BAB I PENDAHULUAN
1.1
LATAR BELAKANG PEMILIHAN BIDANG DAN OBJEK PKL
Pada era globalisasi saat ini, informasi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi,
baik
pemerintah
maupun
swasta.
Keseluruhan
kegiatan
organisasi pada dasarnya membuthkan informasi. Oleh karena itu, informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja pada suatu organisasi ataupun dalam pemerintahan. Salah satu informasi penting yang menunjang proses aktivitas organisasi adalah arsip. Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisasi yang lain. berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut, maka harus ada manajemen arsip ataupun peninjauan masa aktif arsip yang tepat. Menurut Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya. Jadi manajemen (pengelolaan) kearsipan merupakan salah satu dari kegiatan penyelenggaraan kearsipan, disamping kebijakan dan pembinaan kearsipan. Manajemen arsip yang tepat digunakan untuk menunjang kegiatan pengarsipan sautu dokumen agar lebih efektif dan efesien. Namun tidak sedikit suatu organisasi yang mengabaikan manajemen arsip dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya manajemen arsip di hampir sebagian organisasi pemerintah ataupun swasta. Untuk mengatasi kendala tersebut, maka setiap organisasi harus memiliki
1
Standard Operating Procedure Procedure (SOP) dalam melaksanakan prosedur pengarsipan. Manajemen
kearsipan
merupakan
perencanaan,
pengawasan,
pengarahan, pengorganisasian, pelatihan, pengembangan dan aktivitas manajerial lain yang ditujukan atas kegiatan penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsip dengan maksud untuk mencapai dokumentasi yang baik dan sesuai dengan kebijakan dan transaksi (kejadian, peristiwa, kegiatan) yang rii dan manajemen operasi organisasi yang efektif dan ekonomis atau efisien. Menurut Undang-Undang mengenai kearsipan yang membedakan dua macam pengelolaan arsip dapat dikatakan bahwa pengelolaan arsip dinamis dilakukan dengan tujuan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai seba gai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi prasyaratan. Sedangkan pengolaan arsip statis dilaksanakan dengan tujuan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai bahan pertanggungjawaban bagi kehidupan berorganisasi, bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Manajemen arsip sudah selayaknya diterapkan disetiap organisasi pemerintah maupun swasta. Pengelolaan arsip yang sesuai dengan prosedur dapat memudahkan karyawan dalam pencarian kembali suatu dokumen yang dibutuhkan pada waktu tertentu ataupun dapat memudahkan masa pemusnahan dokumen yang sudah tidak terpakai atau masa aktif dari dokumen itu telah habis. Menurut Sukoco (2007:82) tujuan pengelolaan atau manajemen dokumen yang terintegrasi adalah : 1. Untuk menjaga dokumen maupun arsip agar dapat diakses dan digunakan sepanjang ada nilai gunanya. 2. Untuk membuat informasi dari dokumen dan arsip, tersedia dalam format yang tepat, digunakan oleh orang yang tepat, dan dapat digunakan pada saat yang tepat.
2
Faktor penting yang perlu diperhatikan adalah alasan dibalik penyimpanan dokumen tersebut. Dalam manajemen arsip manual, bearti menempatkan dokumen dalam sistem kearsipan yang bisa ditemukan kembali saat dibutuhkan. Namun dengan teknologi digital, hasil yang sama akan dicapai dengan mentransfer dokumen elektronik dari proses administrasi manual ke dalam sistem penyimpanan. Dalam manajemen arsip atau pengelolaan arsip tidak hanya mengelola arsip atau dokumen yang berbentuk lembaran saja namun mengelola arsip yang berbentuk seperti DVD, disket , flash disk ataupun CD. Manajemen arsip yang dapat diartikan juga pengelolaan dokumen suatu perusahaan dapat dikelola berdasarkan dari masalah dokumen terebut. Selain itu arsip atau dokumen dapat juga dikelola berdasarkan sifatn ya seperti tidak penting, biasa, penting, sangat penting, ataupun rahasia. Jika pengelolaan arsip suatu organisasi pemerintahan ataupun swasta mengacu pada sifat arsip, maka hal ini terhubung dengan masalah retensi arsip atau masa aktif arsip. Retensi arsip itu sendiri merupakan penentuan jangka waktu simpan suatu arsip atau dokumen berdasarkan nilai guna yang terkandung di dalamnya. Tidak semua arsip atau dokumen yang disimpan dapat disimpan secara permanen, hal ini dikarenakan tidak semua arsip atau dokumen dibutuhkan oleh suatu organisasi pemerintahan atau swasta selamanya. Dokumen atau arsip dapat dimusnahkan sesuai dengan masa aktif dari dokumen itu sendiri. Hal ini agar meminimalisir penumpukan dokumen atau arsip yang sudah tidak berguna. Dalam pengelolaan atau manajemen arsip terdapat pula jadwal retensi atau masa aktif arsip. Jadwal itu dimaksudkan agar dapat memberi pedoman mengenai lamanya penyimpanan arsip pada unit pengelola, memisahkan arsip atau dokumen aktif dengan inaktif, serta meningkatkan bobot dan kualitas dokumen itu sendiri. Dalam pencarian kembali suatu dokumen atau arsip tidak dapat dilakukan oleh seluruh karyawan yang membuthkan, namun hanya arsiparis yang memiliki wewenang dalam penyimpanan, pengelolaan, pencarian,
3
ataupun pemusnahan arsip yang berwenang untuk memberikan dokumen yang diperlukan kepada karyawan lain. Arsiparis atau orang yang bertanggung
jawab
dalam
pengelolaan
arsip
diwajibkan
menjaga
keautentikan, keutuhan, keaman, dan keselamatan arsip yang dikelolanya. Terdapat pula prosedur yang harus dipenuhi saat peminjaman arsip oleh karyawan lain. Hal ini dilakukan agar tidak terjadi kehilangan arsip dan mengetahui keberadaan arsip saat ini. Manajemen arsip sangat diperlukan dalam peningkatan kinerja karyawan karena hal tersebut dapat memudahkan pencarian dokumen yang diperlukan oleh karyawan sehingga karyawan dapat menyelesaikan tugas dengan efisien. Peninjauan kembali retensi arsip juga perlu diperhatikan secara berkala karena apabila hal ini dilupakan oleh suatu organisasi pemerintah ataupun swasta dapat menghambat kinerja karyawan dan terjadi penumpukan dokumen yang nilai gunanya sudah hilang. Dalam hal ini, PT. Dana Tabungan Asuransi dan Pensiun (TASPEN) adalah Perusahaan Jasa yang mengelola Tabungan Hari Tua (THT), Program Dana Pensiun, Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK), atupun Jaminan Kematian (JKM) bagi pensiunan Pegawai Negeri Sipil (PNS). Dengan adanya PT. TASPEN ini pensiunan PNS diharapkan dapat menikmati hari pasca usia kerja dengan lebih tenang. Karena walau sudah tidak lagi pada usia kerja, tetap dapat berpenghasilan setiap bulan yaitu dengan dana pensiun. Selain itu dana pension juga dapat digunakan untuk mengantisipasi hal-hal tak terduga yang tidak diinginkan, seperti kematian, perceraian, dan sebagainya. Pendirian PT Taspen di latar belakangi keinginan untuk meningkatkan kesejahteraan pegawai negeri dan keluarganya yang dirintis melalui Konferensi Kesejahteraan Pegawai Negeri pada tanggal 25-26 Juli 1960 di Jakarta. Hasil konferensi tersebut dituangkan dalam Keputusan Menteri Pertama RI Nomor 388/MP/1960 tanggal 25 Agustus 1960 yang antara
lain menetapkan perlunya pembentukan jaminan sosial bagi pegawai negeri dan keluarganya pada saat mengakhiri pengabdiannya kepada Negara.
4
Adapun proses pembentukan program pensiun pegawai negeri ditetapkan dengan Undang-undang No 11 tahun 1956 tentang pembelanjaan Pensiun dan Undang-undang No 11 tahun 1969 tentang pensiun pegawai dan pensiun janda/duda serta Undang-Undang No 8 tahun 1974 tentang Pokok-pokok kepegawaian. Dokumen menjadi hal penting dalam PT. Taspen karena dokumen dapat dijadikan bukti nyata terhadap suatu kejadian tertentu saat PT. Taspen mengelola dana tabungan asuransi ataupun pensiun. Dokumen pada PT. Taspen juga diperlukan untuk mengurus kebutuhan yang akan datang misal untuk mengurus uang duka wafat pihak keluarga pensiunan membutuhkan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan almarhum yang berada pada PT. Taspen sehingga PT. Taspen perlu menyusun jadwal retensi dari dokumen-dokumen tersebut. PT. Taspen harus mengetahui kapan dokumen tersebut memiliki nilai guna dan kapan dokumen tersebut harus dimusnahkan agar pegawai PT. Taspen dapat berkerja melayani nasabahnya dengan optimal dan dapat meningkatkan kinerja PT. Taspen baik dalam hal ketepatan waktu mengelola keperluan nasabahnya, ataupun memenuhi kebutuhan mendadak. Karyawan lain yang akan meminjam suatu dokumen juga diwajibkan untuk mentaati prosedur yang sudah terapkan oleh PT. Taspen. Perusahaan seperti PT. Taspen pasti memiliki dokumen yang penting lalu disimpan dan dikelola sedemikian rupa sehingga pada saat dokumen tersebut akan di gunakan lagi mudah untuk menemukanya. Hal ini membuat PT. Taspen memerlukan arsiparis yang sangat handal dalam penanganan dokumen atau arsip yang diperlukan. Retensi arsip ataupun dokumen yang disimpan PT. Taspen rata-rata berusia 5 tahun terhitung sejak dokumen itu masuk. Jika manajemen arsip pada PT. Taspen tidak baik, maka dapat menimbulkan kebingungan pada karyawan yang membuthkan dokumen tersebut karena pada suatu waktu karyawan memerlukan bentuk fisik dari dokumen sebagai bukti nyata agar tindakan selanjutnya dapat dilaksanakan.
5
Alur arsip atau dokumen pada PT. Taspen harus terjaga dari awal dokumen masuk hingga pada penyimpanan akhir arsip atau dokumen tersebut karena pencarian kembali arsip atau dokumen yang dilakukan oleh karyawan tertuju pada pihak arsiparis yang merupakan penyimpanan arsip secara keseluruhan. Setiap bagian pada PT. Taspen harus memiliki unit tersendiri untuk menyimpan arsip dalam bagian masing-masing. Hal ini memudahkan agar saat arsip tersebut hilang sebelum penyimpanan akhir maka dapat ditelusuri dari pengelolaan arsip setiap bagian. Semakin baik pengelolaan atau manajemen yang diterapkan PT. Taspen, maka semakin meminimalisir kesalahan karyawan yang akan berdampak buruk bagi nasabahnya karena kar yawan tidak bisa melanjutkan tindakan yang diperlukan kepada nasabahnya apabila dokumen tersebut hilang atau terselip diantara dokumen lain. Penyusunan jadwal retensi diperlukan bagi PT. Taspen agar tidak mengalami penumpukan dan kebingungan dalam pencarian dokumen yang seharusnya sudah dimusnahkan. Penumpukan dokumen yang sudah tidak ada nilai gunanya menjadi salah satu kendala kinerja karyawan. Penumpukan dokumen yang terlalu banyak dapat membingungkan mengurangi ketelitian arsiparis sehingga saat karyawan lain membutuhkan suatu dokumen akan terjadi keteloderan dari pihak arsiparis dan hal tersebut dapat menghambat kinerja karyawan. Karyawan juga dapat mengalami kebingungan kemana harus mencari dokumen yang diperlukan. Berdasarkan latar belakang penelitian tersebut diatas, penulis tertarik untuk meneliti lebih jauh mengenai manajemen arsip serta peninjauan retensi arsip pada PT. Taspen (persero) KCU Semarang, maka penulis mengambil judul “Manajemen Arsip serta Peninjauan Retesi Arsip Pada PT. Taspen (Persero) KCU Semarang Guna Peningkatan Kinerja Karyawan”.
6
1.2
TUJUAN PKL 1.2.1
TUJUAN UMUM
Untuk mengetahui gambaran umum mengenai manajemen arsip serta peninjauan retensi arsip pada PT. Taspen (Persero) KCU Semarang guna meningkatkan kinerja karyawan. 1.2.2
TUJUAN KHUSUS
1. Untuk mengetahui pengaruh manajemen serta retensi arsip pada kinerja karyawan. 2. Untuk mengetahui secara jelas alur manajemen arsip serta retensi arsip pada PT. Taspen (Persero) KCU Semarang. 3. Mengetahui bagaimana pengelolaan arsip atau dokumen pada PT. Taspen (Persero) KCU Semarang. 4. Mengetahui tahapan atau alur dari manajemen arsip pada PT. Taspen. 5. Untuk mengetahui kendala apa saja yang dihadapi dalam manajemen arsip serta retensi arsip pada PT. Taspen (Persero) KCU Semarang.
1.3
MANFAAT PKL
Manfaat dalam penulisan Prakter Kerja Lapangan (PKL) adalah sebagai berikut: 1.3.1 Manfaat Bagi Penulis
Menambah
pengetahuan
dan
wawasan
terutama
mengenai
manajemen arsip serta peninjauan retensi arsip pada PT. Taspen (Persero) KCU Semarnag.
7
1.3.2 Manfaat Bagi Perusahaan
Manfaat dari pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan ini dapat memberikan saran bagi perusahaan dalam rangka meningkatkan kinerja karyawan pada PT. Taspen (Persero) KCU Semarang. 1.3.3 Manfaat Bagi Pembaca
Menambah referensi dan tambahan informasi untuk mahasiswa Universitas Semarang yang berkaitan manajemen arsip atau retensi arsip.
1.4
WAKTU DAN TEMPAT PELAKSANAAN
Praktek Kerja Lapangan (PKL) dilaksanakan pada: Tanggal
: 16 Juli s/d 29 Agustus 2018
Tempat
: PT. Taspen (Persero) KCU Semarang. Jl. Mataram No.
892-894, Semarang
8
BAB II LANDASAN TEORI DAN PROFIL PERUSAHAAN
2.1 LANDASAN TEORI 2.1.1
PENGERTIAN ARSIP
Secara bahasa, Arsip mengalami perkembangan. Dalam bahasa Belanda disebut archief, dalam bahasa Inggris disebut archive berasal dari bahasa Yunani, yaitu Arche yang berarti permulaan. Kemudian dari kata arche berkembang menjadi kata “ta archia” yang berarti catatan. Selanjutnya kata “ta archia” berubah lagi menjadi kata “archeon” yang berati “gedung pemerintahan”. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, Arsip adalah dokumen tertulis (surat, akta, dsb), lisan (pidato, ceramah, dsb), atau bergambar (foto, film, dsb) dari waktu lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dsb), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi. Dalam Oxford Dictionary , kata Archive berarti public record; place in which these are kept.(dokumen umum; dokumen yang dijaga). Dr. Basir Barthos menyebutkan dalam bukunya “Manajemen
Kearsipan” bahwa arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula. The Liang Gie dalam Kamus Administrasi Perkantoran mengartikan
arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana, karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Dari beberapa pengertian arsip di atas, dapat ditarik garis besar bahwa arsip adalah data atau dokumen dalam bentuk apapun yang mempunyai
9
nilai historis, hukum, dan kegunaan yang disimpan secara berencana dan teratur (agar bisa langsung digunakan sewaktu-waktu). Arsip sering disamakan dengan dokumen. Namun keduanya berbeda.
