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Manual de Usuario – Seguimiento -

Manual de usuario Módulo de Seguimiento Físico y Financiero de Proyectos de Inversión Pública

Guatemala, 2007

Sistema de Información de Inversión Pública -SINIPPágina 1


PRESENTACIÓN La SEGEPLAN como ente rector del proceso de la Inversión Pública, ha manifestado en numerosas oportunidades, su preocupación por el uso racional, eficiente y transparente de los recursos públicos. En este este contexto contexto es que a partir partir del año 2001 puso en marcha el -, el cual tiene como propósito ordenar el proceso de la inversión pública para poder concretar las opciones de inversión más rentables económica y socialmente, considerando los lineamientos de la Política de gobierno. Para el logro de ese objetivo es necesario desarrollar y difundir instrumentos metodológicos para la preparación y presentación de proyectos, de manera que la selección de las mejores alternativas de inversión sea realizada en función de criterios técnicos que permitan garantizar su rentabilidad financiera y socioeconómica al momento de su priorización por las instancias gubernamentales establecidas dentro del sector público. Uno de los instrumentos utilizados por la SEGEPLAN es el como herramienta informática que permite registrar y procesar información actualizada de las iniciativas de inversión, en función del ciclo de vida, para apoyar la toma de decisiones. Este sistema funciona sobre la base de un proceso ordenado y dinámico, que opera en forma descentralizada descentralizada en los diferentes niveles de la administración pública, que tiene definidos definidos los procedimientos, mecanismos mecanismos y flujos de de información para para registrar registrar y producir información oportuna, relevante y actualizada. A continuación se presenta el

del SNIP en el que se indica el uso de las opciones para el ingreso de la información de seguimiento.



ESTRUCTURA DEL SISTEMA Al ingresar a Seguimiento, el sistema nos muestra la siguiente pantalla:

Área de botones

Área informativa

O ciones o Menú

En esta pantalla existen las siguientes áreas: ·

En esta área se muestra la información del usuario (nombre y usuario), el rol que tiene asignado (si es de consulta o de actualización de datos), el proyecto que tiene activo (si lo tuviera) y el o los NOG’s para hacer un link hacia el portal de Guatecompras. ·

Aquí aparecen 4 botones que tienen las siguientes funciones:

Este botón traslada la ejecución del sistema hacia el menú principal (o de inicio) A través de este botón se obtiene una copia del presente manual (en formato pdf) Con este botón el usuario puede cambiar su contraseña de ingreso. Con este botón se cierra la sesión actual (salida del sistema)


Manual de Usuario – Seguimiento ·

El botón llamado “OPCIONES” contiene la lista de tareas propias del módulo de seguimiento que nos permite ingresar o actualizar información para un proyecto que ya existe en el sistema. El módulo de Seguimiento contiene sub opciones llamadas submódulos, entre estos tenemos: Reprogramación, Contratos, Seguimiento y Documentos del Proyecto . A continuación describiremos cada uno de ellos y las variables que lo integran:



REPROGRAMACIÓN: PERIODO DE EJECUCION

Un proyecto es objeto de reprogramación cuando por ejemplo la asignación de recursos es menor a la solicitud de recursos. La siguiente pantalla nos muestra los datos que se deben recalcular:

La información requerida es la siguiente: : Un proyecto puede ser en su periodo de ejecución Anual o Multianual y de esto dependerá el despliegue de la información de las fechas tanto de inicio como de finalización. : Luego de recalcular los datos podemos decir cual es la fecha real de inicio de nuestro proyecto a diferencia de la estimada que ingresamos en la programación. Al igual que el dato anterior, esta fecha la podemos calcular y decir cuando esta programado que nuestro proyecto termine. : Según sea el caso, la descripción de nuestro proyecto o fase a ejecutar puede variar de acuerdo a la programada, por lo tanto debemos actualizarla en esta casilla. Al lado izquierdo de esta pantalla aparece un botón que despliega las fases de proyecto y para cada una de ellas se puede modificar esta información.



REPROGRAMACION DE FUENTES EXTERNAS Si nuestro proyecto cuenta con recursos externos y estos pueden variar de acuerdo a la programación original, podemos agregar o eliminar las fuentes cooperantes externas.

Los datos que se ingresan en esta pantalla son: : Es el año para el cual estamos solicitando recursos. : Es la fase para la cual estamos reprogramando los recursos externos. : Se refiere al origen de los recursos, aparece una lista para seleccionar el que estemos trabajando. : Se refiere al número de préstamo o donación que estamos trabajando y al igual que el organismo aparece una lista según el organismo que se haya seleccionado anteriormente. : Se refiere a si la colaboración de la fuente cooperante será en recueros financieros o técnicos tanto reembolsable como no reembolsable.



REPROGRAMACION FINANCIERA En esta pantalla podemos ajustar los montos de la solicitud de recursos, adicionalmente nos nuestra la columna de la asignación propuesta por la Dirección Técnica de Presupuesto DTP. El dato de asignación en la fuente de Gobierno Central no se puede modificar debido a que es lo que la DTP asigna a cada uno de los proyectos. Lo mismo sucede para las fuentes de financiamiento externo. En la columna de asignación, lo único que se puede modificar son las fuentes de Aporte Comunitario, Aporte Municipal y Otros aportes .



