El Sistema de Abastecimiento en Los Gobiernos Locales

EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO Y LAS CONTRATACIONES CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES EN LOS GOBIERNOS LOCALES JULIO 2006

José Luis Montalvo Mejía

ÍNDICE PARTE I LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

03

1. Qué son los Sistemas Administrativos

03

2. Qué es el Sistema de Abastecimiento

03

1. Concepto

03

2. Finalidad

04

3. Normas que rigen el Sistema de Abastecimiento

04

3. Los Subsistemas de Abastecimiento y el Diseño y Organización de la Oficina de Abastecimiento en los Gobiernos Locales 1. Los Subsistemas de Abastecimiento

09 09

2. Diseño y Organización de la Oficina de Abastecimiento en los Gobiernos Locales 13 a. Denominación y Organización 13 b. Principales Funciones Generales de Abastecimiento

13

c. Principales Procesos Técnicos de Abastecimiento

14

3. Funcionamiento del Sistema de Abastecimiento

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PARTE II GESTIÓN DEL PROCESO DE CONTRATACIONES CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES

18

1. El proceso de contrataciones y adquisiciones

18

A. Fases de los procesos procesos de adquisición o contratación

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B. Principios que rigen las contrataciones y adquisiciones

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2. Tipos de procesos de selección

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3. Montos para la determinación de los procesos de selección

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4. Etapas del proceso de selección y plazos por tipo de selección

30

5. Convocatoria de los procesos de selección

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CONSULTAS FRECUENTES

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Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

PARTE I LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO 1. Qué son los Sistemas Administrativos Los Los sist sistem emas as admi admini nist stra ratitivo voss son son los los conj conjun unto toss de prin princi cipi pios os,, norm normas as,, procedimientos, técnicas e instrumentos que regulan la utilización de recursos en las entidades de la administración pública y promueven la eficiencia en el uso de dichos recursos. Los sistemas administrativos nacionales son sistemas de gestión que actúan como normas de calidad. Entre los principales sistemas de la administración pública peruana figuran los siguientes: - adquisiciones y contrataciones - personal - inversión pública - presupuesto - contabilidad - tesorería - otros.

2. Qué es el Sistema de Abastecimiento 1. Concepto El Sistem Sistema a de Abaste Abastecim cimien iento to es el conjun conjunto to interr interrela elacio ciona nado do de polític políticas, as, objetivos, normas, atribuciones, procedimientos y procesos técnicos orientados al racional flujo, dotación o suministro, empleo y conservación de medios materiales; así así como como acci accion ones es espe especi cial aliz izad adas as,, trab trabaj ajo o o resu resultltad ado o para para aseg asegur urar ar la continuidad de los procesos productivos que desarrollan las entidades integrantes de la administración pública. Este sistema se instituyó a través del Decreto Ley 22056 1, en el marco de actividad de la Dirección Nacional de Abastecimiento del Instituto Nacional de 1

Publicado Publicado en el Diario Oficial el 29 de diciembre de 1978 3


Administración Pública2. Actualmente el Sistema de Abastecimiento tiene diversas instancias.

2. Finalidad La finalidad del Sistema de Abastecimiento es asegurar la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios en la administración pública.

3. Normas que rigen el Sistema de Abastecimiento Las normas que rigen el Sistema de Abastecimiento en la Administración Pública peruana son las siguientes: a) Constitución Política del Perú

Artículo 76 “Las obras y la adquisición de suministros con utilización de fondos o recursos públicos se ejecutan obligatoriamente por contrata y licitación pública, así como también la adquisición o la enajenación de bienes. La contratación de servicios y proyectos cuya importancia y cuyo monto señala la Ley Ley de Pres Presup upue uest sto o se hace hace por por conc concur urso so públ públic ico. o. La ley ley esta establ blec ece e el procedimiento, las excepciones y las respectivas responsabilidades.” responsabilidades.”

Artículo 194 “Las municipalidades provinciales y distritales son los órganos de gobierno local. Tienen autonomía política, económica y administrativa en los asuntos de su competencia. Las municipalidades de los centros poblados son creadas conforme a ley.”

Artículo 195 2

Entidad creada por el artículo 1 del Decreto Ley 20316 "Ley Orgánica del INAP" del 11/12/1973 como entidad rectora del proceso de Reforma de la Administración Administración Publica. En 1995 se dispone su desactivación y liquidación por Ley N 26507. 4


“Los “Los gobi gobier erno noss loca locale less prom promue ueve ven n el desa desarr rrol ollo lo y la econ econom omía ía loca local,l, y la prestación de los servicios públicos de su responsabilidad, en armonía con las políticas y planes nacionales y regionales de desarrollo. Son competentes para: 1. Aprobar su organización interna y su presupuesto. 2. Aprobar el plan de desarrollo local concertado con la sociedad civil. 3. Administrar sus bienes y rentas. (…)” b) Decreto Ley 22056: Sistema de Abastecimiento (SA. 05, 06 y 07)

Artículo 1 “Institúyase a partir del 1 ero de enero de 1978 el Sistema de Abastecimiento (…)”

Artículo 2 “Corresponde al Sistema de Abastecimiento asegurar la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios no personales en la Administración Pública a través de los procesos técnicos de cata catalo loga gaci ción ón,,

regi regist stro ro

de

prov provee eedo dore res, s,

prog progra rama maci ción ón,,

adqu adquis isic icio ione nes, s,

almace almacenam namien iento to y seguri seguridad dad,, distrib distribuci ución, ón, regist registro ro y contro control,l, manten mantenimi imient ento, o, recuperación de bienes y disposición final”. c) Resolución Jefatural 118- 80- INAP/DNA. Aprueba las Normas Generales del Sistema de Abastecimiento3

SA 05. Unidad en el ingreso físico y custodia temporal de bienes Los Los bien bienes es obte obteni nido doss por por las las enti entida dade dess debe deben n ingr ingres esar ar físi física came ment nte e por por el Almacén Central, salvo que por su naturaleza y características propias, resulte imposible hacerlo; en cuyo caso, el ingreso y salida se hará sólo con documentos Resolución Jefatural del 25 de Julio de 1980 y se deja sin efecto las Normas Generales de Abastecimiento SA 01, 02, 03 y 04 de por la Segunda Disposición Final del Decreto Supremo N°039- 98- PCM., del 28- SET- 1998, derogado por la Sexta Disposición Final del Decreto Supremo N°013- 2001- PCM., del 13- FEB- 2001 y este último, por el art. 3º del Decreto Supremo Nº 083-2004- PCM, del 29 de Noviembre del 2004. Sin embargo, en la práctica, al no existir otra metodología normada por el Estado, resulta pertinente que las entidades puedan continuar aplicando dichos criterios técnicos, en lo que sea aplicable. 3

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fuentes (orden de compra: O/C, Orden de Servicio: O/S, Nota de Entrada de Almacén: NEA y Pedido Comprobante de Salida: PECOSA). Se denomina así por ser éstos de uso compartido por los Sistemas de Abastecimiento, Contabilidad y Presupuesto. Ingresados “conforme” los bienes, se codifican según los Catálogos Nacionales vigentes, se registra su ingreso o salida en las TCVA o Bind Card y se informa docu docume ment ntad adam amen ente te al Kárd Kárdex ex,, para para que que haga haga lo prop propio io ante ante la Ofic Oficin ina a de Contabilidad, a través del Resumen del Movimiento de Almacén (RJ. Nº 335-90INAP/DNA). Los bienes para uso o consumo inmediato deben salir del Almacén con PECOSA. Los que van a ser utilizados en fecha posterior (como es el caso de los insumos para obras) podrán hacerlo mediante Pedido Interno de Almacén (PIA), que es un docu docume ment nto o inte intern rno o de natu natura ralez leza a extr extraa-co cont ntab able le,, prev previa ia su apro aproba baci ción ón y autorización por resolución de Oficina General de Abastecimiento, o la que haga sus sus veces eces como es el caso caso de la Gere erencia ncia de Adm Adminis inistr tra ación ción en las las municipalidades.

SA 06. Austeridad del abastecimiento “En toda previsión, solicitud, obtención, suministro, utilización o administración de bien bienes es y serv servic icios ios,, se aplic aplicar arán án los los crite criteri rios os e inst instru rume ment ntos os pert pertin inen ente tess de austeridad que establezca la entidad a propuesta de la Oficina de Abastecimiento, en concordancia por la política gubernamental. La austeridad no significa “dejar de gastar”, sino más bien, “hacer un mejor uso de los pocos recursos económicos o materiales con los que se cuenta o de los que se dispone”. La aust auster erid idad ad en el proc proces eso o de abas abaste teci cimi mien ento to ha de ente entend nder erse se como como la equilibrada estimación de necesidades de bienes y servicios, el empleo mesurado de los recursos asignados a la municipalidad y su adecuada combinación, para obtener más y mejores resultados en beneficio de la colectividad en general.

