sistema de abastecimiento

UNIVERSIDAD NACIONAL DEL ALTIPLANO FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y ADMINISTRATIVAS ADMINISTRATIVAS ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACION ADMINISTRACION

INFORME DE PRÁCTICAS PRE – PRE – PROFESIONALES PROFESIONALES REALIZADO EN: MUNICIPALIDAD MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE PUNO GERENCIA DE ADMINISTRACION- SUBGERENCIA DE LOGISTICA – LOGISTICA – ALMACEN ALMACEN PRESENTADO POR: DINA DORIS HUANCHI QUISPE

PARA OPTAR EL GRADO ACADEMICO DE BACHILLER EN ADMINISTRACION

PUNO – PERU 2015

Informe de Prácticas Pre- Profesionales

UNIVERSIDAD NACIONAL DEL ALTIPLANO FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y ADMINISTRATIVAS ADMINISTRATIVAS ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIÓN ADMINISTRACIÓN

INFORME DE PRÁCTICAS PRE – PRE – PROFESIONALES PROFESIONALES REALIZADO EN: MUNICIPALIDAD MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE PUNO GERENCIA DE ADMINISTRACION - SUB GERENCIA DE LOGISTICA – LOGISTICA – ALMACEN ALMACEN PRESENTADO POR: DINA DORIS HUANCHI QUISPE PARA OPTAR EL GRADO ACADEMICO BACHILLER EN ADMINISTRACION ADMINISTRACION

DECANO:

Dr. EDGAR CALLOHUANCA AVALOS

DIRECTOR DE ESTUDIOS

Dr. TOMAS VELIZ QUISPE

COORDINADOR DE PRÁCTICAS PRE PROFESIONALES E. P. A. ADMINISTRACIÓN: MSC. MANUEL ANCHAPURI QUISPE

ASESOR:

LIC. ADM. GERMAN MOLINA CABALA

EGRESADA:

DINA DORIS HUANCHI QUISPE 2


UNIVERSIDAD NACIONAL DEL ALTIPLANO FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y ADMINISTRATIVAS ADMINISTRATIVAS ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIÓN ADMINISTRACIÓN

INFORME DE PRÁCTICAS PRE – PRE – PROFESIONALES PROFESIONALES REALIZADO EN: MUNICIPALIDAD MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE PUNO GERENCIA DE ADMINISTRACION - SUB GERENCIA DE LOGISTICA – LOGISTICA – ALMACEN ALMACEN PRESENTADO POR: DINA DORIS HUANCHI QUISPE PARA OPTAR EL GRADO ACADEMICO BACHILLER EN ADMINISTRACION ADMINISTRACION

DECANO:

Dr. EDGAR CALLOHUANCA AVALOS

DIRECTOR DE ESTUDIOS

Dr. TOMAS VELIZ QUISPE

COORDINADOR DE PRÁCTICAS PRE PROFESIONALES E. P. A. ADMINISTRACIÓN: MSC. MANUEL ANCHAPURI QUISPE

ASESOR:

LIC. ADM. GERMAN MOLINA CABALA

EGRESADA:

DINA DORIS HUANCHI QUISPE 2


Dedico este informe de prácticas Pre – Profesionales, Profesionales,

a mis queridos

padres por apoyarme en todo momento, dándome las fuerzas necesarias para seguir adelante.

3


INDICE

RESUMEN .........................................................................................................................................

6

INTRODUCCION ..............................................................................................................................

7

CAPITULO I. .....................................................................................................................................

8

1.

DESCRIPCION DE LA ORGANIZACIÓN ...........................................................................

8

1.1.

UBICACIÓN GEOGRAFICA ........................................................................................... 8

1.2.

INFORMACION INSTITUCIONAL. ................................................................................ 9

1.2.1.

DATOS GENERALES DE LA ORGANIZACION. ................................................ 9

1.2.2.

NATURALEZA. .........................................................................................................

9

1.2.3.

FINALIDAD. ...............................................................................................................

9

1.2.4.

BASE LEGAL ..........................................................................................................

10

1.2.5.

ALCANCE. ...............................................................................................................

10

1.3.

MISION Y VISION, OBJETIVOS DE LA INSTITUCION .......................................... 10

1.4.1. 1.5.

DESCRIPCION Y ESTRUCTRA ORGANICAY ADMINISTRATIVA. ................. 13 GERENCIA DE ADMINISTRACION............................................................................

1.5.1.

ESTRUCTURA ORGANICA DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION .... 16

1.5.2. FUNCIONES ESPECÍFICAS PERMANENTES DEL GERENTE DE ADMINISTRACION ................................................................................................................

17

1.5.3. FUNCIONES ESPECÍFICAS PERMANENTES DEL SUB GERENTE DE LOGISTICA .............................................................................................................................

19

1.6.7.

FUNCIONES DEL ESPECIALISTA EN ALMACÉN .......................................... 24

CAPITULO II. .................................................................................................................................. 2.

16

26

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES REALIZADAS ........................................................... 26

2.1. ACTIVIDAD Nº 01: REGISTRO DE ÓRDENES DE COMPRA. .................................. 26 2.2. ACTIVIDAD Nº 02: ELABORACION DE GUÍAS DE INTERNAMIENTO................... 28 2.3. ACTIVIDAD Nº 03: ELABORACION DE PEDIDOS COMPROBANTES DE SALIDA (PECOSA) ........................................................................................................................

29

CAPITULO III ..................................................................................................................................

32

3. 3.1.

MARCO TEORICO Y CONCEPTUAL.................................................................................

32

MARCO TEÓRICO .............................................................................................................

32

4


3.1.1.

ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ......................................................................................

32

3.1.2.

SISTEMA DE ABASTECIMIENTO ..............................................................................

33

3.1.3.

ALMACÉN .......................................................................................................................

3.1.4.

PROCESO TÉCNICO DE ALMACENAMIENTO ....................................................... 34

3.1.4.1. 3.1.5.

34

DOCUMENTOS DE INGRESO ................................................................................ 38 PROCESO TECNICO DE DISTRIBUCION ...............................................................

39

a) Pedido Comprobante de Salida (PECOSA) ....................................................................... 43 4.1. ANALISIS DE LA ACTIVIDAD Nº 01: REGISTRO DE ÓRDENES DE COMPRA ... 4.2. ANALISIS DE LA ACTIVIDAD Nº 02: ELABORACION DE GUÍAS DE INTERNAMIENTO ......................................................................................................................

46

4.3. ANALISIS DE LA ACTIVIDAD Nº 03: ELABORACION DE PEDIDOS COMPROBANTES DE SALIDA ...............................................................................................

48

CONCLUSIONES ...........................................................................................................................

51

RECOMENDACIONES..................................................................................................................

52

...........................................................................................................................................................

59

...........................................................................................................................................................

60

5


RESUMEN El presente informe de prácticas pre – profesionales realizado en la Municipalidad Provincial de Puno, en la sub gerencia de Logística – área almacén, durante un periodo de cuatro meses (del 31 de septiembre del 2014 al 31 de diciembre del 2014) Tiene como finalidad fundamental de dar a conocer las actividades realizadas; analizar y conocer la problemática, para luego proponer soluciones. El informe consta de cuatro capítulos:

Capítulo I: se detalla la descripción de la organización; Municipalidad Provincial de Puno, como la ubicación geográfica, información institucional, datos generales, Naturaleza, Finalidad, base legal, alcance, descripción de la estructura orgánica de la Municipalidad Provincial como del área de Almacén; y las funciones de cada área.

Capítulo II: se desarrolla la descripción de las actividades realizadas como el registro de orden de compra, elaboración de guías de internamiento, elaboración de pedido comprobante de salida y el archivamiento de orden de compra.

Capítulo III: se describe el marco teórico y conceptual sobre las actividades desarrolladas durante el periodo de prácticas.

Capítulo IV: se analiza cada una de las actividades antes descritas, para luego plantear soluciones que contribuyan los objetivos del área de almacén. Al final del informe se pone a consideración las conclusiones y se proponen las recomendaciones que podrán tomarse en cuenta para mejorar la labor de dicha área. De igual manera se anexa algunos documentos y/o formularios utilizados durante el proceso de cada actividad.

