Ejemplo Caracterizacion de Procesos

PROVEEDORA DE SERVICIOS TÉCNICOS LTDA. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD MANUAL DE CALIDAD

EDICIÓN No. 1 Fecha: XX/XX/XX Página X de Y

MAPA DE PROCESOS DE PROTECNICO LTDA.

PROCESOS GERENCIALES PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

C L I E N T E S

RETROALIMENTACIÓN

REVISIÓN POR LA GERENCIA

PROCESOS DE REALIZACIÓN GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO GESTIÓN DE NOMINA PAGO DE PRESTACIONES SOCIALES Y APORTES PARAFISCALES

Necesidades de suministro de personal

PROCESOS DE SOPORTE COMPRAS

LICITACIÓN Y CONTRATACIÓN

RECURSO HUMANO

C L I E N T E S

PROCESOS GERENCIALES PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

C L I E N T E S

RETROALIMENTACIÓN


PROCESOS DE REALIZACIÓN GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO GESTIÓN DE NOMINA PAGO DE PRESTACIONES SOCIALES Y APORTES PARAFISCALES

RECURSO HUMANO

Necesidades de suministro de personal

PROCESOS DE SOPORTE COMPRAS


C L I E N T E S

PROCESOS DE MEJORA MEJORA CONTINUA



0.1 CARACTERIZACION DE PROCESOS DE PROTÉCNICO LTDA.

La caracterización de los procesos de PROTÉCNICO Ltda., es el resultado de la planificación realizada por La Gerencia y los responsables de los procesos para asegurar su operación, control, seguimiento y mejora continua.

Cada proceso de PROTÉCNICO Ltda., en su caracterización contiene el alcance y el objeto de dicho proceso, sus proveedores, elementos de entrada, las actividades que se desarrollan, sus elementos de salida y sus clientes internos y externos. Igualmente se incluyen los documentos externos e internos y los registros que se aplican.



0.1 CARACTERIZACION DE PROCESOS DE PROTÉCNICO LTDA.

La caracterización de los procesos de PROTÉCNICO Ltda., es el resultado de la planificación realizada por La Gerencia y los responsables de los procesos para asegurar su operación, control, seguimiento y mejora continua.

Cada proceso de PROTÉCNICO Ltda., en su caracterización contiene el alcance y el objeto de dicho proceso, sus proveedores, elementos de entrada, las actividades que se desarrollan, sus elementos de salida y sus clientes internos y externos. Igualmente se incluyen los documentos externos e internos y los registros que se aplican.

Se definen las responsabilidades para cada proceso y las comunicaciones críticas internas y con los clientes, considerando la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad.

Para realizar el seguimiento y la medición de los procesos se establecen metas e indicadores, que permiten demostrar la capacidad del proceso de alcanzar resultados planificados. Los procesos de realización contienen metas e indicadores que permiten medir los resultados del proceso y como estos satisfacen las expectativas de los clientes.



0.1.1 PROCESO DE PLANIFICACIÓN DEL SGC OBJETO: Asegurar que la misión, visión, política y objetivos de calidad son adecuadas a PROTÉCNICO Ltda., y que se mantiene la integridad del SGC cuando hay cambios en este.

NOMBRE DEL PROCESO:

INICIA: Cuando se identifican posibles cambios en el SGC.

PLANIFICACIÓN DEL SGC

TERMINA: SGC actualizado.

ENTRADAS   

SALIDAS

Necesidades y expectativas de los clientes. Políticas y objetivos de calidad. Misión y visión.

PROVEEDORES 



DOCUMENTACIÓN



Externa Norma ISO 9001:2000



Interna Manual de calidad.



ACTIVIDADES 

Internos Todos los procesos. Externos Empresas Clientes



    



Coordinar reuniones de planificación del SGC. Planificar el SGC. Establecer y revisar políticas y objetivos de calidad, misión y visión. Estudiar cambios que afecten el SGC. Implementar cambios en el SGC. Comunicar a la organización los cambios en el SGC.



Políticas y objetivos de calidad actualizados. Misión y visión actualizadas. Metas organizacionales. Integridad del SGC actualizado.

 

Acta de Planificación del SGC. Matriz de Planificación del SGC.

REQUISITOS A CUMPLIR NORMA ISO 9001: 2000 5.2 Enfoque al cliente 5.3 Política de calidad 5.4 Planificación

RESPONSABLES Gerente: Realiza la planificación del SGC. Asistente de Gerencia: Participa en la Planificación del SGC.

EMISOR

MEDIO

Gerente

Oral y escrito

HUMANOS Gerente

COMUNICACIONES RECEPTOR Personal administrativo de PROTÉCNICO RECURSOS TÉCNICOS Computador

OBJETIVO Lograr un alto porcentaje de cumplimiento de los objetivos planificados

CLIENTES

REGISTROS

MENSAJE Resultado de la revisión

FINANCIEROS Disponibilidad financiera INDICADOR

# de objetivos cumplidos x 100% / # de objetivos planificados



INTERNOS Todos procesos.

los

EMISOR

MEDIO

Gerente

Oral y escrito

COMUNICACIONES RECEPTOR Personal administrativo de PROTÉCNICO


RECURSOS TÉCNICOS Computador

HUMANOS Gerente

OBJETIVO Lograr un alto porcentaje de cumplimiento de los objetivos planificados

FINANCIEROS Disponibilidad financiera INDICADOR

# de objetivos cumplidos x 100% / # de objetivos planificados

0.1.2 PROCESO DE REVISIÓN POR LA GERENCIA OBJETO: Revisar el SGC de PROTËCNICO Ltda., para asegurarse se su conveniencia, adecuación y eficacia continuas.