The I nternational Standart Organization mendefinisikan records (dokumen) sebagai informasi yang diciptakan, diterima, dan dikelola sebagai bukti maupun informasi yang oleh organisasi atau perorangan digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi bisnis. Sedangkan arsip didefinisikan oleh Deserno dan Kynaston sebagai dokumen dalam semua media yang mempunyai nilai historis atau hukum sehingga disimpan secara permanen. Kennedy dan Schauder (1998) , menjelaskan bahwa setiap dokumen dan arsip akan terdiri dari isi, Struktur, dan Konteks.
2.2.1
PERANAN ARSIP
Arsip mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan”, sebagai “sumber informasi”, dan sebagai “alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan “perencanaan”, “penganalisaan”, pengambilan
pengembangan,
keputusan,
dan
pembuatan
perumusan
laporan,
kebijaksanaan,
pertanggungjawaban,
penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Setiap kegiatan tersebut, baik dalam organisasi pemerintahan maupun swasta selalu ada kaitannya dengan masalah arsip. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Selain itu kearsipan juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah. Usaha-usaha penelitian untuk mempelajari persoalan tertentu akan lebih mudah bilamana bahan-bahan kearsipan terkumpul, tersimpan dan teratur.
10
2.3.1
JENIS ARSIP
Jenis arsip menurut Undang-Undang Nomor 7/1971 berdasarkan fungsinya dibedakan menjadi: 1. Arsip dinamis (dokumen) Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam
perencanaan,
pelaksanaan,
penyelenggaraan,
kehidupan
kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. 2. Arsip Statis Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan
kebangsaan
pada
pelaksanaan, umumnya,
penyelenggaraan
maupun
untuk
kehidupan
penyelenggaraan
administrasi sehari-hari. Arsip statis ini berada di Arsip Nasional Republik Indonesia atau di Arsip Nasional Daerah. Dokumen (arsip dinamis) dibagi menjadi beberapa kategori: 1.
Dokumen Administrasif. Yaitu meliputi dokumentasi prosedur, formulir, dan korespondesi. Contohnya, buku log menyangkut tugas pemeliharaan dan pembukuan perjalanan.
2.
Dokumen Akuntansi. Yaitu meliputi laporan, formulir dan korespondensi terkait. Contohnya adalah tagihan.
3.
Dokumen proyek. Yaitu yang berkaitan dengan proyek tertentu.
4.
Berkas kasus. Yaitu meliputi dokumen nasabah, asuransi, kontrak, dan lainnya.
Sedangkan berdasarkan penggunaannya, arsip dinamis dibagi menjadi: 1.
Dokumen Aktif, yaitu dokumen yang digunakan secara kontinyu minimal 12 kali dalam setahun.
2.
Dokumen inaktif, yaitu dokumen jangka panjang dan semi aktif. Disebut semi aktif jika hanya digunakan minimal 5 kali dalam setahun. Contohnya, berkas pegawai yang sudah pensiun.
11
2.4.1
FUNGSI ARSIP 1. Fungsi Primer Arsip
Fungsi Primer
adalah nilai
guna arsip
yang didasarkan
pada
kepentingan pencipta arsip tersebut sebagai penunjang saat tugas sedang berlangsung maupun setelah kegiatan selesai, baik itu oleh lembaga/instansi pemerintah, swasta, maupun perorangan. Nilai guna pada arsip primer meliputi administrasi, hukum, keuangan, ilmiah maupun teknologi. 2. Fungsi Sekunder Arsip
Fungsi sekunder adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bukan untuk pencipta arsip melainkan bagi kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta, perorangan dan juga kepentingan umum lain sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban. Nilai guna sekunder meliputi nilai guna pembuktian dan penginformasian.
2.5.1
SIFAT DAN KARAKTERISTIK ARSIP
Arsip memiliki sifat dan karakter untuk membedakan kualitas arsip, antara lain sebagai berikut: 1. Autentik Autentik yaitu informasi melekat pada wujud aslinya seperti informasi mengenai waktu dan tempat arsip dibuat/diterima, memiliki tujuan dan kegiatan, bukti kebijaksanaan dan organisasi penciptanya. 2. Legal Legal yaitu dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan, memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan kegiatan. 3. Unik Unik karena tidak dibuat massal dan memiliki kronologi produk. Jika arsip di duplikasi (dibuat tembusan) akan memiliki arti yang berbeda untuk pelaksanaan kegiatan.
12
4. Terpecaya Terpercaya sehingga dapat dipergunakan sebagai bukti sahih sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan. 2.6.1
SISTEM PENYIMPANAN ARSIP BEDASARKAN STANDAR
1. Sistem Abjad/ Alphabetical F illing System Pada sistem penyimpanan arsip ini merupakan salah satu sistem penataan berkas yang menggunakan metode penyusunan berdasarkan abjad secara berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks. a. Penataan File Dengan Sistem Abjad 1) Guide Berfungsi
membantu
petugas
dalam
menyimpan
dan
menemukan kembali suatu arsip diantara arsip-arsip yang lain. Macam-macam guide antara lain : Guide utama/ guide primer, guide pembantu, guide keluar/lembar keluar. 2) Folder Ada 3 jenis folder yang digunakan dalam sistem abjad: Folder campuran, Folder individu, dan Folder khusus. a) Persiapan penataan arsip berdasarkan abjad b) Paham peraturan mengindeks. c) Menyiapkan lembar tunjuk silang (bila perlu). d) Menyiapkan peralatan arsip. b. Keuntungan Sistem Filling Abjad 1) Dapat
langsung
menempatkan
berkas
pada
tempat penyimpanannya. 2) Petunjuk penataan berkas sederhana dan mudah dipahami. 3) Tunjuk silang sangat mudah diterapkan. 4) Kesalahan berkas mudah dicek ditempat berkas dengan abjad yang sama. 5) Biaya pelaksanaannya lebih murah. c. Kerugian Sistem Filling Abjad
13
1) Ada kemungkinan salah penempatan berkas jika tidak mengikuti aturan secara konsisten. 2) Mudah mengubah beberapa alfabet dalam surat. 3) Tunjuk silang yang berlebihan akan membuat penyimpanan cepat penuh/sesak. 4) Pemberian label pada folder memakan banyak tenaga. a. Langkah Langkah Penyimpanan Arsip 1) Penampungan 2) Penelitian 3) Pengindeksan 4) Pengkodean 5) Penyortiran 6) Penyimpanan b. Prosedur Penemuan Kembali Arsip Yang Di Simpan 1) Teliti arsip yang diminta 2) Isi bon peminjaman 3) Bergeraklah menuju tempat penyimpanan 4) Cari arsip ke filling cabinet sesuai kode arsip 5) Ambil arsip yang diminta 6) Tempatkan out guide atau out sheet ditempat arsip yang diambil 7) Serahkan arsip kepada yang memerlukan 2. Sistem Nomor/Numerical F illing System Sistem penyimpanan arsip ini merupakan sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan, yang disebut juga inderect filing system (karena penentuan nomor yang akan digunakan memerlukan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu). a. Kelebihan Sistem Filling Nomor 1) Penyimpanan dapat lebih teliti, cermat, dan teratur. 2) Penyimpanan dapat lebih cepat dan tepat. 3) Sederhana dan mudah dilaksanakan.
14
4) Dapat dipakai untuk segala macam surat/warkat/dokumen. 5) Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai referensi dalam korespondensi. 6) Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas. b. Kelemahan Sistem Filling Nomor 1) Lebih banyak waktu dipergunakan untuk mengindeks. 2) Banyaknya map untuk surat-surat beraneka ragam, dapat menimbulkan kesulitan. 3) Perlu ruangan yang luas dan memadai untuk menyimpan arsip yang banyak. Ada dua macam filing system nomor, yaitu filing system nomor
Dewey dan filing system nomor Terminal Digit. a. Filing System Nomor Dewey Filing system nomor dewey disebut juga system decimal. Dalam sistem ini yang harus dilakukan meliputi hal-hal berikut. 1) Merancang daftar klasifikasi nomor Daftar klasifikasi adalah daftar yang memuat segala persoalan kegiatan yang terdapat dalam kantor/perusahaan. Persoalan kegiatan ini dikelompokkan lalu diberi nomor kode. 2) Menyiapkan dan menyusun perlengkapan 3) Penyimpanan Surat b. Filing System Nomor Terminal Filing system nomor terminal digit adalah sistem kearsipan yang memakai nomor urut dalam buku arsip. 3. Sistem Tanggal/Chronological Filling System Sistem penyimpanan arsip ini merupakan salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana
pada
umumnya
tanggal
dijadikan
pedoman
termasuk
diperhatikan dari datangnya surat.
15
Kemudian arsip atau file disusun berdasarkan waktu dengan frekuensi tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan bahkan per tahun berdasarkan keperluan. a. Kelebihan Sistem Tanggal 1) Cocok untuk pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo. 2) Sederhana dan mudah diterapkan karena tanpa klasifikasi. b. Kekurangan Sistem Kronologis Atau Tanggal 1) Akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembali arsip apabila peminjam menyebutkan perihal arsip. 2) Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan. 3) Tidak semua unit pengolahan dalam organisasi itu cocok menetapkan sistem ini. 4) Agar mudah mengatur letak arsip dalam folder maka pembuatan kode tidak dapat murni 100% tetapi harus ditambahkan dengan kode abjad. c. Jenis-jenis Peralatan dan Perlengkapan dalam Sistem Tanggal 1) Filing Cabinet Filing cabinet disesuaikan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat. Pada umumnya satu laci filing cabinet dapat menyimpan arsip untuk satu tahun. Tetapi bisa saja 1 laci untuk menyimpan arsip 2-3 bulan, jika arsip yang disimpan dalam jumlah yang banyak. 2)
Guide Jika satu laci memuat arsip satu tahun, maka satu laci memerlukan guide sebanyak 12 (dalam satu tahun ada 12 bulan). Tetapi jika satu laci memuat 2-3 bulan maka diperlukan guide sebanyak bulan tersebut.
3) Hanging Folder Jumlah hanging folder yang dibutuhkan adalah sebanyak
16
jumlah hari dalam satu tahun. Tetapi jika laci hanya untuk 2-3 bulan, maka diperlukan hanging folder sebanyak jumlah hari dari 2-3 bulan tersebut. 4)
Kartu Indeks Kartu indeks diperlukan sebanyak jumlah dari jenis arsip yang disimpan. untuk lebih jelas peralatan yang dibutuhkan pada penyimpanan sistem tanggal.
4. Sistem Wilayah /Geographical F illing System
Sistem penyimpanan arsip wilayah atau geografis adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Surat disimpan dan ditemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal. Sama halnya dengan subjek atau nomor, susunan guide dan foldernya diatur menurut tingkatan tempat. a. Kelebihan Sistem Wilayah 1) Mudah mencari keterangan bila letak wilayah telah di ketahui. 2) Apabila terjadi penyimpanan-penyimpanan arsip, dapat segera di ketahui. b. Kelemahan Sistem Wilayah 1) Kemungkinan besar terjadi salah penyimpanan, apabila petugas tidak memiliki wawasan/pengetahuan tentang geografi. 2) Harus mengetahui letak geografi/wilayah meskipun dalam surat tidak dicantumkan secara lengkap. 3) Perlu adanya guidance/
semacam
buku
petunjuk
yang
menggambarkan batas-batas wilayah yang menjadi wewenang dan tanggung jawab masing-masing cabang.
17
5. Sistem Subjek/ Subjectical F illing System
Sistem subjek merupakan suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan
masalah
dimana surat-surat dikelompokkan
kedalam
daftar indeks untuk ditentukan masalah-masalah yang pada umumnya terjadi. Ada 2 macam sistem subjek, yaitu sistem subyek murni (berdasarkan urutan abjad) dan sistem subjek bernotasi (berdasarkan notasi atau kode tertentu). a.
Prosedur Penyimpanan Sistem Subyek 1) Memeriksa 2) Mengindeks 3) Mengkode 4) Menyortir
b.
Langkah Langkah Pembuatan Klasifikasi Masalah 1) Pahami tugas pokok dan fungsi utama yang ada dalam organisasi yang bersangkutan. 2) Identifikasilah masala pokok yang sesuai dengn tugas dan fungsi lembaga 3) Bagilah setiap pokok masalah menjadi sub pokok masalah utama. 4) Berikan kode pada pokok masalah utama, sub dari pokok masalah utama dan sub dari sub pokok masalah utama.
c.
Kelebihan Sistem Subyek 1) Mudah mencari keterangan bila perihalnya saja yang ingin diketahui. 2) Dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya.
d.
Kekurangan Sistem Subyek 1) Sulit mengklasifikasi apabila terdapat aneka ragam perihal yang hampir sama padahal berbeda satu sama lain. 2) Kurang cocok untuk bermacam jenis surat.
18
2.7.1
MANAJEMEN KEARSIPAN
Manajemen kearsipan adalah proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik. Ada dua model dalam mengelola arsip, yaitu life cycle model (model siklus hidup) yang lebih tepat untuk mengelola dokumen kertas secara manual, Records Continuum Model (Model Arsip Berkelanjutan) yang lebih tepat guna mengelola arsip elektronis. 1. Life Cycle Model (Model Siklus Hidup) Siklus hidup Arsip
merupakan konsep penting dalam Records
Management. Ini adalah cara melihat bagaimana arsip diciptakan dan digunakan. Sebuah siklus kehidupan adalah kumpulan dari beberapa fase daur hidup sebelum disusutkan/dimusnahkan. Lamanya siklus hidup bervariasi. Sebagai contoh, sebuah siklus hidup dapat sesingkat nol (0) hari, atau siklus hidup tidak boleh memiliki akhir yang ditetapkan. Masing-masing tahap siklus kehidupan berlangsung selama jangka waktu tertentu dan menunjukkan suatu kegiatan pengelolaan catatan khusus bahwa administrator arsip kinerja di awal atau di akhir fase. Bersama-sama, meliputi tahapan durasi siklus hidup. Setelah arsip dibuat, itu harus diajukan sesuai dengan yang ditetapkan, skema logis ke dalam repositori yang dikelola di mana akan
tersedia
untuk
pengambilan
keptusan
atau
kebijakan
oleh pengguna yang berwenang. Ketika informasi yang terdapat dalam arsip tidak lagi memiliki nilai langsung, catatan data yang akan dihapus dari aksesibilitas aktif. Tergantung pada sifat dari arsip tersebut, dengan demikian hasil akhir dari suatu arsip adalah baik dipertahankan, ditransfer,diarsipkan atau dihancurkan. Secara lebih rinci, menurut Sedarmayanti (1992) lingkaran hidup kearsipan (life span of records) atau biasa juga disebut dengan tahapan kehidupan arsip, dapat dibagi menjadi tujuh yaitu :
19
a. Tahap Pencipta Arsip Tahap ini merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip, yaitu yang bentuknya berupa konsep , daftar, formulir dan sebagainya. Tahap ini juga disebut tahap dari korespondensi management, jadi sebenarnya tidak terdapat record management , tetapi karna kaitannya dengan masalah kearsipan erat sekali maka perlu juga diketahui dan dipelajari oleh petugas kearsipan. Tahap penciptaan ini merupakan dasar guna mengontrol perkembangan dokumen dan menetapkan aturan main bagimana sebuah dokumen akan dikelola sesuai dengan nilai manfaatnya bagi
organisasi.
