BAB I PENDAHULUAN 1.1
Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan (PKL), merupakan suatu kegiatan bagi mahasiswa untuk mendapatkan pengalaman dan bagaimana gambaran dari keadaan dunia kerja yang sebenarnya. Melalui kegiatan ini mahasiswa diharapkan mampu untuk menerapkan disiplin ilmu yang telah dipelajari di bangku kuliah. Praktek kerja lapangan bukan saja hanya tempat untuk magang, tetapi merupakan suatu sarana yang pada akhirnya memberikan tantangan tersendiri bagi mahasiswa. Karena mahasiswa bukan saja dituntut hanya untuk mengaplikasikan teori yang diperoleh dibangku kuliah, tetapi juga bagaimana mengatasi permasalahan pada dunia kerja, yang sering kali tidak sebidang dengan disiplin ilmu yang digeluti. Dalam hal ini Program Studi Agribisnis Fakultas Pertanian Universitas Udayana memberikan kesempatan kepada mahasiswanya untuk melaksanakan praktik kerja lapangan di perusahaan produksi kosmetika, yang bergerak di bidang agribisnis. PT. Bali Tangi adalah perusahaan di dirikan di tahun 2000, oleh Bapak Wayan Sukhana yang berpengalaman di bidang farmasi beserta istri tercinta yang semasa muda berprofesi perawat dan bidan Ibu Made Yuliani, didasari ketulusan, keinginan keras dan ketekunan, visi mereka adalah untuk mewujudkan masyarakat yang hidup sehat selaras dengan alam. Seiring berjalannya waktu, perkembangan PT. Bali Tangi yang begitu pesat memerlukan suatu manajemen untuk dapat menjalankan segala aktivitas yang berada di perusahaan, dalam manajemen modern fungsi manajemen lebih ditekankan pada fungsi perencanaan dan pengendalian. Perencanaan merupakan penetapan mengenai apa yang akan dikerjakan dimasa yang akan datang selama periode tertentu, sedangkan pengendalian merupakan pengawasan penilaian serta koreksi atas penyimpanan-penyimpanan yang terjadi dengan maksud untuk mengadakan perbaikan agar apa yang
1
dikerjakan sesuai dengan yang telah ditetapkan, semua dapat dicapai dengan sebaik-baiknya. Berdasarkan uraian diatas, maka laporan praktek kerja lapangan
dibuat
dengan
judul
“MANAJEMEN
PENGENDALIAN
PERSEDIAAN BAHAN BAKU PT. BALI TANGI” 1.2
Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang diatas, maka dapat dirumuskan permasalahan antara lain sebagai berikut : 1. Bagaimana manajemen pengendalian persediaan bahan baku yang
1.3
diterapkan PT. Bali Tangi? Tujuan Praktek Kerja Lapangan Adapun tujuan dari kerja praktek ini adalah untuk mengetahui sejauh mana manajemen pengendalian persediaan bahan baku pada bagian gudang PT. Bali Tangi.
1.4
Manfaat Praktek Kerja Lapangan 1) Bagi Mahasiswa a) Membentuk sikap yang disiplin dan bertangung jawab terhadap pekerjaan. b) Memperoleh pengalaman kerja sekaligus menambah pengetahuan dan keterampilan khususnya di bidang usaha agribisnis. c) Belajar bersosialisasi dan berkomunikasi dengan banyak orang untuk menciptakan hubungan kerja yang harmonis. d) Memperoleh kesempatan untuk mempraktekkan teori-teori yang diperoleh selama dibangku perkuliahan ke dalam industri. 2) Bagi Perusahaan atau Instansi a) Menjalin kerja sama yang baik dengan lembaga pendidikan untuk menghasilkan tenaga yang professional b) Mendapatkan tenaga kerja yang dapat membantu kelancaran dalam proses pekerjaan, supaya nantinya dapat mengefisiensikan tenaga, waktu, dan biaya.
2
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1
Definisi Manajemen Menurut Rangkuti (1996), manajemen berasal dari kata to manage yang berarti mengatur. Pengaturan dilakukan melalui proses dan diatur berdasarkan
urutan
dari
fungsi-fungsi
manajemen
tersebut.
Jadi
manajemen merupakan suatu proses untuk mewujudkan tujuan yang diharapkan. Menurut Manullang (1981), manajemen diartikan sebagai suatu proses bekerja untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya secara efektif dan efisien dengan menggunakan orang-orang melalui perencanaan (planning), pengaturan (organizing), kepemimpinan (leading) dan pengendalian (controlling) dengan memanfaatkan sumber daya yang tersedia.Jika disimpulkan, manajemen merupakan pengaturan suatu proses untuk mencapai tujuan yang diinginkan melalui pembuatan rencana yang matang, pengorganisasian semua komponen atau elemen yang terkait, pelaksanaan sesuai rencana dan terorganisir, dan dilakukan pengontrolan untuk mengevaluasi dan memberikan solusi terhadap rangkaian proses tersebut. 2.2
Definisi Persediaan Menurut Yamit,
(2002),
persediaan
merupakan
kekayaan
perusahaan yang memiliki peranan penting dalam operasi bisnis, maka perusahaan perlu melakukan manajemen persediaan proaktif, artinya perusahaan harus mampu mengantisipasi keadaan maupun tantangan yang ada dalam manajemen persediaan untuk mencapai sasaran akhir dalam manajemen persediaan, yaitu untuk meminimalisasi total biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan untuk penanganan persediaan. Pada prinsipnya persediaan mempermudah atau memperlancar jalannya operasi perusahaan baik dalam bidang pabrik maupun perkebunan yang harus dilakukan berturut-turut untuk dapat memproduksi barangbarang. Inventory atau persediaan barang merupakan asset yang sangat penting, baik dalam jumlah maupun peranannya dalam kegiatan
3
perusahaan. Persediaan juga merupakan salah satu dari unsur-unsur yang paling aktif dalam operasi perusahaan yang secara kontinyu diperoleh atau diproduksi dan dijual. Persediaan menjadi lebih penting dan perlu diperhatikan karena mempunyai nilai yang lebih tinggi dibanding dengan harta lainnya. 2.3
Tujuan Persediaan Menurut Hansen dan Maryanne (1997) menyatakan alasan menyimpan persediaan yaitu: 1. Untuk menyeimbangkan antara biaya pemesanan dan biaya 2. 3. 4. 5.
