RINGKASAN MANAJEMEN KEARSIPAN
MATERI
1. Konsep dan pengenalan pengelolaan arsip dinamis secara elektronik dan peranannya dalam organisasi 2. Definisi dan jenis-jenis arsip (file) 3. Aspek penting dalam implementasi pengelolaan arsip secara digital dan aspek legalitasnya 4. Pengenalan sistem pengarsipan dengan menggunakan alat/media elektronik seperti : komputer, business software, scanner, internet, dll. 5. Hardware dan software yang digunakan dalam sistem pengarsipan elektronik. 6. Perancangan dan perencanaan sistem dan struktur arsip elektronik. 7. Teknik dan faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam meng-capture data/dokumen menjadi data/dokumen elektronik. 8. Sistem penamaan arsip elektronik. 9. Sistem penyimpanan dan retensi arsip elektronik. 10. Teknik pengendalian sistem pengarsipan elektronik. 11. Workshop : penggunaan aplikasi/software untuk untuk pengelolaan arsip
DESKRIPSI
Pelatihan ini memberikan wawasan penerapan teknologi informasi dalam rangka memudahkan dan mengoptimalkan proses pengarsipan dokumen-dokumen melalui langkahlangkah yang tepat dengan komper yang berbasis Web untuk memudahkan penyimpanan dan pencarian Arsip secara profesional. Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan akan menyadari bahwa penggunaan komputer bukanlah sekedar menggantikan peran alat atau otomatisasi proses Pengarsipan, tetapi mempermudah visualisasi proses perancangan dan kemampuan simulasi dari proses Pengarsipan.
TUJUAN
Mengidentifikasi dan mengklarifikasi persoalan sumber daya manusia dengan kajian, baik secara kualitatif maupun kuantitatif.
Memberikan rekomendasi untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi fungsi-fungsi sumber daya manusia.
Memberikan kerangka untuk perencanaan strategi sumber daya manusia.
MATERI
1. Pengertian Manajemen Kearsipan (Record Management) 2. Nilai-nilai Warkat (Surat Penting) 3. Model-model Sistem Penyimpanan (Filing System) 4. Contoh Filing System di berbagai aplikasi Internet 5. Bagian-bagian E-Mail . 6. Prinsip Penulisan, Pengiriman E-Mail & Penanganan E-Mail Masuk 7. Metode & penggunaan Aplikasi Pencarian Data di Internet 8. Tip & Trik Pencarian Data di Internet 9. Era Komputerisasi & Arsitektur Komputer 10. Pengantar Perangkat Lunak berbasis Web 11. Pengantar Basis Data 12. Komunikasi Data berbasis Komputer Rancangan & Aplikasi Database 13. Sistem Kearsipan (MS. Access / MS. SQL, My SQL) 14. Rancangan & Aplikasi Web Sistem Kearsipan (HTML, ASP, PHP) 15. Interkoneksi Database & Web Sistem Kearsipan http://www.trainingsekretaris.com/manajemen-kearsipan-dan-sistem-penyimpanan//22072013 http://www.trainingsekretaris.com/manajemen-kearsipan-dan-sistem-penyimpanan
A. PENGERTIAN
Arsip secara terminologis merupakan informasi yang direkam dalam bentuk ataumedium
apapun,
dibuat,
diterima
dan
dipelihara
oleh
suatu
organisasi/lembaga/badan/perorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan (walne, 1988:128). Dalam UU No. 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan pasal 1 disebutkan, yang dimaksud arsip adalah: a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemeri ntah.
Mengidentifikasi dan mengklarifikasi persoalan sumber daya manusia dengan kajian, baik secara kualitatif maupun kuantitatif.
Memberikan rekomendasi untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi fungsi-fungsi sumber daya manusia.
Memberikan kerangka untuk perencanaan strategi sumber daya manusia.
MATERI
1. Pengertian Manajemen Kearsipan (Record Management) 2. Nilai-nilai Warkat (Surat Penting) 3. Model-model Sistem Penyimpanan (Filing System) 4. Contoh Filing System di berbagai aplikasi Internet 5. Bagian-bagian E-Mail . 6. Prinsip Penulisan, Pengiriman E-Mail & Penanganan E-Mail Masuk 7. Metode & penggunaan Aplikasi Pencarian Data di Internet 8. Tip & Trik Pencarian Data di Internet 9. Era Komputerisasi & Arsitektur Komputer 10. Pengantar Perangkat Lunak berbasis Web 11. Pengantar Basis Data 12. Komunikasi Data berbasis Komputer Rancangan & Aplikasi Database 13. Sistem Kearsipan (MS. Access / MS. SQL, My SQL) 14. Rancangan & Aplikasi Web Sistem Kearsipan (HTML, ASP, PHP) 15. Interkoneksi Database & Web Sistem Kearsipan http://www.trainingsekretaris.com/manajemen-kearsipan-dan-sistem-penyimpanan//22072013 http://www.trainingsekretaris.com/manajemen-kearsipan-dan-sistem-penyimpanan
A. PENGERTIAN
Arsip secara terminologis merupakan informasi yang direkam dalam bentuk ataumedium
apapun,
dibuat,
diterima
dan
dipelihara
oleh
suatu
organisasi/lembaga/badan/perorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan (walne, 1988:128). Dalam UU No. 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan pasal 1 disebutkan, yang dimaksud arsip adalah: a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemeri ntah.
b. Naskah-naskah yang dibuta dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kehidupan kebangsaan. Fuad Gani mengatakan bahwa arsip adalah sumber informasi yang dapat memberikan sumber bukti yang terpercaya dan sahih mengenai suatu keputusan dan tindakan. Sedangkan manajemen kearsipan adalah pelaksanaan pengawasan sistematik dan ilmiah terhadap semua informasi terekam yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi untuk menjalankan usahanya. Menurut Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya. Jadi manajemen (pengelolaan) kearsipan merupakan salah satu kegiatan penyelenggaraan kearsipan, di samping kebijakan dan pembinaan kearsipan. A.
Manajemen Kearsipan
Manajemen
kearsipan
adalah
perencanaan,
pengawasan,
pengarahan,
pengorganisasian, pelatihan, pengembangan dan aktivitas manajerial lain yang ditujukan atas kegiatan penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsip dengan maksud untuk mencapai dokumentasi yang baik dan sesuai dengan kebijakan dan transaksi (kejadian, peristiwa, kegiatan) yang riil, dan manajemen operasi organisasi yang efektif dan ekonomis/efisien (bandingkan http://oma.od.nih.gov/ ms/records/rmanagement.html ). ). Undang-undang
tentang
Kearsipan
tersebut
mengelompokkan pengelolaan arsip menjadi dua yaitu pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif,
dan
sistematis
meliputi
penciptaan,
penggunaan,
pemeliharaan
dan
penyusutan arsip. Sedangkan pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, dan akses (pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik) dalam suatu sistem kearsipan. B.
Tujuan Manajemen Kearsipan
Manajemen kearsipan dilakukan dengan tujuan sebagai berikut : 1.
Mendokumentasikan kebijakan dan transaksi organisasi dan perusahaan secara akurat
dan lengkap.
2.
Mengendalikan jumlah dan kualitas arsip yang dihasilkan organisasi dan perusahaan.
3.
Menetapkan dan menjamin mekanisme kontrol berkenaan dengan penciptaan arsip
dengan
maksud
untuk
mencegah
penciptaan
yang
tidak
perlu,
dan
operasi
organisasi/perusahaan yang efektif dan ekonomis/efisien. 4.
Menyederhanakan aktivitas, sistem, dan proses penciptaan, penggunaan, dan
pemeliharaan arsip. 5.
Menjamin preservasi dan penyusutan arsip sesuai dengan ketentuan.
6.
Menjamin perhatian dan pengarahan yang berkelanjutan terhadap arsip sejak awal
penciptaan sampai dengan akhir penyusutan, serta menekankan pencegahan terjadinya kertas kerja yang tidak perlu. (bandingkan http://oma.od.nih.gov/ms/records/rmanagement.html). Menurut Undang-undang tentang Kearsipan yang membedakan dua macam pengelolaan arsip seperti tersebut di atas, dapat dikatakan bahwa pengelolaan arsip dinamis dilakukan dengan tujuan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan : andal, sistematis, utuh, menyeluruh, dan sesuai dengan norma, standar, prosedur dan kriteria yang ditetapkan dalam pedoman tata naskah. Selain itu pejabat atau orang yang bertanggungjawab dalam pengelolaan arsip dinamis wajib menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip yang dikelolanya. Jadi pada dasarnya tujuan pengelolaan arsip dinamis yaitu untuk menjamin ketersediaan, keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip. Sedangkan pengelolaan arsip statis dilaksanakan dengan tujuan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai bahan pertanggungjawaban bagi kehidupan berorganisasi, bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. C.
