Fundamentos de formato condicional El formato condicional en Excel es una manera de hacer que la herramienta aplique un formato especial para aquellas celdas que cumplen con ciertas condiciones. Por ejemplo, se puede utilizar el formato condicional para cambiar el color de las celdas que tienen un valor negativo.
Razón para utilizar el formato condicional Siempre tienes la opción de aplicar manualmente un formato a cada una de las celdas que cumplen con una condición, pero eso se puede convertir en un proceso largo y repetitivo, especialmente si tienes una tabla de datos muy grande y que cambia frecuentemente. Es por eso que el formato condicional puede hacer más fácil la tarea de cambiar automáticamente el formato de la celda que cumple con ciertos criterios.
Ejemplos de formato condicional ormato especial para todos los valores entre !" y #"$
%esaltar los valores por debajo del promedio &Para este ejemplo el promedio es !!.!'.
¿Cómo se aplica el formato condicional? (ebes seleccionar las celdas a las que se les aplicará el formato condicional y despu)s hacer clic en el comando Formato condicional que aparece en el grupo Estilos de la ficha *nicio.
+omo ya mencion) previamente, al seleccionar alguna de las opciones del men, el formato se aplicará para aquellas celdas que cumplan con cierta condición o regla. -n formato condicional en Excel está siempre basado en una regla que posteriormente se podrá editar si as lo deseas. /as reglas que se crean para los formatos condicionales se pueden dividir en dos grandes grupos$ •
Reglas basadas en valores de celda $ Estas reglas se basan en el mismo valor de la celda
&0ayor que, 0enor que, *gual a, Entre, etc.'. •
Reglas basadas en fórmulas $ Estas reglas ofrecen mayor fle1ibilidad porque puedes
aplicar un formato especial utilizando una fórmula donde podrás aplicar una lógica más
¿Cómo se aplica el formato condicional? (ebes seleccionar las celdas a las que se les aplicará el formato condicional y despu)s hacer clic en el comando Formato condicional que aparece en el grupo Estilos de la ficha *nicio.
+omo ya mencion) previamente, al seleccionar alguna de las opciones del men, el formato se aplicará para aquellas celdas que cumplan con cierta condición o regla. -n formato condicional en Excel está siempre basado en una regla que posteriormente se podrá editar si as lo deseas. /as reglas que se crean para los formatos condicionales se pueden dividir en dos grandes grupos$ •
Reglas basadas en valores de celda $ Estas reglas se basan en el mismo valor de la celda
&0ayor que, 0enor que, *gual a, Entre, etc.'. •
Reglas basadas en fórmulas $ Estas reglas ofrecen mayor fle1ibilidad porque puedes
aplicar un formato especial utilizando una fórmula donde podrás aplicar una lógica más
compleja. Por lo mismo es un poco más complicado de aprender, pero una vez que lo hagas ser) muy intuitivo de utilizar. Por ahora estudia estos conceptos básicos y en los siguientes das analizaremos algunas de las opciones que tenemos para aplicar el formato condicional.
Ocultar datos en Excel con formato condicional +uando queremos ocultar información en nuestras hojas de E1cel generalmente ocultamos las filas o columnas completas. Sin embargo hoy te mostrar) cómo ocultar datos en Excel utilizando el formato condicional sin necesidad de ocultar filas ni columnas. 2 continuación puedes ver el resultado que obtendremos despu)s de seguir los pasos descritos del artculo$
+on solo marcar la caja de selección se mostrará una tabla de descuentos que es de ayuda para validar que se está aplicando el descuento correcto. 2l quitar la selección de la caja se volverá a ocultar la tabla de descuentos.
Primer paso para ocultar los datos Partimos del supuesto que tenemos nuestra hoja de E1cel con toda la funcionalidad deseada. En este ejemplo serán las celdas que hacen el cálculo del total as como la tabla de descuentos. +ada grupo de celdas con el formato que necesitamos.
El primer paso será agregar un control de formulario conocido como +asilla de verificación que se encuentra dentro de laficha Programador y dentro del men desplegable del botón *nsertar$
-na vez dibujada la +asilla de verificación tendrás tu hoja de E1cel como la siguiente$
incular celda con la Casilla de verificación El siguiente paso es vincular la +asilla de verificación con alguna celda de nuestra hoja de manera que podamos saber en todo momento si la casilla está seleccionada. 3az clic derecho sobre la casilla de verificación y selecciona la opción Formato de control y se mostrará el siguiente cuadro de diálogo$
En el recuadro 4incular con la celda debes indicar la celda que desplegará el estado de la caja de selección. Para este ejemplo he seleccionado la celda 56". 2l pulsar el botón 2ceptar selecciona la caja de selección y verás reflejado su estado en la celda 56"$
Si desmarcamos la caja de selección la celda 56" mostrará el valor 2/S7. (e esta manera podremos saber el estado de la cada de selección en todo momento. 8a que no deseamos que el valor de la celda 56" sea visible cambiar) el color del te1to para que sea blanco y de esa manera el te1to se pierda con el fondo blanco de la hoja.