REPROGRAMACION FINANCIERA ANUAL Una vez ingresamos la programación de recursos por año, debemos desagregar esos recursos dentro del ejercicio fiscal al cual se le hará seguimiento. Los datos se piden por cada una de las fuentes de financiamiento y por cada mes, es posible que algunos meses no tengan programación por lo que se pueden dejar en “0”.



FLUJO DE CAJA Una vez ingresada la información anterior, el sistema calcula la pantalla siguiente donde podemos ver la programación de los recursos por fuente financiera y por mes con un total acumulado por mes.



SEGUIMIENTO FISICO REPROGRAMACION ASIGNACION DE RUBROS Al igual que trabajamos la reprogramación financiera podemos hacer reprogramaciones en la parte física ya sea en metas o en rubros completos, por lo tanto esta pantalla nos permite agregar o eliminar rubros. Si deseamos agregar rubros debemos seleccionarlo de la ventana izquierda y pasarlo a la ventana derecha con el botón y si por el contrario queremos eliminar un rubro lo seleccionamos de la lista derecha y lo pasamos a la ventana izquierda con el botón

. Si deseamos pasar todos los rubros hacia la derecha utilizamos el botón

deseamos eliminar todos los rubros del lado izquierdo utilizamos el botón

y si

.

Los rubros que se coloquen en la lista de la derecha y se graben, serán los que de aquí en adelante aparecerán para seguimiento.



REPROGRAMACION PONDERACION DE RUBROS La ponderación de rubros se refiere al peso que tiene el rubro dentro del proyecto y la sumatoria de estas ponderaciones debe ser igual a 100 %.



REPROGRAMACION FISICA Al igual que los recursos financieros se reprograman, los rubros también pueden ser reprogramados en las metas o cantidades a ejecutar de acuerdo a la asignación financiera que reciba el proyecto. Los datos que se piden en esta pantalla son: Unidad de medida : que se refiere al tipo de unidad que vamos a ejecutar del rubro. Meta global : Es la sumatoria de las metas anuales del rubro. Programado : Se refiere a la cantidad a ejecutar del rubro con respecto a la unidad de medida.



REPROGRAMACION FISICA ANUAL Se refiere a distribuir la cantidad que reprogramamos en el año dentro de los meses del año al cual se le hará seguimiento. Si algún rubro no tiene movimiento dentro de un mes se puede dejar en “0”. Esta información será la base del seguimiento físico.



REPROGRAMACION DIAGRAMA DE GANTT Del ingreso de la información anterior se genera el siguiente Diagrama de Gant que es una forma grafica de ver la reprogramación de los rubros sin poderse modificar.



MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS El objetivo de esta pantalla es llevar todas aquellas modificaciones de presupuesto afecten al proyecto ya sea en decremento o incremento en la asignación de recursos, estas pueden venir directamente de la DTP o ser modificaciones de otras Fuentes de Financiamiento como Aporte municipal, Comunidad u Otros Aportes . Los datos que se piden son: Fecha : Se refiere a la fecha en que se aplica la modificación presupuestaria. No. De transferencia : Si la modificación viene de Gobierno Central o afecta alguna fuente de financiamiento externa debemos registrar el No. De transferencia. No. De Acta : Si la modificación presupuestaria se da en alguna otra fuente de financiamiento diferente a Gobierno Central, es necesario ingresar el número de Acta. Debito : Si la modificación presupuestaria es para hacer un recorte en la asignación de recursos debemos colocar el monto en esta casilla. Crédito : Si por el contrario la modificación presupuestaria incremente la asignación de recurso debemos colocar el monto en esta casilla. Observaciones : Casilla para describir la explicación a la que se debe la modificación presupuestaria que estamos trabajando.



CONTRATOS REGISTRO DE CONTRATISTAS

En esta pantalla se ingresan los datos generales del contratista que posteriormente le serán asignados contratos para la ejecución de proyectos. Los datos solicitados son: NIT : Numero de Identificación Tributaria. Nombre : El nombre de la persona individual o jurídica registrada bajo ese NIT. Dirección : Es la dirección física del contratista. Representante legal : Se refiere al nombre del representante legal o persona contacto. Numero de precalificado : Es el numero de precalificado. Teléfono : Numero de teléfono del contratista. Fax : Numero de fax del contratista. Email : Dirección de correo electrónico del contratista. Encargado de la obra : Nombre de la persona para contactar a la hora de visitar la obra en mención.



REGISTRO DE CONTRATOS En esta pantalla se registra la información general o mínima de un contrato: Contrato : Es el numero de contrato suscrito entre el contratista y el ejecutor. Plazo contractual : Se refiere a las fecha de inicio y de finalización del contrato establecidas en el mismo. Descripción : Se refiere a la descripción de lo que se realizara según lo estipulado en el contrato suscrito. Monto Original : Es el monto total del contrato que se suscribe.