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La austeridad es condición básica del abastecimiento. Su aplicación, observancia y cumplimiento corresponden a todas las dependencias de la entidad pública, cualquiera sea su denominación, estructura, ubicación, directivos, etc. Es competencia de la Oficina de Abastecimiento, de acuerdo a sus funciones y atribuciones, estudiar y proponer a la Gerencia de Administración y Gerencia Municipal, los criterios y orientaciones para la mejor aplicación de las medidas de austeridad, sobre bienes y servicios. Entre ellos tenemos los siguientes: - la estandarización de bienes y servicios: para controlar la excesiva variedad o mixtura de los mismos. - la relación de los bienes y servicios de los que se puede prescindir, por ser mínimo su requerimiento anual. - impr imprim imir ir en los los Cuad Cuadro ross de Nece Necessidad idades es,, ante antess de entr entreg egar arlo loss a las las dependencias de la entidad, la relación e información básica de los bienes y servicios programables. - establecer la cantidad máxima de cada bien o servicio que puede programarse, en func funció ión n a los los obje objetitivo voss y meta metas, s, frec frecue uenc ncia ia de uso, uso, real real cant cantid idad ad de personal que labora, etc. - los titulares de las dependencias de la entidad son responsables de supervisar la aplicación de las medidas de austeridad del abastecimiento, en el ámbito de competencia. - perió periódic dicame amente nte,, la Oficin Oficina a de Abaste Abastecim cimien iento to condu conducir cirá á y coordi coordinar nará á la evaluación y resultado de la austeridad del abastecimiento, para proponer su perfeccionamiento.” d) Ley de Bases de la Descentralización: Descentralización: Ley 27783

Artículo 10 “[...] las normas técnicas referidas a los servicios y bienes públicos, y los sistemas administrativos del estado, referidos a presupuesto, tesorería, contaduría, crédito público, inversión pública, contrataciones y adquisiciones, personal y control, por su natura naturalez leza a son de observ observanc ancia ia y cumpli cumplimie miento nto obliga obligator torio io para para todos todos los niveles de gobierno”. 7


e) Ley Orgánica de Municipalidades: Ley 27972

Artículo VIII “Los gobiernos locales están sujetos a las leyes y disposiciones que, de manera genera generall y de confor conformid midad ad con con la Consti Constituc tución ión Políti Política ca del Perú, Perú, regula regulan n las actividades y funcionamiento del Sector Público; así como a las normas técnicas referidas a los servicios y bienes públicos, y a los sistemas administrativos del estado que por su naturaleza son de observancia y cumplimiento obligatorio”.

Artículo 34. Contrataciones y adquisiciones locales “Las contrataciones y adquisiciones que realizan los gobiernos locales se sujetan a la ley de la materia, debiendo hacerlo en acto público y preferentemente con las empr empres esas as cali calific ficad adas as cons constititu tuid idas as en su juri jurisd sdic icci ción ón,, y a falt falta a de ella ellass con con empresas de otras jurisdicciones. Los Los proc proces esos os de cont contra rata taci ción ón y adqu adquis isic ició ión n se rige rigen n por por los los prin princi cipi pios os de moralidad, libre competencia, imparcialidad, eficiencia, transparencia, economía, vigencia tecnológica y trato justo e igualitario; tienen como finalidad garantizar que los gobiernos locales obtengan bienes, servicios y obras de la calidad requerida, en forma oportuna y a precios o costos adecuados”. f) Ley y Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

• Decreto Supremo 083-2004-PCM Aprueba el Texto Único Ordenado (TUO) de la Ley 26850, Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Publicado el 29.11.04.

• Decreto Supremo 084-2004-PCM Aprueba el Nuevo Reglamento de la Ley 26850, Ley de Contrataciones y Adquisiciones del del Estado. Publicado el 29.11.04. 29.11.04.

• Directiva Directiva 005-2003005-2003- Consejo Consejo Superior Superior de Contrataci Contrataciones ones y Adquisicio Adquisiciones nes del Estado – CONSUCODE / PRE 8


Regula el procedimiento de elaboración y el contenido de los Planes Anuales de Adquisiciones y Contrataciones Contrataciones (PAAC) de las Entidades Entidades del Sector Público bajo el ámbito de aplicación de la normativa sobre contrataciones y adquisiciones del Esta stado, así como omo la opo oportu rtunid nidad y mecan ecanis ism mos para ara su rem remisió isión n al CONSUCODE. g. Otras leyes complementarias

- Ley de Presupuesto del Sector Público, para el Año Fiscal 2006, Ley 28652 - Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, Ley 28411 - Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, Ley 27785 modificada por leyes 28396 y 28422 - Ley del Procedimiento Administrativo General, Ley Nº 27444 - R.D. 216-98-SBN (Superintendencia de Bienes Nacionales), Sobre registro de bienes cuya propiedad está acreditada - Directiva 004-2002/SBN Procedimientos para la Alta y la Baja de los Bienes Muebles de propiedad estatal y su recepción por la SBN - D.S. 154-2001-EF, que modifica el Reglamento General de Procedimientos Administrativos de los Bienes Bienes de Propiedad Estatal, Estatal, D.S. 154-2001-EF

3. Los Subsistemas de Abastecimiento y el Diseño y Organización de la Oficina de Abastecimiento en los Gobiernos Locales 1. Los Subsistemas de Abastecimiento Los Subsistemas de Abastecimiento 4 son:

a) Subsistema de Información y Control A través de este subsistema se capta, procesa, clasifica, actualiza, proporciona y conserva información sobre: los bienes, servicios y obras; proveedores; precio y condiciones de venta; seguridad; garantía que ofrecen; acciones de seguimiento y control a realizar; etc., requeridas por la municipalidad y sus diversas gerencias, para para toma tomarr la deci decisi sión ón más más conv conven enie ient nte e en cond condic icio ione ness ópti óptima mass para para la municipalidad. 4

VALCÁRCEL, G. Manual de Abastecimiento Municipal. INICAM. Lima. 1989. Págs. 65-68

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Está constituido por los Procesos Técnicos de: - Programación: Cuadro de Necesidades - CN, Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones - PAAC, Presupuesto Institucional de Apertura - PIA. - Catalogación: Catalogación Nacional de Bienes Muebles y Enseres - CNBME, y otras catalogaciones 5 - Registro Nacional de Proveedores - Registro y Control: seguimiento de acciones de cada fase de cada Proceso Técnico.

b) Subsistema de Negociación/Obtención Negociación/Obtención A través de este subsistema se presentan alternativas y condiciones para negociar, conseguir o poseer la tenencia, propiedad o derecho de uso de los bienes bienes o servic servicios ios necesa necesario rioss o para para rescat rescatarl arlos, os, de haberl haberlos os perdid perdido. o. Está Está conformado por los Procesos Técnicos de: - Cont Contra rata taci cion ones es y Adqu Adquis isic icio ione nes: s: Adju Adjudi dica caci ción ón de Meno Menorr Cuan Cuantí tía a - AMC, AMC, Adquisición Directa - AD, Concurso Concurso Público - CP y Licitación Licitación Pública - LP. - Recuperación de Bienes: consistente en volver a tener dominio de los bienes para uso o consumo o para prestar servicios, cuya propiedad se había perdido por por

desc descui uido do,,

negl neglig igen enci cia, a,

dete deteri rior oro, o,

aban abando dono no,,

robo robo,,

obso obsole lesc scen enci cia a

tecnológica, etc.

c) Subsistema de Utilización/Preservación Utilización/Preservación A través de este subsistema se prevé, orienta y supervisa la movilización, uso, conservación y custodia de los bienes y servicios, dentro de una concepción integral, para una adecuada utilización y preservación. Este Subsistema está constituido por los Procesos Técnicos de: - Mantenimiento (interno o externo). Puede ser sólo mano de obra - la entidad compra la materia prima - o a todo costo. - Almacenamiento: almacén central y almacenes periféricos. La RM Nº 362-2003-PCM, del 15-NOV-2003, crea la Comisión Multisectorial para analizar las conclusiones conclusiones sobre Catalogación Catalogación de Bienes y Servicios, Servicios, presentadas presentadas por la Comisión creada por DS Nº 099-2002-PCM, del 10-OCT-2002, sobre Sistema de Catalogación de Bienes y Servicios Único. 5

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- Seguridad integral: para personas y bienes. - Distribución -racional y mesurada- de bienes: sólo con PECOSA, para consumo inmediato o, con PIA, para uso y consumo posterior. - Disposición Final: acción que compete a la Oficina de Control Patrimonial y al Comit Comité é de Gest Gestió ión n Patri Patrimo moni nial al,, conf confor orme me al artí artícu culo lo 168 168 del del Regl Reglam amen ento to General de Procedimientos Administrativos de los bienes de propiedad estatal, aprobado por DS 154-2001-EF, modificado por el DS 107-2003-EF y demás Directivas de la SBN.

