Manual de Procesos, Procedimientos y Manual de Funciones Por Procesos (Nacional de Chocolates)

MANUAL DE PROCESOS, PROCESOS, PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS Y MANUAL DE FUNCIONES POR PROCESOS (NACIONAL DE CHOCOLATES)

ALEJANDRA VÁSQUEZ VALLEJO CÓDIGO: 1088295563

PROFESORA SANDRA ESTRADA MEJIA

UIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE PEREIRA INGENIERIA INDUSTRIAL TÉCNICAS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL MAYO DE 2011 PEREIRA

NOMBRE DE LA EMPRESA COMPAÑÍA NACIONAL DE CHOCOLATES MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA 1.

Código: 1000

IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

1.1

NOMBRE DEL PROCESO: PLANEACIÓN

1.2

AREA TITULAR: Área Administrativa

1.3

OBJETIVOS: Crear planes estratégicos a corto, mediano o largo plazo que beneficien a la compañía para el logro de las metas establecidas

1.4

RESULTADOS ESPERADOS: Planes estratégicos aplicados para el logro de las metas establecidas.

1.5

LIMITES PUNTO INICIAL: Direccionamiento Estratégico PUNTO FINAL: Transformación del entorno

1.6

FORMATOS O IMPRESOS: Resumen ejecutivo, Formato de formulación de proyectos

1.7

VALOR AGREGADO: Creación de proyectos innovadores para lograr el éxito de la compañía

1.8

RIESGOS: Fracaso de los proyectos formulados

1.9

CONTROLES EJERCIDOS: Revisión previa y final de los proyectos que se vayan a aplicar a la compañía, medidor de riesgos

1.10

TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 9360’

NOMBRE DE LA EMPRESA

Compañía Nacional de Chocolates 1.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA

Código:

Administrador

DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO. ENTRADAS O INSUMOS

PROCESO DE TRANSFORMACION

Planeación de proyectos

Papelería Presupuesto Medios electrónicos Equipo de apoyo Equipo técnico

SALIDAS O RESULTADOS

Innovación dentro de la organización

Formulación de proyectos Implementación de proyectos

3.

DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DEL PROCESO. Código: NOMBRE DEL PROCESO

No. orden

Procedimiento

Área responsable

Responsable

Tiempo Estimado

Usuarios

1

Direccionamiento Estratégico

Administración

Administrador

720 horas

Interno

2

Futuro Organizacional

Administración

Administrador

720 horas

Interno

3

Optimización de procesos

Administración

Jefe de procesos

720 horas

Interno

4

Ampliación de mercados

Administración

Jefe de mercados

1440 horas

Interno

Administración

Jefe de mercados

4320 horas

Interno

Administración

Administrador

1440 horas

Interno

5 6

Liderazgo en el mercado Transformación del entorno

4.

DIAGRAMA DE FLUJO NOMBRE DEL PROCESO PROCEDIMIENTO

Código: AREA RESPONSABLE

Inicio

¿Hay que hacer

SI Direccionamiento

direccionamiento estratégico?

Estratégico

Departamento de Planeación

5

NO

¿Desea

la

SI

empresa tener un futuro organizacional?



NO

¿Hay que hacer optimización de procesos?

SI Optimizar procesos


NO 1

5.



1

¿Hay

que

ampliar

SI

los

Ampliación de


mercados

mercados?

NO ¿Se necesita liderar en el

SI

Liderazgo en el


mercado

mercado?

NO ¿Hay que transformar el entorno?

Fin

SI

Transformación del entorno


NOMBRE DE LA EMPRESA MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA

2.

Código: 1001

IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

2.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Direccionamiento Estratégico

2.2

RESPONSABLE: Administrador

2.3

Página

OBJETIVO: Definir la orientación de los productos y servicios que brinda la empresa al mercado basándose en las oportunidades y amenazas del entorno y los recursos y principios internos de la organización, determinando sus estrategias operativas con el único objetivo de satisfacer oportuna y adecuadamente las necesidades de los clientes y accionistas.

2.4

RESULTADOS ESPERADOS: Con la orientación asignada suplir las necesidades de los clientes y accionistas.

2.5

LIMITES PUNTO INICIAL: Definición de la misión PUNTO FINAL: Análisis y evaluación de resultados

2.6

FORMATOS O IMPRESOS: Formato de formulación de proyectos, Matriz DOFA

2.7

RIESGOS: Fracaso de proyectos, error en redacción de la misión, visión u objetivos organizacionales, Error en análisis externo e interno de la organización, Error de selección e implementación de estrategias de la organización.

2.8

CONTROLES EJERCIDOS: Revisión adecuada de la misión, visión y objetivos de la empresa, Supervisión de la selección e implementación de las estrategias por alguien que tenga experiencia en el campo, Supervisión y control de los análisis realizados dentro y fuera de la organización.

2.9

TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 2520’ 20’’

OBSERVACIONES

1

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Código:

Página

No.

Actividad

Responsable

Área

Tiempo

Frecuencia D S M O

1

Definición de la misión

Administrador

Administración

40 min

X

2

Definición de la visión

Administrador

Administración

40 min

3

Definición de los objetivos organizacionales

Administrador

Administración

40 min

X

X X

4

Análisis Externo: Las condiciones de la industria y la competencia

Administrador

Administración

168 H

Administrador

Administración

168 H

5

Análisis Interno: Las capacidades competitivas, las fortalezas y las debilidades internas

6

Creación de la Matriz DOFA.

Administrador

Administración

1H

7

Selección de estrategias

Administrador

Administración

4H

X

X

X 8

Implementación estrategia

Administrador

Administración

1440 H X

9

Análisis y evaluación de resultados

Administrador

Administración

720 H

X


Página Código: 1002

3


3.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Futuro Organizacional

3.2


3.3

OBJETIVO: Alcanzar la visión propuesta por la organización mediante las estrategias seleccionadas, el emprendimiento, éxito e innovación de sus productos.

3.4

RESULTADOS ESPERADOS: Éxito y reconocimiento de la empresa mediante la aplicación de las estrategias seleccionadas.

3.5

LIMITES PUNTO INICIAL: Crear estrategias para preparar a la empresa para los colapsos y lograr que sea más ágil, siempre dispuesta a los cambios. PUNTO FINAL: Medición de los resultados

3.6

FORMATOS O IMPRESOS: Formato de formulación de proyectos

3.7

RIESGOS: Fracaso de las estrategias seleccionadas

3.8

CONTROLES EJERCIDOS: Supervisión constante de las estrategias seleccionadas para el control de éstas midiendo los riesgos y oportunidades que van surgiendo.

3.9

TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 6520 H

OBSERVACIONES

2


No.

Actividad

1

Crear estrategias para preparar a la empresa para los colapsos y lograr que sea más ágil, siempre dispuesta a los cambios.

Código:

Responsable

Área

Administrador

Administración

Página

Tiempo 720 H

Frecuencia D S M O x

x 2

Formación de personal de la organización mediante capacitaciones para crear un equipo eficiente.

Administración

1440 H

Administración

4320 H

x

Administración

48 H

x

Administrador

3

Crear ideas innovadoras, evaluarlas y aplicarlas a la organización.

Administrador

4

Medición de los resultados

Administrador


4.



4.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Optimización de procesos

4.2

RESPONSABLE: Jefe de procesos

4.3

OBJETIVO: Aplicar las metodologías de optimización, las metodologías de ingeniería de software y las consultorías de mejora, para lograr que los procesos sean más efectivos.

4.4

RESULTADOS ESPERADOS: Procesos efectivos mediante la implementación de metodologías y consultorías.

4.5

LIMITES PUNTO INICIAL: Identificación de los procesos que se quieren optimizar PUNTO FINAL: Valorar el nuevo proceso e identifique si la ejecución del mismo corresponde al definido y publicado a las partes involucradas.

4.6 4.7

FORMATOS O IMPRESOS: Formato de consultoría, formato de formulación de proyectos. RIESGOS: Fracaso a la aplicación de las metodologías seleccionadas ocasionando pérdidas y poco credibilidad en los procesos internos.

4.8

CONTROLES EJERCIDOS: Supervisión e implementación de una consultoría con reconocimiento que implementen sistemas que ayuden a la organización a optimizar los procesos.

4.9


OBSERVACIONES

3


Código:

Página

No.

Actividad

Responsable

Área

Tiempo

Jefe de procesos

Administración

5H

1

Identificación de los procesos que se quieren optimizar.

Frecuencia D S M O X

Identiﬁcación de los factores internos

2

3

4

5

y externos que afectan la decisión de optimizar un proceso, con el dueño del proceso y dueños de tareas y áreas específicas dentro de la empresa. Identificación de la variable que se quiere mejorar dentro de un proceso: tiempo, costo o calidad. Aplicación de reingeniería, buenas prácticas o rediseño del proceso.

X Jefe de procesos

Administración 6H

3H Jefe de procesos

Administración

Jefe de procesos

Administración

Definición de medidas de rendimiento del nuevo proceso y monitoreo de éste.

X

2160 H

X X

Administración

720 H

Administración

720 H

Administración

720 H

X

Administración

240 H

X

Jefe de procesos 6

7

8

Ejecutar el cambio del proceso con el dueño del proceso y áreas transversales afectadas. Jefe de procesos Ejecutar el conocimiento generado y actualizado en la organización a partir de los cambios realizados al proceso optimizado. Jefe de procesos Valorar el nuevo proceso e identifique Jefe de procesos si la ejecución del mismo corresponde al definido y publicado a las partes involucradas.

X


5.



5.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Ampliación de mercados

5.2

RESPONSABLE: Jefe de mercados

5.3

OBJETIVO: Emplear estrategias de marketing con el fin de lograr la expansión de la organización dentro del mercado.

5.4

RESULTADOS ESPERADOS: Expansión de la organización dentro del mercado mediante la implementación de estrategias de marketing.

