Manual de Microsoft Project 2013

Guía Microsoft Project 2013

Valentin Prieto Saucedo [email protected] 76049498 - 71344005

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CONTENIDO>> Unidad I Introducción a MS Project Unidad II Creación Lista De Tarea Unidad III Recursos Unidad IV Asignación de Recursos a las Tareas Unidad V Formato e Impresión Unidad VI Seguimiento del progreso de las Tareas Unidad VII Programación de Obra Avanzado Unidad VIII Refinamiento de los detalles del Recurso y de la Asignación

Valentin Prieto Saucedo

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Requisitos Para poder realizar el curso es necesario que tengas instalado el Software Microsoft Project 2013 Procesador requerido Procesador a 1 gigahercios (Ghz) o más rápido, x86 o x64 bits con conjunto de instrucciones SSE2 Sistema operativo requerido Windows 8, Windows 7, Windows Server 2008 R2 o Windows Server 2012 Memoria requerida 1 GB RAM (32 bits); 2 GB de RAM (64 bits) Espacio libre requerido en disco duro 3.0 GB de espacio disponibles Requisitos de pantalla Para poder usar la aceleración por hardware de gráficos se necesita una tarjeta gráfica compatible con DirectX10, con una resolución de 1024 x 576


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Unidad I Introducción a MS Project 1. ¿Qué es Microsoft Project? Es un software de administración de proyectos diseñado, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo. El software Microsoft Office Project en todas sus versiones (la versión 2013 es la más reciente) es útil para la gestión de proyectos, aplicando procedimientos descritos en el PMBoK (Management Body of Knowledge) del PMI (Project Management Institute). 2. ¿Cómo ingresar a Microsoft Project? 1. Clic en el botón Inicio 2. Clic en todos los Todos los programas 3. Clic en Microsoft Office 2013 4. Clic en Microsoft Project 2013

Ms Project 2013 Microsoft Project le facilita la planificación de proyectos y la colaboración. Manténgase organizado y controle sus proyectos con el único sistema de administración de proyectos pensado para trabajar sin problemas con otras aplicaciones y servicios en la nube de Microsoft. Novedades Ms Project 2013

Puedes Ingresar también por el Acceso directo: - Doble Clic Izquierdo sobre el icono de Project 2013

Lo primero que verá al abrir Project 2013 es un nuevo aspecto nítido. No se detenga solo ahí. También verá que Project 2013 puede ayudarle a: 1. Mostrar los datos del proyecto con un conjunto nuevo de informes personalizables. 2. Hablar con el equipo sin salir de Project mediante las características de

3. Ventana de inicio de Microsoft Project 2013

Lync incorporadas.

3.


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Trazar rutas de tareas para arreglar un diagrama de Gantt desordenado.

4. Partes de la ventana de inicio de Microsoft Project 2013 Cinta de opciones

Barra de Titulo

Escala de Tiempo

Tabal de entrada de datos

Qué es un Proyecto Es la suma de esfuerzos que en forma temporal se utilizan para generar un PRODUCTO O SERVICIO en particular o UNICO.

Nota: Este mismo proceso lo podrás realizar presionando las siguientes teclas.

Aquí se muestra el Diagrama de Gantt

5. Creación de un Nuevo Proyecto Para ello debe realizar los siguientes pasos:

2

Seleccionar Proyectos en Blanco

3

(Ctrl + U)

1. Clic en el menú Archivo 2. Clic en Nuevo 3. Clic en Proyecto en Blanco


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6. Configuración del Calendario Laboral 6.1. Definir la Fecha de inicio del Proyecto Para ello debes de realizar lo siguiente: 1. Clic en la Ficha Proyecto 2. Clic en Información del Proyecto Escriba la fecha de comienzo del proyecto: 02/02/2015 Escriba la fecha de fin del proyecto, cuando usted conozca la fecha final del proyecto. En esta opción usted puede decirle a Project como desea Programar a partir de: - Fecha de comienzo del proyecto - Fecha de fin del proyecto

Clic en Aceptar 6.2. Sobre los calendario que maneja Project 2010 6.2.1. Calendario del proyecto:

Administración un Proyectos

Este es el calendario utilizado para designar la programación de trabajo predeterminada de todas las tareas de un proyecto. 6.2.2. Calendario de recursos: Para cada recurso que especifique, Project crea calendarios de recursos individuales basados en la configuración del calendario Estándar. 6.2.3. Calendario de tareas: Las tareas se programan según los períodos laborables (período laborable: horas designadas en un calendario de recursos o de proyecto durante las que se puede realizar trabajo) del calendario del proyecto. No obstante, puede personalizar los períodos laborables desde el calendario del proyecto en un calendario de tareas si tiene tareas que necesitan completarse a distintas horas, especialmente tareas que son independientes de los recursos. Un calendario de tareas resulta especialmente útil para equipamiento que ejecuta y completa tareas en noches o fines de semana, que están designados como tiempos de descanso en el calendario del proyecto. 6.2.4. Calendario base: Calendario que se puede utilizar como calendario del proyecto y de tareas en el que se especifican los períodos laborables y no laborables predeterminados Valentin Prieto Saucedo

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de

La aplicación racional de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para alcanzar los objetivos de un proyecto, a través de una serie de actividades interrelacionadas.

de un conjunto de recursos. Difiere del calendario de recursos en que este último especifica los períodos laborables y no laborables para un sólo recurso se usa como plantilla en la que se basan el calendario del proyecto, el calendario de recursos y el calendario de tareas. Project ofrece tres calendarios base:  Estándar (8:00 a.m. a 5:00 p.m. en días de la semana con una hora para comida)  24 horas  Turno de noche 6.3. Ajuste del horario laborable Como usted ha podido ver en el punto 6 los tipos de calendario que tiene Project, además que un día laboral en proyecto es de 8 horas y es 09:00 a.m. a 19:00 p.m. en días de la semana con una dos hora para comida de lunes a viernes, muchas empresa en nuestro medio no trabajan con este hora por lo que es necesario realizar las modificaciones pertinentes. 6.3.1. Pasos para ajustar el horario laboral Para poder lo explicar vamos a decir que una empresa tiene los siguientes horarios: De lunes a viernes de: 08:00 – 12:00 y 14:00 – 18:00 1. Clic en la Ficha Proyecto 2. Clic en Cambiar tiempo de trabajo Clic en Semana laborales

1

Clic en Detalles

2

Seleccionar los días de trabajo

3

Clic en Establecer días(a) en estos periodos laborables específicos

4

Escriba el horario de trabajo de la empresa.

5

Clic en Aceptar

6

7 Clic en Aceptar


Página 6

6.4. Ajuste del horario no laborable El calendario de proyecto define el horario laboral y no laboral para las tareas. Piense en el calendario de proyecto como su horario de trabajo normal de la empresa. Por ejemplo este podría ser de lunes a viernes, 08:00 a 18:00 con dos horas de descanso para comer. Este horario normal de trabajo podría sufrir variaciones en la empresa o en determinado recurso debido a los periodos feriados o días festivos. 6.4.1. Pasos para realizar el Ajuste del horario no laborable Para comprender un poco en que consiste este punto vamos a partir de un ejemplo: supongamos que el proyecto tiene una duración de 3 meses su fecha de inicio es el 02/02/2015, entonces en la duración de dicho proyecto existen feriados que no se trabajaran como ser: Carnaval 16 al 17 de Febrero de 2015 Viernes Santo 03/04/2015 Aniversario de la empresa: 24/04/2015 (solo medio día) 1. Clic en la Ficha Proyecto 2. Clic en Cambiar tiempo de trabajo

1

Clic en Excepciones

2

Clic y escribir un nombre de excepción, en nuestro caso Carnaval

3

Aquí puedes Seleccionar la fecha de Comienzo.

4

5

Aquí puedes Seleccionar la fecha de Fin. Clic en el botón Aceptar

Las Excepciones también se las puede utilizar cuando el periodo a cambiar no sigue un patrón regular. Por ejemplo el Aniversario de la empresa: 24/04/2015 (solo medio día) realza lo siguiente: 1 Clic en Excepciones


2

En Excepciones escribes en nombre y seleccionas la fechas

3

Clic en Detalle Página 7

4

Clic en Periodos laborables

5

Borrar el periodo que no se va a trabajar y dejar de 08:00 a 12:00

6

Clic en Aceptar

6.5. Opciones del Calendario de Project 2010 Ahora vamos a ver como Project tiene configurado por defecto el calendario base, para ello realiza lo siguiente: 1. Clic en Archivo 2. Clic e Opción 3. Clic en Programación

Esta es la manera como está configurado el calendario base, si usted desea puede realizar los cambio que vea conveniente. Una vez hechos los cambios Clic en Aceptar

Estándar: Día laboral de 09:00 a 19:00 de lunes a viernes con dos horas de descanso al medio día.


Turno noche: abarca desde medianoche desde el lunes hasta el sábado por la mañana, de 24:00 a 08:00, con una hora de descanso.

24 Horas: no posee horas no laborables.

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NOTA Siempre que en los documentos del Contrato se haga referencia a “Días” o a “Días Hábiles” se entenderán como los comprendidos entre el lunes y viernes incluidos, exceptuando los días en los cuales las dependencias del Estado no presten servicio al público en general en el Estado Plurinacional de Bolivia. Sólo cuando los documentos del Contrato se refieran a “Días Calendario” los plazos en días se contarán corridos, incluidos los no laborables

7. Propiedades del Proyecto 1

Clic en menú Archivo

2

Clic en Información

3

Clic en Información del proyecto

4

Clic en Propiedades Avanzadas

5 Aquí puedes escribir todos los datos importantes del proyecto, como el Titulo, Asunto, Autor, Administrador, Organización, Categoría, Palabra clave, Comentario y Base del hipervínculo. 6 Clic en el botón Aceptar


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8. Como Guardar un Proyecto


1

Clic en Guardar como

2

Clic en Equipo

3

Clic en Examinar

4

Seleccione la unidad donde desea guardar

Escriba el nombre del archivo Actividad 1

5

6

7

Clic en Guardar

¿Cómo sé qué versión utilizo actualmente? 





Si tiene una versión entre Project 98 y Project 2007, haga clic en el menú Ayuda y luego en Acerca de Microsoft Office Project. En Project 2010, haga clic en la pestaña Archivo y luego en Ayuda. En Project 2013, haga clic en Archivo > Cuenta.

Cuando guardas por primera vez puedes presionar la combinación de teclas: Ctrl + G


Presionar la tecla: F12

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9. Vista de Ms Project Para poder ver las diferentes vista en MS Project 2013 realice lo siguientes: 1

Clic en la Ficha Tarea

2

Clic en Diagrama de Gantt

3

Seleccione la Vista Diagrama de Gantt

Tipos de Vistas Vista de tareas: son las que muestran información sobre las tareas Vista de Recursos: muestra la información relacionada a los recursos. Vista de asignación: muestran los recursos asignados a cada tarea así como el trabajo total y de fase temporal, además del costo de cada asignación. NOTA El Diagrama de GANTT es una herramienta que le permite al usuario modelar la planificación de las tareas necesarias para la realización de un proyecto. Esta herramienta fue inventada por Henry L. Gantt en 1917. Debido a la relativa facilidad de lectura de los diagramas de GANTT, esta herramienta es utilizada por casi todos los directores de proyecto en todos los sectores. El diagrama de GANTT es una herramienta para el director del proyecto que le permite realizar una representación gráfica del progreso del proyecto, pero también es un buen medio de comunicación entre las diversas personas involucradas en el proyecto. Este tipo de modelo es particularmente fácil de implementar con una simple hoja de cálculo, pero también existen herramientas especializadas, la más conocida es Microsoft Project. También existen equivalentes de este tipo de software que son gratis.

Fuente: http://es.kioskea.net/contents/580-diagrama-de-gantt


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Unidad II CREACIÓN DE UNA LISTA DE TAREA Que es una tarea en Project Una tarea es una actividad que realizaras en tu proyecto al cual le adjuntas un día de inicia y un día de fin, ello te calcula el tiempo que durara esta, adicionalmente puedes asignarles recursos a esa tarea, tanto recursos humanos como recursos materiales a estos recursos se les asigna un costo, entonces tendrías una tarea con recursos, tiempo y costo.