penyimpanan Untuk memuaskan permintaan pelanggan Untuk menghindari fasilitas yang tidak dapat bekerja Proses yang tidak dapat diandalkan Untuk mengambil keuntungan dan diskon-diskon
6. Untuk berjaga-jaga jika terjadi kenaikan harga dimasa datang 2.4
Fungsi Persediaan Persediaan dapat melayani beberapa fungsi yang akan menambahkan fleksibilitas operasi perusahaan. Fungsi persediaan menurut Rangkuti (2007), yaitu: 1. Fungsi Decuopling, untuk membantu perusahaan agar bisa memenuhi permintaan langganan tanpa tergantung pada supplier. 2. Fungsi Economic Lot Sizing, persediaan ini perlu mempertimbangkan
penghematan-penghematan
(potongan
pembelian, biaya pengangkutan per unit lebih murah dan sebagainya) karena perusahaan
melakukan pembelian dalam
kuantitas yang lebih besar, dibandingkan dengan biaya-biaya yang timbul karena besarnya persediaan (biaya sewa gudang, investasi, risiko, dan sebagainya) 3. Fungsi antisipasi, untuk mengantisipasi dan mengadakan permintaan musiman (seasonal inventories), menghadapi ketidakpastian jangka waktu pengiriman dan untuk menyediakan persediaan pengamanan (safety stock) 2.5
Biaya-biaya Dalam Persediaan
4
Menurut Rangkuti (2002), umumnya untuk pengambilan keputusan penentuan besarnya jumlah persediaan, biaya-biaya variabel berikut ini harus dipertimbangkan, diantaranya : 1. Biaya penyimpanan (holding costs atau carrying costs), terdiri atas biaya-biaya yang bervariasi secara langsung dengan kuantitas persediaan. Biaya penyimpanan per periode akan semakin besar apabila kuantitas bahan yang dipesan semakin banyak atau rata-rata persediaan semakin tinggi. Biayapenyimpanan merupakan variabel apabila bervariasi dengan tingkat persediaan. Apabila biaya fasilitas penyimpanan (gudang) tidak variabel, tetapi tetap, maka tidak dimasukkan dalam biaya penyimpanan per unit. 2. Biaya pemesanan atau pembelian (ordering costs atau procurement costs). Pada umumnya, biaya per pesanan (di luar biaya bahan dan potongan kuantitas) tidak naik apabila kuantitas pesanan bertambah besar. Tetapi, apabila semakin banyak komponen yang dipesan setiap kali pesan, jumlah pesanan per periode turun, maka biaya pemesanan total akan turun. Ini berarti, biaya pemesanan total per periode (tahunan) sama dengan jumlah pesanan yang dilakukan setiap periode dilakukan biaya yang harus dikeluarkan setiap kali pesan. 2.6
Safety Stock Menurut Ristono (2009), Safety stock adalah persediaan pengaman yang digunakan apabila penggunaan persediaan melebihi dari perkiraan. Persediaan pengaman ini merupakan persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan (stock out). Dengan adanya persediaan pengaman maka proses produksi dalam perusahaan akan dapat berjalan tanpa adanya gangguan kehabisan bahan baku, walaupun bahan baku yang dibeli perusahaan tersebut terlambat dari waktu yang diperhitungkan. Ada beberapa faktor yang menentukan besarnya persediaan pengaman, yaitu: 1) penggunaan bahan baku, 2) faktor waktu, dan 3) biaya-biaya yang digunakan. Dalam melaksanakan pembelian kembali tentunya manajemen yang bersangkutan akan mempertimbangkan panjangnya waktu tunggu
5
yang diperlukan dalam pembelian bahan baku tersebut. Dengan demikian maka pembelian kembali yang dilaksanakan ini akan mendatangkan bahan baku ke dalam gudang dalam waktu yang tepat, sehingga tidak akan terjadi kekurangan bahan baku karena keterlambatan kedatangan bahan baku tersebut, atau sebaliknya yaitu kelebihan bahan baku dalam gudang karena bahan baku yang dipesan datang terlalu awal. Faktor-faktor yang mempengaruhi titik pemesanan kembali adalah: 1. Lead Time adalah waktu yang dibutuhkan antara bahan baku dipesan hingga sampai diperusahaan. Lead time ini akan mempengaruhi besarnya bahan baku yang digunakan selama masa lead time, semakin lama lead time maka akan semakin besar bahan yang diperlukan selama masa lead time. 2. Tingkat Pemakaian Bahan Baku Rata-Rata Persatuan Waktu Tertentu. 