5.5

LIMITES PUNTO INICIAL: Creación de estrategias de penetración dentro del mercado PUNTO FINAL: Determinación de los objetivos de comercialización

5.6

FORMATOS O IMPRESOS: Formatos de marketing

5.7

RIESGOS: Error en la selección de estrategias, error en la implementación de estrategias.

5.8

CONTROLES EJERCIDOS: Supervisión e implementación de las estrategias para la ampliación de la empresa.

5.9


OBSERVACIONES

4


Código:

Página

No.

Actividad

Responsable

Área

Tiempo

1

Creación de estrategias de penetración dentro del mercado

Jefe de mercados

Administración

720 H


X 2

Creación de estrategias de desarrollo del mercado

Jefe de mercados

Administración

720 H

3

Creación de estrategias de desarrollo de productos o servicios

Jefe de mercados

Administración

720 H

X

4

Diversificación

Jefe de mercados

Administración

720 H

X

5

Creación de estrategias de competencia y estrategias de ampliación de mercados

Jefe de mercados

Administración

720 H

X

6

Determinación de las estrategias seleccionadas

Jefe de mercados

Administración

720 H

X

7

Determinación de los objetivos de comercialización

Jefe de mercados

Administración

720 H X


6.



6.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Liderazgo en el mercado

6.2

RESPONSABLE: Jefe de mercados

6.3

OBJETIVO: Seleccionar estrategias que permitan que la organización sea líder en el mercado.

6.4

RESULTADOS ESPERADOS: Reconocimiento interno y externo de la organización mediante la aplicación de las estrategias seleccionadas.

6.5

LIMITES PUNTO INICIAL: Seleccionar personal con liderazgo en costos PUNTO FINAL: Formular y asesorar los precios y el valor de los productos ya sea a través de la calidad o de la reputación que se le asigna mediante tu uso.

6.6

FORMATOS O IMPRESOS: Formato de estrategias para lograr la estabilidad y liderazgo en el mercado.

6.7

RIESGOS: Fracaso de las estrategias seleccionadas e implementadas.

6.8

CONTROLES EJERCIDOS: Selección cautelosa de las estrategias y supervisión de la implementación de éstas.

6.9


OBSERVACIONES

5


Código:

Página

No.

Actividad

Responsable

Área

Tiempo

1

Seleccionar personal con liderazgo en costos

Jefe de mercados

Administración

720 H

2

Inculcar la diferenciación de los productos de la organización a los clientes.

Jefe de mercados

Administración

3

Segmentar el mercado a los que está dirigido la organización

Jefe de mercados

Administración

Jefe de mercados

Administración

720 H

720 H


X

X

4

Expansión de la organización desde su estructura y tamaño.

5

Vinculación de la marca con la expectativa cambiante de los clientes

Jefe de mercados

Administración

6

Lograr una alta reputación y estabilidad de la marca y la organización dentro del mercado

Jefe de mercados

Administración

720 H

X

Jefe de mercados

Administración

720 H

X

Jefe de mercados

Administración

720 H

X

7

Creación de estrategias innovadoras a la organización para mantenerla en el éxito y reconocimiento.

8

Formular y asesorar los precios y el valor de los productos ya sea a través de la calidad o de la reputación que se le asigna mediante tu uso.

X 720 H X 720 H


7.



7.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Transformación del entorno

7.2


7.3

OBJETIVO: Innovar los procesos, las tareas, los productos, entre otros para motivar al personal a trabajar en un entorno cambiante.

7.4

RESULTADOS ESPERADOS: Motivación del personal de la organización a trabajar por la organización.

7.5

LIMITES PUNTO INICIAL: Implementación de nuevas tecnologías. PUNTO FINAL: Evaluación de resultados

7.6

FORMATOS O IMPRESOS: Formato de procesos, Formato de productos.

7.7

RIESGOS: Fracaso de la motivación del personal a trabajar en un entorno cambiante.

7.8

CONTROLES EJERCIDOS: Motivar al personal las ventajas que tiene el trabajar en un entorno diferente, implementando cosas nuevas e incentivándolos a transformar junto con ellos a la organización encaminada al éxito.

7.9


OBSERVACIONES

6


Código:

Página

No.

Actividad

Responsable

Área

Tiempo

1

Implementación de nuevas tecnologías.

Administrador

Administración

720 H

Frecuencia D S M O X X

2

Capacitación del personal a usar nuevas herramientas implementadas en la organización.

Administración

720 H

Administrador X

3

Motivación del personal a transformar sus trabajos con nuevas herramientas.

Administrador

4

Innovación de productos y estrategias

Administrador

5

Evaluación de resultados

Administrador

Administración

720 H

Administración

720 H

X

Administración

720 H

X


Página

MANUAL DE FUNCIONES POR PROCESOS AREA I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1. DENOMINACIÓN DEL CARGO: Administrador 2. ÁREA: Administración 3. CARGO AL CUAL REPORTA: Gerente General 4. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Jefe de procesos, jefe de mercados. 5. NÚMERO DE CARGO CON LA MISMA DENOMINACIÓN DENTRO DEL ÁREA: 0 II. OBJETIVO Crear planes estratégicos a corto, mediano o largo plazo que beneficien a la compañía para el logro de las metas establecidas, Definir la orientación de los productos y servicios que brinda la empresa al mercado basándose en las oportunidades y amenazas del entorno y los recursos y principios internos de la organización, determinando sus estrategias operativas con el único objetivo de satisfacer oportuna y adecuadamente las necesidades de los clientes y accionistas, Alcanzar la visión propuesta por la organización mediante las estrategias seleccionadas, el emprendimiento, éxito e innovación de sus productos, Innovar los procesos, las tareas, los productos, entre otros para motivar al personal a trabajar en un entorno cambiante. III. FUNCIONES DEL CARGO Actividades Análisis Externo: Las condiciones de la industria y la competencia Análisis Interno: Las capacidades competitivas, las fortalezas y las debilidades internas Creación de la Matriz DOFA. Selección de estrategias

Resultado Planes estratégicos aplicados para el logro de las metas establecidas.

Procedimientos que involucra Direccionamiento Estratégico

Con la orientación asignada suplir las necesidades de los clientes y accionistas.

Transformación del entorno

Implementación estrategia Análisis y evaluación de resultados Crear estrategias para preparar a la empresa para los colapsos y lograr que sea más ágil, siempre dispuesta a los cambios. Formación de personal de la organización mediante capacitaciones para crear un equipo eficiente. Crear ideas innovadoras, evaluarlas y aplicarlas a la organización.

Éxito y reconocimiento de la empresa mediante la aplicación de las estrategias seleccionadas. Motivación del personal de la organización a trabajar por la organización


Medición de los resultados Implementación de nuevas tecnologías. Capacitación del personal a usar nuevas herramientas implementadas en la organización. Motivación del personal a transformar sus trabajos con nuevas herramientas. Innovación de productos y estrategias Evaluación de resultados IV. REQUISITOS DEL CARGO 1.

2.

CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS

EDUCACIÓN

Cursos de administración, ser graduado en educación básica y media, profesional en ingeniería industrial, economía y finanzas o administración de empresas.

EXPERIENCIA

Mínimo 3 años trabajando en el área de administración.

COMPETENCIAS

HABILIDAD

NIVEL REQUERIDO ALTO

Fluidez verbal

x

Fluidez escrita

x

Capacidad analítica

x

Liderazgo y dirección del personal

x

Elaboración de informes

x

Toma de decisiones

x

Razonamiento numérico

x

Manejo de equipos y programas de computación

x

MEDIO

BAJO

NIVEL REQUERIDO

RASGOS DE PERSONALIDAD

ALTO

Creatividad e innovación

x

Compromiso y motivación hacia resultados

x

BAJO

x

Adaptación a cambios del entorno y la organización Orden en el desarrollo de las ac tividades

x

Buenas relaciones interpersonales

x

Puntualidad

x

Trabajo en equipo

x

Interés por la calidad

x

Actitud de servicio al cliente

x x

Deseo de superación ESFUERZO

MEDIO

NIVEL REQUERIDO

MENTAL

Alto

VISUAL

Alto

F SICO

Bajo

V. RESPONSABILIDADES

POR INFORMACIÓN

Encargado de la supervisión de los movimientos de la empresa.

POR ARCHIVOS Y REGISTROS

Preparación de informes mensuales y anuales.

POR BIENES

Manejo de sistemas de información

POR DINERO

Manejo del presupuesto de la organización.

VI. ENTORNO DEL CARGO 1.

RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA CON QUIEN

PARA QUÉ

FRECUENCIA

Clientes

Ofrecer e incentivar a que compren en la empresa

Semanal

2.

RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA CON QUIEN

PARA QUÉ

FRECUENCIA

Jefe de procesos

Supervisar el manejo de la materia prima

Semanal

Jefe de mercados

Supervisar y direccionar el manejo de marketing de la organización

Semanal

VII. CONDICIONES DE TRABAJO

ILUMINACIÓN

Alta

RUIDO

Bajo

ESPACIO

Medio

TEMPERATURA

Ambiente

RIESGOS

Ergonómicos


Página

MANUAL DE FUNCIONES POR PROCESOS AREA I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 6. DENOMINACIÓN DEL CARGO: Jefe de procesos 7. ÁREA: Administración 8. CARGO AL CUAL REPORTA: Administrador 9. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Auxiliar de procesos 10. NÚMERO DE CARGO CON LA MISMA DENOMINACIÓN DENTRO DEL ÁREA: 0 II. OBJETIVO Aplicar las metodologías de optimización, las metodologías de ingeniería de software y las consultorías de mejora, para lograr que los procesos sean más efectivos. III. FUNCIONES DEL CARGO Actividades Identificación de los procesos que se quieren optimizar. Identiﬁcación de los factores internos y

externos que afectan la decisión de optimizar un proceso, con el dueño del proceso y dueños de tareas y áreas específicas dentro de la empresa. Identificación de la variable que se quiere mejorar dentro de un proceso: tiempo, costo o calidad. Aplicación de reingeniería, buenas prácticas o rediseño del proceso. Definición de medidas de rendimiento del nuevo proceso y monitoreo de éste. Ejecutar el cambio del proceso con el dueño del proceso y áreas transversales afectadas. Ejecutar el conocimiento generado y actualizado en la organización a partir de los cambios realizados al proceso optimizado. Valorar el nuevo proceso e identifique si la ejecución del mismo corresponde al definido y publicado a las partes involucradas.