2. Diseño y Organización de la Oficina de Abastecimiento en los Gobiernos Locales La Oficina de Abastecimiento es el órgano de apoyo encargado de gerenciar y administrar las acciones y actividades propias del Sistema de Abastecimiento y de la administración y mantenimiento de los bienes muebles, maquinaria, equipo mecánico, flota vehicular y de los locales institucionales de la entidad. Está a carg cargo o de un Sub Sub Gere Gerent nte, e, quie quien n depe depend nde e del del Gere Gerent nte e de Admi Admini nist stra raci ción ón y Finanzas o de la Gerencia de Administración. a) Denominación y Organización

El área encargada del abastecimiento en una municipalidad –dependiendo del tamaño de ésta- generalmente tiene jerarquía de subgerencia con el denominativo o nomb nombre re de Subg Subger eren enci cia a de Abast bastec ecim imie ient nto. o. Tamb Tambié ién n se le deno denomi mina na Subger Subgerenc encia ia de Logís Logístic tica a o Jefatu Jefatura ra de Logíst Logística ica,, como como en la Munici Municipal palida idad d Provincial de Puno (ver gráfico Nº 01).

Gráfico Nº 01: Ubicación de la Subgerencia Logística o Abastecimiento en el Organigrama de la Municipalidad Provincial de Puno 11


ALCALDE

Otras municipalidades cuentan con subgerencia de abastecimiento o logística y además con subgerencia de servicios generales por separado. Lo recomendable es que ésta última esté dentro de la Subgerencia de Abastecimiento o Logística,. El diseño organizacional variará en función del tamaño de la institución, número de personal que labora en el área y cantidad de dependencias a las que debe atender, jerarquía de la jefatura y, sobre todo, por los tres subsistemas detallados en párrafos anteriores y el tipo ti po de funciones asignadas. Proponemos un diseño o estructura básica que se muestra en grafico Nº 02

Gráfico Nº 02: Modelo de Organización de los Subsistemas de Abastecimientos

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Gerencia de Administración

Sub Gerencia de Abastecimiento

Contrataciones y Adquisiciones

Servicios Generales

Almacén

Control Patrimonial

b) Principales Funciones Generales de Abastecimiento Las principales funciones generales de las oficinas de abastecimiento o logística de las municipalidades peruanas son: 1. Dirigi Dirigir, r, progra programar mar y ejecut ejecutar ar la admin administ istrac ración ión del Sistem Sistema a Adminis Administra trativ tivo o de Abas Abaste teci cimi mien ento to conf confor orme me a los los line lineam amie ient ntos os y polí polítitica cass de la muni munici cipa palilida dad, d, norm normas as pres presup upue uest star aria ias, s, técn técnic icas as de cont contro roll sobr sobre e adquisiciones y otras normas pertinentes. 2. Adqu Adquir irir, ir, alma almace cena narr y dist distri ribu buir ir los los bien bienes es y serv servic icio ioss que que requ requie iera ra la municipalidad. 3. Elaborar Elaborar anualment anualmente e el Cuadro de de Necesidade Necesidadess de Bienes Bienes y de Servicios Servicios.. 4. Formu ormula larr y ejec jecutar utar el Plan lan Anua Anuall de Adqu Adquis isic icio ione ness y propo ropone nerr su apro aproba baci ción ón,, en coor coordi dina naci ción ón con con las las Gere Gerenc ncia iass de Plan Planea eami mien ento to y Presupuesto y de Administración y Finanzas. 5. Prestar Prestar asistencia asistencia a los Comités Comités Especia Especiales les de Adquisici Adquisiciones ones de bienes bienes y servicios en los procesos de selección. 6. Part Partic icip ipar ar en la confo onform rmac aciión de los los Comi Comité téss Esp Especia eciale less para ara las las licita licitacio ciones nes,, concur concursos sos públi públicos cos y adjudi adjudicac cacion iones es direct directas as de mayor mayor y menor cuantía. 7. Administrar Administrar la base base de datos datos de proveedo proveedores res de bienes bienes y servicios servicios.. 8. Report Reportar ar informac información ión mensua mensuall a nivel de compromi compromiso, so, de las órdenes órdenes de compra y de servicios, a la Gerencia de Administración y Finanzas.

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9. Dirigir Dirigir y supervisar supervisar las accion acciones es de inventario inventario,, registro, registro, uso y control control de los bienes muebles. 10.Cautelar y mantener al día el margesí de bienes patrimoniales de la municipalidad. 11.Cautelar que los bienes inmuebles de la municipalidad cuenten con los respectivos títulos de propiedad y estén inscritos en los registros públicos 12.Supervisar las acciones de tasación, valuación, actualización o ajuste del valor monetario de los activos fijos y de las existencias en almacén. 13. Trami ramita tarr ante el respe especctiv tivo Comit omité é de Baja ajas y Vent Venta a de Bien ienes Patrim Patrimoni oniale ales, s, las solicit solicitude udess de baja baja y poster posterior ior venta, venta, transf transfere erenci ncia, a, incineración o destrucción, según el caso, de los bienes muebles. 14.Mantener en custodia el archivo de los documentos fuente que sustente el ingreso, baja y transferencia de los bienes patrimoniales. 15. 15. Supe Superv rvis isar ar las las acci accion ones es de mant manten enim imie ient nto o de los los bien bienes es mueb mueble les, s, inmuebles e infraestructura municipal y la prestación de servicios para tal fin. 16.Supervisar la ejecución del Plan de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de la maquinaria, equipo mecánico y flota vehicular. 17.Otras 17. Otras que le encargue el Gerente de Administración.

c) Principales Procesos Técnicos de Abastecimiento Los principales procesos técnicos de abastecimiento son los siguientes:

Programación Este proceso comprende las siguientes actividades: - determinación de necesidades. - consolidación de necesidades. necesidades. - formulación del plan de adquisiciones. - ejecución de la programación. - evaluación de la programación.

Catalogación de bienes Este proceso comprende las siguientes actividades: 14


- identificación de bienes no codificados. - actualización de bienes no codificados. Se cumplen en coordinación con la Superintendencia Nacional de Bienes

Registro de proveedores A partir del Texto Único Ordenado – TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado no existe obligación de formular un registro de proveedores en cada municipalidad. De ello se encarga el CONSUCODE a través del Registro Nacional de Proveedores - RNP.

Registro y control Este proceso comprende las siguientes actividades: - desarrollar estadísticas de la información de abastecimiento. - elaborar un sistema de registros que posibilite controles posteriores.

Contrataciones y Adquisiciones Este procedimiento está regulado por el TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, Estado, aprobado el 29 de noviembre noviembre del 2004 -Ley 2685026850- y su reglamento aprobado mediante el Decreto Supremo 084-2004-PCM. Consideraos que este proceso merece mayor atención por lo que en el presente documento se profundiza su desarrollo.

Recuperación de bienes Este proceso comprende las siguientes actividades: - recolección o selección. - reparación o reconstrucción. - utilización.

Mantenimiento Este proceso tiene por objetivo evitar la paralización de los servicios que presta la municipalidad y consiste en realizar acciones destinadas a conservar en óptimo estado los equipos, instalaciones, materiales y bienes que posee la entidad.

Seguridad

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Es el proceso mediante el cual se previenen, detectan y/o eliminan las situaciones que que pued pueden en caus causar ar daño daño o pérd pérdid ida a en las las pers person onas as,, info inform rmac ació ión n o medi medios os naturales, a fin de evitar la paralización de los procesos productivos.

Almacenamiento Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico - administrativa referidas a la ubicación temporal de bienes en un espacio físico determinado con fines de custodia.

Distribución Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico - administrativa en que se cierra el círculo, y permite la satisfacción de las necesidades del usuario con la entrega de los bienes o servicios solicitados.

Disposición final Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico-administrativa orientadas a detectar, verificar y regular el empleo adecuado de los bienes proporcionados a las diferentes dependencias de la municipalidad.

3. Funcionamiento del Sistema de Abastecimiento El sistema de abastecimiento funciona con los siguientes procesos o pasos.

1. Programación de necesidades Es la determinación de éstas en función a los objetivos y metas institucionales, concordantes con el PIA. En esta fase se utilizará el Cuadro de Necesidades.

2. Elaboración del Presupuesto Valorado Esta fase consiste en la consolidación de las necesidades de bienes, servicios y obras, sustentatorias del Presupuesto Institucional de Apertura – PIA.

