TREINAMENTO – MICROSOFT PROJECT PROFESSIONAL 2013 APOSTILA DE MS-PROJECT 2013
INTRODUÇÃO Microsoft Project Professional 2013. Os prossionais que lidam com projetos, e que possuem em sua rotina diária atribuiçes de !erenciamento de ati"idades, de planejamento, controle e e#ecuç$o, se "eem constantemente diante da necessidade de contar com uma ferramenta que l%es ofereça, de maneira rápida e eciente, todas as informaçes de que precisam para !erenciar seus projetos. &este cenário o Microsoft Project Professional 2013 ' a ferramenta uni"ersalmente utili(ada pelos !erentes de projeto, pois ela oferece meios abran!entes e funcionais para a deniç$o e controle de projetos, e dispe de uma "asta !ama de recursos que facilitam a reali(aç$o de suas ati"idades diárias. )ste treinamento tem como objeti"o principal conceder a seus participantes as qualicaçes t'cnicas necessárias para !erenciar projetos utili(ando o Microsoft Project Professional 2013, e sua miss$o ' %abilitá*los a trabal%ar com a deniç$o de tarefas, recursos, custos, tempo e muitas outras ferramentas que !arantem o total controle e "is$o !lobal das ati"idades que constituem seus projetos.
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SOBRE O TREINAMENTO )ste treinamento ' focado na capacitaç$o te6rica e prática dos participantes no que se refere ao desen"ol"imento e !erenciamento de projetos utili(ando o Microsoft Project Professional 2013, e sua aborda!em "isa prepará*los para e#ecutar o controle das ati"idades, pra(os, custos e recursos, temas fundamentais para a mel%or utili(aç$o da ferramenta.
MICROSOFT PROJECT PROFESSIONAL 2013 O Microsoft Project Professional 2013 ' a mais no"a "ers$o da Microsoft da ferramenta mais utili(ada pelos !erentes de projeto em todo o mundo, que oferece os recursos mais a"ançados para o !erenciamento de projetos, combinando usabilidade, eci7ncia e 8e#ibilidade, de modo que se possa !erenciá*los com mais eci7ncia e ecácia. /o nal deste treinamento os usuários estar$o capacitados a controlar e efetuar a !est$o do trabal%o, das a!endas e das nanças do projeto, podendo ainda manter as equipes de trabal%o alin%adas e "isuali(ar as informaçes dos projetos atra"'s dos relat6rios disponibili(ados pelo soft9are.
P+O. +O-)+O P/)
M 4+OO P+O5)4 P+O)O&/ 2013
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ÍNDICE 1. 2.
M ICROSOFT P ROJECT P ROFESSIONAL 2013.........................7 AJ ANELA INICIAL ..............................................................9 2.1.
)lementos da 5anela...........................................................................:
2.1.1. / ai#a de Opçes.......................................................................................10 2.1.1.1......................................................................................... eç$o arefa ........................................................................................... 2.1.1.2. eç$o +ecurso 2.1.1.3.......................................................................................... eç$o Projeto 2.1.1.;........................................................................................ eç$o )#ibiç$o 2.1.1.<......................................................................................... eç$o ormato 2.1.1.=.................................................................Minimi(ando a ai#a de Opçes 2.1.1.>........................................................................?tili(ando o menu /rqui"o 2.1.1.@........................................................................................ -arra de Modos
2.2.
O Aráco de Aantt...........................................................................1<
11 12 12 12 12 13 1; 1<
2.2.1. )ntendendo o Aráco de Aantt...................................................................1= 3 . M ICROSOFT P ROJECT – V ISÃO ERAL E PLANO D E PROJETO . 1 9
3.1.
Bis$o !eral.......................................................................................1:
3.1.1. Modelo de dados do Microsoft Project.........................................................1: 3.1.2. )ntendendo as tabelas............................................................................ ...20
3.2.
Planejamento do projeto..................................................................20
3.2.1. Cenindo a data de inDcio e o modo de a!endamento................................20 3.2.2. 4alendários.................................................................................................22 3.2.2.1....................................................................................... 4alendário -ase 3.2.2.2. 4on!urando 3.2.2.3......................................................................... )#ceçes 4alendários de rabal%o ..................................................................4riando 3.2.2.;.............................................................. Cenindo o calendário do projeto 3.2.2.<...........................................................Cenindo o calendário dos recursos 3.2.2.=.............................................................Cenindo o calendário das tarefas ! . D ESENVOLVIMENTO D E PROJETOS - TAREFAS ......................32
;.1.
".
#.
BDnculos entre tarefas......................................................................3;
D ESENVOLVIMENTO <.1. <.2. <.3.
D E PROJETOS
-
RECURSOS
....................37
ipos de recursos.............................................................................3> 4adastrando +ecursos......................................................................3@ /locaç$o de recursos.......................................................................;0
A PERFEIÇOANDO =.1. =.2. =.3. =.;.
22 22 2> 2@ 2: 30
O TRABAL$O
N O S PROJETOS
....................!!
)strutura de t6picos.........................................................................;; )#ibindo o nEmero da estrutura de t6picos......................................;< arefa de +esumo do Projeto............................................................;= Curaçes das tarefas........................................................................;>
=.;.1. Curaçes decorridas................................................................................... ;>
=.<. =.=.
Cepend7ncia entre tarefas...............................................................;@ 4riando lat7ncias entre as tarefas....................................................;:
P+O. +O-)+O P/)
M 4+OO P+O5)4 P+O)O&/ 2013
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7.
=.>. =.@.
4amin%o crDtico................................................................................<2 )tapas Fmilestones ou marcosG........................................................<;
=.:.
arefas Peri6dicas.............................................................................<;
ERENCIANDO >.1. >.2. >.3.
%. 9.
D E RECURSOS
............................................"7
4ontrole de tarefas pelo empen%o...................................................<> uperalocaç$o de recursos..............................................................=3 +esol"endo problemas de superalocaç$o.........................................=>
>.3.1. ?tili(ando a redistribuiç$o.......................................................................... => V ISUALI&ANDO O S CUSTOS D O PROJETO ............................7!
@.1.
Cenindo custos para os recursos....................................................><
:.1.
in%a de -ase...................................................................................>:
I NFORMAÇ'ES
1 0 . C ONFIURAÇ'ES
SOBRE O PROJETO PERSONALI&ADAS
......................................79 ...................................%2
10.1. abelas Personali(adas.....................................................................@2 10.2. ormatando o Aráco de Aantt........................................................@3 10.2.1. )stilos do Aráco de Aantt......................................................................... @3 10.2.2. ormatando uma cate!oria de barras.........................................................@;
10.3. 6rmulas Personali(adas..................................................................@< 10.;. ista de Balores Personali(ados........................................................@: 10.<. 4riando inali(adores.......................................................................:1
1 1 . C ONTROLANDO
O PROJETO
...............................................9%
11.1. nserindo informaçes reais...........................................................100 11.2. Orçado # +eali(ado.........................................................................101 11.3. Bisuali(aç$o dos des"ios do projeto...............................................103
1 2 . R ELAT(RIOS .................................................................10"
12.1. +elat6rios impressos......................................................................10< 12.2. +elat6rios Bisuais...........................................................................10=
1 3 . I MPRESSÃO ..................................................................110 13.1. Bisuali(ando a impress$o...............................................................110
1 ! . E )ERCÍCIOS
PROPOSTOS
P+O. +O-)+O P/)
................................................11!
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1 . M ICROSOFT P ROJECT P ROFESSIONAL 2013 O Microsoft Project Professional 2013 ' o pro!rama mais utili(ado em escala corporati"a para o !erenciamento de projetos, ajudando as or!ani(açes a alin%arem iniciati"as corporati"as, ati"idades e recursos para obter os mel%ores resultados comerciais. 4om os recursos 8e#D"eis de relat6rio e análise, os usuários do soft9are podem obter as informaçes necessárias que os au#iliar$o a otimi(ar seus recursos, priori(ar trabal%os e alin%ar os projetos com os objeti"os !erais da empresa. 4om o Microsoft Project Professional 2013, "oc7 poderá controlar as etapas do projeto Fpra(osG bem como !erenciar as pessoas diretamente a ele li!adas FrecursosG, o "alor necessário para sua reali(aç$o FcustosG e o esforço dispendido durante suacontrolar e#ecuç$o Ftrabal%oG. /s principais "anta!ens de se utili(ar o Project 2013 s$oH o
Or!ani(aç$o do projeto em tarefas e !rupos de tarefasI
o
4ontrole de alocaç$o de recursosI
o
/compan%amento em tempo real de custos, ati"idades, andamento e alocaçesI
o
Bisuali(aç$o das estatDsticas e criaç$o de relat6rios referentes ao projetoI
o
Possibilidade de alteraç$o no escopo e comparaç$o com informaçes projetadas.
A*+,/ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________
2.A J ANELA INICIAL
Cene*se como janela inicial aquela que ' apresentada para o usuário lo!o ap6s a abertura do pro!rama. / janela inicial cont'm di"ersos elementos a partir dos quais o usuário desen"ol"erá o seu trabal%o. Para usuários e#perientes, a funcionalidade mais interessante da no"a "ers$o da ferramenta ' a interface do usuário, que foi adaptada ao padr$o das outras ferramentas do Microsoft OJce Fas quais já %a"iam sido modicadas nas "erses 200>G.
2.1. E*,+ 4 J* / janela inicial do Project cont'm de(enas de itens e objetos que s$o utili(ados pelo usuário durante as suas ati"idades. K importante que eles sejam identicados e conceituadosH Bar r a de ce A s so ápi R do
Fai xade pções O
Li nha do po Tem
Pl an i l ha d e T aref as Gr áfic o de ant Gt
Modode Ae nda me nt o de
/s janelas s$o retLn!ulos por meio dos quais as informaçes ser$o "istas e trabal%adas pelo usuário. O Project poderá administrar di"ersas janelas que representem di"ersas ori!ens de dados em cada projeto. &a ilustraç$o acima "emos a janela do pro!rama FProjectG e a janela do arqui"o FProjeto 1G. / se!uir ser$o disponibili(adas as informaçes sobre os principais elementos da janela inicial do Project 2013H
F56 4 O/8 a partir de sua utili(aç$o, o usuário poderá encontrar os comandos e#istentes nas "erses anteriores do M Project Fque eram disponibili(ados nos MenusGI B 4 A:+ R;54+ H atra"'s da utili(aç$o deste item, o usuário poderá "isuali(ar os comandos frequentemente utili(ados, como /rqui"o, al"ar 4omo, /brir etc.I L5*< 4+ T+H a in%a do empo permite que o usuário "isuali(e o pro!resso atual de seus projetos em qualquer "isuali(aç$o de tarefa, como por e#emplo no Aráco de AanttI M+4+ 4 A=*4*,+ 4 T> H sua escol%a permitirá ao usuário optar por a!endar as tarefas do seu projeto de maneira automática ou manualI P*5< 4 T> H na planil%a de tarefas o usuário irá di!itar todas as informaçes das tarefas que compem seu projeto, como nome, duraç$o, predecessoras, recursos e etc.I ;?:+ 4 *,,H o Aráco de Aantt irá permitir a "isuali(aç$o do crono!rama do projeto, conforme as tarefas "$o sendo inseridas na Planil%a de arefas. 2.1.1.
A F56 4 O/
/ mais notá"el diferença entre a "ers$o 2013 do M Project e sua predecessora, a "ers$o 200>, ' a F56 4 O/. )la tem como principal funç$o substituir o anti!o sistema de menus encontrados em todas as "erses anteriores do M Project. )sses menus, familiares aos usuários das anti!as "erses do M OJce, incluem Menu, Editar, Exibir, Inserir, Formatar e etc. / substituiç$o desses menus ' "ericada pela distribuiç$o de seçes dentro da ai#a de Opçes, identicas a!ora pela sequ7ncia Tarefa, Recurso, Projeto, Exibição e Formato.
2.1.1.1.
S@+ T>
/ ai#a de Opçes ' e#ibida em sua forma padr$o quando o Microsoft Project 2013 ' iniciado. / ima!em abai#o ilustra a e#ibiç$o dos comandos e#istentes na !uia TarefaH
O sistema or!ani(a distribui os botes e comandos na !uia Tarefa em oito seçes, entre as quais Exibir , Áreaede Transferência , Fonte , Cronograma , Tarefas , Inserir , Propriedades e Edição. /l!umas seçes possuem mais opçes do que as e#ibidas para o usuário Fcaso da seç$o onteG. 4aso deseje "isuali(ar os comandos dessa seç$o, "oc7 pode clicar no Dcone de e#pans$o, locali(ado na parte interior direita de seç$oH
/o clicar no bot$o de e#pans$o da seç$o, o usuário será apresentado aos comandos ocultos Fos quais s$o remanescentes da "ers$o 200> do M ProjectGH
2.1.1.2.
S@+ R:+
/ seç$o +ecurso e#ibe os botes e comandos que permitem ao usuário !erenciar os recursos dos seus projetosH
O sistema or!ani(a e distribui os botes e comandos na seç$o Recurso em cinco seçes, entre as quais Exibir, tribuiç!es, Inserir, Propriedades e "#$e%.
2.1.1.3.
S@+ P +,+
/ seç$o Projeto e#ibe os botes e comandos que permitem ao usuário trabal%ar com informaçes de alto nD"el do projeto, tais como suas nformaçes, 4ampos Personali(ados, in%as de -ase, +elat6rios e etc.
O sistema or!ani(a e distribui os botes e comandos na seç$o Projeto em seis seçes, entre as quais Inserir, Propriedades, Cronograma, &tatus' Re%at(rios e Re$isão de Texto.
2.1.1.!.
S@+ E655@+
/tra"'s da utili(aç$o da seç$o )#ibiç$o, "oc7 poderá aplicar diferentes "isuali(açes no seu projeto, al'm de utili(ar funcionalidades de tabelas, ltros e etc.
O sistema or!ani(a e distribui os botes e comandos na seç$o Exibição em sete seçes, entre as quais Modos de Exibição da Tarefa, Modos de Exibição de Recurso , )ados, *oom' Modo )i$isão' +ane%a e Macros.
2.1.1.".
S@+ F+,+
/ disponibilidade dos botes e comandos da seç$o ormato ' aplicada em "irtude da "isuali(aç$o atual, aplicada no projeto ati"o. /ntes de utili(ar os comandos disponD"eis na seç$o ormato, "oc7 de"e selecionar o modo de e#ibiç$o onde deseja aplicá*los Fcomo, por e#emplo, o Aráco AanttG. O Microsoft os comandos da seç$o ormato de acordo comde a "isuali(aç$o ati"a, e Project permite2013 que oe#ibe usuário possa customi(ar essa e#ibiç$o.
/ tDtulo de e#emplo, iremos "isuali(ar a seç$o ormato quando o usuário está utili(ando o modo de e#ibiç$o do Aráco de AanttH
embre*se de que a seç$o ormato mostra as opçes de formato apropriadas para o modo de e#ibiç$o atual. sso si!nica que os botes e comandos da seç$o ormato ir$o "ariar, dependendo das opçes de formato disponD"eis para o modo de e#ibiç$o aplicado no projeto. Bejamos a !ura abai#o, que e#ibe a seç$o ormato quando o modo de e#ibiç$o Planejador de )quipe está ati"oH
2.1.1.#.
M5*55*4+ F56 4 O/
O Microsoft Project 2013 permite que "oc7 minimi(e ou ma#imi(e a ai#a de Opçes, para obter mel%or "isibilidade do seu projeto. /o e#ecutar essa operaç$o, "oc7 tem acesso a uma maior "isuali(aç$o das tarefas que compem o seu projeto. Para minimi(ar ou ma#imi(ar a ai#a de Opçes, clique no Dcone Minimi(ar, locali(ado no canto superior esquerdoH
/p6s e#ecutar a aç$o, o Project irá e#ibir seu projeto conforme ilustrado abai#oH
2.1.1.7.
U,55*4+ + * A5+
)m sua "ers$o 2013, o Microsoft Project efetua o controle das ati"idades mais comuns atra"'s do menu /rqui"o. /o clicar sobre este item, o sistema e#ibe uma lista "ariada de opçes, as quais permitem ao usuário manipular e controlar o arqui"o com o qual está trabal%ando. ?tili(ando o menu /rqui"o, "oc7 poderá reali(ar ati"idades tais comoH o o o o o o o
al"ar um projetoI al"ar um projeto com um tipo de "ers$o diferente da "ers$o 2013I /brir um arqui"o e#istenteI )specicar informaçes a respeito do arqui"o, tais como suas propriedadesI 4riar um no"o projetoI mprimir o projetoI )specicar opçes de con!uraç$o do projeto ati"o e tamb'm para a aplicaç$o.
2.1.1.%.
B 4 M+4+
/ -arra de Modos ' !eralmente e#ibida junto mar!em esquerda da janela do Project, e tem como miss$o oferecer Dcones dos modos de e#ibiç$o utili(ados com maior frequ7ncia pelo usuário. )la ' um meio mais rápido de modicar os modos de "isuali(aç$o, bastando, para isso, clicar nos respecti"os Dcones. Por padr$o, o modo de e#ibiç$o e#ibido ao iniciarmos o trabal%o com o Project ' o Aráco de Aantt.
2 .2 .
