KOMUNIKASI BISNIS
Semester Genap
MODUL 2
KOMPETENSI DASAR
3.8 Menerapkan prosedur rapat 4.8 Menyelenggarakan prosedur rapat
INDIKATOR PENCAPAIAN PENCAPAIAN KOMPETENSI :
Memahami pengertian rapat
Mengklasifikasikan Mengklasifikasikan jenis-jenis rapat
Memahami persyaratan rapat
Mememahami hal-hal yang perlu dipersiapkan dipersiapka n dalam rapat
Memahami etika rapat
Menerapkan teknik mengajukan pendapat
Memahami cara menyusun agenda rapat/ susunan acara
Memahami tata tertib rapat
Melaksanakan rapat sesuai prosedur
A . P eng erti ertian an pertemuan/ pertemuan/rr apa apatt Rapat adalah kumpulan atau kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah
baik
alam
situasi
formal
maupun
informal
untuk
membicarakan,
merundingkan dan memecahkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan organisasi/perusahaan.
Pengertian rapat menurut para ahli : 1. Menur ut Cut Cu t R ozanna
KOMUNIKASI BISNIS
Semester Genap
Dalam surat menyurat dan komunikasi, rapat adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.
2. Menur ut Samsi r R ambe Dalam bukunya etika komunikasi mengatakan. Rapat adalah kumpulan beberapa orang atau organisasi yang akan membicarakan suatu masalah atau kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan, memecahkan suatu persoalan dan sekaligus mengadakan perundingan demi memperoleh suatu hasil yang di sepakati, di setujui bersama. Kesimpulan
:
Pertemuan/rapat merupakan tindakan atau proses berkumpul bersama yang diadakan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun informal yang brtujuan untuk membicarakan, merundingkan, dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama.
B.
J enis -jenis pertemuan/rapat Pertemuan terdiri atas beberapa jenis, tergantung cara pandangnya atau segi peninjauannya.
1. B erdas ark an Tujuan Menurut tujuannya, rapat dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu a) Rapat penjelasan ( information conforence ) Rapat penjelasan adalah rapat yang diselengarakan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan. b)
Rapat Rapat
pemecahan pemecahan
masalah masalah
(
problem
adalah
rapat
solving yang
conforence
dilaksanakan
)
untuk
menemukan pemecahan tentang suatu masalah yang sedang di hadapi . c) Rapat perundingan ( negotiation conference ) Rapat perundingan adalah rapat yang diselengarakan dengan tujuan menghindarkan timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak .
2.
B erdas ark an s ifat Menurut sifatnya, rapat dapat dibedakan menjadi empat jenis :
KOMUNIKASI BISNIS
Semester Genap
a)
Rapat
resmi
(
formal
meeting
)
Rapat resmi adalah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku. b) Rapat
tidak
resmi
(
informal
meeting
)
Rapat tidak resmi adalah rapat yang dilaksanakan tanpa suatu perencanaan yang bersifat resmi. c) Rapat
terbuka
Rapat terbuka adalah rapat yang dihadiri oleh seluruh anggota organisasi dan materi yang dibahas merupakan masalah-masalah yang tidak bersifat rahasia. d) Rapat tertutup Rapat tertutup adalah rapat yang hanya dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah yang bersifat rahasia.
3.
B erdas arkan jang ka waktunya Menurut jangka waktunya, rapat dapat di bedakab menjadi empat jenis, yaitu : a)
Rapat mingguan Rapat mingguan adalah rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rutin .
b)
Rapat bulanan Rapat bulanan adalah rapat yang diadakan sebulan sekali dan biasanya membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu .
c)
Rapat semester Rapat semester adalah rapat yang diadakan selama enam bulan sekali yang membahas masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan kedepan.
d) Rapat tahunan Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan setahun sekali.
4.
B erdas ark an frekuens i Menurut frekuensinya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu a)
Rapat rutin Rapat rutin adalah rapat yang ditentukan waktunya ( mingguan, bulanan, tahunan ).
b)
Rapat insedentil
Semester Genap
KOMUNIKASI BISNIS
Rapat insedentil adalah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu dan tidak terjadwal.
5.
B erdas ark an nama Menurut nama, rapat dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu : a)
Rapat kerja Rapat kerja adalah rapat para karyawan atau pimpinan guna membahas halhal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.
b)
Rapat dinas Rapat dinas adalah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau kerjaan ( biasanya dilaksanakan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintah ).
c)
Musyawarah kerja Musyawarah kerja adalah kata lain dari rapat kerja.