3. Elaboración del Plan Anual Anual de Adquisiciones Adquisiciones y Contrataciones - PAAC 16


Esta fase se desarrolla desarrolla dentro de los treinta (30) días siguientes siguientes a la aprobació aprobación n del PIA, es decir, a más tardar el 31 de enero de cada año. No se podrá ejecutar ningún proceso de selección que previamente no haya sido incluido en el PAAC, siendo nulo todo proceso que contravenga a esta disposición.

4. Ejecución de los procesos de selección Consiste en la realización de los procesos de selección de acuerdo al objeto del proceso. Los procesos de selección se rigen por el artículo 11 de la Ley Anual de Presupuesto y por los artículos 14 del TUO y 77 del Reglamento, así como por el numeral 2.3., inciso g, del TUO.

5. Ingreso al Almacén Institucional Es el ingr ingres eso o de los los bien bienes es mate materi rial ales es adqu adquir irid idos os a trav través és de los los dive divers rsos os procesos de selección, en aplicación de la SA 05- Unidad en el ingreso físico y custodia temporal de bienes, concordante con las Normas Técnicas de Control Intern Interno o - NTCI NTCI 300 300 02- Unidad Unidad de Almacé Almacén. n. (Catal (Cataloga ogació ción, n, Regis Registro tro en las Tarjetas de Control Visible de Almacén, verificación permanente de su estado de conservación, despacho de las existencias, registro en las Tarjetas de Existencias Valoradas de Almacén, informe a la Oficina de Contabilidad).

6. Valorización de las existencias de almacén Se realiza en función a los documentos - fuentes o tasación, aplicando el Costo Promedio o el PEPS (Primeras entradas, primeras salidas).

7. Inventario Físico En es pro proceso ceso se apl aplican ican las las norma ormass lega legale less vigen igente tess del Sist Siste ema de Abastecimiento, SBN, etc.

8. Ajuste del valor monetario Aplicando lo establecido establecido en las normas legales vigentes. vigentes.

9. Presentación a la Oficina de Contabilidad Esta actividad es clave para la sustentación del Balance.

PARTE II 17


GESTIÓN DEL PROCESO DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES 1. EL PROCESO DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES

La gestión del proceso de contrataciones y adquisiciones en las municipalidades es de especial importancia. La regla general en las adquisiciones y contrataciones que realizan las entidades (en este caso las municipalidades) es que la selección del proveedor se efectuará, de manera objetiva, por medio de un concurso, el mismo que es denominado, en términos legales, “proceso de selección”. Ello quiere decir que la selección del proveedor no se produce de manera libre o subj subjet etiv iva, a, sino sino como como cons consec ecue uenc ncia ia de un proc proces eso o de sele selecc cció ión n que que debe debe conducirse de acuerdo con las pautas y normas establecidas en el Texto Único Ordenado de la Ley 26850 y su Reglamento. Es necesario señalar que pese a que la similitud de los términos puede originar confusión, debemos diferenciar entre el proceso de adquisición o contratación y el proceso de selección. El proceso de adquisición o contratación es el conjunto ordenado y concatenado de actu actuac acio ione ness que que se real realiz izan an desd desde e que que se auto autori riza za la adqu adquis isic ició ión n o contratación del bien, servicio u obra hasta que culmina la ejecución del contrato respectivo a través del cual se pactó la venta o arrendamiento del bien, la prestación del servicio o la ejecución de la obra. Por su parte, el proceso de selección es el “concurso” que permite elegir, de mane manera ra objeti jetivva, al prov roveed eedor que que se enca ncarga rgará de vend vender er o dar en arrendamiento un bien, prestar un servicio o ejecutar una obra. El proceso de selección se inserta en el proceso de adquisición o contratación, es una fase de él. Otras fases de dicho proceso son: la ejecución de los actos preparatorios del proceso de selección, tales como el Plan Anual, la formulación 18


del del requ requer erimi imien ento to,, el estu estudi dio o o inda indaga gaci ción ón de merc mercad ado, o, la apro aproba baci ción ón del del expediente de contratación, la designación del Comité Especial, la elaboración y aprobación de bases y demás. Asimismo, forman parte del proceso de adquisición o contratación los actos de ejecución contractual luego de la culminación del proceso de selección.

A. Fases de los procesos de adquisición o contratación Los procesos de adquisición o contratación que realizan las entidades tienen tres grandes fases, detalladas a continuación y señaladas en el cuadro Nº 01: a) Preparación de la selección Es la fase que va desde el momento en que se aprueba la adquisición o contratación hasta la convocatoria del proceso de selección. Dentro de esta fase encontramos, además de la aprobación de la adquisición o contratación, las sigu siguie ient ntes es actu actuac acio ione ness de cará caráct cter er admi admini nist stra rativ tivo: o: desi design gnac ació ión n del del comi comité té especial, elaboración y aprobación de las bases, entre otras. b) Selección Es la fase que va desde la convocatoria del proceso de selección hasta la celebr celebraci ación ón / firma firma del del contra contrato to respe respecti ctivo. vo. Esta Esta fase fase es identi identific ficada ada con el proceso de selección. c) Ejecución contractual Es la fase que va desde la celebración hasta la liquidación del contrato. En esta fase se produce la entrega del bien en propiedad o arrendamiento, la prestación del servicio o la ejecución de la obra.

Cuadro Nº 01: Fases del Proceso de Adquisiciones y Contrataciones 19


FASES Prep reparac ración ión de de la la S Seelec lección ión 1. Plan Estratégico Instituciona I nstitucionall 2. Plan Operativo Institucional 3. Determinación necesidades

de

4. Presupuesto Institucional

Proces eso o de de Se Sele leccción ión6 1. Convocatoria y Registro de participantes 2. Presentación de consultas, absol absoluci ución ón y aclara aclaració ción n de las bases 3. Formulación de observaciones a las Bases e integración de éstas 4. Presentación y entrega de propuestas 5. Evalua Evaluació ción n y califi calificac cación ión de propuestas 6. Otorgamiento de la Buena Pro 7. Citación para la Celebración Celebración del contrato

5. Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones 6. Aprobaci Aprobación ón del expedien expediente te de contratación 7. Desi Design gnac ació ión n del del Comi Comité té Especial 8. Elaboración del Proyecto de 8. Cel Celeb ebra raci ción ón del del con contr trat ato o Bases Administrativas Administrativas 9. Apro Aproba baci ción ón de las las Base Basess Administrativas Administrativas

Ejecución Contractual 1 Celebración del contrato 2. Ejecución de las presta prestacio cione ness deriv derivad adas as del contrato 3. Adicionales y reducciones 4. Ampliaciones reducciones de plazo 5. Subcontratación Subcontratación 6. Intervención económica 7. Resolución 8. Apl Aplic icac ació ión n de pen penal alid idad ades es 9. Conformidad de entrega o de prestación de servicio 10. Liquidación de obra o de consultoría de obra

Las instancias que tienen relación y competencias en estos procesos son: - Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado: CONSUCODE - Contraloría General de la República - Oficinas de abastecimiento de las municipalidades o quien haga sus veces. - Comités especiales o permanentes de adquisiciones de bienes y servicios.

B. Principios que rigen las contrataciones y adquisiciones del estado Los procesos de contratación y adquisición están regulados por ley 26850 y su reglamento y se rigen por los siguientes principios, sin perjuicio de la vigencia de otros principios generales del derecho administrativo y del derecho común. 1. Principio de moralidad Los actos referidos a las contrataciones y adquisiciones deben caracterizarse por la honradez, veracidad, intangibilidad, justicia y probidad. 2. Principio de libre competencia 6