O ;?:+ 4 *,,
O Aráco de Aantt ' a principal janela de "isuali(aç$o quando da criaç$o de projetos e crono!ramas. /tra"'s de sua utili(aç$o, o usuário irá efetuar o lançamento das tarefas que far$o parte do projeto, bem como sua duraç$o, datas de inDcio e t'rmino, suas tarefas predecessoras e os recursos que ser$o empre!ados para seu desen"ol"imento. O Aráco de Aantt ' di"idido em duas partesH área da tabela e área !ráca. &a área da tabela s$o apresentadas as lin%as e colunas das informaçes sobre as tarefas. 4ada lin%a trata de uma tarefa especDca, enquanto cada coluna e#ibe o tipo de informaç$o sobre a entrada do projeto.
5á a área !ráca e#ibe o comportamento de cada tarefa atra"'s de uma escala de tempo, bem como sua interli!aç$o com as demais tarefas do projeto. )sta área, que apresenta o 4rono!rama do projeto, ' responsá"el por indicar, de maneira simples, as cone#es e#istentes entre as tarefas, baseado em suas datas de inDcio e t'rminoH
2.2.1.
E*,*4*4+ + ;?:+ 4 *,,
Para no"os usuários do Microsoft Project 2013, o entendimento do Aráco de Aantt ' um importante aliado para o entendimento e acompan%amento de seus projetos. ) uma das açes mais importantes para um no"o usuário do M Project ' o entendimento dos sDmbolos apresentados no Aráco de Aantt. Os sDmbolos no s$oseu refer7ncias "isuais com as quais o usuário pode "isuali(ar o que está acontecendo projeto em tempo real, permitindo que açes sejam tomadas com maior rapide( e se!urança. / mel%or maneira de entender os sDmbolos apresentados pelo Microsoft Project ' imprimir um projeto e "isuali(ar sua le!enda. )la e#ibe peças fundamentais para o entendimento dos sDmbolos utili(ados pelo Aráco de Aantt, conforme ilustra a !ura abai#oH
A*+,/ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________
3 . M ICROSOFT P ROJECT – V ISÃO ERAL E PLANO D E PROJETO 4onforme "imos no t6pico anterior, o Aráco de Aantt apresenta a lista das tarefas do nosso projeto no lado esquerdo e apresenta cada uma delas como uma barra no !ráco do lado direito. )ste ' o modo de e#ibiç$o mais comum da ferramenta, pois oferece aos usuários a possibilidade de analisar o projeto e tamb'm inserir tarefas e ajustas seus detal%es. Ce um modo !eral, podemos armar que o plano de projeto ' um esboço !eral dos seus aspectos mais importantes. &o plano de projeto de"e*se efetuar a pro!ramaç$o do que se deseja que aconteça, comseç$o relaç$opara ao crono!rama, tarefas, os recursos einerentes os custos.ao remos apro"eitar essa reali(ar as as principais ati"idades desen"ol"imento do plano de projeto, bem como para nos dedicarmos ao entendimento da estrutura funcional do Project 2013 e suas principais funcionalidades.
3.1. V5@+ = 3.1.1.
M+4+ 4 44+ 4+ M 5:++>, P+:,
O Microsoft Project recon%ece, arma(ena e or!ani(a suas informaçes em dois tipos distintos de dadosH dados de Tarefa e dados de Recurso. 4ada tipo de dado possui suas particularidades, como tabelas, ltros, !rupos e e#ibiçes. / ilustraç$o abai#o e#ibe um modelo simplicado das informaçes e#istentes no Microsoft Project, e a maneira como elas impactam tabelas, ltros e !rupos.
/s arefas carre!am consi!o "alores de )uração, medidos em dias. O Microsoft Project 2013 mede o percentual da duraç$o completada atra"'s do campo , comp%eto . Os +ecursos carre!am os "alores de Traba%-o Fou EsforçoG, medidos em %oras. O Microsoft Project 2013 mede o percentual de trabal%o completado no campo , do traba%-o comp%eto.
3.1.2.
E*,*4*4+ ,
O Microsoft Project 2013 inclui 2> tabelas internas, das quais 1> s$o tabelas de tarefa e 10 de recursos. Por padr$o, uma tabela ' uma coleç$o de colunas FcamposG, e o nome de cada tabela descre"e e identica o tipo de colunas que a constituem. / tDtulo de e#emplo, a tabela de 4usto cont'm colunas que e#ibem dados de custo associados com cada tarefa do projeto. )m comparaç$o com suas "erses anteriores, o Microsoft Project 2013 n$o inclui nen%uma no"a tabela, mas a maioria das tabel as de arefas a!ora incluem o campo M+4+ 4 A=*4*,+ 4 T>. )sta coluna permite que "oc7 especique quando uma tarefa de"e ser a!endada automaticamente e quando ela de"e ser a!endada manualmente. Nuando a tarefa ' a!endada automaticamente, o sistema calcula de forma automática sua data de inDcio e t'rmino. 5á quando o modo selecionado ' manual, o sistema n$o especica o campo )uração, como tamb'm n$o calcula a data de inDcio e t'rmino da tarefa. )m outras pala"ras, todas as tarefas que receberem o formato /!endada Manualmente n$o ser$o inseridas como parte ati"a do crono!rama do projeto. Para "isuali(ar as diferentes tabelas que o Microsoft Project oferece, na seç$o E655@+, clique em TH
Modicar a e#ibiç$o das tabelas permite que "oc7 possa "isuali(ar diferentes informaçes, sob diferentes perspecti"as, de um mesmo projeto. u!erimos que "oc7 na"e!ue entre as tabelas do M Project para se acostumar com as informaçes disponibili(adas por cada uma delas.
3.2. P**,+ 4+ +,+ 3.2.1. D?*5*4+ 4, 4 5*G:5+ + +4+ 4 =*4*,+
/ maior parte dos projetos possui uma caracterDstica em comumH s$o sempre a!endados pela data de inDcio. )sse tipo de a!endamento obri!a que as tarefas ten%am inDcio assim que possD"el, possibilitando aos !erentes de projeto maior 8e#ibilidade de controle do crono!rama. )ntretanto, %á casos em que o a!endamento precisa ser reali(ado tomando como base a data de t'rmino, !erando al!umas facilidades, tais comoH o
o
Permite que, ao estipular o a!endamento pela data de t'rmino, os !erentes saibam qual a data em que o projeto de"e ser iniciado, baseando*se nos "Dnculos das tarefasI Nuando a data de t'rmino ' o ponto nal do projeto, n$o %a"endo mar!ens para atrasos Fpodemos utili(ar como e#emplo uma festa de casamentoG.
Para que "oc7 dena se o projeto será controlado pela data de inDcio ou t'rmino, e qual será efeti"amente esta data, na seç$o P+,+, clique no bot$o I*>+/ 4+ P+,+. O Project irá e#ibir a se!uinte cai#a de diálo!oH
o
o
o
&o campo A=*4 ,5 4 , de"e*se selecionar se o projeto será a!endado a partir da data de inDcio ou da data de t'rminoI 4aso a opç$o de escol%a seja pela data de inDcio, o campo D, 4 I*G:5+ permitirá que o usuário di!ite a data de inDcio para o projeto selecionadoI O campo D, 4 TH5*+ permite que o usuário escol%a qual a data de t'rmino do projeto, caso esta seja a opç$o denida para controle.
Evi t e d efi ni r a at d a d e n i í ci o o ut ér mi no d o p roj et o cl i can do no cam po I ní ci o (c ol una n i í ci o d as t aref as o dpr oj et o). Ao e scol her t es a o pção , aoi nvé s d e est i pul ar aat a d d e n i í ci o o ut érm i no d o seu proj et o, você rá i cri ar ma u rest ri ção para t a aref a.
3.2.2.
C*4;5+
/o desen"ol"er o trabal%o utili(ando o Microsoft Project 2013, quatro possibilidades de se trabal%ar com calendários s$o disponibili(adas aos usuáriosH calendários base, calendários do projeto, calendários de recursos e calendários de tarefas. Os calendários de"em ser utili(ados para determinar a disponibilidade de trabal%o nos dias em que o projeto irá ocorrer, como os recursos que s$o atribuDdos s tarefas s$o pro!ramados e tamb'm como as tarefas s$o pro!ramadas. Os calendários do projeto e os calendários das tarefas s$o usados para pro!ramar tarefas e, se recursos forem atribuDdos a elas, os calendários dos recursos tamb'm ser$o usados. Ce um modo !eral, podemos modicar os calendários para denir os dias Eteis e as %oras do projeto inteiro, dos !rupos de recursos, dos recursos indi"iduais e das tarefas.
3.2.2.1.
C*4;5+ B
?m calendário base ' usado como um modelo no qual se baseiam o calendário do projeto, o calendário dos recursos e tamb'm o calendário das tarefas. )le dene os perDodos Eteis e n$o Eteis para o projeto, al'm de especicar as %oras Eteis de cada dia de trabal%o, os dias de trabal%o de cada semana e quaisquer e#ceçes, como feriados, emendas e trabal%o e#cepcional. K possD"el selecionar um calendário base para ser usado como o calendário do projeto ou como a base de um calendário de recursos. O Project possui tr7s calendários base padr$oH o
o
o
P4@+H O calendário base Padr$o re8ete o crono!rama de trabal%o tradicionalH se!unda a se#ta*feira, dás :H00 s 1@H00, com uma %ora de inter"aloI 2! $+H O calendário base 2; oras re8ete um crono!rama sem perDodo n$o Etil. O calendário 2; oras pode ser usado para pro!ramar recursos e tarefas para diferentes turnos do rel6!io ou para pro!ramar recursos de equipamentos que trabal%am de maneira contDnuaI T*+ 4 N+5, H O calendário base urno da &oite re8ete um turno noturno de se!unda*feira noite at' a man%$ de sábado, das 23H00 s @H00, com uma %ora de inter"alo.
/o trabal%armos com o Project, ' possD"el criar nossos pr6prios calendários. )sta possibilidade ' especialmente Etil quando possuirmos crono!ramas alternati"os, como empresas que possuem liais distribuDdas !eo!racamente, as quais de"em se!uir calendários distintos. Outro e#emplo s$o os di"ersos recursos alocados aos projetos, como equipes de desen"ol"imento, produç$o ou m$o de obra. Podemos ter recursos que trabal%em meio perDodo, em turnos de 12 %oras ou em ns de semana.
3.2.2.2.
C+*?=*4+ C *4;5+
Para denir as datas de e#ceç$o no seu projeto e con!urar seu calendário, na seç$o P+,+, clique em A, PG+4+ 4 T<+H
Para cadastrar um calendário que considere os perDodos Eteis e n$o Eteis com os quais "oc7 irá trabal%ar, e#istem duas alternati"asH "oc7 poderá efetuar as modicaçes diretamente no calendário padr$o ou criar um no"o calendário. O C*4;5+ P4@+ ' aquele utili(ado como base pelo Project 2013 para todos os no"os projetos criados. Portanto, se "oc7 trabal%a em uma empresa distribuDda em diferentes localidades dentro dono mesmo paDs, "oc7 )m pode optar"oc7 pelo cadastramento de todos!eo!rácas os feriados nacionais calendário padr$o. se!uida, pode criar calendários especDcos para cada uma das cidades onde sua empresa possui liaisprojetos, de modo a acrescentar apenas os feriados locais. / possibilidade de personali(aç$o dos calendários depende apenas da necessidade de cada usuário. Cesse modo, mesmo tendo cadastrado os feriados nacionais no calendário padr$o, "oc7 poderá cadastrar um no"o calendário que n$o ten%a refer7ncia a este Fpara criar perDodos diferenciados de trabal%o aos recursos, por e#emplo, ou para cadastrar calendários que si!am os perDodos de trabal%o de outros paDsesG. Para cadastrar uma e#ceç$o no calendário, di!ite um nome identicador na coluna N+ e sua data de I*G:5+ e C+*:@+, conforme ilustrado abai#oH
A defi ni çã o d a D at a dexc E eã ço f az com qu e o roj Pect r eal ce o cal end ár i o au t omat i cam ent e
&o e#emplo acima, o Project recebeu a informaç$o do feriado de 1Q de 5aneiro, dia da confraterni(aç$o uni"ersal. 4omo este ' um feriado que se repete todos os anos, podemos informar ao sistema esta recorr7ncia, de modo que o calendário seja denido automaticamente para os pr6#imos e"entos que ocorram nesta data. Para adicionar esta recorr7ncia, clique emD,<H
4adastre todos os feriados nacionais que possuem recorr7ncia nas mesmas datasH
/p6s a di!itaç$o dos feriados de nD"el nacional no C*4;5+ P4@+, clique OR para conrmar sua inclus$o. ma!inemos uma situaç$o %ipot'tica, de uma empresa que possui liais nas cidades do +io de 5aneiro e $o Paulo. 4omo os feriados s$o diferentes nas duas cidades, o usuário pode denir um no"o calendário com base no calendário padr$o Fpara importar os feriados nacionais já cadastradosG e, em se!uida, di!itar apenas os feriados locais da cidade. Para e#ecutar esta aç$o, na seç$o A, PG+4+ ,5, clique no bot$o C5 N++base C* ... O basear*se Project 2013 "oc7 deseja criar no"o calendário ou 4;5+ se deseja em irá umper!untar calendáriosepr'*e#istente. 4omoum "oc7 deseja utili(ar os dados já cadastrados pre"iamente, escol%a a opç$o C5 :5 4+ :*4;5+ P4@+. &omeie seu calendário para C544 4 S@+ P+.
Perceba que os feriados nacionais s$o importados para este calendário, e tudo o que o usuário tem a fa(er ' cadastrar os feriados que pertencem a cidade de $o PauloH
Para nali(ar, crie um no"o calendário Fbaseado no 4alendário Padr$oG para a 4idade do +io de 5aneiroH
3.2.2.3.
C5*4+ E6:/ 4 T<+
4aso seja necessário, "oc7 pode denir um calendário de trabal%o com %orários diferenciados. upon%a que em um determinado projeto foi denido que os sábados do ano de 2011 ser$o considerados como dias Eteis. Para e#ecutar essa deniç$o, na !uia E6:/, di!ite o nome que irá identicar o no"o parLmetro e clique em detal%es. / !ura abai#o ilustra a con!uraç$o que de"e ser reali(ada para considerar os sábados como dias EteisH
O aspecto "isual de con!uraç$o no Project 2013 trará a dimens$o dos parLmetros di!itadosH
3.2.2.!.
D?*5*4+ + :*4;5+ 4+ +,+
/p6s a criaç$o e con!uraç$o dos calendários a serem utili(ados no projeto, "oc7 de"e denir qual deles será utili(ado como refer7ncia pelo Project 2013. 4onforme "imos anteriormente, o Project orienta*se sempre pelo C*4;5+ P4@+. Para modicar essa estrutura, na seç$o P+,+, clique em I*>+/ 4+ P+,+. &o campo 4alendário, selecione o calendário que deseja utili(ar em seu projetoH
Perceba que o Project e#ibe no Aráco de Aantt a indisponibilidade dos dias considerados como feriado no calendárioH
3.2.2.".
D?*5*4+ + :*4;5+ 4+ :+
/l'm da deniç$o do calendário para o projeto, ' possD"el tamb'm denir calendários e#clusi"os para seus recursos. )ssa possibilidade e#iste para situaçes nas quais um determinado recurso ten%a disponibilidade diferente daquela pro!ramada para o projeto. Para atribuir um calendário a um recurso precisamos, em primeiro lu!ar, criá*lo no Project. )m nosso e#emplo, "amos denir o calendário de T<+ + S;4+ para nosso recurso. Para adaptadas atribuir o calendário recurso, maneira que de para as ati"idades relacionadas a ele seja de acordoao com a sua de disponibilidade trabal%o, de"emos cadastrá*lo no Project. &a coluna de calendário, de"emos denir o calendário a qual o recurso será norteadoH
Éi mport an t e veri ficar qu e ocal en dár i o do rec ur so mp se r e er tá p r i ori dad e emr el ação ao cal en dári o do p roj et o. I st o se ev de ao f at o de q ue as real i zaçõ es as d aref tas só oderão p ser execut ad as ed mi an t e ai spo d ni bi l i dad e d os ecurs r os. Des t e m od o,se r at i bu i r mos m u cal en dár i o à ar tea f e, no mes mo pr oj et o,defi ni r mos m u cal en dár i o di f er en t e p ar a or ecurs o,as ar t eas f em qu e es t e es t i ver envo l vi do ser ão r p og r am ad as de d acor o com a suaend ag a.
3.2.2.#.
