Colant a Planta Colanta
Manual de procesos y procedimientos logísticos.
04 de abril de 2016 Funza
Índice 1
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pág.
Introducción……………………………………………………………………………………… ………………………. 3 Objetivo general……………………………………………………………………………………………… ………… 4 Manual de procesos y procedimientos……………………………………………………………………… lujograma manual de procesos de la lec!e………………………………………………………………
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lujogramas………………………………………………………………………………………… …………………….. 1"# 1$ ormatos importantes………………………………………………………………………………………… ……. 1%# "& 'abla 'abla de conservación de de la lec!e…………………………………………………………………………….
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(e)niciones………………………………………………………………………………………… ……………………. ""
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Colant a Introducción
*l siguiente manual de procesos y procedimientos esta reali+ado con el )n de aclarar, anali+ar y mejorar cada eslabón de la cadena productiva de la empresa en cuestión -olanta/ y de esta manera poder anali+ar cada una de las 0reas de la empresa ue intervienen en el proceso productivo.
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Colant a Objetivo general
*l objetivo general de este manual de procesos y procedimientos es2 1. tener claridad de cu0les son las 0reas de la empresa ue intervienen de manera directa en este proceso. 1.1 capacitar a todo el personal de la empresa sobre estos procesos y la manera en ue se reali+an. ". Identi)car los errores y alencias de cada proceso. ".1 a identi)cación de los estos nos permite mejorar en los procesos ya establecidos. "." la identi)cación de estos nos permite reducir el margen de error. ".3 la reducción del margen de error nos permite al a!orro de insumos y bienes materiales.
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Colant a MANUAL DE PROCESOS Y PROSEDIMIENTOS LOGISTICOS COLANTA
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Nota: Las funciones mencionadas anteriormente pueden variar dependiendo de la necesidad de la compañía en ese momento. Cualquier incumplimiento de estas funciones es causa de sanción .
¿De qué e enc!"g!d! e# á"e! #$g%&ic! en #! c$'p!(%!)
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La logística empresarial, por medio de la administración logística y de la cadena de suministro, cubre la gestión y la planificación de actividades de los departamentos de compras, producción, transporte, almacenaje, manutención y distribución.
*unci$ne epec%+ic! !ign!d! ! #$ e'p#e!d$ de# á"e! #$g%&ic! de #! c$'p!(%!.
Las siguientes funciones que se van a nombrar estn en orden desde el primer paso de la cadena de producción.
APRO,ISIONAMIENTO *unci-n nu'e"$ !ecibimiento de la materia prima "lec#e$ en el rea de llegada de la empresa. %escripción de la función: &. 's obligación del operario dar recibo al pedido en la mayor brevedad posible, descargndolo y transportndolo a las instalaciones para su debida refrigeración( esto con el fin de evitar alg)n daño en el producto ocasionado por factores e*ternos "como el clima$. +. ' obligación del operario #acer las pruebas fisicoquímicas y pruebas micro biológicas. -. ' obligación del operario #acer las debidas pruebas de plataforma. . 's obligación del operario #acer firmar los debidos formatos de recibo de la mercancía. /. 's obligación del operario revisar que la orden del pedido corresponda a la orden que acaba de llegar. %e no ser así comunicarlo con la mayor brevedad al jefe inmediato del rea. 0. Cualquier anomalía en los pasos citados anteriormente comunicarlo con el jefe inmediato del rea.
Nota: Las funciones mencionadas anteriormente pueden variar dependiendo de la necesidad de la compañía en ese momento. Cualquier incumplimiento de estas funciones es causa de sanción .
*unci-n nu'e"$ / 1rgani2ación de la materia prima "lec#e$ dentro de las instalaciones de la empresa
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%escripción de la función:
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&. 's obligación de los operarios cumplir con las 345 de acuerdo al -678/. +. 's obligación de los operarios el 9nspeccionamiento de estructura y lugar donde se va a #ace el recibo de la materia prima -. 's obligación del operario mantener en orden el recibo de las mercancías. . 's obligación del operario cumplir con las normas establecidas para el manejo de alimentos. /. 's obligación del operario darle rotación al producto #acia el rea de producción teniendo en cuenta la fec#a de caducidad del producto.
*unci-n nu'e"$ 0 Cuidados y 5antenimiento del producto en las instalaciones antes de ser solicitado por el rea de producción. &. 's obligatorio de los operarios y del inspecciona miento de la personas de control de calidad en acopiar la lec#e en un cuarto frio de acuerdo a los parmetros de temperatura asignados a la lec#e seg)n el decreto 0&0, mientras es utili2ada por producción.
