BAB I. PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang Setiap perusahaan, khusunya PT PLN (Persero) Pusdiklat mengharapkan suatu lingkungan kerja yang selalu bersih, rapi, dan masing-masing pegawai mempunyai konsistensi dan disiplin diri, sehingga mampu mendukung terciptanya tingkat efisiensi dan produktivitas yang tinggi di perusahaan yang memiliki visi sebagai perusahaan kelas dunia, meskipun pada kenyataannya kondisi yang diharapkan tersebut belum sepenuhnya terjadi di setiap fungsi/proses bisnis di PLN. Adanya keluhan mengenai terjadinya inefisiensi waktu dan sulitnya m encari data dan/atau alat kerja yang penempatannya terlupakan serta adanya rasa kurang nyaman dengan kondisi berkas di area kerja yang berantakan sehingga memicu kondisi emosional yang tidak baik yang akhirnya menyebabkan rendahnya produktivitas kerja dan akan berdampak pada penurunan kinerja perusahaan. Adalah sebuah tool bernama 5S, suatu sistem manajemen tata graha, yang dilakukan dalam rangka mengelola tempat kerja agar dapat dikondisikan menjadi bersih, aman, dan nyaman sehingga salah satu sasaran yang ingin dicapai dari budaya yang ingin ditumbuhkan PLN adalah budaya peduli terhadap keselamatan, kesehatan kerja, keamanan, dan lingkungan sasaran dapat dipenuhi. Manfaat dari melakukan implementasi 5S terhadap aspek operasional Pusdiklat diantaranya: memperbaiki kondisi operasi, memperbaiki kehandalan proses, mengurangi kesalahan operasi peralatan,
mengurangi
ketersediaan
peralatan,
waktu
yang
meningkatkan
diperlukan
untuk
kepuasan
pencarian
pelanggan,
data,
meningkatkan
mengurangi
biaya,
dan
meningkatkan aspek keselamatan. Upaya menumbuhkan budaya tersebut salah satunya melalui Implementasi 5S yang direncanakan akan rutin diselenggarakan setiap tahunnya di PLN.
1.2.
Inisiative Charter Memuat informasi berupa latar belakang implementasi 5S, tindakan yang dilakukan, KPI yang mempengaruhi, analisis singkat dampak risiko, penanggung jawab, dan PIC kegiatan.
Gambar 4.1. Contoh Inisiative Charter
4.2. Workplandan Timeline Memuat informasi detail dari inisiative charter yang telah disusun meliputi perencanaan dan realisasi
kegiatan
yang
dilakukan
dalam
kurun
waktu
tertentu
1
(bulanan/triwulanan/semester/tahunan) berikut dengan informasi pelaksanaan kegiatan yang dilakukan.
Gambar 4.1. Contoh Workplan dan Timeline
2
1.2.
Prinsip 5S Secara prinsip, 5S merupakan instrumen yang dapat diandalkan untuk membuat terobosan dalam lingkungan kerja serta bagaimana tenaga kerja menghadapi situasi pekerjaan. Ini bukan hanya sebuah konsep, tetapi jugamerupakan serangkaian tindakan yang harus dilakukan secara sistematis dengan partisipasi penuh dari tenaga kerja yang terlibat. Kegiatan 5S dipraktekkan dalam gerakan partisipatif secara nyata untuk meningkatkan kualitas,baik lingkungan kerja maupunisi (content ) layanan, yang dirasakan pelanggan dalam bentuk perbaikan lingkungan. Hal ini digunakan sebagai dasar, fundamental , pendekatan sistematis untuk produktivitas,peningkatan kualitas, dan keselamatan dalam organisasi.
3
Target dari penerapan Prinsip 5S, antara lain adalah: 1.
Nol (zero) kualitas pelayanan yang berbeda
2.
Nol (zero) keterlambatan
3.
Nol (zero) sampah/hal-hal yang tidak perlu
4.
Nol (zero) kecelakaan kerja/pelanggan
5.
Nol (zero) kerusakan alat/mesin
6.
Nol (zero) keluhan pelanggan
7.
Nol (zero) citra negatif
8.
Nol (zero) kerugian perusahaan
9.
Nol (zero) jasa/produk cacat
Penerapan dari 5S sendiri merupakan suatu tonggak awal dari dasar standarisasi operasional lingkungan kerja yang terus menerus diterapkan untuk menjadi budaya penerapan berkelanjutan di unit. Selain itu, pengenalan 5S diharapkan dapat menanamkan budaya tim, meningkatkan moral dan motivasi serta meningkatkan kepuasan kerja. 5S adalah metode sederhana namun efektif untuk mengatur tempat kerja. Dalam jangka panjang, pelaksanaan dari prinsip-prinsip 5S juga membantu menciptakan sikap positif terhadap tenaga kerja.
Gambar 1.1. Road Map Implementasi 5S
4
1.3.
Definisi 5S 5S secara harfiah adalah 5 (lima) singkatan istilah Jepang dengan 5 inisial S, yaitu: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, dan Shitsuke. Jika diterjemahkan dalam bahasa Inggris menjadi: Sort, Set,Shine,Standardize, dan Sustain. Adapun bila diterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia menjadi: Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, dan Rajin. Setiap "S" atau "R" tersebut dijelaskan secara singkat sebagai berikut: 1.
Seiri/Sort/Ringkas Pisahkan apa yang masih diperlukan, buang yang sudah tak terpakai lagi dan kurangi kekacauan/berantakan.Implementasi dari lingkungan kerja dilakukan sebagai berikut:
Contoh: Mengelompokkan barang menjadi 1. Barang terpakai, 2. Barang rusak/dibuang, 3. Barang tidak berguna/dibuang, dan 4. Barang jarang digunakan ( idle)/dipindahkan ke tempat penyimpanan) sehingga tidak ada barang yang tidak diperlukan di tempat kerja.
2.
