Soal Latihan Uas Kearsipan

LATIHAN UJIAN AKHIR SEMESTER

MATAKULIAH: PENGANTAR KEARSIPAN KODE MK : PUST 2252 SKS

: 2 SKS

WAKTU

: 70 MENIT

Pilihlah satu jawaban yang paling tepat 1. Sistem Sistem penyi penyimpa mpanan nan rekod rekod sentral sentralisa isasi si sesuai sesuai untuk… untuk… a. Institusi sw swasta b. institusi pe pemerintah c. Or Organisasi be besar d. Organisasi kecil 2. Sistem Sistem penyim penyimpanan panan desentralisa desentralisasi si memberi memberikan kan kemuda kemudahan han yaitu… yaitu… a. Memudahkan dalam pengawasan c. SDM harus terampil b. Biayanya lebih murah d. diperlukan pangkalan daya elektronis . !enis" !enis"#en #enis is pusat pusat rekod rekod dianta diantaran ranya… ya… a. $usat rekod kombinasi c. $usat rekod sentralisasi b. $usat rekod desentralisasi d. $usat rekod komersial %. Salah satu keuntu keuntungan ngan sistem sistem kombin kombinasi asi dalam dalam penyimpa penyimpanan nan arsip arsip adalah… adalah… a. &rsip 'ital mudah diidenti(ikasi c. Sistem penyimpanan dan penelusuran seragam b. Mudah diingat d. Sesuai untuk pangkalan data elektronik ). *entra *entrall (ile (ile atau atau pusat pusat arsi arsipp adalah adalah temp tempat… at… a. $enciptaan arsip b. $enilaian arsip c. $engolahan arsip d. $enyimpanan arsip +. Berikut Berikut ini adalah adalah sarana sarana dalam pengen pengendalian dalian berkas,a berkas,arsip rsip dalam dalam penemuan penemuan kembali kembali arsiparsip- kecuali kecuali a. Indeks b. *ross re(erence c. /embar disposisi d. 0older . Berikut Berikut ini termasuk termasuk dalam dalam perangkat perangkat lunak,so(tw lunak,so(tware are dalam pemberka pemberkasan san arsip berdasark berdasarkan an sub#ek- kecuali  a. Indeks c. ickler (ile b. 3lasi(ikasi arsip d. 3ode 4. Suatu Suatu arsip yang dipin#am dipin#am satu berkas, berkas,satu satu (older(older- dalam dalam proses proses pemin#aman pemin#aman berkas berkas yang demikian demikian dipergunak dipergunakan an a. un#ung silang b . Ou t g u i d e c. Out side d. Out (older 5. Setiap Setiap organisasi organisasi perlu perlu memperhat memperhatikan ikan (aktor"(ak (aktor"(aktor tor dalam dalam proses proses temu kembalikembali- yaitu yaitu a. 3rite 3riteria ria kecepatan kecepatan-- kelengkapankelengkapan- e(isien e(isiensi si dan kecepatan kecepatan serta serta prosedur prosedur yg diperguna dipergunakan kan b. $rosedur yang akan dipergunakan- kecepatan dan kelengkapan c. 6(isiensi- kecepatan dan prosedur yang akan dipergunakan d. $rosedur yang akan dipergunakan- kecepatan dan kelengkapan 17. Sistem Sistem temu kembali kembali arsip arsip dalam dalam daur hidup hidup arsip dilakuka dilakukann pada tahap tahap apa8 a. $enyimpanan arsip dokumen c. 9encana melakukan penyusunan b. $engolahan rekod d. 9encana melakukan penilaian 11. :ang termasu termasukk arsip 'ital adalah a. Dinamis b. Statis c. Marketing dan keuangan d. Semua arsip 12. Salah satu program program arsip 'ital 'ital adalah a. $emberian tempat khusus b. Dispersal c. Duplikasi d. Semuanya benar 1. $ada tahap tahap pemuli pemulihan han bila kertas kertas basah… basah… a. Dikeringlan dengan cara dianginkan dan digantung c.idak perlu diangkat b. Distrika d. Di#emur 1%. &rsip &rsip 'ital 'ital adalah adalah arsip arsip a. $enting dan berguna c. idak diperlukan b. Digunakan untuk men#alankan (ungsi dan kegiatan operasional d. :ang tercipta 1). $ada tahap tahap preparadn preparadness ess dilakukan dilakukan kegiatan kegiatan a. $erlindungan dari bencana c. perbaikan arsip b. Mengumpulkan in in(ormasi da dan me membuat pe perencanaan d. pe pengaturan te temperature ru ruang 1+. Metada Metadata ta adalah adalah a. Suatu cara penciptaan rekod c. alat bantu dalam temu kembali rekod b. Data tentang data d. system penyimpanan rekod 1. Berikut Berikut ini adalah adalah bagian bagian dari metadat metadataa kecuali a. 3onteks b. Isi c.Struktur d. so(tware 14. Di bawah bawah ini merupakan merupakan ruas ruas dari konteks konteks kecuali… kecuali… a. 9iwayat biogra(i b. 9iwayat &rsip c. ;ama pencipta d. 3ode klasi(ikasi. 15. u#uan u#uan metadata metadata adalah… adalah… a. Memudahkan entri data c. mentrans(er data mentah karena memberikan arti untuk data tersebut b. Memudahkan pe penggunaan d. me memudahkan pe penciptaan ar arsip 27. Data karyawan karyawan termasuk termasuk rekod rekod elektroni elektronikk #enis a. *i * itra b. teks c. data d. gra(is 21. Berikut kriteria kriteria yang harus dimiliki dalam system kearsipan elektronik kecuali a. 9ekod harys otentik c. rekod harus mutakhir b. 9ekod harus komprehensi( d. rekod tidak dapat diubah