Fungsi-Fungsi Manajemen Kearsipan
Berdasarkan pengertian manajemen kearsipan di atas, dapat dikatakan bahwa fungsifungsi manajemen kearsipan dapat dibedakan menjadi dua, yaitu fungsi manajemen dan fungsi operasional kearsipan. 1.
Fungsi-fungsi
manajemen
yang
dimaksud
antara
lain
yaitu
perencanaan,
pengorganisasian, staffing, pengarahan, penggerakan, dan pengawasan; yang dilakukan terhadap fungsi-fungsi operasional kearsipan, dalam pengelolaan arsip dinamis, termasuk arsip vital, dan pengelolaan arsip statis.
2.
Fungsi-fungsi pengelolaan arsip dinamis meliputi kegiatan-kegiatan penciptaan,
penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip. 3.
Kegiatan-kegiatan pengelolaan arsip vital terdiri dari identifikasi, pelindungan,
pengamanan, penyelamatan dan pemulihan arsip. 4.
Sedangkan fungsi-fungsi pengelolaan arsip statis meliputi akuisisi, pengolahan,
preservasi, dan akses. Fungsi-fungsi tersebut secara rinci akan dibahas lebih lanjut pada bab-bab berikutnya.
D. Sistem Kearsipan Organisasi Untuk mencapai tujuan manajemen ataupun pengelolaan kearsipan tersebut di atas diperlukan penetapan dan pemeliharaan sistem ataupun teknik-teknik yang mendukung terwujudnya program manajemen kearsipan yang efektif dan efisien. Perihal sistem kearsipan ini juga akan dibahas secara mendalam tersendiri.
REFERENSI http://oma.od.nih.gov/ ms/records/rmanagement.html ). Arsip Nasional Republik Indonesia, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan http://yohannes-suraja.blogspot.com/2012/09/manajemen-kearsipan.html/04072013
B. Nnnn
Filling Sistem Abjad (Alphabetic Filling System) Kearsipan sistem abjad adalah penyimpanan dan penemuan kembali ars ip berdasarkan urutan abjad. Untuk surat masuk, judulnya diambil berdasarkan nama pengirim dan judul surat keluar berdasarkan nama alamat/penerima surat. Perlengkapan Filling Sistem Abjad 1. Filling Cabinet, yaitu lemari tempat menyimpan arsip, terdiri dari: 1. Driver type filling cabinet, yaitu lemari arsip yang berlaci-laci yang dapat ditarik ke luar-ke dalam, biasanya arsip disimpan se cara vertikal. 2. Lateral filling cabinet, yaitu lemari arsip yang berpintu yang memlpunyai papan alas untuk menaruh arsip. Laci ada 6 yaitu:
Laci I diberi kode A-D Laci II diberi kode E-H Laci III diberi kode I-L Laci IV diberi kode M-P Laci V diberi kode Q-U Laci VI diberi kode V-Z
1.
Guide, yaitu arsip petunjuk atau tanda batas, yang berfungsi sebagai pembatas arsip atau petunjuk arsip yang ada di belakangnya. Guidenya ada 26.
2. Folder, yaitu map arsip, biasanya terbuat dari plastik at au kertas tebal. Folder ada 33. 3. Pelubang kertas 4. Clip 5. Lem 6. Gunting 7. Penggaris 8. Alat tulis http://dhatulaulia.wordpress.com/2012/09/09/pengertian-arsip-dan-kearsipan-sistemabjad/17072013
Sistem Masalah (Subject System Of Filing) Hedi Putra | 5/13/2013 12:33:00 PM | 0 comments Setelah
sebelumnya
kita
membahas Definisi
Masalah
Hubungan
Masyarakat dan Sistem Penomoran pada Surat atau Indeks Surat , kini kita membahas tentang Sistem masalah (Subject system of filing) Kearsipan Sistem Masalah adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan masalah/ pokok isi surat. Dalam hal ini surat-surat disimpan berdasarkan perihal surat, misalnya surat ijin pegawai disimpan dalam kelompok surat ijin, surat tentang keuangan disimpan di kelompok keuangan, dan sebagainya.
Daftar klasifikasi dalam kearsipan merupakan suatu pedoman untuk pemberian kode arsip sekaligus merupakan pedoman penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Khusus dalam kearsipan sistem masalah daftar klasifikasi dibuat lebih dahulu dan ditetapkan oleh organisasi untuk dijadikan sebagai pedoman. Untuk organisasi yang kecil biasanya klasifikasinya hanya berdasarkan asalah utama, untuk organisasi tingkat menengah klasifikasi berdasarkan masalah utama dan sub masalah, sedangkan untuk organisasi yang besar klasifikasi dibuat berdasarkan masalah utama, sub masalah dan sub-sub masalah.
Jenis Perlengkapan Kearsipan Sistem Masalah Dari berbagai perlengkapan, pemberian kode-kodenya disesuaikan dengan klasifikasi yang
ditetapkan
dalam
kearsipan
sistem
masalah.
Keterangan Jenis perlengkapan 1. Filing Cabinet ( lemari tempat menyimpan arsip ) Banyaknya sesuai dengan daftar klasifikasi yang di tentukan, jika ada 10 kode laci misalnya Diperlukan 2 buah filing cabinet yang masing-masing berisi 5 laci. 2. Guide (Kertas/karton dengan ukuran tertentu yang berfungsi sebagai petunjuk, pembatas dan penyangga Deretan arsip). Jumlahnya sebanyak pembagian pada sub masalah. 3. Map (folder), Jumlahnya sebanyak pembagian pada sub-sub masalah. 4. Kotak Sortir ( Kotak yang terdiri dari beberapa bagian untuk memisahkan arsip ), Disiapkan sesuai kebutuhan. 5. Kartu Indek ( Lemari dengan laci laci kecil untuk menyimpan kartu indeks ) Disiapkan bila diperlukan.
Prosedur Penyimpanan
Langkah-langkah untuk menyimpan arsip: 1. Meneliti dan membaca warkat, Untuk memastikan surat/warkat tersebut siap disimpan. 2. Mengindeks, Menafsirkan masalah surat/warkat yang akan disimpan dan mencocokan dengan daftar klasifikasi, kemudian mencatatkan pada kartu indeks. 3. Memberi kode, Membubuhkan kode yang diambil dari daftar klasifikasi sesuai dengan permasalahan surat pada bagian surat yang akan disimpan. Contoh surat dari ibu Andini yang mengajukan cuti kerja maka dapat diberi kode “ KEPEGAWAIAN “, "CUTI" 4. Menyortir, Surat/warkat yang akan disimpan banyak maka perlu disortir dengan memasukkan surat kedalam kotak sortir berurutan sesuai kode tujuannya untuk memudahkan penyimpanan. 5. Menyimpan, Memasukan surat/warkat yang sudah diberi kode ke dalam filing cabinet sesuai kode tersebut.
Prosedur Penemuan Arsip Bila seorang pejabat ingin meminjam arsip maka dapat dilayani dengan langkahlangkah
sebagai
berikut
:
Pastikan kode arsip yang akan dipinjam, (tanyakan jenis arsip yang akan dipinjam lalu lihat
daftar
1.Carilah Filing
klasifikasi Cabinet sesuai
untuk kode
memastikan yang
telah
kodenya). ditentukan.
2.Cari dan ambil arsip yang dinginkan dan ganti dengan bon pinjaman. 3.Serahkan arsip kepada peminjam. Contoh : Seorang pejabat meminjam arsip PPh dari seorang pegawai bernama Budi maka petugas arsip melihat daftar klasifikasi yang ada dan dipastikan surat tersebut dapat ditemukan di laci keuangan, guide A.2. (pajak) dan pada Map/folder A.2.1. (PPh). Maka petugas dapat mengujungi filing cabinet dimaksud dan mengambil arsip yang dipinjam tersebut.
Berikut
contoh
untuk
No 1.
ketiga
klasifikasi
Masalah/subjek Hubungan
tersebut:
Kode Masyarakat
HM
2.
Kepegawaian
KP
3.
Keuangan
KU
4.
Perlengkapan
LK
HM,
KP,
KU,
Masalah
LK,
….dst
dapat
digunakan
Utama
sebagai Sub
A.
kode
Odner/Folder. Masalah Keuangan
A.1.
Gaji
A.2.
Pajak
A.3.
Kredit
B.Kepegawaian B.1.
Pengadaan
B.2.
Pengangkatan
B.3.
Cuti
C.
..........
dst
A (Keuangan), B (Kepegawaian). C ........dst dapat digunakan sebagai kode Laci, sedangkan A.1. A.2. A.3, dan B.1, B.2, B.3.dapat digunakan sebagai kode Guide. A (Keuangan), B (Kepegawaian). C ........dst dapat digunakan sebagai kode Laci,sedangkan A.1. A.2. A.3, dan B.1, B.2, B.3 dapat digunakan sebagaikode Guide.
Contoh
daftar
klasifikasi
Masalah A.
Keuangan
A.1.
