LAPORAN HASIL STUDI LAPANGAN AKTUALISASI PERAN DAN KEDUDUKAN PNS DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA MAGELANG
Disusun Oleh: Sayekti Asih Nugraheni NIP. 199107032018012001
BALAI PELATIHAN KESEHATAN SEMARANG 2018
BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (UU ASN) dan Peraturan Pemerintah No 11 Tahun 2017 tentang Manajememn Pegawai Negeri Sipil (PP Manajemen PNS) menyebutkan bahwa CPNS wajib menjalani masa percobaan yang dilaksanakan melalui proses diklat terintegrasi (Pelatihan Dasar) untuk membangun integritas moral, kejujuran, semangat dan motivasi nasionalisme dan kebangsaan, karakter kepribadian yang unggul dan bertanggung jawab, dan memperkuat profesionalisme serta kompetensi bidang. Peserta diharapkan dapat menginternalisasi, menerapkan, dan mengaktualisasikan, membuatnya menjadi kebiasaan (habituasi), serta merasakan manfaatnya, sehingga dapat menjadi PNS profesional yang sesuai dengan bidang tugas. Pelatihan Dasar Calon PNS membentuk karakter dan kemampuan PNS agar dapat bersikap dan bertindak profesional mengelola tantangan dan masalah keragaman sosial kultural dengan menggunakan perspektif whole of government atau one government serta didasari nilai-nilai dasar PNS berdasarkan kedudukan dan peran PNS dalam Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI) pada setiap pelaksanaan tugas dan jabatannya sebagai pelayan masyarakat sebagai wujud nyata bela negara seorang PNS. Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil (Latsar Calon PNS) Golongan III bertujuan untuk membentuk PNS profesional yang berkarakter yaitu PNS yang karakternya dibentuk oleh sikap perilaku bela negara, nilai-nilai dasar PNS, dan pengetahuan tentang kedudukan dan peran PNS dalam NKRI, serta menguasai bidang tugasnya. Dengan demikian PNS diharapkan mampu melaksanakan tugas dan perannya secara profesional sebagai pelayan masyarakat. Untuk memfasilitasi peserta dalam melihat/ mengamati dan mengalami secara langsung fenomena yang relevan dengan substansi mata pelatihan pada agenda nilai-nilai dasar PNS dan agenda Kedudukan dan Peran PNS dalam NKRI maka dilakukanlah studi lapangan. Studi lapangan merupakan salah satu metode pembelajaran dalam Latsar Calon PNS yang dimaksudkan untuk memberikan pengalaman belajar empirik bagi peserta.
Studi lapangan ke Dinas Kependudukan & Catatan Sipil Kota Magelang dilakukan untuk memperkuat pemahaman terhadap pembelajaran tentang “Kedudukan dan Peran PNS dalam NKRI”. Diharapkan dari studi lapangan yang dilaksanakan, peserta mendapatkan “lesson learning ” yang akan menginspirasi peserta dalam menyusun rencana aktualisasi di tempat kerjanya.
B. TUJUAN STUDI LAPANGAN
a. Tujuan Umum Setelah selesai melakukan studi lapangan peserta mampu memahami peran dan kedudukan PNS dalam NKRI dalam mendukung pelaksanaan tugas dan jabatannya. b. Tujuan Khusus Setelah selesai melaksanakan studi lapangan, peserta dapat: a. Menjelaskan konsep pembelajaran studi lapangan. b. Menemukan berbagai fenomena yang relevan dengan substansi mata pelatihan Whole of Government (agenda peran dan kedudukan PNS dalam NKRI). c. Menjelaskan pemaknaan keterkaitan mata pelatihan Whole of Government yang dipelajari dengan fenomena yang relevan. d. Menuangkan hasil studi lapangan ke dalam deskripsi refleksi diri. e. Merencanakan kegiatan aktualisasi agenda peran dan kedudukan PNS dalam NKRI di tempat kerjanya.