Resultado Procesos efectivos mediante la implementación de metodologías y consultorías.

Procedimientos que involucra Optimización de procesos

IV. REQUISITOS DEL CARGO 3.

CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS Graduado de educación básica y media. Profesional en ingeniería industrial o ingeniería de procesos.

EDUCACIÓN EXPERIENCIA

4.

Mínimo 2 de años trabajando en el área de procesos y procedimientos de una organización.

COMPETENCIAS NIVEL REQUERIDO

HABILIDAD

ALTO

Fluidez verbal

x

Fluidez escrita

x


x


x


x

Toma de decisiones

x


x


x

ALTO


x


x

Adaptación a cambios del entorno y la organización

x

Orden en el desarrollo de las ac tividades

x


x

Puntualidad

x

Trabajo en equipo

x


x


x

Deseo de superación

x NIVEL REQUERIDO

MENTAL

Alto

VISUAL

Alto

F SICO

Medio

BAJO

NIVEL REQUERIDO


ESFUERZO

MEDIO

MEDIO

BAJO


POR INFORMACIÓN

Encargado de la parte de procesos y gestión de calidad.



POR BIENES


POR DINERO

Repartición equivalente de las materias primas, insumos, entre otros.


4.


PARA QUÉ

FRECUENCIA

Proveedores

Supervisión de la materia prima recibida

Diario


PARA QUÉ Informar los movimientos de la materia prima y entregar los informes de gestión de calidad

Administrador


ILUMINACIÓN

Alta

RUIDO

Medio

ESPACIO

Medio

TEMPERATURA

Ambiente

RIESGOS

Ergonómicos

FRECUENCIA

Semanal


Página

MANUAL DE FUNCIONES POR PROCESOS AREA I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 11. DENOMINACIÓN DEL CARGO: Jefe de Mercados 12. ÁREA: Administración 13. CARGO AL CUAL REPORTA: Administrador 14. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Auxiliar de mercados 15. NÚMERO DE CARGO CON LA MISMA DENOMINACIÓN DENTRO DEL ÁREA: 0 II. OBJETIVO Emplear estrategias de marketing con el fin de lograr la expansión de la organización dentro del mercado, Emplear estrategias de marketing con el fin de lograr la expansión de la organización dentro del mercado. Actividades Creación de estrategias de penetración dentro del mercado Creación de estrategias de desarrollo del mercado Creación de estrategias de desarrollo de productos o servicios Diversificación Creación de estrategias de competencia y estrategias de ampliación de mercados Determinación de las estrategias seleccionadas Determinación de los objetivos de comercialización Seleccionar personal con liderazgo en costos Inculcar la diferenciación de los productos de la organización a los clientes. Segmentar el mercado a los que está dirigido la organización Expansión de la organización desde su estructura y tamaño. Vinculación de la marca con la expectativa cambiante de los clientes Lograr una alta reputación y estabilidad de la marca y la organización dentro del mercado Creación de estrategias innovadoras a la organización para mantenerla en el éxito y reconocimiento.

III. FUNCIONES DEL CARGO Resultado Expansión de la organización dentro del mercado mediante la implementación de estrategias de marketing. Reconocimiento interno y externo de la organización mediante la aplicación de las estrategias seleccionadas.

Procedimientos que involucra Ampliación de mercados Liderazgo en el mercado

Formular y asesorar los precios y el valor de los productos ya sea a través de la calidad o de la reputación que se le asigna mediante tu uso.



EDUCACIÓN

Ser graduado de educación básica y media, cursos de publicidad y marketing, profesional en ingeniería industrial c on experiencia en mercadeo, profesional de publicidad y mercadeo.

EXPERIENCIA

Mínimo 1 año trabajando en trabajos de publicidad y marketing.

6.

COMPETENCIAS

HABILIDAD


Fluidez verbal

x

Fluidez escrita

x


x


x


x

Toma de decisiones

x


x


x


MEDIO

BAJO



x


x


x

Orden en el desarrollo de las actividades

x


x

Puntualidad

x

Trabajo en equipo

x


x


x


x

MEDIO

BAJO

ESFUERZO

NIVEL REQUERIDO

MENTAL

Alto

VISUAL

Alto

F SICO

Bajo V. RESPONSABILIDADES

POR INFORMACIÓN

Encargado de la publicidad y market ing de la organización



POR BIENES


POR DINERO

Manejo del presupuesto para la publicidad e imagen de la empresa. VI. ENTORNO DEL CARGO

5.

RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA

CON QUIEN

PARA QUÉ

FRECUENCIA

Clientes

Por medio de la publicidad e imagen, lograr que los clientes se sientan atraídos por los productos de la empresa.

Diario

6.

RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA

CON QUIEN

PARA QUÉ

FRECUENCIA

Administrador

Entrega de informes de todos los movimientos de mercadeo dentro y fuera de la organización

Semanal


ILUMINACIÓN

Alta

RUIDO

Bajo

ESPACIO

Medio

TEMPERATURA

Ambiente

RIESGOS

Ergonómicos


Código:


1.10

NOMBRE DEL PROCESO: CALIDAD

1.11

AREA TITULAR: Área de Producción

1.12

OBJETIVOS: Dar una fijación mental al consumidor para tener conformidad con los productos o

servicios y así satisfacer sus necesidades y obtener beneficios para todos los miembros de la organización. 1.13

RESULTADOS ESPERADOS: Satisfacción de los clientes a sus necesidades y beneficios para la organización.

1.14

LIMITES

1.15

PUNTO INICIAL: Control de calidad de la materia prima.

1.16

PUNTO FINAL: Prevención y control del medio ambiente.

1.17

FORMATOS O IMPRESOS:

1.18

VALOR AGREGADO: Trabajo fuerte y honestidad con el manejo de la calidad en los productos.

1.19

RIESGOS: Fracaso en la implementación de la gestión de calidad a los productos de la empresa.

1.20

CONTROLES EJERCIDOS: Prevención, control y supervisión de todos los procesos de calidad en la organización.

1.21





Código:

Jefe de calidad



Planeación de sistemas de calidad en los procesos y productos.

Materia Prima Maquinaria Papelería Tecnología


Calidad en los procesos de la organización

Implementación de la calidad en la organización. Satisfacción de los clientes internos y externos mediante procesos de calidad.

6.

DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DEL PROCESO. Código: NOMBRE DEL PROCESO

No. orden

Tiempo Estimado

Usuarios

720 horas

Interno

192 horas

Interno

192 horas

Interno

Administrador

192 horas

Interno

Administrador

720 horas

Interno

Procedimiento

Área responsable

Responsable

1

Control de calidad de la materia prima.

Producción

Jefe de control de calidad

2

Inspeccionar la calidad de los productos.

Producción


3

Prevención y control de la seguridad del personal y de los procesos

4

5

Administración

Prevención en los riesgos asociados con las actividades de la compañía.

Administración

Prevención y control del medio ambiente.

Administración

Administrador

7.



Inicio

¿Hay que hacer

SI

Control de la materia prima

control de la materia prima?

Departamento de Producción

NO

¿Hay que inspeccionar la calidad de los productos?

Inspeccionar la

SI

calidad de los

Departamento de Producción

productos

NO

¿Hay que hacer prevención y control de la seguridad del personal y de los procesos?

NO 1

SI

Prevención y control de la seguridad del personal y de los procesos

Departamento de Administración

NOMBRE DEL PROCESO PROCEDIMIENTO


1

¿Hay

que

prevención riesgos

hacer de

los

Prevención de los

SI

asociados

con las actividades

riesgos asociados con

Departamento de

las actividades de la

Administración

compañía

de la compañía?

NO

¿Hay que hacer prevención y control del medio ambiente?

Fin

SI

Prevención y

Departamento de

control del medio

Administración

ambiente

NOMBRE DE LA EMPRESA MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA 2.

Página Código:


2.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control de calidad de la materia prima.

2.2

RESPONSABLE: Jefe de control de calidad

2.3

OBJETIVO: Cumplir con los estándares de calidad para las materias primas y lograr que los clientes se sientan satisfechos con los productos.

2.4

RESULTADOS ESPERADOS: Clientes satisfechos gracias a la calidad de los productos.

2.5

LIMITES

2.6

PUNTO INICIAL: Recepción de la materia prima

2.7

PUNTO FINAL: Proceso de transformación de la materia prima con los nuevos estándares de calidad

2.8

FORMATOS O IMPRESOS: Tarjeta de crédito y tarjetas ATM (Automatic Teller Machine)

2.9

RIESGOS: Fracaso en la implementación de los nuevos estándares de calidad a la transformación de la materia prima

2.10

CONTROLES EJERCIDOS:

2.11

TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 3925’20’’

OBSERVACIONES

7


Código:

Página

No.

Actividad

Responsable

Área

Tiempo

1

Recepción de la materia prima


Producción

40 min


2

Revisión y control de la materia prima


Producción

40 min

X

3

Revisión y aplicación de higiene y seguridad en el proceso de transformación de la materia prima.

Producción

160 H


X 160 H

4

Mantenimiento e insumos de calidad


Producción

5

Revisión de maquinaria


Producción


Producción

6

Manutención continua de maquinas y herramientas

X

4H

720 H 7 8 9 10

Control continúo del sistema.


Producción Producción

Cumplimiento de las asignaciones del personal.


Implementación de nuevos estándares de calidad.


Producción

Proceso de transformación de la materia prima con los nuevos estándares de calidad.


Producción

X X

720 H X 720 H X 720 H 720 H

X


3.

Página Código:


3.1 NOMBRE

DEL PROCEDIMIENTO: Inspeccionar la calidad de los productos.

