COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL ÍNDICE INTRODUCCIÓN..............................................................................................................................................3 EN MUCHAS ORGANIZACIONES, E INCLUSIVE, DIRECTIVOS EN LA ACTUALIDAD, CONSIDERAN LA COMUNICACIÓN COMO ALGO ESPONTANEO Y SENCILLO DE HACER. ADEMÁS ES PRESCINDIBLE, POR LO TANTO LAS PRIORIDADES NO SON LA COMUNICACIÓN Y SOLO CONSIDERAN COMUNICACIÓN LAS INSTRUCCIONES ESCRITAS, ORDENADAS, LÓGICAS E INTERPRETACIONES DE TRABAJOS O NORMAS, DESECHANDO LO DEMÁS, ES DECIR, OTRAS FORMAS DE COMUNICACIÓN.........................................................3 SÍ, LA COMUNICACIÓN SE DA SIEMPRE, CON O SIN PROGRAMA, DEBIDO A QUE ES PROPIA DEL SER HUMANO, ENTONCES SOLO PUEDE SER DE DOS FORMAS POSIBLES, ES DECIR, UNA COMUNICACIÓN POSITIVA O NEGATIVA DENTRO DE LA EMPRESA..................3 LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL...............................................................................................4 IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL..........................................................5 PRINCIPIOS DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL.......................................................................6 COMUNICACIÓN FORMAL E INFORMAL ..............................................................................................8 FLUJOS DE COMUNICACIÓN....................................................................................................................11 FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL..............................................................13 REDES DE LA COMUNICACIÓN:..............................................................................................................14 TIPOS DE COMUNICACIÓN.......................................................................................................................15 MEDIOS DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL......................................................................17 LA COMUNICACIÓN EFICIENTE.............................................................................................................19 BARRERAS PARA LA COMUNICACIÓN EFICAZ EN LA ORGANIZACIÓN...................................19 RECOMENDACIONES PARA UNA COMUNICACIÓN EFICAZ EN LA ORGANIZACIÓN...........20 LA COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA........................................................................................21 FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN EXTERNA ................................................................................21 CONCLUSIONES............................................................................................................................................23
REFERENCIAS................................................................................................................................................24
INTRODUCCIÓN
En muchas organizaciones, e inclusive, directivos en la actualidad, consideran la comunicación como algo espontaneo y sencillo de hacer. Además es prescindible, por lo tanto las prioridades no son la comunicación y solo consideran comunicación las instrucciones escritas, ordenadas, lógicas e interpretaciones de trabajos o normas, desechando lo demás, es decir, otras formas de comunicación. Sí, la comunicación se da siempre, con o sin programa, debido a que es propia del ser humano, entonces solo puede ser de dos formas posibles, es decir, una comunicación positiva o negativa dentro de la empresa. La comunicación organizacional, dentro de la administración como ciencia social, tiene como objetivo el estudio de todos los procesos comunicativos dentro y fuera de las organizaciones, lo cual, visto desde un ángulo muy abierto, podría ser ubicado dentro de la comunicación humana en general. Pero, en efecto la importancia de la comunicación como factor de éxito o fracaso dentro de las organizaciones nos lleva a plantear la necesidad de entender y valorar todos los procesos comunicativos que pueden existir en una empresa. Por lo que en el presente trabajo, que no pretende abarcar la totalidad de esta temática, solo espera poder aclarar terminología y ser una introducción general que pueda ser utilizado en el desarrollo de la comunicación en nuestros centros de trabajo, en las aulas y en nuestras vidas.
LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
La comunicación organizacional consiste en el proceso de emisión y recepción de mensajes dentro de una compleja organización. Dicho proceso puede ser interno, es decir, basado en relaciones dentro de la organización, o externo. Si ampliamos la concepción de comunicación, comunicación organizacional también puede ser entendida como el proceso de producción, circulación y consumo de significados entre una organización y sus públicos. La comunicación organizacional se considera por lo general como un proceso que ocurre entre los miembros de una colectividad social. Al ser un proceso, la comunicación dentro de las organizaciones consiste en una actividad dinámica, en cierta forma en constante flujo, pero que mantiene cierto grado de identificación de estructura. No obstante se debe considerar que esta estructura no es estática sino cambiante, y que se ajusta de acuerdo con el desarrollo de la organización. Las colectividades en las que la comunicación en las organizaciones se lleva acabo son consideradas típicamente como sistemas. Un sistema para organizar está compuesto por una serie de actividades interdependientes que al integrarse forman un conjunto específico de objetivos. Por lo tanto, la comunicación en las organizaciones se considera como un proceso que se lleva a cabo dentro de un sistema determinado de actividades interrelacionadas. Finalmente la comunicación entre los miembros de una organización implica la creación, intercambio (recepción y envió), proceso y almacenamiento de mensajes. A pesar del hecho de que las organizaciones han existido desde los tiempos bíblicos de una u otra forma, no fue sino hasta principios de siglo XX que las teorías formales de la organización fueron desarrolladas y diseminadas ampliamente. La mayor parte de estas teorías establecen principios claros acerca de la comunicación en las organizaciones o hacen suposiciones implícitas acerca del rol de la comunicación de las organizaciones “eficientes”.
La comunicación dentro de una empresa adquiere un carácter jerárquico, basado en órdenes y mandatos, aceptación de políticas, etc. Es por ello que hay que destacar la importancia de la relación individual frente a las relaciones colectivas y la cooperación entre directivos o altos mandos y trabajadores. La efectividad y buen rendimiento de una empresa depende plenamente de una buena comunicación organizacional. Así pues, la comunicación organizacional estudia las formas más eficientes dentro de una organización para alcanzar los objetivos esperados y proyectar una buena imagen empresarial al público externo. IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
La importancia de la comunicación organizacional radica en que ésta se encuentra presente en toda actividad empresarial y por ser además el proceso que involucra permanentemente a todos los empleados. Para los dirigentes es fundamental una comunicación eficaz porque las funciones de planificación, organización y control sólo cobran cuerpo mediante la comunicación organizacional. La comunicación organizacional es esencial para la integración de las funciones administrativas. Por ejemplo, los objetivos establecidos en la planeación se comunican para que se pueda desarrollar la estructura organizacional apropiada. La comunicación organizacional es también esencial en la selección, evaluación y capacitación de los gerentes para que desempeñen sus funciones en esta estructura. De igual modo, el liderazgo eficaz y la creación de un ambiente conducente a la motivación dependen de esta comunicación. Más aún, mediante la comunicación organizacional se puede determinar si los acontecimientos y el desempeño se ajustan a los planes.
PRINCIPIOS DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
La comunicación organizacional o corporativa es el conjunto de mensajes que una institución (empresa, fundación, universidad, ONG, etc.) proyecta a un público determinado a fin de dar a conocer su misión y visión, y lograr establecer una empatía entre ambos. La Comunicación Corporativa tiene que ser dinámica, planificada y concreta, constituyéndose en una herramienta de dirección u orientación sinérgica, basada en una retroalimentación constante. Proceso de la Comunicación (Ejemplo: La Fórmula de Lasswell) Toda comunicación responde prioritariamente a seis preguntas: Quién, Qué, Cuándo, Dónde, Cómo y Por Qué.
La Percepción Comunicacional En la comunicación corporativa, la percepción que tengan los públicos es uno de los aspectos más importantes, ya que de ello depende la comprensión y la actitud que tomarán, lo cual repercutirá en la respuesta al mensaje y la forma de retroalimentación que generará.
Los Paradigmas Son los elementos de referencia, dados por la visión y la misión de la empresa, que tienen que conocer todos los trabajadores, desde los niveles de tomas de decisión hasta los trabajadores de nómina diaria, para comprender cuál es el objetivo, las metas y las tareas que desarrollan. Para el capitán de un barco, el objetivo es puerto; el paradigma, el faro que lo conducirá seguro al objetivo. La Pirámide Comunicacional Estructuralmente, la empresa se representa como una pirámide. En la cúspide, está el presidente; en la base, los trabajadores de nómina diaria. A ésta, hay que sobreponerle la comunicacional, que estaría representada por una pirámide invertida, ya que la presidencia conoce absolutamente todo de la empresa, mientras que el trabajador sólo sabe que tiene que barrer el piso. ¿Cómo mejorar esa comunicación?, simple, estableciendo canales de comunicación de doble vía. El Público Es el conjunto de personas a quienes van dirigidos los mensajes. Estos pueden ser definidos como internos y externos. Público Interno:
Es el grupo de personas que conforman una institución y que están directamente vinculada a ella. En el caso de una empresa, el público interno está conformado por accionistas, directivos, empleados, trabajadores, contratistas, proveedores, distribuidores, etc. Público Externo:
El público externo está determinado por las personas que tienen alguna relación con la institución, sea ésta geográfica, de productos o servicio.