C. STRATEGI STUDI BANDING
Lokus untuk 1 kelas adalah Dinas Kependudukan & Catatan Sipil Kota Magelang,
Peserta dibagi menjadi 3 kelompok, yaitu: 1. Manajemen ASN (unit kepegawaian) 2. Whole of Government 3. Pelayanan Publik
Peserta mendapat penjelasan tentang Disdukcapil dan inovasi yang telah dilakukan. Kemudian peserta mengunjungi unit kerja sesuai dengan penugasan.
Setiap peserta melakukan observasi, wawancara, dan mengumpulkan data terkait.
Melakukan analisis “Whole of Government” yang diterapkan dalam pelaksanaan tugas setiap unit.
Setiap kelompok kecil membawa alat tulis dan instrumen studi lapangan yang telah dibuat.
D. PEMBIMBING
Pembimbing dalam kegiatan studi lapangan ini adalah: 1.
Pejabat dan staf di lingkungan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Magelang.
2.
Tim fasilitator dari Bapelkes Semarang
E. PESERTA
Peserta studi lapangan adalah seluruh peserta Pelatihan Dasar Calon PNS Golongan III Angkatan I sebanyak 34 orang yang terbagi menjadi 2 kelompok dan 6 sub kelompok (terlampir).
F. TEMPAT
Kelompok 1 : Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Magelang
G. WAKTU.
Waktu Pelaksanaan PL selama 9 JPL, penjelasan studi lapangan dilakukan sebelumnya. Dengan jadwal sebagai berikut : Hari
Jam
Kegiatan
Penanggung Jawab
Rabu, 9
08.00 – 09.00
Penjelasan Studi Lapangan
Fasilitator
20.30-22.00
Diskusi persiapan
Mandiri
07.00 – 08.00
Perjalanan menuju lokasi studi
Panitia
Mei 2018
Jumat, 11 Mei 2018
lapangan 08.00 – 09.00
Penerimaan rombongan di lokus studi
Pembimbing
lapangan, dilanjutkan paparan tentang
dan panitia
Disdukcapil dan inovasi yang
dilaksanakan. 09.00 – 11.o0
11.00 – 12.00
Observasi dan wawancara lokus studi
Pembimbing
banding
dan panitia
Perjalanan kembali ke Bapelkes
Panitia
Semarang 12.00 – 13.00
Ishoma
13.00 – 15.00
Diskusi hasil
15.00 – 15.30
Istirahat
15.30 – 16.15
Lanjutan diskusi
Fasilitator
16.10 – 17.00
Penyusunan Laporan
Mandiri
Fasilitator
H. TAHAPAN PELAKSANAAN KEGIATAN
Waktu pelaksanaan studi lapangan pada pelatihan ini dilaksanakan setelah agenda “kedudukan dan peran PNS dalam NKRI”, yaitu seluruh materi Manajemen ASN, Whole of Government, dan Pelayanan Publik disampaikan, dan dilaksanakan melalui 4 tahap yaitu tahap persiapan, tahap pelaksanaan, tahap diskusi hasil studi banding dan tahap penyusunan laporan individu. Tahapan studi lapangan sebagai be rikut: 1. Tahap Persiapan. a. Mempersiapkan bahan dan alat yang dibutuhkan untuk pelaksanaan studi lapangan. b. Penyampaian informasi kepada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Magelang tentang pelaksanaan studi lapangan dan hal-hal yang harus disiapkan. 2. Tahap Pelaksanaan, antara lain: a. Penerimaan oleh Kepala Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil b. Paparan tentang Kependudukan dan Catatan Sipil dan inovasi yang telah dilakukan oleh Kepala Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil. c. Peserta menuju unit kerja sesuai dengan penugasan, untuk melakukan observasi dan wawancara di lokus. d. Pamitan 3. Tahap Diskusi Hasil studi lapangan. 4. Tahap Penyusunan Laporan Individu
