data para você. Lembre-se que o Project não é apenas um mero repositório estático de suas informações de programação ou um desenho gráfico de Gantt é um mecanismo de agendamento ativo.
A maioria dos planos deve ser agendada a partir de uma data de início, mesmo se souber que o projeto deve terminar até uma certa data limite. Agendamento a partir de uma data de início faz com que todas as tarefas começem o mais cedo possível, e dá maior flexibilidade de programação.
1. Execute um dos seguintes procedimentos:
No Project, se você ver na guia Arquivo (File), clique nele e, em seguida, clique em Novo (New).
Se você já vê uma lista de modelos disponíveis na tela Iniciar, continuar para a próxima etapa.
O Project exibe as opções para a criação de um novo plano. Essas opções incluem o uso de modelos instalados com o Project ou que estão disponíveis na web. Você vê esta mesma lista de modelos na tela inicial quando você começar a Project, e na nova tela na guia Arquivo.
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Figura 5 2. Na lista de modelos disponíveis, clique em Project em branco. O Project cria um novo plano. A mensagem na barra de status na parte inferior da janela lembra que novas tarefas são criadas no modo programado manualmente. Esta informação fica visível na barra de status.
Observe a linha vertical verde fina na parte de gráfico do modo de exibição Gráfico de Gantt. Isso indica a data atual. Quando se cria um novo plano, o Project define data de início do plano a data atual. Em seguida, altera-se a data de início do plano. 3. Na guia Project, no grupo Propriedades, clique em Informações do Projeto. A caixa de diálogo Informações sobre o projeto. 4. Na caixa Data de Início, escreva 5/1/15, ou clique na seta para baixo para exibir o calendário e selecione 05 de janeiro de 2015.
14 Figura 6 5. Clique em OK para aceitar essa data de início e fechar a caixa de diálogo Informações sobre o projeto. Projeto rola a parte de gráfico do modo de exibição do Gráfico de Gantt para mostrar a data de início do projeto. A data de início é mostrada como uma linha vertical tracejada fina. 6. Na guia Arquivo, clique em Salvar.
Definir dias de folga no calendário do projecto Calendários são o principal meio pelo qual controla como e quando cada tarefa e recurso podem ser agendadso para o trabalho no projeto. O calendário do projeto define o trabalho em geral e dias de folga e tempo para as tarefas. O Project inclui vários calendários, chamados calendários base, qualquer um que pode servir como
o calendário do projeto para um plano. Você seleciona o calendário base que será usado como o calendário do projeto na caixa de diálogo Informações sobre o projeto. Pense no calendário do projeto como horas normais de trabalho da sua organização. Por exemplo, isso pode ser de segunda a sexta-feira, das 08:00 ás 17:00, com uma hora de almoço a cada dia. A organização ou algum recursos específicos pode ter exceções a essa hora normal de trabalho, como feriados ou dias de férias, que se vai ver mais á frente. 1. Na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Informações do Projeto. A caixa de diálogo Informações sobre o projeto. 2. Na caixa Calendário, clique na seta para baixo
Figura 7 A lista que aparece contém os três calendários base incluídos no projeto:
24 Horas – não tem tempo de folga
Night Shift – compreende o turno da noite de segunda-feira a sábado de manhã, das 23:00 às 08:00, com uma pausa de uma hora cada dia
Padrão – O tradicional dia de trabalho e semana, de segunda a sexta-feira das 08:00 de 05:00, com uma hora de pausa a cada dia
Apenas um dos calendários base serve como o calendário do projeto. Para este projeto, você vai usar o calendário base Padrão como o calendário do projeto, para deixá-lo selecionado. 3. Clique em Cancelar para fechar a caixa de diálogo Informações sobre o projeto sem fazer quaisquer alterações. Você sabe que toda a equipa vai estar num evento de moral em 22 de janeiro, portanto, nenhum trabalho deve ser agendado naquele dia. Você vai gravar isso como uma exceção calendário. 4. Na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Alterar tempo de trabalho.
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Aparece a caixa de diálogo Alterar Tempo de Trabalho. 5. No campo Nome na guia Exceções na parte inferior da caixa de diálogo, digite equipe no evento a moral, e, em seguida, clique no campo Iniciar. 6. No campo Iniciar, digite 22/01/15, e, em seguida, clique no campo de Finish ou pressione a tecla de seta para a direita.
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Figura 8 7. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Alterar Tempo de Trabalho. Para verificar se a mudança para o calendário do projeto, nota na parte de gráfico do modo de exibição Gráfico de Gantt essa quinta-feira, janeiro 22, agora está formatado como cinza para indicar o tempo de descanso (assim como os fins de semana).
Feriados recorrentes ou outras folgas que seguem um padrão conhecido, como semanal, mensal ou anualmente. Para definir os tempos de folga recorrentes, clique no botão Detalhes na guia Exceções na caixa de diálogo Alterar Tempo de Trabalho.
Variar os tempos de trabalhos semanais, por exemplo, para lidar com as mudanças sazonais de horários de trabalho.
Para configurar semanas de trabalho personalizados, na guia da caixa de diálogo Alterar Tempo de Trabalho semanas de trabalho, digite o intervalo de datas que deseja, clique no botão Detalhes e, em seguida, definir os ajustes de tempo de trabalho que você deseja.
Introduzir título e outras propriedades Propriedades incluem informações que você pode querer gravar sobre um plano, como o título do projeto, o nome do gestor de projeto, ou palavras-chave para apoiar a pesquisa de arquivo. Algumas dessas propriedades são usadas em pontos de vista, nos relatórios e nos cabeçalhos e rodapés de página quando imprime. Pode ver e gravar essas propriedades na caixa de diálogo Propriedades Avançadas. 1. Clique na guia Arquivo. O modo de exibição Backstage guia Informações Aparecerá deve ser selecionada por padrão. No lado direito da tela, as informações sobre produtos, observe as estatísticas fundamentais, tais como a data de início no lado direito da exibição Backstage. Note-se que muitos dos campos que você vê aqui são os mesmos campos que você vê na caixa de diálogo Informações sobre o projeto. Você pode editar esses campos em qualquer lugar. 2. Clique em Project Information. No menu que aparece, clique em Propriedades Avançadas. 3. A caixa de diálogo Propriedades é exibida com a guia Resumo visível. 4. Na caixa Assunto, digite: Hubel 5. Na caixa Manager, digite: Ricardo Vicente 6. Na caixa da Companhia: Hubel 7. Na caixa Comentários: Microsoft Project 2013 8. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo. 9. Na guia Arquivo, clique em Salvar.
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Construir uma lista de tarefas Introduzir nomes de tarefas As tarefas representam o trabalho a ser feito para alcançar os objetivos do projeto. Por essa razão, vale a pena desenvolver boas práticas sobre como nomear n omear tarefas nos planos. Os nomes das tarefas devem ser reconhecíveis e fazer sentido para as pessoas que irão executar as tarefas e outras partes interessadas que vão ver os nomes das tarefas. Use frases verbais curtas que descrevem o trabalho a ser feito, como "manuscrito Editar". Se as tarefas serão organizadas numa estrutura hierárquica, não repita detalhes do nome da tarefa de resumo em nome subtarefa a menos que acrescenta clareza. Se as tarefas terão recursos atribuídos a eles, não incluir nomes de recursos nos nomes das tarefas. Pode sempre editar os nomes das tarefas mais tarde, por isso não se preocupe em obter exatamente os nomes das tarefas certas quando você está inicialmente introduzi-los num plano. É necessário arquivo Simple Tasks_Start na sua pasta de arquivo Chapter04. Abra o arquivo Simple Tasks_Start, e guardá-lo como Simple Tasks.
1. Clique na célula imediatamente abaixo de do cabeçalho da coluna “Task Name”. 2. Insira “Assign launch team members” e pressiona p ressiona a tecla enter. À tarefa que foi introduzida é-lhe atribuído um número identificativo (ID number). A cada tarefa é atribuída uma identificação única, que não representa necessariamente a ordem em que ocorrem
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Figura 11 3. Digite os seguintes nomes de tarefas, pressionando ENTER após cada nome de tarefa: Design and order marketing material Distribute advance copies Coordinate magazine feature articles Launch public web portal for book
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Figura 12 Ao rever as tarefas introduzidas, percebe que falta uma tarefa. Vai ser inserida entre as tarefas 2 e 3. Você vai inserir essa tarefa seguinte. 4. Clique no nome da tarefa 3, Distribuir cópias antecipadas. 5. Na guia Tarefa, no grupo Inserir, clique em Tarefa. O Project insere uma linha para uma nova tarefa e renumera as tarefas. O Project nomeia a nova tarefa . 6. Com selecionado insira Fase de Lançamento ao Publico, e pressione Enter. A nova tarefa é adicionada ao seu plano.
Introduzir durações das tarefas A duração de uma tarefa representa a quantidade de tempo que você espera que levará para concluir a tarefa. O Project pode trabalhar com durações de tarefas que variam de minutos a meses. Dependendo do objetivo do seu plano, você provavelmente vai querer trabalhar com durações de tarefas na escala de horas, dias e semanas. Dando valores de duração de tarefas é um dos benefícios do uso de uma ferramenta de programação como Project sobre uma lista simples ou abordagem a fazer o trabalho de organização. Vamos explorar as durações das tarefas com um exemplo. Digamos que um plano tem um calendário de projeto com tempo de trabalho definido como 08:00 até às 17:00 com uma hora para almoço de segunda a sexta-feira, deixando o tempo de descanso definido como à noite (após 17:00) e fins-de-semana. Se você estimar que a tarefa levará 16 horas de tempo de trabalho, você pode entrar sua duração como "2d" para agendar o trabalho ao longo de dois dias de trabalho de oito horas. Você deve, então, esperar que a partir da tarefa em 08:00 numa sextafeira significa que não estará concluído até às 17:00 na segunda-feira seguinte. Nenhuma obra seria marcada no fim-de-semana, porque sábado e domingo foram definidos como o tempo de descanso. Se você inserir esta abreviatura
Afigura-se assim
E isso significa
30m
30 min
30 minutos
6h
6 hrs
6 horas
4d
4 dias
4 dias
3w
3 semanas
3 semanas
2Mo
2 mons
2 meses
O Project utiliza valores padrão para os minutos e horas: um minuto é igual a 60 segundos e 1 hora é igual a 60 minutos. Para os períodos de dias, semanas e meses, você pode usar padrões do Project (por exemplo, 20 dias por mês) ou definir seus próprios valores. Para fazer isso, na
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guia Arquivo, clique em Opções e, na caixa de diálogo Opções do Project, clique em Schedule, conforme ilustrado aqui:
Figura 13 1. Clique na célula abaixo da coluna Duração caminhando para uma tarefa, Designar os membros da equipe de lançamento. O campo Duração para a tarefa 1 é selecionada. 2. Escreva 1d, e pressione Enter. 21
Figura 14 3. Digite os seguintes períodos ou frases de texto para as seguintes tarefas: Task ID
nome da tarefa
duração
2
Design and order marketing material
Verifique com a equipe de Marketing
3
Public Launch Phase
(pressione Enter para ignorar esta tarefa)
4
Distribute advance copies
2d
Para a tarefa 5, coordenadas revista artigos de fundo, você vai introduzir as datas de início e término e o Project calculará a duração. 4. No campo Iniciar (não o campo Duração) para a tarefa 5, escreva de 19/1/15, e, em seguida, pressione a tecla Tab. Clique no botão de seta para baixo, e no calendário que aparece navegue até o mês que você deseja. Em seguida, clique na data desejada. 5. No campo Finish para a mesma tarefa, digite ou selecione 27/1/15, e pressione Enter. O Project calcula a duração de seis dias. Note-se que esta é de seis dias de trabalho: de segunda a quarta-feira, e sexta-feira da primeira semana e, em seguida, segunda-feira e terça-feira da semana seguinte. O Project também chama a barra de Gantt para a tarefa de abranger estes dias de trabalho, além dos dias de folga entre eles, como mostrado aqui:
22 Figura 15 6. Para a tarefa 6, Lançamento portal web público para o livro, você não sabe a duração, a data a iniciar ou terminar, mas você ainda pode capturar o que você sabe. 7. No campo Início para a tarefa 6, Escreva cerca de duas semanas antes do lançamento completo e, em seguida, pressione Enter. Tal como acontece com o valor de duração de uma tarefa agendada manualmente, você também pode digitar uma sequência de texto a data de início ou conclusão, ou ambos. Quando a tarefa é comutada para ser agendada automaticamente, as sequências de texto será substituído por datas específicas.
Introduzir uma tarefa marco
Além de inserir tarefas a serem concluídas, você pode querer dar conta de um evento importante para o plano do seu projeto, como o fim de uma fase importante do projeto. Para fazer isso, você vai criar uma tarefa marco. Marcos são eventos significativos que tanto são atingidas dentro do plano (como a conclusão de uma fase de trabalho) ou imposto sobre o plano (como um prazo para se candidatar a financiamento). Porque o próprio marco normalmente não incluem qualquer trabalho, marcos são representados como tarefas com duração zero. 1. Clique no nome da tarefa 3, Public Launch Phase. 2. Na guia Tarefa, no grupo Inserir, clique em Milestone. O Project insere uma linha para uma nova tarefa e renumera as tarefas subsequentes. O Project nomeia a nova tarefa e dá-lhe uma duração zero-day. Tal como acontece com as outras novas tarefas, o marco é inicialmente programada para a data de início do projecto de 5 de janeiro. 3. Com selecionado, escreva Planning complete! e, em seguida, pressione Enter. A tarefa marco é adicionado ao seu plano.
Figura 16
Criando tarefas de resumo para delinear o plano É útil organizar grupos de tarefas afins num esquema usando as tarefas de resumo. Quando as tarefas de resumo são sequenciadas ao longo do tempo, as tarefas de resumo de maiores níveis são chamadas de fases (phases). Ao rever o plano de um projeto, vendo tarefas organizadas numa estrutura de tópicos ajuda você e outras partes interessadas (stakeholders) a pensar em termos de principais itens de trabalho.
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Por exemplo, é comum dividir o livro em projetos editoriais Editorial, Design e fases de produção. Com uma estrutura hierárquica aplicada, então você pode expandir ou recolher o esboço para mostrar apenas o nível de detalhe que você quiser. Você cria uma estrutura hierárquica pelo recuo e avanço das tarefas. No Project, as tarefas recuadas abaixo da tarefa de resumo são chamados de subtarefas (subtasks). Tarefas de resumo são automaticamente programadas e não programadas manualmente por padrão. A duração de uma tarefa de resumo programada automaticamente é calculada pelo Projeto como o período de tempo a partir da data de início mais cedo para a data de término mais recente de suas subtarefas. Se você editar directamente a duração de uma tarefa de resumo programada automaticamente, ou o seu início ou data de término, ele vai ser transferida para uma tarefa agendada manualmente. Quando uma tarefa de resumo é agendada manualmente, sua duração será calculada com base nas suas subtarefas, assim como a duração de uma tarefa de resumo programada automaticamente. No entanto, você pode editar a duração de uma tarefa de resumo agendada manualmente e o Project vai acompanhar tanto a duração manual que você introduziu e o tempo calculado. O nível mais alto da estrutura hierárquica de um plano é chamado a tarefa de resumo do projeto. O Project gera automaticamente a tarefa de resumo do projeto, mas não exibi-o por padrão. Como a tarefa de resumo do projeto está no nível mais alto da estrutura hierárquica do plano, que inclui detalhes recolhidos de todas as subtarefas. Ele também representa a duração total do plano por isso é uma maneira prática de ver alguns detalhes essenciais, como a duração total do plano. 1. Selecione os nomes das tarefas de 5 a 7. Estas são as tarefas que você quer fazer subtasks da fase de lançamento público. 2. Na guia Tarefa (Task), no grupo Agenda (Schedule), clique Recuo de tarefas (Indent Task).
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Figura 17 O Project promove a tarefa 4 para uma tarefa de resumo e muda-a para agendamento automático. Ou você pode pensar nisso como o Project rebaixar as tarefas de 5 a 7 para subtarefas, de qualquer forma, o plano agora inclui uma tarefa de resumo e subtarefas.
Figura 18 Observe o efeito de agendamento de criar a tarefa de resumo. Porque a tarefa 6 teve início específico e datas de término já, o Project vai definir a data de início da tarefa de resumo (e da sua subtarefa com duração) para a mesma data, 19 de janeiro. Em seguida, você vai criar outra tarefa de resumo de uma maneira diferente. 3. Selecione os nomes das tarefas de 1 a 3. 4. Na guia Tarefa, no grupo Inserir, clique em Resumo. O Project insere uma linha para uma nova tarefa, recuos a tarefa diretamente abaixo dela, e renumera as tarefas subsequentes. Projeto nomeia a nova tarefa . 5. Com selecionado, escreva fase de planejamento e pressione Enter. Agora, o plano está organizado em duas fases de trabalho.
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Figura 19
Criar dependências de tarefas com ligações Ao vincular tarefas, cria relações de agendamento entre as tarefas. Estas relações entre tarefas são chamadas dependências, como em "o início desta tarefa depende da conclusão de uma tarefa anterior.“
Uma vez que criar dependências de tarefas (também chamados de links), o Project pode ajustar automaticamente o agendamento de tarefas ligadas quando ocorrem alterações no seu plano. Criando dependências ligando tarefas é crucial para obter os benefícios do mecanismo de agendamento do Project. Vamos olhar para um escreva de relação de dependência pode criar entre duas tarefas. A maioria dos planos exigem tarefas a serem executadas em uma ordem específica. Por exemplo, a tarefa de escrever um capítulo de um livro deve ser concluída antes da tarefa de editar o capítulo possa ocorrer. Estas duas tarefas têm uma relação término para início, que tem dois aspectos: A segunda tarefa deve ocorrer após a primeira tarefa, que é uma sequência. A segunda tarefa só pode ocorrer se a primeira tarefa é concluída, o que é uma dependência. No Project, a primeira tarefa ("Escrever o capítulo") é chamado o antecessor porque precede tarefas que dependem dela. A segunda tarefa ("Editar o capítulo") é chamado o sucessor, porque ele sucede tarefas de que é dependente. Qualquer tarefa pode ser antecessora de uma ou mais tarefas. Assim como, qualquer tarefa pode ser uma sucessora para um ou mais tarefas predecessoras. Embora isto possa parecer complicado, duas tarefas podem ter apenas um dos quatro escrevas de relações entre tarefas.
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Relacionamento
Meios
Aparece gráfico
entre Tarefas
Exemplo
de Gantt
Finish-to-Start
A data de término da tarefa
Um capítulo do livro deve
(FS)
predecessora determina o
ser escrito antes que ele
início data do sucessor
possa ser editado.
Término
para
início
tarefa. Este é o padrão relacionamento tarefa.
Start-to-start
A data de início da tarefa
Ordenação
de
pré-
(SS)
predecessora determina o
impressão e ordenação de
Inicio para inicio
início data do sucessor
papel estão intimamente
tarefa.
relacionados, e eles devem começar simultaneamente.
Finish-to-Finish
A data de término da tarefa
Tarefas
(FF)
predecessora determina o
equipamento
acabamento
devem terminar quando o
Término
para
término
data
do
sucessor tarefa.
que
exigem específico
período de aluguel de equipamentos termina.
Start-to-Finish
A data de início da tarefa
O momento em que a
(SF)
predecessora determina o
tiragem está prevista para
acabamento
começar
Inicio
para
Término
sucessor tarefa.
data
do
determina
quando uma tarefa de seleção de pasta deve terminar.
Representando relações entre tarefas e manipulação de alterações horário de início e datas de término são duas áreas onde o uso de um mecanismo de agendamento, tais como o Project compensa realmente. Por exemplo, você pode alterar as durações das tarefas ou adicionar ou remover tarefas a partir de uma cadeia de tarefas ligadas, e o Project reagendar tarefas em conformidade.
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Relações de tarefas aparecer de várias maneiras em Projeto, incluindo o seguinte:
No gráfico de Gantt e vista Diagrama de Rede, relações de tarefas aparecem como as linhas conectando tarefas.
Em tabelas, como a tabela de entrada, a tarefa números de identificação de tarefas predecessoras aparecem nos campos antecessor tarefas sucessoras. (Talvez seja necessário arrastar a barra divisória vertical para a direita para ver a coluna Predecessor).
1. Selecione os nomes das tarefas 2 e 3. 2. Na guia Tarefa, no grupo Schedule, clique em Vincular as tarefas selecionadas.
28 Figura 20 Tarefas 2 e 3 estão ligados com um acabamento para início de relacionamento.
Figura 21 Note-se que a tarefa 3 anteriormente tinha nenhuma data de início ou conclusão, mas, tornando-a um sucessor de tarefa 2, você deu Projeto informação suficiente para dar a tarefa 3 a data de início: 06 de janeiro, o próximo dia útil após o fim da tarefa 2. Você já reparou que a luz azul destaque de alguns dos Duration, em Iniciar e Concluir campos como você ligado tarefas? Projeto destaca os valores que são afetados após cada agendamento mudança que você faz em um plano.
3. Em seguida, você vincular tarefas 3 e 4, utilizando uma técnica diferente. Selecione o nome da tarefa 4, Planejamento completo! 4. Na guia Tarefa, no grupo Propriedades, clique em Informações. A caixa de diálogo Informações sobre a Tarefa. 5. Clique no separador Predecessores. 6. Clique na célula vazia abaixo da coluna Nome da Tarefa título e, em seguida, clique na seta para baixo que aparece. 7. Na lista Nome da Tarefa, clique em Design e material de marketing ordem. 8. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Informações sobre a Tarefa. Tarefas 3 e 4 estão ligadas com um acabamento para início de relacionamento. Em seguida, você vai ligar todas as subtarefas em fase de lançamento Público em uma ação. 9. Selecione os nomes das tarefas de 6 a 8. 10. Na guia Tarefa, no grupo Schedule, clique em Vincular as tarefas selecionadas. Tarefas 6 a 8 estão ligados. 29
Figura 22 Existem várias maneiras de ligar as tarefas, e você vai usar mais um para ligar as duas fases do novo plano de lançamento do livro. 11. Na parte de gráfico do modo de exibição Gráfico de Gantt, aponte o ponteiro do rato na barra de tarefas de resumo para a tarefa 1, Planning Phase e, em seguida, clique e arraste para baixo e para a direita para a barra de Gantt para a tarefa 5, Public Launch Phase.
Figura 23 Note-se que enquanto você arrasta o ponteiro do rato, ele muda para um ícone de ligação e uma janela pop-up que se atualiza com informações como você passa o rato sobre as outras barras de tarefas.
Esta dica pode ajudar tarefas youlink usando os rato.O ponteiro do rato muda para indicar que você está linking tasks. 12. Quando o ponteiro do rato sobre a barra de tarefas de resumo para a tarefa 5, liberar o ponteiro do rato. As tarefas de resumo 1 e 5 estão ligados com um acabamento para início de relacionamento.
Figura 24 Até agora, você já usou três técnicas diferentes para tarefas de ligação. Outra forma simples de criar um relacionamento tarefa é entrar ID tarefa do predecessor no campo Predecessores da tarefa sucessora. Como você usa o Project mais, você provavelmente vai achar que você prefere um destes ou outra forma de ligar as tarefas. 30
Figura 25 Para concluir, você vai introduzir um valor de duração específico para a tarefa 3. A equipe de marketing informou que a estimativa é que a tarefa 3 deve ter uma duração de duas semanas. 13. No campo de duração para a tarefa 3, escreva de 2W, e pressione Enter. Observe que a nova duração para a tarefa 3 causou duração do Planejamento Fase da tarefa de resumo para aumentar, mas não afetou o agendamento da tarefa 4 marco. Por que não? Lembre-se que esta tarefa ainda está programada manualmente. Você pode forçar o projeto para ajustar o início e término datas desta tarefa, deixando-o como manualmente agendada.
Figura 26 14. Selecione o nome da tarefa 4. 15. Na guia Tarefa, no grupo Agenda, clique Respeite Links.
Figura 27 Projeto recalendariza a tarefa 4 para iniciar após a conclusão de seu antecessor, a tarefa 3. Você deve ter notado que o início da tarefa de resumo fase de lançamento pública não respeitar a sua ligação ao seu antecessor, a tarefa de resumo fase de planeamento. Clicando no botão Respeito Ligação com o lançamento tarefa de resumo Fase Pública selecionado não fará com que ele seja remarcado, como fez para a tarefa 4. Isso porque as datas de início e término da tarefa de resumo são impulsionados pelo início mais cedo e as últimas datas de término de suas subtarefas, que, neste caso, ainda estão programados manualmente.
Mudar agendamento de tarefas de manual para automático O Project por padrão define novas tarefas a ser agendada manualmente. Na verdade, no Project, você controla o agendamento de tarefas de duas maneiras diferentes: Trabalhar com tarefas agendadas manualmente para mais rapidamente capturar alguns detalhes, mas sem agendamento de tarefas. Uma tarefa agendada manualmente como um marcador de posição inicial que você pode criar, a qualquer momento, sem afetar o resto do plano. Pode não saber, inicialmente, mais do que o nome de uma tarefa, e isso é OK. Ao longo da execução do plano, como vai descobrir ou decidir mais detalhes sobre a tarefa, como e quando ela deve ocorrer, você pode adicionar esses detalhes ao plano.
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Trabalhar com tarefas agendadas automaticamente para tirar o máximo proveito do poderoso mecanismo de agendamento do Project. Com agendamento automático, o Project atualiza os valores calculados da programação, como as durações das tarefas, as datas de início e término automaticamente em resposta a mudanças num um plano. Mudanças a fatores como restrições, relacionamentos de tarefas e calendários também podem causar com que o Project recalcule as tarefas afetadas. 1. Selecione os nomes das tarefas de 2 a 4. Essas tarefas são atualmente previsto para serem programadas manualmente, conforme indicado pelo indicador push-pin na coluna Modo de tarefas. 2. Na guia Tarefa, no grupo Tarefas, clique em Agendar Auto
Figura 28 O Project muda essas tarefas para que sejam programadas automaticamente. O Project muda os ícones do modo de tarefas e formatação de barras de Gantt das tarefas para indicar que eles já estão automaticamente agendadas. De seguida usa-se um método diferente para mudar o modo de agendamento para uma tarefa. 3. Clique no campo Modo de Tarefa da tarefa 6, e, em seguida, clique na seta que aparece. 4. Na lista que aparece, clique em Auto Programado.
Figura 29 Desta vez, a tarefa 6 foi remarcada para começar mais tarde. Porque isso aconteceu? Lembre-se da dependência entre as duas tarefas de resumo. A dependência disse, com efeito, que a fase de lançamento ao Público deve começar assim que a fase de planeamento for concluída. No entanto, porque a tarefa 6 e as outras subtarefas da fase de lançamento ao Público foram
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programados manualmente, o Project não remarca as sub-tarefas para dar conta dessa dependência. Assim que definir a tarefa 6 de agendamento automático, no entanto, o Project fez exatamente isso e ajustado à data de início de sua tarefa de resumo também. Os restantes subtasks 7 e 8 ainda estão programados manualmente, de modo projeto não remarcar eles. Você vai mudar essas tarefas seguinte. 5. Selecione os nomes de tarefas 7 e 8. 6. Na guia Tarefa, no grupo Tarefas, clique em Agendar Auto. O Project recalendariza as tarefas restantes. Isso se estende a duração da fase de lançamento ao Público e do projeto como um todo.
Figura 30 Observe que o Projeto substituiu o início valor da tarefa 8 texto atualizado com a data marcada, e forneceu a duração de um dia. Projeto fez isso porque requer um valor numérico para o tempo de duração para cada tarefa agendada automaticamente. O ponto de interrogação após o valor de duração indica que esta é uma duração estimada, o ponto de interrogação não tem efeito sobre o agendamento da tarefa. Agora, esse plano está definido para tratar as novas tarefas que você pode entrar como programado manualmente. Você pode deixar essa configuração como está e, em seguida, alternar tarefas específicas a serem automaticamente programado. No entanto, este plano é desenvolvido o suficiente agora para mudar para o agendamento automático e, posteriormente, definir algumas tarefas específicas para agendada manualmente, conforme necessário. 7. Na guia Tarefa, no grupo Tarefas, clique em Mode e, em seguida, clique em Agendar Auto.
Figura 31
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Você também pode alterar o modo de planejamento do projeto padrão se aplica a todos os novos planos. Para fazer isso, na guia Arquivo, clique em Opções e clique na guia Agenda. Nos opções de agendamento para esta caixa Projeto, clique em todos os novos projetos, e, em seguida, as novas tarefas caixa criado, clique em Auto Programado. Em seguida, você verá agendamento automático em ação quando você adiciona uma nova tarefa ao plano. 8. No campo Nome da Tarefa, abaixo tarefa 8, escreva Launch social media programs for book e, em seguida, pressione Enter. O Project acrescenta a nova tarefa com o plano. Por padrão, ele não está vinculado a qualquer outra tarefa, é dada a duração de um dia, e está programada para iniciar na data de início da sua tarefa de resumo. Ao contrário de tarefas agendadas manualmente, as tarefas agendadas automaticamente obter uma duração e datas de início e término, quando adicionado ao plano. Para terminar este exercício, você vai ligar duas tarefas. 9. Selecione os nomes das tarefas 8 e 9. 10. Na guia Tarefa, no grupo Schedule, clique em Vincular as tarefas selecionadas.
Figura 32 O Project une as duas tarefas. Note-se que a duração da tarefa de resumo fase de lançamento Pública foi atualizado automaticamente 9-10 dias.
Verificação de duração e data de término do plano A qualquer momento, no planejamento ou na execução de um projeto, você e outros interessados no projeto, muito provavelmente vai querer saber quanto tempo o projeto deve
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levar. Você não entrar diretamente com uma duração total do projeto ou data de término em um plano, e você não precisa. Project calcula os valores com base nas durações das tarefas, dependências, ajustes de calendário do projeto, e muitos outros fatores que foram gravados num plano. Uma maneira fácil de visualizar a duração do plano e horário de início e datas de término é através da visualização Timeline, a tarefa de resumo do projeto, ea caixa de diálogo Informações sobre o projeto. 1. Na visão Timeline acima da vista Gráfico de Gantt, observe corrente de partida do plano e as datas de término.
Figura 33 A visão Timeline é uma maneira prática de ver a grande figura do plano. Aqui você está procurando apenas nas datas de início e término, mas em capítulos posteriores, você vai trabalhar com a perspectiva Timeline de maneiras diferentes. Em seguida, você vai ter um olhar atento para a duração do plano. 2. Na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Informações do Projeto. A caixa de diálogo Informações sobre o projeto. Aqui, novamente, você vê a data de término: 2/3/15. Você não pode editar a data de término diretamente porque este plano está previsto para ser agendada a partir da data de início. O Project calcula a data de término do plano com base no intervalo de dias úteis necessários para completar as tarefas, a partir de data de início do plano. Qualquer alteração da data de início do projeto faz com que a recalcular a data de término. Em seguida, vamos olhar para as informações de duração com mais detalhes. 3. Clique Statistics.
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Figura 34 Para já não é necessário perceber todos estes números. De momento a duração currente vale nada. A duração é o número de dias de trabalho (não os que passaram) entre a data inicial e a final 4. Clique em Fechar para fechar a caixa de diálogo Project Statistics. Em seguida, você irá visualizar a tarefa de resumo do projeto na vista Gráfico de Gantt. 5. Clique em qualquer lugar na vista Gráfico de Gantt. Com o foco agora na vista Gráfico de Gantt, o rótulo contextual da guia Formato muda para Ferramentas de Gráfico de Gantt. 6. Na guia Formatar, no grupo Mostrar / Ocultar, marque a caixa de seleção tarefa resumo de projecto. O Project exibe a tarefa de resumo do projeto no topo da vista Gráfico de Gantt com um ID de 0. Aqui você verá a mesma duração e começar e terminar os valores exibidos em Estatística projeto, bem como uma barra de Gantt que é desenhado desde o início e datas de término do plano global.
Documentar as tarefas com notas e hiperlinks Você pode gravar informações adicionais sobre a tarefa em uma nota. Por exemplo, você pode ter uma descrição detalhada de uma tarefa, mas quer manter o nome sucinta da tarefa. Você pode adicionar esses detalhes com uma nota de tarefa, em vez de o nome da tarefa. Dessa forma, a informação reside no plano e pode ser facilmente visualizado ou impresso.
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Existem três escrevas de notas: notas de tarefas, notas de recursos e atribuição de notas. Você pode entrar e rever as notas de tarefas na guia Notas na caixa de diálogo Informações sobre a Tarefa. Notas no Project suportar uma ampla gama de opções de formatação de texto, você pode até vincular ou armazenar imagens gráficas e outros escrevas de arquivos em notas. Às vezes, você pode querer associar uma tarefa em um plano com informações armazenadas em um documento diferente ou em uma página web. Hiperlinks que permitem conectar uma tarefa específica para informações adicionais que reside fora do plano. 1. Selecione o nome da tarefa 6, Distribuir cópias antecipadas. 2. Na guia Tarefa, no grupo Propriedades, clique em Notas. O Project exibe a caixa de diálogo Informações sobre a tarefa com o guia Notas visível. 3. Na caixa Notas, digite Get lista de destinatários do publicitário.
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Figura 35 4. Clique em OK. Um ícone de nota aparecerá na coluna Indicadores. 5. Aponte para o ícone de nota para a tarefa 6. A nota aparece em uma dica de tela. Para notas que estão muito para aparecer em uma dica de tela, você pode clicar duas vezes no ícone de nota para exibir o texto integral da nota. Você pode notar um ícone de nota para a tarefa 0, a tarefa de resumo do projeto. Nós vamos olhar para o próximo. 6. Aponte para o ícone de nota na tarefa 0.
Este texto foi digitado no campo Comentários da caixa de diálogo Propriedades. Como você pode ver, o texto entrou em Comentários aparece como uma nota sobre a tarefa de resumo do projeto. Se você adicionar ou alterar uma nota sobre a tarefa de resumo do projeto como fez anteriormente, a alteração irá aparecer no campo de comentários na caixa de diálogo Propriedades. Para concluir, você vai criar um hyperlink. 7. Direito do rato no nome da tarefa 8, Lançamento portal Web público para o livro e, em seguida, clique em Hiperlink no menu de atalho. A caixa de diálogo Inserir Hiperlink. 8. Na caixa Texto a mostrar, escreva Adicionar ao catálogo de primavera p rimavera aqui. 9. Na caixa Endereço, digite http://www.lucernepublishing.com/ 10. Clique em OK.
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Figura 36 Um ícone de hyperlink aparece na coluna Indicadores. Apontando para o ícone exibe o texto descritivo que você digitou anteriormente. anteriormente. Para abrir a página em seu navegador, ou clique no ícone de hiperlink ou botão direito do rato no ícone do hyperlink e, no menu de atalho que aparece aponte para Hiperlink e, em seguida, clique em Abrir hiperlink.
Definir Recursos
O Microsoft Project 2013 suporta três escrevas de recursos. Recursos de trabalho, bem como dois recursos para fins especiais: custo e material. Resumidamente, aqui é a forma de pensar sobre os três escrevas de recursos:
Recursos de trabalho incluem as pessoas e os equipamentos necessários para completar as tarefas de um projeto.
Os recursos de custo representam um custo financeiro associado a uma tarefa que você precisa para dar conta do plano. Exemplos incluem categorias de despesas como viagens, entretenimento, entretenimento, e assim por diante.
Os recursos materiais são consumíveis que se usa como o desenvolvimento do projeto. Por exemplo, um projeto de construção pode precisar acompanhar aço ou concreto, uma vez que é utilizado durante todo o projeto.
A gestão eficaz de recursos é uma das vantagens mais significativas do uso do Project, em vez de ferramentas de planeamento focado na tarefa, como organizadores baseados em papel. Não precisa configurar recursos e atribuir-lhes tarefas no Project, porém sem tornar esta informação disponível no Project, pode ser menos eficaz na gestão do projeto. Configurar as informações de recursos no Project leva um pouco de esforço, mas o tempo é bem gasto se o seu projeto é impulsionado principalmente pelo tempo ou restrições de custo (e quase todos os projetos são conduzidos por um, se não ambos, desses fatores).
Introduzir nomes de recursos de trabalho Recursos de trabalho são as pessoas e os equipamentos que fazem o trabalho do projeto. Projecto centra-se em dois aspectos de recursos de trabalho: a sua disponibilidade e os seus custos. Disponibilidade determina quando um recurso específico pode trabalhar em determinada tarefa e quanto trabalho esse recurso pode executar. Os custos referem-se ao custo financeiro incorrido pelos recursos que realizam trabalho sobre o projeto.
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Recurso trabalho
exemplo
Pessoas individuais identificado pelo nome.
Jun Cao; Zac Woodall
Pessoas individuais identificados por cargo ou função.
Publisher; especialista em Contrato
Grupos de pessoas que têm habilidades comuns. (Ao
Editores de Texto; tipógrafos
atribuir tais recursos intercambiáveis para uma tarefa, você pode não estar preocupado com que o recurso individual é o tempo que eles têm as habilidades certas.) Equipamento.
Litografia offset imprensa
O Project pode ajudá-lo a tomar decisões mais inteligentes sobre o gerenciamento de recursos de trabalho e acompanhar os custos financeiros.
Você precisa o arquivo localizado na pasta de arquivo de prática Chapter05 para completar este exercício. Abra o arquivo Simple Resources_Start e salve-o como simples recursos. 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Folha de Recursos. Você vai usar o modo de exibição Planilha de Recursos para entrar na lista inicial de recursos para o novo projeto de lançamento do livro. 2. Clique na célula diretamente abaixo do título da coluna Nome do Recurso. 3. Escreva Jun Cao, e pressione a tecla Enter. O Project cria um novo recurso.
Figura 37 4. Nas próximas linhas vazias na coluna Nome do Recurso, digite os seguintes nomes:
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Sharon Salavaria Toby Nixon Toni Poe Zac Woodall Esses recursos são todas as pessoas individuais. Você também pode ter um recurso que representa várias pessoas. Você vai entrar em um recurso tão próximo. 5. No campo Nome do Recurso, abaixo do último recurso, digite Editores de Texto e, em seguida, pressione Enter.
Figura 38
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Introduzir capacidade máxima recursos O Campo Max. Units representa a capacidade máxima de um recurso para trabalhar as tarefas atribuídas a esse recurso. Especificando que um recurso tem 100% de unidades máximas significa que 100 por cento do tempo de trabalho que o recurso está disponível para trabalhar em tarefas atribuídas no plano. O Project irá alertá-lo com um indicador e formatação de vermelho, se você atribuir o recurso a mais tarefas do que o recurso pode completar a 100 unidades máximas por cento (em outras palavras, se o recurso torna-se sobrecarga). 100% é o Max padrão. Unidades de Valor de novos recursos. Para um recurso que representa não uma pessoa específica, mas uma categoria de pessoas intercambiáveis com um conjunto de habilidades comum, você pode inserir um valor máximo de unidades maiores para indicar o número de pessoas disponíveis. Entrando em um máximo de unidades de valor, tais como 800% para esse recurso significa que você pode esperar que oito
pessoas individuais que todos pertencem a essa categoria de recurso estará disponível para trabalhar em tempo integral a cada dia de trabalho. Para um recurso que tem um horário de trabalho que é menor do que o tempo integral, você pode inserir um valor máximo de unidades menores. Introduzindo um máximo de unidades de valor, tais como 75% de tal recurso significa que você pode esperar que a capacidade do recurso seja três quartos de um recurso em tempo integral. Para uma semana de trabalho de 40 horas, equivale a 30 horas de capacidade. Note que tal capacidade de trabalho a tempo parcial pode ser aplicado a um trabalhador a tempo parcial ou a um trabalhador a tempo completo que é atribuído a um projeto específico apenas a tempo parcial. 1. Clique no máx. Campo Unidades do recurso Copyeditors. 2. Digite ou selecione 400%, e, em seguida, pressione Enter. Em seguida, você vai atualizar o Max. Unidades de Valor para Sharon Salavaria para indicar que ela trabalha meio expediente. 3. Clique no máx. Campo Unidades de Sharon Salavaria, digite ou selecione 50%, e, em seguida, pressione Enter. Com essas mudanças de Max.Units, o Project irá identificar esses recursos como sendo superalocados quando o trabalho atribuído ultrapasse as suas capacidades.
Figura 39
Introduzir taxas de pagamento de recursos
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Quase todos os projetos têm algum aspecto financeiro e custo limita o escopo de muitos projetos. Controle e gerenciamento de informações de custos no projeto permite que o gestor de projeto para responder a essas questões tão importantes como:
Qual é o custo total esperado do projeto baseado em durações das tarefas e atribuições de recursos?
A organização está usando recursos caros para fazer o trabalho que recursos menos caros poderiam fazer?
Quanto dinheiro vai um escreva específico de recurso ou tarefa custo ao longo da vida do projeto?
A organização está a gastar dinheiro a uma taxa que pode sustentar a duração prevista do projeto?
No Project, você pode inserir as taxas padrão e os custos por uso para trabalho e recursos materiais, bem como as taxas de horas extras para recursos de trabalho. Lembre-se que no projeto há três escrevas de recursos: trabalho, material e custo. Os recursos de custo não usam as taxas de remuneração e são descritos mais adiante neste capítulo. Quando um recurso de trabalho tem uma taxa de pagamento padrão entrou e é atribuído a uma tarefa, o Project calcula o custo do trabalho. O Project faz multiplicando o valor do trabalho da atribuição pelo pagamento da taxa de recurso, tanto usando um incremento de tempo comum (tais como horas). Você pode, então, ver o custo por recurso, o custo por tarefa, e custo por tarefa (bem como os custos rolou até tarefas de resumo e todo o plano). O Project lida com as despesas extras de forma diferente. O Project vai aplicar a taxa de pagamento de horas extras somente quando você especificamente registrar horas extras para uma missão. O Project não calcula automaticamente as horas extras e os custos associados, porque há também grande a chance de que se aplicaria horas extras quando você não tinha a intenção dele. No cenário para o lançamento do novo livro, horário de trabalho de Jun Cao fornece um bom exemplo. Esta é ainda uma semana de trabalho normal de 40 horas, apesar de duas horas por dia poderia ser confundido com horas extras com a suposição normal de uma jornada de oito horas.
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Além ou em vez de taxas de custo, um recurso pode incluir uma taxa fixa que o Projeto reverte para cada tarefa para a qual o recurso é atribuído. Isto é chamado um custo por utilização. Ao contrário de taxas de custo, o custo por utilização não varia com a duração da tarefa ou a quantidade de trabalho que o recurso executa a tarefa. Você pode especificar o custo por uso no Custo / campo Usar a vista Folha de Recursos. 1. Na Folha de Recursos, clique no Campo Taxa Padrão para Jun Cao. 2. Digite 42 e pressione Enter. Taxa horária padrão de Jun de US $ 42 aparece no Padrão. Taxa de coluna. Note-se que a taxa normal padrão é de hora em hora, para que você não precisa especificar o custo por hora. 3. No Campo Taxa Padrão de Sharon Salavaria, escreva 1100 / w e pressione Enter. Taxa de remuneração semanal de Sharon aparece no Padrão. Taxa de coluna. (Talvez seja necessário aumentar a coluna para ver plenamente as taxas de pagamento, como mostrado aqui.) 4. Digite as seguintes taxas de pagamento padrão para os recursos disponíveis: 44 Nome do recurso
Taxa padrão
Toby Nixon
2700 / w
Toni Poe
Deixe em 0 (Toni é o autor do livro, e você não está acompanhando os seus custos baseados em taxas neste plano.)
Zac Woodall
55
Copyeditors
45
Como você pode ver, você pode inserir taxas de pagamento com uma variedade de bases de tempo, de hora em hora (o padrão), diária, semanal, e assim por diante. Na verdade, você pode inserir taxas de pagamento em todos os intervalos de tempo para o qual você pode entrar tarefa durações de minutos a anos. Em seguida, você vai entrar uma taxa de pagamento de horas extras para um dos recursos.
5. No campo para a taxa de horas extras (rotulado Ovt. Rate) para Jun Cao, escreva 63, e, em seguida, pressione Enter.
Ajustar tempo de trabalho em um calendário de recurso O Project utiliza diferentes escrevas de calendários para diferentes fins. Um calendário de recurso controla os tempos de trabalho e de folga de um recurso específico. O Project usa um calendário de recurso para determinar quando o trabalho de um recurso pode ser agendado. Os calendários de recursos aplicam-se apenas aos recursos de trabalho (pessoas e equipamentos), não a material ou custo recursos. Quando inicialmente criar recursos em um plano, o Project cria um calendário de recursos para cada recurso de trabalho. As configurações de horário de trabalho inicial para calendários de recursos correspondem exatamente aos do calendário do projeto, que por padrão é o calendário base Padrão. O calendário base Padrão é construído no Projeto e acomoda um cronograma de trabalho padrão de 08:00 às 17:00, de segunda a sexta-feira, com uma hora para almoço todos os dias. Se todos os tempos de trabalho dos seus recursos corresponde ao tempo de trabalho do calendário do projeto, você não precisa editar todos os calendários de recursos. No entanto, as chances são de que alguns de seus recursos terão exceções ao tempo de trabalho no projeto de calendário. 1. Na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Alterar tempo de trabalho. Aparece a caixa de diálogo Alterar Tempo de Trabalho. 2. Na caixa Para calendário, clique Toby Nixon. Calendário do recurso de Toby Nixon aparece na caixa de diálogo Alterar Tempo de Trabalho. Toby lhe disse que ele não vai estar disponível para trabalhar na sexta-feira, 23 de janeiro, porque ele planeja participar de uma conferência livro-indústria 3. Na guia Exceções na caixa de diálogo Alterar Tempo de Trabalho, clique na primeira linha logo abaixo do nome do cabeçalho da coluna e digite Toby assistir a uma conferência.
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A descrição da exceção calendário é um lembrete útil para você e outras pessoas que possam visualizar o plano mais tarde. 4. Clique no campo Iniciar e digite ou selecione 1/23/15. 5. Para ver o preview calendário atualizado na caixa de diálogo, clique no campo de Finish.
46 Figura 40 6. Na caixa Para calendário, clique em Jun Cao. 7. Quando solicitado a salvar as alterações de calendário de recursos que você fez para Toby Nixon, clique em Sim. 8. Clique na aba semanas de trabalho na caixa de diálogo Alterar Tempo de Trabalho. 9. Clique em [Padrão] diretamente na coluna Nome título e, em seguida, clique em Detalhes. Em seguida, você irá modificar o padrão de trabalho durante a semana e os horários para Jun Cao. 10. Sob dia selecionado (s), escolha de segunda a quinta-feira. Estes são os dias da semana que Jun pode trabalhar normalmente. 11. Clique em Definir dia (s) para estes tempos de trabalho específicos.
Em seguida, você vai modificar programação diária normal de Jun para os dias ela funciona normalmente. 12. Na linha 2, na coluna Para clicar 05:00 e substituí-lo com 19:00, e p ressione Enter. Finalmente, você vai marcar sexta-feira como um dia de folga para Jun Cao.
Figura 41 13. Clique sexta-feira. 14. Clique em Definir dias para o tempo de descanso. Agora projeto pode agendar o trabalho para Jun tão tarde quanto 07:00 de segunda a quintafeira, mas não vai agendar o trabalho para suas sextas-feiras. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Detalhes. Você pode ver no calendário na caixa de diálogo Alterar Tempo de Trabalho que sextas-feiras (bem como aos sábados e domingos) são marcados como dias de folga para Jun Cao.
Figura 42 15. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Alterar Tempo de Trabalho.
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Porque você ainda não atribuiu esses recursos a tarefas, você não vê o efeito de agendamento de suas configurações de tempo de folga.
Figura 43
48
Criação de recursos de custo Outro escreva de recurso que você pode usar no projeto é o recurso de custo. Você pode usar um recurso de custo para representar um custo financeiro associado a uma tarefa em um plano. Enquanto os recursos de trabalho (pessoas e equipamentos) podem ter custos associados (preços por hora e os custos fixos por atribuição), o único propósito de um recurso de custo é associar um determinado escreva de custo, com uma ou mais tarefas. Os escrevas comuns de recursos de custo podem incluir categorias de despesas que você deseja acompanhar em um plano para fins contábeis ou relatórios financeiros, tais como viagens, entretenimento, ou treinamento.
Os recursos de custo que não trabalham e não têm efeito sobre o agendamento de uma tarefa. tare fa. O Max. Campos de unidades, Standard e pagamento de horas extras taxas e Custo / Uso não se
aplicam a recursos de custo. Depois de atribuir um recurso de custo a uma tarefa e especificar o montante de custos por tarefa, você pode ver os custos acumulados para esse escreva de recurso de custo, tais como custos totais de viagem em um projeto. A maneira pela qual os recursos de custo gerar valores de custo difere daquela dos recursos de trabalho. Ao atribuir um recurso de trabalho a uma tarefa, o recurso de trabalho pode gerar um custo com base em uma taxa de pagamento (como US $ 40 por hora para a duração da atribuição), um custo fixo per-use (como US $ 100 por atribuição), ou ambos. Você pode configurar essas taxas de pagamento e de uso de custo por valores uma vez para o recurso de trabalho, como você fez na seção "Introduzir taxas de pagamento de recursos", anteriormente neste capítulo. No entanto, você digita o valor de um recurso de custo de custo somente quando você atribuí-la a uma tarefa. Você pode fazer isso no campo Custo da caixa de diálogo Atribuir Recursos ou no campo Custo do formulário de tarefas com o detalhe Custo mostrado. 1. Na vista Folha de Recursos, clique na próxima célula vazia na coluna Nome do Recurso. 2. Digite Viagens e pressione a tecla TAB. 3. No campo Escreva, clique em Custo.
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Figura 44
Documentar recursos com notas Deve se lembrar que pode gravar informações adicionais sobre uma tarefa, recurso ou atribuição de uma nota. Por exemplo, se um recurso tem habilidades flexíveis que podem ajudar o projeto, é uma boa idéia para gravar isso em uma nota. Dessa forma, a nota reside no plano e pode ser facilmente visualizado ou impresso. Pode inserir notas de recursos clicando no botão Notas na guia Recursos do grupo Properties. Você vai usar também forma de recursos, que permite visualizar e editar notas para vários recursos mais rapidamente.
1. Na coluna Nome do Recurso, clique Toby Nixon. 2. Na guia Recursos, no grupo Propriedades, clique no botão Detalhes. A exibição Formulário de Recursos aparece abaixo da vista Folha de Recursos
Figura 45 Neste escreva de exibição de divisão, os detalhes sobre o item selecionado na vista superior (um recurso, neste caso) aparecem na vista inferior. Você pode alterar rapidamente o nome do recurso selecionado na tela superior, clicando diretamente no nome, usando a seta para cima ou seta para baixo, ou clicando anterior ou seguinte na vista de Formulário de Recursos. A exibição Formulário de Recursos pode exibir um dos vários detalhes, inicialmente, ele exibe os detalhes Calendário. Em seguida, você vai ligá-lo para exibir os detalhes do Notes. 3. Clique em qualquer lugar na exibição Formulário de Recursos. Com o foco agora no Formulário de Recursos, o rótulo contextual da guia Formato alterações Ferramentas Formulário de Recursos. 4. Na guia Formatar, no grupo de detalhes, clique em Notas. Os detalhes notas aparecem na exibição Formulário de Recursos. 5. Na caixa Notas, escreva Toby trabalhou em campanhas de lançamento de dois livros anteriores de Toni Poe.
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Observe que, logo que você começou a digitar a nota, os botões Anterior e Próximo alterado para OK e Cancelar. 6. Clique em OK. No modo de exibição Planilha de Recursos, um ícone de nota aparecerá a parecerá na coluna Indicadores. 7. Aponte para o ícone de nota que aparece ao lado do nome de Toby na vista Folha de Recursos.
Figura 46 A nota aparece em uma dica de tela. Para notas que estão muito para aparecer em uma dica de tela, você pode clicar duas vezes no ícone de nota para exibir o texto integral da nota. Você também pode ver mais de notas longas na exibição Formulário de Recursos ou na caixa de diálogo Informação de Recurso. 8. Na visão Formulário de Recursos, clique em Anterior para mudar o foco para Sharon Salavaria e exibir seus detalhes.
Figura 47
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9. Na caixa Notas, taxa de pagamento padrão do escreva Sharon é ajustado para seu horário de trabalho a meio tempo. Em seguida, clique em OK. Finalmente, você vai ocultar a vista Formulário de Recursos. 10. Na guia Recursos, no grupo Propriedades, clique no botão Detalhes. A exibição Formulário de Recursos está escondido, deixando a vista Folha de Recursos exibido.
Figura 48
Atribuindo recursos às tarefas Uma atribuição é a adequação de um recurso a uma tarefa para fazer o trabalho. Do ponto de vista de uma tarefa, você pode chamar o processo de atribuição de um recurso de uma atribuição de tarefa, a partir da perspectiva de um recurso, você pode chamá-lo de uma atribuição de recursos. É a mesma coisa em ambos os casos: a tarefa mais um recurso equivalem a uma atribuição. Você não tem que atribuir recursos às tarefas no Microsoft Project 2013, você poderia trabalhar apenas com as tarefas. No entanto, há várias boas razões para atribuir recursos ao plano. Quando você atribuir recursos às tarefas, você pode responder a perguntas como :
Quem deveria estar trabalhando no que tarefas e quando?
É o número correto de recursos para realizar o escopo do trabalho que seu projeto exige?
Espera-se que um recurso vá trabalhar numa tarefa num momento em que o recurso não estará disponível para o trabalho (por exemplo, quando alguém vai estar de férias)?
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Você recebe um recurso para tantas tarefas que excedeu a capacidade do recurso para trabalhar em outras palavras, você tem sobrecarga de recursos?
Atribuir recursos de trabalho para tarefas Ao atribuir um recurso de trabalho a uma tarefa, você pode acompanhar o andamento dos trabalhos do recurso na tarefa. Se você digitar as taxas de remuneração de recursos, o Projeto também calcula os custos de recursos e tarefas para você. Atribuir recursos de trabalho para tarefas permite mecanismo de agendamento do Projeto de calcular com as três variáveis da chamada fórmula de agendamento: trabalho, duração e unidades de atribuição. Na verdade, quando você atribuir um recurso de trabalho a uma tarefa com uma duração maior do que zero, o Projeto, em seguida, calcula o valor da obra resultante seguindo a fórmula de agendamento. Deve lembrar que a capacidade de um recurso para o trabalho é medido em unidades (a medição do nível de esforço) e registrados no Campo máx. Unidades. A atribuição específica de um recurso para uma tarefa de trabalho envolve a atribuição de um valor de unidades, normalmente expresso como uma percentagem. A menos que você especifique o contrário, o Project atribui 100 por cento das unidades do recurso para a tarefa, ou seja, o Projeto assume que o tempo de trabalho todo o recurso pode ser alocado para a tarefa. Se o recurso tem menos de 100 unidades máximas por cento, o Project atribui ao recurso o Valor das Max unidades.