6


INTRODUCCION La Municipalidad Provincial de Puno, es persona jurídica de derecho público interno, tiene sede en la ciudad de Puno. Se rige por las normas contenidas en la Constitución Política del Perú, la Ley Orgánica de Municipalidades, su Reglamento de Organización y Funciones y Disposiciones y Reglamentos Internos. La personería y representación legal de la Municipalidad Provincial de Puno es ejercida por su Alcalde. Hoy en día se habla mucho sobre la gestión de almacén, el cual se entiende como un criterio para seleccionar el material que ha de salir del almacén para atender una petición concreta y de forma oportuna. El almacén instalará por un determinado tiempo lo que se habrá pedido con la orden de compra, para luego entregar a las diversas oficinas y obras ejecutadas por la municipalidad Provincial de Puno, a través del documento fuente el Pedido Comprobante de Salida – PECOSA.

7


CAPITULO I. 1. DESCRIPCION DE LA ORGANIZACIÓN 1.1.

UBICACIÓN GEOGRAFICA La Municipalidad Provincial se encuentra ubicado en la Provincia y Departamento de Puno. En el gráfico N° 01 se aprecia el plano de la ciudad, el cual está delimitado por el norte con la provincia de San Román por el sur con la provincia de Collao, por el oeste con la región de Moquegua y por el este el Lago Titicaca.

GRAFICO Nº 01: LIMITES DE LA PROVINCIA DE PUNO

Fuente: Plan Estratégico Institucional 2011-2014. MPP

8


1.2.

INFORMACION INSTITUCIONAL.

1.2.1. DATOS GENERALES DE LA ORGANIZACION. La Municipalidad Provincial de Puno es el órgano de Gobierno Local, es también una persona jurídica de derecho público con autonomía política, económica y administrativa en los asuntos de su competencia encargadas de prestación de servicios de ámbito local y del desarrollo integral, sostenible y armónico de sus circunscripciones. Es la institución que se encarga de la administración local en un pueblo o ciudad, representando al vecindario, promueve la adecuada prestación de los servicios públicos y locales y promotor del desarrollo local.

1.2.2. NATURALEZA. La Municipalidad Provincial de Puno, goza de autonomía política, económica y administrativa en los asuntos de competencia con sujeción al ordenamiento jurídico conforme estable la Constitución Política del Estado, la Ley Orgánica de Municipalidades y demás normas legales vigentes a la fecha.

1.2.3. FINALIDAD. La Municipalidad Provincial de Puno, es el órgano responsable de ejercer la Administración Municipal de la Provincia de Puno.

Son Fines: 

Representar al vecindario de su jurisdicción.



Promover y conducir el desarrollo económico social de la Provincia sobre la base de una adecuada programación y planificación de sus necesidades.



Garantizar la adecuada prestación de los servicios públicos locales.



Propiciar la participación de los vecinos en las acciones del Gobierno Local, en armonía con las políticas y planes nacionales y regionales del desarrollo.

9


1.2.4. BASE LEGAL La Municipalidad Provincial de Puno, actúa en base a: 

Constitución Política del Perú.



Ley Orgánica de Municipalidades Nº 27972.



Ley Marco de la Modernización de la Gestión del Estado Nº 27658.



Decreto Supremo Nº 074-95-PCM, Transferencia de Funciones de Ex INAP.

1.2.5. ALCANCE. La Municipalidad Provincial de Puno, tiene como ámbito de aplicación a toda la provincia de Puno.

1.3. 

MISION Y VISION, OBJETIVOS DE LA INSTITUCION DESCRIPCIÓN DE LA VISIÓN AL 2021 “Provincia de Puno con su lago sagrado de los incas, líder de la integración

y capital del Turismo Regional, promotora de potencialidades humanas y culturales; con uso sostenible de sus recursos naturales y ecológicos; emprendiendo actividades económicas competitivas para el mercado interno y externo; su ciudadanía es organizada, participativa y democrática, con localidades ordenadas, saludables y articuladas por redes viales asfaltadas”.



VISIÓN INSTITUCIONAL. “Es una institución moderna que brinda servicios de calidad, eficiencia y

eficacia, con gestión transparente, su personal es solidario, competente, identificado con su provincia y ciudad, elevada vocación y mística de servicio y que ha logrado Confianza de sus contribuyentes”.

10




MISIÓN INSTITUCIONAL. “La Municipalidad Provincial de Puno representa al vecindario, promueve la

adecuada prestación delos servicios públicos locales y el desarrollo integral sostenible y armónico de su circunscripción (Ley 27972). Planificando, ejecutando e impulsando a través de los organismos competentes el conjunto de acciones destinadas a promover el desarrollo económico local y proporcionar al ciudadano el ambiente adecuado para la satisfacción de sus necesidades vitales de vivienda, salud, educación, recreación, transportes y comunicaciones”.



OBJETIVOS ESTRATEGICOS. a. Promotora de Potencialidades Humanas y Culturales. b. Líder de la Integración y Capital del Turismo. c. Emprendimiento de Actividades Económicas Naturales y Ecológicas con Localidades Saludables. d. Localidades Ordenadas, Saludables, Seguras y Articuladas por Redes Viales Asfaltadas. e. Uso Sostenible de Recursos Naturales y Ecológicos con Localidades Saludables. f. Ciudadanía Organizada, Participativa y Democrática.

11


1.4.

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE PUNO GRAFICO Nº 02: ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE PUNO

Fuente: Manual de Organización y Funciones. MPP. 12


1.4.1. DESCRIPCION Y ESTRUCTRA ORGANICAY ADMINISTRATIVA. La Estructura Orgánica de la Municipalidad Provincial de Puno, según la modificación aprobada por la Ordenanza Municipal Nº 317-2011-CMPP de fecha 19 de Diciembre del 2012 es la Siguiente:

CUADRO Nº 01: DESCRIPCION DE LA ESTRCUCTURA ORGANICA Y ADMINISTRATIVA DE LA MUNICIPALIDAD DE PUNO ÓRGA NOS

DE



Concejo Municipal

GOBIERNO

Alcaldía



MUNICIPAL

ÓRGA NOS

DE

COORDINACION

ÓRGA NO

DE



Comisiones Permanentes



Comisiones Especiales



Consejo de Coordinación Local Provincial



Comité Provincial de Defensa Civil



Comité Provincial de Seguridad Ciudadana



Comité Provincial del Medio Ambiente



Comité Provincial de Administración del PVL



Gerencia Municipal



Oficina de Control Institucional



Procuraduría Pública Municipal



Gerencia de Asesoría Jurídica



Gerencia de Planificación y Presupuesto

DIR EC CIÓN ÓRGA NO

DE

CONTROL INTERNO ÓRGA NO

DE

DEFENSA JUDICIAL

o

Subgerencia

13

de

Planificación

y

Programación

de


Inversiones ÓRGA NO

DE

ASESORAMIENTO

o

Subgerencia de Presupuesto

o

Subgerencia de Desarrollo Organizacional

o

Subgerencia de Cooperación Técnica Internacional y Pre

o

ÓRGA NOS APOYO

DE

Inversión



Oficina de Supervisión y Liquidación de Inversiones



Secretaria General o

Unidad de Imagen Institucional y Protocolo

o

Unidad de Registro Civil

o

Unidad de Archivo



Oficina de Ejecución Coactiva



Oficina de Tecnología Informática



Oficina de Atención y Orientación al Vecino



Gerencia de Administración









o

Subgerencia de Personal

o

Subgerencia de Logística

o

Subgerencia de Tesorería

o

Subgerencia de Contabilidad

Gerencia de Administración Tributaria o

Subgerencia de Recaudación Tributaria

o

Subgerencia de Finanzas y Operaciones

Gerencia de Desarrollo Urbano o

Subgerencia de Planeamiento y Control Urbano

o

Subgerencia de Catastro

Gerencia de Transportes y Seguridad Vial (*) o

Subgerencia de Registro de Transportes

o

Subgerencia de Inspecciones de Tránsito

Gerencia de Turismo y Desarrollo Económico o

Subgerencia de Turismo y Comercio Exterior

o

Subgerencia de Actividades Económicas 14


o

Subgerencia de Promoción Empresarial y Desarrollo Económico Rural



Gerencia de Medio Ambiente y Servicios o

Subgerencia de Gestión Ambiental y Salud Pública

o

Subgerencia de Parques, Jardines y Conservación de Áreas Verdes

o

ÓRGA NOS

DE



L ÍNEA

Subgerencia de Protección Ciudadana y Defensa Civil

Gerencia de Ingeniería Municipal o

Subgerencia de Estudios Definitivos

o

Subgerencia de Obras Públicas y Mantenimiento

o

Subgerencia de Desarrollo Humano y Participación Ciudadana.

o

Subgerencia

de

Promoción

Social

y

Participación

Ciudadana. o

Subgerencia de Promoción de Educación, Cultura y Deporte.

o

Subgerencia de Desarrollo de la Mujer, Niño, Adolescente y Adulto Mayor

o



Subgerencia de Programas Sociales

Programa Especial de Operación y Mantenimiento de Maquinaria y Equipo.

