Misiune de Audit intern

Universitatea ,,Ştefan cel Mare” Suceava Facultatea de Ştiinte Economice şi Administraţie Publică Specializarea: Contabilitate şi informatică de gestiune Anul III

Proiect la Audit Intern Student: Maruneac Adriana ANUL III, GRUPA II

1

Misiunea de Audit Intern la Primaria Șcheia

2

CUPRINS: Prezentare Primăria Șcheia Proccedura P01: Inițierea auditului Ordin de serviciu Procedura P02: Inițierea auditului Declarația de independență Procedura P03: Inițierea auditului Notificarea privind declanșarea misiunii de audit intern Procedura P04: Colectarea și prelucrarea informațiilor Colectarea informațiilor Procedura P05: Analiza riscului Lista centralizatoare a obiectelor auditabile Identificarea riscurilor Stabilirea factorilor, ponderilor și nivelurilor de apreciere al riscului Chestionar de luare la cunoștință – CLC Stabilirea nivelului riscului și a punctajului total al riscului Clasarea obiectelor auditabile (operațiilor) în funcție de analiza riscului Tabelul punctelor tari ți puncte slabe Tematica în detaliu a misiunii de audit intern Procedura P06: Elaborarea programului de audit intern Programul de audit intern Programul intervenției la fața locului Procedura P07: Ședința de deschidere Minuta ședinței de deschidere Procedura P07: Chestionar Lista de verificare Nr.1 – Obiectivul I.Elaborarea situațiilor financiare anuale Procedura P08: Colectarea dovezilor Interviu Nr. 1.1.1. privind Elaborarea situațiilor financiare anuale Testul Nr. 1.2.1 Foaie de lucru Nr. 1.2.1 Obiectivul nr.1: Elaborarea situațiilor financiare anuale Lista de control Nr. 1.2.1 privind Analiza activităților premergătoare întocmirii situațiilor financiare anuale Fișa de identificare și analiză a problemei Nr. 1.2.1 Chestionar de contrl intern Nr. 1.3.1 pentru Activitatea de stabilire a soldurilor conturilor sintetice și analitice Test Nr. 1.4.1. Foaie de lucru Nr. 1.4.1. Obiectivul I: Elaborarea situațiilor financiare anuale Lista de control Nr. 1.4.1. privind Elaborarea situațiilor financiare anuale cu ajutorul sistemelor informative de prelucrare automată a datelor Fișă de identificare și analiză a problemei Nr. 1.4.1. Lista de verificare Nr.2 – Obiectivul 2.Organizarea și efectuarea arhivării documentelor financiarcontabile Chestionar de control intern Nr. 2.5.1 pentru Activitatea de arhivare Interviu Nr. 2.7.1. privind Sistemul de păstrare al documentelor până la predarea la arhivă Notă de relații Nr. 2.7.1. privind sistemul de păstrare al documentelor până la predarea la arhivă Testul Nr. 2.8.1 Lista de control Nr. 2.8.1. privind Activitatea de arhivare 3

Fisă de identificare și analiză a problemei Nr. 2.8.1. Formular de constatare și raportare a iregularităților – FCRI Nr. 2.8.1 Procedura P10: Revizuirea documentelor de lucru Nota centralizatoare a documetelor de lucru Procedura P11: Ședința de închidere Minuta ședinței de închidere Procedura P11: Elaborarea proiectului de Raport de audit Planul de acțiune și calendarul de implementare a recomandărilor Procedura P15: Raportul de audit Raport de audit intern Sinteza raportului de audit intern Procedura P17: Urmărirea recomandărilor Fișa de urmărire a recomandărilor Procedura P18: Supervizarea Lista de supervizare a documentelor Programul de asigurare și îmbunătățire a calității Fișa de evaluare a misiunii de audit intern Fișa de avaluare a misiunii de audit intern de către structura auditată