Almacenamiento de la leche uego de ser orde6ada, la lec!e posee la temperatura corporal de la vaca, alrededor de 3$7, temperatura a la cual la multiplicación de bacterias se reali+a con e8trema acilidad, ra+ón por la cual, para mantener su pure+a, es indispensable enriarla al instante ue se termina el orde6e. *l motivo por el cual se lleva a cabo el almacenamiento de la lec!e cruda, es mantener la pure+a e !igiene sin conservantes, utili+ando solamente el r9o. :ara lograr una lec!e de alta calidad, es necesario enriar la lec!e en orma muy r0pida a menos de los 47 en tanues especialmente dise6ados, donde ueda almacenada !asta ue es retirada por el termo de recolección.
Nota: Las funciones mencionadas anteriormente pueden variar dependiendo de la necesidad de la compañía en ese momento. Cualquier incumplimiento de estas funciones es causa de sanción .
Procedimientos de producción
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'l rea operativa es donde se reali2a directamente el producto o servicio, es decir se est en contacto con el personal que es la mano de obra.
*unci$ne epec%+ic! !ign!d! ! #$ e'p#e!d$ de# á"e! $pe"!&i1! de #! c$'p!(%!. os empleados del 0rea operativa son los encargados de transormar la materia prima recibida y almacenada por el 0rea log9stica; para dar paso a los dierentes productos.
*unci-n nu'e"$ Cumplir y acatar las normas establecidas por las diferentes entidades gubernamentales en el trato de alimentos, ms específicamente productos lcteos. &. sar la debida dotación, para preservar el cuidado del producto y el cuidado del operario mismo. +. 'l operario debe estar capacitado para el buen manejo de productos lcteos. +.& el operario debe estar capacitado sobre todos los procesos de producción que se llevan a cabo en la planta. +.+ 'l operario debe tener conocimientos sobre todos los procesos del rea logística que se llevan en la planta.
Funci-n nu'e"$ / Cumplir con las funciones asignadas dentro del rea de producción, teniendo en cuenta el protocolo de el buen uso de las diferentes maquinas o #erramientas para la agili2ación de la empresa. &. 'l operario debe estar capacitado en el manejo de las diferentes #erramientas para la agili2ación de procesos en la empresa. &.& el operario debe portar la protección estipulada por la compañía para su propia protección y evitar alg)n tipo de accidente o incidente laboral.
Nota: Las funciones mencionadas anteriormente pueden variar dependiendo de la necesidad de la compañía en ese momento. Cualquier incumplimiento de estas funciones es causa de sanción .
*unci-n nu'e"$ 0 <
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4ara todos los empleados de la parte de producción, es indispensable facilitar el proceso de almacenamiento del producto luego de que este est; terminado nuevamente al rea de logística.
Di&"i2uci-n3
=e encarga del centro de transporte y el servicio al cliente, para ello se plantea las siguientes unciones2
Cen&"$ de T"!np$"&e
P"$ce$ 4 p"$cedi'ien&$ de# á"e! de e"1ici$ !# c#ien&e O25e&i1$ de# á"e! de 1en&! de #! c$'p!(%!. >unque la marca ya cuenta con un buen posicionamiento a nivel nacional e internacional:
,ended$"e 4 pe"$n!# c$n c$n&!c&$ di"ec&$ !# c#ien&e +in!#3 &. 's necesario que mantengan una buena comunicación con el cliente final. +. 's necesario que el personal de esta rea cono2ca el producto y sus beneficios para incrementar las ventas.
Nota: Las funciones mencionadas anteriormente pueden variar dependiendo de la necesidad de la compañía en ese momento. Cualquier incumplimiento de estas funciones es causa de sanción
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-. 's obligatorio para el personal de esta rea el uso de uniforme en #orario laboral.
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. 's obligatorio para el personal de esta rea el porte de su carnet para la correcta identificación por parte del cliente y al ingreso en las instalaciones de la planta si alg)n día lo requiere. /. 'l empleado de esta rea debe estar capacitado y calificado para manejar los diferentes tipos de #erramientas tecnológicas que maneja el rea comercial para la correcta venta. . 0. 's obligación del empleado de esta rea la claridad a la #ora de tomar pedidos para evitar inconformidades en el 8. es muy importante para la compañía el debido seguimiento de los pedidos entregados al cliente para identificar alguna inconformidad.
C!n!#e de e"1ici$ !# c#ien&e que '!ne5! #! c$'p!(%!
C!n!#e n$ digi&!#e3 Líneas telefónicas o servicio de punto de venta C!n!#e digi&!#e &"!dici$n!#e3 Correo electrónico o sitio ?eb. Nue1$ c!n!#e digi&!#e3 t?itter, @aceboo=, entre otras redes sociales.
N$"'! gene"!#e p!"! #$ 5e+e de á"e! $ enc!"g!d$.
Los encargados o jefes de rea son personas calificadas en su rea correspondiente que cumplen con los parmetros establecidos por la compañía, sin embargo es necesario aclarar: &. *s obligación de todos los jees de 0rea tener conocimiento de todos los procesos ue se llevan a cabo de la compañía. +. Como su nombre lo indica es el jefe directo de los operarios o empleados del rea comercial "vendedores, entre otros$.