ORGANOS DESCONCENTRADOS



Programa Especial Policlínico Municipal



Programa Especial Terminal Terrestre



Programa Especial de Centros Comerciales



Programa Especial de Complejos Culturales y Recreativos



Programa Especial de Proyectos Estratégicos



Programa Especial de la Bahía del Lago

EMSA-Puno

EMPRESAS



MUNICIPALES



Instituto Vial Provincial Puno “IVP -Puno”

Fuente: Elaboración propia. Abril. 2015 15


1.5.

GERENCIA DE ADMINISTRACION. La Gerencia de Administración, es el Órgano de apoyo responsable de la administración de los recursos humanos, materiales, económicos, financieros y logísticos de la Municipalidad, depende de la Gerencia Municipal. Está a cargo de un Gerente, quien coordina sus actividades con las unidades orgánicas a su cargo, demás dependencias de la institución y para el mejor cumplimiento de sus funciones orgánicamente cuenta con las siguientes subgerencias:

- Subgerencia de Personal. - Subgerencia de Logística. - Subgerencia de Tesorería. - Subgerencia de Contabilidad. 1.5.1. ESTRUCTURA ORGANICA DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION GRAFICO Nº 03: ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

Fuente: Manual de Organización y Funciones. MPP. Abril 2015 16


1.5.2. FUNCIONES ESPECÍFICAS PERMANENTES DEL GERENTE GERENTE DE DE ADMINISTRACION 

Conducir y dirigir la formulación de las políticas públicas de gastos con austeridad y el Plan de Modernización de la Administración de Recursos Disponibles y Logística de la Municipalidad, tomando como base la visión, misión y objetivos estratégicos del Plan de Desarrollo Provincial Concertado de Puno de largo alcance y/o del Plan Estratégico Institucional “PEI”, Plan Operativo Institucional “POI” y metas del Presupuesto Institucional de Apertura “PIA” o del “PIM”.



Dirigir la programación, ejecución, evaluación y seguimiento de los objetivos y metas aprobadas para la administración de personal, de bienes materiales, económicos, financieros, presupuestarios y de logística de la Municipalidad, concordantes con la Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto Nº 28411, Ley Anual de Presupuesto de la República, Reglamentos y Directivas vigentes sobre la materia.



Optimizar el uso racional y austero de los recursos públicos disponibles de la Municipalidad, destinados a gastos corrientes y gastos de capital, conforme el crédito presupuestario autorizado para el ejercicio fiscal vigente, prohibiendo autorizaciones de gastos sin el financiamiento correspondiente, con arreglo a la legislación aplicable.



Ejercer y supervisar el control interno previo y simultáneo a las autoridades, autoridades, funcionarios y servidores públicos de la Municipalidad, como responsable de la administración de los sistemas de personal, logística, tesorería y contabilidad.



Dirigir y disponer la implementación del presupuesto municipal por resultados a nivel de programas pilotos con su respectiva estructura funcional programática, a fin de obtener determinados objetivos específicos, mejorando el apoyo a la administración de los servicios públicos municipales con calidad, eficiencia y evaluando los resultados obtenidos.

17




Orientar y/o asesorar al Titular de Pliego, al Gerente Municipal, gerentes, directores, subgerentes y jefes de unidades, sobre la responsabilidad de lograr que los objetivos y las metas establecidas en los planes de desarrollo local concertados y el presupuesto institucional, se reflejen en las funciones, programas, subprogramas, actividades y proyectos u obras planificadas.



Supervisar y controlar el destino y la ejecución del crédito presupuestario para la que haya sido autorizado en los presupuestos anuales, o la que resulte de las modificaciones presupuestarias aprobadas conforme las prioridades establecidas en los planes de desarrollo local concertados.



Establecer y actualizar las normas y directivas reglamentarias para la óptima administración de los recursos humanos, materiales, económicos y financieros de la Municipalidad.



Proveer oportunamente los recursos y servicios servicios necesarios a las diferentes dependencias de la Municipalidad, para el cumplimiento de sus objetivos y metas establecidas en los planes de desarrollo local concertados y el presupuesto institucional anual vigente.



Participar en las licitaciones, concursos concursos públicos y/o de méritos y en las adjudicaciones directas que convoque la Municipalidad.



Supervisar la correcta aplicación de las las normas a los sistemas de personal, logística, tesorería y contabilidad gubernamental.



Dirigir la programación y ejecución anual y mensual o trimestral de los compromisos económico-financieros para su pago, de acuerdo a las prioridades de la Alta Dirección, manteniendo el control de la liquidez presupuestal.



Presentar y exponer la información económica, financiera, presupuestaria y contable a las sesiones del Concejo Municipal y/o al Alcalde, dentro de los plazos previstos por la Alta Dirección y las disposiciones legales vigentes.

18


1.5.3. FUNCIONES ESPECÍFICAS PERMANENTES DEL SUB GERENTE DE LOGISTICA 

Dirigir la formulación o modificación, publicación, ejecución y evaluación del Plan Anual de Contrataciones “PAC” de la Municipalidad Provincial de

Puno, así como las políticas de contrataciones de bienes, servicios u obras, acordes con la Ley de Contrataciones del Estado, su Reglamento y otras normas legales vigentes que rigen sobre la materia. 

Consolidar y proponer al a l Titular de Pliego o máxima autoridad administrativa delegada, el proyecto del Plan Anual de Contrataciones “PAC

para su aprobación correspondiente, el cual deberá prever todas las contrataciones de bienes, servicios y obras que se requerirán durante el año fiscal vigente, que están comprendidos en el Presupuesto Institucional de 

Apertura “PIA” o modificadas modificadas en el Presupuesto Presupuesto Institucional Institucional Modificado Modificado “PIM”. Una vez aprobada, éste PAC de berá ser publicado en el Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado “SEACE”.



Coordinar y/o solicitar asesoramiento al Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado “OSCE”, sobre el uso o administración eficiente

del Registro Nacional de Prove edores “RNP”, a través del cual podrán participar los postores y/o contratistas inscritas en él y que no estén impedidos, sancionados ni inhabilitados para contratar con el Estado. Cuya publicación del RNP debidamente actualizado se encuentra en el portal de la OSCE. La Municipalidad Provincial de Puno, en su Subgerencia de Logística, sólo podrá llevar y mantener un listado interno de proveedores, consistente en una base de datos que contenga la relación de aquellos, sin que estén ausentes. Discriminados o excluidos las micro y pequeñas empresas de la localidad o Región de Puno. 

Dirigir y coordinar la elaboración de las bases de selección, para para la licitación licitación pública, el concurso público, adjudicación directa y adjudicación de menor cuantía.

19




Calificar los requisitos para convocar al proceso de selección, bajo sanción de nulidad, constatando los siguientes instrumentos públicos vigentes o existentes: -

Plan Anual de Contrataciones “PAC”.

-

Expediente

de

contratación,

debidamente

calificado

y

aprobado. -

Disponibilidad de recursos con su fuente de financiamiento.

-

Bases de selección, debidamente aprobadas; salvo las excepciones autorizadas.



Supervisar y controlar la custodia y seguridad de los expedientes de contrataciones,

con

todas

las

actuaciones

realizadas,

desde

el

requerimiento del área usuaria hasta la culminación del contrato, debiendo incluir las ofertas no ganadoras. 

Calificar y procesar los requerimientos de bienes, servicios u obras sobre la base del Plan Anual de Contrataciones, las especificaciones técnicas señaladas por el área usuaria, expediente técnico aprobado y disponibilidad física del terreno en el caso de obras o lugar donde se ejecutará la misma, teniendo en cuenta los plazos de duración establecidos para cada proceso de selección, con el fin de asegurar la oportuna satisfacción de las necesidades del área usuaria que requiere su contratación.



Supervisar y controlar la aplicación de los procedimientos técnicos establecidos para la prohibición de fraccionamiento y exoneración de procesos de selección de las contrataciones de bienes, servicios y la ejecución de obras, conforme la nueva Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.



Determinar y/o definir en coordinación con las áreas usuarias, el valor referencial de las contrataciones, con el fin de establecer el tipo de proceso de selección y gestionar la asignación de los recursos presupuestales necesarios, determinados sobre la base del estudio que ofrece el mercado, y para el caso de proyectos de inversión el valor referencial.

20


1.6.

AREA DE ALMACEN Es la parte de la subgerencia de logística en la estructura orgánica y funcional de la municipalidad provincial de puno con objetivos bien definidos, de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales. Las actividades que en él se realizan esencialmente son las que corresponden a los procesos técnicos de abastecimiento y distribución de materiales a las distintas unidades orgánicas y obras de inversión pública, ejecutadas por la municipalidad por la modalidad de administración directa.