4

Primaria Șcheia Comuna Scheia este unitate administrative-teritorială care cuprinde populaţia rurală reunită prin comuniune de interese şi tradiţii. Comuna Scheia este limitrofă municipiului reşedinţă de judeţ. Este străbătută de calea ferată Suceava - Vatra Dornei, de D.E 5 Giurgiu – Siret, de D.N. 17 Suceava – Vatra Dornei, de D.J. 178 A Suceava – Solca, de D.J. 209 C Suceava – Berchişeşti şi alte drumuri comunale ce fac legătura cu localităţile învecinate. De asemeni este străbătută de şoseaua de centură pentru maşini de capacitate mare care tranzitează municipiul Suceava. Comuna are o suprafaţă de 58,3 km.p. cu o populaţie de 8155 locuitori şi cele 5 sate. La nord se învecinează cu comuna Todireşti la nord - est cu comuna Dărmăneşti şi Pătrăuţi, la est cu mun. Suceava, la sud cu comuna Moara şi la sud – vest cu comuna Stroieşti. În partea de est este străbătută de râul Suceava, râu care reprezintă limita naturală cu comuna Pătrăuţi. Comuna Scheia este persoană juridică de drept public, ea are patrimoniu cât şi capacitate juridică deplină. Primăria Şcheia poate intra în raporturi juridice cu autorităţi sau instituţii publice, cu persoane juridice române sau străine, precum şi cu persoane fizice, în condiţiile legii. Autorităţile administraţiei publice locale care conduc comuna sunt: consiliul local ca autoritate deliberativă, format 15 consilieri şi primarul ca autoritate executivă. Activitatea autorităţii publice locale se întemeiază pe principiile autonomiei locale, precum şi a consultării cetăţenilor în probleme de interes deosebit. Primăria Şcheia este unul din centrele de execuţie bugetară subordonate Consiliul Judeţean Suceava. Primăria are unităţi bugetare în subordinea, fiind ordonator principal pentru şcolile din comună, azilele de copii şi unităţile de cult (biserici). Principala sursă de finanţare a centrului bugetar este bugetul local , alături de finanţarea din veniturile proprii realizate de instituţie ( sponsorizări, donaţii etc.), dar şi bugetul de stat. Primăria Şcheia îşi organizează şi conduce contabilitatea proprie în conformitate cu normele legale în vigoare în ceea ce priveşte contabilitatea instituţiilor publice. Normele contabile în vigoare atribuie răspunderea pentru organizarea şi conducerea contabilităţii la instituţiile publice ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării organizaţiei respective. Conducătorul instituţiei primăriei este ordonator secundar de credite, ordonatorii superiori fiind Consiliul Judeţean Suceava (ordonator principal). În sensul prevederilor Legii finanţelor publice nr.500/2002, compartimentul financiar-contabil reprezintă o structură organizatorică în cadrul instituţiei publice, în care este organizată execuţia bugetară. Şeful compartimentului financiar-contabil este persoana care ocupă funcţia de conducere a compartimentului financiar-contabil şi care răspunde de activitatea de încasare a veniturilor şi de plată a cheltuielilor. Conform legii contabilităţii, contabilitatea se ţine în limba română şi în monedă naţională. Finalizarea exerciţiului bugetar şi a trimestrelor se concretizează contabil în situaţii financiare care prezintă situaţia patrimoniului statului aflat în administrarea instituţiei publice. Acestea se întocmesc conform normelor elaborate de Ministerul Finanţelor Publice şi se raportează la ordonatorul superior de credite : Consiliul Judeţean Suceava pentru creditele de la bugetul local. Bilanţul contabil al instituţiei este supus verificării şi certificării de către Trezoreria Municipiului Suceava, unde instituţia îşi are deschise conturile, dar şi de organul de audit intern din cadrul Inspectoratului Şcolar Judeţean Suceava. Principalele registre contabile utilizate de instituţia publică sunt: Registrul Jurnal, Registrul Inventar, Registrul numerelor de inventar şi Registrul Cartea Mare. 5