Según el artículo 97º del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

20

o


En los procedimientos de adquisiciones y contrataciones se incluirán regulaciones o tratamientos que fomenten la más amplia, objetiva e imparcial concurrencia, pluralidad y participación de postores potenciales. 3. Principio de imparcialidad Los Acuerdos y Resoluciones de los funcionarios y dependencias responsables de las adquisiciones y contrataciones de la entidad se adoptarán en estricta aplicación de la ley y el reglamento, así como en atención a criterios técnicos que permitan objetividad en el tratamiento a los postores y contratistas. 4. Principio de eficiencia Los bienes y servicios o la ejecución de obras que se adquieran o contraten deben reunir los requisitos de calidad, precio, plazo de ejecución y entrega y deberán efectuarse en las mejores condiciones para su uso final. 5. Principio de transparencia Toda adquisición o contratación deberá realizarse sobre la base de criterios y calificaciones objetivas, sustentadas y accesibles a los postores. Los postores tendrán acceso durante el proceso de selección a la documentación de las adquisiciones y las contrataciones. Salvo las excepciones previstas en la ley y el reglamento, la convocatoria, el otorgamiento de la buena pro y los resultados deben ser de conocimiento público. 6. Principio de economía En toda toda adqui adquisic sición ión o contra contratac tación ión se aplica aplicarán rán los criteri criterios os de simpli simplicid cidad, ad, austeridad, concentración y ahorro en el uso de los recursos, en las etapas de los procesos de selección y en los acuerdos y resoluciones recaídos sobre ellos, debiendo evitarse, en las bases y en los contratos, exigencias y formalidades costosas e innecesarias. 7. Principio de vigencia tecnológica Los bienes bienes,, servic servicios ios o ejecuc ejecución ión de obras obras deben deben reunir reunir las condic condicion iones es de calidad y modernidad tecnológica necesarias para cumplir con efectividad los fines fines para para los los que que son son requ requer erid idos os,, desd desde e el mismo mismo mome moment nto o en que que son son 21


adquiridos o contratados y por un determinado y previsible tiempo de duración, con posibilidad de adecuarse, integrarse y repotenciarse, si fuera el caso, con los avances científicos y tecnológicos. 8. Principio de trato justo e igualitario Todo postor de bienes, servicios o ejecución de obras debe tener participación y acceso para contratar con las entidades en condiciones semejantes a las de los demás, estando prohibida la existencia de privilegios, ventajas o prerrogativas, salvo las excepciones de ley. Los principios señalados tienen como finalidad garantizar que las entidades del sector público obtengan bienes, servicios y obras de calidad requerida, en forma opor oportu tuna na y a prec precio ioss o cost costos os adec adecua uado dos. s. Serv Servir irán án tamb tambié ién n como como crite criteri rio o interpretativo para resolver las cuestiones que puedan suscitarse en la aplicación de la Ley y el Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones, como parámetros para la actuación de los funcionarios y de las dependencias responsables y para suplir los vacíos de la mencionada Ley y su Reglamento. Los Los prin princi cipi pios os,, ento entonc nces es,, no son son mera merass decl declar arac acio ione ness prog progra ramá mátic ticas as que que establecen parámetros morales de conducta a los que resultaría recomendable que se ajusten los agentes públicos y privados que intervienen en los procesos de adquisición o contratación. Al estar recogido expresamente su triple objetivo en el texto de la norma, su aplicación se torna de obligatorio cumplimiento tanto en la elaboración de disposiciones reglamentarias por parte de las entidades públicas con competencia para ello, como en la interpretación o integración del TUO de la Ley 26850 y del Reglamento. Pode Podemo moss citar itar un ejem ejempl plo o resp respec ecto to de la func funció ión n inte interp rpre reta tatitiva va de los los mencionados principios. Un proceso de selección se ha declarado desierto porque las especificaciones no pueden ser cumplidas por los proveedores del mercado. De conformidad con el artículo 32 del TUO de la ley, la entidad debe formular un informe que evalúe las causas que motivaron dicha declaratoria. Sin embargo, no indica explícitamente quien debe hacerlo: si el Comité Especial o el área usuaria.

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Dado Dado que que la form formul ulac ació ión n del del requ requer erim imie ient nto o y el perf perfilil de la cont contra rata taci ción ón no comp compet eten en al Comi Comité té Espe Especi cial al,, no podr podría ía dich dicho o órga órgano no cole colegi giad ado o hace hacerr la evaluación definitiva, dado que las especificaciones fueron solicitadas por un área usuaria. De modo tal que no sería eficiente que tal labor recaiga en el Comité Esp Especia ecial, l, pero ero sí lo es que que la real realic ice e el área rea usuari uaria a, dado que que ella, lla, coordinadamente con el órgano de adquisiciones, perfila las condiciones mejores para el uso final de lo que se requiere. Supuesto distinto del caso anterior es cuando la razón de la declaratoria de desierto es la rigurosidad de los factores de evaluación. En este supuesto corresponde al Comité Especial elaborar el informe, toda vez que la elaboración de las Bases sí es de su competencia. Por otro lado, un caso en el que se aprecia la función integradora de los principios es el siguiente: en el calendario de un proceso de selección se dispone un plazo para la presentación de observaciones, su respectiva absolución, así como la integración de bases. Ocurre que la entidad requiere culminar el proceso de selección lo más pronto para evitar un probable desabastecimiento inminente. Así las cosas, culmina el plazo de presentación de observaciones, sin que ningún adquir adquirien iente te de Bases Bases haya haya prese presenta ntado do su discon disconfor formid midad. ad. Puede Puede el Comité Comité Especial, con aprobación de la Entidad, adelantar la integración de Bases y con ello, la presentación de propuestas, ahorrando así un tiempo útil a fin de evitar el desabastecimiento inminente. La norma no indica nada sobre el particular, ni genérica ni específicamente. Sin embargo, vemos que el principio de economía, dispuesto en el artículo 3 numeral 6 del TUO de la ley, establece que puede aplicarse el criterio de simplicidad en las etapas de los procesos de selección. De igual modo, el principio de eficiencia (artículo 3 numeral 4 del TUO de la ley) indica que debe considerarse el plazo de ejecución. Por dichas razones, en el caso planteado, es posible adelantar las etapas de los procesos de selección.

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2. TIPOS DE PROCESOS DE SELECCIÓN En el gráfico Nº 03 se aprecian los tipos de procesos de selección 7.

Gráfico Nº 03: Tipos de Procesos de Selección Internaciona l

Veamos a continuación cada uno de ellos.

1. Licitación Pública

Nacional

1

2

Se convoca para la adquisición de bienes, así como para la contratación de obras, La Municipalidad

dentro de los márgenes establecen las normas presupuestarias. ingresa alque SEACE 3

La Licitación Pública para la ejecución de obras se desdoblará en: a) Lici Licita taci ción ón Públ Públic ica a Naci Nacion onal al para para la ejec ejecuc ució ión n de obra obrass por por empr empres esas as constituidas y con instalaciones en el país. b) Licitación 4Pública Internacional cuando las características técnicas de las obras requieran de participación internacional. La lici licita taci ción ón públ públic ica a se aplic aplicar ará, á, por por ejem ejempl plo, o, cuan cuando do se teng tenga a prev previs ista ta la adquisición de cinco camiones de limpieza pública por un valor total de quinientos mil nuevos soles o la rehabilitación de un puente por un valor de un millón doscientos mil nuevos soles.

2. Concurso Público Se conv convoc oca a para para la contr ontrat atac ació ión n de serv servic icio ios, s, dent dentro ro de los los márg márgen enes es establecidos por las normas presupuestarias. Este tipo de selección se aplicará, por ejemplo, para el arrendamiento de un local de propiedad de una asociación civil por un valor de doscientos cincuenta mil 7

Según el artículo 14º de la Ley Nº 26850 - Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, y el artículo 77º del Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

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nuevos soles anuales o la contratación del servicio de vigilancia y seguridad por un valor de doscientos diez mil nuevos soles anuales.

3. Adjudicación Directa Se convoca para la adquisición de bienes, contratación de servicios y ejecución de obras, dentro de los márgenes establecidos por las normas presupuestarias. La Adjudicación Directa puede ser pública o selectiva. La Adjudicación Directa Pública se convoca cuando el monto de la adquisición

o cont contra rata taci ción ón es mayo mayorr al cinc cincue uent nta a por por cien ciento to (50% (50%)) del del límit límite e máxi máximo mo establecido para la Adjudicación Directa en las normas presupuestarias. onvoca oca cua cuando ndo el monto nto de la La Adjudi Adjudicac cación ión Direc Directa ta Select Selectiva iva se conv adquisición o contratación es igual o menor al cincuenta por ciento (50%) del lími límite te máxi máximo mo esta establ blec ecid ido o para para la Adju Adjudi dica caci ción ón Dire Direct cta a por por las las norm normas as presupuestarias. La Adjudicación Directa Selectiva no requiere de publicación. Se efectúa por invitación, debiendo convocarse a por lo menos tres (3) proveedores. Por excepción, el Titular o la máxima autoridad administrativa de la entidad, o aquel funcionario o funcionaria en quien éstos hubieran delegado tal función, mediante documento sustentatorio, podrá exonerar al proceso de selección del requisito de presentación de tres tr es proveedores. Esta exoneración puede darse siempre y cuando en el lugar en que se realice la adquisición o contratación no sea posible contar con un mínimo de tres (3) proveedores y que los bienes, servicios o ejecución de obras a adquirir o contratar estén destinados a satisfacer necesidades de la entidad en la localidad en que se realiza el proceso. A fin de garantizar la publicidad de las adjudicaciones directas selectivas, las convocatorias respectivas serán notificadas a la Comisión de Promoción de la 25


Pequeña y Microempresa: PROMPYME, la que se encargará de difundirlas entre las pequeñas y microempresas. El tipo de selección de Adjudicación Directa Pública se aplicará por ejemplo para la adquisición de un lote de computadoras por trescientos cuarenta y cinco mil nuevos soles, contratación de una consultoría tributaria externa por un valor de ciento diez mil nuevos soles anuales, reparación de veredas por un valor de quinientos ochenta mil nuevos soles. El tipo tipo de sele selecc cció ión n de Adju Adjudi dica caci ción ón Dire Direct cta a Sele Select ctiv iva a se apli aplica cará rá para para la construcción de un comedor por un valor de ciento treinta mil nuevos soles, adquisición de un software por un valor de cincuenta mil nuevos soles.