D?*5*4+ + :*4;5+ 4 ,>
O Project 2013 tamb'm permite que os calendários criados sejam atribuDdos tarefas especDcas no projeto. Para atribuir um calendário a uma tarefa, efetue duplo*clique na tarefa e, na !uia A*4+, selecione o calendário desejadoH
A*+,/ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________
! . D ESENVOLVIMENTO
D E PROJETOS
- TAREFAS
/p6s a fase conceitual de desen"ol"imento e planejamento do projeto, na qual o le"antamento das ati"idades a serem e#ecutadas ' reali(ado, bem como s$o "ericados os recursos necessários para sua reali(aç$o, "oc7 de"erá cadastrar no Project a lista de tarefas necessárias para seu projeto, bem como os "Dnculos e#istentes entre elas. )ste lançamento se dá no Aráco de Aantt, utili(ando a área de tabela. Bejamos o e#emplo abai#oH
/!ora "oc7 irá con%ecer de maneira mais detal%ada quais s$o os campos FcolunasG e#istentes na abela de )ntrada do Aráco de AanttH M+4+ 4 T> )specica se as tarefas do projeto ser$o a!endadas de maneira automática ou manual. N+ 4 ,> ocal onde ' denido o nome de cada ati"idade a ser e#ecutada. D@+ +efere*se ao tempo que a ati"idade le"ará para ser concluDda. Aeralmente esse lançamento ' feito em dias, sendo tamb'm possD"el a reali(aç$o de lançamentos de perDodos mais lon!os, como semanas e meses, ou at' mesmo itens mais curtos, como %oras. Beremos mais e#emplos adiante. I*G:5+ ndica a data de inDcio de cada ati"idade. Por padr$o, o Project assume como data de inDcio de cada tarefa a data atual do computador. / partir do momento em que as tarefas esti"erem "inculadas, as datas de inDcio das mesmas ser$o submetidas a um sistema de escala, na qual o inDcio de uma tarefa terá automaticamente ap6s o t'rmino de sua predecessora. TH5*+ / data de t'rmino de uma tarefa ' calculada automaticamente pelo Project, que fa( a soma da data de inDcio da tarefa com a sua duraç$o. /ssim, se uma determinada tarefa ti"er o inDcio pro!ramado para 2101200@ e sua duraç$o for de 02 dias, sua data de
t'rmino será pro!ramada para 2201200@ Fou seja, um dia de trabal%o em 2101 e outro em 2201G. P4:+ Predecessora ' uma tarefa que antecede outra. &o e#emplo acima, a tarefa nEmero 02, Contração da E.uipe , s6 poderá ser iniciada ap6s a nali(aç$o da tarefa nEmero 01, )e/nição dos 0bjeti$os. Podemos di(er, neste caso, que a tarefa )e/nição dos 0bjeti$os ' predecessora da tarefa Contração da E.uipe , pois esta s6 se inicia ap6s a nali(aç$o daquela. N+ 4+ R:+ )ste campo ' utili(ado e#ecuç$o das tarefas. para denir quais ser$o as pessoas eou materiais necessários para /p6s efetuar o lançamento das tarefas no projeto, a duraç$o padr$o proposta pelo pro!rama ' de 01 dia, acompan%ada do sinal de interro!aç$o FSG. )ste sinal indica que a duraç$o da tarefa ' estimada, e o sistema interpreta este como um "alor pro"is6rio. Bale a pena utili(ar este e#pediente quando n$o se sabe ao certo a duraç$o de uma tarefa, ou quando ela depende de "ariá"eis sob as quais o !erente do projeto n$o tem controle Fcomo o perDodo de c%u"as em um projeto de construç$o ci"il, por e#emploG. Outro ponto importante a considerar está relacionado aos ns de semana. 4omo "imos no t6pico dos calendários, por padr$o, o Project considera todos os sábados e domin!os como dias n$o Eteis e, caso uma tarefa ten%a uma duraç$o que aconteça por um perDodo lon!o, os sábados e domin!os n$o ser$o considerados como dias efeti"amente trabal%ados.
A al t er ação ad d ur ação ad aref t a p aa r 07i as d ez f com qu e sua at ad d e ér tmi nof oss e al t er ad a,porém não
Obser"emos o lançamento dos pra(os de cada tarefa e seu comportamento na área !rácaH
!.1. VG*:+ *, ,> 4om as tarefas já inseridas no nosso projeto, a se!unda fase do trabal%o consiste em criar os "Dnculos e#istentes entre elas. O ato de T"incularU tarefas consiste em di(er que elas estar$o interli!adas, e o adiantamento ou atraso no pra(o do desen"ol"imento de uma ati"idade afetará o inDcio da sua sucessora. )#istem "árias formas de "incular as tarefas. / mais simples ' efeti"ar este "Dnculo atra"'s da coluna de predecessoras, na tabela de entradaH
Bast a qu e e s d i gi t e o ún mer o d a aref t a prede cess oraara p equ oProj ect cr i e a resp ect i va i l ga ção en t re asvi d ati ad es.
?ma alternati"a para criar "Dnculos entre as tarefas ' selecionar as ati"idades que se deseja "incular e efeti"ar a aç$o atra"'s do bot$o "incular tarefas, na barra de ferramentas padr$oH
A*+,/ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________
" . D ESENVOLVIMENTO
D E PROJETOS
- RECURSOS
&o Aerenciamento de Projetos, os recursos s$o todas as ferramentas, materiais eou pessoas responsá"eis pela e#ecuç$o das ati"idades e tarefas em um projeto. eu cadastramento ' importante e obri!at6rio, pois o controle da utili(aç$o dos recursos, como a quantidade de materiais utili(ados eou o tempo de trabal%o de cada pessoa para e#ecutar uma determinada ati"idade, proporcionará aos !erentes de projeto todos os custos oriundos de cada ati"idade reali(ada, bem como do projeto como um todo.
".1. T5+ 4 :+ / "ers$o 2013 do Microsoft Project disponibili(a aos usuários tr7s tipos de recursoH T<+, M,5 e C,+. 4onforme "isto no pará!rafo anterior, os recursos podem ser pessoas, equipamentos e materiais necessários para e#ecutar uma determinada ati"idade. Cenindo em termos contábeis, recursos s$o elementos dos custos diretos do projeto.
Os recursos de T<+ s$o as pessoas eou os equipamentos que reali(am trabal%o para concluir uma tarefa, e que consomem tempo F%oras ou diasG para e#ecutar as ati"idades. eu trabal%o ' contabili(ado, por padr$o, em %oras. Cesta forma, se uma pessoa trabal%a 02 dias e !an%a +V 10,00 a %ora, ao nal do trabal%o o seu custo será +V 1=0,00, que s$o as 1= %oras de trabal%o reali(ado F@ %oras em cada diaG multiplicado pelo "alor %ora do recurso. Os recursos do tipo M,5 s$o os suprimentos e outros itens de consumo utili(ados para completar as tarefas de um projeto. e 02 sacos de cimento s$o utili(ados para e#ecutar uma tarefa, a um custo unitário de +V 20,00, o custo total dessa tarefa será de +V ;0,00. Por m, os recursos do tipo C,+ podem ser utili(ados para inserir !astos do orçamento que n$o est$o relacionados aos recursos desi!nados e#ecuç$o das ati"idades. )ste recurso pode ser considerado como custos e#tras inesperados Fcomo um almoço de ne!6cios, uma corrida de tá#i etc.G.
)m suma, os recursos de rabal%o afetam %orários e custos do projeto conforme s$o utili(ados, enquanto +ecursos de 4ustos e Material afetam apenas o custo nal do projeto.
".2. C4,*4+ R:+ Para cadastrar um recurso no Project 2013, "á seç$o T> e clique na seta do bot$o ;?:+ 4 *,,. )m se!uida, escol%a a opç$o P*5< 4 R:+H
To dos so cad ast rosod Proj ect ( de aref t as eedrecu rs os)são real i zad os emt ab eas l i st di nt as, que se com uni cami nt er nam ent e se gu i ndo os ar pâm et r osnt i er no s do si st em a.A pl ani l ha d e Recu r sos é espo r nsável por ap r esent ar um a sér i e d e n i f orm ações, as qu ai s você oder p á u t i l i zar para ast cad r ar os rs recu os d os seu s p r oj et os,de m an er i a adi f eren ci ál os e t i u l i zá-l os con f orm e suamp i ort ân ca. i
Os se!uintes campos s$o apresentados pela Planil%a de +ecursosH ID 4ampo num'rico que o Project dene automaticamente para o recurso. I*45:4+ O campo ndicadores apresenta pequenos Dcones, que e#ibem informaçes do status dos recursos, como comentários, superalocaç$o e etc. N+ 4ampo de identicaç$o do recurso. T5+ 4ampo onde se pode denir se o recurso será rabal%o, Material ou 4usto.
U*544 4+ ,5 )ste campo ' utili(ado quando o recurso cadastrado ' material. e "oc7 utili(ar o recurso areia, por e#emplo, o campo unidade do material denirá a medida utili(ada, ou seja, m 3. I*5:55 )ste campo mostra a abre"iaç$o dada ao nome do recurso. + Boc7 poderá utili(ar este campo como um ltro dentro do seu projeto. Os recursos podem ser atribuDdos a !rupos dos quais façam parte, como, por e#emplo, departamentos internos da empresa, local de trabal%o e etc. U*544 ;65 +epresenta a disponibilidade de um recurso para reali(aç$o de uma tarefa Fseu padr$o ' 100WG. Boc7 pode utili(ar este campo em situaçes nas quais os recursos n$o possuem disponibilidade inte!ral dentro do projeto, como um en!en%eiro que s6 tem o %orário da man%$ li"re para reali(ar as ati"idades. Outra possibilidade de utili(aç$o do campo ?nidades Má#imas se dá quando %á mais de uma pessoa disponD"el para reali(ar uma ati"idade. 4aso seu projeto possua uma equipe de dois analistas, ambos disponD"eis para e#ecutar ati"idades do projeto, "oc7 pode determinar a unidade má#ima deste recurso como 200W Fe assim por diante, de acordo com a disponibilidade e o nEmero de recursosG. T6 4@+ ndica o "alor que ' despendido para o trabal%o reali(ado pelo recurso. )m se tratando de recurso de trabal%o, o "alor cadastrado ' calculado por %ora. /ssim, um trabal%ador que recebe +V 1.000,00 mensais e trabal%a 1=0 %oras no m7s tem seu "alor %ora denido em +V =,2< F+V 1.000 1=0G. 5á no caso de recurso material, o "alor lançado representa seu custo direto. /ssim, um saco de cimento que custa +V 20,00 será cadastrado com este "alor. T6 <+ 6, +epresenta o "alor a ser pa!o ao recurso em caso de %ora e#traordinária. C,+K+ )ste item ' acumulado sempre que o recurso ' usado na tarefa. )ste campo n$o "aria de acordo com a duraç$o da tarefa, e ' cobrado uma Enica "e(, sempre que o recurso for solicitado. ?m e#emplo bastante comum ' um t'cnico que cobra +V <0,00 pela "isitar Freferentes aos seus !astos com deslocamento, alimentaç$o e etc.G A: )ste campo nos oferece opçes para que "oc7 possa escol%er como e quando pa!ar os recursos utili(ados na tarefa. /s opçes e#istentes s$oH o o o
nDcio Fo recurso recebe o "alor antes de e#ecutar a tarefaGI im Fonde o recurso s6 recebe ap6s e#ecutar a tarefaGI +ateado Frecurso recebe proporcionalmente ao trabal%o reali(adoG. )ste ' o padr$o utili(ado pelo Project.
C*4;5+ ?tili(ado para denir qual calendário base do recurso Feste mecanismo permite que a!endemos o recurso para trabal%o fora dos padres do projeto, como por e#emplo sábados e domin!osG. C45=+ &este campo podemos di!itar al!um c6di!o interno com o qual queremos identicar o recurso. /!ora que "oc7 já con%ece bre"emente todos os campos da planil%a de recursos, "amos cadastrar os que utili(aremos em no primeiro projetoH
".3. A+:@+ 4 :+ T/locarU um recurso si!nica denir que ele será responsá"el pela e#ecuç$o de uma ou mais ati"idades de um projeto. Cessa forma, "oc7 estabelecerá as responsabilidades de cada um dos en"ol"idos, e denirá quais as tarefas que eles de"em e#ecutar. / partir da atribuiç$o de recursos s tarefas, estaremos tamb'm controlando o esforço necessário que cada recurso utili(ará para terminar a ati"idade, bem como o custo que este esforço representa. /o atribuir um recurso, o Project usa um calendário para determinar o nEmero de %oras trabal%adas, con%ecido como 4alendário Padr$o. )ste calendário dene um dia de trabal%o como contendo 0@ %oras. e um recurso trabal%a um dia, ent$o teremos 0@ %oras de trabal%o por este recurso. e ele esti"er atribuDdo com <0W de sua capacidade, teremos ent$o 0; %oras de trabal%o. Cesta forma, "eremos aqui as diferenças entre T<+ A,55@+ D@+ , conceitos muito importantes para os usuários do Microsoft Project ProfessionalH D@+ +epresenta a e#tens$o total do tempo de trabal%o necessário para que uma tarefa seja concluDda, em dias Eteis. e uma determinada ati"idade começa na se#ta*feira e ' nali(ada na quarta*feira da semana se!uinte, o Project considera a duraç$o da tarefa de 0; dias.
T<+ K o esforço necessário para a reali(aç$o de uma tarefa. ?ma tarefa que necessite de 0@ %oras de trabal%o para ser concluDda pode ser reali(ada em 01, 02, 03 ou mais dias, dependendo da atribuiç$o dos recursos. 4aso o recurso esteja atribuDdo a 100W de sua capacidade, a tarefa le"ará 01 dia para ser concluDda. 5á se a sua capacidade atribuDda for de <0W, a tarefa le"ará 02 dias para ser e#ecutada F0; %oras em cada diaG, e assim por diante. A,55@+ rata*se do tempo alocado de um recurso para e#ecuç$o de uma tarefa. e uma pessoa trabal%a 0@ %oras e di"ide seu tempo em duas tarefas, podemos di(er que ela está com atribuiç$o de por <0Wdia nessas tarefas. Para atribuirmos recursos s tarefas, de"emos "oltar tabela de entrada do Microsoft Project. Podemos atribuir os recursos diretamente na tabela de entrada, no campo nome dos recursosH
Outra opç$o para alocar recursos s tarefas consiste em clicar no bot$o R:+, que se encontra na seç$o R:+ da F56 4 O/H
A,55
Par a cad ast r armai s de u m r ecurs o à e msm a ar tea, f pr ess i on CTRL e o ot e b ão i cl que emat ri bui r . Par a at r i bu i r mai s de um a vez o es mm o e ru cr s o,di gi t e um a po r c ent agem mai orqu e 100 % no c am poun i dad e s .
K interessante notar que o Aráco de Aantt e#ibe ao lado das barras, na escala do tempo, quais recursos est$o atribuDdos nas tarefasH
)#iste ainda uma terceira alternati"a de se atribuir recursos s tarefas. Para isso, basta que o usuário efetue duplo clique sobre a tarefa em que se quer posicioná*los e optar pela !uia R:+H
A*+,/ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________
# . A PERFEIÇOANDO
O TRABAL$O
N O S PROJETOS
&esta seç$o "oc7 irá con%ecer e a"aliar as opçes para or!ani(ar o trabal%o no Microsoft Project, as quais ir$o l%e au#iliar a personali(ar seus projetos, de modo a e#ecutar as ati"idades de maneira mais eca( e conferir*l%es uma apar7ncia mais prossional.
#.1. E,, 4 ,5:+ ?ma lista de tarefas de um determinado projeto pode conter apenas 10 ati"idades a serem e#ecutadas, ou "árias centenas delas. Nuando o projeto tem um !rande nEmero de tarefas, pode*se tornar difDcil locali(ar uma determinada ati"idade dentro da lista de tarefas e#istentes. )struturar as tarefas em t6picos ajuda os usuários a or!ani(arem %ierarquicamente seus projetos. Boc7 de"e utili(ar a ferramenta de estrutura de t6picos para criar tarefas de resumo, que conter$o subtarefas. )stes resumos tamb'm s$o c%amados de fases, e as subtarefas pertencentes a estes resumos s$o recuadas para direta, abai#o de sua respecti"a fase. )fetue o lançamento de uma lista de tarefas para um projeto de treinamento, conforme ilustrado na !ura a se!uirH
)ste projeto tem por objeti"o oferecer aos funcionários de uma determinada empresa um treinamento de )#cel 2013. / ati"idade 01, M4+ B;5:+, refere*se á deniç$o do nD"el do curso que será aplicado. )sta tarefa será uma fase do projeto. 4omo as ati"idades 02 a 0= car$o subju!adas a esta fase, ' necessário recuá*las para que estas se tornem subtarefas da tarefa 01. Boc7 de"e ent$o selecioná*las e clicar no bot$o R:+, locali(ado na seç$o T> da F56 4 O/, para torná*las tarefas de resumoH
O pr6#imo passo será criar a estrutura e as ati"idades do M6dulo /"ançado, que irá conter as mesmas ati"idades que s$o necessárias para o desen"ol"imento do M6dulo -ásico. K importante notar que a partir da tarefa nEmero 0>, %á uma no"a TfaseU. sto porque o treinamento do M6dulo -ásico se encerra na tarefa 0=, que ' o )#ame inal. / tarefa nEmero 0> já se trata de outro treinamento, ou seja, n$o %á relaç$o de subtarefa da ati"idade 0> com a ati"idade 01. Para isto, "oc7 de"e recuar a tarefa 0> para a esquerda, de modo que ela ten%a o mesmo nD"el da ati"idade 01. ?tili(e para tal o bot$o recuo para a esquerda. )m se!uida, basta ajustar as tarefas 0@ a 11, para que estas sejam subtarefas do subtDtulo M6dulo /"ançadoH
#.2. E655*4+ + * + 4 ,, 4 , 5:+ 4omo as tarefas se!uem uma ordem dedea!rupamento de sequencia, pode de ser necessário que seus nEmeros de estrutura t6picos sejame e#ibidos. Os nEmeros estrutura de t6picos s$o elementos "isuais que permitem ao usuário obser"ar as tarefas de acordo com a estrutura denida, de modo que a classicaç$o e "isuali(aç$o das tarefas
aconteçam de modo que permita mel%or identicaç$o e entendimento da estrutura desen"ol"ida. Para e#ibir os nEmero s da estrutura de t6picos, na seç$o F+,+, selecione a opç$o N+ 4 E,, 4 T5:+H
#.3. T> 4 R+ 4+ P+,+ Ca maneira como estamos "isuali(ando o projeto, temos as duas fases do treinamento disponD"eis FM6dulo -ásico e M6dulo /"ançadoG. )ntretanto, na "isuali(aç$o atual n$o conse!uimos "er o somat6rio !eral da duraç$o de todas as tarefas do projeto, bem como sua data inDcio e t'rmino. !eral, Para que possamos ter uma "is$o de4 todo o projeto, bem comodeseu a!rupamento ' muito importante e#ibir a !lobal T> R+ 4+ P+,+. Para isso, ainda na !uia F+,+, selecione a opç$o arefa de R+ 4+ P+,+H
#.!. D/ 4 ,> O lançamento da duraç$o de cada tarefa no Project ' reali(ado em unidades de tempo. K importante ressaltar, por'm, que e#iste uma diferença na maneira como o lançamento de"e ser reali(ado nas "erses do soft9are em portu!u7s e em in!l7s, conforme "isuali(ado na tabela abai#oH DURAÇÃO minuto 1 %ora1 dia 1 semana 1 m7s 1
#.!.1.