Antes de fazer quaisquer atribuições de recursos, você vai verificar a duração atual do plano e os valores de custo para posterior comparação. Você precisa do arquivo Simple Assignments_Start localizado na pasta Chapter06. Abra o arquivo e salve-o como Simple Assignments. 1. Na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Informações do Projeto e, em seguida, clique em Estatísticas.
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Figura 49 Observe a duração atual de 41 dias e custo zero. Depois de atribuir trabalho e recursos de custo, você vai verificar esses valores novamente. 2. Clique em Fechar. Em seguida, você vai fazer a sua primeira atribuição de recursos. 3. Na guia Recursos, no grupo Atribuições, clique em Atribuir Recursos. A caixa de diálogo Atribuir Recursos aparece, em que você vê os nomes de recursos inseridos, além de recursos adicionais.
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Figura 50 Exceto recursos atribuídos, que sempre aparecem no topo da lista, os recursos são classificados em ordem alfabética na caixa de diálogo Atribuir Recursos. 4. Na coluna Nome da tarefa na vista Gráfico de Gantt, clique no nome da tarefa 2, atribua lançar membros da equipe. 5. Na coluna Nome do Recurso na caixa de diálogo Atribuir Recursos, clique Carole Poland, e, em seguida, clique em Atribuir.
Figura 51 Um valor de custo e marca de seleção aparece ao lado do nome de Carole na caixa de diálogo Atribuir Recursos, indicando que você atribuiu a ela a tarefa. O nome de Carole também aparece ao lado da tarefa 2 bar Gantt. Porque Carole tem uma taxa de custo padrão, registados, o Project calcula o custo do trabalho (times taxa de pagamento padrão de Carole sua quantidade programada de trabalho na tarefa) e mostra que valor, $ 420, no campo Custo da caixa de diálogo Atribuir Recursos. 6. Na coluna Nome da Tarefa, clique no nome da tarefa 3, questionário autor completa. 7. Na coluna Nome do Recurso na caixa de diálogo Atribuir Recursos, clique Toni Poe, e, em seguida, clique em Atribuir.
Figura 52 Em seguida, você vai dar uma olhada mais de perto os detalhes da tarefa 3. Você vai usar uma visão útil chamado Formulário de Tarefas. 8. No separador Ver, no grupo Vista Split, selecionar a caixa de seleção detalhes. O Project divide a janela em dois painéis. No painel superior é o modo de exibição Gráfico de Gantt, e abaixo é a vista Formulário de Tarefa.
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Figura 53 Pode reconhecer que o formulário de tarefas é semelhante ao formulário de recurso, mas mostra detalhes diferentes. Neste escreva de exibição de divisão, os detalhes sobre o item selecionado na vista superior (uma tarefa, neste caso) aparecem na vista inferior. O Formulário de Tarefas exibe um dos vários detalhes. Em seguida, você vai mudar os detalhes exibidos. 9. Clique em qualquer lugar na exibição Formulário de Tarefas e, em seguida, na guia Formatar, no grupo de detalhes, clique em Trabalhar. Os detalhes do trabalho aparecer. 56
Figura 54 Agora, no modo de formulário de tarefas, você pode ver os valores de programação essenciais para essa tarefa: duração de 1 semana, 40 horas de trabalho, e 100% das unidades de atribuição. Porque o formulário de tarefas é uma maneira prática de ver a duração de uma tarefa, unidades e valores de trabalho, deixá-lo exibido para agora. 10. Usando a caixa de diálogo Atribuir Recursos, atribuir os seguintes recursos às tarefas. Ao fazê-lo, observe a duração, unidades e valores de trabalho no modo de formulário de tarefas. Para esta tarefa
Atribuir este recurso
4, Calendário entrevistas do autor
Jun Cao
5, design e material de marketing
Toby Nixon
Figura 55 Em seguida, você irá atribuir dois recursos a uma única tarefa. 11. Na coluna Nome da Tarefa, clique no nome da tarefa 8, Kickoff livro reunião de lançamento. 12. Na caixa de diálogo Atribuir Recursos, selecione os nomes de Sharon Salavaria e Toby Nixon, e, em seguida, clique em Atribuir
57 Figura 56 13. Na caixa de diálogo Atribuir Recursos, clique em Fechar. Lembre-se que Sharon tem 50% máx. Unidades de Valor para explicar sua disponibilidade a meio tempo. Como resultado, o seu projecto atribuído a 50% de unidades. Para concluir este exercício, você vai usar um meio diferente de atribuição de recursos. 14. Se a coluna Nomes de Recursos não estiver visível, na vista Gráfico de Gantt, arraste a barra de divisão vertical à direita. 15. Clique na coluna Nomes de Recursos para a tarefa 9, itinerário plano do autor, e, em seguida, clique na seta que aparece. Aparece uma lista de nomes de recursos.
Figura 57 16. Na lista de nomes de recursos, selecione as caixas de seleção para Jane Dow e Zac Woodall e, em seguida, pressione a tecla Enter. Jane e Zac são atribuídos a tarefa 9.
58 Figura 58 17. Clique na coluna Nomes de Recursos para a tarefa 10, preparação de vendas Channel, e em seguida, clique na seta que aparece. Na lista de nomes de recursos que aparece, selecione Zac Woodall e pressione a tecla Enter. Zac é atribuída a tarefa 10. 18. Arraste a barra divisória vertical para a borda direita da coluna em Concluir.
Controlar o trabalho ao adicionar ou remover atribuições de recursos Como viu anteriormente, é possível definir a quantidade de trabalho que representa uma tarefa quando inicialmente atribuir um recurso ou recursos para isso. Quando as tarefas são automaticamente (ao contrário manualmente) programada, o Project dá-lhe uma opção para
controlar a forma como ele deve calcular trabalho em uma tarefa quando você atribuir recursos adicionais para a tarefa ou não atribuir recursos da tarefa. Esta opção é chamada tarefas controladas pelo empenho, e funciona assim: O trabalho de uma tarefa permanece constante como você atribuir ou não atribuir recursos. À medida que mais recursos são atribuídos a uma tarefa, o tempo diminui, mas o total de trabalho permanece a mesma e é distribuído entre os recursos atribuídos. Você tem flexibilidade na forma como você aplica agendamento controlado pelo empenho. Por padrão, o agendamento controlado pelo empenho é desativado para todas as tarefas que você criar no projeto. Você pode ligar agendamento controlado pelo empenho para um plano inteiro ou apenas tarefas específicas. Você também pode usar as opções em uma lista de ações para controlar o projeto deve recalcular trabalhar em uma tarefa imediatamente depois de fazer uma atribuição de recursos. Agendamento controlado pelo empenho se aplica apenas quando você atribuir recursos adicionais ou remover recursos de tarefas agendadas automaticamente. 1. Na vista Gráfico de Gantt, clique no nome da tarefa 5, design e material de marketing ordem.
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Atualmente, Toby é atribuído a esta tarefa. Uma rápida verificação da fórmula de agendamento parece com isso: 80 horas (o mesmo que 10 dias, ou duas semanas) duração da tarefa × 100% das unidades de atribuição de Toby = 80 horas de trabalho Toby precisa de alguma ajuda com esta tarefa, assim que você vai adicionar um recurso. 2. Na guia Recursos, no grupo Atribuições, clique em Atribuir Recursos. 3. Na coluna Nome do Recurso na caixa de diálogo Atribuir Recursos, clique Zac Woodall, em seguida, clique em Atribuir.
Figura 59
Zac é adicionado à tarefa, e atualizações de projetos valores fórmula a programação: 80 horas (o mesmo que 10 dias, ou duas semanas) duração da tarefa × 200% (isto é, a soma de Toby e de unidades de atribuição de Zac) = 160 horas de trabalho. Em seguida, você irá usar um recurso chamado lista as ações para controlar o modo como o Project agenda o trabalho em uma tarefa ao adicionar ou remover recursos. Observe o pequeno triângulo verde no canto superior esquerdo o nome da tarefa 5. Este é um indicador gráfico que uma ação já está disponível. Até que você executar outra ação, você pode usar a lista de ações para escolher como você quer projeto para lidar com a atribuição de recurso adicional. 4. Clique no nome da tarefa 5, e em seguida, clique no botão Ações que aparece logo à esquerda do nome da tarefa. Olhar sobre as opções na lista que aparece.
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Figura 60 Para esta tarefa, você deseja que a atribuição adicional significa trabalho adicional feito na vigência inicial. Esta é a configuração padrão, então você vai fechar a lista de ações sem fazer alterações. 5. Clique no botão Ações novamente para fechar a lista. Em seguida, você remover um recurso de uma tarefa e, em seguida, instruir projeto como agendar a atribuição de recurso restante na tarefa. 6. Clique no nome da tarefa 9, itinerário Plano do autor. Atualmente, tanto Jane e Zac são designados para a tarefa. Jane disse que ela precisa para completar o trabalho planejado sozinho, mas ao longo de um período de tempo mais longo. Isto é aceitável para você, então você vai desatribuir Zac.
7. Na coluna Nome do Recurso na caixa de diálogo Atribuir Recursos, clique Zac Woodall, em seguida, clique em Remover. O Project Desassocia Zac da tarefa. Em seguida, você vai ajustar o projeto deve lidar com a mudança de atribuições. 8. Clique no botão Ações que aparece logo à esquerda do nome da tarefa.
Figura 61 9. Clique aumentar a duração, mas manter a mesma quantidade de trabalho. O Project aumenta a duração da tarefa de três a seis dias, e aumenta o trabalho total de de Jane de 24 a 48 horas. Este 48 horas é a mesma quantidade total de trabalho na tarefa quando ambos Jane e Zac foram atribuídos, mas agora todo o trabalho pertence a Jane. 61
Figura 61 Até agora, você tem de ajustar valores de duração e trabalhar como você adicionar ou remover recursos de tarefas. Você também pode alterar a configuração padrão para uma tarefa de tal forma que quando você adicionar recursos para a tarefa, a sua duração é reduzida. Você vai fazêlo em seguida. 10. Na vista Gráfico de Gantt, clique no nome da tarefa 10, preparação de vendas Channel. Actualmente, apenas Zac é atribuído a esta tarefa, e tem uma duração de duas semanas.
Figura 62
11. No Formulário de Tarefas, clique em esforço dirigido e clique em OK no canto superior direito do formulário de tarefas. Não há alteração na duração, unidades ou valores de trabalho para esta tarefa, mas veja o que acontece quando você atribui um recurso adicional. 12. Na vista Gráfico de Gantt, clique no nome da tarefa 10, e depois, na caixa de diálogo Atribuir Recursos, clique Hany Morcos, em seguida, clique em Atribuir. A duração da tarefa 10 é reduzido a partir de duas semanas para uma semana. O trabalho total da tarefa permanece 80 horas, mas agora é dividido igualmente entre Zac e Hany. Este é o resultado de agendamento que você queria. Se não foi, você pode usar a lista de ações para mudar a forma como Projeto responde à atribuição de recursos adicionais.
Figura 63 A ordem de suas ações importa quando agendamento controlado pelo empenho está habilitado. Se inicialmente atribuir dois recursos a uma tarefa com uma duração de três dias (equivalente a 24 horas), o Project agenda cada recurso para trabalhar 24 horas, para um total de 48 horas de trabalho na tarefa. No entanto, você pode inicialmente atribuir um recurso a uma tarefa com uma duração de 24 horas e depois adicionar um segundo recurso. Neste caso, o esforço de programação orientada causará Project para marcar cada recurso para trabalhar 12 horas em paralelo, mantendo-se o total de 24 horas de trabalho na tarefa. Lembre-se que quando ele está ligado, agendamento controlado pelo empenho ajusta a duração da tarefa apenas se você adicionar ou remover recursos de uma tarefa.
Atribuição de recursos de custo para tarefas
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Lembre-se que recursos de custo são usados para representar um custo financeiro associado a uma tarefa em um projeto. Os recursos de custo não incorrem em unidades de atribuição, para que eles não trabalham e não têm efeito sobre o agendamento de uma tarefa. Os recursos de custo podem incluir categorias de despesas que deseja orçamento e faixa para fins de demonstrações financeiras ou contábeis. De um modo geral, os custos que as tarefas podem incorrer podem incluir: Trabalhe os custos dos recursos, tais como vezes taxa de pagamento padrão de uma pessoa a quantidade de trabalho que executam a tarefa. Custos dos recursos de custo, que são uma quantidade fixa do dólar que você digita quando atribuir o recurso de custo a uma tarefa. O valor não é afetado por mudanças na duração ou quaisquer outras mudanças de horários para a tarefa, embora você possa editar o valor a qualquer momento. Você também pode ver os custos cumulativos resultantes de atribuir o mesmo recurso de custo para várias tarefas. Os custos derivados de atribuições de custo de recursos representam custos planejados. (Na verdade, você deve considerar todos os custos que o Projeto foi calculado até o momento no cronograma a ser custos planejados, tais como os resultantes do trabalho atribuições de recursos às tarefas.) Mais tarde, você pode inserir os custos reais se você quiser compará-los com o orçamento. 1. Clique no nome da tarefa 17, autor de ler e assinar a feira do livro. Esta tarefa exige viagens aéreas pelo autor, e destinou US $ 800 em antecipação a essa despesa. Atualmente, a tarefa 17 não tem nenhum recurso atribuído e sem nenhum custo. Primeiro, você vai atribuir ao autor a tarefa. 2. Na coluna Nome do Recurso na caixa de diálogo Atribuir Recursos, clique Toni Poe, e, em seguida, clique em Atribuir. O Project atribui Toni Poe, um recurso de trabalho, para a tarefa. Como você pode ver no campo Custo da caixa de diálogo Atribuir Recursos, este trabalho não tem custo. Isso porque este recurso de trabalho, Toni Poe, não tem taxa de custo ou custo por uso. Assim, mesmo que a atribuição gerado trabalho, não há nenhum custo associado a ele. Em seguida, você vai atribuir o recurso de custo.
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Figura 64 3. Na caixa de diálogo Atribuir Recursos, selecione o campo Custo para o recurso de custo de viagem, escreva 800, e, em seguida, clique em Atribuir. Projeto atribui o recurso de custo para a tarefa. 4. Para ver os recursos atribuídos, role a lista de recursos na caixa de diálogo Atribuir Recursos. Você pode ver o custo incorrido por esta atribuição na coluna Custo da caixa de diálogo Atribuir Recursos. O valor do custo de viagem continuará a ser o mesmo, independentemente de quaisquer alterações feitas no agendamento da tarefa, tais como recursos de trabalho que está sendo atribuído ou não atribuído ou a duração da tarefa mudando. 5. Na caixa de diálogo Atribuir Recursos, clique em Fechar. Note-se a tarefa tem a mesma duração de um dia e Toni Poe tem as mesmas unidades e os valores de trabalho como antes. Atribuindo o recurso de custo afetado apenas o custo incorrido por esta tarefa.
Figura 65
Verificar a duração do plano, o custo e o trabalho Depois de criar uma lista de tarefas e atribuir recursos às tarefas, o plano contém um grande número de detalhes. Alguns desses detalhes será fundamental para o sucesso de seu plano, mas eles podem não ser visíveis na vista de ter exibido. Esta seção ilustra várias maneiras de ver indicadores-chave de um plano.
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Há muitas maneiras que você pode ver os indicadores-chave de um plano de projeto, o que você vai explorar em seguida. Estes indicadores podem ajudar a responder a perguntas como as seguintes:
Quem for designado para fazer o trabalho no plano?
Quanto tempo vai demorar para concluir o projeto?
Quanto vai custar?
Para muitos projetos, as respostas a estas perguntas são propensos a mudar à medida que o tempo passa. Por esta razão, é uma boa prática para ser rapidamente capaz de mostrar o status do projeto atual. Isso pode informá-lo, como o gestor de projeto, dos recursos que executam o trabalho, bem como patrocinadores do projeto e outras partes interessadas. 1. Para começar, você vai mostrar a visão Timeline. Na guia Exibir, no grupo Exibir Split, selecionar a caixa de seleção Timeline. Como você pode se lembrar do Capítulo 4, você pode ver o início do plano e as datas de término em cada extremidade da linha do tempo. Observe a data de término atual: 2/24/15. Figura 66 A linha do tempo não lhe diz duração específica do plano, no entanto, que é visível na tarefa de resumo do projeto na vista Gráfico de Gantt. Lembre-se que a tarefa de resumo do projeto está oculta por padrão, mas você exibidos anteriormente. Ele é identificado como tarefa 0 no topo da tabela de entrada na vista Gráfico de Gantt. 2. Se necessário, role o Gráfico de Gantt ver-se assim a tarefa 0 Simple Plan é visível. Observe o valor de duração da tarefa de resumo do projeto: 36 dias. Você também pode ver início e término do plano data aqui também. No início deste capítulo, a duração do plano de 41 dias. Esta duração mais curta que se vê agora é o resultado de alterações de atribuição que você fez anteriormente.
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Figura 67 Tanto a visão Timeline ea tarefa de resumo do projeto na vista Gráfico de Gantt são boas opções para ver rapidamente duração total do projeto e data de término, você pode incorporar esses pontos de vista em suas necessidades de relatórios de status. Em seguida, você vai olhar para os custos do projeto. 3. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Tabelas e clique em Custo. A tabela Custo aparece, substituindo a tabela de entrada. A tabela de custos inclui vários valores de custo para cada subtarefa. Estes valores de custo subtarefas arregaçar as suas tarefas de resumo e, finalmente, todos os valores de custo arregaçar à tarefa de resumo do projeto. 66
Figura 68 Observe valor de custo total da tarefa de resumo do projeto: 19.740 dólar. Este valor de custo é a soma das atribuições trabalho de recursos além da atribuição de um recurso de custo que você já fez. Em seguida, você vai olhar para alguns valores de atribuição através de um relatório. 4. Na guia Relatório, no grupo Relatórios View, clique em Recursos e, em seguida, clique em Visão geral de Recursos. Aparece a Resource relatório Visão geral.
Figura 69 Neste relatório, você pode ver dois gráficos e uma tabela que contêm detalhes de recursos de atribuição. Você pode precisar rolar verticalmente o relatório para baixo para ver todo o seu conteúdo. No gráfico Estatísticas de Recursos na parte superior esquerda, observe os valores de trabalho atribuídos para cada recurso. Atualmente, o gráfico contém os valores de trabalho único remanescente porque você ainda não salvou uma linha de base ou relatou qualquer trabalho real. A tabela Status de Recursos na parte inferior do relatório é um excelente resumo das primeiras datas de início de cada recurso e as últimas datas de término de suas atribuições, bem como o trabalho restante. Mais tarde, quando você começa a acompanhar o progresso no plano, este relatório será um excelente meio de compartilhamento de recursos e situação de trabalho. Para concluir vai revisitar duração total do projeto e valores de custo no projeto caixa de diálogo Statistics.
Figura 70
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5. Na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Informações do Projeto e, em seguida, clique em Estatísticas.
Figura 71 Aqui, novamente, você vê a duração mais curta e mudou de custos e valores de trabalho. 6. Clique em Fechar.
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Acompanhando o progresso do projeto Até agora, focou-se no planeamento do projeto, desenvolver e comunicar os detalhes de um plano antes de começar o trabalho real. Quando o trabalho começa, o mesmo acontece com a próxima fase do gerenciamento de projetos: o progresso de monitoramento. Rastreamento significa detalhes da gravação, como quem fez o trabalho, quando o trabalho foi feito, e a que custo. Estes detalhes são frequentemente chamados de reais. Rastreamento reais é essencial para gerir adequadamente um projeto, ao invés de apenas planejando. O gestor de projeto deve saber o quão bem a equipe está realizando e quando tomar uma ação corretiva. Ao acompanhar adequadamente o desempenho do projeto e compará-lo com o plano original (como salvos em uma linha de base), que são capazes de responder a tais perguntas como as seguintes:
Estão as tarefas a começar e a terminar como o planeado? Se não, qual será o impacto sobre a data de término do projeto?
Estão os recursos a gastar mais ou menos tempo do que o planeado para completar tarefas?
Os custos de tarefa maior do que o esperado elevando o custo total do projeto?
Ao planear projetos semelhantes no futuro, será capaz de determinar o quão bom a sua (ou a equipe) habilidade de estimativas estavam em projetos anteriores?
O Project apoia várias maneiras de acompanhar o progresso. Sua escolha de um método de controle deve depender do nível de detalhe ou de controle exigido por você, seu patrocinador do projeto e outras partes interessadas. Acompanhar os detalhes de um projeto requer um trabalho adicional de você e, possivelmente, a partir dos recursos que trabalham no projeto. Portanto, antes de começar a acompanhar o progresso, você deve determinar o nível de detalhe que você precisa. Os diferentes níveis de rastreamento detalhe incluem o seguinte:
Registe o projecto em como previsto. Esse nível funciona melhor se tudo no projeto ocorre exatamente como planejado.
Grave percentagem de cada tarefa de realização, ou em valores precisos ou pelos incrementos predefinidos, tais como 25, 50, 75 ou 100 por cento.
Anote a data real de início, data de término real, o trabalho real, ea duração real e restante para cada tarefa ou atribuição.
Controlar o trabalho em nível de tarefa por período de tempo. Este é o nível mais detalhado de monitoramento. Aqui, você gravar os valores reais de trabalho por dia, semana ou outro intervalo.
Como diferentes partes de um projeto pode ter diferentes necessidades de monitoramento, você pode precisar aplicar uma combinação destas abordagens em um único plano. Por exemplo, você pode querer controlar tarefas de alto risco mais de perto do que as de baixo risco.
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Guardar um plano base Depois de desenvolver um plano, uma de suas atividades mais importantes, como um gestor de projeto é gravar os valores reais e avaliar o desempenho do projeto. Como você gravar os valores reais ou atualizar o seu plano, o plano original provavelmente mudar. Isto torna mais difícil manter o controlo do plano em seu estado original. Para julgar o desempenho do projeto corretamente, você vai encontrá-lo útil para comparar o desempenho com o plano original. Este plano original é chamado o plano de linha de base, ou apenas a base. Uma linha de base é uma coleção de agenda importante, custo e valores do trabalho, incluindo alguns valores distribuídos ao longo do tempo (chamado de valores dividida em fases). Quando você salva uma linha de base, o Project grava um instantâneo dos valores existentes e salva-lo em seu plano para comparação futura. Você deve salvar a linha de base quando:
Você desenvolveu o plano de forma mais completa possível. (No entanto, isso não significa que você não pode adicionar tarefas, recursos ou atribuições para o plano depois 70
do trabalho já começou, esta é muitas vezes inevitável.)
Você ainda não começou a entrar valores reais, como a percentagem de uma tarefa de conclusão.
Os valores específicos salvos numa linha de base incluem vários tarefa, recurso e campos de atribuição, bem como campos divididos em fases. campos de tarefa
Campos de recursos
Campos de atribuição
Começar
Trabalho e trabalho dividido em fases
começar
Terminar
Custo e custo dividido em fases
terminar
Duração
Trabalho e trabalho dividido em fases
Trabalho e trabalho
Custo e custo dividido em fases
dividido em fases O Project apoia não apenas uma linha de base, mas até 11 linhas de base num único plano. O primeiro é chamado de linha de base, e os restantes são de base através de uma linha de base 10. Salvar várias linhas de base pode ser útil para projetos com fases de planeamento, especialmente longas, nas quais você pode querer comparar diferentes conjuntos de valores basais. Por exemplo, você pode querer salvar e comparar os planos da linha de base de cada mês como o planeamento detalhes da mudança. Ou você pode querer salvar uma nova linha de base em vários pontos durante a execução do projeto. Você poderia, por exemplo, salvar linha de base antes do início do trabalho, uma linha de base de um mês depois do início do trabalho, linha de base 2 dois meses depois do início do trabalho, e assim por diante. Você pode ver as várias linhas de base e compará-los com o cronograma real ao longo da duração do projeto. É preciso do arquivo Simple Tracking_Start localizado na pasta de arquivo de prática Chapter08. Abra o arquivo e guarde-o como Simple Tracking. 1. Na guia Projeto, no grupo Agenda, clique em Definir Linha de Base e, em seguida, clique em Definir Linha de Base. A caixa de diálogo Definir Linha de Base.
Figura 72
71
Você vai definir a linha de base para o plano inteiro usando as configurações padrão da caixa de diálogo. 2. Clique em OK. O Project salva o início, mesmo que não há nenhuma indicação na vista Gráfico de Gantt que nada mudou. Você vai ver agora algumas das mudanças causadas por salvar a linha de base. 3. Na guia Tarefa, no grupo Exibir, clique na seta abaixo de Gráfico de Gantt e, em seguida, clique em Folha de Tarefas. O modo de exibição Planilha de Tarefas aparece. Porque esta é uma visão tabular, ele não inclui o gráfico de Gantt, por isso mais espaço está disponível para ver os campos na tabela de entrada. Agora você vai mudar para a tabela de variância na vista Folha de Tarefas. A tabela de desvio é uma das várias tabelas pré-definidos, que incluem os valores basais. 4. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Tabelas. Nas tabelas, observe a marca de seleção ao lado da entrada. Isto significa que a tabela de entrada é exibida atualmente no modo de exibição Planilha de Tarefas. Você vai mudar para outra tabela próxima. 5. Clique Variance. A tabela de variância aparece. Esta tabela inclui o horário de início e de término da linha de base e colunas, lado a lado mostrado para facilitar a comparação.
Figura 73 Porque nenhum trabalho real ocorreu ainda e sem alterações para o trabalho agendado foram feitas, os valores no início e campos Início da linha de base são idênticas, assim como os valores da Finish e os campos de acabamento da linha de base. Após o trabalho real é gravado ou mais tarde, os ajustes de programação são feitas, o horário de início e os valores de acabamento
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podem diferir dos valores basais. Você, então, ver as diferenças apresentadas nas colunas de variância. 6. Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique em Gráfico de Gantt. A exibição Gráfico de Gantt aparece. Agora que você já teve uma olhada em alguns campos da linha de base, é hora de entrar em alguns reais!
Monitorizar um plano conforme programado através de uma data específica A abordagem mais simples para acompanhar o progresso é relatar que o trabalho real está ocorrendo exatamente como planejado. Por exemplo, se na primeira semana de um projeto de cinco semanas se passaram e todas as suas tarefas começaram e terminaram como previsto, você pode gravar rapidamente esta na caixa de diálogo Project Update. Quando você registrar o progresso através de uma data específica, o Project calcula a duração real, a duração restante, os custos reais e outros valores até a data em que entrou. Esta abordagem pode ser bom, mesmo que o trabalho real e os valores de custos gerados pelo projeto não irá corresponder exatamente o que aconteceu no mundo real, mas estão perto o suficiente para seus propósitos cronograma de rastreamento. Este é um julgamento que você, como um gestor de projeto (em consulta com seus patrocinadores do projeto e outras partes interessadas) pode considerar. 1. Na guia Projeto, no grupo de status, clique em Atualizar Projeto. Aparece a caixa de diálogo Project Update. 2. Certifique-se que o trabalho de atualização mais completa através opção for selecionada. Na caixa data ao lado, digite ou selecione 14/1/15.
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Figura 74 3. Clique em OK. O Project regista o percentual de conclusão para as tarefas que foram programadas para começar antes de 14 de janeiro. Ele mostra que o progresso desenhando barras de progresso nas barras de Gantt para essas tarefas.
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Figura 75 Na parte de gráfico do modo de exibição Gráfico de Gantt, a barra de progresso mostra o quanto de cada tarefa foi concluída. Como as tarefas 2, 3 e 4 foram concluídas, uma marca de seleção aparece na coluna Indicadores para essas tarefas, e as barras de progresso estender por todo o comprimento cheio de barras de Gantt dessas tarefas. Tarefa 5 é apenas parcialmente concluída, no entanto.
Introduzir a percentagem de conclusão de uma tarefa Após o trabalho começa em uma tarefa, você pode rapidamente gravar seu progresso como uma percentagem. Quando você entra em um percentual de conclusão superior a 0, o Project define data de início real da tarefa para coincidir com a data de início agendada. O Project, em seguida,
calcula a duração real, a duração remanescente, custos reais e outros valores com base na percentagem que você entra. Por exemplo, se você especificar que uma tarefa de quatro dias é de 25 por cento concluída, o Project calcula que teve um dia de duração real e três dias de duração restante. Aqui estão algumas maneiras de entrar em percentagem de conclusão:
Use a 0%, 25%, 50%, 75% e 100% botões completa no grupo Agenda do guia Tarefa.
Adicionar coluna completa a percentagem (% rotulado completa na interface) para uma tabela em uma exibição de tarefas, e digite o valor que quiser.
Digite qualquer valor percentual desejado na caixa de diálogo Tarefas Update. (Para acessar esta caixa de diálogo, na guia Tarefa, no grupo Agenda, clique na seta para baixo à direita de Marcos na pista, e clique em Atualizar Tarefas.)
Use o rato para definir o progresso em barras de Gantt.
1. Na coluna Nome da Tarefa, selecione o nome da tarefa 5, design e material de marketing ordem. Esta tarefa tem alguns progressos apresentados contra ele no exercício anterior, mas ainda não foi definida como completa.
Figura 76 2. Na guia Tarefa, no grupo Schedule, clique em 100% concluída. O Project registra o trabalho real para a tarefa, como previsto e se estende a barra de progresso através do comprimento da barra de Gantt. Em seguida, você vai registrar que o marco de conclusão para a fase de planejamento e, a primeira tarefa da fase de lançamento interno estão completos. 3. Na coluna Nome da Tarefa, selecione o nome da tarefa 6, Planejamento completo!, E, mantendo a tecla Ctrl pressionada, selecione o nome da tarefa 8, Kickoff livro reunião de lançamento.
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4. Na guia Tarefa, no grupo Schedule, clique em 100% concluída.
Figura 77 Porque a tarefa 6 é uma tarefa marco sem duração, não há nenhuma mudança na aparência do seu símbolo na parte de gráfico do modo de exibição Gantt como existe para a tarefa 8. Você, no entanto, ver a conclusão marcas de seleção para ambas as tarefas na coluna Indicadores. Em seguida, você vai ter uma visão melhor de como o progresso é exibido na barra de Gantt de uma tarefa. Você entrará em um valor percentual de conclusão para uma tarefa diferente. 5. Clique no nome da tarefa 9, Prepare livro P & L declaração. 6. Na guia Tarefa, no grupo Agenda, clique em 50% concluída. O Project registra o trabalho real para a tarefa, como previsto e, em seguida, desenha uma barra de progresso através de parte da barra de Gantt. Note que, embora 50% do trabalho na tarefa 9 é concluída, a barra não abrangem 50% da largura da barra de Gantt. Isto é porque o Project mede a duração do tempo de trabalho, mas chama as barras de Gantt para estender o tempo de folga, que neste caso inclui quinta-feira, 22 de janeiro, o dia de folga.
Figura 78 7. Na parte de gráfico (à direita) na vista Gráfico de Gantt, mantenha o ponteiro do rato sobre a barra de progresso na barra de tarefas 9 de Gantt. Quando o ponteiro do rato muda para um símbolo de porcentagem e seta para a direita, aparece uma dica de tela Progress.
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Figura 79 A informação de tela Progresso informa a percentagem de conclusão da tarefa e outros valores de rastreamento. Até agora, você gravou o trabalho real que começou e terminou no horário. Apesar de ficar dentro do cronograma pode revelar verdadeiro para algumas tarefas, muitas vezes você precisa para gravar os valores reais para as tarefas que durou mais ou menos do que o planejado, ou ocorreu mais cedo ou mais tarde do que o previsto. Este é o objecto da próxima mensagem. Aqui estão algumas dicas e sugestões para entrar percentagem de conclusão de tarefas adicionais:
Você também pode definir o percentual de conclusão, apontando para uma barra de Gantt (ou barra de progresso dentro de uma barra de Gantt). Quando o ponteiro do rato muda para um símbolo de porcentagem e seta para a direita, arraste o ponteiro do rato da esquerda para a direita dentro da barra de Gantt. Ao fazê-lo, observe o "completo através de" valor de data que aparece em uma dica de tela.
Se você pode coletar a data de início real de uma tarefa, é uma boa prática para registrar a data de início real (descrito na próxima seção) e, em seguida, gravar uma porcentagem de conclusão.
Por padrão, o projeto mostra barras de Gantt na frente do período de folga (como fins de semana), como você vê nesta seção. No entanto, o Projeto pode mostrar o tempo de descanso na frente de barras de tarefas, indicando visualmente que nenhum trabalho na tarefa ocorrerá durante o período de folga. Se você preferir esse escreva de apresentação, o botão direito do rato em qualquer tempo de descanso à sombra (como um fim de semana), na parte de gráfico do modo de exibição Gráfico de Gantt e clique
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período de folga no menu de atalho. Na caixa de diálogo Escala de tempo, clique na guia tempo de não trabalho. Ao lado de desenhar, clique na frente das barras de tarefas.
Aqui está uma técnica de monitoramento simples para projetos com um grande número de curta duração "to-do list" tarefas de estilo que não necessitam de acompanhamento detalhado. É apenas a 0%, 50%, e 100% de valores completos. 0% Significa que o trabalho na tarefa ainda não foi iniciado, 50% significa que o trabalho foi iniciado, e de 100% significa que a tarefa está completa. Se você só precisa saber o que está em andamento e que está feito, esta é a forma mais simples de rastreamento que você pode aplicar.
Introduzir valores reais para as tarefas A forma mais detalhada para manter seu cronograma em dia é gravar o que realmente aconteceu para cada tarefa em seu projeto. Você pode gravar de início de cada tarefa real, acabamento, trabalho e valores de duração. Por exemplo, quando você entra 3 dias de duração real de uma tarefa com 5 dias de duração prevista e 40 horas de trabalho, o Project calcula o trabalho real a ser de 24 horas, a porcentagem concluída em 60%, eo tempo restante para ser 2 dias. Quando você entra em vários valores reais, o Project utiliza as seguintes regras para atualizar o plano:
Quando você entra a data de início real de uma tarefa, o Project move a data de início programada para coincidir com a data de início real.
Quando você entra real data de término de uma tarefa, o Project move a data de término agendada para coincidir com a data de término real e define a tarefa a 100% completa.
Quando você entra valor do trabalho real de uma tarefa, o Project recalcula o valor remanescente de trabalho da tarefa, se houver.
Quando você entra duração real de uma tarefa, se é menos do que a duração prevista, projeto subtrai a duração real da duração prevista para determinar a duração restante.
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Quando você entra duração real de uma tarefa, se é igual à duração prevista, o Project define a tarefa a 100% completa.
Quando você entra duração real de uma tarefa, se é maior do que a duração prevista, o Project ajusta a duração prevista para coincidir com a duração real e define a tarefa a 100% completa.
Como o seu plano é atualizado com os valores reais, o seu plano, como previsto, provavelmente, mudar. O plano original como guardado numa base não é alterada, no entanto.
1. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Tabelas e clique em Trabalho. A Tabela de trabalho aparece. 2. Se necessário, arraste a barra de divisão vertical à direita para expor a última coluna na tabela do Trabalho,% W. Comp (% Obra Completa). Esta tabela inclui tanto o trabalho total programado (Trabalho rotulados) e Real e colunas de trabalho restante. Você vai se referem aos valores nessas colunas como você atualizar tarefas. Na parte de gráfico do modo de exibição Gráfico de Gantt, você pode ver que a tarefa 9 é parcialmente completa. Na tabela de trabalho, anote o valor de 8 horas de trabalho real. Esta 8 horas é o resultado da configuração da tarefa em 50% concluída no exercício anterior. A tarefa teve 16 horas de trabalho total, assim 50% completa equivale a 8 horas de trabalho real concluído e 8 horas restantes. Você deseja registrar que a tarefa está concluída, mas exigiu um trabalho mais efetivo do que o esperado. 3. No campo real para a tarefa 9, Prepare livro P & L declaração, digite ou selecione 24, e, em seguida, pressione Enter. Os registos do projeto que 24 horas de trabalho terem sido concluídas na tarefa 9. Porque 24 horas são maior do que o inicialmente programado 16 horas (visível no campo da linha de base dos tarefas), o Projeto marca a tarefa como concluída e se estende a barra de Gantt da tarefa para indicar a sua duração mais longa. Para concluir, você vai introduzir reais datas de início e durações de outras tarefas na fase de lançamento interno.
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Figura 80 4. Na coluna Nome da Tarefa, clique em Tarefa 10, itinerário Plano do autor. Esta tarefa começou um dia útil antes da data prevista (a terça-feira antes da data de início programada) e teve um total de sete dias para ser concluído. Você vai gravar essa informação na caixa de diálogo Tarefas Update. 5. Na guia Tarefa, no grupo Agenda, clique na seta para baixo à direita da Marca no botão Track, e clique em Atualizar Tarefas. A caixa de diálogo Tarefas Update. Esta caixa de diálogo mostra os valores reais e programado para a duração da tarefa, início e fim, bem como a sua duração restante. Nesta caixa, você pode atualizar os valores reais e restantes. 6. No campo Início, no grupo real no lado esquerdo da caixa de diálogo, digite ou selecione 20/1/15. 7. No campo durante Real, digite ou selecione 7d. 8. Clique em OK. O Project regista a data real de início, duração e trabalho programado e real da tarefa. Estes valores também rolar até o lançamento tarefa de resumo fase interna (tarefa 7) e a tarefa de resumo do projeto (tarefa 0), como indicado pela mudança de destaque. Para concluir, você vai gravar essa tarefa 11 começou a tempo, mas levou mais tempo do que o planejado para ser concluído. 9. Na coluna Nome da Tarefa, clique em Tarefa 11, preparação de vendas Channel. 10. Na guia Tarefa, no grupo Agenda, clique na seta para baixo à direita da Marca no botão Track, e clique em Atualizar Tarefas. A caixa de diálogo Tarefas Update.
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Figura 81 11. No campo durante real, escreva 7d e clique em OK. O Project registra a duração real da tarefa. Lembre-se que um valor de duração efectiva do "7d" significa sete dias úteis, e não sete dias corridos.
Figura 82 Porque não especificar uma data de início real, o Projeto assume que a tarefa começou, como previsto. No entanto, a duração real que introduziu causa do projeto para calcular uma data de término real que é posterior à data de conclusão inicialmente prevista. Da mesma forma, o valor real de trabalho (112 horas) é maior do que o originalmente previsto trabalho (80 horas).
Figura 83
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Técnicas de programação avançada
Agendamento de tarefas avançado
Veja as relações de tarefas com Path Task
Quando afinar relações entre tarefas, você precisa manter o controle das tarefas predecessoras que afetam a programação de suas tarefas sucessoras. Nos planos complexos, identificar visualmente os relacionamentos antecessor e sucessor nem sempre é fácil. Isto é especialmente verdadeiro quando uma tarefa tem múltiplos predecessores e sucessores. Projeto 2013 introduz um recurso chamado Task Path (Caminho da Tarefa) que aplica formatação de cor para as barras de Gantt de predecessor da tarefa selecionada e tarefas sucessoras. Caminho tarefa também pode distinguir predecessor condução de uma tarefa (o antecessor que determina diretamente, ou unidades, a data de início da tarefa) de outros antecessores que da tarefa. O recurso Caminho de tarefas também pode fazer o mesmo para a condução de tarefas sucessoras. Precisa do arquivo Advanced Tasks_Start localizado em sua pasta de arquivo de prática de Chapter09. Abra e guarde-o como Advanced Tasks.
Figura 84 1. Verticalmente rolar a lista de tarefas até que a tarefa 16, revisar e índice, está perto do topo. Agora você vai ver mais facilmente os resultados de suas próximas ações.
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2. Clique no nome da tarefa 29, enviar para a casa de cor. Você gostaria de identificar identificar predecessor desta tarefa e tarefas sucessoras. 3. Na guia Formatar, no Bar grupo Estilos, clique em Caminho de tarefas e clique em Predecessores. O Project aplica uma formatação destaque ouro nas barras de Gantt da tarefa 29 de tarefas predecessoras. Como você pode ver a vista, a tarefa 29 tem uma cadeia de tarefas predecessoras. Em seguida, você vai dar uma olhada nas tarefas predecessoras que afetam diretamente a programação da tarefa 29. 4. Na guia Formatar, no grupo Estilos de Bar, clique em Caminho de tarefas e, em seguida, clique Antecessores de condução. O Project aplica uma formatação destaque laranja escuro para as barras de Gantt de condução tarefas predecessoras de tarefa. 83
Figura 85 Algumas das tarefas predecessoras dirigir diretamente a programação da tarefa 29, e são referidos como antecessores de condução (tarefa 24 é um exemplo). Outras tarefas predecessoras ter alguma quantidade de folga entre elas e a tarefa 29 (tarefa 27 por exemplo). Além de destacar antecessor, você também pode usar Path Tarefa para destacar tarefas sucessoras da tarefa selecionada.
Figura 86 5. Com a tarefa 29 ainda selecionado, na guia Formatar, no Bar grupo Estilos, clique em Caminho de tarefas e, em seguida, Sucessores. O Project aplica uma formatação destaque roxo luz para as barras de Gantt de tarefas sucessoras de tarefa. Estas são tarefas 30 e 31.
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Figura 87 Agora, o antecessor, o antecessor de condução, e destaque tarefa sucessora está ligado para a tarefa selecionada. Em seguida, você verá esses destaques para outra tarefa. 6. Selecione o nome da tarefa 22, prova e revisão. O Project aplica a formatação destaque para as barras de Gantt de predecessor desta tarefa, o antecessor de condução, e tarefas sucessoras. Para concluir, você vai desligar o destaque e mudar o nível de zoom. 7. Na guia Formatar, no grupo Estilos de Bar, clique em Caminho de tarefas e, em seguida, clique em Remover Destaque. 8. Na guia Exibir, no grupo Zoom, na caixa de escala de tempo, clique em dias.
Quando você está trabalhando em um projeto complexo, você pode se transformar na tarefa destaque caminho para ajudar você a identificar visualmente antecessor e tarefas sucessoras. Os diferentes realcse de cores para a condução de tarefas predecessoras e sucessoras é especialmente útil quando você está focado na gestão da duração total de uma sequência de tarefas ligadas.
Figura 88
Ajustar relações de link de tarefas Quando você vincula tarefas no Project, eles recebem um acabamento para início relacionamento por padrão. Isso é bom para muitas tarefas, mas você provavelmente irá alterar algumas relações entre tarefas como ajustar um plano. A seguir estão alguns exemplos de tarefas que exigem diferentes término para iniciar relacionamentos:
Você pode começar a definir as páginas assim que você começar a ilustração do trabalho em um projeto de livro (a-start para início relacionamento). Isso reduz o tempo total necessário para completar as duas tarefas, porque eles são concluídos em paralelo.
Figura 89
Planeando o trabalho editorial de um livro pode começar antes que o manuscrito está completo, mas não pode ser concluída até que o manuscrito está completo. Você quer as duas tarefas para terminar ao mesmo tempo (uma relação término para terminar).
Figura 90
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Relações de tarefas devem refletir a sequência em que devem ser realizados de trabalho. Depois de ter estabelecido as relações entre tarefas corretas, você pode ajustar sua programação inserindo sobreposição (chamado tempo de espera) ou atraso (chamado tempo de atraso) entre o acabamento ou datas de início das tarefas predecessoras e sucessoras. Quando duas tarefas têm um acabamento para início relacionamento. O prazo de execução faz com que a tarefa sucessora começar antes de sua tarefa predecessora conclui.Intervalo de tempo faz com que a tarefa sucessora para começar algum tempo após a sua tarefa predecessora conclui. A seguir está uma ilustração de como o avanço e o tempo de atraso afetar as relações de tarefas. Suponha que inicialmente previsto as três tarefas seguintes utilizando término para iniciar relacionamentos.
Figura 91 Antes tarefa 2 pode começar, você precisa permitir que um dia extra para o manuscrito editada para ser enviado ao autor. Você não quer adicionar um dia a duração da tarefa 5, porque nenhum trabalho real vai ocorrer no mesmo dia. Em vez disso, você entra em um intervalo de um dia entre as tarefas 1 e 2. 86
Figura 92 No entanto, a tarefa 3 pode começar tão logo a tarefa 2 é metade concluída. Para que isso aconteça, insira um tempo de espera de 50 por cento entre as tarefas 2 e 3.
Figura 93 Pode introduzir o avanço e o tempo de desfasamento em unidades de tempo, como por exemplo dois dias, ou como uma percentagem da duração da tarefa antecessor, tal como 50 por cento. Intervalo de tempo é inserido em unidades positivas e levar o tempo em unidades negativas (por exemplo,-2d ou -50%). Você pode aplicar avanço ou retardar o tempo para qualquer escreva de relacionamento tarefa: término para começar, começar-a-início, ou quaisquer outros escrevas.
Figura 94 Lugares em que você pode entrar avanço ou intervalo de tempo incluem a caixa de diálogo Informações de Tarefas (guia Tarefa), a coluna Predecessores na tabela de entrada, o formulário de tarefas (guia Exibir, Split Ver grupo, o comando Detalhes), ea caixa de diálogo Dependência Task (visível clicando duas vezes uma linha de ligação entre barras de Gantt). 1. Na guia Tarefa, no grupo Tarefas, clique em Inspecionar. O painel Inspector de Tarefas aparece. Este painel sucintamente revela os fatores que afetam o agendamento da tarefa selecionada, tais como relações antecessor de tarefas, calendários de recursos, calendários de tarefas, ou uma combinação de fatores. Você pode clicar em qualquer item do Inspector-Tarefa que aparece em azul para obter mais detalhes. Por exemplo, você pode clicar no nome do recurso atribuído em Calendário de ver o seu calendário de recursos. Você não precisa exibir o Inspetor de Tarefas para alterar os detalhes da tarefa, mas pode ser uma ferramenta útil em alguns casos. 2. Selecione o nome da tarefa 31, imprimir e enviar. No painel Inspetor de Tarefas, você pode ver os fatores que afetam a programação esta tarefa. Para a tarefa 31, você pode ver que o seu antecessor é tarefa 30, Gere provas. Você pode ver no painel que as duas tarefas têm para início acabamento relacionamento com zero de atraso.
Figura 95 Em seguida, você vai ajustar o valor de atraso em relação tarefa para dar conta do tempo de trânsito das provas para a impressora. Porque você não pode editar este valor diretamente no Inspector de Tarefas, você vai exibir a caixa de diálogo Informações sobre a Tarefa. Primeiro, porém, você vai mostrar barra de Gantt desta tarefa para que você possa mais facilmente observar o efeito de ajustar o lag. 3. Na guia Tarefa, no grupo Edição, clique em Vá para Tarefas. 4. Em seguida, você vai ajustar o valor da defasagem entre essa tarefa e seu antecessor. Na guia Tarefa, no grupo Propriedades, clique em Informações.
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A caixa de diálogo Informações sobre a Tarefa. Ele contém detalhes sobre a tarefa selecionada no momento, 31. 5. Clique no separador Predecessores. 6. No campo Atraso para tarefa predecessora 30, escreva 3D, e clique em OK para fechar a caixa de diálogo Informações sobre a Tarefa. Tarefa 31 está agora agendada para começar três dias úteis após o fim da tarefa 30.
Figura 96 Em seguida, você irá ajustar o intervalo de tempo entre duas outras tarefas. 7. Clique no nome da tarefa 10, Edição de Texto incorp. Você gostaria de se sobrepor esta tarefa com o seu antecessor, a tarefa Edição de Texto incorp pode começar antes da revisão autor da edição de texto é concluído. 8. Na guia Tarefa, no grupo Edição, clique em Vá para Tarefas.
Figura 97 9. Na guia Tarefa, no grupo Propriedades, clique em Informações e, em seguida, clique no separador Predecessores. 10. No campo de atraso para a tarefa predecessor 9, digite -25%, e, em seguida, clique em OK. Entrando intervalo de tempo como um resultado de valor negativo no lead time. Tarefa 10 está agora agendada para começar no ponto de 25 por cento-restante da duração da tarefa 9. Se a duração da tarefa 9 mudança, o Projeto irá reprogramar o início da tarefa 10 para que ele mantém um tempo de espera de 25 por cento. Para concluir, você vai mudar o escreva de relação de trabalho entre duas tarefas. 11. Dê um duplo clique no nome da tarefa 14, design ilustração Interior.
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Figura 98 O separador Predecessores deve ser visível. Note também que o painel Inspetor de Tarefas nas atualizações de fundo para exibir os detalhes de programação para a tarefa 14, a tarefa selecionada no momento. 12. No separador Predecessores, clique na coluna Escreva para a tarefa predecessora 13. Selecione Iniciar-to-Start (SS) e clique em OK. O Project muda a relação tarefa entre as tarefas 13 e 14 para começar a início.
Figura 99 Ajustar relações entre as tarefas e entrando avanço ou atraso vezes se for o caso são excelentes técnicas para relações de tarefas afinar para que você obtenha os resultados desejados. No entanto, o Projeto não pode automaticamente fazer tais ajustes de programação para você. Como gestor de projeto, você deve analisar as sequências e relações de suas tarefas e use o bom senso ao fazer tais ajustes.
Restrições da tarefa de ajuste Cada tarefa que você entra em Projeto tem algum escreva de restrição aplicada a ele. Uma restrição determina o grau em que esta tarefa pode ser reprogramada. Existem três categorias de restrições:
Restrições flexível pode alterar a data de início e término de uma tarefa. O escreva de restrição padrão no projeto é que as tarefas iniciar o mais breve possível. Este escreva de restrição flexível é chamado assim que possível, ou o mais rápido possível para breve. Sem data de restrição está associada com restrições flexíveis. Projeto não apresenta nenhum indicador especial na coluna Indicadores para restrições flexíveis. Restrições inflexíveis A tarefa deve começar ou terminar em uma determinada data. Por exemplo, você pode especificar que uma tarefa deve terminar em 13 de novembro de 2015. Restrições inflexíveis são às vezes chamados restrições duras. Quando uma restrição inflexível foi aplicada a
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uma tarefa, Project apresenta um indicador especial na coluna de indicadores. Você pode apontar para um indicador de restrição, e os detalhes de restrição irá aparecer em uma descrição. Restrições semi-flexíveis A tarefa tem um início ou de término de fronteira. No entanto, dentro desse limite, o Projeto tem a flexibilidade de programação para alterar a data de início e término de uma tarefa. Por exemplo, digamos que uma tarefa deve terminar o mais tardar até 19 de Jun de 2015. No entanto, a tarefa poderia terminar antes desta data. Semi-flexíveis constrangimentos são às vezes chamados de constrangimentos moles ou constrangimentos moderadas. Quando uma restrição semi-flexível tenha sido aplicada a uma tarefa, Project apresenta um indicador especial na coluna de indicadores.
Esta categoria restrição
Inclui escrevas restrição
flexível
Tão logo Possível (ASAP)
Projeto vai agendar uma tarefa para ocorrer assim que pode ocorrer. Este é o escreva de restrição padrão aplicado a todas as novas tarefas durante o agendamento a partir da data de início do projeto. Não há data de restrição para uma restrição mais rápido possível.
Tão tarde quanto Possível (ALAP)
Projeto vai agendar uma tarefa para ocorrer tão tarde quanto ela pode ocorrer. Este é o escreva de restrição padrão aplicado a todas as novas tarefas durante o agendamento a partir da data de término do projeto. Não há data de restrição para uma restrição ALAP.
Semi-flexível
estes de
e os meios
Começar antes de (SNET)
Projeto irá agendar uma tarefa para iniciar a partir da data de restrição que você especificar. Use esse escreva de restrição para garantir que uma tarefa não será programada para começar antes de uma data específica.
Start No Que (SNLT)
Later
Projeto irá agendar uma tarefa para iniciar em ou antes da data de restrição que você especificar. Use esse escreva de restrição para garantir que uma tarefa não iniciará após uma data específica.
Terminar cedo do (FNET)
mais que
Projeto vai agendar uma tarefa para terminar em ou após a data de restrição que você especificar. Use esse escreva de restrição para garantir que uma tarefa não terminará antes de uma data específica.
Terminar o mais tardar (FNLT)
Projeto vai agendar uma tarefa para terminar antes ou na data de restrição que você especificar. Use esse escreva de restrição para garantir que uma tarefa não terminará após uma data específica.
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inflexível
Deve iniciar (MSO)
em
Projeto vai agendar uma tarefa para começar na data de restrição que você especificar. Use esse escreva de restrição para garantir que uma tarefa terá início em uma data exata.
Deve terminar em (MFO)
Projeto vai agendar uma tarefa para terminar na data de restrição que você especificar. Use esse escreva de restrição para garantir que uma tarefa vai terminar em uma data exata.
Estas três categorias de restrição têm efeitos muito diferentes sobre o agendamento de tarefas: •
Restrições flexíveis, como o mais cedo possível (ASAP), permitir que as tarefas a ser agendada, sem quaisquer outros do que seu antecessor e relacionamentos sucessor, e data de início do projeto (por restrições da tarefa o mais rápido possível) ou a data de conclusão (para mais tarde possível limitações, ou ALAP, as restrições de tarefas). Não há datas de início ou fim fixos são impostas por esse escreva de restrição. Use estas escrevas de restrição sempre que possível.
91 Figura 100 Neste exemplo, as tarefas de A e B são ligados e a tarefa B tem uma restrição PAEA aplicada. Como a duração da tarefa A diminui ou cresce, a data de início da tarefa B é automaticamente ajustado em conformidade. Restrições semi-flexíveis, como iniciar ou não antes de começar o mais tardar (SNET ou SNLT), limitar o reescalonamento de uma tarefa dentro dos limites do data especificada.
Figura 101 Aqui, as tarefas A e B estão ligados e a tarefa B tem uma restrição SNET definida para dia 4 aplicado. Se a tarefa de A duração diminui, o início da Tarefa B não é afectada. No entanto, se a duração da tarefa A estende-se, o Project ajusta a data de início da tarefa B automaticamente. Restrições inflexíveis, como deve começar On (MSO), evitar o reescalonamento de uma tarefa. Use esses escrevas de restrições apenas quando absolutamente necessário.