Termasuk
dalam
tahapan
ini
adalah
pengembangan dan penyusunan form baru bagi organisasi, seperti form buat pengaduan pelanggan tentunya berbeda dengan form pemesanan barang. Apabila dilihat lebih lanjut, ukuran dokumen juga relatif berbeda sesuai dengan isi dan kegunaannya. Misalnya, dokumen Bill of Materials Yang biasa digunakan untuk memesan bahan baku pada departemen produksi tentunya berbeda dengan dokumen yang yang digunakan untuk berkorespondensi dengan partner organisasi. b. Tahap Pengurusan dan Pengendalian Tahap ini merupakan tahap dimana surat masuk atau ke luar diregistrasi atau diagenda sesuai sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan ke Unit kerja, yang akan membahas atau memproses surat-surat tersebut. Biasanya sistem kartu kendali atau buku agenda. Pemanfaatan teknologi modern dalam mengelola arsip di berbagai negara maju telah dimulai sejak lama. Salah satu teknik yang digunakan oleh mereka di antaranya adalah dengan sistem document imaging. Berikut
ini
dikemukakan
beberapa
alasan,
mengapa
document imaging perlu dilakukan dalam pengelolaan arsip secara
20
modern. Pada prinsipnya dengan teknik tersebut dapat menghemat anggaran yang cukup besar bila dibandingkan dengan pengelolaan arsip dengan sistem filing yang tradisional (traditional paper filing system). Di antara alasannya adalah : 1) Jika diperhitungkan dari segi biaya, maka biaya langsung terbesar yang diperlukan pada pengelolaan arsip secara konvensional adalah biaya pekerja/petugas arsip yang harus menangani
pencarian/penelusuran,
pengiriman
dan
penempatan kembali arsip di tempat penyimpanan semula. Paling tidak kegiatan tersebut juga memerlukan waktu yang tidak sedikit. Bila untuk mencari sebuah arsip saja memerlukan 15 menit, berarti akan dibutuhkan waktu lebih banyak lagi untuk melakukan kegiatan pengelolaan arsip berikutnya (mengirimkan, menggandakan, menempatkan kembali, dst). Pendeknya bisa dibayangkan jika seorang petugas arsip harus mengelola jumlah arsip yang cukup banyak maka mereka tentu akan menghabiskan biaya, waktu dan tenaga yang tidak sedikit. 2) Biaya untuk mengindeks dokumen ketika pertama kali dokumen tersebut ditangani sebagai arsip yang akan disimpan masih lebih kecil bila dibanding dengan biaya untuk membayar aktifitas penyimpanan arsip secara fisik pada
tempat
penyimpanan
yang
memadai
dan
mendistribusikannya. 3) Cukup besar biaya yang dapat dihemat karena semua orang yang bertugas dalam unit kearsipan dapat menempatkan dokumen
tanpa
bantuan
atau
dukungan
pengetahuan
individual yang terlalu rumit. Dalam unit kearsipan, biasanya seseorang dianggap penting atau bernilai (valuable) karena yang bersangkutan mengetahui segala sesuatu tentang arsip yang dikelolanya. Ketika orang tersebut tidak bekerja lagi
21
disitu,
maka
perusahaan
akan
kerepotan
mencari
penggantinya atau harus melatih orang baru yang akan menangani arsip tersebut. Terkadang waktu yang diperlukan (sebagai masa transisi) untuk itu tidak sebentar, yakni bisa berbulan-bulan.
Dengan
sistem
document
imaging
memungkinkan seseorang mampu menangani arsip secara cepat meskipun ia baru mencoba dalam kesempatan yang pertama kalinya. 4) Sistem
document
imaging
memiliki
kemampuan
pengendalian akses yang lebih aman dibanding dengan menyimpan dokumen pada filling cabinet . Seseorang tidak dapat mengakses suatu dokumen kecuali yang bersangkutan mempunyai hak akses ke pangkalan data atau tercantum pada direktori yang ada di dalamnya. Sistem penyimpanan dokumen (the repository) dalam program tersebut dapat mengontrol. 5) Setiap penelusuran dan temu kembali yang dilakukan oleh user address dan nama tertentu. 6) Dengan sistem document imaging memungkinkan banyak orang mengakses suatu dokumen yang sama secara cepat dalam waktu yang bersamaan. Hal ini dapat untuk mendukung kegiatan konferensi pada suatu ruangan yang sama ataupun dapat digunakan banyak pihak yang sedang berpartisipasi dalam pertemuan tingkat dunia sekaligus. c. Tahap Referensi Pada tahap ini, surat-surat tersebut digunakan dalam kegiatan
administrasi
sehari-hari,
dan
surat
tersebut
diklarisifikasikan, diindeks (kalau perlu digunakan tunjuk silang), selesai digunakan difilling (penataan berkaas) dan kalau perlu dicari kembali atau ditemukan kembali.
22
Dengan digunakan sistem filing (penataan berkas) dapat mempermudah dalam tahap ini. Pada dasarnya terdapat lima macam sistem penyimpanan arsip ( filing system), yaitu sistem abjad, sistem subjek, sistem kronologis (tanggal), sistem nomor, dan sistem wilayah (geografis). Pada penyimpanan arsip yang didasarkan atas sistem abjad, pemberian kode arsip disesuaikan dengan urutan abjad. Kode abjad tersebut diindeks dari nama orang, organisasi atau badan lain yang sejenis. Sistem subjek berarti sistem penyimpanan arsip dengan mendasarkan pada perihal surat atau pokok isi surat. Dalam penerapan sistem ini perlu ditentukan terlebih dahulu pokok masalah yang dihadapi sehari-hari. Masalah tersebut kemudian diklasifikasikan menjadi masalah utama (main subject ), sub masalah ( sub subject ) dan subsub masalah ( sub-sub subject ). Untuk memperlancar penerapan sistem subjek ini perlu dibuat indeks subjek. Penyimpanan arsip dengan sistem kronologis adalah penyimpanan yang didasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat. Untuk surat masuk, penyimpanannya didasarkan atas tanggal penerimaan surat. Tetapi untuk surat keluar, arsipnya disimpan
berdasarkan
tanggal
yang
tertera
pada
surat.
Penyimpanan arsip dengan sistem nomor berarti penyimpanan yang didasarkan atas nomor atau kode yang berupa angka-angka. Pada sistem nomor ini dikenal sistem terminal digit dan sistem klasifikasi desimal. Adapun sistem penyimpanan arsip dengan sistem wilayah berarti penyimpanan arsip tersebut dikelompokkan berdasarkan atas wilayah-wilayah tertentu, misalnya : pulau, propinsi, kota, dan sebagainya. Dalam kaitan ini, kriteria sistem kearsipan yang baik menurut Wursanto (1991) di antaranya adalah : (1) mudah dilaksanakan, (2) mudah dimengerti, (3) murah/ekonomis, (4) tidak memakan tempat, (5) mudah dicapai, (6) cocok bagi
23
organisasi atau lembaga, (7) fleksibel atau luwes (sesuai perkembangan), (8) dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip, dan (9) mempermudah pengawasan. d. Tahap Penyusutan Tahap ini adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara memindahkan arsip inaktif dari Unit pengolah ke Unit kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintah masing-masing. Pelaksanaan penyusutan arsip pada Lembaga-lembaga Negara/Badan-badan pemerintah dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara yakni berpedoman pada Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan SE/01/1981. Bagi lembaga yang sudah memiliki Jadwal Retensi Arsip (JRA), melaksanakan penyusutan arsip dengan berpedoman pada JRA tersebut. Hal ini berlaku bagi arsip-arsip yang tercipta sesudah Jadwal Retensi Arsip (JRA) ditetapkan. Sedangkan arsiparsip yang tercipta sebelum Jadwal Retensi Arsip (JRA) ditetapkan, pelaksanaan penyusutan di dasarkan p ada SE/01/1981. Secara teknis pelaksanaan penyusutan arsip pada Lembaga Negara/Badan Pemerintah dapat dilakukan melalui tahap-tahap sebagai
berikut
yakni
:
Pendataan
arsip,
pemberkasan/pengelompokan arsip ke dalam seri arsip dan penilaian terhadap setiap seri arsip sehingga dapat ditentukan nilaiguna, jangka simpan dan nasib akhir arsip yang bersangkutan untuk disimpan sementara, disimpan lestari di Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)/Badan/Kantor Kearsipan Daerah Otonom atau dimusnahkan. Prosedur penyusutan arsip meliputi : pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, penyerahan arsip bernilaiguna sekunder ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)/Badan/Kantor Kearsipan Derah Otonom dan pemusnahan arsip yang telah habis jangka simpan dan nilaigunanya.
24
Dari hasil kegiatan ini akan terdapat tiga jenis arsip, yaitu arsip yang masih aktif yang digunakan dalam kegiatan sehari-hari tetapi disimpan di Unit Pengelolah, jenis ke dua yaitu arsip yang tidak penting atau non arsip misalnya formulir kosong, tembusan yang rangkap (double), arsip yang penting tetapai sudah menurun penggunaannya langsung dipindahkan ke Unit kearsipan, menjadi arsip inaktif. Perlu dikaetahui pula, bahwa kegiatan penyusutan ini dapat pula terjadi ke Unit kearsipan, yaitu penyusutan arsip inaktif. kegiatan ini biasanya dilaksanakan oleh suatu panitia penyusutan atau pemusnahan arsip yang dibentuk oleh suatu Lembagalembaga Negara atau Badan Pemerintah masing-masing dan diikut sertakan pula Arsip Nasional, serta BANK atau Bepeka sesuai dengan informasi yang terkandung dalam arsip tersebut, apakah masalah kepegawaian atau masalah keuangan. Arsip inaktif yang masih digunakan dalam kegiatan Lembaga-lembaga
Negara
atau
Badan
Pemerintah
yang
bersangkutan akan tetap disimpan di tempatnya (Unit Kearsipan), sedangkan arsip yang sudah turun nilai kegunaannya dan tidak atau jarang digunakan dalam kegiatan sehari-hari, maka dibuat pertelaan dan kemudian diserahkan ke Arsip Nasional untuk disimpan selanjunya sebagai arsip statis. Jelasnya bahwa Arsip Nasional adalah tahap pemerintahan tau swasta untuk kepentingan penelitian
atau
menjamin
keselamatan atau memelihara bahan pertanggung
jawaban
Nasional
ilmiyah
dalam
tersebut
segala
tentang
bidang
perencanaan,
pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan. Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor: 34 / tahun 1979 penyusutan berarti:
25
1) Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintah masing-masing. 2) Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. 3) Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional. Dalam kenyataannya selama ini masalah penyusutan atau pemusnahan arsip belum diselenggarakan bagaimana mestinya. Memang zaman Hindia Belanda dulu telah mengatur terutama sekali mengenai pemusnahan arsip, yaitu sejak tahun 1881 sampai dengan tahun 1938 telah dikeluarkan “ Bijblad of het Staatsblad” (Tambahan Lembaga Negara) berturut-turut nomor: 7108; 7109; 7131 dan 14117. Sampai hari ini peraturan tersebut masih tetap berlaku berdasarkan ketentuan Pasal II Aturan Peralihan UndangUndang Dasar 1945. Dengan keluarnya Peraturan Pemerintah Nomor 34/1979, maka masalah penyusutan lebih terarah dan jelas, antara lain yang penting dalam penyusutan arsip, yaitu Jadwal Retensi Arsip, yaitudaftar yang berisi jangka waktu penyimpanan arsip yang digunakan sebagai pedoman sebagai penyusutan arsip. Untuk lebih terperinci masalah penyusutan ini akan dijelaskan dalam Bab tersendiri, mengingat pula luasnya masalah ini dalam kearsipan. Dasar Hukum Penyusutan Arsip : 1)
Undang-Undang
Nomor
:
7
Tahun
1971,
tentang
Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan. 2)
Peraturan Pemerintah Nomor : 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip.
3)
Surat Edaran Kepala ANRI Nomor : 01/SE/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif.
26
4)
Surat Edaran Kepala ANRI Nomor : 02/SE/1983 tentang Nilai Guna Arsip.
5)
Keputusan
Pimpinan
Instansi
Pemerintah/Lembaga
Negara/Badan Pemerintah masing-masing. e. Tahap pemusnahan arsip Pemusnahan
arsip
adalah
tindakan
atau
kegiatan
menghancurkan secara fisik arsip yang berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai guna, penghancuran tersebut harus di lakukan secara total yaitu dengan cara membakar habis, di cacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat di kenal lagi baik isi maupun bentuknya. Sesuai dengan pasal 7 peraturan pemerintah Nomor 34/1979 pemusnahan arsip dapat di lakukan oleh Lembaga-lembaga Negara atau Badan pemerintahan terhadap arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan sebagaimana tercantum dalam jadwal retensi arsip pada instansi masing-masing. Pelaksanaan pemusnahan arsip yang mempunyai jangka retensi 10 tahun atau lebih di tetapkan oleh pimpinan Lembagalembaga
Negara
atau
Badan-badan
pemerintahan
setelah
mendengar pertimbangan Panitia Peneliti arsip yang telah di bentuk olehnya dengan terlebih dahulu memperhatikan pendapat dari ketua Badan pemeriksa keuangan sepanjang menyangkut arsip keuangan dan dari kepala bidang administrasi kepegawaian Negara sepanjanh menyangkut arsip kepegawaian. Pimpinan lembaga
atau
badan
pemerintah
menetapkan
keputusan
sebagaimana dimaksud di atas setelah mendapat persetujuan dari Kepela Arsip Nasional. Pemusnahan arsip di lakukan secara total sehingga tidak dapat di kenal lagi baik isi maupn bentuknya dan di saksikan oleh dua pejabat dari bidang hukum atau perundang-undangan dan
27
bidang pengawasan dari Lembaga-lembaga Negara atau badan pemerintah yang bersangkutan. Pemusnahan yang dilakukan dalam satuan kerja (unit pengolahan) dalam lingkungan organisasi menyangkut arsip-arsip yan tidak penting bagi kegunaan unit pengolah, khususnya yang menyangkut
surat-surat
rutin
biasa
seperti
undangan
dan
sejenisnya harus melakukan ketentuan sebagai berikut : 1)
Pemusnahan dilaksanakan dengan membuat daftar arsip-arsip yang akan dimusnahkan.
2)
Diketahui oleh pejabat-pejabat yang berwenang.
3)
Pemusnahan dilakukan dengan berita acara pemusnahan.
f. Tahap penyimpanan dan penjagaan arsip Ada
tiga
sistem
penyimpanan
dokumen
yang
dapat
dipertimbangkan oleh suatu organisasi yaitu penyimpanan terpusat (sentralisasi), penyimpanan desentralisasi, dan komnbinasi kedua system. Pemilihan sistemtersenut harus mempertimbangkan faktor jumlah dan status kantor yang harus dilayani oleh jasa penyimpanan dokumen, seperti seberapa dekat letak kantor pusat dengan kantor cabang yang dimiliki oleh organisasi, berapa kantor cabang yang di miliki, dan sejenisnya. 1)
System sentralisasi Pada system sentralisasi semua dokumen disimpan di pusat penyimpan. Unit
bawahnya
yang ingin menggunakan
dokumen dapat menghubungi untuk mendapatkan dan menggunakan sesuai dengan keperluan yang dimaksud. Ada beberapa manfaat penggunaan sistem sentralisasi, antara lain : mencegah duplikasi, layanan yang lebih baik, adanya keseragaman menghemat waktu. Sedangkan kerugian sistem sentralisasi antara lain : kesulitan fisik, kebocoran informasi, berbagai
bagian
mungkin
memiliki
kebutuhan
yang
berlainan.
28
2)
Sistem desentralisasi System ini menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan dokumen di masing-masing unit. Keuntungan dari sistem ini antara lain : dekat dengan pemakai, sistem ini sangat cocok bila informasi rahasia yang berkaitan dengan sebuah bagian di sistem di bagian yang bersangkutan, system ini juga akan menghemat waktu. Sedangkan kerugiannya antara lain : pengawasan relatif sulit untuk dilakukan, karena banyak duplikasi atas dukungan yang sama.