4. Adjudicación de Menor Cuantía Se convoca para: a) la adquisición o contratación de bienes, servicios u obras, cuyos montos sean inferiores a la décima parte del límite mínimo establecido por las normas presupuestarias para las licitaciones públicas o concursos públicos, según corresponda. Las adjudicaciones de menor cuantía destinadas a la adquisición de bienes y servicios así como a la contratación de obras, serán notificadas a PROMPYME, según lo dispuesto en el segundo párrafo del artículo 96 del Reglamento. b) los procesos declarados desiertos; y c) la contratación de expertos independientes para que integren los Comités Especiales. Específicamente se aplica cuando: •

se desea adquirir o arrendar financieramente un bien cuyo valor referencial es inferior a cuarenta y cinco mil nuevos soles.

•

se desea arrendar no financieramente un bien o contratar un servicio cuyo valor referencial es inferior a veinte mil nuevos soles.

•

se desea ordenar la ejecución de una obra cuyo valor referencial es inferior a ciento quince mil nuevos soles.

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Ejempl Ejemplos: os: Arrend Arrendami amient ento o de una oficin oficina a desco desconce ncentr ntrada ada por un valor valor de cuatro mil doscientos nuevos soles anuales, adquisición de útiles de oficina por un valor de treinta mil nuevos soles. A diferencia de la normativa anterior, ya no se convocará una adjudicación de menor cuantía cuando la entidad apruebe la exoneración del proceso de selección que correspondería convocar, de conformidad con el artículo 19 del TUO de la Ley. En este caso, según el artículo 148 del Reglamento, la adquisición o contratación se realizará mediante acciones inmediatas. Ejemplo: la ejecución, por situación de emergencia, de un muro de contención, por un valor de un millón de nuevos soles.

Cuadro Nº 02: Tipos de Procesos de Selección y sus Objetos de Contrato Licitaciones Públicas

Concursos Públicos

Objeto del Contrato

Objeto del Contrato

• Adquisición de bienes

• Arrendamiento de bienes

• Ejecución de obras

• Contratación de servicios

Adjudicación Directa Pública

• Contratación de servicios de consultoría Adjudicación Directa Selectiva

Objeto del Contrato

Objeto del Contrato

• Adquisición y arrendamiento de bienes

• Adquisición y arrendamiento de bienes



• Contratación de servicios de consultoría

• Contratación de servicios de consultorías



Adjudicación de Menor Cuantía Objeto del Contrato • Adquis Adquisici ición ón y arrend arrendami amient ento o de bienes bienes,, contr contrata atació ción n de servic servicios ios,, contra contratac tación ión de servicios de consultoría de obra, ejecución de obras El valor valor refere referenci ncial al para para las Licita Licitacio ciones nes Públic Públicas, as, Concur Concurso so Públic Público o y Adjudi Adjudicac cación ión 27


Directa se determina según lo dispuesto por las Leyes Anuales de Presupuesto. Para el caso de las Adjudicaciones Directas Selectivas y Adjudicaciones de Menor Cuantía, deben concordarse dichas Leyes con lo señalado en el Texto Único Ordenado -TUO- de la Ley y su Reglamento.

3. MONTOS PARA LA DETERMINACIÓN DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN La determinación de los Procesos de Selección para efectuar las Licitaciones Públicas, Concursos Públicos y Adjudicaciones Directas, en todas las Entidades del Sector Público incluidas los Gobiernos locales, se sujetan a los montos montos siguientes, de acuerdo al artículo 11 de la Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2006, Ley Nº 28652 :

a) La Contratación de Obras: •

Licitación Pública: si el valor referencial es igual o superior a S/. 1 150 000.00.

•

Adjudicación Directa: si el valor valor referencial es inferior a S/. 1 150 000.00. 000.00.

Cuando el monto del valor referencial de una obra pública sea igual o mayor a S/. 4 050 000.00 el organismo ejecutor debe contratar, obligatoriamente, la supervisión y control de obras. b) La Adquisición de Bienes y de Suministros: •

Licitación Pública, si el valor referencial es igual o superior a S/. 450 000.00.

•

Adjudicación Directa, si el valor valor referencial es inferior a S/. 450 000.00.

Esto también se aplica a los contratos de arrendamiento financiero. c) La Contratación de Servicios y de Consultoría, tales como prestaciones de empresas de servicios, compañías de seguros, contratos de arrendamiento no

28


financieros y del personal contratado directamente por locación de servicios, así como como invest investiga igacio ciones nes,, proyec proyectos tos,, estudi estudios, os, diseño diseños, s, superv supervisio isiones nes,, inspec inspeccio ciones nes,, gerenc gerencias ias,, gestio gestiones nes,, audito auditoría rías, s, asesor asesorías ías y perita peritajes jes de acuerdo a: •

Concurso Público, si el valor referencial es igual o superior a S/. 200 000.00.

•

Adjudicación Directa, si el valor valor referencial es inferior a S/. 200 000.00.

La contratación de auditorías externas se realiza de conformidad con las normas que rigen el Sistema Nacional de Control.

4. ETAP ETAPAS AS DEL DEL PROC PROCES ESO O DE SELE SELECC CCIÓ IÓN N Y PLAZ PLAZOS OS POR POR TIPO TIPO DE SELECCIÓN Etapas del Proceso en Licitaciones Públicas y Concursos Públicos El calendario de las licitaciones públicas y concursos públicos contendrá las etapas establecidas en el artículo 97 del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. (Ver el cuadro Nº 01). En las licita licitacio ciones nes públic públicas as y concur concursos sos públic públicos os entre entre la convo convocat catori oria a y la presentación de propuestas existirá un plazo no menor a veinte (20) días y se computa a partir del día siguiente de la publicación de la convocatoria en el SEACE. El plazo entre la integración de las Bases y la presentación de propuestas no podrá ser menor de cinco (5) días.

Etapas del Proceso en Adjudicaciones Directas

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El calendario de las adjudicaciones directas contendrá las etapas establecidas en el artículo 97 del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, fusionándose en una sola las etapas de presentación y absolución de cons consul ulta tas, s, y de form formul ulac ació ión n de obse observ rvac acio ione ness a las las Base Bases, s, abso absolu luci ción ón de observacion iones

e

int integración ión

de

éstas,

las las

cuales

se

desarrollarán

simultáneamente. Entre la convocatoria y la fecha de presentación de las propuestas existirá un plazo no menor de diez (10) días. El plazo entre la integración de las Bases y la presentación de propuestas no podrá ser menor de tres (3) días.

Etap Etapas as del del Proc Proces eso o de Adju Adjudi dica caci ción ón de Me Meno norr Cuan Cuantía tía para para bien bienes es y servicios Las Las etap etapas as de la Adju Adjudi dica caci ción ón de Meno Menorr Cuan Cuantí tía a para para la adqu adquis isic ició ión n o contratación de bienes y servicios son las siguientes: 1) Convocatoria y registro de participantes; 2) Presentación y Evaluación de Propuestas; 3) Otorgamiento de la Buena Pro.

Etapas del Proceso de Adjudicación de Menor Cuantía para la consultoría de obras o ejecución de obras Las Las etap etapas as de la Adju Adjudi dica caci ción ón de Meno Menorr Cuan Cuantí tía a para para la cont contra rata taci ción ón de consultoría o ejecución de obras son las siguientes: 1) Convocatoria y registro de participantes; 2) Presentación de Consultas, absolución e integración de las Bases; 3) Presentación de Propuestas; 4) Evaluación de Propuestas; 5) Otorgamiento de la Buena Pro. Entre la convocatoria y la fecha de presentación de propuestas debe existir un plazo no menor de seis (6) días.

5. CONVOCATORIA DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN 30


Requisitos La convocatoria de todo proceso de selección deberá contener obligatoriamente lo siguiente: 1) La identificación, domicilio y RUC de la Municipalidad que convoca 2) La identificación del proceso de selección 3) La indicación de la modalidad de selección, de ser el caso 4) La descripción básica del objeto del proceso 5) El valor referencial 6) El lugar y la forma en que se realizará la inscripción o registro de participantes 7) El costo del derecho de participación 8) El calendario del proceso de selección.

