UNIVERSIDAD ADMINISTRACION PUBLICA ADMINISTRACION PUBLICA Sesión No 14
EX EXPOSIT POSITOR: OR:: EXPOSI EXPOS ITOR: TOR MG MG. ROSAN NA CURAS CUR ASII BOHO BO HORQUEZ RQUEZ MG.. ROSA CURASI BOHOR QUEZ
SISTEMA DE ABASTECIMIENT ABASTECIMIENTO O
DESARROLLO TEMATICO Normas Generales del Sistema de Abastecimiento Normas sobre Administración de Almacenes Normas Técnicas de Control Interno para el Área de Abastecimiento Normas Técnicas de Control Interno Área de Obras Publicas MARCO LEGAL ey No 22056- Sistema de Abastecimiento. ey No 22867- Desconcentración de atribuciones del Sistema d Abastecimiento. esolución Jefatural Nº 118-80- INAP/DNA esolución de Contraloría Nº 072-98-CG 3esolución Jefatural Nº 335-90- INAP/DNA
HISTORIA El sistema de abastecimiento fue establecido mediante el Decreto Ley Nº 22056, con la finalidad de asegurar la unidad racional. Eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento y de bienes y servicios no personales en los organismos que conforman la administración pública, a través de los procesos técnicos de catalogación, registro de proveedores, programación, adquisición almacenamiento, distribución, registro y control, mantenimiento, seguridad, recuperación de bienes y disposición final de los mismo.
DEFINICION
El abastecimiento es una función orientada a proporcionar en forma oportuna los bienes materiales y los servicios que requiere la acción gubernamental gubernament al para el cumplimiento de sus fines. En tal sentido el abastecimiento cumple un rol muy importante en el funcionamiento funcionamie nto interno de una entidad dado que, de su eficiencia dependerá el desarrollo de las actividades institucionales institucion ales en las mejores condiciones de celeridad, calidad y productivid productividad. ad.
Relaciones Presupuesto Personal
SIAF
Racionalización Planificación
Contabilidad
Abastecimiento
Tesorería Control
Información
E N D O G E N S
Juridico Usuarios y/o Consumidores Mercado Nacional
Mercado Internacional
E X O G E N A
NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTOS
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Aplicación de criterio de eficiencia y Aplicación eficacia Integridad de administración del abastecimiento Actualización Actualización y utilización de información para el abastecimie abastecimiento nto Unidad de adquisiciones de bienes y servicios Unidad en el ingreso físico y custodia temporal de bienes Austeridad del abastecimiento Verificación Verificaci ón del estado y utilización de bienes y servicios.
1. NORMAS ESTABLECIDAS EN LEY ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES CONTRATACIONE S DEL ESTADO Nº 28267-26850 Y REGLAMENTO DE LA LEY D. S Nº 084-2004-PCM
2.
3.
4.
Aplicación de criterio de eficiencia y eficacia Integridad de administración del abastecimiento Actualización y utilización de información para el abastecimiento Unidad de adquisiciones de bienes y servicios
SA.05 Unidad en el Ingreso Físico y Custodia Temporal de Bienes Acciones a desarrollar Todos Todos los bienes adquiridos ingresan 1. El órgano de abastecimiento contará físicamente a la entidad por el almacén del Con áreas físicas acondicionadas Órgano de abastecimiento; y para su Especialmente los bienes de la entidad Custodia temporal. que suministra.
2. La ubicación, capacidad, acondicionamiento, medios de acceso, equipamiento y personal del almacén serán planificados atendiendo las necesidades y posibilidades de la entidad. Concepto.- El almacenamiento es un proceso técnico de Abastecimiento orientado a 3. Sólo por el almacén del órgano de establecer y aplicar pautas para la ubicación y Abastecimiento, se realizará el ingreso custodia temporal de bienes en cualquier área físico de bienes adquiridos y/o recupera física acondicionada. La custodia temporal se dos. inicia con la adquisición y La recuperación de bienes, las cuales se realizan en formas y 4. Los bienes con características modalidades diversas. El ingreso físico es Especiales( caso semovientes, alimentos un acto de incorporación incorporación a la Entidad, pasando Frescos, productos cárnicos, equipos desde afuera de ella hacia adentro a través Voluminosos, etc. Ingresarán Ingresarán por el área de un lugar previamente establecido. establecido. Adecuada.