NOMBRE DEL PROCESO:

INICIA: Establece reunión de revisión por la gerencia.


TERMINA: Establecen decisiones y acciones de mejora del SGC y del servicio, así como necesidades de recursos.


PROVEEDORES 




   

Resultados de auditorias. Retroalimentación del cliente. Desempeño de los procesos y conformidad del producto. Estado de las acciones correctivas y preventivas. Seguimiento de acciones por la dirección previas. Cambios que afecten el SGC. Recomendaciones para la mejora.

DOCUMENTACIÓN 

Externa Norma ISO 9001:2000




SALIDAS ACTIVIDADES     

Establecer reuniones de revisión (Cada 6 meses). Revisar el SGC. Establecer oportunidades de mejora y necesidades de cambio del SGC. Identificar recursos necesarios. Comunicar a la organización los resultados de la revisión.

  

Mejora del SGC y sus procesos. Mejora del servicio en relación con los requisitos del cliente. Necesidades de recursos.

CLIENTES

REGISTROS  

Acta de Revisión por la Gerencia

REQUISITOS A CUMPLIR NORMA ISO 9001: 2000 5.6 Revisión por la dirección

Internos Todos procesos.

los

0.1.2 PROCESO DE REVISIÓN POR LA GERENCIA OBJETO: Revisar el SGC de PROTËCNICO Ltda., para asegurarse se su conveniencia, adecuación y eficacia continuas.

NOMBRE DEL PROCESO:

INICIA: Establece reunión de revisión por la gerencia.


TERMINA: Establecen decisiones y acciones de mejora del SGC y del servicio, así como necesidades de recursos.


PROVEEDORES 




   

Resultados de auditorias. Retroalimentación del cliente. Desempeño de los procesos y conformidad del producto. Estado de las acciones correctivas y preventivas. Seguimiento de acciones por la dirección previas. Cambios que afecten el SGC. Recomendaciones para la mejora.






ACTIVIDADES    

DOCUMENTACIÓN Externa Norma ISO 9001:2000

SALIDAS



Establecer reuniones de revisión (Cada 6 meses). Revisar el SGC. Establecer oportunidades de mejora y necesidades de cambio del SGC. Identificar recursos necesarios. Comunicar a la organización los resultados de la revisión.

  

Mejora del SGC y sus procesos. Mejora del servicio en relación con los requisitos del cliente. Necesidades de recursos.

REGISTROS  

Acta de Revisión por la Gerencia

REQUISITOS A CUMPLIR NORMA ISO 9001: 2000 5.6 Revisión por la dirección

RESPONSABLES Gerente: Realiza las revisiones por la gerencia. Asistente de Gerencia: Participa en las revisiones por la gerencia.

EMISOR

MEDIO

Gerente

Oral y escrito

COMUNICACIONES RECEPTOR Personal administrativo de PROTÉCNICO

HUMANOS Gerente

RECURSOS TÉCNICOS Computador

OBJETIVO Lograr un alto porcentaje de cumplimiento de la actividad

CLIENTES


FINANCIEROS Disponibilidad financiera

INDICADOR # de revisiones por la gerencia realizadas x 100% / # de revisiones por la gerencia planificadas


los

EMISOR

MEDIO

Gerente

Oral y escrito

COMUNICACIONES RECEPTOR

MENSAJE

Personal administrativo de PROTÉCNICO

Resultado de la revisión

RECURSOS TÉCNICOS

HUMANOS Gerente

FINANCIEROS

Computador

OBJETIVO Lograr un alto porcentaje de cumplimiento de la actividad

Disponibilidad financiera

INDICADOR # de revisiones por la gerencia realizadas x 100% / # de revisiones por la gerencia planificadas

0.1.3 PROCESO DE GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO OBJETO: Realizar labores para contratación de trabajadores de planta y en misión. Mantener la competencia del personal administrativo de PROTÉCNICO.

NOMBRE DEL PROCESO:

GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO

ENTRADAS    

PROVEEDORES

 



Internos Proceso Licitación contratación. Trabajadores planta. Trabajadores misión. Empresa.



Externos Empresas clientes.



 

de y

Contratos. Necesidades de trabajadores de planta. Ordenes de contratación de trabajadores en misión. Hojas de vida. Novedades de personal. Solicitud de certificaciones.

ACTIVIDADES 



 

DOCUMENTACIÓN 

de



en 

Externa Código Sustantivo del Trabajo. Norma ISO 9001:2000






 

Realizar la contratación de trabajadores en misión (Generalmente previa selección por el cliente). Seleccionar y contratar trabajadores de planta para satisfacer necesidades de la empresa. Vincular todo personal contratado a Seguridad Social, y hacer seguimiento. Realizar la inducción al nuevo personal administrativo contratado. Coordinar programas de formación para el personal administrativo. Evaluar los resultados de las acciones de formación realizadas para el personal administrativo. Evaluar la competencia del personal administrativo. Reportar novedades de trabajadores de planta y en misión a EPS’s y ARP.

INICIA: Se identifica necesidad de contratación de trabajadores de planta o en misión. TERMINA: Empresa contrata trabajadores.

SALIDAS       

Trabajadores en misión contratados para la prestación del servicio. Trabajadores de planta de PROTECNICO Ltda. contratados. Seguridad Social. Personal administrativo capacitado. Novedades de personal. Certificaciones. Información de personal.

REGISTROS     

Contratos. Hojas de vida. Matriz de Competencias. Programa de formación. Evaluación de las actividades de formación.

CLIENTES   

    

Internos Trabajadores de planta. Trabajadores en misión. Proceso de Gestión de nomina. Externos Empresas clientes. Exempleados ARP EPS Fondo de

0.1.3 PROCESO DE GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO OBJETO: Realizar labores para contratación de trabajadores de planta y en misión. Mantener la competencia del personal administrativo de PROTÉCNICO.