Seiton/Set/Rapi Mengatur segala sesuatu yang dibutuhkan dalam urutan yang tepat untuk mempermudah pekerjaan, letakkan setiap barang di posisi optimal di tempat kerja, dan gunakan visual manajemen.Implementasinya adalah sebagai berikut:
5
Contoh: Lemari-lemari disusun dengan rapi dan diberi label sehingga mempermudah dalam pencarian barang.
3.
Seiso/Shine/Resik Memelihara standar yang tinggi dalam kebersihan tempat kerja, peralatan, dan perlengkapan.
Contoh: Melaksanakan prosedur kebersihan harian yang meliputi membersihkan kotoran dari peralatan dan di tempat kerja berikut sampah dan sisa debu di lantai sertaadanya penanggung jawab pekerjaan tersebut (PIC).
4.
Seiketsu/Standardize/Rawat Gunakan prosedur standar dan checklist untuk menjaga area kerja yang teratur, bersih, & bermanfaat.
6
Contoh: Menetapkan prosedur yang standar di unit dan menetapkan pengawas yang memeriksa di lapangan secara periodik sehingga prosedur dijalankan oleh PIC terkaitShitsuke/Sustain/Rajin. Gunakan sistem untuk memantau 5S dan memastikan hal itu dijaga dengan konstan untukmelatih dan memelihara kedisiplinan secara konsisten.
5.
Shitsuke/ Sustain/ Rajin Gunakan sistem untuk memantau 5S dan memastikan hal itu dijaga dengan konstan untuk Melatih dan memelihara kedisiplinan secara konsisten.
Contoh: Upaya yang diulang untuk memperbaiki area yang sama berupa pemasangan slogan, umpan balik pelanggan, keteladanan dan komitmen pemimpin serta kedisiplinan pegawai bekerja sesuai prosedur.
Gambar 1.2. Langkah Penerapan 5S
7
Untuk dapat menerapkan 5S secara penuh, khususnya pada tahun 2018, implementasiminimal harus fokus pada 3S terlebih dahulu, yaitu: Short (Ringkas), Set (Rapi), danShine (Resik). Selanjutnya 3S yang sudah dilaksanakan tersebut harus distandarisasi dan dipelihara secara berkesinambungan untuk menjadi budaya kerja.
Gambar 1.3. Prioritas Penerapan 5S
1.4.
Dampak Penerapan 5S yang Diharapkan Secara berkala, dampak yang diharapkan dari penerapan 5S dapat dievaluasi sesuai dengan kebutuhan PLN. Untuk tahun 2018, dampak yang diharapkan dari penerapan 5S di PLN Pusdiklat adalah sebagai berikut:
Tabel 1.1. Dampak Penerapan 5S yang Diharapkan Tahun 2018 No
Area Implementasi
Dampak yang diharapkan
1
Gudang (Gudang Material dan/atau Gudang Limbah)
1. 2. 3. 4. 5. 6.
2
Workshop (Bengkel, Tempat Pemeliharaan)
1. 2. 3. 4. 5.
3
Kegiatan Utama dan Penunjang Pendidikan Dan Pelatihan
1. 2. 3. 4. 5.
Nol (zero) kecelakaan Nol (zero) pencurian Nol (zero) keterlambatan pengambilan barang Nol (zero) pemborosan waktu dan biaya Nol (zero) keluhan masyarakat/pemanfaat limbah Nol (zero) kerugian perusahaan karena pencemaran lingkungan Nol (zero) kecelakaan Nol (zero) pencurian Nol (zero) keterlambatan penyelesaian pekerjaan Nol (zero) keluhan masyarakat Nol (zero) kerugian perusahaan karena pencemaran lingkungan Nol (zero) kecelakaan Nol (zero) pencurian Nol (zero) kerusakan alat/mesin Nol (zero) keluhan masyarakat & Peserta Diklat Nol (zero) kerugian perusahaan karena kehilangan kesempatan produksi dan karena pencemaran lingkungan
8
BAB II. PEDOMAN IMPLEMENTASI Tahapan Implementasi 5S terdiri dari 5 tahapan, yaitu: Komitmen Manajemen, Awareness, Implementasi, Evaluasi, dan Penyempurnaan.
2.1.
Komitmen Manajemen Bentuk Komitmen Manajemen dalam bentuk: 1.
Surat Keputusan General Manager tentang Implementasi 5S
2.
Surat Keputusan General Manager tentang Organisasi dan Tim Implementasi 5S
3.
Pedoman Implementasi 5S
4.
Penetapan Komitmen Implementasi 5S baik tertulis maupunperhatian secara fisik di Area Implementasi
2.2.
Kepedulian Menumbuhkan kesadaran dalam bentuk edukasi kepada seluruh pegawai dan mitra kerja sangat disarankan dilakukan sebelum implementasi 5S. Bentuk edukasi dapat dilakukan dalam bentuk:
2.3.
1.
Pelatihan, atau
2.
Sertifikasi, atau
3.
Knowledge Sharing , atau
4.
Buku Pedoman/ Hand Book , atau
5.
Coaching , atau
6.
Banner /Spanduk
Pelaksanaan Dalam pelaksanaan lomba implementasi 5S, sebagai bentuk pelaporan agar masing-masing unit peserta lomba melaporkan dengan format: Mengapa? Apa? Siapa? Dimana? Bagaimana? dan Kapan?
2.3.1. Seiri/Sort/Ringkas 1.
Mengapa? Untuk menghilangkan barang-barang tidak diperlukan dari tempat kerja (area implementasi)
2.
Apa? Barang-barang tidak diperlukan (diisi dengan jenis-jenis barang yang akan dihilangkan)
3.
Siapa? (diisi dengan siapa saja yang terlibat agar angka 1 dapat terjadi)
4.
Dimana? Gudang/Workshop/Produksi (diisi dengan lokasi pada masing-masing area implementasi yang dipiih)
5.