MODIFICACIONES AL CONTRATO En esta pantalla se registran cualquier modificación que se realice al contrato original y los datos que se solicitan son: Contrato : Numero de contrato que sufrirá la modificación. Fecha : Se registra la fecha en que se modifica el contrato. Tipo de modificación : Entre los tipos de modificación que puede tener un contrato están: Ampliación de contrato Orden de cambio Orden de trabajo extra Orden de trabajo suplementario Monto : Es el monto de la modificación que se esta haciendo al contrato. Descripción : Aquí se especifica o describe en detalle lo que se pretende con la modificación del contrato. · · · ·



SEGUIMIENTO Cada proyecto que reciba asignación de recursos financieros por parte de la DTP sera objeto de seguimiento en sus diferentes modalidades: Seguimiento Administrativo Seguimiento Cualitativo Seguimiento Financiero Seguimiento Físico · · · ·

Para cada uno de ellos se despliegan diferentes opciones y pantallas que se describiran a continuación.

PERIODO ACTUAL DEL PROYECTO

Al ingresar un proyecto automáticamente esta catalogado como Proyecto en Preparación, ya una vez iniciado los diferentes procesos por los que pasa un proyecto se deben identificar en esta pantalla. A partir del periodo de Licitación/Cotización se despliega una variable mas denominada Número de Operación de Guatecompras que es una referencia para consultar información directamente del portal de Guatecompras y consultar información sin salir del SINIP. Un proyecto puede tener varios NOG’s por lo que la fila donde se despliegan crece de acuerdo a la información ingresada.

NOG’S para navegar al portal de Guatecompras

Ingreso de NOG’S que aparecerán en la fila superior de la pantalla para navegar al portal de Guatecom ras.



* Muestra de cómo se visualiza la información al navegar al portal de Guatecompras desde un NOG que aparece en la parte superior de la pantalla (abajo del Código y nombre del proyecto).



SEGUIMIENTO ADMINISTRATIVO

Se entiende por seguimiento administrativo a describir aquellos problemas y acciones que ocurren dentro de la unidad ejecutora y que redundan en la ejecución del proyecto ya sea en forma negativa o agilizando su ejecución. Del lado izquierdo de la pantalla aparece bitácora de los problemas planteados y posibles acciones a realizar por la unidad ejecutora. Los datos que se solicitan son: Problema : Descripción de el o los factores que inciden en la ejecución del proyecto. Acciones : Son las sugerencias que la unidad ejecutora plantea para la solución del problema planteado anteriormente. Responsable : Es el nombre de la persona responsable de aplicar las acciones para la solución del problema.



SEGUIMIENTO CUALITATIVO

Se entiende por seguimiento cualitativo a describir aquellos problemas y acciones que ocurren fuera de la unidad ejecutora o factores externos y que redundan en la ejecución del proyecto ya sea en forma negativa o agilizando procesos. Del lado izquierdo de la pantalla aparece bitácora de los problemas planteados y posibles acciones a realizar por la unidad ejecutora. Los datos que se solicitan son: Problema : Descripción de el o los factores externos que inciden en la ejecución del proyecto. Acciones : Son las sugerencias que la unidad ejecutora plantea para la solución del problema planteado anteriormente. Responsable : Es el nombre de la persona responsable de aplicar las acciones para la solución del problema.



AVANCE FINANCIERO

En la esta pantalla debemos ingresar los datos de los avances financieros del proyecto de acuerdo a su ejecución. Del lado izquierdo aparece la bitácora con todas las fechas que se ha reportado. El ingreso se debe hacer por fuente de Financiamiento y el monto a ingresar es el acumulado a la fecha que estamos reportando. Si alguna de las fuentes no tubo movimiento dentro del periodo que estamos reportando la podemos dejar en “0”.



AVANCE FISICO

En la esta pantalla debemos ingresar los datos de los avances físicos por cada uno de los rubros del proyecto de acuerdo a su ejecución. Del lado izquierdo aparece la bitácora con todas las fechas que se ha reportado. El ingreso se debe hacer por rubro y la cantidad a ingresar es el acumulado a la fecha que estamos reportando. Como dato adicional podemos agregar al informe de avance una fotografía, planos, croquis o documentos (en formato .pdf) que ilustre el avance del proyecto, esto lo hacemos desde el botón que dice “Examinar …”. Luego de grabada la fotografía la podemos consultar donde esta el icono .



Este es un ejemplo de cómo se visualizan las fotografías o planos grabados en un proyecto.



DOCUMENTOS DEL PROYECTO En esta opción podemos grabar documentos que nos sirvan de ayuda para comprender más el proyecto tales como actas, planos, contratos, etc. Estos documentos los podremos consultar en cualquier momento. Para agregar un documento a la lista lo podemos hacer con el botón que dice “Agregar” y luego con el botón de “Examinar…”. Es necesario ponerle “Descripción” porque es la que aparecerá en el listado como nombre del documento. Si desea borrar un documento de la lista utilice el icono que aparece a la par del nombre del documento.

Se agradece al usuario de este manual sus comentarios y sugerencias en el uso del mismo para mejorar futuras versiones, a través del correo electrónico [email protected] .


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