INSTRUMENTE SOFTW SOFTWARE ARE PENTRU PROIECTE PROIECTE DE MARKETING CURS 1 Conf. univ. dr. Dana-Maria BOLDEANU E-mail:
[email protected] [email protected]
Obiectivul cursului şi al seminarului
Vă permite să înţelegeţi:
•
ce inseamna un proiect si care este specificitatea acestuia
•
caracteristicile managementului managementului de proiect
•
factorii de succes ai unui proiect
•
activitatile ce trebuie managementul unui proiect
•
desfasurate
pentru
modul efectiv de lucru cu aplicația Microsoft Project 2013
Conţinut curs Concepte fundamentale privind gestiunea proiectelor Definirea şi şi salvarea salvarea unui nou proiect utilizând Microsoft Project 2013 Modalităţi de lucru în cadrul unui proiect de tip Microsoft Modalităţi Project 2013
Definirea activitatilor, tipuri de activitati si restrictii
Definirea resurselor si alocarea acestora ac estora
Rezolvarea supraalocarilor
Stabilirea liniei de baza a proiectului si a drumului critic
Urmarirea proiectului
Raportare si bugete
Evaluare
CURS SEMINAR
50% 50%
1. Concepte fundamentale privind gestiunea proiectelor
Ce reprezintă Project Management
Managementul de proiect (Project Management ) - arta de a contrabalansa obiectivele unui proiect, pe de o parte, şi constrângerile de timp, buget şi calitate a rezultatelor, pe de altă parte. Reprezintă totalitatea cunoştinţelor, abilitaţilor, instrumentelor si tehnicilor care aplicate activităţilor din cadrul unui proiect conduc la atingerea obiectivului proiectului.
7
Ce este managerul de proiect?
Managerul de proiect Persoana responsabilă în planificare, execuția și finalizarea unui proiect prin atingerea obiectivelor stabilite. Un manager de proiect trebuie să fie un profesionist în domeniul managementului de proiect. Responsabilitățile cheie ale manager de proiect
definirea de obiective clare și realizabile în proiect, definirea cerințelor de proiect, a rezultatelor așteptate precum și a obiectivului general al proiectului gestionarea triplei constrângeri pentru proiecte: cost/resurse, timp și scop pe domeniul de aplicabilitate.
Abordări moderne în managementul de proiecte
Planificare de jos în sus ( Bottom-up Project Management) - se pune accent pe elaborarea mai simplă a proiectelor, pe cicluri mai scurte într-un proiect, pe o colaborare eficientă între membrii echipei și o implicare mai puternică a acestora și pe luarea deciziilor. Membrii echipei de proiect sunt invitați să participe la fiecare pas al procesului de management. Decizia cu privire la un curs de acțiune este luată de către întreaga echipă. Corporații precum New York Times, Ernst&Young, IBM, etc. au ales o astfel de abordare de management.
Abordări moderne în managementul de proiecte
Planificare și revizuirea de sus în jos ( Top-Down Project Management) este caracterizată de luarea deciziilor la nivel de entitate în privința portofoliului de proiecte pe care ar trebui să îl aibă o organizație. Abordarea „de sus în jos” rămâne extrem de populară în managementul de proiect contemporan. Expresia "topdown" înseamnă că toate direcțiile provin de la managementul de vârf, angajații afectați de schimbare nu prea au posibilitatea de a influența propunerile înaintate de factorul de decizie. Toate așteptările managerului de proiect sunt comunicate în mod clar fiecărui participant la proiect.
Comunicarea la nivelul unui proiect
11
Managementul top-down
Managementul echipei Managementul personalului
Managementul relatiilor transversale
Avantajele utilizării managementului de proiect (Schwalbe, 2007): Control mai bun al resurselor financiare, fizice și umane Îmbunătățirea relațiilor cu clienții Reducerea timpului de dezvoltare Reducerea costurilor O mai bună calitate și fiabilitate sporită Marje de profit mai mari
Îmbunătățirea productivității Coordonare internă mai bună
Orice proiect poate fi definit prin următoarele
caracteristici (PMBOK, 2013):
are un obiectiv unic este temporar este dezvoltat folosind elaborarea progresivă specificații ale proiectului sunt definite, inițial, mai larg, la modul general și apoi, rafinate, și mai detaliate pe măsură ce proiectul
avansează necesită resurse, de multe ori din diverse domenii: umane, financiare, de timp, etc. ar trebui să aibă un client primar sau un finanțator finanțatorul de proiect oferă, de obicei, direcția și finanțarea pentru
proiectul implică un anumit grad de incertitudine dacă obiectivele sunt neclare, apare dificultatea de a estima corect timpul de finalizare și a costurile și apare dependența de factorii externi.