NOMBRE DEL PROCESO:

GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO

ENTRADAS    

PROVEEDORES 

  

 

Internos Proceso Licitación contratación. Trabajadores planta. Trabajadores misión. Empresa.

 

de y

ACTIVIDADES

Contratos. Necesidades de trabajadores de planta. Ordenes de contratación de trabajadores en misión. Hojas de vida. Novedades de personal. Solicitud de certificaciones.



 

DOCUMENTACIÓN 

de



en

Externos Empresas clientes. Exempleados.



 

 






Interna Manual de calidad. Procedimiento de contratación y liquidación de trabajadores de planta y en misión. Perfil de Competencias del Personal Administrativo.

   



INICIA: Se identifica necesidad de contratación de trabajadores de planta o en misión. TERMINA: Empresa contrata trabajadores.

SALIDAS

Realizar la contratación de trabajadores en misión (Generalmente previa selección por el cliente). Seleccionar y contratar trabajadores de planta para satisfacer necesidades de la empresa. Vincular todo personal contratado a Seguridad Social, y hacer seguimiento. Realizar la inducción al nuevo personal administrativo contratado. Coordinar programas de formación para el personal administrativo. Evaluar los resultados de las acciones de formación realizadas para el personal administrativo. Evaluar la competencia del personal administrativo. Reportar novedades de trabajadores de planta y en misión a EPS’s y ARP. Expedir certificaciones. Actualizar hojas de vida con información del personal administrativo. Notificar a los trabajadores de planta y en misión en caso de no continuidad de contrato. Liquidar trabajadores de planta y en misión (En caso de no continuidad de contrato).

      

Trabajadores en misión contratados para la prestación del servicio. Trabajadores de planta de PROTECNICO Ltda. contratados. Seguridad Social. Personal administrativo capacitado. Novedades de personal. Certificaciones. Información de personal.

REGISTROS     

Contratos. Hojas de vida. Matriz de Competencias. Programa de formación. Evaluación de las actividades de formación.

REQUISITOS A CUMPLIR NORMA ISO 9001: 2000 6.2 Recurso humano 7.1 Planificación de la realización del producto. 7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio. 7.5.3 Identificación y trazabilidad

RESPONSABLES Gerente: Contrata y liquida trabajadores en misión; selecciona y contrata trabajadores de Planta, y coordina las inducciones del personal administrativo de PROTÉCNICO, programa capacitaciones y evalúa la eficacia de estas. Asistente de Gerencia: Vincula trabajadores a Seguridad Social, y realiza reporte de accidentes e incidentes de trabajo. Auxiliar Administrativo: Actualiza hojas de vida del personal administrativo y verifica documentación exigida para la contratación del trabajadores de planta y en misión.

EMISOR Clientes Gerente

MEDIO Escrito Escrito

HUMANOS Gerente, Asistente de Gerencia y Auxiliar Administrativo.

COMUNICACIONES RECEPTOR Gerente Trabajadores y exempleados

MENSAJE Orden de contratación de personal y hoja de vida. Certificaciones.

RECURSOS TÉCNICOS Computador, maquina de escribir, impresora, útiles de oficina y papelería

OBJETIVO Aumentar la satisfacción del cliente con la eficacia en la contratación de trabajadores en misión. Aumentar la competencia del personal administrativo. Aumentar la eficacia de las acciones de formación programadas


INDICADOR % de satisfacción del cliente con la con la eficacia en la contratación de trabajadores en misión. # de capacitaciones por persona / año Grado de eficacia de las acciones de formación realizadas

CLIENTES   

     

Internos Trabajadores de planta. Trabajadores en misión. Proceso de Gestión de nomina. Externos Empresas clientes. Exempleados ARP EPS Fondo de Pensiones Fondo de Cesantías

EMISOR Clientes Gerente

MEDIO Escrito Escrito


COMUNICACIONES RECEPTOR Gerente Trabajadores y exempleados

MENSAJE Orden de contratación de personal y hoja de vida. Certificaciones.


OBJETIVO Aumentar la satisfacción del cliente con la eficacia en la contratación de trabajadores en misión. Aumentar la competencia del personal administrativo. Aumentar la eficacia de las acciones de formación programadas


INDICADOR % de satisfacción del cliente con la con la eficacia en la contratación de trabajadores en misión. # de capacitaciones por persona / año Grado de eficacia de las acciones de formación realizadas

0.1.4 PROCESO DE GESTIÓN DE NOMINA OBJETO: Cancelación de los salarios de los trabajadores de planta y en misión como remuneración por la prestación de sus servicios.

NOMBRE DEL PROCESO:

INICIA: Empresa cuenta con la información necesaria para la elaboración de la nomina. TERMINA: Empresa cancela salarios a los trabajadores de planta y en misión.

GESTIÓN DE NOMINA

ENTRADAS PROVEEDORES  



 

Internos Trabajadores Proceso de Licitación y contratación. Proceso de Gestión del recurso humano. Externos Empresas clientes. Fondos de empleados y cooperativas.

    

SALIDAS

Contratos. Listado de salarios. Reportes de horas extras. Relación de préstamos y aportes. Relación de cuentas bancarias.

DOCUMENTACIÓN

 

 

Externa Código Sustantivo del Trabajo. Norma ISO 9001:2000 Interna Manual de calidad. Procedimiento de Gestión de Nomina

ACTIVIDADES Verificar:  Estado de contratos.  Listado de salarios.  Días laborados.  Reportes de horas extras.  Relación de préstamos y aportes. (Deducciones)  Calcular horas extras.  Elaborar y verificar nominas.  Elaborar y verificar cheques.  Firmar cheques.  Hacer pago a trabajadores de planta y en misión.  Realizar entrega personal de cheques.  Consignar cheques a cuentas bancarias. 