Convocatoria a Licitación Pública, Concurso Público y Adjudicación Directa Pública La convocatoria de las licitaciones públicas, concursos públicos y adjudicaciones directas públicas se realizará a través de su publicación en el Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado: SEACE. La Comisión de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa: PROMPYME tendrá acceso permanente a la información de los procesos de selección registrados en el SEACE para su análisis y difusión entre las micro y pequeñas empresas.

Convocatoria a Adjudicación Directa Selectiva La convo convocat catoria oria a un proces proceso o de Adjudi Adjudicac cación ión Direct Directa a Selec Selectiv tiva a se realiza realiza medi median ante te invi invita taci ción ón curs cursad ada a a no meno menoss de tres tres (3) (3) prov provee eedo dore ress y con con la resp respec ectitiva va noti notififica caci ción ón a la Comi Comisi sión ón de Prom Promoc oció ión n de la Pequ Pequeñ eña a y Micr Micro o Empresa: PROMPYME siempre que el objeto del proceso corresponda a sectores económicos donde exista oferta competitiva por parte de las MYPES, los cuales se determinarán mediante Decreto Supremo 8.

Convocatoria a Adjudicación de Menor Cuantía

8

De acuerdo al artículo 18 de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

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La convocatoria se realiza mediante invitación que puede ser a uno o más proveedores, según corresponda en atención a la oportunidad, al monto, y a la complejidad, envergadura o sofisticación de la adquisición o contratación. La convocatoria de los procesos de selección para la adquisición de bienes o contratación de servicios, cuyos valores referenciales sean iguales o superiores a cuatro Unidades Impositivas Tributarias (4 UIT), y para la contratación de la ejecución de obras cuyos valores referenciales sean iguales o mayores a diez Unid Unidad ades es Impo Imposi sititiva vass Trib Tribut utar aria iass (10 (10 UIT) UIT) se noti notific ficar arán án a la Comi Comisi sión ón de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa: ROMPYME siempre que el objeto del proceso corresponda a sectores económicos donde exista oferta competitiva por parte de las MYPES.

CONSULTAS FRECUENTES Consulta ¿Cuá ¿Cuáll es el proc rocedim edimie ien nto para ara la modi modifi fica caci ció ón del del plan lan anu anual de adquisiciones y contrataciones? Para modificar el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, debidamente aprobada por el Titular del Pliego (Alcalde), deberá de revisarse previamente la asignación presupuestal que posibilite tal modificación. Se modificará modificará el Plan cuando: cuando: 1. Se tenga tenga que incluir incluir o excluir excluir proceso procesoss de selecc selección. ión. 2. Se modifiq modifique ue la cantidad cantidad previst prevista a de bienes bienes,, servicio servicioss u obras obras en más de veinticinco por ciento del valor estimado en el Plan y ello cambie el tipo de proceso de selección. La aprobación y difusión de las modificaciones del Plan Anual se hará de la forma prevista en los Artículos 25° y 26° del Reglamento de la Ley de Adquisiciones y 32


Contrataciones del Estado aprobado por el D.S. 084-2004-PCM, que señala que deberá ser aprobado por el titular del Pliego, es decir, el Alcalde. Las modificaciones deberán de ser publicados en el SEACE, en un plazo no mayor de (05) días hábiles después de aprobada la modificación, a través del Internet. De no contar con acceso a Internet, deberán de remitirla por medios magn magnét étic icos os (dis (disqu quet ete, e, otro otros) s) al Cons Consej ejo o Supe Superi rior or de Cont Contra rata taci cion ones es y Adquisiciones del Estado: Estado: CONSUCODE.

Consulta ¿Los procesos de bienes, servicios y obras de menor cuantía tía, obligatoriamente deben ingresar al SEACE y llevarse a cabo todas las fases del proceso en el indicado sistema? Si. Los procesos de Menor Cuantía tienen particularidades, que hay tomar en cuenta, pero en lo general se procede como cualquier proceso de selección. En princ rincip ipio io,, las Adj Adjudic udica acione ioness de Menor nor Cua Cuantía ntía –que puede ueden n ser ser programadas- serán inclui luidas en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones. Hay que que tener tener en cuenta cuenta que que la Adjudicac Adjudicación ión de Menor Cuantía, Cuantía, se convoc convoca a para: a) La adquisición o contratación de bienes, servicios y obras, cuyos montos sean sean inferi inferiore oress a la décima décima parte parte del límite límite mínimo mínimo establec establecido ido por las normas presupuestarias para las licitaciones públicas o concursos públicos, según corresponda. Las adjudicaciones de menor cuantía, destinadas a la adquisición de bienes y servicios así como para la contratación de obras, serán notificadas a PROMPYME, según lo dispuesto en el segundo párrafo del Artículo 96 del Reglamento de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones del Estado. b) Los procesos declarados desiertos y c) La contratació contratación n de expertos expertos independie independientes ntes para que integren integren los Comités Especiales

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Etap Etapas as del del Proc Proces eso o de Adju Adjudi dica caci ción ón de Me Meno norr Cuan Cuantía tía para para bien bienes es y servicios Las etapas son las siguientes: 1) Convocatoria y registro de participantes participantes 2) Presentación y Evaluación de de Propuestas 3) Otorgamiento de de la Buena Pro. Pro.

Etapas Etapas del Proceso Proceso de Adjudicación Adjudicación de Menor Cuantía Cuantía para la consultor consultoría ía de obras o ejecución de obras Las Las etap etapas as de la Adju Adjudi dica caci ción ón de Meno Menorr Cuan Cuantí tía a para para la cont contra rata taci ción ón de consultoría o ejecución de obras son las siguientes: 1) Convocatoria y registro de participantes participantes 2) Presentación de Consultas, Consultas, absolución e integración integración de las Bases 3) Presentación de Propuestas 4) Evaluación de Propuestas 5) Otorgamiento de de la Buena Pro. Pro.

Como se realiza el proceso de Menor Cuantía La convocatoria se realiza mediante invitación que puede ser a uno o más proveedores, según corresponda en atención a la oportunidad, al monto, y a la complejidad, envergadura o sofisticación de la adquisición o contratación. La convocatoria de los procesos de selección para la adquisición de bienes o contratación de servicios, cuyos valores referenciales sean iguales o superiores a cuatro Unidades Impositivas Tributarias (4 UIT), y para la contratación de la ejecución de obras cuyos valores referenciales sean iguales o mayores a diez Unid Unidad ades es Impo Imposi sititiva vass Trib Tribut utar aria iass (10 (10 UIT) UIT) se noti notific ficar arán án a la Comi Comisi sión ón de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa–PROMPYME siempre que el objeto del proceso corresponda a sectores económicos donde exista oferta competitiva por parte de las MYPES.

Consulta ¿Por qué para adquirir un producto de gran valor se envía una convocatoria a PROMPYME y CONSUCODE?

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La Ley Ley de Adquis quisic icio ion nes y Contr ontrat ata acio ciones nes del del Esta Estad do, señala ñala que que las las adquis adquisici icion ones es de Bienes Bienes y Servic Servicios ios que que super superen en 1 (una) (una) Unidad Unidad Imposi Impositiv tiva a Tributaria: UIT (3,300 nuevos soles para el presente año 2006) deberán ser realizadas a través de un proceso de menor cuantía, el que deberá de ingresarse en el SEASE (pagina del CONSUCODE en el que se publican todos los procesos de selección: Menor Cuantía, Concursos Públicos, Adjudicación Directa Selectiva, Adjudicación Directa Pública, Pública, Licitación Pública, etc. Asimismo deberá de comunicarse a PROMPYME, de acuerdo a lo dispuesto por la Ley y su Reglamento, con la finalidad de que las MYPES locales participen en los procesos convocados por las Instituciones Publicas.