COMUNICACIÓN FORMAL E INFORMAL
Organización formal Es la organización basada en una división del trabajo racional, en la diferenciación e integración de los participantes de acuerdo con algún criterio establecido por aquellos que manejan el proceso decisorio. Es la organización planeada; la que está en el papel. Es generalmente aprobada por la dirección y comunicada a todos a través de manuales de organización, de descripción de cargos, de organigramas, de reglas y procedimientos, etc. En otros términos, es la organización formalmente oficializada. Organización informal Es la organización que emerge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal y a partir de las relaciones que establecen entre sí como ocupantes de cargos. Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama, o en cualquier otro documento formal. La organización informal se constituye de interacciones y relaciones sociales entre las personas situadas en ciertas posiciones de la organización formal. Surge a partir de las relaciones e interacciones impuestas por la organización formal para el desempeño de los cargos. La organización informal comprende todos aquellos aspectos del sistema que no han sido planeados, pero que surgen espontáneamente en las actividades de los participantes, por tanto, para funciones innovadoras no previstas por la organización formal.
Comunicación Formal e Informal La idea de que tanto el individuo como la institución necesitan organizarse y comunicarse, es de gran aceptación. Es importante hacer énfasis en que una organización moderna constituye ante todo una composición social de seres humanos; en donde es preciso que exista una estructura, una jerarquía necesaria para que se logren los fines que la organización se propone. Por tratarse de seres humanos, el factor esencial de la conducta de una organización es la comunicación en todas sus direcciones y en todos los niveles; a través de los elementos del proceso de comunicación; en el que se distingue a los canales de comunicación; es decir, a la línea de personas a través de las cuales pasan los mensajes; y la utilización de las tecnologías. Por proceso seriado se entiende el camino paso a paso que sigue la comunicación dentro de la organización es decir, el proceso persona a persona. Existen y coexisten paralelamente redes formales e informales. La existencia de los sistemas trata de que al darse la comunicación en todas las direcciones se fortalezcan las redes formales, así se tienen bajo control las redes informales. Dentro de la organización también encontramos la comunicación informal, la cual con frecuencia toma la forma de noticias, comentarios, grape vine y rumores. De acuerdo con Gibson y Donelly (1999), la comunicación informal presenta la siguiente tipología: 1. Castillos en el aire: Rumores anticipatorios a una situación de la empresa. 2.
Conductores de cuña: Son los más dañinos y suelen difundir rumores tales como: “Mary logro el ascenso, porque se acostó con el jefe”, “Antonio tiene SIDA”. Este tipo de rumores son muy dañinos y destruyen lealtades.
3. De recta final. Suelen anticiparse a una situación final. Por ejemplo: la empresa se fusionará, habrá cambios de jefe, María cambiará de empleo, etc.
La comunicación informal suele expresarse en su forma más común a manera de rumor, de acuerdo con Dalton (1970) los rumores suelen tener en promedio más del 70 % de sus datos como veraces. Entonces, cabría preguntarnos, ¿Porqué la comunicación informal genera tantos problemas? Sin duda, porque los rumores generan desestabilizad en la organización y conflictos entre los actores organizacionales. Ante esa situación es importante detectar a tiempo la naturaleza y el blanco del rumor, a fin de aclararlo en una relación cara a cara. La comunicación verbal, utilizando la palabra como signo lingüístico, es de gran importancia en la organización; sin embargo, es complementada con la comunicación no verbal. Adicionalmente, las redes informales la información puede correr entre los miembros en forma de chisme o rumor, no es controlada por la gerencia y es percibida para los empleados como más confiable y creíbles que las informaciones emitidas por la gerencia a través de las redes formales, Los rumores emergen como una respuesta a las situaciones que son importantes para nosotros, donde existe la ambigüedad y en condiciones que crean aprensión, por ejemplo el secreto y la competencia que típicamente prevalecen en las organizaciones alrededor de los temas como la designación de nuevos jefes, reubicación de las oficinas y nuevas asignaciones de trabajo. Es importante entender que el chisme es una parte de la red de información de cualquier grupo u organización, le muestra a los gerentes aquellos temas que los empleados consideran importantes y provocadores de ansiedad, de esta forma el gerente puede minimizar las consecuencias negativas de los rumores al limitar su rango e impacto.