3)
Sistem kombinasi Pada sistem kombinasi masing-masing bagian menyimpan dokumennya sendiri di bawah control system terpusat. Keuntungannya antara lain : adanya system penyimpanan dan temu balik yang seragam, menekan duplikasi dokumen, memudahkan control gerakan dokumen sesuai dengan jadwal retensi dan pemusnahan. Kerugiannya antara lain : karena dokumen yang bertautan tidak ditempatkan pada tempat yang sama akan menyebabkan sulitnya penggunaan dokumen yang di maksud. Kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit belum atau tidak ada. Di era modern ini arsip sudah beraneka ragam misalnya arsip
film, rekaman, foto, gambar sehingga penyimpanannya pun tidak sama dengan arsip yang berbentuk kertas. Suhu penyimpanan arsip yang berbentuk kertas berbeda dengan arsip yang berbentuk selain kertas, oleh karena itu ruang penyimpanan arsip tersebut berbeda. Arsip tidak hanya merupakan warisan masa lampau akan tetapi arsip juga memberi informasi tentang masa lampau itu sendiri oleh karena itu adalah kewajiban kita semua untuk memelihara dan menjaga arsip tersebut dari segala kerusakan dan kemusnahan, baik yang datangnya dari arsip itu sendiri maupun dari luar arsip tersebut. Kerusakan yan berasal dari dalam antara
29
lain : kertas, tinta dan perekat lem. Sedangkan kerusakan dari luar yaitu : kelembapan, udara yang terlampau kering, sinar matahari debu,kotoran udara, jamur dan sejenisnya. supaya penyimpanan arsip efektif maka setiap petugas kearsipan sebaiknya diberikan pengetahuan mengenai hal tersebut sebab dengan demikian mereka dapat menjaga dan menyimpan arsip dari kehancuran. Untuk menjaga arsip dengan baik ada beberapa syarat yang harus di lakukan antara lain yaitu : 1)
Ruang arsip a) Lokasi gudang atau ruangan arsip harus bebas dari kesibukan industry dan memberi filter untuk menyaring udara. b) Ruang arsip harus terpisah dari kantor unit kerja lainnya karena arsip merupakan hal yang rahasia. c) Pembagian ruang kerja harus efektif sehingga efisiensi akan timbul, ruangan penyimpanan tertata rapi. d) Ruangan simpan arsip tidak menggunakan jendela akan tetapi membutuhkan ventilasi yang cukup dan cahaya listrik yang cukup.
2)
Rak arsip Ada dua macam rak arsip yaitu statis (tidak bergerak) dan rak yang bergerak (system contact storage), akan tetapi penggunaan rak yang bergerak akan lebih menghemat tata letak ruang penyimpanan arsip tersebut. Rak akan lebih efisien jika menggunakan bahan dari baja sehingga hindari pemakaian rak yang terbuat dari kayu karena rak kayu tidak cocok untuk iklim tropis dan tidak tahan lama terhadap seangan serangga seperti rayap.
3)
Map Map yang di gunakan dalam penataan berkas terdapat berbagai macam model dan bentuk, dalam system kartu
30
kendali banyak memakai folder yang memiliki tab di sebelah kanan namun map model lain juga dapat di gunakan seperti map gantung, map folder over, map back spring file, map snelhecther, dan map folio. 2. Records Continuum Model Pola manajemen arsip yang selanjutnya adalah pola manajemen arsip kontinyu yang bisa diterapkan pada arsip elektronis. Yang dimaksud kontinyu disini adalah bersambung atau menghubungkan antara masa lalu dengan masa sekarang, dan sekarang dengan masa yang akan datang. Manajemen arsip elektronis diperlukan karena dokumen sebuah perusahaan atau negara tidak hanya berupa data fisik tetapi juga berupa selektronik. Manajemen arsip elektronis mencakup 3 unsur: a. Kerangka kerja terintregasi, yaitu manajemen pengarsipan sebagai salah satu fungsi organisasi yang dapat meningkatkan nilai organisasi bagi stakeholder -nya. Yang terdiri dari: 1) Budaya bersama 2) Standar bersama 3) Pembagian informasi 4) Koordinasi 5) Kolaborasi b. Pendekatan terintegrasi c. Kontrol terintegrasi, dengan mengelola kontribusi seluruh anggota organisasi
dalam
pendistribusian
arsip
serta
meningkatkan
kontribusi antara pencipta, pengguna maupun administrator arsip. Kegiatan
pengarsipan
arsip
elektronis
adalah
sebagai
berikut
(berdasarkan pemilihan sistem) : a.
Memindahkan dokumen (fisik atau file) ke dalam sistem komputer. Dalam
memindahkan
dokumen
ini
ke
dalam
komputer
membutuhkan alat pindai yang memungkinkan sejumlah kertas
31
terpindai dalam sekali waktu, yang cocok dengan berbagai ukuran kertas, dan yang memiliki kecepatan standar pemindaian dokumen (10-200 halaman/menit). Setelah data dipindai, kemudian data dikonversi, yaitu data berupa spreadsheet diubah menjadi data berbentuk gambar permanen. Proses selanjutnya adalah importing ke dalam sistem software pengarsipan. b. Menyimpan dokumen. Setelah di import ke software pengarsipan, data disimpan kedalam sistem. Penyimpanan ini tidak hanya dalam satu format file saja. Tetapi dalam bentuk lain yang bisa disimpan dalam Magnetic Media, Magneto-Optical Storage, Compact Disk , DVD, dan WORM. c. Mengindeks Dokumen. Proses ini intinya sama dengan sistem pengideksan dokumen manual. Hanya saja sistem pengindeksan pada arsip elektronis ini menggunakan sistem atau software pada komputer . Jenis pengindeksan dokumen elektronis dibagi menjadi 3. Pertama, index fields, yang menggunakan kategorisasi tema dan kata kunci. Kedua, full -text Indexing , yaitu dengan menginstal software Optical Character Recognition (OCR). OCR akan memindai halaman, lalu mengindeks semua kata dalam halaman tersebut secara otomatis, dan meletakkannya pada lokasinya masing. Jenis kedua ini, menigkatkan kecepatan pengindeksan dan pencarian dokumen. Ketiga, Folder / File structure. d. Mengontrol akses. Mengontrol arsip elektronis adalah dengan memberikan kemudahan bagi pengakses namun juga memberikan pengawasan atas pengaksesan dokumen. Ada dokumen yang rahasia dan boleh diketahui. Untuk itu, manajemen arsip elektronis tidak hanya memberikan kemudahan bagi para pengakses namun juga melindungi dokumen. e. Retensi dokumen elektronis terbagi menjadi
Retensi Dokumen
Tradisional dan Retensi Dokumen berdasarkan Fungsi dan Hubungan
32
2.8.1
JADWAL RETENSI ARSIP
Jadwal Retensi Arsip berasal dari kata “retention” yang berarti menyimpan. Retensi arsip berarti jangka waktu penyimpanan arsip yang terkait erat dengan nilai gunanya. Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang memuat
sekurang-kurangnya
jenis
arsip
beserta
jangka
waktu
penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaan dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip. Jadwal Retensi Arsip (JRA) merupakan alat yang amat penting dalam manajemen kearsipan, karena dapat memberi sumbangan nyata pada upaya peningkatan efisiensi operasional instansi dan member proteksi terhadap arsip yang karena memuat informasi bernilai guna tinggi agar dapat dilestarikan. Pengertian tentang Jadwal Retensi Arsip dapat dilihat dari tiga sudut pandang yaitu pertama menurut para pakar ilmu kearsipan, kedua, menurut lembaga profesi, dan ketiga menurut peraturan perundang-undangan kearsipan. 1.
Keuntungan dan Tujuan Jadwal Retensi Arsip
Atas dasar kepentingan manajemen kearsipan yang lebih baik, setiap organisasi harus menyusun jadwal retensi arsip. Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia, apabila setiap organisasi pencipta arsip memiliki
retensi,
maka
keuntungan-keuntungan
berikut
dapat
diperoleh: a. Arsip-arsip aktif yang secara langsung masih dipergunakan tidak akan tersimpan menjadi satu dengan arsip-arsip inaktif. b. Memudahkan pengelolaan dan pengawasan baik arsip aktif maupun inaktif. c. Memudahkan penemuan kembali arsip dan dengan demikian akan meningkatkan efisiensi kerja. d. Memudahkan
pemindahan
arsip-arsip
yang
bernilai
permanen/abadi ke Arsip Nasional. e. Menyelamatkan arsip-arsip yang bersifat permanen sebagai bahan bukti pertanggungjawaban di bidang pemerintahan.
33
Penyusunan JRA mempunyai dua tujuan yaitu pertama, dalam rangka untuk memenuhi kebutuhan organisasi, dan yang kedua adalah untuk memenuhi persyaratan hukum. 1. Memenuhi kebutuhan organisasi Setiap organisasi menginginkan efisiensi, efektifitas, kelancaran, kemudahan dalam pelaksanaan kegiatan, dan keamanan atas aset – aset – aset aset yang dimiliki serta terlindungi dari persoalan-persoalan hukum yang suatu saat akan menimpanya. Dengan memiliki JRA maka apa yang diinginkan organisasi akan terwujud karena dengan memiliki JRA organisasi akan: a. Terhindar dari pemborosan Dalam JRA terdapat data yang jelas kapan arsip harus dipindahkan, dimusnahkan, atau diserahkan. Dengan demikian tidak akan terjadi penumpukan arsip di suatu tempat. Secara otomatis arsip akan dipindahkan ke tempat lain apabila sudah tiba waktunya untuk dipindahkan, arsip akan dimusnahkan apabila sudah memasuki waktu musnah, dan akan diserahkan apabila sudah waktunya untuk diserahkan. Dengan demikian organisasi tidak akan membeli sarana/peralatan atau menyediakan ruang simpan yang berlebihan. Sarana/peralatan yang digunakan untuk menyimpan arsip aktif ketika arsip tersebut sudah memasuki masa inaktif maka akan pindah ke sarana/peralatan dan ruang arsip inaktif. Dan selanjutnya sela njutnya tempat yang ditinggalkan tadi akan ditempati oleh arsip-arsip aktif yang baru.tahap berikutnya arsip inaktif akan pindah ke ruang pemusnahan atau ke ruang statis. Sarana/peralatan dan tempat penyimpanan arsip inaktif yang telah ditinggal oleh penghuninya tadi, selanjutnya akan ditempati oleh arsip inaktif yang baru, dan begitu seterusnya. b. Terwujudnya konsistensi dalam program penyusutan Jadwal retensi arsip disusun sebagai pedoman penyusutan. Kapan arsip harus dipindahkan, dimusnahkan, dan diserahkan. Dengan
34
adanya kepastian waktu tentang pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan tersebut maka program penyusutan dapat dilakukan secara konsisten dan akan terhindar dari kecerobohan atau penyusutan yang bermotivasi pribadi. c. Terjaminya keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional Dalam JRA terdapat data yang jelas mengenai arsip apa saja yang termasuk klasifikasi sebagai arsip statis/permanen yang berfungsi sebagai
bahan
pertanggungjawaban
nasional
dan
bukti
kehidupan/perjalanan organisasi. Bagaimana organisasi dibentuk dan dijalankan, apa saja prestasi yang telah diraih, hambatan dan kegagalan apa yang pernah dihadap, dan bagaimana cara mengatasinya, peristiwa-peristiwa penting apa yang pernah terjadi, dan lain sebagainya. Dengan demikian apabila organisasi tidak memilki JRA, maka tidak ada jaminan bukti-bukti tersebut dapat terselamatkan sehingga keberadaanya dianggap tidak pernah ada. 2. Memenuhi Persyaratan Hukum Memiliki JRA bagi Pemerintah Daerah Propinsi/Kabupaten/Kota adalah sebuah kewajiban. Bagi pemerintah daerah yang tidak menyusun/memiliki
JRA
bukan
hanya
akan
mendapat
sanksi
administrasi akan tetapi ada yang lebih besar dari itu yaitu adanya kecenderungan instansi tidak akan dapat mengelola arsipnya dengan baik dan benar, akibatnya tidak dapat memberikan layanan prima kepada masyarakat yang membutuhkan informasi (arsip). Sedangkan Pemerintah Daerah sebagai Badan Publik berkewajiban memberikan layanan informasi sebagaimana di amanatkan dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik pasal 52 yang menyatakan; “Badan publik yang dengan sengaja tidak menyediakan, tidak memberikan, dan /atau tidak menerbitkan informasi publik berupa informasi publik berkala, informasi publik wajib yang wajib diumumkan secara serta merta, informasi publik
35
yang wajib tersedia setiap saat dan atau informasi publik yang harus diberikan atas dasar permintaan sesuai dengan undang-undang ini, dan mengakibatkan kerugian bagi orang lain dikenakan pidana kurungan paling lama 1 (satu) tahun dan/atau pidana denda paling banyak 5 juta”. juta”. Berdasarkan hal tersebut maka dapat dikatakan bahwa memiliki JRA adalah merupakan persyaratan hukum bagi setiap Pemerintahan Daerah Propinsi/Kabupaten/Kota. Hal ini memamg sudah selayaknya karena penyusutan khususnya pemusnahan arsip dapat mengandung akibat hukum tertentu. 2.
Jenis-Jenis Jadwal Retensi Arsip
Ada beberapa jenis Jadwal Retensi Arsip, antara lain: a. JRA Substantif Yang dimaksud dengan JRA Substantif adalah Jadwal Retensi Arsip yang isinya memuat tentang kegiatan/tupoksi organisasi atau yang isinya memuat masalah-masalah teknis organisasi. Misalnya arsip-arsip yang berkaitan dengan pembinaan, pengkajian dan pengembangan, pengembangan, informasi kearsipan dan lain-lain. b. JRA Fasilitatif Yang dimaksud dengan JRA Fasilitatif adalah Jadwal Retensi Arsip yang isinya memuat atau mengatur fasilitas organisasi
atau
yang
bersifat
sebagai
penunjang
kegiatan
organisasi. c. JRA Substantif dan Fasilitatif Yang dimaksud dengan JRA Substantif dan Fasilitatif adalah kombinasi retensi arsip substantif dan fasilitatif. d. JRA Kepegawaian dan Pejabat Negara Yang dimaksud dengan JRA Kepegawaian dan Pejabat Negara adalah adal ah jadwal j adwal retensi ret ensi tentang arsip-arsip ars ip-arsip kepegawaian atau ata u Pejabat Negara (bisa juga dikatakan sebagai JRA Substanstif).
36
e. JRA Keuangan Yang dimaksud dengan JRA Keuangan adalah jadwal retensi arsip/dokumen yang berkaitan dengan keuangan organisasi (bisa juga dikatakan sebagai JRA Fasilitatif). 3. Penyusunan Jadwal Retensi Arsip
Tahap pertama untuk menyusun jadwal retensi arsip adalah menentukan jangka waktu penyimpanan arsip. Menentukan jangka waktu penyimpanan arsip diselenggarakan dengan kegiatan-kegiatan: a. Inventarisasi arsip; b. Menilai kegunaan arsip; (Penetuan jangka simpan) c. Penyusunan Draf Jadwal Retensi Sebagai suatu pedoman, jadwal retensi arsip harus disusun berdasarkan pada data yang akurat. Akurasi data diperlukan karena 3 alasan : a. Jadwal retensi harus mengcover seluruh serie berkas yang tercipta dalam suatu organisasi b. Jadwal retensi harus mampu memberikan kepastian jangka simpan sehingga efisiensi dan efektifitas dapat diwujudkan c. Jadwal retensi menentukan nasib akhir suatu berkas, baik musnah atau permanen. Oleh karena itu diperlukan tindakan pendataan secara cermat, integral, dan komprehensif. Dalam hal ini pendataan tidak saja bertumpu pada khasanah arsip tetapi juga aspek lain yang berkaitan. Aspek-aspek tersebut meliputi : a. Fungsi dan Tugas Organisasi Bagaimanapun fungsi dan tugas suatu organisasi atau suatu unit akan mempengaruhi arsip yang tercipta. Sebagai by product , arsip yang tercipta dalam suatu organisasi akan mencerminkan fungsi dan tugas dari organisasi tersebut. Fungsi dan tugas organisasi
membantu
proses
penentuan
serie
berkas
arsip
keuangan.