 

Cancelación de los salarios a trabajadores en misión. Cancelación de los salarios a trabajadores de planta.

CLIENTES

REGISTROS  

Nominas. Comprobantes de egreso.

  

REQUISITOS A CUMPLIR NORMA ISO 9001: 2000 7.1 Planificación de la realización del producto. 7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio. 7.5.3 Identificación y trazabilidad

RESPONSABLES Gerente: Liquida horas extras, establece deducciones por nomina, firma cheques. Asistente de Gerencia: Elabora las nominas.



Internos Trabajadores en misión. Trabajadores de planta. Proceso de Pago de prestaciones sociales y aportes parafiscales. Externos Empresas Clientes

0.1.4 PROCESO DE GESTIÓN DE NOMINA OBJETO: Cancelación de los salarios de los trabajadores de planta y en misión como remuneración por la prestación de sus servicios.

NOMBRE DEL PROCESO:

INICIA: Empresa cuenta con la información necesaria para la elaboración de la nomina. TERMINA: Empresa cancela salarios a los trabajadores de planta y en misión.

GESTIÓN DE NOMINA

ENTRADAS PROVEEDORES  



 

Internos Trabajadores Proceso de Licitación y contratación. Proceso de Gestión del recurso humano. Externos Empresas clientes. Fondos de empleados y cooperativas.

    

SALIDAS

Contratos. Listado de salarios. Reportes de horas extras. Relación de préstamos y aportes. Relación de cuentas bancarias.

DOCUMENTACIÓN

 

 

Externa Código Sustantivo del Trabajo. Norma ISO 9001:2000 Interna Manual de calidad. Procedimiento de Gestión de Nomina

ACTIVIDADES Verificar:  Estado de contratos.  Listado de salarios.  Días laborados.  Reportes de horas extras.  Relación de préstamos y aportes. (Deducciones)  Calcular horas extras.  Elaborar y verificar nominas.  Elaborar y verificar cheques.  Firmar cheques.  Hacer pago a trabajadores de planta y en misión.  Realizar entrega personal de cheques.  Consignar cheques a cuentas bancarias. 

 

Cancelación de los salarios a trabajadores en misión. Cancelación de los salarios a trabajadores de planta.

CLIENTES

REGISTROS  



Nominas. Comprobantes de egreso.

 

REQUISITOS A CUMPLIR NORMA ISO 9001: 2000 7.1 Planificación de la realización del producto. 7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio. 7.5.3 Identificación y trazabilidad



Internos Trabajadores en misión. Trabajadores de planta. Proceso de Pago de prestaciones sociales y aportes parafiscales. Externos Empresas Clientes

RESPONSABLES Gerente: Liquida horas extras, establece deducciones por nomina, firma cheques. Asistente de Gerencia: Elabora las nominas. Auxiliar Administrativo: Elabora cheques y paga a trabajadores.

EMISOR Empresas clientes Fondos de empleados y Cooperativas. Gerente Asistente de Gerencia Auxiliar Administrativo Empresa


COMUNICACIONES MEDIO RECEPTOR Escrito Empresa Escrito Empresa. Escrito Asistente de Gerencia Escrito Auxiliar Administrativo Escrito Gerente Cheques, consignación bancaria Trabajadores RECURSOS TÉCNICOS Computador, maquina de escribir, sumadora, impresora, útiles de oficina y papelería

OBJETIVO Aumentar la satisfacción de los trabajadores en misión con la puntualidad en la cancelación de los salarios. Eliminar las quejas de los trabajadores en misión por impuntualidad en el pago de los salarios. Aumentar la satisfacción de los clientes con la puntualidad en la cancelación de los salarios a los trabajadores en misión.

MENSAJE Relación de horas extras. Relación de préstamos y aportes. Horas extras liquidadas. Nominas Cheques Pago de salarios.


INDICADOR % de satisfacción de los trabajadores en misión con la puntualidad en los pagos. # de quejas de trabajadores en misión causadas por impuntualidad en la cancelación de los salarios/Semestre % de satisfacción de los clientes con la puntualidad en la cancelación de los salarios a los trabajadores en misión.

COMUNICACIONES MEDIO RECEPTOR Escrito Empresa Escrito Empresa. Escrito Asistente de Gerencia Escrito Auxiliar Administrativo Escrito Gerente Cheques, consignación bancaria Trabajadores

EMISOR Empresas clientes Fondos de empleados y Cooperativas. Gerente Asistente de Gerencia Auxiliar Administrativo Empresa

RECURSOS TÉCNICOS Computador, maquina de escribir, sumadora, impresora, útiles de oficina y papelería


OBJETIVO Aumentar la satisfacción de los trabajadores en misión con la puntualidad en la cancelación de los salarios. Eliminar las quejas de los trabajadores en misión por impuntualidad en el pago de los salarios. Aumentar la satisfacción de los clientes con la puntualidad en la cancelación de los salarios a los trabajadores en misión.

MENSAJE Relación de horas extras. Relación de préstamos y aportes. Horas extras liquidadas. Nominas Cheques Pago de salarios.


INDICADOR % de satisfacción de los trabajadores en misión con la puntualidad en los pagos. # de quejas de trabajadores en misión causadas por impuntualidad en la cancelación de los salarios/Semestre % de satisfacción de los clientes con la puntualidad en la cancelación de los salarios a los trabajadores en misión.

0.1.5 PROCESO DE PAGO DE PRESTACIONES SOCIALES Y APORTES PARAFISCALES OBJETO: Cancelar las prestaciones sociales y aportes parafiscales equivalentes a la nomina mensual.

