E-PROCUREMENT PT. TASPEN (Persero) Soni, S.Kom 1) Ir. Elisa Kusrini, MT., CPIM 2) Jurusan Magister Teknik Informatika Fakultas Teknologi Industri Universitas Islam Indonesia 1,2) Jl. Kaliurang km. 14 Sleman Yogyakarta Telepon (0274) 895287 ekst 114 E-mail :
[email protected] 1)
[email protected] 2) Abstrak e-Procurement merupakan proses pengadaan barang maupun jasa yang dilakukan dengan memanfaatkan teknologi informasi seperti komputer dan internet . Proses pengadaan barang dan jasa sangatlah penting untuk menunjang dunia bisnis dalam berbagai instansi maupun perusahaan. Biasanya perusahan yang telah maju dan berkembang proses pengadaan nya dilakukan dengan sistem lelang.Apalagi jika nilai anggarannya cukup besar. Saat ini sebagian besar perusahaan dan instansi pemerintahan telah menggunakan e-Procurement. PT. Taspen merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara Indonesia yang bergerak dibidang asuransi yang telah memanfaatkan e-Procurement untuk melakukan pengadaan barang dan jasa dalam memenuhi kebutuhan operasinya. e-Procurement bertujuan untuk meningkatkat akses pasar, meningkatkan proses pengadaan yang lebih efektif, efisian, akuntable dan transparansi perusahaan terhadap publik. Sayangnya, masih banyak instansi maupun perusahaan yang ingin mengikuti lelang dan belum mengetahui proses serta prosedur dalam mengikuti lelang tersebut. Dengan adanya paper ini diharapkan nantinya perusahaan yang ingin mengikuti lelang dapat mengetahui prosesnya dengan detail. Kata Kunci : e-Procurement, Pengadaan, PT. Star Energy, Akuntable
1. Pendahuluan Latar Belakang Dalam dunia bisnis, pengadaan sangat diperlukan dalam menunjang kegitatan operasi perusahaan terutama dalam pengadaan barang dan jasa. Pengadaan barang dan jasa pada umu mnya dilaku kan dengan sistem lelang atau tender apalagi jika nilai nya dalam ju mlah yang cukup besar. Saat in i, hamp ir semua perusahaan swasta mapun instansi pemerintahan telah menggunakan pengadaan dalam p roses bisnisnya. Sayangnya pengadaan yang biasa dilakukan secara konvensional yang mempertemu kan pihak-pihak yang terkait sering kali membuat proses pengadaan tersebut men jadi ku rang efektif dan efisien. Untuk itu diperlukan sebuah sistem pengadaan yang menggunakan media elektronik dan teknologi informasi yang disebut dengan e-Procurement. Yang bertujuan untuk meningkatkan proses pengadaan yang lebih efisien, efektif, akuntable dan transparansi tehadap publik. Sehingga memin imalisir kecurangan yang seringkali terjadi dalam proses lelang. PT. Taspen (Pesero) atau Tabungan dan Asuransi Pensiun merupakan Badan Usaha Milik Negara
Indonesia yang bergerak dibidang Asuransi Tabungan Hari tua dan Dana Pensiun Negeri Sip il yang dibentuk sesuai dengan Undang – Undang Republik Indonesia No mor 11 tahun 1969 Tentang Pensiun Pegawai dan Pensiun Janda/Duda Pegawai. [1] Banyak sekali pengadaan barang dan jasa yang sering dilakukan oleh PT. Taspen dan banyak peminat yang ingin mengikuti proses pengadaan barang dan jasa tersebut. Karena PT. Taspen sangat menjunjung tinggi profesionalitas dan transparansi dalam p roses bisnisnya, maka PT. Taspen juga menuntut terjadinya proses pengadaan barang dan jasa yang sesuai dengan profesionalitas perusahaannya. Salah satu langkah yang dilakukan oleh PT. Taspen untuk membuat menciptakan proses pengadaan barang dan jasa yang bersih dan transparan adalah dengan membuat pengadaaan barang dan jasa secara elektronik yang sering dikenal dengan istilah e-Procurement. eProcurement. Dalam paper in i akan dijelaskan dan dibahas mengenai langkah demi langkah dan prosedur yang harus dilalu i jika ingin mengikuti lelang.
.
Tujuan Tujuan dari paper in i adalah untuk mengetahui bagaimanakah proses dan prosedur e-Procurement dalam melakukan pengadaan barang dan jasa yang dilakukan oleh PT. Taspen (Persero).