2.7 Definisi Manajemen Persediaan Indrajit Dan Djoko Pranoto (2003) menyatakan“Manajemen persediaan (Inventory Control) adalah kegiatan yang berhubungan dengan perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan penentuan kebutuhan material sehingga kebutuhan operasi dapat dipenuhi pada waktunya dan persediaan dapat ditekan secara optimal.” Manajemen persediaan juga berkaitan dengan manajemen logistik, manajemen logistik juga membahas mengenai gudang, pergerakan (pemindahan) dan penyimpanan. Manajemen logistik menurut Kieso, Jerry, dan Terry (2002) “proses pengelolaan yang strategis terhadap pemindahan dan penyimpanan barang, suku cadang dan barang jadi dari para supplier, diantara fasilitas-fasilitas perusahaan dan kepada para langganan”. BAB III METODE PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN 3.1
Waktu dan Tempat PKL PT. Bali Tangi merupakan perusahaan produksi kosmetika, tempat dimana dilaksanakannya kegiatan PKL yang berlokasi di Jl. Kebo Iwa No 168 Denpasar – Bali. 6
Praktik Kerja Lapangan dilaksanakan selama lima minggu, yang dilaksanakan pada tanggal 28 September 2016 sampai dengan tanggal 1 November 2016. 3.2 Metode Pengumpulan Data 1. Metode Wawancara Adalah cara mengumpulkan data dengan wawancara langsung dengan sumber. 2. Metode Dokumentasi Adalah cara mengumulkan data dengan mencatat data dalam bentuk tulisan yang sudah ada pada dokumen. 3.3 Jenis dan Sumber Data a. Jenis Data 1) Data Kuantitatif, data yang diperoleh berupa jumlah karyawan yang bekerja pada PT. Bali Tangi. 2) Data Kualitatif, data yang diperoleh berupa sejarah umum berdirinya perusahaan, struktur organisasi, metode pengendalian bahan baku yang digunakan, prosedur penyimpanan bahan baku, biaya-biaya yang dikeluarkan, kondisi ruang penyimpanan. b. Sumber data Sumber data yang digunakan pada laporan ini adalah primer. Data primer adalah data yang diperoleh dari sumber utama untuk pertama kalinya. Data primer dalam penulisan laporan ini adalah wawancara dengan pihak terkait.
3.4
Mekanisme Kegiatan Kegiatan ini merupakan kegiatan wajib yang harus diikuti oleh setiap mahasiswa Program Studi Agribisnis pada semester VII. Selama berada di tempat PKL mahasiswa dibimbing oleh seorang pembimbing dari dosen Fakultas Pertanian Universitas Udayana dan seorang pendamping dari perusahaan atau lembaga yang bersangkutan. Secara rutin pembimbing melakukan monitoring pada mahasiswanya dan
7
seluruh kegiatan mahasiswa direkam melalui kartu monitoring yang disiapkan oleh mahasiswa dan diketahui oleh pihak perusahaan. 3.5
Metode Analisis Data Metode analisis yang digunakan pada laporan ini adalah analisis kualitatif dengan metode deskriptif. Metode ini bertujuan untuk memperoleh informasi-informasi mengenai keadaan yang ada. Bahwasanya penelitian kualitatif dengan metode deskritif ini dirancang untuk mengumpulkan informasi tentang keadaan-keadaan nyata sekarang yang sementara berlangsung. Pada hakikatnya penelitian deskriptif kualitatif adalah suatu metode dalam meneliti status sekelompok manusia, suatu objek dengan tujuan membuat deskriptif, gambaran atau lukisan secara sistematis, faktual dan akurat mengenai fakta-fakta atau fenomena yang diselidiki.
8
BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 4.1 Sejarah Perusahaan Pada tahun 2000 Bapak Wayan Sukhana beserta Ibu Yuliani mulai menekuni usaha pembuatan lulur yang membuahkan hasil yang baik. Tahun 2002 mulai menjual minyak pijat untuk tempat refleksi di daerah sanur dan kuta. Pada tahun 2003 spa-spa mulai menjamur di Bali kemudian produk yang di produksi mulai bertambah yakni produk boreh Bali. Pada tanggal 28 september 2004 Bali Tangi resmi didirikan sebagai produsen yang memproduksi produk spa dengan bahan baku alami dalam bentuk lulur, masker, dan minyak pijat sebagai produk utama dengan merek dagang Bali Tangi. Diresmikan oleh istri wali kota Denpasar Ibu Bintang Puspayoga sebagai usaha