NOMBRE DEL PROCESO:

INICIA: Termina elaboración de las nominas.

PAGO DE PRESTACIONES SOCIALES Y APORTES PARAFISCALES

TERMINA: Empresa cancela prestaciones sociales y aportes parafiscales.

ENTRADAS 

PROVEEDORES 



 

Internos Proceso de Gestión de Nomina. Proceso de Gestión del recurso humano. Externos Empresas clientes. Fondos de empl eados y cooperativas.



Nominas. Formularios para pagos prestaciones sociales y ARP.

SALIDAS ACTIVIDADES de

DOCUMENTACIÓN



 

 

 

Externa Código Sustantivo del Trabajo. Norma ISO 9001:2000 Interna Manual de calidad. Procedimiento de Pago de prestaciones sociales y aportes



  



Pago de Prestaciones Sociales Elaborar la relación de trabajadores de planta y en misión afiliados a ARP, a cada EPS y Fondo de pensiones y Cesantías. Liquidar y verificar formularios por el valor a pagar. Elaborar cheques para pago de prestaciones sociales. Consignar cheques.



Aportes Parafiscales Elaborar relación de trabajadores de planta y en misión vinculados a nomina. Calcular valor a pagar de aportes parafiscales. Elaborar cheques.



  

Prestaciones Sociales Canceladas Aportes Parafiscales cancelados. Seguridad Social para los trabajadores. Subsidio familiar Cesantías e intereses de cesantías cancelados anuales.

REGISTROS 

Paz y salvo de las prestaciones sociales. Comprobantes de pago de Aportes Parafiscales.

REQUISITOS A CUMPLIR NORMA ISO 9001: 2000 7.1 Planificación de la realización del

CLIENTES  

Internos Trabajadores en misión. Trabajadores de planta. Externos

    

EPS’s ARP Fondos de pensiones. Fondo de Cesantías. Comfamiliar (SENA e ICBF)

0.1.5 PROCESO DE PAGO DE PRESTACIONES SOCIALES Y APORTES PARAFISCALES OBJETO: Cancelar las prestaciones sociales y aportes parafiscales equivalentes a la nomina mensual.

NOMBRE DEL PROCESO:

INICIA: Termina elaboración de las nominas.

PAGO DE PRESTACIONES SOCIALES Y APORTES PARAFISCALES

TERMINA: Empresa cancela prestaciones sociales y aportes parafiscales.

ENTRADAS  

PROVEEDORES 



 

Internos Proceso de Gestión de Nomina. Proceso de Gestión del recurso humano. Externos Empresas clientes. Fondos de empl eados y cooperativas.

Nominas. Formularios para pagos prestaciones sociales y ARP.

SALIDAS ACTIVIDADES de 

DOCUMENTACIÓN

 

 

 




Interna Manual de calidad. Procedimiento de Pago de prestaciones sociales y aportes parafiscales

    



Pago de Prestaciones Sociales Elaborar la relación de trabajadores de planta y en misión afiliados a ARP, a cada EPS y Fondo de pensiones y Cesantías. Liquidar y verificar formularios por el valor a pagar. Elaborar cheques para pago de prestaciones sociales. Consignar cheques.



Aportes Parafiscales Elaborar relación de trabajadores de planta y en misión vinculados a nomina. Calcular valor a pagar de aportes parafiscales. Elaborar cheques. Consignar cheques a Comfamiliar. Enviar a Comfamiliar relación de trabajadores y recibo de consignación.



  

Prestaciones Sociales Canceladas Aportes Parafiscales cancelados. Seguridad Social para los trabajadores. Subsidio familiar Cesantías e intereses de cesantías cancelados anuales.

 

REGISTROS 

CLIENTES

Paz y salvo de las prestaciones sociales. Comprobantes de pago de Aportes Parafiscales.

REQUISITOS A CUMPLIR NORMA ISO 9001: 2000

Internos Trabajadores en misión. Trabajadores de planta. Externos

    

EPS’s ARP Fondos de pensiones. Fondo de Cesantías. Comfamiliar (SENA e ICBF)

7.1 Planificación de la realización del producto. 7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio. 7.5.3 Identificación y trazabilidad

RESPONSABLES Gerente: Firma cheques. Asistente de Gerencia: Liquida el valor de los pagos de prestaciones sociales, ARP y aportes parafiscales. Auxiliar Administrativo: Elabora cheques.

COMUNICACIONES EMISOR

MEDIO

RECEPTOR

Asistente de Gerencia

Escrito

Auxiliar Administrativo

Auxiliar Administrativo Empresa

Escrito Escrito

Gerente Comfamiliar

MENSAJE Formularios liquidados para pago de Prestaciones Sociales. Relación de trabajadores vinculados a nomina y valor a pagar de aportes parafiscales. Cheques Relación de trabajadores y recibo de consignación del valor a pagar. RECURSOS


TÉCNICOS Computador, maquina de escribir, sumadora, impresora, útiles de oficina y papelería

OBJETIVO Aumentar la satisfacción de los trabajadores en misión con la puntualidad en el pago de prestaciones sociales y aportes parafiscales. Eliminar las quejas de los trabajadores en misión por impuntualidad en el pago de las prestaciones sociales y los aportes parafiscales. Aumentar la satisfacción del cliente con el pago de prestaciones sociales y aportes parafiscales.


INDICADOR % de satisfacción de los trabajadores en misión con el pago de prestaciones sociales y aportes parafiscales. # de quejas de los trabajadores en misión causadas por impuntualidad en el pago de las prestaciones sociales y las aportes parafiscales / semestre. % de satisfacción de los clientes con el pago de prestaciones sociales y aportes parafiscales.

