Ofimatica Empresarial II Separata Total-unidad 1

OFIMÁTICA EMPRESARIAL II

ESTUDIOS GENERALES

UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP

SEPARATA DE OFIMÁTICA EMPRESARIAL II DOCENTE: LIC. ENRIQUE CÁRDENAS DÍAZ

UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP ESTUDIOS GENERALES

DOCENTE: Lic. Enrique Cárdenas Díaz


UNIDAD I FUNDAMENTOS BÁSICOS DEL MANEJO DE LA HOJA DE CÁLCULO

1.1. Iniciar Excel 2010 Para trabajar con Excel 2010 es necesario arrancar el programa. Para ello existen dos formas prácticas. 

Desde el menú Inicio Inicio – Todos los Programa – Microsoft Office – Microsoft Office Excel 2010



UNIDAD I FUNDAMENTOS BÁSICOS DEL MANEJO DE LA HOJA DE CÁLCULO

1.1. Iniciar Excel 2010 Para trabajar con Excel 2010 es necesario arrancar el programa. Para ello existen dos formas prácticas. 

Desde el menú Inicio Inicio – Todos los Programa – Microsoft Office – Microsoft Office Excel 2010



Ojo ----------- También: Inicio, Buscar: y escribimos

EXCEL + Enter

Excel, es una APLICACIÓN que permite trabajar con tablas de datos, gráficos, bases de datos, macros, y otras aplicaciones avanzadas ayudando en el cálculo de ejercicios aritméticos y siendo de gran utilidad diversas áreas como educación, administración, finanzas, producción, etc. Excel es una aplicación desarrollada por Microsoft y distribuida en el paquete de Office para usarse en Windows o Macintosh. Presenta una interfaz intuitiva y amigable con archivos de ayuda incorporados. Excel se caracteriza por los siguientes aspectos: 

Hojas de cálculo de gran dimensión, filas y columnas que forman celdas de trabajo.



Agrupación de varias hojas de cálculo en un libro. Excel está compuesto por libros, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Cada libro puede contener aproximadamente 250 hojas o carpetas. Cada hoja contiene 1´048,576 filas y 16,384 columnas (A, B, C, .. XFD), ordenadas numérica y alfabéticamente respectivamente.



Actualización automática de los resultados obtenidos en la hoja, al modificar los datos de los cuales depende un resultado.



Gran capacidad de presentación y manejo de los datos introducidos.



Realización de distintos tipos de gráficos a partir de los datos introducidos en la hoja de cálculo, con la posibilidad de insertarlos en la misma hoja de cálculo o en hojas aparte, pudiendo presentar ambas informaciones juntas o separadas.



Trabajar con la información de una base de datos introducida en la hoja de cálculo mediante operaciones que serían propias de un Gestor de Base de Datos como Access.

1.2. Requerimientos Office 2010     

Procesador 500 MegaHertz mínimo Memoria RAM 256 mínimo Espacio de Disco duro 1.5 Gb Video: Resolución mínima: 1024 x 768 Pixeles. Sistema Operativo Windows XP SP3 (32 bits) o Windows Vista SP1, SP1, Windows 7



1.3. ENTORNO DE TRABAJO (Interfaz Excel 2010) 3

2

14

1

17

16

15 12

13

6 11

10

4

9 8 5 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.

Botón Office Barra de Herramientas de acceso rápido Barra de Título Barras de desplazamiento desplazamiento Vista del Documento Área de Trabajo Zoom (Acercar (Acercar o Alejar) Barra de estado Insertar nueva hoja de cálculo Hojas de Trabajo Filas Columnas Celda activa actual Cinta de Opciones Barra de Fórmulas Asistente para funciones Ayuda  

La cinta de Opciones se extiende a lo largo de la parte superior Los comandos relacionados a la cinta de opciones están organizados en grupos.

1.4. Ingreso y Edición de Datos En general, son 4 tipos de datos los que podemos ingresar en la Hoja de Excel: a.- Datos de tipo Texto o Alfanuméricos b.- Datos de tipo Numérico o Valores c.- Las Fórmulas o Resultados d.- Fechas y Horas.


7

OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Ejemplo Típico:

a.- DATOS TEXTO / ALFANUMERICO.- Son aquellos que indican títulos, nombres propios, apellidos o direcciones, es decir pueden están formados por letras o combinación de letras y números, Truco: Para poder escribir dos o más líneas dentro de una misma celda, se puede usar la combinación de teclas ALT ENTER.

b.- DATOS NUMERICOS .- Son aquellos que expresan cantidad, estos datos tienen que ser escritos directamente como tales, es decir NO acompañarlos de ningún texto o símbolo adicional. Por defecto los datos numéricos se alinean a la: dato numérico NO valido:

DERECHA

de lo contrario, nos significa que es un

c.- FORMULAS O RESULTADOS .- Para obtener los resultados, las fórmulas en Excel se inician por lo general con el signo igual =y luego las operaciones correspondientes: Por Ejemplo:

= A2 + A5

= g7 /(h5+r8)

d.- FECHAS.- Las fechas se ingresan usando el formato dd/mm/aa o también podría ser; mm/dd/aa dependiendo de la configuración de Windows. Posteriormente sobre esas fechas se podrá aplicar un formato diferente de presentación.