Ce este un proiect? •
Un efort temporar, unic, efectuat in scopul de a crea un produs, serviciu sau rezultat (standardul PMBoK 2013).
•
Set de activitati desfăşurate in scopul atingerii unui obiectiv, intr-un interval de timp stabilit.
•
Caracteristicile proiectului: - întreprindere unica - progresiv - obiective clar precizate - durata de timp limitata - buget bine stabilit - cerinte referitoare la calitate - plan de implementare
15
• • • • •
Sponsorul (cel care oferă resursele) Promotorul (susţinătorul proiectului) Clientul (cel care plăteşte) Consumatorul (beneficiarul final) Managerul de proiect & Echipa de proiect Cine sunt • Managerii sau alte persoane din cadrul principalele organizatiei părți interesate • Persoanele sau grupurile influente care (stakeholders)? ar putea fi afectate de proiect sau de rezultatele finale ale acestuia • Managerii si personalul din organizatiile partenere sau cu care se colaboreaza
Triunghiul managementului de proiect (Kerzner, 2008) Succesul unei bune gestionări de proiect presupune îndeplinirea celor 3 + 1 obiective principale:
scopul/domeniul
timpul
resursele/costurile
calitatea rezultatelor obținute și a proiectului în sine.
Triunghiul managementului de proiect
Factori importanți care asigură succesul unui proiect:
predare
la
timp:
încheierea proiectului în
orizontul de timp prevăzut inițial
încadrarea în domeniul de aplicabilitate și livrarea la standarde de calitate înaltă:
producerea rezultatelor prevăzute potrivit unor standarde calitative și cantitative.
livrarea în limitele bugetului : utilizarea numai a
resurselor prevăzute, de exemplu resurse financiare, resurse umane, resurse materiale, etc.
Metodologia proceselor de Project Management Descrierea managementului proiectelor este posibilă prin analiza cic lulu i de viață a l p r o i e c t e l o r , care se referă la ansamblul logic de faze ale proiectului, ale căror denumiri și număr sunt determinate de necesitățile realizării scopurilor sau obiectivelor proiectului. Cele mai multe metodologii ale proceselor de Project Management acoperă 5 faze principale de realizare .
Succesul unui proiect depinde de: etapa de planificare în vederea satisfacerii obiectivelor tehnice şi a cerințelor de timp ale proiectului încadrarea în bugetul proiectului
20
a. Reprezintă succesiunea de faze in care o organizaţie împarte proiectul de la începutul si pana la sfârşit acestuia
Project Life Cycle
b. Organizarea proiectului se stabileşte si se realizează având in vedere următoarele elemente: • amploarea proiectului • noutatea proiectului • perioada de realizare a proiectului • numărul şi potenţialul personalului organizaţiei • distribuţia specialiştilor în subdiviziunile organizatorice • caracteristicile climatului de muncă • personalitatea managerului de proiect 20
Fazele de realizare ale managementului de proiecte
Inițierea proiectului
Planificarea proiectului
Execuția proiectului
Analiză, Monitorizare și
Finalizarea proiectului
Control
Metodologia proceselor de Project Management Planificarea sarcinilor de afaceri pentru o anumită perioadă de timp la nivelul unui proiect din punct de vedere al: Alocării de resurse pe sarcinile stabilite Stabilirii unor termene de predare Raportarii activităţilor proiectului ajută managerul de proiect să: coordoneze şi controleze activitatea echipei pe care o conduce în vederea încadrării în: termenele şi bugetul stabilit, eliminării riscurilor şi creşterii productivităţii muncii.
Metodologia proceselor de Project Management
Managerul de proiect este cel care trebuie să angajeze procesele de management ale proiectului, respectiv procesele existente în ciclului de viață al unui proiect Aria de competențe a managerului de proiect managementului de timp, costuri, riscuri, calitate, resurse umane, comunicare, cât și pe partea de definire a domeniului de aplicabilitate, management al cerințelor, pe partea de achiziții publice, infrastructură, etc.
Orice manager de proiect trebuie să se integreze corespunzător în coordonatele de succes ale proiectelor, respectiv încadrarea în timp-cost-rezultate cu un nivel cât mai ridicat de calitate.
Faza de iniţiere În această fază se definește natura și domeniul de aplicare al proiectului, se identifică contextul și nevoia de proiect, se ajunge la un consens între actorii implicați și se stabilesc obiectivele generale. Etapa de inițiere ar trebui să includă un plan care cuprinde următoarele domenii:
analiza cerințelor de afaceri/ cerințele în obiective măsurabile revizuirea operațiunilor curente analiza financiara a costurilor și beneficiilor, inclusiv un buget analiza părților interesate, inclusiv utilizatorii, și a echipei de suport pentru proiect un grafic al proiectului ce include costurile, sarcinile, rezultate și durată în timp.
