Bases Técnicas Licitación Franquicia Venta Grandes Tiendas
Descripción General De Licitación El presente documento tiene por objeto establecer las condiciones bajo las cuales
, EMPRESA>, en adelante , FANTASIA>, licitara el servicio de Franquicia para la venta de grandes tiendas. , FANTASIA>, en la actualidad, comercializa comercializa en establecimiento de su interés los productos de . RETAIL>. Es de interés de licitar la promoción y venta de dichos servicios servicios en los establecimi establecimientos entos que para estos efectos efectos defina, principalmente, superficies de grandes tiendas. Será condición esencial de este servicio, una excelente gestión de la fuerza de venta que para estos efectos el Proveedor adjudicado contrate, especialmente en aspectos como contratación, supervisión, capacitación, evaluación y administración de ventas. El proveedor adjudicado deberá firmar un contrato con por 2 años contados desde desde la fecha de la adjudicación, adjudicación, renovable por por periodos de un año, si ninguna de las partes da aviso escrito de término a la otra con a lo menos 60 días de anticipación.
A. Descripción del Servicio El servicio servicio requerido requerido consta de un conjunto conjunto de procesos, procesos, los cuales cuales se presenta presentann a continuación: 1.) 2.) 3.) 4.) 5.) 6.) 7.) 8.) 9.) 10.)
Disponibilidad Disponibilidad del personal en los puntos de ventas Supervis Supervisión ión del personal personal Inform Informes es de gesti gestión ón Control Control de series series vendida vendidass Capacit Capacitació aciónn del personal personal Almacen Almacenamie amiento nto y distribu distribución ción Administ Administració raciónn de promocio promociones nes Administ Administració raciónn y control control de material material POP Recolección Recolección y Distribución Distribución de documentación documentación Mesa de ayuda.
1
1. Disponibilidad del personal en los puntos de ventas. 1.1 Selección del Personal: La selección del personal debera ser realizada por el Proveedor cumpliendo con los perfiles generales que a estos efectos defina . 1.2 Perfil del Vendedor (a) a) Egresado de Educación Media o Enseñanza Técnico Profesional b) Edad entre 19 y 29 años de preferencia c) Buena capacidad de expresión y dicción d) Orientación a resultados e) Aptitud de servicio al cliente. 1.3 Fichas El Proveedor mantendrá una ficha en medio magnético por cada uno del os vendedores que contrate, lo cual al menos deberá contener loa antecedentes básicos (datos generales, fotografía, certificados varios), evaluación de su gestión (puntajes, cumplimientos de metas, presentación, presentación personal, etc.) 1.4 Dotación conforme a las necesidades del servicio, podrá solicitar la incorporación de nuevos vendedores, solicitar la reducción del número de estos o su reubicación. El Proveedor deberá dar cumplimiento a los reemplazos en un plazo máximo de 12 horas para puntos de venta en Santiago y Regiones. Los aumentos de dotación deberán ser cumplidos en el plazo máximo de 48 horas desde la solicitud. El Proveedor deberá ser capaz de mantener un número estable de vendedores que efectivamente estén prestando sus servicios, con prescindencia de la existencia de licencias médicas, vacaciones, renuncias, fueros y otras situaciones similares. Previa solicitud del establecimiento comercial donde el Proveedor opere, se reserva el derecho de solicitar la exclusión de cualquier vendedor del Proveedor que hubiera dado lugar a quejas fundadas, o que a juicio de aquella, no reúna las condiciones de aptitud o conocimientos suficientes. Será causa de sustitución inmediata el incumplimiento por parte del personal adscrito al servicio. En ningún caso el Proveedor podrá solicitar al personal de que actúe como intermediario con el personal contratista suministrado. La falta de observancia de esta disposición será considerada como causal de término de contrato con el Proveedor. La formación del personal será realizada por que formara al personal seleccionado en aspectos relacionados con técnicas generales de interés para llevar a cabo de manera eficiente el servicio objeto de contrato, cuando menos en las condiciones especificas que sobre este aspecto marca la ley. 2