dagang (UD) dengan alamat pabrik di jalan Kebo Iwa Utara no. 168 Banjar Robokan, Denpasar Barat. Perusahaan ini memiliki nomor surat ijin usaha 183/22-09/PM/XII/2010, surat ijin usaha menengah 536/012/IUI.M/XII/2010, dan surat ijin tempat usaha 11/1663/8677DB/DP/2010. Nama usaha yang dibuat oleh Bapak I Wayan Sukhana bersama istri memiliki arti yang menjadi dasar dalam membangun usaha ini. Kata “Tangi” pada Bali Tangi mempunyai arti bangkit atau bangun, dimana usaha yang dimulai oleh owner Bali Tangi yaitu berasal dari pemutusan hubungan kerja (PHK) dari perusahaan tempat Bapak I Wayan Sukhana bekerja, karena kekacauan dan kerusuhan yang terjadi di Jakarta pada tahun 1998, maka memutuskan untuk kembali ke Kota Denpasar. Dengan umur pada saat itu sudah tidak muda lagi, akan tetapi karena tanggung jawab yang dimiliki masih banyak, maka harus bangkit untuk memulai suatu usaha. Lambang dari Bali Tangi itu sendiri yaitu berupa buga yang memiliki 7 helai kelopak yang berarti selama 7 hari tetap semangat untuk berusaha dan bekerja Pada tahun 2005-2006 Bali Tangi mengawali keikutsertaannya pameran di luar negeri ternyata produk Bali Tangi laku di pasaran, kemudian produk mulai dijual di mancanegara. Pada tahun 2009 didirikan 9
rumah spa di daerah kuta dengan ciri khas khusus yaitu lantai 1 digunakan untuk spa pria dan lantai 2 untuk spa wanita. Rumah spa yang didirikan mengangkat tema massage jepun tantra bali tangi yang berdasarkan yoga. Pada tahun 2010 didirikanlah gedung produksi yang mengikuti Cara Produksi Kosmetik Yang Baik (CPKB), dengan berizin produksi kosmetika kelas A yang dikeluarkan oleh Kementrian Kesehatan RI nomor : HK.07.IKOS/V/531/12 tanggal 28 desember 2012. Untuk itu UD Bali Tangi diubah menjadi perusahaan berbentuk PT (perseroan terbatas). PT merupakan suatu badan usaha yang besar modal perusahaannya tercantum dalam anggaran dasar. Kekayaan perusahaan terpisah dari kekayaan pribadi pemilik perusahaan sehingga perusahaan memiliki kekayaan sendiri. Pemilik saham memiliki tanggung jawab terbatas yaitu sebatas saham yang dimiliki. Pemilik saham akan memperoleh bagian keuntungan yang disebut deviden yang besarnya tergantung pada besar kecilnya keuntungan yang diperoleh perseroan terbatas. Bila perusahaan yang berbadan hukum PT memiliki hutang lebih besar dari kekayaan perusahaan maka tidak menjadi tanggung jawab para pemegang saham. Selain dari saham, modal PT juga diperoleh dari obligasi. Bali tangi berkomitmen untuk melayani masyarakat dengan visi misi yaitu menjadi produsen kosmetika dengan lebih mengedepankan pemanfaatan ramuan herbal/alami sesuai dengan aturan dan syarat-syarat legalitas nasional dan internasional. 4.2
Struktur Organisasi dan Uraian Jabatan Perusahaan Bali Tangi merupakan perusahaan berbentuk Perseroan Terbatas (PT), didirikan oleh para pendirian yang masing-masing memasukkan modal berdasarkan perjanjian. Modal tersebut terbagi dalam saham yang masing-masing mempunyai nilai yang secara keseluruhan menjadi modal perusahaan. Dalam struktur organisasi PT> Bali Tangi terdiri dari pimpinan dan karyawan yang bekerja sesuai dengan bagian dalam perusahaan. Pimpinan bertanggung jawab penuh terhadap kelangsungan perusahaan. Pimpinan perusahaan akan memeriksa dan mengontrol segala sesuatu yang berhubungan dengan perusahaan secara
10
umum dan mencari jalan keluar dan pemecahan atas masalah yang terjadi. Sedangkan karyawan bekerja sesuai dengan pembagian tugas yang ada antara lain bagian penggilingan, pencampuran (mixing), pengemasan, pemasaran, dan bagian pengawasan keamanan (control mutu). Struktur Organisasi PT. Bali Tangi DIREKTUR UTAMA Yuliani Djaya Negara
APOTEKER I Wayan Wirastika
DIREKTUR OPERASIONAL I Putu Manu Govinda
HRD Dwi J
DIREKTUR PEMASARAN I Made Verdy Bhawanta
DIREKTUR PRODUKSI I Nyoman Yussa Putusama
QC BAHAN BAKUBARANG JADI ACC DISTRIBUSI ORDER Evi Yanti Agus Manu S. Gita R. Diantara Sukma Bayu W.