Gaji
A.1.1.
Gaji
Bulanan
A.1.2.
Upah
Mingguan
A.1.3. A.2.
Upah
Harian Pajak
A.2.1.
PPh
A.2.2.
PPN
A.2.3.
PBB
A.3. A.3.1.
Kredit Kredit Bank
A.3.2.
Kredit
A.3.3.
Usaha Kredit
Kecil Investasi
B.
Kepegawaian
B.1.
Pengadaan
B.1.1.
Formasi
B.1.2.
Lamaran
B.1.3.
Penempatan
B.2.
…….
dst
A (Keuangan), B........dst dapat digunakan sebagai kode Laci,sedangkan A.1. A.2.dapat digunakan sebagai kode Guide, A.1.1, A.1.2, A.1.3, A.2.1, A.2.2, A.2.3 .... dst dapat digunakan sebagai kode folder. http://www.heddysblog.com/2013/05/sistem-masalah-subject-system-offiling.html/18072013
ERALATAN, TATA CARA DAN PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP
A.
PERALATAN
1.
PENYIMPANAN
Map
ARSIP
Arsip/ Folder
Adalah lipatan kertas/ plastik tebal untuk menyimpanan arsip. Macam-macam map arsip/ a.
folder Stofmap
meliputi folio
(map
: berdaun)
b.
Snelhechter
c.
Brief
(map
Ordner
d.
(map
besar
Portapel
e.
berpenjepit)
(map
Hanging
Folder
2.
berpenjepit) bertali)
(map
gantung)
Sekat
Petunjuk/ Guide
Adalah alat yang terbuat dari karton/ plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas
atau
3.
penyangga
Almari
deretan
folder.
Arsip/ Filing
Cabinet
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk lemari yang terbuat dari
kayu,
alumunium
atau
4.
besi
baja
tahan
Rak
karat/api.
Arsip
Adalah alamari tanpa daun pintu atau dinding pembatas untuk menyimpan arsip yang terlebih
5.
dahulu
dimasukkan
Kotak/
dalam
Almari
ordner
atau
kotak
Kartu/ Card
arsip.
Cabinet
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu kendali, kartu indeks dan kartukartu lain yang penyimpanannya tidak boleh sembarangan agar mudah untuk ditemukan
kembali.
6.
Berkas
Peringatan/ Tickler
File
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip/ kartu-kartu yang memiliki tanggal
jatuh
7.
Kotak
tempo.
Arsip/ File
Box
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan ke
dalam
8.
folder/
map
Rak
arsip.
Sortir
Adalah alat yang digunakan untuk memisah-misahkan surat yang diterima, diproses, dikirimkan
atau
untuk
menggolong-golongkan
arsip
sebelum
disimpan
B.
TATA
CARA
PENYIMPANAN
ARSIP
Filing
(Flat
Filing)
1. Horizontal
Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam stofmap atau snelhechter kemudian ditumpuk ke atas dalam alamari arsip (disusun secara mendatar/ horizontal dari
bawah
ke
atas).
2. Vertikal
Filing
Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam folder/ map arsip kemudian diletakkan berdiri/ tegak memanjang (sisi panjang arsip sejajar dengan lipatan folder/ map)
dan
disusun
berurutan
dari
depan
ke
belakang.
3. Lateral
Filling
Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam snelhechter atau brief ordner kemudian
diletakkan
C.
berdiri
dengan
PROSEDUR
punggung
di
depan.
PENYIMPANAN
ARSIP
1. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan
(
meneliti
tanda
pelepas
surat/ release
mark ).
Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi dep. (deponeren) yang menunjukkan perintah
2.
untuk
Mengindeks
atau
menyimpanan
memberi
kode
surat.
surat
tersebut.
Indeks/ kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat
untuk
memudahkan
penyimpanan
dan
penemuan
kembali
surat.
3. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan surat.Kegiatan menyortir/ memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya dilakukan
dengan
menggunakan
rak/
kotak
sortir.
4.
Menyimpan
surat
ke
dalam
map
(folder).
Penyimpanan surat ke dalam map/ folder dapat menggunakan stofmap folio, snelhechter, brief ordner, portapel ataui folder gantung kemudian dimasukkan ke dalam almari arsip/ filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain.
5.
Menata
arsip
dengan
baik
sesuai
dengan
sistem
yang
dipergunakan.
Penyimpanan arsip dapat menggunakan sistem penyimpanan arsip sebagai berikut : a. b. c. d.
Sistem
Abjad (Alphabetic
Sistem
Tanggal (Chronological
Sistem Sistem
Filing Filing
Nomor (Numeric Wilayah (Geographic
System) System)
Filing Filing
System) System
)
e. Sistem Subyek/ Pokok Masalah (Subject Filing System) http://dickryant.blogspot.com/2011/07/peralatan-tata-cara-dan-prosedur.html/18072013
C. NNNN
D.
Makalah Kearsipan
E. PENGANTAR KEARSIPAN I. Pendahuluan 1.1. Pengertian Arsip Secara etimologis istilah arsip dalam bahasa Belanda yaitu "archief", dan dalam bahasa Ingris disebut "arcihive", berasal dari kata "arche" bahasa Yunani yang berarti permulaan. Kemudian dari kata “arche" berkembang menjadi kata "ta archia" yang berarti catatan. Selanjutnya kata "ta archia" berubah lagi menjadi kata "archeon" yang berarti "gedung pemerintahan". Gedung yang dimaksud tersebut, juga berfungsi sebagai tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip seperti: catatan-catatan, bahan bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, dokumendokumen, peta-peta, dsb. Ada juga istilah lain yang sering digunakan untuk menyatakan arsip, yaitu record dan warkat. Records adalah setiap lembaran (catatan, bahan tertulis, daftar, rekaman, dsb.), dalam bentuk atau dalam wujud apa pun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertangungjawaban atas suatu peristiwa/kejadian. Sedangkan warkat berasal dari bahasa Arab yang berarti surat, akan tetapi dalam perkembangan lebih lanjut diartikan lebih luas, yaitu berupa setiap lembaran yang berisi keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan. Dalam pemahaman sederhana dapat dinyatakan bahwa arsip adalah merupakan salah satu produk kantor (office work). Artinya, kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan tatausaha, yang banyak dilakukan oleh badan-badan pemerintah, maupun badan swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat, dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan penyirnpanan surat-surat dan dokumen inilah yang selanjutnya di sebut kearsipan. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber dan pusat rekaman informasi bagi suatu organisasi. Undang-undang Nomor 7
Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, memberikan rumusan arsip sebagai berikut: (a) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan badan Pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan (b) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Selanjutnya, UU No.7 Tahun 1971 memberikan penjelasan bahwa yang dimaksud dengan naskah-naskah dalam corak bagaimanapun dari suatu arsip, adalah meliputi baik yang tertulis, maupun yang tidak tertulis, hasil rekaman, film dan sebagainya. Sedangkan yang dimaksud dengan berkelompok ialah naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan yang lain yang dihimpun dalam satu berkas tersendiri mengenai masalah yang sama. Menurut Undang-undang tersebut, tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggunjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah (Pasal 3 UU No. 7 Tahun 1971). 1.2. Arsiparis Arsiparis adalah orang yang bertugas untuk mengelola arsip. Kriteria yang harus dimiliki oleh arsiparis: · harus cakap dan cerdas · harus memahami dan mengerti tentang manajemen perkantoran · harus teliti dan ulet · harus sabar · harus memilki kepribadian dan sopan · harus memiliki pendidikan minimal sekolah menengah 1.3. Jenis-Jenis Arsip Arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macam, antara lain: 1.3.1 Berdasarkan Fungsi. Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat d ibedakan menjadi: (a) Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran. (b) Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, atau penyelenggaraan administrasi perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. 1.3.2 Berdasarkan Nilai Guna
Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas: (a) Nilai guna primer, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi: § Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip. § Nilai guna hukum yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah. § Nilai guna keuangan yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan. § Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan. (b) Nilai guna sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional. Nilai guna sekunder, juga meliputi: § Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/isntansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang di laksanakan, serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu. § Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan lembaga/instansi penciptanya. (c) Berdasarkan sifat Berdasarkan sifatnya, arsip dapat di bedakan atas : § Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlakuketentuan tentang kerahasian surat-surat. § Arsip terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum (d) Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas : § Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip),atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu. § Arsip pemerintah yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia). Sedangkan lembaga pemerintah yang menyimpan dan memelihara arsip pemerintah di daerah yaitu Perpustakaan dan Arsip Daerah. Arsip sentral disebut juga Arsip makro atau arsip umum, karena merupakan gabungan ataupu n kumpulan dari berbagai arsip unit. § Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus, karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan. (e) Berdasarkan keasliannya, Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.