Sin perjuicio de lo anterior, existirán evaluaciones que serán de exclusiva responsabilidad de , que estarán dirigidas exclusivamente al personal de ventas. 1.5 Contratos del Personal El Proveedor deberá dar estricto cumplimiento a las disposiciones legales y reglamentarias relativas a accidentes del trabajo y profesionales, medicina preventiva y curativa, a las obligaciones tributarias, retenciones jurídicas y demás obligaciones previsionales y asistenciales, o de cualquier otro tipo que la ley imponga al Proveedor, respecto del personal y vendedores que el Proveedor contrate para la ejecución de este servicio. Los contratos individuales de trabajo del personal dependiente del proveedor no podrán bajo ningún aspecto hacer mención a o sus filiales y/o relacionadas. Todo el personal del Proveedor, cuando corresponda, debe estar debidamente contratado de acuerdo a las leyes laborales vigentes debiendo mantener el Proveedor lo siguiente: a) Carpeta con los contratos de prestación de servicios o de trabajo de todos los vendedores y empleados debidamente firmados por todas las partes. podrá solicitar en cualquier momento esta información y el Proveedor tendrá un plazo de 24 horas para su entrega. El Proveedor también deberá tener a disposición del establecimiento comercial en operación, el contrato de trabajo vigente de cada vendedor asignado a cada establecimiento. b) Planillas de pago de impuestos y leyes sociales mensuales de cada empleado, debidamente declaradas y canceladas. El Proveedor deberá enviar electrónicamente a más tardar el día 15 de cada mes a las planillas antes mencionadas. c) Pago de remuneraciones: El Proveedor deberá tener pagadas las remuneraciones base u honorarios de todo el personal que preste servicios a , a más tardar el quinto día hábil del mes siguiente a la prestación del servicio. Esta condición debe cumplirse en forma totalmente independiente de las condiciones y estados de pago de las comisiones acordadas entre el Proveedor y . 1.6 Administración de Uniformes El Proveedor deberá administrar los uniformes que ponga a su disposición, para la prestación de los servicios. Estos uniformes serán entregados por dos veces al año y no deben ser devueltos por la empresa adjudicataria. 1.7 Serán de la empresa adjudicataria cuantas sanciones, multas y penalizaciones sean impuestas por contravenir las disposiciones legales y reglamentarias aplicables, y especialmente las índole administrativa y laboral.
3
2. Supervisión del Personal, Organización e Infraestructura. El Proveedor deberá presentar una estructura de Supervisión, definiendo sus funciones, la frecuencia de visitas, forma de evaluación de los vendedores a su cargo, evaluación de los supervisores, etc. Además deberá presentar un procedimiento de levantamiento de los requerimientos específicos de cada punto de venta, incluyendo un seguimiento de la resolución de dichos requerimientos. El Proveedor deberá dotar a todo el personal de teléfono celular con plan de voz. El Proveedor deberá proveer de la infraestructura necesaria para la realización de reuniones, al menos semanales, con su fuerza de venta de la Región Metropolitana y de la comunicación permanente con el resto de supervisores y vendedores a lo largo del país 3. Informes de Gestión (REVIZAR INFORMES) Será de requisito fundamental del servicio y obligación del Proveedor presentar los siguientes informes: a) Informe de ventas: Informe de ventas Semanales por producto, por modelo, stock por modelo y novedades de la semana, por vendedor, punto de venta y ciudad. Se debe entregar en medios magnéticos, todos los días martes a mas tardar a las 12:00 hrs. b) Cierre de Ventas : Este informe es mensual por producto y modelo, por vendedor, punto de venta y ciudad. Se debe entregar en medio magnético, el 3er día hábil siguiente del último día del mes en curso a más tardar a las 17:00 hrs. c) Cumplimiento de Metas : Ese informe es por producto y modelo, por vendedor, punto de venta y ciudad, e incluye una evaluación de cada promotor y las acciones para mejorar el desempeño. Se debe entregar en medio magnéticos, el 3er día hábil siguiente hábil del último día del mes en curso a mas tardar a las 17:00 hrs. d) Registro de Asistencia : Informe de asistencia del personal del Proveedor por vendedor, punto de venta y ciudad. Se debe entregar mensualmente a , a través de una hoja de ruta con la cantidad de promotores por punto y sus respectivos horarios, días libres etc. Sin perjuicio de lo anterior, toda inasistencia debe ser comunicada de inmediato, así como la resolución de esta. e) Requerimientos de Imagen en Puntos de Venta : Este informe refleja los requerimientos de imagen en los puntos de venta. Se debe entregar mensualmente a .