37
b. Serie Berkas Dalam hal ini, perlu diketahui informasi yang terekam dalam suatu khasanah arsip. Bukan berarti harus didata per item tetapi dalam suatu serie berkas, yaitu kelompok atau unit arsip yang diatur berdasarkan sistem pemberkasan yang sama sebagai suatu kesatuan informasi c. Jenis dan Bentuk Fisik Ragam dari bentuk media rekam arsip akan membantu dalam menentukan jangka simpan arsip maupun pemeliharaan. d. Kegunaan Serie Berkas Dalam pengertian ini hal yang terkait dengan jangka simpan adalah kegunaan arsip dalam pelaksanaan manajemen organisasi. Adapun kegunaan di luar kepentingan organisasi pencipta terkait dengan penentuan musnah atau simpan permanen dari arsip yang bersangkutan. e. Volume Pendataan
terhadap
volume
arsip
diperlukan
untuk
mengetahui tingkat akumulasi terciptanya suatu arsip. Hal ini akan mempengaruhi penetapan jangka simpan. f. Peraturan Perundang-undangan Perlu
didata
peraturan
perundangan
terkait
dengan
kegunaan suatu serie berkas. Selain untuk mengetahui ragam berkas yang tercipta juga akan membantu dalam menentukan jangka simpan dan penentuan musnah atau permanen. g. Kurun waktu Kurun
waktu
merupakan
data
pendukung
yang
mempengaruhi musnah atau permanennya suatu serie berkas. Hal ini karena dalam kurun waktu tertentu banyak latarbelakang yang terjadi
dibalik
terciptanya
syatu
arsip.
Dalam
hal
ini
kecenderungannya tidak secara langsung terkait dengan kegunaan
38
arsip sebagai berkas kerja tetapi lebih pada pertimbangan di luar organisasi pencipta. Selain hal-hal tersebut, data pendukung lain yang diperlukan adalah sistem pemberkasan, kondisi fisik, maupun latarbelakang dari terciptanya arsip. Walaupun tidak banyak berpengaruh tetapi merupakan data yang cukup membantu baik dalam penyusunan sistematika,
jangka
simpan,
maupun
penentuan
musnah
atau
permanen. 4. Penentuan Jangka Simpan
Penentuan jangka simpan merupakan salah satu hal yang cukup krusial. Hal ini karena akan menentukan efektifitas dan efisiensi dalam penyimpanan arsip
sebagai
berkas
kerja.
Beberapa
hal
yang
mempengaruhi dalam menentukan jangka simpan arsip antara lain kegunaan berkas, akumulasi arsip yang tercipta, volume arsip, dan jenis fisik arsip. a. Kegunaan Berkas Kegunaan berkas yang dimaksudkan adalah kegunaan bagi kepentingan pelaksanaan manajemen bagi organisasi penciptanya. Dalam artian ini berkas diperlukan untuk memperlancar berbagai jenis kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi dalam rangka mencapai tujuan. Oleh karena itu ‘hanya’ organisasi yang bersangkutan yang mengetahui seberapa lama suatu berkas diperlukan dalam pelaksanaan tugas operasionalnya. Memang dalam beberapa teori disebutkan apabila dalam satu tahun digunakan kurang dari 6 kali berarti berkas tersebut sudah menurun frekuensi penggunaannya sebagai berkas kerja. Oleh karena itu tinjauan dari nilai guna primer dalam hal ini cukup relevan untuk diterapkan. b. Tingkat Akumulasi Dalam hal ini yang dimaksud adalah tingkat terciptanya suatu berkas
dalam
kurun
waktu
tertentu.
Tingkat
akumulasi
39
mempengaruhi
penentuan
jangka
simpan
arsip.
Ada
kecenderungan, suatu arsip yang memiliki tingkat akumulasi yang tinggi memiliki jangka simpan yang pendek. Sebagian besar serie berkas keuangan memiliki tingkat akumulasi yang cukup tinggi. c. Jenis Fisik Arsip tercipta dengan bermacam-macam media yang digunakan, baik tekstual, foto, kaset, disket, pita suara film dan sebagainya. Masing-masing media memiliki daya tahan yang berbeda antara satu dengan yang lain. Walaupun arsip keuangan sebagian besar tercipta dalam media kertas tetapi data tentang hal ini tetap diperlukan. d. Faktor Penunjang Lain Faktor penunjang yang paling berpengaruh terhadap penentuan jangka simpan arsip adalah peraturan perundang-undangan, baik yang
menyangkut
pengelolaan
arsip
maupun
kegunaan
administratif dari arsip keuangan. Hal ini harus dipertimbangkan agar jadwal retensi yang disusun benar-benar tidak bertentangan dengan aspek lain. Sebagai contoh, dalam Undang-undang Nomor : 8 Tahun 1997, pasal 11 ayat (1) diisyaratkan bahwa
neraca tahunan, perhitungan rugi laba tahunan, rekening, jurnal transaksi harian, bukti pembukuan yang menyangkut kekayaan, utang dan modal, cek, bilyet giro, surat perintah membayar, wesel, nota debet, dan nota kredit wajib disimpan selama 10 tahun. 5. Bentuk Jadwal Retensi Arsip
Bentuk Jadwal Retensi pada dasarnya tidak banyak berbeda dengan bentuk klasifikasi arsip, yakni bentuk tabel. Di dalam tabel ditentukan terlebih dahulu pembidangan kelompok masalah pokok ( main subject ) kemudian diperinci kepada masalah-masalah yang lebih kecil. Setiap kelompok arsip/berkas ditentukan terlebih dahulu keseluruhan. Jangka waktunya (umumnya), kemudian diperinci baik untuk arsip aktif maupun untuk arsip inaktif.
40
Di samping ditentukan jangka waktu penyimpanannya, juga perlu ditetapkan
pula
apakah
suatu
arsip
(kelompok
arsip
dimusnahkan/karena bernilai sementara) atau dipindahkan ke Arsip Nasional R.I., (karena bernilai permanen). Dengan demikian yang tercantum pada tabel meliputi: a. Nomor urut adalah urutan jenis-jenis arsip/dokumen yang akan ditentukan jangka waktu simpannya sesuai dengan tugas dan fungsi unit-unit organisasi di lingkungan (jika diperlukan). b. Jenis arsip/dokumen adalah spesifikasi pengelompokan arsip yang didasarkan unit-unit informasi yang mencerminkan fungsi unit kerja. c. Jangka waktu simpan arsip adalah periode waktu penyimpanan arsip/dokumen yang dipersyaratkan. Jangka waktu simpan terdiri dari jangka waktu simpan aktif dan inaktif. 1)
Jangka waktu simpan aktif adalah jangka waktu penyimpanan arsip/dokumen yang masih dipergunakan sehari-hari sebagai berkas kerja dalam penyelenggaraan administrasi dan disimpan di unit pengolah.
2)
Jangka
waktu
simpan
inaktif
adalah
jangka
waktu
penyimpanan arsip/dokumen yang frekuensi penggunaannya sudah menurun, akan tetapi sewaktu-waktu masih diperlukan dan disimpan di unit kearsipan. d. Keterangan Menunjukkan apakah arsip/dokumen dimusnahkan, permanen, atau dinilai kembali. 1)
Musnah adalah arsip/dokumen yang sudah tidak memiliki nilai guna lagi dan dapat dimusnahkan.
2)
Permanen (Arsip Statis) adalah arsip yang disimpan terus menerus di Arsip Nasional Republik Indonesia dan atau Lembaga Kearsipan Daerah sebagai pertanggung-jawaban nasional.
41
3)
Dinilai Kembali adalah arsip yang nilai gunanya perlu dipertimbangkan kembali setelah habis jangka waktunya.
4)
Keterangan vital menyatakan bahwa arsip memiliki nilai sangat penting bagi kelangsungan hidup organisasi.
Apabila rencana jadwal retensi arsip telah disusun dan telah diperiksa kemudian diserahkan kepada Arsip Nasional RI., untuk ditelaah. Dari Jadwal Retensi itu pula dapat diketahui berakhirnya masa simpan arsip secara keseluruhan, dan dinilai dari masing-masing kelompok arsip. Dari hasil penyeleksian akan menghasilkan arsiparsip yang akan dipindahkan (permanen) dan arsip-arsip yang akan dimusnahkan (sementara). Bentuk Jadwal Retensi Arsip berupa tabel dengan klasifikasi arsip. Jadwal retensi dapat berubah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Adapun contoh tabel jadwal retensi arsip menurut ALFRED sebagai berikut: Golongan Arsip
Arsip
In Aktif
-
-
Aktif
-
-
Aktif
5 tahun
25 tahun
Dimusnahkan
Cek Berkas
5 tahun
25 tahun
Dimusnahkan
Neraca
2 tahun
10 tahun
Dimusnahkan
2 tahun
10 tahun
Dimusnahkan
Pendirian Akta Tanah Laporan
Penting
Berguna
Dimusnahkan
Aktif
Akta Vital
Umur Arsip
Keuangan
Laporan Tahunan
Tidak
Undangan
1 bulan
-
Dimusnahkan
Berguna
Pengumuman
1 bulan
-
Dimusnahkan
42
2.2 PROFIL PERUSAHAAN 2.2.1 Sejarah Berdirinya Perusahaan
Sejarah perjalanan panjang PT Taspen bisa dirunut sejak masa sebelum kolonialisme Belanda. Kala itu, di nusantara ini telah dikenal adanya administrasi publik tradisional, di mana beberapa kerajaan dan kesultanan sudah memberikan pensiun (berupa tanah bengkok) kepada abdi dalem yang telah menyelesaikan masa kerjanya. Begitu seterusnya hingga di masa penjajahan Belanda. Pada tahun 1887 pemerintah kolonial Belanda menerbitkan peraturan pertama tentang pemberian pensiun bagisemua pegawai gubernemen yang berkebangsaan Indonesia. Peraturan mengenai pemberian dana pensiun (onderstand) terus diperbaiki seiring dengan kondisi pada masa-masa itu. Memasuki masa pendudukan Jepang, pegawai negeri yang diberhentikan atau pensiun juga diberi Onyokinatau “uang karunia”. Begitu pula semasa pasc a kemerdekaan, pemerintah telah memberikan perhatian bagi kesejahteraan (pensiun) pegawai negeri. Bermula dari konferensi kesejahteraan pegawai negeri, yang berlangsung di Jakarta, pada 25-26 Juli 1960. Dalam konferensi tersebut, para peserta konferensi menyadari bahwa Pegawai Negeri Sipil (PNS) sebagai unsur aparatur negara dan abdi masyarakat dipandang penting dalam melaksanakan tugas-tugas pemerintahan, guna tercapainya tujuan pembangunan nasional. Karena itu, ketenangan dalam bekerja merupakan salah satu faktor keberhasilan dalam melaksanakan tugas-tugas tersebut. Pegawai negeri sipil memiliki potensi yang sangat menetukan dalam kelancaran pelaksanaan pembangunan nasional sehingga perlu dibina dan ditingkatkan kesejahteraannya. Peningkatan kesejahteraan pegawai negeri sipil sangatlah penting, baik dalam masa aktif kerja maupun ketika pensiun. Berkaitan dengan hal tersebut, peserta konferensi membahas konsep perlunya dibentuk suatu badan yang dapat memberikan jaminan sosial bagi PNS beserta keluarganya. Hasil konferensi tersebut kemudian dituangkan ke dalam Keputusan Menteri Pertama RI Nomor 380/MP/1960 tanggal 25
43
Agustus 1960. Isinya, antara lain, menetapkan perlunya pembentukan Jaminan Sosial sebagai bekal bagi pegawai negeri sipil dan keluarganya di saat mengakhiri pengabdiannya kepada negara. Selanjutnya, pemerintah menerbitkan Peraturan Pemerintah No 9 tahun 1963 tentang Pembelanjaan Pegawai Negeri, Peraturan Pemerintah No 10 tahun 1963 tentang Tabungan Asuransi dan Pegawai Negeri serta berdasarkan Peraturan Pemerintah No 15 tahun 1963 tentang Dana Tabungan dan Asuransi Pegawai Negeri. Tindak lanjut atas peraturan-peraturan tersebut, pada tanggal 17 April 1963 didirikanlah Perusahaan Negara Dana Tabungan dan Asuransi Pegawai Negeri (PN Taspen). Dan tanggal 17 April kini dikenal sebagai “Hari Ulang Tahun” PN (sekarang PT) Taspen. Jadi, pembentukan PT. Taspen sejatinya memang dilandasi dengan jiwa, makna dan tujuan untuk meningkatkan kesejahteraan pegawai negeri, khususnya pada saat mencapai masa purna karya (pensiun). Perlu dicermatidan dimaknai secara lebih arif isi Keputusan Menteri Pertama RI Nomor 380/MP/1960 tanggal 25 Agustus 1960. Salah satu di antara isi keputusan itu adalah perlunya dibentuk jaminan sosial sebagai bekal bagi pegawai negeri dan keluarganya di saat mengakhiri masa pengabdiannya kepada negara. Artinya, ada upaya sungguh-sungguh dari pemerintah orde lama membangun sebuah pilar penyangga kemandirian perekonomian bangsa melalui pilar jaminan sosial. Berdasarkan ketetapan dan keputusan yang ditetapkan ole Pemerintah Republik Indonesia, maka secara garis besar dasar hukum dari PT Taspen (Persero) adalah: 1. Peraturan Pemerintah No. 09 Tahun 1963 dan Peraturan Pemerintah No. 10 Tahun 1963 yang keduanya berlaku sejak 1 Juli 1966. 2. Peraturan Pemerintah No. 25 Tahun 1981 Tanggal 30 Juli 1981 tentang Asuransi Sosial Pegawai Negeri Sipil. 3. Peraturan Pemerintah No. 26 Tahun 1981 tanggal 30 Juli 1981 tentang Pengalihan Bentuk Perusahaan Umum dan Tabungan
44
Asuransi Pegawai Negeri Sipil (Perum Taspen) menjadi bentuk PT Taspen (Persero). Pada tanggal 1 Desember 1987 dilakukan peletakan batu pertama pembangunan gedung PT Taspen (Persero) KCU Semarang yang terletak di Jl Mataram 892-4 Semarang oleh Direktur Utama Taspen Drs Ida Bagus Putu Sarge. Selanjutnya pada tanggal 3 April 1989 gedung tersebut diresmikan oleh Gubernur Jawa Tengah, H.M. Ismail dan digunakan hingga sekarang. Adapun visi dan misi PT Taspen (Persero) diuraikan sebagai berikut:
Visi
Visi PT Taspen (Persero) adalah menjadikan PT Taspen (Persero) sebagai perusahaan Nomor 1 berkelas dunia, bersih, sehat dan benar. Dengan memberikan pelayanan tepat orang, tepat waktu, tepat jumlah, tepat anggaran, tepat tempat, tepat administrasi dan tepat menjadi pengelola dana pensiun dan Tunjangan Hari Tua (THT) serta jaminan sosial lain yang terpercaya bagi pesertanya. Makna Visi PT Taspen (Persero) adalah: a. Menjadi pengelola dana pensiun dan tabungan hari tua serta jaminan sosial lainnya dengan menyelenggarakan program Tabungan Hari Tua (termasuk asuransi kematian), dana pensiun (termasuk uang duka wafat), program kesejahteraan PNS serta program jaminan sosial lainnya. b. PT
Taspen
yang
menjadi
kepercayaan
para
peserta
dan
stakeholderlainnya akan terus menjaga dan menjamin kinerja para karyawan yang bersih dan sehat. c. PT Taspen beroperasi dengan bersih dan berusaha untuk menerapkan tata kelola perusahaan degan baik (Good Corporate Governance). d. PT Taspen menjadikan perusahaan yang sehat dengan adanya peningkatan kinerja yang berkesinambungan pada bidang keuangan maupun non keuangan.