FLUJOS DE COMUNICACIÓN
El análisis de la comunicación organizacional engloba las prácticas internas y externas de los flujos comunicativos de la organización; en donde se pone énfasis en la necesidad de alcanzar un equilibrio entre los canales formales e informales que se utilicen. Entonces establecemos que los flujos de comunicación se encuentran compuestos por el conjunto de estos canales de comunicación y representa en sí la estructura de la organización desde el punto de vista de las interrelaciones de comunicación; lo cual puede ayudar a elevar la eficiencia del proceso de las comunicaciones; es decir que se logre transmitir efectivamente un mensaje. La buena comunicación tiene mucha importancia para la eficacia de cualquier organización o grupo y se refiere a la transmisión y comprensión de significados. El hombre es un ser netamente comunicativo, y realiza esta actividad durante todo el día, (escribe, lee, habla, escucha). No puede existir un grupo que no tenga comunicación; es decir, la transmisión de algo con sentido entre los miembros que lo componen. El flujo de mensajes entre las personas sigue un camino denominado Red de Comunicaciones. La dirección de la red ha sido tradicionalmente dividida en comunicaciones ascendentes, descendientes y horizontales, dependiendo de quién inicia el mensaje y quien lo recibe. Cuando hablamos de flujos de comunicación, nos referimos a los procesos de comunicación que se llevan a cabo al interior de la organización de acuerdo a la estructura formal (organigrama) y éstos pueden ser de la siguiente manera: •
Descendente: Teniendo como funciones principales, las de coordinar, informar, motivar y controlar.
•
Ascendente: Dentro de sus funciones se encuentra la de comprobar la recepción del mensaje, evaluar, informar y sugerir.
•
Horizontal: (Hay autores que le llaman lateral). Aquí la función primordial es la de intercambio, coordinación y apoyo entre el personal de la misma posición jerárquica.
•
Comunicación Diagonal: Es la que cruza distintas funciones y niveles de una organización y es importante cuando los miembros de la misma no pueden comunicarse por medio de los demás canales de comunicación.
FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
En cualquier organización o grupo, la comunicación tiene cuatro funciones centrales: controlar, motivar, expresar emociones e informar (Robbins, 2004). La comunicación controla la conducta de los miembros de varias maneras. Las organizaciones tienen jerarquías de autoridad y lineamientos formales que deben seguir los empleados. Por ejemplo, la comunicación desempeña una función de control cuando se pide a los empleados que primero comuniquen las quejas laborales a su jefe inmediato, que se limiten a la descripción de sus puestos o que cumplan con las políticas de la empresa. La comunicación alienta la motivación porque les aclara a los empleados qué deben hacer, cómo lo están haciendo y qué pueden hacer para mejorar un rendimiento deficiente. La definición de metas concretas, la retroalimentación sobre el avance logrado hacia las metas y el reforzamiento de la conducta deseada, estimulan la motivación y requieren que exista comunicación. En el caso de un gran número de empleados, el grupo de trabajo es su fuente primaria de interacción social. La comunicación que ocurre en el grupo es un mecanismo fundamental que permite a sus miembros manifestar sus frustraciones y sentimientos de satisfacción. Por consiguiente, la comunicación se convierte en una puerta de expresión emocional de sentimientos y de realización de las necesidades sociales. La última función de la comunicación se refiere al papel que desempeña cuando facilita decisiones. Ya que, mediante la transmisión de datos para identificar y evaluar las posibles opciones, proporciona la información que necesitan las personas y los grupos para tomar decisiones. No se debe pensar que alguna de estas cuatro funciones es más importante que las demás. Para que los grupos funcionen como deben, es preciso tener cierto
control de los miembros, estimularlos para que trabajen, proporcionarles un medio para expresar emociones y para tomar decisiones. REDES DE LA COMUNICACIÓN:
Las redes de la comunicación definen los canales por los cuales fluye la información. Los canales de una organización pueden ser formales o informales y cada uno tiene un uso respectivo dentro de la empresa. Las redes Formales son generalmente verticales, siguiendo la cadena de autoridad y limitadas con las comunicaciones con las tareas empresariales. Por el contrario, las redes informales no son rígidas en su dirección, puede tomar cualquiera, saltar niveles de autoridad y seguramente satisface necesidades sociales de los miembros internos de la organización, por ejemplo los rumores o chismes. Ahora bien, una red formal se puede presentar de tres formas: la cadena, la rueda y todo el canal. Cadena La cadena sigue rígidamente la cadena formal de mando. Se utiliza si la precisión de los datos es lo más importante. Rueda La rueda se apoya en un líder para actuar como un conducto central para todas las comunicaciones del grupo, facilita el surgimiento de un líder, es rápido y alta precisión Todos los Canales Toda la red del canal permite que todos los miembros del grupo se comuniquen en forma activa el uno con el otro y es más adecuada si se busca una mayor satisfacción, su precisión es moderada y no es probable que surjan lideres.