BAB II HASIL STUDI LAPANGAN
A. Deskripsi Lokus
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Magelang merupakan instansi pelayanan publik tipe B bernaung di bawah Departemen Dalam Negeri yaitu Direktorat Jenderal Kependudukan. Disdukcapil merupakan instansi pemerintah yang melayani urusan administrasi kependudukan kota Magelang. Tiga unit pelayanan yang terdapat di Disdukcapil antara lain: Bidang Pelayanan Pendaftaran Penduduk, Bidang Pelayanan Pencatatan Sipil, Bidang Pelayanan Administrasi Kependudukan dan Pemanfaatan Data. Bagian Umum dan Kepegawaian melaksanakan urusan kepegawaian, umum dan struktur organisasi Disdukcapil Kota Magelang. Lokus pada studi lapangan ini adalah Disdukcapil Kota Magelang. Dengan deskripsi terdiri dari 25 orang PNS dan 20 orang Tenaga Harian Lepas (THL). Tupoksi dari Didukcapil adalah membantu Walikota dalam melaksanakan Urusan Pemerintahan bidang Administrasi Kependudukan Dan Pencatatan Sipil yang menjadi kewenangan Daerah dan Tugas Pembantuan yang diberikan
kepada Pemerintah
Daerah (Perwal no. 39 Thn 2016 Bab IV Psl. 5). Untuk Standar Pelayanan Publik (SPP) ada 55 jenis terdiri dari : 1. Dafduk KTP baru, perubahan data, hilang (WNI, WNA);SKTT, Penambahan KK lahir, numpang); Perubahan KK, Surat Ket. Pindah; Pengambilan Dokduk; KIA 2. Capil Akta Kelahiran (WNI, WNA); Pembatalan Akta; Pelaporan; Akta Kematian; Akta Perkawinan; Akta Perceraian; Kutipan Kedua; Pengakuan Anak; Pengesahan Anak; Pengangkatan Anak; Ijin Kawin; Perubahan Nama, Perubahan Kewarganegaraan; Peristiwa Penting Lainnya 3. PIAK Pemberian Hak Akses Database, Instalasi Aplikasi SIAK, Data dan Informasi Kependudukan, Pemberian Hak Akses Aplikasi SIAK, Proses Pencetakan Dokumen Kependudukan dan Catatan Sipil, Pelayanan Pengaduan Masyarakat
Adapun untuk Standar Operasional Prosedur ada 32 jenis yang terdiri dari: 1. Dafduk Penerbitan KTP-el, KK, SKPWNI, SKTT, SKPLN, SKDLN, KIA, Legalisir Kependudukan 2. Capil Pencatatan Kematian, Kelahiran, Perkawinan, Perceraian, Pengakuan Anak, Pengesahan Anak, Pengangkatan Anak, Ijin Kawin, Perubahan Nama, Perubahan Kewarganegaraan, Peristiwa Penting Lainnya, Pembetulan Akta, Pembatalan Akta, Legalisasi Akta, Kutipan kedua 3. PIAK Pemberian Hak Akses Database, Instalasi Aplikasi SIAK, Data dan Informasi Kependudukan, Pemberian Hak Akses Aplikasi SIAK, Proses Pencetakan Dokumen Kependudukan dan Catatan Sipil, Pengaduan Masyarakat, Kearsipan, Monev & Pelaporan Bagan Organisasi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Magelang yang tercantum dalam Lampiran IV Peraturan Daerah Kota Magelang Nomor 39 Tahun 2016, Bulan Desember 2016 sebagai berikut : 1.
Kepala Dinas
2.
Sekretariat, yang membawahi :
3.
4.
Sub. Bagian Perencanaan dan Keuangan;
Sub. Bagian Umum dan Kepegawaian
Bidang Pelayanan Pendaftaran Penduduk, yang membawahi :
Seksi Identitas Penduduk;
Seksi Pindah Datang dan Pendataan Penduduk.
Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan dan Pemanfaatan Data, yang membawahi :
5.
Seksi Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan;
Seksi Kerjasama dan Inovasi Pelayanan
Bidang Pencatatan Sipil, yang membawahi :
Seksi Kelahiran dan Kematian;
Seksi Perkawinan, Perceraian, Perubahan Status Anak dan Perwarganegaraan
6.
Unit Pelaksanaan Teknis Dinas ; dan
7.
Kelompok Jabatan Fungsional.
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Magelang bernaung di bawah Departemen Dalam Negeri Cq. Direktorat Jenderal Administrasi Kependudukan. Visi Direktorat Jenderal Kependudukan adalah " Mewujudkan Penataan dan Penertiban dalam Penerbitan Dokumen Kependudukan . Disdukcapil Kota Magelang memiliki ”
visi yang terarah sesuai dengan visi kota Magelang yaitu “Terwujudnya Kota Magelang sebagai kota jasa yang modern dan cerdas yang dilandasi masyarakat yang sejahtera dan religius. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil mempunyai tugas membantu Walikota dalam
melaksanakan
Urusan
Pemerintahan
bidang
Administrasi Kependudukan Dan Pencatatan Sipil yang menjadi kewenangan Daerah dan Tugas Pembantuan yang diberikan kepada Pemerintah Daerah. Fungsi Disdukcapil adalah : 1.
Perumusan rencana sesuai dengan lingkup tugasnya.
2.
Pelaksanaan kebijakan sesuai dengan lingkup tugasnya.
3.
Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan sesuai dengan lingkup tugasnya.
4.
Pelaksanaan administrasi sesuai dengan lingkup tugasnya dan
5.
Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Walikota terkait dengan tugas fungsinya.
B. Deskripsi Lesson Learn 1. Whole of Goverment
Pihak – pihak yang terkait adalah : a. Dinas Kesehatan Kota (DKK) / Posyandu Bertugas mensinkronkan data penduduk terkait jaminan kesehatan (BPJS dan Jamkesda) b. Dinas Sosial Bertugas mensinkronkan data penduduk terkait dengan BPJS, memvalidasi data orang-orang miskin / gelandanganyang telah didaftarkan di pemerintah pusat. Seperti hanya mendaftarkan nama dengan tidak ada NIK.
c. Dinas Pendidikan Bertugas melakukan perekaman data anak sekolah menjelang umur 17 tahun (KTP), dan Kartu Identitas Anak (KIA) pada anak dengan pendidikan anak usia dini. d. PKK Bertugas mensosialisasikan terkait Kartu Identitas Anak (KIA) , KTP. e. Badan Pelatihan Nasional (Bapelnas) Bertugas untuk peningkatan / pengembangan kompetensi pegawai. f. Kelurahan Bertugas membuat pengantar pembuatan KK, KTP, Akte Kelahiran ke Kecamatan. g. Kecamatan Bertugas membuat pengantar pembuatan KK, KTP, Akte Kelahiran ke Didukcapil. h. Komisi Pemilihan Umum (KPU) Bertugas mengeluarkan data kependudukan dan catatan sipil dalam data pemilih sementara pada pemilihan umum. i.
Dirjen Administrasi Kependudukan Bertugas
mengeluarkan
data
pemilih
tetap
dan
sebagai
pusat
data
kependudukan. j.
Kementerian Dalam Negeri Bertugas menerima data kependudukan.
k. Pemerintahan Kota -
Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Bertugas terkait rekruitment SDM (PNS dan THL), membuat anggaran penggajian THL dan operasional pelayanan (APBD).
-
Badan Hukum Bertugas memberikan bantuan hukum.
l.