2. Pembahasan e-Procurement PT. Taspen (Persero) Sesuai dengan Peraturan Menteri Negara badan Usaha Milik Negara No mor PER-05/M BU/2008 Tahun 208 Tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang & Jasa BUMN bahwa BUM N sebagal badan usaha perlu meIakukan pengadaan barang dan jasa secara cepat, fleksibel, efisien dan efektif agar tidak kehilangan mo mentum bisnls yang dapat menimbulkan kerugian, sehingga diperlukan pedoman pelaksanaan pengadaan barang dan jasa yang dapat memenuhi kebutuhan bisnis dengan tetap memperhatikan prinsip prinsip efisien, efektif ko mpetit if, t ransparan, adil dan wajar, serta akuntabe. [2]
Gambar 2. Daftar Pengu mu man Pelelangan Apabila kita buka salah satu Pengumu man pelelangan tersebut maka akan muncul jenis pekerjaan lelang yang ditunjukan oleh gambar d ibawah in i :
Dalam Proses pengadaan barang / jasa yang dilakukan dalam mengikuti le lang pada PT. Taspen (Persero) dapat dilihat pada alur d ibawah ini : Gambar 3. Data Pengumu man Pelelangan Untuk mengetahui isi data pelelangan tersebut secara lebih rinci dan mendetail maka dapat diunduh pada File PUM & RKS PENGADAAN SEWA SERVER BLADE.pdf yang akan ditunjukan seperti gambar dibawah in i :
Gambar 3. Surat Pengumu man Pelelangan Terbatas Gambar 1. Alur Proses Mengikuti Lelang Pengumu man Pelelangan yang diadakan oleh PT. Taspen dapat dilihat diwebsite resminya yaitu : http://e-proc.taspen.com/portal?strNavigasi=listLelang Gambar d ibawah ini menunjukan beberapa Daftar Pengumu man Pelelangan barang dan jasa yang tersedia.
Surat pengumuman tersebut memberikan informasi mengenai Pengadaan Barang/Jasa PT. Taspen (Persero) dalam Tahun Anggaran 2014. Jenis pekerjaan yang di lelang adalah Pengadaan Sewa Server Blade DRC Denpasar dengan nilai anggaran Rp. 1.529.603.500 (satu milyar lima ratus dua puluh sembilan juta enam ratus tiga ribu lima ratus rupiah). Adapun persyaratan untuk mengikuti lelang tersebut adalah sebagai berikut : a. Pendaftaran Pelelangan dilaku kan secara elektronik oleh Penyedia Barang dan/atau Jasa melalui aplikasi e-procurement PT . Taspen (Persero) d i http://www.e-p roc.taspen.com
Gambar 4. Menu Login/ Regisrasi
Gambar 5. Formu lir Pendaftaran Reg istrasi Mitra Kerja b.
c.
d.
e.
f.
g.
Bukt i telah terdaftar di Pengadaan ini dilakukan setelah penyedia barang dan/atau jasa melakukan Login pada aplikasi eprocurement PT. Taspen (Persero) dan menyampaikan hasil cetakan (print out) telah terdaftar dalam pengadaan ini; Merupakan Perusahaan yang bergerak dalam bidang Teknologi Informasi (memiliki SIUP atau Akta Pendirian bidang Teknologi Informasi/Ko mputer dan Suku Cadangnya); Pemimp in/Direktur Utama perusahaan atau penerima kuasa dari Direktur Utama dan Penyedia Barang dan/atau Jasa WAJIB mengisi Surat Pernyataan Minat mengikuti pengadaan sebagaimana contoh (terlampir); Referensi Ban k Pemerintah atau Bank Swasta kategori Sehat yang ditujukan kepada PT TASPEN (PERSERO); Memiliki Surat Dukungan dari Principals/Distributor (Merk HP) untuk mensupport pengadaan ini; Pengambilan Doku men Lelang dapat dikuasakan (mewakili Direktur/Pimp inan Perusahaan) kepada Kuasanya dengan membawa dokumen pada point b s/d d dengan Surat Kuasa asli dari Direktur/Pimp inan Perusahaan bermaterai Rp 6.000,- serta melamp irkan fotocopy KTP (pemberi kuasa serta penerima kuasa). [3]
Setelah melaku kan pendafataran online melalui e-procurement PT. Taspen (Persero) dan persyataran yang dicantumkan diatas terpenuhi, penyedia barang/jasa melakukan pendafatarn eprocurement. Selanjutnya peserta mengambil doku men pelelangan yang dapat diunduh melalui ap likasi eprocurement PT. Taspen (Persero). Para peserta yang memerlukan klarifikasi atas isi doku men pelelangan dapat menanyakannya pada saat Penjelasan Pekerjaan (Aanwzying) seperti cara penyampaian dokumen penawaran, metode evaluasinya (sistem gugur, sistem nilai, u mur ekonomis, jaminan penawaran (masa berlaku, besaran jaminan, dan penjamin yang akan mengeluarkan jaminan penawaran) dan semua penjelasan yang dianggap