Bagaimana?(diisi dengan aktivitas apa yang dilakukan agar angka 1 dapat terjadi)
6.
Kapan? (diisi dengan waktu, contoh: setiap hari, setiap tanggal 1, setiap bulan, dll)
9
2.3.2. Seiton/Set/Rapi 1.
Mengapa? Untuk mempemudah pekerjaan dan mempercepat pencarian barang
2.
Apa? Barang-barang yang sering digunakan (diisi dengan jenis-jenis barang yang sering digunakan)
3.
Siapa? (diisi dengan siapa saja yang terlibat agar angka 1 dapat terjadi)
4.
Dimana? Gudang/Workshop/Produksi (diisi dengan lokasi pada masing-masing area implementasi yang dipiih)
5.
Bagaimana? (diisi dengan aktivitas apa yang dilakukan agar angka 1 dapat terjadi)
6.
Kapan? (diisi dengan waktu, contoh: setiap hari, setiap tanggal 1, setiap bulan, dll)
2.3.3. Seiso/Shine/Resik 1.
Mengapa? Untuk membuat tempat kerja bersih dan menghindari kontaminasi
2.
Apa? Kotoran, debu, cairan, puing-puing
3.
Siapa? (diisi dengan siapa saja yang terlibat agar angka 1 dapat terjadi)
4.
Dimana? Gudang/Workshop/Produksi (diisi dengan lokasi pada masing-masing area implementasi yang dipilih)
5.
Bagaimana? (diisi dengan aktivitas apa yang dilakukan agar angka 1 dapat terjadi)
6.
Kapan? (diisi dengan waktu, contoh: setiap hari, setiap tanggal 1, setiap bulan, dll)
2.3.4. Seiketsu/Standardize/Rawat 1.
Mengapa? Untuk memastikan pelaksanaan 3S standar dan konsisten
2.
Apa? Aktivitas 3S
3.
Siapa? (diisi dengan siapa saja yang terlibat agar angka 1 dapat terjadi)
4.
Dimana? Gudang/Workshop/Produksi (diisi dengan lokasi pada masing-masing area implementasi yang dipiih)
5.
Bagaimana? (diisi dengan aktivitas apa yang dilakukan agar angka 1 dapat terjadi)
6.
Kapan? (diisi dengan waktu, contoh: setiap hari, setiap tanggal 1, setiap bulan, dll)
2.3.5. Shitsuke/Sustain/Rajin 1.
Mengapa? Untuk memastikan pelaksanaan 5S berkelanjutan
2.
Apa? Prosedur 5S dan implementasinya
3.
Siapa? (diisi dengan siapa saja yang terlibat agar angka 1 dapat terjadi)
4.
Dimana? Gudang/Workshop/Produksi (diisi dengan lokasi pada masing-masing area implementasi yang dipiih)
5.
Bagaimana? (diisi dengan aktivitas apa yang dilakukan agar angka 1 dapat terjadi)
6.
Kapan? (diisi dengan waktu, contoh: setiap hari, setiap tanggal 1, setiap bulan, dll)
10
2.4.
Evaluasi Untuk mendapatkan hasil yang maksimal, maka evaluasi pelaksanaan dilakukan oleh pihak yang independen, dalam hal ini adalah auditor manajemen mutu/ISO 9001. Namun demikian, sebelum hal tersebut dilakukan terlebih dahulu dilakukan audit internal oleh tim yang ditetapkan oleh unit.
Dalam tahap ini setidaknya ada 2 (dua) hal yang harus dimiliki unit, yaitu:
2.5.
1.
Audit Internal
2.
Penerapan Reward and Punishment
Penyempurnaan Temuan auditor wajib ditindaklanjuti oleh auditee agar sasaran 5S dapat dicapai dan auditor wajib memonitor perbaikan/tindak lanjut yang dilakukan oleh auditee. Monitoring juga dilakukan oleh Divisi K3L terhadap tindak lanjut hasil audit. Tindak lanjut ditujukan agar tercapai: 1.
Nol (zero) kecelakaan
2.
Nol (zero) kerusakan alat/mesin
3.
Nol (zero) pencurian
4.
Nol (zero) keterlambatan pengambilan barang di gudang
5.
Nol (zero) keterlambatan penyelesaian pekerjaan di workshop
6.
Nol (zero) pemborosan waktu dan biaya
7.
Nol (zero) keluhan masyarakat/pemanfaat limbah
8.
Nol (zero) kerugian perusahaan karena pencemaran lingkungan
9.
Nol (zero) kerugian perusahaan karena kehilangan kesempatan produksi
Dalam tahap ini setidaknya ada 2 (dua) hal yang harus dimiliki unit, yaitu: 1.
Tindak Lanjut Hasil Audit
2.
Monitoring Hasil Audit
11
BAB III. BUKTI IMPLEMENTASI 3.1.
Laporan Untuk memastikan implementasi 5S telah terlaksana, maka pelaksanaan dilaporkan ke PLN Pusat c.q. Kepala Divisi Keselamatan, Kesehatan Kerja, Keamanan, dan Lingkungan (KDIV K3L). Laporan 5S juga di-cc ke Divisi Regional masing-masing atau Divisi Pembina PusatPusat. Dengan format laporan sebagaimana terlampir.
3.2.
Manajemen Implementasi 5S Untuk memastikan implementasi 5S yang best practices, maka setiap prosedur kerja yang ada harus terdokumentasi dengan baik dan dituangkan dalam Dokumen Mutu (ISO 9001) dan/ atau Dokumen Sistem Manajemen Lingkungan (ISO 14001) dan/ atau Dokumen Sistem Manajemen K3 (SMK3) dan/atau Dokumen Sistem Manajemen Terintegrasi. Untuk selanjutnya pedoman ini senantiasa akan disempurnakan sesuai dengan perkembangan/kebutuhan PLN.