1. ¿Qué es una Tarea? Es una actividad con un comienzo y un fin. Los planes de un proyecto están compuestos de una serie de tarea. Para definir con más eficacia las tareas tenga en cuentas las siguientes pautas:  Desglose las tareas en el nivel de detalle en el que desee realizar el seguimiento.  Desglose en un mayor detalle las tareas de más riesgo.  Estructura Detallada de Tareas (EDT)  Asegúrese que las tareas tienen claros criterios para su finalización.  Defina las tareas que sean breves con la duración total del proyecto. Las tareas más breves le permite calcular fácilmente el tiempo y los recursos. 2. Tipos de Tareas 2.1. Tarea de Unidades Fijas

Las tareas de un proyecto deben incluir al menos lo siguiente: 

      

Descripción de la tarea Duración Fecha de inicio Fecha de fin Recurso/s asignados Trabajo % completado Presupuesto $$$ o Bs.)

Son tareas cuyas unidades asignadas (recursos) son un valor fijo y cualquier cambio en la cantidad de trabajo o en la duración de la tarea no afecta a las unidades de la tarea. Se calcula del siguiente modo:

Duración x Unidades = Trabajo 2.2. Tareas de Trabajo Fijo Es una tarea cuya cantidad de trabajo es un valor fijo y cualquier cambio en la duración de la tarea o en el número de unidades asignadas (o recursos) no afecta al trabajo de la tarea. Se calcula del siguiente modo:

Duración x Unidades = Trabajo 2.3. Tarea de Duración Fija Es una tarea cuya duración es un valor fijo y cualquier cambio en el trabajo o en las unidades asignadas (es decir, recursos) no afecta a la duración de la tarea. Se calcula del siguiente modo:

Duración x Unidades = Trabajo Cuando se modifica uno de los tres elementos, los tipos de tares afectan a la programación de la forma siguiente:


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En una

Si se revisan las unidades

Si se revisa la duración

Si se revisa el trabajo

Tarea de unidades fijas

Se vuelve a calcular la duración.

Se vuelve a calcular el trabajo.


Tarea de trabajo fijo


Se vuelven a calcular las unidades.


Tarea de duración fija



Se vuelve a calcular las unidades.

3. Inicio programado (campo de tarea) El campo Inicio programado indica la fecha en la cual está programado el comienzo del trabajo en una tarea según lo calculado por Microsoft Project en base a las dependencias, las restricciones, los calendarios y otros factores de programación. Para una tarea programada manualmente, ésta es la fecha de inicio recomendada por Project y es un campo de solo lectura. Para una tarea programada automáticamente, la fecha de Inicio programado es igual a la fecha en el campo Comienzo. Como Project por defecto todas tareas vienen programada manualmente, cosa que no es conveniente para ello mejor si cambias la forma de programase, para ello realiza lo siguiente realiza lo siguiente:

1

Clic en el menú Archivo

2

Clic en Opciones


Nuevas tareas creadas Manualmente o Automáticas Una de las mejoras para optimizar el control de la programación que incorpora Ms Project 2010 es la Programación Manual de tareas. Los cambios en factores como las dependencias de tareas y el calendario del proyecto ya no ajustan las fechas de tareas de manera automática al programar manualmente una tarea. Puedes colocar una tarea programada manualmente en cualquier parte de la programación y Ms Project no la moverá.

3

Clic en Programación

4

Clic en Nuevas tareas creadas: Seleccione la opción:

5

Clic en Aceptar

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También lo puedes realizar de la siguiente manera: 1

Clic en Nuevas tareas

2

Clic en Programada automáticamente

El ejercicio consiste en la elaboración de un producto Lácteo Yogur Estructura Detallada Trabajo La Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) es una descomposición jerárquica, orientada al producto entregable del trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto, para lograr los objetivos del proyecto y crear los productos entregables requeridos. Organiza y define el alcance total al subdividir el trabajo en porciones de trabajo más pequeñas y fáciles de manejar, llamados paquetes de trabajo, que pueden programarse, costearse, supervisarse y controlarse.

4. Como una lista Tareas en Microsoft Project 2013 Para ello realiza lo siguiente: 1


2

Clic en la casilla y escriba el nombre de la tarea: Planificación y presiona enter

Ahora escriba las siguientes tareas: Id 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

Nombre de tarea Planeación Identificar el equipo de lanzamiento Establecer presupuesto de lanzamiento Planeación COMPLETADA Iniciación Puesta en marcha del lanzamiento del producto Definir el resumen creativo Coordinar las fechas de lanzamiento del producto con el plan de marketing Ejecución Completar y probar producto Crear productos prototipo Lanzamiento a fabricación Certificar producto Revisión de calidad final Lanzar producto


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Nota: También la lista de tareas se pueden realizar en Excel, Word y luego copiarla a Ms Project. 5. Como insertar una nueva tarea al proyecto Para insertar una nueva tarea solo tiene que escribir la nueva tarea, si es al final, caso contrario tiene que realizar lo siguiente: 1 Ubicar el cursor donde desea insertar la nueva tarea (siempre la nueva tarea se inserta arriba de la tarea selecciona) seleccionamos la tarea 9 Evaluar mercado y volver a definir la mensajería

2


3

Clic en Tarea

4

Escribir la nueva Tarea (Ejecución) Insertar una Tarea mediante el teclado: Presiona la siguiente tecla:

Insertar una Tarea mediante el mousse: Presiona la siguiente tecla:


1

Clic derecho sobre la tarea 9

2

Clic en Insertar tarea

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6. Como eliminar una tarea del proyecto Como usted puede observar tenemos dos veces la tarea Planificación, entonces témenos que eliminarla para ello realiza lo siguiente:

1

Clic derecho la tarea a eliminar

2

Clic en Eliminar tarea

Así es como debe de estar tu lista de tareas:

Duración estimada y duración real: Cuando creamos una tarea, Project asigna a ésta una duración estimada de 1 día, se identifica con un signo de interrogación cerrado. Cuando modificamos ese valor el signo de interrogación desaparece, con ello estamos diciendo que esa duración es de tiempo real, a no ser que agreguemos dicho signo. Esto es de gran ayuda cuando no sabemos bien cuál va a ser la duración de dicha tarea, una vez que confirmemos dicha duración sacamos el signo y listo.

Id 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

Nombre de tarea Planeación Identificar el equipo de lanzamiento Establecer presupuesto de lanzamiento Planeación COMPLETADA Iniciación Puesta en marcha del lanzamiento del producto Definir el resumen creativo Coordinar las fechas de lanzamiento del producto con el plan de marketing Ejecución Evaluar mercado y volver a definir la mensajería Completar y probar producto Crear productos prototipo Lanzamiento a fabricación Certificar producto Revisión de calidad final Lanzar producto

7. Como introducir la duración de las tareas Si se especifica la duración de una tarea, Microsoft Office Project 2013 calcula cuándo debe comenzar y finalizar la tarea basándose en la fecha de comienzo y en la duración del proyecto, así como cualquier tiempo de descanso (periodo no laborable). Puede programar tareas para que transcurran tanto en periodo laborable como en periodo no laborable. Para hacer esto asigne una duración transcurrida a una tarea. Indique la duración transcurrida añadiendo una t a la abreviatura de la duración. Ejemplo: escriba 3dt para indicar que se trata de tres días transcurridos. Podría utilizar una duración transcurrida para una tarea que no controla directamente, pero que es importante para el proyecto.


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Al realizar la programación, Project cambia todas las unidades de tiempo a horas. Sin embargo, se puede definir el número de horas que constituyen un día y una semana y el número de día que constituyen un mes del proyecto. Ejemplo si especifica que un día consta de 8 horas, Project calcula una tarea de dos días como 16 horas. 7.1. Pasos para ver y modificar el formato de duración Project utiliza valores estándar de minutos y horas para la duración: un minuto son 60 segundos y una hora son 60 minutos. Sin embargo se puede definir la duración de los días, semanas y meses para el proyecto. Para tal efecto realice lo siguiente: 1


2

Clic en Opciones

3


Con un ajuste de 8 horas por día, cuando especifique una duración de tareas de cuatro días será lo mismo establecer 32 horas Con un ajuste de 40 horas por semana, cuando especifique una duración de tareas de cuatro semanas será lo mismo establecer 160 horas Con un ajuste de días por mes, cuando especifique una duración de tareas de un mes será lo mismo que establecer 160 horas.

4

Si deseas que la duración de las tareas a parezcan en horas modifica en esta opción

5

Clic en Aceptar


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Duración rrida

transcu-

Si necesitamos que una tarea dure un tiempo determinado sin importar la cantidad de recursos que influyan en ella, debemos definir su duración como transcurrida. Por ejemplo, si colocamos un piso y necesitamos 2 días de secado. Tan sólo debemos agregar la 't' al final de la duración. Quedará de esta manera: 2dt

7.2. Abreviaturas para la duración en Project Si escribe esta abreviatura m h d s Ms

Aparecerá como esta min hr día sem ms

Que significa Minuto Hora Día Semana Mes

7.3. Pasos para modificar la abreviatura de la duración 1


2

Clic en Opciones

3

Clic en Avanzado

4

En Mostrar opciones para este proyecto realizar los cambios deseados.

5

Clic en Aceptar 7.4. Pasos para establecer la duración de las tareas

Clic en la celda situada debajo del encabezado de la columna Duración en este caso seleccionamos la tarea 2. Identificar el equipo de lanzamiento, y escribir 3d, presione la tecla enter (duración de dos días) y así de esta manera a cada una de las tareas.


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Introducir la duración para las restantes tareas: Id 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

Nombre de tarea

Duración (Pulsar entre para omitir esta tarea por ahora) 3 días 4 días (Pulsar entre para omitir esta tarea por ahora) (Pulsar entre para omitir esta tarea por ahora) 2 días 4 días

Planeación Identificar el equipo de lanzamiento Establecer presupuesto de lanzamiento Planeación COMPLETADA Iniciación Puesta en marcha del lanzamiento del producto Definir el resumen creativo Coordinar las fechas de lanzamiento del producto 2 días con el plan de marketing Ejecución (Pulsar entre para omitir esta tarea por ahora) Evaluar mercado y volver a definir la mensajería 2 días Completar y probar producto 1 día Crear productos prototipo 1 día Lanzamiento a fabricación (Pulsar entre para omitir esta tarea por ahora) Certificar producto 2 días Revisión de calidad final 1 día Lanzar producto (Pulsar entre para omitir esta tarea por ahora)

El resultado será el siguiente:

Gestión de Proyecto

8. Gestión de Proyectos ¿Cómo conseguir establecer la duración exacta de una tarea? Para realizar una buena estimación de la duración de tareas, considere los siguientes aspectos:  Información histórica de proyectos anteriores que sean similares  Estimación de las personas que serán las encargadas de realizar las tareas  El juicio experto de personas que hayan proyectos similares  La normalización de organizaciones industriales o profesionales que estén relacionados con proyectos similares al nuestro.


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Tiene como finalidad principal la planificación, el seguimiento y control de las actividades y de los recursos humanos y materiales que intervienen en el desarrollo de un Sistema de Información. Como consecuencia de este control es posible conocer en todo momento qué problemas se producen y resolverlos o paliarlos de manera inmediata.

Hitos que deben formar parte en el cronograma de nuestro proyecto: Muchas veces nos pasa que los profesionales no tienen muy en claro lo que es un hito en el proyecto, entonces acá va una explicación simple. Un hito es una tarea de duración cero que simboliza el haber conseguido un logro importante en el proyecto. Los hitos son una forma de conocer el avance del proyecto sin estar familiarizado con el proyecto y constituyen un trabajo de duración cero porque simbolizan un logro, un punto, un momento en el proyecto.

9. Hito Es un punto de referencia que marca un evento importante de un proyecto y se usa para realizar el seguimiento del progreso del proyecto. Todas las tareas que tengan una duración de cero se muestran automáticamente como un hito. También se puede marcar como hitos otras tareas de cualquier duración. 9.1. Pasos para crear un hito

1

Selecciona la tarea que va ser un hito

2 En la columna Duración escribir cero presiona la tecla Enter

Esta es la representación de un hito

Otra forma de establecer una tarea como hito es la siguiente: 1 Doble clic sobre la tarea Lanzar Producto 2

Clic en la ficha Avanzado

3

Clic en Marcar la tarea como hito

4

Clic en el botón Aceptar Tareas de resumen y subtareas Una tarea de resumen es una tarea que está compuesta por las subtareas.