(f) Berdasarkan subyeknya, Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam, misalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya. (g) Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya., Menurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi, seperti: naskah perjanjian/kontrak, akte, kartu pegawai, tabel, gambar, grafik atau bagan. Selain surat, bentuk atau wujud arsip dapat juga berupa pita rekam, piringan hitam, mikrofilm, CD, dsb. (h) Berdasarkan Sifat Kepentingannya., Menurut sifat kepentingannya, arsip dapat dibedakan atas v Arsip non-esensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan, dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama. v Arsip penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya. Arsip yang demikian masih dipergunakan atau masih diperlukan dalam membantu kelancaran pekerjaan. Arsip ini masih perlu disimpan untuk waktu yang lama, akan tetapi tidak mutlak permanen. Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk selama-lamanya, misalnya akte, ijazah, buku induk mahasiswa, dsb. 1.4. Ciri-Ciri Arsip Dinamis Berdasarkan uraian terdahulu, bahwa arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Dengan demikian, arsip dinamis memiiki ciri-ciri sebagai berikut: § Arsip yang masih aktual dan berlaku secara langsung diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari. § Arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya. § Pada dasarnya arsip dinamis bersitat tertutup, oleh karena itu pengelolaan dan perlakuannya harus mengikuti ketentuan tentang kerahasiaan suratsurat. Sesuai dengan ciri di atas, maka menurut fungsi dan kegunaannya, arsip dinamis dapat dibedakan atas: § Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan di kantor § Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun § Arsip inaktif, yaitu arsip yang sudah jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. 1.4.1 Siklus Arsip Dinamis Arsip dinamis biasanya memiliki empat tahap siklus hidup (life sicle). Tahap pertama, adalah merupakan tahap penciptaan. Proses ini terjadi tatkala tulisan dituangkan ke dalam bentuk kertas, atau data dihasilkan dari komputer, informasi diterima pada film, tape atau media lainnya. Pada tahap ini, arsip dapat berupa surat/naskah yang dibuat oleh instansi/kantor kita, atau yang dibuat oleh instansi lain, yang diterima oleh kantor kita.
Tahap kedua merupakan tahap penggunaan aktif dengan jangkauan waktu beberapa hari dan mungkin sampai tahunan. Pada tahap ini pemakai sering menggunakan arsip dinamis serta memerlukan akses cepat ke berkas dinamis. Arsip dinamis disimpan di kantor pada tempat-tempat penyimpanan seperti filing cabinet atau almari arsip karena tingkat penggunaannya yang sering, serta butuh akses yang cepat. Tahap ketiga adalah tahap inaktif. Tahap ketiga ini terjadi tatkala arsip dinamis sudah jarang atau mungkin tidak dipakai lagi sehingga menjadi inaktif. Oleh karena itu, arsip itu disimpan dalam tempat penyimpanan seperti unit kearsipan atau pusat arsip dinamis (record center). Selama masa inaktif ini, arsip dinamis disimpan karena alasan hukum atau karena kebutuhan rujukan, dan sebagainya. Tahap keempat ialah tahap penyusutan dan Jadwal retensi Arsip (JRA). Penyusutan adalah suatu tindakan yang diambil berkenaan dengan habisnya "masa simpan" arsip yang telah ditentukan oleh perundang-undangan, peraturan atau prosedur administratif. Tindakan ini harus dilakukan untuk mengatasi menggunungnya arsip, sehingga sulit ditemukan kembali (retrieval) dan sulit memeliharanya, sebab karakteristik arsip ialah mengumpul secara alami (accumulating naturally). Dengan demikian penyusutan arsip diperlukan untuk menghemat ruangan/tempat, memudahkan penemuan kernbali arsip manakala diperlukan. Sedangkan JRA adalah pedoman yang digunakan untuk menyusutkan arsip. Penyusutan arsip menyangkut pekerjaan pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna primer (hukum, fiskal, administratif, keilmuan), maupun nilai guna sekunder. Permusnahan dilakukan dengan mengikuti kententuan retensi (masa simpan) atas dasar nilai kegunaannya dan dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi Arsip (IRA) yang berupa daftar yang berisi jenis/seri arsip, beserta jangka waktu penyimpanannya, dimana JRA dipakai sebagai pedoman untuk penyusutan arsip. Penyusutan arsip dapat juga dilakukan dengan cara menyerahkan arsip yang bernilai guna sekunder (tidak bernilai primer lagi) ke badan yang berwenang yaitu Arsip Nasional Rl (ANRI) (lihat PP.No. 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip). Menurut PP 34 tahun 1979, penyusutan arsip instansi/badan pemerintah mencakup tiga kegiatan yaitu pemindahan, pemusnahan dan penyerahan. Pemindahan arsip maksudnya adalah memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan (reccord center) berdasarkan jadwal retensi arsip secara teratur dan tetap, yang pelaksanaannya diatur oleh masingmasing lembaga atau instansi yang bersangkutan. Misalnya, USU memiliki unit kearsipan (record center) tersendiri, sehingga masing-masing Fakultas, Lembaga, UPT, dsb., akan menyerahkan arsip inaktif yang dimiliki ke unit kearsipan tersebut sesuai jadwal retensi yang ditentukan. Penyusutan arsip perusahaan atau lembaga swasta, yayasan, dsb. Disusutkan berdasarkan UU. No.8 tahun 1997 tentang dokumen perusahaan. Inti dari penyusutan dokumen perusahaan adalah sama dengan penyusutan arsip instansi/badan pemerintah. Arsip inaktif yang diserahkan ke Depo Arsip seperti, Perpustakaan dan Depo Arsip kota, Perpustakaan dan Depo Arsip provinsi, atau ANRI, statusnya akan berubah menjadi arsip statis (archives) dan disimpan secara permanen untuk perlindungan, karena arsip tersebut memiliki nilai informasi, historis, ilmiah, dan pembuktian (hukum, fakta sejarah, dsb.) Pelaksanaan pemusnahan dan ataupun penyerahan arsip harus dilakukan dengan menggunakan berita acara. 1.5. Penyimpanan Arsip Pengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai sejak suatu surat (naskah, warkat) dibuat atau diterima oleh suatu kantor atau organisasi sampai kemudian ditetapkan untuk disimpan, selanjutnya disusutkan (retensi) dan atau dimusnahkan. Oleh karena itu, di
dalam kearsipan terkandung unsur-unsur kegiatan penerimaan, penyimpanan, temu balik, dan penyusutan arsip. Arsip disimpan karena mempunyai nilai atau kegunaan tertentu (lihat uraian di atas). Oleh karena itu, hal yang perlu diperhatikan dalam hal ini ialah bagaimana prosedurnya, bagaimana cara penyimpanan yang baik, cepat, dan tepat, sehingga mudah atau ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan, serta langkah- langkah apa yang perlu diikuti/dipedomani dalam penyimpanan arsip tersebut. Untuk menyelenggarakan penyimpanan arsip secara aman, awet, efisien dan luwes (fleksibel) perlu ditetapkan asas penyimpanan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi masing-masing kantor/instansi yang bersangkutan. Dalam penyelenggaraan penyimpanan arsip dikenal 3 (tiga) macam asas yaitu asas sentralisasi, asas disentralisasi, dan asas campuran atau kombinasi. Penyimpanan arsip dengan menganut asas sentralisasi adalah penyimpanan Arsip yang dipusatkan (central filing) pada unit tertentu. Dengan demikian, penyimpanan arsip dari seluruh unit yang acta dalam satu instansi/kantor dipusatkan pada satu tempat/unit tertentu. Sebaliknya, penyelenggaran penyimpanan arsip dengan asas desentralisasi adalah dengan memberikan kewenangan penyimpanan arsip secara mandiri. Dalam hal yang demikian, masing-masing unit satuan kerja bertugas menyelenggarakan penyimpanan arsipnya. Sedangkan asas campuran, merupakan kombinasi antara desentralisasi dengan sentralisasi. Dalam asas campuran tiap-tiap unit satuan kerja dimungkinkan menyelenggarakan penyimpanan arsip untuk spesifikasi tersendiri, sedangkan penyimpanan arsip dengan spesifikasi tertentu disentralisasikan. Penyimpan arsip yang diartikan dalam uraian ini adalah suatu kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis, yang penempatannya secara actual menerapkan suatu sistem tertentu, yang biasa disebut sistem penempatan arsip secara aktual. Kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis tersebut popular dengan sebutan “filingSystem". Para ahli kearsipan kelihatannya sepakat untuk menyatakan bahwa filling system yang digunakan atau dipakai untuk kegiatan penyimpanan arsip terdiri dari: (a) Sistem Abjad, (b) Sistem angka/nomor (numerik), (c) Sistem Wilayah, (d) Sistem subyek, dan (e) Sistem Urutan Waktu (kronologis). Disamping kelima sistem di atas, banyak arganisasi atau instansi yang menerapkan sistem kombinasi. 