EM PORTUUS 1m 1% 1d 1s 1m7s
EM INLS 1m 1% 1d 19 1mon
D/ 4 :+54
Nuando os lançamentos das duraçes das tarefas s$o reali(ados, o Project considera o calendário padr$o como refer7ncia para o cálculo entre seu inDcio e t'rmino, sem le"ar em conta os sábados e domin!os. )ntretanto, %á al!umas situaçes em que tal re!ra n$o de"e ser considerada, pois podem e#istir tarefas que n$o obedecem ao calendário padr$o. )ssas tarefas s$o con%ecidas como tarefas com duraç$o decorrida. Bamos ima!inar que um trabal%o de reforma em uma casa está em andamento. &a quinta*feira será reali(ada a pintura interna das paredes, com duraç$o pre"ista para dois dias, fa(endo assim com que seu t'rmino seja pro!ramado para se#ta*feira. /p6s o processo de pintura, ' necessário que se espere a seca!em da tinta usada nas paredes, para que a no"a fase de trabal%o possa ser e#ecutada. &este caso, a seca!em, que necessariamente tem de ser considerada como uma tarefa p6s*pintura, ' uma tarefa com duraç$o decorrida, já que n$o requer m$o*de*obra para ser e#ecutada. sso si!nica que a tarefa poderá acontecer no nal de semana, já que n$o %a"erá necessidade que %aja al!u'm demandando esforço para a reali(aç$o desta ati"idade. Para inserir uma duraç$o decorrida na tarefa, basta acrescentar a letra 4 ap6s a unidade de duraç$o. 4aso se esteja trabal%ando com a "ers$o em in!l7s, de"emos acrescentar a letra antes da unidade de duraç$o. )#emplosH E P+,=H 1dd Fdia decorridoG, 1sd Fsemana decorridaG E I*=H 1ed Fdia decorridoG, 1e9 Fsemana decorridaG Beja a !ura abai#oH
#.". D*4*:5 *, ,> &a medida em que os lançamentos "$o sendo reali(ados e o projeto "ai !an%ando forma, os usuários do Project "$o encontrando situaçes que necessitam de uma obser"aç$o mais apurada para o bom andamento das ati"idades. Nuando uma tarefa ' inserida no projeto, sua pro!ramaç$o automática a a!enda para que comece a partir da data de inDcio. Nuando os "Dnculos entre as tarefas s$o efetuados, estabelece*se automaticamente a depend7ncia entre as mesmas, de modo que seja criada uma sequ7ncia para sua reali(aç$o. sso quer di(er que o inDcio de uma no"a ati"idade estará condicionado automaticamente ao t'rmino de sua predecessora. /l'm dos "Dnculos sequenciais, e#istem outras maneiras de "incular as ati"idades de um projeto, de modo que as mesmas estejam adequadas s necessidades e#istentes. Os 0; tipos de "Dnculo e#istentes s$oH o o o o
'rmino*a*inDcio 'rmino*a*t'rmino nDcio*a*inDcio nDcio*a*t'rmino
Para que "oc7 possa mel%or entender a funcionalidade de cada um dos tipos de "Dnculo, "amos obser"ar no quadro abai#o seu comportamento perante as ati"idadesH
NOME DO VÍNCULO
FORMATO
TH5*+--5*G:5+ TI K o tipo de "Dnculo mais comum. i!nica que uma tarefa terá seu inDcio ap6s o t'rmino de sua predecessora.
Tarefa A
T>
T> A I*G:5+--5*G:5+ II Nuando as duas tarefas começam ao mesmo tempo.
T> B
T> A
/ pro"a prática para a"aliar um curso s6 pode ser reali(ada depois que o aluno concluD*lo.
Para que um autom6"el seja pintado, o li#amento e a retirada dos itens internos Festofamento, bancos, etc.G podem ser reali(ados simultaneamente.
/ entre!a dos certicados de um curso precisa ser reali(ada no mesmo dia em que o curso termina.
TH5*+--,H5*+ TT ?ma tarefa será nali(ada no mesmo pra(o de sua predecessora
T> B
I*G:5+--,H5*+ IT ?ma tarefa ' nali(ada quando sua predecessora começa
EXEMPLO
Tarefa A
+aramente ' utili(ado.
Tarefa B
#.#. C5*4+ ,*:5 *, ,> /l'm de criar "Dnculos especiais adaptados s tarefas dos projetos, ' possD"el tamb'm criar lat7ncia entre as mesmas. 4riar uma lat7ncia si!nica denir fol!as ou antecipaçes entre os "Dnculos das ati"idades.
/s lat7ncias s$o utili(adas quando e#iste a necessidade de fa(er com que uma tarefa a!uarde um determinado tempo em relaç$o ao t'rmino de sua predecessora Ffol!aG ou que se antecipe por al!um moti"o. )#emplosH F+= a tarefa 0; s6 pode ser iniciada dois dias ap6s o t'rmino da tarefa 03 3TI34
A*,:5@+ 2TI-24
a tarefa 03 de"e ser iniciada 02 dias antes do t'rmino da tarefa 02
O c am poLat ênc i a am t bémac et i a o ança l ment o d e val or esem f or ma d e po r c ent age m.Pod em os di gi t ar ,por exem pl o,1T I 50%par a d et er mi nar qu e aTaref a 02 deve ser ni ci ad i ex a at am en t e n a met ad e daar T ea f 01.
)m in!l7s, o lançamento das lat7ncias se dá da se!uinte maneiraH • •
inis%*to*start FS tart*to*start SS inis%*to*nis% FF
•
tart*to*nis% SF /bai#o est$o ilustrados al!uns e#emplos de lat7ncia e depend7ncia entre tarefasH
/ tarefa - possui o se!uinte "DnculoH 1TI14 X isto si!nica que a tarefa - está "inculada tarefa / de forma que seu inDcio s6 de"e acontecer 01 dia ap6s o t'rmino de sua predecessora.
/ tarefa 4 possui o se!uinte "DnculoH 2II"0Q X isto si!nica que a tarefa 4 está "inculada a tarefa -, e que seu inDcio está pro!ramado para acontecer quando a tarefa - esti"er <0W concluDda.
/ tarefa C possui o se!uinte "DnculoH 3TI-14 X isto si!nica que a tarefa C está "inculada tarefa 4, e que seu inDcio irá acontecer quando a faltar 01 dia para a tarefa 4 ser nali(ada. Para efetuar o lançamento do "Dnculo da tarefa ), "oc7 pode utili(ar uma maneira diferenteH efetue duplo clique na tarefa para acessar a janela I*>+/ + ,>. &a !uia P4:+, "oc7 de"erá inserir as condiçesH
)ste lançamento indica que o inDcio da tarefa ) acontecerá dois dias antes do t'rmino de sua predecessora. Para nali(ar este e#emplo, dena que a tarefa será nali(ada ap6s a tarefa C e que a tarefa A será nali(ada ap6s a H
#.7. C5*<+ : G,5:+ arefas crDticas s$o aquelas que de"em ser concluDdas e#atamente no dia de sua pro!ramaç$o de nali(aç$o, de modo que n$o comprometa a data nal do projeto. e uma tarefa crDtica sofrer um atraso, a data de conclus$o do projeto receberá este impacto, e tamb'm será atrasada. ?ma s'rie de tarefas crDticas constitui o C5*<+ CG,5:+ de um projeto. Podemos determinar quais tarefas podem afetar a data de t'rmino do projeto, e se ele terminará no pra(o nal de acordo com os "Dnculos que denimos s tarefas. 4on%ecendo e controlando o camin%o crDtico do projeto, bem como os recursos atribuDdos a cada tarefa crDtica, o !erente de projetos pode identicar as tarefas com potencial para afetar sua data de t'rmino, de modo a !erenciá*las de maneira mais ati"a, e"itando riscos de atraso. K muito importante ter em mente que o camin%o crDtico poderá sofrer alteraçes na medida em que tarefas crDticas forem concluDdas, ou que tarefas de outra s'rie forem adiadas.
Beja o e#emplo abai#oH
Ce acordo com o lançamento das tarefas e seus "Dnculos, os usuários podem obser"ar quais ati"idades do projeto s$o consideradas tarefas crDticas. Para "isuali(ar as tarefas crDticas de um projeto, na seç$o T>, selecione a opç$o *,, 4 C+*,+H
/o optar pela "isuali(aç$o do *,, 4 C+*,+ , a barra de al!umas tarefas s$o e#ibidas na cor V<, enquanto outras permanecem com o padr$o /(ul. /s tarefas apresentadas na cor "ermel%a s$o consideradas 4rDticas, pois na ocorr7ncia de atraso em uma dessas tarefas, a data nal do projeto estará comprometida. 5á as tarefas em a(ul possuem uma mar!em de atraso, n$o comprometendo a data nal do projeto caso sofram atrasos dentro desta mar!em. K importante perceber que mesmo que as tarefas 01 e 0< sejam atrasadas, o nal do projeto n$o sofrerá interfer7ncia em sua data nal Fdesde que o atraso ocorra dentro da mar!em de cada tarefaG. /s demais ati"idades, que receberam a cor "ermel%a, s$o consideradas tarefas crDticas, n$o possuindo mar!ens para atraso. 4aso o !erente do projeto queira "isuali(ar a mar!em de atraso disponD"el para cada tarefa, pode optar pela e#ibiç$o do *,, D,<4+, o qual pode ser acessado na seç$o arefa, clicando em ;?:+ 4 *,,
M5 M+4+ 4 E655@+
*,, D,<4+H
Uma d as r at i bu i ções eg ur l ares do g een rt e d e p r oj et os é ar est em spr e at en t o aocam i nho cr í t i co, poi s a u mdança ed al gu masdefin i çõe s na agend a bem ( com o a nser i çã o d e nov ast ar eas f,oua excl usãoedat i vi dad es ) pod e esul r t arna m udan ça o d cam i nho cr í t i co.
#.%. E, milestones + :+ Para que datas importantes sejam destacadas nos projetos, ou para que se determinem "isualmente t'rmino de fases, o Project oferece o recurso do mi%estone. )ste recurso aplica ao Aráco de Aantt um marcador que au#ilia o responsá"el pelo projeto a identicar datas consideradas importantes F!eralmente um mi%estone refere*se a uma data de um de%i$erab%e, uma entre!aG. Para criar um mi%estone, basta di!itar uma tarefa no projeto e assinalar sua duraç$o com o nEmero 0 F(eroG.
#.9. T> P 545: Cá*se o nome de arefa Peri6dica quela ati"idade que ocorre repetidamente dentro de um projeto. ?m e#emplo muito comum de arefas Peri6dicas s$o as reunies FdiáriassemanaismensaisG para a"aliaç$o do andamento das ati"idades, ou ent$o a emiss$o de um relat6rio de status recorrente. emel%ante ao a!endamento de e"entos do Microsoft OJce OutlooY, o Project possui um dispositi"o que nos permite especicar a duraç$o de cada ocorr7ncia de tarefa peri6dica, bem como se ela acontecerá com a "ariaç$o de dias, semanas, meses e qual seu pra(o de duraç$o. Para criar uma tarefa recorrente em um projeto, na !uia T>, clique no bot$o T> e escol%a a opç$o T> P545:H
&a cai#a de diálo!o I*>+/ + T> R:+*, , "oc7 de"e determinar todos os parLmetros que deseja utili(ar para o e"ento em quest$o. / tDtulo de e#emplo, "amos a!endar uma reuni$o semanal, que acontecerá toda se#ta*feira e terá 0; ocorr7ncias. O resultado se dá da se!uinte maneira no Aráco de AanttH
A*+,/ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________
7 . ERENCIANDO D E RECURSOS /o trabal%ar na criaç$o de projetos, uma tarefa muito importante do !erente de projetos ' a obser"aç$o do comportamento dos recursos dentro das ati"idades a que s$o atribuDdos. á situaçes em que o lançamento de mais de um recurso para uma determinada tarefa resulta em uma reduç$o em sua duraç$o, bem como pode %a"er situaçes em que o lançamento de um Enico recurso em mais de uma ati"idade resulte numa sobrecar!a de trabal%o a este recurso. Para que "oc7 esteja preparado e saiba como lidar com cada uma das situaçes acima descritas, bem como outras situaçescomo corriqueiras no desen"ol"imento de projetos, iremos dedicar essa com seç$o a aprender !erenciar os recursos e ajustá*los s necessidades de cada tarefa.
7.1. C+*,+ 4 ,> + *<+ &as oportunidades em que um recurso ' desi!nado para e#ecutar uma tarefa, cria*se no Project uma atribuiç$o. /o atribuir um recurso a uma ati"idade, "oc7 informa ao Project que apenas aquele recurso será suciente para e#ecutar o que se prope. Por'm, e#istem situaçes em que ' necessário inserir mais de um recurso s tarefas, e ' importante obser"ar o comportamento dessas atribuiçes dentro das ati"idades. Para ilustrar mel%or a situaç$o, crie um projeto c%amado N++ P+4,+, conforme !ura abai#oH
)m se!uida, pro"idencie o cadastro dos recursosH
&este ponto, "oc7 de"e "oltar "isuali(aç$o do Aráco de Aantt. Para entender o si!nicado das tarefas controladas pelo empen%o, "amos a!ora con%ecer uma no"a maneira de atribuir recursos s tarefas. &a seç$o E655@+, clique em D,<H
&a parte superior da janela ' possD"el obser"ar todas as tarefas que foram lançadas no projeto, enquanto que na parte inferior a "isuali(aç$o permite efetuar os lançamentos dos recursos Flado esquerdoG eou as tarefas predecessoras Flado direitoG. K importante notar que entre as opçes que se mostraram disponD"eis ao di"idir a janela, uma está na forma de cai#a de seleç$o, e recebe o nome de C+*,+4 + *<+ FEfort drivenX em in!l7sG. )sta marcaç$o indica se o esforço dos recursos associados tarefa redu(irá o seu tempo de e#ecuç$o. Para entender o seu funcionamento, adicione o recurso Aerente tarefa nEmero 01 X Pesquisa de MercadoH
/o indicar que o recurso *, será responsá"el pela e#ecuç$o da tarefa P5 4 M:4+, o Project calculou automaticamente que seriam necessárias ;0 %oras para que a ati"idade fosse concluDda, já que a mesma possui duraç$o de 01 semana X com < dias de @ %oras. /!ora "amos supor que, al'm do !erente, tamb'm a S:,;5 teria que ser alocada para esta ati"idade. eria con"eniente incluD*la na lista de recursos dedicados a esta tarefa. nclua ent$o a S:,;5 para esta ati"idadeH
O Project associa a ecretária tarefa sem !erar nen%um problema. Por'm, façamos um teste. elecione, na tarefa P5 4 M:4+ , o bot$o C+*,+4 + E*<+, e em se!uida pressione OR. Cepois disso, associe o recurso )sta!iário tarefa.
&otou al!o de erradoS BejamosH ao inserir um no"o recurso a uma tarefa a qual já %a"ia outro recurso cadastrado, o trabal%o em conjunto destes recursos fe( com que a tarefa ti"esse seu tempo redu(ido X e isso ' o controle do empen%o.
Con t r ol e do em penh o si gn i fica qu e qu an t o m ai sr ec ur sos f ore m des t i nad os a um a ar tea, f meno s t em po el a eva lr á p ara ser con cl uí da,poi s ocon j unt o dos esf or çosest d es ecu rr sosed u rzi r á o t em po n eces sár i o p ar a sua cl con us ão .