SALES PREPARE ORDER Dayu Putri Nurul Obin
KASIR Budiarti
Dalam struktur organisasi PT. Bali Tangi, tugas masing-masing bagian dapat diuraikan sebagai berikut : PACKING SERBUK GILING MIXING PRODUK SABUN MIX. OIL 1. Direktur Utama Mugi Rahayu Putu Santika Suarni Pasek M Oni Tugas pimpinan adalah sebagai berikut : Sasih Arini Anom a. Bertanggung Nana jawab Agus atas Skelangsungan dan kelancaran Komang
Desak
perusahaan b. Merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengevaluasi secara terus menerus seluruh kegiatan perusahaan c. Mengontrol kerja karyawan membina REMPAH PACKING SABUN dan PACKING OIL Yantik Watik
Sudi Wartini
seluruh
Saeni Agung
karyawan perusahaan sehingga secara kreatif mampu melaksanakan tugas sebagai karyawan yang bertanggung jawab
11
d. Menerima laporan seluruh kegiatan dan hal-hal yang terjadi dalam perusahaan 2. Bagian Operasional Bertanggung jawab terhadap kegiatan oprasional 3. Bagian administrasi/HRD a. Melakukan penelitian dan analisa keuangan termasuk masalah pajak b. Melakukan verifikasi ulang atas semua bukti kas, penerimaan dan pengeluaran kas c. Melakukan verifikasi atas semua buku penjualan tunai, faktur penjualan dan nota pembelian serta bukti barang dari perusahaan ke konsumen d. Membuat perencanaan pegawai sesuai kebutuhan dari setiap departemen e. Bertanggung jawab dalam memilih dan mendapatkan pegawai yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan 4. Bagian Produksi Mengatur kegiatan-kegiatan yang diperlukan bagi terselenggaranya proses produksi 5. Bagian Pemasaran a. Merencanakan dan merumuskan kebijakan strategis yang menyangkut pemasaran b. Memonitoring dan mengarahkan proses-proses pemasaran c. Memberikan masukan pada direktur utama dalam memutuskan hal-hal yang berkaitan dengan pemasaran 4.3 Visi dan Misi Adapun visi dan misis PT. Bali Tangi adalah sebagai berikut Visi : Menjadi produsen kosmetika herbal terkemuka, untuk menghasilkan produk kosmetika yang aman, bermutu, dan bermanfaat. Misi : 1. Menerapkan cara pembuatan kosmetika yang baik (CPKB) di setiap tahapan pembuatan kosmetika 2. Melakukan notifikasi terhadap produk kosmetika hasil produksi PT. Bali tangi yang belum di notifikasi
12
3. Mengembangkan produk baru dengan bahan alam atau herbal untuk menghasilkan produk kosmetika yang baik, unggul serta bermanfaat, tetapi tetap aman bagi kesehatan konsumen 4. Melakukan promosi dengan mengajak masyarakat senantiasa
memanfaatkan
dan
mencintai
untuk
produk-produk
kosmetika yang berasal dari herbal dengan semboyan “Back to Nature” 5. Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan karyawan, dan khususnya untuk karyawan bidang produksi tentang CPKB melalui pelatihan secara berkala dan berkesinambungan 6. Secara bertahap meningkatkan kemampuan laboratorium untuk melakukan pengujian mutu produk, sehingga dapat melakukan pengawasan mutu produk secara mandiri dan efisien 7. Meningkatkan
pelayanan
kepada
kepuasan
pelanggan,
memprioritaskan
pelanggan
dengan
menerima
keluhan
pelanggan, dan menindak lanjutinnya secara cepat Penghayatan : Visi dan misi PT. Bali Tangi adalah pedoman, arah, dan tujuan bersama, baik pimpinan maupun karyawan, yang dilandasi semangat kerja dengan hati tulus melayani masyarakat dunia dalam ikut serta di bidang perawatan kulit. 4.4 Ketenagakerjaan PT. Bali Tangi Pada saat ini PT. Bali Tangi memiliki karyawan sebanyak 23 orang yang terdiri dari 14 orang karyawan wanita dan 9 orang karyawan pria. Tingkat pendidikan karyawan mulai dari SMP sampai S2. Setiap tenaga kerja memiliki jam kerja efektif selama 8 jam per hari yaitu mulai dari pukul 08.00 wita sampai dengan 17.00 wita, waktu istirahat selama 45 menit. Hari kerja karyawan dari hari senin sampai sabtu, kecuali hari libur dan hari raya. Karyawan bekerja sesuai dengan pembagian tugas masingmasing
yang
telah
ditetapkan
pimpinan
perusahaan
berdasarkan
pengalaman dan ketrampilan yang dimiliki. Karyawan yang bekerja di PT. Bali Tangi tidak terikat pada satu jenis pekerjaan saja, melainkan setiap
13
karyawan saling bantu di dalam melaksanakan proses produksi dan tetap dalam pengawasan pimpinan perusahaan. Fasilitas-fasilitas yang diberikan perusahaan kepada karyawan adalah pakaian seragam dan peralatan kerja, satu kali makan siang dan camilan, gaji ekstra (bonus) sesuai dengan kerajinan dalam bekerja, tunjangan hari raya (THR) dalam bentuk bonus tahunan, tempat tinggal (mess) khusus bagi karyawan wanita. 4.5 Lokasi dan Tata Letak Perusahaan Keputusan untuk menempatkan perusahaan pada suatu lokasi tertentu mempunyai efek yang penting bagi sukses atau gagalnya operasi perusahaan tersebut. Oleh karena itu penempatan suatu perusahaan harus berdasarkan pertimbangan yang cermat terhadap semua factor-faktor yang mempengaruhi operasional perusahaan. PT. Bali Tangi beralokasi di jalan Kebo Iwa Utara No. 168 Padang Sambian Kaja, Denpasar Barat. Letaknya yang berada di kawasan industripusat kota memudahkan dalam hal penyaluran bahan baku dan pemasaran produknya serta memudahkan dalam penanganan sanitasi dan limbahnya. Selain penentuan lokasi di dalam perencanaan suatu pabrik juga diperlukan penyusunan tata letak perusahaan. Tata letak yang sesuai akan memudahkan dalam pengembangan system produksi perusahaan sehingga dapat meningkatkan kualitas dan kuantitas dengan biaya yang paling ekonomis. Untuk penentuan tata letak di suatu perusahaan ditentukan oleh beberapa komponen yaitu: 1. Mudah dicapai sehingga mudah dalam proses pengolahannya 2. Memudahkan dalam mengembangkan suatu perusahaan 3. Sesuatu dengan aturan proses produksi yaitu adanya tempat penyimpanan bahan baku 4. Bisa lebih meningkatkan efisiensi dalam bekerja 5. Merupakan suatu syarat dalam mendirikan suatu perusahaan (Mahfud dan Agung, 1990) PT. Bali Tangi sebagai suatu unit pengolahan tentunya memiliki penataan tata letak untuk masing-masing proses sehingga memudahkan dalam mengefisiensikan pelaksanaan operasional perusahaan. Penataan 14