45
Misi
Misi PT Taspen (Persero) adalah mewujudkan manfaat dan pelayanan yang semakin baik bagi peserta dan stakeholderlainnya secara profesional dan akuntabel, berlandaskan integritas dan etika yang tinggi. Makna misi PT Taspen (Persero) adalah: a. Untuk memenuhi harapan peserta yang semakin tinggi, PT Taspen berupaya meningkatkan nilai manfaat dan pelayanan kepada peserta Taspen secara optimal. b. PT Taspen bekerja secara profesional dengan terampil dan mampu memberikan solusi dengan 5 tepat (tepat orang, tepat waktu, tepat jumlah, tepat tempat dan tepat administrasi) didukung dengan sumber daya manusia yang memiliki integritas dan kompetensi yang tinggi. c. PT Taspen adalah perusahaan yang akuntabel dalam melaksanakan pekerjaan berdasarkan sistem dan prosedur kerja yang dapat dipertanggungjawabkan. d. PT Taspen memiliki integritas yang tinggi senantiasa konsisten dalam memegang amanah, jujur dan melaksanakan janji sesuai visi dan misi perusahaan. e. PT Taspen adalah perusahaan yang beretika dalam melayani peserta Taspen dan keluarganya dengan ramah, rendah hati, santun, sabar dan manusiawi. 2.2.2 Struktur Organisasi Perusahaan dan Deskripsi Pekerjaan
Sekitar tahun 1963-1965 manajemen PT Taspen (Persero) dikelola dengan susunan sebagai Badan Pimpinan Umum (BPU) dan Bagian Manajemen Penanggungjawab. Pada tahun 1965 bentukan manajemen PT Taspen (Persero) disempurnakan dengan penghapusan BPU dan digantikan oleh Dewan Komisaris yang dibantu oleh beberapa dewan direksi. PT Taspen (Persero) Cabang Utama Semarang memiliki struktur organisasi berbentuk garis, dimana pimpinan bertindak sebagai pengelola puncak. Hal tersebut menunjukkan wewenang dan tanggungjawab yang jelas dalam pembagian fungsi-fungsi operasional.
46
Struktur organisasi PT Taspen (Persero) Cabang Utama Semarang telah banyak mengalami perubahan dan penyempurnaan sesuai dengan tuntutan dan perkembangan perusahaan. Struktur organisasi yang digunakan sekarang merupakan kombinasi antara jabatan struktural dan fungsional.
(Sumber : PT Taspen (Persero) K CU Semarang) 2.2.3 Deskripsi Pekerjaan
PT Taspen (Persero) menyadari sepenuhnya bahwa sumber daya manusia merupakan aset penting bagi perusahaan untuk meningkatkan kinerja
perusahaan.Oleh
karenanya
PT
Taspen
(Persero)
secara
berkesinambungan mengembangkan dan mendukung sepenuhnya atas peningkatan kualitas sumber daya manusia yang ada, yaitu dengan membangun sistem pengelolaan kebijakan sumber daya manusia dengan menerapkan suatu sistem standar yang digunakan untuk menjadikan 47
karyawan
yang
berintegritas,berkualitas
dan
profesional
dibidangnya.Sumber daya manusia yang ada dipastikan baik dalam sikap,pengetahuan dan keahlian dengan pengembangan karyawan yang bersifat komprehensif dan terintegrasi,serta diharapkan dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Sejak tahun 2008, Pengelolaan sumber daya manusia PT Taspen (Persero) telah mengimplementasikan sistem Manajemen Sumber Daya Manusia Berbasis Kompetensi (MSDM-BK) yang terdiri dari: 1.
Manajemen Kinerja dengan Penilaian Kinerja Berbasis Kompetensi (SMK).
2.
Kompetensi Individu (Soft dan Hard Competency).
3.
Pendidikan dan Pelatihan Berbasis Kompetensi.
4.
Sistem Karir.
5.
Sistem Kompensasi (Remunerasi 3P). Manajemen Sumber Daya Manusia Berbasis Kompetensi Mampu
menterjemahkan visi misi dan tata nilai perusahaan menjadi kebutuhan kompetensi perusahaan kedalam kebutuhan kompetensi jabatan dan kebutuhan kompetensi karyawan. Oleh karenanya menggunakan pendekatan MSDM-BK akan lebih mudah dan praktis dalam menjalankan fungsi manajemen sumber daya manusia yang ada di perusahaan. Seperti penyusunan jalur karir, rencana karir, analisis kebutuhan pelatihan karyawan, pengukuran kompetensi individu, rekrutmen, seleksi dan promosi yang semuanya disusun berdasarkan tingkat kebutuhan kompetensinya. Setelah melakukan analisa lingkungan eksternal dan internal perusahaan, maka disusun strategi PT Taspen (Persero). Strategi ini dituangkan dalam Rencana
Jangka
Panjang
Perusahaan
(RJPP).
Strategi
tersebut
diterjemahkan dalam aktivitas dan bisnis model yang diwadahi dalam organisasi PT Taspen (Persero) melalui proses desain organisasi. Profil jabatan PT Taspen (Persero) disusun dengan 3 (tiga) komponen utama, yaitu: 1.
Kualifikasi umum (pendidikan, pelatihan, sertifikasi, pengalaman dan fisik jika ada).
48
2.
Kualifikasi teknis (kompetensi teknikal dan umum atau profesionalisme kerja).
3.
Tanggung jawab. Berikut adalah pembagian tugas dan wewenang dari masing-masing
bagian yang ada berdasarkan struktur organisasi PT Taspen (Persero) Cabang Utama Semarang: a. Kepala Kantor Cabang Utama Tugas Pokok: 1) Memimpin Kantor Cabang Utama untuk mencapai tujuan dan sasaran sesuai garis kebijaksanaan Direksi. 2) Merencanakan dan mengendalikan semua kegiatan kantor cabang utama dan mengkoordinasikan kegiatan kantor cabang dalam wilayah kerjanya. Uraian Tugas : 1) Bertindak untuk dan atas nama Direksi dalam melakukan tugas operasional kantor cabang utama dan mengikat kantor cabang utama dengan pihak lain atas persetujuan Direksi. 2) Merencanakan seluruh pelaksanaan kegiatan kantor cabang utama dan mengkoordinasikan kegiatan tersebut di wilayah kerjanya sesuai dengan program kerja dan besarnya anggaran yang ditetapkan. 3) Mengarahkan kegiatan operasional kantor cabang utama dan kantor cabang sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan. 4) Mengkoordinasikan seluruh kebijaksanaan operasional kantor cabang utama dan kantor cabang di bawah wilayah kerjanya sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan. 5) Mengendalikan seluruh kegiatan operasional kantor cabang utama. 6) Melaksanakan tugas yang dapat mendukung untuk pelayanan demi kepuasan peserta.
49
7) Bertanggung jawab terhadap penyelesaian dan pencatatan identifikasi masalah yang berkaitan dengan mutu. 8) Bertanggung jawab atas kelancaran pelaksanaan tugas kantor cabang utama dan kantor cabang dalam wilayah kerjanya kepada Direksi. 9) Mendelegasikan wewenang pada bidang-bidang pelayanan, personalia dan umum, keuangan dan pengawasan system informasi di kantor cabang utama dengan mempertimbangkan kondisi dan kebutuhan kepada wakil kepala cabang utama. 10) Bertanggung jawab atas pelaksanaan penilaian, pembinaan dan peningkatan mutu karyawan yang berada dalam wilayah kerjanya. b. Wakil Kepala Kantor Cabang Utama Wakil kepala kantor cabang utama membantu kepala kantor cabang utama dalam membina dan mengendalikan kegiatan intern perusahaan. Uraian tugas dan wewenang wakil kepala kantor cabang utama: 1)
Melaksanakan tugas-tugas dalam bidang personalia serta mengendalikan kegiatan intern perusahaan.
2)
Mendukung sistem mutu pelayanan demi kepuasan peserta dalam melaksanakan tinjauan manajemen, audit mutu internal, tindakan korelasi dan pencegahan, kontrol dokumen dan data, teknik statistik dan pengendalian catatan mutu.
3)
Membantu kepala kantor cabang utama untuk menjabarkan kebijakan perusahaan yang menyangkut kegiatan yang akan dilaksanakan kantor cabang.
4)
Bertanggung jawab atas pembinaan dan pengarahan kepada karyawan dan menjadikan misi sebagai pedoman untuk menjalankan tugas membantu kepala kantor cabang utama.
5)
Membantu kepala kantor cabang utama dalam pembuatan berkala kepada kepala kantor wilayahnya.
50
c. Kepala Bidang Pelayanan Membawahi langsung : 1) Kepala Seksi Layanan 2) Kepala Seksi Kepesertaan Tugas Pokok Kepala Bidang Pelayanan : 1) Merencanakan dan mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan pelayanan dan pemasaran. 2) Mengkoordinasikan kegiatan pengumpulan, pengolahan dan penyajian data peserta program TASPEN. 3) Menyetujui keabsahan dan pembayaran manfaat klim yang diajukan. 4) Menyetujui
besarnya
tagihan
premi
peserta
program
TASPEN. 5) Melaksanakan pelayanan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan,
memverifikasikan
dan
melaporkan
kepada
manajemen kantor cabang utama. 6) Bertanggung jawab atas terselenggaranya kegiatan bidang pelayanan. 7) Bertanggung jawab atas peningkatan kualitas pelayanan kepada peserta. 8) Bertanggung jawab dan menindaklanjuti terhadap keluhan pelayanan yang diterima dengan tindakan koreksi dan pencegahan guna memperbaiki mutu pelayanan. 9) Bertanggung
jawab
atas
pelaksanaan
pembinaan
dan
peningkatan mutu karyawan yang dibawahinya. d. Kepala Seksi Layanan dan Manfaat Kepala seksi layanan dan manfaat bertanggung jawab kepada kepala bidang layanan dan manfaat. Uraian tugas dan wewenang kepala seksi layanan dan manfaat: 1)
Mengesahkan kebenaran pengajuan klaim manfaat program PT Taspen (Persero).
51
2)
Bertanggungjawab dan menindaklanjuti terhadap keluhan pelayanan yang diterima dengan tindakan korelasi dan pencegahan guna memperbaiki mutu pelayanan.
3)
Menetapkan besarnya klaim sesuai dengan prosedur yang ditetapkan,
memverifikasi
dan
melaporkan
kepada
manajemen perusahaan. 4)
Bertanggungjawab
atas
pelaksanaan
pembinaan
dan
peningkatan mutu pegawai pada unit dan lingkungan. e. Kepala Seksi Kepesertaan Kepala seksi kepesertaan bertanggung jawab kepada kepala bidang layanan manfaat untuk melaksanakan pelayanan serta memverifikasi dan melaporkan kepada pihak manajemen. Uraian tugas dan wewenang kepala seksi kepesertaan: 1)
Bertanggungjawab
atas
terselenggaranya
kegiatan
administrasi peserta dan pemasaran. 2)
Melaksanakan komunikasi data sesuai dengan hak tabungan hari tua peserta.
3)
Menyelenggarakan dan mengawasi penelitian, evaluasi dan pengadministrasian peserta program asuransi pensiun dan tabungan hari tua.
4)
Melakukan kegiatan pemasaran produk program perusahaan.
f. Kepala Bidang Keuangan Membawahi langsung: 1)
Kepala Seksi Kas & Verifikasi SPJ
2)
Kepala Seksi Adm Keuangan
Tugas Pokok: Membantu
Wakil
Kepala
Kantor
Cabang
Utama
serta
bertanggung jawab atas pelaksanaan seluruh kegiatan Bidang Keuangan.
52
Uraian tugas: 1)
Merencanakan dan mengkoordinasi penyelenggaraan fungsifungsi keuangan kantor cabang.
2)
Merencanakan dan mengendalikan anggaran kantor cabang.
3)
Menyelenggarakan kegiatan akuntansi dan penyusunan laporan keuangan kantor cabang.
4)
Menyelenggarakan
kegiatan
perbendaharaan
kantor
cabang.Melaksanakan pelayanan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan, memverifikasikan dan melaporkan kepada manajemen kantor cabang. 5)
Bertanggungjawab atas peningkatan kualitas pelayanan kepada peserta.
6)
Bertanggungjawab dan menindaklanjuti terhadap keluhan pelayanan yang diterima dengan tindakan koreksi dan pencegahan guna perbaikan mutu pelayanan.
7)
Bertanggungjawab
atas
pelaksanaan
pembinaan
dan
peningkatan mutu karyawan yang dibawahinya. g. Kepala Seksi Kas Kepala seksi kas bertanggungjawab atas kepala bidang keuangan. Uraian tugas dan wewenang kepala bidang keuangan: 1)
Mengendalikan penerimaan dan pengeluaran kas kantor cabang.
2)
Melakukan tugas verifikasi sebagai langkah pra audit transaksi keuangan perusahaan di kantor cabang.
3)
Menerima dan mengeluarkan uang sesuai dengan bukti yang telah diotorisasi.
4)
Menyimpan uang dan surat-surat berharga.
h. Kepala Seksi Administrasi Keuangan Kepala seksi administrasi keuangan bertanggungjawab atas kepala bidang keuangan. Uraian tugas dan wewenang kepala seksi administrasi keuangan:
53
1)
Menyiapkan laporan keuangan dan laopran manajemen keuangan kantor cabang utama.
2)
Melakukan pengawasan serta membuat laporan realisasi anggaran kantor cabang utama.
3)
Membuat rekonsiliasi bank dan melakukan pengecekan pembukuan, program hari tua dan administrasi pensiun.
i.
Kepala Bidang Umum dan Sdm Membawahi langsung : 1) Kepala Seksi Umum 2) Kepala Seksi Sdm Tugas Pokok : Membantu
Wakil
Kepala
Kantor
Cabang
Utama
serta
bertanggung jawab atas pelaksanaan seluruh kegiatan Bidang Umum dan Sdm. Uraian Tugas : 1) Mengkoordinir kegiatan Bidang Umum dan Sdm. 2) Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan pengadaan barang dan jasa serta pendistribusiannya ke unit – unit kerja di lingkungan kantor cabang sesuai dengan kebutuhan. 3) Mengkoordinasikan kegiatan kesekretariatan, kehumasan dan keamanan, kearsipan, pendidikan dan pelatihan serta non kedinasan lainnya. 4) Menyetujui
daftar
gaji
dan
kompensasi
lainnya
serta
penyelesaian kewajiban pajak sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 5) Melaksanakan kegiatan pembinaan dan administratif atas usaha kecil dan koperasi di wilayahnya. 6) Melaksanakan kualifikasi rekanan terhadap rekanan baru dan dimasukkan sebagai rekanan mampu. 7) Mengevaluasi rekenanan dalam kurun waktu 1 (satu) tahun anggaran.
54
8) Melaksanakan dokumentasi terhadap kegiatan system mutu yang telah disepakati. 9) Melaksanakan pelayanan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan,
memverifikasikan
dan
melaporkan
kepada
manajemen kantor cabang. 10) Bertanggung jawab atas terselenggaranya kegiatan Bidang Umum dan Sdm. 11) Bertanggung jawab dan menindaklanjuti terhadap keluhan pelayanan yang diterima dengan tindakan koreksi dan pencegahan guna perbaikan mutu dan pelayanan. 12) Bertanggung
jawab
atas
pelaksanaan
pembinaan
dan
peningkatan mutu karyawan yang dibawahinya. j.