1.6. Peralatan Kearsipan Peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya sebahagian besar sama dengan alat-alat yang dipergunakan dalam bidang ketatausahaan pada umumnya, Peralatan yang dipergunakan terutama untuk penyimpanan arsip, minimal terdiri dari: (a) Map, yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk menyimpan arsip. Jenisnya terdiri dari map biasa yang sering disebut stopmap folio, Stopmap bertali (portapel), map jepitan (snelhechter), map tebal yang lebih dikenal dengan sebutan ordner atau brieforner. Penyimpanan ordner lebih baik di rak atau lemari, bukan di dalam filing cabinet dan posisi penempatannya bias tegak. Sedangkan Stopmap folio dan snelhechter penyimpanannya dalam posisi mendatar, atau tergantung
(bila yang dipakai snelhechter gantung) di dalam filing cabinet, sedangkan portapel sebaiknya disimpan dalam almari karena dapat memuat banyak lembaran arsip. (b) Folder, merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu kelompok arsip di dalam filing cabinet. Bentuk folder mirip seperti stopmap folio, tetapi tidak dilengkapi daun penutup, atau mirip seperti snelhechter tetapi tidak dilengkapii dengan jepitan. Biasanya folder dilengkapi dengan tab, yaitu bagian yang menonjoll dari folder yang berfungsi untuk menempatkan kode-kode, atau indeks yang menunjukkan isi folder yang bersangkutan. (c) Guide, adalah lembaran kertas tebal tau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari dua bagian, yaitu tab guide yang berguna untuk mencantumkan kodekode, tanda-tanda atau indeks klasifikasi (pengelompokan) dan badan guide itu sendiri.Jumlah guide yang diperlukan dalam sistem filing adalah sebanyak pembagian pengelompokan arsip menurut subyeknya. Misalnya guide pertama untuk menempatkan tajuk (heading) subyek utama (main subyek), guide kedua untuk menempatkan sub-subyek, guide ketiga untuk yang lebih khusus lagi, demikian seterusnya. (d) Filing Cabinet (file cabinet), adalah perabot kantor berbentuk persegi empat panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Filing cabinet mempunyai sejumlah laci y ang memiiki gawang untuk tempat rnenyangkutkan folder gantung (bila arsip ditampung dalam folder gantung). Filing cabinet terdiri berbagai jenis, ada yang berlaci tunggal, berlacii ganda, horizontal plan file cabinet, drawer type filing cabinet, lateral filing cabinet, dsb. (e) Almari Arsip, adalah almari yang khusus digunakan untuk menyimpan arsip. Bentuk dan jenisnya bervasi, namun berkas atau arsip yang disimpan dalam almari arsip sebaiknya disusun/ditata secara vertical lateral (vertikal berderet kesamping), sehingga susunan arsip di dalam almari arsip sama dengan susunan arsip yang disusun ditata di dalam rak arsip. (f) Berkas Kotak (Box file), adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai arsip (warkat). Setiap berkas kotak sebaiknya dipergunakan untuk menyimpan arsip yang sejenis, atau yang berisi hal-hal yang sama. Selanjutnya berkas kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip, disusun secara vertikal (vertikal berderet ke samping). (g) Rak Arsip, adalah sejenis almari tak berpintu, yang merupakan tempat untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Arsip ditempatkan dirak susun secara vertikal lateral yang dimulai selalu dari posisi kiri paling atas menuju kekanan, dan seterusnya kebawah. (h) Rotary Filling, adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip (terutama berupa kartu). (i) Cardex (Card Index) Cardex adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang berupa kartu dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Kartukartu yang akan disipan disebelah atas kartu diberi kode agar lebih mudah dilihat. (j) File yang dapat dilihat (Visible reference record file) Visible reference record file adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip yang bentuknya berupa leflet, brosur, dan sebagainya. 1.7. Penemuan Kembali Arsip. Keberhasilan pelaksanaan manajemen arsip dinamis atau arsip aktif, akan nampak
dengan jelas, bilamana semua bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali, dan mudah pula dikembalikan ke tempat semula. Karena, penemuan atau pencarian dokumen merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang bertujuan untuk menemukan kembali arsip, karena akan dipergunakan dalam proses penyelengaraan administrasi. Menemukan kembali, juga berarti memastikan dimana suatu arsip yang akan dipergunakan itu disimpan, dalam kelompok berkas apa arsip i tu berada, disusun menurut sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya. Menemukan kembali arsip, tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip dalam bentuk fisiknya, akan tetapi juga menemukan informasi yang terkandung di dalamnya. Oleh karena itu, penemuan kembali ini sangat berhubungan dengan keakuratan sistem pemberkasan atau penyimpanannya. Kegiatan penemuan kembali merupakan barometer efisiensinya penyajian informasi kearsipan. Siklus penemuan kembali arsip yang di betuhkan (retrieval/finding cyclus), dan siklus penempatan kembali (filing cyclus) merupakan prosedur yang memerlukan penanganan tersendiri. Salah satu hal penting yang sering diabaikan dalam penemuan kembali arsip ialah, tidak melakukan pencatatan dalam transaksi peminjaman. Kita sering mengambil arsip tanpa melatui bukti tertulis, atau hanya meminjam lisan saja, bahkan mungkin menggunakannya tanpa seijin petugas, karena merasa sesame teman kantor. Akibatnya, bila kita lupa mengembalikannya, maka arsip itu bias hilang atau tercecer disembarang tempat. Oleh karena itu, bila kita meminjam arsip sebaiknya mempergunakan surat pinjam atau kartu permintaan pinjam melalui petugas yang menanganinya. Untuk menghindari hal itu, maka perlu dibuat lembar/ kartu pinjam arsip. Setelah peminjam mengisi lembar peminjaman, maka perlu dipertanyakan apakah peminjam boleh langsung melakukan akses ke laci filling cabinet atau ke almari arsip?. Sebelum menjawab pertanyaan itu, perlu disampaikan bahwa ada 2 (dua) sistem layanan yaitu: (a) layanan terbuka (opened access) yaitu pengguna diperbolehkan langsung mengambil dokumen yang diingininya dari tempatnya (rak, laci, folder, dsb.), (b) layanan tertutup (closed access), yaitu pengguna tidak diperbolehkan mengambil sendiri dokumen yang diinginkannya dari tempatnya melainkan harus melalui petugas. Biasanya untuk arsip, sistem yang dipakai ialah sistem layanan tertutup. 1.8. Pemeliharaan Arsip Dalam penjelasan umum UU No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan dinyatakan bahwa untuk kepentingan pertanggungjawaban nasional kepada generasi yang akan datang, perlu diselamatkan bahan-bahan bukti yang nyata benar, serta lengkap mengenai kehidupan dan penyelenggaraan pemerintahan negara baik masa lampau, masa sekarang dan masa yang akan datang. Penyelamatan bahan-bahan bukti tersebut merupakan masalah yang menjadi bidang kearsipan dalam arti yang luas. Pemeliharaan arsip mencakup usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan. Kerusakan atau kemusnahan arsip bisa datang dari arsip itu sendiri, maupun disebahkan oleh serangan-serangan dari luar arsip. Sedangkan, pengamanan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk meniaga arsip-arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan akibat penggunaan. Usaha pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah, dan mengambil. langkahlangkah, tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip beserta informasinya (isinya).