Departemen Agama Bertugas terkait urusan agama, seperti pindah agama, pembuatan buku nikah.
m. Sekretaris Kota Magelang Bertugas terkait pembinaan pegawai, survei kepuasan pelanggan dengan mendelegasikan pada Universitas Muhamadiyah Magelang (UMM) melalui Organisasi. n. Universitas Muhamadiyah Magelang (UMM) Bertugas selaku pelaksana survei kepuasan pelanggan. (Good Governance) o. Tim PORA Tim gabungan yang terdiri dari polisi, kodim, capil, imigrasi dan camat. Bertugas memantau warga negara asing yang berkeliaran di kota Magelang. Disdukcapil mempunyai peran dalam pembuatan KITAP (Kartu Identitas Tinggal Tetap) dan KITAS (Kartu Identitas Tinggal Sementara) Disdukcapil Kota Magelang menerapkan pola pelayanan terpusat. Maksudnya dalam hal akses data kependudukan, data hanya bisa diakses dari pusat (Dirjen Administrasi Kependudukan) dan hanya atas persetujuan dari pusat jika data diperlukan kementerian lainnya. Koordinasi Disdukcapil dengan unit dinas yang berada dalam satu wilayah kota seperti DKK, Dinsos, Dinas Pendidikan, Kelurahan, Kecamata dan dinas lain sudah baik. Tetapi untuk koordinasi lintas wilayah seperti dengan Disdukcapil di daerah Jakarta Timur dirasakan kurang cepat apabila tidak sering di follow up. Koordinasi dengan pihak Imigrasi terkait dengan WNA yang tinggal di magelang juga belum terdapat aturan satu dengan yang lain. Pihak Imigrasi tidak memberikan informasi bagi WNA untuk mencari Kartu identitas Tinggal Tetap (KITAP) atau Kartu Identitas Tinggal Sementara (KITAS). Sehingga beberapa WNA yang tinggal di Magelang tidak mengurus administrasi kependudukan di Disdukcapil. Disdukcapil Kota Magelang sudah menerapkan beberapa inovasi yang sangat bermanfaat dan memudahkan bagi masyarakat, seperti: 1. PAKWARIS (pelayanan administrasi kematian dan kependudukan melalui whatsapp Gratis) Adalah suatu inovasi berupa pemanfaatan teknologi komunikasi yaitu whatsapp untuk pelaporan mengenai data kematian dan kependudukan dari
pihak Ketua RT pada operator SIMKEL (Sistem Informasi Manajemen Kelurahan) dengan mengirimkan bukti berupa foto. 2. SMS Ulang Tahun Disdukcapil mempunyai seluruh data masyarakat baik yang berusia kurang dari 17 tahun. Ketika penduduk berusia 17 tahun maka akan mendapat SMS yang berisi ucapan selamat ulang tahun dan pengingat untuk mengurus pembuatan KTP di Disdukcapil. 3. Jemput Bola Program ini ditujukan bagi pelajar berusia 17 tahun yang tidak bisa mengurus ijin dari sekolah untuk meluangkan waktu ke Disdukcapil, maka pihak dari Disdukcapil akan datang ke Sekolah Menengah Atas di Magelang dan mendata pelajar yang telah berusia 17 tahun dan belum memiliki KTP. 4. Operasi Yustisi Suatu operasi ketertiban untuk menjaring warga yang belum memiliki KTP. 5. Diskon bagi pemegang KIA Adanya anggaran dari pengusaha untuk toko buku, tempat hiburan, tempat rekreasi untuk anak-anak (pemegang KIA) untuk mendapatkan diskon ditempat-tempat tersebut. Untuk berkoordinasi dengan berbagai unit dan masyarakat, Disdukcapil telah memanfaatkan teknologi informasi dengan menyediakan pelayanan online melalui SMS dan gateway. Dalam menangani pengaduan masyarakat, Disdukcapil menerapkan sistem online dan offline. Secara online masyarakat dapat menyampaikan permasalahan melalui website, sms atau telpon. Pengaduan secara offline dilayani secara langsung di ruang Pengaduan Masyarakat yang berada di kantor Disdukcapil. Setiap pengaduan akan dipecahkan oleh tim kecil yang bila tidak terselesaikan maka akan dipecahkan oleh tim besar. Sistem reward dan punishment juga diterapkan di Disdukcapil melalui BAPERJAKAN ( Badan Pertimbangan Jabatan dan Kepangkatan) berupa kenaikan pangkat dan pemberian piagam. Selain adanya monitoring evaluasi setiap bulan, kepala Disdukcapil mengumpulkan anggotanya untuk melakukan evaluasi setelah jam kerja sel esai.