Crear regla de formato condicional 2hora debemos crear la regla de formato condicional que nos permitirá ocultar la tabla de descuentos y para ello debo seleccionar todo el rango de la tabla de descuentos &E!$6"' e ir al botón Formato condicional de la ficha *nicio y seleccionar la opción Nueva regla. Se mostrará el cuadro de diálogo Nueva regla de formato .
En este cuadro de diálogo debemos hacer varias cosas$ •
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•
Seleccionar la opción Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato . (entro del cuadro de te1to colocar la siguiente fórmula$ 9:5:6"92/S7. Esta fórmula hará que se aplique la regla de formato en caso de que el valor de la celda 56" sea igual a 2/S7. Pulsar el botón ormato y asegurarse que el color blanco está seleccionado dentro de la sección uente. 2demás en la sección 5ordes debemos seleccionar la opción ;inguno y finalmente en la sección %elleno asegurarnos que está seleccionada la opción Sin color.
inalmente cierra el cuadro de diálogo de Formato de celdas y en el cuadro de diálogo de Nueva regla de formato pulsa el botón 2ceptar. En cuanto aceptes la creación de la nueva regla de formato condicional tendrás una hoja como la siguiente$
/a tabla de descuentos habrá desaparecido debido a la regla de formato condicional reci)n creada y al encontrase desmarcad la caja de selección. 2l marcar de nuevo la caja de selección la tabla de descuentos se volverá a mostrar tal como en la imagen al inicio del artculo.
%esaltar celdas con formato condicional En el artculo fundamentos de formato condicional hemos aprendido las bases sobre este tema y en esta publicación aprenderemos sobre la primera de las opciones de men de formato condicional$ Resaltar reglas de celdas!
Esta opción de men nos dará la oportunidad de destacar celdas que cumplan con la regla de formato condicional especificada. +ada opción muestra su propio cuadro de diálogo solicitando los argumentos necesarios para crear la regla. %eglas de formato condicional
/a opción Es mayor que muestra el siguiente cuadro de diálogo$
En el primer cuadro de te1to deberás colocar un nmero a partir del cual se aplicará el formato especificado. Para este ejemplo coloqu) el nmero <" en la caja de te1to, dej) el formato predeterminado y el resultado fue el siguiente$
/as opciones Es menor que, Es igual a, Texto que contiene, esperan que ingreses un solo valor con el cual comparar las celdas a las que se aplicará el formato. /a opción Entre muestra un cuadro de diálogo diferente porque solicita ! valores que delimitarán el rango de valores a buscar$
/a opción Una fecha muestra una lista de opciones de donde podrás seleccionar la que mejor se adapte a tus necesidades.
Por supuesto, es necesario que tus celdas tengan datos de tipo fecha de manera que esta regla de formato condicional pueda encontrar valores coincidentes. inalmente la opción Duplicar valores te permitirá resaltar ya sea los valore nicos ó los valores duplicados dentro de tus datos$
Solamente debes elegir la opción adecuada de la lista de selección y se aplicará la regla de formato condicional adecuada.
2plicar formato condicional a valores duplicados o valores nicos En esta ocasión veremos cómo aplicar formato condicional a aquellas celdas que son nicas en nuestra lista de datos o por el contrario, aplicar formato condicional a aquellas celdas que se repiten. ormato condicional a valores duplicados
En primer lugar deberás seleccionar el rango de datos al cual se le aplicará el formato condicional$
(espu)s deberás ir a la ficha Inicio y en el grupo Estilos hacer clic sobre Formato Condicional y posteriormente desplegar el men Resaltar reglas de celdas y elegir la opción "uplicar valores .
Se mostrará el cuadro de diálogo "uplicar alores.
(eja las opciones predeterminadas y haz clic en 2ceptar. =odos los valores son resaltados e1cepto el da sábado porque es el nico de toda la lista que no se repite$
ormato condicional a valores nicos
2hora vamos a invertir el formato, es decir, queremos que el formato se aplique a los valores #nicos de nuestros datos y en este caso significará que solamente la celda del da Sábado quedará con formato. (e nuevo selecciona el rango de datos y haz clic en la ficha Inicio en el grupo Estilos selecciona el comando Formato condicional y a continuación en dministrar reglas .
Eso mostrará el cuadro de diálogo dministrador de reglas de formato condicionales .