3.2 RESPONSABLE:


3.3 OBJETIVO: Establecer

3.4 RESULTADOS

los pasos necesarios durante la inspección de Materia Prima e Insumos.

ESPERADOS: Obtener una lista de los pasos necesarios para la inspección de las

materias primas, para de esta forma, lograr y tener un proceso ordenado. 3.5 LIMITES

PUNTO INICIAL: Observar código de las materias primas. PUNTO FINAL: Determinar el tipo y cantidad de defectos y anotarlo en formato. 3.6 FORMATOS

3.7 RIESGOS:

O IMPRESOS: Formato de calidad, formato de código de las materias primas.

Error al diseñar una lista de pasos coherentes y especificados para la inspección de los

productos de calidad. 3.8 CONTROLES

EJERCIDOS: Supervisión diaria de los pasos especificados para la inspección y/o

verificación de los productos de calidad. 3.9 TIEMPO

TOTAL EMPLEADO: 10’30’’

OBSERVACIONES

8


Código: rea

Página

No.

Actividad

Responsable

Tiempo

1

Observar código de las materias primas.


Producción

20 min


Producción

1H

2

Recepcionar Orden de Compra, Guía y/o Factura.


Producción

1H

3

Verificar conformidad de Orden de Compra con Guía o Factura.

Frecuencia D S M O x

x

x Jefe de control de calidad

Producción

4H

4

Realizar una y dos inspecciones de la materia prima


Producción

2H

5

Quitar las materias prima dañadas verificadas anteriormente. Solicitar información de los productos que se despachara al encargado de sección de acabado.


Producción

10 min

X


Producción

1H

X

7

Determinar en tabla de muestreo el tamaño de la muestra.


Producción

1H

X

8

Determinar el tipo y cantidad de defectos y anotarlo en formato.

6

x


4.

Código:


4.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Prevención y control de la seguridad del personal y de los procesos.

4.2


4.3

OBJETIVO: Evitar riesgos acerca de la seguridad del personal y de los procesos dentro de la organización.

4.4

RESULTADOS ESPERADOS: Altos niveles de seguridad y control para el personal y los procesos.

4.5

LIMITES PUNTO INICIAL: Diagnóstico del proceso de prevención de riesgo laboral PUNTO FINAL: Implementación de estándares de alta seguridad para toda la organización.

4.6

FORMATOS O IMPRESOS: Formatos de seguridad, formatos de personal, formatos de procesos.

4.7

RIESGOS: Fallo en los niveles de seguridad hacia el personal y los procesos, riesgos altos tanto para el personal de la empresa como para los procesos de la organización.

4.8

CONTROLES EJERCIDOS: Control alto en el tema de la seguridad dentro de la organización

4.9


OBSERVACIONES

9


No.

Actividad

Responsable

Área

Página

Tiempo

Frecuencia D S M O

Administrador

Administración

2H

X

1

Diagnóstico del proceso prevención de riesgo laboral

2

Diagnóstico de nivel del proceso

Administrador

Administración

2H

X

3

Diagnóstico a nivel de puesto de trabajo

Administrador

Administración

2H

X

4

Planificación de la acción preventiva

Administrador

Administración

3H

X

5

Control de personal y de los procesos

Administrador

Administración

5H

X

4H

X

6

Diagnóstico empresarial de situación actual en materia Seguridad y salud en el trabajo

20 H

X

7

de

Código:

la de

Administrador

Administración

Administrador

Administración

Administrador

Administración

Realización del estudio de seguridad al nivel de puesto de trabajo y a nivel de los procesos.

8 Implementación de estándares de alta seguridad para toda la organización.

720 H X

NOMBRE DE LA EMPRESA MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA 5

5.1

Página Código:


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Prevención de los riesgos asociados con las actividades de la compañía.

5.2


5.3

OBJETIVO: Implantar un sistema efectivo de control de lesiones y/o daños en la empresa, para evitar pérdidas, derroche y recursos que están fuera de presupuesto, que afectan el normal desarrollo de las actividades de servicios o productivas de la empresa

5.4 5.5

RESULTADOS ESPERADOS: Implementación de un sistema para la prevención de riesgos de la organización evitando pérdidas para ésta.

5.6

LIMITES PUNTO INICIAL: Reunión mensual de análisis PUNTO FINAL: Investigación de accidentes

5.7

FORMATOS O IMPRESOS: Sistemas GEMA

5.8

RIESGOS: Error o fracaso al implementar el sistema GEMA.

5.9

CONTROLES EJERCIDOS: Supervisión para la aplicación del sistema.

5.10

TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 3068’5’’

OBSERVACIONES

10


No.

Actividad

Responsable

Código:

Área

Página

Tiempo

Frecuencia D S M O

1

Reunión mensual de análisis

Administrador

Administración

720 H

X

2

Inspecciones de seguridad

Administrador

Administración

720 H

X

Administración

720 H

X

Administración

20 H

Observaciones de seguridad 3

Administrador Contactos personales o grupales

4

Administrador Charlas diarias de cinco minutos

5

Administración

5 min

X

Administrador Charla integral semanal

6

Administración

168 H

X

Administrador Investigación de accidentes

7

X

Administración Administrador

720 H

X


Página Código:


6.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Prevención y control del medio ambiente.

6.2


6.3

OBJETIVO: Aplicar estrategias para la protección del medio ambiente, fundamentado en el cumplimiento de la legislación y la implementación de tecnologías más limpias, que han permitido lograr la reducción de los impactos ambientales por medio de la prevención de la contaminación, apoyados en el mejoramiento continuo de sus procesos y en el compromiso de sus empleados, proveedores, contratistas y terceros.

6.4

RESULTADOS ESPERADOS: Protección del medio ambiente mediante la aplicación de estrategias establecidas por la organización.

6.5

LIMITES PUNTO INICIAL: Ahorro y uso eficiente del agua, para disminuir el consumo del recurso mediante la adopción de buenas prácticas en el lavado de equipos y control en los procesos. PUNTO FINAL: Mejoramiento de la respuesta a emergencias ambientales, y de salud y seguridad: integrando el tema ambiental al manejo de emergencias, en el contexto de nuestra Política de Calidad Integrada.

6.6

FORMATOS O IMPRESOS: Formato de proyectos.

6.7

RIESGOS: Fracaso en la implementación de las estrategias para la protección del medio ambiente.

6.8

CONTROLES EJERCIDOS: Estudios sobre las estrategias más adecuadas a implementar para el cuidado del medio ambiente.

6.9


OBSERVACIONES

11


Código:

Actividad

Responsable

1

Ahorro y uso eficiente del agua, para disminuir el consumo del recurso mediante la adopción de buenas prácticas en el lavado de equipos y control en los procesos.

Administrador

Administración

720 H

X

2

Ahorro y uso eficiente de energía, buscando mantener control sobre los consumos de combustibles, procesos y equipos, para disminuir los consumos de energía térmica y eléctrica.

Administrador

Administración

720 H

X

Administrador

Administración

720 H

X

Administrador

Administración

720 H

X

4

5

Manejo integral de residuos, mediante la separación de residuos en la fuente, el control en actividades de limpieza y desinfección, y los controles en los procesos, para aumentar su aprovechamiento y disminuir su generación. Mejoramiento en la calidad de los vertimientos para disminuir carga y concentración de los contaminantes mediante controles en procesos y mejoramiento del sistema de tratamiento de aguas residuales. Mejoramiento de la respuesta a emergencias ambientales, y de salud y seguridad: integrando el tema ambiental al manejo de emergencias, en el contexto de nuestra Política de Calidad Integrada.

Administrador

Administración

Tiempo

Frecuencia D S M O

No.

3

Área

Página

720 H

X


Página

MANUAL DE FUNCIONES POR PROCESOS AREA I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO DENOMINACIÓN DEL CARGO: Jefe de calidad ÁREA: Calidad CARGO AL CUAL REPORTA: Gerente General, Administrador CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Auxiliar de calidad NÚMERO DE CARGO CON LA MISMA DENOMINACIÓN DENTRO DEL ÁREA: 0 II. OBJETIVO 16. 17. 18. 19. 20.

Cumplir con los estándares de calidad para las materias primas y lograr que los clientes se sientan satisfechos con los productos y Establecer los pasos necesarios durante la inspección de Materia Prima e Insumos. III. FUNCIONES DEL CARGO Actividades Recepción de la materia prima Revisión y control de la materia prima Revisión y aplicación de higiene y seguridad en el proceso de transformación de la materia prima. Mantenimiento e insumos de calidad Revisión de maquinaria Manutención continua de maquinas y herramientas Control continúo del sistema. Cumplimiento de las asignaciones del personal. Implementación de nuevos estándares de calidad. Proceso de transformación de la materia prima con los nuevos estándares de calidad. Observar código de las materias primas. Recepcionar Orden de Compra, Guía y/o Factura. Verificar conformidad de Orden de Compra con Guía o Factura. Realizar una y dos inspecciones de la

Resultado Clientes satisfechos gracias a la calidad de los productos.

Obtener una lista de los pasos necesarios para la inspección de las materias primas, para de esta forma, lograr y tener un proceso ordenado.

Procedimientos que involucra Control de calidad de materias primas Inspeccionar la calidad de los productos

materia prima Quitar las materias prima dañadas verificadas anteriormente. Solicitar información de los productos que se despachara al encargado de sección de acabado. Determinar en tabla de muestreo el tamaño de la muestra. Determinar el tipo y cantidad de defectos y anotarlo en formato.


8.


EDUCACIÓN

Graduado de educación básica y media. Profesional en ingeniería industrial, ingeniería de alimentos o administración de empresas. Especialización en gestión de calidad.

EXPERIENCIA

Mínimo 4 años trabajando en procesos de calidad.