SA. 06 AUSTERIDAD DEL ABASTECIMIENTO Acciones a desarrollar El órga órgano no de abas abastec tecimi imient ento o implantará el tratamiento estadístico De la información que genera o utiliza, a efecto de tener elementos de juicio j uicio Para orientar la austeridad. 2. El órgano de Abastecimiento adecuará a su realidad institucional los criterios de austeridad. Como: j. Utili lid dad mú múltip iplle k. Unif ifo orm rmid idad ad l. Eq Equi uilib libri rio o en en rel relac ació ión n al al per perso sona nall m. Racionalidad en la producción producción n. Dur ura abi bili lid dad o. Pr Prior iorida idad d en caso caso de rest restric riccio cione ness p. Pr Prior iorida idad d en en la la obte obtenci nción ón q. Cont ntin inu uid ida ad r. Fá Fáci cill conse conserv rvac ació ión n o perma permane nenc ncia ia s. Ah Ahorr orro o y cos costos tos ad adici iciona onales les
En toda previsión, solicitud, obtención, suministro, utilización y/o administración 2. de bienes y servicios. Se aplicarán los criterios e instrumentos pertinentes de austeridad que establezca la entidad a propuesta del órgano de abastecimiento.
Concepto.- Se entiende por Austeridad del Abastecimiento: la equilibrada estimación de necesidades de bienes y de servicios; al empleo mesurado de los limitados recursos asignados a una entidad Pública y a su adecuada Combinación para obtener más y mejores resultados (productos materiales y servicios públicos), en beneficio de la colectividad en general.
SA.07 VERIFICACIÓN DEL ESTADO Y UTILIZACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Las entidades públicas formularán y aplicarán normas para verificar la existencia estado y condiciones de utilización de los bienes y/o servicios de que dispone la entidad.
Concepto.- La verificación Constituye requisito para realizar, realizar, de manera racional y sobre bases reales, las acciones de abastecimiento Que resulten necesarios.
Acciones a desarrollar 2. El inven inventar tario io físic físico o es una for forma ma De verificación, hay dos tipos: el general y de almacén. a. El administrador general o quien haga sus veces es el encargado de aprobar los inventarios físicos Generales de bienes en uso por lo menos una vez al año. j.. El ti j titu tula larr de dell órg órgan ano o de Abastecimiento hace lo propio con Inventarios de los bienes que se Hallan en custodia custodia temporal temporal en el Almacén de su responsabilidad. Y a La vez informado al administrador General, además establece pautas para Inventariar bienes en todas las áreas.
Aspectos de la Verificación del Estado y Utilización 1. 2.
3.
Existencia o presencia real del bien o del servicio (visto como acción o resultado) Estado para apreciar el grado de conservación o deterioro del bien así como el resultado del servicio; y Condiciones de utilización, para constatar en qué se emplea, lugar, habilidades del responsable, condiciones de seguridad, rendimiento y sobre todo el empleo de beneficio de la organización en su conjunto(con fines oficiales).
ANUAL DE ADMINISTRACION DE ALMACENE PARA EL SECTOR PUBLICO NACIONAL Res. Nº 335-90-INAP/DNA
PROCESOS DE ADMINISTRACION DEL AMACEN
Proceso de almacenamiento Proceso de distribución Inventario físico Baja de bienes Reposición de estock Registro y control de existencias
A. PROCESOS DE ALMACENAMIENTO
El almacenamiento es un proceso técnico del de l abastecimiento, las Actividades concerniente a este proceso, están referidas a la ubicación temporal de bienes en e n un espacio físico determinado Con fines de custodia como vía para trasladarlo físicamente (temporal o definitivo) a quienes lo necesitan. nece sitan.
FASES
1. Recepción 2. Verificación y control 3. Internamiento 4. Registro y Control 5. Custodia
B. PROCESO DE DISTRIBUCION
Proceso técnico de Abastecimiento, que consiste en un conjunto de actividades actividades de naturaleza naturaleza técnico Administrativo, referida referida a la Directa satisfacción de necesidades. necesidades. Incluye Incluye las operaciones internas.