22. iga atribut dalam rekod elektronik adalah sebagai berikut a. content- structure- isi c. contearus ada attachmentnya b. >arus ditandatangani 1. 0ormulir pin#am arsip berkas sebaiknya disimpan dalam d. 0older arsip c. tickler (ile e. 0illing cabinet d. out sheet 2. Suatu proses kegiatan untuk mencari dan menemukan kembali (isik arsip melalui sistem dengan cara"cara tertentu disebut… a. Sistem b. &lat temu balik c.Sistem temu balik d. $rosedur . u#uan pengelolaan arsip adalah… a. Mengatur dan memberi kepada pengguna c. agar tersimpan rapi b. Mengatur dan mengorganisasi arsip agar mudah diketemukan kembali d. arsip disimpan di almari %. Skema tata ker#a kearsipan merupakan a. ata ker#a yang umum dalam mana#emen kearsipan c. pengelolaan arsip di unit kearsipan b. 3omponen seleksi d. tata ker#a kearsipan dan pengelolaan arsip ). ahap"tahap dalam system in(ormasi meliputi.. a. Output dan input c. input- proses b. $roses dan output d. input- proses- output +. $enerimaan arsip dikenal dengan istilah a. Sur'ey rekod c. 9etensi arsip b. &ccessioning d. in house archi'es . $roses dimana arsip ditambahkan ke koleksi dengan penerimaan bahan seperti sumbangan- trans(erm beli atau hibah disebut… a. &kuisisi c. sur'ey b. &ssessioning d. 9etensi 4. Dibawah ini merupakan kegiatan yang tercakup dalam penerimaan- kecuali a. $ersiapan ker#a di lapangan c. analisis rekod (isik dan isi b. $emindahan administrasi(- legal dan (isik d. Sur'ey rekod 5. 0ormulir pin#am berakas,arsip sebaiknya disimpan pada a. Out sheet c. tickler (ile b. ?ng 0older d. (illing cabinet %7. $engguna arsip yang langsung dapat mengakses ke (isik arsip diinginkan tanpa melalui petugas,sta( disebut a. System terbuka c. system terbuka dan tertutup b. System tertutup d. system semi terbuka %1. Dalam melakukan pelayanan terhadap pengguna- setiap organisasi perlu membuat prosedur pelayanan yaitu… a. &danya batas pemin#aman- kelengkapan- tersedianya (orm penin#aman- adanya ketentuan akses b. &danya prosedur- cepat- tepat- e(isien c. ersedianya lembar pemin#aman- adanya prosedur d. &danya ketentuan akses- batas waktu %2. Di bawah ini adalah sarana pengendaian sebagai alat control pemin#aman arsip- kecuali a. 0ormulir- buku pemin#amanan c. (illing kabinet b. Out (older d. ickler (ile %. 3artu , lembar pemin#aman arsip biasanya terdiri dari berapa rangkap8 a.  b. 2 c. % e. 1