Contabilitatea sintetică se ţine pe „Fişe de cont pentru operaţii diverse”, deschise pentru fiecare cont sintetic. Evidenţa analitică a creditelor bugetare, plăţilor de casă şi cheltuielilor efective se ţine cu ajutorul „Fişei pentru operaţii bugetare”. De asemenea instituţia publică utilizează sisteme de prelucrare automată a informaţiilor contabile, care sunt stocate pe suporţi magnetici şi permit în orice moment reconstituirea elementelor şi conţinuturilor conturilor, a listelor şi a conţinuturilor supuse verificării. Instituţia utilizează un program de prelucrare automată a datelor din contabilitatea sintetică, un program de evidenţă a stocurilor şi unul de evidenţă a obiectelor de inventar şi mijloacelor fixe şi de calcul al amortizării. Inventarierea patrimoniului se efectuează, în conformitate cu legea contabilităţii nr.82/1991 şi Ordinul Ministerului Finanţelor Publice nr.1753/2004, de către comisiile de inventariere numite prin decizie scrisă, emisă de ordonatorul de credite. Aceste comisii răspund de efectuarea tuturor lucrărilor de inventariere potrivit prevederilor legale. În procesul execuţiei bugetare cheltuielile bugetare parcurg cele 4 faze: - angajare; - lichidare; - ordonanţare; - plata. - Contabilitatea analitică a cheltuielilor se realizează pe subdiviziunile clasificaţiei bugetare. La instituţia publică balanţa de verificare sintetică se întocmeşte lunar, iar situaţiile financiare trimestrial şi se compun din bilanţ, contul de rezultat patrimonial, situaţia fluxurilor de trezorerie, situaţia modificărilor în structura activelor/ capitalurilor, anexe la situaţiile financiare şi contul de execuţie bugetară. Principalele cheltuieli ale instituţiei sunt: - cheltuieli privind stocurile; - cheltuieli cu lucrările şi serviciile executate de terţi; - cheltuieli cu personalul; - alte cheltuieli operaţionale; - cheltuieli financiare; - alte cheltuieli finanţate de la buget prin programe sociale; - cheltuieli de capital, amortizări; - donaţii, sponsorizări etc. - cheltuieli extraordinare. Instituţia publică întocmeşte pentru activitatea proprie „Contul de execuţie bugetară” care are ca indicatori cheltuielile plătite şi veniturile încasate cuprinse în capitolele şi subcapitolele bugetului aprobat.

6

Procedura P01: Iniţierea auditului CONSILIUL JUDEŢEAN SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern Nr. 208 /01.03.2012

ORDIN DE SERVICIU

În conformitate cu prevederile art. 8, litera c. din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, a OMFP nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activităţii de audit intern, cu modificările si completările ulterioare şi a Planului de audit intern pentru anul 2012, se va efectua misiunea de audit intern privind Activitatea financiar-contabilă, în perioada 01.03.2012 – 30.06.2012. Scopul misiunii de audit este de a da asigurări asupra modului de desfăşurare a activităţii financiar-contabile, în conformitate cu cadrul legislativ şi normativ, iar obiectivele acestuia au în vedere:

1) Elaborarea situaţiilor financiare anuale 2) Organizarea şi efectuarea arhivării documentelor financiar-contabile Menţionăm că se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a sistemului privind activitatea financiar-contabilă.

Auditor intern, Ionescu Alin

7

Procedura P02: Iniţierea auditului CONSILIUL JUDEŢEAN SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ Nume şi prenume: -

Ionescu Alin

Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabilă

Data: 01.03.2012

Incompatibilităţi în legătură cu entitatea/structura auditată

DA

NU

Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu cineva care ar putea să vă limiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi sau să constataţi slăbiciuni de audit în orice fel?

-

X

Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective care ar putea să vă influenţeze în misiunea de audit?

-

X

Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 ani într-un alt mod în activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată?

-

X

Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor finanţate integral sau parţial de Uniunea Europeană?

-

X

Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale entităţii/structurii ce urmează a fi auditată?

-

X

Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul entităţii/structurii ce va fi auditată sau cu membrii organului de conducere colectivă?

-

X

Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau primirea de redevenţe de la vreun grup anume, sau organizaţie sau nivel guvernamental?

-

X

Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plată şi alte instrumente de plată pentru entitatea/structura ce va fi auditată?

-

X

Aţi ţinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditată?

-

X

Aveţi vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditată?

-

X

Dacă în timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personală, externă sau organizaţională care ar putea să vă afecteze abilitatea dvs. de a lucra şi a face rapoartele de audit imparţiale, notificaţi şeful Serviciului de audit intern de urgenţă?

X

-

Auditor intern, 8

Procedura P02: Iniţierea auditului CONSILIUL JUDEŢEAN SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ Nume şi prenume: Ionescu Alin Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabilă

Data: 01.03.2012

Incompatibilităţi în legătură cu entitatea/structura auditată

DA

NU

Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu cineva care ar putea să vă limiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi sau să constataţi slăbiciuni de audit în orice fel?