En el cuadro de diálogo podrás observar la regla que acabamos de crear. 3az clic sobre la regla para seleccionarla y posteriormente clic sobre el botón Editar regla lo cual mostrará el cuadro de diálogo Editar regla de formato . Sobre este nuevo cuadro de diálogo selecciona la opción !nico dentro de la lista desplegable.
3az clic en el botón 2ceptar. 8 de nuevo haz clic sobre 2ceptar y se aplicará la nueva regla sobre los datos dejando solamente al da sábado con un formato especial por ser el nico valor que no se repite.
El formato condicional es una caracterstica muy poderosa de 0icrosoft E1cel que te ayudará a presentar adecuadamente los datos.
%eglas superiores e inferiores para analizar datos (espu)s de haber introducido los conceptos fundamentales de formato condicional, ahora analizaremos con un poco más de detenimiento algunos tipos de reglas de formato condicional especiales. Estas reglas se muestran dentro del men Formato condicional y dentro de la opción Reglas superiores e inferiores .
%eglas superiores e inferiores de formato condicional
/a regla "# superiores te permitirá resaltar de manera inmediata las celdas que contengan los 6" valores con mayor valor dentro del rango de celdas. El cuadro de diálogo de esta regla es el siguiente$
7bserva que puedes cambiar el nmero de elementos a seleccionar, por lo que en lugar de los 6" superiores podras seleccionar los !" superiores si as lo deseas. /a regla "# inferiores funciona de manera similar, solo que E1cel obtendrá las celdas con menor valor dentro del rango. /a regla "#$ de valores superiores es similar a las reglas anteriores, pero en lugar de indicar un nmero especfico de celdas se introduce un porcentaje de celdas a seleccionar. Por ejemplo, dentro de un rango que contiene !" celdas, si se especifica un 6"> entonces el formato condicional se aplicará a las ! celdas con mayor valor porque el 6"> de !" celdas son ! celdas. El cuadro de diálogo es el siguiente$
(e la misma manera puedes aumentar o disminuar el porcentaje. Si especificas un !"> para un rango de !" celdas, entonces el formato condicional se aplicará a ? celdas. /a regla "#$ de valores inferiores selecciona el 6"> de celdas del rango que tenga el menor valor. inalmente la regla %or encima del promedio hace dos cosas. En primer lugar calcula el valor promedio de las celdas del rango seleccionado y posteriormente aplica el formato condicional a todas aquellas celdas que tienen un valor por encima del promedio reci)n calculado. 2l no tener nign argumento, el cuadro de diálogo de esta regla solamente solicta el formato a aplicar$
/a regla %or de&a'o del promedio seleccionará todas las celdas que tengan un valor inferior al promedio. =ambi)n puedes consultar el artculo %esaltar celdas con formato condicional para conocer más sobre otras reglas de formato condicional.
%esaltar fines de semana con formato condicional +uando estás creando un calendario de proyecto ó un reporte a veces es de utilidad resaltar los das que son fines de semana. Eso lo puedes hacer fácilmente y rápido aplicando una regla de formato condicional. En primer lugar deberás tener listos los datos$
2hora selecciona todo el rango de fechas y en la ficha *nicio haz clic sobre Formato condicional y selecciona la opción Nueva regla$
%egla de formato condicional para fines de semana
Esto mostrará el cuadro de diálogo Nueva regla de formato y deberás seleccionar la opción Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato $
En el cuadro de fórmula deberás colocar la siguiente fórmula$ =DIASEM(A1, 2) > 5
2hora solo falta indicar el color del fondo de las celdas de fin de semana. 3az clic en el botón ormato y en la sección %elleno selecciona el color de tu preferencia para marcar los fines de semana$
inalmente la regla de formato queda de la siguiente manera$
2l hacer clic sobre 2ceptar, las celdas que contengas una fecha de fin se semana se resaltarán con el color previamente definido$
+onsulta más información sobre la función (*2SE0
%esaltar filas alternas 0uy a menudo cuando presentamos los datos en una tabla muy grande se dificulta distinguir la información que pertenece a la misma fila. Para poder ayudar en la lectura se puede resaltar el fondo de las filas alternas con un color especial de manera que pueda distinguirse la información entre filas diferentes. Por supuesto que puedes alcanzar este formato utilizando el funcionamiento implcito de las tablas, pero si quieres probar una opción diferente contina leyendo. +rear la regla de formato condicional
En primer lugar deberás seleccionar los datos a los que darás formato.
4e a la ficha *nicio y dentro de Formato condicional selecciona la opción Nueva regla lo cual mostrará el cuadro de diálogo Nueva regla de formato .
órmula para resaltar filas alternas
$%POR&'(&E) *i +a ,as instalado el *P- de Office ./-/0 la función RE*&O regresa su nombre a RE*$"1O!