TIPOS DE ERRORES COMUNES

#####

Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.

#¡NUM! #¡DIV/0!

Cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos. Cuando se divide un número por cero.

#¿NOMBRE?

Cuando Excel no reconoce el texto de la f órmula.

#N/A #¡REF!

Cuando un valor no está disponible para una función o fórmula. Se produce cuando una referencia de celda no es válida.

#¡NUM!

Cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.



#¡NULO!

Cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersecan

1.5. Movimiento a través de la Hoja de Cálculo MOVIMIENTO Celda Abajo Celda Arriba Celda Derecha Celda Izquierda Pantalla Abajo Pantalla Arriba Celda A1 Primera celda de la columna activa Última celda de la columna activa Primera celda de la fila activa Última celda de la fila activa Ir a la celda indicada

TECLADO FLECHA ABAJO FLECHA ARRIBA FLECHA DERECHA FLECHA IZQUIERDA AVPAG REPAG CTRL+INICIO FIN + FLECHA ARRIBA FIN + FLECHA ABAJO FIN + FLECHA IZQUIERDA o INICIO FIN + FLECHA DERECHA F5

FORMULAS Y FUNCIONES Ingreso de una formula (Operadores Aritméticos) Una fórmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Una fórmula es una técnica básica para el análisis de datos. Las fórmulas por lo general empezaran con el signo correspondientes con las celdas a operar.

=

y luego los operadores aritméticos

TIPOS DE OPERADORES: OPERADORES ARITMÉTICOS se emplean para producir resultados numéricos. Ejemplo: + - * /

% ^

OPERADOR TIPO TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo: &

OPERADORES RELACIONALES se emplean para comparar valores y proporcionar un valor lógico (verdadero o falso) como resultado de la comparación. Ejemplo: < > = <= >= <>

OPERADORES DE REFERENCIA , indican que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la fórmula. En Excel pueden ser: - Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de celdas. Ejemplo: A1:G5


OFIMÁTICA EMPRESARIAL II - Operador de unión indicado por una coma (,), une los valores de dos o más celdas. Ejemplo: A1,G5

PRIORIDAD / ORDEN EN LOS OPERADORES Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una fórmula. Detrás del signo igual están los elementos que se van a calcular (los operandos), separados por operadores de cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha, según el orden específico de cada operador de la fórmula. Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla. Si una fórmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha.

Orden

Operador

Descripción

1.

: (dos puntos) ; (punto y coma)

Operadores de referencia

2.

–

Negación (como en –1)

3.

%

Porcentaje

4.

^

Exponenciación

5.

*y/

Multiplicación y división

6.

+y-

Suma y resta

7.

&

Conecta dos cadenas de texto (concatenación)

8.

= <> <= >= <>

Comparación

Uso de paréntesis Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado. =5+2*3 Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y 2 y, a continuación, multiplicará el resultado por 3, con lo que se obtiene 21. =(5+2)*3 En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y después divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5. =(B4+25)/SUMA(D5:F5)



Referencias Absolutas y Relativas

Referencias relativas, absolutas, mixtas y externas Referencias relativas Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copia una referencia relativa de la celda B2 a la celda B3, se ajusta automáticamente de =A1 a =A2.

Fórmula copiada con referencia relativa En la hoja de cálculo se trabaja normalmente con referencias relativas. Es el tipo de referencia que emplea Excel por defecto. Ahora presentamos un caso especial:

Como nos damos cuenta en el ejemplo presentado, El valor de descuento General B14 es único para todos los empleados. 23.5 En consecuencia la formula creada es errónea o nos traería problemas pues dice: B5-B14… y al momento de arrastrar para el copiado resultarían las formulas B5-B15 B6-B16 y así sucesivamente. El procedimiento correcto para crear la formula será: =B5-$B$14 es decir involucramos los signos dólar $ antes de la letra de columna y fila correspondiente. Este signo dólar, determina la celda B14 como una celda Absoluta o Fija. Es decir que el momento de arrastrar para el copiado, la celda o dato B14 NO cambiara.

Referencias absolutas Una referencia de celda absoluta en una fórmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia


OFIMÁTICA EMPRESARIAL II absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda C3 a la celda C4 y C5, permanece invariable en dichas celdas =$A$1.

Fórmula copiada con referencia absoluta Referencias mixtas Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta automáticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se copia una referencia mixta de la celda A2 a B3, se ajusta de =A$1 a =B$1.