#ma equipe Se de forem remo acrescidos com três integrantes mais três integrantes leva 20 minutos à equipe, para a prova, completar que uma antesdeterminada era completada prova" em 20 minutos, poderá ter seu tempo reduzid
e "oc7 deseja que a inclus$o de no"os recursos n$o interra no tempo de e#ecuç$o das ati"idades, ent$o a opç$o C+*,+4 + *<+ de"e sempre estar desmarcada Festa ' a opç$o padr$o do Project 2013G. Cesta maneira, "oc7 poderá adicionar quantos recursos deseja tarefa, sem que a distribuiç$o do trabal%o seja feita entre eles. )#clua o recurso )sta!iário da arefa 01. )m se!uida, passe ati"idade nEmero 02 – P+45 +,,5+. /ltere o tipo da tarefa de U*544 F56 para D@+ F56 e marque a opç$o C+*,+4 + E*<+, conforme !ura abai#oH
/ responsabilidade da tarefa nEmero 02 cará a car!o da E5 4 P+4@+. aça sua inclus$o na ati"idade. 4omo a tarefa está pro!ramada para acontecer durante 10 dias, a equipe de produç$o terá @0 %oras de trabal%o, considerando*se @ %oras de trabal%o diário. Para acompan%ar a )quipe de produç$o na reali(aç$o da ati"idade, foi "ericada a necessidade de incluir tamb'm o recurso A5,*,. nclua o /ssistente tarefaH
) a!ora, o que aconteceuS 4omo a tarefa foi con!urada com D@+ F56, o Project subentende que a alocaç$o de mais recursos n$o afetará o pra(o para que a mesma seja e#ecutada. sso quer di(er que quanto mais recursos forem alocados para a reali(aç$o da tarefa, menos tempo eles trabal%ar$o na ati"idade, pois o tempo para e#ecuç$o da ati"idade será distribuDdo entre os recursos. endo assim, uma ati"idade com pra(o de duraç$o de @0 %oras será distribuDda, para cada recurso, em ;0 %oras caso seja di"idid a por 02 recursosI 20 %oras caso seja di"idida por ; recursos e assim por diante.
#m corredor pode participar $u dividir de uma o percurso maratona com concluindo outros maratonistas" todo percurso %uanto sozin&o""" mais pessoas na maratona, menos tempo cada um participa da pro
O s egr edo ao se Un r i usa dad esFi xas ouDur aç ão xa Fi est á n a ca i xa Cont r ol e do m Epenh .oSe est a o pçãost i e ver arcad m a,o P roj ect procu rar á sem pre v di i di r as aref tas, sej a emrel ação a su a dur ação, sej a emr el ação par at i ci pação ed cad a rec ur so o ns eudes env ol vi men t o.
7.2. S+:@+ 4 :+ uperalocaç$o ' o nome que se dá ao fato de atribuir mais tarefas a um recurso do que ele pode reali(ar durante seu perDodo de trabal%o disponD"el. ma!inemos que um consultor esteja participando de um projeto, e a!ende uma reuni$o para alin%ar as açes que ser$o e#ecutadas. Curante o perDodo reser"ado reuni$o, o consultor n$o poderá a!endar outros compromissos, pois %a"erá um con8ito em sua a!enda, por falta de %orário disponD"el. O Project dispe de ferramentas que identicam a e#ist7ncia de superalocaçes no a!endamento de tarefas aos recursos. Bejamos o e#emplo abai#oH
)ste projeto foi concebido com o objeti"o de e#ecutar uma reforma residencial. /p6s o lançamento das tarefas, sal"e o projeto com o nome R>+ R54*:5. Para que este projeto seja e#ecutado, o !erente de projetos irá utili(ar os se!uintes recursosH
4om as tarefas e os recursos já di!itados, "oc7 de"e informar ao Project quem será responsá"el por cada ati"idade. Boltando ao Aráco de Aantt, na seç$o E655@+, clique em D,<. / tarefa nEmero 01, R,5 5, cou a car!o do Pintor e do /judante. K importante perceber que a opç$o C+*,+4 + *<+ de"e ser desabilitada, pois a atuaç$o desses dois recursos n$o redu(irá o tempo para a e#ecuç$o da ati"idade. / tarefa nEmero 02, L56 4, cou a car!o do /judante. / pr6#ima tarefa, P ?@+K,5:544, foi desi!nada para ser e#ecutada pelo )letricista e tamb'm ao recurso /judante. &este ponto, %á um problema quase imperceptD"elH o /judante foi alocado a reali(ar a tarefa P ?@+K,5:544, por'm já %a"ia uma pro!ramaç$o da sua
participaç$o em outra ati"idade, L56 4 . sso fa( com que o /judante que +:4+, pois sua disponibilidade n$o l%e permite e#ecutar duas ati"idades simultaneamente. ) onde ' possD"el identicar esse problemaS Nuando "oc7 obser"a o Aráco de Aantt, a coluna I*45:4+ irá e#ibir um Dcone "ermel%o, indicando que al!um recurso daquela tarefa possui superalocaç$o. Obser"e na ilustraç$o abai#oH
Boc7 tamb'm poderá "isuali(ar os recursos do projeto que est$o superalocados por outros tr7s camin%osH o primeiro, clicando na seç$o T> e, em se !uida, em ;?:+ 4+ R:+H
O !ráco de recursos identica, do lado esquerdo da janela, o nome dos recursos participantes do projeto. á uma barra de rola!em %ori(ontal que permite ao usuário
alternar entre os mesmos. 5á do lado direito da janela se encontram os dias da semana e o percentual de quanto cada recurso está alocado dentro do calendário. /o alternar entre o recurso Pintor e o recurso /judante, "oc7 irá perceber que este Eltimo possui uma superalocaç$o, pois este recurso foi desi!nado a participar de duas ati"idades distintas, !erando um con8ito de a!endaH ?ma alternati"a para a obser"aç$o de recursos superalocados dentro de um projeto ' "isuali(aç$o da P*5< 4 R:+, atra"'s da seç$o T>H
/l'm daspossibilidade possibilidades paraser a identicaç$o deseç$o recursos superalocados, a T> U+ 4+ terceira quejá'obser"adas oferecida pode encontrada na R:+H
Centre as 03 opçes que "isuali(adas, esta Eltima permite que o usuário "erique todas as ati"idades atribuDdas a cada recurso Ftamb'm con%ecida como 1.uem fa2 o .uê3 G. Perceba que as lin%as cin(a e#ibem a soma do conjunto de tarefas e#ecutadas por cada recurso diariamente, e aquelas que recebem a cor "ermel%a identicam dias em que o recurso está superalocado.
7.3. R+*4+ + 4 +:@+ Nuando trabal%os s$o atribuDdos a um determinado recurso e e#cedem sua disponibilidade, cabe ao !erente de projetos analisar os detal%es dos con8itos !erados, para que possa decidir qual a mel%or alternati"a de resol"er a superalocaç$o. Centre as "árias opçes e#istentes, destacamos al!umasH
A, ,>
S,5,5 :+
A,55 :+ 45:5+* I*,+ + ,<+ ,>
7.3.1.
Boc7 pode atrasar uma tarefa alterando seu tempo de a"anço ou tempo de lat7ncia quando o recurso tem mais tarefas atribuDdas do que pode reali(ar durante um determinado perDodo. / maneira mais simples de corri!ir essa superalocaç$o ' atrasar uma dessas tarefas, idealmente uma tarefa com prioridade mais bai#a do que as outras. Nuando n$o e#iste a possibilidade de atrasar uma determinada tarefa em funç$o do impacto que este atraso pode causar no andamento do projeto, "oc7 pode substituir o recurso superalocado por outro que possua disponibilidade para e#ecutar a ati"idade. )ssa possibilidade pode ser considerada quando n$o %ou"er recursos que possam substituir a superalocaç$o, e quando o atraso de uma determinada ati"idade n$o for possD"el. Para que parte dele comece mais tarde no crono!rama. empre considere que este atraso pode causar atrasos nas demais tarefas do projeto.
U,55*4+ 45,55@+
K possD"el resol"er con8itos de recursos ou superalocaçes usando a ferramenta de R45,55@+ 4 R:+ do Project. / redistribuiç$o funciona di"idindo tarefas ou adicionado um atraso s mesmas at' que os recursos atribuDdos a essas tarefas n$o estejam mais sobrecarre!ados. Ce"ido s alteraçes feitas nas tarefas, a redistribuiç$o pode atrasar sua data de conclus$o e, consequentemente, a data de conclus$o do projeto. /o redistribuir, o Project n$o altera quem está atribuDdo para cada tarefa. /penas as tarefas ser$o redistribuDdas. /ntes de aplicar a redistribuiç$o, ' aconsel%á"el denir as prioridades de cada tarefa, que s$o uma indicaç$o de sua importLncia e disponibilidade para redistribuiç$o. O "alor de prioridade que inserimos ' um "alor subjeti"o entre 01 e 1000, e que permite especicar a quantidade de controle sobre o processo de redistribuiç$o. Por e#emplo, se "oc7 n$o quiser que o Project redistribua uma tarefa especDca, "oc7 de"e denir seu nD"el de prioridade para um nEmero acima das demais. Por padr$o, os "alores de prioridade s$o denidos como <00, um nD"el m'dio de controle. /s tarefas que possuem uma prioridade menor s$o atrasadas ou di"ididas antes das que possuem uma prioridade maior. Para que "oc7 reali(e a redistribuiç$o do projeto, atribua os recursos da se!uinte maneiraH
ID 1 2 3 ; < = > @ : 10
TAREFA +etirarim6"eis i#arparedes +eparar aç$oeletricidade +etoqueparedes )fetuarpintura eca!em tinta /plicar moldes \ !esso X teto e rodap' inali(ar aç$oeletricidade +eposicionarm6"eis )ntre!a e apro"aç$o nal
RECURSOS PintorI/judante /judante )letricistaI/judante /judanteIPintor PintorI/judanteZ<0W[ /judanteIPintorZ30W[I)letricistaZ10W[ )letricistaI/judanteZ20W[ PintorI/judante
/o nali(ar o lançamento ' possD"el obser"ar que %á superalocaç$o de "ários recursos, em datas distintasH
Para e#ecutar a redistribuiç$o e tentar resol"er os problemas de superalocaç$o, na !uia R:+, clique em O/ 4 R45,55@+. / janela a se!uir ' apresentadaH
&este ponto, "oc7 de"e con%ecer suas opçes e restriçes, para utili(ar esta ferramenta de forma criteriosaH R45,55@+ 4 :;:+ / +edistribuiç$o manual Fpadr$oG ocorre apenas ao clicar em +edistribuir a!ora. / redistribuiç$o automática ocorre instantaneamente sempre que alteramos uma tarefa ou um recurso. ?tili(e a redistribuiç$o automática se quiser rea!endar tarefas sempre que os recursos receberem mais trabal%o do que podem completar Fpor'm n$o ' o mais recomendadoG. I*,+ 4 *5*,+ ndique se a redistribuiç$o será aplicada a todo o projeto ou apenas s tarefas especicadas no inter"alo indicado. O4 4 45,55@+ elecione qual será a ordem de distribuiç$o desejadaH o
o
o
N+ 4 ,>H para redistribuir tarefas na ordem crescente de seus nEmeros, antes de considerar qualquer outro crit'rioI P4@+H esta opç$o e#amina primeiro as depend7ncias, predecessoras, mar!em de atraso, datas, prioridades e restriçes para descobrir como as tarefas de"em ser distribuDdas Fcon!uraç$o padr$oGI P5+544 4@+ H primeiro s$o "ericadas as prioridades estabelecidas s tarefas para que depois seja e#aminado o crit'rio padr$o.
R45,55 * 4*,+ 4 = 4 ,+ 45+*G )ssa opç$o impede o atraso na data da conclus$o do projeto durante a redistribuiç$o 1. A 45,55@+ +4 , ,55/ 5*45545 ,> /cione esta opç$o para permitir que a redistribuiç$o ajuste o trabal%o de um recurso em uma tarefa independente de outros recursos que trabal%am na mesma ati"idade. O *5*,+ +4 :5 5*,/ *+ ,<+ ,*, )sta opç$o fa( com que a redistribuiç$o interrompa as tarefas criando di"ises no trabal%o restante nas tarefas ou atribuiçes do recurso. L5 45,55@+ 4aso "oc7 queira limpar redistribuiçes feitas anteriormente, utili(e esta opç$o. e "oc7 esti"er utili(ando a opç$o de redistribuiç$o manual, clique em R45,55 =+ para iniciar o processo. Boltando ao projeto, efetue a redistribuiç$o para "ericar como o Project or!ani(ará as tarefas. / Enica opç$o que foi desabilitada foi + *5*,+ +4 :5 5*,/ *+ ,<+ ,*,. O resultado da redistribuiç$o de"erá ser o se!uinteH
&ota*se aqui que ' um tanto quanto difDcil perceber diferenças entre o projeto ori!inal e a pro!ramaç$o su!eria pela redistribuiç$o. Para que %aja maior facilidade em identicar as ati"idades que foram transferidas para outras datas, e#iba o Aantt de +edistribuiç$o, atra"'s da seç$o T> M5 +4+ 4 655@+H
e esta cai#a de seleç$o for selecionada, al!umas mensa!ens de erro podem ser e#ibidas indicando que o Project n$o pode redistribuir toda a a!enda. sso acontece porque raramente e#iste mar!em de atraso suciente em uma a!enda para a!endar no"amente atribuiçes sem afetar o pra(o nal do projeto.
/s barras a(uis indicam como o projeto cou a!endado ap6s a redistribuiç$o, enquanto as barras marrons indicam a "isuali(aç$o antes de redistribuirmos. 4aso "oc7 deseje "oltar o projeto ao seu estado ori!inal Fantes da redistribuiç$oG, na seç$o R:+, clique em L5 45,55@+. )m se!uida, redistribua no"amente o projeto, mas dessa "e( d7 prioridade tarefa P ?@+K,5:544, informando ao Project que ela tem de ser reali(ada em detrimento a outras tarefas que l%e sejam con8itantes. Para tal, efetue duplo clique sobre a tarefa e, na !uia Aeral, aumente sua nD"el de prioridadeH
/!ora "oc7 de"e redistribuir o projeto, sem esquecer*se de informar ao Project que a ordem de ni"elamento le"ará em conta, em primeiro lu!ar, a prioridadeH
Bamos obser"ar como a redistribuiç$o or!ani(ou as tarefasH
A*+,/ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________
% . V ISUALI&ANDO O S CUSTOS D O PROJETO ?m dos pontos crDticos para todo !erente de projetos ' o controle e manutenç$o dos custos dentro do planejamento. / primeira etapa desse processo ' descobrir qual o "alor dos custos das tarefas nos projetos, de modo que se saiba o orçamento necessário para sua reali(aç$o e para que, consequentemente, seja possD"el controlá*lo durante a e#ecuç$o das ati"idades. )m nosso e#emplo de reforma residencial, o lançamento dos recursos materiais s tarefas se dará conforme tabela abai#oH ID 3 ; < @
TAREFA +eparar aç$oeletricidade +etoque paredes )fetuarpintura /plicar moldes \ !esso X teto e rodap'
RECURSOS nterruptores ios Z<[I Lmpadas Z11[ /r!amassa Z1[Z2<[I IMassa 4orrida Z1[ intaZ2[I+olodepinturaZ2[ Aesso Z30[
/p6s os lançamentos, "oc7 pode "isuali(ar os custos nais do projeto atra"'s da seç$o P+,+ I*>+/ + + +,+ bot$o E,,G,5:H
4omo a !uia apresentada informa apenas acerca dos custos totais do projeto, "oc7 pode e#ibir uma tabela na qual os custos s$o informados de maneira detal%ada. Para isso, no Aráco de Aantt, na seç$o E655@+, selecione T C,+H
%.1. D?*5*4+ :,+ + :+ Curante o desen"ol"imento de projetos, sur!em situaçes em que ' preciso controlar o custo dos recursos, aumentando ou diminuindo a ta#a padr$o. upon%amos o trabal%o em uma construç$o ci"ilH ao lon!o do tempo, o custo dos materiais pode sofrer alteraçes, e o seu preço subir. /ssim como, de modo coleti"o ou espontLneo, o salário dos empre!ados pode ser reajustado a partir de uma determinada data. Outra situaç$o que ocorre com frequ7ncia ' a do trabal%ador que atua com ta#as padr$o diferentes, pois reali(a ati"idades distintas dentro do projeto, as quais s$o remuneradas indi"idualmente Fum instrutor pode cobrar o "alor de +V <,00 para um treinamento do m6dulo básico. 5á para o m6dulo a"ançado, o "alor ' de +V :,00G. /o efetuar o cadastro de um recurso, sempre cadastramos a sua ta#a padr$o. Bamos criar um projeto de teste, que terá duas tarefasH 01 – T5**,+ ;5:+, com 03 dias de duraç$o e 02 – T5**,+ *4+, com 0< dias de duraç$o. )m se!uida, cadastre um recurso I*,,+, com o "alor %ora de +V 20,00. e a partir do pr6#imo semestre um reajuste no salário do instrutor esti"er pro!ramado, e este assar a receber +V 22,00, n$o se de"e cadastrar um no"o recurso nstrutor com "alor %ora diferente. -asta que o usuário pro!rame para que o Project, automaticamente, passe a recon%ecer um no"o "alor %ora a partir de uma determinada data. Para isso, clique duas "e(es sobre o recurso e "á para a !uia C,+H
/ !uia A 4@+ ' utili(ada pelo Project para o cadastro dos "alores %ora dos recursos. Nuando o usuário cadastra um no"o "alor a partir de uma determinada data, o soft9are se encarre!ará de calcular todas as tarefas a partir deste marco com o no"o "alor. Mas e se, em dado momento, o recurso receber um "alor %ora diferente do padr$oS
/ nossa lista de tarefas ilustra muito bem o e#emplo para responder a quest$o acima. / primeira tarefa cadastrada ' a de T5**,+ B;5:+, e a se!unda ' T5**,+ A*4+. &esta empresa foi acertado que o recurso nstrutor receberá +V 20,00 para os treinamentos iniciais, e +V 30,00 para os treinamentos que demandem maior con%ecimento. &esse caso, e#iste a necessidade de se cadastrar a ta#a - com o "alor para treinamentos a"ançados, pois cada uma das 0< tabelas e#istentes F/, -, 4, C e )G pode conter um "alor para cada tipo de ati"idade e#ecutada pelo recurso. BejamosH
/p6s a criaç$o de diferentes ta#as, de acordo com a necessidade, "oc7 pode alocar o recurso nstrutor s duas tarefas e#istentes. )m se!uida, para conrmar, "erique o custo de cada ati"idade na T 4 C,+H
&ote que o custo da tarefa reinamento -ásico ' de +V ;@0, correspondente multiplicaç$o do "alor %ora do instrutor F+V 20G pela quantidade de %oras da tarefa F2;%sG. 5á a tarefa reinamento /"ançado está custando +V @00, e equi"ale multiplicaç$o do "alor %ora do instrutor F+V 20G pela quantidade de %oras da tarefa F;0%sG. Por'm, para o treinamento a"ançado o "alor %ora do instrutor ' diferente, e na "erdade o "alor total a
ser pa!o de"eria ser de +V 1.200, considerando o "alor %ora +V 30 para o instrutor nesta ati"idade. sso acontece porque o Project sempre considera a ta#a padr$o F/G como sendo a base para cálculo de todas as tarefas. Ceste modo, se uma ta#a - ' cadastrada, o usuário possui a obri!aç$o de informar ao Project qual ati"idade a utili(ará como base de cálculo. Para isso, no Aráco de Aantt, selecione a opç$o U+ 4+ :+. /o "isuali(ar o uso dos recursos, "oc7 irá "ericar que as tarefas que foram atribuDdas ao nstrutor, Enico recurso do nosso projeto at' o momento. Para informar ao Project que a ta#a de cálculo de"e ser diferente da ta#a padr$o, efetue duplo clique sobre a tarefa que irá receb7*la F*, :+ ,> T5**,+ A*4+GH
Est a é aui a g emqu e se e dev ef et uar aesc d ri çãoadaxa t de cál cul o
/o retornar ao Aráco de Aantt, na tabela de custo, "oc7 irá "isuali(ar que o Project já está calculando o "alor da tarefa 02 com base na ta#a - do recurso X +V 30,00.