Figura 102 Neste exemplo, as tarefas de A e B são ligados e tarefa B tem uma restrição definida para MSO Dia 4 aplicadas. Se a duração diminui tarefa de A ou aumentos, o início da tarefa B não é afetada. O escreva de restrição que se aplica para as tarefas em seus projetos depende do que você precisa de Projeto. Você deve usar restrições inflexíveis só se a data de uma tarefa de início ou conclusão é fixado por fatores fora do controle da equipe do projeto. Exemplos de tais tarefas incluem handoffs aos clientes e ao final de um período de financiamento. Para tarefas sem essas limitações, você deve usar restrições flexíveis. Restrições flexíveis fornecer o mais discrição em ajustar as datas de início e término, e permitem Projeto para ajustar datas, se as alterações do plano. Por exemplo, se você usou o mais rápido possível constrangimentos e a duração de uma muda de tarefas predecessoras de quatro dias a dois dias, o Project ajusta, ou puxa, o início e término datas de todas as tarefas sucessoras. No entanto, se uma tarefa sucessora teve uma restrição inflexível aplicada, o Projeto não pode ajustar o seu início ou datas de chegada. 1. Selecione o nome da tarefa 16, revisar e índice. 2. Na guia Tarefa, no grupo Edição, clique em Vá para Task
Figura 103 Observe a data de início agendada atual: 7/15/15. Isso precisa ser ajustado. 3. 4. 5. 6.
Na guia Tarefa, no grupo Propriedades, clique em Informações. Na caixa de diálogo Informações sobre a Tarefa, clique na guia Avançado. Na caixa Escreva de Restrição, selecione Iniciar o mais tardar,. Na caixa Data de restrição, digite ou selecione 7/17/15.
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Figura 104 7. Clique em OK.
O Project aplica a começar antes de constrangimento para a tarefa, e um ícone de restrição aparece na coluna Indicadores. Você pode apontar para o ícone para ver a restrição
93 Figura 105 Porque essa restrição afeta o agendamento da tarefa, o painel Inspetor de Tarefas agora inclui os detalhes de restrição. Tarefa 16 é remarcada para começar em 17 de julho, em vez de 15 de julho. Todas as tarefas que dependem da tarefa 16 também serão reprogramadas. Uma maneira de visualizar este reescalonamento é pela mudança de luz azul destacando que o Projeto se aplica ao começar e terminar datas das tarefas sucessoras da tarefa 16. Porque as durações da revisão 1 Pages e Design e tarefas de resumo de Produção também foram alterados pela aplicação da restrição à tarefa 16, a duração e Finish campos para as tarefas de resumo também são destacados. Mudança, sublinhando permanece visível até que você executar outra ação, editar ou salvar o arquivo, e é uma maneira visual eficaz para ver os efeitos mais amplos de suas ações específicas em sua programação. 8. Clique no botão Fechar (o botão "X" no canto superior direito) no painel Inspetor de Tarefas.
Aqui estão algumas coisas para manter em mente quando se aplica restrições às tarefas:
Introduzir uma data de término de uma tarefa (por exemplo, na coluna Finish) aplica um acabamento não antes de constrangimento para a tarefInserir uma data de início de uma tarefa (por exemplo, na coluna Start) ou arrastar uma barra de Gantt diretamente no gráfico de Gantt aplica a começar antes de constrangimento para a tarefa.
Em muitos casos, inserindo uma data limite é uma alternativa preferível introduzir uma restrição semi-flexível ou inflexível. A menos que você especifique uma hora, os horários de início do projeto de uma data de restrição ou tempo de chegada usando o padrão Hora de início ou o valor horário de término padrão na guia Agendar da caixa de diálogo Opções do Projeto. (Para abrir esta caixa de diálogo, na guia Arquivo, clique em Opções.) Neste projeto, a hora de início padrão é 08:00 Se você quer uma tarefa restrita a ser programada para começar em um horário diferente, digite esse tempo, juntamente com a data de início. Por exemplo, se você deseja agendar uma tarefa para iniciar às 10 horas em 16 de julho, entre 7/16/15 10:00 no campo Iniciar. Para remover uma restrição, selecione primeiro a tarefa ou tarefas e, na guia Tarefa, no grupo Propriedades, clique em Informações. Na caixa de diálogo Informações sobre a Tarefa, clique na guia Avançado. Na caixa Escreva de Restrição, selecione As Soon As Possible ou (se o agendamento a partir da data de término do projeto) mais tarde possível. Se você deve aplicar restrições semi-flexíveis ou inflexíveis para tarefas além de relações de tarefas, você pode criar o que é chamado de folga negativa. Por exemplo, suponha que você tem uma tarefa sucessora que tem um-a-início acabamento relacionamento com sua tarefa predecessora. Se você digitar um Deve iniciar em restrição na tarefa sucessora mais cedo do que a data de término da tarefa predecessora, isso resulta em folga negativa e um conflito de agendamento. Por padrão, a data de restrição aplicada à tarefa sucessora irá substituir o relacionamento. No entanto, se você preferir, você pode definir projeto para homenagear relacionamentos mais restrições. Na guia Arquivo, clique em Opções e, na caixa de diálogo Opções de projeto, clique na guia Agenda. Limpar as tarefas sempre obedecem a caixa de seleção as datas de restrição. Se você deve agendar um projeto a partir de uma data de término, em vez de uma data de início, alguns comportamentos de restrição mudar. Por exemplo, o Mais Tarde Possível escreva de restrição, e não como mais rapidamente possível, torna-se o padrão para novas tarefas. Você deve prestar muita atenção às restrições durante o agendamento de uma data de término para se certificar de que eles criam o efeito que pretende.
Interromper trabalho em uma tarefa Quando inicialmente tarefas de planejamento de projeto, você pode saber que o trabalho em uma determinada tarefa será interrompida. Em vez de listar uma tarefa duas vezes para dar conta de uma interrupção conhecido no trabalho, você pode dividir a tarefa em dois ou mais segmentos. A seguir estão algumas razões pelas quais você pode querer dividir uma tarefa:
Você antecipar uma interrupção em uma tarefa. Por exemplo, a instalação em que uma tarefa tem de ser realizada não será acessível a meio caminho através da conclusão das tarefas. A tarefa é interrompida inesperadamente. Depois de uma tarefa está em andamento, um recurso pode ter que parar de trabalhar na tarefa porque outra tarefa tomou prioridade. Após a segunda tarefa é concluída, o recurso pode retomar o trabalho na primeira tarefa.
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1. Selecione o nome da tarefa 3, edição de conteúdo. 2. Na guia Tarefa, no grupo Edição, clique em Vá para Tarefas.
Você sabe que o trabalho desta tarefa será interrompido por três dias a partir segunda-feira, 13 abril. 3. Na guia Tarefa, no grupo Schedule, clique em Dividir tarefas (ele se parece com uma barra de Gantt quebrado).
Uma dica de tela aparece, e ponteiro do rato muda 4. Mova o ponteiro do rato sobre a barra de Gantt da tarefa 3.
Esta dica de tela é essencial para uma tarefa com precisão a divisão, pois contém a data em que você iniciar o segundo segmento da tarefa se você arrastou o ponteiro do rato de seu local atual na barra de Gantt. Ao mover o ponteiro do rato ao longo da barra de Gantt, você vai ver a data de início na mudança descrição. 5. Mova (mas não clique) o ponteiro do rato sobre a barra de Gantt da tarefa 3 até a data de início programada desta segunda-feira, Abril 13, aparece na descrição.
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Figura 106 6. Clique e arraste o ponteiro do rato para a direita até a data de início da tarefa de quinta-feira, 16 de abril aparece na Dica de Tela e, em seguida, solte o botão do rato.
O Project insere uma tarefa split, representados no gráfico de Gantt como uma linha pontilhada, entre os dois segmentos da tarefa.
Figura 107 Aqui estão algumas coisas para manter em mente quando dividindo tarefas:
Você pode dividir a tarefa em vários segmentos. Você pode arrastar um segmento de uma divisão de tarefa para a esquerda ou direita para reagendar a separação. Para juntar dois segmentos de uma tarefa de divisão, arraste um segmento da tarefa até que toque o outro segmento. O tempo da tarefa de separação, representada pela linha a tracejado, e não é contado na duração da tarefa. No trabalho ocorre durante a divisão. Se a duração de uma tarefa dividida mudanças, o último segmento da tarefa é aumentada ou diminuída. Se uma tarefa de divisão é adiada (por exemplo, se a data de início alterações), toda a tarefa é remarcado, divide e tudo. A tarefa mantém o mesmo padrão de segmentos e desdobramentos. O nivelamento de recursos ou de contorno manualmente atribuições ao longo do tempo pode causar tarefas para dividir. Você vai contorno atribuições no Capítulo 11, "Ajustar recursos e atribuição detalhes", e os recursos de nível no Capítulo 12, "Ajustar o plano do projeto." Se você não deseja exibir divide como uma linha pontilhada, você pode ocultar as linhas pontilhadas. Na guia Formatar, no grupo Formatar, clique em Layout. Na caixa de diálogo Layout, limpar o Show Bar Divide a caixa de seleção.
Ajustar tempo de trabalho para tarefas individuais
Pode haver momentos em que você quer uma tarefa específica para ocorrer em momentos diferentes do tempo de trabalho do calendário do projeto. Ou talvez você queira uma tarefa para ocorrer em um tempo fora do tempo de trabalho do recurso, conforme determinado pelo calendário do recurso. Para conseguir isso, você aplica um calendário de tarefas para tais tarefas. Tal como acontece com o calendário do projeto, você pode especificar qual calendário base para usar como um calendário de tarefas. A seguir estão alguns exemplos de quando você pode precisar de um calendário de tarefas: –
–
–
Você está usando o calendário base Padrão com 08:00 a 05:00 normal, as horas de trabalho como o seu calendário do projeto, e você tem uma tarefa que deve ser executado durante a noite. Você tem uma tarefa que deve ocorrer em um dia da semana específico. Você tem uma tarefa que deve ocorrer ao longo de um fim de semana.
Ao contrário dos recursos, o Project não criar calendários de tarefas como criar tarefas. (Se você precisar de uma reciclagem sobre calendários de recursos) Quando você precisa de um calendário de tarefas, atribuir um calendário base para a tarefa. Este calendário base pode ser aquele que é fornecido com o projeto ou um novo calendário base que você cria para a tarefa. Por exemplo, se você atribuir o calendário base 24 Horas para uma tarefa, o Project
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irá agendar a tarefa de acordo com a jornada de trabalho de 24 horas ao invés do tempo de trabalho especificado no calendário do projeto. Para as tarefas que possuem um calendário de tarefas e atribuições de recursos, o Project agenda de trabalho durante o horário de trabalho que são comuns entre o calendário de tarefas e calendário do recurso (s). Se não houver tempo de trabalho comum, o Projeto alerta quando você aplica o calendário de tarefas ou atribuir um recurso à tarefa. Quando você aplica um calendário de tarefas para uma tarefa, você pode optar por ignorar calendários de recursos para todos os recursos atribuídos à tarefa. Isso faz com que projeto para agendar os recursos para trabalhar na tarefa de acordo com o calendário de tarefas e não os seus próprios calendários de recursos (por exemplo, para trabalhar 24 horas por dia). 1. Na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Alterar tempo de trabalho.
Aparece a caixa de diálogo Alterar Tempo de Trabalho. 2. Na caixa de diálogo Alterar Tempo de Trabalho, clique em Criar novo calendário.
A caixa de diálogo Criar Novo Calendário Base. 3. Na caixa nome, escreva de segunda a quarta-feira. 4. Certifique-se de que o Faça uma cópia da opção for selecionada e que padrão é selecionado na lista drop-down.
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Figura 108 5. Clique em OK.
Note que de segunda a quarta-feira agora aparece na caixa Para calendário. 6. Na caixa de diálogo Alterar Tempo de Trabalho, clique no separador Semanas de Trabalho.
Em seguida, você vai digitar os detalhes de horário de trabalho para este novo calendário. 7. Certifique-se que o valor do Nome [padrão] na Linha 1 está seleccionada e, em seguida, clique em Detalhes. 8. No Select dia (s) caixa, selecione quinta-feira e sexta-feira.
Estes são os dias em que você quer mudar para dias de folga para este calendário. 9. Escolha Definir dias para o tempo de descanso.
Figura 109 10. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Detalhes e clique em OK novamente para fechar a caixa de diálogo Alterar Tempo de Trabalho.
Agora que você já criou o calendário de segunda a quarta-feira, você está pronto para aplicálo a uma tarefa. 11. Selecione o nome da tarefa 29, enviar para a casa de cor.
Atualmente, essa tarefa está agendada para começar na quinta-feira 3 de setembro. 12. Na guia Tarefa, no grupo Propriedades, clique em Informações.
A caixa de diálogo Informações sobre a Tarefa.
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13. Clique na guia Avançado.
Como você pode ver na caixa Calendário, o padrão para todas as tarefas é None. 14. Na caixa Calendário, selecione Segunda a quarta-feira da lista de calendários base disponíveis.
Figura110 15. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo.
O Project aplica o calendário de segunda a quarta-feira a tarefa 29. O calendário de tarefas faz com que projeto para reagendar a tarefa para o próximo dia de trabalho disponível, que é a segunda-feira seguinte. Um ícone de calendário aparece na coluna Indicadores, lembrando que esta tarefa tem um calendário de tarefas aplicadas a ele. 16. Aponte para o ícone de calendário.
Uma dica de tela aparece, mostrando os detalhes do calendário. Por causa do calendário personalizado que aplicou a esta tarefa, não será agendada em uma quinta-feira ou sextafeira ou no fim de semana.
Figura 111
Agendamento de tarefas de controle com os escrevas de tarefas Você deve se lembrar que o Projeto usa a seguinte fórmula, chamada de fórmula de agendamento, para calcular o valor do trabalho de uma tarefa: 99 Duração × unidades de atribuição = Trabalho Aqui, as unidades de atribuição são normalmente expresso como uma percentagem. Lembrese também que uma tarefa foi trabalhar quando se tem pelo menos um recurso de trabalho (pessoas ou equipamentos) atribuído a ele. Cada valor na fórmula programação corresponde a um escreva de tarefas. Um escreva de tarefas determina qual dos três valores de fórmulas agendamento permanece fixo, se os outros dois valores de mudança. O escreva de tarefa padrão é fixo unidades: Se você alterar a duração de uma tarefa, o Project recalcula o trabalho. Da mesma forma, se você alterar o trabalho de uma tarefa, o Project recalcula a duração. Em ambos os casos, o valor das unidades não será afetado. Os outros dois escrevas de tarefas são fixados duração e trabalho fixo. Para esses escrevas de tarefa, o Project usa um campo dividido em fases chamados de unidades de pico, quando respondendo a mudanças de horário.
Para uma tarefa de trabalho fixo Você pode alterar o valor das unidades de atribuição e projeto vai recalcular a duração. o Você pode alterar o valor de duração e Projeto vai recalcular o pico de unidades por o período de tempo. O valor das unidades de atribuição não é afetado. Para uma tarefa de duração fixa Você pode alterar o valor das unidades de atribuição e Projeto vai recalcular o trabalho. o
o
Você pode alterar o valor do trabalho e do Projeto irá recalcular o pico de unidades por período de tempo. O valor das unidades de atribuição não é afetado.
O Project também mantém o controle do mais alto valor unidades de pico por atribuição. Este valor é armazenado no campo de pico. Para ver o escreva de tarefa a tarefa selecionada, na guia Tarefa, no grupo Propriedades, clique em Informações. Em seguida, na caixa de diálogo Informações sobre a Tarefa, clique na guia Avançado. Você também pode ver o escreva de tarefa no Formulário de Tarefas. (Quando na vista Gráfico de Gantt, você pode exibir o formulário de tarefas clicando em Detalhes na guia Exibir, no grupo Vista Split.) Você pode alterar o escreva de tarefa a qualquer momento. Note-se que a caracterização de um escreva de tarefa como fixo não significa que a sua duração, unidades de atribuição, ou trabalhar os valores são imutáveis. Você pode alterar qualquer valor para qualquer escreva de tarefa. Qual é o escreva de tarefa direito de aplicar a cada uma das suas tarefas? Depende de como você quer projeto para agendar essa tarefa. A tabela a seguir resume os efeitos da mudança de qualquer valor para qualquer escreva de tarefa. Você lê-lo como uma tabela de multiplicação.
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Figura112 1. Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique em Utilização de Tarefas.
O modo de exibição Uso da tarefa é exibida. 2. Na coluna Nome da Tarefa, selecione o nome da tarefa 8, Edição de Texto. 3. Na guia Tarefa, no grupo Edição, clique em Vá para Tarefas.
Figura 113 O Project exibe os detalhes da programação e atribuição de tarefa 8, Edição de Texto. Os grupos de vista Utilização de Tarefas os recursos atribuídos abaixo de cada tarefa e mostra-lhe, entre outras coisas, a duração de cada tarefa e trabalho em duas das três variáveis da fórmula de agendamento. 4. Se necessário, arraste a barra de divisão vertical à direita, de modo que a coluna Finish é visível.
Em seguida, você adicionar duas colunas na tabela de Uso para que você possa ver as unidades de atribuição (a terceira variável da fórmula de agendamento) e os valores de pico.
Você não precisa modificar essa visão cada vez que você quiser usá-lo, mas para os nossos propósitos aqui, esta é uma boa maneira de ilustrar o efeito de mudar os escrevas de tarefas e programação de valores de fórmula. 5. Clique na coluna Arranque e, em seguida, na guia Formatar, no grupo Colunas, clique em Inserir Coluna.
Aparece uma lista de campos. 6. Clique em Unidades de Atribuição. 7. Clique na coluna Arranque novamente, e na guia Formato, no grupo Colunas, clique em Inserir Coluna. 8. Clique Peak.
O Project insere as unidades de atribuição e colunas de pico para a esquerda da coluna Iniciar. Peak é o valor do recurso máximo de unidades a qualquer momento durante a duração da atribuição.
Figura 114 Você pode ver que a tarefa 8 tem um valor total de trabalho de 240 horas, a atribuição de valor de 200% de unidades de recursos, e uma duração de 15 dias. Em seguida, você vai mudar a duração da tarefa de observar os efeitos sobre os outros valores. Depois de uma discussão entre os dois copyeditors sobre quem irá realizar o copyedit, tudo que você concorda que a duração da tarefa deve aumentar e trabalho diário do recurso em que a tarefa deverá diminuir proporcionalmente. 9. No campo Duração para a tarefa 8, digite ou selecione 20d, e pressione a tecla Enter.
O Project altera a duração da tarefa a 20 dias e aumenta o trabalho a 320 horas. Observe o destaque mudanças aplicadas ao trabalho e valores de duração. Você aumentou a duração e queria que o trabalho total permanecer o mesmo (isso não aconteceu), então você vai usar o botão de ação para ajustar os resultados do novo duração da tarefa. 10. Clique no botão de ação para o campo Duração da tarefa 8.
Reveja as opções na lista que aparece.
Figura 115 Porque escreva de tarefa tarefa 8 é unidades fixas (o escreva de tarefa padrão), a seleção padrão da ação é aumentar o trabalho como a duração aumenta. No entanto, você gostaria
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de manter o valor do trabalho do mesmo e diminuir o recurso é atribuído o trabalho diário na tarefa. 11. Na lista de ações, clique em Diminuir a hora recursos de trabalho por dia (unidades), mas manter a mesma quantidade de trabalho.
A atribuição de unidades e os valores de pico diminui para 150%, e o trabalho total na tarefa permanece inalterado em 240 horas. No lado direito do ponto de vista de uso, você pode ver que o trabalho agendado por dia foi reduzido de 16 a 12 horas por dia.
Figura 116 Em seguida, você vai mudar um escreva de tarefa e, em seguida, ajustar o trabalho em outra tarefa. 12. Selecione o nome da tarefa 24, a revisão final. 13. Na guia Tarefa, no grupo Edição, clique em Vá para Tarefas.
O Project exibe os valores de trabalho para tarefa 24, a revisão final na grade dividida em fases. 14. Na guia Tarefa, no grupo Propriedades, clique em Informações.
A caixa de diálogo Informações sobre a Tarefa. 15. Clique na guia Avançado.
A tarefa selecionada descreve a revisão final das provas de páginas do novo livro. Como você pode ver na caixa Escreva de tarefa, essa tarefa tem o escreva de tarefa padrão de-unidades fixas. A tarefa está programada para quatro dias. Porque é a política de Lucerna para permitir que quatro dias úteis para esses comentários, você vai tornar esta uma tarefa de duração fixa. 16. Na caixa Escreva de tarefa, selecione Duração Fixa. 17. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Informações sobre a Tarefa.
Alterar o escreva de tarefa não resultar em qualquer mudança imediata com a programação. Em seguida, você adicionar o trabalho à tarefa e observar o efeito. 18. No campo Trabalho para a tarefa 24, a revisão final, escreva 120h, e pressione Enter.
Figura 117
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Porque esta é uma tarefa de duração fixa e você adicionou trabalho, o Project ajustado o valor de pico a 125%, o que representa uma sobrecarga intencional. No lado direito do ponto de vista de uso, você pode ver que os recursos atribuídos a tarefa 24 agora tem 10 horas de trabalho agendadas por dia para a maioria dos dias de suas atribuições para essa tarefa. As unidades de atribuição de valores originais de 100% cada permanecem inalteradas. Ao ajustar seus planos de projeto, você pode encontrar momentos em que um ajuste rápido de resposta de projeto para uma mudança de horário através do botão Actions é suficiente. Em outras ocasiões, você pode optar por alterar intencionalmente um escreva de tarefa de controlar de forma mais consistente como o Project irá lidar com sua programação.
Detalhes de ajustes de tarefas Inserção de datas de prazo Introduzir uma data limite para uma tarefa provoca projeto para exibir um indicador de prazo na parte de gráfico de uma vista Gráfico de Gantt. Se a data de término da tarefa se move para além do seu prazo final, o Project exibe um indicador de prazo não cumprido no campo Indicador para essa tarefa. O recurso data limite pode ajudar a evitar um erro comum cometido pelos novos usuários do projeto: colocar restrições semi-flexível ou inflexível em muitas tarefas em seu plano. Tais restrições limitar severamente a sua flexibilidade de programação. No entanto, se você sabe que uma tarefa específica deve ser concluída em uma determinada data, por que não inserir um Deve terminar em constrangimento? Esta é a razão: Suponha que você tenha uma tarefa de cinco dias que você quer ver concluída até 17 de Abril, e hoje é 06 de abril. Se você digitar um Deve terminar em restrição na tarefa e configurá-lo para 17 de abril, o Projeto irá tirá-la de modo que ele vai realmente acabar em 17 de abril.
Figura 118 Mesmo que a tarefa pode ser concluída mais cedo, o Projeto não vai remarcar a começar mais cedo. Na verdade, aplicando essa restrição, você aumentou o risco para essa tarefa. Se a tarefa é adiada por um dia sequer, por qualquer motivo (um recurso necessário está doente, por exemplo), a tarefa vai perder sua data de término planejada. A melhor abordagem para agendar esta tarefa é utilizar o padrão As Soon As Possible
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restrição e, em seguida, digite um prazo de 17 de Abril. A data limite é um valor de data inserida para uma tarefa que indica a última data em que você deseja que a tarefa a ser concluída, mas a própria data limite não restringe a programação da tarefa.
Figura 119 Agora, a tarefa tem a maior flexibilidade de programação. Poderia ser concluída bem antes do prazo final, dependendo da disponibilidade de recursos, tarefas predecessoras, e quaisquer outros problemas de agendamento aplicar. Vai precisar do arquivo Fine Tuning Tasks_Start localizado na pasta Chapter10. Abra e guarde o ficheiro como Fine Tuning Tasks. 1. Na coluna Nome da Tarefa, selecione o nome da tarefa 5, Handoff para Editorial.
Esta tarefa é uma etapa que marca o final da fase de aquisição do novo projeto de livro. Você quer ter certeza de que a tarefa de aquisição conclui até o final de maio, para que você entrará em uma data limite para este marco. 2. Na guia Tarefa, no grupo Propriedades, clique em Informações.
A caixa de diálogo Informações sobre a Tarefa. 3. Clique na guia Avançado. 4. Na caixa Prazo, digite ou selecione 29/05/15 e clique em OK.
Projeto exibe um indicador de prazo na parte de gráfico do modo de exibição Gráfico de Gantt.
Figura 120 Agora você pode ver de relance o quão perto do final da fase de aquisição, como atualmente previsto, virá a reunião ou faltando seu prazo. Se a previsão de conclusão da fase de Aquisição move passado 29 de maio, o Projeto será exibido um indicador de prazo não cumprido na coluna Indicadores. Introduzir uma data limite não tem efeito sobre o agendamento de uma tarefa de resumo ou subtarefa. No entanto, a data limite irá causar Projeto para alertá-lo se a previsão de conclusão de uma tarefa exceder o prazo da data-Project exibirá um símbolo de exclamação vermelho na coluna Indicadores.
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Aqui estão algumas outras coisas relacionadas com o recurso de data limite:
Você pode adicionar o campo Prazo diretamente a uma tabela. Clique em qualquer cabeçalho de coluna e, em seguida, na guia Formato, no grupo Colunas, clique em Inserir Coluna. E, em seguida, selecione Prazo. Você pode alterar uma data limite existente, arrastando o indicador de prazo na parte de gráfico de uma vista Gráfico de Gantt. Para remover um prazo de uma tarefa, limpar o campo Prazo na guia Avançado da caixa de diálogo Informações sobre a Tarefa
Introduzindo custos fixos Para os projetos em que você deve acompanhar o orçamento ou custos financeiros, talvez você precise trabalhar com várias fontes diferentes de custos. Estes incluem os custos associados com os recursos, bem como os custos associados diretamente com uma tarefa específica. Para muitos projetos, os custos financeiros são derivados principalmente de custos associados com recursos de trabalho, tais como pessoas e equipamentos, ou com recursos materiais. Para lidar com os custos de escrevas semelhantes para os quais você deseja controlar somas de agregados (de viagem é um exemplo em muitos projetos), o Project suporta recursos de custo. No entanto, você pode ocasionalmente deseja associar um custo a uma tarefa que não está vinculado a recursos ou de trabalho e não é algo que você quer agregar todo o projeto. Projeto chama isso de um custo fixo, e é aplicada por tarefa. Um custo fixo é um valor monetário específico orçado para a tarefa. Continua a ser o mesmo, independentemente de quaisquer recursos atribuídos à tarefa. A seguir, são exemplos comuns de custos fixos em projetos:
A taxa de instalação, cobrado, além de uma taxa de aluguer por dia, para uma peça de equipamento A licença de construção
Se você atribuir recursos com taxas de remuneração, atribuir recursos de custo, ou adicionar os custos fixos de uma tarefa, o Project adiciona-lo todos juntos para determinar o custo total da tarefa. Se você não inserir informações de custo de recursos em um plano (talvez porque você não sabe o quanto seus recursos de trabalho será pago), você ainda pode ganhar algum controle sobre o custo total do projeto, inserindo custos fixos por tarefa. Você pode especificar quando os custos fixos devem acumular como segue:
Começo - O custo fixo total está prevista para o início da tarefa. Quando você acompanhar o progresso, o custo fixo total da tarefa é constituída assim que a tarefa começa.
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Fim - O custo fixo total está prevista para o final da tarefa. Quando você acompanhar o progresso, o custo fixo total da tarefa é constituída somente após a conclusão da tarefa. Proporcional - (método de acumulação Padrão) O custo fixo é distribuído uniformemente ao longo da duração da tarefa. Quando você acompanhar o progresso, o projeto incorre o custo da tarefa à taxa em que a tarefa seja concluída. Por exemplo, se uma tarefa tem um custo de 100 dólares fixo e é de 75 por cento concluída, o projeto incorreu $ 75 contra essa tarefa.
Quando você planeia um projeto, o regime de competência que você escolher para os custos fixos determina como estes custos estão programadas ao longo do tempo. Isso pode ser importante na antecipação de orçamento e fluxo de caixa necessidades. Por padrão, o projeto utiliza o regime de competência proporcional para os custos fixos, mas você pode mudar isso para coincidir com as práticas de contabilidade de custos da sua organização. 1. Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique em Outras Visualizações e clique em Folha de Tarefas.
O modo de exibição Planilha de Tarefas aparece. 2. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Tabelas e clique em Custo.
A tabela Custo aparece, substituindo a tabela de entrada. 3. No campo Custo Fixo para a tarefa 30, Gere provas, escreva 500, e pressione a tecla Tab. 4. No campo de acumulação de custo fixo, selecione End e pressione Tab.
Figura 121 O Project vai agora acumular um custo de US $ 500 para a tarefa Gerar provas na data final da tarefa. Este custo fixo é independente da duração da tarefa e de quaisquer custos de recursos que poderiam ser atribuídas a ele.
Configurando uma tarefa recorrente Muitos projetos exigem tarefas repetitivas, como a participação em reuniões de status do projeto, criação e publicação de relatórios de status, ou executar inspeções de controle de qualidade. Embora seja fácil ignorar o agendamento de tais eventos, você deve considerar a contabilidade para eles em seu plano. Afinal de contas, reuniões de status e eventos similares que suportam indiretamente do projeto requer tempo de recursos, e esses eventos levam tempo longe de outras atribuições de seus recursos.
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Para ajudar a explicar tais eventos em seu plano, criar uma tarefa recorrente. Como o nome sugere, uma tarefa recorrente é repetido com uma freqüência especificada como diário, semanal, mensal ou anual. Quando você cria uma tarefa recorrente, o Project cria uma série de tarefas com Start não antes de constrangimentos, com agendamento controlado pelo empenho desligado, e sem relações de tarefas definidas. 1. Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique em Gráfico de Gantt.
A exibição Gráfico de Gantt aparece. 2. Selecione o nome de uma tarefa, de Aquisição.
Vai inserir a tarefa recorrente acima da primeira fase do plano, uma vez que irá ocorrer em várias fases ao longo do plano. 3. Na guia Tarefa, no grupo Inserir, clique na seta abaixo do botão de tarefas e, em seguida, clique em Tarefa Recorrente.
A caixa de diálogo Informações sobre a Tarefa recorrente. 4. Na tarefa de Nome, digite Editorial reunião de equipe. 5. Na caixa Duração, escreva 1h. 6. Em Padrão de recorrência, certifique-se Weekly está selecionada e, em seguida, selecione a caixa de seleção segunda-feira.
Em seguida, você irá especificar a data da sua primeira ocorrência. Por padrão, é a data de início do projeto. No entanto, você quer que as reuniões semanais de status para começar uma semana depois. 7. Na caixa Iniciar, digite ou selecione 13/04/15.
Em seguida, você vai especificar a data final. Você vai planejar para estas reuniões de equipe para continuar até que o projeto atinja a fase de design e produção. No Gráfico de Gantt, você pode ver que, como atualmente previsto, essa fase começa em 6 de julho, então você vai usar essa data por enquanto. Você pode sempre atualizar a tarefa recorrente mais tarde, se necessário. 8. Na caixa Terminar em, digite ou selecione 06/07/15.
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Figura 122 9. Clique em OK para criar a tarefa recorrente.
O Project insere a tarefa recorrente. Inicialmente, a tarefa recorrente é expandido. Um ícone de tarefa recorrente aparece na coluna Indicadores. Cada ocorrência da tarefa recorrente é numerada sequencialmente. (Se você quiser verificar isso, alargar a coluna Nome da Tarefa, ou aponte para o nome da tarefa e observe o conteúdo da descrição.) 10. Para ver as primeiras ocorrências de barras de Gantt da reunião recorrente, na guia Tarefa, no grupo Edição, clique em Vá Para tarefas.
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Figura 123 Em seguida, você irá atribuir recursos para a tarefa recorrente. 11. Verifique se uma tarefa, Editorial reunião da equipa, está selecionada e, em seguida, na guia Recursos, no grupo Atribuições, clique em Atribuir Recursos. 12. Na caixa de diálogo Atribuir Recursos, clique Carole Poland. Em seguida, mantenha pressionada a tecla Ctrl enquanto clica Hany Morcos e Jun Cao. 13. Clique em Atribuir e, em seguida, clique em Fechar.
A caixa de diálogo Atribuir Recursos fecha e Project atribui os recursos selecionados para cada ocorrência da tarefa recorrente.
Figura 124 Em seguida, você vai entrar em colapso a tarefa recorrente para esconder suas ocorrências individuais. 14. Clique no expandir / recolher seta ao lado do título da tarefa recorrente, Editorial reunião de equipe.
Figura 125
Aqui estão algumas coisas para manter em mente ao criar tarefas recorrentes: Por padrão, o Project agenda a tarefa recorrente para começar na hora de início padrão do plano. (Clique em Arquivo, clique em Opções e, em seguida, clique em Agendar.) Neste projeto, esse valor é 08:00 Se você deseja agendar uma tarefa recorrente para começar em um horário diferente, digite esse tempo, juntamente com a data de início na caixa Iniciar na caixa de diálogo Informações sobre a Tarefa recorrente. Por exemplo, se você deseja que a reunião da equipe recorrente para ser agendado para 10:00 começando em 13 de abril, você entra em 13/04/15 10:00 na caixa Iniciar. Tal como acontece com uma tarefa de resumo, a duração de uma tarefa recorrente abrange o início mais cedo para a última data de término das ocorrências individuais da tarefa recorrente. Você pode definir uma tarefa recorrente para acabar ou após o número de ocorrências especificado, ou uma data. Se você agendar uma tarefa recorrente para terminar em uma data específica, o Projeto sugere a atual data de término do projeto. Se você usar esta data, não se esqueça de alterá-lo manualmente, se a data de término do projeto muda mais tarde. Se você deseja atribuir os mesmos recursos para todas as ocorrências de uma tarefa recorrente, atribuir os recursos às tarefas recorrentes com a caixa de diálogo Atribuir Recursos. Entrando nomes de recursos no campo da tarefa de resumo recorrente Nome do Recurso atribui os recursos para a tarefa de resumo recorrente e não apenas às ocorrências individuais.
Visualizar o caminho crítico do projecto Um caminho crítico é a série de tarefas que vai empurrar para fora data de término do projeto, se quaisquer dessas tarefas estão atrasadas. A palavra crucial neste contexto não tem nada a ver com o quão importante essas tarefas é para o projecto global. Refere-se apenas à forma como a sua programação vai afetar a data de término do projeto, no entanto, a data de término do projeto é de grande importância na maioria dos projetos. Se você
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quiser encurtar a duração de um projeto para trazer a data de término, você deve começar pelo encurtamento (também conhecido como bater) o caminho crítico. Ao longo da vida de um projeto, o caminho crítico do projecto é susceptível de mudar de tempos em tempos, como as tarefas é concluído antes ou atrasado. Mudanças no cronograma, como alterar as relações de tarefas ou durações, também pode alterar o caminho crítico. Depois de uma tarefa no caminho crítico é concluída, ele não é mais crítico, pois não pode afetar a data de término do projeto. A chave para entender o caminho crítico é entender folga, também conhecido como float. Existem dois escrevas de folga: livre e total. Livre folga é a quantidade de tempo que uma tarefa pode ser atrasada antes atrasa outra tarefa. Folga total é a quantidade de tempo que uma tarefa pode ser atrasada antes atrasa a conclusão do projecto. A tarefa está no caminho crítico se sua folga total é inferior a um determinado montante por padrão, se for dias zero. Em contraste, tarefas não críticas têm folga, o que significa que pode começar ou terminar mais cedo ou mais tarde, dentro de seu tempo de folga, sem afetar a data de conclusão. 1. Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique na seta abaixo do botão Gráfico de Gantt e, em seguida, clique em Mais modos de exibição. 2. Na caixa de diálogo Mais Modos de Exibição, selecione Detail Gantt e clique em Aplicar.
O plano aparece na exibição Gantt Detail. 3. Na guia Exibir, no grupo Zoom, clique projeto inteiro.
Figura 126 Devido à natureza altamente sequencial das relações tarefa neste plano, quase todas as tarefas que estão no caminho crítico, e na visão de Gantt Detalhe, as suas barras de Gantt são formatados em vermelho. Observe a barra de Gantt da tarefa 41, Review com o autor. A barra azul representa a duração da tarefa. A linha fina e o número ao lado representa a folga livre para esta tarefa. Como você pode ver, essa tarefa em particular tem alguma folga e é, portanto, uma tarefa não-crítica.
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4. Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique na seta abaixo do botão Gráfico de Gantt e clique em Gráfico de Gantt.
Trabalhando com o caminho crítico é a forma mais importante para gerenciar duração total de um projeto. Nos próximos capítulos, você vai fazer os ajustes que podem estender a duração do projeto. Verificando o caminho crítico do projeto e, quando necessário, encurtando a duração total do projeto são importantes habilidades de gerenciamento de projeto. Aqui estão algumas coisas para manter em mente quando se trabalha com o caminho crítico:
Por padrão, o Project define uma tarefa tão importante se tem zero folga. No entanto, você pode alterar a quantidade de folga necessária para a tarefa a ser considerado crítico. Você pode fazer isso, por exemplo, se você deseja identificar mais facilmente as tarefas que estão dentro de um ou dois dias de afetar a data de término do projeto. Na guia Arquivo, clique em Opções e, na caixa de diálogo Opções do Project, clique em Avançado. Nas tarefas são críticas se a folga for menor ou igual a caixa de acordo com as opções de cálculo desta seção do projeto, digite o número de dias que você deseja. Na mesma seção, você pode optar por exibir vários caminhos críticos para cada rede independente de tarefas. Project recalcula automaticamente o caminho crítico do plano em resposta a mudanças de horário, mesmo se você nunca exibi-lo. Você vê a folga livre representado na parte de gráfico do modo de exibição Gantt Detalhe, e você também pode ver os valores de folga total e livre na tabela de agendamento. Você pode aplicar a tabela de programação para qualquer gráfico de Gantt ou modo de exibição Planilha de Tarefas. Você pode alternar a formatação de tarefas críticas e Slack diretamente em qualquer ponto de vista gráfico de Gantt. Na guia Formatar, no grupo Estilos de Bar, marque ou desmarque as tarefas críticas e caixas de seleção Slack. Aqui está outra maneira você pode identificar as tarefas no caminho crítico. Na guia Formatar, no grupo Dados, selecione Crítica no Highlight ou caixas de filtro.
Agendamento de tarefas de resumo manualmente Lembre-se que o comportamento padrão do projeto é calcular automaticamente a duração de uma tarefa de resumo, como o espaço de tempo entre o início mais cedo e as últimas datas de término de suas subtarefas. Por esta razão, o Projeto define as tarefas de resumo como automaticamente programado-suas durações são determinados automaticamente por suas subtarefas, independentemente de essas subtarefas são manualmente ou programado automaticamente (ou uma mistura de ambos). Pode haver momentos, no entanto, quando você deseja inserir diretamente um valor de duração de uma tarefa de resumo, que é independente de sua duração calculada conforme determinado por suas subtarefas. Por exemplo, uma tarefa de resumo pode representar uma fase do trabalho para o qual você deseja alocar 60 dias úteis e que a duração comparar com
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a duração calculada determinado pelas subtarefas (suas durações, relações de tarefas, e outros fatores). Isto é especialmente verdadeiro durante o planejamento inicial de um plano, quando você pode precisar para dar conta da diferença entre o tempo que gostaria de uma fase do trabalho para tomar e sua duração, conforme determinado por suas subtarefas. Felizmente, você pode entrar em qualquer duração desejada para uma tarefa de resumo. Quando você faz isso, o Projeto muda a tarefa de resumo de automático para agendada manualmente e reflete tanto o calculado automaticamente e inseridos manualmente durações como partes separadas de barra de Gantt da tarefa de resumo. Se a tarefa de resumo é um predecessor de outra tarefa, o Project irá reagendar a tarefa sucessora baseado no manual, não automático, de duração. Definir uma duração manual para uma tarefa de resumo é uma boa maneira de aplicar um enfoque top-down com um plano. Você pode, por exemplo, introduzir alguma folga ou tampão para a fase de trabalho, inserindo a duração manual para a tarefa de resumo que é maior do que a sua duração calculada. Por outro lado, você pode inserir um manual de duração desejado que é menor do que a duração prevista de uma tarefa de resumo. 1. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Contorno e, em seguida, clique em Nível 1.
Projeto esconde todas as subtarefas e tarefas de resumo aninhados, permitindo mais facilmente se concentrar nas tarefas de nível superior no plano. 2. Na guia Exibir, no grupo Zoom, clique projeto inteiro.
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Figura 127 Note que o expandir / recolher os triângulos ao lado dos nomes de tarefa de resumo mudou de direção e de cor, indicando que as subtarefas são ocultados. Neste ponto de vista, você pode mais facilmente ver e comparar as durações das tarefas de resumo individuais. Em seguida, você vai entrar em alguns períodos manuais. Você vai começar com a fase Editorial, o que você gostaria de ver concluída no prazo de 30 dias úteis. 3. Clique no expandir / recolher seta ao lado do nome da tarefa 20, a tarefa de resumo Editorial. Com subtarefas da tarefa resumo exibida agora, você vai ver mais facilmente o efeito de inserir uma duração manual para a tarefa de resumo. 4. No campo da tarefa de resumo Duração 20, Editorial, escreva 30d e pressione Enter.
Figura 128 O Project regista sua duração inseridos manualmente e faz alguns ajustes para a programação:
A tarefa de resumo é alternado de programado automaticamente (o padrão para as tarefas de resumo) para agendada manualmente. Observe o ícone de pino na coluna Modo de Tarefa que reflete o status de agendamento da tarefa. O Project desenhou duas barras para a tarefa de resumo. A barra superior representa a duração manual, e a barra inferior representa a duração prevista automaticamente. O Project desenha uma linha ondulada vermelha sob a nova data de término para marcar isto como um potencial conflito de agendamento. O Project de reestruturação das tarefas sucessoras todo o cronograma com base na tarefa 20 está inserida manualmente duração.
Note que algumas das subtarefas agora se estendem para além da data de término agendada de sua tarefa de resumo. Esse tempo adicional representa o montante pelo qual o plano atualmente excede a duração de 30 dias da fase Editorial de trabalho desejado. Olhando para o calendário atualizado, você decidir que tinha ao lado gostaria de permitir que um pouco mais de tempo para a preparação de cor e impressão. Para fazer isso, você vai entrar em uma duração manual sobre a tarefa de resumo que é maior do que a sua duração programada. Clique no expandir / recolher seta ao lado do nome da tarefa 42, a preparação de cores e tarefa de resumo de impressão. 5. No campo Duração para a tarefa 42, escreva 50d e pressione Enter. 6. Projeto registra sua duração inseridos manualmente, muda a tarefa de resumo para agendada manualmente, e redesenha a barra de Gantt.
Figura 129
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Aqui, você pode ver que a data de término do resumo da tarefa de 42 agora se estende para além das datas de término de suas subtarefas por vários dias. Estes dias adicionais representam a diferença entre a duração prevista para a tarefa de resumo 42 e a duração manual que você entrou. Desta vez, é efetivamente um tampão que você adicionou à tarefa de resumo. Para concluir, você vai ajustar as configurações de vídeo para ver todas as subtarefas. 7. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Contorno e, em seguida, clique em Todas as subtarefas. Projeto amplia lista de tarefas para mostrar todas as subtarefas.
Acertos detalhados e atribuição de recursos
Configurando disponibilidade de recursos para aplicar em diferentes momentos Um dos valores que o Project tem para cada recurso de trabalho é o valor máximo de unidades do recurso. Esta é a capacidade máxima de um recurso para realizar tarefas. Configurações de tempo de trabalho de um recurso (gravado no calendário do recurso individual) determinarem quando o trabalho atribuído a um recurso pode ser agendado. No entanto, a capacidade do recurso para o trabalho (valor máximo de unidades do recurso) determina o grau em que o recurso pode trabalhar dentro dessas horas sem se tornar sobrecarga. Valor máximo de unidades de um recurso não impede que o recurso fique com sobrecarga, mas Projeto vai indicar quando as atribuições do recurso exceder a capacidade máxima de unidades do recurso. Você pode especificar que os diferentes valores máximos unidades de ser aplicado em períodos de tempo diferentes param um recurso. Configurando disponibilidade de um recurso ao longo do tempo permite que você controle exatamente o valor máximo de unidades de um recurso é a qualquer momento. Por exemplo, você pode ter dois copyeditors disponíveis para as primeiras oito semanas de um projeto, três para as próximas seis semanas, e depois dois para o restante do projeto. Ou você pode ter um compositor que está normalmente disponível a 100 por cento de capacidade reduzida para apenas 50 por cento de capacidade por seis semanas e, em seguida, retornar à plena capacidade. Vai precisar do ficheiro Advanced Resources_Start localizado na pasta Chapter11. Abra e guarde-o como Advanced Resources. 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Folha de Recursos.
O modo de exibição Planilha de Recursos é exibido.
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Figura 130 2. Como você pode se lembrar do capítulo 5, este é um ponto de vista onde você pode ver e editar os valores máximos de unidades 'recursos. Os valores máximos de unidades exibidas aqui normalmente se aplicam a toda a duração do projeto. Em seguida, você irá personalizar unidades máximas de um recurso de valor para variar em diferentes momentos durante este projeto. Na coluna Nome do Recurso, clique no nome do recurso 3, Editores de Texto.
O recurso Copyeditors não é uma pessoa específica, que descreve uma categoria de trabalho que várias pessoas podem ocupar em vários momentos ao longo da duração do projeto. Ao contrário dos recursos especificamente designados como Morcos Hany ou definição de cor serviços, a copyeditors são intercambiáveis. Como gestor de projeto, você está mais preocupado com o conjunto de habilidades específicas de quem pode estar neste cargo do que você é sobre quem é a pessoa específica. 3. Na guia Recursos, no grupo Propriedades, clique em Informações.
A caixa de diálogo Informações de Recursos. Se a guia Geral não estiver visível, clique nele.
Figura 131 Você espera ter dois copyeditors disponíveis para trabalhar neste projeto desde o início do projeto até o mês de abril, três para o mês de maio, e depois voltar para dois para o restante do projeto. 4. Sob Disponibilidade de Recursos, na primeira linha da coluna De Disponível, deixe NA (para não aplicável). 5. Na Disponível Para célula na primeira linha, digite ou selecione 30/04/15.
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6. 7. 8. 9. 10. 11.
Na célula de unidades na primeira linha, deixar o valor de 200%. Na Disponível De célula na segunda linha, digite ou selecione 01/05/15. Na Disponível Para célula na segunda linha, digite ou selecione 31/05/15. Na célula Units na segunda linha, digite ou selecione 300%. Na Disponível De célula na terceira linha, digite ou seleccione 01/06/15. Deixe o Disponível para célula na terceira linha em branco. (Project irá inserir NA para você depois de concluir o passo seguinte.) 12. Na célula Units na terceira fileira, digite ou selecione 200%, e, em seguida, pressione a tecla Enter.
Figura 132 Para o mês de maio, você pode programar até três copyeditors, sem sobrealocar. Antes e após este período, você tem apenas dois copyeditors para agendar. 13. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Informação de Recurso.
No modo de exibição Planilha de Recursos, o Max. Campo Unidades do recurso Copyeditors vai exibir 300% somente quando a data atual está dentro de 1 de Maio a 31 de intervalo de datas no ano de 2015. A data atual é baseada no relógio do sistema do seu computador ou conjunto na caixa de diálogo Informações sobre o projeto. (Para ver essa caixa de diálogo, na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Informações do Projeto.) Em outros momentos, ele irá mostrar 200%
Introduzir multiplas taxas de pagamentos para recursos Alguns recursos de trabalho podem executar tarefas diferentes, com diferentes taxas de pagamento. Por exemplo, no projeto do livro as novas crianças, o editor do projeto também pode servir como um editor de conteúdo. Porque as taxas de pagamento para editor do projeto e editor de conteúdo são diferentes, você pode criar duas taxas de pagamento para o recurso. Então, depois que você atribui o recurso a tarefa, você pode especificar que taxa de remuneração deve ser aplicada. Cada recurso pode ter até cinco níveis salariais diferentes, cada um gravado em uma tabela de taxas de custo.
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1. No modo de exibição Planilha de Recursos, clique no nome do recurso 5, Hany Morcos. 2. Na guia Recursos, no grupo Propriedades, clique em Informações.
A caixa de diálogo Informações de Recursos. 3. Clique na guia Custos.
Figura 133 Você vê o padrão da Hany pagar taxa de 1550 dólares por semana sobre a taxa de tabela A. Cada guia (rotulados A, B, e assim por diante) corresponde a um dos cinco níveis salariais que um recurso pode ter. 4. De acordo com as tabelas de taxas de custo, clique na guia B. 5. Selecione a entrada padrão de US $ 0.00 / h no campo logo abaixo do título da coluna Taxa Padrão e, em seguida, digite 45 / h. 6. No campo Taxa de horas extras na mesma linha, digite 60 / h, e, em seguida, pressione Enter.
Figura 134 7. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Informação de Recurso.
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Observe que, na Folha de Recursos, taxa de pagamento padrão de Hany ainda é $ 1,550 por semana. (Isso está registrado na coluna de DST. Rate.) Isso coincide com o valor na tabela de taxas A, a tabela de taxa de inadimplência. Essa taxa será usada para todas as atribuições de tarefas de Hany menos que você especifique uma taxa diferente.
Criação de taxas de pagamento de recursos para aplicar em diferentes momentos Os recursos podem ter padrão e as taxas de pagamento de horas extras. Por padrão, o Project usa essas taxas para a duração do projeto. No entanto, você pode alterar as taxas de remuneração de um recurso para ser eficaz a partir da data que você escolher. Por exemplo, você pode inicialmente criar um recurso em 1 º de janeiro, com uma taxa fixa de US $ 40 por hora, planejando aumentar a taxa normal do recurso a US $ 55 por hora em 1 º de julho. Projeto usa taxas de pagamento para o cálculo dos custos dos recursos com base em quando o trabalho do recurso é agendado. Você pode atribuir até 25 níveis salariais a serem aplicadas em momentos diferentes para cada uma das cinco tabelas de taxa de custo de um recurso. Projeto é flexível com os formatos adicionais de taxa de pagamento inseridos. Você pode inserir uma taxa de pagamento de um valor monetário específico ou como um percentual de aumento ou diminuição da taxa de remuneração anterior. 1. Na coluna Nome do Recurso, selecione o nome do recurso 6, Jane Dow. 2. Na guia Recursos, no grupo Propriedades, clique em Informações.
A caixa de diálogo Informações de Recursos. 3. Clique na aba custos, se já não estiver selecionado.
Você vai entrar em um aumento da taxa de pagamento na tabela de taxas de custo A. 4. Na célula Data de Vigência na segunda linha da tabela de taxas de custo A, digite ou selecione 01/06/15. 5. Na célula Taxa Padrão na segunda linha, digite 15%, e, em seguida, pressione Enter.
Figura 135
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Note que o Project calcula o aumento de 15% para produzir uma taxa de $ 63,25 por hora. A taxa anterior de US $ 55 por hora, mais de 15% é igual a $ 63,25 por hora. Você pode digitar um valor específico ou um percentual de aumento ou diminuição da taxa anterior. 6. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Informação de Recurso.
No modo de exibição Planilha de Recursos, note que a taxa inicial de Jane Dow, US $ 55 por hora, aparece em seu Std. Taxa de campo. Este campo exibirá US $ 55 por hora, até que as mudanças atuais de data para 6/1/15 ou posterior. Ela irá então exibir a nova taxa normal de $ 63,25 por hora.
Definindo Recursos Materiais Os recursos materiais são consumíveis que você usa-se como o projeto continua. Em um projeto de construção, recursos materiais podem incluir pregos, madeira e concreto. Você trabalha com recursos materiais no projeto para monitorar a quantidade unidade fixa ou uma taxa de consumo de recursos materiais e os custos associados. Ao contrário dos recursos de trabalho, você não pode inserir um valor máximo de unidades de um recurso de custo ou recurso material. Porque nenhum escreva de recurso executa o trabalho, não se aplica o valor máximo de unidades. Apesar do projeto não é um sistema completo para controle de estoque, ele pode ajudá-lo a ficar melhor informado sobre o quão rápido você está consumindo seus recursos materiais, e a que custo. 1. 2. 3. 4.
Na Folha de Recursos, clique na próxima célula vazia na coluna Nome do Recurso. Digite provas finais Limite. No campo Escreva, clique na seta para baixo, selecione Material, e pressione a tecla Tab. No campo Rótulo do material, escreva de cópias.
Cópias é a unidade de medida que você vai usar para esse recurso material. 5. No Padrão. Taxa de campo, escreva 15 e, em seguida, pressione Enter.
Este é o custo por unidade deste recurso material, dito de outra forma, cada cópia de um comprovante galera ligada custa R $ 15. Mais adiante neste capítulo, você vai especificar a quantidade unitária do recurso material quando atribuí-lo às tarefas. Projeto irá então calcular o custo da cessão de recursos materiais como o custo por unidade que você digitou acima vezes o número de unidades na atribuição.
Figura 136
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Atrasar o início dos trabalhos Se mais de um recurso é atribuído a uma tarefa, você pode não querer todos os recursos para começar a trabalhar na tarefa ao mesmo tempo. Você pode atrasar o início das obras para um ou mais recursos atribuídos a uma tarefa. Por exemplo, suponha que quatro recursos foram atribuídos a tarefa. Três dos recursos inicialmente trabalhar na tarefa, e o quarto posterior inspecciona a qualidade do trabalho. O inspetor deve começar a trabalhar na tarefa mais tarde do que os outros recursos. Vai precisar do ficheiro Advanced Assignments_Start localizado na pasta Chapter11. Abra-o e guarde-o como Advanced Assignments. 1. Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique em Utilização de Tarefas.
Como pode se lembrar, a tarefa dos grupos de exibição Uso dos recursos atribuídos abaixo de cada tarefa. 2. Na coluna Nome da Tarefa, abaixo tarefa 18, Autor revisão de edição de conteúdo, clique nos Copyeditors recursos atribuídos. 3. Na guia Tarefa, no grupo Edição, clique em Vá para Tarefas.
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Figura 137 Como você pode ver, esta tarefa tem atualmente dois recursos que lhe foram atribuídas: um editor de texto e autor do novo livro, Tad Orman. Em seguida, você vai atrasar a atribuição do editor de texto na vista Utilização de Tarefas. 4. Na guia Formatar, no grupo Assignment, clique em Informação.
A caixa de diálogo Informações sobre a Atribuição. 5. Clique na guia Geral, se ela ainda não estiver selecionada e, em seguida, na caixa Iniciar, digite ou selecione 04/05/15.
Figura 138 6. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Informações sobre a Atribuição.
Projeto regula cessão do copyeditor esta tarefa de modo que ele trabalha há horas na quintafeira ou sexta-feira.