Fórmulas copiadas con referencia mixta.

Referencia Externa Excel permite utilizar en sus fórmulas referencias a otras celdas, hojas o incluso libros de trabajo. A veces es más práctico dividir el trabajo en pequeños libros y posteriormente unirlos en uno. Imagínate una empresa con tres sucursales, las cuales llevan por separado una serie de hojas. En un momento dado, interesaría unirlas todas en una sola hoja a modo de resumen. Excel permite varios tipos de referencias en sus fórmulas:   

Referencias externas: cualquier referencia a celdas y rangos de otros libros de trabajo. Libro independiente: un libro que contiene vínculos con otros libros y, por lo tanto, depende de los datos de los otros libros. Libro de trabajo fuente: libro que contiene los datos a los que hace referencia una fórmula de un libro dependiente a través de una referencia externa.

Por ejemplo, la referencia: 'C:\Mis documentos\[Ventas.xls]Enero'!A12haría referencia a la celda A12 de la hoja Enero del libro Ventas.xls que está guardado en la carpeta Mis documentos de la unidad C:


OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Ejemplo práctico. 1.- Crea la siguiente tabla en un libro nuevo:

2.- Guarda el libro con el nombre: Empresa1 3.- Cierra el libro de trabajo. , (Archivo, Cerrar) 4.- En un nuevo libro de trabajo, crea la siguiente hoja:

5.-Sitúate en la celda B4. 6.-Escribe la fórmula: (suponiendo que la tengas guardada en la carpeta Mis documentos), automáticamente se configurará la ruta

=[empresa1.xlsx]Hoja1!B7) 7.-Realiza el mismo procedimiento en las celdas B5 y B6. 8.-Graba el libro con el nombre: empresa2.xls



FORMATO Y MANEJO DE HOJAS 2.1.- Operaciones Básicas de Edición

2.2.-Selección de Celdas Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas con Excel 20010. Tenemos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operación. A continuación encontrarás algunos de los métodos de selección más utilizados. A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratón para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operación. La forma del puntero del ratón a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como:

Selección de una celda Para seleccionar una única celda solo tenemos que realizar clic sobre esa celda.

a.- Selección de un rango de celdas Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsamos el botón izquierdo del ratón en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar,

b.- Selección de una columna Para seleccionar una columna entera hay que situar el cursor sobre la letra superior correspondiente a la columna a seleccionar y hacer clic sobre éste.

c.- Selección de una fila Para seleccionar una fila entera hay que situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila a seleccionar y hacer clic sobre éste.

d.- Selección de una hoja entera Para seleccionar toda la hoja, presionamos clic sobre el indicativo columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre éste.

de la

Si realizamos una operación de hojas como eliminar hoja o insertar

una


OFIMÁTICA EMPRESARIAL II hoja, no hace falta seleccionar todas las celdas con este método ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada.

e.- Selección especial, celdas no contiguas. La selección de celdas No siempre será contigua o adyacente. Por ejemplo como se en la gráfica a continuación. Se han seleccionado de una sola vez el conjunto de celdas.B2:B6 y además D2:D4

Para lograrlo, primero se selecciona el primer grupo de celdas B2:B6 de forma normal y luego se mantienes presionada la tecla CTRL antes de seleccionar el segundo grupo de celdas D2:D4. (Al final todo es tratado como un solo bloque de celdas). Truco: Para seleccionar toda una columna entera, nos situamos en cualquier lugar de la columna y luego usamos la combinación de teclas CTRL Barra Espaciadora. Y con la combinación SHIFT Barra espaciadora seleccionamos toda la fila completa Finalmente CTRL SHIFT y la Barra Espaciadora. Selecciona Toda la Hoja.

2.3- Operadores de Excel Excel utiliza operadores aritméticos, de comparación, de texto y de referencia para lograr los resultados o respuestas que esperamos en la hoja de cálculo.

a.- Operadores aritméticos Se usan para realizar las operaciones matemáticas como suma, resta o multiplicación. + Suma Resta * Multiplicación / División % Porcentaje ^ Exponenciación b.-Operadores de comparación Permite comparar entre si dos valores. El resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO. = Igual a > Mayor que < Menor que >= Mayor o igual que <= Menor o igual que <> Distinto de c.- Operador de concatenación de texto Se utiliza para unir o concatenar una o varias cadenas de texto. & ampersand / Concatenar Ejemplo: (“Música”&” Ligera” produce el nuevo valor “Música Ligera”)



2.4.- Formato de Celda Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle una buena presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la información más importante y así sacar conclusiones de forma rápida y eficiente. Para establecer el Formato a una celda o grupo de celdas, seleccionamos las celdas y sobre ellas usamos el botón derecho del mouse, e ingresamos en FORMATO DE CELDAS:

Otra manera de ingresar a FORMATO de CELDA es usando el pequeño botón que presenta la ficha de Alineación en su zona inferior derecha.