Faza de planificare Planificarea sarcinilor de afaceri pentru o anumită perioadă de timp la nivelul unui proiect din punct de vedere al: Alocării de resurse pe sarcinile stabilite Stabilirii unor termene de predare proiectului Raportării activităților ajută managerul de proiect să coordoneze și să controleze activitatea echipei pe care o conduce în vederea încadrării în termenele și bugetul stabilit, eliminării riscurilor și creșterii productivității muncii.
În evaluarea performanțelor proiectului de afaceri intervine ca factor decisiv satisfacția clienților din punct de vedere al calității rezultatelor obținute. Planificarea și gestionarea unei bune execuții a unui proiect generează multiple beneficii atât pentru echipa proiectului, cât și pentru beneficiarii direcți ai rezultatelor.
Etapele procesului de planificare a) Identificarea activităților
Formularea obiectivelor proiectului este utilizat ă pentru a descrie proiectul ca un grup de activități sau sarcini (Task). Activitatea - element de muncă, efectuat în timpul derulării proiectului, a cărui executare poate fi încredințată unui sau mai multor membri ai echipei. Termenul de sarcină - în general, sinonim cu activitatea, cu toate acestea în multe aplicații, activitățile sunt considerate ca fiind subdivizate în mai multe sarcini. Sarcinile trebuie să fie asociate cu repere de referință (m i l e s t o n e ) . Reper de referință - un eveniment intermediar important care survine în cursul unei realizări, asociat cu obținerea unui rezultat important sau cu o analiză de stadiu, caracterizată drept critică. Exemple: terminarea unei faze a proiectului, furnizarea unui raport final, recepția unui echipament, etc.
Etapele procesului de planificare b) Estimarea duratelor și resurselor
Sarcinile se caracterizează prin durate în timp, determinate de o dată de început și o dată de sfârșit . Sarcinile pot fi programate pentru a fi executate în serie sau în paralel, conform cu dependențele lor reciproce.
c) Identificarea relațiilor și dependențelor activităților
Dependențele dintre activitățile proiectului prezintă relația de ordine
dintre două activități succesive, respectiv legătura dintre activități - cea mai folosită este relaţia de tip Finish-to-Start leagă evenimentul de sfârșit al activității precedente cu evenimentul de început al activității următoare. Dependențele logice dintre activități pot fi definite utilizând o diagramă în rețea a activităților .
Etapele procesului de planificare d)
e)
Identificarea constrângerilor (de resurse material sau financiare şi de timp) Deciziile de programare condiționate de disponibilitatea limitată a resurselor pot fi rezolvate prin nivelarea resurselor. Astfel, există constrângeri referitoare la: Date impuse (referitoare la datele de început și de sfârșit) pentru terminarea unor livrabile. Evenimente importante sau milestone-uri programate şi aşteptate .
Stabilirea programării Programarea constă în analiza: succesiunii activităților , a duratelor activităților , a necesarului de resurse pentru a creea programul de desfășurare a proiectului, care trebuie să precizeze datele de început și de sfârșit pentru activitățile proiectului și datele planificate pentru milestone-uri.
Monitorizarea & Finalizarea unui proiect
Pentru monitorizarea unui proiect există mai multe tipuri de rapoarte:
liste de activități, cu procentaje de îndeplinire analize în timp ale proiectului grafice-rețea (Network Diagram) diagrame sau grafice Gantt de eșalonare calendaristică a activităților – cea mai utilizată variantă rapoarte de execuție lunare, trimestriale, semianuale sau anuale.
Finalizarea proiectului
constă în acceptarea formalizată a
rezultatelor proiectului şi presupune:
închiderea administrativă care implică generarea, colectarea și diseminarea informațiilor pentru a formaliza terminarea proiectului; închiderea contractului: terminarea și decontarea contractului, inclusiv rezolvarea oricăror probleme deschise.
Diagramă Gantt
Principalii pași in gestiunea unui proiect (I) Pasul #1
Identificarea ideii de proiect & nominalizarea unui project manager
Pasul #2
Stabilirea persoanelor interesate de proiect & Stabilirea obiectivelor si cerintelor proiectului
Pasul #3
Structura de alocare a activitatilor proiectului (WBS)
Pasul #4
Stabilirea competentelor necesare pentru derularea proiectului & Estimarea activitatilor proiectului
31
Principalii pași in gestiunea unui proiect (II) Step#5
Identificarea, evaluarea & managementul riscurilor
Step#6
Planificarea proiectului Diagrame Gantt & Diagrame cu activitati in noduri
Step#7
Planificarea resurselor umane & Monitorizarea si controlul proiectului
Step#8
Inchiderea Proiectului & Raportul de finalizare al proiectului
32
Închiderea şi finalizarea proiectului
33