Figura 139 Agora, na parte dividida em fases do modo de exibição, você pode ver que zero horas de trabalho estão agendadas para o editor de texto na quinta-feira e sexta-feira 30 de Abril e 1 de Maio. O outro recurso atribuído à tarefa não será afetado. Note-se que o trabalho total desta tarefa não se alterou, mas a sua duração que, a data de conclusão saiu de dois dias úteis.
Aplicando contornos para atribuições No uso de recursos e vistas Utilização de Tarefas, você pode ver exatamente como trabalho atribuído de cada recurso é distribuído ao longo do tempo. Além de exibir detalhes da atribuição, você pode alterar a quantidade de tempo que um recurso trabalha em uma tarefa em qualquer período de tempo determinado. Existem várias maneiras de fazer isso:
Aplicar um contorno de trabalho pré-definido para uma tarefa. Contornos predefinidos geralmente descrevem como o trabalho é distribuído ao longo do tempo em termos de padrões gráficos. Por exemplo, o contorno predefinido de Bell distribui menos trabalho no início e no fim da atribuição e distribui mais trabalho para o meio. Se você fosse o gráfico da obra ao longo do tempo, a forma do gráfico que se assemelham a um sino.
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Edite os detalhes da atribuição diretamente. Por exemplo, na utilização de recursos ou vista Utilização de Tarefas, você pode alterar os valores de atribuição diretamente na grade de escala de tempo.
Como contornar ou editar uma atribuição depende do que você precisa realizar. Contornos predefinidos funcionam melhor para trabalhos em que você pode prever um provável padrão de esforço, por exemplo, uma tarefa que exige tempo gradual de ramp-up pode se beneficiar de um contorno de back-carregado para refletir a probabilidade de que o recurso irá funcionar a mais em direção à final do trabalho. 1. Na coluna Nome da Tarefa, abaixo tarefa 38, a revisão final, clique no recurso atribuído Carole Poland. 2. Na guia Tarefa, no grupo Edição, clique em Vá para Tarefas.
Figura 140 Como você pode ver nos dados de escala de tempo à direita, dois recursos estão programados para trabalhar nesta tarefa de quatro horas por dia (ou seja, 50 por cento do seu tempo de trabalho disponível) e um terceiro recurso está programado para trabalhar a tempo inteiro nessa tarefa. Todos esses trabalhos têm um plano de contorno, isto é, o trabalho é distribuído uniformemente ao longo do tempo. Este é o escreva de contorno de trabalho padrão que o Projeto usa durante a programação de trabalho. Você quer mudar a atribuição de Carole Polónia nessa tarefa para que ela começa com uma breve atribuição diária e aumenta seu tempo de trabalho como a tarefa progride. Para conseguir isso, você vai aplicar um contorno back-carregado para a atribuição. Note-se que 38 tarefas, avaliação final é um escreva de tarefa de duração fixa, e não o escreva de tarefa padrão fixo-unidades. Este escreva de tarefa mantém a duração da tarefa fixa como você ajustar as suas atribuições. 3. Na guia Formatar, no grupo Assignment, clique em Informação.
A caixa de diálogo Informações sobre a Atribuição. Clique na guia Geral, se ela ainda não estiver selecionada. 4. Clique na seta para baixo para exibir as opções na caixa de Contour Trabalho.
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Figura 141 Estes são todos os contornos de trabalho pré-definidos, e alguns dos nomes dos contornos são representações gráficas de trabalho de um dos recursos ao longo do tempo, com que o contorno aplicado. 5. Selecione Voltar carregado e, em seguida, clique em OK para fechar a caixa de diálogo Informações sobre a Atribuição.
O Project aplica o contorno da atribuição deste recurso e reprograma o seu trabalho na tarefa.
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Figura 142 Você vê que em cada dia sucessivo de duração da tarefa, Carole Polónia é atribuído um pouco mais de tempo para trabalhar na atribuição. Também é apresentado um indicador de contorno na coluna Indicadores exibindo o escreva de contorno que é aplicado à atribuição. 6. Na coluna Indicadores, apontam para o indicador de contorno.
Figura 143 O Project exibe uma dica de tela descrevendo o escreva de contorno aplicada a esta atribuição. Em seguida, você irá editar diretamente os valores de uma outra tarefa de trabalho atribuídos.
7. Na coluna Nome da Tarefa, abaixo tarefa 38, a revisão final, clique no Morcos Hany recursos atribuídos.
Note que Hany está atualmente atribuídos quatro horas por dia, para cada dia de duração da missão. Por que quatro horas? Hany normalmente tem oito horas de trabalho por dia nesses dias especiais (como determinado por seu calendário de recurso). Ela foi designada para esta tarefa em 50 unidades de atribuição por cento, no entanto, para que o trabalho agendado resultante é de apenas quatro horas por dia. Você quer aumentar o trabalho de Hany nos últimos dois dias de esta tarefa de modo que ela vai trabalhar em tempo integral nele. Para conseguir isso, você vai editar manualmente os valores de trabalho atribuídas. 8. Na grade de escala de tempo no painel direito da vista Utilização de Tarefas, selecione a atribuição de quatro horas de Hany Morcos para quarta-feira 2 de setembro. 9. Escreva de 8h, e em seguida, pressione a tecla TAB. 10. Na atribuição de Hany para quinta-feira, escreva 8h, e pressione Enter.
Hany é agora atribuído oito horas por dia na quarta-feira e quinta-feira. Project apresenta um indicador de contorno na coluna de indicadores mostrando que um contorno editado manualmente tem sido aplicado para a atribuição.
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Figura 144 Aqui estão mais alguns recursos que você pode aplicar em uma vista de utilização:
Além de editar os valores de trabalho manualmente no nível do recurso que você fez antes, você pode editar os valores de trabalho no nível da tarefa. Quando você alterar o valor do trabalho em nível de tarefa, o Project ajusta o valor do trabalho resultante por recurso, de acordo com o valor das unidades de cada recurso em que a atribuição. Por exemplo, suponha que em um dia específico, dois recursos foram atribuídos quatro horas cada um para uma tarefa que tinha um valor de oito horas de trabalho total. Se você alterar o trabalho total da tarefa para esse dia até 12 horas, o Projeto vai aumentar o trabalho por recurso de quatro a seis horas. Você pode dividir uma tarefa na vista Gráfico de Gantt para dar conta de uma interrupção na tarefa, como você fez no capítulo 9. Você também pode dividir a tarefa em vista Utilização de Tarefas, digitando "0" valores de trabalho na linha da tarefa na grade dividida em fases para o intervalo de datas que você deseja. Para preservar o trabalho total na tarefa, deve adicionar a mesma quantidade de trabalho para o fim da tarefa como subtraído com a divisão. Por exemplo, suponha que a tarefa começa na segunda-feira e tem oito horas de trabalho total por dia durante quatro dias. O seu padrão de trabalho (em horas por dia) é de 8, 8, 8 e 8. Está interromper o trabalho na tarefa na terça-feira e, em seguida, adicionar a esses oito horas para o fim da tarefa (neste caso, a sexta-feira). O novo padrão de trabalho seria de 8, 0, 8, 8 e 8.
Ao editar valores na grade dividida em fases, você pode trabalhar com as células mais ou menos como você pode trabalhar em uma planilha do Microsoft Excel, você pode arrastar e soltar os valores e usar a alça de preenchimento automático para copiar os valores para a direita ou para baixo.
Aplicação de diferentes taxas de pagamento de atribuições Lembre-se de "Entrando múltiplas taxas de pagamento para um recurso" no início do capítulo que você pode configurar até cinco taxas de pagamento por recurso, que permite aplicar diferentes taxas de pagamento para diferentes atribuições de um recurso, por exemplo, a taxa de remuneração diferente pode depender das habilidades requeridas para as diferentes atribuições. Para cada tarefa, o Projeto inicialmente usa a tabela de taxa de A por padrão, mas você pode especificar que uma outra tabela de taxa deve ser usada. 1. Na coluna Nome da Tarefa, abaixo tarefa 36, Prova e revisão, clique nos Morcos Hany recursos atribuídos.
Em seguida, você vai ver o custo da atribuição de Hany. 2. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Tabelas e clique em Custo.
Projeto exibe a tabela de custo. Observe o custo atual de atribuição de Hany para esta tarefa: $ 1.550,00.
Figura 145 3. Na guia Formatar, no grupo Assignment, clique em Informação.
A caixa de diálogo Informações sobre a Atribuição. 4. Clique na guia Geral, se ela ainda não estiver selecionada. 5. Na caixa Tabela de taxas de custo, digite ou selecione B, e, em seguida, clique em OK para fechar a caixa de diálogo Informações sobre a Atribuição.
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O Project aplica de Hany custo taxa tabela B para a atribuição.
Figura 146 O novo custo da cessão, $ 1.800,00, aparece na coluna Custo Total. O novo valor de custo também é contabilizado nas tarefas de resumo e tarefas de resumo do projeto.
Atribuição de recursos materiais para as tarefas Em "Configurar recursos materiais", anteriormente neste capítulo, você criou o recurso material chamado provas finais Limite. Lembre-se que os recursos materiais são usados ou "consumidos", como um projeto progride. Os exemplos mais comuns para um projeto de construção incluem madeira e concreto. Ao atribuir um recurso material, você pode lidar com consumos e custos em uma de duas maneiras: Atribuir uma quantidade de unidade fixa do recurso de material para a tarefa. Projecto irá multiplicar o custo unitário deste recurso pelo número de unidades para determinar o custo total. Atribuir uma quantidade de taxa variável do recurso de material para a tarefa. Projecto irá ajustar a quantidade e custo do recurso como a duração da alteração de tarefas. 1. Na guia Tarefa, no grupo Exibir, clique em Gráfico de Gantt. 2. Na coluna Nome da Tarefa, clique no nome da tarefa 38, a revisão final.
Você antecipa que você vai precisar de 20 exemplares encadernados prova escrevagráfica para esta avaliação. 3. Na guia Tarefa, no grupo Edição, clique em Vá para Tarefas. 4. Na guia Recursos, no grupo Atribuições, clique em Atribuir Recursos.
A caixa de diálogo Atribuir Recursos. 5. Na caixa de diálogo Atribuir Recursos, selecione o campo Units por limite provas recurso galera. 6. Digite ou selecione 20, e, em seguida, clique em Atribuir.
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Projeto atribui o recurso material para a tarefa e calcula o custo de 300 dólares a atribuição (US $ 15 por cópia multiplicado por 20 cópias).
Figura 147 Porque provas finais vinculados é um recurso material, ele não pode fazer o trabalho. Por conseguinte, atribuir um recurso de material não afecta a duração de uma tarefa. 7. Clique em Fechar para fechar a caixa de diálogo Atribuir Recursos.
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Visualizando capacidade de recursos Lembre-se que a quantidade de tempo que um recurso é capaz de trabalhar em tarefas em um projeto é chamado de capacidade de recursos, e no Project, este é medido em unidades. Por padrão, essas unidades são apresentados como um valor percentual, com 0% significa nenhuma capacidade e 100% ou seja, a plena capacidade ou máximo de um único recurso com uma programação normal de trabalho de 40 horas por semana. No projeto, a capacidade máxima de um recurso para fazer o trabalho é monitorado como unidades máximas do recurso (. Unidades Max rotulados) de valor. Gestores de projeto, mesmo experientes têm sido conhecidos a superestimar a capacidade de recursos para as pessoas alocadas para trabalhar em um determinado projeto. Isso pode levar a problemas durante a execução de um projeto e os recursos infelizes, especialmente quando o gestor do projeto também subestimou a quantidade de trabalho necessária para completar as tarefas no projeto. Há muitas razões legítimas para esperar alguma variabilidade com o trabalho tarefa estimativas, especialmente na fase inicial de planejamento de um projeto. Capacidade de recursos, no entanto, deve ser mais fácil de estimar com mais precisão. Esta seção apresenta algumas ferramentas úteis no projeto que pode ajudá-lo a ver melhor e entender a capacidade de recursos. Visualizando a capacidade de trabalho por recurso dá-lhe uma melhor compreensão da capacidade geral para o seu projeto. Este, por sua vez, pode ajudá-lo e as partes interessadas do projeto informar sobre eventuais ajustes no escopo do projeto para melhor
adequação que a capacidade da equipe (ou vice-versa). Normalmente, você pode esperar uma das seguintes condições para a capacitação de recursos: Trabalho planejado é menor do que a capacidade de trabalho da equipe. Você pode ser capaz de usar uma parte do tempo dos seus recursos para outros projetos ou para fazer mais trabalho neste projeto. Trabalho planejado excede a capacidade de trabalho da equipe. Pode ser necessário reduzir o escopo do trabalho ou garantir mais recursos. Trabalhos previstos é aproximadamente igual à capacidade de trabalho da equipa. 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Uso de Recursos.
Projeto exibe o modo de exibição Uso de Recursos.
Figura 148 Lembre-se que neste ponto de vista, o painel esquerdo organiza tarefas sob os recursos para que as tarefas são atribuídas. O painel da direita mostra a atribuição e outros valores organizados na linha do tempo. Aqui, nosso foco é em ver a disponibilidade dos recursos. Para começar, você vai mudar o modo de exibição dividido em fases para mostrar a disponibilidade de recursos. 2. Na guia Formatar, no grupo Details, selecione a caixa de seleção disponibilidade restante. 3. Na guia Formatar, no grupo Detalhes, desmarque a caixa de seleção Trabalho.
O Project esconde os detalhes de trabalho, deixando o detalhe disponibilidade restante visível. 4. Clique na coluna Nome do Recurso de título. 5. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Contorno e, em seguida, clique em Ocultar subtarefas.
Figura 149
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Agora você pode ver no lado direito da tela os valores de disponibilidade restantes diárias para todos os recursos de trabalho. Os recursos de tempo integral, como Carole Polónia, têm os esperados 8 horas por dia disponível para os dias em que eles não têm atribuições. Dan Jump, o recurso a meio tempo, com 50% max. unidades, tem apenas 4 horas por dia disponível. Jun Cao, que tem um "quatro-por-ten" horário de trabalho, tem 10 horas por dia disponíveis quatro dias por semana. Em seguida, você vai ajustar o nível de zoom da exibição dividido em fases para verificar a disponibilidade por mês. 6. Na guia Exibir, no grupo Zoom, clique meses na caixa de escala de tempo.
Figura 150 O Projecto mostra as horas disponíveis por recurso, por mês. Note-se que alguns valores de atribuição e nomes de recursos são formatados em vermelho e tem um indicador de alerta ao lado de seus nomes. Esses recursos estão com sobrecarga: eles foram atribuídos mais trabalho do que a sua capacidade permite alguma parte do tempo.
Ajustar atribuições na visão Planner Equipe A Vista de Utilização de Tarefas e a vista de Utilização de Recursos são vistas poderosas em que você pode realizar objetivos complexos, como o contorno manualmente as atribuições de recursos. Se essas visões apresentar mais detalhes do que você quer, Project Professional inclui uma visão simples, mas poderosa chamada visão Planner Team. Na visão Planner Team, você vê as tarefas organizadas pelo recurso ao qual são atribuídos (como o modo de exibição Uso de Recursos) e quaisquer tarefas não atribuídas. Ambas as tarefas atribuídas e não atribuídas pode ser:
As tarefas agendadas prevista para um período de tempo específico e exibido na visualização Planner equipe em um ponto específico no tempo. Tarefas não programadas tarefas programadas manualmente, com ou sem um recurso atribuído.
Qual o ponto de vista Planner equipe permite que os pontos de vista de uso não é um método drag-and-drop simples de reescalonamento ou reafectação tarefas. 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Team Planner.
A visão Planner equipe aparece.
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2. Na coluna Nome do Recurso, selecione Carole Poland. 3. Na guia Tarefa, no grupo Edição, clique em Vá para Tarefas.
Atribuições iniciais de recursos de Carole Polónia entrar em exibição.
Figura 151 Primeiro, você vai agendar as tarefas, mas não programada (ou seja, programado manualmente). Carole tem uma tarefa não programada, bem como várias tarefas programadas. Na verdade, suas tarefas agendadas que a levou a ser sobrecarga. A formatação vermelho de seu nome comunica o fato de que ela está com sobrecarga, eo Projeto de caixas de vermelho atrai em torno de algumas das atribuições de Carole em abril de dizer-lhe quando ela está com sobrecarga. Você gostaria tarefa marcação de Carole, Lançamento de planejamento, para começar no início de agosto, assim que você vai movê-lo lá. 4. Horizontalmente role a vista até a semana de 09 de agosto é visível na escala de tempo. 5. Clique e arraste tarefa marcação de Carole, Lançamento de planejamento, na linha de Carole para que a data de início da tarefa é segunda-feira, 10 de agosto.
Como no Gráfico de Gantt, a largura de uma barra de tarefa agendada corresponde à sua duração. Dependendo do nível de zoom escala de tempo, você pode não ver nomes de tarefas completo em algumas barras de tarefas. 6. Aponte o ponteiro do rato na tarefa que você acabou programado.
Uma dica de tela aparece e contém os detalhes da tarefa essenciais.
Figura 152
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Observe que, embora essa tarefa está agora agendada uma data e hora específicas, é ainda uma tarefa agendada manualmente, e assim permanecerá até que se mudou para agendamento automático. Em seguida, você vai agendar a tarefa de marcação atribuído a Hany Morcos, e você também vai atribuir-lhe Carole. Você gostaria que esta tarefa seja concluída no início de agosto também. 7. Clique e arraste o nome da tarefa de marcação de Hany Morcos, Atribuir lançar membros da equipe, a linha da Poland de Carole para que a data de início da tarefa é terça-feira 11 de agosto.
Cronogramas de projetos e atribui a tarefa.
Figura 153 Em seguida, você vai atribuir as duas tarefas não atribuídas e não programadas. Ambas as tarefas devem ser atribuídas a Hany Morcos. 8. Clique e arraste a primeira tarefa não atribuída, questionário autor completa, a linha de Hany Morcos para que a data de início da tarefa é segunda-feira 17 de agosto. 9. Clique e arraste a tarefa não atribuída restante, Agendar entrevistas do autor, a linha de Hany Morcos para que a data de início da tarefa é terça-feira 18 de agosto.
Figura 154 Agora, ambas as tarefas são atribuídas e programado, embora permaneçam tarefas agendadas manualmente.
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Para concluir, você vai resolver alguns dos problemas de superalocação de recursos que são visíveis no lado calendário do ponto de vista Planner Team. 10. Na guia Exibir, no grupo Zoom, clique na seta para baixo ao lado da caixa Timescale e clique Weeks.
O prazo se ajusta para mostrar mais do plano. 11. Role a vista horizontalmente até a semana de 28 de Jun é visível na escala de tempo.
Figura 155 A maioria das sobrecargas dos recursos do plano é devida ao estado da reunião editorial semanal (representada nesta vista, como as linhas verticais finas) sobreposição com outras tarefas. Porque cada ocorrência da reunião de status editorial é apenas uma hora de duração, você não está preocupado com a abordar este nível de sobrecarga. Você pode ver uma sobrecarga mais grave para Hany Morcos na semana de 28 de Jun, no entanto. Porque você precisa de atenção integral na tarefa Interior Design Ilustração de Hany, você vai transferir a tarefa Edição de Texto incorp para outra pessoa. 12. Botão direito do rato a tarefa de Hany, Edição de Texto incorp e, no menu de atalho que aparece, clique Reassign Para, em seguida, selecione Carole Poland.
Figura 156 O Project atribui a tarefa, mas não muda de início da tarefa ou a data de término ou duração.
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Figura 157
Ajustar o plano de projecto Examinando a alocação de recursos ao longo do tempo Nesta seção, você vai se concentrar na alocação de recursos, como as atribuições de tarefas que você fez afetar as cargas de trabalho dos recursos de trabalho (pessoas e equipamentos) de um plano. A capacidade de um recurso para trabalhar em um determinado período de tempo é determinado por suas unidades máximas e calendário de recursos. A relação entre a capacidade de um recurso e as suas atribuições de tarefas é chamado de alocação. Cada recurso de trabalho está em um dos três estados de alocação:
Atribuições do recurso Underallocated não preencher a capacidade máxima do recurso para fazer o trabalho. Por exemplo, um recurso de tempo integral que tem apenas 25 horas de trabalho atribuído a uma semana de trabalho de 40 horas é underallocated. Atribuições do recurso totalmente alocados preencher a capacidade máxima do recurso. Por exemplo, um recurso de tempo integral, que tem 40 horas de trabalho atribuído a uma semana de trabalho de 40 horas é totalmente alocado. Atribuições do recurso com sobrecarga exceder a capacidade máxima do recurso para qualquer período de tempo. Por exemplo, um recurso de tempo integral, que tem 65 horas de trabalho atribuído a uma semana de trabalho de 40 horas está com sobrecarga.
Esses estados de alocação de aplicar recursos para trabalharem. Os recursos de custo e material de não fazer o trabalho e, portanto, suas atribuições não estão sujeitos a problemas de alocação. No Project, a capacidade de um recurso para o trabalho é medido em unidades, a capacidade máxima de um determinado recurso é chamado de unidades máximas (unidades Max
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rotulados no Project.). Unidades são medidos quer como números (tais como três unidades) ou como uma percentagem (por exemplo, 300% de unidades). Vai precisar do arquivo Advanced Plan_Start localizado na pasta Chapter12. Abra e guarde como Advanced Plan. 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Uso de Recursos.
O modo de exibição Uso de Recursos é exibido.
Figura 158 No lado esquerdo da tela é uma tabela (a tabela de Uso, por padrão), que mostra trabalhos agrupados por recursos, o total de trabalho atribuída a cada recurso, eo trabalho de cada atribuição. Esta informação é organizada em um esquema que você pode expandir ou recolher. O lado direito da tela contém detalhes de atribuição (trabalhar, por padrão) dispostos em uma escala de tempo. Você pode rolar horizontalmente a escala de tempo para ver diferentes períodos de tempo. Você também pode alterar os níveis sobre a escala de tempo para exibir os dados em unidades de semanas, dias, horas e assim por diante. Observe o nome na primeira linha, não atribuídos. Este item apresenta as tarefas para as quais não recursos específicos são atribuídos. Em seguida, você vai entrar em colapso o contorno da tabela para ver o trabalho total por recurso ao longo do tempo. 2. Clique na coluna Nome do Recurso de título. 3. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Contorno e, em seguida, clique em Ocultar subtarefas.
O Project recolhe o esboço (atribuições por recurso) na vista Utilização de Recursos. 4. Na coluna Nome do Recurso, clique no nome Carole Poland.
Figura 159 Atribuições de recursos estão escondidos, eo total de valores de trabalho a recursos "ao longo do tempo aparecem na grade de escala de tempo à direita.
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5. Aponte para o título (para segunda-feira) para a semana de 05 de abril, na parte superior da grade de escala de tempo coluna M.
Uma dica de tela aparece com a data da atribuição: 4/6/15.
Figura 160 Essas dicas de tela são úteis em vista escala de tempo, tais como o modo de exibição Uso de Recursos ou a vista Gráfico de Gantt. Atualmente, o calendário está definido para exibir semanas e dias. Agora você vai mudar a escala de tempo para ver os dados de trabalho resumidos de forma mais ampla. 6. Na guia Exibir, no grupo Zoom, na caixa de escala de tempo, clique em Meses.
O Project muda a grade de escala de tempo para mostrar valores de trabalho agendados por mês.
135 Figura 161 Observe que os nomes e alguns valores de atribuição de Carole Poland e alguns outros recursos aparecem em vermelho. A formatação vermelho significa que esses recursos estão com sobrecarga: em um ou mais pontos da agenda, as tarefas atribuídas exceder a sua capacidade para o trabalho. Como você pode ver na grade de escala de tempo, Carole Polónia está com sobrecarga em abril. Ela é underallocated para os outros meses em que ela tem atribuições. Note-se que Jun valor de 45 horas de trabalho de Carole é formatado em vermelho. Apesar de 45 horas dentro de um mês não é uma sobrecarga para um recurso em tempo integral, em algum momento de Jun (talvez até mesmo por apenas um dia), Carole está programado para trabalhar mais horas do que ela pode acomodar. Em seguida, você irá alterar as configurações de escala de tempo para dar uma olhada em sobrecargas de Carole. 7. Na guia Exibir, no grupo Zoom, na caixa de escala de tempo, clique em dias. Project ajusta a escala de tempo para a sua configuração anterior. 8. Clique no expandir / recolher seta ao lado do nome de Carole na coluna Nome do Recurso.
O Project amplia o modo de exibição Uso de Recursos para mostrar trabalhos individuais de Carole.
9. Se necessário, role o Uso de Recursos visualizar horizontalmente para a direita para ver as atribuições de Carole a semana de 19 de Abril.
Trabalho total de Carole naquela segunda-feira, Abril 20, é de 9 horas. Este é formatado vermelho, indicando a sobrecarga.
Figura 162 Carole tem duas missões em 20 de abril: oito horas de trabalho de edição do conteúdo e da tarefa Editorial reunião da equipe de uma hora 2 (um exemplo de uma tarefa recorrente). Estas duas tarefas estão programadas em horários que se sobrepõem entre as horas de 08:00 e 09:00 (. Se você quiser observar isso, ajustar a escala de tempo para exibir horas) Esta é uma sobrecarga de verdade: Carole, provavelmente, não é possível concluir duas tarefas simultaneamente. No entanto, é uma sobrecarga relativamente pequeno dado o âmbito do plano, e você não precisa estar muito preocupado sobre como resolver esse nível de sobrecarga. 10. Clique no expandir / recolher seta ao lado do nome de Carole na coluna Nome do Recurso em colapso suas atribuições.
Aqui estão algumas coisas para manter em mente ao ver a alocação de recursos:
Uma forma rápida de navegar para sobrecargas de recursos no modo de exibição Uso de Recursos é usar o botão Avançar Superalocação no grupo Nível da guia Recursos. Por padrão, o modo de exibição Uso de Recursos exibe a tabela de uso, no entanto, você pode exibir tabelas diferentes. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Tabela e, em seguida, clique na tabela que deseja exibir. Por padrão, o modo de exibição Uso de Recursos exibe valores de trabalho na grade de escala de tempo. No entanto, você pode exibir valores de atribuição adicionais, tais como custo e disponibilidade remanescente. Para fazer isso, na guia Formatar, no grupo de detalhes, clique no valor que você deseja exibir. Em vez de usar a caixa Timescale na guia Exibir para alterar a escala de tempo, você pode clicar no Zoom In e Zoom Out botões na barra de status. No entanto, este método pode não produzir o nível exato de detalhes que você quer. Para ver as alocações para cada recurso graficamente contra uma escala de tempo, você pode exibir o Gráfico de Recursos: na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Outras Visualizações e clique em Gráfico de Recursos. Use as teclas de seta ou barra de rolagem horizontal para alternar entre os recursos aqui.
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Os usuários do Project Professional pode usar a exibição Planner equipe para ver as atribuições por recurso em um formato mais simples.
Resolver sobrecargas de recursos manualmente Nesta seção e na próxima, você vai continuar se concentrando na alocação de recursos, como as atribuições de tarefas que você fez afetar as cargas de trabalho dos recursos de trabalho no plano. Nesta seção, você vai editar manualmente um trabalho para resolver uma sobrecarga de recursos. Na próxima seção, você vai resolver automaticamente sobrecargas de recursos. Editando uma tarefa manualmente é apenas uma maneira de resolver a sobrecarga de recursos. Outras soluções incluem a seguinte: Substitua o recurso sobrealocado com outro recurso usando o botão Substituir na caixa de diálogo Atribuir Recursos. Reduzir o valor no campo Unidades de Atribuição da Informação ou caixa de diálogo Atribuir Recursos. Atribuir um recurso adicional para a tarefa de modo que ambos os recursos compartilhar o trabalho. Adicionar um atraso de nivelamento para uma atribuição manualmente. Se a sobrecarga não é muito grave (como a atribuição de 9 horas de trabalho em um normal dia de trabalho de 8 horas), você pode muitas vezes deixar a sobrecarga no plano. 1. Na guia Exibir, no grupo Zoom, na caixa de escala de tempo, clique em semanas.
Na definição semanal, você pode mais facilmente detectar sobrecargas que podem precisar de ser resolvida. Trabalho atribuído bem mais de 40 horas por semana para um recurso em tempo integral pode ser um problema sério.
Figura 163 Note que vários nomes aparecem em vermelho. Estes recursos são sobrecarga. 2. Horizontalmente rolar a vista de utilização do direito de examinar as sobrecargas mais severas por semana.
Você vê vários casos de sobrecarga menor, como 41 horas por semana e, em alguns casos de sobrecargas, onde o trabalho total é de menos de 40 horas por semana. Observe as sobrecargas mais graves que afetam Morcos Hany (entre outros) em agosto.
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Figura 164 Essas sobrecargas são graves o suficiente para que eles merecem mais investigação. Você vai começar com sobrecargas de Hany em agosto. 3. Clique no expandir / recolher seta ao lado do nome de Hany na coluna Nome do Recurso.
Em seguida, você gostaria de obter um melhor olhar para as tarefas que estão causando sobrecarga de Hany esta semana. 4. Na guia Exibir, no grupo Zoom, na caixa de escala de tempo, clique em dias. 5. Horizontalmente rolar a vista de utilização para exibir sexta-feira, 21 de agosto.
Na configuração diária, você pode ver que Hany está com sobrecarga na sexta-feira, agosto 21, e segunda-feira e terça-feira, 24 de agosto e 25.
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Figura 165 Você decide reduzir o trabalho de Hany tanto a prova e rever e criar tarefas maquete. 6. Na grade dividida em fases do modo de exibição Uso de Recursos, selecione a atribuição de 8 horas de Hany na sexta-feira, Agosto 21, na prova de tarefas e revisão. 7. Escreva de 4h, em seguida, pressione a tecla TAB várias vezes para mudar o foco para segundafeira 24 de agosto. 8. Com a atribuição de 8 horas de Hany na mesma tarefa de Segunda, 24 de agosto de selecionado, digite 4h e pressione Tab. 9. Com a atribuição de 8 horas de Hany na mesma tarefa para Terça-feira, Agosto 25, selecionado, digite 4h e pressione Tab.
Figura 166 10. Selecione a atribuição de 8 horas de Hany na sexta-feira, Agosto 21, na tarefa Criar maquete. 11. Escreva de 4h, em seguida, digite 4h para cada um tarefas diárias de Hany sobre esta tarefa para segunda-feira e terça-feira. 12. Se necessário, deslocar verticalmente a vista até o nome de Hany e do roll-up de suas tarefas diárias é visível.
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Figura 167 Você dirigiu a sobrecarga para a semana, reduzindo seu trabalho nas duas tarefas. Note-se que ao tomar esta ação, você reduz não apenas o trabalho de Hany nessas tarefas, mas o trabalho total do plano. Como gestor de projeto, você tem que usar seu julgamento para determinar o melhor curso de ação em tais casos: reduzir o trabalho, alterar as atribuições de recursos, ou difundir o trabalho por um longo período de tempo. Em seguida, você vai olhar para outras sobrecargas de recursos no plano de livro as novas crianças que você pode resolver automaticamente com o nivelamento de recursos.
Nivelamento de recursos com sobrecarga
Nas seções anteriores, você aprendeu sobre a alocação de recursos, descobri o que causa sobrecarga, e resolveu uma sobrecarga manualmente. O nivelamento de recursos é o processo de atrasar ou dividir o trabalho de um recurso em uma tarefa para resolver uma sobrecarga. Você pode usar as opções na caixa de diálogo Recursos do Nível para definir os parâmetros a respeito de como você quer projeto para resolver sobrecargas de recursos. O Project tentará resolver tais sobrecargas quando você optar por recursos de nível. Dependendo das opções que você escolher, isso pode envolver adiamento da data de início de um trabalho ou uma tarefa ou a divisão do trabalho na tarefa. Por exemplo, considere as seguintes tarefas, as quais têm o mesmo recurso em tempo integral atribuído.
Figura 168 Nesta visão de divisão, o ponto de vista Gráfico de Recursos aparece abaixo da vista Gráfico de Gantt. No dia 1, o recurso está com sobrecarga de 200%. No dia 2, o recurso é totalmente alocado em 100%. No dia 3, ele é mais uma vez em 200% de sobrecarga. Depois do dia 3, o recurso é totalmente alocado em 100%. Quando você executar nivelamento de recursos, o Project atrasos as datas de início do segundo e terceiro tarefas de modo que o recurso não está com sobrecarga.
Figura 169 Note que a data de término da última tarefa programada passou de dia 6 para dia 8. Isso é comum com nivelamento de recursos, que muitas vezes empurra para fora a data de término
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do plano. Havia um total de oito dias de trabalho antes de se estabilizar, mas dois desses dias sobrepostos, fazendo com que o recurso a ser sobrecarga nesses dias. Após o nivelamento, todos os oito dias de trabalho ainda estão lá, mas o recurso não é mais sobrecarga. O nivelamento de recursos é uma ferramenta poderosa, mas realiza apenas algumas coisas básicas: atrasa tarefas, divide tarefas e atribuições de recursos atrasos. Ele faz isso seguindo um conjunto bastante complexo de regras e opções que você especificar na caixa de diálogo Nivelamento de Recursos. (Essas opções são explicadas no exercício seguinte.) Nivelamento de recursos é uma grande ferramenta de ajuste fino, mas não pode substituir o seu bom senso sobre a disponibilidade de recursos, durações de tarefas, relacionamentos e restrições. O nivelamento de recursos irá trabalhar com todas essas informações, uma vez que é inserido no seu plano, mas ele pode não ser possível resolver completamente todas as sobrecargas de recursos dentro do prazo desejado, a menos que você altere algumas das tarefas básicas e valores de recursos no plano. Remédios adicionais podem incluir a redução do escopo geral do trabalho ou a adição de recursos adicionais. 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Folha de Recursos. O modo de exibição Planilha de Recursos é exibido.
141 Figura 170 Note que alguns nomes de recursos aparecem em vermelho e exibir o indicador de sobrecarga na coluna Indicadores. 2. Na guia Recursos, no grupo Nível, clique em Opções de nivelamento.
A caixa de diálogo Nivelamento de Recursos. Nos próximos passos, você vai percorrer as opções dessa caixa de diálogo. 3. De acordo com cálculos de nivelamento, certifique-se que o manual está selecionado.
Esta configuração determina se os níveis de recursos do Projeto constantemente (automático) ou apenas quando você diga a ele (Manual). Nivelamento automático ocorre logo que se torna um recurso sobrecarga. 4. Na Procure sobrecargas em uma caixa de ... base, certifique-se que o Day by Day é selecionado.
Esta definição determina o período de tempo em que projeto vai olhar para sobrecargas. Se um recurso está com sobrecarga, o seu nome será formatado em vermelho. Se está com sobrecarga no nível que você escolher aqui, o Projeto também irá mostrar o indicador de sobrecarga ao lado de seu nome. 5. Certifique-se de que os valores de nivelamento desmarque a caixa de verificação de nivelamento antes é selecionado.
Às vezes você vai precisar de recursos de nível repetidamente para obter os resultados que você deseja. Por exemplo, você pode inicialmente tentar nivelar semana a semana e, em seguida, mudar para o dia a dia. Se os valores de nivelamento desmarque a caixa de
verificação de nivelamento antes de ser selecionado, o Projeto elimina quaisquer atrasos de nivelamento de todas as tarefas e atribuições antes de nivelamento. Por exemplo, se você já nivelou o plano e, em seguida, adicionou mais tarefas, você pode querer desmarcar esta caixa de verificação antes de se estabilizar novamente, para que você não perca os resultados de nivelamento anteriores. 6. Sob Nivelamento intervalo para Plano Avançado, certifique-se de que todo o projeto está selecionada.
Aqui você escolhe o nível ou o plano inteiro ou apenas as atribuições que estejam dentro de um intervalo de datas especificado. Nivelamento dentro de um intervalo de datas é mais útil depois que você começou a acompanhar o trabalho real e você quer nivelar apenas os restantes atribuições em um plano. 7. Na caixa para o nivelamento, certifique-se de que padrão é selecionado.
Você controla a prioridade que o Project usa para determinar quais tarefas deve atrasar para resolver um conflito de recursos. A ID única opção atrasos tarefas apenas de acordo com seus números de identificação: números de identificação numericamente superiores (por exemplo, 10) será atrasado antes de números de identificação numericamente inferiores (por exemplo, 5). Você pode querer usar esta opção quando o seu plano não tem relações de tarefas ou constrangimentos. A opção atrasos tarefas padrão de acordo com as relações antecessoras, as datas de início, as restrições de tarefa, de folga, prioridade, e os IDs. A, a opção Padrão Prioridade olha para o valor de prioridade tarefa antes de os outros critérios padrão. (Prioridade de tarefas é um ranking numérico entre 0 e 1000 que indica a adequação da tarefa para nivelamento. Tarefas com a prioridade mais baixa são atrasadas ou divididas primeiro.) 8. Certifique-se de que o nível só caixa de seleção folga disponível dentro está desmarcada.
Se desmarcar esta caixa de seleção permite que projeto para estender a data de término do plano, se necessário, para resolver a alocação de recursos. Selecionando esta opção evitaria projeto de estender a data de término do plano para resolver sobrecargas de recursos. Em vez disso, o Projeto iria usar apenas a folga livre dentro da programação existente. Dependendo do plano, isso pode não ser suficiente para resolver integralmente as sobrecargas de recursos. 9. Certifique-se de que o nivelamento pode ajustar atribuições individuais em uma caixa de seleção tarefa é selecionada.
Isso permite ao Project para adicionar um atraso de nivelamento (ou trabalho dividido em missões, se o nivelamento pode criar divisões no trabalho restante também é selecionada), independentemente de quaisquer outros recursos atribuídos à mesma tarefa. Isso pode fazer com recursos para iniciar e terminar o trabalho em uma tarefa em momentos diferentes. 10. Certifique-se de que o nivelamento pode criar divisões no trabalho restante caixa de seleção está marcado.
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Isso permite que projeto para dividir o trabalho em uma tarefa (ou em uma atribuição, se o nivelamento pode ajustar atribuições individuais numa tarefa também é selecionada), como forma de resolver uma sobrecarga. 11. Certifique-se de que o nível de caixa de seleção tarefas agendadas manualmente é selecionado.
Isso permite Projeto para nivelar uma tarefa agendada manualmente como faria uma tarefa agendada automaticamente.
Figura 171 Agora que você já analisou as opções de nivelamento, você está pronto para nivelar o plano. 143
12. Clique em Nível Todos.
Níveis de projeto dos recursos com sobrecarga.
Observe que os indicadores de sobrecarga sumiram.
Figura 172
Em seguida, você vai olhar para o plano de antes e depois de nivelamento usando a exibição Gantt de Nivelamento. 13. Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique na seta abaixo do Gráfico de Gantt e, em seguida, clique em Mais modos de exibição. 14. Na caixa de diálogo Mais Modos de Exibição, clique em Gantt de Nivelamento e clique em Aplicar.
Project muda para o modo de exibição Gantt de Nivelamento. 15. Na guia Exibir, no grupo Zoom, clique projeto inteiro.
Essa visão lhe dá um melhor olhar para algumas das tarefas que foram afetados pelo nivelamento. 16. Verticalmente rolar o Gantt de Nivelamento ver para baixo para ver tarefa 46, o lançamento tarefa de resumo prep Book.
Figura 173 Estas são algumas das tarefas que foram substancialmente mais afetados pela redistribuição de recursos. Observe que cada tarefa tem dois bares. A barra superior representa a tarefa de pré-nivelado. Você pode ver o início de uma tarefa pré-nivelada, acabamento e duração, apontando para uma luz bar tan-colorido. A barra inferior representa a tarefa nivelado como está agora agendada. O Project foi capaz de resolver as sobrecargas de recursos. Para este plano particular, o nivelamento não estender a data de término. A última tarefa agendada no plano (tarefa 45, imprimir e enviar) ainda tem alguma folga por causa da duração Manual entrou em sua tarefa de resumo.
Verificação de custo e data de conclusão do plano Nem todos os planos incluem informações sobre custos, mas para aqueles que, mantendo o controlo dos custos do projeto pode ser tão importante quanto, ou mais importante do que, mantendo o controlo da data de término agendada. Nesta seção, você examinar o custo ea data de término do plano. Dois fatores a considerar quando se examina os custos do projeto são os escrevas específicos de custos que você quer ver e como você pode vê-los melhor. Os escrevas de custos que podem ser encontrados ao longo da vida de um projeto incluem o seguinte:
Base de Custo A tarefa original planejada, recurso ou atribuição de custos salvos como parte de um plano de linha de base. Atual (ou programada) custa Os custos calculados de tarefas, recursos e atribuições em um plano. Como você faz ajustes em um plano, como atribuir ou remover recursos, o Project recalcula os custos atuais, assim como ele recalcula tarefa começar e terminar datas. Depois de iniciar a incorrer em custos reais (geralmente acompanhando o trabalho real), o custo atual é igual ao
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custo real mais o custo restante por tarefa, recurso ou atribuição. Os custos actuais são os valores que você vê nos campos rotulados de custo ou custo total. Os custos reais os custos que tenham sido incorridas para tarefas, recursos ou atribuições. Restante custos A diferença entre os custos atuais ou programadas e os custos reais para tarefas, recursos ou atribuições.
Você pode precisar comparar estes custos (por exemplo, linha de base versus real) ou examiná-las individualmente por tarefa, recurso ou atribuição. Ou talvez você precise examinar valores de custo para tarefas de resumo ou para um plano inteiro. Algumas formas comuns de ver estes escrevas de custos incluem o seguinte:
Você pode ver os valores de custo do plano na caixa de diálogo Project Statistics. Você pode ver ou imprimir relatórios que incluem fluxo de caixa, orçamento, excesso de custos para ambas as tarefas e recursos, e de valor agregado. (Para fazer isso, na guia Relatório, no grupo Relatórios Ver, clique em Custos.) Você pode ver o nível de tarefa, em nível de recurso, ou informações de custo de nível de atribuição em vistas de utilização, apresentando a tabela de custo. (Para fazer isso, na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Tabelas e clique em Custo.) Para ver detalhes de custos distribuídos ao longo do tempo em uma exibição de uso, faça o seguinte: Na guia Formatar, no grupo de detalhes, clique em Adicionar detalhes e, em seguida, selecionar os valores de custo que você deseja.
Além do custo, a data de término é uma (muitas vezes o mais crítico) medida crítica de um plano. A data de término do plano é uma função da sua duração e data de início. A maioria dos projetos têm uma data de término desejado, ou suave, e muitos projetos têm um deve atingir, ou duro, data de término. Quando o gerenciamento de projetos como estes, é essencial que você saiba acabamento atual ou programada do plano. 1. Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique em Outras Views, e, em seguida, clique em Folha de Tarefas.
Project muda para o modo de exibição Planilha de Tarefas. Em seguida, você vai mudar para a tabela de custo. 2. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Tabelas e clique em Custo.
A tabela de custos aparece.
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Figura 174 Aqui, você pode ver muitos escrevas de valores de custo para o plano global (o custo total da tarefa de resumo do projeto 0), as fases do projeto (tarefas de resumo), e tarefas individuais. Neste ponto do ciclo de vida do projeto, o plano não inclui ainda uma linha de base e, portanto, a coluna de base contém apenas os valores zero. Da mesma forma, o plano ainda não contém qualquer progresso real, de modo a coluna real contém apenas os valores zero. Em seguida, você vai verificar a data de término do plano. 3. Na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Informações do Projeto.
A caixa de diálogo Informações sobre o projeto.
Figura 175 Na caixa de diálogo Informações sobre o projeto, você pode ver a data de término como o plano está programada. Note que você pode editar a data de início do plano aqui, mas não a sua data de término. Projeto calculou esta data de término com base na data de início mais a duração total do plano. Em seguida, você vai olhar para os valores de duração para este plano.
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4. Na caixa de diálogo Informações sobre o projeto, clique em Estatísticas.
A caixa de diálogo Projeto Statistics. Aqui, novamente, você pode ver corrente de partida do plano e as datas de término.
Figura 176 Este plano tem atualmente nenhuma linha de base eo trabalho real relatado, então você vê NA na linha de base, de início real, e os campos de término real e os valores zero na duração real e campos de trabalho reais. Note também que o valor de custo na linha atual é a mesma coisa que você viu na vista Folha de Tarefas. 5. Clique em Fechar para fechar a caixa de diálogo Project Statistics.
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Desactivar tarefas
Você pode incluir tarefas em um plano que você pode decidir mais tarde que você não quer ter concluído, mas você também não quer perder os detalhes sobre as tarefas por excluí-los. Você pode, por exemplo, desenvolver tarefas que representam "what-if" perguntas que você não pode começar a responder até questões preliminares são respondidas. Ou você pode criar um plano que descreve um cenário provável para a conclusão do caso, mas também inclui conjuntos mais otimistas e pessimistas de tarefas também. No Project Professional, você pode desativar uma única tarefa ou várias tarefas. Tarefas Inativadoras podem ser preferível a tarefas exclusão, na medida em que mantém as informações da tarefa no plano, mas elimina o efeito de agendamento dessas tarefas. Uma tarefa que impulsiona o início de uma tarefa sucessora, por exemplo, permanece visível quando inativado, mas tem tachado aplicada no Gráfico de Gantt e outros pontos de vista, e sua relação com link está quebrado e seu sucessor é remarcado. Se mais tarde você quiser reativar tarefas inativadas, você pode facilmente fazê-lo e Projeto restaura-las como tarefas ativas com o mesmo impacto de programação como tinha anteriormente.
1. Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique na seta abaixo de Gráfico de Gantt e clique em Gráfico de Gantt. 2. Selecione o nome da tarefa 39, o site companheiro de projeto do livro. 3. Na guia Tarefa, no grupo Edição, clique em Vá para Tarefas.
Esta tarefa de resumo e subtarefas refletir um plano inicial para dar conta do trabalho de concepção de um site que irá promover o novo livro em seu lançamento. Você ainda acha que você pode querer incluir este trabalho no novo plano do livro, mas por agora, gostaria de inativar essas tarefas. 4. Na guia Tarefa, no grupo Agenda, clique em Desativar.
Project inativa a tarefa de resumo e subtarefas.
Figura 177 A informação tarefa original é ainda visível, mas agora ele não tem qualquer impacto sobre o plano global. Mais tarde, se você decidir incluir essas tarefas no plano, você pode reativá-los clicando Inativar novamente.
Organizar os detalhes do projecto Depois de construir um plano de projeto, as chances são que você terá de analisar aspectos específicos do plano para a sua própria análise ou compartilhar com outras partes interessadas. Embora as opiniões internas, tabelas e relatórios em Microsoft Project 2013 fornece muitas maneiras de examinar um plano, você pode precisar de organizar a informação para atender às suas próprias necessidades específicas. Neste capítulo, você pode usar algumas das ferramentas de projeto para controlar os dados que aparece e como ele está organizado. Projeto inclui muitas características que lhe permitem organizar e analisar os dados que de outra forma exigiria ferramentas separadas, como um aplicativo de planilha.
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Classificando Detalhes do projecto A classificação é a maneira mais simples para reorganizar os dados da tarefa ou recurso no Project. Você pode classificar as tarefas ou recursos por critérios pré-definidos, ou você pode criar sua própria ordem de classificação com até três níveis de aninhamento. Por exemplo, você pode classificar os recursos por grupo de recursos (que é o valor no campo GrupoDesign, Editorial, e assim por diante, no nosso exemplo Lucerne Publishing) e, em seguida, classificar por custo, dentro de cada grupo de recursos. Quando você classificar os dados, a ordem de classificação aplica-se o ponto de vista ativo, independentemente da tabela específica atualmente exibido na vista. Por exemplo, se você classificar a exibição Gráfico de Gantt por data de início durante a exibição de tabela de entrada e, em seguida, mudar para a tabela de custo, você verá as tarefas ordenadas por data de início na tabela Custo. Você também pode classificar na maioria dos pontos de vista que não incluem uma tabela, como a vista Gráfico de Recursos. Como agrupamento e filtragem, o que você vai trabalhar com mais tarde neste capítulo, a triagem não (com uma exceção) alterar os dados subjacentes do seu plano, ele simplesmente reorganiza os dados que você tem em vista ativa. A única exceção é a opção que o Projeto oferece a tarefa ou renumerar IDs de recursos depois da ordenação. É bom para tarefas ou recursos renumerar permanentemente se é o que você pretende fazer. Por exemplo, quando a construção de uma lista de recursos, você pode digitar os nomes de recursos na ordem em que os recursos se juntar seu projeto. Mais tarde, quando a lista estiver completa, você pode querer classificá-los em ordem alfabética pelo nome e permanentemente renumerar eles. No plano livro as novas crianças no nosso exemplo Lucerne Publishing, cada recurso é atribuído a um dos vários grupos de recursos. Estes grupos têm nomes como o design, Editorial, e outros que pertencem a uma editora. Para seus planos, você pode usar os grupos de recursos para representar as equipes funcionais, departamentos, ou qualquer outra coisa mais lógica descreve coleções de recursos semelhantes. Classificando todos os recursos por grupo de recursos permite que você veja os custos associados a cada grupo de recursos mais facilmente. Isso pode ajudá-lo a planejar o orçamento de seu projeto. Você também pode classificar os recursos dentro de cada grupo pelo custo do mais para o menos caro. Vai precisar do ficheiro Advanced Organizing_Start localizado na pasta Chapter13. Abra-o e guarde-o como Advanced Organizing. 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Folha de Recursos.
O modo de exibição Planilha de Recursos é exibido. Por padrão, a tabela de entrada aparece na vista Folha de Recursos, no entanto, a tabela de entrada inclui as taxas de remuneração,
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mas não exibe o campo de custo total por recurso. Você vai mudar para a tabela de Resumo em seu lugar. 2. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Tabelas e clique em Resumo.
A tabela Resumo aparece.
Figura 178 Agora você está pronto para ordenar a exibição Planilha de Recursos. 3. Clique na seta de AutoFiltro na coluna Custo título e, no menu que aparece, clique em Classificar do Maior para o Menor.
O modo de exibição Planilha de Recursos é classificado pela coluna Custo em ordem decrescente.
Figura 179 Este arranjo é bom para ver os custos dos recursos para o plano inteiro, mas talvez você gostaria de ver esses dados organizados pelo grupo de recursos. Para ver isto, você vai aplicar uma ordem de classificação em dois níveis. 4. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Classificar e clique em Classificar por.
Aparece a caixa de diálogo Classificar. Nele, você pode aplicar até três níveis aninhados de critérios de classificação. 5. Em Classificar por, clique em Grupo na lista drop-down, e ao lado disso, clique em Crescente.
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Grupo aqui se refere ao campo Grupo de Recursos, que, para o plano de livro as novas crianças, contém valores como design e Editorial, estes são os grupos com os quais a maioria dos recursos no plano estão associados. Esses valores foram previamente adicionados ao plano para você. 6. Em seguida, por (no centro da caixa de diálogo), clique em Custo na lista drop-down, e ao lado disso, clique em Decrescente. 7. Certifique-se de que a caixa de seleção permanentemente renumerar recursos está desmarcada.
Figura 180 8. Clique em Classificar.
O Project organiza a vista da Folha de Recursos para exibir recursos por grupo (projeto, Editorial, e assim por diante) e, em seguida, pelo custo dentro de cada grupo. 151
Figura 181 Essa organização oferece uma maneira fácil de identificar os recursos mais caros em cada grupo de recursos trabalhando no novo projeto do livro. Para concluir, você vai re-classificar as informações de recurso para devolvê-lo à sua ordem de classificação original, que é por ID. 9. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Classificar e, em seguida, clique em ID. Projeto de re-classifica a lista de recursos, identificação de recurso.
Números de identificação reordenadas lhe dar uma indicação visual de que a exibição de tarefa ou recurso foi classificada. Se você ver que uma espécie tem sido aplicado, mas você não sabe qual é, você pode olhar na caixa de diálogo Sort By. Você não pode salvar configurações de classificação personalizada que você especificou como você pode com o agrupamento e filtragem. No entanto, a ordem de classificação que você mais recentemente especificada permanecerá em vigor até que você re-ordenar a vista.
Agrupamento Detalhes do projecto À medida que você desenvolver um plano, você pode usar os pontos de vista disponíveis no Project para visualizar e analisar os dados de várias maneiras. Uma maneira importante para ver os dados em vistas de tarefa e recurso é de agrupamento. Agrupamento permite organizar tarefas ou informações de recursos (ou, quando em uma vista de utilização, informações de atribuição), de acordo com os critérios que você escolher. Por exemplo, ao invés de ver a lista de recursos na vista Folha de Recursos classificado por ID, você pode ver os recursos ordenados pelo custo. Agrupamento vai um passo além da simples classificação, no entanto. Agrupamento agrega valores de resumo, ou roll-ups, em intervalos que você pode personalizar. Por exemplo, você pode agrupar recursos pelo seu custo, com um intervalo de mil dólares entre os grupos. Agrupamento muda a maneira que você vê a sua tarefa ou dados de recursos, permitindo um nível mais refinado de análise de dados e apresentação. Agrupamento de não alterar a estrutura subjacente de seu plano, ele simplesmente reorganiza e resume os dados. Tal como acontece com a classificação, quando você agrupar dados em uma visualização, o agrupamento se aplica a todas as tabelas que você pode mostrar a vista. Você também pode agrupar o modo de exibição Diagrama de Rede, que não contém uma tabela. O Project inclui várias definições de grupos predefinidos para tarefas e recursos, tais como o agrupamento de tarefas por tempo ou recursos, taxa de pagamento padrão. Você também pode personalizar qualquer um dos grupos internos ou criar o seu próprio. 1. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique na seta para baixo ao lado do grupo por caixa (que contém inicialmente [No grupo]) e, em seguida, clique em Grupo de Recursos.
O Project reorganiza os dados de recursos em grupos de recursos, acrescenta valores de resumo por grupo, e apresenta os dados em uma forma de esboço expandida.
Figura 182 Este agrupamento é semelhante ao de classificação que você fez na seção anterior, mas desta vez você vai ver valores de custo de resumo para cada grupo de recursos. O Project aplica a formatação de cor clara para as linhas de dados de resumo. Como os dados de resumo é derivada de dados subordinados, você não pode editá-lo diretamente. Mostrar esses valores de resumo não tem efeito sobre os cálculos do plano de custo ou cronograma.
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Para se dar mais controle sobre como Projeto organiza e apresenta os dados, agora você vai criar um grupo. Antes de criar um grupo personalizado e personalizações adicionais ao longo deste capítulo, no entanto, você vai fazer uma alteração nas configurações do projeto. Você vai fazer esse ajuste para evitar que este grupo costume de se tornar disponível em outros planos que você pode trabalhar com o que não estão relacionados com este material de treinamento. 2. Clique na guia Arquivo e clique em Opções.