COMPETENCIAS

HABILIDAD


Fluidez verbal

x

Fluidez escrita

x


x


x

BAJO

x

Elaboración de informes Toma de decisiones

x


x


x


MEDIO


MEDIO

BAJO

x

Creatividad e innovación Compromiso y motivación hacia resultados

x


x


x


x

Puntualidad

x

Trabajo en equipo

x


x


x x


NIVEL REQUERIDO

MENTAL

Alto

VISUAL

Medio

FÍSICO

Bajo


POR INFORMACIÓN

Alto, tiene todo el manejo de procesos de calidad de los procesos.


Medio, debe presentar informes.

POR BIENES

Baja, solo es responsable de los equipos de su oficina

POR DINERO

Alta, es responsable del presupuesto que se le dé para su área.



PARA QUÉ

FRECUENCIA

Proveedores

Recepción, entrega y/o devolución de materias primas.

Quincenal

8.


PARA QUÉ

FRECUENCIA

Administrador

Entrega de informes de presupuesto, de facturas, de materias primas, entre otros.

Mensual


ILUMINACIÓN

Alta

RUIDO

Media

ESPACIO

Medio

TEMPERATURA

Ambiente

RIESGOS

Ergonómicos


Página

MANUAL DE FUNCIONES POR PROCESOS AREA I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO DENOMINACIÓN DEL CARGO: Administrador ÁREA: Administración CARGO AL CUAL REPORTA: Gerente General CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Jefe de calidad NÚMERO DE CARGO CON LA MISMA DENOMINACIÓN DENTRO DEL ÁREA: 0 II. OBJETIVO 21. 22. 23. 24. 25.

Evitar riesgos acerca de la seguridad del personal y de los procesos dentro de la organización, Implantar un sistema efectivo de control de lesiones y/o daños en la empresa, para evitar pérdidas, derroche y recursos que están fuera de presupuesto, que afectan el normal desarrollo de las actividades de servicios o productivas de la empresa, Aplicar estrategias para la protección del medio ambiente, fundamentado en el cumplimiento de la legislación y la implementación de tecnologías más limpias, que han permitido lograr la reducción de los impactos ambientales por medio de la prevención de la contaminación, apoyados en el mejoramiento continuo de sus procesos y en el compromiso de sus empleados, proveedores, contratistas y terceros. III. FUNCIONES DEL CARGO Actividades Diagnóstico del proceso prevención de riesgo laboral

de

Diagnóstico de nivel del proceso Diagnóstico a nivel de puesto de trabajo Planificación preventiva

de

la

acción

Control de personal y de los procesos Diagnóstico empresarial de la situación actual en materia de Seguridad y salud en el trabajo Realización del estudio de seguridad al nivel de puesto de trabajo y a nivel de los procesos.

Resultado Reunión mensual de análisis Inspecciones de seguridad

Procedimientos que involucra Altos niveles de seguridad y control para el personal y los procesos.

Observaciones de seguridad Contactos personales o grupales

Implementación de un sistema para la prevención de riesgos de la organización evitando pérdidas para ésta.

Charlas diarias de cinco minutos Charla integral semanal Investigación de accidentes Ahorro y uso eficiente del agua, para disminuir el consumo del recurso mediante la adopción de buenas prácticas en el lavado de equipos y control en los procesos. Ahorro y uso eficiente de energía, buscando mantener control sobre los consumos de combustibles, procesos y equipos, para disminuir los consumos de energía térmica y eléctrica. Manejo integral de residuos, mediante la

Protección del medio ambiente mediante la aplicación de estrategias establecidas por la organización.

Implementación de estándares de alta seguridad para toda la organización.

separación de residuos en la fuente, el control en actividades de limpieza y desinfección, y los controles en los procesos, para aumentar su aprovechamiento y disminuir su generación. Mejoramiento en la calidad de los vertimientos para disminuir carga y concentración de los contaminantes mediante controles en procesos y mejoramiento del sistema de tratamiento de aguas residuales. Mejoramiento de la respuesta a emergencias ambientales, y de salud y seguridad: integrando el tema ambiental al manejo de emergencias, en el contexto de nuestra Política de Calidad Integrada.



EDUCACIÓN

Graduado de educación básica y media. Profesional en ingeniería industrial, o administración de empresas.

EXPERIENCIA

Mínimo 4 años trabajando en áreas de administración.

10. COMPETENCIAS

HABILIDAD


Fluidez verbal

x

Fluidez escrita

x


x


x


x

Toma de decisiones

x


x


x


MEDIO

BAJO


MEDIO x

Creatividad e innovación Compromiso y motivación hacia resultados

x


x


x

BAJO


x

Puntualidad

x

Trabajo en equipo

x


x


x


x

ESFUERZO

NIVEL REQUERIDO

MENTAL

Alto

VISUAL

Alto

F SICO

Bajo


POR INFORMACIÓN

Alto, manejo de números.


Alto, debe presentar informes al gerente general

POR BIENES

Alto

POR DINERO

Alta, es responsable del presupuesto de la organización.



PARA QUÉ

FRECUENCIA

Bancos

Manejo de facturas, manejo de impuestos de la organización, entre otros.

Semanal

10. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA CON QUIEN

PARA QUÉ

FRECUENCIA

Jefe de calidad

Revisión de informes, revisión de materia prima

Mensual


ILUMINACIÓN

Alta

RUIDO

Baja

ESPACIO

Medio

TEMPERATURA

Ambiente

RIESGOS

Ergonómicos


Código:


1.1

NOMBRE DEL PROCESO: RESPONSABILIDAD SOCIAL

1.2

AREA TITULAR: Área de Administración

1.3

OBJETIVOS: Facilitar la sinergia elemental por el cual se satisface la necesidad de recibir de los trabajadores, abarcando el aspecto económico y emocional o motivacional. Además de eso, promover espacios de intercambio e interacción con otras personas, logrando un equilibrio en las relaciones internas y los aportes de cada quién y responder a la necesidad de participación de cada trabajador hacia los proyectos.

1.4

RESULTADOS ESPERADOS: Creación de una dinámica de progreso gracias al compromiso de la persona con el éxito de la organización.

1.5

LIMITES PUNTO INICIAL: Gestión social con los colaboradores y sus familias. PUNTO FINAL: Realizar informe ambiental.

1.6

FORMATOS O IMPRESOS: Formato de proyectos, formato de informes mensuales y anuales.

1.7

VALOR AGREGADO: Trabajo fuerte, honestidad y compromiso con la responsabilidad social empresarial.

1.8

RIESGOS: Fallo de trabajo RSE.

1.9

CONTROLES EJERCIDOS: Supervisión y orden de informe y proyectos de responsabilidad social que la organización debe y tiene que cumplir.

1.10


1.11

MARCO LEGAL: Responsabilidad legal impuesta por la legislación.




Código:

Administrador




Sustentabilidad de la organización Papelería Medios electrónicos Tecnología

Gestionamiento responsable de la organización

Procesos de retroalimentación a nivel interno Fomentación de la evaluación de la organización. Fomentación del ahorro y preocupación por la educación en sistemas de control y manejo del presupuesto y de inversiones.

8.

DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DEL PROCESO. NOMBRE DEL PROCESO

No. orden

Procedimiento

Área responsable

Código: Responsable

Tiempo Estimado

1

Gestión social con los Administración colaboradores y sus familias

Administrador

10 horas

2

Gestión social con la comunidad

Administración

Administrador

20 horas

3

Realizar informe ambiental

Administración

Administrador

2 horas

Usuarios

Interno y externo Interno y externo Interno y externo

9.



Inicio

¿Hay que hacer gestión social con los colaboradores y sus

SI

Gestión social con Departamento de los colaboradores Administración y sus familias

familias?

NO ¿Hay que hacer gestión social con la

SI

comunidad?

Gestión social con

Departamento de

la comunidad

Administración

Realizar informe

Departamento de

ambiental

Administración

NO ¿Hay que realizar un informe ambiental?

Fin

SI



IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Gestión social con los colaboradores y sus familias 2.2 RESPONSABLE: Administrador 2.3 OBJETIVO: Dar beneficios para que los colaboradores se desarrollen integralmente, los cuales están comprendidos en el Pacto Colectivo, que estimula y fomenta el uso de procedimientos de concertación voluntaria, encaminados a reglamentar los beneficios y compromisos conjuntos derivados de la relación laboral. 2.4 RESULTADOS ESPERADOS: Excelentes beneficios, oportunidades de participación, expresión creativa y crecimiento, y espacios de formación. 2.5 LIMITES PUNTO INICIAL: Implementación de metodologías de aprendizaje técnico. PUNTO FINAL: Renovación de las certificaciones en los sistemas de Gestión de Calidad, Ambiental, Seguridad y Salud Ocupacional, bajo las normas ISO 9001, 14001, y OSHAS 18001, y la certificación BRC (British Retail Consortium), norma internacional sobre seguridad de alimentos requerida por importantes clientes en el exterior. 2.6 FORMATOS O IMPRESOS: Certificaciones, formato de proyectos, reglamentos organizacionales, normas ISO. 2.7 RIESGOS: Enfatizar los beneficios a costa de sacrificar los impactos de las acciones sobre la sociedad y demás grupos relacionados, velar por la responsabilidad hacia fuera en desmedro de las condiciones de los grupos de interés internos, distorsión sobre los beneficios a los trabajadores en detrimento de las iniciativas realizadas hacia fuera, el avanzar estrategias de RSE sin fomentar el compromiso individual y sin desarrollar competencias internas asociadas con ese desafío, desvincular la práctica de la RSE de un comportamiento ético que fomente el modelaje y el contagio de la empresa y gastar más dinero en promocionar lo que se hace que en lo que realmente se presupuesta para los programas específicos de la responsabilidad social. 2.8 CONTROLES EJERCIDOS: Orden, control y supervisión de la aplicación de programas de RSE. 2.9 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 19’

OBSERVACIONES

13 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO No.