TIPOS DE COMUNICACIÓN
La Comunicación Escrita La comunicación escrita tiene la ventaja de facilitar registros, referencias, defensas legales, etc. los cuales se pueden materializa a través de E. mail, Ella puede promover la unidad de políticas, procedimientos y en algunos casos reducir los costos. Las desventajas radican en que los mensajes escritos pueden generar montañas de papeles, ser mal explotados por redactores ineficientes y no proporcionar la debida retroalimentación inmediata. En consecuencia, a veces, es prolongado el tiempo para conocer si el mensaje fue recibido y si se comprendió adecuadamente. Una buena redacción puede ser más la excepción, que la regla, pues la educación y la inteligencia no garantizan una buena redacción. Se recomienda entonces seguir las siguientes: * Usar palabras cortas. * Usar palabras breves y familiares. * Utilizar pronombres personales (tales como: "usted”, cuando sea apropiado. * Proporcionar ilustraciones y ejemplos, diagramas, etc. * Elaborar oraciones y párrafos breves * Utilizar verbos activos * Economizar adjetivos. * Explicar comportamientos en forma lógica y directa * Evitar palabras innecesarias.
Comunicación Oral En esta forma se comunica gran cantidad de información. Esta comunicación se materializa cara a cara entre 2 personas, o un administrador que se dirige a un auditorio, puede ser formal e informal, planificada o accidental. Su ventaja radica en que puede provocar la retroalimentación inmediata, pero no siempre esta comunicación se traduce en un ahorro de tiempo. Comunicación No Verbal Las personas se comunican en formas muy diferentes. Lo que se dice puede verse reforzado o contradicho, dadas por comunicaciones no verbales como los gestos corporales, las expresiones faciales. Siempre se espera que la comunicación no verbal apoye o complemente la no verbal, pero no en todos los casos sucede así.
MEDIOS DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
La comunicación organizacional es el conjunto total de mensajes, que se intercambian entre los integrantes de una organización, y entre ésta y su medio". Es decir dichos mensajes se intercambian entre los miembros de la organización y su medio; estos mensajes se pueden transmitir en diferentes niveles y de diversas maneras, por ejemplo: •
Comunicación Escrita:
Es clara, precisa, completa y correcta; se califica como información de primera mano y se deja constancia. Por medio de ella las personas tienen la oportunidad de poder regresar a segmentos anteriores al mensaje, lo que permite una mejor comprensión en la información. Esta puede darse a través de: * Carta: Es el medio más usado dentro de la organización para las personas ausentes, en la cual se comunica alguna cosa de interés personal o grupal. * Memorando: Es el medio más usado, que lleva como objetivo el recordar mensajes o información con referencia a instrucciones internas que los empleados deben realizar dentro de la organización. * Carteleras: Son calificadas como un factor clave en la organización, allí se suele manejar información a través de otros medios sobre actividades de motivación o mensajes de interés general para los empleados y directivos, algo muy importante para que éstas funcionen se debe tener en cuenta su ubicación; es decir la empresa establece sitios estratégicos por donde hay mayor flujo de personal * Revista: Es una forma de comunicación tradicional más común y con mayor aceptación dentro de la empresa, en la cual se propicia la participación activa de todas las actividades, en aras de contribuir al fomento de la investigación y de acontecimientos afines a la comunicación; en las revistas se consigna la realidad de la organización.
