GUIA DE AUDITORIA INTERNA DEPRECIACIONES
INDICE INTRODUCCION PROPOSITOS DE LA GUIA CONCEPTO, NATURALEZA Y REGISTRO CONTABLE METODOS DE DEPRECIACION OBJETIVOS DE LA AUDITORIA INTERNA DE LAS DEPRECIACIONES PROCEDIMIENTOS BASICOS DE CONTROL EL CONTROL DE LAS DEPRECIACIONES DE ACTIVOS FIJOS MEDIANTE LOS SISTEMAS ELECTRONICOS DE DATOS TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA RECOMENDABLES PRESENTACION Y DISCUCION DEL BORRADOR DEL INFORME INFORME SEGUIMIENTO
GUIA DE AUDITORIA INTERNA DEPRECIACIONES
INTRODUCCION La presente guía de auditoría interna relacionada con las depreciaciones, tiene como punto fundamental establecer la importancia del control, administración y registro de la depreciación por desgaste de los activos que sean propiedad de la empresa. La depreciación de los activos fijos de una empresa puede constituir un rubro de importancia relativa dentro de sus estados financieros, ya que la misma tiene efecto en costos de producción, si es una empresa industrial y en los resultados de la empresa si es comercial; es por ello que el auditor interno debe conocer y evaluar las políticas y procedimientos aplicados en la valuación de los activos fijos. En esta guía se incluyen los propósitos de la misma, el concepto, la naturaleza y registro de las depreciaciones de activos fijos, los objetivos de auditoría interna, los procedimientos básicos de control, las técnicas y procedimientos de auditoría aplicables, la discusión del borrador del informe, el informe final y su seguimiento.
PROPOSITOS DE LA GUIA:
Los propósitos de la guía son los siguientes: A. Establecer el concepto naturaleza y registro de los rubros que conforman depreciaciones del activo fijo. B. Definir los objetivos de auditoría interna aplicables a las depreciaciones. C. Determinar la metodología recomendable en la ejecución del trabajo de auditoría interna, a través de técnicas y procedimientos aplicalbes. D. Establecer la comunicación del resultado de la auditoría.
CONCEPTO, NATURALEZA Y REGISTRO CONTABLE Para fines contables, la depreciación consiste en la distribución del costo de los activos depreciables a lo largo de la vida útil del activo fijo, por lo tanto este es un proceso de distribución, a medida que ésta se carga a los resultados de cada período, se acumula la cantidad en una cuenta denominada depreciación acumulada. El registro contable de las cantidades resultantes de la depreciación de activos fijos puede hacerse de varias maneras sin embargo las mas usadas son: • •
Método directo Método de acumulación
En el primer método los valores resultantes se registran efectuando un cargo a la cuenta de gastos y abonando la cuenta de activo fijo relacionada con el registro, en este caso los saldos en la cuenta de activo fijo presentan el valor ya depreciado. En el segundo método los valores resultantes se registran efectuando un cargo a la cuenta de gastos y abonando una cuenta de regularización de activo que acumula los valores depreciados durante todos los períodos, en este caso los saldos en el balance de situación financiera de la empresa se presentan deduciendo en cada rubro la parte correspondiente a cada activo fijo. METODOS DE DEPRECIACION El auditor interno debe establecer que el método de cálculo de la depreciación, se lleve a acabo de forma consistente; en la práctica se emplean varios métodos siendo los más usados: Método de depreciación lineal Este método se caracteriza por el cálculo de una provisión anual multiplicando el costo del activo (menos valor del rescate) por el coeficiente de la vida útil estimada. Método de las unidades de producción En este caso se calcula la provisión anual multiplicando la producción de período (que puede ser expresada en horas de operación, unidades de producto, kilometraje etc.) por el costo unitario. Este se determina dividiendo el costo de activo (una vez deducido el valor de rescate) entre la producción esperada durante la vida útil del activo fijo. Método de suma de dígitos La provisión anual se calcula multiplicando el costo del activo (una vez deducido el valor de rescate) por una fracción. La fracción se calcula dividiendo la vida útil estimada por la suma de los números de años estimados de la vida útil del activo fijo.
Método de saldos decrecientes La provisión anual se calcula aplicando la base no depreciada (sin tomar en cuenta el valor de rescate) por un porcentaje de relación uniforme.
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA INTERNA EN LAS DEPRECIACIONES: A. Determinar que el cargo a la depreciación se ha calculado en forma consistente respecto al año anterior. B. Constatar que las bajas de los activos, reposiciones y ajustes estén reflejados en las cuentas mediante la aplicación debida y consistente de principios de contabilidad generalmente aceptados . PROCEDIMIENTOS BASICOS DE CONTROL El auditor interno debe verificar la existencia de políticas, procedimientos contables y administrativas aplicables a la entidad. Estos deben ser establecidos por la administración, los cuales son útiles en la toma de decisiones financieras, que constituyen la base para efectuar un programa de auditoría que llene las expectativas del exámen a realizar, entre los cuales se pueden mencionar los siguientes: Que las depreciaciones se estén calculando de acuerdo a principios de contabilidad generalmente aceptados y sobre una base uniforme y consistente. B. Que las depreciaciones se estén calculando sobre activos fijos que realmente existen y estén en uso y que pertenezcan a la empresa. C. Para la aplicación el porcentaje de aplicación tomar en consideración aspectos fiscales y financieros. A.