1.6.1. VISION Ser una unidad líder dentro de los almacenes de las instituciones públicas de la región, a través de su éxito en el logro de sus objetivos, innovación, tecnología y habilidad para competir exitosamente dentro de la municipalidad provincial de puno Destacando además por su dedicación a la formación, capacitación y desarrollo de su recurso humano, respeto integral al medio ambiente y compromiso con el desarrollo de la región.

1.6.2. MISION El compromiso de almacén central de la municipalidad provincial de puno es la satisfacción de las necesidades y expectativas del usuario de la entidad

suministrándole

soluciones

integrales

en

atención

de

requerimientos de materiales racionalmente bajo el principio de justo a tiempo utilizando la más avanzada tecnología en todos los campos de logística garantizando su eficiencia y eficacia en el tiempo para mantenernos como líderes en atención de materiales y rentabilidad.

21


1.6.3. OBJETIVOS a. Mejorar las actividades de gestión de almacenes y atención de requerimientos del usuario. b. Proporcionar capacitaciones en gestión de almacenes al personal de almacén para lograr una gestión eficiente de almacenes, un aumento promedio en el logro de las metas y objetivos. 1.6.4. LOS PRINCIPIOS BASICOS DE ALMACEN

El almacén de la municipalidad provincial de puno se rige bajo los siguientes principios: 1. La custodia fiel y eficiente de los materiales debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una sola persona en almacén. 2. El personal de cada almacén debe ser asignado a especialistas en recepción, almacenamiento, registro, revisión, custodia, y control de inventarios. 3. Debe existir una sola puerta de entrada y salida bajo estricto control. 4. En cada almacén se debe llevar registros obligatorios, kárdex y bincar o control visible de almacén manual o computarizado, mantener al día el movimiento de materiales y control interno de entradas y salidas. 5. Informar a la unidad orgánica de control de inventarios y a contabilidad de los movimientos mensuales de entradas y salidas de almacén. 6. Los inventarios físicos deben hacerse únicamente por personal ajeno al almacén Todo movimiento de materiales de entrada y salida debe ser respaldada por documento firmado “PECOSA” valido para la Municipalidad Provincial de Puno.

22


1.6.5. ESTRUCTURA ORGANICA GRAFICO N° 05: ESTRUCTURA ORGANICA DEL AREA DE ALMACEN

Fuente: informe N°037-2014-MPP/GA/SGL-AA. Área almacén. Abril 2014

1.6.6. FUNCIONES DEL AREA DE ALMACEN

Para proporcionar un servicio eficiente, son funciones de almacén: 1. Recepción de materiales 2. Registro de entradas y salidas de almacén 3. Almacenamiento de materiales 4. Mantenimiento de materiales y almacén 5. Despacho de materiales 6. Emisión y tramite de pedido comprobantes de salida “PECOSA” por toda fuente de financiamiento. 7. Emitir y remitir mensualmente la información consolidada por toda fuente de financiamiento el movimiento de entradas y salidas de almacén a la sub gerencia de contabilidad. 23


1.6.7. FUNCIONES DEL ESPECIALISTA EN ALMACÉN



Aplicar los procesos, subprocesos y procedimientos técnicos planificados para el microsistema de almacenamiento de bienes y servicios en caso de impresión de boletajes y recibos o similares; tanto para gastos corrientes y gastos de capital u obras de la Municipalidad.



Recibir y registrar las órdenes de compra “O/C” y órdenes de servicio “O/S”

provenientes como resultado de licitación pública, concurso público, de adquisiciones directas o de compras de menor cuantía ejecutados. 

Apoyar en la emisión de informes de conformidad, sobre los bienes recepcionados en el almacén.



Efectuar el almacenamiento de bienes y servicios (en casos de boletajes, recibos o similares) en el almacén o lugares autorizados, clasificándolos por productos y según el catálogo de bienes.



Aplicar los procesos, subprocesos y procedimientos técnicos establecidos para el registro y su mantenimiento en kárdex o tarjetas de control, sobre los ingresos, salidas y saldos de bienes y servicios, tanto en orden alfabético y según catálogo vigente.



Recibir los requerimientos de bienes y servicios de las diferentes unidades orgánicas de la Municipalidad.



Elaborar las pecosas para distribuir los bienes y servicios requeridos por las diferentes dependencias u obras de la Municipalidad, en forma oportuna, racional, sistemática y eficiente.



Tramitar y hacer seguimiento de las pecosas conforme los procedimientos establecidos.

24




Centralizar y alistar información sobre el movimiento integral del almacén de la Municipalidad.



Apoyar la tarea de procesamiento de la información contable.



Aplicar los

procesos, subprocesos y

procedimientos técnicos

de

almacenamiento y distribución de los bienes materiales por actividades y obras o proyectos de inversión municipal. 

Custodiar los bienes de la Municipalidad, conforme las normas y procedimientos internos de seguridad y conservación establecidos.



Verificar la ubicación y disposición física de los bienes en el almacén o en los lugares autorizados.



Verificar la existencia de los bienes materiales en forma diaria, semanal o mensualmente, a fin de dar el suministro regular, oportuno y eficiente en el movimiento del almacén.



Organizar los ambientes o instalaciones autorizados para almacenar los bienes materiales.



Recepcionar, tramitar y archivar documentos recibidos y remitidos de su competencia.



Remitir al responsable del control patrimonial, copia de las órdenes de compra de bienes duraderos o de inmuebles nuevos adquiridos.



Otras funciones específicas permanentes que le asigne el Especialista en Almacén. 25


CAPITULO II. 2. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES REALIZADAS 2.1.

ACTIVIDAD Nº 01: REGISTRO DE ÓRDENES DE COMPRA. Una de las primeras actividades que consta en llevar a cabo el registro de órdenes de compra en el libro correspondiente; los cuales son documentos en el que se detallan los bienes adquiridos, las especificaciones de los bienes, su meta, su afectación presupuestal y su precio (ver anexo 01). Los bienes que se adquieren a través de la orden de compra son para las dos sub áreas: almacén de operación (los cuales están relacionados con las necesidades internas de la organización como por ejemplo útiles de escritorio); y almacén de inversión (están relacionados a los materiales de construcción para las diferentes obras que se están desarrollando). Dicho registro se realiza en un cuaderno de actas con cuadros diseñados manualmente como se precia en el cuadro N° 02, en el que se consignan los siguientes datos: 

Nombre del proveedor o razón social



Numero de orden de compra



Número SIAF



Monto de la orden de compra



Fecha de ingreso de la orden a almacén

Para realizar el registro es necesario hacer lo siguiente: 1) Anotar el nombre del proveedor. (persona natural o jurídica) 2) Anotar el número de orden de compra. 3) Copiar el número SIAF con el que fue registrado la adquisición. 4) Anotar también el monto de la adquisición. 5) Es muy importante anotar la fecha de registro para poder ubicar en que parte del proceso se encuentra una orden de compra.

26


CUADRO Nº 02: LIBRO DE REGISTRO DE ORDENES DE COMPRA N°

PROVEEDOR

N° O/C

N° SIAF

MONTO FECHA

4332

1086

809.73

15/11/14

PEREZ 4600

3521

10

21/11/14

… 1065 INFOTEL NET 1066 GORDILLO WIKE

140.00

… Elaboración Propia. Abril 2015 Fuente:

Cabe resaltar que después del registro

de la orden de compra

correspondiente, el siguiente paso consta en adjuntar los siguientes documentos: 

copia de la orden de compra, documento clave para la elaboración de guías de internamiento, que después es archivado en las oficinas del área de almacén.



Original de la Guía de remisión, es importante porque en él se consignan las firmas de los responsables del pedido de cada área; como en el caso de almacén de inversiones donde se consignan las firmas del residente de obra, del asistente administrativo y de la entidad; dichos datos ayudaran para la elaboración del Pedido Comprobante de Salida “PECOSA”.



Factura, es necesario contar con la factura cuando el monto supera los S/. 10, 000 soles.



Contrato de la entidad con el proveedor, de la misma manera es importante contar con el contrato cuando el monto es muy alto o mayor a los S/. 10, 000 soles. La guía de remisión, la factura y el contrato se encuentran adjunto en la orden de compra. 27


2.2.