%%. /andasan hokum dalam penyusutan arsip yaitu a. $$ ;o. % ahun 155 c. ?? ;o.  ahun 151 b. ?? no. 4 tahun 155 d. ?? no. 27 $rps taun 15+1 %). 9etensi rekod adalah… a. $enciptaan rekod c. ;ilai guna rekod b. !angka simpan rekod d. penilaian rekod %+. $enyusutan rekod adalah a. $engurangan rekod c. $enilaian kegunaan arsip b. $roses perencanaan untuk mengurangi rekod d. $roses seleksi arsip %. ;ilai guna primer adalah a. ;ilai kegunaan untuk institusi lain c. ;ilai kegunaan untuk lembaga lain b. ;ilai kegunaan untuk orang lain d. nilai kegunaan untuk organisasi pencipta arsip %4. ;ilai guna skunder meliputi… a. ;ilai guna keuangan c. ;ilai guna hukum b. ;ilai in(ormasional b. nilai guna administrasi %5. $roses untuk memproleh arsip dari berbagai sumber dengan trans(er- sumbangan- penggantian atau pembelian dari lembaga lain disebut… a. &kuisisi rekod c. Sur'ey rekod b. Seleksi rekod d. &ppraisal )7. &da  cara penyusutan arsip- kecuali … a. Menyerahkan arsip statis ke &9;&S b. Memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna berdasarkan peraturan yang berlaku c. Memindahkan arsip dari unit ker#a ke unit kearsipan atau berkas akti( ke berkas inakti( d. Menilai kegunaan arsip )1. 6lemen penciptaan meliputi… a. Skema klasi(ikasi c. 0ormulir- laporan- surat b. System pemberkasan d. !adwal retensi rekod )2. $embuatan #adwal retensi rekod merypakan daur hidup pada tahap a. $enyimpanan c. penggunaan dan pemeliharaan b. $enciptaan d. penyusutan ). /ingkup mana#emen rekod meliputi… a. $erencanaan dan pendelgasian wewenang c. ahap penciptaan rekod b. 0ungsi man#emen se#ak rekod diciptakan sampai dimusnahkan d. tahap penyusutan )%. /ima 3arakteristik rekod adalah… a. ?mum- teru#i- keutuhan- asli- mudah digunakan b. ?mum- teru#i- mudah digunakan- otentik- asli c. ?mum- teru#i- dapat dipercaya- keutuhan- mudah digunakan d. Mudah digunakan- mudah disa#ikan- umum- asli- teru#i )). /ima tahapan dalam mana#emen rekod meliputi.. a. $enerimaan- distribusi- penggunaan- pemeliharaan- penyusutan b. $enciptaan- distribusi- penggunaan- pemeliharaan- penyusutan c. $enciptaan- penerimaan- penggunaan- pemeliharaan- penyusutan d. $enciptaan- penggunaan- penilian- pemeliharaan- penyusutan )+. $erlengkapan dalam penyimpanan arsip- kecuali… a. @uide,sekat c. tab,label b. 0older d. Mobil shel'in ). 9ngkaian unit rak penyimapnan arsip yg dapat digerakkan pada #alur yang ada di lantai untuk dapat mengambil arsip yang ada di dalamnya disebut a. Mobil shel'ing c. /emari arsip lateral b. 0illing cabinet d. rak arsip )4. System klasi(ikasi adalah… a. $enyimpanan rekod c. Mengelompokkan rekod secara sistematis dan konsisten b. $enciptaan rekod d. $emberkasan rekod berdasrkan ab#ad- numeric- dan kombinasi )5. !enis system pemberkasan adalah a. &b#ad c. kombinasi,al(anumerik b. ;umeric d. (older +7. System penyusunan berkas rekod dalam penyimpanannya disebut… a. 3lasi(ikasi c. Seleksi b. $emberkasan d. &kuisisi +1. $emberkasan berdasarkan kronologis yaitu … a. Memberkaskan rekod berdasarkan kronologis waktu c. berdasarkan urutan al(abetis b. Berdasarkan klasi(ikasi rekod d. berdasarkan penerimaan rekod +2. Berikut adalah karakteristik rekod adalah a. 9ekod bersi(at tetap c. 9ekod memiliki wewenang b. 9ekod otentik d. 9ekod mudah digunakan +. 9ekod dikatakan sebagai rekod yang berkualitas bila… a. 3omprehensi(- tepat- akurat- lengkap dan berarti- dapat dipahami dan digunakan- otentik- tidak dapat diubah