A caixa de diálogo Opções do Projeto. 3. Clique em Avançado e, em Exibir, desmarque a adicionar automaticamente novas vistas, tabelas, filtros, e grupos para a caixa de seleção global. 4. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Opções do Projeto.
Com essa tarefa de limpeza concluída, você está pronto para criar um grupo personalizado. 5. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique na seta para baixo ao lado da caixa Agrupar por e clique em Mais Grupos.
Aparece a caixa de diálogo Mais Grupos.
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Figura 183 Nesta caixa de diálogo, você pode ver todos os grupos pré-definidos disponíveis para tarefas (quando em uma exibição de tarefa) e recursos (quando em uma vista de recursos). O novo grupo será mais semelhante ao Grupo Resource, então você vai começar a copiá-lo. 6. Certifique-se de que o Grupo Resource está selecionada e, em seguida, clique em Copiar.
A caixa de diálogo Definição de Grupo. 7. 8. 9. 10.
Na caixa Nome, selecione o texto exibido e digite Grupos de Recursos pelo custo. Na coluna Nome do Campo, clique na primeira célula vazia abaixo Group. Digite ou selecione Custo. Na coluna Ordem para o campo Custo, selecione Decrescente.
Os recursos serão agrupados de acordo com os valores no campo Group, e depois pelo campo Custo maior para o menor.
Figura 184 Em seguida, você vai ajustar os intervalos de custos em que projeto irá agrupar os recursos. 11. Com a linha de custos ainda selecionado, clique em Definir Intervalos de Grupo.
A caixa de diálogo Intervalo Grupo Definir. 12. No grupo em caixa, selecione Intervalo. 13. Na caixa intervalo do grupo, digite 1000.
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Figura 185 14. Clique em OK. 15. Clique em Salvar para fechar a caixa de diálogo Definição de Grupo.
O novo grupo, grupos de recursos pelo custo, agora aparece na caixa de diálogo Mais Grupos. 16. Clique em Aplicar.
O Project aplica o novo grupo à vista Folha de Recursos.
Figura 186 Os recursos são agrupados por seu valor grupo de recursos (as bandas que unem design, editoriais e assim por diante) e, dentro de cada grupo, por valores de custo de $ 1.000 (intervalos das bandas azul claro). Para concluir vai remover o agrupamento. 17. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique na seta para baixo ao lado da caixa Agrupar por e clique em Limpar Group.
O Project remove os valores de resumo e estrutura de contorno, deixando os dados originais. Novamente, a exposição ou a remoção de um grupo não tem nenhum efeito sobre os dados do plano.
Filtrar Detalhes do projecto Outra forma útil para mudar o modo de exibição de tarefa do projeto e informações de recursos é através da filtragem. Como o nome sugere, a filtragem tarefa oculta ou dados de recursos que não atendem aos critérios especificados, exibindo apenas os dados em que você está interessado. Como agrupamento, filtragem não altera os dados em seu plano, que altera apenas os dados que aparecem. Existem duas maneiras de usar filtros. Você pode aplicar um filtro automático ou um filtro predefinido a um ponto de vista:
Use filtros automáticos para filtragem ad hoc em qualquer tabela em Projeto. As pequenas setas de AutoFiltro aparecem ao lado dos nomes dos cabeçalhos das colunas. Clique na seta para exibir uma lista de critérios pelos quais você pode filtrar os dados. Quais os critérios que você vê depende do escreva de dados contidos na coluna, por exemplo, os critérios de AutoFiltro em uma coluna de data incluem opções como hoje e neste mês, bem como uma opção personalizada, com
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o qual você pode especificar seus próprios critérios. Você pode usar AutoFiltro no projeto, da mesma forma que você pode usar AutoFiltro no Microsoft Excel. Aplicar um filtro predefinido ou personalizado para ver apenas as informações de tarefa ou recurso que atenda aos critérios do filtro. Por exemplo, o filtro Crítica exibe apenas as tarefas no caminho crítico. Alguns filtros predefinidos, como o filtro Faixa de tarefas, pedir-lhe para introduzir critérios, por exemplo, uma série de identificações de tarefas específicas. Se um ponto de vista tem um filtro aplicado, a mensagem "filtro aplicado" aparece na barra de status. Ambos os escrevas de filtros ocultar linhas de tarefa ou vistas folha de recursos que não atendem aos critérios especificados. Você pode ver falhas na tarefa ou números de identificação de recurso. Os dados "perdidos" apenas está escondido e não excluído. Tal como acontece com a classificação e agrupamento, quando você filtrar dados em uma visualização, a filtragem aplica-se a todas as tabelas que você pode exibir a vista. Visto que não incluem tabelas, como o calendário e pontos de vista Diagrama de Rede, também suportam filtragem (através da caixa de filtro na guia Exibir), mas não os filtros automáticos.
Uma característica muito semelhante é destaque. Ao aplicar um filtro de informação oculta que não atenda os critérios, aplicando um destaque se aplica um formato de amarelo para informações que não atender aos seus critérios. Caso contrário, as duas características são quase idênticas, você pode aplicar embutido destaques ou criar destaques personalizados, assim como com filtros. Quando um dos destaques é aplicada, a mensagem "Destaque filtro aplicado" aparece na barra de status. 1. Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique em Gráfico de Gantt.
A exibição Gráfico de Gantt aparece. Antes de criar um filtro, você vai ver rapidamente as tarefas que você está interessado, aplicando um filtro automático. 2. Clique na seta de AutoFiltro na coluna Nome da Tarefa título, aponte para Filtros e clique em Personalizar.
A caixa de diálogo Personalizar AutoFiltro. Você gostaria de ver apenas as tarefas que contenham a palavra edição. 3. Em Nome, selecione Contém na primeira caixa. 4. Na caixa ao lado, o escreva de edição.
Figura 187 5. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Personalizar AutoFiltro.
Projeto filtra a lista de tarefas para mostrar apenas as tarefas que contenham a palavra de edição e suas tarefas de resumo.
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Figura 188 Note que o indicador em forma de funil aparece ao lado de Nome do rótulo de coluna Tarefa, e a mensagem "AutoFiltro aplicado" aparece na barra de status. Estes são indicadores visuais que um filtro automático personalizado foi aplicada a esta coluna. Em seguida, você desligar o filtro automático e criar um filtro personalizado. 6. Clique no indicador de filtro em forma de funil, na coluna Nome da Tarefa título e, em seguida, clique em Limpar Todos os Filtros.
O Project alterna o filtro automático desligado, reexibir todas as tarefas no plano. Agora você está pronto para criar um filtro personalizado. 7. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique na seta ao lado para filtrar e, em seguida, clique em Mais Filtros.
Aparece a caixa de diálogo Mais Filtros. Nesta caixa de diálogo, você pode ver todos os filtros predefinidos para tarefas (quando em uma exibição de tarefa) e recursos (quando em uma vista de recursos), que estão disponíveis para você. 8. Clique em Novo.
A caixa de diálogo Definição de Filtro. 9. 10. 11. 12.
Na caixa Nome, escreva incompleto tarefas de edição. Na primeira linha da coluna Nome do Campo, digite ou selecione Nome. Na primeira linha da coluna de teste, selecione contém. Na primeira linha na coluna Valor (es), escreva de edição.
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O valor de texto não faz distinção entre maiúsculas e minúsculas. Que cobre o primeiro critério para o filtro, em seguida, você vai adicionar o segundo critério. 13. 14. 15. 16.
Na segunda linha da coluna E / Ou, selecione E. Na segunda linha da coluna Nome do Campo, digite ou selecione Finish real. Na segunda linha da coluna de teste, selecione iguais. Na segunda linha, no valor (es) da coluna, escreva NA.
NA significa "não aplicável" e é a maneira que o Projeto marca alguns campos que ainda não possuem um valor. Em outras palavras, qualquer tarefa de edição que não tem uma data de término real deve ser incompleto.
Figura 189 17. Clique em Salvar para fechar a caixa de diálogo Definição de Filtro.
O novo filtro é exibido na caixa de diálogo Mais Filtros. 18. Na lista de filtros, selecione tarefas de edição incompleta, e, em seguida, clique em Aplicar.
Project aplica o novo filtro para o modo de exibição Gráfico de Gantt.
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Figura190 As tarefas agora são filtrada para mostrar apenas as tarefas de edição não concluídas. Porque você não começou a acompanhar o trabalho real, no entanto, todas as tarefas de edição são incompletos no momento. Para concluir, irá remover o filtro. 19. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique na seta ao lado para filtrar e, em seguida, clique em Limpar Filtro.
Project remove o filtro. Como sempre, a exposição ou a remoção de um filtro não tem efeito sobre os dados originais.
Criando novas tabelas Uma tabela é uma apresentação de planilha de dados do projeto, organizados em colunas verticais e linhas horizontais. Cada coluna representa um dos muitos campos no Project, e cada linha representa uma única tarefa ou recurso (ou, em vistas de utilização, uma atribuição). A interseção de uma coluna e uma linha pode ser chamado de uma célula (se você for orientado para planilhas) ou um campo (se você pensar em termos de banco de dados). O Project inclui várias tabelas que podem ser aplicadas em pontos de vista. Você já usou
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algum destes quadros, como a entrada e tabelas de resumo. As chances são de que a maior parte do tempo, built-in tabelas do Projeto conterá os campos que você deseja. No entanto, você pode modificar qualquer tabela pré-definida, ou você pode criar uma nova tabela que contém somente os dados desejados. 1. Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique em Outras Views, e, em seguida, clique em Folha de Tarefas.
O Project exibe o modo de exibição Planilha de Tarefas. 2. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Tabelas e clique em Mais Tabelas.
Aparece a caixa de diálogo Mais Tabelas. A tabela de entrada deve ser selecionada.
Figura 191 Nesta caixa de diálogo, você pode ver todas as tabelas predefinidas disponíveis para tarefas (quando em uma exibição de tarefa) ou recursos (quando em uma vista de recursos). 3. Certifique-se de que a entrada está selecionada e, em seguida, clique em Copiar.
A caixa de diálogo Definição da tabela. 4. Na caixa Nome, digite Tabela Editorial.
Em seguida, você irá remover alguns campos e em seguida, adicione os outros. 5. Na coluna Nome do Campo, clique em cada um dos seguintes nomes de campo e, em seguida, clique no botão Excluir linha depois de clicar em cada nome de campo: Indicadores Modo de tarefa Antecessores
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Figura 192 Em seguida, você adicionar um campo com esta definição de tabela. 6. Na coluna Nome do Campo, clique em Duração e clique em Inserir Linha.
O Project insere uma linha vazia acima Duração. 7. Na coluna Nome do Campo, clique na seta no nome do campo vazio da nova linha e, em seguida, selecione Foco Editorial (text9) a partir da lista drop-down.
O texto personalizado campo foco Editorial contém algumas notas sobre o nível de edição necessários por tarefa. Esta informação foi previamente personalizado para você neste plano. 161
8. Na largura da coluna, digite ou clique em 20.
Figura 193 9. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo de definição de tabela.
A nova tabela aparece na caixa de diálogo Mais Tabelas. 10. Certifique-se de que a Tabela Editorial está selecionado e clique em Aplicar.
O Project aplica a nova tabela para o modo de exibição Planilha de Tarefas.
Figura 194
Criação de novos pontos de vista Quase todo o trabalho que você executa no projeto ocorre em um ponto de vista. Uma visão pode conter elementos como tabelas, grupos e filtros. Você pode combiná-las com outros elementos (como uma grade de escala de tempo em uma exibição de uso) ou com elementos gráficos (como a representação gráfica de tarefas na parte de gráfico do modo de exibição Gráfico de Gantt). O Projecto inclui dezenas de pontos de vista que organizam informações para fins específicos. Você pode achar que você precisa ver as informações do seu plano, de alguma forma que não está disponível nas vistas predefinidas. Se vistas disponíveis do projeto não atender às suas necessidades, você pode editar uma exibição existente ou criar o seu próprio ponto de vista. 1. Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique em Outras Views, e, em seguida, clique em Mais modos de exibição.
Aparece a caixa de diálogo Mais Views.
Figura 195 Nesta caixa de diálogo, você pode ver todos os pontos de vista pré-definidos disponíveis para você. 2. Clique em Novo.
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A caixa de diálogo Definir New View. A maioria das visualizações ocupar um único painel, mas uma visão pode consistir em dois painéis separados. Na verdade, o modo de exibição padrão do Project é realmente uma visão de dois painéis: o Gráfico de Gantt ea Timeline. 3. Certifique-se de Single View está selecionado e clique em OK.
A caixa de diálogo Definição View. 4. Na caixa Nome, digite Editorial Agenda View. 5. Na caixa de tela, selecione Folha de Tarefas a partir da lista drop-down.
Figura 196 Na caixa de lista da tela, você pode ver todos os escrevas de pontos de vista apoiados pelo Projeto. Muitos desses pontos de vista consistem em uma tabela (como Folha de Recursos), uma tabela e um guia (como Gráfico de Gantt), ou uma forma (como o Formulário de Tarefas). Outras opiniões são puramente esquemática, como o Diagrama de Rede e vistas Timeline. 6. Na caixa da tabela, selecione Tabela Editorial da lista drop-down.
Tabela Editorial é a tabela personalizada que você criou anteriormente. 7. Na caixa de grupo, selecione Nenhum grupo na lista drop-down. 8. Na caixa de filtro, selecione incompletos tarefas de edição a partir da lista drop-down.
Tarefas de edição incompletos é o filtro personalizado que você criou anteriormente. 9. Certifique-se de que a caixa de seleção Mostrar menu é selecionado.
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Figura 197 10. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Exibir a definição in.
A nova visão aparece e deve ser selecionado na caixa de diálogo Mais Views. 11. Certifique-se de que a Editorial Calendário Ver está selecionado e clique em Aplicar.
O Project aplica o novo ponto de vista.
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Figura 198 Tarefas editoriais só incompletas são agora apresentadas, e os campos são apresentados da forma que você quiser. Além disso, o Projeto adicionou Editorial Calendário Ver a lista Outros Visto no grupo Vistas de Tarefas, na guia View. A nova visão aparece sob o rótulo personalizado, por isso é sempre acessível neste plano. Devido ao ajuste de limpeza que você realizou no início deste capítulo, o novo modo de exibição personalizado não está disponível em outros planos. No entanto, quando você cria seus próprios pontos de vista personalizados, você provavelmente vai querer disponibilizá-los em qualquer plano, por isso vamos alterar as definições da tela de volta para o padrão. Dessa forma, os pontos de vista personalizados que você criar no futuro estará disponível em qualquer plano que você trabalhar. 12. Clique na guia Arquivo e clique em Opções.
A caixa de diálogo Opções do Projeto. 13. Clique em Avançado e, em vídeo, selecione a adicionar automaticamente novas vistas, tabelas, filtros, e grupos para a caixa de seleção global. 14. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Opções do Projeto.
Acompanhando o progresso em tarefas e atribuições Construir, verificar e comunicar um plano de som pode demorar muito ou até mesmo a maioria do seu tempo como gestor de projetos. No entanto, o planejamento é apenas a primeira fase de gerenciar seus projetos. Após o planejamento estiver concluído, a implementação do projeto inicia-transporte o plano que foi previamente desenvolvida. Idealmente, os projetos são implementados exatamente como o planejado, mas este é raramente o caso. De um modo geral, mais complexo do plano e do seu tempo de duração, a maior oportunidade existe para a variância a aparecer. Variância é a diferença entre o que você pretende acontecer (como registrado no plano) e que actuallyhappened (como registrado por seus esforços de monitoramento). Devidamente controlar o trabalho real e compará-lo contra o plano original permite identificar variação cedo e ajustar a parte incompleta do plano quando necessário. Se você concluiu o Capítulo 8, "seguindo o progresso," você foi apresentado às formas mais simples de reais de rastreamento em um plano. Estes incluem registo da percentagem de uma tarefa que tenha sido concluída, bem como o seu verdadeiro início e término. Estes métodos de acompanhar os progressos são bons para muitos projetos, mas Microsoft Project 2013 também suporta formas mais detalhadas de rastreamento. Neste capítulo, a controlar nível de tarefa e de nível de atribuição totais de trabalho e trabalhar por um período de tempo, tais como o trabalho concluído por semana ou por dia. Informação distribuída ao longo do tempo é comumente conhecido como dividida em fases, para controlar o trabalho por período de tempo é muitas vezes referida como acompanhamento reais divididos em fases. Este é o nível mais detalhado de monitorização de progressos disponíveis no Project. Tal como acontece com os métodos de rastreamento simples, seguindo os valores reais divididos em fases é uma forma de abordar as questões mais básicas do gerenciamento de um projeto:
São tarefas começando e terminando como o planejado? Se não, qual será o impacto sobre a data de término do projeto? Recursos estão gastando mais ou menos tempo do que o planejado para completar tarefas? Está demorando mais ou menos dinheiro do que o planejado para completar tarefas?
Como gestor de projeto, você deve determinar o nível de rastreamento melhor atende às necessidades de seu plano e as partes interessadas. Como você poderia esperar, quanto mais detalhada a nível de rastreamento, o maior esforço exigido de você e os recursos atribuídos às tarefas. Este capítulo expõe os métodos de controle mais detalhados disponíveis no projeto.
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Neste capítulo, você trabalha com diferentes meios de controlar o trabalho e manipulação de obra incompleta. Você começa, no entanto, atualizando a linha de base do projeto.
Atualizar uma linha de base Se salvou uma linha de base para um plano. Lembre-se que uma linha de base é um conjunto de valores importantes em um plano, tais como as datas previstas de início, datas de término e os custos de tarefas, recursos e atribuições. Quando você salvar (ou conjunto) uma linha de base, o Projeto tira um "instantâneo" dos valores existentes e salva-lo no plano para comparação futura. Tenha em mente que o objetivo da linha de base é a de gravar o que você espera que o plano para parecer em um ponto no tempo. Com o passar do tempo, no entanto, pode ser necessário mudar suas expectativas. Depois de salvar um plano de linha de base inicial, você talvez precise ajustar o plano, adicionando ou removendo tarefas ou atribuições ou fazer outros ajustes. Para manter uma linha de base precisa para posterior comparação, você tem várias opções: •
•
•
Atualizar a linha de base para o projeto inteiro Isso simplesmente substitui os valores iniciais originais com os valores atualmente programados. Atualize a base para tarefas selecionadas Isso não afeta os valores de referência para outras tarefas ou valores de referência de recursos no plano. Salvar uma segunda ou subseqüente baseline Você pode economizar até 11 linhas de base em um único plano. O primeiro é chamado de linha de base, e os restantes são de base através de uma linha de base 10.
Vai precisar do arquivo Advanced Tracking A_Start localizado na pasta Chapter14. Abra e guarde como Advanced Tracking A. 1. Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique na seta abaixo do botão Gráfico de Gantt e, em seguida, clique em Gantt de Controle.
A vista Gantt rastreamento aparece.
Figura 199 Na parte de gráfico desse ponto de vista, as tarefas como eles estão atualmente agendadas aparecem como barras azuis (se eles não são tarefas críticas) ou barras vermelhas (se eles são tarefas críticas). Abaixo deles, os valores iniciais de cada tarefa aparecem como barras cinzentas.
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2. Na coluna Nome da Tarefa, clique no nome da tarefa 18, crítica de arte original. 3. Na guia Tarefa, no grupo Edição, clique em Vá para Tarefas.
O Rastreamento de Gantt vista rola para exibir a barra de Gantt para a tarefa 18, crítica de arte original. Esta tarefa foi adicionada ao plano depois da linha de base inicial foi salvo. Como você pode ver a vista Gantt de Seguimento, esta tarefa não tem barra de linha de base, indicando que ele não tem valores basais. Além disso, a duração da tarefa adicional mudou suas tarefas sucessoras fora de suas linhas de base. Para obter um olhar mais amplo no início do plano, você vai ajustar o nível de zoom. 4. Na guia Exibir, no grupo Zoom, na caixa de escala de tempo, clique em semanas.
Você pode ver que, atualmente, nenhuma das tarefas posteriores no plano de corresponder às suas linhas de base.
Figura 200 Para concluir vai salvar novamente a linha de base para o plano. Se o fizer, irá atualizar todas as informações de linha de base para tarefas, recursos e atribuições anteriores ao progresso de rastreamento. 5. Na guia Projeto, no grupo Agenda, clique em Definir Linha de Base e, em seguida, clique em Definir Linha de Base.
A caixa de diálogo Definir Linha de Base. 6. Certifique-se de que a opção Definir linha de base é selecionado. No Para a área, certifique-se de que a opção Projeto inteiro está selecionado. Note-se que o "último salvo" data que você vê podem ser diferentes.
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Figura 201 7. Clique em OK para atualizar a linha de base.
Project alerta que você está prestes a substituir os valores da linha de base salvas anteriormente. 8. Clique em Sim.
O Project atualiza os valores de referência para o plano.
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Figura 202 Tarefa 18 agora tem uma linha de base, e todos da linha de base dos demais tarefas valores agora combinar seus valores programados. Neste ponto, você representou para as tarefas que serão no plano. Você está pronto para passar para o próximo estágio de seu plano, seguindo o progresso real.
Rastreamento valores reais e restantes para as tarefas e atribuições Para as tarefas que possuem recursos que lhes forem atribuídas, você pode inserir valores de trabalho real e restante para a tarefa como um todo ou para tarefas específicas para essa tarefa. Para ajudar você a entender como o Project lida com os valores reais inseridos, considere o seguinte:
Se uma tarefa tem um único recurso atribuído a ele, os valores reais de trabalho você entra para a tarefa ou atribuição se aplicam igualmente a ambos a tarefa eo recurso. Por exemplo, se você
gravar que a atribuição tem cinco horas de trabalho real, esses valores se aplicam para a tarefa e para o recurso atribuído. Se uma tarefa tem vários recursos que lhe são atribuídas, os valores reais de trabalho você entra para a tarefa são distribuídas entre ou rolou para as atribuições de acordo com suas unidades de atribuição. Este nível de detalhe é apropriado se você não está preocupado com os detalhes no nível do trabalho individual. Se uma tarefa tem vários recursos que lhe são atribuídas, os valores reais de trabalho você entra para uma missão são enrolados à tarefa. No entanto, os novos valores reais de trabalho não afetam valores do trabalho dos outros trabalhos sobre a tarefa. Este nível de detalhe é apropriado se os detalhes no nível atribuição individual são importantes para você.
Vai precisar do ficheiro Advanced Tracking B_Start localizado na pasta Chapter14. Abra-o e guarde-o como Advanced Tracking B. 1. Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique em Utilização de Tarefas.
O modo de exibição Uso da tarefa é exibido. O modo de exibição Uso da Tarefa lista os recursos de acordo com as tarefas que lhes estão atribuídas. Esta informação aparece na tabela do lado esquerdo. No lado direito, você verá linhas organizadas em uma escala de tempo. As linhas no lado direito mostrar-lhe os valores de trabalho agendadas para cada tarefa ou recurso atribuído. O modo de exibição Uso da Tarefa cor-códigos das linhas no lado direito: linhas de tarefas têm um fundo sombreado e linhas de atribuição tem um fundo branco. 2. Na coluna Nome da Tarefa, clique no nome da tarefa 18, crítica de arte original. 3. Na guia Tarefa, no grupo Edição, clique em Vá para Tarefas.
A grade dividida em fases, no lado direito da tela rola para exibir o primeiro trabalho agendado para a tarefa. Em seguida, você vai mudar a tabela e os detalhes mostrados na vista. 4. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Tabelas e clique em Trabalho.
A Tabela de trabalho aparece.
Figura 203 Esta tabela inclui o trabalho real e restante colunas de trabalho que você vai trabalhar com pouco, embora ainda não possa ser visível. Os valores na coluna Trabalho são os totais de tarefas e atribuição para o trabalho planejado. Note-se que o valor do trabalho de cada tarefa é a soma de seus valores de trabalho de atribuição. Por exemplo, o total de trabalho para a tarefa 18, 164 horas, é a soma de Hany Morcos "82 horas de trabalho na tarefa e de Jane Dow 82 horas.
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Em seguida, você vai mudar os detalhes exibidos na grade dividida em fases, no lado direito da tela. 5. Na guia Formatar, no grupo de detalhes, clique em Trabalho Real.
Para cada tarefa e missão, o Projeto agora exibe o trabalho e linhas de trabalho real na grade dividida em fases, no lado direito da tela.
Figura 204 Na grade dividida em fases, você vê os valores de trabalho agendados por dia. Se você somar os valores de trabalho diárias para uma tarefa ou atribuição específica, o total é igual ao valor na coluna de trabalho para essa tarefa ou atribuição. Em uma vista de utilização, você vê os valores de trabalho em dois diferentes níveis de detalhe: o valor total para uma tarefa ou atribuição dividido em fases eo nível mais detalhado. Estes dois conjuntos de valores estão diretamente relacionados. Em seguida, você vai inserir valores reais de trabalho em nível de atribuição de nível de tarefas e ver como eles se refletem nos detalhes dividida em fases. 6. Usando o rato, arraste a barra de divisão vertical para a direita até que você possa ver todas as colunas na tabela de Trabalho.
Figura 205 7. Na coluna real para a tarefa 18, Original arte crítica, digite ou clique 92h e, em seguida, pressione a tecla Enter.
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Figura 206 Várias coisas importantes ocorreu quando pressionado Enter:
Projeto aplicado mudança realce para os valores atualizados na tabela. A quantidade de trabalho real que você entrou foi subtraída da coluna Trabalho restante (rotulado restante na interface do projeto). O trabalho real foi distribuído para as duas atribuições na tarefa, o que resulta em 46 horas de trabalho real que está sendo gravada para um recurso e 46 horas para o outro recurso. Da mesma forma, o valor remanescente de trabalho atualizada, foi recalculado para cada atribuição. Os valores de trabalho real e restante atualizados foram roladas até o resumo Aquisição e à tarefa de resumo do projeto. Os valores reais de trabalho também foram redistribuídos para a missão e os valores divididos em fases de atribuição.
No lado da grade dividida em fases do modo de exibição, você pode ver o trabalho agendado diariamente e os valores reais de trabalho para os dois recursos a quinta-feira 30 de abril. Porque você inseriu um valor de trabalho real para toda a tarefa, o Projeto assume que o trabalho foi realizado conforme o programado e registra esses valores divididos em fases para as atribuições de recursos. Para concluir, vai inserir valores reais de trabalho no nível de atribuição e ver o efeito na tarefa. 8. Na coluna real para atribuição Hany Morcos 'a tarefa 18 (que atualmente contém o valor de 46 horas), digite ou clique 62h e, em seguida, pressione Enter.
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Figura 207 Valores de trabalho real e restante do Hany são atualizados, e as atualizações também rolar até a tarefa e sua tarefa de resumo. (Projeto destaca os valores alterados.) No entanto, os valores de trabalho reais e restantes para Jane Dow, o outro recurso atribuído à tarefa, não são afetados. 9. Arraste a barra divisória vertical, de volta para a esquerda para ver mais dos valores divididos em fases atualizados para a tarefa.
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Figura 208 Mais uma vez, o Projeto assume que o valor do trabalho real que você entrou para a Hany foi concluída como previsto e, portanto, seu trabalho e os valores divididos em fases de trabalho reais correspondem através de segunda-feira, maio 4. O Rastreamento do valor do trabalho completo real de uma tarefa é mais detalhado do que entrar um valor percentual de preenchimento simples em uma tarefa. No entanto, nenhum método é tão detalhada como entrar trabalho real dividido em fases para tarefas ou atribuições (como você verá na próxima seção). Não há nada de errado com o acompanhamento de trabalho real no nível da tarefa ou atribuição (ou simplesmente inserindo um valor percentual completo, para que o assunto) se esse nível de detalhe atenda às suas necessidades. Na verdade, se você vê os detalhes divididos em fases ou não, o Projeto sempre distribui qualquer percentual completo ou nível de tarefa ou atribuição de nível valor do trabalho real que você entra em correspondente valores divididos em fases, como você viu anteriormente. Esta é uma razão pela qual os novos usuários do projeto, às vezes se surpreendem ao encontrar valores extremamente precisas, tais como 7,67 horas de trabalho, prevista para um determinado dia. Se você geralmente entender a matemática que o Projeto está a seguir, no entanto, você pode descobrir onde esses números vêm. Por outro
lado, você pode não se preocupam com este nível de programação detalhista e isso é OK, também.
Controlar o trabalho real dividido em fases para tarefas e atribuições Entrando reais divididos em fases requer mais trabalho por parte do gestor de projeto e pode exigir mais trabalho a partir de recursos para informar o gestor de projeto de suas reais diários ou semanais. No entanto, usando os valores reais divididos em fases dá muito mais detalhes sobre a tarefa do projeto e status de recursos do que os outros métodos utilizados para entrar reais. Inserindo os valores divididos em fases pode ser a melhor abordagem a tomar se você tem um grupo de tarefas ou um projeto inteiro, que inclui o seguinte:
Tarefas de alto risco Relativamente tarefas de curta duração em que uma variação de um dia sequer poderia colocar todo o projeto em risco Tarefas para as quais você gostaria de desenvolver ou validar métricas de taxa de transferência, ou taxas para que uma determinada quantidade de um produto final pode ser concluído ao longo de um determinado período de tempo, tais como edição de texto de 3000 palavras por dia Tarefas em que patrocinadores ou outras partes interessadas têm um interesse especialmente forte Tarefas que exigem cobrança por hora de trabalho
Quando você precisa para controlar o trabalho real no nível mais detalhado possível, use a grade dividida em fases na vista Utilização de Tarefas ou Utilização de Recursos. Em qualquer ponto de vista, você pode inserir valores reais de trabalho para trabalhos individuais diários, semanais, ou em qualquer período de tempo que você quer (ajustando a escala de tempo). Por exemplo, se uma tarefa tem três recursos que lhe são atribuídas e você sabe que dois recursos trabalharam na tarefa durante oito horas num dia e no terceiro recurso trabalhou durante seis horas, você pode entrar como estes três valores distintos em uma grade dividida em fases. Utilize o ficheiro Advanced Tracking C_Start localizado na pasta Chapter14. Abra-o e guarde-o como Advanced Tracking C. 1. Clique no expandir \ seta de recolhimento junto à tarefa 15, a aquisição, a entrar em colapso nesta fase do plano.
Esta fase do trabalho foi concluído. 2. Na coluna Nome da Tarefa, clique no nome da tarefa 22, Organizar manuscrito para copyedit e, em seguida, na guia Tarefa, no grupo Edição, clique Vá até Tarefas.
Pergaminhos projeto da grade dividida em fases para mostrar os primeiros valores da fase Editorial trabalho planejado.
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Figura 209 Os primeiros valores do trabalho real dividido em fases que você vai entrar é no nível da tarefa e não para tarefas específicas. 3. Na grade dividida em fases, clique na célula na intersecção da quarta-feira, 27 maio coluna ea tarefa 22 linha de trabalho real. A linha de trabalho real está diretamente abaixo da linha de trabalho, que contém o valor 12h. 4. Escreva 9h, e em seguida, pressione a tecla TAB.
Figura 210 Assim que você entrar com o primeiro valor real para a tarefa, o valor do trabalho programado alterado para igualá-la. Valores de trabalho tanto trabalho e real rolou até os níveis de tarefa de resumo e foram distribuídos entre as atribuições específicas para a tarefa. Você pode ver isso acontecer na grade dividida em fases do lado direito ea tabela à esquerda. 5. Na quinta-feira, 28 de maio de célula real de trabalho, escreva 15h, e em seguida, pressione Tab. 6. Para a tarefa 22, digite os seguintes valores de trabalho real para as datas indicadas:
data
Horas reais
Sexta - feira, 29 de maio
12
Segunda-feira, 1 Jun
12
Terça-feira, 2 de Jun
15
Figura 211
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Este passo conclui o trabalho real registrado no nível da tarefa. Em seguida, você vai inserir valores reais de trabalho em uma tarefa ao nível da atribuição. Para a tarefa 23, Edição de Texto, você tem valores reais de trabalho semanais do recurso atribuído. Os copyeditors ter completado a tarefa. Para esta tarefa, você vai ajustar a escala de tempo para gravar os valores reais semanais. 7. Na guia Exibir, no grupo Zoom, na caixa de escala de tempo, clique em semanas. 8. Digite os seguintes valores de trabalho real na grade dividida em fases para atribuição dos Editores de Texto para a tarefa 23, Edição de Texto:
Data (Semana de)
Horas reais
31 de maio
60
7 de Jun
80
14 de Jun
48
175 Figura 212 Valores de trabalho real do recurso foram roladas até valores de trabalho real da tarefa. Os valores de trabalho originais foram guardados na linha de base no caso de você precisar consultá-las mais tarde.
Reprogramação obra incompleta Durante o curso de um projeto, o trabalho pode ser interrompido ocasionalmente para uma tarefa específica ou para todo o projeto. Caso isso aconteça, você pode ter o Project reagendar o trabalho restante para reiniciar após a data especificada. Quando você reagendar o trabalho incompleto, você especifica a data após a qual o trabalho pode retomar-a data remarcada. Aqui está como o Project lida com tarefas em relação à nova data: ▪ Se a tarefa não tem nenhum trabalho real gravado por ela antes da data remarcada e não tem uma restrição aplicada, toda a tarefa é remarcado para começar após essa data. Se a tarefa tem algum trabalho real gravado antes da nova data, mas nenhuma depois disso, a tarefa é dividida de modo que todo o trabalho restante é iniciado após a nova data. O trabalho real não é afetado. ▪
Se a tarefa tem algum trabalho real gravado por isso antes, assim como depois, a nova data, a tarefa não é afectada. ▪
You need the Advanced Tracking D_Start file located in the Chapter14 practice file folder. Open Advanced Tracking D_Start file, and save it as Advanced Tracking D. Botão Gráfico e, em seguida, clique em Gráfico de Gantt. Role o Gráfico de Gantt visualizar de modo que o Pages revisão 1 (tarefa 30) aparece no topo da vista. Na coluna Nome da Tarefa, clique no nome da tarefa 31, revisar e índice. Tarefa 31, revisar e índice tem atualmente dois dias de trabalho real concluído e vários dias de trabalho agendado restante.
Figura 213 Você aprendeu que no fim de semana de 01 de agosto, um cano de água estourou no escritório dos revisores. Nenhum equipamento ou material do projeto foi danificada, mas a limpeza vai atrasar o trabalho até quarta-feira, 5 de agosto. Este pára efectivamente o trabalho na tarefa de revisão por alguns dias. Em seguida, você irá reagendar o trabalho incompleto para que o projeto possa começar de novo na quarta-feira. Na guia Projeto, no grupo de status, clique em Atualizar Projeto. Aparece a caixa de diálogo Project Update.
Figura 214 Selecione o Reprogramar o trabalho não concluído para iniciar após a opção, e na caixa de texto, digite ou selecione 8/4/15. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Project Update. Projeto divide tarefa 31 de modo que a porção incompleta da tarefa é adiada até quarta-feira.
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Figura 215 Como você pode ver, embora a duração da tarefa 31 permanece 10 dias úteis, a data de chegada e as datas de início subseqüentes para tarefas sucessoras foram empurrados para fora. Embora você abordou um problema específico, ao fazê-lo, você criou outros problemas no restante do projeto. Você vai resolver este e outros problemas no plano em capítulos posteriores. Aqui estão algumas coisas para manter em mente quando rastrear o progresso: Você pode desativar a capacidade do projeto para reagendar o trabalho incompleto em tarefas para as quais foi realizado nenhum trabalho real. Na guia Arquivo, clique em Opções. Na caixa de diálogo Opções de projeto, clique na guia Agenda e, em seguida, de acordo com as opções de agendamento para Este rótulo Projeto, desmarque a caixa de seleção Dividir as tarefas em andamento. ▪
Se você utilizar datas de status para reportar valores reais, o Projeto suporta várias opções para controlar a forma como concluído e segmentos incompletos de uma tarefa estão programadas em torno da data de status. Você pode ver as opções, fazendo o seguinte: Na guia Arquivo, clique em Opções. Na caixa de diálogo Opções de projeto, clique na guia Avançado e, em seguida, em Opções de cálculo para Este rótulo Projeto, ajustar as configurações Mover o final de partes concluídas após a data de status de volta ao status de data e as outras três caixas de seleção abaixo dele. ▪
Visualizar e relatar o status do projecto Depois da linha de base do projeto foi definido eo trabalho já começou, o foco principal do gestor de projeto muda de planejamento para coleta, atualização e análise de dados de desempenho do projeto. Para a maioria dos projetos, esses detalhes de desempenho se resumem a três questões básicas ou sinais vitais: ▪
Quanto trabalho foi necessário para concluir uma tarefa?
▪
Será que a tarefa começar e terminar na hora certa?
▪ Qual foi o custo de execução da tarefa?
177
Comparando-se as respostas a estas perguntas contra a linha de base fornece o gestor de projeto e outras partes interessadas com uma boa maneira de medir o progresso do projeto e para determinar quando uma ação corretiva pode ser necessária. Quando o desempenho do projeto agendado ou real difere do plano de linha de base, você tem variância. Variação geralmente é medido como o tempo, como dias de atraso, ou como custo, tais como dólares acima do orçamento. Após o planejamento inicial do projeto estiver concluída, muitos Gestores de projetos gastam a maior parte de seu tempo para identificar, investigar e, em muitos casos, respondendo a variância. No entanto, antes que você possa responder a variância, primeiro você deve identificá-lo. Esse é o objecto da presente capítulo. Comunicar o status do projeto para as principais partes interessadas, tais como clientes e patrocinadores, é sem dúvida a mais importante função de um gestor de projeto e que pode ocupar muito do seu tempo. Embora o fluxo perfeito de comunicação não pode garantir o sucesso de um projeto, um projeto com má fluxo de comunicação é quase garantida a falhar. A chave para comunicar o status do projeto corretamente é saber o seguinte: ▪
Quem precisa de saber o status do projeto, e para que finalidade?
▪
O formato ou nível de detalhe que essas pessoas precisam?
O tempo para responder a estas perguntas está na fase inicial de planejamento do projeto. Depois de trabalhar no projeto está em andamento, sua tarefa principal de comunicação estará relatando o status do projeto. Isto pode assumir várias formas: Relatórios de estado que descrevem onde o projeto está em termos de custo, escopo e cronograma. ▪
▪ ▪
Os relatórios de progresso que documentam as realizações específicas da equipe do projeto Previsões que predizem o desempenho futuro do projecto
Neste capítulo, você vai olhar para o status do projeto em termos de variação do cronograma e dos custos.
Identificar as tarefas que têm deslizado Quando as tarefas iniciar ou terminar mais cedo ou mais tarde do que o planejado, variação do cronograma é o resultado. Uma das causas de variação do cronograma está atrasos no início ou terminar tarefas. Você certamente quer saber sobre as tarefas que começaram as tarefas atrasadas ou futuro que pode não começar, como previsto. Também é útil para identificar as tarefas concluídas que não começar na hora para tentar determinar por que isso ocorreu. Existem diferentes maneiras de visualizar as tarefas com variação, dependendo do escreva de informação que você deseja:
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Aplique a vista Gantt de rastreamento para comparar base de tarefas data graficamente com suas datas reais ou agendadas. (Para fazer isso, na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique na seta abaixo do botão Gráfico de Gantt e, em seguida, clique em Gantt de Controle). ▪ Aplique a vista Gantt Detalhe para mostrar graficamente derrapagem de cada tarefa da linha de base. (Para fazer isso, na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique em Outras Views, clique em Mais Modos de Exibição, e, em seguida, clique duas vezes em Gantt Detail.) ▪
Aplique a tabela de variância para a vista de tarefas para ver o número de dias de variância para início de cada tarefa e as datas de término. (Para fazer isso, na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Tabelas e clique em Variação.) ▪
Filtro para tarefas atrasadas ou escorregar com o Escorregou Progresso / tarde, escorregando tarefas, ou tarefas tardias filtro. (Para fazer isso, na guia Exibir, no grupo Dados, na caixa de filtro, selecione o filtro que deseja aplicar.) ▪
Na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Informações do Projeto. A caixa de diálogo Informações sobre o projeto. Clique Statistics. A caixa de diálogo Projeto Statistics.
Figura 216 Nesta caixa de diálogo, você pode ver (entre outras coisas) que o novo plano de livro em Lucerne Publishing atualmente tem variação de cronograma substancial sobre a data de término. A data de término do projeto total caiu por pouco mais de 20 dias. Clique em Fechar para fechar a caixa de diálogo Project Statistics. Para o restante deste exercício, você vai usar várias técnicas para examinar a variação tarefa específica. Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique na seta abaixo do botão Gráfico de Gantt e, em seguida, clique em Gantt de Controle. Projeto exibe a visualização Gantt de Rastreamento.
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Na guia Exibir, no grupo Zoom, clique na seta para baixo ao lado da caixa Escala de tempo e, em seguida, clique Weeks. O prazo se ajusta para mostrar mais do plano. Na coluna Nome da Tarefa, clique no nome da tarefa 33, enviar páginas à prova de Produção, e percorrer o Gantt Rastreamento ver-se assim a tarefa 33 aparece no topo da vista. Na guia Tarefa, no grupo Edição, clique em Vá para Tarefas. Na parte de gráfico desse ponto de vista, as tarefas como eles estão atualmente agendadas aparecem como barras azuis (se eles não estão no caminho crítico) ou barras vermelhas (se eles estão no caminho crítico). Na metade inferior da linha de cada tarefa, a linha de base de início e datas de término de cada tarefa aparecem como barras cinzentas.
Figura 217 Ao comparar as barras de Gantt atualmente agendadas com as barras de Gantt de linha de base, você pode ver quais as tarefas que começou mais tarde do que o previsto ou levou mais tempo para ser concluído. Para focalizar apenas as tarefas que deslizam, você vai aplicar um filtro. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique na seta para baixo ao lado da caixa de filtro (que contém inicialmente [No Filter]) e, em seguida, clique em Mais Filtros. Aparece a caixa de diálogo Mais Filtros. Nesta caixa de diálogo, você pode ver todos os filtros predefinidos para tarefas (quando em uma exibição de tarefa) e recursos (quando em uma vista de recursos), que estão disponíveis para você. Clique Deslizando as tarefas e, em seguida, clique em Aplicar. O Project filtra a lista de tarefas para mostrar as tarefas não concluídas apenas que, como eles já estão agendadas, ter escapado de sua programação inicial. Observe as lacunas os números de identificação de tarefa. Tarefas de 2 a 26, por exemplo, não aparece com o filtro aplicado porque já estão completas. Neste ponto da agenda, a data de início prevista para as tarefas não concluídas caiu um pouco. A maioria das barras de Gantt agendadas dessas tarefas são formatados em vermelho para indicar que eles são essenciais, o que significa que qualquer atraso na conclusão dessas tarefas vai atrasar a data de término do projeto.
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Na guia Exibir, no grupo Dados, clique na seta ao lado do filtro (que agora contém [tarefas Deslizando]) e, em seguida, clique em Limpar Filtro. Projecto remove o filtro. Como sempre, a exposição ou a remoção de um filtro não tem efeito sobre os dados originais. A vista Gantt Rastreamento ilustra graficamente a diferença entre o programado, reais e desempenho do projeto inicial. Para ver essas informações em um formato de tabela, você vai exibir a tabela de variação na vista Folha de Tarefas. Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique em Outras Visualizações e clique em Folha de Tarefas. Projeto exibe o modo de exibição Planilha de Tarefas. Em seguida, você vai mudar para a tabela de variância. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Tabelas e clique em Variação. Dica Você também pode botão direito do rato no botão Todos, no canto superior esquerdo da tabela ativa para mudar para uma tabela diferente Selecionar. A tabela de variância aparece na vista Folha de Tarefas.
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Figura 218 Nesta tabela, você pode ver o programado, linha de base, e os valores de variância por tarefa.
Aqui estão algumas dicas e sugestões adicionais para a visualização de tarefas escorregou: Você pode ver os critérios que a maioria dos filtros usados para determinar quais tarefas ou recursos que irão exibir ou ocultar. Na guia Exibir, no grupo Dados, na caixa de filtro, clique em Mais Filtros. Na caixa de diálogo Mais Filtros, clique em um filtro e, em seguida, clique em Editar. Na caixa de diálogo Definição de Filtro, você pode ver os testes aplicados a vários campos para o filtro. Você pode rapidamente exibir as tarefas-tarefas que estão atrasados em relação a qualquer Estado Data de definir atrasado. Para definir a data de status, na guia Projeto, no grupo de status, clique em Status Date. Em seguida, na guia Formatar, no grupo Estilos de Bar, marque a caixa de seleção Tarde tarefas. As barras de Gantt de tarefas que foram programadas para serem concluídas até a data de status, mas são incompletos são formatados cinza escuro.
O relatório de Tarefas Escorregando descreve as tarefas que estão fora da programação. Para visualizar um relatório de tarefas Escorregando, na guia Relatório, no grupo Relatórios View, clique em andamento e, em seguida, Slipping Tasks. Se você salvou uma linha de base no seu plano, você pode mostrar a linha de base e as barras de deslizamento na parte de gráfico do modo de exibição Gráfico de Gantt. Na guia Formatar, no grupo Estilos de Bar, clique em Linha de Base ou derrapagem e, em seguida, selecione os valores de referência que você deseja. Neste exercício, você visualizou variância para uma tarefa. Para ver variância para atribuições para uma tarefa, mude para a vista Utilização de Tarefas e, em seguida, aplicar a tabela de variância (ver variação programada) ou a tabela de trabalho (ver variação de trabalho).
Examinando os custos da tarefa O status do cronograma (determinar se as tarefas iniciar e terminar no tempo), apesar de essencial para quase todos os projetos, é apenas um indicador da saúde geral do projeto. Para projetos que incluem informações sobre custos, outro indicador importante é a variação de custo: são tarefas em execução acima ou abaixo do orçamento? Custos tarefa no Project consiste em custos fixos aplicados diretamente às tarefas, os custos dos recursos derivados de atribuições, ou ambos. Quando as tarefas custam mais ou menos do que o planejado para ser concluído, a variação de custo é o resultado. Avaliando a variação de custos permite que você faça ajustes orçamentários incrementais para tarefas individuais para evitar ultrapassar o orçamento geral do seu projeto. Embora as tarefas e recursos (e seus custos) estão diretamente relacionados, é informativo para avaliar cada um individualmente.
Na guia Exibir, no grupo Dados, clique A tabela Custo aparece na vista Folha de Tarefas.
em
Tabelas
e
clique
em
Custo.
Nesta tabela, você pode ver o custo de cada tarefa inicial, o custo previsto (na coluna Custo Total), o custo real e o custo variância. A variação é a diferença entre o custo inicial e o custo agendado. Claro, os custos não estão programadas no mesmo sentido que o trabalho está programado, no entanto, os custos derivados de recursos de trabalho (excluindo os custos fixos e os custos associados com os recursos materiais e custo) são derivados diretamente do trabalho planeado.
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Figura 219 Tarefa 0 é a tarefa de resumo do projeto, seus valores de custo são valores de custo do projeto, e eles correspondem aos valores que você vê na caixa de diálogo Project Statistics. Estes valores são os seguintes: O valor de custo total é a soma do valor real (isto é, completada) e remanescente (incompleto) valores de custo. ▪
O valor de custo da linha de base é o custo planejado do projeto, quando a sua linha de base foi definida. ▪
▪
O custo real é o custo que tem sido incorridos até o momento.
▪
O custo restante é a diferença entre o custo atual eo custo real.
Em seguida, você vai se concentrar nos custos de nível superior. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Contorno e, em seguida, clique em Nível 1. O Project esconde todas as subtarefas e tarefas de resumo aninhadas, deixando apenas as tarefas de nível superior visível. Olhando para a coluna de variância, você pode ver que a fase de Projeto e Produção (tarefa 27) é responsável por quase todos variância do projeto. Para concluir, vai usar filtros para ajudá-lo a zero em tarefas que têm variação de custo. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Contorno e, em seguida, clique em Todas as subtarefas. O Projecto amplia lista de tarefas para mostrar todas as subtarefas. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique na seta para baixo ao lado da caixa do filtro e, em seguida, clique em Mais Filtros. Na caixa de diálogo Mais Filtros, clique em Custo overbudget e, em seguida, clique em Aplicar. O Project filtra a lista de tarefas para mostrar apenas as tarefas que tinham custos reais e programadas maior do que os custos da linha de base. A digitalização da lista de tarefas, você pode ver que as tarefas 31 e 32, tanto variação substancial incorridos.
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Figura 220 Na guia Exibir, no grupo Dados, clique na seta ao lado do botão Filtro e, em seguida, clique em Limpar Filtro. Projecto remove o filtro. O que causou a variação de custos tarefa no novo projeto do livro? Porque os custos deste projeto são quase inteiramente derivada do trabalho realizado por recursos, pode-se concluir que mais trabalho do que estava inicialmente previsto foi necessário para completar as tarefas até o momento. Como observamos anteriormente, os custos de tarefas e recursos estão intimamente relacionados, na maioria dos casos, os custos da tarefa são na maior parte ou totalmente derivada dos custos dos recursos atribuídos às tarefas. Examinando os custos dos recursos é o tema do próximo exercício. Aqui estão algumas dicas e sugestões adicionais para trabalhar com dados de custo: Para ver as tarefas que estão acima do orçamento, você pode usar o Task Cost relatório Visão geral. Para visualizar este relatório, na guia Relatório, no grupo Relatórios View, clique Custos e clique em Task visão geral de custos. ▪
Se você tiver o Excel, você pode usar o relatório de custos Orçamento. Para criar o relatório de custos Orçamento, na guia Relatório, no grupo Exportar, clique em Relatórios Visuais. Na guia Uso de Atribuições da caixa de diálogo Relatórios Visuais, clique em Relatório do orçamento de custos e, em seguida, clique em Exibir. ▪
Aplique as tarefas tardias / overbudget Assigned Para filtrar por um recurso específico. Para fazer isso, na guia Exibir, no grupo Dados, clique na seta ao lado para filtrar e, em seguida, clique em Mais Filtros. ▪
Mostrar variância trabalho na tabela de trabalho em uma exibição de tarefa. Para fazer isso, na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Tabelas e clique em Trabalho. Lembre-se que para um plano onde a maioria dos custos são derivados de recursos de trabalho, examinando variância trabalho é uma forma de examinar a variação de custo. ▪
Você pode comparar base dividida em fases e trabalho agendado em uma vista de utilização. Por exemplo, na vista Utilização de Tarefas, na guia Formatar, no grupo de detalhes, clique trabalho de base. ▪
Neste exercício, você visualizou variação de custo para uma tarefa. Para ver a variação de
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custo ao longo do tempo para atribuições a uma tarefa, mude para a vista Utilização de Tarefas e, em seguida, aplique a tabela Custo. Enquanto em uma vista de utilização, você também pode mostrar Cost, custo de linha de base, e os detalhes de custos reais através da caixa de diálogo Adicionar detalhes. Na guia Formatar, no grupo Details, selecione as opções desejadas.
Examinar os custos dos recursos Os Gestores de projeto, por vezes, se concentrar em custos de recursos, como forma de medir o progresso ea variância dentro de um projeto. No entanto, as informações de custo do recurso também serve outras pessoas e outras necessidades. Para muitas organizações, os custos dos recursos são os custos primários, ou mesmo a única, incorridos ao completar projetos, de modo que assistir de perto os custos dos recursos pode se relacionam diretamente com a saúde financeira de uma organização. Pode não ser um gestor de projeto, mas em vez de um executivo, contador de custos, ou gerenciador de recursos que está mais interessado em custos de recursos em projetos que dizem respeito aos custos organizacionais. Outro motivo comum para controlar os custos dos recursos é para o faturamento ou dentro de uma organização (por exemplo, o faturamento outro departamento para os serviços de seu departamento tem prestado) ou externamente. Em ambos os casos, as informações de custo de recursos armazenados em planos podem servir de base para facturar o seu departamento ou serviços da organização para os outros.
Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Folha de Recursos. O modo de exibição Planilha de Recursos é exibido. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Tabelas e clique em Custo. A tabela de custos aparece. Na tabela de custo, você pode ver o custo de cada recurso, o custo da linha de base, e os valores de custos relacionados. Na maioria dos casos aqui, os valores de custo de recursos de trabalho são derivados de taxa de custo de cada recurso multiplicado pelo trabalho em suas atribuições de tarefas no plano. Atualmente, a folha de recursos é classificada por ID recurso. Em seguida, você vai resolver isso pelo custo do recurso.
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Figura 221 Clique na seta de AutoFiltro na coluna Custo título e, no menu que aparece, clique em Classificar do Maior para o Menor. Escrevas de projetos dos recursos por custo maior para o menor. Note-se que os recursos são classificados de acordo com os valores da coluna de custos, que é a soma de seus custos reais (ou histórico), e os custos restantes (ou esperava). Este escreva rapidamente lhe diz que são cumulativamente as mais e menos dispendiosa de recursos (como indicado na coluna Custo), mas ele não ajudá-lo a ver os padrões de variância. Você vai fazer isso a seguir. 186
Figura 222 Clique na seta de AutoFiltro na coluna Variance título e, no menu que aparece, clique em Classificar do Maior para o Menor. O Project de re-classifica os recursos por variação de custo maior para o menor. Com a lista de recursos ordenadas por variação de custo, você pode zerar rapidamente sobre os recursos com os maiores variância-Copyeditors neste caso.