La información de ésta; duración, fecha de inicio y fin, etc se obtendrá de sus subtareas.

10. Organización de las Tareas en fases Si se posee un conjunto de tareas complejas se deberá organizar las tareas en fases. La visualización de las fases de las tareas facilitara la revisión del plan del proyecto desde el punto de elementos principales y el detalle de trabajo. Por ejemplo el proyecto Yogur podría dividirse en fases: Planeación, Iniciación, Ejecución y Lanzamiento a fabricación.


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El comportamiento de una tarea de resumen es diferente al de las demás. No podrá editar directamente su duración, fecha de comienzo, u otros valores calculados ya que estos dependen de las tareas de detalle. Las tareas de resumen son de gran utilidad a la hora de obtener información sobre las fases del trabajo del proyecto. En este ejercicio, crearemos cuatro tareas de resumen sangrando las tareas. 10.1. Pasos para mostrar la tarea resumen del proyecto (tarea principal) 1

2

Clic en la ficha Formato Clic en Tarea de resumen del proyecto

Tarea resumen del proyecto: La tarea de resumen del proyecto es una tarea que por defecto se encuentra oculta.

10.2. Pasos para organizar las tareas en fases Primera Opción de Organizar las Tareas:

Botón Anular sangría


1

Clic en la ficha Tarea

2

Seleccionar las tareas a organizar en este caso seleccionamos las tareas 2, 3 y 4

3

Clic en este botón Aplicar sangría a la tarea

Botón Aplicar sangría a la tarea

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Segunda Opción de Organizar las Tareas 1 Seleccionar las tareas a organizar en fase 2

Presionar las Teclas Alt + Mayus + Fecha derecha .

Organizar tareas en subtareas y tareas de resumen

Usted debe de organizarla las tareas en fases de la siguiente manera:

Puede desglosar la lista de tareas para que se vea más organizada y legible al sangría y anulación de sangría a las tarea del proyecto para crear un esquema de las tarea de resumen (también conocidas como "tareas hamaca") y subtarea. .

10.3. Pasos para Anular la sangría a una o varias tareas 1 Seleccionar la tarea o las tareas 2

Clic en el botón Anular sangría

11. Vincular Tareas – Dependencia entre Tareas Las tareas de los proyectos deben ser llevadas a cabo en un determinado orden. Ejemplo: antes de que se realice la tarea Establecer presupuesto de Valentin Prieto Saucedo

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lanzamiento del producto, deberá ser completada la tarea Identificar el equipo de lanzamiento del producto. Estas dos tareas poseen una relación fin a comienzo también denominada dependencia o vínculo con dos aspectos:  La segunda tarea debe producirse después de la Primera; esto es una secuencia.  La segunda tarea sólo se producirá si la primera tarea es completada; esto es una dependencia. De modo que cualquier tarea puede ser sucesora de una o más tareas predecesoras. Predecesora

Sucesora

A

Vincular tareas Cuando pensamos un proyecto las tareas no comienzan todas juntas sino que por ejemplo, hay tareas que no pueden comenzar hasta que otras finalicen. Para ello Project nos permite vincular las tareas. Es muy importante en este paso marcar cuál es la tarea antecesora y cuál la predecesora.

B Esto podría parecer complicado aunque esto hace que las tareas sólo puedan tener uno de los cuatro tipos de relación de tarea que son: Aparecer en el Esta Relación de Significa Diagrama de Ejemplo Tarea Gantt como La fecha de fin de la La segunda tarea debe protarea Predecesora ducirse después de la primedetermina la fecha ra. El producto se debe idenA Fin a Comienzo (FC) de comienzo de la tificar antes de proponer el tarea sucesora lanzamiento B B La Fecha de coLas tareas deberán en la Comienzo a Comienzo (CC)

Fin a Fin (FF)

Comienzo a Fin (CF)


mienzo de la tarea predecesora determina la fecha de comienzo de la tarea sucesora La fecha de fin de la tarea predecesora determina la fecha de fin de la tarea sucesora. La fecha de comienzo de la tarea Predecesora determina la fecha de fin de la sucesora.

planificación del calendario estar estrechamente relacionadas y debería ocurrir de manera simultánea.

A B B

Las tareas que requieren un determinado equipamiento deben finalizar cuando finalice el alquiler del equipamiento.

A

B A B

Este tipo de relación se utiliza en raras ocasiones. Ejemplo cuando se realiza el seguimiento de las tareas de contabilidad.

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12. Como realizar el Vínculo entre Tareas (Fin a Comienzo FC) Para realizar la vinculación de tarea debe abrir el archivo: Actividad 1.mpp 1era opción para realizar el vínculo entre tareas (Columna predecesora): Columna Predecesoras

Tarea Predecesora Identificar el equipo de lanzamiento

Tarea Sucesora Establecer presupuesto…

En la columna Predecesoras y fila tres de la tareas 3 Establecer presupuesto… que es una tarea sucesora de la tarea 2 Identificar el equipo… predecesora entonces debes de escribir el ID 2 de la tarea predecesora, presionar la tecla enter. 2da opción para realizar el vínculo entre tareas mediante el botón vincular tareas:

1 Seleccionar las dos tareas a ser vinculadas en nuestro caso la tarea 3 y 4. 2

Clic en el botón Vincular tareas

Botón Vincular tareas Ctrl + F2


Botón Desvincular tareas Ctrl + shift + F2

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3ra opción para realizar el vínculo entre tareas mediante Información de la tarea 1 Doble clic sobre la tarea 6 2

Clic en Predecesoras

3

Escribimos el ID de la tarea predecesora (4)

4

Elegimos el tipo de vínculo (FC)

5

Clic en el botón Aceptar

4ta opción para realizar el vínculo entre tareas mediante la Muestra detalles de la tarea: 1


2

1. Clic en el botón Muestra detalles de la tarea

Esta es la ventana que se muestra

3

Seleccionar la tarea

4

5

Seleccionar el tipo de vínculo (FC)


6

Seleccionar la tarea Predecesora


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En el Diagrama de Gantt clic Izquierdo sobre la tarea y sin soltar arrastras a la otra tarea que desees vincular

5ta opción para realizar el vínculo entre tareas mediante el mousse:

Desvincular tareas 1.

2.

Seleccionar las tareas a desvincular. En la barra de Herramientas hacer clic en el botón Desvincular tareas.

Borrar una Nota de Tarea Tiene que seleccionar la Tarea que tiene una nota y dar un clic en el botón Notas de tareas, ingresas y borras la nota.

En este ejemplo estamos vinculando la tarea 7 y 8. Este será el resultado de las tareas vinculadas:

13. Documentación de tareas Para poder registrar información adicional sobre una tarea en una nota, como por ejemplo si se desea tener información adicional o detallada de una tarea, puede añadir con las notas de tareas entre dichas tenemos las siguientes:  Las notas de Tarea  Las Notas de Recursos  Las Notas de Asignación Además de las notas se puede agregar hipervínculo a un determinado archivo o página web como a correos electrónicos donde se tenga información sobre la tarea. 13.1. Como poner una Nota a una Tarea

1 Seleccionar la tarea “Puesta en Marcha…” 2 Clic en el botón Notas de tarea

3

Escribir la Nota

4

Clic en el botón Aceptar Valentin Prieto Saucedo

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13.2. Como realizar un Hipervínculo en una Tarea Clic derecho sobre la tarea “Crear producto prototipo”

1

2 Clic en Hipervínculo

(Ctrl + Alt +K)

3 Seleccionar el archivo o pegar dirección de la página web

4


14. Interrumpir el Trabajo en una Tarea La interrupción permite que una parte de una tarea pueda ser desarrolla en otro tiempo, contando con un receso de la misma. Para poder dividir una tarea primero debes de configurar la Escala Temporal, para ello realiza lo siguiente: 1

Doble Clic en la Escala Temporal

2

Clic en Nivel inferior

3

Seleccionar la unidad (Días)

4

En Contador: 1

El mismo procedimiento tienes que realizar con el Nivel Intermedio Unidades: Semanas Contador: 1 6

Clic en Aceptar


Página 27

Ahora solo tienes que dividir la tarea que desees, en este caso dividimos la tarea 2. 14.1. Como dividir una Tarea 1

Ubicar la tarea 2 lo más próximo a la escala temporal

2

Clic en el botón Dividir tarea

3

Ubicar el curso sobre la tarea a dividir y presionando el clic izquierdo mover sin soltar.

4

Resultado de la tarea dividida

14.2. Como mover una parte de una tarea dividida Para poder mover una parte de una tarea dividida solo debes de situar el puntero en cualquier parte de la tarea dividida que no sea la primera parte y moverla hacia la izquierda. 14.3. Como quitar una división de una Tarea Situar el cursor sobre la tarea dividida y arrastrar la parte dividida hasta unirla.


Página 28

15. Posposición entre tareas Cuando necesitemos tener un tiempo entre dos tareas vinculadas debemos establecer un tiempo de posposición según necesitemos. Esto hará que la tarea sucesora demore o adelante el tiempo que hayamos establecido. Por ejemplo: Si tenemos una tarea pintar pared y le sigue la tarea colgar cuadro, no podremos hacer la segunda inmediatamente porque nuestro cuadro se mancharía con la pintura fresca, necesitaríamos un tiempo antes de colgar el cuadro. 15.1. Adelantar el inicio de la Tarea Sucesora En este caso se trabajara con las tareas:

Adelantaremos el inicio de la tarea definir el resumen creativo en un día, para ello realizamos lo siguiente:

1

Doble clic sobre la línea de dependencia

2

Posposición -1d

3

Clic en Aceptar

También se lo puede realizar mediante la columna Predecesora: Escribiendo 6FC-1 día, pero también puedes hacerlo mediante porcentaje, como la tarea 6 tiene una duración de 2 días entonces si quieres adelantar en un día tendrías que escribir el 6FC-50%

15.2. Retrasar el inicio de la Tarea Sucesora En este caso se trabajara con las tareas: Valentin Prieto Saucedo

Página 29

Evaluar mercado y volver a definir la estrategia Completar y probar producto Retrasaremos el inicio de la tarea Completar y probar producto en un día, para ello realizamos lo siguiente: 1

Doble clic sobre la línea de dependencia

2

Posposición 1d

3

Clic en Aceptar

También se lo puede realizar mediante la columna Predecesora:

Escribiendo 10FC+1 día, pero también puedes hacerlo mediante porcentaje, como la tarea 10 tiene una duración de 2 días entonces si quieres adelantar en un día tendrías que escribir el 10FC+50%

16. ¿Qué es una tarea crítica? Es un conjunto de tareas que controla las fechas de comienzo y fin calculadas para el proyecto. Al concluir la última tarea de la ruta crítica concluye el proyecto. Las tareas que componen la ruta crítica suelen estar interrelacionadas mediante dependencia entre tareas. Tenga en cuenta que la ruta crítica puede pasar de estar formada por una serie de tareas críticas a estar formada por otras tareas conforme avance la programación del proyecto. NOTA En administración y gestión de proyectos, una ruta crítica es la secuencia de los elementos terminales de la red de proyectos con la mayor duración entre ellos, determinando el tiempo más corto en el que es posible completar el proyecto. La duración de la ruta crítica determina la duración del proyecto entero. Cualquier retraso en un elemento de la ruta crítica afecta a la fecha de término planeada del proyecto, y se dice que no hay holgura en la ruta crítica.

16.1. Como mostrar la ruta crítica de un proyecto 1er Opción mediante la Ficha Formato Valentin Prieto Saucedo

Página 30

1

Clic en la Ficha Formato

2

Clic en Tareas Críticas

Tareas NO críticas Las tareas que no dependen de otras, o las que están organizadas para completarse antes de que las tareas dependientes de ellas comiencen, son consideradas no críticas.

Como usted podrá observar todas las tareas se resaltan.