A*+,/ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________
9 . I NFORMAÇ'ES SOBRE O PROJETO inda a fase de planejamento, onde o !erente de projetos fará a reali(aç$o do lançamento das tarefas que far$o parte do crono!rama, a deniç$o de predecessoras e "Dnculos e a atribuiç$o de recursos, ele poderá "isuali(ar Fe tamb'm alterarG informaçes importantes a respeito do projeto. &este ponto o projeto será iniciado, e caberá ao !erente de projetos efetuar o seu controle e manter a pro!ramaç$o dentro do planejado.
9.1. L5*< 4 B Cene*se por lin%a de base o mecanismo pelo qual se ' possD"el arma(enar as informaçes referentes ao planejamento de um projeto. O plano de lin%a de base ' uma reproduç$o instantLnea do a!endamento do projeto, os "Dnculos entre as tarefas, suas duraçes e recursos. &o momento em que uma lin%a de base ' sal"a, informaçes atuais sobre as tarefas s$o arma(enadas pelo soft9are de maneira automática, assim como os recursos e as atribuiçes denidas. / lin%a de base ' o ponto de refer7ncia a partir do qual será possD"el efetuar a mediç$o e a comparaç$o do planejamento com as alteraçes efetuadas durante o decorrer do projeto. 4omo a lin%a de base fornece os pontos de refer7ncia a partir do qual os usuários ir$o comparar o andamento do projeto real, ela de"e incluir as mel%ores estimati"as para a duraç$o de tarefas, as datas de inDcio e de t'rmino, os custos e outras "ariá"eis que se deseja monitorar. /s informaçes da lin%a de base que diferirem dos dados reais indicar$o que o nosso plano ori!inal n$o foi se!uido, o que pode representar que este tal"e( n$o ten%a sido traçado de modo e#ato. Aeralmente, essa diferença ocorrerá se o escopo ou a nature(a projeto ti"er sido como, para por e#emplo, uma das estimati"a de custos aqu'm dodoque realmente se alterada, fa( necessário a e#ecuç$o ati"idades. e os participantes do projeto concordarem que a diferença se justica, será possD"el modicar ou refa(er a lin%a de base a qualquer momento durante o projeto, para que se possa comparar com informaçes futuras. ?ma opç$o bastante Etil re8ete o sal"amento de "árias lin%as de base, especialmente em projetos !randes ou em projetos cujas tarefas ou custos a!endados ten%am sido bastante alterados e os dados da lin%a de base inicial n$o sejam mais rele"antes. Para sal"ar a lin%a de base de um projeto, na !uia P+,+, clique em D?*5 L5*< 4 BH
/ partir do momento em que uma lin%a de base ' sal"a, todas as informaçes que fa(em parte do projeto s$o arma(enadas na mem6ria do arqui"o, de modo que possamos compará*las com o que ocorrer efeti"amente no andamento do projeto.
A l i nha d e basees é pon r sável por mazenar ar os os dad o dp l an eam j ent o d o pr oj et o.At r avés de sua ut i l i zação , vo cê od per á com parál a com os d ad os reai s e su vi ai l zar as i f er en dçasod orç am en t o do pr oj et o em r el ação aoque oi f r eal i zad o.Des t a orm f a,recom en dase al s var a i nha l de b ase t es an od n ií ci o d as i at vi dad es od p r oj et o, quan do seu escop o,t aref as, r ecu rs os, at r i bu i ções e ví ncul osájes t ão efi dni dos e não p se er a es n en huma m od i ficaç ão.
A*+,/ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________
1 0 . C ONFIURAÇ'ES
PERSONALI&ADAS
Curante o trabal%o com o Microsoft Project Professional 2013, as ati"idades do Aerente de Projetos est$o umbilicalmente li!adas aos di"ersos controles requeridos no projeto, e uma de suas funçes principais ' saber quanto representa Fem custo e em tempoG a diferença entre o que foi planejado e o reali(ado. Por'm, nem sempre a "isuali(aç$o dos campos internos oferecidos pelo Project ' suciente para suprir nossas necessidades. 4om base nessa premissa, os !estores de projeto podem criar campos personali(ados e f6rmulas que efetuem cálculos com base nas informaçes desejadas. )ssas f6rmulas podem ser criadas com base em qualquer campo do Project, e ter$o a funç$o de apresentar os dados requeridos pelo !erente de projetos Fou pelos sta4e-o%ders G, bem s$o como e#ibir informaçes que s$o necessárias ao Aerente de Projeto, mas que nem sempre disponibili(adas pelo soft9are. &$o menos importante, o Project permite que os usuários formatem seus di"ersos elementos Fcomo o Aráco de Aantt, por e#emploG, de modo a personali(ar a apar7ncia de seus projetos. )ste capDtulo será dedicado a estudarmos os principais procedimentos para aplicar formataçes e criar campos personali(ados, de modo a trabal%armos de maneira mais prossional no Project.
10.1.T P+*54 O Microsoft Project Professional 2013 oferece a seus usuários, al'm das tabelas pr'* e#istentes, a possibilidade de criaç$o de suas pr6prias tabelas, que e#ibam as informaçes que jul!armos ser importantes. / ideia de se criar uma no"a tabela ' a de poder a!rupar, em um Enico lu!ar, as informaçes de maior rele"Lncia a respeito dos nossos projetos, de modo que n$o precisemos na"e!ar por diferentes tabelas para saber diferentes informaçes. Para criar uma no"a tabela, de"emos, na seç$o E655@+, clicar em T M5 ,, e em se!uida clicar no bot$o N+...
&a criaç$o de uma no"a tabela, de"emos denir seu nome e quais os campos que !ostarDamos que ela conten%aH
Nome da nova abe l at
/o "isuali(armos a no"a tabela no projetoH
10.2.F+,*4+ + ;?:+ 4 *,, K possD"el tamb'm formatar os itens dos modos de e#ibiç$o que estejam no Aráco de Aantt. )ssas formataçes podem ser aplicadas s lin%as de !rade, ao estilo das barras, seus te#tos entre outras possibilidades.
10.2.1. E,5+ 4+ ;?:+ 4 *,, ?ma das maneiras mais fáceis Fe práticaG de formatarmos itens de um determinado modo de e#ibiç$o do Aantt ' atra"'s do A5,*, 4 F+,@+ 4+ *,,. )ste assistente tem como funç$o principal e#ecutar a con!uraç$o de formatos pr'*denidos de maneira automática, otimi(ando o tempo necessário para aplicar a formataç$o X atribuindo formatos s6brios aos projetos. Para aplicar os )stilos de Aráco de Aantt, na seç$o F+,+ *,,H
E,5+ 4 ;?:+ 4
10.2.2. F+,*4+ :,=+5 4 4aso n$o desejemos utili(ar o assistente, podemos optar por formatar !rupos ou barras indi"iduais. )staFsG de"eFmG estar selecionadaFsG, de modo que a formataç$o seja aplicada. Para e#ecutar a formataç$o a todas as barras do !rupo, "á seç$o F+,+ e selecione F+,+ E,5+ 4 B . e "oc7 deseja formatar as barras de modo indi"idual, selecione a barra e "á seç$o F+,+ F+, B.
)sta janela nos apresenta uma s'rie de possibilidades referentes a formataç$o das -arras, que podem ser aplicadas no inDcio, no meio ou no m daquelas que est$o selecionadas.
10.3.F P+*54 Para que possamos criar f6rmulas no Project 2013, de"emos ir seç$o P+,+ e clicar no bot$o C+ P+*54+. ?ma no"a janela será aberta pelo sistema, onde ao usuário ' possD"el criar as f6rmulas conforme sua necessidadeH
)ste campo dene qual ' o tipo de dados com os quais desejamos trabal%ar. e desejarmos fa(er f6rmulas com "alores num'ricos, por e#emplo,
Bamos ima!inar uma situaç$o %ipot'ticaH durante o desen"ol"imento do projeto de +eforma +esidencial, o !erente de projetos solicitou uma "erba adicional de 10W sobre o "alor total do projeto, que de"erá ser utili(ada como contin!7ncia para os casos em que as tarefas n$o se!uirem o que está planejado. Para tanto, de"emos criar uma f6rmula que aplique 10W sobre o 4usto da in%a de -ase, de modo que possamos descobrir qual a contin!7ncia disponD"el para cada tarefa. Para criar a f6rmula, de"emos selecionar o tipo C,+, já que a f6rmula será calculada com base em um campo deste tipo, e em se!uida clicar em F..., na seç$o A,5,+ P+*54+. &a janela apresentada F)ditar 6rmulaG, ' disponibili(ada a lista de sinais matemáticos e comparadores de e#press$o que podem ser utili(ados em nosso desen"ol"imento. á tamb'm dois botes, os quais ser$o apresentados de maneira mais detal%adaH o
o
B+,@+ C+H apresenta todos os campos internos do Project, separados por cate!oria. / utili(aç$o desses botes permite que o usuário selecione os campos que ser$o utili(ados como refer7ncia para o desen"ol"imento da f6rmulaI B+,@+ F*@+H o bot$o funç$o ' responsá"el por a!rupar todas as funçes internas do Project, separadas por cate!oria. /tra"'s desta opç$o, os usuários poder$o criar funçes personali(adas para seu projeto, como por e#emplo as funçes F)G, ?case FMaiEsculaG etc.
&a janela )ditar 6rmula, "amos criar a e#press$oH primeiro, selecione atra"'s do bot$o 4ampo a cate!oria C,+, e dentro dela o item C,+ 4 L5*< 4 BH
/!ora "oc7 de"e aplicar o percentual de 10W sobre o "alor da in%a de -ase, que será a contin!7ncia das tarefas do projeto. á duas maneiras de reali(ar esta aç$oH pressionando o sinal de asterisco F]G do teclado e em se!uida di!itando 0,1 ou ent$o clicando no sinal de asterisco F]G disponD"el na lista de sinais matemáticos e efetuando a di!itaç$o de 0,1, que será o coeciente aplicado sob o custo das tarefas do projeto. O resultado de"erá ser o se!uinteH
4lique no bot$o OR e em se!uida renomeie o campo Fclicando no bot$o R*+G, inserindo o nome C+*,5*=*:5H
&a pr6pria janela de 4ampos Personali(ados, %á a opç$o C;:+ 4 5*< 4 + 4 ,> 4 =+ . Nuando estamos criando f6rmulas personali(adas que resultam em cálculo, esta ' uma opç$o interessante, pois permite que a f6rmula possa ser estendida para as tarefas de resumo do projeto X por e#emplo, podemos marar a opç$o A:+ com a funç$o de OM/, que irá aplicar o "alor unitário da contin!7ncia das tarefas para as tarefas de resumo do nosso projeto. Podemos tamb'm escol%er a opç$o U F , quepara irá aplica s lin%as de resumo as mesmas con!uraçes utili(adas na criaç$o da f6rmula as tarefas. Marque a opç$o U F, conforme ilustrado na !ura abai#oH
4aso desejemos que o Project efetue o cálculo do acumulado do campo nas lin%as de resumo, de"emos selecionar a opç$o de
/p6s criar a f6rmula, clique no bot$o OR para inserir sua coluna na "isuali(aç$o que será apresentada está ilustrada na !ura abai#oH
T 4 C,+. /
&este ponto "oc7 irá perceber que a f6rmula criada e#ibe apenas qual o "alor da diferença disponD"el como 4ontin!7ncia em relaç$o in%a de -aseI por'm, a nD"el de controle dos custos do projeto, n$o ' possD"el "isuali(ar, atra"'s da f6rmula criada, o "alor total do custo que a tarefa pode atin!ir, considerada sua 4ontin!7ncia. Para "isuali(ar os "alores nais de custos disponD"eis, ' necessário a!re!ar FsomarG o "alor da 4ontin!7ncia com o da in%a de -ase, de modo que este re8ita o "alor total da mar!em disponD"el para cada tarefa Fe tamb'm para o projeto como um todoG.
Ceste modo, uma no"a f6rmula será criada. Bá cai#a de diálo!o C+ P+*54+ e selecione o campo 4usto2. )m se!uida, clique no bot$o F... / f6rmula que será criada irá receber a se!uinte sinta#eH C,+ 4 L5*< 4 BWX11 )m se!uida, clique no bot$o OR, renomeie o campo para C,+ M;65+ e aplique a f6rmula para as lin%as de resumo. / "isuali(aç$o da nossa tabela será modicada, e de"erá nos apresentar os se!uintes "aloresH
A mai ori a d as órm f ul as r i c ad as no Pr oj ect 2013 t i l i za u com or ef er ên ca i ocam po L i nha d e B ase. Como a i n Lha d e B ase mazen ar a asnf orm i ações u de st o,C Dur ação, Trabal ho esf ( orç o) ,I ní ci o e Té r mi no d as aref tas on cf orm e or o pj et o oi f pl an ead jo,est e cam po é a er ref ên ca i p araomp carar e t am bém para t i p es ul ar os i desv os,con t i ngên cas i e ai qu squ erout r as ers pon al i zaçõ es qu e se f açam neces sár i as.