6.
B erdas arkan urg ensi nya Menurut urgensinya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu : a)
Rapat biasa Rapat biasa adalah rapat yang dilaksanakan untuk masalah-masalah yang sudah di anggap biasa.
b)
Rapat penting Rapat penting adalah rapat yang diadakan untuk membahas masalahmasalah yang dianggap penting karena akan menghasilkan dampak penting bagi anggota organisasi/perusahaan itu sendiri.
7.
B erdas ark an pesertanya Menurut pesertanya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis : a)
Rapat vertikal Rapat vertikal adalah rapat yang diadakan, dimana yang hadir dalam rapat itu adalah atasan dan bawahan.
b)
Rapat horizontal Rapat horizontal adalah rapat yang diadakan atara penjabat suatu organisasi/ perusahaan yang sederajat.
Semester Genap
KOMUNIKASI BISNIS
C . Tujuan pertemuan Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu : a)
Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah
b)
Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.
c)
Sebagai koordinasi antar intern atau antar ekstrn
d)
Agar peserta rapat dapar berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi
e)
Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan
f)
Menampung semua permasalahan dari arus bawah
g)
Agar tujuan rapat dapat dicapai, analisis terlebih dahulu bagaimana tingkat kecapaian dari tujuan tersebut
D. Fung s i pertemuan/rapat 1. Untuk memecahkan masalah 2.
Untuk menyampaikan informasi
3.
Sebagai forum demokrasi
4.
Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta rapat (karyawan) dengan perusahaan/organisasi
5.
Sebagai sarana bernegosiasi
E . S yarat-s yarat pertemuan yang baik a)
Suasana terbuka Artinya, setiap peserta rapat siap untuk menerima informasi dari siapapun. Hindari sikap saling mencurigai dan berprasangka negative diantara sesama peserta rapat.
b)
Tidak ada monopoli Rapat yang baik adalah demokratis. Artinya, tidak ada tindak menindas atau ingin menguasai sendiri.
c)
Partisipasi aktif dari peserta rapat Artinya, tiap peserta rapat aktif ambil bagian dalam jalannya rapat, yaitu harus menjadi pendengar atau pembicara yang baik. c)
Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan
KOMUNIKASI BISNIS
Semester Genap
d)
Rapat yang baik harus terarah karena ada bimbingan dan pengawasan dari ketua/pemimpin rapat.
e)
Perdebatan
berdasarkan
argumentasi
bukan
emosi
Dalam sebuah rapat yang dicari adalah suatu kebenaran bukan perselisihan atau saling menjatuhkan antara peserta rapat. f)
Pernyataan singkat dan jelas pernyataan yang diajukan dalam rapat hendaknya cukup singkat, padat, menuju sasaran, dan tidak bertele-tele, serta jelas sehinggan mudah dimengerti oleh seluruh peserta rapat
g)
Disiplin waktu membiasakan pelaksanaan rapat sesuai dengan waktu yang telah ditentukan akan membuat peserta rapat menjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat menjadi lebih tertib.
h)
Selalu ada kesimpulan rapat yang baik adalah yang mampu membuat dibuat kesimpulan atau keputusan bersama.
F. Teknik pengendalian rapat Tiga teknik pengendalian rapat : a)
Pengendalian
rapat
bebas adalah
pengendalian
rapat
yang memberikan
kesempatan secara bebas kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya secara bergantian. b)
Pengendalian
rapat secara ketat adalah pengendalian
rapat
yang tidak
memberikan kesempatan bertanya atau mengeluarkan pendapat kepada para pesertanya. c)
Pengendalian gabungan bebas terbatas adalah pengendalian rapat yang memberikan kesempatan seluas-luasnya kepada para peserta rapat untuk mengeluarkan pendapatnya dan apabila keadaan sudah mulai kurang terkendali, pemimpin rapat langsung menggunakan cara pengendalian ketat, sehingga keadaan normal kembai.
G.
Perencanaan rapat Langkah-langkah yang perlu mendapat perhatian sekretaris dalam merencanakan
rapat yang sifatnya resmi adalah : a)
Persiapan ruangan dan tata ruang rapatruangan untuk menyelengarakan rapat resmi sangat menentukan kelancaran jalannya r apat.