2da Opción mediante la Ficha Vista (Resaltar) 1

Clic en la ficha Vista

2

Clic en Resaltar

3


3era Opción mediante la Ficha Vista (Filtro) 1


2

Clic en Filtro

3



Página 31

4ta Opción mediante la Ficha Vista (Agrupada por)

1


2

Clic en Agrupar

3

Clic en Críticas

16.2. Como cambiar una Tarea a Tarea Crítica 1


2

Clic en Opciones

3

Clic en Avanzado

4

En Opciones de cálculo para este proyecto

5

Escribir la cantidad de día para que la tarea se muestre como crítica.

6

Clic en Aceptar 17. Tareas con margen de demora

Tareas con tiempo de demora Si sabe dónde se produce un margen de demora en la programación, puede mover las tareas cuando ciertas fases de la programación presenten grandes demoras y otras no.

La demora indica cuánto tiempo puede retrasarse una tarea sin afectar a la fecha de fin del proyecto. 1

2

Clic derecho en la esquina superior derecha Clic en la tabla Programación


Página 32

La tabla nos muestra en las columnas Demora permisible y Margen de demora total, la demora de las tareas, si es que la tienen, sino muestra el valor 0. NOTA Demora Negativa El margen de demora total puede ser positivo o negativo. Si es un número positivo, indica que la tarea puede retrasarse sin retrasar la fecha de finalización del proyecto. Si es un número negativo, indica la cantidad de tiempo que debe ahorrarse para que no se retrase la fecha de finalización del proyecto. Un margen de demora total negativo indica que no se ha programado tiempo suficiente para la tarea y se produce normalmente debido a las fechas de delimitación. El campo Margen de demora negativo muestra la cantidad negativa de demora de una tarea en el diagrama de Gantt, lo que indica la cantidad de tiempo que se debe guardar para que las tareas sucesoras no se retrasen. El margen de demora negativo indica que no hay suficiente tiempo programado para la tarea y normalmente está causado por fechas de delimitación o dependencias entre tareas.

Fuente: http://office.microsoft.com/es-es/project-help/margen-de-demoranegativo-campo-de-tareas-HP045305161.aspx

18. Comprobación de la duración del plan En este punto es necesario conocer el tiempo de duración que se empleara para realizar el proyecto. Como no se ha introducido directamente la duración del proyecto o la fecha de finalización, pero Project calcula la fecha de finalización, basándose en la duración individual de las tareas y en relaciones de las mismas. Una forma sencilla de conocer la duración del proyecto es a través del cuadro de dialogo Información del proyecto, para ello realice lo siguiente:


Página 33

1


2


3

Clic en Estadística del proyecto

19. Pasos para ver el proyecto completo 1


2

Clic en Zoom

3

Clic en Zoom

4

Seleccionar Proyecto completo

5



Página 34

Otra forma de realizarlo es Presionando la tecla Ctrl + el Scroll del mousse.


Página 35

Unidad III RECURSOS La Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto incluye los procesos que organizan y dirigen el equipo del proyecto. El equipo del proyecto está compuesto por las personas a quienes se les han asignado roles y responsabilidades para concluir el proyecto

1. ¿Qué es un Recurso del Proyecto? Un recurso del proyecto son personas, equipamientos y materiales que se utilizan para completar las tareas de un proyecto de las que se compone el proyecto. 1.1. Clasificación de los Recursos 1.1.1. Recursos de Empresa Cada recurso de empresa forma parte de la lista de recursos de toda la organización; por consiguiente, cada uno de ellos puede compartirse entre varios proyectos. 1.1.2. Recursos que no son de la Empresa No forma parte de la lista de recursos de toda la organización. Ningún otro jefe de proyecto puede utilizar sus recursos que no son de la empresa en los proyectos de los que se encargue. 1.1.3. Recursos Genéricos Estos recursos se utilizan para especificar las necesidades de personal de un proyecto como los carpinteros y los programadores. 1.1.4. Recurso de trabajo Humanos o de equipamiento que realizan trabajo para completar una tarea. Los recursos de trabajo consumen tiempo [Horas o días] para completar una tarea. 1.1.5. Recurso material Suministro consumible, como hormigón, madera o clavos. 1.1.6. Recurso de costo Son aquellos recursos que no dependen de la cantidad de trabajo de una tarea o de la duración de una tarea, por ejemplo pasaje de avión. 1.1.7. Recurso de presupuesto Ayuda a capturar el dinero, trabajo o material que financia a un proyecto. Los presupuestos sólo pueden aplicarse a nivel de proyecto mediante la asignación de un recurso de presupuesto a la tarea de resumen del proyecto. Valentin Prieto Saucedo

Página 36

1.1.8. Recursos comprometidos Es un recurso que se asigna formalmente a cualquier asignación de tarea de las que se incluyen dentro de un proyecto. Es el tipo de reserva predeterminada. 1.1.9. Recursos con marcador de posición Es un recurso temporal agregado a un plan de proyecto para ayudar a calcular los tipos y las cantidades de recursos necesarios. Los nombres de los recursos con marcador de posición permiten desarrollar la propuesta del proyecto y obtener aprobaciones. Project trabaja con dos tipos de recursos que son:  Los recursos de trabajo. Son las personas y el equipamiento que realiza el trabajo en la empresa.  Los recursos de material. Son los artículos de consumo que serán agotados durante el progreso del proyecto. Ejemplo: en una construcción podrían considerarse como recursos materiales al cemento, claves, etc. Ejemplo de recursos de trabajo: Recurso de trabajo Persona individual identificada por el nombre Persona individual identificada por función o título de trabajo Grupo de persona con un objetivo común Equipamientos

Ejemplo Valentin Prieto Saucedo Directora, Director del producto Marketing, Producción, Ventas, Soporte, etc. Mescladora de cemento

En esta unidad se configurara algunos recursos necesarios para completar el proyecto de “Actividad 1” 2. Pasos para agregar recursos de Tipo Trabajo (humano) en Ms Project


1


2

Clic en el botón Diagrama de Gantt

3

Clic en Hoja de Recursos

Página 37

Elegir el tipo de recurso en este caso será de Tipo Trabajo

Cuando se crea un nuevo recurso por defecto Project asigna una capacidad máxima de 100%. Aquí se puede modificar la capacidad máxima de recurso.

Recursos de tipo trabajo 1. Valentin Prieto Saucedo 2. Valentina Prieto Figueroa 3. Pedro Prieto Saucedo 4. Alejandro Gutiérrez Bejarano 5. Juana Pérez Torres 6. Mauricio Torres Mejía 7. Mónica Figueroa Castro 8. Carlos Pérez Pérez 9. Ventas

3. Como cambiar las Unidades de Asignación Si lo prefieres puedes utilizar el valor de capacidad máxima como números enteros o parciales por ejemplo 0.5, 1.2 en lugar de porcentaje. Para ello tienes que realizar lo siguiente: 1


2

Clic en Opciones

3

Clic en la ficha en Programación

4

Seleccionar Valores decimales

5



Página 38

3. Configuración de los Recursos de Equipamiento Los recursos humanos y de equipamiento se configuran de la misma manera.  Clic en la Celda vacía debajo del recurso “Ventas”  Escribes los siguientes recursos y en tipo eliges Trabajo Nombre de recurso Cámara de incubación artesanal de 400 lt por tanda -eléctrica Cámara de refrigeración – refrigeradora Batidora Cocina semindustrial Balanza de 1 a 100 kg Mesa de Trabajo

Capacidad máxima 100% 200% 100% 100% 100% 400%

El resultado será el siguiente:

4. Configuración de los Recursos Materiales Son los artículos de consumo que serán agotados durante el progreso del proyecto. Aunque Project no es un sistema completo de inventario puede mantenerle informado del consumo de los recursos materiales. Tantos en los recursos materiales como de trabajo puede editar y perfilar las asignaciones de recursos, establecer varias tasas de costo, especificar distintas tasas de costo a aplicar en los diferentes horarios, y compartir los recursos a través de un fondo de recursos. Además el cálculo del costo para los recursos materiales se realiza de la misma forma que para los recursos de trabajo. Sin embargo a diferencia de los recursos de trabajo los recursos materiales no utilizan tasa de horas extras, calendario de recurso o capacidad máxima. Los pasos son los siguientes:

1


2

Seleccionar la Vista Hoja de Recursos

3 Debajo del recurso Mesa, escribir el recurso (Leche líquida) Valentin Prieto Saucedo

4

En la columna etiqueta de material (litros) Página 39

Los recursos de “Trabajo” son los más útiles, y debes utilizarlos para categorizar a las personas que ocuparán su tiempo trabajando en las distintas tareas. Para proyectos pequeños, este tipo de recurso puede referirse mediante el nombre del miembro del equipo. Para proyectos más grandes, este tipo de recurso puede especificar los diferentes subcontratistas.

Los recursos “Materiales” se refieren a los materiales que se utilizan durante el trabajo, tales como madera, clavos y gasolina. Los recursos de “Costo” deben utilizarse para rastrear recursos que tienen asociada una tasa de costo definida. La tarifa diaria de renta de una grúa o un remolque puede rastrearse mediante un recurso de costo.

Utilizaremos litros de Leche líquida como unidad de medida para realizar el seguimiento del consumo de leche durante la elaboración de Yogur. La siguiente ventana muestra la configuración de los recursos:

El campo Etiqueta de materiales sólo se aplica a los recursos materiales.

NOTA Los recursos de Tipo Material no se le escriben la Capacidad.

5. Introducción de las tasas de costo del recurso Casi todos los proyectos poseen algún aspecto financiero, y el costo dirige el ámbito de muchos proyectos. El seguimiento y gestión de la información financiera permite al administrador del proyecto cumplir con el objetivo. 5.1. Tipos de Costos disponibles en MS Project Los costos son aspecto importante de la programación y control del proyecto. Project proporciona varios tipos de costos los cuales son: a. Costo basado en tasa Costo que se calcula en función de las tasas de pago especificadas para un recurso y la cantidad de trabajo realizado por ese recurso. b. Costo por uso Costo que se contrae cada vez que se utiliza el recurso o una vez por cada tarea finalizada asignada al recurso. c. Costo fijo Costo que se define para una tarea y no para un recurso. Los costos fijos no cambian, independientemente de la duración de la tarea o del trabajo realizado en la tarea en un recurso. d. Recurso de costo Recurso que permite acumular costos puntuales o periódicos que pertenecen a una tarea. Entre los recursos de costo se incluyen los pasajes de avión y el alojamiento. Suelen ser costos puntuales de cada taValentin Prieto Saucedo

Página 40

rea, aunque puede haber varios apuntes distintos para ese costo mientras dure la tarea. e. Recursos de presupuesto Recurso que se aplica al proyecto en su totalidad. Los recursos de presupuesto representan la capacidad máxima de un proyecto de consumir unidades monetarias, de trabajo o de material. NOTA Se pueden especificar varios tipos de costos para el mismo recurso de trabajo. Por ejemplo puede especificar una tasa horario para el trabajo del recurso y costo por uso para las horas de viajes u otros gastos.

5.2. Como introducir las tasas de costo a los recurso 1


2

Seleccionar la Vista Hoja de Recursos

3 Clic en Tasa estándar del recurso “Valentin Prieto Saucedo” 4

Escribir el costo “$/. 150.00/hora

En la siguiente figura se puede apreciar las formas de pago a un recurso En esta opción puedes cambiar la simbología de la forma de pago.

Si quieres pagar en Minutos  $b 100,00/min y así sucesivamente. Introducir la Tasa Estándar de los siguientes recursos Nombre del recurso Valentin Prieto Saucedo Valentina Prieto Figueroa Pedro Prieto Saucedo Alejandro Gutiérrez Bejarano Juana Pérez Torres Mauricio Torres Mejía Mónica Figueroa Castro Carlos Pérez Pérez Ventas Cámara de incubación artesanal de 400 lt por tanda -eléctrica


Tasa estándar $b 150,00/hora $b 80,00/hora $b 55,00/hora $b 35,00/hora $b 35,00/hora $b 35,00/hora $b 35,00/hora $b 35,00/hora $b 50,00/hora $b 2,00/hora

Página 41

Cámara de refrigeración – refrigeradora Batidora Cocina semindustrial Balanza de 1 a 100 kg Mesa de Trabajo Leche

$b 2,50/hora $b 1,00/hora $b 3,00/hora $b 25,00/hora $b 0,50/hora $b 6,00

5.3. Pasos para cambiar el símbolo de la moneda 1


2

Clic en Opciones

3

Clic en Mostrar

4

Seleccionar la Moneda

5

Si desea también puedes escribir el símbolo de la moneda

6

Clic en Aceptar

Esta opción es muy buena cuando se tiene planificado que un recurso por tema de capacitaciones se va a ausentar.