Pengamanan arsip dari segi fisiknya dapat dilakukan dengan cara restorasi dan laminasi. Restorasi arsip adalah memperbaiki arsip-arsip yang sudah rusak, atau yang sulit digunakan, agar dapat dipergunakan clan dapat d isimpan kembali. Sedangkan, laminasi adalah menutup kertas arsip diantara 2 (dua) lemari plastik, sehingga arsip terlindung dan aman dari bahaya kena air, udara lembab dan serangan serangga. Dengan cara itu, arsip akan tahan lebih lama untuk disimpan. Sedangkan pengamanan atau upaya menyelamatkan informasi yang terkandung dalam arsip (isi) dapat dilakukan dengan mengalih mediakan ke dalam bentuk media lain, seperti pada micro film, fich, dan ke media digital. BAB II KEBERADAAN KEARSIPAN DALAM MANAJEMEN MODERN Untuk memanfaatkan kreatifitas masyarakat dalam pembangunan dengan sendirinya memerlukan penanganan dan pengendalian potensi dengan baik. Arti praktis penanganan tersebut di atas telah dikemukakan oleh Bapak Presiden dalam amanatnya pada pengumuman dan penjelasan pembentukan Kabinet Pembangunan VI tanggal 17 Maret 1993, bahwa dalam pelaksanaan pembangunan hendaknya di terapkan manajemen modern. Ada tiga fungsi pokok yang dikemukakan dalam manajemen modern. Pertama perencanaan yang matang, kedua pelaksanaan yang tepat dan ketiga pengawasan yang ketat. 2.1 Fungsi dan Tujuan Pokok kearsipan Nasional Untuk memahami lebih mendalam keberadaan arsip dalam manajemen modern dapat kita pahami pasal 2 dan pasal 3 undang-undang nomr 7 tahun 1971 tentang ketentuanketentuan pokok kearsipan sebagai berikut : Pasal 2 Fungsi arsip membedakan : · Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. · Arsip statis yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Pasal 3 Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan pertanggungjawaban bagi kegiatan pemerintah. Beberapa unsur penting antara lain : · Perencanaan, · Pelaksanaan/penyelenggaraan, · Pertanggungjawaban. Perencanaan : Arsip sebagai sumber informasi dapat memberikan/menyediakan data antara lain :
· Data yang bersifat umum, Meliputi data yang bersifat kebijaksanaan dan peraturan serta keputusan. · Data yang bersifat khusus, Meliputi keberhasilan dan ketidakberhasilan serta kendala dan solusinya. Pelaksanaan/Penyelenggaraan : Suatu perencanaan kegiatan adalah suatu pelaksanaan yang senantiasa taat dan disiplin pada ketentuan yang ada. Dalam pelaksanaan kegiatan ini memperlihatkan sebagai penunjang keputusan yang dilakukan sehingga hasilnya akan memenuhi sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya. Memanfaatkan/menggerakkan arsip tergantung pada dua faktor utama yaitu : a. Sikap setiap pimpinan terhadap fungsi arsip d alam manajemen baik di bidang perusahaan maupun di bidang pemerintah. Sikap pemimpin yang tidak peduli terhadap kearsipan, akan mengakibatkan organisasi/instansi yang dipimpinnya kehilangan untuk mencapai keberhasilan yang maksimal. b. Faktor yang kedua adalah hal yang mempengaruhi akan aktivitas-aktivitas, yaitu luasnya tanggungjawab/fungsi yang diemban oleh organisasi/instansi yang bersangkutan. Dalam pelaksanaan kegiatan perlu dilakukan proses pengkajian secara kritis bagian bagian atau komponen kegiatan/pekerjaan. Salah satu metoda yang dipergunakan untuk mendapatkan data analisis pekerjaan adalah dengan mengadakan suatu observasi. Pertanggungjawaban : Kata pertanggungjawaban mengandung arti bahwa keberadaan teknologi sistem informasi kearsipan,secara konsisten berada di jajaran terdepan berperan sebagai alat pengawasan dan pengendalian. 2.2 Hubungan Kearsipan Dengan Ilmu-Ilmu Yang Lain Kearsipan sangat erat hubungannya dengan disiplin ilmu di antaranya : 1. Ilmu Administrasi Mempelajari kearsipan tidak dapat kita lepaskan dengan mempelajari dan mendalami ilmu administrasi dimana kearsipan itu sendiri melekat dan terkandung di dalamnya. Dalam abad modern ini tidak ada satu hal yamg lebih penting dari pada administrasi, demikian pula administrasi tanpa records management akan sia-sia dan kearsipan tanpa manajemen yang baik akan statis. Dalam proses administrasi, kearsipan bukan merupakan fenomena masyarakat yang baru, karena arsip itu sendiri diciptakan oleh masyarakat untuk masyarakat sehingga tujuan kearsipan tidak terlepas dari tujuan masyarakat. 2. Ilmu Ekonomi Ilmu ekonomi berkenaan dengan upaya apa supaya kemakmuran dapat tercapai, baik kemakmuran bagi masyarakat maupun perorangan, dan bagaimana pula bahwa kemakmuran yang dicapai dapat terwujud dalam keadilan sebagaimana diamanatkan oleh pancasila. Ilmu kearsipan membantu ekonomi dalam hal menggarap dan mengolah informasi yang
pada akhirnya akan memberikan corak kepada stabilitas perekonomian dengan perubahan-perubahan yang dinamis dan tidak terlalu membutuhkan biaya yang terlalu tinggi. 3. Ilmu Politik Ilmu politik merupakan suatu ilmu yang mempelajari seluk-beluk pemerintahan yang berorientasi kepada kegiatan administrasi pemerintahan. untuk menelaah semua faktorfaktor yang mempengaruhi keputusan-keputusan yang bersifat politik dan administrasi, ilmu kearsipan dalam konsep dan pola pikir memberi warna kepada setiap keputusan dan kebijaksanaan yang ditentukan. 4. Ilmu Informasi Ilmu informasi adalah ilmu yang mempelajari perilaku, struktur, dinamika, transfer informasi. Informasi merupakan pengetahuan dalam bentuk fakta atau pendapat yang mungkin diterima oleh seseorang atau oleh banyak orang. Informasi sebagai suatu kesatuan konsep, kesatuan intelektual, yang diterima, sebagai suatu kesatuan pikiran pada hakekatnya adalah stimulasi yang dipahami melalui indra yang dimiliki dari seseorang. 5. Ilmu Sejarah Arsip berperan sebagai ”sumber sejarah” yang memberikan pengalaman di waktu lampau, memberi arti apa yang dikerjakan sekarang dan bagaimana rencana yang akan datang. Ilmu sejarah mencatat dan mengumpulkan segala kejadian-kejadian yang penting dimasa lampau. Tanpa adanya ingatan yang kuat akan kejadian-kejadian dimasa lampau kita tidak akan mengetahui sejarah, dan arsiplah sebagai pusat ingatan (central memory) dan sebagai sumber sejarah. BAB III PRINSIP-PRINSIP DASAR KEARSIPAN Prinsip dasar kearsipan meliputi antara lain : · Prinsip dasar pertama yaitu bahwa arsip diciptakan oleh masyarakat dan untuk masyarakat sehingga tujuan kearsipan tidak terlepas dari tujuan masyarakat. · Prinsip dasar yang kedua adalah perlindungan dan penyelamatan arsip, yaitu mengatur tatalaksana penyelamatan dan perlindungan arsip, di Indonesia aturan ini dirumuskan dalam Bab IV pasal 9 dan pasal 10 Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. Dalam pasal-pasal tersebut dirumuskan bahwa pengumpulan, pemeliharaan dan penyelamatan arsip adalah merupakan kewajiban setiap lembaga dan badan pemerintahan. · Prinsip dasar yang ketiga adalah kearsipan dan arsip itu sendiri sebagai catatancatatan/naskah-naskah.. Arsip sebagai pusat ingatan memberikan dorongan untuk menciptakan gagasan-gagasan rencana-rencana baru baik mengenai kegiatan-kegiatan spiritual maupun kegiatan-kegiatan duniawi. · Prinsip dasar yang keempat adalah arsip sebagai lembaga tempat penyimpanan naskahnaskah pemerintahan dan naskah-naskah bersejarah. · Prinsip dasar yang kelima; Arsip sebagai fungsi organik : Kearsipan sebagai fungsi organik, atau dengan kata lain arsip merupakan kegiatan organik, hal ini merupakan
fakta sejarah kearsipan yang menunjukan keberadaan arsip dlam pengertian arsip konvensional, identik dengan keberadaan tulisan sebagai rekaman informasi pelaksanaan administrasi. · Prinsip dasar yang keenam adalah arsip sebagai perwujudan ide dan gagasan manusia. Ide, gagasan, pikiran, naluri, penalaran atau dengan kata lain cipta, rasa, karsa, dan karya merupakan media yang dapat menghasilkan budaya sebagai karya manusia. Namun dari semua itu terdapat titik persamaan yaitu bahwa kebudayan merupakan karya manusia (Manmande), hasil produk kehidupan manusia dan alat penciptanya dalah manusia. · Prinsip dasar yang ketujuh adalah arsip lebih sekedar informasi baik dalam bentuk fakta maupun detail, arsip sebagai informasi yang merupakan susunan konsep dalam bentuk fakta dan citra yang dapat diterima oleh seseorang atau banyak orang untuk dimanfaatkan sebagai bahan perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian suatu kegiatan. · Prinsip dasar yang kedelapan adalah arsip sebagai cermin kehidupan, seandainya terjadi kasus baik kasus yang dilakukan oleh orang lain maupun kasus yang dilakukan oleh diri kita sendiri, dimana kasus tersebut patut disesali, maka secara spontan terlontarlah kata-kata ”supaya dijadikan cermin” atau ”cukup menjadi cermin bagi saya” dan sebagainya. · Prinsip dasar yang kesembilan adalah arsip sebagai suatu kesatuan yang utuh dan mandiri, media apapun yang dipergunakn untuk merekam informasi tidak menjadi masalah dan tidak akan dan/atau merubah isi/materi informasi itu sendiri. Dengan demikian media apapun yang dipergunakan, baik media cetak maupun media elektronik, arsip harus: v Tetap lengkap dan dapat dipercaya. v Tetap menyeluruh dan tidak dapat dibagi-bagi. v Bagian-bagian yang berada dalam arsip senantiasa saling menjelaskan. v Bagian-bagian dalam setiap arsip merupakan hubungan yang rasional dan merupakan suatu kesatuan yang utuh. · Prinsip dasar yang kesepuluh adalah arsip mewakili ingatan manusia. memori yang terkandung dalam arsip nilainya lebih tinggi atau lebih kuat dari ingatan seseorang atau sekelompok orang. · Prinsip dasar yang kesebelas adalah arsip senantiasa tetap dan dapat dipercaya : arsip akan selalu larut dan mengikuti kontinuitas pertumbuhan Badan dan Lembaga Pemerintahan (public sector), Badan dan Lembaga Swasta (private sector). · Prinsip dasar yang keduabelas adalah arsip merupakan kebudayaan dan peradatan. dalam segala dimensi arsip adalah sebagai akar budaya dan peradaban manusia, karena ia lahir dari segala aktivitas segala kegiatan. · Prinsip dasar ketiga belas adalah arsip sebagai bukti apa yang menjadi gagasan dan apa yang diputuskan. segala apa yang dipikirkan, segala angan-angan, segala yang dikerjakan dan didiskusikan serta ditetapkan kenyataannya berbukti dalam wujud arsip. · Prinsip dasar keempat belas adalah arsip sebagai ekspresi pengetahuan dan pengalaman : arsip mengandung informasi tentang pikiran-pikiran, benda-benda dan ide-ide serta gagasan dalam jumlah yang tidak terbatas.