ACTIVIDAD Nº 02: ELABORACION DE GUÍAS DE INTERNAMIENTO Las Guías de Internamiento son documentos que respaldan que un bien ha ingresado al almacén, en él se consignan el nombre del bien, la cantidad, el precio y la fecha de ingreso (ver anexos 02). Para esta actividad contamos con el siguiente material que nos fue asignado por el jefe de almacén para realizar esta actividad: 

Una computadora corei5, debidamente equipada



Un escritorio de oficina



Una impresora laser



Útiles de escritorio

Cabe

resaltar que esta oficina cuenta con el sistema de almacén

denominado

“Aliaga Ingenieros” que nos ayuda en el proceso de

internamiento de órdenes de compra para lo cual se debe seguir los siguientes pasos:

GRAFICO N° 06: PROCESO DE INTERNAMIENTO DE ORDEN DE COMPRA

del

6. Internar los bienes de manera conjunta, o por partes segun sea el caso

7.guardar los datos consignados en el formato

2. Ingresar usuario y contraseña

5. identificar e ingresar el número de orden de compra

8. ingresar la fecha de internamiento la cual será la fecha que tiene la factura que remite el proveedor

3. Ingresar a pestaña "aplicaciones"

4. click en el ítem órdenes de compra elegir la opción guías de internamiento

9. Por ultimo verificar que todos los datos estén debidamente ingresados y guardar.

1. Apertura sistema

la

28


Esta operación se deberá realizar para cada orden de compra que deseamos internar, siempre teniendo en cuenta la fecha de internamiento y que el monto a internar sea igual al de la orden de compra para no cometer ningún error. Además este registro es importante debido a que sin él, no se pueden elaborar los pedidos comprobantes de salida.

2.3.

ACTIVIDAD Nº 03: ELABORACION DE PEDIDOS COMPROBANTES DE SALIDA (PECOSA) Este documento evidencia de que el bien ha salido del almacén, este puede ser un bien de operación o de inversión; es decir, materiales de oficina o materiales de construcción

para las diferentes obras. Para validar el

documento, es de suma importancia que se consigne la firma del administrador, subgerente de logística, subgerente de contabilidad y jefe de almacén (ver anexos 03) Para la emisión de este documento es necesario que se obtengan y verifiquen los documentos auxiliares requeridos como la orden de compra, guías de remisión y otros. Para cada orden de compra se debe formular una PECOSA, se imprimen seis ejemplares los cuales se distribuyen para las siguientes áreas: Tesorería, Contabilidad, Abastecimiento, Administración, Almacén y Logística. Este documento con la firma de los responsables del pedido es la evidencia de que el bien ha sido entregado al destinatario correspondiente. Además un ejemplar de este documento queda archivado en la Oficina de Almacén. Los cuales son empastados a fin de año bajo estricto orden numérico.

29


Para efectos de la elaboración del documento, esta oficina cuenta con el sistema de almacén denominado “Aliaga Ingenieros” que nos ayuda en el proceso de elaboración de pedido comprobante de salida en el cual se debe seguir los siguientes pasos:

GRAFICO N° 07: PROCESO DE ELABORACIÓN DE PEDIDO COMPROBANTE DE SALIDA (PECOSA)

1. Apertura el sistema de almacén

2. Ingresar el usuario y contraseña

3. Ingresar a la pestaña "aplicaciones

6. Una vez llenado la pecosa, hacer click en guardar, luego en imprimir

5.consignar datos como el área usuaria, persona que hizo el requerimiento, la fecha, la afectación presupuestal, etc.

4. Click en el ítem de pedido comprobante de salida (PECOSA ) opcion nuevo

7. Se imprime por seis copias que posteriormente se distribuyen y archivan

30


2.4.

ACTIVIDAD Nº 04: ARCHIVAMIENTO DE ÓRDENES DE COMPRA Para esta actividad se necesita que las órdenes de compra estén debidamente internadas y que cuenten con pedido comprobante de salida. Se debe utilizar los archivadores de órdenes de compra que son un total de ocho archivadores en los cuales se debe archivar una vez que haya culminado todo su trámite. Junto a cada orden están adjuntas una copia de las Guías de remisión y su factura. Las órdenes son archivadas en estricto orden numérico, para realizar cualquier consulta si se presentase. Para lo cual debemos tener en cuenta lo siguiente: 

para cada orden haya sido expedido su pedido comprobante de salida y que cuente con su número de registro que nos ayudara a su rápida ubicación cuando surja alguna consulta.



cada orden de compra cuente con su respectiva guía de remisión.



cada orden de compra este archivado en el lugar que le corresponda según número correspondiente en el archivador.

Ubicar el archivador en el lugar adecuado correspondiente.

31


CAPITULO III 3. MARCO TEORICO Y CONCEPTUAL 3.1.

MARCO TEÓRICO

3.1.1. ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Para Faura, (1999) La administración pública es un conjunto de ideas, actividades, normas, procesos institucionales y otras formas de conducta humana que determina como se distingue y ejerce la autoridad política y como se atiende los intereses públicos. (P.23) Además clasifica la Administración pública en el Perú según el área donde desarrolla sus actividades se clasifican en: 

Administración Nacional, que abarca todas las dependencias ministeriales, las instituciones públicas y las empresas estatales.



Administración Regional, que cubre el área de las regiones y de las circunscripciones departamentales.



Administración Local, que cubre el área denominada Municipal o Comunal. (P.24)

Mientras que para Sanchez, (1999) es la organización a traves de la cual se ejerce la funcion de Gobierno y se desarrolla los procesos productvos de bienes y servicios que el gobierno decide tomar o mantener a su cargo. Comprende los organos correspondientes al Gobierno Nacional, los Gobiernos locales, los organismos Publicos descentralizados y los sistemas Administrativos. (P. 30).

32


3.1.2. SISTEMA DE ABASTECIMIENTO Según la el Decreto Ley Nº 22065, el sistema de Abastecimiento es el conjunto interrelacionado de políticas, objetivos, normas, atribuciones, procedimientos y procesos técnicos orientados al racional flujo, dotación o suministro, empleo y conservación de medios materiales; así como acciones especializadas, trabajo o resultado para asegurar la continuidad de los procesos productivos que desarrollan las entidades integrantes de la Administración Publica. Por su lado Castañeda, (1996) lo conceptúa como uno de los sistemas auxiliares, en cualquier tipo de organización, que tiene por finalidad proveer todas las necesidades de bienes y servicios que requiere la organización para su normal desempeño o desenvolvimiento, siguiendo un orden lógico o metodología establecida: a. Programación b. Adquisición c. Almacenamiento d. Distribución e. Despacho (p. 28). Para Andia, (2012) en todas las entidades de la administracion publica existira un organo responsable basicamente del desarrollo y conduccion de los procesos tecnicos para el abasecimiento tanto de bienes, como de servicios.por lo que son procesos tecnicos de abastecimientos: a. Catalogación b. Registro de proveedores c. Programación d. Registro y control e. Adquisición f. Recuperación de bienes g. Almacenamiento h. Seguridad i. Distribución (P.203) 33


3.1.3. ALMACÉN Anaya, (2008) define como: lugar donde físicamente se almacenan los stocks de productos comerciales o industriales que posteriormente van a ser objeto de distribución o transformación (P. 20) Por su lado Castillo, (2014) señala que el almacen es un area fisica seleccionada bajo criterios y tecnicas adecuadas, destinadas a la custodia y conservacion de los bienes que van a emplearse para la producion de servicios o de bienes economicos. Asi mismo menciona que las actividades que en el se realizan esencialmente son las que corresponden a los procesos tecnicos de Abastecimiento denominados Almacenamiento y Distribucion.

3.1.4. PROCESO TÉCNICO DE ALMACENAMIENTO Según la Resolución Jefatural N° 335-90 INAP/DNA indica que: El almacenamiento es un proceso técnico de abastecimiento, las actividades concernientes a este proceso están referidas a la ubicación temporal de bienes en un espacio físico determinado con fines de custodia como vía para trasladarlos físicamente (temporal o definitivo) a quienes lo necesitan. Consta de las fases siguientes: recepción, verificación y control de calidad, internamiento, registro y control y custodia.

FASES: a) Recepción Consiste en la secuencia de operaciones que se desarrollan a partir del momento que los bienes han llegado al local del almacén y termina con la ubicación de los mismos en el lugar designado para efectuar la verificación y control de calidad. La recepción se efectúa teniendo a la vista los documentos de recibo (orden de compra o Guía de remisión u otro documento análogo)

34


Las operaciones concernientes a la recepción se ejecutaran conforme a lo siguiente: -

Examinar en presencia de la persona responsable de la entrega: los registros, sellos, envolturas, embalajes, etc. A fin de informar sobre cualquier anormalidad.