perlu. Selan jutnya peserta pengadaan menyiapkan dokumen penawaran yang berisikan doku men administrasi, doku men teknis dan dokumen b iaya. Doku men ad mistrasi terdiri dari : a. Surat Pengantar Doku men b. Pakta Integritas c. Surat Kuasa bermeterai Rp.6.000,- dari Direktur Perusahaan kepada Kuasanya (Penerima kuasa adalah karyawan Perusahaan dibuktikan dengan kartu tanda karyawan atau tanda bukti pengenal lainnya) untuk menghadiri Pembu kaan Penawaran dan menandatangani surat-surat yang disyaratkan dalam Doku men Pengadaan; d. Referensi Ban k Pemerintah atau Bank Swasta kategori Sehat yang ditujukan kepada PT Taspen (Persero) e. SPT Tahun 2013 dan SSP Pajak Penghasilan (PPh) bulan Agustus 2014; f. Surat Pernyataan Perusahaan Tidak dalam Proses Pailit/Kondisi Pailit [3] Doku men tekn is terdiri dari : a. Asli Surat Dukungan dari Principals/Distributor untuk mensupport pengadaan ini; b. Foto Copy minimal 1 (satu) spk/kontrak/ perjanjian dalam pengadaan, instalasi, setup, customize dan/atau pemasangan Server Blade dan External Storage; c. Spesifikasi Teknis Pengadaan Sewa Server Blade dan Eksternal Storage DRC Denpasar yang ditawarkan disampaikan dalam (Bill of Quantity / BQ ). d. Doku men Administrasi & Teknis dibuat Rangkap 2 (dua) Asli dan Copy [3] Doku men biaya berisikan Surat Penawaran harus diketik diatas kertas yang ber kop Perusahaan sesuai contoh terlampir dan bermaterai Rp. 6.000,(materai diberi tanggal, bulan dan tahun) ditanda tangani dan distempel basah (bukan copy) oleh 6 Direktur Perusahaan atau Kuasa Direksi Peserta Pengadaan. [3] Doku men ad min istrasi dan dokumen
teknis nantinya akan diserahkan dan disampaikan langsung ke panitia pengadaan. Namun untuk doku men biaya diupload pada aplikasi e-procurement PT Taspen (Persero) http://www.e-proc.taspen.com. Tahapan selanjutnya adalah Pembukaan Penawaran. Pembu kaan penawaan dilakukan yaitu pembukaan doku men penawaran dan doku men biaya. Tahap I Membuka dan meneliti kebenaran serta keabsahan dokumen administrasi dan dokumen tekn is sebagai prasyarat penetapan Peserta Pelelangan yang memenuhi syarat untuk mengikuti pembukaan doku men biaya.
Tahap II Membuka doku men b iaya atau penawaran sekaligus memutuskan sah atau tidaknya suatu penawaran.[3] Setelah melakukan pembukaan dokumen maka dokumen admin istrasi dan dokumen teknis yang tidak memenuhi persyaratan akan langsung dinyatakan gugur. Jika doku men ad ministrasi dan teknis telah memenuhi sesuai dengan persyaratan dari PT. Taspen (Persero) maka dapat dilanjutkan untuk membuka dokumen biaya. Selan jutnya akan dilakukan evaluasi penawaran.
Gambar 6. Pengumu man Hasil Pelelangan Untuk melihat seluruh daftar hasil pelelangan yang ada pada PT. Taspen (Persero) adalah dengan mengklik pada menu Hasil Pelelangan dan hasil nya akan ditunjukan pada gambar d ibawah in i :
Gambar 7. Daftar Hasil Pelelangan Barang dan Jasa Tahapan evaluasi kewajaran harga meliputi a. Evaluasi ad ministrasi b. Evaluasi teknis c. Evaluasi kewajaran harga Apabila harga penawaran yang diajukan melebih i HPS (harga penawaran sendiri) makan peserta dinyatakan gugur. Yang lolos adalah peserta yang mengajukan penawaran sesuai dengan HPS. d. Pembuktian kualifikasi e. Pembuatan Berita Acara Hasil Lelang [3] Setelah semua tahapan dilalu i selanjutnya panitia melakukan penetapan pemenang. Pemenang pengadaan ditentukan oleh kriteria sebagai berikut : a. Memenuhi syarat administrasi dan teknis; b. Harga penawaran yang pengadaan dengan harga penawaran yang wajar; c. Tidak meleb ihi Harga Perkiraan Sendiri (HPS).[3] Pemenang akan diumu mkan melalui website resmi PT. Taspen (Persero) http://e-proc.taspen.com yang akan ditunjukan pada gambar d ibawah in i :
Kemudian untuk menegetahui siapa pemenang dari pengadaan barang / jasa trsebut adalah dengan megklik nama pengadaan yang diikuti, disana akan dicantumkan nama perusahaan yang berhasil memenangkan lelang dan juga tercantum data kontrak perusahaan. Gambar dibawah ini akan menunjukan detail Kontrak pengumu man hasil pelelangan.