El control de las depreciaciones de activos fijos mediante los sistemas electrónicos de datos Los sistemas de informática, en la actualidad son una herramienta valiosa para la administración, en el sentido de que facilitan el control de las transacciones, razón por la cual el Auditor Interno, debe establecer si en la empresa se cuenta con programas de computación (software) y equipo (hardware), donde se lleven los controles de la propiedad planta y equipo, razón por la cual el Auditor debe evaluar los aspectos que a continuación se indican: Organigrama del departamento • • • •
Definición de puestos Hardware o equipo utilizado Lenguaje en que se desarrollan los programas Tipos de reportes que se producen
• • • • • • •
Flujogramas de los procesos Limitaciones en acceso al equipo para efectuar consultas Existencia de adecuada segregación de funciones Procedimientos de verificación de registros de transacciones Métodos de detección de errores y mal funcionamiento de equipo y programas Llaves de seguridad Copias de seguridad de archivos
TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA RECOMENDABLES: Familiarización El auditor interno debe familiarizarse con las operaciones o funciones relacionadas con el manejo de los rubros que conforman el rubro de depreciación de Activo Fijo considerando los aspectos siguientes: A. Estudio y evaluación de políticas y procedimientos que aplique la empresa, para establecer si son adecuadas. B. Evaluación del control interno. Verificar que exista un control adecuado en lo que respecta a la existencia de registros relacionados con adiciones, mantenimiento y baja de tales activos, además de la distinción entre los cargos de capital y de gasto, ya que dichos aspectos tienen un efecto sobre la depreciación. C. Inventario de activos fijos: El auditor interno deberá cerciorarse que los activos registrados contablemente y cuyos valores sirven de base para la aplicación de cálculos de depreciación por período contable, realmente existan, estén en uso y sean propiedad de la empresa.
Narrativas, entrevistas y flujogramas A. Conocer los procedimientos que se tienen establecidos para establecer y calcular las estimaciones para depreciaciones gasto. B. Identificar al personal que tiene a cargo las funciones de cálculo, registro y aplicación de la estimación de vidas útiles y depreciaciones del activo fijo. C. Conocer las políticas y procedimientos establecidos en los manuales e instructivos para determinar las fortalezas y debilidades del control interno. D. Determinar si se está cumpliendo con los objetivos establecidos por la empresa.
Análisis de la información financiera El auditor interno debe obtener información financiera que le permita formarse un juicio de las operaciones relacionadas con el monto de las depreciaciones y su distinción en los estados financieros. Clasificar las estimaciones de depreciaciones de activos de acuerdo a su naturaleza. Comparar la clasificación de las depreciaciones con empresas similares. Verificar que las estimaciones de depreciaciones, se han efectuado de acuerdo a las políticas dictadas por la administración de la empresa. Determinar el comportamiento de las depreciaciones registradas con período anteriores, justificando las variaciones significativas. Examen de la documentación e investigación específica El auditor interno debe revisar la documentación que respalda los cálculos de las depreciaciones de activos fijos, así como realizar las investigaciones específicas que considere conveniente, como las que a continuación se indican: A. Analizar manuales o instructivos de políticas y procedimientos, verificando su actualización y cumplimiento. B. Determinar la razonabilidad de su vida útil. C. La vida útil de un activo debe de establecerse por medios o especificaciones técnicas o experiencia de activos similares, en estos casos el auditor debe recurrir a los manuales de instrucción y de características del activo fijo, y en casos que no exista esta documentación consultar con personal especializado en dicho campo. D. Verificación de cálculos y registros. E. El auditor debe efectuar procedimientos para determinar la razonabilidad de los cálculos y el registro adecuado de las estimaciones de los valores de depreciación. F. Efectuar pruebas comparativas con el propósito de establecer tendencias inusuales. G. Analizar registros contables, tanto principales como auxiliares.
PRESENTACION Y DISCUSION DEL BORRADOR DEL INFORME: Es importante que el auditor interno presente un borrador del informe a fin de que pueda ser discutido con los interesados, quienes tendrán la oportunidad de confirmar o eliminar las observaciones resultantes del trabajo efectuado. El auditor interno en su informe debe referirse a: • • •
Fortalezas y debilidades del control interno Errores y debilidades encontradas Cuantificación del costo de las mismas y sus recomendaciones, discutiendo con los gerentes y personal involucrado a fin de obtener opiniones basadas en su experiencia.
INFORME El auditor interno debe presentar por escrito el resultado final de la evaluación del control interno, como evidencia del trabajo ejecutado y debe consistir en una declaración breve y sencilla. El informe debe contener como mínimo: Breve descripción del trabajo realizado • • • •
Identificación y cuantificación de deficiencias encontradas. Debilidades de procedimientos de control. Justificaciones o comentarios del personal responsable de la operatoria y control. Recomendaciones.
SEGUIMIENTO El auditor interno debe cumplir con lo establecido en los programas de trabajo de auditoría elaborados para realizar su examen, en cuanto al seguimiento de las recomendaciones efectuadas en auditorías anteriores, tomando en cuenta lo siguiente: A. Recomendaciones de auditorías recurrentes B. Verificar las acciones correctivas realizadas C. Verificar que las recomendaciones que no fueron atendidas, se deben tomar las decisiones oportunas de acuerdo a los procedimientos y reglamentación interna de la empresa. D. Considerar si la Gerencia o Consejo de Administración, asumió la responsabilidad de no tomar acciones correctivas sobre las deficiencias reportadas. E. Comunicar resultados del trabajo de seguimiento al órgano que reporta.