-

Contar los paquetes, bultos y/o el equipo recepcionado y asegurarse de anotar las discrepancias encontradas en los documentos de recibo.

-

Pesar los bultos recibidos anotando el peso en las Guías y en el exterior del mismo bulto.

Esta acción no será necesaria cuando el número y características de los bienes recepcionados permitan efectuar una verificación cuantitativa sin problema alguno, -

Anotar en la documentación de recibo: 

Nombre de la persona que hace la entrega



Nombre de la persona que recibe la mercadería



Número y placa del vehículo utilizado en el transporte (cuando sea pertinente)



Fecha y hora recepción

b) Verificación y control de calidad Las actividades que se realizan dentro de esta fase deben ser ejecutadas en un lugar predeterminado independiente de la zona de almacenaje, comprende las acciones siguientes: -

Retirar los bienes de los embalajes

-

Una vez abiertos los bultos se procederá a revisar y verificar su contenido en forma cuantitativa y cualitativa

-

La verificación cuantitativa se efectuara para comprobar que las cantidades recibidas son igual a las que se consignan en la 35


documentación

de

recibo.

Incluye

las

comprobaciones

dimensionales de identificación, tales como: longitud, capacidad, volumen, peso, gravedad, presión, temperatura, etc. -

La verificación cualitativa, denominada control de calidad se realizara para verificar que las características y propiedades de los

bienes

recepcionados

estén

de

acuerdo

con

las

especificaciones técnicas solicitadas. -

La verificación y control de calidad se efectúa en presencia de la persona que hace la entrega cuando la cantidad y características de los bienes

permitan realizar la verificación cuantitativa y

cualitativa en el momento de la recepción -

Si por el número y características de los bienes recepcionados fuera necesario mayor tiempo para efectuar la verificación y control de calidad, el jefe de almacén suscribirá la guía respectiva dando

conformidad solo por el número de bultos recibidos y el

peso bruto respectivo. -

Tratándose de bienes que por sus características ameritan ser sometido a prueba de conformidad, las pruebas o exámenes serán encargados por el jefe de órgano abastecimiento a especialistas o entes especializados del mismo organismo u otros organismos del sector público y excepcionalmente a las del sector no público.

-

La conformidad de la recepción será suscrita por el responsable de almacén en el rubro de la orden de compra y guía respectiva. Se sustenta en la verificación que este realice o con el informe favorable de las pruebas de conformidad a que se refiere el párrafo anterior.

36


c) Internamiento Comprende acciones para la ubicación de los bienes en los lugares previamente asignados. Se ejecutaran las labores siguientes: -

Agrupar los bienes según su tipo, periodo de vencimiento, dimensión, etc.

-

Ubicar los bienes en el lugar que previamente se le ha designado en la zona de almacenaje. Se hará de tal manera que su identificación sea ágil y oportuna.

-

Si el almacén de Abastecimiento no cuenta con los equipos o ambientes especiales para la conservación de determinados bienes, estos se internaran a través de otros órganos u organismos que cuenten con ellos. La responsabilidad de la custodia corresponde a estos últimos. El jefe de almacén efectúa la constatación del ingreso y da conformidad del mismo.

d) Registro y control Ubicados los bienes en las zonas de almacenaje. Se procederá a registrar su ingreso en la Tarjeta de Control Visible – Bincard, la misma que se será colocada junto al grupo de bienes registrados. Para aquellos bienes que proceden de donaciones, transferencias u otros conceptos distintos de la compra se procederá previamente a formular la correspondiente Nota de Entrada de Almacén. Copia del documento de ingreso (Orden de Compra – Guía de internamiento o Nota de Entrada a Almacén) será remitida al área respectiva para efecto del registro del ingreso en la tarjeta de Existencia Valorada de Almacén – Kardex.

e) Custodia Conjunto de actividades que se realizan con la finalidad de que los bienes almacenados conserven las mismas características físicas y numéricas en que fueron recibidos. 37


3.1.4.1.

DOCUMENTOS DE INGRESO a) Orden de Compra Según Hargadon, Bernard, & Munera, (1996) definen como: Documento que dispone a un vendedor entregar mercaderías o materiales descritos a un precio determinado. Al momento de la aceptación por parte del vendedor, una orden de compra se transforma en un contrato. Son elaboradas en el área de abastecimiento. La Orden de Compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura. Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las Órdenes de Compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso. Por lo general se incluyen los siguientes aspectos: 

Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido



Numero de Orden de Compra



Nombre y dirección del proveedor



Fecha del pedido y fecha de entrega requerida



Términos de entrega y pago



Cantidad de artículos solicitados



Numero de catalogo



Descripción



Precio unitario y total



Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la orden



Firma autorizada.

El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al departamento de contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el departamento de compras. (P. 21)

38


3.1.5. PROCESO TECNICO DE DISTRIBUCION Para Castillo, (2013) Comprende las acciones que se realizan en almacén con el objeto de distribuir bienes a las diferentes Unidades Orgánicas de la entidad, de acuerdo a los requerimientos formuladas en el CUADRO DE NECESIDADES, priorización de actividades y disponibilidad presupuestal de las dependencias. En la distribución se utiliza el documento fuente llamado PEDIDO COMPROBANTE DE SALIDA, en la primera parte del formulario “pedido” la dependencia solicitante consign a la cantidad, nombre de los bienes requeridos y en la segunda parte “comprobante de salida” el

almacenero anota la cantidad precio unitario y total de bienes adquiridos. Por su parte Baily & Garcia, (1984) lo define como un Conjunto de actividades de naturaleza técnico-administrativo referida a la directa satisfacción de necesidades. Se sustentan de la coordinación y toma en cuenta las constantes variaciones de necesidades, existencias no informadas; tanto dentro y fuera de la entidad, incluye las operaciones de traslado interno referidas a los bienes y servicios. Según el Compendio Normativo del Sistema Nacional de Abastecimiento el Proceso técnico de Abastecimiento, es un conjunto de actividades de naturaleza técnico – Administrativa, referida a la directa satisfacción de necesidades por parte del área usuaria, en este proceso se formula el pedido comprobante de salida de materiales, por parte del área solicitante, donde también, es un documento fuente mediante el cual facilita la atención y despacho de los materiales o bienes solicitados por la sección o dependencia correspondiente contabilizándose en forma inmediata. Consta de las fases siguientes: formulación del pedido, autorización de despacho, acondicionamiento de materiales, control de materiales y entrega al usuario.

39


FASES: a) Formulación del pedido -

Se emplea el Formulario Pedido – Comprobante de Salida

-

Se formularan en base a los respectivos cuadros de necesidad debidamente conciliados con las posibilidades financieras de la entidad y disponibilidad de bienes en almacén.

-

El órgano de abastecimiento establecerá un calendario para la presentación de pedidos de aquellas dependencias cuyo consumo de bienes sea constante.

-

Los pedidos de bienes que no son de consumo regular serán presentados

de

acuerdo

al

periodo

consignado

en

el

correspondiente cuadro de necesidades. -

La formulación del pedido – comprobante de salida corresponde a la unidad usuaria y la autorización para la atención, al jefe del órgano de Abastecimiento.

-

Cuando por razones de austeridad se tenga que limitar la atención de los pedidos a un grupo de bienes, el órgano de abastecimiento puede asumir la formulación de pedido – comprobante de salida.

-

Una vez suscrito por el jefe de la dependencia solicitante, los pedidos – comprobante de Salida serán remitidos al Director o jefe de abastecimiento para recabar la respectiva autorización de despacho.

b) Autorización de Despacho La autorización se otorgara para aquellos bienes que figuran en el respectivo cuadro de necesidades. Se autorizara pedidos no programados solo en el caso que se deriven de situaciones de emergencia calificadas por el Director General de Administración o quien hace uso de sus veces en la entidad; y se atenderá con cargos a los stocks de seguridad. 40


Esta fase comprende lo siguiente: 

Numeración y registro de pedido – comprobante de Salida



Aprobación del director o jefe de abastecimiento



Valorización del pedido – comprobante de salida

Registro de las salidas autorizadas en las Tarjetas de Existencia Valoradas de Almacén

c) ACONDICIONAMIENTO DE MATERIALES -

El responsable de almacén recibirá los pedidos - comprobante de salida y aprobados, dispondrá el acondicionamiento de los bienes para su entrega.

-

Retirar los bienes de su ubicación y colocarlos en el lugar destinado para el despacho.

-

En el caso de distribución con destino a localidades fuera del perímetro de ciudad será necesario determinar el tipo de embalaje a utilizar para lo cual se tomara en cuenta los factores siguientes:



Destino de la carga



Transbordos a que se someterá la carga durante la travesía



Características físicas del material a embalarse.