12
BAB IV. PERENCANAAN IMPLEMENTASI 5S Didalam melakukan implementasi 5S maka terlebih dahulu unit harus merumuskan perencanaan implementasi 5S dalam bentuk inisiative charter , workplan, dan timeline. Penyusunan hal tersebut dilakukan untuk memastikan bahwa pelaksanaan implementasi 5S dapat berjalan sesuai dengan waktu yang ditentukan dengan merumuskan sumber daya yang ada berikut dengan pelaksana kegiatan sehingga program implementasi tersebut dapat berjalan secara tepat waktu dan dapat dilakukan upaya perbaikan yang tepat jika menemukan permasalahan didalam implementasi 5S di unit.
4.1.
BAB V. KRITERIA PENILAIAN 5.1.
Indikator Penilaian Terdapat 3 (tiga) kelompok penilaian dari implementasi 5S, diantaranya: 1.
2.
3.
Indikator Faktor Penggerak/Pendorong/Driver a.
Komitmen Manajemen dan Kepedulian
b.
Organisasi - Tim Pengelola
c.
Sosialisasi/Mobilisasi ke pegawai
Indikator Implementasi 5S a.
Seiri
b.
Seiton
c.
Seiso
d.
Seiketsu
e.
Shitsuke
Indikator Dampak a.
Tingkat Kecelakaan di Gudang/Workshop/Produksi
b.
Tingkat Pencurian di Gudang/Workshop/Produksi
c.
Tingkat Pemborosan Waktu dan Biaya di Gudang
d.
Tingkat Keterlambatan Pengambilan Barang di Gudang
e.
Tingkat Keterlambatan Penyelesaian Pekerjaan di Workshop
f.
Tingkat Keluhan Masyarakat/Pemanfaat Limbah di Gudang/Workshop/Produksi
g.
Tingkat
Kerugian
Perusahaan
karena
Pencemaran
Lingkungan
di
Gudang/Workshop/Produksi
5.2.
h.
Tingkat Kerusakan Alat/Mesin di Produksi
i.
Tingkat Kerugian Perusahaan karena Kehilangan Kesempatan Produksi
Standar Penilaian
13
1.
Penilaian Mempergunakan Skala Angka 0 - 100:
2.
: Nilai 91 – 100 : Nilai 76 –90 : Nilai 56 –75 : Nilai 31 –55 : Nilai 0 –30
(Maturity (Maturity (Maturity (Maturity (Maturity
Level 5) Level 4) Level 3) Level 2) Level 1)
Angka Pembobotan Untuk Materi Penilaian Adalah:
3.
Baik Sekali Baik Cukup Kurang Kurang Sekali
30% untuk Faktor Penggerak/Pendorong/Driver 50% untuk Implementasi 5S 20% untuk Dampak
Penilaian Kelompok Pemenang Lomba:
Katagori Pusat-Pusat/Pendukung/Jasa, Terbaik 1, 2, dan 3 Katagori Proyek Konstruksi, Terbaik 1, 2, dan 3 KatagoriPembangkit, Terbaik 1, 2, dan 3 KatagoriTransmisi, Terbaik 1, 2, dan 3 Katagori Distribusi, Terbaik 1, 2, dan 3 Katagori Wilayah, Terbaik 1, 2, dan 3 Proses Bisnis (Kelompok Lomba)
Gudang
Workshop
Produksi
Pembangkit (Unit Pembangkit danUnit Pembangkit milik Wilayah) Proyek Konstruksi (UIP) Transmisi (Unit Transmis dan Unit Transmisi milik Wilayah) Distribusi
Gudang Material Gudang ATTB/Limbah
Area Pemeliharaan Pembangkit
Unit Pembangkit
Area Penempatan Material Area Limbah Proyek Gudang Material Gudang ATTB/Limbah
-
Lokasi Proyek
-
Gardu Induk
Gudang Material Gudang ATTB/Limbah Gudang Material Gudang ATTB/Limbah Gudang ATTB/Limbah
-
Pengelolaan Yantek
-
Pengelolaan Yantek
-
Bengkel (Pusharlis) Laboratorium (Puslitbang) Kelas (Pusdiklat) Tempat Arsip (Pusenlis) Tempat Arsip (Jaser) Ruang Kontrol (P2B)
Wilayah Pusat/Pendukng/Jasa/P2B
Kriteria Gudang, Workshop, dan Produksi yang dilombakan adalah yang terbesar (contoh: Vendor Yantek dengan tenaga kerja terbanyak). Penilaian Terbaik 1, 2, dan 3 dilaksanakan melalui on desk assessment , yaitu penilaian berdasarkan Laporan Implementasi 5S yang disampaikan oleh masing-masing unit (kualitas pelaporan menjadi sangat penting, sehingga kelengkapan data dan bukti-bukti pendukung harus disiapkan dengan matang). Penilaian Terbaik untuk masing-masing proses bisnis dilaksanakan melalui assessment , yaitu penilaian berdasarkan tinjauan lapangan dari Tim Juri.
on site
14
15
5.3.