4
4. Capacitación del Personal La formación del personal seleccionado se realizar continuamente por el Proveedor y será de su exclusiva responsabilidad. El Proveedor formara a su personal en técnicas de atención comercial y venta, conocimientos técnicos, actitud y motivación. El Proveedor deberá: a) Disponer de la infraestructura para capacitación y reuniones periódicas b) Explicitar recursos y dotación para capacitar c) Metodología de trabajo para realizar las capacitaciones d) Cursos de capacitación y su calendario e) Otros. Los recursos provenientes del crédito Sence serán administrados por , debiendo el Proveedor dar todas las facilidades para ello.
5. Almacenamiento y Distribución El Proveedor deberá mantener una bodega asegurada y certificada por para: a) Bodegaje del Material Pop (folletería, pendones, displays, maquetas, etc) en transito suministrado por . b) Bodegaje de accesorios suministrados por , los cuales deberá distribuir en puntos de venta. c) Bodegaje en productos en demostración los que serán entregados en consignación al Proveedor y deben ser distribuidos por este a todos los puntos de venta a nivel nacional. d) Bodegaje de uniformes los cuales deberá distribuir a los vendedores a nivel nacional. e) Controlar en informar inventario de elementos almacenados. Toda diferencia de inventario será de cargo del Proveedor, incluso aunque esta provenga del caso fortuito o fuerza mayor. Volumen Aproximado: despachará la empresa adjudicada, en promedio, el siguiente detalle de materiales: - 1.000 XXXXXX - 1.000 XXXXXXXXX., quincenalmente. Cabe mencionar que estos valores son aproximados y varían de acuerdo a las acciones comerciales que realice la compañía.
5
6. Administración y control de material POP El Proveedor deberá administrar, distribuir y controlar el material POP que utiliza en todos los puntos de ventas donde posea vendedor a nivel nacional. Variaciones en el servicio procurara indicar al Proveedor sobre cualquier variación (ampliación o reducción) en la prestación de servicio objeto de contrato con la mayor antelación posible. La empresa adjudicataria se compromete a aceptar dichas variaciones, y no podrá reclamar, por esta causa, daños y perjuicios a . B. Tarificación de los Servicios 1. Perfiles de personal El personal contratado por el Proveedor para la prestación de los servicios será el siguiente: a) Director de Cuenta - Profesional de carrera universitaria de 5 años (Ingeniero Comercial, Civil o afines) - Experiencia en Áreas Comerciales - Capacidad de liderar equipos de trabajo b) Administrativos (al menos 2 personas) - Profesional del área de Administración de Empresas, Contador, Auditor, Contador General o Carreras a fines. - Experiencia en procesos administrativos - Manejo de Office nivel intermedio c) Supervisores (al menos 12 personas) - Experiencia comprobada en áreas comerciales - Capacidad de liderar equipos de trabajo y grupos de ventas - Orientación a los cumplimientos de objetivos y metas. d) Vendedores - Experiencia en ventas de Productos de Consumo Masivo - Atención publico en grande tiendas - Orientación a las ventas y a los cumplimientos de objetivos y metas. Todo el personal contratado, director de cuenta, administrativos, supervisores y vendedores tendrán dedicación exclusiva a , quedando expresamente prohibido al Proveedor destinarlos a labores distintas a la prestación de servicio contratado, siendo esta situación causal de termino de contrato.