berdasarkan urutan proses yang diteerapkan diperusahaan ini dimaksudkan agar mendapatkan efisiensi kerja yang maksimal. 4.6 Kebijakan PT. Bali Tangi Sesuai dengan visi misi Bali tangi maka kebijakan perusahaan dapat dijabarkan sebagai- berikut 1. Bali Tangi selalu berusaha untuk menjadi produsen kosmetika yang aman bermutu dan bermanfaat 2. Setiap proses produksi melalui proses produksi kosmetika yang baik 3. Produk yang diedarkan harus legal sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku 4. Memproduksi bahan alam yang berasal dari herbal dengan bijaksana tanpa merusak lingkungan 5. Meningkatkan keterampilan karyawan, baik dalam skil pelayanan terhadap konsumen, produksi, dan laboratorium 6. Selalu mengajak masyarakat untuk mencintai produk yg berasal dari alam. Kebijakan Perusahaan dikomunikasikan kepada pemangku kepentingan dan dilaksanakan secara konsisten, dievaluasi serta ditingkatkan secara terus-menerus di dalam rencana kegiatan yang dituangkan dalam Sasaran Perusahaan. 4.7
Aktivitas PT. Bali Tangi Adapun jenis Aktifitas Bali Tangi Aktifitas yang diadakan 1 tahun sekali, yaitu kegiatan outbound seluruh karyawan. Daily Aktifitas untuk operasional : 1. Bidang Pemasaran Promosi baik dengan cara mengikuti pameran, media social, bekerja sama dengan pihak lain baik dengan sistem beli putus atau kongsinyasi dan menjadi sponsor untuk beberapa acara 2. Bidang Administrasi Menerima pesanan / order, mempersiapakan produk, mendistribusikan order 3. Bidang Keuangan
15
dan
Membuat
laporan
keuangan
dan
perencanaan
alokasi
dana,
perpajakan, dan penagihan serta pembayaran setiap pengeluaran operasional 4. Bidang Produksi Memproduksi produk sesuai dengan order yang diterima dari bagian adminstrasi 5. Quality Control (Termasuk didalamnya Apoteker dan analis) Melaksanakan pengawasan setiap produk yang dihasilkan 6. Purchasing Melaksanakan pembelian bahan baku yang bekerjasama dengan bagian gudang bahan baku 4.8 Kendala-kendala Adapun beberapa hambatan atau kendala yang ditemui, selama melaksanakan praktek kerja lapangan pada PT. Bali Tangi adalah sebagai berikut : 1. Sulitnya menentukan judul laporan praktek kerja lapangan, apalagi terdapat dua orang teman lain yang melaksanakan praktek kerja lapangan di tempat yang sama 2. Adanya rasa canggung dan khawatir akan melakukan kesalahan pekerjaan yang diberikan kepada mahasiswa 3. Sulitnya mendapat data dari karyawan yang membidangi bagian gudang penyimpanan, karena tidak semua informasi di ketahui oleh karyawan tersebut
16
BAB V HASIL DAN PEMBAHASAN 5.1
Bahan Baku Bahan baku merupakan bahan yang penting dalam suatu perusahaan manufaktur, karena disini terletak langkah pertama dalam melakukan proses produksi. Dalam Perkembangannya terdapat sedikitnya tiga produk kosmetika unggulan pada PT. Bali Tangi, seperti : Scrub dan masker, massage oil, dan sabun. Adapun bahan baku pada beberapa
produk kosmetika tersebut adalah sebagai berikut. Scrub (Green Tea) a. Scrub b. Tepung beras ijo c. Kacang ijo d. Green tea e. Oil Massage oil a. Minyak kelapa b. Aroma 5.2 Majemen Pengendalian Persediaan Bahan Baku Manajemen pengendalian persediaan bahan baku pada perusahaan adalah
kegiatan
yang
meliputi
perencanaan,
pengorganisasian,
pelaksanaan, dan pengontrolan ketersediaan bahan baku untuk menjamin kelangsungan produktifitas produksi produk kosmetika, menghindari keterlambatan pengiriman bahan baku, menghindari adanya kekurangan ketersediaan bahan baku, menghindari adanya kerusakan bahan baku dan menghindari kenaikan harga bahan baku. 5.2.1 Perencanaan Perencanaan bahan baku
mencakup
kegiatan
mengidentifikasikan bahan baku yang dibutuhkan, baik dari segi jenis, jumlah, waktu, mutu, maupun spesifikasinya. Perencanaan bahan baku ini sangatlah penting untuk memperlancar, menjaga dan meningkatkan produksi PT. Bali Tangi. Perencanaan yang di buat PT. Bali Tangi mengendalikan
persediaan
bahan
bakunya
adalah
untuk dengan
mendapatkan data dari Tahun sebelumnya apa saja jenis bahan baku yang paling banyak ataupun sedikit yang dibutuhkan, atau dengan menggunakan metode Trend Projection. Metode Trend 17
Projection ini bertujuan untuk menghindari resiko kehabisan dan juga kelebihan bahan baku sehingga dapat meminimalisasi pengeluaran biaya untuk bahan baku bagi perusahaan. Untuk mengurangi resiko kehabisan persediaan bahan baku, perusahaan akan membeli bahan baku pada saat data bahan baku sudah menunjukkan minimum stock yang sudah di tentukan. Selain itu perusahaan juga telah menerapkan metode safety stock, ini dilakukan untuk melindungi perusahaan dari resiko kehabisan bahan baku (stock out) dan keterlambatan penerimaan bahan baku 5.2.2
yang dipesan . Pengorganiasian Pengorganisasian
dalam
sebuah
sebuah
perusahaan
sangatlah penting, ini karena setelah para pimpinan perusahaan menetapkan sasaran-sasaran dan merancang rencana-rencana untuk mencapainya, maka perlu di desain sebuah organisasi yang dapat mencapai tujuan-tujuan tersebut, tidak hanya pada sumber daya manusianya tetapi juga pada sumber daya materialnya. PT. Bali Tangi telah melakukan pengorganisasian yang sangat baik pada sumber daya manusianya, dengan membagi karyawannya untuk mengerjakan tugas pada bidangnya masingmasing sesuai dengan kemampuan yang telah disesuaikan. Sedangkan dalam membantu menunjang produksi produknya, PT. Bali tangi sangat memperhatikan kualitas dari bahan baku yang dimilikinya. Ini terbukti dengan adanya tata cara penyimpanan dan gudang penyimpanan yang baik.