Figura 223 Na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Classificar e, em seguida, clique em ID. Projeto de re-classifica os recursos por ID. Note que o valor em dólar de variação, embora importantes, não contar toda a história. O que seria útil saber é quais as tarefas que teve o maior percentual de variância. A tarefa com uma base US $ 1.000 e 1.200 dolares custo real tem uma menor percentagem de variação do que um custo, com uma linha de base de $ 100 e $ 200 custo real. Em projetos complexos, entender quais as tarefas que são propensas a maiores percentagens de variância pode ajudar a evitar problemas semelhantes no futuro. Na próxima seção, você verá uma maneira de começar a analisar variância dessa maneira. Aqui estão algumas dicas e sugestões adicionais para trabalhar com os custos dos recursos: Você pode usar o relatório Visão geral de custos para ver os recursos que estão acima do orçamento. Para fazer isso, na guia Relatório, na Vista Reports grupo, clique em Dashboards e, em seguida, clique em Visão geral de custos. ▪
Você também pode ver os valores de custos divididos em fases em uma vista de utilização. Por exemplo, no modo de exibição Uso de Recursos, na guia Formatar, no grupo de detalhes, clique em Adicionar detalhes. Na caixa de diálogo Estilos de detalhes, mostram o custo da linha de base e os campos de custo. Isso também funciona no modo de exibição Uso de Tarefa. ▪ Se você tiver o Excel, você pode usar o Custo Relatório Resumido de Recursos. Para fazer isso, na guia Relatório, no grupo Exportar, clique em Relatórios Visuais. Na guia Uso de Recursos da caixa de diálogo Relatórios Visuais, clique em Custo de Recursos Relatório Resumido e, em seguida, clique em Exibir. ▪
Variação de custos do projeto com relatórios com vista semáforo Há muitas maneiras diferentes de relatório de status do projeto em termos de tarefa ou orçamento variância ou de outras medidas. Não há falta de recursos no Projeto que o status do projeto de relatórios de apoio, mas o ponto principal para se manter em mente é que o método pelo qual você relatar o status do projeto é menos uma questão técnica do que uma
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questão de comunicação. Por exemplo, o formato eo nível de detalhe fazer seus stakeholders precisa ver? Deve projetar patrocinadores ver aspectos do desempenho do projeto que são diferentes do que as observadas por seus recursos? Essas perguntas são fundamentais para o trabalho do gestor de projeto. Felizmente, como observado anteriormente, o Projeto é uma ferramenta de comunicação rico você pode usar para construir o escreva de informações sobre o status do projeto que melhor atenda às necessidades de seus interessados. Em seguida, você se concentrar na criação do que é muitas vezes chamado de um relatório semáforo. Este relatório de status representa indicadores-chave para as tarefas, tais como programação ou status do orçamento, como um simples vermelho, amarelo ou verde claro. Tais relatórios de status são fáceis para qualquer um entender, e eles rapidamente fornecer um sentido geral da saúde de um projeto. Estritamente falando, o que você vai criar aqui não é uma reportagem do Projeto, por isso vamos chamá-lo de vista semáforo vez.
Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique em Outras Visualizações e clique em Folha de Tarefas. O Project exibe o modo de exibição Planilha de Tarefas. Atualmente, contém a tabela de custo. Para poupar tempo, nós ter personalizado um campo neste arquivo de projeto que contém uma fórmula que avalia a variação de custo de cada tarefa. Em seguida, você vai ver a fórmula para entender o que ele faz e, em seguida, exibir os indicadores gráficos atribuídos ao campo. Na guia Formatar, no grupo Colunas, clique em Campos Personalizados. A caixa de diálogo Campos Personalizados. Na caixa Escreva, localizado no canto superior direito da caixa de diálogo, clique em Número na lista drop-down. Na caixa de lista de campos, clique overbudget (Number3). Este é o campo personalizado montamos para você.
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Em Atributos personalizados, clique em Fórmula.
Figura 224
A caixa de diálogo Fórmula. Esta fórmula avalia variação de custo de cada tarefa. Se o custo da tarefa é de 10 por cento ou menos acima da linha de base, a fórmula atribui o número 10 para a tarefa. Se o custo é entre 10 e 20 por cento acima da linha de base, é atribuído um valor de 20. Se o custo é mais do que 20 por cento acima da linha de base, ele recebe um 30. Estes valores de 10, 20 ou 30 aparece no campo Number3 personalizado para ser overbudget.
Figura 225 Clique em Cancelar para fechar a caixa de diálogo Fórmula. Na caixa de diálogo Campos Personalizados, em Valores para mostrar, clique em indicadores gráficos. A caixa de diálogo indicadores gráficos. Aqui, é possível especificar um indicador gráfico original para indicar, dependendo do valor do campo para cada tarefa. Mais uma vez, para poupar tempo, os indicadores já estão selecionados.
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Figura 226 Clique na primeira célula na coluna Imagem título (contém um rosto sorridente verde), e, em seguida, clique na seta drop-down. Aqui, você pode ver os vários indicadores gráficos que você pode associar com os valores dos campos. Clique em Cancelar para fechar a caixa de diálogo de indicadores gráficos, e, em seguida, clique em Cancelar novamente para fechar a caixa de diálogo Campos Personalizados. Na coluna Nome da tarefa, clique no \ seta de recolhimento ao lado do nome da tarefa 1, a equipe editorial cumprir tarefa de resumo recorrente expandir. A lista de tarefas recorrentes reduz para mostrar apenas a tarefa de resumo recorrente. Para concluir este exercício, você vai exibir (Number3) coluna overbudget na tabela Custo. No lado direito da tabela, clique no título da coluna Add New Column. Aparece uma lista de campos disponíveis. Na lista de campos, clique em overbudget (Number3) na lista drop-down. Você também vai ver o mesmo campo personalizado chamado Number3 (overbudget) na lista de campos. Projeto exibe a coluna overbudget na tabela Custo.
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Figura 227 Como custo alterações de variância de cada tarefa, assim como os indicadores gráficos de acordo com os limites especificados na fórmula. Este é um formato útil para a identificação de tarefas cuja variação de custos é maior do que você gostaria, como indicado pelos indicadores amarelos ou vermelhos. Você pode ver que as tarefas 31 e 32 e, conseqüentemente, a sua tarefa de resumo 30, experimentou tanto uma quantidade alta do dólar de variância e uma alta porcentagem acima da linha de base, como indicado pelas tristes indicadores rosto vermelho. Até agora, você já identificou cronograma e orçamento variância em uma exibição de tarefa e variância orçamento em um recurso de visualização de cada uma importante medida de status do projeto. Este é um bom momento para lembrar-se que o último jogo do status do projeto não é a formatação exata dos dados no Project, mas as necessidades das partes interessadas do projeto. Determinar quais são essas necessidades exige seu bom senso e capacidade de comunicação.
Colocar o projeto de volta aos trilhos Após o trabalho começar num projeto, abordar a variância não é um evento único, mas é um esforço contínuo pelo gestor do projeto. A maneira específica em que deve responder à variação depende do escreva de variância e da natureza do projeto. Vamos enquadrar estes problemas em torno do triângulo do projecto.
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Figura 228 Em suma, o projeto triângulo modelo quadros de um projeto em termos de tempo (ou duração), custo (ou orçamento) e escopo (o projeto de trabalho necessária para produzir um resultado final satisfatório). Neste modelo de tempo, custo e escopo estão interligados e, portanto, a mudança de um elemento pode afectar os outros dois. Para fins de identificação, análise e resolução de problemas em gestão de projetos, você vai achar que é útil para ajustar problemas em uma dessas três categorias. Em praticamente qualquer projeto, um desses fatores será mais importante do que os outros dois. O fator mais importante é muitas vezes chamado a restrição de condução, porque encontro dirige suas ações como um gestor de projeto. Por exemplo, para um projeto que deve ser concluído em uma data específica, você pode precisar fazer custo e escopo compromissos para cumprir o prazo. Trabalhando com o triângulo do projeto fornece a você um bom método para analisar o trade-offs que quase sempre deve ser feita. Tão importante quanto isso, dá-lhe uma forma clara de explicar os prós e contras de trade-offs para os recursos do projeto, patrocinadores e outras partes interessadas. As questões específicas que vamos focar neste capítulo não são, necessariamente, os problemas mais comuns que você vai enfrentar em seus próprios projetos. Porque cada projeto é único, não há nenhuma maneira de prever especificamente o que você vai correr em. No entanto, temos tentado destacar as questões mais prementes no ponto médio do projeto do livro as novas crianças em Lucerne Publishing que temos vindo a discutir ao longo deste livro e aplicar soluções para problemas comuns. Você já trabalhou com a maioria dos recursos utilizados neste capítulo, mas aqui a sua intenção é diferente, ficando o plano de voltar à pista. Neste capítulo, você vai aplicar uma variedade de estratégias para lidar com o tempo, custo e escopo problemas que ocorreram em um projeto.
Resolução de problemas de tempo e de programação Horário variação quase certamente irá aparecer em qualquer projeto longo. Manter o controle sobre a programação requer que o gestor de projeto sabe quando ocorreu variância e em que medida, e em seguida, tomar as medidas corretivas oportunas para permanecer na pista. Para ajudá-lo a identificar quando ocorreu variação, plano livro as novas crianças inclui o seguinte: ▪
A data limite aplicados a uma tarefa sensível ao tempo
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A linha de base do projeto contra o qual você pode comparar o desempenho real A data limite da linha de base e projeto vai ajudar você a solucionar problemas de tempo e agendar no Project. ▪
Na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Informações do Projeto. A caixa de diálogo Informações sobre o projeto. Clique Statistics.
Figura 229 Como você pode ver, o novo plano livro tem tanto variação do cronograma e custo variância. A variação do cronograma está listado na interseção da coluna e linha Finish Variance. Observe também que, em termos de duração total, este plano é de cerca de 50 por cento completo. Clique em Fechar para fechar a caixa de diálogo Project Statistics. A caixa de diálogo Estatísticas inclui a data de término do projeto. No entanto, para monitorar a data de término como você trabalha na programação, você pode manter seus olhos sobre a data de término para a tarefa 0, a tarefa de resumo do projeto.
Figura 230 Observe a atual data de término do projeto no campo de Finish da tarefa 0. Você sabe que esta data deve ser puxado para atender seu livro data de impressão. Antes de abordar a duração total do projeto, você vai examinar o prazo não cumprido para a tarefa provas Generate. Na coluna Nome da Tarefa, clique no nome da tarefa 45, Gere provas. Na guia Tarefa, no grupo Edição, clique em Vá para Tarefas. Aponte para o indicador de prazo não cumprido na coluna Indicadores para a tarefa 45, Gere provas.
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Figura 231 Bastante mudanças no cronograma ocorreu para causar a previsão de conclusão dessa tarefa para sair além de sua data limite de 12 de Outubro. Em seguida, você vai formatar o vista para ver melhor as tarefas no caminho crítico, ou seja, as tarefas que estão impulsionando a data de término do plano. Na guia Exibir, no grupo Zoom, na caixa de escala de tempo, clique em semanas. Na guia Formatar, no grupo Estilos de Bar, clique em Tarefas Críticas. Para as tarefas no caminho crítico, seus formatos barras de tarefas vermelhos do projeto.
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Figura 232 Com a visão apresentada desta forma, você pode ver que a tarefa 45 e muitas de suas tarefas predecessoras estão no caminho crítico. Para continuar abordando o prazo não cumprido na tarefa 45, você vai se concentrar em seu sucessor dirigido e tarefas predecessoras condução usando o recurso de Caminho de tarefas. Com a tarefa 45 ainda selecionado, na guia Formato, no grupo Estilos Bar, clique em Caminho de tarefas e, em seguida, clique Antecessores de condução. Na guia Formato, no grupo Estilos Bar, clique em Caminho de tarefas e, em seguida, Sucessores conduzido. Projeto aplica um formato de laranja escuro para as barras de tarefas de tarefas atualmente dirigindo a programação de tarefa 45. Você vai focar essas tarefas para puxar a data de término prevista para tarefa 45. Na coluna Nome da Tarefa, selecione o nome da tarefa 31, revisar e índice. Na guia Tarefa, no grupo Edição, clique em Vá para Tarefas. A barra de Gantt para a tarefa 31 vem na vista.
Figura 233 Esta é a primeira tarefa de uma série de condução tarefas predecessoras para a tarefa 45. Tarefas anteriores foram concluídos e já não afetam o agendamento das tarefas incompletas restantes. Autor do livro Os novos infantil, Tad Orman, e um editor de texto são atribuídos à tarefa. Após consulta com os recursos atribuídos, tudo que você concorda que a tarefa 31 pode ser concluído em um período um pouco menor: 12 dias. No campo da tarefa 31, escreva 12d, Duração e pressione a tecla Enter. O Project reduz a duração da tarefa e reprograma as tarefas sucessoras afetadas, incluindo 45 tarefa e a data de término do projeto. 195
Figura 234 Este ajuste não é suficiente para corrigir tarefa 45 do prazo não cumprido, no entanto. Tarefa 32 agora deve ser selecionado. Para esta tarefa, você e os recursos atribuídos concordam que a adição de um recurso adicional deve reduzir a duração da tarefa. Certifique-se que 32 tarefa é selecionada, e na guia de Recursos, no grupo Atribuições, clique em Atribuir Recursos. A caixa de diálogo Atribuir Recursos aparece, com os nomes dos recursos atualmente atribuídos a tarefa 32 no topo da coluna Nome do Recurso. Na caixa de diálogo Atribuir Recursos, na coluna Nome do Recurso, clique Jane Dow, em seguida, clique em Atribuir.
Depois de atribuir o recurso adicional, você precisa dizer a Projeto como deve ajustar o agendamento da tarefa. Clique no indicador de ação no campo da tarefa 32 (o pequeno triângulo no canto superior esquerdo do campo) Nome da Tarefa e, em seguida, clique no botão de ação que aparece. A lista Ação aparece.
Figura 235 Clique Reduzir duração, mas manter a mesma quantidade de trabalho. O Project reduz a duração da tarefa 32 a partir de 10 dias a 6 dias. Por causa da opção de ação que você escolheu, o Projeto manteve a quantidade de trabalho na tarefa a mesma, mas que o trabalho agora é distribuído entre os três recursos atribuídos ao invés dos dois recursos.
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Figura 236 Clique em Fechar na caixa de diálogo Atribuir Recursos. Verificar o indicador de prazo ea barra de Gantt para a tarefa 45, você vê que essas ações mudaram a data de conclusão da tarefa 45 mais perto de seu prazo, mas ele não está lá ainda.
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Olhando sobre os restantes tarefas que são antecessores de tarefa 45, você vê que as tarefas 34 e 35 têm um-a-início acabamento relacionamento e diferentes recursos atribuídos. Após consulta com os recursos atribuídos, você decide essas tarefas podem ser concluídas em paralelo. Em seguida, você vai mudar o seu escreva de relacionamento. Role a parte da tabela do modo de exibição Gráfico de Gantt para a direita para mostrar a coluna Predecessores. No campo Predecessores para a tarefa 35, escreva 34SS e pressione Enter. Projeto muda o escreva de relação de tarefas para início a início.
197 Figura 237 Agora que estas duas tarefas têm um início para início de relacionamento, data de início da tarefa sucessora é movido por cinco dias. Verificar o indicador de prazo na tarefa 45, você vê que o indicador de prazo não cumprido se foi, você já suficientemente puxado tarefa 45 da data de término (pelo menos por agora). Data de término do projeto foi proporcionalmente ajustado por causa dessas mudanças de horários para as tarefas no caminho crítico. Esta é uma data importante na tarefa 45, de modo que você pretende acompanhar de perto o progresso em suas tarefas predecessoras como o trabalho progride. Na guia Formatar, no grupo Estilos de Bar, clique em Caminho de tarefas e, em seguida, clique em Remover Destaque.
Solucionando problemas de custo e de recursos Nos projetos em que você inseriu as informações de custo para os recursos, você pode achar que você deve de recursos e atribuição afinar detalhes para enfrentar custos ou problemas de orçamento. Embora isto possa não ser a sua intenção, mudando detalhes da atribuição de recursos não afeta apenas os custos, mas pode afetar as durações das tarefas também.
Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Folha de Recursos. Você vai usar o modo de exibição Planilha de Recursos para identificar seus recursos mais caros para os restantes tarefas caro não na taxa de pagamento por hora, mas no gasto total neste plano com base em suas atribuições. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Tabelas e clique em Custo. A tabela Custo aparece na vista Folha de Recursos.
Figura 238 Neste momento, cerca de metade a duração do projecto tem decorrido, de modo que os recursos mais caros em geral podem não ser os recursos mais caros para a obra ainda não está concluída. Para identificar os recursos mais caros para o trabalho restante, você vai ordenar a tabela. Clique na seta de AutoFiltro no título da coluna restante, e no menu que aparece, clique em Classificar do Maior para o Menor.
Figura 239 Você pode ver que Hany Morcos e Jane Dow possuem os maiores valores de custo restantes neste momento em termos de duração do plano. Gestão de custos para estes dois recursos é uma maneira que você pode ajudar a limitar a variação custo adicional. Note também que o nome de Hany é formatado vermelho, indicando que ela está com sobrecarga.
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Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique em Gráfico de Gantt. Projeto exibe o modo de exibição Gráfico de Gantt. Em seguida, você vai olhar para as tarefas a que Hany e Jane são atribuídos. Se necessário, arraste a barra divisória vertical para a direita para exibir a coluna Nomes de Recursos, em seguida, clique na seta de AutoFiltro na coluna Nomes de Recursos título. No menu que aparece, clique em (Select All) para limpar todos os nomes dos recursos e, em seguida, selecione Hany Morcos e Jane Dow.
Clique em OK.
Figura 240
Projeto filtra a lista de tarefas para exibir as tarefas a que Hany ou Jane é atribuído. Rolar o Gráfico de Gantt ver para baixo para mostrar as tarefas posteriores.
Figura 241 Olhando para as tarefas não concluídas, você pode manchar sobrecarga de Hany Morcos: ela atribuídos às tarefas 37 e 41, que se sobrepõem. É por isso que os indicadores de recursos com sobrecarga vermelhas aparecem na coluna Indicadores para essas tarefas. Você poderia corrigir dotação global de Hany por nivelamento de recursos, mas que é provável que estender a data de término do projeto e não vai ajudar a reduzir o custo total do projeto. Em vez disso, você vai substituir Hany com um recurso mais barato em uma de suas atribuições. Clique na seta de AutoFiltro (em forma de um funil, porque o filtro é aplicado) na coluna Nomes de Recursos título e, no menu que aparece, clique em Limpar Filtro de nomes de recursos. O Project unfilters a lista de tarefas para mostrar todas as tarefas. Na coluna Nome da Tarefa, clique no nome da tarefa 37, Prova e revisão.
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Esta é uma tarefa que um editor menos experientes (e mais barato) deve ser capaz de lidar, então você vai substituir Hany. Na guia Recursos, no grupo Atribuições, clique em Atribuir Recursos. A caixa de diálogo Atribuir Recursos. Observe o custo de atribuição de Hany a tarefa 37: $ 1,550. Na caixa de diálogo Atribuir Recursos, na coluna Nome do Recurso, clique Hany Morcos, em seguida, clique em Substituir. A caixa de diálogo Recursos Replace. Nesta caixa de diálogo, você verá o custo total por recurso, com base em suas taxas de custo e atribuições para as tarefas do plano.
Figura 242 Na coluna Nome do Recurso na caixa de diálogo Substituir Recurso, clique em Jun Cao, e clique em OK. O Project substitui Hany com Jun nessa tarefa.
Figura 243 De Jun custo menor na atribuição, $ 880, aparece na caixa de diálogo Atribuir Recursos. Note-se também que os indicadores com sobrecarga vermelhas recursos não aparecem mais na coluna Indicadores; você resolveu dotação global de Hany. Finalmente, note também que a data de término da tarefa 37 foi morar por um dia. Isto é devido ao calendário de trabalho "quatro por dez" de Jun que você configurou. Na caixa de diálogo Atribuir Recursos, clique em Fechar.
Problemas de âmbito-de-obra para solução de problemas
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A abrangência do projeto deve incluir todo o trabalho necessário, e somente o trabalho necessário, para entregar o produto do projeto com sucesso ao seu cliente pretendia. Após o trabalho do projeto começou, gerenciando seu alcance geralmente requer fazer trade-offs: tempo de negociação por dinheiro, qualidade de tempo, e assim por diante. Você pode ter o objetivo de nunca fazer tais trade-offs, mas uma meta mais realista pode ser fazer o melhor informado trade-offs possível.
Na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Tabelas e clique em Custo. Seu foco aqui é sobre as tarefas ainda não concluídas, assim você vai filtrar a lista de tarefas. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique na seta para baixo ao lado da caixa de filtro (que contém inicialmente [No Filter]) e, em seguida, clique em Tarefas incompletas. Projeto filtra a lista de tarefas para mostrar apenas as tarefas que ainda não estão completos, além de suas tarefas de resumo.
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Figura 244 Um conjunto de tarefas no plano que poderia ser cortada sem afetar o resultado do novo plano livro é tarefa 40 e suas subtarefas, o site companheiro projeto do livro. O custo restante deste trabalho é mais do que 5.000 dólares você foi convidado para cortar a partir do plano. Após consulta com os patrocinadores do projeto, tudo o que você concorda que este parece ser um bom conjunto de tarefas para remover o plano. Selecione o nome da tarefa 40, o site companheiro o resumo da tarefa Projeto do livro. Execute um dos seguintes procedimentos: ▪
Se você estiver executando o Project Professional, continue com o passo 5.
▪
Se você estiver executando Project Standard, pule para o passo 6.
Um conjunto de tarefas no plano que poderia ser cortada sem afetar o resultado do Na guia Tarefa, no grupo Agenda, clique em Desativar. O Project inativa a tarefa de resumo e subtarefas.
Estas tarefas inativadas permanecerá no plano, mas eles não têm a programação ou o impacto de custos agora. Note-se que o valor de custo restante para a tarefa 0, a tarefa de resumo do projeto e para a tarefa 27, o projeto e tarefa de resumo de Produção, forem reduzidas proporcionalmente.
Figura 245 Com o nome de tarefa 40 selecionados, botão direito do rato e no menu de atalho que aparece, clique em Excluir Tarefa. A mensagem de Assistente de Planejamento podem aparecer, pedindo-lhe para confirmar que você deseja excluir esta tarefa de resumo e subtarefas. Se ela aparecer, certifique-se que Continuar é selecionado e clique em OK. O Project exclui a tarefa de resumo e subtarefas e renumera as tarefas restantes. Note que o valor de custo restante para a tarefa 0, a tarefa de resumo do projeto e para a tarefa 27, o projeto e tarefa de resumo de Produção, forem reduzidas proporcionalmente.
Figura 246 Você confere com os patrocinadores do projeto, que o prazer que você pode embrulhar o novo projeto do livro a um custo menor. Apesar de completar o trabalho restante dentro do tempo determinado e restrições de custo será um desafio, você está otimista sobre o desempenho futuro do projeto dado suas habilidades de gerenciamento de projetos e conhecimento do projeto.
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Consolidar projetos e recursos Geralmente trabalha-se com um plano único de cada vez. Embora isto possa ser seu foco principal no projeto maior parte do tempo, é provável que você ou sua organização terá de coordenar as pessoas, trabalho e resultados em vários projetos.
Criando um pool de recursos Quando o gerenciamento de múltiplos projetos, você pode achar que é comum para recursos de trabalho (pessoas e equipamentos), a ser atribuído a mais de um projeto ao mesmo tempo. Ele pode tornar-se difícil coordenar o tempo dos recursos de trabalho entre os vários projetos, especialmente se esses projetos são geridos por pessoas diferentes. Por exemplo, um editor de um livro editora pode ter atribuições de tarefas para um novo livro, um site promocional, e um comunicado de imprensa, três projetos de proceder simultaneamente. Em cada plano, o editor pode ser destinado ou mesmo underallocated. No entanto, se você adicionar todas as suas tarefas a partir desses planos juntos, que você pode descobrir que ela foi com sobrecarga ou designado para trabalhar em tarefas mais do que ela pode manipular ao mesmo tempo. Quando se trabalha com recursos de custo em vários planos, você pode querer ver não só o custo por plano associado a um recurso de custo, mas os custos acumulados em todos os planos também. Da mesma forma, quando se trabalha com recursos materiais em vários planos, você veria cumulativos recursos materiais consumidos em qualquer unidade de consumo que você usou. Um pool de recursos pode ajudar você a ver como os recursos são utilizados em vários planos. O conjunto de recursos é um plano a partir do qual outros planos de chamar a informações sobre recursos. Ele contém informações sobre as atribuições de todos os planos vinculados ao pool de recursos da tarefa de todos os recursos. Você pode alterar as informações, tais recursos como unidades máximas, as taxas de custo e tempo de folga no pool de recursos, e todos os planos ligados usará as informações atualizadas. Os planos que estão ligadas ao conjunto de recursos são chamados planos do partidor. O seguinte é uma maneira de visualizar um conjunto de recursos e planos do partidor.
203
Figura 247 Se você conseguir apenas um projeto, com recursos que não são utilizados em outros planos, um pool de recursos fornece nenhum benefício. No entanto, se a sua organização pretende gerenciar múltiplos planos, a criação de um pool de recursos permite que você faça o seguinte: ▪ Digite as informações de recurso, como o tempo de descanso, em qualquer um dos planos do partidor ou no pool de recursos de modo que ele está disponível em outros planos do partidor. ▪ Ver recursos detalhes da atribuição de vários planos em um único local. ▪
Ver os custos de atribuição por recurso em vários planos.
▪
Ver custos cumulativos para o trabalho e custam recursos em vários planos.
▪
Ver valores de consumo acumulados de recursos materiais em vários planos.
Encontre recursos que estão superalocados em vários planos, mesmo que esses recursos são subalocados em planos individuais. ▪
Um pool de recursos é especialmente benéfico quando se trabalha com outros usuários do Project através de uma rede. Nesses casos, o conjunto de recursos é armazenado em um local central, como um servidor de rede, e os proprietários individuais dos planos do partidor (que podem ser armazenados localmente ou em um servidor de rede) compartilham o conjunto de recursos comum. Abra o arquivo de prática A_Start Consolidar localizado na sua pasta de arquivo CAPÍTULO21 prática e salvá-lo como Consolidar A. Em seguida, arquivo de prática aberta Consolidar B_Start e salvá-lo como Consolidar B. Estes dois planos foram criados anteriormente, e ambos contêm informações sobre recursos. Quando eles foram salvos pela última vez, a Folha de recursos foi o modo ativo em ambos os planos. Em seguida, você criará um novo plano que irá tornar-se um pool de recursos.
204
Na guia Arquivo, clique em Novo e, em seguida, clique em projeto em branco. O Project cria um novo plano, com o Gantt com vista Timeline exibido. Na guia Arquivo, clique em Salvar como. Navegue até a pasta CAPÍTULO21. Na caixa Nome do arquivo, digite Lucerna Resource Pool e, em seguida, clique em Salvar. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Folha de Recursos. O modo de exibição Planilha de Recursos substitui a exibição Gráfico de Gantt. Na guia Exibir, no grupo Janela, clique em Organizar Tudo. O Project organiza as três janelas de plano dentro da janela de Projeto.
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Figura 248 Olhando para os nomes de recursos nos dois planos (Consolidação A consolidação e B), você pode ver que vários dos mesmos recursos aparecem em ambos os planos. Estes incluem Carole Poland, Editores de Texto, John Evans, entre outros. Nenhum desses recursos estão com sobrecarga em qualquer plano. Clique na barra de título da janela Consolidar B. Na guia Recursos, no grupo Atribuições, clique em Pool de Recursos e clique em compartilhar recursos. A caixa de diálogo Recursos Share. Em Recursos para 'Consolidar B', selecione a opção Usar recursos. O Uso de Recursos da lista contém os planos abertos que podem ser usados como um conjunto de recursos.
Na caixa De, clique em Lucerna Resource exterior.
Figura 249 Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Recursos Share. Você vê a informação dos recursos do plano de consolidação B aparecem no plano de conjunto de recursos de Lucerna. Em seguida, você irá configurar a consolidação de um plano como um plano participante com o mesmo conjunto de recursos. Clique na barra de título da janela A consolidação. Na guia Recursos, no grupo Atribuições, clique em Pool de Recursos e clique em compartilhar recursos. Em Recursos para 'Consolidar A', clique na opção de uso de recursos. Na lista de, certifique-se de que Lucerna Pool de Recursos é selecionado. Lucerna Pool de Recursos é selecionada por padrão. A consolidação de um plano já é um plano participante, e do Projeto não vai permitir que um plano participante a ser um conjunto de recursos para outro plano. Sob Em conflito com calendário ou recurso de informação, certifique-se de que o conjunto tem precedência opção for selecionada. Selecionar essa opção faz com que projeto de usar informações de recursos (como as taxas de custo) no pool de recursos, em vez de no plano participante, se ele encontrar alguma diferença entre os dois planos. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Recursos Share. Você vê a informação recurso da consolidação de um plano de aparecer no pool de recursos.
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Figura 250 O pool de recursos contém as informações sobre os recursos de ambos os planos do partidor. O Project irá consolidar informações sobre os recursos do participante planeja com base no nome do recurso. John Evans, por exemplo, é listado apenas uma vez no pool de recursos, não importa quantos planos de listar o partidor como um recurso. Agora você pode ver como os recursos são atribuídos através de vários projetos. Ao vincular novos planos para o pool de recursos, informações sobre os recursos serão instantaneamente disponíveis no novo plano. (Você vai fazer isso na próxima seção.) Novamente, note que você não tem que organizar as janelas do plano que você fez nesse exercício de vincular os planos do partidor ao pool de recursos. No entanto, nesta seção foi útil para ver os resultados como eles ocorreram.
Exibir detalhes da atribuição de um pool de recursos Um dos benefícios mais importantes da utilização de um conjunto de recursos é que ele permite que você veja como os recursos são alocados em planos. Por exemplo, você pode identificar os recursos que estão superalocados através dos vários planos em que são atribuídos. Vejamos um exemplo concreto. Como você deve ter notado na seção anterior, o recurso Carole Poland, que não estava com sobrecarga em qualquer um dos planos individuais, fez aparecer com sobrecarga após Projeto representaram todas as suas atribuições através dos dois planos. Quando as atribuições de Carole dos dois planos partidor foram combinadas, que excederam a capacidade de funcionar em pelo menos um dia. Embora Carole provavelmente estava ciente deste problema, o gestor de projeto pode não ter sabido sobre ele sem a criação de um pool de recursos (ou ouvir sobre o problema diretamente de Carole).
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Dê um duplo clique na barra de título da janela Pool de Recursos da Lucerna. A janela de pool de recursos é maximizada para preencher a janela do projeto. No pool de recursos, você pode ver todos os recursos dos dois planos do partidor. Para se ter uma melhor visão do uso de recursos, você vai mudar pontos de vista. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Uso de Recursos. O modo de exibição Uso de Recursos é exibido. Na coluna Nome do Recurso, se ele não estiver selecionado, clique no nome de um recurso, Carole Poland. Na guia Tarefa, no grupo Edição, clique em Vá para Tarefas. Os dados divididos em fases, no lado direito da tela rolar horizontalmente para mostrar as atribuições de tarefas iniciais de Carole Polónia. Os números vermelhos (por exemplo, 16 horas em 20 de julho) indicam um dia em que Carole está com sobrecarga. Em seguida, você irá exibir o formulário de recurso para obter mais detalhes sobre as atribuições de Carole. Na guia Exibir, no grupo Exibir Split, clique em Detalhes. O Formulário de Recursos aparece abaixo da vista Utilização de Recursos. Se necessário, arraste o divisor vertical entre o projeto e as colunas de identificação no Formulário de Recursos para a direita até que você possa ver o conteúdo completo da coluna Projeto.
Figura 251 Nesta visão combinação, você pode ver todos os recursos do pool de recursos e suas atribuições (no painel superior), bem como os detalhes do recurso selecionado (no painel inferior) de todos os planos do partidor. Você pode ver, por exemplo, que o lançamento membros da equipe Atribuir tarefa a que Carole é atribuído é da consolidação de um projeto e tarefa de edição é o conteúdo do projeto de consolidação B. Carole não estava com sobrecarga em qualquer projeto, mas ela está com sobrecarga quando você vê seus trabalhos através de planos desta forma.
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Se você quiser, clique em diferentes nomes de recursos no modo de exibição Uso de Recursos para ver os detalhes da atribuição do Formulário de Recursos. Na guia Exibir, no grupo Exibir Split, limpar os detalhes caixa de seleção. Neste exercício, você visualizou atribuições de recursos em planos no pool de recursos. À medida que você adicionar ou alterar as atribuições, você sempre vai ver as informações de atribuição mais atual no pool de recursos e entre os planos do partidor.
Atualizar as atribuições de um plano de participante Porque detalhes da atribuição de um recurso originam nos planos do partidor, atualizações de projetos do pool de recursos com detalhes de atribuição como você fazê-los no plano participante. Na coluna Nome do Recurso título, selecione Resource 13, Luis Sousa. Você pode ver que Luis não tem atribuições de tarefas em qualquer plano participante. (Luis não tem atribuições a seguir o nome dele.) Em seguida, você vai atribuir Luis a uma tarefa em um dos planos do partidor, e você vai ver o resultado no pool de recursos, bem como no plano participante. Na guia Exibir, no grupo Janela, clique em Mudar o Windows e clique em Consolidar A. O Project exibe a consolidação de um plano. Atualmente, ele tem a vista Folha de Recursos exibido. Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique em Gráfico de Gantt. A exibição Gráfico de Gantt aparece. Na guia Recursos, no grupo Atribuições, clique em Atribuir Recursos. A caixa de diálogo Atribuir Recursos. Na coluna Nome da Tarefa, clique no nome da tarefa 5, design e material de marketing ordem. Na coluna Nome do Recurso na caixa de diálogo Atribuir Recursos, clique Luis Sousa, e, em seguida, clique em Atribuir. O Project atribui Luis para a tarefa.
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Figura 252 Clique em Fechar para fechar a caixa de diálogo Atribuir Recursos. Na guia Exibir, no grupo Janela, clique em Mudar o Windows e clique em Lucerna Resource exterior. Certifique-se de que o recurso 13, Luis Sousa, está selecionada e, em seguida, na guia Tarefa, no grupo Edição, clique Vá até Tarefas.
210 Figura 253 Como esperado, a nova atribuição da tarefa de Luis Sousa aparece no pool de recursos. Quando o conjunto de recursos está aberto no projeto, todas as mudanças que você faz para as atribuições de recursos ou outras informações de recursos em qualquer participante pretende mostrar-se imediatamente em todos os outros planos do partidor abertas e o pool de recursos. Você não precisa alternar entre os planos do partidor e o pool de recursos, como fez nesta seção, para verificar as atribuições de recursos atualizados.
Atualizar as informações de um recurso em um pool de recursos Outro importante benefício da utilização de um conjunto de recursos é que ele dá-lhe uma localização central em que inserir detalhes de recursos, como as taxas de custo e tempo de trabalho. Quando as informações de um recurso é atualizado no pool de recursos, a nova informação está disponível em todos os planos do partidor. Isso pode ser especialmente útil em organizações com um grande número de recursos que trabalham em vários projetos. Em organizações maiores, as pessoas, tais como Gestores de linha, gestores de recursos, ou funcionários em um escritório do programa são muitas vezes responsáveis por manter as informações gerais do recurso até à data.
No plano conjunto de recursos de Lucerna, selecione o nome do recurso 8, William Flash. Role a parte dividida em fases do modo de exibição horizontalmente para a direita até que as atribuições de William para a semana de 30 de agosto aparecer.
Figura 254 Na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Alterar tempo de trabalho. Aparece a caixa de diálogo Alterar Tempo de Trabalho. Na caixa Para calendário, certifique-se que William Flash é selecionado. Calendário do recurso de William aparece na caixa de diálogo Alterar Tempo de Trabalho. William lhe disse que ele não vai estar disponível para trabalhar na quinta-feira e sexta-feira, 3 de setembro e 4. Na guia Exceções na caixa de diálogo Alterar Tempo de Trabalho, clique na primeira linha em Nome e digite William no workshop. A descrição da exceção calendário é um lembrete útil para você e outras pessoas que possam visualizar o plano mais tarde. Clique no campo Iniciar e digite ou selecione 9/3/15. Clique em Concluir campo, digite ou selecione 9/4/15, e, em seguida, pressione a tecla Enter.
Figura 255
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Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Alterar Tempo de Trabalho. Agora, William não tem nenhum trabalho agendado para estes dois dias (ele fez anteriormente).
Figura 256 Para verificar se a configuração de tempo de descanso de William foi atualizado nos planos do partidor, você vai olhar para o seu tempo de trabalho em um desses planos. Na guia Exibir, no grupo Janela, clique em Mudar o Windows e clique em Consolidar A. Na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Alterar tempo de trabalho. Aparece a caixa de diálogo Alterar Tempo de Trabalho. Na caixa Para calendário, clique em William Flash. Na guia Exceções, você pode ver que o 03 de setembro e 4 são sinalizados como dias de folga para William, a mudança de horário de trabalho deste recurso no pool de recursos foi atualizado nos planos do partidor.
Figura 257 Clique em Cancelar para fechar a caixa de diálogo Alterar Tempo de Trabalho.
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Atualizando os horários de trabalho de todos os planos em um pool de recursos No exercício anterior, você mudou o tempo de trabalho de um recurso individual no pool de recursos, e você viu a mudança postadas em um plano participante. Outro recurso poderoso de um pool de recursos permite que você altere os horários de trabalho para um calendário base e ver as alterações atualizadas de todos os planos do partidor que usam esse calendário. Por exemplo, se você especificar que certos dias (como feriados) devem ser dias de folga no pool de recursos, que a mudança é lançado para todos os planos do partidor.
Na guia Exibir, no grupo Janela, clique em Mudar o Windows e clique em Lucerna Resource exterior. Na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Alterar tempo de trabalho. Aparece a caixa de diálogo Alterar Tempo de Trabalho. Na caixa Para calendário, selecione Padrão (Project Calendar) a partir da lista drop -down. Mudanças no tempo de trabalho para o calendário base Padrão no pool de recursos afetam todos os planos que são os planos do partidor do pool de recursos. Na guia Exceções na caixa de diálogo Alterar Tempo de Trabalho, clique na primeira linha em Nome e escreva Feira do Livro Local. Clique no campo Iniciar e digite ou selecione 8/17/15, e, em seguida, clique no campo de Finish. Projeto preenche o mesmo valor no campo Data de Concluir.
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Figura 258 Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Alterar Tempo de Trabalho. Para verificar se essa alteração no calendário base Padrão no pool de recursos foi atualizado nos planos do partidor, você vai olhar para os horários de trabalho em um dos planos do partidor. Na guia Exibir, no grupo Janela, clique em Mudar o Windows e clique em Consolidar A. Na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Alterar tempo de trabalho. Aparece a caixa de diálogo Alterar Tempo de Trabalho. Na caixa Para calendário, certifique-se que a Standard (Project Calendar) está selecionado na lista drop-down. Note a exceção feira do livro local no dia 17 de agosto. Todos os planos que são os planos do partidor de um mesmo conjunto de recursos vai ver essa mudança neste calendário base.
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Figura 260 Clique em Cancelar para fechar a caixa de diálogo Alterar Tempo de Trabalho. Se você quiser, você pode mudar para o plano de consolidação B e verificar que 17 Agosto é também um dia de folga para o projeto. Feche e salve as alterações para todos os planos abertos, incluindo o conjunto de recursos.
Ligando novos planos para um pool de recursos Você pode fazer um plano de um plano participante para um pool de recursos a qualquer momento: quando inicialmente entrar tarefas do plano, depois de atribuir recursos às tarefas, ou até mesmo após o início do trabalho. Depois de configurar um pool de recursos, você pode achar que é útil para fazer planos partidor de todos os novos planos, junto com o compartilhador de planos já criados. Dessa forma, você se acostuma a depender do conjunto de recursos de informação de recursos. A vantagem de economia de tempo definido de criação de novos planos como planos de partidor de um pool de recursos é que as informações recurso está disponível imediatamente. Você não precisa digitar novamente todos os dados de recursos.
No modo de exibição Backstage, clique em Abrir. A tela de Abertura aparece.
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Navegue até a pasta CAPÍTULO21 e aberto Lucerna Resource exterior. Quando você abrir o arquivo de pool de recursos, projeto solicita que você selecione como você deseja abri-lo. Clique na segunda opção para abrir o pool de recursos como leitura e escrita.
Clique em OK.
Figura 261
O pool de recursos abre com a exibição Uso de Recursos exibido. Quando se trabalha com um pool de recursos, você pode querer ver uma lista de seus planos partidor (especialmente se outros usuários do Project acessar o mesmo arquivo de pool de recursos). Você vai fazê-lo em seguida. Na guia Recursos, no grupo Atribuições, clique em Pool de Recursos e clique em compartilhar recursos. A caixa de diálogo Recursos Share. O compartilhamento de links valores de caminhos podem ser diferentes das mostradas aqui.
Figura 262 Porque o conjunto de recursos é o plano ativo, a caixa de diálogo Recursos Compartilhar contém os caminhos e nomes de arquivos de seus planos partidor. Se você sempre quis quebrar um link para um plano participante, você pode fazê-lo aqui. Clique em Cancelar para fechar a caixa de diálogo Recursos Share.
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Em seguida, você vai olhar para a lista de recursos no pool de recursos. Você esperaria esses mesmos recursos para se tornar disponível para qualquer novo plano de fazer uma participante deste pool de recursos. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Folha de Recursos. O modo de exibição Planilha de Recursos é exibido. Esta é a informação que ficará disponível para o novo plano de fazer um plano participante deste pool de recursos. Na guia Arquivo, clique em Novo e, em seguida, clique em projeto em branco. Projeto cria um novo plano. Na guia Arquivo, clique em Salvar como. Navegue até a pasta CAPÍTULO21. O Salvar como caixa de diálogo aparece. Na caixa Nome do arquivo, digite Consolidar C, e, em seguida, clique em Salvar. Na guia Recursos, no grupo Atribuições, clique em Atribuir Recursos. A caixa de diálogo Atribuir Recursos é inicialmente vazio, porque você ainda não inseriu qualquer informação de recursos neste plano. Na guia Recursos, no grupo Atribuições, clique em Pool de Recursos e clique em compartilhar recursos. A caixa de diálogo Recursos Share. Em Recursos para 'Consolidar C', selecione a opção Usar recursos. Certifique-se de que Lucerna Pool de Recursos for selecionado na caixa e clique em OK para fechar a caixa de diálogo Recursos Share. Na caixa de diálogo Atribuir Recursos, você vê todos os mesmos nomes de recursos parece que você viu no pool de recursos.
Figura 263 Agora, esses recursos estão prontos para ser atribuído a novas tarefas neste projeto. Clique em Fechar para fechar a caixa de diálogo Atribuir Recursos. Na guia Arquivo, clique em Fechar. Quando solicitado, clique em Sim para salvar as
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alterações. O plano C Consolidar fecha, eo Lucerna Pool de Recursos permanece em aberto. Na guia Arquivo, clique em Fechar. Quando solicitado, clique em Sim para salvar as alterações ao pool de recursos.
Alterar a atribuição dos planos do partidor e atualização de um pool de recursos Se você estiver compartilhando um pool de recursos com outros usuários do projeto através de uma rede, quem tem o pool de recursos abrir como leitura-gravação impede que outros atualização de informações de recursos, tais como taxas de custo-padrão, ou fazer outros planos partícipes desse pool de recursos. Por esta razão, você deve abrir o pool de recursos como somente leitura, e use o comando conjunto de recursos de atualização somente quando você precisa atualizar o conjunto de recursos com informações de atribuição. Este comando atualiza o pool de recursos com a nova informação sobre a atribuição, uma vez que é feito, alguém que abre o conjunto de recursos vai ver as últimas informações atribuição. Neste capítulo, você está trabalhando exclusivamente com o pool de recursos e planos de partidor localmente. Se você estiver indo para compartilhar um pool de recursos com outros usuários do projeto através de uma rede, você precisa entender o processo de atualização. Este exercício apresenta a esse processo.
No modo de exibição Backstage, clique em Abrir. Navegue até a pasta CAPÍTULO21 e abra a consolidação de um arquivo. Porque este plano é um plano participante vinculado a um conjunto de recursos, o Projeto dá-lhe as opções mostradas na ilustração a seguir:
Figura 264 Clique no pool de recursos abertos para ver as atribuições em todas opção compartilhador de arquivos e clique em OK.
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O pool de recursos abre como somente leitura nos bastidores. (Se você quiser verificar isso, olhar para os itens do comando Mudar o Windows na guia View.) Em seguida, você vai mudar algumas tarefas no plano participante. Na guia Recursos, no grupo Atribuições, clique em Atribuir Recursos. A caixa de diálogo Atribuir Recursos. Primeiro, você vai atribuir um recurso a uma tarefa. Na coluna Nome da Tarefa, clique no nome da tarefa 3, questionário autor completa. Na coluna Nome do Recurso na caixa de diálogo Atribuir Recursos, clique Hany Morcos, em seguida, clique em Atribuir. Project atribui Hany para a tarefa.
Figura 265 Em seguida, você irá remover um recurso de uma tarefa. Na coluna Nome da Tarefa, clique no nome da tarefa 5, design e material de marketing ordem. Na coluna Nome do Recurso na caixa de diálogo Atribuir Recursos, clique Toby Nixon (localizado no topo da coluna Nome do Recurso), e, em seguida, clique em Remover. O Project retira Toby da tarefa.
Figura 266 Você fez duas alterações de atribuição do plano participante. Porque o conjunto de recursos é aberto como somente leitura, essas alterações não foram salvas permanentemente no pool de recursos. Em seguida, você irá atualizar o pool de recursos. Na guia Recursos, no grupo Atribuições, clique em Pool de Recursos e, em seguida, clique em Atualizar Pool de Recursos.
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Nos bastidores, as atualizações do projeto as informações de atribuição no pool de recursos com os novos detalhes do plano participante e, em seguida, salva o pool de recursos. Qualquer outra pessoa que abre ou atualiza o pool de recursos vai ver agora as informações de atribuição atualizado. Em seguida, você vai mudar outra missão no plano participante, feche o plano participante, e, em seguida, atualizar o pool de recursos. Na coluna Nome da Tarefa, clique no nome da tarefa 8, Kickoff livro reunião de lançamento. Na coluna Nome do Recurso na caixa de diálogo Atribuir Recursos, clique Carole Poland, e, em seguida, clique em Atribuir. O Project atribui Carole para a tarefa.
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Figura 267 Clique em Fechar para fechar a caixa de diálogo Atribuir Recursos. Na guia Arquivo, clique em Fechar. Quando solicitado a salvar as alterações na consolidação de um plano, clique em Sim. Projeto determina que, porque o pool de recursos foi aberto como somente leitura, as últimas alterações de atribuição do plano participante não foram atualizadas no pool de recursos. São oferecidas as opções mostradas na seguinte caixa de mensagem.
Clique em OK.
Figura 268
Clicar em OK causas Projeto para salvar as informações de atribuição atualizado do plano de participante para o pool de recursos, assim como você fez no início desta seção. O pool de recursos permanece aberto como somente leitura. Na guia Arquivo, clique em Fechar para fechar o pool de recursos.
Porque o pool de recursos foi aberto como somente leitura, o Projeto fecha sem avisá-lo para salvar as alterações. Ao compartilhar um pool de recursos com outros usuários do projeto, não se esqueça de atualizar o conjunto de recursos com as últimas informações atribuição. As atribuições atualizadas podem afetar a alocação de recursos em outros planos.
Planos de consolidação Provavelmente vai encontrar-se gerenciar múltiplos planos que envolvem alguns dos mesmos recursos e pode estar relacionado com o mesmo objetivo geral ou produto de uma organização. Apesar de um pool de recursos pode ajudar você a gerenciar detalhes do recurso em diferentes planos, não pôde dar-lhe o nível de controle que você quer sobre as tarefas e as relações entre os planos. Ou você pode estar em coordenação com várias pessoas que trabalham em tarefas em momentos diferentes, às vezes em locais diferentes, e muitas vezes para diferentes supervisores. Em ambos os casos, pode ser necessário para produzir uma única visão "all-up" de planos distintos, mas relacionados. Uma boa maneira de reunir informações sobre o projeto distantes é a utilização de um plano consolidado. Este é um plano que contém outros planos, chamados planos inseridos. Os planos inseridos não residir no plano consolidado, mas sim, eles estão ligados a ela de tal maneira que eles possam ser visualizados e editados a partir dele. Se um plano é editado fora do plano consolidado, as informações atualizadas aparece no plano consolidado da próxima vez que for aberto. Usando planos consolidados permite que você faça o seguinte: ▪
Ver todas as tarefas de planos de sua organização em uma única exibição.
Arregace as informações para níveis mais altos de gestão. Por exemplo, você pode inserir plano de uma equipe em plano consolidado do departamento maiores e, em seguida, inserir esse plano em plano consolidado o maior da organização. ▪
Divida seus dados de projeto em planos diferentes para combinar com a natureza do seu projeto, como por fase, componente ou localização. Em seguida, você pode puxar as informações de volta juntos em um plano consolidado de um olhar mais abrangente sobre todo o plano. ▪
Veja todas as informações de seus planos em um único local para que você possa filtrar, classificar e agrupar os dados. ▪
Planos consolidados usar os recursos de estrutura de tópicos do projeto. Um plano inserido aparece como uma tarefa de resumo do plano consolidado, exceto que sua barra de Gantt resumo é cinza e um ícone projecto inserido aparece na coluna Indicadores. Quando você salva um plano consolidado, você também será solicitado a salvar as alterações feitas aos planos inseridos bem.
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Na tela Nova do modo de exibição Backstage, clique em projeto em branco. O Project cria um novo plano. Este plano irá tornar-se o plano de consolidação em que você insira outros planos. Na guia Projeto, no grupo Inserir, clique em Subprojeto. A caixa de diálogo Inserir Projeto. Navegue até a pasta CAPÍTULO21, e, mantendo a tecla Ctrl pressionada, selecione Consolidar A e B. Consolidar Clique em Inserir. O Project insere os dois planos para o plano consolidado como tarefas de resumo em colapso. Na guia Tarefa, no grupo Edição, clique em Vá para Tarefas. O Project exibe as barras de Gantt dos planos inseridos desabaram.
222 Figura 269 Em seguida, você vai salvar o novo projeto consolidado. Na guia Arquivo, clique em Salvar como. Navegue até a pasta CAPÍTULO21. Na caixa Nome do arquivo, digite Lucerna projetos consolidados, e, em seguida, clique em Salvar. Em seguida, você irá visualizar os detalhes dos dois planos inseridos. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Contorno e, em seguida, clique em Todas as subtarefas. Aparece a caixa de informações do pool de recursos em Abrir. Projeto perguntará se você deseja abrir o pool de recursos. Projeto não tem realmente carregado o conteúdo dos planos inseridos ainda, e mostrar as subtarefas do projeto consolidado é semelhante a abri-los. Certifique-se de que o Open de pool de recursos para ver atribuição em todos os arquivos participantes do compartilhamento está selecionado e clique em OK.
O Project amplia os dois planos. Note-se que as IDs de tarefas dentro de ambos os planos inseridos começar em 1, e as tarefas de resumo que representam os planos inseridos são numeradas 1 e 2. Em seguida, você vai olhar para os detalhes dos planos inseridos. Na guia Exibir, no grupo Zoom, clique projeto inteiro. Project ajusta a escala de tempo no Gráfico de Gantt de modo que a duração total dos dois planos inseridos é visível.
Figura 270 Para concluir, irá visualizar a tarefa de resumo do projeto do Plano Consolidado. Na guia Formatar, no grupo Mostrar / Ocultar, clique em Projeto tarefa de resumo. O Project exibe tarefa de resumo do plano consolidado.
Figura 271 Os valores dessa tarefa de resumo, como duração e de trabalho, representam os valores enroladas de ambos os planos inseridos. Feche e salve as alterações para todos os arquivos abertos. À medida que desenvolve mais planos, inseri-los em um plano consolidado desta forma dálhe um único local para ver todas as atividades de sua organização.
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Criando dependências entre os planos A maioria dos projetos não existem no vácuo. Tarefas ou fases de um projeto pode depender de tarefas em outros projetos. Você pode mostrar essas dependências, ligando tarefas entre os planos. Razões que você pode precisar para criar dependências entre os planos incluem o seguinte: A conclusão de uma tarefa em um plano pode permitir o início de uma tarefa em outro plano. Por exemplo, outro gestor de projeto pode precisar para completar uma declaração de impacto ambiental antes de iniciar a construção de um edifício. Mesmo se estas duas tarefas são administrados em planos separados (talvez porque os departamentos separadas de uma empresa de desenvolvimento estão a concluir deles), um plano tem uma dependência lógico no outro. ▪
Uma pessoa ou uma peça de equipamento pode ser atribuído a uma tarefa em um plano, e você precisa de adiar o início de uma tarefa em outro plano até que o recurso encerra a primeira tarefa. ▪
As duas tarefas pode ter nada em comum além precisando desse recurso. Relações de trabalho entre os planos semelhante às ligações entre tarefas dentro de um plano, exceto que o antecessor e sucessor externo tarefas têm os nomes das tarefas de cinza e barras de Gantt (por vezes referido como fantasmas tarefas). Tais tarefas externas não estão ligados a tarefas dentro do plano, apenas para tarefas em outros planos.
No modo de exibição Backstage, clique em Abrir. A tela de Abertura aparece. Navegue até a pasta CAPÍTULO21, e abra o arquivo Consolidar B. Aparece a caixa de informações do pool de recursos em Abrir. Clique em Abrir pool de recursos para ver atribuição em todos os arquivos participantes do compartilhamento e clique em OK. Agora você está pronto para abrir um segundo arquivo. Na guia Arquivo, clique em Abrir. Navegue até a pasta CAPÍTULO21 e abra a consolidação de um arquivo. Desta vez você não será solicitado a abrir o pool de recursos, pois foi aberto com o arquivo Consolidar B.
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Na coluna Nome da Tarefa da consolidação de um plano, clique no nome da tarefa 12, Prepare-se kit de vendas do livro. Você precisa do kit de vendas livro antes de começar a tarefa no plano consolidado B, assim que você vai criar uma dependência de tarefa entre os dois planos. Na guia Exibir, no grupo Janela, clique em Mudar o Windows e clique em Consolidar B. Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique em Gráfico de Gantt. A exibição Gráfico de Gantt aparece. Clique no nome da tarefa 13, design ilustração Interior. Na guia Tarefa, no grupo Edição, clique em Vá para Tarefas. Pergaminhos Projeto Gráfico de Gantt ver para exibir tarefa 13.
Figura 272 Na guia Tarefa, no grupo Propriedades, clique em Informações. A caixa de diálogo Informações sobre a Tarefa. Clique no separador Predecessores e, diretamente abaixo do valor predecessor existente 12 no campo ID, escreva de consolidação A \ 12 e pressione Tab.
Figura 273 O Project fornece o valor tarefa externa para o nome da nova tarefa predecessora e outros valores. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Informações sobre a Tarefa. Projeto insere a tarefa predecessora externa chamado Prepare kit vendas de livros para o projeto. A tarefa externa representa 12 tarefa da consolidação de um projeto.
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Figura 274 Em seguida, você vai olhar para a tarefa externa na consolidação de um plano. Na guia Exibir, no grupo Janela, clique em Mudar o Windows e clique em Consolidar A. Na coluna Nome da Tarefa, selecione os nomes de tarefa 12, Prepare-se kit de vendas do livro, ea tarefa 13, design ilustração Interior. Na guia Exibir, no grupo Zoom, clique em Tarefas selecionadas. Project ajusta a parte de gráfico do modo de exibição Gráfico de Gantt para exibir as tarefas selecionadas.