FASES
1. 2. 3. 4. 5.
Formulac Formu lación ión de pe pedid didos os Autori Aut oriza zació ción n de de des despac pacho ho Acondi Aco ndicio ciona namie miento nto de mater materiale ialess Cont Co ntro roll de mat mater eria iale less Entr En treg ega a de Mat Mater eria iale less
C. INVENTARIO FISICO una forma de verificación física que consiste en constatar la existencia o esencia real de los bienes almacenados, apreciar su estado de conservación o terioro y condiciones de seguridad. 1. TIPOS DE INVENTARIO
B. INVENTARIO SELECTIVO Comprende un tipo de bienes Previamente te seleccionados. Se realiz realiza a Se efectúa cerrando las operaciones porPreviamen Periódicamente nte o cada vez que sea Varios días, como mínimo una ves al año Periódicame Necesario comprobar comprobar que los registro d equiere de un apropiado programa y sirve Stock se mantienen al día. completos y e sustento a los estados financiero de la Exactos. Entidad. C. IN INVE VENT NTAR ARIO IO MAS MASIC ICO O
C. INVENTARIO FISICO
3. FORMAS DE EFECTUAR EL INVENTARIO 2.PREPARACION DE INVENTARIO c. d. e. f.
Ordena Orde nami mien ento to de de alma almacé cén n Docu Do cume ment ntac ació ión n Equipo Equ ipo de ver verifi ificad cadore oress Medi Me dios os o in inst stru rume ment ntos os
• Al barrer.- efectuar el inventario De todos los bienes almacenados, Sin excepción alguna. • Por Selección.- Consiste en constatar la veracidad de las existencia del grupo de bienes de cual se tiene interés.
C. INVENTARIO FISICO
4. SOBRANTES DE INVENTARIO Se procederá en la forma siguiente: c. De Dete term rmin inar ar su or orig igen en - Documentos fuentes no registradas - En las tarjetas de existencia valorada - Bienes entregado en la menor cantidad - Autorizada. - Entrega de un bien similar en el lugar - Del que figura. b. Estos deben ser incorporados en los registro de existencia.
5. FALTANTE DE ALMACEN C. Fal Faltan tante te por por robo robo o sustra sustracci cción ón D. Fal Faltan tante te po porr mer merma ma E. Fal Faltan tante te po porr neg neglig ligenc encia ia
D. BAJA DE BIENES 1.
2. d. e.
f. g.
Se dará de baja a los bienes que como resultado del inventario Físico Genial estén considerados para tal proceso. Son objeto de baja: Los bienes fungibles siniestrados que se encuentren en completo estado de inutilidad. La merma producida en las existencias por efecto de votalización o por acción de animales depredadores. Los bienes perdidos por robo o sustracción; y Bienes que por vencimiento o su estado de descomposición no son recomendables para consumo.
E. REPOSICIÓN DE STOCK Comprende un conjunto de acciones de naturaleza técnico-admi técnico-administrativo nistrativo inherente a la función de almacén, que tiene por finalidad el mantener la continuidad continuida d del abastecimien abastecimiento, to, remplazando las existencias distribuidas, a fin de que se encuentren disponibles en cualquier momento y asegurar así que lleguen a los usuarios en la oportunidad conveniente.
F. REGISTRO Y CONTROL DE EXISTENCIAS
Consiste en un sistema de registro y reportes en los que se consigna datos sobre ingresos y salidas sali das de bienes del Local de almacén y cantidades disponibles a distribuir. Según las posibilidades de cada entidad los registros y reportes se elaboran en forma manual o mediante proceso automático de datos
DOMENTOS
1. 2. 3. 4. 5.
Tarjeta Tarjet a de Contro Controll Visible Visible de Alma Almacé cén n Tarjeta Tarje ta de Exist Existencia enciass Valorad Valoradas as de de Almacén Almacén Resumen Resu men del Mov Movimien imiento to del Alma Almacén cén Nota No ta Ent Entra rada da al al Almac Almacén én Pedid Pe dido o de Comp Comprob robant ante e de Salida Salida..