* Periódico: Envuelve un área de conocimientos especializados, en muchos casos el periódico es utilizado para ganar tiempo en el ámbito de la información. * Boletín: Es un medio de comunicación donde se maneja información especializada para los públicos internos y externos de la organización. •
Comunicación Masiva:
Es la comunicación permanente que genera mensajes y noticias de manera específica, coherente, directa y sincera, para los públicos internos y externos de la organización. Esta se da por medio de: * Entrevista: Es uno de los medios más utilizados dentro de la organización para la selección del personal; en otros casos la entrevista es empleada como un instrumento preliminar para estructurar la comunicación interna; ahí se puede aplicar una conversación específica para determinar los elementos que pueden intervenir en los problemas que aquejan a la organización en ese ámbito. * Reuniones: Se puede definir como una comunicación directa, donde intervienen más de dos personas; las reuniones son dirigidas por alguno de los integrantes de la organización, donde se retroalimentan, se transfiere información de interés general y lo más importante se toman decisiones que tiene por objeto llegar a un acuerdo común para el beneficio de la organización. * Circuito cerrado de televisión y radio: Medios de comunicación que tiene como fin lograr una buena influencia y ofrecer grandes posibilidades de retroalimentación; allí los directivos, administrativos y empleados pueden tener una visión más precisa sobre actitudes y sentimientos generados en la interacción y percibir con mayor facilidad cual va a ser el comportamiento del otro; ese tipo de información suele desarrollares en la comunicación no verbal.
LA COMUNICACIÓN EFICIENTE
Una comunicación eficiente está basada en el establecimiento de un puente donde el emisor tenga detectado el objeto, el lenguaje y el contenido correcto, conociendo previamente quién es el perceptor y previendo cuál será su feedback (hacer las cosas correctas correctamente). La comunicación corporativa eficiente se basa en dos escenarios fundamentales: •
La estructura de una buena política de comunicación, donde se identifican los puntos de partida reconocidos, el establecimiento de estándares de calidad en la proyección y una coordinación para integrar toda la comunicación que se proyecta.
•
Unas características específicas de la campaña, donde se identifica los elementos relacionados con el análisis del problema, el desarrollo de la estrategia comunicacional, los planes de implantación y el cálculo de la efectividad del programa de comunicación corporativa.
BARRERAS PARA LA COMUNICACIÓN EFICAZ EN LA ORGANIZACIÓN •
La filtración es la manipulación de la información del emisor para que sea vista más favorablemente por el receptor. Los intereses personales y las percepciones de lo que es importante de aquellos que resumen están presentes en los resultados de la información, lo que hace imposible que los receptores consigan información objetiva. Mientras más vertical es la estructura de la organización más posibilidades de filtración habrá.
•
Percepción selectiva en el que los receptores ven y escuchan en forma selectiva
basados
en
sus
necesidades,
motivaciones,
experiencia,
antecedentes lo que no permite que se perciba la realidad y en su lugar se interprete según el parecer de cada cual.
•
Defensa. Cuando el receptor se siente amenazado, tiende a reaccionar en formas que reducen su habilidad para lograr entendimiento mutuo, respondiendo en formas que retardan la comunicación eficaz.
•
Lenguaje. La edad, la educación y los antecedentes culturales son variables que influyen en el lenguaje que una persona usa. Las palabras significan diferentes cosas para diferentes personas lo que crea dificultades en la comunicación.
RECOMENDACIONES
PARA
UNA
COMUNICACIÓN
EFICAZ
EN
LA
ORGANIZACIÓN •
El presidente o gerente debe comprometerse en la filosofía y el comportamiento, con la noción de que comunicarse con los empleados es esencial para el logro de las metas de la organización.
•
Asociar las acciones con las palabras.
•
Comprometerse con la comunicación de dos vías (descendente y ascendente).
•
Énfasis en la comunicación cara a cara.
•
Mantener a los miembros de la organización informados de los cambios y decisiones dentro de la organización.
•
Dar confianza y valor a los empleados para comunicar malas noticias.
•
Diseñar un programa de comunicación para transmitir la información que cada departamento o empleado necesita.
•
Luchar porque la información fluya continuamente.