+%.

+).

++.

+.

+4.

+5.

7.

1.

2.

.

%.

).

b. 3omprehensi(- diciptakan untuk setiap kegiatan- tepat- akurat- lengkap dan berarti- dapat dipahami dan digunakan- otentiktidak dapat diubah c. 3omprehensi(- tepat- akurat- lengkap dan berarti- dapat dipahami dan digunakan- otentik- tidak dapat diubah- tunduk d. 3omprehensi(- akurat- lengkap dan berarti- dapat dipahami dan digunakan- otentik- tidak dapat diubah- tunduk $roses untuk mengembangkan dan menerapkan istilah sebagai akses poin rekod atau member label agar dapat dicari dan ditemukan kembali disebut a. racking c. appraisal b. Indeksing d. disposal ?ndang"undang diterapkan di instiusi dalam bentuk a. $etun#uk teknis c. Surat keputusan b. $eraturan pemerintah d. per#an#ian ker#a sama Menentukan nilai guna arsip ditentukan dalam S6 3a. &;9I … a. ;o. 4 ahun 1547 c. ;o. 71 ahun 1541 b. ;o. 72 ahun 1541 d. ?? ;o.  ahun 151 Si(at dan karakteristik arsip muncul akibat dari… a. $eker#aan seorang arsip c. 3egiatan organisasi b. $engelolaan rekod d. Mana#emen rekod $erpustakaan kadang"kadang menyimpan bahan"bahan unik- misalnya… a. Buku (iksi c. ;o'el b. 3omik d. Buku langka $engertian dan istilah dokumen adalah…. a. Bentuk apa sa#a c. apapun in(ormasi rekam dalam bentuk apapun b. &danya in(ormasi yg direkan dalam unit tertentu d. in(ormasi yg didokumentasikan dg mesin pencetak !enis arsip dibedakan (ungsinya yaitu… a. &rsip pendidikan c. &rsip edukati( b. &rsip in(ormati'e d. arsip akti( dan inakti( Menurut arti pentingnya- arsip dibedakan men#adi… a. &rsip 'ital- arsip penting- arsip tidak penting b. &rsip 'ital- arsip berguna- arsip tidak berguna c. &rsip 'ital- arsip penting- arsip yang diperlukan- arsip non esensial d. &rsip 'ital- arsip penting- arsip yang diperlukan- arsip berguna- arsip tidak berguna &rsip 'ital dibagi men#adi % kelas yaitu… a. &rsip 'ital- penting- berguna- tidak mendasar c. &rsip 'ital- penting- tidak penting- bergunab. &rsip 'ital- penting- berguna- tidak berguna d. &rsip 'ital- penting- tidak penting- tidak mendasar In(ormasi direkam karena alasan karakter social- yaitu yang berhubungan dengan … a. In(ormasi rekam yg dihasilkan dari kegiatan indi'idu sebagai anggota social c. Social masyarakat b. Indi'iu yang bersangkutan d. 3eberadaan organisasi Berikut ini adalah penggolongan arsip menurut subyek atau isinya- kecuali … a. &rsip dinamis c. arsip keuangan b. arsip pegawai d. arsip pen#ualan &rsip dipergunakan secara langsung dalam perencanaan- pelaksaan- atau penyelenggaraan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi ;egara disebut… c. &rsip statis c. arsip 'ital d. &rsip dinmais d. arsip penting