NORMAS TECNICAS DEL CONTROL INTERNO DEL AREA DE ABASTECIMIENTO 08 NORMAS 300-01 CRITERIO DE ECONOMIA EN LA COMPRA DE BIENES Y CONTRATACION DE SERVICIOS.
300-08 PROTECCIÓN DE BIENES DE ACTIVO FIJO
300-02 UNIDAD DE ALMACEN
300-03 TOMA DE INVENTARIO FISICO
300-07 CONTROL SOBRE VEHICULOS OFICIALES DEL ESTADO
300-04 BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO
300-05 MANTENIMIENTO DE BIENES DE ACTIVO FIJO
300-06 ACCESO, USO Y CUSTODIA DE BIENES
NCI 300-01: Criterio de Economía en la Compra de Bienes y Contratación de Servicios
En toda transacción de bienes o servicios, así como en las demás actividades de gestión, deberá tenerse presente, el criterio de economía.
NCI 300-02: Unidad de Almacén
Todos Todos los bienes que adquiera la entidad deben ingresar físicamente a través de la Unidad de Almacén, antes de ser utilizados.
NCI 300-03: Toma de Inventario Físico
Cada entidad debe practicar anualmente inventarios físicos de los activos fijos, con el objeto de verificar su existencia física y estado de conservación.
NCI 300-04: Baja de Bienes de Activo Fijo
Los bienes de activo fijo que por diversas causas, han perdido utilidad para la entidad, deben ser dados de baja oportunamente.
NCI 300-05: Mantenimiento de Bienes de Activo Fijo
NCI 300-06: Acceso, Uso y Custodia de los Bienes
La administración de la Entidad debe preocuparse en forma constante por el mantenimiento preventivo de los bienes de activo fijo, a fin de conservar su estado optimo de funcionamiento y prolongar su vida útil.
Sólo el Personal autorizado debe tener acceso a los bienes de la entidad, el que deben asumir responsabilidad por su buen uso, conservación y custodia de ser el caso.
NCI 300-07: Control sobre Vehículos Oficiales del Estado
Debe cautelarse que los vehículos de propiedad de la entidad, sean utilizados exclusivamente en actividades oficiales, salvo autorización expresa del titular.
NCI 300-08: Protección de Bienes de Activo Fijo
Deben establecerse procedimientos para detectar, prevenir, evitar y extinguir las causas que pueden ocasionar daños o pérdidas de bienes públicos.
NORMAS TECNICAS DEL CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE OBRAS PUBLICAS 17NORMAS 600-11
Las resoluciones Aprobatorias de Presupuesto Adicionales Deben precisar La causal.
600-01 Del Expediente Técnico
600-02 Contenido de las Especificaciones Técnicas
600-10 Sustentación de Presupuesto Adicionales en Contrato a suma alzada.
600-03 ustentación de los Metrados
600-09 Sustentación de Presupuestos Adicionales, en contratos a P. Unitario
600-04 Absolución de Consultas u Observaciones Sobre documentos Que conforman
600-05 Detalles de los Anexos del Contrato
600-06
600-08 600-07 Modificaciones y Aplicaciones de Oportunidad en el Subsanación de control de calidad Procedimiento de Presupuesto Errores u omisiones En obras y Adicionales
NORMAS TECNICAS DEL CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE OBRAS PUBLICAS 17 NORMAS 600-12
600-17
Aprobación de Reducción de Obras
Mantenimiento de las Obras.
600-13 Cumplimiento de Plazo Contractual
600-14 Elaboración de Metrados de Post- construcción
600-16 600-15 Participación de Los Miembros Designados para La recepción de Obra.
Registro de garantías En la etapa de la Operación de Obra.
NCI 600-01: del Expediente Técnico
El expediente técnico antes de ser aprobado por la entidad licitante, debe estar visado en todas sus páginas por los profesionales responsables de su elaboración y por el área especializada responsable de su revisión.
NCI 600-02: Contenido de las Especificaciones Técnicas
Las Especificaciones Técnicas deben elaborarse por cada partida, que conforman el presupuesto de obra, definiendo la naturaleza de los trabajos, procedimiento constructivo y formas de pago.