Actividad

Responsable

Código: Área

Página Tiempo D

1 2

3

4

5 6

7

8

9

10

Implementación de metodologías de aprendizaje técnico. Fortalecimiento de equipos de trabajo de alto desempeño y comprometidos con los objetivos estratégicos de la organización. Implementación de programas y actividades de crecimiento personal, fortalecimiento de las relaciones familiares, recreación y entretenimiento de los colaboradores y sus hijos, lo cual, además, contribuye a la gestión del cambio y a la transformación organizacional. Generar espacios de reflexión personal y colectiva, facilitando el desarrollo de habilidades artísticas, manuales y aficiones para brindar equilibrio entre la vida laboral, familiar y personal. Propiciar el sano esparcimiento, impulsar actividades para compartir en familia y facilitamos espacios para las prácticas deportivas. Fortalecimiento de la cultura fundamentada en comportamientos seguros de formación y entrenamiento del personal.

Administrador

Administración

5H

Administrador

Administración

2H

Administrador

Administración

5H

Administrador

Administración

1H

Frecuencia S M O X

X

X

X

Administrador

Administración

1H

X

Administrador

Administración

1H

X

Administración de la labor en Seguridad y Salud Ocupacional, mediante una red interna de colaboradores buscando el mismo fin.

Administrador

Administración

2H

X

Refuerzo del trabajo a través del reporte oportuno de los incidentes y la implementación de los planes de acción considerando ésta como una actividad de alto impacto para la prevención de los accidentes.

Administrador

Administración

2H

X

Renovación de las certificaciones en los sistemas de Gestión de Calidad, Ambiental, Seguridad y Salud Ocupacional, bajo las normas ISO 9001, 14001, y OSHAS 18001, y la certificación BRC (British Retail Consortium), norma internacional sobre seguridad de alimentos requerida por importantes por los clientes exteriores.

Administrador

Administración

2H

X

Mejoramiento de las condiciones de trabajo identificando las inversiones requeridas para hacerlas más seguras.


Página Código:


1.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Gestión social con la comunidad.

1.2


1.3

OBJETIVO: Realizar acciones encaminadas a contribuir c on el desarrollo social de las regiones del país, en términos de educación, nutrición, generación de ingresos y emprendimiento, apoyo a la cultura, arte y recreación.

1.4

RESULTADOS ESPERADOS: Éxito en las acciones encaminadas por la empresa para la gestión social con la comunidad.

1.5

LIMITES PUNTO INICIAL: Creación de escuela de tenderos. PUNTO FINAL: Implementación del programa educativo que forma a los educadores en el uso de aplicaciones informáticas básicas, de modo que puedan incorporar las tecnologías informáticas de comunicación a su labor docente, como una herramienta pedagógica que potencia el proceso educativo.

1.6

FORMATOS O IMPRESOS: Formato de proyectos, reglamentos establecidos por la organización.

1.7

RIESGOS: Fallo en las acciones implementadas para la contribución del desarrollo social.

1.8

CONTROLES EJERCIDOS: Supervisión, control y orden en la aplicación de las acciones propuestas por la organización.

1.9


OBSERVACIONES

13 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO No.

1

Actividad Creación de escuela de tenderos

Responsable

Administrador

Código: rea

Administración

Página Tiempo

720 H


2

Creación de escuela de autoservicio

3

Entrega de implementos escolares en zonas afectadas por la violencia, poblaciones de bajos recursos y zonas dedicadas al cultivo del cacao.

4

Implementación del programa educativo que forma a los educadores en el uso de aplicaciones informáticas básicas, de modo que puedan incorporar las tecnologías informáticas de comunicación a su labor docente, como una herramienta pedagógica que potencia el proceso educativo.

Administrador

Administración

720 H X

Administrador

Administración

6H

Administrador

Administración

3H

X


Página Código:


3.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Realizar informe ambiental.

3.2


3.3

OBJETIVO: Ejecutar un informe ambiental de todos los procesos, tareas, procedimientos, entre otros que se han llevado a cabo en la organización.

3.4

RESULTADOS ESPERADOS: Informe ambiental bien elaborado para la presentación en las reuniones de la junta directiva.

3.5

LIMITES PUNTO INICIAL: PUNTO FINAL:

3.6

FORMATOS O IMPRESOS: Formato de proyectos, reglamentos establecidos por la organización.

3.7

RIESGOS: Datos erróneos en el informe, informe incompleto o mal elaborado.

3.8

CONTROLES EJERCIDOS: Revisión del pre informe y del informe antes de ser entregado.

3.9


OBSERVACIONES

13 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO No. 1

Actividad

Responsable

Elaboración de una descripción sintética.

2

Código: rea

Administrador

Administrador

Administrador.

Administrador

Elaboración de un sumario o resumen. 3

Creación de contenidos.

una

tabla

de

Página Tiempo

10 min

10 min Administrador

Administrador 10 min

4

Creación de una lista de tabla.

Administrador

Administración

10 min

5

Elaboración de la introducción.

Administrador

Administrador

20 min

6

Descripción del procedimiento.

Administrador

Administrador

30 min

7

Explicación de los resultados o conclusiones.

Administrador

Administrador

Anexos

Administrador

Administrador

8

20 min 10 min

Frecuencia D S M O


Página

MANUAL DE FUNCIONES POR PROCESOS AREA I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO DENOMINACIÓN DEL CARGO: Administrador ÁREA: Responsabilidad Social CARGO AL CUAL REPORTA: Gerente General CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: NÚMERO DE CARGO CON LA MISMA DENOMINACIÓN DENTRO DEL ÁREA: 0 II. OBJETIVO Dar beneficios para que los colaboradores se desarrollen integralmente, los cuales están comprendidos en el Pacto Colectivo, que estimula y fomenta el uso de procedimientos de concertación voluntaria, encaminados a reglamentar los beneficios y compromisos conjuntos derivados de la relación laboral, Realizar acciones encaminadas a contribuir con el desarrollo social de las regiones del país, en términos de educación, nutrición, generación de ingresos y emprendimiento, apoyo a la cultura, arte y recreación, Ejecutar un informe ambiental de todos los procesos, tareas, procedimientos, entre otros que se han llevado a cabo en la organización. III. FUNCIONES DEL CARGO 26. 27. 28. 29. 30.

Actividades Implementación de aprendizaje técnico.

metodologías

de

Fortalecimiento de equipos de trabajo de alto desempeño y comprometidos con los objetivos estratégicos de la organización. Implementación de programas y actividades de crecimiento personal, fortalecimiento de las relaciones familiares, recreación y entretenimiento de los colaboradores y sus hijos, lo cual, además, contribuye a la gestión del cambio y a la transformación organizacional. Generar espacios de reflexión personal y colectiva, facilitando el desarrollo de habilidades artísticas, manuales y aficiones para brindar equilibrio entre la vida laboral, familiar y personal. Propiciar el sano esparcimiento, impulsar actividades para compartir en familia y facilitamos espacios para las prácticas deportivas. Fortalecimiento de la cultura fundamentada en comportamientos seguros de formación y entrenamiento del personal. Mejoramiento de las condiciones de trabajo identificando las inversiones requeridas para hacerlas más seguras. Administración de la labor en Seguridad y Salud Ocupacional, mediante una red interna de colaboradores buscando el

Resultado Excelentes beneficios, oportunidades de participación, expresión creativa y crecimiento, y espacios de formación. Éxito en las acciones encaminadas por la empresa para la gestión social con la comunidad. Informe ambiental bien elaborado para la presentación en las reuniones de la junta directiva.

Procedimientos que involucra Gestión social con los colabores y sus familias Gestión social con la comunidad. Realizar informe ambiental.

mismo fin. Refuerzo del trabajo a través del reporte oportuno de los incidentes y la implementación de los planes de acción considerando ésta como una actividad de alto impacto para la prevención de los accidentes. Renovación de las certificaciones en los sistemas de Gestión de Calidad, Ambiental, Seguridad y Salud Ocupacional, bajo las normas ISO 9001, 14001, y OSHAS 18001, y la certificación BRC (British Retail Consortium), norma internacional sobre seguridad de alimentos requerida importantes por los clientes exteriores. Creación de escuela de tenderos Creación de escuela de autoservicio Entrega de implementos escolares en zonas afectadas por la violencia, poblaciones de bajos recursos y zonas dedicadas al cultivo del cacao. Implementación del programa educativo que forma a los educadores en el uso de aplicaciones informáticas básicas, de modo que puedan incorporar las tecnologías informáticas de comunicación a su labor docente, como una herramienta pedagógica que potencia el proceso educativo. Elaboración de una descripción sintética. Elaboración de un sumario o resumen. Creación de una tabla de contenidos. Creación de una lista de tabla. Elaboración de la introducción. Descripción del procedimiento. Explicación de conclusiones.

los

resultados

o

Anexos

IV. REQUISITOS DEL CARGO 11. CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS

EDUCACIÓN

Graduado de educación básica y media. Profesional en ingeniería industrial o administración de empresas.

EXPERIENCIA

Mínimo 2 años trabajando en áreas de administración.

12. COMPETENCIAS NIVEL REQUERIDO

HABILIDAD

ALTO

Fluidez verbal

x

Fluidez escrita

x


x


x


x

Toma de decisiones

x


x


x

ALTO


x


x


x


x

Puntualidad

x

Trabajo en equipo

x


x


x x

Deseo de superación NIVEL REQUERIDO Alto

VISUAL

Alto

FÍSICO

Bajo

MEDIO

x


ESFUERZO


POR INFORMACIÓN

Alto


Alto

POR BIENES

Medio

POR DINERO

Medio

BAJO

NIVEL REQUERIDO


MENTAL

MEDIO

BAJO

VI. ENTORNO DEL CARGO 11. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA CON QUIEN

PARA QUÉ

FRECUENCIA

Bancos

Pago de impuestos, pago de servicios, entre otros

Mensual


PARA QUÉ

FRECUENCIA

Gerente General

Entrega de informe ambiental.

Mensual


ILUMINACIÓN

Alta

RUIDO

Media

ESPACIO

Medio

TEMPERATURA

Ambiente

RIESGOS

Ergonómicos


Código:


1.2

NOMBRE DEL PROCESO: COMPRAS

1.5

AREA TITULAR: Área de Compras

1.6

OBJETIVOS: Analizar que proveedores, insumos y materia prima es más rentable para la organización y al mismo tiempo de es de mayor calidad para la elaboración de los productos.