Semester Genap
b)
KOMUNIKASI BISNIS
Persiapan administrasi
Membuat surat undangan rapat
Menyusun acara/agenda rapat
Menyusun daftar hadir
Mempersiapkan bahan rapat
c) Persiapan peralatan rapat sekretaris perlu mengiventarisasi alat-alat yang digunakan untuk keperluan pertemuan seperti:
Papan dan alat tulis
Flip chart, yaitu kertas-kertas yang digunakan dengan lengkap dengan markernya
H.
OHP, slide lengkap dengan layarnya dengan program Microsoft PowerPoint
Sound system, tape recorde
Map atau tas untuk tempat bahan-bahan rapat
Bock note, ball point
Tustel handycame untuk mengabadikan rapat
Membuat catatan hasil rapat (notulis )
Pelaks anaan r apat
Pelaksanaan rapat, yaitu : a)
Suasana rapat berangsung terbuka
b)
Para peserta rapat berpartisipasi aktif
c)
Adanya kendali dari ketua rapat
d)
Hindarkan debat kusir
e)
Bahasa harus komunikatif
f)
Hindarkan monopoli ketika berbicara
g)
Terdapat keputusan dari kesimpulan rapat
h)
Adanya notulen
i)
Acara rapat
j)
Media rapat
k)
Waktu
Urutan Pelaksanaan Rapat : 1.
Pembukaan
2.
Pembagian tugas
Semester Genap
KOMUNIKASI BISNIS
Setelah pembukaan selesai maka langkah berikutnya yaitu pembagian tugas, maksudnya apabila masalah yang dibahas ternyata cukup luas/rumit maka perlu dilakukan pembagian tugas untuk pemecahan masalah dalam pembahasannya
3.
Diskusi rapat
Rapat dalam kelompok kecil yang umumnya terdiri dari 4 sampai 8 orang
4.
Rapat pleno
Dalam rapat ini semua peserta rapat hadir, keudian dilanjutkan dengan acara penyajian hasil rapat dari masing-masing kelompok yang ditanggapi oleh keompok lain
5.
Perumusan
Merumuskan hasil-hasil rapat menjadi suatu naskah yang sistematis, logis, bahasa yang baik dengan tata cara penullisan yang baik, sehingga mudah dipakai oleh para pembaca
6.
Penyelesaian hasil rapat
Setelah rapat pleno dan perumusan hasil selesai diserahkan kepada sekretaris rapat guna diketik secara baik dan diperbanyak, kemudian dicetak untuk dibagikan kepada orang-orang yang berhak menerimanya
Penyelenggaraan Rapat Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan rapat atau seminar adalah : 1.
Undangan rapat
2.
Ruang rapat
3.
Alat tulis
4.
Minuman dan makanan kecil (snack)
5.
Akomodasi
6.
Kesehatan
I. Media rapat Media rapat adalah fasilitas atau peralatan yang biasa digunakan dalam suatu rapat baik rapat dengan peserta yang sedikit ataupun banyak, baik rapat formal maupun
KOMUNIKASI BISNIS
Semester Genap
rapat
informal
Contoh media rapat 1.
Harus ada ruangan rapat
2.
Meja rapat
3.
Kursi rapat
4.
Lampu penerangan
5.
Papan tulis / white board
6.
File chard / media pembantu rapat
7.
Shound system / pengeras suara
8.
Alat tulis, buku, dan aneka kertas
9.
Infokus
10. Leptop / komputer
J .
Peng ertian Notula Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia terbitan Balai Pustaka dijelaskan bahwa notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidagan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Notula merupakan sumber informasi atau sebagai dokumen otentik, karena notulen harus ditulis dengan teliti, tepat dan jelas.
B entuk c atatan pertemuan a)
Notula Harfiah Yang dimaksud dengan notula harfiah adalah laporan atau pencatatan secara
kata
demi
kata
seluruh
pembicaraan
dalam
rapat,
tanpa
menghilangkan atau menambahka kata lain (kata dari notulis). Notula harfiah biasanya berbentuk dikte atau catatan stenografi, menulis kembali hasil rekaman, dan gabungan dari keduanya. b)
Notula Rangkuman Notula rangkuman adalah laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat. Oleh karena itu, notulis harus terampil menilai isi pembicaraan setiap peserta rapat. Notulis harus dapat memilah dan memilih setiap pembicaraan.