10.!.L5, 4 V+ P+*54+ Outra opç$o interessante quando tratamos da personali(aç$o de campos no Microsoft Project Professional 2013 ' a possibilidade de se criar campos de te#to. )stes campos s$o e#tremamente Eteis, pois permitem que o !erente de projetos insira te#tos em seus projetos, os quais n$o e#istem ori!inalmente no Microsoft Project. ?tili(ando este recurso ' possD"el criar campos que se!mentem os projetos por cidade, departamento, paDs e outras inEmeras opçes, sendo a aplicaç$o reali(ada de acordo com a necessidade. ma!ine que dentro do projeto R>+ R54*:5 se fa( necessário classicar cada ati"idade com uma cate!oria diferente, para que se possa se!mentar e a!rupar os custos atra"'s dessas cate!orias. Centre as ati"idades e#istentes, será necessário criar quatro tipos de classicaç$o, a saberH EH,5:, P5*,, + e A,5544 5. Para criar os campos de te#to personali(ados, "á cai#a de diálo!o C+ P+*54+. )scol%a o tipo de campo e#to e clicar no bot$o P5..., na seç$o A,5,+ P+*54+. Centro da janela apresentada, na coluna Balor, inserira os
parLmetros que estar$o disponD"eis aos usuários deste projeto, conforme ilustrado na !ura a se!uirH
/p6s a criaç$o da lista de opçes, clique no bot$o ec%ar. )m se!uida, renomeie o campo inserindo o nome C,=+5 4 ,5544. /o inserir uma coluna na abela de )ntrada, "oc7 poderá na classicar as cate!orias de cada ati"idade a ser reali(ada, conforme demonstrado !ura abai#oH
10.".C5*4+ S5*54+ ?ma boa maneira de monitorar o andamento e os possD"eis des"ios no pro!resso e nos custos dos projetos ' atra"'s da utili(aç$o de sinali(adores. Os sinali(adores Ftamb'm con%ecidos como ndicadoresG s$o elementos !rácos que podem ser personali(ados e inseridos no Project 2013, e sua criaç$o ' reali(ada de acordo com uma f6rmula criada pelo usuário, que "alida ou n$o sua e#ibiç$o baseada em uma re!ra de ne!6cio da empresa. Para criar um sinali(ador, utili(e como refer7ncia o projeto atual, de R>+ R54*:5. O objeti"o será monitorar os 4ustos do projeto, de modo a a"aliar em quais tarefas o custo foi superior a 4ontin!7ncia, o que representa que o orçamento foi estourado al'm da mar!em de se!urança. 4onforme discutimos em seçes anteriores dessa apostila, o campo L5*< 4 B representa uma foto!raa do planejamento do projeto, oferecendo ao !erente de projetos um !uia de refer7ncia para que ele possa ter em m$os o que ' esperado. Para que a criaç$o dos sinali(adores seja reali(ada com sucesso, ' importante que "oc7 con%eça outro campo do Project 2013H o campoR. /tra"'s do lançamento das informaçes reais X 4usto, rabal%o FesforçoG, nDcio, 'rmino e Curaç$o, o !erente de projetos irá en"iar ao Project as informaçes sobre o que de fato aconteceu no projeto. Portanto, conforme a e#ecuç$o do projeto "ai sendo reali(ada, o !erente de projetos precisa efetuar seu lançamento no campoR.
Rea leLi nh a de as B e A c om par aç ão dos c am pos p erm i t i r á a o geren t e d e p roj et os d i en t i fica, vi su ai l zar eal i an sar os esvi d os qu e acon t ecer am dur an t e a execu çãoos d r pet oj os.
er$o utili(ados dois crit'rios principais para a"aliar os custos do projetoH RERA Nuando o 4usto +eal for maior que o 4usto Má#imo Nuando o 4usto +eal for maior que o 4usto da in%a de -ase Nuando o 4usto +eal for menor ou i!ual ao 4usto da in%a de -ase
DESCRIÇÃO
SINALI&ADOR E)IBIDO
i!nica que a 4ontin!7ncia de 10W foi e#cedida
inali(ador de alerta na cor Bemel%a
i!nica que o custo foi maior que o planejado, por'm ainda dentro da 4ontin!7ncia de 10W i!nica que o custo está dentro do que foi pre"isto
inali(ador de alerta na cor /marela
E)EMPL O
inali(ador de alerta na cor Berde
Para criar a f6rmula, "á si!a at' a seç$o P+,+ e clique em C+ P+*54+. / f6rmula será criada com a utili(aç$o de um campo do tipo T6,+. &este e#emplo, utili(e o pr6#imo campo de te#to disponD"el,T6,+2. 4omo a re!ra a ser criada possui 3 "ariá"eis, fa(*se necessário a utili(aç$o da funç$o f do Project. / funç$o f ' semel%ante a funç$o ) do Microsoft )#cel, permitindo que a análise de determinadas condiçes sejam reali(adas para que uma resposta seja inserida. / sinta#e da fun$o f ' a se!uinteH II> 6@+Y ,Z445Y ,Z> ondeH 6@+H ' uma condiç$o estabelecida pelo usuário, que será analisada pelo Project 2013I ,Z445H a resposta que de"e ser e#ibida quando a e#press$o inserida esti"er ORI ,Z>H a resposta que de"e ser e#ibida caso a condiç$o n$o esteja OR. Para encontrar a funç$o f, clique no bot$o F*@+ e em se!uida em F*/ 5H
)m se!uida, substitua o campo 6@+ pela primeira condiç$o estabelecida, C,+ R maior que o C,+ M;65+H
e!uindo a l6!ica da f6rmula, o campo ,Z445 precisa ser substituDdo por um te#to, que precisa representar que a contin!7ncia estabelecida para a tarefa foi e#cedida. Portanto, substitua o campo ,Z445 pelo te#to T4ontin!7ncia )#cedidaUH
&este ponto, o Eltimo ar!umento disponD"el da f6rmula ' a ,Z>. )ntretanto, ' necessário que duas outras condiçes sejam testadas antes do fec%amento da f6rmula, e somente o campo ,Z> n$o será suciente para abri!ar essas duas condiçes. Para resol"er este problema, insira dentro do campo ,Z> uma no"a funç$o f, que permitirá que mais duas análises sejam feitasH
/!ora ' s6 con!urar a no"a funç$o f para que receba as duas condiçes restantes. / !ura abai#o ilustra a con!uraç$o nal da f6rmulaH
/ sinta#e nal aplicada foiH
fF Z4usto real[ ^ Z4usto Má#imo[ I _4ontin!7ncia )#cedida_I fF Z4usto real[ ^ Z4usto da lin%a de base[ I _4usto dentro da 4ontin!7ncia_I _4usto dentro do esperado_ G G 4lique em OR para conrmar a criaç$o da 6rmula, e renomeie o campo para I*45:4+ 4 C,+. &a seç$o C;:+ 4 5*< 4 + 4 ,> 4 =+ , selecione a opç$o U FH
Para nali(ar a construç$o do campo, a Eltima aç$o necessária ' denir quais os sinali(adores !rácos ser$o utili(ados para representar as respostas de te#to inseridas na f6rmula. &a seç$o V+ 6554+ , na parte inferior da cai#a de diálo!o 4ampos Personali(ados, clique no bot$o I*45:4+ ;?:+H
/ lin%a este para `ndicador de 4usto precisa ser con!urada de acordo com os parLmetros apresentados na tabela abai#oH TESTE PARA [INDICADOR DE CUSTO\ Ki!uala K i!ual a Ki!uala
VALORES
IMAEM
4ontin!7ncia)#cedida 4usto dentro da 4ontin!7ncia 4ustodentrodoesperado
/p6s criar os parLmetros da f6rmula, na parte superior da cai#a de diálo!o, %abilite os botes L5*< 4 R+ <4 :5,H5+ 4 5*< = e R+ 4+ +,+ <4 :5,H5+ 4 5*< 4 + , para que a f6rmula seja replicada nas tarefas de resumo Fque representam as fases do projetoG e tamb'm na tarefa de resumo do projetoH
4lique em OR para nali(ar a f6rmula. &o pr6#imo capDtulo, o controle do pro!resso do projeto será reali(ado, e "oc7 poderá "isuali(ar na prática a aplicaç$o dos recursos "isuais dos sinali(adores.
Os i s nal i zad ores sãomuót i mo r ecurs o vi sual par a n i di car devi os an tt o n o pr og r ess o q uan t o n o esf or ço e nos cu st os o d s p r oj et os. Como são de áci f l perc ep ção e ag r ad áv es i ài su vai l zação , r ecom en dam os t i u l i zál os em t od os os r oj et pos os n uq ai s você r aba l t har ,e n ãosó ar pa cam pos de cust o,masam tbémde Tr abal ho ,Dur ação r e ent ou t r os, de acor do com as egra r s deegó nci o da u sa em pre sa.
A*+,/ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________
1 1 . C ONTROLANDO O PROJETO /p6s a deniç$o de todo o planejamento do projeto, com as respecti"as informaçes sobre suas tarefas, duraçes, "Dnculos e seus recursos, seu calendário e a resoluç$o de possD"eis superalocaçes, ' necessário dar inDcio a fase de e#ecuç$o e controle, onde os dados reais de"em ser inseridos. / necessidade de inserir as informaçes reais sobre o andamento do projeto possui ori!em no prop6sito de "ericar se os dados efeti"os Fcomo datas, custos, trabal%o dos recursos e etc.G est$o respeitando o que foi pro!ramado. / fase de controle ' uma fase de e#trema importLncia, permitirá quedentro o !erente projetos analise eseseasosdatas dedas e#ecuç$o das tarefas est$o pois sendo cumpridas dos de pra(os estipulados custos ati"idades estar$o de acordo com o planejamento que foi reali(ado no inDcio do projeto, de maneira que ele possa tomar decises de contin!7ncia e informar aos sta4e-o%ders do projeto casos de desconformidade. O projeto de +eforma +esidencial, o qual será utili(ado como, já está pronto para ser iniciado, pois as tarefas foram lançadas, os recursos pro!ramados e as superalocaçes resol"idas. &este ponto, a m de arma(enar as informaçes do planejamento, para que se possa compará*las com as informaçes reais, sal"e a L5*< 4 B do projeto, disponD"el na seç$o P+,+. )#istem inEmeras opçes para que o !erente de projetos possa controlar o andamento de das tarefasH pode*se utili(ar uma tabela interna do Project, denominada abela de 4ontrole, ou criar uma tabela com os campos necessários para que este controle seja efetuado. Obser"e a T 4 :+*,+, que cont'm colunas e campos que permitem ao !erente de projetos lançar as informaçes reais conforme se dá o andamentoH
Para que controlar o projeto de maneira mais fácil e eca(, crie uma tabela personali(ada, e nomeei*a de T 4 P+=+. Os campos que ser$o inseridos nessa tabela ser$oH o o o o o o o o o o o o o o
ID I*45:4+ Q C+*:G4 N+ I*G:5+ R I*G:5+ 4 L5*< 4 B D@+ R D@+ 4 L5*< 4 B TH5*+ R TH5*+ 4 L5*< 4 B C,+ R C,+ 4 L5*< 4 B C,+ M;65+ V5@+ 4 C,+
/o utili(ar o Project, de um modo !eral, ' sempre importante considerar que os campos que cont'm o nome R s$o aqueles que de"em receber os lançamentos do andamento do projecto X ou seja, as informaçes reais, conforme as ati"idades do projeto "$o sendo reali(adas. odas as "e(es em que os dados reai s forem lançados durante a fase de controle, essas colunas ' que de"em receber as informaçes. Ceste modo, por e#emplo, a coluna I*G:5+ R irá receber a informaç$o de quando uma determinada tarefa te"e inDcio, de modo que o campo I*G:5+ se ajuste a esse lançamento automaticamente, sem a necessidade de inter"enç$o do usuário. / inserç$o dos campos que cont'm a descriç$o L5*< 4 B se justica pela ajuda que estes campos oferecem aos usuários, de modo que este pode acompan%ar em tempo real Fconforme "ai inserindo as informaçes reaisG a diferença Fse %ou"erG entre os lançamentos reais e o planejamento que foi considerado para o projeto.
11.1.I*5*4+ 5*>+/ 5 / tarefa +etirar m6"eis está pro!ramada para acontecer no dia 1=112013. &o campo I*G:5+ R, selecione esta data pois n$o %ou"e atraso em seu inDcioH
/o nal do dia, foi reportado ao !erente do projeto que a tarefa foi nali(ada com sucesso. Para cadastrar essa informaç$o no Project, pode*se inserir a D@+ R de 01 dia ou preenc%er o campo Q C+*: G4 para 100W. Os campos do Project comunicam*se de maneira automática, o que si!nica que a mudança em um campo afetará todos os outros a ele relacionados. 4aso se dena a Curaç$o +eal da tarefa para 01 dia, os se!uintes campos ser$o afetadosH o o o
W 4oncluDda 'rmino +eal 4usto +eal
Outros inEmeros campos tamb'm ser$o preenc%idos internamente pelos recursos de relacionamento do Project, e para que "oc7 con%eça esses relacionamentos de maneira profuda, recomenda*se a utili(aç$o do sistema de ajuda do oft9are. )fetue o lançamento da D@+ R da tarefa R,5 5 como 01 dia e "erique seu resultadoH
Boc7 irá perceber que os campos que foram afetados pelo lançamento da D@+ R est$o coloridos de a(ul, de maneira que seja fácil "ericar o relacionamento dos campos internos do Project. /!ora, informe ao Project que, por al!uma ra($o, a tarefa L56 P4, que tin%a pre"is$o de ser nali(ada em 01 dia, le"ou dois dias para ser completada. )ssa informaç$o tamb'm será inserida atra"'s do campo D@+ RH
K importante obser"ar que como a tarefa durou mais tempo do que o pre"isto, os campos TH5*+ R e C,+ R foram afetados de maneira ne!ati"a. O primeiro sofreu um atraso, edafoinecessidade nali(ado ap6s pre"is$oI jádeo desen"ol"erem se!undo sofreu suas acr'scimo em seu "irtude dos sua trabal%adores ati"idades porcusto, mais em um dia al'm do pre"isto. /s boas práticas de !est$o de projetos recomendam que sempre que %ou"er al!uma diferença na reali(aç$o das tarefas em relaç$o ao planejamento do projeto, esta seja informada no Project, especicando seus moti"os. )sta aç$o irá !arantir que, ao nal do projeto, todos os des"ios sejam apurados e se possa fa(er o caderno de liçes aprendidas. e!uindo esta boa práti ca, efetu e duplo clique na tarefa L56 P4 e informe o moti"o desta di"er!7ncia entre a duraç$o planejada e a duraç$o real na !uia A*+,/H
O ideal ' que se reali(e os lançamentos reais do projeto FnDcio, Curaç$o, 'rmino e 4ustoG para que se "erique a interli!aç$o entre eles e o impacto de um campo sobre os outros, de modo que ao nal do projeto ten%amos todas as informaçes do andamento de nossa iniciati"a.
11.2.O4+ 6 R54+ Para que seja possD"el controlar de maneira mais efeti"a o pro!resso e os custos dos projetos, conforme "imos anteriormente, de"e*se criar um orçamento denindo e inserir os "alores de custo dos recursos atribuDdos s tarefas, bem como denir as duraçes pre"istas para cada uma das ati"idades que façam parte da empreitada. omente quando todas as etapas esti"erem concluDdas ' que se de"em "ericar os custos totais estimados para o projeto. ?m ponto importante e e#tremamente Etil para essa
comparaç$o ' a deniç$o de uma lin%a de base com os custos orçados, de modo que possamos usá*la para comparaç$o com os custos reais, conforme o projeto pro!ride. K importante lembrar que os lançamentos das informaçes reais do projecto Fcomo nDcio, 'rmino, Curaç$o, 4usto etc.G nunca podem ser e#ecutados nos campos da lin%a de base, pois este campo possui o planejamento do que se espera para as ati"idades. endo assim, conforme "imos, o lançamento dos acontecimentos e da e"oluç$o do projecto reali(ar*se*á nos campos I*G:5+ R TH5*+ R D@+ R C,+ Re etc. Preenc%a as informaçes reais do projeto de +eforma +esidencial conforme tabela abai#oH
ID
TAREFA
Q CONCLUÍDA
INÍCIO REAL
1
+etirarM6"eis
******
1=112013
2 3
i#arParedes Preparar iaç$o \ )letricidade] +etoqueparedesrodap's )fetuarPintura]] eca!emdainta /plicarmoldes\!esso]]] inali(ar)letricidade]]]] +eposicionarm6"eis )ntre!a e apro"aç$o do cliente
****** 100W
****** ******
; < = > @ : 10
****** ****** 100W ****** ****** 100W 100W
23112013 ****** ****** ****** ****** ****** ******
T]RMINO REAL
DURAÇÃO REAL
******
1dia
****** ****** 2;112013 ****** ****** ****** ****** ****** ******
CUSTO REAL ******
2dias ******
****** +V=<0
****** =dias ****** ;dias 1dia ****** ******
****** ****** ****** ****** +V1<0 ****** ******
] justicar o custo real e#cedido da tarefa 03 – P F5@+ ^ E,5:544 como T gasto extra de materia% nãodap%anejado ]] justicar o atraso tarefa 0"U. – E>, 5*, como 5esforço adiciona% não pre$isto6 ]]] justicar o atraso da tarefa 07 – A5: +4 ^ =+ X teto e rodap's como 5esforço adiciona% não pre$isto6 ]]]] justicar o "alor adicional da tarefa 0% – F5*5 ?@+ ^ ,5:544 como 5necessidade de compra de materiais adicionais6
Al gu mascol unas da abel t a or fam dei xad ass em pr eenchi ment o,de m an ei r a p r op osi t al .Ao n í ci o Real aç ão ea R, lpor exem Co ust o R ea l a de Tér mi no di gi t ar aat a dI d e eDur pl o, eaDat Real ser ão u a t omat i cam en t e cal cu l ad os, poi s est ão nt i er l i ga dos com as u d asnf i orm ações an t eri ores.