Penyimapanan Bahan Baku Bahan Baku merupakan faktor produksi dari proses produksi produk kosmetika yang memerlukan beberapa pemeriksaan sebelum dilakukannya penyimpanan. prosedur
Berikut
adalah
pemeriksaan bahan baku yang diterapkan PT Bali
Tangi, yaitu: 1. Bahan Baku yang diterima diperiksa Identitas, semuanya harus jelas, seperti nama bahan baku, tanggal datang,
18
pemasok, nomor bets, nomor bets, nomer identitas analisis, masa kadaluarsa, dsb. 2. Agar menjadi perhatian bahwa : Peralatan yang digunakan harus bersih 3. Dilakukan pemeriksaan bahan baku sesuai dengan standar bahan baku dan metode yang telah ditetapkan 4. Dilakukan pencatatan hasil pemeriksaan pada formulir hasil pemeriksaan kualitas bahan baku 5. Berikan label status sesuai hasil pemeriksaan kualitas bahan baku 6. Formulir hasil pemeriksaan kualitas bahan baku agar disimpan sesuai dengan tanggal / bulan pemeriksaan. 7. Apabila ada bahan baku yang harus ditolak karena tidak sesuai standar, maka buatkan formulir hasil pemeriksaan laboratorium dan distribusikan ke bagian-bagian yang bersangkutan,dan
bahan
baku
tersebut
tidak
boleh
dimasukkan kedalam gudang penyimpanan bahan baku. Setelah masuk pada gudang penyimpanan bahan baku, bahan baku serbuk atau cair wajib mendapat perlakuan khusus seperti suhu ruangan harus dijaga, agar bahan baku tetap pada kondisi
yang kering. Gudang Penyimpanan Bahan Baku Gudang bahan baku merupakan fasilitas terpenting dalam pengendalian persediaan bahan baku. Karena adanya gudang bahan baku menentukan kapasitas pemesanan dan penyimpanan bahan baku. Oleh karena itu PT. Bali Tangi menerapkan beberapa kriteria dalam penentuan lokasi gudang bahan baku, antara lain: (a) Kemudahan Akses Lokasi gudang penyimpanan bahan baku PT. Bali Tangi Terletak di lantai satu yang mudah diakses dalam pengiriman bahan baku ke ruang produksi lulur yang berada pada lantai satu dan ruang produksi sabun dan oil yang berada pada lantai dua, maupun penerimaan pasokan bahan baku. (b) Keamanan
19
Lokasi gudang harus mengutamakan keselamatan kerja karyawan. Hal tersebut dapat diwujudkan dengan lokasi gudang yang terlindung dari pengaruh cuaca. (c) Ruang Untuk ruangan gudang harus memperhatikan ukuran dan tata letak gudang. Dimana pada PT. Bali Tangi ruang tata letak sudah sesuai dan mendapat persetujuan dari Badan Pengawas Obat dan Makanan (BPOM) Republik Indonesia. (d) Peralatan Tersedianya alat-alat yang mendukung persediaan Bahan Baku, seperti fentilasi, rak untuk meletakanbahan baku baik yang serbuk maupun yang cair, wadah bahan baku serbuk yang tertutup dan kedap udara, troli, dan alat lainnya sangat mendukung
proses
penyimpanan,
penerimaan,
serta
pengiriman bahan baku yang ada di gudang. Selain itu, tersedianya kotak P3K di dekat gudang bahan baku menunjukkan bahwa PT. Bali Tangi sangat memperhatikan keselamatan dan kesehatan karyawannya.