Kepala Seksi Umum Kepala seksi umum bertanggungjawab atas kepala bidang umum dan sumber daya manusia yang menyelenggarakan kegiatan kesekretarian, perawatan, kehumasan dan kearsipan. Uraian tugas dan wewenang kepala seksi umum: 1)
Mengkoordinir pemeliharaan, perawatan dan perbaikan atas aset perusahaan termasuk pengamanan atas semua dokumen milik perusahaan di kantor cabang.
2)
Mengendalikan
pengadaan,
penyimpanan,
investasi,
distribusi peralatan kantor dan komputer di kantor cabang. 3)
Melakukan kegiatan operasional dan administrasi.
4)
Melaksanakan kegiatan pembinaan dan administratif atas usaha kecil dan koperasi wilayah lainnya.
k. Kepala Seksi Sumber Daya Manusia Kepala seksi sumber daya manusia bertanggung jawab atas kepala bidang umum dan sumber daya manusia. Uraian tugas dan wewenang kepala seksi sumber daya manusia:
55
1)
Menyelenggarakan
pendidikan
dan
latihan,
pembinaan
mental karyawan dan olahraga serta kegiatan non kedinasan lainnya. 2)
Menyiapkan data dan daftar gaji untuk menyelenggarakan administrasi personalia serta menetapkan pemberian fasilitas bagi karyawan dan keluarganya.
3)
Menyimpan, memelihara keakuratan dan kerahasiaan data karyawan.
2.2.4 Bidang Kegiatan Perusahaan
Kegiatan Perusahaan PT. TASPEN (Persero) Kantor Cabang Utama Semarang antara lain: 1.
Melaksanakan dwi program TASPEN yaitu: a. Dana Pensiun Merupakan jaminan hari tua berupa pemberian uang setiap bulan kepada Pegawai Negeri Sipil yang telah memenuhi kriteria sebagai berikut : 1)
Mencapai usia pensiun.
2)
Meninggal pada masa aktif, yang akan diberikan kepada janda / duda atau anaknya sebelum berumur 25 tahun.
PT.TASPEN (Persero) juga melakukan pembayaran pensiun kepada : 1) Penerima pensiun pejabat negara 2) Penerima tunjangan perintis kemerdekaan 3) Penerima tunjangan veteran 4) Penerima uang tunggu 5) Penerima pensiun anggota TNI /POLRI yang pensiun sebelum April 1989 b. Tabungan Hari Tua (THT) Termasuk didalamnya Asuransi Dwiguna dan asuransi Kematian. Merupakan suatu program asuransi sosial yang terdiri
56
dari asuransi Dwiguna yang dikaitkan dengan usia pensiun dan ditambah dengan asuransi kematian. Asuransi Dwiguna adalah : suatu jenis asuransi yang
memberikan jaminan keuangan bagi peserta pada saat mencapai usia pensiun atau bagi ahli warispada waktu peserta meninggal dunia sebelum mencapai usia pensiun. Asuransi kematian merupakan asuransi jiwa seumur hidup bagi peserta dan istri atau suami serta merupakan asuransi berjangka bagi anak peserta yang belum mencapai usia 21 tahun atau 25 tahun. Asuransi kematian adalah: merupakan asuransi jiwa
seumur hidup bagi peserta dan istri / suami, serta merupakan asuransi berjangka bagi anak peserta yang belum mencapai usia 21 tahun / 25 tahun.Asuransi kematian juga merupakan tambahan nilai manfaat tanpa adanya tambahan iuran. Peserta program THT terdiri dari: 1) Pegawai
Negeri
Sipil
kecuali
Pegawai
Negeri
Sipil
dana
yang
departemen pertahanan 2) Pejabat Negara 3) Pegawai BUMN atau BUMD Melaksanakan
Investasi
atau
pengelolaan
terkumpul baik dari iuran peserta maupun dari sumber lainnya melalui pelaksanaan kegiatan antar lain penyertaan modal pada perusahaan atau badan lain, pasar modal, pasar uang deposito dan real estate.Dalam program ini terdapat dua sifat, yaitu : 1)
Sifat Asuransi Sifat asuransi ini merupakan pembayaran sejumlah uang yang diberikan pada saat peserta berhenti atau meninggal dunia semasa masih aktif sebagai pegawai negeri atau sebelum pensiun.
57
2)
Sifat Tabungan Sifat tabungan ini merupakan akumulasi potongan iuran ditambah dengan bunga menurut perhitungan asuransi dan diberikan kepada anggota yang bersangkutan pada saat berhenti dari pekerjaannya.
58
BAB III METODE PENULISAN LAPORAN PKL 3.1 SUMBER DATA
Sumber data dalam penelitian didapatkan dengan terjun kelapangan secara langsung yang akan menjadi objek penulisan untuk mendapatkan data yang dibutuhkan. Adapun pengertian data menurut Marzuki, (2001:55) sebagai berikut: 1.
Data primer Data primer adalah data yang diperoleh langsung dari sumbernya diamati dan di catat pertama kalinya. Berupa data yang di dapat dari sumber pertama dari individu atau perseorangan. Dimana dalam penulisan ini data yang diambil berasal wawancara langsung dengan karyawan ataupun atasan yang mengetahui tentang PT. TASPEN (Persero) KCU Semarang, seperti gambaran umum ataupun sejarah dan juga struktur organisasi pada PT. TASPEN (Persero) KCU Semarang.
2.
Data sekunder Data sekunder merupakan data primer yang telah diolah lebih lanjut dan telah di sajikan antara lain dalam bentuk tabeltabel atau diagram atau segala informasi yang berasal dari literature yang ada hubunganya dengan teori-teori mengenai topik penelitian. Dimana dalam penelitian ini data yang diperoleh dari sumber yang dapat mendukung penelitian misalnya catatan ataupun dokumentasi yang didapatkan dari PT. Taspen (Persero) KCU Semarang
3.2 METODE PENGUMPULAN DATA
Metode yang digunakan dalam pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan untuk memperoleh data yang dibutuhkan terdiri atas:
59
1. Metode Observasi Dengan metode ini orang melakukan pengamatan dan pencatatan secata sistematis terhadap gejala atau fenomena yang diselidiki (Marzuki, 2002). Observasi yang dilakukan dengan mengadakan pengamatan langsung di lokasi yang akan diteliti untuk mengetahui proses dan perawatan arsip berkas atau dokumen di PT. TASPEN (Persero) KCU SEMARANG. 2. Metode Wawancara Wawancara
adalah
pengumpulan
data
dengan
jalan
melakukan tanya jawab sepihak yang dikerjakan dengan system dan berdasarkan kepada tujuan penelitian (Marzuki, 2002). Pada metode wawancara atau tanya jawab kepada pihak yang kompeten yang dilakukan scara langsung kepada karyawan PT. TASPEN (Persero) KCU SEMARANG. 3. Metode Studi Kepustakaan Studi kepustakaan digunakan untuk mengumpulkan data sekunder dari perusahaan, landasan teori dan informasi yang berkaitan dengan penelitian ini dengan cara dokumentasi. Studi dilakukan antara lain dengan mengumpulkan data yang bersumber dari literatur-literatur, bahan kuliah, dan hasil penelitian lainnya yang ada hubungannya dengan objek penelitian.
60
BAB IV PEMBAHASAN PKL
4.1
URAIAN BIDANG PEKERJAAN
Seperti yang sudah dijelaskan dalam profile perusahaan, PT. Taspen merupakan perusahaan BUMN (Badan Usaha Milik Negara) yang didirikan oleh pemerintah sesuai dengan peraturan perundang-undangan dengan tujuan untuk meningkatkan kesejahteraan pegawai negeri, khususnya pada saat mencapai masa purna karya (pensiun). PT. Taspen merupakan sebuah usaaha yang bergerak dalam bidang tabungan pensiun para Pegawai Negeri Sipil (PNS). Semakin banyaknya Pegawai Negeri Sipil (PNS), PT. Taspen dituntut untuk semakin mengoptimalkan atau memaksimalkan kinerjanya guna meningkatkan kesejahteraan Pegawai Negeri Sipil (PNS) tersebut. Peningkatan kinerja yang karyawan PT. Taspen tidak luput dari manajemen arsip yang baik pula. Semakin baik manajemen arsip, maka semakin kecil kemungkinan untuk melakukan kesalahan kepada Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang menjadi nasabah PT. Taspen. Karena bersangkutan dengan keuangan yang akan diterima Pegawai Negeri Sipil (PNS), PT. Taspen juga dituntut agar manajemen arsip terlaksana dengan rapi agar terjadi efisiensi waktu dan tidak ada dokumen yang hilang atau terselip supaya para nasabahnya mendapatkan hak atau pelayanan yang sepantasnya diterima. Pada dasarnya, arsip memiliki pengertian dokumen tertulis (surat, akta, dsb), lisan (pidato, ceramah, dsb), atau bergambar (foto, film, dsb) dari waktu lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dsb), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi. Dalam hal ini, arsip pada PT. Taspen berupa bukti-bukti pembayaran dari Pegawai Negeri Sipil (PNS) itu sendiri disertai data pribadi Pegawai Negeri Sipil (PNS) tersebut. Arsip pada PT. Taspen juga memuat
61
bagaimana kondisi kesehatan Pegawai Negeri Sipil (PNS) tersebut serta gaji yang diperoleh dan berapa uang pensiun yang akan diterima. Peranan arsip pada PT. Taspen dapat dikatakan sangat penting karena digunakan sebagai “pusat ingatan”, sebagai “sumber informasi”, dan sebagai “alat pengawasan” yang sangat diperlukan oleh PT. Taspen dalam rangka kegiatan perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya agar kinerja karyawan dapat meningkat. Arsip pada PT. Taspen merupakan arsip yang berfungsi sebagai ar sip dinamis dan arsip statis. Disebut arsip dinamis karena arsip pada PT. Taspen berasal dari dokumen yang perlu diisi atau dokumen dari Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang berisi kelengkapan data keuangan serta tunjangan-tunjangan yang di dapatkan Pegawai Negeri Sipil (PNS) tersebut guna melaksanakan kegiatan yang harus dilakukan PT. Taspen berdasarkan dari informasi dokumen tersebut. Sedangkan disebut arsip statis karena fungsi arsip pada PT. Taspen tidak hanya bersifat dari dokumen nasabahnya saja tapi juga dari internal PT. Taspen sendiri. Seperti yang telah disebutkan arsip statis juga dapat digunakan untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari dimana pada PT. Taspen juga terdapat laporan administrasi ataupun dokumen akuntansi yang dapat memuat transaksi keseharian yang diperlukan oleh karyawan PT. Taspen. Sifat arsip pada PT. Taspen sendiri seperti sifat arsip pada arsip umumnya yakni harus autentik, legal, dan terpercaya. Keaslian arsip PT. Taspen harus dapat dibuktikan. Manajemen arsip pada PT. Taspen dapat terlibang cukup baik dan sesuai dengan prosedur walaupun ada kendala dalam ketenaga kerjaan sebagai arsiparis itu sendiri yang belum ada untuk saat ini. Seperti yang telah disebutkan diatas, manajemen kearsipan adalah proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik.
62
PT. Taspen sendiri memiliki pengertian mengenai manajemen arsip yakni penerimaan, pengelolaan, penyimpanan, penataan berkas terutama untuk dokumentasi atau voucer-voucer klaim yang diperoleh dari Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang menjadi nasabah PT. Taspen yang kemudian disimpan dan dimusnahkan sesuai dengan prosedur yang diterapkan oleh PT. Taspen. Ada dua model dalam mengelola arsip, yaitu life cycle model (model siklus hidup) yang lebih tepat untuk mengelola dokumen kertas secara manual, Records Continuum Model (Model Arsip Berkelanjutan) yang lebih tepat guna mengelola arsip elektronis. PT. Taspen sendiri menerapkan manajemen arsip sesuai dengan kedua model tersebut. Yang pertama, life cycle model (model siklus hidup), pada PT. Taspen dokumen yang telah valid atau sudah menjadi arsip akhir akan disimpan dan diurutkan secara manual dan PT. Taspen juga mengelola dokumen yang berupa dokumen elektronik. Namun dalam pengelolaan dokumen elektronik, dokumen ini belum hasil akhir dari arsip tersebut. Dokumen tersebut harus diolah dan disertakan sampai dokumen tersebut dinyatakan valid dan dapat disimpan. Pada siklus kehidupan arsip PT. Taspen berdasarkan life cycle model (model siklus hidup) yang sudah dirincikan oleh Sedarmayanti (1992), dan sudah diterapkan PT. Taspen yakni : 1. Tahap Pencipta Arsip Pada tahap awal ini, nasabah yang membutuhkan tenaga PT. Taspen akan mengisi form yang sudah disediakan oleh PT. Taspen sesuai dengan kebutuhan nasabahnya. 2. Tahap Pengurusan dan Pengendalian Pada
tahap
ini,
dokumen-dokumen
tersebut
diatur
dan
dikendalikan sesuai dengan alur kearsipan pada PT. Taspen dan diurus secara terperinci termasuk kapan dokumen tersebut dimusnahkan.
63
Pada kepengurusan atau manajemen arsip PT. Taspen belum menerapkan document imaging yang artinya dokumen tersebut sebenarnya dapat diakses oleh semua karyawan taspen. document imaging itu sendiri memiliki kelebihan apabila bukan arsiparis atau karyawan yang berwenang dalam kepengurusan arsip maka dokumen itu tidak bisa diakses karyawan lain. PT. Taspen masih menerapkan sistem dokumen asli yang disimpan pada filling cabinet sehingga seluruh karyawan dapat mengakses atau mengambil sendiri dokumen tersebut. Sadar akan kelemahan tersebut, PT. Taspen menerapkan prosedur lebih ketat pada bagian penyimpanan akhir arsip yakni siapa saja yang akan meminjam dokumen arsip milik nasabah khususnya harus membuat surat peminjaman yang ditunjukkan pada arsiparis yang berwenang dan akan ada prosedur lebih untuk peminjaman dokumen tersebut. Alur manajemen arsip pada PT. Taspen dimulai dari bagian pelayanan yang melayani para nasabah PT. Taspen kemudian arsip tersebut masuk pada bidang keuangan yang bertugas memberikan informasi secara lengkap prosedur perhitungan keuangan yang dibutuhkan. Setelah masuk pada bidang keuangan, arsip tersebut masuk pada bidang dosir. Dalam bidang dosir, arsip tersebut dipilih sesuai dengan permasalahan yang terjadi sesuai dengan pengelompokan masalah pada PT. Taspen seperti THT (Tunjangan Hari Tua), Pensiun, JKK (Jaminan Kecelakaan Kerja), serta JKM (Jaminan Kematian). Apabila sudah masuk dalam bidang dosir, hal ini bearti arsip sudah hampir sepenuhnya dapat disimpan. Bidang dosir juga melakukan scanner dokumen yang diperlukan dan diterbitkan dalam situs online yang dimiliki PT. Taspen sehingga nasabahnya dapat melihat secara terperinci apa yang diperlukan melalui web tersebut. Setelah bidang dosir selesai melakukan tugasnya, arsip kemudian sampai pada bidang pengelolaan kearsipan yang terdapat pada PT. Taspen. Jarak waktu antara bidang dosir ke bidang kearsipan akhir PT. Taspen adalah 1 bulan sejak arsip tersebut masuk
64
dalam bidang dosir. Dan pada bidang kearsipan akhir tersebut, arsip disimpan dan disusun sesuai dengan prosedur yang seharusnya. Di dalam bidang penyimpanan akhir arsip pada PT. Taspen menjadi bagian terpenting dalam manajemen arsip PT. Taspen. Di bidang ini arsip diterima, ditata, diatur, dan disimpan sesuai dengan prosedur. Penataan pada bagian penyimpanan akhir arsip ini harus sesuai dengan prosedur karena harus dapat meningkatkan efisien waktu apabila dokumen tersebut dibutuhkan secara mendadak dan harus cepat serta meminimalisir kehilangan atau dokumen terselip disuatu tempat yang akan menghambat kinerja karyawan dalam melayani nasabah. Pada sistem penyimpanan arsip pada bidang penyimpanan akhir arsip, PT. Taspen menerapkan manajemen arsip secara
lengkap
berdasarkan beberapa sistem dalam satu pengerjaan penyimpanan arsip yakni : 1.