Indikator Faktor Penggerak/Pendorong/Driver Faktor penggerak mempunyai bobot penilaian sebesar 30% dimana pada masing-masing kriteria mempunyai kriteria penilaian berupa 5 maturity level . 1. Komitmen Manajemen Komitmen Manajemen
1
2
3
4
5
Tidak ada penetapan kebijakan perusahaan/organisasi sama sekali dari manajemen puncak terhadap penerapan 5R/5S, Manajemen puncak/perwakilannya tidak pernah hadir dalam acara khusus 5R/5S, Usaha penerapan dan peningkatan 5R tidak termuat sama sekali dalam program/rencana bisnis organisasi/perusahaan, Kepengurusan 5R/5S hanya ada di level pelaksana pada area kerja masingmasing, dan Jajaran anggota manajemen puncak tidak pernah sama sekali melakukan kunjungan lapangan untuk mengetahui progres penerapan 5R/5S. Manajemen puncak tidak menetapkan secara jelas tentang kebijakan penerapan 5R/5S, Manajemen puncak/perwakilannya jarang hadir dalam setiap acara khusus 5R/5S, Usaha penerapan dan peningkatan 5R tidak termuat secara jelas dalam program/rencana bisnis organisasi/perusahaan, Anggota manajemen puncak maupun jajaran manajemen yang levelnya memadai tidak ada yang terlibat dalam kepengurusan 5R/5S, dan Jajaran anggota manajemen puncak hampir tidak pernah melakukan kunjungan lapangan untuk mengetahui progres penerapan 5R/5S. Manajemen puncak telah menetapkan kebijakan organisasi terhadap penerapan 5R/5S, Selalu ada perwakilan dari manajemen puncak yang hadir dalam setiap acara khusus 5R/5S, Usaha penerapan dan peningkatan 5R/5S telah termuat dalam program rencana bisnis organisasi/perusahaan, Manajemen puncak telah menunjuk anggota jajaran manajemen dari level yang memadai sebagai perwakilan manajemen dalam kepengurusan 5R, dan Jajaran anggota manajemen puncak kadang-kadang melakukan kunjungan lapangan untuk mengetahui progres penerapan 5R/5S. Manajemen puncak telah menetapkan kebijakan organisasi terhadap penerapan 5R/5S kerangka kerja, Manajemen puncak kadang hadir dan terlibat dalam setiap acara khusus 5R dan jika berhalangan, selalu menunjuk jajaran manajemen yang levelnya memadai untuk mewakili, Usaha penerapan dan peningkatan 5R/5S telah termuat dalam program rencana bisnis organisasi/perusahaan baik program jangka pendek maupun jangka panjang, Kepengurusan 5R / 5S mempunyai akses langsung ke manajemen puncak, dan Jajaran anggota manajemen puncak sering melakukan kunjungan lapangan untuk mengetahui progres penerapan 5R walaupun tidak rutin dan tidak terjadwal. Manajemen puncak telah menetapkan kebijakan organisasi terhadap penerapan 5R/5Sserta memberikan kerangka kerja dan menetapkan rencana kerja baik jangka pendek maupun jangka panjang, Manajemen puncak selalu hadir dan terlibat dalam setiap acara khusus 5R / 5S, Usaha penerapan dan peningkatan 5R/5S telah termuat dalam program rencana bisnis organisasi/perusahaan baik program jangka pendek maupun jangka panjang serta selalu dimonitor, dievaluasi, dan ditindaklanjuti, Manajemen puncak terlibat secara aktif dalam keanggotaan 5R/5S, dan Jajaran anggota manajemen puncak secara rutin dan terjadwal selalu melakukan kunjungan lapangan dan memberikan saran-saran dan memotivasi penerapan 5R/5S dalam organisasi atau perusahaan.
16
2. Organisasi/Tim Pengelola Organisasi/ Tim Pengelola
1
2
3
4
5
Tidak ada organisasi 5R/5S baik pada level organisasi maupun area/wilayah tertentu, Organisasi 5R/5S tidak pernah melakukan pertemuan, Tidak ada pembagian area/wilayah organisasi/perusahaan menjadi daerah asuhan, Tidak ada penanggung jawab area dalam daerah asuhan yang ada dalam organisasi/perusahaan, dan Tidak ada administrasi yang dilakukan/terdokumentasi dalam penerapan 5R/5S. Organisasi 5R/5S hanya terbentuk pada area/wilayah tertentu, tidak mencakup dalam level organisasi / perusahaan, Organisasi 5R/5S jarang melakukan pertemuan, minim 3 bulan 1 x, Hanya sebagian kecil yang telah terbentuk-daerah asuhan, Hanya sebagian area/daerah asuhan yang mempunyai penanggung jawab area, dan Administrasi penerapan 5R/5S tidak terdokumentasi dengan baik. Organisasi 5R/5S telah terbentuk dalam organisasi/perusahaan, namun belum mencakup/meliputi seluruh area/wilayah dalam organisasi, Organisasi 5R/5S selalu melakukan pertemuan walaupun tidak secara rutin/terjadwal, minim 1 bulan 1 x, Sebagian besar area/wilayah dalam organisasi telah terbagi habis menjadi daerah-daerah asuhan, Setiap area asuhan telah mempunyai penanggung jawab area, Administrasi penerapan 5R/5S telah terdokumentasi dengan baik. Organisasi 5R/5S telah terbentuk dalam organisasi/perusahaan, dan telah meliputi seluruh area/wilayah, Organisasi 5R/5S melakukan pertemuan rutin dan terjadwal untuk membahas penerapan 5R/5S, minim 1 bulan 1x dan 3 bulan sekali dihadiri Korwil, Seluruh area/wilayah dalam organisasi telah terbagi habis menjadi daerahdaerah asuhan 5R/5S, Setiap area asuhan telah mempunyai penanggung jawab area dan kelompok kerja, dan Administrasi penerapan 5R/5S telah terdokumentasi dengan baik, form dan prosedur lengkap. Organisasi 5R/5S telah terbentuk dalam organisasi/perusahaan, dan telah meliputi seluruh area/wilayah serta melibatkan semua personil organisasi, Organisasi 5R/5S melakukan pertemuan rutin dan terjadwal untuk membahas penerapan 5R/5S serta membahas tindaklanjut rekomenadi audit (minim 1 bulan 1x dan 3 bulan sekali dihadiri, Seluruh area/wilayah dalam organisasi telah terbagi habis menjadi daerah daerah asuhan 5R/5S serta setiap daerah asuhan juga telah terbagi menjadi area tanggung jawab yang lebih detail/rinci, Setiap area asuhan telah mempunyai penanggung jawab area dan kelompok kerja serta setiap kelompok kerja telah mempunyai program kerja 5R/5S, dan Administrasi penerapan 5R/5S telah terdokumentasi dengan baik, form, dan prosedur lengkap serta hasilnya selalu dianalisa dan diikuti tindakan perbaikan dan pencegahan