· Prinsip kelima belas adalah arsip sebagai suatu bahan dan arsip sebagai suatu lembaga yang spesifik. arsip sebagai suatu bahan yang spesifik adalah karena terbentuk dalam suatu proses kegiatan atau sutau transaksi yang hasilnya diperuntukan untuk ”rujukan” dan sebagai sumber asli untuk bukti pertanggungjawaban dan sumber asli untuk kepentingan atau keperluan penelitian. · Prinsip dasar keenam belas adalah arsip disajikan untuk setiap pemakai jasa arsip tertentu. tidak seperti halnya perpustakaan bahwa bahan pustaka terbuka bagi siapa saja sesuai dengan jenis perpustakaan itu sendiri, tetapi arsip hanya diperuntukan bagi pemakai jasa informasi arsip yang dianggap berhak sesuai dengan peraturan perundangundangan yang berlaku. BAB IV PENGELOLAAN ARSIP Pengelolaan arsip ada dua, antara lain : · Arsip dinamis · Arsip statis 4.1 Arsip Dinamis Arsip Dinamis adalah arsip yang dianggap masih memiliki guna penujang dalam pelaksanaan proses administrasi sehari-hari pada lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintahan dimana arsip diciptakan dan diterima dalam proses kearsipan, di tiap lembaga dan badan pemerintah kita mengenal unit pengolah dan uni t kearsipan. Unit pengolah adalah unit kerja atau staf yang bertugas melakukan pengolahan/memproses penciptaan arsip. Unit kearsipan adalah unit kerja baik struktural maupun fungsional melaksanakan penyimpanan, pengendalian dan pemeliharaan arsip sesuai dengan sistem organisasi penyimpanan yang diterapkan di lembaga dan badan serta instansinya yang bersangkutan. Arsip dinamis pada prinsipnya terbentuk secara organis, sehingga mengandung kerahasiaan yang bersifat tertutup dan oleh karenanya tidak boleh diketahui oleh siapa pun termasuk kode, nomor, perihal dan isi serta disposisinya selain/kecuali ”untuk kepentingan dinas”. Arsip dinamis terdiri dari dua, yaitu : · Arsip dinamis aktif · Arsip dinamis inaktif 4.1.1 Arsip dinamis aktif Arsip ini berada dan berfungsi di unit pengolah yang pada umumnya memiliki nilai simpan satu sampai dengan dua tahun atau sesuai dengan jadwal retensi yang berlaku. 4.1.2 Arsip dinamis inaktif Arsip ini berada pada fase ketiga yang oleh unit pengolah dirasakan atau dinilai sudah kurang atau jarang/tidak diperlukan lagi dalam menunjang proses administrasi seharihari, walaupun mungkin masih diperlukan tetapi frekuaensinya sangat rendah. 4.2 Arsip Statis
Arsip Statis adalah arsip yang dianggap sudah tidak berguna lagi dalam menunjang proses administrasi sehari-hari pada lembaga negara dan badan-badan pemerintah, sehingga dilihat dari segi kehidupan kebangsaan sangat bernilai. BAB V PROSES KEGIATAN KEARSIPAN 5.1 Klasifikasi Pengklasifikasian pada kearsipan berdasarkan atas dua parameter, yaitu: a. Secara umum Suatu cara yang sistematis untuk menggolongkan arsip-arsip/ bahan berdasarkan subjek/bentuknya. b. Secara detail Merupakan pengelompokan / penggolongan atas persamaan-persamaan atau atas dasar perbedaan-perbedaan yang ada atau bisa pula dikelompokan berdasarkan kronologis kegiatan. Setelah diklasifikasikan, arsip disimpan disuatu tempat arsip yang baik disimpan dalam bentuk yang asli. Dua hal penting yang harus diperhatikan dalam mengklasifikasikan : a. Memfile dengan baik, meliputi proses menyusun, mengatur, dan mengelompokkan. b. Mengklasir dengan benar, yaitu harus logis, rasional, dan aktual. 5.1.1 Cara/macam mengklasifikasikan arsip Ada beberapa macam cara yang dapat digunakan dalam pengklasifikasian, yaitu: a. DDC : Decimal Dewers Clasification b. UDC : Universal Decimal Clasification a. 0 = umum b. 1 = agama/religi c. 2 = filsafat d. 3 = pengrtahuan sosial e. 4 = bahasa f. 5 = ilmu murni g. 6 = ilmu praktis/teknik h. 7 = seni/kerajinan i. 8 = kesusastraan
j. 9 = ilmu bumi c. LC : Library Clasification Selain mrnggunakan abjad digunakan dengan decimal. d. Regional Clasification e. Caubach : A-Z (system kartu), A-K, L-Z (surat-surat yang lain) a) A = Umum b) B = Personalia c) C = Keuangan d) D = Devisa e) E = MPR/DPR f) F = Surat-surat menteri g) G = Surat rahasia h) H = Surat perniagaan i) I = Surat tata usaha j) J = Surat pendidikan k) K = Surat dokumentasi 5.2. Coding 5.2.1 Pengertian Coding Coding merupakan suatu proses memberikan kode yang dilakukan seorang juru indeks (indekser) dengan maksud untuk mempercepat pemsortiran dan file arsip dengan cara memberikan kode. Contoh : - kepegawaian → B - keuangan → C Macam-macam kode a. Berupa huruf § tunggal : A-Z § gabungan : AB, AC, AD § singkatan : Litbang, kesra b. Berupa angka · nomor urut : 1-100
· kelemahan : - sulit diingat · sulit ditemukan · bisa terjadi data kembar · satuan angka : akan menentukan subjek · contoh : 001, 010, 1000 · desimal : 10,1 , 100,1 , 200,2 c. Gabungan huruf dengan angka · huruf → menunjukan heading · desimal → menunjukan man subjek/subsubjek 5.2.2 Syarat membuat kode Ø Singkat dan jelas Ø Mudah dipahami Ø Sederhana Ø Mudah dibaca dan ditulis Ø Satuan angkanya harus bulat 5.3. Indeks 5.3.1 Pengertian indeks Setelah bahan-bahan arsip (dokumen) diklasifikasikan maka untuk menentukan lokasi penyimpanan dan memudahkan penemuan kembali file yang bersangkutan perlu diberikan tanda-tanda pengenal atau ciri-ciri tertentu. Maksudnya diwujudkan dengan kode tertentu berupa huruf, angka, atau gabungan huruf dan angka. Pekerjaan menentukan tanda pengenal bagi bahan-bahan arsip (dokumen) ini dikenal dengan memberikan indeks (indexing). Drs. The Liang Gie menyatakan mengindeks adalah: ”Suatu daftar perincian yang disusun menurut urutan abjad untuk menjadi kunci petunjuk terhadap serangkaian nama-nama orang, nama-nama organisasi, nama-nama tempat ataupun judul-judul pokok yang didaftar untuk keperluan penyimpanan warkat warkat atau untuk menunjukan bagian-bagian dalam suatu buku pelajaran dimana halhal tersebut diuraikan. 13)”. Drs. Sabarman dalam ceramahnya tanggal 7 desember ’77 yang diselenggarakan Perum Telekomunikasi, menyatakan sebagai berikut : a. Alat untuk menunjuk, menentukan keterangan isi masalah, perihal suatu dokumen atau sekelompok dokumen. b. Sebagai kegiatan, ialah membuat, membentuk petunjuk-petunjuk keterangan isi masalah perihal di dalam satu atau sekelompok dokumen serta menyusunnya secara sistematis.” 14)