LA COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA
La comunicación organizacional según Fernández (1999) puede dividirse en: Comunicación Interna, que es, cuando los programas están dirigidos al personal de la organización (directivos, gerencia media, empleados y obreros). Se define como el conjunto de actividades efectuadas por cualquier organización para la creación y mantenimiento de buenas relaciones con y entre sus miembros, a través del uso de diferentes medios de comunicación que los mantenga informados, integrados y motivados para contribuir con su trabajo al logro de los objetivos organizacionales. Comunicación Externa: cuando se dirigen a los diferentes públicos externos de la organización (accionistas, proveedores, clientes, distribuidores, autoridades gubernamentales, medios de comunicación, etc.). Se define como el conjunto de mensajes emitidos por cualquier organización hacia sus diferentes públicos externos, encaminados a mantener o mejorar sus relaciones con ellos, a proyectar una imagen favorable o a promover sus productos y servicios FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN EXTERNA
La comunicación exterior con clientes, intermediarios, proveedores, competencia, medios de comunicación y público en general es tan vital para la organización como la comunicación interna. Entre ellas además debe existir una alta integración. Aunque la comunicación externa quede vinculada a departamentos tales como relaciones públicas y prensa, marketing, investigación de mercados, comunicación corporativa, etc. todos los miembros de la organización pueden realizar funciones de comunicación externa y de difusión de la propia imagen de la organización. Cuando aumenta el sentimiento de pertenencia, cuando las personas se sienten identificadas con la organización y mejoran las relaciones laborales, transmiten una imagen positiva hacia fuera. A la vez, la imagen que transmite la organización a la sociedad condicionará la satisfacción de ciertas necesidades de status y prestigio de sus empleados. Cuando la persona trabaja
en una empresa sólida, importante, preocupada por los problemas sociales y que transmite una buena imagen social; en cierta medida se siente también realizada en su consideración social, incrementándose asimismo su sentimiento de pertenencia. Por consiguiente, estamos ante dos sistemas de comunicación (interna y externa) interdependientes y que es necesario gestionar de una manera coordinada. Sin embargo, las estrategias de innovación en las empresas suelen recaer preferentemente en la comunicación externa, antes que en la interna.
CONCLUSIONES
La comunicación organizacional es esencial para la integración de las funciones administrativas. Por ejemplo, los objetivos establecidos en la planeación se comunican para que se pueda desarrollar la estructura organizacional apropiada. La comunicación organizacional es también esencial en la selección, evaluación y capacitación de los gerentes para que desempeñen sus funciones en esta estructura. De igual modo, el liderazgo, la organización y la aplicación de las estrategias de forma eficaz, así como, la creación de un ambiente propicio para la motivación de los individuos dentro de la empresa dependen de esta comunicación. Más aún, mediante la comunicación organizacional se puede determinar si los acontecimientos y el desempeño se ajustan a los planes. La comunicación organizacional se entiende como un conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la organización, o entre la organización y su medio; o bien, a influir en las opiniones, actitudes y conductas de los públicos internos y externos de la organización, todo ello con el fin de que esta última cumpla mejor y más rápidamente con sus objetivos. Estas técnicas y actividades deben partir idealmente de la investigación, ya que a través de ella se conocerán los problemas, necesidades y áreas de oportunidad en materia de comunicación" Sobre la comunicación hay muchas cosas que aun se puede decir, investigar y quedan por resolver, es por ello que el trabajo sólo pretende ser un acercamiento al mundo de la comunicación dentro de las organizaciones.
REFERENCIAS
Bibliográficas •
BARTOLI, A., Comunicación y Organización. La Organización Comunicante y la Comunicación Organizada. Ediciones Paidós Ibérica, España, 1992.
•
BERLO, D., El Proceso de Comunicación. Editorial Ateneo, Argentina, 1979.
•
FERNÁNDEZ, C., La Comunicación en las Organizaciones. Editorial Trillas, México, 1999
•
KREPS, G. L., La Comunicación en las Organizaciones. Addison-Wesley Iberoamericana, España, 1995.
Electrónicas •
Comunicación Organizacional [disponible: http://es.wikipedia.org/wiki/Comunicación_organizacional] [consulta: 10-03-11]
•
Comunicación
Organizacional
[disponible
nizacional.com/] [consulta: 10-03-11]
http://www.comunicacionorga-