17
3. Sosialisasi/Mobilisasi Sosialisasi/
Mobilisasi
1
2
3
4
5
Personil organisasi/perusahaan belum pernah mendapat penjelasan/training tentang 5R/5S, Telah ada visual reinforcement sama sekali tentang 5R/5S, Papan 5R/5S belum diterapkan pada semua area/daerah asuhan dalam organisasi/perusahaan, Target/sasaran program penerapan 5R/5S belum disosialisasikan, dan Tidak ada sosialisasi sama sekali tentang hasil/dampak penerapan 5R/5S bagi organisasi/perusahaan maupun personil. Hanya sebagian kecil personil organisasi/perusahaan yang telah memperoleh penjelasan/training tentang 5R/5S, Visual reinforcement tentang 5R/5S sangat minim dan tidak memadai untuk sosialisasi, Papan 5R/5S hanya ada di sebagian area/daerah asuhan dalam organisasi, Hanya sebagian target/sasaran program penerapan 5R/5S telah disosialisasikan dan belum semua personil mengetahuinya, dan Hanya sebagian kecil personil organisasi/perusahaan yang telah mengetahui/memahami tentang manfaat penerapan 5R/5S bagi organisasi/perusahaan maupun personil. Sebagian besar personil organisasi/perusahaan telah memperoleh penjelasan/training tentang 5R/5S, Visual reinforcement tentang 5R/5S telah dilakukan, namun belum mencakup/meliputi semua area/daerah asuhan/organisasi/perusahaan, Papan 5R/5S telah diterapkan di semua area/daerah asuhan, Target/sasaran program penerapan 5R/5S telah disosialisasikan, dan Hasil/dampak/manfaat penerapan 5R/5S bagi organisasi/perusahaan maupun personil telah disosialisasikan walaupun belum mencakup seluruh personil organisasi/perusahaan. Seluruh personil perusahaan/organisasi telah memperoleh penjelasan/training dan telah memahami tentang 5R/5S, Visual reinforcement tentang 5R/5S telah dilakukan pada semua area/daerah asuhan untuk mensosialisasikan 5R/5S, Papan 5R/5S telah diterapkan di semua area/daerah asuhan dan isi papan 5R/5S telah memuat informasi yang memadai, Target/sasaran program penerapan 5R/5S telah disosialisasikan dan dimengerti oleh semua personil organisasi/perusahaan, dan Hasil/dampak/manfaat penerapan 5R / 5S bagi organisasi/perusahaan maupun personil telah disosialisasikan kepada seluruh personil organisasi. Seluruh personil perusahaan/organisasi telah memperoleh penjelasan/training dan telah memahami tentang 5R/5S serta telah mengimplementasikan di area kerjanya, Visual reinforcement tentang 5R/5S telah dilakukan pada semua area/daerah asuhan untuk mensosialisasikan 5R/5S serta melibatkan semua personil organisasi/perusahaan, Papan 5R/5S telah diterapkan di semua area/daerah asuhan dan isi papan 5R/5S telah memuat informasi yang memadai serta aktual, Target/sasaran program penerapan 5R/5S telah disosialisasikan dan dimengerti oleh semua personil organisasi/perusahaan serta selalu ditindaklanjuti dengan tindakan perbaikan dan pencegahan (perbaikan berkesinambungan), dan Hasil/dampak/manfaat penerapan 5R/5S bagi organisasi/perusahaan maupun personil telah disosialisasikan kepada seluruh personil organisasi serta telah dipahami.
18
5.4.
Indikator Faktor Implementasi Faktor Implementasi mempunyai bobot penilaian sebesar 50% dimana pada masing-masing kriteria mempunyai kriteria penilaian berupa 5 maturity level . Kriteria yang digunakan meliputi implementasi 5S yang diaplikasikan pada 3 area, yaitu: Gudang, Workshop, dan Produksi. Seiri/ Sort/ Ringkas
1 2
Seiton/ Set/ Rapi
Seiso/ Shine/ Resik
Seiketsu/ Standardize/ Rawat
Tercampurnya antara barang-barang/peralatan/material/dokumen/informasi yang diperlukan dengan yang tidak diperlukan dan berserakan di area ini Sudah ada pemilahan antara barangbarang/peralatan/material/dokumen/informasi yang diperlukan dan yang tidak diperlukan (Pemberian label merah, kuning, hijau )
3
Sudah tidak ada lagi barang-barang/peralatan/material/dokumen/informasi yang tidak diperlukan yang masih berada di area ini. Ada label merah untuk semua barang yang tidak diperlukan (Label Merah )
4
Ada dokumentasi dan metode untuk menjaga area ini yang selalu terbebas dari barang-barang/peralatan/material/dokumen/informasi yang tidak diperlukan (Standar Inventaris, Persediaan, Arsip, Lembar Periksa )
5
Setiap personil secara berkesinambungan selalu mencari peluang improvement mengurangi jumlah atau item di wilayah tanggung jawabnya (KAIZEN, Before After )
1
Penempatan barang-barang/peralatan/material/dokumen/informasi tidak beraturan di area ini dan statusnya tidak jelas
2
Sudah ada penetapan lokasi terhadap barangbarang/peralatan/material/dokumen/informasi yang diperlukan. Klasifikasi barangbarang menurut: Frekuensi/Fungsi/Keseragaman/Retensi pemakaian
3
Ada penandaan di lokasi yang telah ditetapkan untuk membuat penataan menjadi lebih terlihat nyata. Identifikasi dan garis demarkasi
4
Ada dokumentasi dan metode untuk menjaga barangbarang/peralatan/material/dokumen/informasi agar selalu berada di tempatnya dan tidak berlebihan atau kekurangan (Layout )
5
Metode dokumentasi telah dikembangkan agar selalu menyediakan evaluasi berkesinambungan dan tindakan improvement untuk mempersingkat waktu kerja (KAIZEN )
1
Area ini kotor, berdebu, berantakan dan tidak ada penandaan atau identifikasi terhadap item-item yang penting
2
Area ini telah dibersihkan secara rutin sesuai dengan jadwal kerjanya. Ada identifikasi pemeriksaan terhadap item-item penting.