Peso y volumen de la carga.

41


d) CONTROL DE MATERIALES -

En cada almacén se establecerá un control de salida de materiales, el que será encargado al personal de seguridad o vigilancia, o una persona que para tal función se designe.

-

El encargado de acarreo o transporte de los bienes, presentara al salir del almacén pedido – comprobante de salida a la persona encargada del control de salida de materiales, quien verificara si el contenido de los bultos concuerda con el documento y retendrá una copia del mismo, la que será entregada al área respectiva del control del stocks.

-

Cuando el material es remitido a lugares

fuera de la entidad

utilizando medios de transporte, el transportista presentara en los puestos de vigilancia de la entidad copia del pedido – comprobante de salida respectivo.

e) ENTREGA DE MATERIALES -

En el momento de hacerse entrega de materiales, se cuidara que la persona que realiza la recepción lo haga en forma serena y consciente.

-

Será precaución del responsable de almacén que la dependencia de destino devuelva el pedido – comprobante de salida con la conformidad respectiva y en forma oportuna.

-

Es función inherente al almacén que los bienes a despachar fuera del perímetro de la ciudad, estén amparadas por una cobertura de seguro.

42


3.1.5.1.

DOCUMENTOS DE SALIDA a) Pedido Comprobante de Salida (PECOSA) Documento fuente que tiene por objetivo establecer el pedido y el despacho de los artículos que cada dependencia solicita, así como informa las cuentas efectuadas por el movimiento de bienes. Según Uturuncu, (2002) se emiten por: 

Ajuste de faltantes de Inventario



Baja de Bienes



Y por cualquier otro concepto que signifique salida física o documentaria de bienes

Para la emisión de este documento es necesario que se obtengan y verifiquen los documentos auxiliares requeridos y se formulara en original y cuatro copias, distribuidas de la siguiente forma: 

Original, para remitir a la unidad de contabilidad y tesorería de la oficina de Administración.



1ra. Copia, para el beneficiario o Gerencia Local de destino



2da. Copia para el archivo de Administración de la Gerencia Local.



3ra. Copia para el archivo del Almacén de la Gerencia Local.



4ta. Copia, para el Área de Proyectos de la Gerencia Local (solo en caso de distribución secundaria)

43


3.2.

MARCO CONCEPTUAL ABASTECIMIENTO: orientada suministrar bienes, los cuales se emplean para la producción gubernativa de servicios públicos, o de bienes económicos a través de las distintas entidades que constituyen la Administración Publica.

ALMACEN: Es una área física seleccionado bajo criterios y técnicas adecuadas, destinado a la custodia y conservación de los bienes que se van a emplear para la producción de servicio o de bienes económicos.

DISTRIBUCION: consiste en la entrega de los bienes y artículos almacenados, a cada uno de las dependencias o áreas usuarias solicitantes.

BIENES: Productos materiales o inmateriales que poseen un valor económico, susceptibles de ser valuados en términos monetarios y que satisfacen alguna necesidad o producen beneficios económicos.

SERVICIOS: son aquellas actividades identificables, tangibles, que son el objeto principal de una operación que se concibe para proporcionar la satisfacción de necesidades de los consumidores.

ORDEN DE COMPRA: formulario por el cual se solicita al proveedor la atención de un pedido de bienes.

PEDIDO COMPROBANTE DE SALIDA: documento a través del cual se materializa la distribución de los bienes que salen del Almacén con destino al usuario final.

44


CAPITULO IV 4. ANALISIS DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS 4.1.

ANALISIS DE LA ACTIVIDAD Nº 01: REGISTRO DE ÓRDENES DE COMPRA PROBLEMÁTICA: Actividad que se encuentra dentro del Proceso técnico de Almacenamiento, las tareas que se realizan en este proceso técnico están referidas a la ubicación temporal de los bienes, teniendo como documento fuente la Orden de Compra. Según Hargadon, Bernard, & Munera, (1996) “La Orden de Compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos

y presentar una

factura”. Por lo general se incluyen 11 aspectos, de los cuales

tres

aspectos importantes no se encuentran en los términos de la Orden de Compra de la entidad en estudio los cuales son: -

Fecha del pedido y fecha de entrega requerida

-

Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la orden

Son aspectos importantes que deberían estar considerados sobre todo la fecha, que es uno de los factores que determina el tiempo de entrega de los bienes, el hecho de que este término no esté en la orden de compra hace que la entrega de bienes puede tardar como anticipar en llegar al almacén. Lo que si se toma en cuenta es la hora y fecha de recepción; pero no se ve el pacto de la fecha de pedido y entrega. Además, no se determina el costo total de la orden; lo que si en las empresas privadas es un factor importante conocer su costo de envío, el seguro que está relacionado a los bienes que se está trasladando hasta llegar al almacén. En entidad pública, no le dan la 45


debida importancia porque las metas están direccionadas a la directa satisfacción de las necesidades de la comunidad puneña. Otro punto por mejorar en esta actividad es que no existe un formato impreso que cuente con los ítems para registrar las Órdenes de Compra, por lo que los servidores públicos, deben improvisar en cuadernos de actas y elaborar manualmente sus cuadros y muchas veces el registro no es legible por lo que se retrasa aún más en la búsqueda del registro del documento atendido, por ende demora la ubicación del archivo del documento según sea la carga laboral, el cuaderno de registro de la orden de compra ayudara en todo el proceso de almacenamiento.

SOLUCION QUE SE PLANTEÓ: Implementar un control electrónico; es decir, que el formulario debe estar diseñado virtualmente con los ítems debidamente definidos y enumerados lo cual mejoraría mucho el tiempo de registro de órdenes de compra y por ende, la búsqueda y ubicación de los documentos requeridos; que también deberían estar escaneados. Además aportaría a que el registrador sea aún más ordenado con dichos documentos y archivos.

4.2.

ANALISIS DE LA ACTIVIDAD Nº 02: ELABORACION DE GUÍAS DE INTERNAMIENTO PROBLEMÁTICA: Las Guías de Internamiento son documentos que respaldan que un bien ha ingresado al almacén, esta operación se realiza para cada orden de compra que deseamos internar, teniendo en cuenta la fecha de internamiento, la cual será la fecha que tiene la factura que remite el proveedor. La problemática más resaltante de esta actividad es que los órdenes de compra adjuntos con la guía de remisión y la factura, deberían llegar a esta oficina por fechas de manera correlativa, a medida que se generan órdenes 46


de compra se deberían ir internando las órdenes de compra tomando en cuenta la fecha, para luego emitir pecosas; sin embargo, se recepciona las órdenes de compra con fechas diferentes incluso existen ordenes con fechas de meses anteriores, además hay órdenes

de compra sin la

documentación completa como el cuadro de necesidad, o muchas veces la falta es por parte del proveedor al no contar con la factura correspondiente, por ende queda pendiente el internamiento y el proceso de pago también es demoroso; estos son los aspectos

que obstaculiza el proceso de

internamiento teniendo en cuenta que la fecha es de vital importancia para este proceso. Por otra parte, se tuvo la oportunidad de utilizar el sistema o software de almacén que se encuentra instalado en todas las computadoras del almacén central, que es utilizado, para realizar el internamiento de bienes que ingresan al almacén de la municipalidad provincial de Puno por lo que se pudo apreciar que necesita actualizar algunos aspectos del sistema o software, para hacerlo más fácil de manipular, como el tamaño de la ventana y el tamaño de las letras, que son muy pequeñas

y otras

características, lo cual hace ilegible los datos por lo que se puede cometer un error de registro.

SOLUCION QUE SE PLANTEÓ: Se propuso internar las órdenes de compra que se recepciona en el momento oportuno, las órdenes que lleguen a destiempo deberán der internados el próximo mes; de manera que no perjudique el proceso de internamiento y la emisión de PECOSAS. Se propuso realizar o solicitar modificación de algunos aspectos del software de almacén a los proveedores de dicho sistema, el cual aportara a un mejor registro y por ende a un mejor funcionamiento del sistema de almacén evitando así los malos registros que traerían conflictos entre los servidores públicos y los administrados 47


4.3.