6
2. Modelo de Tarificación de los Servicios 2.1 Sueldo Fijo Mensual: a) pagara una comisión fija por cada vendedor que el proveedor tenga a disposición de , exigiendo una renta fija liquida de $ 165.000 mas Gratificación legal y bonos variables por cumplimiento de meta individual. b) pagara doce (12) Supervisores, exigiendo una renta fija liquida a cada uno de $ 300.000 mas Gratificación Legal ybono variable por cumplimiento de meta asociada a los vendedores a su cargo. c) pagara tres (3) administrativos, exigiendo una renta bruta de $ 400.000 por administrativo. d) pagara por Director de Cuenta un total bruto de $ 1.890.000. Metas A continuación se muestra un cuadro resumen de la forma de cálculo de las metas: Gerencia Presupuesto Mensual de Ventas Prepago
Sub. Gerencia Zonas
Puntos de venta
Asigna Metas por Zonas
Se asignan metas Por región
Se asignan metas por Punto de venta Analiza presupuesto Sub Gerentes de zonas, se mensual según presupuesto distribuyen las metas de anual de la compañía sus zonas según % de participación de cada una de ellas. Una vez distribuidas por zonas, se distribuyen por región, la cual corresponde a la meta
Meta por Punto de venta Se comunican las metas a nivel de punto de venta, la que corresponde también a la meta de los ejecutivos.
7
del supervisor de la zona, Y, finalmente una vez distribuidas por región, se subdistribuye por punto de venta. 2.2 Bono cumplimiento de Meta Mensual Vendedores El calculo del bono de cumplimiento de meta, se realiza en función de las metas en unidades o en dinero establecidas por a cada punto de venta. El bono por cumplimiento varia en función del porcentaje de la meta en unidades o en dinero alcanzando y de acuerdo a la siguiente escala:
Bono por cumplimien to entre el 0% y el 59,9% de la meta individual
Bono por cumplimient o entre el 60% y el 69,9% de la meta individual
Bono por cumplimi ento entre el 70% y el 79,9% de la meta individual
Bono por cumplimient o entre el 80% y el 89,9% de la menta individual
Bono por cumplimie nto entre el 90% y el 99,9 de la meta individual
Bono por cumplimie nto entre el 100% y el 109,9% de la meta individual
Bono por cumplimie nto entre el 110% y el 119,9% de la meta individual
Bono por cumplimie nto entre el 120% y el 129,9 de la meta individual
Bono por cumplimie nto entre el 130% y mas de la meta individual
$0
$30.000
$70.000
$110.000
$150.000
$200.000
$250.000
$ 300.000
$350.000
2.3 Bono calidad Mensual Vendedores La meta de calidad se establece asignando un puntaje variable por su desempeño cualitativo, esta variable medirá el visual del Punto de Venta, presentación Personal y atención de Publico. Dicha meta será comunicada mensualmente por pudiendo por tanto ser modificada unilateralmente por la misma, tanto en el número de puntos que se exijan como en la asignación de puntos. Solo cumpliendo con el 80% de la meta de calidad, el vendedor podrá acceder al Bono de Calidad Mensual y por tanto, no se pagaran bonos por cumplimientos inferiores a ese porcentaje. Para calcular el valor de este bono, deberá atenderse al porcentaje de cumplimiento del Bono Cumplimiento de Meta Mensual, en conformidad a la tabla siguiente: Bono por cumplimien to meta entre el 0% y el 59,9 de la meta individual mas cumplimien to del 100% o mas de la meta calidad $0
Bono por cumplimient o entre el 60% y el 69,9% de la meta individual
Bono por cumplimient o entre el 70% y el 79,9% denla meta individual
Bono cumplimient o entre el 80% y el 89,9% de la meta individual
Bono por cumplimi ento entre el 90% y el 99,9% de la meta individual
Bono por cumplimi ento entre el 100% y el 109,9% de la meta individual
Bono por cumplimi ento entre el 110% y el 119,9 de la meta individual
Bono por cumplimi ento entre el 120% y el 129,9% de la meta individual
Bono por cumplimi ento entre el 130% y mas de la meta individual
$0
$0
$10.000
$20.000
$30.000
$40.000
$40.000
$40.000
De este modo, en el evento que el vendedor no hubiera cumplido con al menos el 80% del Bono Cumplimiento Meta, el vendedor no recibirá monto alguno por concepto de Bono Calidad Mensual.