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Figura 275 Aqui, você pode ver que a tarefa 12, Prepare-se kit de vendas do livro, é um predecessor para a tarefa externa 13, design ilustração Interior. Porque tarefa 13 é uma tarefa sucessora, sem outras ligações com esse projeto, não tem nenhum efeito em outras tarefas aqui. A ligação entre estes dois planos permanecerá até que você quebrá-lo. Eliminar uma tarefa no plano de origem ou a tarefa externa no plano de destino exclui a tarefa correspondente ou tarefa externa em outro plano. Feche e salve as alterações para todos os arquivos abertos. Para concluir este exercício, você vai mostrar a ligação entre esses dois planos, o plano consolidado. No modo de exibição Backstage, clique em Abrir. Navegue até a pasta CAPÍTULO21 e abra o arquivo de Lucerna Projetos consolidado. Aparece a caixa de informações do pool de recursos em Abrir. Clique em Abrir pool de recursos para ver atribuição em todos os arquivos participantes do compartilhamento e clique em OK.
No plano cronograma das Crianças Livro de Exercícios de lançamento (o segundo projeto inserido), clique no expandir / recolher seta ao lado do nome da tarefa 1, Fase de Planejamento para recolhê-la. Projeto colapsa esta fase. Ao fazer isso, você pode ver tanto o antecessor e tarefas sucessoras nos dois planos inseridos. Se necessário, vá para cima até que a tarefa 14 no primeiro plano se insere é visível. Você pode ver a linha de ligação entre o livro tarefa kit Prepare vendas em um plano inserido e a tarefa de design ilustração Interior em outro plano se insere.
Figura 276 Porque você está olhando para um plano consolidado que mostra as tarefas de ambos os planos, a ligação cruzada plano não aparece como uma tarefa externa. A seguir estão algumas dicas e sugestões para trabalhar com ligações cross-plano adicional: Você pode desativar a exibição de tarefas externas, se quiser. Para fazer isso, na guia Arquivo, clique em Opções. Na caixa de diálogo Opções do projeto, na guia Avançado, em Cruz Projeto Ligando opções para Name>
Ao visualizar um plano consolidado, você pode criar links entre plano rapidamente clicando no botão Vincular Tarefas na guia Tarefa. Arrastando o rato entre duas barras de tarefas vai fazer a mesma coisa. ▪
Cada vez que você abre um plano com ligações cross-plano, projeto solicita que você atualize os links cross-plano. Você pode suprimir esse aviso se você prefere não ser lembrado, ou você pode dizer do projeto para aceitar dados atualizados do plano ligado automaticamente. Para fazer isso, na guia Arquivo, clique em Opções. Na caixa de diálogo Opções do projeto, na guia Avançado, em Cruz Projeto Ligando opções para Name>
Para excluir um link cross-plano, faça o seguinte: Vá para a tarefa sucessora em primeiro lugar. Na guia Tarefa, no grupo Propriedades, clique em Informações. Na caixa de diálogo Informações sobre a Tarefa, clique no separador Predecessores. Na caixa Predecessores, selecione ID do link tarefa externa e pressione Delete. ▪
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Para ver e gerir todos os links externos (antecessores e sucessores externos) para dentro e para fora de um plano, na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em links entre os projetos. ▪
Formatação e partilha do seu plano O Project prevê uma série de maneiras de mudar a forma como os seus dados aparece quando você precisa copiar ou imprimir um plano. Em alguns aspectos, um plano de Microsoft Project 2013 é realmente um banco de dados de informações, não muito diferente de um arquivo de banco de dados Microsoft Access. Você normalmente não vê todos os dados em um plano ao mesmo tempo. Em vez disso, você se concentra no aspecto do plano que você está interessado atualmente em exibição. Vistas e relatórios são as formas mais comuns para observar ou imprimir os dados de um plano. Em ambos os casos, você pode formatar substancialmente os dados para atender às suas necessidades. O Project 2013 melhorou substancialmente os relatórios. Pode-se criar relatórios gráficos dentro do projeto, em vez de exportar os dados do Project para outro programa. Pode-se incluir gráficos e imagens coloridas, bem como tabelas nos relatórios. O Project inclui muitos relatórios que se podem usar como estão ou personalizar, ou criar relatório únicos. Pode-se imprimir relatórios ou copiá-los para outras aplicações.
Personalizando uma vista Gráfico de Gantt O gráfico de Gantt tornou-se uma forma padrão de visualização de horários, quando, no início do século 20, o engenheiro norte-americano Henry Gantt desenvolveu um gráfico de barras mostrando o uso de recursos ao longo do tempo. Para muitas pessoas, um gráfico de Gantt é sinônimo de agenda ou plano de um projeto e é uma representação popular e amplamente entendida de informações de programação em todo mundo de gerenciamento de projetos. No Project, o modo de exibição padrão é dominado por um gráfico de Gantt. É provável que você gasta muito do seu tempo nessa visão quando se trabalha no projeto. A vista Gráfico de Gantt consiste em duas partes: uma tabela à esquerda e um gráfico de barras à direita. O gráfico de barras inclui uma faixa de escala de tempo na parte superior que denota unidades de tempo. As barras no gráfico representam graficamente as tarefas da tabela em termos de datas de início e término, duração e estado (por exemplo, se o trabalho na tarefa já começou ou não). Em um gráfico de Gantt, tarefas, tarefas de resumo e marcos
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todos aparecem como barras de Gantt ou símbolos, e cada escreva de bar tem o seu próprio formato. Sempre que você trabalhar com barras de Gantt, tenha em mente que eles representam tarefas em um plano. Outros elementos do gráfico, como linhas de ligação, representam relações entre as tarefas. Você pode alterar a formatação de qualquer elemento em um gráfico de Gantt. A formatação padrão aplicado a uma vista Gráfico de Gantt funciona bem para visualização na tela, compartilhando com outros programas, e impressão. No entanto, você pode alterar a formatação de qualquer elemento em um gráfico de Gantt. Existem três formas distintas para formatar barras de Gantt: Aplicar rapidamente combinações de cores pré-definidas do grupo Estilo de Gráfico de Gantt, que você pode ver no separador Formatar quando um gráfico de Gantt é exibida. Aplicar formatação altamente personalizados para barras de Gantt na caixa de diálogo Estilos de barra, que pode ser aberto clicando na guia Formatar quando um gráfico de Gantt é exibido e, em seguida, no grupo Estilos de Bar, clicando em Formatar, Estilos de Barra. Neste caso, as alterações de formatação feitas em um escreva particular de Gantt bar (uma tarefa de resumo, por exemplo) se aplicam a todas as barras de Gantt no gráfico de Gantt. Formato individuais barras de Gantt diretamente. As alterações de formatação direta que você fizer terá nenhum efeito sobre outras barras no gráfico de Gantt. Você pode clicar duas vezes em uma barra de Gantt para exibir as opções de formatação, ou, na guia Formato, no grupo Estilos de Barra, clique em Formatar, Bar. 229
Figura 277 Para começar, você vai ver a barra de Gantt para uma tarefa agendada manualmente. Em seguida, você irá ajustar as cores das barras de Gantt e marcos na parte de gráfico do modo de exibição Gráfico de Gantt, e ver como barra de Gantt de uma tarefa agendada manualmente está formatado. In the Task Name column, click the name of task 9,
Prepare book P&L statement .
On the Task tab, in the Editing group, click Scroll to Task. O Projeto rola a parte de gráfico do modo de exibição Gráfico de Gantt para exibir a barra de Gantt para uma tarefa agendada manualmente que anteriormente foi adicionado ao plano de lançamento do livro. Como você pode ver, a barra de Gantt da tarefa agendada manualmente não se parece com as barras de Gantt das tarefas agendadas automaticamente. Fique de olho nesta barra Gantt como você aplicar um estilo de gráfico de Gantt diferente para o plano. Na guia Formatar, no grupo Estilo de Gráfico de Gantt, clique em Mais para exibir os estilos de cores pré-definidas. Os estilos de Gráfico de Gantt são divididos em dois grupos:
Agendamento Styles distinguir entre tarefas manualmente e automaticamente agendados. Estilos de apresentação não fazem essa distinção.
Figura 278 Em Estilos de apresentação, clique no esquema de cor laranja. O Project aplica este estilo para as barras de Gantt no plano.
230 Figura 279 A barra de Gantt da tarefa 9, a tarefa agendada manualmente, já não é visualmente distinta das tarefas agendadas automaticamente. Aplicando um estilo de apresentação para o modo de exibição Gráfico de Gantt é uma opção que você pode usar quando você não quer fazer a distinção entre manuais e agendadas automaticamente tarefas ao mostrar o gráfico de Gantt para uma audiência para quem não quer fazer essa distinção, para exemplo. Seu próximo passo neste exercício é reformatar um nome de tarefa de modo que ele vai ficar visualmente. Na coluna Nome da Tarefa, clique com o nome de tarefa 6, planejamento completo! Esta é uma tarefa marco que descreve o fim da primeira fase do novo lançamento do livro em Lucerna Publishing.You 'd gosta de realçar este nome da tarefa. Além do menu de atalho regular, observe a Mini Barra de Ferramentas.
Figura 280 Na Mini barra de ferramentas, clique na seta ao lado do botão Cor de fundo e sob Cores Padrão, clique em amarelo.
231 Figura 281 O Project aplica a cor de fundo amarela para a cela de nome da tarefa. Na Mini barra de ferramentas, clique no botão Itálico. Agora o nome da tarefa marco destaca.
Figura 282 Você também pode formatar o indicador marco no gráfico. Você vai fazer isso junto. Com o nome de tarefa 6 ainda selecionado, na guia Formatar, no grupo Estilos de Barra, clique em Formatar e, em seguida, clique em Barra. Na caixa de diálogo Format Bar, em Iniciar, clique na lista drop-down Shape.
Projeto exibe os símbolos que você pode usar como uma barra de Gantt partida borda ou, neste caso, para um marco, como um símbolo marco.
Figura 283 Clique no símbolo da estrela, e então clique em OK. O Project usa o símbolo estrela como símbolo marco para essa tarefa. Como você já deve ter notado, o Projeto automaticamente desenha linhas horizontais na parte de gráfico de uma vista Gráfico de Gantt apenas para a tarefa selecionada. Estas linhas ajudam a controlar visualmente o nome da tarefa e outras informações sobre o lado esquerdo da vista a sua barra de Gantt ou símbolo à direita. Para concluir este exercício, você irá adicionar linhas de grade horizontais para todas as tarefas no modo de exibição Gráfico de Gantt.
Figura 284 Na guia Formatar, no grupo Formatar, clique em linhas de grade e clique em Linhas de Grade. Em Linhas de mudar, deixar linhas de Gantt selecionados e, na caixa Escreva em Normal, selecione a pequena linha tracejada (a terceira opção para baixo) e clique em OK. Projeto desenha linhas tracejadas em toda a parte do gráfico da vista Gráfico de Gantt. Com estas linhas tracejadas exibidas, o Projeto linhas horizontal sólida chama para a tarefa selecionada ainda são claramente visíveis.
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Figura 285
Personalizando uma visão Timeline Uma visão Timeline é o mais adequado para exibir as principais tarefas do seu plano em um formato simples e compacto. Este ponto de vista é especialmente adequado para o transporte de resumos rápidos de planos. A visão Timeline é uma maneira prática de compartilhar informações sobre o projeto.
Clique em qualquer lugar na visualização Timeline. Projeto muda o foco para a visão Timeline e exibe o rótulo contextual Ferramentas Timeline acima da guia Formatar. Na guia Formatar, no grupo Inserir, clique em tarefas existentes. Os adicionar tarefas caixa de diálogo linha de tempo para aparecer. Esta caixa de diálogo contém um resumo do resumo e subtarefas no plano. Select the boxes for the following task names:Planning Phase Planning complete! Internal Launch Phase Public Launch Phase Author travel and appearances
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Figura 286 Estas tarefas são tarefas de resumo e uma tarefa marco você vai adicionar à vista Timeline. Clique em OK. O Project acrescenta as tarefas de resumo e marco para a visualização Timeline. Se necessário, ajuste a barra divisória horizontal entre a Timeline e pontos de vista gráfico de Gantt de modo que você pode ver mais do ponto de vista Timeline. Em seguida, você vai ajustar a formatação do Autor viagens e aparições tarefa de resumo na Timeline. Na visão Timeline, clique na barra para o autor viagens e aparições tarefa de resumo.
Figura 287 Apenas uma parte do nome da tarefa de resumo é visível. Aponte o ponteiro do rato sobre o nome do bar e do Projeto exibe uma dica de tela com o nome completo da tarefa e outros detalhes.
Figura 288 Na guia Formatar, no grupo Seleção Atual, clique em Exibir como explicativo. O Project exibe esta tarefa de resumo de um texto explicativo, que para esta tarefa tem a vantagem de tornar o nome da tarefa completa visível.
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Figura 289 Em seguida, você adicionar a tarefa final marco para a Timeline, mas você vai usar uma técnica diferente. Na coluna Nome da tarefa na vista Gráfico de Gantt, clique no nome da tarefa 24, Lançamento completo! Na guia Tarefa, no grupo Propriedades, clique em Adicionar à Linha do Tempo. O Project acrescenta esta tarefa marco para a visão Timeline. Como você pode ver no Timeline, o Project exibe as tarefas da etapa como textos explicativos e usa a marca do diamante que é uma convenção visual para marcos.
Figura 290 235
Personalizando relatórios Se você estiver atualizando a partir de Project 2010 ou anterior, você pode estar familiarizado com os recursos de relatórios tabulares, que foram otimizadas para impressão. Relatórios do Project 2013, no entanto, introduzir um novo conjunto de funcionalidades e capacidades. Você pode usar os relatórios do projeto para ver detalhes de seus planos em uma variedade de maneiras. Um único relatório pode incluir uma mistura dinâmica de tabelas, gráficos e conteúdo textual. Diferentemente da maioria dos pontos de vista em Projeto, um relatório é mais como uma tela em branco na qual você pode colocar qualquer elementos (como tabelas ou gráficos) que incidem sobre as informações de maior interesse para você. Projeto inclui vários relatórios internos, e você pode personalizar os ou criar seu próprio para as informações exclusivas necessidades das partes interessadas do projeto. Os relatórios são destinados para a visualização de detalhes do projeto. Você não editar diretamente do seu plano em um relatório de como você pode em pontos de vista. No entanto, você pode personalizar extensivamente os dados que aparecem em um relatório e como ele é formatado. Os relatórios são especialmente adequados para compartilhar com outras pessoas através de impressão ou cópia.
Figura 291 Na guia Relatório, no grupo Relatórios View, clique em Painéis e clique em Visão Geral de Trabalho. Aparece o relatório Visão geral Trabalho. Este relatório inclui vários gráficos que descrevem o trabalho ao longo do tempo e por recurso. Dependendo da sua resolução de tela, talvez você precise se deslocar verticalmente o relatório para ver todos os gráficos. No lado esquerdo do relatório é Stats gráfico de colunas do Trabalho. Você vai alterar a formatação deste gráfico. Clique em qualquer lugar Stats gráfico de colunas do Trabalho. Assim que você clicar no gráfico, o painel Lista de Campos aparece no lado direito da tela. No capítulo 18, você usará lista de campos para personalizar os dados que são incluídas nos relatórios. Por enquanto, porém, o seu foco está em alterar a formatação do relatório atual. Em Ferramentas de Gráfico, clique na guia Design. Em seguida, no grupo Estilos de Gráfico, clique no estilo de gráfico com o fundo preto. (Se você passar o ponteiro do rato sobre os estilos de gráfico, etiqueta deste gráfico, estilo 6, será exibido em uma dica de ferramenta). O Project aplica o estilo gráfico para o gráfico Stats Trabalho.
Figura 292 Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique em Gráfico de Gantt. A exibição Gráfico de Gantt substitui o relatório Visão geral Trabalho.
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Copiando vistas e relatórios Você pode frequentemente precisam compartilhar detalhes de seus planos com colegas que não têm projeto ou que podem preferir um simples snapshot programação. Você pode copiar rapidamente a maioria das vistas e relatórios de projeto. Vistas copiados e relatórios podem ser colados em mensagens de e-mail, apresentações e outros documentos. Visto que não podem ser copiados directamente a partir do projeto incluem a Planner Team, vistas de formulário (como o Formulário de Tarefas), eo diagrama de relacionamento. Ambos os gráficos de Gantt e vistas Timeline são adequados para partilha detalhes da programação. A Timeline é um "projeto de relance" concisa vista, eo gráfico de Gantt é um formato amplamente usado de horários. Os relatórios também são adequados para compartilhar com outros interessados no projeto. Relatórios compartilhados podem ser especialmente eficaz na transmissão de informações sobre o projeto que você poderia precisar copiar para um aplicativo de planilha, como o Microsoft Excel para posterior formatação, como dados em tabelas e gráficos.
Na coluna Nome da Tarefa, clique no nome da tarefa 7, fase de lançamento interno. Na guia Tarefa, no grupo Edição, clique em Vá para Tarefas. As barras de Gantt para o lançamento tarefa de resumo fase interna e suas subtarefas são exibidos. Isto é perto da imagem que você gostaria de copiar.
Figura 293 Na vista Gráfico de Gantt, selecione os nomes das tarefas 7 a 14. Estes são o lançamento tarefa de resumo fase interna e suas subtarefas. Na guia Tarefa, no grupo Área de Transferência, clique na seta ao lado para copiar e clique em Copiar Imagem. A caixa de diálogo Copiar imagem. Nesta caixa de diálogo, você pode controlar como o Project copia detalhes do plano para a área de transferência ou salva em um arquivo. As duas primeiras opções em renderização Image controle do tamanho e da resolução da imagem Gráfico de Gantt você copiar, o
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terceiro permite que você salve a imagem copiada como um arquivo de imagem Graphics Interchange Format (GIF). A cópia e opções de escala de tempo permite que você ajustar o que você deseja copiar. Para este exercício, você deseja copiar as linhas selecionadas para a qualidade de resolução de tela e deixar a escala de tempo, como mostrado na tela. Clique em OK. O Projeto copia uma imagem gráfica do gráfico de Gantt para apenas as linhas selecionadas para a área de transferência do Windows.
Figura 294 Execute um dos seguintes procedimentos: Se você estiver executando o Windows 7 ou anterior, faça o seguinte: no menu Iniciar, clique em Todos os Programas e no grupo de programas Acessórios, clique em WordPad. Se você estiver executando o Windows 8, faça o seguinte: a partir da tela Iniciar, digite WordPad e, na lista de resultados Apps, clique ou toque em WordPad. WordPad abre e cria um novo documento. No WordPad, clique em Colar. WordPad cola a imagem gráfica da vista Gráfico de Gantt para o novo documento. A exibição Gráfico de Gantt é um formato padrão para apresentação de cronogramas, e pode mostrar um pouco de detalhe programação. Volte para o projeto. Você copia a maioria dos outros pontos de vista em projeto de forma semelhante como você fez com a exibição Gráfico de Gantt. A visão Timeline, no entanto, tem opções exclusivas para cópia, e você vai explorar estes seguinte. Clique em qualquer lugar na visualização Timeline. Com o foco agora na linha do tempo, o rótulo contextual da guia Formato alterações Tools Timeline.
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Na guia Formatar, no grupo de cópias, clique em Copiar Timeline. As opções Copiar Timeline aparecer.
Figura 295
Clique em Full Size.
Figura 296
Projeto copia uma imagem gráfica do cronograma para a área de transferência. Volte para o WordPad e, em seguida, pressione a tecla para adicionar algum espaço imagem do gráfico de Gantt abaixo Enter. No WordPad, na guia Início, no grupo Área de Transferência, clique em Colar. WordPad cola a imagem gráfica da visão Timeline no novo documento. Volte para o projeto. Até agora, você trabalhou com a Timeline em seu formato detalhado. Para dar-lhe mais espaço na tela, você vai mudar o cronograma para o seu formato menos detalhado. Clique em qualquer lugar na visualização Timeline, e, em seguida, na guia Formatar, no grupo Mostrar / Ocultar, clique em cronograma detalhado. Projeto alterna a Timeline para seu formato menos detalhado. Em seguida, você irá copiar e colar um relatório. Na guia Relatório, no grupo Relatórios View, clique em Painéis e clique em Visão Geral de Trabalho. O mesmo trabalho relatório Panorama você personalizou anteriormente aparece.
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Figura 297 Clique em qualquer lugar no relatório Visão Geral do Trabalho e, em seguida, em Ferramentas de relatório, clique na guia Design. No grupo Relatórios, clique em Copiar Relatório. O Project copia uma imagem gráfica do relatório para a área de transferência. Volte para o WordPad, e, em seguida, pressione a tecla para adicionar um pouco de espaço abaixo da imagem Timeline Enter. No WordPad, clique em Colar. WordPad cola a imagem gráfica do relatório para o novo documento. Feche WordPad sem salvar o documento e voltar ao projeto. Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique em Gráfico de Gantt. O ponto de vista gráfico de Gantt substitui o relatório Visão geral Trabalho.
Figura 298
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Vistas de impressão e relatórios Pelo ponto de vista de impressão e relatórios, você pode colocar no papel qualquer coisa que você vê na tela. Para um plano com muitas tarefas, o que você pode ver em sua tela ao mesmo tempo pode ser uma relativamente pequena porção do plano completo. Ao usar papel tamanho carta padrão, você pode precisar de várias folhas para imprimir o plano completo. Por exemplo, a vista Gráfico de Gantt de um projeto de seis meses com 100 ou mais tarefas podem exigir 12 ou mais páginas de tamanho carta para imprimir em sua totalidade. Impressão de projeto pode usar um pouco de papel, na verdade, alguns usuários do Projeto pesados impressões formato impressões de seus planos usando plotters. Se você usar uma impressora ou plotter, é uma boa idéia para visualizar os pontos de vista e os relatórios que você pretende imprimir. Você tem várias opções ao imprimir a partir do projeto, como a impressão de um período específico em um modo de exibição Gráfico de Gantt. (Você vai fazer isso ao lado). Você também pode controlar o que será impresso em uma visão antes da impressão, filtrando ou colapso tarefas, ou exibir apenas as tarefas de resumo. Comparado com vistas, os relatórios podem ser uma forma mais compacta para imprimir as informações sobre o seu plano. Relatórios de utilizar formatos comumente entendido, como a tabela e gráficos, para organizar e apresentar informações. Na guia Arquivo, clique em Imprimir. A visualização de impressão é exibida no modo de exibição Backstage com o Gráfico de Gantt na visualização.
Figura 299 A visualização de impressão tem várias opções para explorar. Você vai começar com os botões de navegação de página no canto inferior direito da tela. Para observar a visão mais ampla da saída, você vai mudar para a vista de várias páginas. Clique no botão várias páginas.
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Figura 300 O gráfico de Gantt completo aparece na Visualização de Impressão. Supondo que você tenha uma folha de tamanho carta como o tamanho do papel, você deve ver o gráfico de Gantt espalhados por várias folhas, o que você vê na visualização de impressão pode variar, dependendo da sua impressora específica. Isso é mais informação do que você precisa para se comunicar agora, assim que você vai ajustar a visualização de impressão para incluir apenas a parte do gráfico de Gantt, que abrange o mês de janeiro. Em Configurações, no lado esquerdo da janela de pré-visualização, clique em Imprimir projeto inteiro para exibir as opções de impressão adicionais. Estas opções permitem-lhe personalizar os detalhes que serão impressas. Clique em Imprimir datas específicas. Observe os dois campos de data diretamente abaixo do ajuste datas específicas de impressão. No primeiro campo de data, 2015/01/05 já deve ser exibida. Esta é a data de início do projeto. No campo Data, digite ou selecione 2015/01/31. Project ajusta a escala de tempo na parte de gráfico do modo de exibição Gráfico de Gantt para corresponder a esse período de tempo.
Figura 301
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Figura 302 Clique no botão Voltar para fechar o modo de exibição Backstage. Para concluir este exercício, você vai trabalhar com um relatório. Na guia Relatório, no grupo Relatórios View, clique em Painéis e clique em Visão Geral de Trabalho. Aparece o relatório Visão geral Trabalho. Em seguida, você vai rever algumas das opções de configuração de página para relatórios. Em Ferramentas de relatório, clique na guia Design e, no grupo Configurar Página, clique em Quebras de Página. As linhas tracejadas que você vê no relatório de lhe dizer como ele será impresso em todas as páginas com base nas configurações de página atual. As opções que você vê no grupo Configurar página, como margens e tamanho do papel, pode ser útil como você projetar seu relatório. 243
Na guia Arquivo, clique em Imprimir.
Figura 303
A pré-visualização aparece no modo de exibição Backstage. Clique no botão várias páginas. O pleno trabalho Visão geral relatório aparece na Visualização de Impressão. Aqui você pode ver como as páginas do relatório será impresso. Clique no botão Voltar para fechar o modo de exibição Backstage.
Figura304
244 Figura 305
Em profundidade e Assuntos Especiais Aplicando formatação avançada e impressão Este capítulo apresenta alguns dos recursos de formatação mais avançados em Microsoft Project 2013. Um plano bem formatado pode ser valiosa quando se comunicar detalhes de recursos, clientes e outras partes interessadas. Alguns dos recursos de formatação do projet o são semelhantes aos de um processador de texto baseado em estilo, como o Microsoft Word, no qual a definição de um estilo, uma vez afeta todo o conteúdo do documento ao qual esse estilo foi aplicado. No Project, você pode usar estilos para alterar a aparência de um escreva específico de barra de Gantt, como uma barra de resumo, ao longo de um plano. Outras opções de formatação introduzido neste capítulo foco em formatação direta de tarefas e formatação de algumas das
vistas mais comumente usados. Neste capítulo, você vai aplicar alguns dos mais avançados recursos de formatação do Projeto de pontos de vista.
A formatação de uma vista Gráfico de Gantt Você pode formatar os itens específicos (um marco, por exemplo) em uma vista Gráfico de Gantt para alterar a aparência desse item. Nesta seção, você irá trabalhar com estilos de barra para alterar a aparência visual de escrevas específicos de barras de Gantt (tais como tarefas de resumo) e outros elementos (como os indicadores de prazo) de forma que os estilos de gráfico de Gantt não consegue. As mudanças de formato que você faz se aplicam somente à vista ativo. Além de alterar a formatação de itens que podem aparecer em uma vista Gráfico de Gantt (como barra de Gantt de uma tarefa), você pode adicionar ou remover itens. Por exemplo, ele pode ser útil para comparar base, interino, e os planos programados em um único ponto de vista. Isso ajuda-lo a avaliar os ajustes de programação que você fez.
Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique na seta abaixo do botão Gráfico de Gantt e clique em Gantt de Rastreamento. Projeto exibe a visualização Gantt de Rastreamento. Em seguida, você irá personalizar essa visão. Você irá adicionar as barras plano provisório para a vista. Na guia Formatar, no grupo Estilos de Bar, clique em Formatar e, em seguida, clique em Estilos de Barra. A caixa de diálogo Estilos de Barra. Nesta caixa de diálogo, as alterações de formatação feitas em um escreva de bar em particular ou outro elemento que se aplicam a todas as barras ou elementos do gráfico de Gantt. Todos esses escrevas de barras e dos elementos estão listados na coluna Nome na caixa de diálogo Estilos de Barra.
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Figura 306
246 Figura 307 Role a lista dos bares, e na coluna Nome, clique em Resumo do Progresso. Clique em Inserir Linha. Projeto insere uma linha para um novo escreva de bar na tabela. Projeto desenha barras de Gantt, na ordem em que são listados na caixa de diálogo Estilos de Barra. Na nova célula na coluna Nome, digite Provisório. Intercalar é o nome do novo escreva barra que aparece na parte de gráfico do ponto de vista. Na mesma linha, clique na célula com o show de ... coluna Tarefas título e, em seguida, clique em Normal na lista drop-down. O Show For ... valor tarefas indica o escreva de tarefa o bar vai representar (como uma tarefa normal, uma tarefa de resumo, ou um marco) ou o status da tarefa (como crítico ou em andamento). Clique na célula na coluna linha de título, e na lista drop-down, clique em 2. Isso faz com que projeto para exibir várias linhas de barras de Gantt para cada tarefa na vista. Cada tarefa pode ter até quatro linhas de barras. Clique na célula sob a Da coluna, e na lista drop-down, clique em Início1.
Clique na célula, sob o título de coluna Para e, em seguida, na lista drop-down, clique em Conclusão1.
Figura 308 De e valores representam os pontos inicial e final para o bar. Os Início1 e Conclusão1 itens são os campos em que os primeiros valores plano provisório foram previamente definidos para você no plano. A data de início e data de conclusão atual de cada tarefa no plano foram salvos a estes campos quando o plano provisório foi criado. Você já instruiu projeto para exibir início do primeiro plano provisório e terminar datas como bares. Em seguida, concentrar sua atenção na metade inferior da caixa de diálogo Estilos de Barra. Lá você vai alterar a aparência visual do novo estilo de bar. Verifique se o bar Provisória que criou ainda está selecionada. Sob o rótulo do Meio, na caixa de forma garantir a barra de altura total (a segunda opção no topo da lista) é selecionado. Na caixa Padrão, clique na barra sólida, a segunda opção a partir do topo da lista. Clique na caixa de cores e, em Cores Padrão, clique em verde.
Figura 309 Porque essa visão personalizada centra-se no plano provisório, na próxima você vai formatar as barras intermediárias para mostrar o seu início e datas de término. Na metade inferior da caixa de diálogo Estilos de Barra, clique na guia Texto.
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Na caixa à esquerda, clique em Início1 na lista drop-down. Na caixa à direita, clique em Conclusão1 na lista drop-down.
Figura 310 Seleccionar estes valores irão exibir as START1 e Término1 datas de cada lado das barras de intermediários. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Estilos de Barra. Projeto exibe as barras intermediárias verdes na vista Gantt de Rastreamento. Com várias linhas de bares agora exibidos por tarefa, pode ser difícil para ligar visualmente os nomes das tarefas de seus bares. Para remediar esta situação, você irá adicionar linhas de grade horizontais para a parte de gráfico do modo de exibição para que você possa mais facilmente associar barras de Gantt com as suas tarefas. Na guia Formatar, no grupo Formatar, clique em linhas de grade e clique em Linhas de Grade. Em Linhas de mudar, deixar linhas de Gantt selecionados e, na caixa Escreva em Normal, selecione a pequena linha tracejada (a quarta opção) e clique em OK. Projeto desenha linhas tracejadas em toda a parte do gráfico da vista Gráfico de Gantt. Para concluir, vai diminuir o zoom para ver melhor no plano global. Na guia Exibir, no grupo Zoom, clique na seta ao lado da caixa Timescale e clique Weeks. Na coluna Nome da Tarefa, clique no nome da tarefa 3, edição de conteúdo.
Figura 311 Aqui você pode ver que a tarefa foi concluída 3 (mostrado como uma barra azul na parte superior da linha de tarefa) compartilha a mesma data de início de seu bar plano provisório (a barra verde na parte inferior da linha de tarefa), e que ambos eram agendado posterior à linha de base (barra cinza no meio da linha de tarefas). Isso ocorreu porque, após a linha de base foi definido, as mudanças no cronograma foram feitas, que empurrou para fora da data de início prevista para a tarefa. Então, o plano provisório foi salvo.
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A formatação de uma visão Timeline A visão Timeline é uma maneira prática de ver a "grande figura" do plano. Você pode achar que a formatação do texto padrão do ponto de vista Timeline atenda às suas necessidades, mas você também é capaz de personalizar a sua aparência. Tal como acontece com os pontos de vista Gráfico de Gantt, você pode formatar categorias inteiras de itens (como todas as datas marcantes), com estilos de texto ou aplicar formatação direta a um item específico que você escolher.
Na guia Exibir, no grupo Exibir Split, selecionar a caixa de seleção Timeline. Projeto exibe a visualização Timeline. Esta visão Timeline foi preenchido por você com algumas tarefas do plano. Clique em qualquer lugar na visualização Timeline, e, em seguida, clique na guia Formato.
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Figura 312 Colocar o foco na linha do tempo faz com que os comandos no separador Formato de mudar. Lembre-se que a guia Formato é contextual; ele ajusta com base no que está atualmente selecionado. Primeiro, você vai ajustar a formatação de uma categoria inteira de valores de texto na visualização Timeline. Na guia Formatar, no grupo Texto, clique em Estilos de Texto. A caixa de diálogo Estilos de Texto. Com esta caixa de diálogo, você pode alterar a formatação de todas as ocorrências de um escreva específico de informação no ponto de vista. No item caixa para alterar, clique em Milestone Date.
Na caixa Estilo da fonte, clique em Negrito.
Clique em OK.
Figura 313
Projeto aplica-se a mudança de estilo de texto para todas as datas marcantes na vista Timeline.
Figura 314 Em seguida, você gostaria de distinguir visualmente o design ea tarefa de Produção na linha do tempo. Você vai fazê-lo através de formatação direta, em vez de uma mudança de formato baseado em estilo como você fez nas etapas anteriores. Na visão Timeline, clique na barra de tarefas do Projeto e Produção. A borda de seleção aparece ao redor da barra de tarefas, indicando que ele está selecionado. Na guia Formatar, no grupo Fonte, clique em Itálico. Projeto coloca em itálico etiqueta da barra de tarefas (o nome da tarefa) e suas datas.
Figura 315 Na guia Formatar, no grupo Fonte, clique na seta ao lado do botão Cor de fundo (que parece uma pintura de inflexão pode) e, em seguida, sob Cores Padrão, clique em amarelo. Projeto muda a cor da barra de tarefas para amarelo.
Figura 316
250
Agora que você já aplicou a formatação que você deseja, você vai ocultar temporariamente a visão Timeline. Na guia Exibir, no grupo Exibir Split, desmarque a caixa Timeline. O Project esconde a vista Timeline. (As informações do ponto de vista não está perdido, é só escondido, por enquanto.) Porque a visão Timeline é mais simples do que a maioria das outras vistas no Project, que tem menos opções de formatação.
Formatação do modo de exibição Diagrama de Rede Na gestão de projetos tradicional, um diagrama de rede é uma forma padrão de representar as atividades do projeto e seus relacionamentos. As tarefas são representados como caixas, ou nós, e as relações entre as tarefas são desenhados como linhas que ligam os nós. Ao contrário de um gráfico de Gantt, que é uma visão de escala de tempo, um diagrama de rede permite que você visualize as atividades do projeto de uma forma mais parecida com um formato de fluxograma. Isto é útil se você quiser colocar mais foco sobre as relações entre as atividades, em vez de suas durações e sequência. Como com vista Gráfico de Gantt, projeto oferece opções de formatação para o modo de exibição Diagrama de Rede. Por exemplo, você pode alterar o layout geral do modo de exibição Diagrama de Rede para nós do grupo por período de tempo. Nesta seção, você irá personalizar as informações que aparecem dentro de nós e da forma de nó. Se você é um usuário do diagrama de rede pesado, você vai querer explorar as opções de formatação em maior detalhe.
Na coluna Nome da tarefa, clique no nome da tarefa 7, Edição de Texto. Quando você alternar para o modo de exibição Diagrama de Rede, você encontrará tarefa 7 visível no lado direito da tela. Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique em Diagrama de Rede. O modo de exibição Diagrama de Rede é exibida. Nesta perspectiva, cada tarefa é representada por uma caixa ou um nó e cada nó contém vários pedaços de informação (ou campos) sobre a tarefa.
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Figura 317 Nós com um X desenhado por eles representam tarefas concluídas. Nodes com formas de paralelogramo representam tarefas de resumo. Neste exercício, você gostaria de substituir os valores de identificação de tarefas com o Work Breakdown Structure (WBS) códigos. Ao contrário dos números de identificação das tarefas, códigos de EDT indicam a localização de cada tarefa na hierarquia do plano. Na guia Formatar, no grupo Formatar, clique em Estilos de Caixa. Lembre-se de que os comandos no separador Formato mudança, dependendo do escreva de visualização ativa, a guia Formato é uma guia contextual. A caixa de diálogo Estilos de Caixa.
Figura 318 Em As configurações de estilo de lista, você pode ver todos os estilos de caixa de tarefas disponíveis no projeto. Atualmente, o modo de exibição Diagrama de Rede tem o modelo padrão aplicado a vários estilos de caixa, como a Critical. Neste contexto, os modelos de determinar quais campos
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aparecem em caixas (nós), bem como a sua disposição (para não ser confundido com modelos de arquivo). Em seguida, você criará uma cópia deste modelo para personalizar, deixando o modelo padrão inalterado. Clique em Mais Modelos. A caixa de diálogo Modelos de Dados. Nos modelos na lista de "Diagrama da Rede", certifique-se que a Standard é selecionada e, em seguida, clique em Copiar. A caixa de diálogo Definição de modelo de dados. Na cópia do modelo padrão, você irá substituir o valor de ID com o Work Breakdown Structure (WBS) valor de código no canto superior direito do nó. Na caixa Nome do modelo, escreva padrão com WBS. Escolha abaixo célula (s), clique em ID. Este é o campo que irá substituir. Clique na seta e na lista drop-down de campos que aparece, clique em WBS.
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Figura 319 Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Definição do modelo de dados e, em seguida, clique em Fechar para fechar a caixa de diálogo Modelos de Dados. Em seguida, você irá atualizar estilos de caixa para vários escrevas de tarefas ao mesmo tempo. Na caixa de diálogo Estilos de Caixa, sob configurações de estilo para, selecione crítico, e, mantendo a tecla Shift pressionada, clique Milestone não críticos. São selecionados os quatro escrevas de subtarefas. Na caixa de modelo de dados, selecione Standard com WBS a partir da lista drop-down. Na caixa de Forma, selecione a última forma na lista.
Figura 320 Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Estilos de Caixa. Projeto aplica o estilo de caixa revisado para caixas de tarefas no modo de exibição Diagrama de Rede.
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Figura 321 Agora, para estes estilos de caixa, o valor WBS aparece no canto superior direito de cada caixa, em vez de o ID da tarefa e altera as formas das caixas para os escrevas de tarefas que você selecionou nas etapas anteriores. Aqui estão alguns comandos de formatação adicionais no grupo Formato da guia Formato que se aplicam ao modo de exibição Diagrama de Rede: No modo de exibição Diagrama de Rede, você pode formatar todas as caixas com o comando Estilos Box, ou você pode formatar apenas a caixa ativa com o comando da caixa. Este é semelhante ao dos Estilos de Barra e comandos Bar disponíveis na guia Formatar quando você tem uma vista Gráfico de Gantt apresentado. ▪
Use o comando Layout para controlar itens como o acordo global de caixas de tarefas por período de tempo, como por semana ou por mês. ▪
▪
Mostrar ou ocultar os escrevas de relações entre as tarefas clicando no link Labels.
Use o comando Boxes Reduzir para ampliar rapidamente o Diagrama de Rede vista para mostrar mais da rede. ▪
A formatação de um vista de Calendário Como a vista Timeline, o ponto de vista do calendário é uma das mais simples vistas disponíveis no projeto, no entanto, até mesmo a visão Calendar oferece várias opções de formatação. Este ponto de vista é especialmente útil para a partilha de informações de programação, com recursos ou partes interessadas que preferem um "mês-at-a-glance" formato tradicional, em vez de uma visão mais detalhada, como a vista Gráfico de Gantt. Tal como acontece com outros pontos de vista, o Projeto oferece formatação da tela Calendário estilo baseado e direta.
Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique em Calendário. O ponto de vista do calendário aparece. 255
Figura 322 Esta vista apresenta várias semanas de cada vez, e ele desenha barras de tarefas nos dias em que as tarefas são programadas. As semanas visíveis são indicados pelos blocos laranja na calendários mensais no lado esquerdo da vista. O ponto de vista do calendário atualmente inclui a tarefa de resumo do projeto e bares subtarefas, mas não barras de tarefas de resumo. Você vai exibir os seguinte. Na guia Formatar, no grupo Formatar, clique em Estilos de Barra. A caixa de diálogo Estilos de Barra.
Na caixa Escreva de tarefa, clique em Resumo. Na caixa Escreva de Bar, clique em Linha na lista drop-down. Você verá as tarefas de resumo exibidas como linhas na vista Calendário em breve, mas enquanto você está na caixa de diálogo Estilos Bar você vai junto alterar a formatação das tarefas críticas. Atualmente, o calendário ver formatos de tarefas críticas e não críticas a mesma, você vai mudar isso. Na caixa Escreva de tarefa, clique em Crítica. Clique na caixa de cores e, em Cores Padrão, clique em vermelho.
Figura 323 Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Estilos de Barra. Projeto aplica as opções de formato para a exibição Calendário. As linhas de tarefa de resumo aparecem abaixo das barras de subtarefas. Em seguida, você vai ajustar o layout das linhas de tarefa de resumo para que eles apareçam acima das barras de subtarefas. Na guia Formatar, no grupo Layout, clique em Layout Agora. Atualizações de projetos a vista de calendário para que bares subtarefas aparecem abaixo de suas linhas de tarefa de resumo. Observe as setas para baixo que aparecem ao lado de muitas datas. Estes indicam que algumas barras de tarefas não são capazes de caber na altura atual das linhas de semana. Você vai ajustar o próximo. Na guia Formatar, no grupo Layout, clique em Ajustar Semana Altura. Project ajusta a altura das linhas semanas para mostrar todas as barras de tarefas.
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Figura 324 Tal como acontece com os outros pontos de vista você personalizou neste capítulo, a visão Calendar tem opções de formatação adicionais disponíveis na guia Formatar.
Impressão e exportação de vistas Projeto oferece opções de personalização para vistas de impressão. Como as exibições como a vista Gráfico de Gantt são frequentemente partilhadas com recursos e outros participantes do projeto, que você pode encontrar o que você precisa para adicionar mais detalhes para os pontos de vista que você imprime. Ao imprimir pontos de vista, você pode escolher entre uma vasta gama de opções. Por exemplo, você pode personalizar cabeçalhos e rodapés, especificar o que será impresso na legenda, e incluem opções específicas, como tarefas ou notas recursos. A impressão e opções de layout de página que você pode ajustar variar de acordo com o escreva de exibição que está sendo exibido. Vista mais simples, como a vista Folha de Recursos, têm menos de impressão e opções de layout de página do que os pontos de vista mais complexos, como o modo de exibição Gráfico de Gantt. Às vezes, pode ser necessário para produzir um instantâneo de alta fidelidade de uma visão para visualização online. Para este fim, o Projeto apóia fácil geração de arquivos no formato PDF e XPS.
Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique na seta abaixo do botão Gráfico de Gantt e clique em Gráfico de Gantt. A exibição Gráfico de Gantt aparece.
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Na guia Exibir, no grupo Zoom, clique semanas na caixa de escala de tempo. Project ajusta a configuração de zoom.
Na guia Arquivo, clique em Imprimir.
Figura 325
A tela de impressão aparece no Backstage com o Gráfico de Gantt na visualização. Como atualmente configurado, essa visão vai exigir duas páginas de tamanho carta para imprimir. Note a 1 de 2 mensagem de status abaixo da visualização de impressão. Em Configurações, clique em Configurar página. Este link aparece na parte inferior dos controles, à esquerda da visualização de impressão. A caixa de diálogo Configurar página. Em seguida, você ajustar as configurações de modo que a vista Gráfico de Gantt completo será impresso em uma única página. Verifique se a guia da página é visível e, em Escala, clique em Ajustar para e digite ou selecione uma página de largura por um de altura.
Figura 326 Em seguida, você vai personalizar o que aparece na legenda do gráfico de Gantt. Na caixa de diálogo Configurar página, clique na guia Legenda. Na guia Legend são três guias de alinhamento. Clique na aba esquerda. Aqui, você pode ver os códigos de texto e de campo que aparecem na legenda.
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Figura 327 Projeto irá imprimir o título do projeto ea data atual, no lado esquerdo da legenda. Você também quer imprimir valor custo estimado do plano na legenda. Na guia da esquerda, clique no final da segunda linha de texto e, em seguida, pressione a tecla Enter. Digite Custo total: seguido por um espaço. Na caixa Campos do Projeto, selecione Custo da lista drop-down, e clique em Adicionar. Projeto acrescenta o código de custo para o texto da legenda à esquerda, eo valor de custo aparece no Preview.
Figura 328 Para concluir a personalização de configuração de página, você vai especificar quais colunas da tabela na vista Gráfico de Gantt são impressos. Clique na guia Exibir. Clique em Imprimir todas as colunas de folha, e, em seguida, clique em OK para fechar a caixa de diálogo Configurar Página. Projeto aplica as alterações especificadas na caixa de diálogo Configurar Página. Para obter um olhar mais atento, ampliar a lenda.
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Na tela de pré-visualização, clique no canto inferior esquerdo da página, com o ponteiro de lupa. Zooms projeto em para mostrar a página em uma resolução legível.
Figura 329 Em seguida, você vai mudar o foco de opções de formatação de saída para os escrevas de arquivo de saída. Dois formatos de saída impressa de arquivos comuns são Portable Document Format (PDF) e XML Paper Specification (XPS). PDF representa um documento Adobe Acrobat. XPS é um formato suportado pela Microsoft. Ambos os formatos oferecem uma representação on-line de alta fidelidade do que viria a aparecer em uma página impressa. Para concluir este exercício, você vai gerar um arquivo de saída PDF ou XPS da visão Timeline. Clique no botão Voltar para sair do Backstage. Na guia Exibir, no grupo Exibir Split, selecionar a caixa de seleção Timeline. Projeto exibe ver a mesma Timeline você personalizou no início deste capítulo. Clique em qualquer lugar na visualização Timeline para colocar o foco sobre ele.
Na guia Arquivo, clique em Exportar.
Figura 330
A tela de exportação inclui opções para compartilhar o plano. Note-se a explicação dos documentos PDF e XPS aparece no lado direito do ecrã.
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No lado direito da tela, clique em Create PDF / XPS.
Figura 331
A caixa de diálogo Browse. Use o nome do arquivo e local determinado na caixa de diálogo. Na caixa Salvar como escreva, selecione qualquer arquivos PDF ou XPS (dependendo do formato que você quer ver), e clique em OK. A caixa de diálogo Opções de exportação de documentos. Clique em OK para usar as configurações padrão. Projeto gera o documento em PDF ou XPS. No File Explorer, navegue até a pasta do Capítulo 17 e dê um duplo clique no documento PDF ou XPS que você criou. Você pode compartilhar detalhes de seus planos com os membros da equipe e outras partes interessadas do projeto. Ao fazê-lo, dar atenção tanto ao nível de detalhe apropriado para compartilhar e o formato em que você compartilhá-lo.
Formatação do relatório avançada Este capítulo continua o foco na formatação avançada e recursos de personalizações introduzidas no capítulo anterior. Este capítulo se concentra em relatórios. O novo recurso de relatórios inclui uma mistura dinâmica de tabelas, gráficos e conteúdo textual, e é altamente personalizável.
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Para começar, vamos comparar os relatórios e pontos de vista. Qualquer relatório ou vista se concentra em apenas um subconjunto de dados do seu plano. Cada relatório e vista incluído com o Projeto foi concebido para ajudá-lo a visualizar melhor alguns aspectos do seu plano. Normalmente você precisa trabalhar com vários relatórios e pontos de vista ao longo do tempo para gerenciar os aspectos de seu plano que mais importa para você. Por exemplo, se seu projeto é basicamente prazo-driven, você vai ter a melhor visão sobre o seu plano de trabalho, com vistas escala de tempo, tais como os pontos de vista Gráfico de Gantt, o cronograma e pontos de vista de uso e relatórios como Tarefas vir, tarefas críticas, e tarefas atrasadas. Há diferenças importantes entre os relatórios e pontos de vista, no entanto. Ao longo deste livro, você trabalhou em vista tanto para entrar e modificar os dados de programação (tais como nomes de tarefas e atribuições de recursos) e ver detalhes da programação (tais como os recursos que são atribuídos aos quais as tarefas). Com os relatórios, no entanto, você não pode alterar diretamente os dados do seu plano. Você não pode adicionar ou excluir tarefas ou atribuições de recursos de mudança, por exemplo. O que relata excel está dando mais opções para descobrir e compartilhar os principais aspectos do seu plano em formatos que são visualmente atraentes. Além do mais, você pode personalizar relatórios para incluir apenas as informações desejadas, apresentou a maneira que você quer. Os relatórios podem conter dois elementos principais: tabelas e gráficos. Além disso, os relatórios podem incluir outros elementos, tais como caixas de texto, imagens (tais como fotografias), e formas. Neste capítulo, você vai formatar e personalizar tanto de tabela e elementos de gráfico e criar um relatório personalizado que inclui uma mistura de elementos.
Formatação de tabelas em um relatório Tal como acontece com views, tabelas em relatórios usam rótulos de campo do projeto, como títulos de colunas e valores do campo de visualização nas linhas. Os rótulos de campo (como Duração) e valores (como 20 dias) são os mesmos rótulos e valores que você vê nas vistas e caixas de diálogo ao longo do projeto. Na verdade, muitas das tabelas incluídas nos relatórios são semelhantes às tabelas encontradas nas vistas, como a tabela de entrada. Ao selecionar qualquer tabela em um relatório, aparece o painel Lista de Campos. Nesse painel, é possível controlar o que os campos estão incluídos na tabela selecionada. No painel Lista de Campos, você também pode aplicar filtragem, agrupamento e classificação das linhas da tabela e, para os campos de tarefas, alterar os níveis de esboço do que as tarefas são exibidas. Campos em Projeto são organizadas em campos de tarefa e campos de recursos. Você vai trabalhar com o painel Lista de Campos no exercício seguinte. Quando você seleciona uma tabela em um relatório, além de painel Lista de Campos apa rece, os dois guias Ferramentas de Tabela contextual, design e layout, também aparecem na fita:
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A guia Design Contém comandos para adicionar ou remover uma linha de cabeçalho, alterar a formatação da tabela, aplique estilos de tabela (esquemas de cores), e aplicar estilos de WordArt ao texto selecionado na tabela. ▪
A guia Layout contém comandos usados para ajustar a altura da linha e largura da coluna, ajuste o alinhamento do conteúdo das células da tabela, e fazer outros ajustes de tamanho de tabela. ▪
Além disso, sempre que você visualizar um relatório na guia contextual Ferramentas de Desenho Relatório aparece. Você vai trabalhar com este guia quando você criar um relatório personalizado.
Na guia Relatório, no grupo Relatórios View, clique em Painéis e clique em Visão Geral do Projeto. Projeto exibe o Projeto Visão relatório.
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Figura 332 Este é um relatório útil que transmite as estatísticas vitais de um plano. Para começar suas personalizações deste relatório, você vai adicionar o campo Concluir a linha de base para as metas da tabela de vencimento. Clique em qualquer lugar os marcos da tabela devido no canto inferior esquerdo do relatório. Projeto exibe o painel Lista de Campos.
Figura 333
No painel Lista de Campos, ter um momento para percorrer a lista de itens sob o título Select Fields. Como você pode ver, os campos Nome e selecionado Concluir corresponder aos campos incluídos os marcos da tabela devido. (Os nomes dos campos selecionados também estão listados abaixo da caixa Select Fields.) Além disso, esta tabela tem os Milestones Próximos filtro aplicado (que pode ser truncado para vir ...) na caixa de filtro na parte inferior do painel Lista de Campos. Se este filtro não foram aplicados, a tabela deverá incluir os nomes e datas de término de todas as tarefas do plano. Com o filtro aplicado, no entanto, tarefas da etapa só não concluídas são exibidas. Note-se que o filtro, grupo, esboço, e as opções de classificação disponíveis com uma tabela de relatório são semelhantes às que você pode aplicar a um ponto de vista. Como você planeja adicionar um campo (ou coluna) para a tabela, você vai precisar redimensionar a tabela mais tarde para que ele vai se encaixar corretamente no relatório. Em seguida, você vai notar largura atual da tabela. Na guia Layout de Ferramentas de Tabela, no grupo Tamanho da tabela, observe a largura atual. Agora você está pronto para adicionar o campo Conclusão de base para a tabela. O painel Lista de Campos organiza campos de projeto em uma hierarquia, então você vai trabalhar com a estrutura de hierarquia para chegar ao campo que você deseja. Como o campo Concluir a linha de base é um campo de base que contém um valor de data, você vai olhar na categoria de base. Na caixa Select Fields, em Data, clique no expandir / recolher seta ao lado de Linha de Base para expandir a lista de campos de linha de base. Na lista de campos de base, clique em Finish Linha de Base. Projeto acrescenta campo Concluir a linha de base para a tabela.
Figura 334 Porque o filtro de Marcos vir é aplicada a este quadro, somente os valores de linha de base de acabamento para as próximas etapas são mostrados na tabela. Acabe com a coluna da linha de base adicionada à tabela, agora é muito grande. Você vai dirigir o próximo.
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Na guia Layout de Ferramentas de Tabela, no grupo Tamanho da tabela, no escreva de caixa Largura ou selecione 4.4 e, em seguida, pressione a tecla Enter. Projeto redimensiona a tabela perto de sua largura original.
Figura 335 Agora que a tabela contém os campos que você quer, você vai junto aplicar um estilo de tabela para dar-lhe um olhar diferente. Na guia Design de Ferramentas de Tabela, no grupo Estilos de Tabela, clique no botão Mais para exibir a galeria de estilos de tabela.
Figura 336 Sob Médio, clique no estilo de laranja (o terceiro estilo na linha superior; seu ToolTip está Estilo Médio 1 - Accent 2). Projeto aplica o estilo para a tabela.
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Figura 338 Em seguida, você vai virar a sua atenção para a grande% box completo de laranja no canto superior esquerdo do relatório. Este elemento também é uma tabela, mas contém apenas uma coluna, o campo% concluída. Lembre-se de mais cedo que você pode incluir campos de projeto somente em tabelas, portanto, usando uma tabela de coluna única (ou seja, a célula que contém o valor do campo, mais o nome do campo como o rótulo) é uma maneira inteligente de dar foco visual em um único valor como% concluída. Para este relatório, você quer mostrar% Concluído e% Trabalho Completo lado a lado. A diferença entre os dois valores é sutil, mas importante: % Concluir a parte de duração total prevista do plano que tem decorrido até agora % Work completar a parte de trabalho total prevista do plano que foi concluída até ao momento ▪ ▪
Clique em qualquer lugar na tabela Completa o%. Note-se que os campos selecionados, filtro e nível de destaque no painel Lista de Campos são diferentes para esta tabela.