Consulta ¿Cuáles son las funciones que cumple el comité especial de adjudicaciones directas selectivas, y quienes pueden conformarlo? • El Regl Reglam amen ento to de Cont Contra rata taci cion ones es y Adqu Adquis isic icio ione ness del del Esta Estado do esta establ blec ece e especí específic ficame amente nte las funcio funciones nes de los Comité Comitéss Especi Especiale aless y quién quiénes es pueden pueden integrarlos. Para el caso de Adjudicaciones Directas Selectivas puede designarse un Comité Especial específico, pero lo recomendable es la designación de un Comité Especial Permanente que es permitido para adjudicaciones directas (sean adjudicaciones directas selectivas o adjudicaciones directas públicas), conforme dispone el Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado en su articulo 44 (ver también artículo 77 de la misma norma). * Las Las func funcio ione ness de éste éste Comi Comité té Espe Especi cial al Perm Perman anen ente te son son las las mism mismas as que que cualquier Comité Especial, es decir, es competente para elaborar las bases del proceso, convocar al proceso, absolver las consultas y observaciones, evaluar las propuestas, otorgar la buena pro, declarar desierto si es el caso, consultar o proponer las modificaciones de las características técnicas y el valor referencial, 35


todo todo acto acto que que cons consid ider ere e nece necesa sari rio o para para el desa desarro rrollllo o del del proc proces eso o hast hasta a el consentim consentimiento iento de la buena pro. El Comité Especial Especial no podrá podrá modificar modificar de oficio oficio las Bases aprobadas. • El Comité Especial Especial Permanente Permanente puede puede estar integrado integrado por 3 ó 5 personas. personas. En cualqu lquiera de los casos, uno de los integrantes deberá pertenecer necesariamente a la dependencia encargada de contrataciones y adquisiciones de la entidad (tenga en cuanta que la ley no obliga a que sea funcionario), otro de los integrantes deberá ser del área usuaria (quien va a utilizar el bien o servicio materia del proceso de selección). Uno de los miembros, cualquiera de ellos, debe tener conocimiento técnico sobre el objeto de la convocatoria. Por ejemplo, si se va a adquirir maquinarias de construcción, uno de los integrantes del Comité debe conocer explícitamente de este tema, si se va a adquirir alimentos, será necesario de un especialista nutricionista. Si la municipalidad no tiene técnicos especialistas en el objeto de la convocatoria, sería recomendable contratar un independiente especialista externo para que forme parte del Comité o lo asesore. Ello está permitido. Véase el reglamento r eglamento mencionado, artículo 49).

Consulta ¿Cóm ¿Cómo o info inform rmaar a CONS CONSUC UCO ODE el Plan Plan Anu Anual de Adqu dquisic isicio ion nes y Contrataciones: PAAC? La remisión de información al CONSUCODE y la información contenida en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones se hace a través de uno de los mecanismos siguientes, de acuerdo a las facilidades técnicas con que cuente la municipalidad: a) Las municipalidades que no cuenten en su localidad con acceso a Internet, podrán remitir la información por medio impreso, de acuerdo con formato especialmente diseñado para el efecto. b) Las municipalidades que cuentan con acceso al servicio de Internet en su localidad deberán elaborar y remitir el Plan Anual a través del Programa especialmente diseñado para tal efecto, el mismo que se encuentra a su 36


disposición

en

la

página

electrónica

del

CONSUCODE

http://www.consucode.gob.pe. En este caso, la información del Plan Anual podrá ser remitida a través de cualquiera de las siguientes formas: 1. Ingr Ingres esan ando do el Plan Plan Anua Anuall dire direct ctam amen ente te al Sist Sistem ema a Elec Electr trón ónic ico o sobr sobre e Adquisiciones y Contrataciones del Estado: SEACE. Esta es la opción recomendada si la municipalidad posee acceso a una línea dedicada. 2. Ingresando la información a una hoja electrónica, descargada previamente desde desde la página página web de CONSUC CONSUCODE ODE http:\ http:\\ww \www.c w.cons onsuco ucode. de.gob gob.pe .pe,, y enviá viándo ndola en form forma a elec lectró trónica nica vía vía el Siste istema ma Ele Electró ctróni nicco sobr sobre e Contrataciones y Adquisiciones del Estado: SEACE. Para ello se deben seguir las instru instrucci ccione oness del respec respectiv tivo o format formato. o. Excepc Excepcion ionalm alment ente, e, en caso caso de imposibilidad o limitaciones para realizar el envío de la hoja electrónica a través de la Internet, la municipalidad podrá remitirla por medio magnético (disquete de 3½"), sin perjuicio de acompañar el documento respectivo que acredite la veracidad de lo indicado en los archivos digitales, firmado por el Titular del Pliego o la máxima autoridad administrativa de la Entidad o el funcionario en quien se hubiera delegado dicha facultad. A fin de utilizar los mecanismos indicados en el literal b), la municipalidad debe tramitar ante el CONSUCODE la creación de un usuario para el acceso al Sistema de Información sobre Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Para tal efecto, la Entidad deberá remitir al CONSUCODE el nombre, cargo y correo elec electr trón ónic ico o de la pers person ona a resp respon onsa sabl ble e de inte intera ract ctua uarr con con el Sist Sistem ema. a. En respuesta, CONSUCODE notificará al correo electrónico indicado el usuario y contraseña inicial para la persona designada. La solicitud de creación de usuario deberá estar refrendada por el Titular del Pliego Presupuestario, por la máxima autoridad administrativa de la municipalidad o por el funcionario designado de conformidad con el numeral 2 de las Disposiciones Específicas de la Directiva, según corresponda.

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La remisi remisión ón de la inform informaci ación ón regula regulada da por la Direct Directiva iva 9 respectiva será de responsabilidad del Titular del Pliego Presupuestario o de la máxima autoridad administrativa de la Entidad, según corresponda, es este caso el Alcalde. La información del Plan Anual presentada por las Entidades al CONSUCODE tiene carácter de declaración jurada y está sujeta a las responsabilidades legales. La simp simple le pres presen enta taci ción ón no impl implic ica a la conv conval alid idac ació ión n o conf confor ormi mida dad d de la información reportada que no se ciña a la Directiva correspondiente. En caso de detectarse omisión en la presentación de la información o defectos en su contenido, el infractor asumirá la responsabilidad que le asiste, conforme a la norm normat ativ iva a vige vigent nte, e, sin sin perj perjui uici cio o de pone poners rse e el caso caso en cono conoci cimi mien ento to de la Contraloría General de la República.

Consulta ¿Cómo y cuando

se

podría

modificar el

presupuesto de

cada

municipalidad? ¿Por qué a veces el presupuesto designado para una obra se acaba antes de la culminación? ¿En ese caso podría modificarse o que se podría hacerse? El presupuesto municipal puede ser modificado por la sesión de consejo previo informe informe del gerente de planificac planificación ión y presupues presupuesto to –o de quien quien haga sus vecesvecescon el sustento respectivo. En relación a los presupuestos de obra, en muchos casos no se contempla el tipo de terreno (rocoso, arenoso, etc.) y esto hace que sea necesario ampliar el pres presup upue uest sto o inic inicia ial.l. Para Para ampl amplia iarl rlo o tien tiene e que que habe haberr un info inform rme e técn técnic ico o del del responsable de la obra. Existen otros casos en los que, por ejemplo, en el expe expedi dien ente te no se cont contem empl plan an obra obrass comp comple leme ment ntar aria iass y esto esto hace hace que que el presupuesto se amplíe. En estos casos se puede modificar el presupuesto con el info inform rme e resp respec ectitivo vo.. La ruta ruta es la sigu siguie ient nte: e: 1. Ofic Oficin ina a de Plan Planifific icac ació ión n y Presupuesto 2. Comisión de Regidores de Planificación y Presupuesto para su dictamen 3. Sesión de Concejo para su aprobación.

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DIRECTIVA Nº 005-2003/CONSUCODE/PRE 38


Consulta ¿Una vez aprobado el PAAC, es posible incorporar los procesos para la compra de los programas de complementación alimentaria? Sí es posible. Para ello han de observarse los pasos establecidos en el artículo 27 del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Este artículo señala que el Plan Anual de Adquisiciones podrá ser modificado de conformidad con la asignación presupuestal o en caso de reprogramaciones de las metas institucionales. Señala, en su inciso primero, que el PAAC se modificará cuando se tengan que incluir o excluir procesos de selección, lo que quiere decir que sí es posible incorporar el proceso para la compra de los programas de complementación alimentaria. Una vez incluido, el Plan Anual modificado deberá ser aprobado por el alcalde, para que se pueda pasar a realizar el proceso de selección. De lo contrario, no es procedente.

Consulta La adjudicación de menor cuantía de bienes y servicios debe contar con un contrato No. La adjudicación de menor cuantía de bienes y servicios debe contar con una orden de compra u orden de servicio. No es necesario suscribir contrato alguno. Tampoco es necesario que el ganador de la buena pro presente una garantía de fiel cumplimiento.

Consulta ¿Cómo se perfecciona un contrato derivado de una adjudicación de menor cuantía? Según el Artículo 197º del Reglamento los contratos se perfeccionan con la susc suscri ripc pció ión n del del docu docume ment nto o que que los los cont contie iene ne.. Sin Sin emba embarg rgo, o, trat tratán ándo dose se de adjudicaciones de menor cuantía, distintas a las convocadas para la ejecución de 39


obras, el contrato se podrá perfeccionar con la recepción de la orden de compra o de servicio.

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El Sistema de Abastecimiento en Los Gobiernos Locales

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