6. Ajuste del horario laboral para recursos individuales Un calendario de recurso controla el horario laboral y no laborable de un recurso. Project utiliza los calendarios de recursos para determinar el horario a programar para un determinado recurso. Los calendarios de recursos solo son aplicables a los recursos de trabajo (las personas y el equipamiento) y no a los recursos materiales. Un horario de trabajo flexible, periodos vacacionales, otras horas.


Página 42

6.1. Pasos para cambiar el calendario laboral para recursos individuales El Recurso Valentin Prieto Saucedo, saldrá de vacaciones desde el 26 al 27 de febrero de 2015.

1

Seleccionar el Recurso Valentin Prieto

2

Clic en la ficha PROYECTO

3

Clic en Cambiar tiempo de trabajo

4

Clic en la ficha Excepciones

5

Seleccionamos el recurso: Para calendario. Valentin Prieto Saucedo, estará de vacaciones los días 26 y 27 de febrero de 2015.

6

7

8

9

Escribir un nombre la Excepción: “Vacaciones de Valentin Prieto Saucedo”

Clic en comienzo y seleccionar la fecha 26/02/2015 y lo mismo en Fin seleccionar la fecha 27/02/2015 por lo que el recursos estará solo un día de vacaciones.

Clic en este botón “Detalle” para ver que está marcado el periodo No laborable del recurso.

Clic en Aceptar


Página 43

6.2. Pasos para modificar un calendario laboral para un recurso Seleccione el recurso Valentina Prieto Figueroa y cambien el horario de trabajo de la siguiente manera: 10 horas por día durante la fecha 02/02/2015 a 06/02/2015.

1


2

Clic en la Cambiar tiempo de trabajo

3

Seleccionamos el recurso: Para calendario. Valentina Prieto Figueroa.

4

Clic en la ficha Excepciones

5

Escribir un nombre debajo de predeterminado: “Horas adicionales”

6

7

8

9 10

Clic en comienzo y seleccionar la fecha 02/02/2015 y lo mismo en Fin seleccionar la fecha 06/02/2015 por lo que el recursos estará solo un día de vacaciones.

Clic en Detalle, para realizar las modificaciones. Clic en Periodo laborables: y modificar según se muestra, es decir que el recurso tendrá 10 horas diarias de trabajo. Escriba el horario de trabajo. Clic en Aceptar


Página 44

7. Creación de Calendario exclusivo para un recurso Con la finalidad de facilitar las asignaciones de plantillas de calendarios usted puede definir sus propios calendarios base los cuales se asignan al registrar la tarea o recurso con este fin un calendario especial de trabajo. 1


2


3

Clic en el botón Crear calendario

4

Clic en la opción Crear nuevo calendario base

5

Escribir el nombre del nuevo calendario “Horario especial” base Clic en Aceptar base

6 7

Clic en Semanas laborales base

8

Clic en el botón Detalles…

9

Seleccione la fecha de inicio y luego la fecha de finalización. (Lunes, miércoles y viernes)

10

Clic en: Establecer día(s) en estos periodos laborables específicos

11

Ahora escriba el horario de trabajo

12

Clic en el botón Aceptar.


Página 45

Ahora tenemos que aplicar el calendario creado al recurso “Mónica Figueroa Castro”, para ello realizamos lo siguiente: 1

Vista: Hoja de Recursos

2

Seleccione el Recurso “Mónica Figueroa Castro”

3

Ir al final a la derecha donde dice Calendario seleccionar el calendario especial para este recurso 8. Copiar, eliminar o cambiar el nombre de los elementos del proyecto mediante el Organizador Puede copiar elementos del proyecto (como campos, grupos, calendarios, barras de herramientas, equivalencias, formularios, tablas, filtros, vistas, informes y módulos) entre el archivo global y el archivo de proyecto activo o entre dos archivos de proyecto. También puede eliminar o cambiar de nombre los elementos del proyecto.

1


2



3

Clic en Organizador

Página 46

4

Si se desea eliminar o copiar un Calendario dar un clic en la ficha Calendario

5

Seleccionar el Calendario “Horario Adicional”

6

Clic en el botón Eliminar… O si desea copiar algún elemento seleccionar el elemento y clic en Copiar…

Puede copiar cualquier elemento del proyecto de un archivo de proyecto a otro si hace clic en el archivo de origen en el cuadro disponibles en, hace clic en el elemento que desea copiar en la lista situada encima del cuadro, hace clic en el archivo de destino en el otro cuadro disponibles en y, a continuación, hace clic en Copiar. 9. Recursos de Presupuesto Los recursos de presupuesto son recursos que se definen en la Hoja de Recursos y que nos sirven para comparar en la ejecución del proyecto con lo que realmente hemos presupuestado, "X" horas de trabajo presupuestadas, "Y" kg de material, etc... El ejemplo que vamos a utilizar es "Pintar una pared", a la hora de hacer nuestro presupuesto hemos estimado que vamos a utilizar:   

20 litros de pintura 16 horas de mano de obra y que tenemos un presupuesto asignado de 200 $us.-

Lo primero que tenemos que hacer es definir estos recursos en Ms Project, para ello en la "Hoja de recursos" damos de alta los recursos:   

Pintura presupuestada (recurso de material y de presupuesto) Mano de obra presupuestada (recurso de trabajo y de presupuesto) Presupuesto asignado (recurso de coste y de presupuesto)

1

Escriba los recursos

2

Inserte la columna presupuesto

3

Seleccione el Tipo

En la imagen se pueden ver estos recursos, en la columna Presupuesto fijamos que este seleccionado "Sí" en los recursos anteriores. Valentin Prieto Saucedo

Página 47

4

Seleccionamos Si para los recursos que serán Presupuesto

En la próxima unidad veremos como asignar recurso presupuesto.

10. Como crear un archivo Fondo de recursos Cuando se asignan recursos a un proyecto resulta realmente difícil que este se encuentre destinado únicamente al mismo desde que comienza hasta que finalice. Lo que ocurre en general es que los individuos tienen otras responsabilidades en otros proyectos. Realiza lo siguiente:

1


2

Vista: Hoja de recursos

3

Escriba los recursos

5

Para poder compartir los recursos tienes que tener abierto los dos archivos

6

Clic en la Ficha Recursos

7

Clic en Grupo de recursos

8

Clic en Recursos compartidos Valentin Prieto Saucedo

4

Guardar el archivo como Fondo de recursos para compartir.mpp

Página 48

9

Clic en Usar recursos

10

Seleccionar el Archivo que tiene los recursos a compartir

11

Clic en El fondo de recurso tiene prioridad

12

Clic en Aceptar

11. Documentación de Recursos Al igual que las tareas un recurso también se puede documentar para saber su horario de trabajo, si va a realizar algo en específico en el proyecto. Pasos para la documentación de los recursos 1


2


3

Seleccionar el recurso “Valentin Prieto Saucedo”

4

Clic en el botón Notas de recurso

5

Escriba la nota: “El señor Valentin Prieto Estará de Vacaciones el día 05 de abril”


6

Clic en Aceptar

Página 49

Unidad IV Asignación de Recursos a las Tareas PASO

1

Ten en cuenta la disponibilidad de los recursos cuando estimes la duración de las tareas. Este paso es crucial y a menudo se pasa por alto. Los recursos deben considerarse durante la construcción del cronograma, no después. Presta mucha atención a las tareas concurrentes (las que se realizan al mismo tiempo) que utilizan los mismos recursos. Por ejemplo, podrías asumir correctamente que tanto las paredes interiores como exteriores de una construcción, se pueden enmarcar al mismo tiempo. Pero si sólo tienes un carpintero en el proyecto, esto no será posible.

PASO

2

Crea y organiza todos tus recursos. La mejor forma de mantener organizados tus recursos es a través de la hoja de recursos. Asegúrate de que todos tus recursos tengan nombres claros y asegúrate además de especificar el tipo de recurso.

PASO

Una asignación es la asociación de un recurso a una tarea específica para la realización de un trabajo. Desde la perspectiva de una tarea es lo que podríamos denominar como el proceso de asignación de un recurso a una tarea. Desde la perspectiva de de los recursos se podría denominar como una asignación de recursos. Una Tarea + Un Recurso = Asignación Si asigna los recursos a las tareas, podrá encontrar respuestas a preguntas como por ejemplo:  ¿Qué personas se encargan de trabajar en las tareas y cuándo?  ¿Cuenta con los recursos necesarios para lograr el trabajo que requiere el proyecto?  El recurso está de vacaciones  El recurso esta sobreasignado 1. Asignación de los Recursos a las Tareas La asignación de recurso a una tarea permite realizar seguimiento del progreso del trabajo en la tarea. Si introduce información sobre los costos, Project calculara el costo de la tarea y del recurso de manera automática. NOTA Project asigna el 100% de unidades del recurso a la tarea es decir Project asume que puede destinar todo el horario laboral del recurso a la tarea. Si el recurso dispone de menos del 100% de capacidad máxima, Project asignara el valor de la capacidad máxima del recurso.

Para iniciar la asignación de los recursos a una tarea primero debes de realizar lo siguiente: 1

Clic en la ficha Recurso

2

Clic en Opciones de redistribución

3

Clic en Manual

4

Clic en Aceptar

3

Asigna cada tarea a un recurso. Luego de crear el cronograma en el diagrama de Gantt, necesitarás especificar qué recursos se encuentran asociados a cada tarea

1.1. Como asignar recursos a una tarea 1

Vista: Diagrama de Gantt

2

Seleccionar la tarea “Identificar el equipo de lanzamiento”

3


4

Seleccionar el Recurso “Valentin Prieto Saucedo”

5

Aquí debes de escribir las unidades necesarias para realizar la tarea

6

Clic en el botón Asignar

7

Clic en el botón Cerrar

4

Clic en el botón Asignar recursos

Así de esta manera se puede asignar recursos a una tarea. NOTA Al momento de asignar recursos a las tareas es necesario tener en cuenta los recursos a los que hemos cambiado la disponibilidad y/o el calendario, ya que éstos pueden demorar la finalización de la tarea asignada. NOTA Para quitar un recurso de una tarea seleccione el o los recursos y hacer clic en quitar. Para terminar con el ejercicio realice las siguientes asignaciones de recurso a las tareas: Nombre de tarea 1 Planeación 2 Identificar el equipo de lanzamiento 3 Establecer presupuesto de lanzamiento 4 Planeación COMPLETADA 5 Iniciación 6 Puesta en marcha del lanzamiento del producto 7 Definir el resumen creativo 8 Coordinar las fechas de lanzamiento del producto con el plan de marketing 9 Ejecución 10 Evaluar mercado y volver a definir la mensajería 11 Completar y probar producto


Recursos Valentin Prieto Saucedo Pedro Prieto Saucedo

Valentin Prieto Saucedo Valentin Prieto Saucedo Pedro Prieto Saucedo Alejandro Gutiérrez Bejarano Juana Pérez Torres Pedro Prieto Saucedo

Página 53

PASO

4

Verifica la asignación de recursos en la vista gráfica de recursos. Luego de crear el cronograma y de asignar los recursos, puedes verificar que no haya sobreasignación.