20
5.2.3
Pelaksanaan Pelaksanaan yang tepat dan sesuai dengan rencana yang telah dibuat akan sangat membantu perusahaan untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah di tetapkan di awal. Selain itu biaya juga merupakan salah satu faktor penting yang harus di perhatikan agar perusahaan mampu mencapai tujuan yang diinginkan. Ada beberapa biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan, salah satunya adalah biaya persediaan. Biaya persediaan merupakan total biaya yang dikeluarkan selama menangani persedian mulai dari pemesanan sampai penyimpanan. Biaya persediaan terdiri dari dua macam biaya, yaitu biaya pemesanan dan biaya penyimpanan. Pada PT. Bali Tangi, melakukan pengelolaan biaya persediaan baik dari biaya pemesanan maupun biaya penyimpanan. Biaya pemesanan bahan baku yang dikelola oleh PT. Bali Tangi terdiri dari biaya bahan baku itu sendiri, biaya ekspedisi, biaya Telpon atau fax , dan biaya SDM yg menangani pemesanan persediaan bahan baku. Biaya ekspedisi adalah biaya yang dikeluarkan untuk pengiriman bahan baku itu dipesan hingga sampai pada perusahaan. Dalam biaya persediaan bahan baku PT. Bali Tangi juga terdapat pula biaya penyimpanan yang terdiri dari biaya fasilitas. Biaya fasilitas merupakan biaya yang dikeluarkan untuk fasilitasfasilitas yang digunakan sebagai pendukung penyimpanan bahan baku. Biaya fasilitas terdiri dari biaya listrik, Pemeliharaan ruangan penyimpanan bahan baku, Rak atau tempat untuk menyimpan bahan baku sesuai dengan jenis dan sifat bahan baku itu sendiri (untuk rak merupakan pengeluaran yang langsung bisa sebagai inventaris penyusutan dalam jangka waktu tertentu).
21
5.2.4
Pengontrolan Dalam manajemen persediaan bahan baku perlu adanya monitoring agar dalam pelaksanaannya dapat dikontrol dan dievaluasi. Mengingat persediaan bahan baku ini merupakan salah satu sarana produksi yang mengeluarkan biaya produksi yang tidak sedikit, monitoring persediaan bahan baku dirasa sangat penting oleh PT. Bali Tangi. Dengan monitoring itulah, PT. Bali Tangi dapat mengontrol pemasukan dan pengeluaran bahan baku agar tidak terjadi pembengkakan biaya. PT. Bali Tangi telah menerapkan metode stock opname bahan baku dalam melakukan aktivitas monitoring. Stock opname merupakan kegiatan pencocokan antara data stok persediaan yang dimiliki oleh perusahaan dengan gudang bahan baku. Stock opname dilakukan agar tidak ada selisih antara data persediaan bahan baku yang dimiliki perusahaan dengan gudang bahan baku. Selain itu,juga untuk pengontrolan jumlah bahan baku yang diaplikasikan sesuai data guna mencegah terjadinya kecurangan. PT. Bali Tangi melakukan stock opname minimal satu bulan sekali.
22
BAB VI PENUTUP 6.1 Simpulan Berdasarkan uraian pembahasan deskripsi pada bab sebelumnya, maka dapat diambil simpulan bahwa PT. Bali tangi telah mampu menjamin kelangsungan
produktifitas
produksi
produk
kosmetikanya,
menghindari
keterlambatan pengiriman bahan baku, menghindari adanya kekurangan ketersediaan bahan baku, menghindari adanya kerusakan bahan baku dan menghindari kenaikan harga bahan baku, dengan menerapkan manajemen pengendalian persediaan bahan baku dengan sangat baik. Mulai dari adanya perencanaan dengan menggunakan Trend Projection, agar tidak adanya kekurangan maupun kelebihan bahan baku. Pengorganisasian yang sangat baik pada sumber daya manusia dan sumber daya material yang di dukung dengan adanya tata cara penyimpanan dan gudang bahan baku yang baik agar kualitas bahan baku yang digunakan tetap dalam kondisi yang baik. Dalam pelaksanaannya sendiri PT. Bali Tangi telah memperhatikan beberapa biaya termasuk biaya persediaan, serta adanya pengontrolan dengan metode stock opname. 6.2 Saran Berdasarkan uraian laporan hasil praktik kerja lapangan, maka dapat dikemukakan beberapa saran yang sekiranya dapat dijadikan bahan masukan yang bermanfaat bagi perusahaan atau seluruh pihak yang membutuhkan di antaranya adalah sebagai berikut 1. PT. Bali Tangi disarankan agar dapat mempertahankan dan berupaya untuk meningkatkan efektivitas dalam penetapan anggaran pembelian bahan baku, agar jumlah bahan baku yabg akan di beli dapat lebih terkendali serta biaya pembelian bahan baku yaitu termasuk biaya pemesanan dan 2.
penyimpanan dapat dihemat. Saran bagi adik-adik yang akan melaksanakan PKL untuk kembali memilih PT. Bali Tangi sebagai tempat PKL, karena banyaknya pelajaran yang dapat di peroleh, seperti dapat lebih meningkatkan disiplin waktu dan tanggung jawab kerja.
23
24
DAFTAR PUSTAKA Rangkuti, Freddy. 2002. Manajemen Persediaan Aplikasi Bisnis. PT. Raja Grafindo Persada. Jakarta. Rangkuti, Freddy. 1996. Manajemen Persediaan. PT Raja Grafindo Persada. Jakarta. Ristono, Agus. 2009. Manajemen Persediaan. Graha Ilmu. Yogyakarta. Yamit, Zulian. 2002. Manajemen Kualitas Produk dan Jasa. Penerbit Ekonesia. Yogyakarta. Hansen, Mowen R. Don dan Maryanne M., 1997. “Management Accounting”. International Thompson Publishing Co. Ohio. Indrajit, Richardus Eko dan Djokopranoto. (2003). Konsep Manajemen Supply Chain : Strategi Mengelola Manajemen Rantai Pasokan Bagi Perusahaan Modern di Indonesia. PT Gramedia Widiasarana Indonesia. Jakarta. Sudarto. 1995. Metodologi Penelitian Filsafat. Raja Grafindo Persada. Jakarta.
25