Tahap Penyimpanan Awal Berdasarkan Subjek atau Masalah Dokumen Untuk tahap awal penyimpanan, dokumen dari bidang dosir diurutkan sesuai dengan subjek atau masalah. Seperti yang telah disebutkan bahwa untuk penanganan arsip nasabah, PT. Taspen memiliki 4 subjek yakni : a. THT (Tunjangan Hari Tua) b. Pensiun c. JKM (Jaminan Kematian) d. JKK (Jaminan Kecelakaan Kerja). Dokumen yang baru saja diserahkan bidang dosir akan diurutkan
sesuai
dengan
subjek.
Untuk
lebih
memudahkan
pengurutan subjek, PT. Taspen memiliki kode khusus dalam nomor voucer yang telah dikeluarkan. Seperti contohnya, untuk subjek THT (Tunjangan Hari Tua) dapat dilihat perbedaannya melalui nomor voucer yang penulisan awalnya adalah tahun terlebih dahulu baru kemudian nomor voucer yang dikeluarkan.
65
2018012496 Pada contoh nomor tersebut merupakan contoh kode khusus untuk subjek THT (Tunjangan Hari Tua) dimana yang bergaris bawah merah merupakan tahun pembuatan dokumen dan yang bergaris biru merupakan nomor urut voucer yang dikeluarkan. Dalam subjek THT (Tunjangan Hari Tua) memiliki kesamaan kode dengan JKK (Jaminan Kecelakaan Kerja) serta JKM (Jaminan Kematian). Dikarenakan memiliki kode khusus yang sama, petugas kearsipan harus melihat keterangan dokumen yang tertera pada posisi teratas kertas dokumen apakah itu termasuk JKK (Jaminan Kecelakaan Kerja) atau JKM (Jaminan Kematian). Untuk penulisan kode khusus pada subjek Pensiun terdapat dua cara penulisan yakni :
0124962018 Dimana yang bergaris bawah merupakan nomor voucer yang dikeluarkan dan yang bergaris merah adalah tahun pengeluaran dokumen. Ada pula dokumen subjek pensiun yang ditulis sama namun diberi jarak spasi antara nomor voucer dan tahun pengeluaran dokumen. 2.
Tahap Kedua Penyimpanan Arsip Berdasarkan Nomor. Terdapat dua jenis penyimpanan arsip berdarkan normor yang digunakan oleh PT. Taspen yakni : a. Sistem Tanggal/Chronological Filling System Merupakan salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman termasuk diperhatikan dari datangnya surat. Setelah dokumen diurutkan berdasarkan subjek, kemudian
66
dokumen pada PT. Taspen pada tahapan penyimpanan akhir diurutkan sesuai dengan tanggal. Pada sistem ini, PT. Taspen menerapkan pengurutan untuk tahun terlebih dahulu kemudian bulan dan yang terakhir tanggal. b. F iling System Nomor Terminal Filing system nomor terminal digit adalah sistem kearsipan yang memakai nomor urut dalam buku arsip. Setelah diurutkan berdasarkan
subjek
serta
tanggal,
dokumen
pada
tahap
penyimpanan akhir PT. Taspen menerapkan F iling System Nomor Terminal untuk tahap berikutnya. F iling System Nomor Terminal ini dilihat dari nomor voucer yang telah dikeluarkan untuk setiap dokumen. Pengurutannya juga dari nomor kecil ke besar sehingga dapat memudahkan pencarian. Setelah melakukan penyusunan penyimpanan dokumen dari dokumen nasabah, penyusunan penyimpanan dokumen dari bidang keuangan sebagai bukti valid dan legal dokumen nasabah tersebut, diterapkan proses penyusunan penyimpanan yang sama dengan dokumen nasabah. Setelah semua dokumen siap baik dari dokumen nasabah maupun dokumen dari bidang keuangan yang berupa bukti pembayaran, maka kedua dokumen tersebut disatukan. Penyatuan kedua dokumen ini didasarkan pada nama nasabah, Bank yang menangani pembayaran, jumlah uang dari nasabah, serta alamat nasabah. Jika kedua dokumen tersebut telah selesai disatukan, dokumen tersebut baru dapat dinyatakan valid dan dapat disimpan. Proses penyimpanan sebelum diletakan pada Filing Cabinet
dokumen terlebih dahulu dimasukan ke dalam box yang telah diberi keterangan dalam box tersebut sesuai nomor voucer. Penulisan keterangan pada box arsip harus sesuai dengan isi dokumen arsip yang akan dimasukan. Jumlah dokumen yang akan dimasukan pada setiap box juga
67
harus sesuai dengan ketentuan yang telah ada. Setiap box dapat memuat 100 dokumen nasabah. Penulisan keterangan pada box arsip juga didasarkan pada nomor voucer dan pengurutannya pada Filing Cabinet sesuai dengan penyimpanan berdasarkan nomor urut setiap dokumen. Seperti contohnya :
2018 THT 2018010020180199 Penyusunan dokumen tersebut dalam Filing Cabinet penyimpanan akhir arsip hanya terdiri dari 3 tahun saja yang sering disebut sebagai tahun berkenaan. Seperti contoh dokumen nasabah masuk pada t ahun 2018 maka lama dokumen tersebut akan disimpan pada penyimpanan akhir arsip selama 3 tahun yakni 2018, 2019, dan 2020. Lebih dari 3 tahun maka disebut tahun berjalan yang artinya dokumen akan disimpan dalam gudang arsip yang lebih besar dan memuat arsip-arsip berjalan sebelum dimusnahkan. Untuk penyimpanan dokumen keseharian yang dikeluarkan PT. Taspen, pegawai pihak yang berwenang dalam arsip sering menyebut dengan istilah voucer rutin. Voucer rutin digunakan untuk transaksi keseharian yang diperlukan oleh PT. Taspen ataupun karyawannya seperti pembelian peralatan kantor yang kecil sampai dengan event besar PT. Taspen yakni hari ulang tahhun PT. Taspen. Dokumen tersebut memiliki alur yang sedikit berbeda dari dokumen nasabah. Dokumen tersebut dikeluarkan oleh bidang umum yang kemudian masuk pada bidang keuangan dan langsung ke bidang penyimpnan akhir arsip. Dokumen ini tidak melalui bidang dosir dan langsung disimpan. Namun proses penyimpanan dokumen ini terbilang
68
sama dengan dokumen nasabah karena
proses awal tetap diurutkan
berdasarkan subjek atau masalah dari dokumen tersebut. Untuk tahap kedua baru diproses dengan nomor yang memakai dua jenis sistem penyimpanan nomor yakni Sistem Tanggal/Chronological Filling System dan F iling System Nomor Terminal dan kemudian akan disimpan dalam box tersebut dengan keterangan dalam box arsip yang sesuai dengan subjek atau masalah dokumen dan didalamnya diurutkan berdasarkan nomor dokumen atau nomor voucer . Penyimpanan arsip pada PT. Taspen ini tergolong sistem sentralisasi karena semua dokumen disimpan di pusat penyimpan. Jadi
apabila karyawan ada yang ingin menggunakan dokumen dapat menghubungi arsiparis atau pegawai yang bertaggung jawab atas arsip tersebut untuk mendapatkan dan menggunakan sesuai dengan keperluan yang dimaksud. Hal ini dimaksudkan agar mencegah duplikasi, layanan yang lebih baik, adanya keseragaman menghemat waktu. Pada PT. Taspen yang menerapkan sistem penyimpanan sentralisasi, apabila ada karyawan lain yang membutuhkan dokumen baik dokumen nasabah ataupun dokumen rutin harus melalui beberapa prosedur. Karyawan yang hendak meminjam dokumen yang sudah tersimpan pada bidang penyimpanan akhir arsip harus membuat surat mengenai peminjaman dokumen yang ditandatangani oleh kepala bidang dari karyawan tersebut. Apabila peminjaman tidak ada surat, maka karyawan tersebut tidak dapat meminjam dokumen yang dibutuhkan. Setelah surat selesi dibuat dan ditandatangani oleh kepala bidang, karyawan dapat menyerahkan secara langsung surat tersebut pada arsiparis atau pihak yang bertanggung jawab atas arsip tersebut. Setelah surat tersebut diserahkan, bukan bearti karyawan bisa langsung meminjam dokumen yang diperlukan.
69
Karyawan harus menunggu petugas mencatat dalam laporan peminjaman berkas. Dalam laporan peminjaman berkas berisi beberapa keterangan seperti contoh berikut : No
Tgl
Batas
Nomor
Nama
Nama
Keteranga
Tandata-
Pin-
Tgl
Voucer
Pemin-
Petu-
n
ngan
jam
Pin-
jam
gas
Dokumen
Petugas
jam
Pada peminjaman, kolom yang di isi adalah tanggal pinjam, batas tanggal pinjam (lebih kurang satu minggu), nomor voucer, nama peminjam, nama petugas, dan keterangan dokumen yang dapat ditulis subjek dari dokumen tersebut secara lengkap. Untuk pengembalian
dokumen,
petugas
yang
berwenang
harus
menandatangani kolom terakhir sebagai bukti bahwa dokumen telah dikembalikan. Sedangkan untuk jadwal retensi arsip dimana memiliki pengertian daftar yang memuat sekurang-kurangnya jenis arsip beserta
jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaan dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip, PT. Taspen telah menerapkan sesuai dengan prosedur yang berlaku. Tujuan PT. Taspen menrapkan jadwal retensi arsip ini karena : 1. Memenuhi kebutuhan organisasi PT. Taspen menginginkan efisiensi, efektifitas, kelancaran, kemudahan dalam pelaksanaan kegiatan, dan keamanan atas dokumennya sehingga menghindarkan PT. Taspen dari hal yang tidak diinginkan terutama dalam bidang hukum. Dengan memiliki JRA maka apa yang diinginkan oleh PT. Taspen adalah :
70
a. Terhindar dari pemborosan b. Terwujudnya konsistensi dalam program penyusutan c. Terjaminya keselamatan bahan pertanggungjawaban
2. Memenuhi Persyaratan Hukum Kecenderungan instansi tidak akan dapat mengelola arsipnya dengan baik dan benar, akibatnya tidak dapat memberikan
layanan
prima
kepada
masyarakat
yang
membutuhkan informasi (arsip) akan mendapatkan sanksi dari pemerintah daerah karena hal tersebut telah diatur dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik pasal 52. Dalam penerapan Jadwal Retensi Arsip PT. Taspen telah menerapkan aturan selama 10 tahun untuk dokumen nasabah dan itu tergantung pada jenis arsipnya. Apabila arsip tersebut merupakan dokumen rutin, paling tidak dokumen itu akan bertahan selama 1 atau 2 tahun. Apabila sudah melebihi 10 tahun, maka dokumen nasabah akan dimusnahkan. Pemantauan masa aktif arsip dapat dilihat dari tahun yang tertera pada box arsip.
4.2
KENDALA-KENDALA YANG DIHADAPI PERUSAHAAN
Kendala yang dihadapi oleh PT. Taspen dalam hal manajemen arsip adalah permasalaahan mengenai tenaga arsip itu sendiri. Sudah lebih kurang 3 tahun ini PT. Taspen belum mempunyai arsiparis yang bekerja hanya fokus pada arsip. Sistem rolling yang sekarang diterapkan oleh PT. Taspen membuat pegawai arsiparis memiliki kemampuan yang kurang. Saat ini belum ada arsiparsi pasti untuk bidang kearsipan akhir dari PT. Taspen. PT. Taspen hanya memberikan kewajiban pada salah satu karyawannya untuk bertanggung jawab pada kearsipan akhir sehingga membuat tugas dari pekerjaan utama karyawan tersebut yang merupakan
71
karyawan bidang keuangan menjadi terganggu dan kurang optimal kinerjanya. Selain berdampak pada kinerja karyawan tersebut, hal ini juga berdampak pada kepengurusan arsip. Arsip atau dokumen yang sudah selesai pada bidang dosir dan akan masuk ke penyimpanan akhir arsip menjadi terbengkalai. Banyak arsip yang menumpuk selama lebih kurang 9 bulan terhitung mulai bulan Desember. Dan dalam ini juga berdampak pada kinerja karyawan lain karena saat ada arsip yang dibutuhkan, mereka harus menunggu waktu yang lebih lama untuk pencarian dokumen karena dokumen yang dibutuhkan bisa saja tertumpuk dengan dokumen lain yang belum diproses. Hal ini juga berdampak pada kinerja beberapa karyawan yang membutuhkan dokumen tersebut. Kinerja karyawan menjadi lebih lambat dan tidak efisien.
4.3
SOLUSI YANG DILAKUKAN OLEH PERUSAHAAN
Solusi yang dilakukan oleh pihak PT. Taspen untuk beberpa bulan terakhir adalah menerima mahasiswa yang sedang melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL) dan meletakkannya pada bidang penyimpanan akhir arsip PT. Taspen dan karyawan yang pada awalnya bertanggung jawab terhadap arsip menjadi pembimbing dari peserta magang yang berada pada bagian penyimpanan akhir arsip tersebut. Penempatan mahasiswa yang sedang melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL) pada bidang penyimpanan akhir arsip terbilang cukup efektif karena membantu pengerjaan arsip yang menumpuk dari beberapa bulan terakhir sehingga kinerja dari setiap karyawan PT. Taspen dapat efisien seperti biasanya.
72
BAB IV PENUTUP
RINGKASAN LAPORAN
Dari hasil praktik kerja lapangan (PKL) yang dilakukan penulis di PT.TASPEN (persero) Kantor Cabang Utama Semarang maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagi berikut : 1. PT. Taspen merupakan perusahaan BUMN (Badan Usaha Milik Negara) yang didirikan oleh pemerintah sesuai dengan peraturan perundangundangan dengan tujuan untuk meningkatkan kesejahteraan pegawai negeri, khususnya pada saat mencapai masa purna karya (pensiun). 2. Peningkatan kinerja yang karyawan PT. Taspen tidak luput dari manajemen arsip yang baik pula. Semakin baik manajemen arsip, maka semakin kecil kemungkinan untuk melakukan kesalahan kepada Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang menjadi nasabah PT. Taspen. 3. Peranan arsip pada PT. Taspen dapat dikatakan sangat penting karena digunakan sebagai “pusat ingatan”, sebagai “sumber informasi”, dan sebagai “alat pengawasan” yang sangat diperlukan oleh PT. Taspen dalam rangka kegiatan perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya agar kinerja karyawan dapat meningkat 4. PT. Taspen sendiri memiliki pengertian mengenai manajemen arsip yakni penerimaan, pengelolaan, penyimpanan, penataan berkas terutama untuk dokumentasi atau voucer-voucer klaim yang diperoleh dari Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang menjadi nasabah PT. Taspen yang kemudian disimpan dan dimusnahkan sesuai dengan prosedur yang diterapkan oleh PT. Taspen. 5. Pengelolaan atau manajemen arsip pada PT. Taspen terdiri dari : a. life cycle model (model siklus hidup) b. Records Continuum Model (Model Arsip Berkelanjutan)
73