Gambar 8. Data Kontrak Pengumu man Hasil Pelelangan Jika setelah pemenang diumu mkan terdapat peserta pengadaan yang berkeberatan atas : a. Hasil penetapan pemenang pengadaan tersebut dapat mengajukan sanggahan dalam masa sanggah selambatlambatnya 2 (dua) hari kerja sejak d itetapkannya pemenang secara tertulis disertai bukti-bukti b. Kepada peserta pengadaan yang melakukan sanggahan wajib menyetorkan uang jaminan sanggahan sebesar 5% (lima persen) dari harga penawaran. c. Apabila sanggahan tidak terbukti maka uang jaminan penawaran dan jaminan sanggahan men jadi milik PT. Taspen (Persero) dan apabila sanggahan terbukti benar, maka jaminan yang telah disetorkan ke PT. Taspen (Persero) akan dikembalikan dan penetapan pemenang dibatalkan untuk dievaluasi u lang. d. Panitia Pengadaan wajib memberikan jawaban atas sanggahan selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari kalender dari tanggal diterimanya sanggahan, dan Jawaban bersifat Final[3] Selanjutnya setelah masa sanggah telah berakhir PT. Taspen (Persero) wajib menetapkan pemenang pengadaan dan membuat Surat Perintah Kerja (SPK) kepada pemenang penyedia barang/jasa. Data yang dibutuhkan dalam penunjukan pemenang adalah sebagai berikut : 1. Doku men lelang & adendum (jika ada) 2. Berita Acara Pembukaan Penawaran (BAPP) 3. Berita Acara Hasil Pelelangan (BAHP) 4. Ringkasan proses lelang & hasilnya 5. Doku men penawaran calon pemenang 6. Catatan sanggahan dan jawabannya Tahapan yang terakhir adalah membuat perjanjian kontrak antara PT. Taspen (Persero) dengan pihak pemenang pengadaan barang dan jasa. Sebelum men jalan i kontak Panitia pengadaan, pengguna barang dan penydia barang / jas a harus menandatangani pakta integritas. 1. Proses pengadaan selesai apabila telah ditetapkannya pemenang oleh Panitia Pengadaan barang dan/atau jasa PT Taspen (Persero). 2. Selesainya proses pengadaan melalui situs eProc Taspen, belum resmi/sah menjadi transaksi pengadaan. Transaksi pengadaan sah apabila masing-masing pihak telah melakukan kewajiban dan haknya sesuai peraturan yang telah ditetapkan PT Taspen (Persero). 3. Pemenang pengadaan wajib menyelesaikan proses pengadaan di luar situs e-Proc ini dengan PT TASPEN (PERSERO) . 4. Setelah pemenang ditetapkan melalu i situs eProc Taspen, PT Taspen (Persero) akan
5.
menghubungi pemenang untuk menyelesaikan transaksi pengadaannya segera setelah berakhirnya proses pengadaan. Semua peserta yang mengikuti suatu pengadaan pada akhir pengadaan dapat mengetahui pemenangnya melalui situs e-Proc Taspen. [4]
Setelah itu pemenang pengadaan menanda tangani kontrak pelaksaaan pekerjaan. Isi dari kontrak harus berisi setidaknya : a. Menyebutkan hak dan kewajiban natar kedua belah pihak b. Kapan pelaksanaan pekerjaan dapat dijalankan. c. Sampai kapankah pemenang akan menjadi penyedia barang dan jasa pada perusahaan. d. Perjan jian mengenai nilai harga pekerjaan .
Kesimpulan Dalam melaku kan pengadaan barang / jasa PT. Taspen (Persero) telah menggunakan e-procurement sehingga lebih memudahkan penyedia untuk dapat mengikuti proses lelang karena semua pengumu man barang/jasa dan juga hasil pengadaan nya telah diumukan d iweb iste e-procurement PT. Taspen. Namun sayang nya proses e-procurementnya masih belu m semuanya menggunakan med ia online hal in i dibukt ikan dengan masih adanya pengiriman berkas persyaratannya ke alamat PT. Taspen (Persero).
Daftar Pustaka [1]
Republik Indonesia, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 tahun 1969 Tentang Pensiun Pegawai dan Pensiun janda/Duda Pegawai, vol. 1961, no. 18. 1969.
[2]
Menteri BUM N, Pedoman Umu m Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Badan Usaha Milik Negara. 2008.
[3]
P. Taspen, “Pengumuan Pelelangan Terbatas PT. Taspen No. PUM- 18.K.102014,” no. 45, 2014.
[4]
P. Taspen, “Persyaratan & Pengunaan Aplikasi e-Procurement PT. Taspen (Persero),” vol. 1, pp. 1–7.