COMUNICACIONES EMISOR

MEDIO

RECEPTOR

Asistente de Gerencia

Escrito

Auxiliar Administrativo

Auxiliar Administrativo Empresa

Escrito Escrito

Gerente Comfamiliar

MENSAJE Formularios liquidados para pago de Prestaciones Sociales. Relación de trabajadores vinculados a nomina y valor a pagar de aportes parafiscales. Cheques Relación de trabajadores y recibo de consignación del valor a pagar. RECURSOS


TÉCNICOS Computador, maquina de escribir, sumadora, impresora, útiles de oficina y papelería

OBJETIVO Aumentar la satisfacción de los trabajadores en misión con la puntualidad en el pago de prestaciones sociales y aportes parafiscales. Eliminar las quejas de los trabajadores en misión por impuntualidad en el pago de las prestaciones sociales y los aportes parafiscales. Aumentar la satisfacción del cliente con el pago de prestaciones sociales y aportes parafiscales.


INDICADOR % de satisfacción de los trabajadores en misión con el pago de prestaciones sociales y aportes parafiscales. # de quejas de los trabajadores en misión causadas por impuntualidad en el pago de las prestaciones sociales y las aportes parafiscales / semestre. % de satisfacción de los clientes con el pago de prestaciones sociales y aportes parafiscales.

0.1.6 PROCESO DE LICITACIÓN Y CONTRATACIÓN OBJETO: Obtención de contratos con empresas publicas o privadas y determinación de necesidades de recursos para cumplimiento de contratos.

NOMBRE DEL PROCESO:


INICIA: Empresa identifica oportunidad de contratación con cliente potencial. TERMINA: Empresa firma contrato con cliente.

ENTRADAS      

DOCUMENTACIÓN

PROVEEDORES  

Externos Empresas públicas. Empresas privadas.

Oportunidades de contratación. Solicitud de cotización. Prepliegos. Pliegos. Condiciones de contratación. Contratos.

SALIDAS ACTIVIDADES      

  



Externa Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios. Código Sustantivo del Trabajo. Norma ISO 9001:2000 Interna Manual de calidad.

     

Identificar oportunidades de contratación. Adquirir y estudiar prepliegos. Estudiar requisitos del cliente. Participar activamente en procesos de licitación. Adquirir y estudiar pliegos. Estudiar necesidades de recursos para cumplimiento de contrato. Elaborar y presentar cotizaciones. Verificar documentación requerida. Reunir documentos necesarios para propuesta. Elaborar propuesta. Firmar contratos. Reunir documentos y pólizas necesarias para legalizar contratos.

      

Recomendaciones. Propuestas. Cotizaciones. Requisitos del cliente identificados. Contratos de prestación de servicios legalizados. Necesidades de trabajadores en misión identificadas. Documentos y pólizas

CLIENTES 

Internos Proceso de Gestión del recurso humano




REGISTROS    

Contratos Cotizaciones Pólizas Propuestas

REQUISITOS A CUMPLIR NORMA ISO 9001: 2000



0.1.6 PROCESO DE LICITACIÓN Y CONTRATACIÓN OBJETO: Obtención de contratos con empresas publicas o privadas y determinación de necesidades de recursos para cumplimiento de contratos.

NOMBRE DEL PROCESO:


INICIA: Empresa identifica oportunidad de contratación con cliente potencial. TERMINA: Empresa firma contrato con cliente.

ENTRADAS      




Oportunidades de contratación. Solicitud de cotización. Prepliegos. Pliegos. Condiciones de contratación. Contratos.

  

 

  



Externa Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios. Código Sustantivo del Trabajo. Norma ISO 9001:2000

    




ACTIVIDADES



DOCUMENTACIÓN

PROVEEDORES 

SALIDAS





Identificar oportunidades de contratación. Adquirir y estudiar prepliegos. Estudiar requisitos del cliente. Participar activamente en procesos de licitación. Adquirir y estudiar pliegos. Estudiar necesidades de recursos para cumplimiento de contrato. Elaborar y presentar cotizaciones. Verificar documentación requerida. Reunir documentos necesarios para propuesta. Elaborar propuesta. Firmar contratos. Reunir documentos y pólizas necesarias para legalizar contratos.

    

Recomendaciones. Propuestas. Cotizaciones. Requisitos del cliente identificados. Contratos de prestación de servicios legalizados. Necesidades de trabajadores en misión identificadas. Documentos y pólizas

CLIENTES 

Internos Proceso de Gestión del recurso humano





Contratos Cotizaciones Pólizas Propuestas



REQUISITOS A CUMPLIR NORMA ISO 9001: 2000 5.2 Enfoque al cliente 7.2 Procesos relacionados con el cliente.

RESPONSABLES Gerente: Estudia prepliegos y pliegos, estudia necesidades de recursos para el contrato, elabora las propuestas y legaliza los contratos con los clientes. Asistente de Gerencia: Colabora al gerente en la documentación de las propuestas y r ealiza recomendaciones para la presentación de las propuestas.

COMUNICACIONES RECEPTOR Gerente.

EMISOR Clientes potenciales

MEDIO Oral, escrito, Internet.

Clientes potenciales

Escrito

Gerente

Gerente

Escrito


Gerente

Escrito


Clientes Gerente

Escrito Oral

Gerente Toda la empresa

HUMANOS Gerente y Asistente de Gerencia

MENSAJE Oportunidades de contratación. Prepliegos Pliegos Necesidades de servicios Recomendaciones sobre los prepliegos (En caso de ser necesario) Propuestas Cotizaciones Carta de Adjudicación Contrato a ejecutar

RECURSOS TÉCNICOS Computador, impresora, útiles de oficina y papelería

OBJETIVO Aumentar la eficacia de las propuestas presentadas.