De una u otra manera ingresamos en la siguiente Pantalla de diálogo.





2.5.- Formato Personalizado Excel provee una gran cantidad de formatos numéricos, pero es posible que en algún momento necesitemos algún formato que no esté disponible en los estándares de Excel. Para cubrir esta necesidad Excel dispone de una herramienta para crear formatos personalizados

. Para crear un formato personalizado debemos acceder al cuadro de diálogo Formato de celdas, y luego


OFIMÁTICA EMPRESARIAL II seleccionar la categoría: Personalizada y seguidamente en el cuadro de texto Tipo: debemos escribir el código del formato que deseamos crear. Para definir un formato de número personalizado, primero debemos conocer las reglas de los códigos para crear un formato.

El formato se compone de cuatro secciones separadas por ; (punto y coma). ____________ ;____________ ; ____________ ; ____________

La primera sección define el formato que tendrá el número en la celda si es positivo; la segunda, si el número es negativo, la tercera, si el número vale cero; la cuarta si la celda contiene texto.

0

?

Reserva un dígito para un número, si no se completa el tamaño definido por el formato se completa con ceros. Reserva un dígito para un número, pero si no se completa el tamaño definido por el formato se deja en blanco. Reserva un dígito. Añade espacios en ceros insignificantes.

.

Punto decimal.

%

Símbolo porcentual.

,

Separador de millares.

E- E+ e- e+

Notación científica.

$-+/()

Muestra estos caracteres. No necesitan comillas.

\

Muestra el siguiente carácter en el formato.

*

Repite el siguiente carácter hasta completar el ancho de la celda.

_

Deja un espacio

"texto"

Muestra el texto escrito entre la comillas dobles.

@

Espacio reservado para texto.

[color]

m

Muestra el carácter en el color especificado. Puede ser Negro, Azul, Cian, Verde, Magenta, Verde, Rojo y Amarillo. Muestra el correspondiente color de la paleta de colores, n puede ser un número entre 0 y 56. Permite escoger tu pròpio criterio para cada sección de un formato numérico. Muestra el mes como número sin ceros (1-12).

mm

Muestra el mes como número con ceros (01-12).

mmm

Muestra el nombre del mes como abreviación (Ene, Feb).

mmmm

Muestra el nombre del mes por completo (Enero, Febrero).

#

[color n] [valor condicion]



mmmmm

Muestra la inicial del mes (E, F).

d

Muestra el día como número sin ceros (1-31).

dd

Muestra el día como número con ceros (01-31).

ddd

Muestra el nombre del día como abreviación (Lun, Mar).

dddd

Muestra el nombre del día por completo (Lunes, Martes).

yy o yyyy

Muestra el año en dos dígitos (00-99) o cuatro (1900-9999).

h o hh

Muestra la hora como números sin ceros (0-23) o como números con ceros (00-23). Muestra los minútos como números sin ceros (0-59) o como números con ceros (00-59). Muestra los segundos como números sin ceros (0-59) o como números con ceros (00-59). Muestra la hora en formato de 12 horas, si no se indica esta opción se muestra la hora en formato 24 horas.

m o mm s o ss AM/PM

Por ejemplo, puedes utilizar el siguiente formato personalizado:

$#,##[Azul];(0,00$)[Rojo];"Cero";"" Este formato contiene cuatro secciones separadas por el signo de punto y coma y utiliza un formato diferente para cada sección. Con este formato estamos indicando que los números positivos (1ªsección) se escriben en azul, llevan el signo del dólares $ delante, no se muestran los ceros no significativos y solo se muestran 2 decimales (#.##); los números negativos se escriben en rojo, entre paréntesis con el $ detrás y con dos decimales siempre; los valores cero se sustituyen por la palabra cero y los textos por la cadena nula, es decir que si en la celda hay texto, ese texto desaparecerá.



Generación de Series - Autorrelleno Cuando tenemos una celda o un rango seleccionado, si observamos la esquina inferior derecha de la selección aparece un pequeño cuadro negro, el controlador de relleno que nos sirve como ya hemos visto para copiar la selección en celdas adyacentes. Si lo que copiamos es una fórmula o un valor cualquiera se realizará la copia normal, sin embargo existen varias series de fechas, horas o meses que modificará la operación normal de copiado. Por ejemplo si en una celda escribimos “Enero” y luego copiamos esa celda, la celdas copiadas continuarán la secuencia de meses, Febrero, Marzo ,... Lo mismo ocurrirá si escribimos el texto “Lunes” y lo copiamos, el resultado será: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ . Estas series: Enero, Febrero, Marzo… están ya establecidas por defecto. Pues bien, de la misma manera, Excel te permite definir la serie o secuencia que desees, por ejemplo, definiremos una nueva serie o secuencia como: Primero, Segundo, Tercero, Cuarto. Para lograrlo, ingresamos en: Archivo, Opciones, Opciones de Excel Avanzada, Modificar lista personalizada

Luego escribimos nuestra nueva secuencia de datos, separados por una coma. Primero, Segundo, Tercero,





IMPRESIÓN Y CONFIGURACION DE LA HOJA Pasos básicos para la Impresión Para realizar la impresión de nuestras hojas electrónicas, realizaremos los siguientes pasos: 1. Clic en Archivo y en Imprimir y, a continuación, se mostrará Vista preliminar.