C. Deskripsi Action Plan di Tempat Kerja
Setelah dilakukan analisis mengenai peran dan kedudukan PNS di Didukcapil Kota Magelang, didapatkan inovasi yang bisa diaktualisasikan di RS Paru dr. Ario Wirawan antara lain Pelayanan yang akan diterapkan di tempat kerja ( by adopt ) : 1. Pencanangan kembali program “Jemput Bola” di RS Paru dr. Ario Wirawan Salatiga, seperti yang pernah dilakukan beberapa tahun sebelumnya terutama di daerah endemis TBC sebagai salah satu bentuk promotif, preventif dan kuratif. 2. Pengembangan koordinasi dari berbagai lembaga terkait agar pelayanan lebih maksimal dan terintegrasi seperti kerjasama dengan RS Dr. Kariadi Semarang dalam penatalaksaan program unggulan “Kanker Paru”. 3. Pengembangan koordinasi dan pelaporan cepat dengan memanfaatkan teknologi informasi dengan Rumah Sakit terutama di luar wilayah Salatiga untuk rujukan pasien TB MDR. 4. Pengembangan koordinasi dengan PUSKESMAS di Salatiga terkait dengan kemudahanan sistem rujukan BPJS dan pelayanan kesehatan.
BAB III PENUTUP
A. Simpulan
Setelah melakukan kegiatan studi lapangan di Disdukcapil Kota Magelang maka didapat kesimpulan sebagai berikut : 1. Sudah terdapat koordinasi dengan berbagai lembaga terkait yang baik sehingga lebih mempermudah pelayanan dan lebih terintegrasi. 2. Terdapat beberapa inovasi dari Disdukcapil Kota Magelang
yang membuat
pelayanan administrasi menjadi mudah, sederhana dan terintegrasi. 3. Masih terdapat beberapa kendala dalam berkoordinasi dengan dinas terkait di luar wilayah Magelang.
B. Saran
Setelah melakukan Studi Lapangan di Disdukcapil Kota Magelang maka dapat diketahui bahwa konsep Whole of Government sudah diterapkan di kantor tersebut. Koordinasi antar unit di dalam Disdukcapil, antar lembaga di wilayah Magelang dan masyarakat sudah cukup baik. Untuk koordinasi dengan lembaga tertentu masih diperlukan pembenahan, seperti: 1. Kejelasan aturan pembuatan Kartu Ijin Tinggal Tetap (KITAP) dan Kartu Tinggal Sementara (KITAS) di Disdukcapil yang disampaikan oleh Badan Imigrasi pada WNA. 2. Perlu inovasi untuk memudahkan koordinasi dengan dinas Disdukcapil di luar wilayah Magelang. 3. Kejelasan Sistem Reward dan Punishment. 4. Pengembangan dan realisasi dari inovasi-inovasi yang sudah ada. 5. Pengembangan koordinasi dari lembaga terkait agar pelayanan lebih maksimal dan terintegrasi.
LAMPIRAN
Gambar 1. Wawancara dengan Kepala Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil
Gambar 2. Bersama Drs. Hartoko Selaku Kepala Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil
Gambar 3. Banner Persyaratan Dokumen
Gambar 4. Mobil Pelayanan Keliling