Selecciona la opción Utili(ar una fórmula que determine las celdas para aplicar formato y en el cuadro Dar formato a los valores donde esta fórmula sea verdadera coloca la siguiente función$ =RESTO(FILA(),2)=0
/o que )sta fórmula significa es que cualquier fila que sea par se le aplicará un formato diferente. En caso de que quieras que sean las filas impares las que reciban el formato diferente entonces la función deberá ser$ =RESTO(FILA(),2)=1
Por otro lado, si lo que quieres es resaltar columnas, entonces puedes utilizar la siguiente función$ =RESTO(COLUMNA(),2)=0
-na ventaja de este m)todo es que podras resaltar cada # filas, solamente utiliza la siguiente fórmula$ =RESTO(FILA(),3)=0
inalmente debes elegir el formato de las filas para lo cual debes dar clic en el botón ormato y se mostrará el cuadro de diálogo Formato de celdas . Para este ejemplo elegiremos un color de relleno diferente.
(espu)s haz clic en el botón 2ceptar y posteriormente de nuevo en 2ceptar para cerrar el cuadro de diálogo Editar regla de formato . /os datos que haban sido seleccionados recibirán el formato de acuerdo a la regla reci)n creada.
2hora ya conoces un truco interesante del formato condicional para resaltar filas alternas en E1cel. 7bt)n más información sobre la función %ES=7.
5uscar valores usando formato condicional Seguramente utilizas las hojas de E1cel para almacenar grandes cantidades de datos, como el catálogo de clientes de la empresa, el registro de las ventas de productos, etc. +on esa gran cantidad de información es indispensable encontrar los datos precisos en todo momento.
5uscar en E1cel con formato condicional
En esta ocasión te mostrar) cómo utilizar el formato condicional para buscar dentro de una hoja de E1cel y resaltar las celdas coincidentes. 7bserva la siguiente imagen$
Para este ejemplo utilizar) los datos de la columna 5 y utilizar) la celda 5! como el cuadro de bsqueda, es decir, la celda donde colocar) el t)rmino@te1to que deseo entontrar en los datos.
2hora debemos crear la regla que aplique el formato condicional y para eso se deben seleccionar las celdas con los datos e ir al comando Formato condicional y seleccionar la opción Nueva regla$
Se mostrará el cuadro de diálogo Nueva regla de formato $
órmula para encontrar valores
Selecciona la opción Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato . En la caja de te1to coloca la siguiente fórmula, que e1plicar) en un instante$
=Y($B$2<>"",ENCONTRAR(MINUSC($B$2), MINUSC(B4)))
=ambi)n haz clic en el botón ormatoA para seleccionar el formato que se aplicará a las celdas que cumplan la regla.
/a fórmula que acabas de escribir compara el te1to de la celda de bsqueda &:5:!' con las celdas que contienen los datos. /a comparación se hace a trav)s de la función E;+7;=%2% que compara ambos valores. Puedes observar tambi)n que para ambos valores utilic) la función 0*;-S+ que los convierte en minsculas antes de hacer la comparación de manera que la bsqueda no sea sensible a maysculas y minsculas. inalmente, la intención de la función 8 es evitar que el formato se aplique a todas las celdas cuando la celda :5:! est) vaca. 2hora haz clic en el botón 2ceptar y podrás comenzar a encontrar los valores que introduzcas en la celda de bsqueda$
5orrar reglas de formato condicional -na vez que has analizado la información y aplicado algn formato condicional es probable que desees retornar al estado inicial de la hoja de E1cel, es decir, remover cualquier formato condicional aplicado a los datos. Eliminar formato condicional de celdas seleccionadas
-na manera de remover los formatos condicionales es seleccionar las celdas que tienen el formato que deseas eliminar y hacer clic sobre Formato condicional y seleccionar la opción )orrar reglas y posteriormente 2orrar reglas de las celdas seleccionadas .
E1cel quitará de inmediato cualquier formato condicional que est) aplicado sobre las celdas seleccionadas. Eliminar formato condicional de todas las celdas
El segundo m)todo para remover los formatos es seleccionar la segunda opción del men previamente mencionado$ 2orrar reglas de toda la ,oja . 2l seleccionar esta opción debes estar seguro de que no necesitas ningn formato condicional en toda la hoja de E1cel ya que se borrarán todos y cada uno de ellos. Eliminar algunas reglas de formato condicional
El ltimo m)todo que te mostrar) se debe utilizar en caso de tener varias reglas de formato y solamente querer remover una sola de ellas. (e igual manera debes seleccionar las celdas que tienen el formato y hacer clic en Formato condicional y posteriormente en la opción dministrar reglas, lo cual mostrará el siguiente cuadro de diálogo$