OFIMÁTICA EMPRESARIAL II 2. En la vista preliminar, puede configurar todo tipo de opciones de impresión. Se incluyen como ejemplos el número de copias, la impresora, el intervalo de páginas, la impresión por una o dos caras, la orientación vertical y el tamaño.

3. Es intuitivo, porque se puede cambiar el valor mientras se visualiza el artículo a la derecha de la ventana que muestra el aspecto que tendría al imprimirse. Se suele usar una función que reduce automáticamente una tabla de 2 páginas para imprimirla en 1 sola. Para usar esta función, haga clic en Ajuste de escala y seleccione Imprimir hoja en 1 página.



VISTA DE DISEÑO DE PÁGINA Excel 2010 incluye la posibilidad de realizar la edición de la hoja usando una vista semejante al aspecto que tendría al imprimirse. Ingresamos en VISTA, DISEÑO DE PÁGINA.

Operaciones Avanzadas para la impresión (Encabezados) Un encabezado es un texto impreso en la parte superior de cada una de las páginas, y un pie de página es un texto impreso en la parte inferior de cada página. Ingresamos en VISTA, DISEÑO DE PÁGINA

Además, en la cinta de opciones, veremos una nueva ficha: Herramientas para encabezado y pie de página. En ella encontrarás la pestaña Diseño que te permitirá incluir elementos muy utilizados: la fecha actual, el número de página, la ruta o nombre del fichero, etc. Así como imágenes, por ejemplo para insertar el logotipo de la empresa en el encabezado.



Áreas de Impresión Cuando vamos a imprimir una selección específica de la hoja de cálculo con frecuencia, podemos definir un área de impresión que incluya sólo esa selección. Cuando imprima la hoja de cálculo después de haber definido un área de impresión, sólo se imprimirá esta área. Puede agregar celdas para ampliar el área de impresión según sea necesario y puede borrar el área de impresión para volver a imprimir la hoja de cálculo completa.

PROCEDIMIENTO

1. En la hoja de cálculo, seleccione las celdas que desee definir como el área de impresión. 2. En la ficha Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en Área de impresión y, a continuación, haga clic en Establecer área de impresión.



Formato Condicional El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un formato especial o no sobre esa celda. El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan una determinada condición, para resaltar las celdas según el valor contenido en ella, etc. Seleccionamos las celdas a la que vamos a aplicar el formato condicional e ingresamos en FORMATO CONDICIONAL

Por ejemplo, el formato condicional fue aplicado en la siguiente tabla

Mover celdas utilizando el Mouse Para desplazar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja , sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos:   

Seleccionar las celdas a mover. Situarse sobre un borde de la selección. El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas, tal como esto:

Pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres mover el rango. Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de soltar el botón del ratón. Suelta el botón del ratón cuando hayas llegado a donde quieres dejar las celdas. Si queremos mover algún rango de celdas a otra hoja seguiremos los siguientes pasos: Seleccionar las celdas a mover. Situarse sobre un borde de la selección. DOCENTE: Lic. Enrique Cárdenas Díaz


El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas, tal como esto: Pulsar el botón del ratón y sin soltarlo pulsar la tecla ALT, después pasar el puntero del ratón sobre la pestaña de la hoja a la cual quieras mover el rango de celdas que hayas seleccionado, verás que esta hoja pasa a ser la hoja activa. Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT. Después, soltar el puntero del ratón una vez situado en el lugar donde quieres dejar las celdas.

Manejo de Libros y Hojas a.- Para seleccionar Hoja.- En la parte inferior de la hoja hay unas barras: hoja1, hoja2,hoja3. Para seleccionar simplemente haga Clic en una de ellas. b.- Para insertar Hoja nueva 1.- Clic en Insertar 2.- Clic en hoja de cálculo c.-Para Eliminar Hoja 1.- Clic con el botón Izquierdo del Mouse En la Hoja que desee eliminar 2.- Clic en Eliminar 3.- Confirmar la eliminación de la hoja d.- Para ocultar y des ocultar Hoja 1.- Seleccione la hoja a ocultar ejm 2.- Clic en Formato 3.- Clic en Hoja Aparecerá diferentes opciones Ocultar Mostrar 4.- Seleccionar la opción deseada e.- Para Insertar Celdas, Filas y columnas 1.- Seleccione la celda, fila o columna donde se desee Insertar 2.- Clic en Insertar 3.- Elija la opción deseada.