INDICADOR # de contratos x 100% / # de propuestas presentadas

COMUNICACIONES RECEPTOR Gerente.

EMISOR Clientes potenciales

MEDIO Oral, escrito, Internet.


Escrito

Gerente

Gerente

Escrito


Gerente

Escrito


Clientes Gerente

Escrito Oral

Gerente Toda la empresa

HUMANOS Gerente y Asistente de Gerencia

MENSAJE Oportunidades de contratación. Prepliegos Pliegos Necesidades de servicios Recomendaciones sobre los prepliegos (En caso de ser necesario) Propuestas Cotizaciones Carta de Adjudicación Contrato a ejecutar


OBJETIVO Aumentar la eficacia de las propuestas presentadas.


INDICADOR # de contratos x 100% / # de propuestas presentadas

0.1.7 PROCESO DE COMPRAS OBJETO: Adquirir el producto y/o servicio que cumpla los requisitos establecidos.

NOMBRE DEL PROCESO:

INICIA: Solicitud de servicio de producto o servicio.

COMPRAS

TERMINA: Necesidad de producto o servicio satisfecha.

ENTRADAS  





Externos Proveedores de bienes y servicios

ACTIVIDADES

Necesidades de productos o servicios. Información de proveedores 

DOCUMENTACIÓN

PROVEEDORES Internos Todos los procesos.

SALIDAS



 

  

Externa Código Sustantivo del Trabajo. Norma ISO 9001:2000 Interna Manual de calidad Procedimiento de Compras Instructivo de Selección y Evaluación de Proveedores.

  



Analizar y/o especificar requisitos de compra Seleccionar proveedores. Recibir necesidades de bienes y servicios. Elaborar orden de servicios o de compras. Verificar la conformidad de los productos o servicios con los requisitos de compra. Evaluar el desempeño de los proveedores de bienes y servicios.



Necesidades satisfechas productos y servicios.


Listado de proveedores. Registro y selección de proveedores. Evaluación y reevaluación de proveedores. Orden de servicio o de compra.

REQUISITOS A CUMPLIR NORMA ISO 9001: 2000 7.4 Compras

RESPONSABLES

de

CLIENTES 

Internos Todos los procesos.

0.1.7 PROCESO DE COMPRAS OBJETO: Adquirir el producto y/o servicio que cumpla los requisitos establecidos.

NOMBRE DEL PROCESO:

INICIA: Solicitud de servicio de producto o servicio.

COMPRAS

TERMINA: Necesidad de producto o servicio satisfecha.

ENTRADAS  





Externos Proveedores de bienes y servicios

ACTIVIDADES

Necesidades de productos o servicios. Información de proveedores 

DOCUMENTACIÓN

PROVEEDORES Internos Todos los procesos.

SALIDAS



 

  






Interna Manual de calidad Procedimiento de Compras Instructivo de Selección y Evaluación de Proveedores.







Analizar y/o especificar requisitos de compra Seleccionar proveedores. Recibir necesidades de bienes y servicios. Elaborar orden de servicios o de compras. Verificar la conformidad de los productos o servicios con los requisitos de compra. Evaluar el desempeño de los proveedores de bienes y servicios.

Necesidades satisfechas productos y servicios.

de


Listado de proveedores. Registro y selección de proveedores. Evaluación y reevaluación de proveedores. Orden de servicio o de compra.

REQUISITOS A CUMPLIR NORMA ISO 9001: 2000 7.4 Compras

RESPONSABLES Gerente: Analiza y define requisitos de compra, evalúa y selecciona proveedores, establece condiciones de pago con el proveedor y firma órdenes de compra. Auxiliar Administrativo: Elabora orden de compra o de servicios. Personal administrativo de PROTÉCNICO Ltda.: Identifica necesidades de compra

MEDIO Oral

COMUNICACIONES RECEPTOR Gerente

EMISOR Personal administrativo de PROTÉCNICO Ltda. Gerente

Oral o escrito

Auxi liar admi nistr ativo

Auxiliar Administrativo Gerente Gerente

Escrito Escrito Oral o escrito

Gerente Proveedor seleccionado Proveedor

HUMANOS Gerente, Auxiliar Administrativo y Auxiliar de PROTÉCNICO

MENSAJE Necesidad de producto o servicio Productos o ser vicios a adquirir , requisitos de compra y proveedor seleccionado. Orden de Compra Orden de compra Informe de no conformidad del producto o servicio


OBJETIVO Aumentar la eficacia de las compras realizadas


INDICADOR # de compras eficaces realizadas * 100% / # de compras realizadas

CLIENTES 


COMUNICACIONES RECEPTOR Gerente

EMISOR Personal administrativo de PROTÉCNICO Ltda. Gerente

MEDIO Oral Oral o escrito

Auxi liar admi nistr ativo

Auxiliar Administrativo Gerente Gerente

Escrito Escrito Oral o escrito

Gerente Proveedor seleccionado Proveedor

HUMANOS Gerente, Auxiliar Administrativo y Auxiliar de PROTÉCNICO

MENSAJE Necesidad de producto o servicio Productos o ser vicios a adquirir , requisitos de compra y proveedor seleccionado. Orden de Compra Orden de compra Informe de no conformidad del producto o servicio


OBJETIVO Aumentar la eficacia de las compras realizadas


INDICADOR # de compras eficaces realizadas * 100% / # de compras realizadas

0.1.8 PROCESO DE MEJORA CONTINUA OBJETO: Asegurar la conformidad del producto y del SGC y establecer acciones que permitan el mejoramiento del desempeño y capacidad del sistema para lograr el cumplimiento de los requisitos del cliente y las partes interesadas

NOMBRE DEL PROCESO:

INICIA: Identifica oportunidad de mejora. TERMINA: Realiza mejora, eliminando no conformidades reales y potenciales.