12 Crear productos prototipo 13 Lanzamiento a fabricación 14 Certificar producto 15 Revisión de calidad final

Mauricio Torres Mejía Mauricio Torres Mejía Valentin Prieto Saucedo Mauricio Torres Mejía Valentin Prieto Saucedo

16 Lanzar producto

Una vez terminada todas las asignaciones guarde el ejercicio. 2. La Fórmula de programación: La duración, las unidades y el trabajo El trabajo representa la cantidad de tiempo que un recurso o recursos emplearan para completar una tarea. Por ejemplo si existe una persona trabajando a tiempo completo, la cantidad de tiempo expresada como trabajo será la máxima que la cantidad de tiempo expresada como duración. La cantidad de trabajo solo será diferente de la duración si asigna más de un recurso a una tarea o si asigna un único recurso que no trabaja a tiempo completo. Project calcula el trabajo utilizando lo que se denomina en algunas ocasiones como la fórmula de programación: Duración x Unidades = Trabajo Veamos un ejemplo: La duración de la tarea 3 “Establecer presupuesto de lanzamiento” es de 4 días, para el proyecto de Actividad 1, 4 días es lo mismo que decir 32 horas. Cuando asignamos a Valentin Prieto Saucedo a la tarea tres, Project aplico el 100% del tiempo de trabajo de Valentin a esta tarea. La fórmula de programación para la tarea 3 sería: 32 horas de duración de la tarea x 100% de unidades de asignación = 32 horas de trabajo. Es decir, cuándo asignamos a Valentin a la tarea 3 al 100% de unidades, la tarea debería requerir 32 horas de trabajos. Veamos un ejemplo más complejo. Asignamos dos recursos, cada uno al 100% de unidades de asignación a la tarea 14. La fórmula de programación seria la siguiente: 16 horas de duración de la tarea x 200% de unidad de asignación = 32 horas de trabajo. 3. Asignación de recursos adicionales a una tarea Project utiliza un método de programación denominado “Programación condicionada por el esfuerzo”. Esto significa que el trabajo de una tarea permanece constante independientemente del número de recursos que sean asignados. El efecto más visible de la programación condicionada por el esfuerzo es que cuando asigna recursos adicionales a una tarea, la duración de esa tarea dis-


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minuye. Project solamente aplica la programación condicionada por el esfuerzo cuando asigna o elimina recurso de las tareas. Ahora asignaremos recursos adicionales a las tareas y veremos cómo esto afecta a la duración de las tareas: 1

Doble clic sobre la tarea Puesta en Marcha del lanzamiento del producto

2

Clic en la ficha Recursos

3

Seleccionamos el nuevo recurso: “Alejandro Gutiérrez Bejarano”

4

Clic en Aceptar

Ahora la fórmula de programación será la siguiente: 8 horas (es decir, 1 días) de duración de la tarea x 200% de unidades de recursos = 16 horas de trabajo. Otro efecto importante de la reducción en la duración de la tarea 6 es que la fecha de comienzo de todas las tareas sucesoras también cambiara. 4. Asignación de recursos materiales a las tareas Asignaremos el recurso material Leche líquida a una tarea e introduciremos una cantidad fija de Litros de consumo. 1

Doble clic sobre la tarea “Crear productos prototipo”

2

Clic en la ficha Recursos

3

Seleccionamos el nuevo recurso: “Leche líquida”

3

Escribir la Unidades rias: 1000


de leche necesa-

4

Clic en Aceptar

Página 55

5. Cambiar el formato de unidad predeterminado para las asignaciones 1


2

Clic en Opciones

3


4

Clic en Valores decimales

5

Clic en Aceptar

6. Como Ver cargas de trabajo y disponibilidad de recursos

3

1


2

Clic en Uso de recursos

En esta vista se puede ver la carga de trabajo y la disponibilidad de cada uno de los recursos.


Página 56

7. Para Visualizar la Gráfica de la asignación de recursos 1


2

Seleccione el recurso Valentin Prieto Saucedo

8. Recursos sobre Asignados y Redistribución La sobre asignación de recursos se presenta cuando este es asignados a varias tareas sobrepasando la capacidad máxima programada para el mismo, este puede ser solucionado mediante redistribución se las puede realizar de las siguientes maneras:  Retrasar una tarea hasta que el recurso asignado tenga tiempo para trabajar en ella.  Se divide una tarea, de forma que parte de ella se realice en el momento planeado y el resto cuando el recurso asignado tenga tiempo. 9. Ver carga de trabajo y disponibilidad de recursos. 1


2

Clic en la Ficha Vista

2

Clic en Filtro: Recursos sobreasignados


Página 57

Distribuir uniformemente el trabajo del proyecto (redistribuir asignaciones de recursos) ¿Parte de los recurso de trabajo tienen demasiado trabajo asignado? Los conflictos o sobreasignaciones de recursos pueden resolverse mediante la característica de redistribución de recursos de Project. La redistribución retrasa las tareas o tarea dividida de forma tal que los recursos asignados a dichas tareas ya no estén sobrecargados.

10. Redistribución de recursos 1

Vista: Gantt de redistribución

2

Clic en la Ficha Recurso

3

Clic en la Redistribuir todo

11. Como asignar recursos presupuestos Ahora vamos al Diagrama de Gantt y escribimos la tarea Pintar Pared

Ahora mostrar la Tarea de resumen del proyecto.

1

2

Clic en Formato

Clic en Tarea resumen del proyecto

En este punto deberías ver la tarea resumen del proyecto (Id 0) tal y como se muestra en la siguiente imagen:

Para asignar los recursos de presupuesto a la tarea resumen, selecciona la tarea resumen y haz doble clic sobre ella:


Página 58

Doble clic sobre la tarea resumen

1 2

Clic en Resumen

3

Seleccionar los tres recursos de presupuesto

4

Clic en Aceptar

Ahora ya hemos asignado los recursos de presupuesto al proyecto, en los siguientes pasos vamos a asignar los valores (20 litros en el caso de la pintura, 16 horas en el caso de la mano de obra y 200 $us en el caso del coste presupuestado) Para introducir los valores seleccionamos la vista "Uso de tareas" 1

Vista: Uso de tareas

2

Insertar la columna Trabajo presupuestado

3

Insertar la columna Costo presupuestado

Introducimos los valores en cada asignación y ya tenemos definidos los presupuestos de nuestro proyecto

Una vez que hemos definido los valores de presupuesto ya podemos ir comparando los valores presupuestados frente a los reales, los previstos, etc.


Página 59

Unidad V Formato e Impresión 1. Creación de una Vista Diagrama de Gantt personalizada El diagrama de Gantt se ha convertido en una forma estándar de visualización de los planes de proyecto, el cual fue inventado por el Ing. Henry Gantt a principios del siglo veinte. Existen tres formar de dar formato a las barras de Gantt 1.1. Dar formato las categorías de las barras de Gantt en el Cuadro de dialogo para ello realiza lo siguiente: 1

Vista: Diagrama de Gantt

2

3

Clic en la ficha Formato

Clic en la ficha Formato/Estilo de barra

En este caso vamos colocarle de color verde a las barras de tareas

4

5

Clic en Tarea

Si desea modificar el inicio de la barra lo puede realizar aquí

6

Aquí seleccione el color de la barra

7

Clic en Aceptar

1.2. Dar formato a todas las categorías de las barras de Gantt utilizando el Asistente para diagrama de Gantt, mediante el Asistente para diagrama de Gantt. 1

Clic en la ficha Formato

2

Clic en Estilo de diagrama de Gantt

3

Seleccionar el Estilo de barra

1.3. Dar formato a las barras de Gantt Individualmente de forma directa 1

Doble clic sobre la barra de Gantt a la que se desea dar formato


Página 61

1.4. Como Realizar una copia de la Vista de Gantt para que los cambios de formato realizados no afectan a la vista de Diagrama de Gantt de Gantt Original. 1.5.

4

1


2


3

Clic en Ma vistas…

Clic en Copiar

Mostrará la ventana de dialogo Definición de una vista

4

Escribir el Nombre: Diagrama de Gantt personal

5

Clic en Aceptar

Aparecerá un Diagrama de Gantt personal

6

Clic en Aplicar


Página 62

Para poder mostrar el nuevo Diagrama de Gantt, realice lo siguiente: 1

Clic en ficha Tarea

2


3

Clic en Diagrama de Gantt personal

1.6. La Vista Preliminar del Diagrama de Gantt 1


2

Clic en Imprimir

Esta es la vista preliminar del proyecto el cual se puede configurar el Tipo de Papel, márgenes entre otras características. Clic en Configuración de Página


Página 63

Página:  Permite elegir la orientación del papel.  Ajuste de escala  Tamaño del papel

Márgenes:  Permite configurar los márgenes del papel

Encabezado:  Permite introducir un encabezado.

 Número de página  Imagen  Entre otras cosas más


Página 64

3. Representación de objetos en un Diagrama de Gantt Si se desea anotar un determinado evento o destacar gráficamente un determinado elemento, puede dibujar objetos tales como cuadro de texto, fechas y otros elementos directamente en el diagrama de Gantt. Los pasos son los siguientes: 1

Clic en Formato

2

Clic en Dibujo

3

Clic en Cuadro de texto

Para dar formato al cuadro de texto, de doble clic sobre el cuadro de texto En esta venta puedes dar formato de color, tipo de línea entre otras.

Seleccione la Ficha Tamaño y posición

Asegurar de que se encuentra seleccionada la opción Adjuntar a escala temporal


Página 65

Una vez hechos los cambios dar un clic en el botón Aceptar


Página 66

Unidad VI Seguimiento del progreso de las Tareas El seguimiento consiste en la actualización de los detalles del proyecto tales como qué trabajo hizo alguien, cuándo se realizó el trabajo, y cuál fue su costo. Estos detalles suelen denominarse valores reales. El seguimiento de los valores reales es esencial a la hora de gestionar un proyecto de manera apropiada, frente a la planificación. El administrador del proyecto debe conocer el desarrollo del trabajo del equipo del proyecto y aplicar acciones correctivas cuando sea necesario. El seguimiento del funcionamiento del proyecto y la comparación con el plan original, permitirá responder preguntas como:  ¿Las tareas comienzan y finalizan según lo planeado? Y si no fuese así ¿cuál será la repercusión sobre la fecha de finalización del proyecto?  ¿Los recursos están empleando más o menos tiempo del que se planifico para completar las tareas?  ¿Se están superando los costos de la tarea previstos llegando al costo total del proyecto? 1. Almacenamiento de una línea de base del proyecto Una de las actividades más importantes de un administrador de proyecto después de desarrollar un plan de proyecto es registrar los datos reales y evaluar el funcionamiento del proyecto. Para poder analizar el funcionamiento del proyecto, necesitaremos compararlo con su plan original. El plan original es lo que se denomina línea de base del plan, o simplemente línea base. Una línea base es un conjunto de los valores importantes de un proyecto, como son las estimación de las fechas de comienzo y finalización, y los costos de las tareas, recursos y asignaciones. Cuando almacena una línea de base, Proyecto toma una “Imagen Estática” de los valores existentes y la almacena en el plan de Project para futuras comparaciones. Cuando se debería almacenar una línea de base en las siguientes situaciones:  Cuando haya desarrollado el plan del proyecto lo más complejo posible.  Cuando todavía no haya comenzado la introducción de los valores reales como, por ejemplo, el porcentaje de trabajo completo. Los valores específicos almacenados en una línea de base incluyen los campos de tarea, recursos y asignaciones, y los campos por fase temporal mostrado en la siguiente lista:


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El plan provisional Es como una línea de base pero más resumido, sólo guarda fechas de comienzo y de fin de tareas.

Campo de tareas Comienzo Fin

Campos de recursos Los campos de trabajo y trabajo por fase temporal Los campos de costo y de costo por fase temporal

Duración

Campos de asignaciones Comenzó Fin Los campos de trabajo y de trabajo por fase temporal

Los campos de trabajo y de trabajo por fase temporal

Nota: Los campos por fase temporal muestran los valores de tarea, recurso y asignaciones que se extienden a lo largo del tiempo. 2. Como guardar una línea base 1

Clic en la ficha Proyecto

2

Clic en Establecer línea base

3


4

Seleccionar Línea base

5

Clic en Proyecto completo

6

Clic en Aceptar

3. Como ver la línea base vs actual de manera gráfica

1

Vista: Gantt de seguimiento

La parte de arriba es el plan actual

La parte de abajo es la línea base


Página 68

4. Actualizar lo planificado según lo previsto (línea base)

Fecha de estado

La manera más sencilla de realizar un seguimiento del progreso es informar de que el trabajo real procede según lo previsto. (Abra el archivo Actividad 1.mpp) Primero tienes que establecer la Fecha de Estado (en este caso vamos a actualizar el avance al 20/02/2015) 1


2

Clic en Fecha de estado

3

Escribir la fecha: 20/02/2015

4

Clic en Aceptar

Segundo tienes que estar en la vista Diagrama de Gantt 5

Clic derecho: Tabla Seguimiento

Tercero insertar la línea de Fecha de Estado

6

Clic derecho: Cuadricula


Página 69

Es la fecha a la cual vamos actualizar el proyecto.