La operación de Copiado Una operación frecuente cuando se trabaja con una Hoja de Cálculo es copiar las fórmulas introducidas o valores de una celda para las demás. La Operación de Copiado se realiza desde la esquina derecha inferior de la celda.

a.- Si en una celda introducimos un texto y realizamos el copiado, resultara: _ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ _ _ __ __ __ __ __ __ __ _ b.- Si en una celda introducimos un número y realizamos el copiado, resultara: _ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ _ _ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ _ c.- Si en una celda introducimos una formula, y realizamos el copiado, resultara: _ __ __ __ __ __ __ __


OFIMÁTICA EMPRESARIAL II __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ _ _ __ __ __ __ __ __ __ _ Ejemplo Práctico:.

PROTEGER UNA HOJA DE CÁLCULO: Para mayor seguridad de la Hoja de Cálculo en el cuál se encuentra tus tablas y diseños, Excel nos brinda la opción de poderlas proteger. Los pasos son los siguientes: 1. Haga un clic derecho sobre el nombre de la hoja que se desea proteger, se visualizará un menú contextual.

2. Haga un clic en el comando Proteger hoja, observará:



3. Digite una contraseña para la protección. Haga clic en Aceptar y Excel le preguntará en otra ventana que introduzca nuevamente la misma contraseña.

4. Luego de autenticar, haga clic en el botón Aceptar. 5. Y listo, ahora intente escribir en cualquier celda de la hoja; visualizará la ventana de error, símbolo que es imposible editar la hoja.

6. Si desea deshabilitar la protección, haga un clic derecho sobre la hoja en mención y presione en la opción Desproteger hoja, como se muestra a continuación.

7. Digite la contraseña y Acepte.



Nombres de Rango Nosotros los humanos estamos más acostumbrados a nombrar las cosas por su nombre que por números de referencia, lo vemos todo mucho más claro e intuitivo. Podemos ver una fórmula relativamente sencilla pero si contiene muchas referencias nos puede costar interpretarla. Por eso Excel nos facilita un poco las cosas permitiendo que podamos ponerles nombre a las celdas y a las fórmulas para así identificarlas más fácilmente.

Para establecer un nombre a un grupo de celdas, basta con seleccionarlas y luego en en la parte superior, en la barra de formulas, le establecemos el nombre que deseamos. Luego que el nombre está establecido, dicho termino se puede usar en las formulas, en lugar de sección de celdas B2:B7, por ejemplo podríamos escribir la formula: =suma(costos) NOTA: Para cambiar los nombres de los bloques asignados o eliminar nombres ya establecidos, ingresamos en: FORMULAS / ADMINISTRADOR DE NOMBRES



LOS GRAFICOS ESTADISTICOS Definición, Utilidad. Denominamos “gráficos estadísticos”” a aquellas imágenes que, con una combinando de: sombreado,

colores, puntos, líneas, símbolos, números, texto y un sistema de referencia llamadas coordenadas, permiten presentar información cuantitativa. Por ejemplo: El gráfico muestra una representación sobre la variación de la temperatura en los meses de Enero a Mayo. Con un simple vistazo al gráfico ya podemos tener una idea sobre la tendencia a bajar que muestra la temperatura.

La utilidad De los gráficos es doble, ya que pueden servir no sólo como sustituto a las tablas, sino que también constituyen por sí mismos una poderosa herramienta para el análisis De los datos, siendo en ocasiones el medio más efectivo no sólo para describir y resumir la información, sino también para analizarla.

Creación de un gráfico estadístico. CASO 1.- Cuando los datos se encuentran próximos y están formados en dos columnas. Ejemplo:

Paso 1.- Selección con bloque los datos mismos de la tabla, es decir SIN los títulos. es decir solo las celdas A2 hasta B6. Paso 2.- Ingresamos en la ficha INSERTAR, allí dispondremos de una gran variedad de modelos o tipos de gráficos estadísticos

Simplemente seleccionamos el tipo de grafico deseado. Por ejemplo en esta oportunidad procedemos a seleccionar el modelo clásico de Columna.



Paso 3.- Establecer las Opciones del Grafico, ingresando a la ficha de PRESENTACION

Eliminamos la presentación de la Leyenda para este caso, y establecemos los títulos correspondientes.

Apuntes adicionales. - Cualquier cambio en colores en el grafico, tipo de fuentes y apariencia lo podemos realizar usando el botón derecho del mouse sobre la zona que se desea cambiar. - Usando el botón derecho del mouse también podemos establecer algunas propiedades adicionales al grafico ya creado.