MEJORA CONTINUA

ENTRADAS     

PROVEEDORES

 









 

Políticas y objetivos de calidad. No conformidades real es y potenciales. Informes de las auditorias internas. Datos de los procesos. Estado de las acciones correctivas y preventivas. Necesidades y expectativas de los clientes. Oportunidades de mejora. Servicio no conforme. DOCUMENTACIÓN

Externa Norma ISO 9001:2000 Norma ISO 19011

SALIDAS   

ACTIVIDADES

 



   

Interna





Analizar y evaluar los datos que evidencian los resultados de los procesos del SGC. Aplicar acciones correctivas y preventivas a no conformidades reales y potenciales respectivamente. Realizar programa de auditorias internas y establecer frecuencia de las mismas. Desarrollar auditorias internas. Implementar acciones para controlar el servicio no conforme. Implementar acciones de mejora. Hacer seguimiento a las acciones

Acciones correctivas. Acciones preventivas. Control de servicio no conforme. Informes de auditorias internas. Mejora continua del SGC.

REGISTROS   

Control de servicio no conforme, acciones correctivas y acciones preventivas. Programa de auditorías. Informe de la auditoría.

REQUISITOS A CUMPLIR NORMA ISO 9001: 2000 8.2.2 Auditoría interna. 8.2.3 Seguimiento y

medición

de

los

CLIENTES 


los

0.1.8 PROCESO DE MEJORA CONTINUA OBJETO: Asegurar la conformidad del producto y del SGC y establecer acciones que permitan el mejoramiento del desempeño y capacidad del sistema para lograr el cumplimiento de los requisitos del cliente y las partes interesadas

NOMBRE DEL PROCESO:

INICIA: Identifica oportunidad de mejora. TERMINA: Realiza mejora, eliminando no conformidades reales y potenciales.

MEJORA CONTINUA

ENTRADAS     

PROVEEDORES

 









 

SALIDAS

Políticas y objetivos de calidad. No conformidades real es y potenciales. Informes de las auditorias internas. Datos de los procesos. Estado de las acciones correctivas y preventivas. Necesidades y expectativas de los clientes. Oportunidades de mejora. Servicio no conforme. DOCUMENTACIÓN

Externa Norma ISO 9001:2000 Norma ISO 19011

  

ACTIVIDADES

 



   

 



Interna Manual de calidad. Procedimiento de control de servicio no conforme, acciones correctivas y acciones preventivas. Procedimiento de auditorias internas.





Analizar y evaluar los datos que evidencian los resultados de los procesos del SGC. Aplicar acciones correctivas y preventivas a no conformidades reales y potenciales respectivamente. Realizar programa de auditorias internas y establecer frecuencia de las mismas. Desarrollar auditorias internas. Implementar acciones para controlar el servicio no conforme. Implementar acciones de mejora. Hacer seguimiento a las acciones tomadas.

Acciones correctivas. Acciones preventivas. Control de servicio no conforme. Informes de auditorias internas. Mejora continua del SGC.

REGISTROS   

Control de servicio no conforme, acciones correctivas y acciones preventivas. Programa de auditorías. Informe de la auditoría.

REQUISITOS A CUMPLIR NORMA ISO 9001: 2000 8.2.2 Auditoría interna. 8.2.3 Seguimiento y medición de procesos. 8.3 Control del producto no conforme. 8.4 Análisis de datos. 8.5 Mejora 8.5.1 Mejora continua. 8.5.2 Acción correctiva 8.5.3 Acción preventiva

los

RESPONSABLES Gerente: Elabora programa de auditorías. Prepara junto con auditor el plan de auditoría. Realiza la apertura y el cierre de las acciones correctivas o preventivas. Convocar y dirigir las reuniones de personal administrativo para el estudio de las no conformidades. Auditor: Realiza las actividades de planeación, preparación, ejecución e informe de las auditorías. Asistente de Gerencia y Auxiliar Administrativo: Realizar el estudio de las no conformidades, elaboración de los planes de acción y seguimiento y de registrar los resultados de las acciones tomadas.

EMISOR Gerente Auditor Auditor

MEDIO Escrito Escrito Escrito

Personal administrativo de PROTÉCNICO Ltda.

Oral Escrito


COMUNICACIONES RECEPTOR Personal administrativo de PROTECNICO Ltda. Auditado Gerente Gerente


OBJETIVO Aumentar la eficacia de las acciones de mejora implementadas. Aumentar la eficacia de las auditorías internas programadas

MENSAJE Programa de auditorías. Plan de auditoría. Informe de auditoria No conformidad. No conformidad potencial. Servicio no conforme. Resultados del plan de acción


INDICADOR # de acciones de mejora eficaces * 100% / # de acciones de mejora implementas. # de auditorías eficaces * 100% / # de auditorías programadas.

CLIENTES 


los

EMISOR Gerente Auditor Auditor

MEDIO Escrito Escrito Escrito

Personal administrativo de PROTÉCNICO Ltda.

Oral Escrito


COMUNICACIONES RECEPTOR Personal administrativo de PROTECNICO Ltda. Auditado Gerente Gerente


OBJETIVO Aumentar la eficacia de las acciones de mejora implementadas. Aumentar la eficacia de las auditorías internas programadas

MENSAJE Programa de auditorías. Plan de auditoría. Informe de auditoria No conformidad. No conformidad potencial. Servicio no conforme. Resultados del plan de acción


INDICADOR # de acciones de mejora eficaces * 100% / # de acciones de mejora implementas. # de auditorías eficaces * 100% / # de auditorías programadas.

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Ejemplo Caracterizacion de Procesos

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