1.7

RESULTADOS ESPERADOS: Proveedores confiables para la organización.

1.8

LIMITES PUNTO INICIAL: Manejo de bases de datos de proveedores PUNTO FINAL: Devolución de materiales

1.12

FORMATOS O IMPRESOS: Formato de materiales, código de materiales, formatos de compra.

1.13

VALOR AGREGADO: Productos elaborados de alta calidad para los clientes.

1.14

RIESGOS: Incumplimiento de los proveedores, daño en los materiales o insumos.

1.15

CONTROLES EJERCIDOS: Revisión de los materiales a la hora de ser comprados y ser entregados al departamento de producción.

1.16

TIEMPO TOTAL EMPLEADO:

1.17

MARCO LEGAL: Ley 1231 del 2008




Código:

Compras




Insumos

Calidad en los productos.

Materia Prima

Fidelización de los clientes.

Papelería Facturas Tablillas

Materiales e insumos de alta calidad en los productos mediante el análisis de proveedores de la organización

Reconocimiento tanto interno como externo de la organización. Excelente competencia en el mercado.

10. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DEL PROCESO. NOMBRE DEL PROCESO

Código:

No. orden

Procedimiento

Área responsable

Responsable

Usuarios

Jefe de compras

Tiempo Estimado 30 min

1

Compras

2

Manejo de bases de datos de proveedores Cotización de proveedores

Compras

Jefe de compras

20 min

Interno

3

Análisis de proveedores

Compras

Jefe de compras

4

Selección de proveedores

Compras

Jefe de compras

1H

Interno

5

Presupuesto de materiales

Compras

Jefe de compras

30 min

Interno

6

Fijación del tamaño del lote o pedido a comprar Preparar órdenes de compra

Compras

Jefe de compras

1H

Interno

Compras

Jefe de compras

10 min

Interno

7

40 min

Interno

Interno

8

Recibir e inspeccionar los materiales

Compras

Jefe de compras

20 min

Interno

9

Preparación de informes sobre: mala calidad, escasez, sobrantes y daños de los materiales Devolución de materiales.

Compras

Jefe de compras

1H

Interno

Compras

Jefe de compras

20 min

Interno

10

11. DIAGRAMA DE FLUJO: NOMBRE DEL PROCESO PROCEDIMIENTO


1

¿Hay que seleccionar los proveedores?

SI

Selección de proveedores

Departamento de Compras

NO ¿Hay que presupuestas

SI

Presupuesto de materiales

los materiales?


NO ¿Hay que fijar el tamaño del lote o pedido a comprar?

SI

Fijación del tamaño del lote o


pedido a comprar

NO Preparar órdenes

¿Hay que preparar órdenes de compra?

NO 2

de compra


NOMBRE DEL PROCESO PROCEDIMIENTO


2

¿Hay que recibir e inspeccionar los materiales?

SI


materiales

Preparación de informes sobre: mala calidad, escasez,

NO

¿Hay que preparar informes sobre: mala calidad, escasez, sobrantes y daños de los materiales?

Recibir e inspeccionar los

SI

sobrantes y daños de los


materiales.

NO ¿Hay que devolver los materiales?

Fin

SI

Devolución de materiales




IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.10 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Manejo de bases de datos de proveedores 2.11 RESPONSABLE: Jefe de compras 2.12 OBJETIVO: Tener un manejo ordenado sobre la bases de datos de los proveedores de la organización. 2.13 RESULTADOS ESPERADOS: Manejo ordenado de las bases de datos de los proveedores de la empresa. 2.14 LIMITES PUNTO INICIAL: Preparación en programas como Excel. PUNTO FINAL: Manejo ordenado de los datos y facturas de los proveedores 2.15 FORMATOS O IMPRESOS: Sistemas de información, Excel. 2.16 RIESGOS: Datos erróneos en la base de datos. 2.17 CONTROLES EJERCIDOS: Orden, control y supervisión de la base de datos. 2.18 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 7’30’’

OBSERVACIONES

13 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Código:

Página

No.

Actividad

Responsable

Área

Tiempo

1

Preparación en programas como Excel.

Compras

Jefe de compras

5H

Compras

Jefe de compras

30 min

Compras

Jefe de compras

2H

2

3

Conocimiento de los proveedores de la organización. Manejo ordenado de los datos y facturas de los proveedores.


X



IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.19 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cotización de proveedores 2.20 RESPONSABLE: Jefe de compras 2.21 OBJETIVO: Cotizar a los proveedores escogidos para la organización. 2.22 RESULTADOS ESPERADOS: Proveedores cotizados para la organización. 2.23 LIMITES PUNTO INICIAL: Número de solicitud de cotización a proveedores PUNTO FINAL: Firma de la persona autorizada para hacer la solicitud de cotización, es decir,

del encargado de compras. 2.1 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de cotizaciones. 2.2 RIESGOS: Datos erróneos en la cotización. 2.3 CONTROLES EJERCIDOS: Orden y revisión de las cotizaciones. 2.4 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 36’ OBSERVACIONES


Código:

Página

No.

Actividad

Responsable

Área

Tiempo

1

Número de solicitud de cotización a proveedores

Compras

Jefe de compras

10 min

2

Fecha en la que se elabora.

Compras

2 min

X

3

Nombre del proveedor al cual se le pide la cotización.

Compras

Jefe de compras Jefe de compras

2 min

X

4

Clave del material que se solicita.

Compras

3 min

X

5

Descripción del material solicitado Cantidad solicitada.

Compras

5 min

X

5 min

X

Fecha límite para que el proveedor conteste. Hacer referencia a la solicitud de compras, anotando su número y la fecha en la que se expidió. Firma de la persona autorizada para hacer la solicitud de cotización, es decir, del encargado de compras.

Compras

Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras

5 min

X

5 min

X

Jefe de compras

1 min

X

6 7 8 9

Compras

Compras Compras




IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.24 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Análisis de proveedores 2.25 RESPONSABLE: Jefe de compras 2.26 OBJETIVO: Analizar a los proveedores para la organización. 2.27 RESULTADOS ESPERADOS: Proveedores analizados para la organización. 2.28 LIMITES PUNTO INICIAL: Revisión de datos en la base de datos de los proveedores. PUNTO FINAL: Análisis de los proveedores más convenientes para la empresa 2.5 FORMATOS O IMPRESOS: 2.6 RIESGOS: Mal análisis de los proveedores. 2.7 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión cautelosa de los datos. 2.8 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 1 H

OBSERVACIONES


Código:

Página

No.

Actividad

Responsable

Área

Tiempo

1

Revisión de datos en la base de datos de los proveedores.

Compras

Jefe de compras

10 min


2

Análisis de los datos

Compras

20 min

X

3

Análisis de los proveedores más convenientes para la empresa

Compras

Jefe de compras Jefe de compras

30 min

X



IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.29 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Selección de proveedores 2.30 RESPONSABLE: Jefe de compras 2.31 OBJETIVO: Seleccionar a los proveedores para la organización. 2.32 RESULTADOS ESPERADOS: Proveedores seleccionados para la organización. 2.33 LIMITES PUNTO INICIAL: Búsqueda de los proveedores PUNTO FINAL: Selección de los proveedores. 2.9 FORMATOS O IMPRESOS: 2.10 RIESGOS: Selección equivocada de los proveedores. 2.11 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión de los proveedores. 2.12 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 30’’

OBSERVACIONES


Código:

Página

No.

Actividad

Responsable

Área

Tiempo

1

Búsqueda de los proveedores

Compras

Jefe de compras

10 min


2

Selección de los proveedores.

Compras

Jefe de compras

20 min

X



IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.34 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Presupuesto de materiales 2.35 RESPONSABLE: Jefe de compras 2.36 OBJETIVO: Analizar y repartir adecuadamente el presupuesto que se tiene para materiales. 2.37 RESULTADOS ESPERADOS: Presupuesto bien repartido para todos los materiales. 2.38 LIMITES PUNTO INICIAL: Análisis de la repartición del presupuesto para materiales PUNTO FINAL: Repartición del presupuesto para materiales 2.13 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de materiales, formato de presupuesto. 2.14 RIESGOS: Repartición equivocada del presupuesto para materiales. 2.15 CONTROLES EJERCIDOS: Análisis detallado de la repartición del presupuesto para materia prima. 2.16 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 2 H

OBSERVACIONES


Código:

Página

No.

Actividad

Responsable

Área

Tiempo

1

Análisis de la repartición del presupuesto para materiales

Compras

Jefe de compras

1H


2

Repartición del presupuesto para materiales

Compras

Jefe de compras

1H

X



IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.39 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Fijación del lote o pedido a comprar 2.40 RESPONSABLE: Jefe de compras 2.41 OBJETIVO: Fijar el tamaño de pedido que se va a comprar a los proveedores. 2.42 RESULTADOS ESPERADOS: Pedido a los proveedores para comprarles el lote que se estableció. 2.43 LIMITES PUNTO INICIAL: Número de solicitud. PUNTO FINAL: Firma de la persona que la autoriza. 2.17 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de compras 2.18 RIESGOS: Mal fijación de tamaño de pedido que se va a comprar. 2.19 CONTROLES EJERCIDOS: Análisis de cuánto volumen se necesita comprar. 2.20 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 4 H

OBSERVACIONES


Código:

Página

No.

Actividad

Responsable

Área

Tiempo

1

Número de solicitud.

Compras

Jefe de compras

5 min

2

Fecha en la que se elabora

Compras

5 min

X

3

Clave del material.

Compras

5 min

X

4

Descripción.

Compras

5 min

X

5

Cantidad requerida.

Compras

5 min

X

6

Punto de pedido.

Compras

5 min

X

7

Indicar el departamento o cargo de la persona con autoridad para expedirla Firma de la persona que la autoriza.