-

X

Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective care ar putea să vă influenţeze în misiunea de audit?

-

X

Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 ani într-un alt mod în activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată?

X

-

Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor finanţate integral sau parţial de Uniunea Europeană?

-

X

Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale entităţii/structurii ce urmează a fi auditată?

X

-

Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul entităţii/structurii ce va fi auditată sau cu membrii organului de conducere colectivă?

X

-

Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau primirea de redevenţe de la vreun grup anume, sau organizaţie sau nivel guvernamental?

-

X

Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plată şi alte instrumente de plată pentru entitatea/structura ce va fi auditată?

-

X

Aţi ţinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditată?

-

X

Aveţi vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditată?

-

X

Dacă în timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personală, externă sau organizaţională care ar putea să vă afecteze abilitatea dvs. de a lucra şi a face rapoartele de audit imparţiale, notificaţi şeful Serviciului de audit intern de urgenţă?

X

-


9

Procedura P03: Iniţierea auditului CONSILIUL JUDEŢEAN SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern Nr. 213 / 01.03.2012

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN Către: De la:

Primăria Şcheia Consiliul Judeţean Suceava Compartimentul de Audit Public Intern Referitor: Misiunea de audit intern Activitatea financiar-contabilă Stimate: domnule Andriciuc Vasile, primar În conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2012, urmează ca în perioada 05.03.2012 – 30.06.2012 să efectuăm o misiune de audit intern având ca tema Activitatea financiar-contabilă. Scopul misiunii de audit intern este acela de a furniza o asigurare independentă conducerii în ceea ce priveşte funcţionalitatea sistemului de control intern ataşat activităţii auditate şi formularea de recomandări pentru îmbunătăţirea acestuia. Perioada supusă evaluării este 01.01.2010 – 31.12.2010. Vă rugăm, de asemenea, să desemnaţi o persoană de contact pentru a ne ajuta în timpul derulării misiunii de audit intern, urmând a stabili de comun acord data şedinţei de deschidere, având pe ordinea de zi următoarele: -prezentarea auditorilor; -prezentarea şi discutarea obiectivelor misiunii de audit intern; -discutarea programului intervenţiei la faţa locului; -stabilirea persoanelor de legătură în cadrul compartimentelor auditate; Pentru o mai bună documentare a echipei de audit intern referitoare la activitatea direcţiei, vă rugăm sa ne puneţi la dispoziţie următoarea documentaţie necesară: 

cadrul legal si de reglementare aplicabil domeniului financiar-contabil;



organigrama instituţiilor subordonate;



regulamentul de organizare şi funcţionare;



fişele posturilor;



procedurile scrise care descriu activităţile ce se desfăşoară in cadrul direcţiei;



rapoartele de audit intern anterioare;



alte rapoarte, note, dosare anterioare care se referă la aceasta temă.

Cu deosebită consideraţie, Auditor intern, 10

Procedura P04: Colectarea şi prelucrarea informaţiilor

COLECTAREA INFORMAŢIILOR Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabilă Întocmit: Data: 03.03.2012

COLECTAREA INFORMATIILOR Identificarea legilor si regulamentelor aplicabile structurii auditate Obţinerea organigramei Obţinerea Regulamentului de organizare si funcţionare Obţinerea fiselor posturilor Obţinerea procedurilor scrise si formalizate Identificarea personalului responsabil Obţinerea Raportului de audit intern anterior Rapoarte elaborate de alte instituţii

11

DA X

NU -

X X X X -

X X

X

-

OBSERVATII

Exista doar parţial Anterior nu au fost realizate misiuni de audit intern

Procedura P05: Analiza riscului

CONSILIUL JUDEŢEAN SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabilă Întocmit: -

Nr. crt. 1.

2.