- Podemos cambiar le tipo de gráfico. - También se nos permite MOVER el grafico para presentarlo como objeto dentro de la misma hoja o como un solo grafico en otra hoja.



CASO 2.Cuando los datos se encuentran próximos y están formados en mas de dos columnas. Ejemplo:

Para crear el gráfico correspondiente, seguiremos los mismos pasos que los descritos en el CASO 1, la única diferencia en este caso es el bloque inicial de selección. En este caso tendremos que partir seleccionando incluyendo los títulos, es decir el bloque de celdas: A1 hasta C6. Como se ve en el gráfico. Los títulos de INGRESOS y también EGERESOS ahora forman parte del gráfico, se muestran en la leyenda, es por ello la importancia de incluirlos en el bloque inicial.

CASO 3.- Cuando los datos se encuentran distantes. Ejemplo: Se pretende crear un gráfico estadístico donde se muestren los nombres de los alumnos y sus respectivos PROMEDIOS.

Para crear el gráfico correspondiente, seguiremos los mismos pasos que los descritos en el CASO 1, la única diferencia en este caso es el marcar el bloque inicial. -

Seleccionamos el primer bloque de celdas: B3 a B7 Luego manteniendo presionada la tecla CTRL, seleccionamos la otra parte del bloque: E3 hasta E7. El resto del proceso es el mismo, es decir ingresar en la ficha de Insertar y Seleccionar el tipo de grafico deseado.



NOVEDADES EN LA VERSION EXCEL 2010 6.1.. Gráficos de datos en celdas. Con la nueva característica de minigráficos de Excel 2010, se pueden crear pequeños gráficos en las mismas celdas.

6.2.- Mejores reportes. Excel 2010 cuenta con nuevas y fascinantes opciones de desglose de datos. Posee visualización mejorada de la vista de tabla dinámica para poder segmentar y filtrar datos de forma dinámica y mostrar sólo la información necesaria. Simplifica y mejor mucho el análisis de grandes conjuntos de datos en filtros y tablas dinámicas.

6.3.- Sus hojas Excel desde la web o smartphone. Con “Excel Web App” podrá ampliar su experiencia de Office a la Web. Permite publicar, ver y

editar sus hojas de cálculo en la web! Con “Microsoft Excel Mobile 2010” tiene la versión móvil de Excel que esté adaptada

específicamente para su smartphone.



6.4.- Conéctese, comparta y logre más resultados al trabajar en equipo. La característica de co-creación de Excel Web App le permite editar simultáneamente una misma hoja de cálculo con otras personas desde diferentes ubicaciones. Puede ver quién está trabajando con la misma hoja de cálculo que usted al mismo tiempo. Todas las modificaciones se controlan y marcan inmediatamente para mantenerlo al tanto de cuándo y dónde se realiza cada cambio.

6.5-. Un toque de sofisticación a sus presentaciones de datos. El formato condicional en Excel 2010 ofrece más control sobre los iconos y estilos, las barras de datos mejoradas, así como resaltar aspectos específicos con tan solo unos clics .

6.6-. Nuevos y más interactivos gráficos dinámicos. Recopile rápidamente más información de sus gráficos dinámicos. Muestre diferentes vistas de datos directamente en un gráfico dinámico, independiente de las vistas de gráficos dinámicos, para analizar y capturar la vista más atractiva para sus números .



6.7.- Realice tareas de forma más rápida y sencilla. Excel 2010 simplifica el modo de acceso a las características. La nueva vista Microsoft Office Backstage™ reemplaza al menú Archivo tradicional para permitirle guardar, compartir, imprimir y

publicar sus hojas de cálculo en tan solo unos pasos.

6.8.- Modele y analice prácticamente cualquier dato de manera eficiente. El complemento PowerPivot para Excel 2010 proporciona una tecnología innovadora como la integración simplificada de datos desde múltiples orígenes y la manipulación inmediata de grandes conjuntos de datos con hasta millones de filas. Los usuarios profesionales pueden publicar y compartir análisis prácticamente sin esfuerzo mediante Microsoft SharePoint Server 2010.

6.9. Capacidad aumentada para crear hojas de cálculo más grandes y complejas.


OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Buenas noticias para los usuarios avanzados y analistas: con la nueva versión de Excel 2010 de 64 bits, el análisis de grandes cantidades de información es más fácil que nunca. Analice grandes y complejos conjuntos de datos, más grandes que los archivos de 2 GB de las versiones anteriores de Excel.

6.10- Publique y comparta a través de los Servicios de Excel. La integración de SharePoint Server 2010 y los Servicios de Excel permite a los usuarios avanzados compartir análisis y resultados con toda la organización mediante la publicación de hojas de cálculo en la Web. Cree un panel de inteligencia empresarial y comparta información confidencial de la empresa con sus colegas, clientes y socios de negocio en un entorno con seguridad mejorada.