Figura 339 Porque esta é uma tabela de coluna única, apenas o campo% concluída para a tarefa de resumo do projeto é exibida. Anote o valor na caixa Nível de destaques no painel Lista de Campos: Resumo do Projeto (que pode ser truncado para Sum Projeto ...).
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Na caixa Select Fields, sob o número, selecione% trabalho concluído. Projeto acrescenta o campo completo% Trabalho para a tabela, embora não seja visível no momento, porque o texto desta tabela é formatado branco (como é o plano de fundo do relatório).
Figura 340 Em seguida, você vai mudar a formatação de cor da tabela. Na guia Design de Ferramentas de Tabela, no grupo Estilos de Tabela, clique em Sombreado e, em seguida, na linha superior sob o tema Cores, clique em Orange (seu ToolTip está Orange - Accent 2). Projeto aplica laranja preencher a tabela. 267
Figura 341 Para concluir este exercício, você vai redimensionar a tabela. Clique e arraste a alça no lado direito da tabela para a esquerda até a largura desta tabela corresponde aproximadamente a largura dos marcos da tabela devido abaixo dele. Projeto redimensiona a tabela.
Figura 342
Como formatar gráficos em um relatório Relatórios do projeto dar-lhe traçar as capacidades comparáveis ao que você já esperaria encontrar em um aplicativo como o Excel. No Project, agora você pode criar uma variedade de escrevas de gráficos incluindo coluna, linha, circular e gráficos de barras. Projeto incluiu a vista Gráfico de Recursos (um gráfico de barras mostrando alocação de trabalho por recurso) para várias versões. Com a adição de gráficos em relatórios, no entanto, você tem muito mais para trabalhar. Quando você seleciona um gráfico em um relatório, além de painel Lista de Campos aparece, os dois guias Ferramentas de Gráfico contextual, design e formato, também aparecem na fita. Note-se que estes são diferentes guias contextuais que aparecem quando a tabela é selecionada em um relatório: A guia Design Contém comandos para alterar o layout e estilo do gráfico, e incluem elementos tais como rótulos de dados. ▪
A guia Formatar contém comandos para formatar os elementos do gráfico, como a série de dados, adicionar e formas gráficas estilo, como caixas de texto a um gráfico, e aplicar efeitos de WordArt ao texto selecionado. ▪
Além disso, sempre que você selecionar um gráfico, três comandos contextuais flutuantes aparecer:
Figura343
Elementos do gráfico permitem adicionar ou remover rapidamente elementos como rótulos de dados
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Estilos de gráfico Deixe você mudar a carta selecionada para um estilo gráfico diferente (basicamente cores e combinações de preenchimento) e mudar o esquema de cores do gráfico Gráfico filtros permitem que você adicione ou remova a série de dados específico (que correspondem aos campos do projeto) e categorias de dados (que correspondem a tarefas ou recursos específicos)
Estes três comandos flutuantes darão acesso rápido a algumas das características na guia Design. Você pode usar as opções dos filtros gráfico para incluir ou excluir categorias de dados (tarefas ou recursos específicos) a partir de um gráfico.
Na guia Relatório, no grupo Relatórios View, clique em Recursos e, em seguida, clique em Visão geral de Recursos. Projeto exibe o recurso Visão geral do relatório.
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Figura 344 Este relatório inclui dois gráficos e uma tabela. Note-se que ambos os gráficos incluem recursos que não têm valores de trabalho. Você vai remover esses recursos a partir do primeiro gráfico. Clique em qualquer lugar no chart Estatísticas de Recursos. Projeto exibe os três comandos contextuais flutuantes para este gráfico, bem como painel Lista de Campos. Além disso, os guias contextuais da faixa de opções são atualizados.
Figura 345 Você vai usar os filtros Gráfico comando contextual para excluir dois recursos a partir deste gráfico.
Clique no gráfico Filtros comando contextual à direita do gráfico Estatísticas de Recursos. Projeto exibe a lista de valores para este gráfico, que inclui os valores da série (os valores a ser medido) e as categorias (neste caso, os recursos para as quais os valores da série estão sendo mapeados). Em Categorias, desmarque as caixas de seleção para definição de cor Serviços e Serviços de Impressão, e clique em Aplicar. Projeto remove esses recursos a partir do gráfico.
Figura 346 Clique no gráfico Filtros comando contextual novamente para rejeitá -lo. Mais uma adição para fazer a este gráfico é adicionar uma tabela de dados que expõe valores de trabalho dos recursos individuais de forma mais explícita. Na guia Ferramentas de Desenho Gráfico, no grupo Layouts de Gráfico, clique em Adicionar Elemento Gráfico, aponte para Tabela de Dados e, em seguida, clique com chaves de legenda. Projeto acrescenta a tabela de dados abaixo do gráfico. Em seguida, você vai ocultar a legenda (redundante) abaixo da tabela de dados. Na guia Ferramentas de Desenho Gráfico, no grupo Layouts de Gráfico, clique em Adicionar Elemento Gráfico, ponto de Legend, e, em seguida, clique em Nenhum.
Figura 347
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Em seguida, você vai usar os recursos do painel Lista de Campos para alterar a ordem em que os nomes de recursos aparecem em gráfico de status do Trabalho. Ao fazê-lo, você vai explorar algumas outras configurações no painel Lista de Campos. Clique em qualquer lugar na tabela de status do Trabalho. No painel Lista de Campos, clique na seta na caixa Select Category.
Figura 349 Para este gráfico, a categoria selecionada é os nomes dos recursos, que aparecem no eixo X do gráfico. Clique na seta na caixa Select Category novamente para fechá-lo. Você pode ver na lista Selecionar Campos que% trabalho concluído é o campo de recurso para o qual projeto vai mostrar os valores por categoria (neste caso, os nomes de recursos). Estes valores são delineados no eixo Y do gráfico e os valores específicos de cada recurso aparecer por coluna. Clique na seta na caixa de filtro.
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Figura 350 Este filtro exclui todos os outros valores que não os recursos de trabalho. Em seguida, você vai ajustar a ordem de classificação dos recursos de trabalho. Na caixa Classificar por, clique% trabalho concluído. O escreva de projeto os nomes de recursos de trabalho em ordem crescente do menor para o% maiores valores de trabalho completo. Em seguida, você vai mudar isso para ordem decrescente. Logo à direita da caixa Classificar por, clique no Crescente / Decrescente botão ordem de classificação. O Project RE-classifica os nomes de recursos de trabalho em ordem decrescente.
Figura 351 Para concluir, você vai exibir rótulos de dados nas barras no gráfico. Na guia Ferramentas de Desenho Gráfico, no grupo Layouts de Gráfico, clique em Adicionar Elemento Gráfico, aponte para Rótulos de Dados e clique em Outside End.
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Projeto acrescenta o% Trabalhe valores completos por coluna (ou seja, por recurso trabalho) no gráfico.
Figura 352
Criar um relatório personalizado Se você completou os exercícios anteriores, você trabalhou tanto com tabela e elementos de gráfico usando campos de tarefas e recursos em relatórios. Além de personalizar relatórios internos do Projeto como você fez no início deste capítulo, você pode criar relatórios personalizados. Os relatórios personalizados podem incluir qualquer combinação de elementos do relatório (gráficos e tabelas), caixas de texto e gráficos que você gosta. Na verdade, você pode combinar as informações de tarefas e recursos juntos em um único relatório para transmitir conhecimentos que não são possíveis em outras partes do projeto. Nesta seção, você vai criar um relatório personalizado para o projeto de livro de receitas gourmet. Ao criar seus próprios relatórios personalizados, você vai querer aprofundar os comandos na guia Design de Ferramentas Relatório. Você pode usar esses comandos para selecionar os elementos do relatório que você quer, aplicar temas e as opções de configuração de página de controle.
Na guia Relatório, no grupo Relatórios View, clique em Novo relatório. Estas opções permitem iniciar ou com um relatório em branco ou com uma tabela inicial ou gráfico. A opção de comparação cria um novo relatório que contém duas cartas idênticas, com a expectativa de que você vai personalizar um ou ambos. Clique em branco.
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Figura 353 A caixa de diálogo Nome do Relatório. O nome digitado será o título na parte superior do relatório e irá aparecer no menu personalizado (no grupo Relatórios View, na guia Report) para que você possa ver esse relatório mais tarde. No campo Nome, digite Gourmet Cookbook Cost Summary e clique em OK. Projeto cria o novo relatório em branco.
Figura 354 O primeiro elemento que você vai adicionar o relatório é um gráfico. Uma maneira interessante de expressar o custo deste plano é como um gráfico de circular, com cada fase do plano (Aquisição, Editorial, e assim por diante), representado como uma fatia do gráfico de circular. Para esclarecer melhor quanto custa cada fase, você vai rotular cada fatia do gráfico de circular com o nome, custo e percentual do custo total dessa fase. Isto dá-lhe uma visão de todos os up exclusivo do custo do projeto. Na guia Ferramentas de Desenho Report, no grupo Inserir, clique em Gráfico. A caixa de diálogo Inserir Gráfico.
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Figura 355 Tome um momento para percorrer os escrevas de gráficos suportados. Clique Pie, e clique em OK. Projeto acrescenta uma nova gráfico para o relatório e exibe o painel Lista de Campos.
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Figura 356 O novo gráfico padrão não contém os valores que você quer, então você vai mudar aqueles. No painel Lista de Campos, na caixa Selecionar campos, clique no expandir / recolher seta ao lado de Custo para expandir a lista de campos de custos, e, em seguida, selecione a caixa de Custos. Em seguida, você vai remover o campo que não deseja incluir no gráfico. Na caixa Selecionar Campos, na lista Campos de Trabalho, desmarque a caixa de seleção Trabalho.
Figura 357 Agora o gráfico de circular tem o campo correto aplicada, mas não para as tarefas de resumo de alto nível para representar as etapas do plano. Você vai mudar isso na próxima. Na caixa de filtro, selecione Todas as tarefas. Na caixa Agrupar por, selecione Nenhum grupo. Na caixa Nível de Contorno, seleccionar o Nível 1. Agora, o gráfico inclui uma fatia por fase de nível superior (o nível 1 nível hierárquico), e cada fatia é proporcionalmente dimensionada para representar porcentagem do custo total do plano que de fase.
Figura 358 Em seguida, você adicionar rótulos de dados para as fatias. Na guia Ferramentas de Desenho Gráfico, no grupo Layouts de Gráfico, clique em Adicionar Elemento Gráfico, aponte para rótulos de dados e, em seguida, clique em Mais Opções de dados da etiqueta. O painel de Rótulos de dados Formato aparece.
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Em Opções de Etiqueta, clique (para verificar) as seguintes caixas: Nome da Categoria e Percentagem. Deixe os outros valores selecionados verificados. Em Rótulo de Posição, selecione Fora End.
Figura 359 Em seguida, você vai ocultar a legenda abaixo do gráfico porque você incluiu os valores nome da categoria por fatia. Feche o painel Rótulos de dados do formato. Na guia Ferramentas de Desenho Gráfico, no grupo Layouts de Gráfico, clique em Adicionar Elemento Gráfico, ponto de Legend, e, em seguida, clique em Nenhum. Sua tela deve ser semelhante à ilustração a seguir.
Figura 360 Em seguida, você adicionar uma tabela para transmitir os valores de custo por recurso. Clique em qualquer lugar fora do gráfico para desmarcá-la. Na guia Ferramentas de Desenho Report, no grupo Inserir, clique em Tabela. Projeto acrescenta uma tabela com o relatório.
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Arraste a tabela abaixo do gráfico de circular.
Figura 361 Agora você vai mudar os campos incluídos na tabela. Na parte superior do painel Lista de Campos, clique em Recursos. Esta tabela conterá campos de recursos. A tabela recurso padrão já inclui os nomes dos recursos na primeira coluna, mas não os valores de custo que você deseja. Você vai adicionar os seguintes. Abaixo da caixa Select Fields, botão direito do rato em Concluir e, no menu de atalho que aparece clique em Remover Field. O botão direito do rato em Iniciar e, no menu de atalho que aparece clique em Remover Field. Note que quando você adicionar ou remover campos no painel Lista de Campos, a tabela é atualizada para refletir os campos selecionados. Na caixa Selecionar campos, clique no expandir / recolher seta ao lado de Custo para expandir a lista de campos de custos, e, em seguida, clique nos seguintes campos, na ordem indicada: ▪ Custo Real ▪
Custo restante
▪ Custo
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Figura 362 A razão que você precisa selecionar os campos por esta ordem é para que eles vão ser adicionados como colunas da esquerda para a direita na mesma ordem. Porque o custo é a soma do custo de custos e restante real, é mais lógico para adicioná-lo passado para que ele apareça na coluna da direita. Para concluir este exercício, você vai aplicar um estilo de tabela. Na guia Design de Ferramentas de Tabela, no grupo Estilos de Tabela, na caixa estilo da tabela, clique no estilo de laranja (o terceiro estilo na caixa, a sua dica de ferramenta é Medium Style 2 - Accent 2). O Project aplica o estilo para a tabela.
Figura 363 Tal como acontece com todos os relatórios, os valores dos campos incluídos neste relatório personalizado será atualizada automaticamente como o custo subjacente e alterações de dados do cronograma do plano.
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Personalizar o Project Este capítulo descreve algumas das maneiras que você pode personalizar o Microsoft Project 2013 para atender às suas próprias preferências. Como a maioria das outras aplicações do Microsoft Office Project usa a interface Ribbon, que oferece boas opções de personalização. O Projecto tem outros recursos de personalização, como o modelo organizador e globais, que são únicas para ele. Além disso, o projeto tem recursos de personalização, como a gravação de Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) macros, que são semelhantes a outros aplicativos do Microsoft Office.
Partilhar elementos personalizados entre os planos O Project usa um modelo global, denominado Global.mpt, para fornecer as exibições padrão, tabelas, relatórios e outros elementos que você vê no projeto. A primeira vez que você exibir uma visão, tabela ou elemento similar em um plano, ele é copiado automaticamente a partir do modelo global para esse plano. Depois disso, o elemento reside no plano. Qualquer personalização posterior desse elemento no plano (por exemplo, alterar os campos exibidos em uma tabela) aplica-se apenas que um plano e não afeta o modelo global. O modelo global é instalado como parte do Project, e que normalmente não funcionam com ele diretamente. Inicialmente, as definições específicas de todas as vistas, tabelas e outros elementos listados aqui estão contidos no modelo global. Por exemplo, o facto de a tabela de utilização padrão contém um conjunto de campos e outros não é determinada pelo modelo global. A lista de elementos fornecidos pelo modelo global inclui o seguinte: ▪
Visualizações
▪
Relatórios
▪
Tabelas
▪
Filtros
▪
Calendários
▪
Grupos
Além disso, você pode copiar módulos (macros VBA), mapas de importação / exportação e campos personalizados para o modelo global ou entre planos. Quando você personaliza um elemento como um ponto de vista, o elemento personalizado permanece no plano em que foi personalizado. Com vistas e tabelas, você tem a opção de atualizar a versão desse elemento no modelo global com sua exibição personalizada ou tabela. Se você criar um novo elemento, no entanto, como um novo ponto de vista, o novo
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elemento é copiado para o modelo global e, posteriormente, torna-se disponível em todos os outros planos que você pode trabalhar. Uma exceção, porém, é calendários. Quando você cria um calendário personalizado, ele permanece apenas no plano em que ele foi criado. Um calendário padrão personalizado, que atenda às suas necessidades em um plano pode redefinir vezes em outros planos de maneiras que você não pretende trabalhar. Por esta razão, o Projeto tem um recurso que você pode usar para compartilhar calendários personalizados (e outros elementos) entre os planos de uma forma controlada. Essa característica é o organizador. A lista completa de elementos que você pode copiar entre os planos com o organizador foi listado anteriormente e é indicada pelos nomes das guias na caixa de diálogo Organizador, o que você vai ver em breve. Você poderia usar o Project extensivamente e nunca precisa tocar o modelo global. No entanto, quando você trabalha com o modelo global, que normalmente fazê-lo através do Organizer. Algumas ações que podem ser realizadas sobre o modelo global incluem o seguinte: Criar um elemento personalizado, como um calendário personalizado, e disponibilizá-lo em todos os planos que trabalham com você, copiando o calendário personalizado para o modelo global. ▪
Substituir um elemento personalizado, como uma visão ou uma tabela, em um plano, copiando o elemento original, não modificada do modelo global para o plano em que você personalizou o mesmo elemento. ▪
Copiar um elemento personalizado, como um relatório personalizado, a partir de um plano para outro. ▪
Os ajustes no modelo global aplicam-se a todos os planos que trabalham com o Project. Porque nós não queremos alterar o modelo global que você usa, neste exercício, vamos nos concentrar em copiar os elementos personalizados entre dois planos. Tenha em mente, porém, que o processo geral de usar o Organizer mostrado aqui é a mesma se você está trabalhando com o modelo global e um plano ou dois planos.
Abra Personalização B_Start e salvá-lo como Personalizando B. Em seguida, abra A_Start Personalizando e salvá-lo como Personalizando A. A personalização de um plano contém um calendário personalizado chamado de segunda a quarta-feira. Role a vista Gráfico de Gantt na vertical até que a tarefa 44, Enviar para a casa cor, é visível e, em seguida, aponte o ponteiro do rato no ícone de calendário, tarefa na coluna Indicadores.
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Figura 364 Esta tarefa usa o calendário personalizado, por isso só pode ocorrer na segunda-feira, terçafeira ou quarta-feira. Você gostaria de usar este calendário no plano B Customizing. Na guia Arquivo (e se a tela Informações não estiver visível), clique em Informações. Em seguida, clique em Organizador. A caixa de diálogo Organizador. Clique várias das guias na caixa de diálogo para dar uma olhada nos escrevas de elementos que podem ser gerenciados com o organizador, e, em seguida, clique na guia Calendários.
282 Figura 365 Como você pode ver, a maioria dos guias da caixa de diálogo Organizador de ter uma estrutura semelhante: elementos no modelo global aparecem no lado esquerdo da caixa de diálogo, e os elementos que têm sido utilizados no plano ativo a qualquer momento (por exemplo, vistas exibidas) aparecem à direita. Selecionar um elemento no lado esquerdo da caixa de diálogo e, em seguida, clique no botão Copiar irá copiar esse elemento para o plano listados à direita. Por outro lado, a seleção de um elemento no lado direito da caixa de diálogo e, em seguida, clique no botão Copiar vai copiar esse elemento para o arquivo listado à esquerda (o modelo global, por padrão). Desde os calendários disponíveis na lista drop-down no lado esquerdo da caixa de diálogo Organizador, selecione Personalizar B. Este plano aparece na lista porque ele está aberto no Projeto.
Figura 366 Como você pode ver, o plano B Personalizando (à esquerda) não tem o calendário personalizado de segunda a quarta-feira, ea personalização de um plano (à direita) faz. Na lista de calendários no lado direito da caixa de diálogo, clique de segunda a quarta-feira. Observe que os dois símbolos de setas (>>) em Copiar direção mudar o botão (<<), quando você seleciona um elemento do lado direito da caixa de diálogo. Clique em Copiar. Projeto copia o calendário personalizado a partir da personalização de um plano para o plano B Personalizar. 283
Figura 367 Clique em Fechar para fechar a caixa de diálogo Organizador. Para concluir este exercício, você aplica o calendário personalizado para uma tarefa no plano B Customizing. Clique no botão Voltar para sair do modo de exibição Backstage. Na guia Exibir, no grupo Janela, clique em Mudar o Windows e clique em 2 Personalização B. Projeto muda para o plano B Personalizando, que é o plano para o qual você acabou de copiar o calendário personalizado. Selecione o nome da tarefa 19, enviar para a casa de cor.
Note-se que esta tarefa 1 dia está programada para ocorrer na quinta-feira.
Figura 368 Na guia Tarefa, no grupo Propriedades, clique em Informações. A caixa de diálogo Informações sobre a Tarefa. Clique na guia Avançado. Como você pode ver na caixa Calendário, o padrão para todas as tarefas é "Nenhum". Na caixa Calendário, selecione Segunda a quarta-feira da lista de calendários base disponíveis e, em seguida, clique em OK para fechar a caixa de diálogo. Projeto aplica-se o calendário de segunda a quarta-feira a tarefa 19 e reprograma a tarefa para começar na segunda-feira, o próximo dia útil em que pode ocorrer a tarefa. Um ícone de calendário de tarefas aparece na coluna Indicadores. Aponte para o ícone de calendário tarefa. 284
Figura 369 Tela do indicador calendário de tarefas lembra que essa tarefa tem um calendário de tarefas aplicadas a ele. Note-se que o calendário de segunda a quarta-feira não estava disponível neste plano até que você copiou através do Organizer. Como você personalizar as vistas, tabelas e outros elementos, você pode encontrar o organizador para ser um recurso útil para o gerenciamento de seus elementos personalizados e os elementos incorporados no projeto.
Gravação de macros Muitas atividades executadas no projeto pode ser repetitivo. Para economizar tempo, você pode gravar uma macro que captura teclas e ações do rato para posterior reprodução. A macro é gravada no Microsoft Visual Basic for Applications (VBA), o built-in linguagem de programação macro do Microsoft Office. Você pode fazer coisas sofisticadas com VBA, mas
você pode gravar e reproduzir macros simples sem nunca ver diretamente ou trabalhar com código VBA. As macros criadas são armazenadas no modelo global por padrão, então eles estão disponíveis para você sempre que projeto está sendo executado. O plano para o qual você criou o macro não precisa ser aberto para executar a macro em outros planos. Você também pode usar o Organizador para copiar macros entre os planos. Por exemplo, você pode usar o Organizador para copiar o módulo VBA (que contém a macro) do modelo global para outro plano para dar a um amigo. Que escrevas de atividades repetitivas pode você deseja capturar em uma macro? Aqui está um exemplo. Criando um instantâneo gráfico-imagem de um ponto de vista é uma ótima maneira de compartilhar os detalhes do projeto com os outros. No entanto, é provável que as informações que você capturar inicialmente vai se tornar obsoleto rapidamente o plano é atualizado. Capturando instantâneos atualizado pode ser uma tarefa repetitiva, que é ideal para a automação através de uma macro. Quando essa tarefa é automatizado, você pode rapidamente gerar uma nova imagem instantânea de um plano de GIF e salvar a imagem GIF em um arquivo. De lá, você pode anexar o arquivo de imagem GIF para uma mensagem de e-mail, publicá-lo em um site, inseri-lo em um documento, ou compartilhá-lo de outras maneiras.
Na guia Exibir da personalização de um plano, no grupo Macros, clique na seta abaixo do botão Macros e, em seguida, clique em Gravar Macro. A caixa de diálogo Gravar Macro. Na caixa Nome da macro, digite Capture_GIF_Image. Para esta macro, não vamos usar uma tecla de atalho. Ao gravar outras macros, note que você não pode usar a combinação Ctrl +, que já está reservado pelo projeto, assim como as combinações Ctrl + F (o atalho de teclado para Localizar) e Ctrl + G (Go To) estão indisponíveis. Quando você fechar a caixa de diálogo, o Projeto avisa se você precisa escolher uma combinação de teclas diferente. Na macro da loja na caixa, clique em Este projecto para armazenar a macro no plano ativo. Quando uma macro é armazenada num plano, a macro podem ser usadas por qualquer plano que o plano que contém a macro está aberta. A opção padrão, o arquivo global, refere-se ao modelo global. Quando uma macro é armazenada no modelo global, a macro podem ser usadas por qualquer plano, em qualquer tempo, porque o modelo global é aberto sempre projecto está a funcionar. Neste exercício, porque não quer personalizar seu modelo global, você vai armazenar a macro no plano ativo. Na caixa Descrição, selecione o texto atual e substituí-lo digitando Salva uma imagem GIF de vista Gráfico de Gantt.
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Figura 370 A descrição é útil para ajudar a identificar as ações que a macro vai executar. Clique em OK. Projeto começa a gravar a nova macro. Projeto não literalmente, gravar e reproduzir todos os movimentos do rato e segundo que passava, que registra apenas os resultados das teclas e ações do rato que você faz. Não pense que você tem que correr para completar a gravação da macro. Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique na seta abaixo do botão Gráfico de Gantt e clique em Gráfico de Gantt. Mesmo que o plano já está mostrando a vista Gráfico de Gantt, incluindo este passo na macro, assim, registra a ação de modo que, se o plano é, inicialmente, em uma visão diferente, os interruptores macro para o modo de exibição Gráfico de Gantt. Na guia Exibir, no grupo Zoom, na caixa de escala de tempo, clique em Terços de meses. Project ajusta a escala de tempo para mostrar mais do projeto.
Clique na coluna Nome da Tarefa título.
Figura 371
Isto seleciona todas as tarefas a serem copiados. Na guia Tarefa, no grupo Área de Transferência, clique na seta ao lado para copiar e clique em Copiar Imagem.
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A caixa de diálogo Copiar imagem. Renderização abaixo, clique no arquivo de imagem GIF, e, em seguida, clique em Procurar. Na caixa de diálogo Browse, navegue até a pasta Chapter19 e clique em OK. De volta à caixa de diálogo Copiar imagem, em Cópia, clique em linhas selecionadas. Sob Timescale, na caixa, digite ou selecione 4/6/15, e na caixa Para, digite ou selecione 12/4/15. Este intervalo de data corresponde corrente de partida do plano e data de término. Você pode ver essas datas para a tarefa 0, a tarefa de resumo do projeto.
Figura 372 Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Copiar imagem. Projeto salva a imagem GIF. Na guia Exibir, no grupo Zoom, clique em Zoom e, em seguida, clique em Zoom. Na caixa de diálogo Zoom, clique em Redefinir e clique em OK. Agora você está pronto para parar a gravação. Na guia Exibir, no grupo Macros, clique na seta abaixo do botão Macros e clique em Stop Recording. Em seguida, você irá executar o macro para vê-lo jogar de volta. Na guia Exibir, no grupo Macros, clique em Macros. A caixa de diálogo Macros.
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Figura 373 Na caixa Nome da macro, clique em Personalizar A.mpp! Capture_GIF_Image, em seguida, clique em Executar. A macro começa a funcionar, mas faz uma pausa assim que projeto gera uma mensagem de confirmação para substituir o arquivo de imagem GIF existente (aquele que você criou durante a gravação da macro). Clique em Substituir para substituir o arquivo de imagem GIF criado anteriormente. A macro resaves a imagem GIF. Em seguida, você vai ver os resultados das ações do macro. Navegue até a pasta Chapter19 e clique duas vezes na personalização de um arquivo de imagem GIF para abri-lo no seu editor de imagem ou aplicativo de visualização. A imagem GIF aparece em seu aplicativo de espectador.
Figura 374
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Feche o aplicativo de visualização e, em seguida, voltar para a personalização de um plano de projeto. A macro como este poderia ser muito útil se você precisar recuperar instantâneo de um plano de frequência.
Edição de macros Uma vez que você gravou uma macro, que pode funcionar perfeitamente bem como o gravou ou ele pode se beneficiar de alguns ajustes ao seu código. Ao editar o código da macro, você pode dar a funcionalidade macro que você não pode capturar quando a gravação da macro, como demitir um alerta. Código de uma macro reside em um módulo VBA, e você trabalha com o código no Visual Basic for Applications ambiente, comumente chamado o Editor VBA.
Na guia Exibir, no grupo Macros, clique em Macros. Em nome da macro, clique em Personalizar A.mpp! Capture_GIF_Image, em seguida, clique em Editar. Projeto carrega o módulo que contém a macro no Editor de VBA.
Figura 375 Uma explicação completa da linguagem VBA está além do escopo deste livro, mas podemos orientá-lo através de algumas etapas para alterar o comportamento da macro previamente gravada. Você também pode reconhecer algumas das ações que você gravou anteriormente pelos nomes usados no código VBA. Clique no início da linha Nome ViewApplyEx: = "Gráfico de Gantt", ApplyTo: = 0, e pressione a tecla Enter. Clique na nova linha que você acabou de criar, pressione a tecla Tab, e digite o seguinte: Application.Alerts Falso Esta linha de código irá suprimir o prompt que você recebeu durante a execução do macro e aceitar a opção padrão de substituir o arquivo de imagem GIF existente com o mesmo nome.
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Figura 376 Na linha que começa com EditCopyPicture, selecione a data ea hora "4/6/15 8:00" (incluindo as aspas) que segue FromDate: = e digite o seguinte: ActiveProject.ProjectStart Este código VBA descreve a data de início do projeto ativo.
Figura 377 Isso faz com que a macro para obter a data de início do atual do plano ativo para a imagem GIF que a macro cria. Na mesma linha, selecione a data ea hora "12/4/15 05:00" (incluindo as aspas) que segue ToDate: = e digite o seguinte: ActiveProject.ProjectFinish
Figura 378 Isso faz com que a macro para obter a data de término atual do plano ativo para a imagem GIF que a macro cria. Agora, se o início do plano ou data de término mudanças, o intervalo de datas usado quando copiar a imagem GIF vai mudar também. Em seguida, você adicionar novos recursos de macro no Editor do VBA. Clique no início da linha SelectTaskColumn e pressione Enter. Clique na nova linha que você acabou de criar, pressione Tab, e digite o seguinte: FilterApply Nome: = "Tarefas Incompletas" Esta linha de código serão aplicadas as tarefas incompletas filtro para a visão atual. Clique no início do reset ZoomTimescale linha: = True e pressione Enter.
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Clique na nova linha que você acabou de criar, pressione Tab, e digite o seguinte: FilterClear Esta linha de código irá limpar as tarefas incompletas filtro do ponto de vista atual.
Figura 379 No menu Arquivo no Editor de VBA, clique em Fechar e voltar para o Microsoft Project. O Editor do VBA fecha e você retorna para o plano. Você pode executar a macro atualizado agora, mas, primeiro, você vai gravar algum progresso nas tarefas. Dessa forma, você vai ver como a macro irá filtrar o novo progresso e ajustar o que é capturado na imagem GIF. Clique no nome da tarefa 31, revisar e índice. Na guia Tarefa, no grupo Agenda, clique na seta para baixo à direita da Marca no botão Track e clique em Atualizar Tarefas. A caixa de diálogo Tarefas Update. No campo durante real, digite 16d e clique em OK. Em seguida, você vai registrar o progresso parcial em outra tarefa. Clique no nome da tarefa 32, Incorpore 1 Pages revisão. Na guia Tarefa, no grupo Agenda, clique na seta para baixo à direita da Marca no botão Track e clique em Atualizar Tarefas. No campo durante real, digite 5d e clique em OK.
Figura 380 Agora você está pronto para executar novamente a macro.
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Na guia Exibir, no grupo Macros, clique em Macros. Em nome da macro, clique em Personalizar A.mpp! Capture_GIF_Image, em seguida, clique em Executar. A macro é executada e, desta vez, você não será solicitado a substituir o arquivo previamente salvo como você estava no exercício anterior. Para verificar se a macro funcionou corretamente, você vai ver a imagem GIF atualizadas em seu aplicativo de imagem. Navegue até a pasta Chapter19, e dê um duplo clique no arquivo de uma imagem GIF Personalizando para abri-lo no seu editor de imagem ou aplicativo de visualização. A imagem GIF aparece em seu aplicativo de imagem. Dependendo do seu aplicativo de imagem, você pode ser capaz de aumentar o zoom na imagem para obter uma melhor aparência.
Figura 381 A captura de tela atualizada inclui a data de término do projeto atualizado e exibe apenas tarefas incompletas porque a macro aplicado o filtro de tarefas incompletas. (Note que a tarefa 31, que já está concluída, não aparece.) Agora você pode executar a macro tão freqüentemente quanto necessário para capturar o up-to-date informações mais. Feche o aplicativo de visualização e, em seguida, voltar para a personalização de um plano de projeto. Aqui estão algumas dicas adicionais para trabalhar com macros VBA no Project. ▪ VBA é uma linguagem de programação rica e bem documentada. Se você gostaria de dar uma olhada em VBA em Projeto, tente o seguinte: Na guia Exibir, no grupo Macros, clique na seta abaixo do botão Macros e, em seguida, clique em Visual Basic. No Microsoft Visual Basic for Applications janela, no menu Ajuda, clique em Microsoft Visual Basic for Applications Ajuda. Enquanto trabalhava em um módulo, você pode obter ajuda sobre os itens específicos, tais como objetos, propriedades e métodos. Clique em uma palavra e, em seguida, pressione a tecla F1. ▪
Para fechar o Editor de VBA e voltar ao projeto, no menu Arquivo, clique em Fechar e voltar para Microsoft Project. ▪
Personalizando a barra de ferramentas de acesso rápido
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Tal como acontece com outros aplicativos do Office, você tem várias opções sobre como trabalhar com o projeto. Algumas das muitas definições de personalização incluem o seguinte: ▪ Adicionar comandos usados com freqüência para a barra de ferramentas de Acesso Rápido. Personalize uma guia existente na fita, ou criar uma nova guia, que inclui todos os comandos que você deseja. ▪
Na guia Arquivo, clique em Opções. A caixa de diálogo Opções do Projeto. Na caixa de diálogo Opções de projeto, clique na guia Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. No lado esquerdo da caixa de diálogo, em Escolher comandos da caixa, clique em Comandos Não no Ribbon. O Project exibe a lista de comandos que não estão acessíveis a partir da fita. Tome um momento para olhar através desta lista para os comandos que você gostaria de acesso rápido para. Na lista de comandos (em caixa grande no lado esquerdo da caixa de diálogo), clique em Ir para e, em seguida, clique em Adicionar. Projeto acrescenta o comando Ir para para o lado direito da caixa de diálogo.
Figura 382 O comando Ir para é uma maneira útil para navegar para um ID de tarefa específica e rolar a escala de tempo na vista Gráfico de Gantt, tudo em uma única ação. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Opções do Projeto. Projeto acrescenta o comando Ir para a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.
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Figura 383 Agora experimente o comando Ir para, fazendo os seguintes passos: Na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, clique em Ir para. Na caixa de diálogo Ir, escreva 43 na caixa de ID Para e, em seguida, clique em OK. Saltos projeto para tarefa 43 e rola a parte de gráfico do modo de exibição Gráfico de Gantt para exibir sua barra de Gantt.
Figura 384 Se você gostaria de remover o comando da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, faça o seguinte passo. Na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido ¸ clique com o botão Go To e, no menu de atalho que aparece, clique em Remover da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Clique com o botão de comando e, no menu de atalho, clique em Adicionar à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Para concluir este exercício, você vai criar uma guia personalizada e acrescentar ao guia um comando que executa a macro personalizado Capture_GIF_Image. Na guia Arquivo, clique em Opções. Na caixa de diálogo Opções de projeto, clique na guia Personalizar Faixa de Opções. O Project exibe opções para personalizar a fita.
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Figura 385 Aqui, você pode ter acesso aos comandos e recursos suportados pelo Projeto. No lado direito da caixa de diálogo, em principais guias, selecione o item View (mas não desmarque a caixa de seleção) e, em seguida, clique em Nova Aba. Projeto cria uma nova aba e grupo abaixo (que na fita será à direita) na guia Exibir. 295
Figura 386 No lado direito da caixa de diálogo, em principais guias, selecione o New Tab (Custom) item (mas não desmarque a caixa de seleção) e, em seguida, clique em Renomear. A caixa de diálogo Rename. No campo Nome de exibição, digite My Tab e clique em OK. Clique no New Group (Custom) do item e, em seguida, clique em Renomear.
A caixa de diálogo Rename. No campo Nome de exibição, digite os meus mandamentos e, em seguida, clique em OK. Agora você está pronto para adicionar a macro customizado para a nova guia. No lado esquerdo da caixa de diálogo, em Escolher comandos da caixa, clique em Macros. O nome da macro personalizado aparece. Selecione o nome do A.mpp! Capture_GIF_Image macro Personalizar e, em seguida, clique em Adicionar. O Project acrescenta o item macro para o seu grupo personalizado.
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Figura 387 Em seguida, você irá renomear o comando macro e atribuir-lhe um ícone. No lado direito da caixa de diálogo, selecione o nome da macro Capture_GIF_Image Personalizando A.mpp!, E, em seguida, clique em Renomear. No campo Nome de exibição, digite Copiar GIF, e na caixa de símbolo, selecione a imagem de imagem (sexto da esquerda na segunda linha).
Figura 388 Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Renomear e, em seguida, clique em OK para fechar a caixa de diálogo Opções do Projeto. Projeto acrescenta o guia personalizada à interface. Clique na guia My Tab.
297 Figura 389 Na guia My Tab, no grupo My Comandos, clique em Copiar GIF. Projeto é executado a macro. Se você quiser, navegue até a pasta Chapter19 para ver a imagem GIF. Finalmente, você irá remover a fita personalizada para desfazer essa personalização. Botão direito do rato na guia My Tab, e no menu de atalho que aparece, clique em Personalizar Faixa de Opções. No lado direito da caixa de diálogo Opções do projeto, botão direito do rato em Meu Guia (Custom) e, no menu de atalho que aparece, clique em Remover. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Opções do Projeto. O Project retirou a guia personalizada.
Figura 390
Partilhar informações com outros programas Neste capítulo, você se concentrar em várias formas de obtenção de dados para dentro e fora do Microsoft Project 2013. Além da cópia padrão do Microsoft Windows e características de pasta com a qual você pode estar familiarizado, o Projeto oferece uma variedade de opções para importar e exportar dados. Ao longo deste capítulo, você verá os seguintes termos: ▪
O programa fonte é o programa a partir do qual você copiar informações.
▪
O programa de destino é o programa para o qual você colar informações.
Copiar dados do projeto para outros programas Projeto suporta copiar informações de e colando as informações no Project. No entanto, porque as informações do projeto é altamente estruturado, há algumas coisas a observar. Ao copiar os dados do projeto em outras aplicações, você tem algumas opções para os resultados que você obtém: Você pode copiar as informações (tais como nomes de tarefas e datas) de uma tabela no projeto e colá-lo como dados tabulares estruturados em aplicativos de planilha, como o Microsoft Excel, ou como uma tabela em aplicações de processador de texto que as tabelas de apoio, como o Microsoft Word. Na maioria dos casos, os títulos das colunas da tabela para os dados que você copiou também será colado, e com o resumo / hierarquia subtarefa será indicado pelas subtarefas sendo recuado. ▪
Você pode copiar o texto de uma tabela no projeto e cole como texto delimitado por tabulação em aplicações de edição de texto que não suportam tabelas, como o WordPad ou o Bloco de Notas. ▪
Ao colar informações do projeto em um aplicativo de e-mail como o Microsoft Outlook, você provavelmente irá obter resultados tabulares se seu aplicativo de e-mail suporta o formato Hypertext Markup Language (HTML). ▪
Você pode criar um instantâneo gráfico-imagem da vista ativa e colar a imagem em qualquer aplicativo que suporte imagens gráficas. ▪
Você também tem opções ao colar dados de outros programas em projeto:
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Você pode colar o texto (como uma lista de nomes de tarefa ou recurso) em uma tabela no projeto. Por exemplo, você pode colar um intervalo de células do Excel ou um grupo de parágrafos do Word para o projeto. Você pode colar uma série de nomes de tarefas que são organizados em uma coluna vertical de Excel ou Word na coluna Nome da Tarefa do Projeto, por exemplo. ▪
Você pode colar uma imagem gráfica ou de um objeto OLE de outro programa para a parte gráfica de uma vista Gráfico de Gantt. Você também pode colar uma imagem gráfica ou de um objeto OLE em uma tarefa, recurso ou atribuição de nota e em uma visão forma como a Tarefa ou Recurso vista de formulário. ▪
Na tabela de entrada no lado esquerdo da vista Gráfico de Gantt, selecione o nome da tarefa 5, Editorial, através da tarefa 13 da data de chegada, Dom 9/23/15.
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Figura 391 Na guia Tarefa, no grupo Área de Transferência, clique em Copiar. Projeto copia o intervalo selecionado para a área de transferência. Inicie o Word (ou um aplicativo processador de texto similar), crie um novo documento e, em seguida, colar o conteúdo da área de transferência para o novo documento. Se você tem o Word 2013, sua tela deve ser semelhante à ilustração a seguir.
Figura 392 Colar no Word gerado uma tabela formatada. Os títulos das colunas do Projeto estão incluídos na tabela, ea tarefa de resumo e estrutura hierárquica subtarefa do Projeto tem sido indicado como bem. Em seguida, você vai colar os dados tabulares de projeto em um aplicativo de planilha. Inicie o Excel (ou um aplicativo de planilha comparável), e criar uma nova pasta de trabalho. Agora você irá copiar os detalhes de custo de recursos de projeto para Excel. Volte para o projeto. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Folha de Recursos. O modo de exibição Planilha de Recursos substitui a exibição Gráfico de Gantt. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Tabelas e clique em Custo. Esta é a informação de custo de recursos que você gostaria de colar no Excel.
Figura 393 Clique no botão Selecionar Tudo no canto superior esquerdo da tabela de Custo Selecionar.
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Projeto seleciona toda a tabela, embora apenas as células que contêm valores serão copiados.
Figura Na guia Tarefa, no grupo Área de Transferência, clique em Copiar. Projeto copia o intervalo selecionado para a área de transferência. Volte para o Excel e, em seguida, colar o conteúdo da área de transferência para a nova pasta de trabalho. No Excel, se necessário, ampliar as colunas que não exibem os valores de dados e, em vez exibir sinais de sustenido (#). Se você tiver o Excel 2013, sua tela deve ser semelhante à ilustração a seguir: 301
Figura 394 Tal como acontece com colar em Word, note que colar em Excel gerou os títulos das colunas corretas. Os valores do projeto também são dadas a formatação correta (como moeda) em Excel. Feche o Word eo Excel sem salvar as alterações, e depois voltar para o projeto.
O colar de ricos dados tabulares no Word ou Excel não funciona da mesma maneira em todas as aplicações. Se você colou os mesmos dados no bloco de notas, por exemplo, o resultado seria de dados delimitados por tabulação e sem títulos de coluna. Sinta-se livre para experimentar com isso.
Abertura outros formatos de arquivo do Project A informação que você precisa para incorporar em um plano de projeto pode vir de uma variedade de fontes. A lista de tarefas a partir de uma planilha ou recurso custos de um banco de dados são dois exemplos. Você pode querer usar as características únicas do projeto para analisar os dados de outro programa. Por exemplo, muitas pessoas continuam a fazer listas e listas de tarefas simples em Excel, mas respondendo por questões de programação básicas, tais como a distinção entre tempo de trabalho e de folga, é impraticável em Excel. Ao salvar dados ou abertura de dados de outros formatos, o Projeto utiliza mapas (também chamados de mapas de importação / exportação de dados ou mapas) que especificam os dados exatos para importar ou exportar e como estruturá-la. Você pode usar mapas de importação / exportação para especificar como você deseja campos individuais no arquivo do programa fonte para corresponder a campos individuais no arquivo do programa de destino. Depois de configurar um mapa de importação / exportação, você pode usá-lo uma e outra vez.
No Project, na guia Arquivo, clique em Opções. A caixa de diálogo Opções do Projeto. Clique em Central de Confiabilidade. Clique em Configurações da Central de Confiabilidade. A caixa de diálogo Central de Confiabilidade. Clique em Formatos legado. Em Formatos Legado, clique em Avisar ao carregar arquivos com legado ou formato de arquivo não-padrão.
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Figura 395 Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Central de Confiabilidade e, em seguida, clique em OK novamente para fechar a caixa de diálogo Opções do Projeto. Com essa mudança nas configurações da Central de confiabilidade do projeto concluído, você está pronto para importar uma planilha do Excel. Clique na guia Arquivo e clique em Abrir. Navegue até a pasta de arquivo de prática CAPÍTULO20. Na caixa escreva de arquivo (Projetos inicialmente rotulados), selecione Pasta de Trabalho do Excel na lista drop-down. Selecione o arquivo de lista de tarefas da amostra, e, em seguida, clique em Abrir. O Assistente de Importação aparece. Este assistente ajuda a importar dados estruturados a partir de um formato diferente para o Project. Clique em Avançar. A segunda página do Assistente de Importação aparece.
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Figura 396 O Assistente de Importação utiliza mapas para organizar a forma como os dados estruturados a partir de outro formato de arquivo é importado para o projeto. Para este exercício, você vai criar um novo mapa. Certifique-se de que o Novo mapa está selecionado e clique em Avançar. A página Modo de Importação do Assistente de Importação aparece. Certifique-se de que, como um novo projeto está selecionado e clique em Avançar. A página Opções de Mapa do Assistente de Importação aparece. Selecione a caixa de Tarefas, e certifique-se que inclui os cabeçalhos Import for selecionado também. Cabeçalhos aqui referem-se a títulos de coluna.
Clique em Avançar.
Figura 397
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A página Mapeamento de Tarefas do Assistente de Importação aparece. Aqui, você identifica a planilha de origem na pasta de trabalho Excel e especificar como você deseja mapear os dados da planilha de origem a campos de projeto. Na caixa nome da planilha de origem, selecione Tasks. Tarefas é o nome da folha na pasta de trabalho do Excel. Projeto analisa os nomes de linha de cabeçalho da planilha e sugere os nomes de campo do projeto, que são jogos prováveis. Se o projeto não foi capaz de igualar os nomes de colunas e escrevas corretamente, você pode alterar o mapeamento para outros campos aqui.
305 Clique em Avançar.
Figura 398
A página final do Assistente para importação aparece. Aqui, você tem a opção de salvar as configurações para o novo mapa de importação, o que é útil quando você antecipa a importação de dados semelhantes em projeto no futuro. Desta vez, você vai pular essa etapa. Clique em Concluir. Projeto importa os dados do Excel para um novo plano. (As datas que você vê na escala de tempo serão diferentes daqueles mostrados porque o Project usará a data atual como a data de início do projeto no novo arquivo.)
Figura 399 Se você não mudar a configuração de agendamento padrão para novas tarefas, lista de tarefas está programado manualmente.
Esta é uma lista de tarefas simples, com poucos nomes de tarefas e durações. O processo de importação de dados estruturados mais complexos é semelhante, no entanto. Feche o novo arquivo de lista de tarefas Amostra sem salvar as alterações. O plano de participação permanece aberta no Projeto.
Salvar em outros formatos de arquivo de projecto Colando dados do projeto em outros programas como você fez anteriormente pode ser bom para um tempo ou necessidades esporádicas, mas esta técnica pode não funcionar tão bem se você deve exportar um grande volume de dados de projeto. Em vez disso, você pode salvar os dados do projeto em diferentes formatos de arquivo, que pode ser feito de várias maneiras, incluindo o seguinte: Você pode salvar o projeto inteiro como Extensible Markup Language (XML) formato para troca de dados estruturada com outras aplicações que suportam XML. ▪
Você pode salvar apenas os dados que você especifica em um formato diferente. Os formatos suportados incluem planilha do Excel e delimitado por tabulações ou texto separado por vírgulas. Ao salvar a estes formatos, você escolhe o formato em que você deseja salvar, escolha um built-in mapa de exportação (ou criar o seu próprio), e exportar os dados. ▪
Na guia Arquivo, clique em Exportar. Clique em Salvar Projeto como Arquivo. Em Salvar projeto como arquivo, você pode ver alguns dos escrevas de arquivos suportados.
Figura 400 De acordo com outros escrevas de arquivo, clique em Salvar como outro escreva de arquivo e clique em Salvar como. Navegue até a pasta de arquivo de prática CAPÍTULO20.
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Na caixa Nome do arquivo, digite partilhar os custos. Na caixa Salvar como escreva, clique em Texto (separado por tabulações) a partir da lista e, em seguida, clique em Salvar. Uma caixa de diálogo de confirmação aparece porque o Project está agora a tentar salvar um formato de arquivo não-padrão. Clique em Sim. O Assistente de Exportação aparece. Clique em Avançar. A segunda página do Assistente de Exportação aparece. Clique em Usar mapa existente e, em seguida, clique em Avançar. Em Escolha um mapa para os seus dados, selecione os dados de custos por tarefa.
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Clique em Avançar.
Figura 401
Na página seguinte do assistente, você pode ver suas opções para os escrevas de dados para exportar, o delimitador entre valores de dados (tabulação, espaço ou vírgula), e outras opções. Desta vez, você vai usar as opções padrão. Clique em Avançar.
Figura 402 Aqui, você pode ver o mapeamento de campo detalhado a ser aplicada para esta exportação. Em seguida, você irá personalizar os dados para exportar. Você vai remover dois dos campos da exportação. No Da coluna, clique em Active. Clique em Excluir Row. Em seguida, você vai remover o segundo campo. No Da coluna, clique em Modo de tarefas. Clique em Excluir Row. Projeto remove o campo Modo de Tarefa a partir da lista de exportação e atualizações painel de visualização abaixo. Clique em Concluir. Projeto salva o arquivo de texto. Para vê-lo, você vai abrir o arquivo no Bloco de Notas. Execute um dos seguintes procedimentos: Se você estiver executando o Windows 7 ou anterior, faça o seguinte: no menu Iniciar, clique em Todos os Programas e no grupo de programas Acessórios, clique em Bloco de Notas. ▪
Se você estiver executando o Windows 8, faça o seguinte: a partir da tela Iniciar, digite notepad e, na lista de resultados Apps, clique ou toque em bloco de notas. ▪
Notepad começa. No bloco de notas, certifique-se que o envoltório de palavra é desligado. (No menu Format, Wrap Palavra não deve ser selecionada.) No menu Arquivo, clique em Abrir.
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Abra os custos de compartilhamento de documentos na sua pasta CAPÍTULO20.
Figura 403 Neste arquivo, os campos são separados por abas. Pode não ser fácil para você ler, mas este formato é importado facilmente em praticamente qualquer programa de dados de trituração. No Bloco de Notas, no menu Arquivo, clique em Sair. Notepad fecha e você retorna ao Projeto. Para concluir este exercício, você vai restaurar as configurações da Central de confiabilidade. Na guia Arquivo, clique em Opções. Clique em Central de Confiabilidade e, em seguida, clique em Configurações da Central de Confiabilidade. Clique em Formatos legado. Em Formatos Legado, clique em não abrir / salvar o arquivo com o legado ou formatos de arquivo não-padrão no projeto.
Figura 404 Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Central de Confiabilidade e, em seguida, clique em OK novamente para fechar a caixa de diálogo Opções do Projeto.
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Geração de relatórios visuais com Excel e Visio Projeto pode gerar relatórios visuais que se concentram em compartilhar detalhes da programação com outras aplicações. Especificamente, você pode usar os Relatórios Visuais apresentam para exportar dados do Projeto de Excel ou Microsoft Visio e, uma vez que os dados estão lá, representar visualmente detalhes da programação em formatos atraentes. Um relatório visual pode incluir tarefa, recurso ou atribuição detalhes. Quando você seleciona um relatório visual no projeto, ele gera um banco de dados altamente estruturado, chamado Processing (OLAP) cubo Online Analytical, a partir de seu plano. Projeto, em seguida, começa Excel ou Visio (dependendo do relatório visual que você selecionou), cargas e organiza os dados utilizados pelo aplicativo, e gera uma representação gráfica de que os dados (um gráfico do Excel ou um diagrama do Visio). Os resultados específicos obterá dependerá do escreva de relatório visual que você escolher: Relatórios visuais do Excel utilizar os recursos de tabelas e gráficos dinâmicos no Excel. Você pode formatar o gráfico e modificar os detalhes no relatório de tabela dinâmica a partir do qual o gráfico é derivado. Relatórios de tabela dinâmica são bem adequados para analisar e resumir os grandes volumes de dados que pode conter planos. Você pode criar relatórios visuais do Excel com o Excel 2003 ou posterior. ▪
Relatórios visuais do Visio usar o recurso PivotDiagrams em Visio. PivotDiagrams são adequados para a apresentação de dados hierárquicos e pode complementar o projeto muito bem. Não só você pode personalizar o relatório visual como um diagrama Visio, mas você também pode filtrar e reorganizar os dados a partir do qual o diagrama é derivado. Relatórios visuais do Visio exigem Visio 2007 ou posterior. ▪
Projeto inclui vários Excel e Visio modelos de relatórios visuais. Você também pode criar seus próprios relatórios visuais a partir do zero ou modificar um dos modelos fornecidos. Relatórios visuais podem ser benéficos a qualquer usuário do Project. Se você já está familiarizado com tabelas dinâmicas do Excel ou você é um usuário avançado Visio, e você tem a necessidade de analisar e apresentar dados do Project, você encontrará relatórios visuais especialmente interessante.
Na guia Relatório, no grupo Exportar, clique em Relatórios Visuais. A caixa de diálogo Relatórios Visuais. Se você não tiver o Excel ou Visio instalado, o que você vê pode ser diferente.
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Figura 405 Este grupos da caixa de diálogo relatórios visuais em uma série de maneiras: todos os relatórios; apenas Excel ou apenas os relatórios do Visio, e uma tarefa, recurso ou detalhes de atribuição (divididos em síntese e uso de relatórios). A caixa de diálogo inclui uma visualização simplificada do escreva de gráfico (gráfico ou diagrama) associado a cada relatório visual. Se você quiser, você pode clicar nas várias guias na caixa de diálogo para ver como os relatórios visuais são organizados. O primeiro relatório visual, você vai gerar é baseado em Excel. Clique na guia Resumo de Recursos. Clique Resource restante Relatório de Trabalho e, em seguida, clique em Exibir. O Project gera os dados requeridos pelo presente relatório, inicia o Excel, e cria o relatório. Se o painel Campos do gráfico dinâmico não aparecer automaticamente, clique em qualquer lugar no gráfico. Você pode precisar ajustar o nível de zoom para ver o gráfico inteiro.
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Figura 406 A tabela dinâmica em que o gráfico se baseia é na folha Resumo de Recursos. Se você estiver familiarizado com tabelas dinâmicas, você pode ver que a folha e modificar as configurações de tabela dinâmica se quiser. Quando você está trabalhando com o gráfico do Excel, feche o Excel sem salvar as alterações. Para concluir, você vai gerar um relatório visual baseada em Visio. No Project, a caixa de diálogo Relatórios Visuais ainda deve ser exibido. Clique na guia Uso de Atribuições. Clique Base Report (EUA) e, em seguida, clique em Exibir. Projeto gera os dados requeridos pelo presente relatório, começa Visio, e cria o Relatório diagrama da linha de base. Sua visão deve ser semelhante à ilustração a seguir:
Figura 407 Em seguida, você vai ter um olhar mais atento para os itens neste diagrama. Faça um dos seguintes procedimentos: ▪
No Visio 2007, no menu Exibir, aponte para Zoom e clique em 100%.
▪
No Visio 2010 ou 2013, o controle deslizante de zoom, definir o nível de zoom para 100%.
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