Obiective

Data: 08.03.2012

Obiecte auditabile

ELABORAREA SITUAŢIILOR FINANCIARE ANUALE

1. Activitatea premergătoare elaborării situaţiilor financiare anuale 2. Activitatea de stabilire a soldurilor conturilor sintetice şi analitice 3. Elaborarea Situaţiilor financiare anuale

ORGANIZAREA ŞI EFECTUAREA ARHIVĂRII DOCUMENTELOR FINANCIARCONTABILE

4. Cadrul normativ şi procedural privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea financiarcontabilă 5. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor 6. Sistemul de păstrare al documentelor până la predarea la arhivă

Cadrul legislativ

Observaţii

Legea nr. 82/1991 republicată; Legea nr. 82/1991 republicată; Legea Arhivelor nr. 16/1996 (cu modificări)

7. Activitatea de arhivare

Lista centralizatoare a obiectelor auditabile reprezintă primul document care se elaborează în cadrul procedurii Analiza riscurilor şi cuprinde 7 de obiecte auditabile, structurate pe 2 obiective, care vor fi evaluate în continuare pentru obţinerea Tematicii în detaliu a misiunii de audit intern. 12

Procedura P05: Analiza riscului CONSILIUL JUDEŢEAN SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

IDENTIFICAREA RISCURILOR Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabilă Perioada auditată: 01.01.2010-31.12.2010 Întocmit: Nr. crt. 1.

Obiective ELABORAREA SITUAŢIILOR FINANCIARE ANUALE

Data: 08.03.2012

Obiecte auditabile 1. Activitatea premergătoare elaborării situaţiilor financiare anuale

Riscuri semnificative (identificate) 1. Inexistenţa unor proceduri scrise/monografii privind activitatea premergătoare elaborării situaţiilor financiare anuale 2. Neregularizarea excedentelor rezultate din execuţia bugetului de regie 3. Preluarea eronată a informaţiilor din documentele întocmite preliminare situaţiilor financiare anuale

2. Activitatea de stabilire a soldurilor conturilor sintetice şi analitice

4. Inexistenţa unor proceduri scrise/monografii privind stabilirea soldurilor sintetice şi analitice 5. Preluarea eronată a sumelor din conturile analitice în conturile sintetice 6. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de stabilire a soldurilor conturilor sintetice şi analitice

3. Elaborarea Situaţiilor financiare anuale

7. Nerespectarea procedurilor de întocmire a Situaţiilor financiare anuale 8. Raportarea unor date eronate în Situaţiile financiare anuale 9. Nerespectarea corelaţiilor bilanţiere

13

Observaţii

3.


4. Cadrul normativ şi procedural privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea financiarcontabilă

10. Inexistenţa procedurilor privind arhivarea dosarelor financiar-contabile 11. Inexistenţa sarcinilor prestabilite pentru persoanele ce vor răspunde de activitatea de arhivare. 12. Neactualizarea cadrului procedural privind activitatea de arhivare

5. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor

13. Nedesemnarea persoanelor cu atribuţii privind arhivarea documentelor pe suport de hârtie şi/sau pe suport informatic 14. Neinstruirea persoanelor cu atribuţii în activitatea de arhivare, prescrise de fişa postului 15. Inexistenţa programelor de formarea, atestarea si perfectionarea personalului de specialitate

6. Sistemul de păstrare al documentelor până la predarea la arhivă

16. Inexistenţa unor proceduri scrise privind păstrarea documentelor în timpul anului 17. Gruparea eronată a documentelor ce urmează a fi arhivate 18. Nerealizarea inventarierii documentelor ce urmează a fi predate spre arhivare


19. Pregătirea necorespunzătoare a dosarelor financiar-contabile în vederea arhivării 20. Nepredarea dosarelor financiar-contabile la termenele legale 21. Neasigurarea unui spaţiu corespunzător arhivării

NOTĂ: Identificarea riscurilor este al doilea document care se elaborează în cadrul procedurii Analiza riscurilor şi presupune asocierea riscurilor semnificative la operaţiile stabilite în Lista centralizatoare a obiectelor auditabile. De regulă, se asociază unul sau mai multe riscuri teoretice, determinate de auditorii interni din documentele colectate sau din riscurile practice reieşite din propria experienţă. În situaţia în care la operaţiile auditabile se ataşează mai multe riscuri, analiza acestora se va putea realiza pentru fiecare risc în parte sau pe total operaţie/obiect auditabilă. 14

În acest studiu de caz au fost identificate 7 obiecte auditabile cărora le-au fost ataşate 21 riscuri.