3
Area dan peralatan telah dibersihkan di dalam kegiatan kerja sehari-hari.Kendali visual telah diterapkan
4
Kesepakatan terhadap kebersihan sarana telah terdokumentasi dan rutin dijalankan (Standar Kebersihan: Lembar Periksa )
5
Para penaggung jawab area telah berupaya melakukan pencegahan kontaminasi, "membersihkan = memeriksa", perawatan mandiri telah terdokumentasi (Daftar sumber area kotor, area yang sulit resik, KAIZEN )
1
Perawatan di area ini tidak dilakukan secara konsisten dan tidak terdokumentasi
2 Ada perawatan di area ini tetapi tidak terdokumentasikan 3
Perubahan-perubahan di area ini telah terdokumentasikan. Kendali Visual telah diterapkan (Kendali Visual : Ringkas - Rapi - Resik )
4
Ada dokumen jadwal perawatan dan kebersihan di area ini dan dilaksanakan secara konsisten (SOP/IK).
5
Setiap personil secara berkesinambungan mencari efektivitas waktu dengan melakukan perubahan prosedur dan membagikan informasi (Papan Kegiatan 5S, Kaizen)
19
Shitsuke/ Sustain/ Rajin
5.5.
1
Pemeriksaan di area ini dilaksanakan secara acak dan tidak adanya informasi visual dari kinerja penerapan 5S
2
Adanya usaha untuk memperbaiki kondisi area ini (Visual Fotografi / KAIZEN, Before - After )
3
Komitmen ber- 5S dan kegiatan safety telah dikembangkan dan diterapkan
4
Tindak lanjut yang nyata dari komitmen ber-5S dan terdokumentasi
5
Secara umum tampak adanya pemahaman yang mantap untuk selalu menjaga prinsip-prinsip ber-5S
Indikator Faktor Dampak Faktor Implementasi mempunyai bobot penilaian sebesar 20% dengan indikator sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Tingkat Kecelakaan di Gudang/ Workshop/ Produksi Tingkat Pencurian di Gudang/ Workshop/ Produksi Tingkat Keterlambatan Pengambilan Barang di Gudang Tingkat Keluhan Masyarakat/Pemanfaat Limbah di Gudang/ Workshop/ Produksi Tingkat Kerugian Perusahaan karena Pencemaran Lingkungan di Gudang/ Workshop/ Produksi Tingkat Pemborosan Waktu dan Biaya di Gudang Tingkat Keterlambatan Penyelesaian Pekerjaan di Workshop Tingkat Kerusakan Alat/Mesin di Produksi Tingkat Kerugian Perusahaan karena Kehilangan Kesempatan Produksi
Masing-masing unit agar melaporkan data-data angka 1 s.d. 9 dalam kurun waktu (tiga) tahun terakhir sebagai berikut: 1.
Data Jumlah Kecelakaan Kerja, Jumlah Kecelakaan Instalasi, Jumlah Kecelakaan Umum, Dampak Kecelakaan (Korban dan Kerugian Materi), Kehilangan Hari Kerja.
2.
Data Jumlah Kasus Pencurian, Kerugian Materi (Rupiah) karena Pencurian
3.
Data Waktu Keterlambatan Pengambilan Barang dari Standar
4.
Data Keluhan Masyarakat, Data Pengelolaan Keluhan, Data Pemanfaatan Limbah
5.
Data Hasil Proper (khusus pembangkit), Data Kasus Pencemaran Lingkungan, Data Kerugian Finansial Perusahaan
6.
Data Kinerja Inventory Turn Over
7.
Data Keterlambatan Penyelesaian Pekerjaan (Hari)
8.
Data Kerusakan Alat/Mesin dan Tingkat Kerusakan, Data Biaya Perbaikan Kerusakan
9.
Data Jumlah Hari Tidak Produksi karena Kecelakaan Kerja/ Instalasi/ Umum/ Lingkungan, Jumlah Kerugian Materi (Rupiah) karena Kecelakaan Kerja/ Instalasi/ Umum/ Lingkungan
20
BAB VI. PELAKSANAAN PENILAIAN Pelaksanaan Penilaian Lomba 5S memiliki 3 tahapan utama, yaitu tahapan pengumpulan laporan implementasi 5S, penilaian tahap awal ( on desk assessment ), dan penilaian lapangan (on site assessment ). Berikut ini timeline dari tahapan penilaian tersebut.
Tabel 6.1.Tahapan Penilaian Lomba 5S (Festival Budaya) No.
Tahapan Penilaian
1.
Implementasi 5S
2.
Pengumpulan Laporan Implementasi 5S
3.
On desk assessment
4.
On site assessment
5.