Jadi indexing (mengindeks) ialah cara untuk menentukan atau menentukan ciri atau tanda-tanda bagi sesutu dokumen. Tanda petunjuk dan tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui susunan dokumen tertentu yang harus dimasukkan d alam file. Tanda untuk memudahkan mengetahui suatu dokumen dapat diketemukan bila diperlukan didalam file. 5.3.2 Peraturan indexing (indexing rule). Indexing adalah membuat daftar rincian dengan membuat tanda pengenal bagi bahan bahan arsip atau dokumen yang hendak diarsipkan. Inti mengindekxing adalah ”mencari caption” (kata petunjuk). Ketentuan mengindeks antara lain : a. Nama orang terdiri dari satu kata, di indeks seperti aslinya : Yugi - Yugi b. Nama yang terdiri lebih dari satu kata, diindeks dengan nama belakang dahulu: Yugi Mansyur - Mansyur, Yugi c. Nama yang menggunakan kata sandang (prefix) pada nama keluarga (nama akhir), penulisan aslinya dapat bermacam-macam cara : Yugi Mansyur Syah - Mansyur Syah, Yugi d. Nama Wanita : Wanita yang belum menikah : Elin Hawa Melinda - Melinda, Elin Hawa Wanita yang telah menikah ditulis dengan nama suaminya. Rinrin Rinawati - Rinawati, Rinrin (Baim) nama suaminya Baim e. Gelar Bangsawan R.A Kartini - Kartini, R.A f. Gelar Kesarjanaan Ditulis di belakang nama dan di dalam kurung, apabila gelarnya lebih dari satu, penulisannya di dalam kurung disusun secara abjad : Dr. Hj. Rinrin Rinawati, S.H - Rinawati, Hj. Rinrin (Dr. S.H.) g. Lembaga/Organisasi - Departemen tenaga kerja dan transmigrasi - Tenaga kerja, dan transmigrasi, departemen h. Nama tempat :
Terminal Guntur - Guntur Terminal 5.4 Filling system 5.4.1 Pengertian Filling System Berasal dari kata file (Inggris)/Filum (Yunani) yang berarti ikatan. Menurut Prayudi file bukan hanya berupa tempat/ikatan, tetapi juga bisa berupa kabinet dan tempat-tempat yang bisa dipergunakan untuk menyimpan dokumen. 5.4.2 Macam-macam Filling System a. Alphabetic System (berdasarkan abjad) Dikenal dengan nama “dictionary system/system kamus”. - Kelebihan : Tidak pernah merubah system - Kelemahan : Ø Arsip yang menyangkut subjek yang sama tetapi terletak pada tempat yang berbeda Ø Tulisan sering diucapkan berbeda Ø Huruf kembar akan sulit dibedakan dalam pengucapan, ex: F dan V Ø Angka harus di eja sesuai ucapannya b. Numerical System Sistem pendapatan arsip berdasarkan nomor urut. - Kelebihan : Ø Tingkat ketelitian lebih tinggi Ø Tanpa batas, sesuai dengan kebutuhan Ø Mudah dikerjakan/disusun Ø Kesalahan akan mudah di lihat Ø Dapat dipergunakan di semua bidang Ø Hubungan antara folder yang satu dengan yang lainnya akan terlihat jelas secara logis Ø Bersifat permanen, walaupun ada perubahan tempat, nama, dan lain-lain Ø Biasa digunakan untuk mengatakan waktu Ø Berlaku universal Ø Paling tepat untuk menyatakan waktu - Kekurangan : Ø Tidak bisa di temukan langsung dalam file
Ø Memerlukan indeks yang terpisah Ø Bila dideretkan, angka yang panjang akan mempermudah terjadinya kekeliruan Ø Memerlukan tanda-tanda yang lain Ø Perbedaan hubungan subordinasinya terlihat jelas c. Geographycal System Arsip di pilih berdasarkan wilayahnya masing-masing, contoh : pajak. Susunan pembagian wilayah harus disertai abjad. - Kelebihan : Ø Berbagi data arsip akan terkumpul di suatu tempat Ø Mulai di mengerti Ø Filling sistem sederhana, karena terpusat pada suatu tempat - kekurangan : Ø Cenderung terdapat nama yang sama Ø Dalam hal mengindeks, harus hafal betul tempat, nama, tingkatan, wilayah yang berbeda Ø Sangat memakan waktu dan tenaga d. Chronological System Sistem memfile berdasarkan waktu kejadian. Waktu memegang peranan penting, sangat berkaitan dengan perbankan (utang piutang). Di distribusikan barang dan lain-lain. - kelebihan : Ø Memberikan keterangan yang rill untuk penyelesaian masalah Ø Tidak memerlukan banyak indeks / cross reference Ø Pencarian arsip akan lebih terarah Ø Arsip atau data suatu kegiatan tidak terpisah-pisah - kelemahan : Ø Tidak bisa memisahkan hubungan antara subjek umum dan khusus Ø Harus membuat file umum dan khusus yang berhubungan dengan penyelesaian masalah Ø Harus memiliki aturan khusus dalam menatanya Ø Memerlukan indeks gabungan
e. Combine System Untuk menentukan mana dan apa subjek / tempatnya. Sistem ini harus memiliki submasalah, sub-sub masalah sistem ini merupakan gabungan dari sistem-sistem terdahulu. Sub-sub masalah terdiri dari : - Title primer ( berisi subjek-subjek masalah ) - Title sekunder ( berisi sub-masalah) - Title tertier ( terperinci, waktu dan tempat ) 5.5 Penyusutan dan Penghapusan 5.5.1 Tujuan Penyusutan dan Penghapusan Tujuan penyusutan dan penghapusan arsip karena jumlah atau volume dan potensi arsip dari hari ke hari bertahan agar arsip tidak terlalu menumpuk. Cara menyusutkan dengan cara melihat masa aktif dari arsip tersebut. Rentang kehidupan arsip (life spain of reward). a. Fase penciptaan, disajikan kepada orang dalam bentuk konsep-konsep atau bagian bagian. b. Fase pengurusan, arsip atau dokumen diarahkan untuk diproses lebih lanjut c. Fase referensi, arsip-arsip atau dokumen diklasir, diindeks, diatur cara pencarian arsipnya agar mudah ditemukan. d. Fase weeding, arsip dicari untuk di pilah kembali dari arsip-arsip yang banyak. Mana arsip yang aktif, in aktif dan statis. e. Fase statis, arsip yang sudah di weeding di seleksi kembali kelayakannya di pakai atau tidak. f. Fase terakhir atau fase nasional atau daerah, terjadi transfer arsip, arsip di pilih-pilih, mana arsip yang mempunyai nilai sejarah dan masukkan untuk arsip daerah atau nasional. 5.5.2 Cara pemusnahan arsip a. Dibakar b. Dicerca atau dirobek Sebelum memusnahkan arsip harus di buat berita acara pemusnahannya oleh petugas pemusnah dan harus ada saksi dari pemusnahan arsip tersebut. 5.5.3 Alasan penting arsip di susun dan di musnahkan - Agar file yang aktif bisa digunakan dengan baik agar tidak di kacaukan oleh arsip yang statis. - Agar pengontrolan arsip atau file yang sedang berjalan supaya efisien dalam hal feeling system dan menemukan arsip kembali. - Supaya tempat file aktif longgar, agar tidak mudah rusak.
- Menentukan arsip itu sendiri apakah di awetkan atau di musnahkan. 5.5.4 Kegunaan dari penyusutan dan penghapusan a. Untuk memilih dan memilah supaya tidak tercampurnya arsip-arsip y ang dinamis, aktif dan in aktif dan statis. b. Untuk memudahkan kembali arsip yang diperlukan. Untuk efisiensi baik dalam pegawaian, biaya, waktu, tempat dll. c. Untuk memantapkan jangka waktu arsip. d. Supaya adanya pemeliharaan bagi arsip yang sudah statis yang masih mempunyai nilai guna, yaitu di transfer menjadi arsip nasional atau daerah. 5.5.5 Transfer arsip Adalah pemilahan arsip yang tidak aktif lagi tapi mempunyai nilai guna menjadi bentuk lain. Macam-macam transfer arsip, yaitu : a. Transfer berkala a) One periode transfer, sistem pemindahan arsip secara keseluruhan dimana telah di tentukan waktunya. b) Two periode transfer, system pemindahan arsip dengan cara dua kali pemindahan yang biasanya. c) Maximum dan minimum suatu arsip itu jangka waktunya. b. Transfer tak berkala Pemindahan dari file aktif ke file aktif secara dalam jangka waktu tidak tetap. Potensi arsip adalah kegunaan arsip apakah punya nilai vital berguna atau tidak berguna. Potensi arsip dibagi 4 : a. Arsip vital Kelangsungan hidupnya harus selalu ada atau selalu dilenturkan b. Arsip penting Fungsinya membantu kelancaran pekerjaan c. Arsip berguna Memiliki nilai kegunaan sementara d. Arsip tidak berguna Sudah tidak digunakan 5.6 Pemeliharaan dan Perlindungan Cara menjaga arsip :