7

Seleccionar Fecha de estado

8

Seleccionar el tipo de línea

9

Seleccionar el Color de la línea

10

Clic en Aceptar

Línea de Fecha de estado

Cuarto, ahora vamos a actualizar según la fecha de estado 11

Clic en Actualizar proyecto

12

Clic en Actualizar trabajo completado a:

13

Clic en Aceptar

Como se puede observar el avance en la siguiente vista

Marca de comprobación en la columna Indicadores de aquellas tareas que hayan sido completadas. Valentin Prieto Saucedo

Esta barra de progreso indica la parte de la tarea que ha sido completada Página 70

5. Introducción del porcentaje completado de una tarea Cuando se haya comenzado el trabajo en una tarea se podrá actualizar el avance expresado en porcentaje. Cuando introduzca el porcentaje distinto de cero, Project cambiara la fecha de comienzo real de la tarea para que coincida con la fecha de comienzo programada. A continuación se calculara la duración real, la duración restante, los costos reales y otros valores basado en el porcentaje introducido. Por ejemplo: si especificamos que una tarea de dos días de duración ha sido 50% completada, Project calculará que ha utilizado un día de duración real y que la duración restante es de un día.

El seguimiento de un proyecto supone información, control y decisiones, y todo ello puede estar referido a cualquiera de los aspectos como:  Plazo 

Recursos



Costo



Otros indicadores personalizados por el usuario

Para realizar el ejemplo vamos a modificar la fecha de estado a 27/03/2015 1

Escribir el 50% en la tarea Coordinar las fechas de lanzamiento del producto con el plan de marketing

NOTA De manera resumida y genérica, los pasos del ciclo de seguimiento deberían incluir los siguientes: 1. Establecimiento de una línea de base inicial o del período de actualización. (Opcional) 2. Establecimiento de la Fecha de estado o actualización que requerirá el compromiso de introducir todos los datos reales de todas las tareas implicadas en el período de actualización hasta esa fecha. 3. Si se planifica con recursos: a) Horas reales trabajadas por el recurso en las tareas, diarias, semanales o del período que se determine y trabajo restante(revisión) b) Días reales trabajados en cada tarea y días restantes(revisión) o % completado de la duración de la tarea y días restantes(revisión) 4. Si no se planifica con recursos: Días reales trabajados en cada tarea y días restantes(revisión) o % completado de la duración de la tarea y duración restante(revisión) 5. Si se planifica con costos: a) Si se introdujo la tasa del recurso o precio hora se calculará el costo real en base a las horas reales introducidas. b) Si se introdujo un costo fijo a la tarea, introducir el Costo real de la tarea una vez finalizada. 6. Reprogramar automáticamente las tareas, es decir reprogramar los trabajos retrasados a la fecha de estado, añadiendolo al trabajo restante después de la fecha de estado. 7. Comprobar e informar de las variaciones y retrasos, especialmente de la fecha fin del proyecto, así como de posibles recursos sobreasignados. 8. Tomar las decisiones necesarias, ajustando el proyecto para cumplir con los límites y objetivos marcados de plazo, costo y recursos, así como resolviendo los conflictos de sobreasignación de los recursos si los hubiere. Nota.- Este ciclo de gestión se repetirá a lo largo de la vida del proyecto.


Página 71

1.2. Borrar una línea de base y/o plan provisional 1


2


3

Clic en Borrar línea base

4

Seleccionar la línea base

5

Clic en Aceptar


Página 72

Unidad VII Programación de Obra Avanzado Para explicar esta unidad debe abrir el archivo Actividad 1, este archiva esta ya realizado utilizando el conocimiento visto hasta la Unidad VI, el cual nos permitirá realizar el análisis de costo para la implementación de lo planificado. 1. Ajuste de las relaciones de tarea Cuando se introduce tareas en Project y después establece vínculos entre ellas la relación que por defecto se coloca es de Fin a Comienzo (FC), para la mayoría de las tareas, esto resulta apropiado, aunque en ocasiones es necesario cambiar algunas relaciones de tarea. Por ejemplo en este caso vamos a iniciar con un 50% antes la tarea Revisión de la Calidad, es decir cuando se avance un 50% de la tarea Certificar producto iniciamos la tarea 15.

1 Escriba 14FC-50%, con esto la tarea 15 ahora estará programada para comenzar cuando la tarea 14 avance el 50%.

En este caso estamos reduciendo la duración del proyecto, debido a que la tarea 15 es crítica.

2. Configuración de delimitaciones de tarea Existen tres categorías delimitaciones que son: Delimitaciones flexibles: Project podría cambiar las fechas de comienzo y fin de una tarea, pero no podrá cambiar su duración. Delimitaciones inflexibles: Una tarea debe comenzar o finalizar en una determinada fecha. Delimitaciones semiflexibles: Una tarea tiene un límite de fecha de comienzo o de fin. Sin embargo Project es flexible a la hora de cambiar las fechas de comienzo o fin (pero no la duración) de una tarea. 3.

Configuración de delimitaciones de tareas

Cada tarea que introducimos a Project tiene un tipo de delimitación a aplica a ella. Una delimitación controla la fecha de comienzo y fin de la tarea y el grado en que puede ser modificada la programación. Existen tres categorías de delimitación:  Delimitaciones flexibles: Project puede cambiar las fechas de comienzo y fin de una tarea, pero no podrá cambiar su duración. Este tipo Valentin Prieto Saucedo

Página 73

de delimitaciones se denomina Lo antes posibles o LAP y es el tipo de delimitación por defecto de Project.  Delimitaciones inflexibles: Una tarea debe comenzar o finalizar en una determinada fecha. También conocidas como delimitaciones fuertes.  Delimitaciones semiflexibles: Una tarea tiene un límite de fecha de comienzo o de fin. Sin embargo dentro de ese límite Project es flexible a la hora de cambiar las fechas de comienzo o fin pero no la duración de la tarea. También denominada delimitaciones débiles. 4.

Tipos de delimitaciones de tareas:

ESTA CATEGORIA DE DELIMITACION Flexible Flexible (cont.)

INCLUYE ES TIPO DE DELIMITACIÓN Lo Antes Posibles (LAP) Lo más tarde posible (LMTP)

Semiflexible

No comenzar antes del (NCAD)

No comenzar después del (NCDD)

No finalizar antes del (NFAD)

No finalizar después de (NFDD)

Inflexible

Debe comenzar el (OBE)

Inflexible (cont.)

Debe finalizar el (DFE)

SIGNIFICA Project programa una tarea para que comience lo antes posible. Project programa una tarea para que comience lo más tarde posible sin que para ello deba posponer las tareas sucesoras o cambiar la fecha de fin del proyecto. Project programara una tarea para que comience en o después de la fecha de delimitación que haya especificado. Utilice este tipo de delimitación para evitar que una tarea comience antes de una determinada fecha Project programara una tarea para que comience en o antes de la fecha de delimitación que haya especificado. Utilice este tipo de delimitación para evitar que una tarea comience después de una determinada fecha. Project programara una tarea para que comience en o después de la fecha de delimitación que haya especificado. Utilice este tipo de delimitación para evitar que una tarea finalice antes de una determinada tarea. Project programara una tarea para que comience en o antes de la fecha de delimitación que haya especificado. Utilice este tipo de delimitación para evitar que una tarea finalice después de una determinada fecha. Project programara una tarea para que comience en la fecha de delimitación que haya especificado. Utilice este tipo de delimitación para asegurar que una tarea comience en una determinada fecha. Esta es una delimitación inflexible. Project programara una tarea para que finalice en la fecha de delimitación que haya especificado- utilice este tipo de delimitación para asegurar que una tarea finalice en una determinada fecha.

Pasos para aplicar a una tarea una delimitación No comenzar ante de: Para este caso vamos a poner una restricción a la 10 Evaluar mercado… 1

Doble clic sobre la tarea 10 Evaluar …

2

Clic en Avanzado

3

En Tipo de Restricción: No comenzar antes del

4

Seleccionar la fecha: 25/02/2015

5

Clic en Aceptar


Página 74

NOTA Si el proyecto se planifica a partir de la fecha de fin en lugar de la fecha de comienzo, el funcionamiento de las delimitaciones será diferente. Por ejemplo de valor predeterminado para las nuevas tareas será de tipo de delimitación LMTP en lugar de LAP.

5. Visualización de la ruta crítica del proyecto Una ruta crítica es la serie de tareas que se deben completar a tiempo antes de la fecha de fin del proyecto. La palabra critica no viene a asociada a la importancia de las tareas para el proyecto completo tan solo hace referencia al modo en que su programación afectara a la fecha de fin del proyecto. Un aspecto clave para comprender la ruta crítica es el llegar a comprender el concepto de demora, también conocido como flotante. Existen dos tipos de demora:  Margen de demora: es la cantidad de tiempo que una tarea puede retrasarse sin demorar otra tarea.  La demora total: es la cantidad de tiempo que una tarea puede retrasarse antes que se posponga la fecha de fin del proyecto. Para que una tarea sea incluida en la ruta crítica su demora total deberá ser inferior a una determinada cantidad normalmente cero. Por el contrario las tareas no críticas disponen de una demora, lo que significa que puede comenzar o finalizar más pronto o más tarde dentro de su tiempo de demora sin que este afecte a la fecha de fin del proyecto. Pasos para mostrar las tareas críticas: 1

Vista: Gantt detallado

6. Interrupción del trabajo en una tarea Cuando en un principio planifique las tareas del proyecto, es posible que pueda predecir que el trabajo de una determinada tarea será interrumpido. A continuación se listan algunas de las razones por las que podría desear dividir una tarea.  Existe una interrupción prevista en una tarea. Valentin Prieto Saucedo

Página 75

 Existe una interrupción imprevista de la tarea Pasos para dividir una tarea: 1

2

Configurar la Escala temporal Nivel Inferior: - Unidad: Día - Contador: 1 Nivel Intermedio: - Unidad: Semana - Contador: 1

La tarea que se va a dividir es Certificar producto, se trabajara un día y se descansara un día y se seguirá trabajando.

2

Un Clic en el Botón Dividir tarea de la Ficha Tarea

Ubicar el Cursor sobre la tarea y presionar el clic izquierdo y mover hacia la derecha o izquierda hasta que lo separe.

Resultado de la división.