Pengumuman pemenang
2017 1-9
10
2018 11-12
1
21
Lampiran 1. Isi Laporan Wajib Implementasi 5S Bab 1. Pendahuluan 1.1. Latar Belakang Inisiative Charter 1.2. Workplan dan Timeline 1.3. Bab 2. Penggerak 2.1. Komitmen Manajemen Kebijakan perusahaan / organisasi Agenda manajemen puncak Program perusahaan / organisasi Kepengurusan Kunjungan lapangan 2.2. Organisasi - Tim Pengelola Organisasi 5S dalam perusahaan (merujuk pada Lampiran 2 ) Jadwal Pertemuan Rutin Organisasi 5S Area Implementasi 5S Penanggung Jawab, Tugas, dan Program Kerja Prosedur (SOP/Instruksi Kerja/Formulir) Implementasi 5S yang telah dimiliki 2.3. Sosialisasi/Mobilisasi ke Pegawai Personil perusahaan / organisasi telah memperoleh penjelasan / training dan telah memahami tentang 5S. Visual reinforcement tentang 5S di area perusahaan / organisasi / daerah asuhan untuk mensosialisasikan 5S (tulisan-tulisan, spanduk, poster, logo, slogan, dll). Papan informasi 5S Target / Sasaran Hasil / dampak / manfaat penerapan 5S bagi perusahaan / organisasi maupun personil telah disosialisasikan kepada seluruh personil perusahaan / organisasi
Bab 3. Implementasi 5S (merujuk pada Lampiran 3 ) 3.1. Seiri/ Sort/ Ringkas 3.2. Seiton/ Set/ Rapi 3.3. Seiso/ Shine/ Resik 3.4. Seiketsu/ Standardize/ Rawat 3.5. Shitsuke/ Sustain/ Rajin Bab 4. Dampak 4.1. Sebelum Implementasi 5S Tingkat Kecelakaan di Gudang/ Workshop/ Produksi Tingkat Pencurian di Gudang/ Workshop/ Produksi Tingkat Keterlambatan Pengambilan Barang di Gudang Tingkat Keluhan Masyarakat/Pemanfaat Limbah di Gudang/ Workshop/ Produksi Tingkat Kerugian Perusahaan karena Pencemaran Lingkungan di Gudang/ Workshop/ Produksi Tingkat Pemborosan Waktu dan Biaya di Gudang Tingkat Keterlambatan Penyelesaian Pekerjaan di Workshop Tingkat Kerusakan Alat/Mesin di Produksi Tingkat Kerugian Perusahaan karena Kehilangan Kesempatan Produksi 4.2. Setelah Implementasi 5S Tingkat Kecelakaan di Gudang/ Workshop/ Produksi Tingkat Pencurian di Gudang/ Workshop/ Produksi Tingkat Keterlambatan Pengambilan Barang di Gudang Tingkat Keluhan Masyarakat/Pemanfaat Limbah di Gudang/ Workshop/ Produksi Tingkat Kerugian Perusahaan karena Pencemaran Lingkungan di Gudang/ Workshop/ Produksi Tingkat Pemborosan Waktu dan Biaya di Gudang Tingkat Keterlambatan Penyelesaian Pekerjaan di Workshop Tingkat Kerusakan Alat/Mesin di Produksi Tingkat Kerugian Perusahaan karena Kehilangan Kesempatan Produksi
Bab 5. Penutup 5.1. Kesimpulan 5.2. Saran
22
Lampiran 2. Struktur Organisasi Implementasi 5S
Pembina 5S General Manager
Auditor Tim Audit Kinerja
Koordinator 5S Manajer Bidang yang menangani K3L
Sekretariat Deputi Manajer yang menangani K3L
Koordinator Wilayah
Koordinator Wilayah
Koordinator Wilayah
Manajer Unit
Manajer Unit
Manajer Unit
Penanggung Jawab Area
Penanggung Jawab Area
Penanggung Jawab Area
PIC Gudang
PIC Gudang
PIC Gudang
Penanggung Jawab Area
Penanggung Jawab Area
Penanggung Jawab Area
PIC Workshop
PIC Workshop
PIC Workshop
Penanggung Jawab Area
Penanggung Jawab Area
Penanggung Jawab Area
PIC Produksi
PIC Produksi
PIC Produksi
23
Lampiran 3. Format Pelaporan 5S LAPORAN PELAKSANAAN SEIRI/SORT/RINGKAS Area (Dimana?) Penanggung Jawab (Siapa?) Tanggal No
Kegiatan (Apa dan Bagaimana?)
: ....................................................................................................................................................... : ....................................................................................................................................................... : ....................................................................................................................................................... Target (Mengapa?)
Tanggal (Kapan?) Mulai Selesai
Hasil Sebelum
Kendala
Keterangan
Setelah
LAPORAN PELAKSANAAN SEITON/SET/RAPI Area (Dimana?) Penanggung Jawab (Siapa?) Tanggal No
Kegiatan (Apa dan Bagaimana?)
: ....................................................................................................................................................... : ....................................................................................................................................................... : ....................................................................................................................................................... Target (Mengapa?)
Tanggal (Kapan?) Mulai Selesai
Hasil Sebelum
Kendala
Keterangan
Setelah
LAPORAN PELAKSANAAN SEISO/SHINE/RESIK Area (Dimana?) Penanggung Jawab (Siapa?) Tanggal No
Kegiatan (Apa dan Bagaimana?)
: ....................................................................................................................................................... : ....................................................................................................................................................... : ....................................................................................................................................................... Target (Mengapa?)
Tanggal (Kapan?) Mulai Selesai
Hasil Sebelum
Kendala
Keterangan
Setelah
LAPORAN PELAKSANAAN SEIKETSU/STANDARDIZE/RAWAT Area (Dimana?) Penanggung Jawab (Siapa?) Tanggal No
Kegiatan (Apa dan Bagaimana?)
: ....................................................................................................................................................... : ....................................................................................................................................................... : ....................................................................................................................................................... Target (Mengapa?)
Tanggal (Kapan?) Mulai Selesai
Hasil Sebelum
Kendala
Keterangan
Setelah
LAPORAN PELAKSANAAN SHITSUKE/SUSTAIN/RAJIN Area (Dimana?) Penanggung Jawab (Siapa?) Tanggal No
Kegiatan (Apa dan Bagaimana?)
: ....................................................................................................................................................... : ....................................................................................................................................................... : ....................................................................................................................................................... Target (Mengapa?)
Tanggal (Kapan?) Mulai Selesai
Hasil Sebelum
Kendala
Keterangan
Setelah
24