Compras

Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras

5 min

X

Jefe de compras

5 min

X

8

Compras




IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.44 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Preparar órdenes de compra 2.45 RESPONSABLE: Jefe de compras 2.46 OBJETIVO: Preparar las órdenes de compras después de haber fijado el tamaño requerido. 2.47 RESULTADOS ESPERADOS: Órdenes de compra preparadas. 2.48 LIMITES PUNTO INICIAL: Número de orden de compra. PUNTO FINAL: Firma del proveedor. 2.21 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de orden de compra. 2.22 RIESGOS: Mal elaboración de la orden de compra. 2.23 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión de las órdenes de compra. 2.24 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 1’ 20’’

OBSERVACIONES


Código:

Página

No.

Actividad

Responsable

Área

Tiempo

1

Número de orden de compra.

Compras

Jefe de compras

5 min

2

Nombre del proveedor.

Compras

5 min

X

3

Fecha en la que se efectúa la orden. Hacer referencia a la solicitud de cotización a proveedores, indicando su número y fecha. Fecha en la que el proveedor deberá entregar la mercancía. Condiciones de pago.

Compras

Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras

5 min

X

5 min

X

5 min

X

5 min

X

Compras

5 min

X

8

Hacer referencia a la solicitud de compras, indicando su número. Clave del material.

5 min

X

9

Descripción.

Compras

5 min

X

10

Cantidad solicitada.

Compras

5 min

X

11

Precio unitario.

Compras

5 min

X

12

Importe parcial (precio unitario x unidades). Impuestos.

Compras

Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras

5 min

X

5 min

X

5 min

X

5 min

X

5 min

X

4 5 6 7

13 14 15 16

Importe total (importe parcial + impuestos). Firma del encargado de compras. Firma del proveedor.

Compras Compras Compras

Compras

Compras Compras Compras Compras


NOMBRE DE LA EMPRESA MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA 10. IDENTIFICACIÓN


DEL PROCEDIMIENTO

2.49 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recibir e inspeccionar los materiales. 2.50 RESPONSABLE: Jefe de compras 2.51 OBJETIVO: Inspeccionar adecuadamente los materiales que lleguen de los proveedores. 2.52 RESULTADOS ESPERADOS: Materiales inspeccionados de manera correcta. 2.53 LIMITES PUNTO INICIAL: Número de inspección PUNTO FINAL: Firma de la persona que la autoriza. 2.25 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de inspección. 2.26 RIESGOS: Recibir materiales dañados. 2.27 CONTROLES EJERCIDOS: Inspeccionar de manera adecuada y cautelosa cada uno de los materiales. 2.28 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 50 min OBSERVACIONES


Código:

Página

No.

Actividad

Responsable

Área

Tiempo

Frecuencia D S M O

1

Número de inspección

Compras

Jefe de compras

5 min

2

Fecha en la que se elabora

Compras

5 min

X

3

Descripción.

Compras

5 min

X

4

Inspección de los materiales.

Compras

30 min

X

5

Firma de la persona que la autoriza.

Compras

Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras

5 min

X

X



DEL PROCEDIMIENTO

2.54 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Preparación de informes sobre: mala calidad, escasez, sobrantes y daños de los materiales. 2.55 RESPONSABLE: Jefe de compras 2.56 OBJETIVO: Preparar un informe detallado sobre la mala calidad, escasez, sobrantes y daños que hayan tenido los materiales ya sea durante el proceso productivo o en bodega. 2.57 RESULTADOS ESPERADOS: Informe detallado sobre el estado de los materiales, 2.58 LIMITES PUNTO INICIAL: Introducción PUNTO FINAL: Conclusiones 2.29 FORMATOS O IMPRESOS: Informes. 2.30 RIESGOS: Elaboración mala del informe, datos erróneos. 2.31 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión del informe. 2.32 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 1’35’’ OBSERVACIONES


Código:

Página

No.

Actividad

Responsable

Área

Tiempo

1

Introducción

Compras

Jefe de compras

20 min

2

Descripción

Compras

5 min

X

3

Objeto

Compras

5 min

X

4

Datos sobre mala calidad, escasez, sobrantes o daños en los materiales Conclusiones

Compras

Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras

1H

X

Jefe de compras

5 min

X

5

Compras




DEL PROCEDIMIENTO

2.59 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Devolución de materiales. 2.60 RESPONSABLE: Jefe de compras 2.61 OBJETIVO: Devolver materiales en caso de haber alguna inconformidad por parte del encargado de compras. 2.62 RESULTADOS ESPERADOS: Devolución de materia prima por daños o inconformidad en el departamento de compras. 2.63 LIMITES PUNTO INICIAL: Número de nota de devolución. PUNTO FINAL: Firma del proveedor o persona autorizada para recibirla. 2.33 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de devolución. 2.34 RIESGOS: Devoluciones mal hechas. 2.35 CONTROLES EJERCIDOS: Control y supervisión de la devolución de materia prima. 2.36 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: OBSERVACIONES


Código:

Página

No.

Actividad

Responsable

Área

Tiempo

1

Número de nota de devolución.

Compras

Jefe de compras

10 min


2

Datos generales del proveedor.

Compras

10 min

X

3

Compras

5

Fecha en la que se efectúa la devolución. Referencia de la nota de recepción. Clave del material.

6

Descripción del material.

Compras

7

Cantidad.

Compras

8

Costo unitario.

Compras

9

Importe de la mercancía objeto de la devolución. Causa de la devolución.

Compras

Firma del encargado de compras. Firma del proveedor o persona autorizada para recibirla.

Compras

Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras

4

10 11 12

Compras Compras

Compras

Compras

10 min

X

10 min

X

10 min

X

10 min

X

10 min

X

10 min

X

10 min

X

10 min

X

10 min

X

10 min

X


Página

MANUAL DE FUNCIONES POR PROCESOS AREA I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO DENOMINACIÓN DEL CARGO: Jefe de compra ÁREA: Compras CARGO AL CUAL REPORTA: Administrador, Gerente General CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Auxiliar de compra NÚMERO DE CARGO CON LA MISMA DENOMINACIÓN DENTRO DEL ÁREA: II. OBJETIVO Tener un manejo ordenado sobre la bases de datos de los proveedores de la organización. Cotizar a los proveedores escogidos para la organización. Analizar a los proveedores para la organización. Seleccionar a los proveedores para la organización. Analizar y repartir adecuadamente el presupuesto que se tiene para materiales. Fijar el tamaño de pedido que se va a comprar a los proveedores. Preparar las órdenes de compras después de haber fijado el tamaño requerido. Inspeccionar adecuadamente los materiales que lleguen de los proveedores. Preparar un informe detallado sobre la mala calidad, escasez, sobrantes y daños que hayan tenido los materiales ya sea durante el proceso productivo o en bodega. Devolver materiales en caso de haber alguna inconformidad por parte del encargado de compras. III. FUNCIONES DEL CARGO 31. 32. 33. 34. 35.

Actividades Número de orden de compra. Nombre del proveedor. Fecha en la que se efectúa la orden. Hacer referencia a la solicitud de cotización a proveedores, indicando su número y fecha. Fecha en la que el proveedor deberá entregar la mercancía. Condiciones de pago. Hacer referencia a la solicitud de compras, indicando su número. Clave del material. Descripción. Cantidad solicitada. Precio unitario. Importe parcial (precio unitario x unidades). Impuestos. Importe total (importe parcial + impuestos). Firma del encargado de compras. Firma del proveedor. Número de inspección Fecha en la que se elabora Descripción. Inspección de los materiales. Firma de la persona que la autoriza. Introducción Descripción Objeto Datos sobre mala calidad, escasez,

Resultado Manejo ordenado de las bases de datos de los proveedores de la empresa. Proveedores cotizados para la organización. Proveedores analizados para la organización. Proveedores seleccionados para la organización. Presupuesto bien repartido para todos los materiales. Pedido a los proveedores para comprarles el lote que se estableció. Órdenes de compra preparadas. Materiales inspeccionados de manera correcta. Informe detallado sobre el estado de los materiales. Devolución de materia prima por daños o inconformidad en el

Procedimientos que involucra Manejo de bases de datos de proveedores Cotización de proveedores Análisis de proveedores Selección de proveedores Presupuesto de materiales Fijación del tamaño de lote o pedido a comprar Preparar órdenes de compra Recibir e inspeccionar los materiales Preparación de informes sobre: mala calidad, escasez, sobrantes y daños de los materiales. Devolución de materiales.

sobrantes o daños en los materiales Conclusiones Número de nota de devolución. Datos generales del proveedor. Fecha en la que se efectúa la devolución. Referencia de la nota de recepción. Clave del material. Descripción del material. Cantidad. Costo unitario. Importe de la mercancía objeto de la devolución. Causa de la devolución. Firma del encargado de compras. Firma del proveedor o persona autorizada para recibirla.

departamento de compras.

IV. REQUISITOS DEL CARGO 13. CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS

EDUCACIÓN

Graduado de educación básica y media. Profesional en ingeniería industrial.

EXPERIENCIA

Mínimo 2 años trabajando en áreas de compras.

14. COMPETENCIAS

HABILIDAD


Fluidez verbal

x

Fluidez escrita

x


x


x


x

Toma de decisiones

x


x


x


MEDIO

BAJO



x


x


x

MEDIO

BAJO

x

Orden en el desarrollo de las actividades

x

Buenas relaciones interpersonales Puntualidad

x

Trabajo en equipo

x


x


x x


NIVEL REQUERIDO

MENTAL

Alto

VISUAL

Alto

F SICO

Bajo


POR INFORMACIÓN

Alto


Alto

POR BIENES

Alto

POR DINERO

Alto

VI. ENTORNO DEL CARGO 13. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA CON QUIEN

PARA QUÉ

FRECUENCIA

Proveedores

Recibo, inspección y devolución de materiales.

Mensual


PARA QUÉ

FRECUENCIA

Administrador

Entrega de informe de compras.

Mensual

Manual de Procesos, Procedimientos y Manual de Funciones Por Procesos (Nacional de Chocolates)

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