Si no se desea mostrar las divisiones con líneas de punto se puede eliminar realizando lo siguiente: 1

Clic en Formato

2

Clic en Diseño

2

Desmarcar le opción Mostrar divisiones de barra

2

Clic en Aceptar


Página 76

7. Ajuste del período laborable para tareas individuales En ocasiones se deseara que ciertas tareas se realicen fuera del horario de trabajo del calendario del proyecto (o del calendario de recurso para los recursos asignados). Para llevar a cabo esto, aplicaremos un calendario de tarea a estas tareas. Cuando realizar este tipo de Ajuste:  Cuando utilice el calendario base estándar como el calendario de proyecto y disponga de una tarea que debe realizarse en turno noche.  Cuando una tarea deba realizarse durante un determinado día de la semana.  Cuando una tarea deba realizarse durante un determinado fin de semana. Por ejemplo: si asignamos el calendario base 24 horas a una tarea, Project programará dicha tarea de acuerdo al día de trabajo de 24 horas en lugar del tiempo de trabajo especificado en el calendario del proyecto. Ejemplo de cómo ajustar el periodo laborable de tareas individuales (Crear un calendario personal):

1

Clic en Proyecto

2


3

Clic en Crear calendario…

4 Escribir el nombre del nuevo calendario: Calendario Personal 5 6

Seleccionar Hacer una copia del Clic en Aceptar


Página 77

7

Clic en Excepciones

8

En Nombre escriba: Horario nocturno

9

Escriba o seleccione la fecha de Comienzo y Fin

10

Clic en el botón Detalle…

11

Clic en Periodos laborables:

12

Escriba en Desde 19:00 en Hasta 23:00

13

Clic en Aceptar

Este calendario base personalizado contiene los periodos laborables que no están disponibles en los calendarios de base incorporados. 14

Clic en Aceptar


Página 78

Ahora apliquemos el Calendario Personal a una tarea que debe ser trabajada de noche. 1

Doble clic sobre la tarea 11 Completar…

2

Clic en la ficha Avanzado

3

4

5

Seleccione Calendario Personal en la lista del cuadro Calendario

Seleccionar la casilla La programación omite los calendarios de recursos

Clic en Aceptar

8. Cambio de tipo de tarea El tipo de tarea predeterminado es unidades fijas: cuando cambia la duración de una tarea, Project vuelve a calcular el trabajo. Del mismo modo, si cambia el trabajo de una tarea, Project volverá a calcular la duración de la tarea. En cualquier caso, no cambiará el valor de las unidades. Los otros dos tipos de tareas son la duración fija y el trabajo fijo. Trabajo = Duración X Unidades ¿Cuál es el tipo de tarea apropiado aplicar para cada una de las tareas? El tipo de tarea depende del modo en que desee que Project programe dicha tarea. La siguiente tabla resume el modo en que afecta el cambio de cualquier valor en los distintos tipos de tarea. Lea esta tabla como si se tratase de una tabla de multiplicación. … y cambia

Si el tipo de tarea es…

Duración Duración fija Trabajo Unidades fijas Trabajo Trabajo fijo Unidades


Unidades Trabajo Duración Duración

Trabajo Unidades Duración Duración

… entonces Project volverá a calcular

Página 79

Para este ejemplo vamos a realizar lo siguiente: 1

Iniciamos un proyecto nuevo - Escribir la tarea Revocar Duración 10 días

2

Vista: Hoja de recurso - Escribir el recurso Albañil Capacidad 200%

3

Vista: Diagrama de Gantt - Dar doble clic sobre la tarea Revocar

4

Clic en Avanzado

5

Tipo de Tarea: Unidades fijas

6

Clic en Aceptar

7

Vista: Uso de tarea Tabla: Trabajo Insertar las columnas: - Duración - Costo Asignar el recurso Albañil con capacidad 100% a la tarea revocar

Todas las tareas por defecto son de Unidades fijas excepto las tareas resúmenes que están con duración fija.

Se puede apreciar que la tarea Revocar mantuvo la duración.

8

Asignar un recurso Albañil con capacidad 200% a la tarea revocar - Como se puede apreciar que la duración de la tarea disminuyo a 5 días, mientras que el costo y trabajo se mantuvo.


Página 80

Ahora vamos a ver cuándo una tarea es de tipo Trabajo fijo para ello realizamos lo siguiente: 1

Vista: Uso de tarea Tabla: Trabajo Escribir la tarea Pintar, Duración 10 días Tipo de tarea: Trabajo fijo

2

Asignar un recurso Albañil con capacidad 100% a la tarea Pintar

3

Asignar un recurso Pintor con capacidad 200% a la tarea pintar - Como se puede apreciar que la duración de la tarea disminuyo a 5 días, mientras que el costo y trabajo se mantuvo.

Ahora vamos a ver cuándo una tarea es de tipo Duración fija para ello realizamos lo siguiente:

1

Vista: Uso de tarea Tabla: Trabajo Escribir la tarea Colocar Puerta, Duración 10 días Tipo de tarea: Duración fija


Página 81

2

Asignar un recurso Carpintero con capacidad 100% a la tarea Colocar Puerta

3

Asignar un recurso Carpintero con capacidad 200% a la tarea Colocar Puerta - Como se puede apreciar que la duración de la tarea se mantiene en 10 días, mientras que el costo y trabajo aumentan.

NOTA Las tareas de resumen siempre tienen un tipo de tarea de duración fija que no podrá ser cambiada. Porque está basada en la fecha de comienzo más anterior y la fecha de fin más posterior de sus subtareas, su duración será calculada basándose en sus subtareas. 9. Introducción de fechas limite La mejor forma de programar una tarea es asignarle una delimitación Lo antes posible (LAP) e introducir una fecha límite. Una fecha límite es un valor que introduce en una tarea que indica la fecha máxima en la que la tarea deberá ser completada aunque esta fecha límite de por si no se limite la tarea. Ahora la tarea tiene mayor Flexibilidad de programación. Podría completarse perfectamente antes de su fecha límite, dependiendo de la disponibilidad de los recursos, las tareas predecesoras o cualquier otro aspecto de programación que haya sido aplicado. La introducción de una fecha límite hace que Project visualice un marcador de límite en el Diagrama de Gantt, y le advierta en caso de que intente desplazar la fecha de fin de la tarea más allá de su fecha límite. Si la tarea fuese programada una fecha de fin posterior a la fecha limite Project le advertirá con un icono en la columna Indicadores. A la tarea 15 Revisión de calidad final, ponerle una Fecha límite a 11/03/2015, realiza lo siguiente:


Página 82

1

Doble clic sobre la tarea 15 Revisión…

2

Clic en Avanzado

3

Seleccionar la Fecha límite: 11/03/2015

4

Clic en Aceptar

10. Introducción de costos fijos Algunos ejemplos más comunes de Costos Fijos en un Proyecto podrían ser: - Los gastos de viaje de un Director, pagado además según las horas o por una tasa diaria. - Los gastos de equipos adquiridos para la realización del proyecto. - Un permiso para el funcionamiento del negocio. Si introduce tanto los costos de recurso como los costos fijos para una tarea. Project sumara los dos costos para determinar el costo final de la tarea. Si no especifica la información del costo del recurso en el plan del proyecto (por que no conoce lo que deberá pagar por los recursos), todavía podrá tener algún control sobre el costo final del proyecto introduciendo los costos fijos por tarea podrá especificar cuándo los costos fijos deberían ser acumulados.  Comienzo: El costo fijo completado está programado para el comienzo de la tarea. Cuando realice un seguimiento del progreso, el costo fijo completo de la tarea podrá ser imputado tan pronto como comience la tarea.  Fin: El costo fijo completado está programado para el final de la tarea. Cuando realice un seguimiento del progreso el costo fijo completado de la tarea podrá ser imputado después de que la tarea haya sido completada.  Prorrateo: El costo fijo está distribuido durante el transcurso de la duración de la tarea. Cuando realice un seguimiento del progreso el proyecto imputara el costo de la tarea en proporción en la que haya sido completada la tarea. Ejemplo: Asignaremos un costo fijo a la tarea Certificar producto y especifiquemos el método de acumulación. 1

Vista: Diagrama de Gantt Tabla: Costo

2

En la columna Costo fijo - Escribir el costo fijo de la tarea 14, en este caso 1000.


Página 83

Un valor de costo fijo es acumulado al principio o al comienzo de una tarea o prorrateado durante el transcurso de la duración de la tarea, dependiendo de la opción seleccionada.

11. Especificar Costos para un recurso de costo Un recurso de costo proporciona un medio de aplicar un costo a una tarea asignando un elemento de costo (como una tarifa aérea, alojamiento, etc.) a esa tarea. Los recursos de costos no dependen de la cantidad de trabajo realizado en la tarea ni la duración de la misma, y a diferencia de los costos fijos puede aplicar todos los recursos de costo que desee a una tarea. Pasos para crear un recurso de costo 1

Vista: Hoja de recursos Tabla: Entrada

2

Escribir el Recurso Capacitación Tipo: Costo Pasas para asignar el recurso de Costo a una tarea 1

Vista: Diagrama de Gantt Tabla: Entrada

2

Doble clic sobre la tarea Certificar producto

3

Clic en Recurso

4

Seleccionar el recurso Capacitación


3

Escribir el costo por el pago de la capacitación, clic en Aceptar

Página 84

Unidad VIII Refinamiento de los detalles del Recurso y de la Asignación Dado que los recursos humanos y de equipamiento suelen ser la parte más costosa de un proyecto, es importante para la planificación del proyecto conocer el modo de hacer un mejor uso del tiempo de los recursos. Después de que hayamos asignado el recurso a las tareas, especificaremos la tabla de costo que deberá ser aplicada. 1. Introducción de varias tasas de costo para un recurso Algunos de los recursos de trabajo podrían llevar a cabo diferentes tareas con diferentes tasas de costo. Cada recurso puede tener hasta cinco tablas de tasas de costo. Ejemplo: Crearemos una segunda tasas de costo para el recurso Valentin Prieto Saucedo, para ello realizamos lo siguiente: 1


2

Doble clic sobre el recurso Valentin Prieto Saucedo

4

Clic en B Tasa estándar: 30 Tasa de horas extras: 40

5

Clic en Aceptar

3

Clic en Avanzado

Esta tabla de tasa será aplicada para todas las asignaciones de tarea que se realice en recurso seleccionado a menos que se especifique una tabla de tasas diferentes. 2. Aplicación de diferentes tasas de costo a las asignaciones Los recursos pueden poseer diferentes tasas de costo estándar como de tasas extras. Project utilizara estas tasas durante el proyecto. Puede establecer hasta cinco tasas de pago por recurso. Esto permite aplicar diferentes tasas de pago a las diferentes asignaciones de un recurso, por ejemplo dependiendo de la destreza para cada asignación. Por omisión Project utiliza la tasa A en cada asignación, aunque puede especificar el uso de otra de tasa. Valentin Prieto Saucedo

Página 85

Ejemplo: Cuando el Recurso Valentin Prieto Saucedo realice la tarea Revisión de calidad final, se le pagara la Tasa B.

1

Vista: Uso de tarea Tabla: Costo

2


3

Seleccione la Tasa B

2

Clic en Aceptar

Observe el costo real de la asignación de Valentin Prieto Saucedo para esta tarea es: $b 360,00 es el nuevo costo para realizar esta tarea. Mientras que con la tasa A era de $b 1.800,00. 3. Configuración de las tasas de costo a aplicar en diferentes periodos de tiempo Los recursos pueden poseer tantas tasas de costo estándar como tasas de costo extra. Por omisión Project utilizará estas tasas durante el transcurso del proyecto. Sin embargo se puede cambiar la tasa de costo de un recurso para que sea aplicable según la fecha seleccionada. Por ejemplo podríamos configurar una tasa estándar de pago para un recurso de $ 3 por hora desde el primero de noviembre hasta el 30, pensando en que a partir del primero de diciembre la tasa estándar de pago del recurso será de $ 5/h. Ejemplo: Vamos a configurar el recurso Valentina Prieto Figueroa, para que aumente su tasa a partir de la segunda semana iniciado el proyecto, para ello realizamos lo siguiente: 1



2


Página 86

3

Seleccionar la ficha Costo

4

5

6

Escriba o seleccione la fecha en la celda Fecha efectiva de la segunda fila de la tabla de costo A Escriba el aumento o la disminución de la tasa estándar 200


NOTA El mismo procedimiento se realiza cuando, en el seguimiento suba o baje la tasa de alguna materia. 4. Configuración de la disponibilidad del recurso a aplicar en diferentes horarios Uno de los valores que Project almacena para cada recurso de trabajo es el valor de Capacidad máxima del recurso. Esta es la capacidad máxima de un recurso para poder llevar a cabo las tareas. Los ajustes del horario de trabajo de un recurso (registrado en los calendarios individuales de recurso) determinan el momento en que un recurso está disponible para trabajar. Sin embargo la capacidad del recurso para trabajar (expresado en unidades, y limitado por su valor de capacidad máxima del recurso) determina el horario en que el recurso puede trabajar sin llegar a encontrase sobre asignado. Es posible especificar diferentes valores de capacidad máxima de un recurso para que sean aplicados en diferentes periodos de tiempo. Ejemplo: Vamos a configurar su disponibilidad el recurso Pedro Prieto Saucedo, de la siguiente forma del 02/02/2015 al 06/02/2015 el 100%, del 09/02/2015 hasta que concluya el proyecto 50%, para ello realizamos lo siguiente: 1


2

Doble clic sobre el recurso Pedro Prieto Saucedo


Página 87

2

Seleccionar la General

3

Selecciones la fecha y escriba la Unidad necesaria

4

Clic en Aceptar

Esperamos por ejemplo tenerlo la primera semana disponible para trabajar en el proyecto desde el comienzo hasta NOD, 50% de la segunda semana 09/02/2015 hasta finalizar el proyecto (NOD).


Página 88

Manual de Microsoft Project 2013

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