Nota: Las funciones mencionadas anteriormente pueden variar dependiendo de la necesidad de la compañía en ese momento. Cualquier incumplimiento de estas funciones es causa de sanción .
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-. 'st pro#ibido las relaciones de novia2go o matrimonio entre jefes o sub alternos.
. %ependiendo del rea de la cual se est; responsabili2ando a la persona. 'sta debe tener los cursos, estudios e información precisa de su respectivo proceso. /. on encargados de cosas como: /.& incumplimiento de alguna norma leve o grave /.+ control de asistencia /.- brindar permisos no remunerados y remunerados /. tener una carpeta de cada uno de sus empleados donde contengan documentos esenciales en caso de una emergencia. /./ > esta persona el operario solicita permisos. /.0 > esta persona el operario informa inasistencias con o sin justificación /.8 > esta persona el operario entrega justificaciones medicas como: /.8.& incapacidades /.8.+ recomendaciones m;dicas importantes que pongan en peligro la integridad del trabajador.
Nota: Las funciones mencionadas anteriormente pueden variar dependiendo de la necesidad de la compañía en ese momento. Cualquier incumplimiento de estas funciones es causa de sanción.
*#u5$g"!'! de #! c$'p!(%! 1"
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'n el siguiente título encontraremos los diferentes flujogramas de la organi2ación. n flujograma nos permite tener claridad en los procesos que mencionamos anteriormente.
*#u5$g"!'! de "eci2$ de 'e"c!nc%!. 'l siguiente flujograma especifica el proceso de llegada de la mercancía a las instalaciones de la empresa.
*#u5$g"!'! de pedid$ de #! 'e"c!nc%! p!"! en&"eg! !# c#ien&e +in!# 13
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'l siguiente flujograma específica el proceso que el rea comercial con el rea de logística reali2a para el debido envió de los pedidos #ec#os por el cliente final.
*#u5$g"!'! $2"e e# p"$ce$ 4 '!ne5$ de #! #ec6e en #! c$'p!(%!
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'n los siguiente flujogramas vamos a evidenciar los diferentes procesos por los que pasa la lec#e en la compañía antes de ser empacada y almacenada para su venta.
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*#u5$g"!'! de# p"$ce$ de 1en&! 4 en&"eg! de 'e"c!nc%! en #! c$'p!(%! 1$
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'l siguiente flujograma evidencia el proceso de venta y entrega de mercancía que se reali2a en el rea comercial y logística de la empresa.
*$"'!&$ i'p$"&!n&e en !#gun$ p"$ce$ de #! c$'p!(%!
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's indispensable para la compañía la elaboración de formatos para el soporte físico de información requeridos, que son en muc#as ocasiones muy importantes.
C$'p"$2!n&e de "eci2$ de 'e"c!nc%!
'l siguiente documento es utili2ado para la recepción de mercancías y su firma significa que el pedido llego como se planeó con anterioridad.
Reci2$ de en&"eg! de# p"$duc&$ !# c#ien&e +in!#
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'ste recibo se entrega al cliente final y su firma significa que el pedido llego como correspondia, de no ser asi el vendedor debe aclarar el por que de la entrega de esa manera( y esta en manos del cliente final , rec#a2ar o firmar el recibo y aceptar la entrega.
*$"'!&$ de !i&enci! #!2$"!#
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'l siguiente formato debe #acerse firmar por el jefe del rea con el fin de llevar un control de la asistencia de los empleados. 'ste formato debe ser diligenciado todos los días.
TABLA D CO!"#$A"IO! D LA LC%
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DFI!ICIO!"
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Instrumento administrativo ue contiene en orma e8pl9cita, ordenada y sistem0tica inormación sobre objetivos, pol9ticas, atribuciones, organi+ación y procedimientos de los órganos de una institución; as9 como las instrucciones o acuerdos ue se consideren necesarios para la ejecución del trabajo asignado al personal, teniendo como marco de reerencia los objetivos de la institución. Log(stica' el proceso de planear, implementar y controlar eectiva y e)cientemente el >ujo de aprovisionamiento, almacenamiento, transporte y distribución de bienes, servicios e inormación relacionada, desde el punto de origen !asta el punto de consumo, con el propósito de satisacer los reuerimientos de los clientes. Procedimiento' *s un conjunto de acciones u operaciones ue tienen ue reali+arse de la misma orma, para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas circunstancias. Proceso' *s un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o ue al interactuar juntas en los elementos de entrada los convierten en resultados. Flujograma' 'ambi?n denominado diagrama de >ujo, es una muestra visual de una l9nea de pasos de acciones ue implican un proceso determinado. *s decir, el >ujograma consiste en representar gr0)camente, situaciones, !ec!os, movimientos y relaciones de todo tipo a partir de s9mbolos. Comprobante' (ocumento en el ue ueda constancia de la reali+ación de algo, particularmente de !aber eectuado un pago, cobro, entrega, compra etc. Producto' osa producida natural o arti)cialmente, o resultado de un trabajo u operación.
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