8
3. Calculo Comisiones Proveedor de Prestación de Servicios El Proveedor deberá completar las planillas adjuntas en todos sus conceptos, para construir de esa manera el Costo (relacionado con lo que le cuesta a un promotor o vendedor) De este modo deberá estipular las comisiones por Prestación de Servicio correspondiente a Sueldo Fijo ,Bono Cumplimiento de Meta y Bono Calidad contemplando los gastos adicionales generados del pago y administración de sus obligaciones Legales, tanto como para Vendedor, Supervisor, Administrativos estipulados y Director de Cuenta , indicándolas en ambos casos en el concepto Margen Empresa. Según definición de estas bases, solo generan comisión de Prestación de Servicios el Costo Empresa de los sueldos fijos, el Costo Empresa del bono cumplimiento de meta y el Costo Empresa de bono calidad, tanto de vendedores como , Supervisor, Administrativos estipulados y Director de Cuenta . El Proveedor deberá proponer una única comisión para los sueldos fijos y para los bonos variables de vendedores y supervisores. 4. Incentivos podrá establecer incentivos especiales al proveedor o a los vendedores de este a través de acciones comerciales que determine la compañía. Estas campañas serán debidamente informadas por el Proveedor y debiendo ejecutarlas de acuerdo a los requerimientos que en este sentido efectúe . 5. Finiquitos Los impuestos, leyes sociales, seguro de cesantía, desahucio, indemnización por años de servicios, vacaciones, salas cuna etc., y todo lo que la ley imponga al empleador, serán de cargo del proveedor quien deberá mantener todas las obligaciones con sus pagos al día. C .Experiencia y Trayectoria La experiencia de la empresa y sus gestores en el manejo de fuerzas de ventas, comercialización de productos de tecnología y conocimiento de negocio de retail en tiendas por departamentos serán importantes para ala evaluación del Proveedor. D. Penalizaciones En el supuesto de que, a juicio de se produzca algunos de los siguientes hechos:
9
1.- Interrupciones no justificadas y reiteradas en la prestación del servicio de disponibilidad del personal en los puntos de venta. 2.- Falta de puntualidad en la recepción de Informes de Gestión, con carácter de reiterado. 3.- Omisiones de datos que, aun no estando incluidos en el informe de actividad, su conocimiento pueda ser importante para . 4.- Falta de cuidado de la imagen y buen nombre de . 5.- Faltas e incumplimientos de sus obligaciones por el personal contratado para proveer el servicio. 6.- Diferencia de inventarios no justificadas en cuanto a las series vendidas, equipos, elementos publicitarios y materiales POP. 7.- No cumplimiento de procesos establecidos por , especialmente en lo que respecta a las ventas de sus productos. E. Evaluaciones de Ofertas La evaluación de las propuestas se hará en función de la propuesta técnica y económica que entregue cada Proveedor y de acuerdo al siguiente esquema de ponderación. Propuesta Técnica - 15% Supervisión del Personal - 15% Informes de Gestión - 20% Capacitación del Personal.
: 50%
Propuesta Económica - 10% Margen Empresa Sueldo Fijo - 10% Margen Empresa Bono Variable
: 20%
Experiencia y Trayectoria en Ventas De grandes tiendas
: 30%
G. Entrega de Ofertas El proceso de licitación tiene el siguiente calendario de actividades Entrega de Bases a Proveedores Recepción de Consultas
: 01 de Abril de 2010 : 15 de Abril 2010 a las 18.00 hrs. 10
Respuestas a Consultas Recepción de Ofertas
: 20 de Abril 2010 a las 12.00 hrs. : 25 de Octubre 2010 a las 18.00 hrs.
Nota: se reserva el derecho a adjudicar total o parcialmente el servicio objeto de este concurso a una o varias empresas adjudicatarias en función de las zonas de trabajo, capacidades de respuestas y evolución del servicio. En ningún caso la adjudicación garantiza exclusividad a la empresa adjudicada. La Empresa Adjudicataria desarrollara el Servicio objeto del Contrato en todo momento bajo las directrices e indicaciones facilitadas por .
11