Fung s i catatan pertemuan
KOMUNIKASI BISNIS
Semester Genap
a)
Sebagai Alat Bukti Apabila ada kasus, maka notula dapat digunakan sebagai bahan pembuktian di pengadilan. Sebagai contoh: pendaftaran suatu organisasi, bila ada perubahan bentuk atau penutupan suatu organisasi, membuktikan adanya pelaksanaan tugas tau tidak dilaksanakan tugas tersebut.
b)
Sebagai Sumber Informasi Untuk peserta Rapat Yang Tidak Hadir Meskipun peserta berhalangan hadir, sebaiknya peserta tersebut tetap mengetahui materi rapat yang dibahas dan mengetahui hasil rapat.
c)
Sebagai Pedoman Untuk Rapat Berikutnya Rapat terdahulu yang memerlukan tindak lanjut, direlisasikan dalam rapat berikutnya sehingga notula dapat dijadikan pedoman.
d)
Sebagai Alat Pengingat Untuk Peserta Rapat Biasanya
setelah
pembukaan
rapat,
dibacakan
notula
hasil
rapat
sebelumnya sehingga dapat mengingatkan para peserta rapat. e)
Sebagai Dokumen Notula sebagai dokumen sehingga harus disusun dengan rapi menurut kronologis dan dijilid secara rapi lalu dismpan engan baik sesuai dengan sistem pengarsipan.
f)
Sebagai Alat Untuk Rapat Semu Yang dimaksud dengan rapat semu adalah rapat yang tidak pernah dilaksanakan atau rapat fiktif. Pada saat menyususn notula biasanya dikonsultasikan terlebih dahulu kepada ahli hukum.
Teknik menyus un notula 1.
Bila rapat tersebut rapat rutin, sebaiknya diberi nomor urut rapat, bulan, dan tahun rapat. Misalnya : Rapat Pengurus Yayasan Amal Maret 2007
2.
Perlu diinformasikan pada judul notula rapat; apakah rapat tersebut merupakan rapat pemberian informasi, rapat pemecahan masalah atau rapat pengambilan keputusan.
3.
Susunan notula lengkap : dari judul sampai penutup diakhiri dengan tanda tangan pimpinan dan notulis rapat
4.
Walaupun notula dibuat ringkas, namun setiap peserta yang berbicara perlu disebutkan namanya, misalnya Ibu Meynar memberikan usulan tentang
5.
Keputusan yang diambil dalam rapat hendaknya dicatat secara lengkap
Semester Genap
6.
KOMUNIKASI BISNIS
Waktu dimulai dan berakhirnya rapat dituliskan dalam notula
Hal-hal yang harus diper hatikan dalam pembuatan notula : 1.
Ringkas tapi jelas dan lengkap sehingga mudah dipahami dan tidak menimbulkan penafsiran yang berbeda-beda.
2.
Dibuat bukan berdasarkan pemikiran notulis
3.
Bila ada usulan dan tanggapan terhadap masalah, dapat dipisahkan cara penulisannya agar tidak membingungkan
4.
Dalam penyusunan notula dibedakan mana saja materi yang berupa penyajian informasi, materi yang menyangkut pertimbangan khusus, serta materi yang berupa keputusan
5.
Menggunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pembicaraan.
LATIHAN SOAL 1. Jelaskan perbedaan rapat dengan pertemuan 2. Jelaskan jenis-jenis rapat yang sering dilaksanakna dalam kegiatan bisnis! 3. Mengapa ketika menyelenggarakan rapat persyaratan rapat harus di penuhi? 4. Sebelum menyelenggarakan rapat hal-hal apa saja yang perlu dipersiapkan ?rapat 5. Mengapa dalam menyelenggarakan rapat harus sesuai dengan etika rapat? 6. Bagaimana cara mengajukan pendapat dalam rapat?
H. PENUGASAN
1. Buatlah kelompok yang terdiri dari 5 siswa. 2. Masing-masing kelompok mempersiapkan tema yang akan digunakan untuk menyelenggarakan rapat 3. Diskusikan dengan kelompok masing-masing persipan yang harus diperlukan. a. Agenda rapat b. Tempat dan waktu pelaksanaan c. Layout ruangan d. Undangan rapat dll 4. Masing-masing kelompok membagi peranan masing2 kelompok dalam rapat (moderator,notulen dll)
Semester Genap
KOMUNIKASI BISNIS
5. Masing-masing kelompok menyelenggarakan rapat sesuai dengan prosedur 6. Masing-masing kelompok menyusun laporan penyelenggaraan rapat.