4onforme podemos perceber, o projeto sofreu al!uns atrasos em relaç$o ao que esta"a pre"isto, pois al!umas duraçes caram al'm do que se %a"ia estimado. Co mesmo modo o custo do projeto n$o foi obedecido conforme o planejamento, por duas ra(es principaisH al!umas tarefas ti"eram sua duraç$o aumentada, !erando aumento do custo pela utili(aç$o dos recursos al'm do esperadoI outras tarefas, mesmo n$o sofrendo
atraso, ti"eram alteraç$o no seu custo, em "irtude de al!um e"ento n$o esperado Fcomo um material que precisou ser substituDdo por estar danicado, por e#emploG. / comparaç$o a ol%o nu dos campos reais FCuraç$o, nDcio, 'rmino, 4usto e etc.G com os mesmos campos da lin%a de base permite a "isuali(aç$o das diferenças e#istentes entre o que foi planejado e o que realmente aconteceu no decorrer da e#ecuç$o das ati"idades, permitindo ao !erente de projetos a análise de onde os problemas aconteceramH
11.3.V55@+ 4+ 45+ 4+ +,+ Para que "oc7 "isuali(e as diferenças e os des"ios do projeto, em relaç$o a 4usto e rabal%o FesforçoG, crie uma tabela c%amada T 4 D5+. )sta tabela irá conter os se!uintes camposH o o o o
ID I*45:4+ Q C+*:G4 N+
o o o o o o o o
C,+ M;65+ 4 L5*< 4 B C,+ C,+ R I*45:4+ 4 C,+ V5@+ 4 C,+ T<+ 4 L5*< 4 B T<+ R V5@+ 4+ T<+
A*+,/ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________
1 2 . R ELAT(RIOS Os relat6rios s$o a forma impressa de e#ibiç$o das informaçes e#istentes no projeto. )les s$o apresentados di"ididos em cate!orias, com o objeti"o de facilitar sua locali(aç$o, pois cada membro da equipe ou da empresa pode ter necessidades de "isuali(açes diferentes.
12.1.R,5+ 5+ Os relat6rios impressos s$o constituDdos de um conjunto de cate!orias padr$o, cada qual com seu respecti"o nD"el de detal%amento. Para "isuali(ar um relat6rio impresso, na seç$o P+,+, clique no item R,5+H
Boc7 pode selecionar uma das cate!orias e#istentes e clicar naquela que desejar "isuali(ar. / tDtulo de e#emplo, selecione a cate!oriaC,+... Centro da cate!oria 4ustos, o Project oferece diferentes modelos de relat6rios, como F6+ 4 C56 , O*,+, O*,+ 4 ,> e etc. elecione uma dessas opçes para ter acesso ao relat6rio nal. 4omo e#emplo, selecione o item O*,+H
/ "isuali(aç$o do relat6rio será apresentada conforme e#emplo abai#oH
)scol%a e "isuali(e outros modelos de relat6rios e#istentes no Project, para entender mel%or quais s$o as opçes oferecidas pelo sistema. Para isso, basta selecionar aquele que transmita a informaç$o desejada.
12.2.R,5+ V55 )m sua "ers$o 2013, o Microsoft Project apresenta uma ferramenta de "isuali(aç$o das informaçes do projecto que permite aos usuários "isuali(ar seus relat6rios de maneira !ráca. al opç$o ' reali(ada com a inte!raç$o entre o Project e o Microsoft )#cel ou o Microsoft Bisio Fdependendo de quais informaçes forem solicitadas ao sistemaG, que recebe as informaçes do proj ecto e as con"erte para dados !rácos, de maneira automática. / opç$o de emiss$o de relat6rios "isuais ' e#tremamente Etil, uma "e( que o Microsoft Project transfere as informaçes ao )#cel no formato de 4ubos, de modo que o usuário ten%a total controle sobre os campos Fcomo os dados est$o no )#cel, ' possD"el reali(ar sua manipulaç$o atra"'s dos recursos de abela CinLmicaG. Para criar um relat6rio !ráco, no menu P+,+, clique em R,5+ V55H
Est a é al i st a dos rel atóri os gr áficos qu e pod em ser vi su ai l zad os el p o u su ári o.
/ partir desta "isuali(aç$o, ' possD"el ao usuário escol%er qual o relat6rio !ráco que se encai#a a sua necessidade, bastando informar ao Project que se deseja "isuali(á*lo. O relat6rio pr'*denido será criado em uma planil%a do )#cel, com os dados pro"enientes dos lançamentos reali(ados no Project. / tDtulo de e#emplo, selecione a opç$o R,5+ 4 C,+ 4 O*,+ e clique em )#ibirH
4omo as informaçes est$o a!ora disponD"eis em uma planil%a )#cel, o !erente de projetos pode e#ecutar as con!uraçes e manipulaçes que jul!ar necessárias, am de e#ibir o relat6rio que mel%or se adeque s suas necessidadesH
A*+,/ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________
1 3 . I MPRESSÃO / impress$o de um plano de projeto ' uma das ati"idades mais corriqueiras de um !erente de projetos, pois permite que ele possa compartil%ar informaçes rele"antes para com sua equipe. /tra"'s da utili(aç$o do Microsoft Project Professional 2013, os modos de impress$o s$o padroni(ados, utili(ando como referencia os relat6rios e modos de e#ibiç$o. ?ma "e( que os relat6rios e modos de e#ibiç$o apresentam e or!ani(am dados de maneiras especDcas, a nalidade para a qual estamos efetuando a impress$o do projeto ' que irá determinar a escol%a do tipo de "isuali(aç$o que iremos nos basear.
13.1.V55*4+ 5@+ / "isuali(aç$o da impress$o ' uma pr'"ia de como o arqui"o no qual "oc7 está trabal%ando irá ser "isuali(ado ap6s ser impresso. Para que o usuário possa "isuali(ar a impress$o, basta efetuar o clique na seç$o E655@+ e selecionar o modo de e#ibiç$o desejado Fa tabela em que desejamos que o projeto esteja baseadoG. )m se!uida, si!a a tril%a A5+ I55. )sta "isuali(aç$o trará um panorama !eral de como o projeto será impresso.
Para con!urar detal%es da impress$o, clique em C+*?=@+ 4 ;=5*. / cai#a de diálo!o C+*?= ;=5* apresenta di"ersas !uias, as quais o usuário utili(ará para con!urar seu documento. /s mais importantes ser$o apresentadas abai#oH
o
o
o
o
o
5 P;=5*8 permite ajustar as deniçes básicas de como o documento será impresso, como por e#emplo a deniç$o de orientaç$o F+etrato ou Paisa!emG, escala de impress$o e etc.I 5 M=* H permite especicar as mar!ens Fori(ontal, Bertical, uperior e nferiorG do nosso documentoI 5 C<+ R+4H H ambas determinam informaçes que de"em ser e#ibidas na parte superior Fcabeçal%oG e inferior Frodap'G de cada pá!ina impressa no documentoI 5 L=*4H permite con!urar a e#ibiç$o da le!enda dos itens que compoem o projeto Fmi%estones, fases, tarefas de resumo e etc.GI 5 M+4+ 4 E655@+ H esta !uia pode apresentar duas interfaces diferentes, dependendo do modo de e#ibiç$o ati"o. Para os modos de ;?:+ 4 *,, *5< 4 =;?:+ D5= 4 R4 , a abor!adem "isa possibilitar a escol%a de impress$o de colunas, anotaçes pá!inas em branco e escala de tempoI já no modo C*4;5+, o foco será no controle da escala de tempo Fsemanas e mesesG a serem impressos. Vi sua l i zação da g uM i aod osde Exi bi ção par a o r G áfico de Gan t t .
Vi sual i zação da g uM i aod osde Exi bi ção p ar a oCal end ár i o.
A*+,/ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________
1 ! . E )ERCÍCIOS PROPOSTOS &esta seç$o "amos desen"ol"er al!uns projetos para colocar em prática os conceitos aprendidos durante o treinamento. &ome do ProjetoH mplantaç$o de oft9are 1. Ci!itar o crono!rama do projeto ID 0 01 02 03 0; 0< 0= 0> 0@ 0: 10 11 12 13 1; 1< 1=
N+4T> P+,+ 4 I*,@+ 4 S+>,_ F 1 - P**,+ e"antamentode&ecessidades Cesen"ol"imentodoPlanodeProjeto Cesen".Planodecomunicaç$o\/ti"idades /pro"aç$oOrçamento\PlanodoProjeto F 2 – D*+5*,+ Cocumentaç$o do Projeto Preparaç$oparaCesen"ol"imento Cesen"ol"imento\/daptaçes estes uncionais F 3 – E*,= V54@+ nstalaç$o \ omolo!aç$o p /mbiente de Produç$o reinamentoYe*users Operaç$o /ssistida Cesen"ol"imentodoistor-ooY ermo de /ceite do 4liente \ )ncerramento do Projeto
D@
P4:+
+
2dias 3dias 3dias 2dias 1< dias
2 3 ; 1 1 @ : 103dias 122dias 13 =<0W 1;
2. 4adastrar os recursos do projetoH N+4+R:+ 4onsultor4omercial Aerente do Projeto Aerente de )quipedeCesen"ol"imento )quipedeomolo!aç$o 4liente 4onsultordereinamento 4ustos )#tras icenças oft9are
T5+ rabal%o rabal%o rabal%o rabal%o rabal%o rabal%o rabal%o 4usto Material
T6 P4@+ +V1;,<0%r +V 1@,30%r +V 2<,<0%r +V113,00%r +V=>,00%r 0,00%r +V +V2;,00%r +V 2<0,00%r
3. /locar os recursos s tarefasH T> 0 01 02 03 0; 0< 0= 0> 0@ 0: 10 11 12 13 1; 1< 1=
N+4+R:+ 4onsultor 4omercialI Aerente de I Aerente do ProjetoI 4liente Aerente de I Aerente do Projeto Aerente do Projeto 4onsultor 4omercialI Aerente de I Aerente do ProjetoI 4liente Aerente do Projeto Z<0W[ Aerente de Z<0W[I )quipe de Cesen"ol"imento )quipe de Cesen"ol"imento )quipe de Cesen"ol"imento Z30W[I )quipe de omolo!aç$o )quipe de Cesen"ol"imentoI icenças oft9are Z20 unidades[ 4onsultor de reinamento )quipe de Cesen"ol"imento Z30W[I Aerente do Projeto Z10W[ Aerente do Projeto Z20W[ 4onsultor 4omercialI Aerente de I Aerente do ProjetoI 4liente
;. nserir um custo e#tra na T> 1# – T+ 4 A:5, ^ E*:*,+ 4+ P+,+, no "alor de +V 300 Z justi/car como a%moço de encerramento e confraterni2ação[. 4onferir os dados com a tabela abai#oH T>4R+ Projetodemplantaç$odeoft9are ase1*Planejamento ase2*Cesen"ol"imento ase3*)ntre!aeBalidaç$o
D@+ <0dias 10dias 20dias 30dias
C,+ +V +V +V +V
3@.;0=,@0 3.3<=,00 22.10:,=0 12.:;1,20
<. /p6s a confer7ncia, informar ao Microsoft Project que o projeto de"erá terminar no nal do primeiro semestre do pr6#imo ano. =. al"ar a lin%a de base do projeto.
&ome do ProjetoH nstalaç$o de istema de BDdeo*4onfer7ncia &ome do ProjetoH nstalaç$o de istema de BDdeo*4onfer7ncia 1. Ci!itar o crono!rama do projeto ID 01 02
E,TK>
D@ +
P4:+
03 0;
F 4 I*5:5@+ 4+ P+,+ e"antamento nicial \ desen"ol"imento de plano de projeto /quisiç$oe+ecebimentodeMateriais +euni$odeRicY*o\/pro"aç$odoPlanodeProjeto
0 " 0= 0> 0% 0: 10 11 12 13 1; 1" 1= 17 1@ 1: 20 21 22 23 2;
PCeniç$o ** ,++esponsá"eisemcadaocalidade dos 2dias ; /!endamentodeBisitas'cnicasnaslocalidades 2dias = V55, A5@+ 4+ A5*, ^ P, 4 A*,@+ 4 S+@+ ilial 4ampinas dia 1 >3 dias ilial antos dia1 : ilial -elo ori(onte dia 1 10 ilial Porto /le!re dia 1 11 ilial +io de 5aneiro dia 1 12 +elat6rioinalde+equisitos'cnicos ;dias :I10I11I12I13 PH-5*,@+ Preparaç$o \ procedimentos operacionais para instalaç$o 2 sems 1; 1 dia I*,@+ C+*?=@+ T5**,+ 4+ ;5+ ilial 4ampinas dias 2 3I1= ilial antos dias 2 1@ ilial-eloori(onte 2dias 1:1dia ilial Porto /le!re 2 dias 20 1 dia ilial +io de 5aneiro dias 2 21 estesdeomolo!aç$o\Operaç$o/ssistida 1sem 1>3dias Cesen"ol"imento de istor -ooY \ Cocumentaç$o 'cnica < dias 23
2<
nDciodaOperaç$o\4ontratodeuporte
12 dias 30dd 1dia
0
2
23
2. 4adastrar os recursos do projetoH N+4+R:+ Aerente de Projeto /rquiteto de +edes )specialista 'cnico Rit BDdeo*4onfer7ncia AerentedeProjeto4liente )quipe 4liente ransporte \ /comodaç$o
T5+
+
T6P4@+
rabal%o rabal%o rabal%o Material rabal%o rabal%o 4usto
PMO
+V ><,00 +V =:,00 +V <2,00 ***** ***** ***** *****
4liente 4liente
3. nserir tarefa de resumo do Projeto e e#ibir o &Emero da )strutura de 6picos F)CG ;. Cenir a data de inDcio do Projeto para a primeira se!unda*feira de 2013 <. 4riar uma restriç$o T Deve terminar emU para a tarefa 0! `5:a-+b +@+ 4+ P*+ 4 P+,+, para que ela seja reali(ada no dia 23012013 Fjusticar como T+euni$o a!endada com o clienteUG =. /ssociar os recursos ao projeto
I D
T>
0 2
e"antamento nicial \ Cesen"ol"imento de )scopo e Plano de Projeto
0 3 0 3 0 ; 0 <
/quisiç$oe+ecebimentodosMateriais
*** 1 ; 1 = ***
Bisitas Para /"aliaç$o do /mbiente Ftodas as iliaisG +elat6rioinalde+equisitos'cnicos
2 3 2 ;
estes de omolo!aç$o \ Operaç$o /ssistida
+euni$o de RicY*o \ /pro"aç$o do Plano de Projeto Ceniç$o dos +esponsá"eis em cada localidade /!endamento de Bisitas 'cnicas nas ocalidades
Preparaç$o \ Procedimentos Operacionais para nstalaç$o nstalaç$o, 4on!uraç$o e treinamento Ftodas as liaisG
Cesen"ol"imento do istor -ooY \ Cocumentaç$o 'cnica
R:+ Aerente de Projeto Z100W[ /rquiteto de +edes Z<0W[ )specialista 'cnico Z30W[ AerentedeProjeto4lienteZ100W[ Rit de BDdeo*4onfer7ncia Z0= unidades[ Aerente de Projeto Z100W[ Aerente de Projeto 4liente Z100W[ Aerente de Projeto 4liente Z100W[ Aerente de Projeto 4liente Z100W[ )specialista 'cnico Z100W[ )specialista'cnicoZ100W[ )quipe 4liente Z100W[ /rquiteto de +edes Z20W[ )specialista 'cnico Z100W[ )quipe 4liente Z100W[ )quipe 4liente Z100W[ )specialista 'cnico Z<0W[ Aerente de Projeto Z<0W[
>. /ssociar o custo ransporte \ /comodaç$o s tarefas, conforme tabela I D 0 : 1 0 1 1 1 2 1 3 1 @ 1 : 2 0 2 1 2 2
T>
C,+
Bisitaspara/"aliaç$oXilial4ampinas
+V<2,00
Bisitaspara/"aliaç$oXilialantos
+V><,00
Bisitaspara/"aliaç$oXilial-eloori(onte
+V:20,00
Bisitaspara/"aliaç$oXilialPorto/le!re
+V@31,00
Bisitaspara/"aliaç$oXilial+iode5aneiro
+V;22,00
nstalaç$o, 4on!uraç$o e reinamento X ilial 4ampinas
+V 3;:,00
nstalaç$o, 4on!uraç$o e reinamento X ilial antos
+V 3>@,00
nstalaç$o, 4on!uraç$o e reinamento X -elo ori(onte
+V 1.<;:,00
nstalaç$o, 4on!uraç$o e reinamento X Porto /le!re
+V 1.=1>,00
nstalaç$o, 4on!uraç$o e reinamento X ilial +io de 5aneiro
+V 1.0<0,00
@. 4onferir os dados nais do projetoH I, I*,@+ 4+ S5, 4 VG4+ C+*>*:5 ase1Xniciaç$odoProjeto Planejamento Bisitas de Bericaç$o de +equisitos 'cnicos Pr'*nstalaç$o nstalaç$o, 4on!uraç$o \ reinamento estes de omolo!aç$o \ Operaç$o /ssistida Cesen"ol"imento de istor -ooY \ Cocumentaç$o nDciodaOperaç$o\uporte
D @+
I*G:5+
TH5*+
C,+
#0 45 07K01K2013 29K03K2013 Rc 31.!00#0 22dias 0>012013 0=022013 +V12.=0:,=0 0;dias 2;012013 2:012013 +V**** 0: dias 0;022013 1;022013 +V =.0;;,00 10dias 1@022013 01032013 +V1.10;,00 12 dias 0;032013 1:032013 +V :.103,00 1 em 2<032013 2:03013 +V 1.0;0,00 0< dias 2<032013 2:032013 +V 1.<00,00 0dias 2:032013 2:032013 +V****
:. 4aso os dados estejam corretos, denir a lin%a de base e sal"ar o Projeto.