Ordenar los datos Para ordenar rápidamente los datos, realice lo siguiente: 1) Seleccione un rango de datos, como A1:L5 (varias filas y columnas) o C1:C80 (una sola columna). El rango puede incluir títulos creados para identificar las filas o las columnas. 2) Seleccione una sola celda de la columna que desea ordenar. 3) Haga clic en

para clasificar en orden ascendente (de A a Z o del número menor al mayor).

4) Haga clic en

para clasificar en orden descendente (de Z a A o del número mayor al menor).

Para ordenar según un criterio específico, realice lo siguiente: 1) Seleccione una sola celda dentro del rango que desee ordenar. 2) En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Ordenar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar. 3) En la lista Ordenar por, seleccione la primera columna en la que desea ordenar. 4) En la lista Ordenar según, seleccione Valores, Color de celda, Color de fuente o Icono de celda. 5) En la lista Orden, seleccione el orden en el que desea aplicar la operación de ordenación: en forma alfabética o numérica, ascendente o descendente (es decir, de la A a la Z o de la Z a la A para texto o bien, de menor a mayor o de mayor a menor para los números).

Filtrar los datos 1) Seleccione los datos que desee filtrar. 2) En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Filtrar.

3) Haga clic en la flecha seleccionar filtros.


en el encabezado de columna para mostrar una lista de la cual puede

OFIMÁTICA EMPRESARIAL II 4) Para seleccionar según valores, desactive la casilla de verificación (Seleccionar todo) en la lista. Mediante esta acción se desactivan todas las casillas de verificación. Luego seleccione únicamente los valores que desea ver y haga clic en Aceptar para ver los resultados.

AUTOFILTRO La funcionalidad Autofiltro ha sido mejorada en forma significativa en Excel 2007 en comparación al Excel Clásico (97-2003). Veamos las diferencias cuando queremos filtrar una lista usando fechas como criterio. Supongamos esta lista de fechas de nacimientos

Como ven, hemos aplicado Autofiltro. Queremos filtrar la lista para que muestre sólo los nombres de las personas nacidas entre el 01/01/1962 y el 31/12/1963 (es decir, entre los años 1962 y 1963). Si usamos Excel 2007 la tarea es bien sencilla. El diálogo del Autofiltro nos muestra las fechas disponibles ya agrupadas por años



Haciendo clic en el año podemos ver y elegir algún mes en particular

A su vez, haciendo un clic en el mes podremos ver los días



Esto nos permite realizar con facilidad nuestra tarea de filtrar dejando visibles sólo los nacidos en los años 1962 y 1963

y ya está! En Excel 2003 la tarea es menos trivial. La lista desplegable no nos ofrece ningún nivel de agrupación de los datos



En Excel 2003 usamos criterios personalizados

Otro aspecto interesante en Excel 2007 es que al reconocer el tipo de datos de la columna de filtrado, el menú nos ofrece las alternativas relevantes



En cambio si queremos filtrar según la columna de Nombres, veremos en el menú "Filtro de Texto" en lugar de "Filtro de Fechas"

Otra posibilidad que se ha agregado en Excel 2007 es la posibilidad de filtrar (y también ordenar) por color



Personalmente no creo que sea una buena idea utilizar colores como datos (o "meta-datos"). Colores similares pueden parecer idénticos a la vista sin serlo de hecho.

FILTROS AVANZADOS La mayor parte de las veces el autofiltro satisface nuestras necesidades de filtrado. No obstante, tiene sus limitaciones. Un usuario me pregunta como filtrar una lista de forma que el campo filtrado muestre cuatro valores (criterios). Este un ejemplo sencillo de filtrado que el autofiltro no puede realizar. Recordemos que en el cuadro Autofiltro Personalizado solo podemos establecer dos valores como criterio:

En estos casos, tenemos la opción de usar el filtro avanzado de Excel, mucho más flexible que aquel, aunque requiere de un poco más de trabajo. Antes de comenzar a utilizarlo, necesitamos elaborar una tabla de criterios. Esta tabla contiene la información que Excel utilizará para filtrar la lista. Consiste en al menos dos filas, la primera de las cuales contiene uno o más nombres de campo de la lista (excepto cuando utilizamos criterios calculados, tema de otra nota). Las filas restantes contienen los criterios a utilizar. Puede estar en cualquier parte de la hoja, siendo recomendable situarla en la parte superior de la lista, para que esté visible en todo momento (si la ponemos al lado de la lista, al filtrar, posiblemente se ocultarán algunas de sus filas). La siguiente lista muestra una lista de los edificios conectados de una importantísima empresa de telecomunicaciones (clic en la imagen para agrandarla).


Ofimatica Empresarial II Separata Total-unidad 1

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