NCI 600-03: Sustentación de Metrados
Los metrados del expediente técnico deben estar sustentados por cada partida, con la planilla respectiva y con los gráficos y/o croquis explicativos que el caso requiera.
NCI 600-04: Absolución de Consultas u observaciones sobre Documentos que conforman el Expediente Técnico de la Licitación
La Entidad Licitante deberá absolver las consultas o cualquier observación que se hiciera sobre los documentos que conforman el Expediente Técnico de la Licitación, debidamente fundamentados, de manera que permita a los postores clarificar concretamente las interrogantes que motivaron su intervención.
NCI 600-05:Detalle de los Anexos del Contrato
Los anexos que forman parte integrante de los contratos de obras deben ser identificados individualmente individualmen te y numerados en forma correlativa.
NCI 600-06:Modificaciones y Subsanación de errores u Omisiones en el expediente Técnico
Las modificaciones sustanciales y la subsanación de errores y omisiones en el Expediente Técnico, durante la ejecución de la obra, deben contar con la opinión del Proyectista.
NCI 600-07: Aplicación de Controles de Calidad en Obras y Reportes
Las entidades contratantes deben cautelar, que en las obras en ejecución , se apliquen controles de calidad acordes con la naturaleza del contrato, cuyos resultados sean registrados y archivados en formatos prediseñados y consignados en un informe especial que debe emitir la supervisión, en cada valoración de obra tramitada.
NCI 600-08: Oportunidad en el Procesamiento de Presupuesto Adicionales
Los presupuestos adicionales que se generen en la ejecución de la obra serán procesados y aprobados con la prontitud del caso, bajo responsabilidad de los funcionarios a cargo de la ejecución de la obra.
NCI 600-09: Sustentación de Presupuesto Adicionales, en Contratos a precios unitarios generados por mayores metrados
En los presupuestos adicionales que involucren partidas contractuales en los contratos a precios unitarios, debe sustentarse el metrado total de cada partida con la planilla respectiva adjuntando el sustento técnico del caso.
NCI 600-10: Sustentación de Presupuesto Adicionales en Contratos a Suma Alzada
Cuando se presenten presupuestos adicionales por modificaciones en los planos y/o especificaciones técnicas de la obra en un contrato a suma alzada, debe demostrarse fehacientemente haberse producido esta situación, así como acreditar que tales modificaciones generan mayores costos a los pactados para la obra.
NCI 600-11: La Resoluciones Aprobatorias de presupuestos Adicionales Deben precisar su causal
Las resoluciones que emita la entidad contratante aprobado determinado presupuesto adicional, deben precisar en sus considerándos la causal que genera dicho adicional.
NCI 600-12:Aprobación de Reducciones de Obra
Toda reducción de obra debe ser aprobada mediante resolución de la entidad contratante, previa sustentación con los informes técnicos y legales
NCI 600-13: Cumplimiento del Plazo Contractual
Todo Todo contrato de obra será objeto de un control estricto del cumplimiento del plazo contractual, incluyendo los plazos parciales, en base a los diagramas de CPM, PERT, o similares.
NCI 600-14: Elaboración de Metrados de Pos- construcción
El inspector de la obra, elaborará los metrados de posconstrucción, de acuerdo a los trabajos realmente ejecutados, los que se tendrán en cuenta al momento de la recepción de la obra, previa conformidad por parte del contratista.
NCI 600-15: participación de los NCI 600-16: Registro de Garantías Miembros Designados para la En la Etapa de Operación Recepción de Obra y Mantenimiento
Los miembros de la comisión designada para la recepción de obra, deben participar directamente en el acto de recepción, bajo responsabilidad, a fin de formular las observaciones que hubiere durante el desarrollo de dicho evento.
La Unidad orgánica de la entidad que tiene a su cargo la operación y mantenimiento de la obra, debe aperturar un registro de las garantías que se encuentren vigentes en esta etapa, a fin de asegurar su aplicación en los casos que sean necesarios
NCI 600-17: Mantenimiento de las Obras
Las Entidades están obligadas a mantener eficientemente las obras públicas que están a su cargo.