ANALISIS DE LA ACTIVIDAD Nº 03: ELABORACION DE PEDIDOS COMPROBANTES DE SALIDA PROBLEMÁTICA: La elaboración del pedido comprobante de salida es una actividad que forma parte del proceso técnico de distribución, que tiene como objetivo distribuir bienes a las diferentes Unidades Orgánicas de la entidad, cuyo documento fundamental para dicha distribución

es el PEDIDO

COMPROBANTE DE SALIDA (PECOSA), mediante el cual facilita la atención y despacho de los materiales o bienes solicitados. Según Uturuncu, (2002) las PECOSAS se emiten por: 

Ajuste de faltantes de Inventario



Baja de Bienes



Y

por cualquier otro concepto que signifique salida física o

documentaria de bienes Se concuerda con el autor ya que estas tres actividades significan la salida física de un bien y la pecosa se emite únicamente si estos han salido del almacén. Por otro lado en estos tres casos es de mucha importancia emitir el Pedido Comprobante de Salida; ya sea para acreditar que un bien ha salido del almacén, con la finalidad de cumplir con las necesidades o simplemente para respaldar que un bien físico ha salido del almacén como es el caso de ajuste faltante de inventario y baja de bienes. Cabe resaltar que este debe contar con la firma del solicitante, ya que evidencia que el bien ha sido recepcionado satisfactoriamente. Todo esto debe ser realizado dentro de un tiempo establecido y respetando las normas que regulan este procedimiento, sin embargo, he notado que generalmente el PEDIDO COMPROBANTE DE SALIDA es elaborada cada fin de mes y no en su oportunidad, debido a que el jefe de Abastecimiento no autoriza el despacho de los bienes en forma pertinente y el almacenero no elabora la 48


PECOSA como debe ser, solo se entrega materiales con una hoja de requerimiento para posteriormente ser regularizado y firmado la PECOSA. Esto se generaría irregularidades en el manejo de bienes. Este hecho además genera que la devolución de las PECOSAS sean deficientes y no como lo indica la Resolución Jefatural N° 335-90 INAP/DNA “Será precaución del responsable de almacén que la dependencia de

destino devuelva el pedido – comprobante de salida con la conformidad respectiva y en forma oportuna ”. Estos hechos perjudican y retrasan significativamente el proceso de emisión de pecosas y su respectivo archivamiento, ocasionando a veces la elaboración de duplico de pecosas por perdidas de documento. Por otro lado el sistema de almacén “aliaga ingenieros” se encuentra desactualizada, pues no se puede incluir la numeración de pecosa de manera virtual; actualmente la numeración es incluido manualmente con un enumerador y necesita tiempo extra, es molestoso debido que no se encuentra en óptimas condiciones lo que hace ineficiente este proceso.

SOLUCION QUE SE PLANTEÓ: Mejorar el aspecto de trabajo en equipo y una buena organización, lo recomendable es elaborar las pecosas virtualmente en el sistema “aliaga ingenieros”, al momento en que

las órdenes de compra llegan al área de

almacén. Una vez que el jefe de Abastecimiento autorice el despacho de los bienes, solamente se pasa a emitir la PECOSA actualizando la fecha, para su posterior entrega a los solicitantes de manera que la devolución por parte de estos también sea oportuna. Además se debe mejorar el aspecto del sistema de almacén así como configurar algunos ítems como la enumeración, la fecha, etc. para evitar que el sistema colapse y a la vez evitar la enumeración manual del pedido comprobante de salida, lo que aportara a realizar en tiempo record los pedidos comprobantes de salida (PECOSA). 49


ANALISIS DE LA ACTIVIDAD Nº 04: ARCHIVAMIENTO DE ORDEN DE COMPRA PRÓBLEMATICA: El archivamiento de órdenes de compra se realiza de manera adecuada en los correspondientes archivadores los cuales una vez culminado el año son enviados a empastar gracias a esto, se mantienen organizados y se pueden ubicar fácilmente estos documentos, que se necesitan consultar; sin embargo, estos documentos empastados no se encuentran adecuadamente ubicados dentro de la oficina del almacén.

SOLUCION QUE SE PLANTEÓ: Se debe poner en claro al momento de notificar la orden de compra al proveedor, que los materiales a internar deben estar completos, según las características, en los plazos determinados y establecidos en el contrato.

50


CONCLUSIONES

1. En cuanto al registro de Órdenes de Compra actualmente no existe un formato impreso que cuente con los ítems, para registrar, por lo que los servidores públicos, deben improvisar en cuadernos de actas y elaborar manualmente dichos cuadros y muchas veces el registro que realizan no es legible.

2. Las órdenes de compra que se recepciona en la oficina de Almacén no son por fechas correlativas. El software de “Aliaga Ingenieros”, utilizado para la elaboración de las Guías de Internamiento, es de vital importancia dentro del almacén. sin embargo es importante su actualización para hacerlo más fácil de manipular, por los servidores públicos que muchas veces necesitan de ayuda cuando se presenta un imprevisto con el sistema, lo que demanda un tiempo extra en la elaboración de dicho documento.

3. Mejorar el aspecto de trabajo en equipo y una buena organización, se debe elaborar las pecosas virtualmente en el sistema “aliaga ingenieros”, u na vez

aprobado el despacho de materiales por parte del jefe de abastecimiento, se procede a su emisión. El

software de “Aliaga Ingenieros”, necesita

actualizar algunos aspectos como la fecha, la numeración y su aspecto, debido a que toma mayor tiempo, tener que añadir manualmente la fecha y la numeración.

4. El archivamiento de Órdenes de Compra se realiza adecuadamente en los respectivos archivadores, que una vez culminado el año son enviados a empastar; sin embargo estos empastados no cuentan con una adecuada ubicación ya que los gabinetes para los archivos están repletos de documentos similares.

51


RECOMENDACIONES

1. En cuanto al registro de Órdenes de Compra, se debe implementar un control electrónico, que dinamice dicha labor y se debe tener cuidado con la documentación, porque se trata de una institución pública, por lo que se es responsable de todo cuanto acontezca dentro de la misma, por lo que se recomienda, revisar periódicamente si la documentación se encuentra completa y en su adecuada ubicación.

2. Se recomienda internar las órdenes de compra que se recepciona, en el momento oportuno, las órdenes que lleguen a destiempo deberán der internados el próximo mes. Además se debe solicitar al proveedor del software “Aliaga Ingenieros” la modificación de al gunos aspectos como el

tamaño de las letras, ventanas debido a que son ilegibles; lo cual dinamizara, evitando los malos registros, que traerían conflictos entre los servidores públicos.

3. Es recomendable que se trabaje en equipo y una buena organización es lo que hace falta en todo el sistema de Abastecimiento. Se debe solicitar al proveedor del software “Aliaga Ingenieros”

la actualización

de algunos

aspectos como la enumeración automática y la fecha, además es necesario realizar una pequeña capacitación sobre el uso y manejo de dicho software, esto aportara a desarrollar una labor más productiva.

4. Con respecto al archivamiento de Órdenes de Compra y documentos similares

se

debe implementar más gabinetes para su adecuada

conservación además se debe tener muy en cuenta a quienes se facilita estos documentos por que podrían sufrir alteraciones, perdidas, etc.

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BIBLIOGRAFÍA

MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES (MOF) ACTUALIZADO MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE PUNO. (2013). PUNO. REGLAMENTO DE ORGANIZACION Y FUNCIONES (ROF) ACTUALIZADO MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE PUNO. (2013). PUNO. MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE PUNO. (21 de ENERO de 2014). Obtenido de WWW.MUNIPUNO.GOB.PE/MISION-VISION

Anaya Tejero, J. J. (2008). Almacenes: Analisis, diseño y organizacion. Madrid : ESIC. Baily, P. J., & Garcia Mendoza, A. (1984). Administracion de Compras y Abastecimiento. Mexico: CECSA. Catañeda Santos, V. (1996). Abastecimiento General de Bienes y Servicios. Lima: CEPREACCSA. Hargadon, Bernard, J., & Munera cardenas, A. (1996). contabilidad de costos. Bogota: Norma. Sanchez Ramirez, F. (1999). "Administracion Publica" Tomo I. Lima. Uturuncu Mamani, F. (2002). Administracion Publica en el Sistema de Abastecimiento.

Normas Legales 

Manual De Administración De Almacenes Para el Sector Público Nacional aprobado por Resolución Jefatural Nº 335 - 90- INAP/DNA.



Compendio Normativo del Sistema Nacional de Abastecimiento 1997

Trabajos de Investigación 

Castillo Humpiri, J. (2013). Analisis de los Procesos Tecnicos de Abastecimiento del Gobierno Regional Puno. Puno

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ANEXOS

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ANEXO 01 A

ORDEN DE COMPRA – AREA DE INVERSION

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ANEXO 02 GUIA DE REMISION REMITENTE

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ANEXO 03 PEDIDO COMPROBANTE DE SALIDA AREA DE INVERSION

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ANEXO 04 INFORME FINAL DE ALMACEN AÑO 2013

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59

sistema de abastecimiento

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