15


STABILIREA FACTORILOR, PONDERILOR ŞI NIVELURILOR DE APRECIERE AL RISCULUI Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabilă Perioada auditată: 01.01.2010 -31.12.2010 Întocmit: -

Factori de risc (Fi)

Ponderea factorilor de risc (Pi)

Aprecierea controlului intern – F1

Data: 08.03.2012

Nivelul de apreciere al riscului (Ni) N1

N2

N3

P1 – 50%

Există proceduri şi se aplică

Există proceduri, sunt cunoscute, dar nu se aplică

Nu există proceduri

Aprecierea cantitativă F2

P2 – 30%

Impact financiar scăzut

Impact financiar normal

Impact financiar ridicat

Aprecierea calitativă – F3

P3 – 20%

Vulnerabilitate mică

Vulnerabilitate medie

Vulnerabilitate mare

Notă: Cei trei factori de risc din acest document sunt stabiliţi prin normele generale şi sunt acoperitori pentru entitate, însă dacă dorim să evidenţiem şi alţi factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunzătoare, se recomanda sa avem în vedere ca suma ponderilor factorilor de risc să fie de asemenea 100. În funcţie de importanţa şi greutatea factorilor de risc, se stabilesc ponderile şi nivelurile de apreciere ale riscurilor.

16


CHESTIONAR DE LUARE LA CUNOŞTINŢĂ - CLC Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabilă Perioada auditată: 01.01.2010 -31.12.2010 Întocmit: ACTIVITATEA DE AUDIT

Data: 08.03.2012 DA

1. Elaborarea situaţiilor financiare anuale - există un sistem de proceduri care să reglementeze elaborarea situaţiilor financiare anuale? - procedurile de lucru existente sunt scrise şi formalizate? - atribuţiile cuprinse în procedurile de lucru se găsesc în fişele posturilor? - procedurile de lucru existente conţin termene precise privind elaborarea situaţiilor financiare anuale? - dacă da, aceste termene au fost respectate? - există un program anual de formare profesională? - există un program informatic care asistă personalul la elaborarea situaţiilor financiare anuale?

NU

OBS Cadrul normativ

X X X X X X X

Testare

2. Arhivarea documentelor financiar-contabile - aveţi un sistem de proceduri privind organizarea arhivării documentelor? - există o persoană desemnată pentru activitatea de arhivare a dosarelor aferente activităţii de financiar-contabile? - persoanele respective au experienţa şi pregătirea necesară? - există un program anual de formare profesională?

X

- există proceduri scrise şi formalizate privind arhivarea documentelor financiar-contabile?

X

- dacă da, vă rog să ne furnizaţi un exemplar - există spaţiu special destinat pentru arhivarea documentelor? - există un program la nivelul regiei privind întreţinerea şi reparaţiile spaţiilor destinate arhivării?

X X

X X X Da, dar nu sunt formalizate Testare X

Notă: Chestionarul de luare la cunoştinţă se adresează nivelului general de management si managementului de linie, in vederea aprecierii riscurilor operaţiilor supuse auditării, cu scopul de a evalua prin întrebările formulate si răspunsurile primite existenta si funcţionalitatea controalelor interne din cadrul entităţii. 17

18


STABILIREA NIVELULUI RISCULUI ŞI A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabilă Perioada auditată: 01.01.2010 -31.12.2010 Întocmit: -

Data: 20.03.2012 Criterii de analiza a riscurilor

Nr. crt.

1.

Obiective

Obiecte auditabile

ELABORARE A SITUAŢIILOR FINANCIARE ANUALE

1. Activitatea premergătoare elaborării situaţiilor financiare anuale


Riscuri semnificative

Aprecierea controlului intern (F1) P1 Ni 50%

Aprecierea cantitativă (F2) P2 Ni 30%

Aprecierea calitativă (F3) P3 Ni 20%

Punctaj total

1. Inexistenţa unor proceduri scrise/monografii privind activitatea premergătoare elaborării situaţiilor financiare anuale

0,5

3

0,3

1

0,2

1

2,5

2. Neregularizarea excedentelor rezultate din execuţia bugetului de regie

0,5

2

0,3

2

0,2

2

2,0

3. Preluarea eronată a informaţiilor din documentele întocmite preliminare situaţiilor financiare anuale

0,5

2

0,3

2

0,2

1

1,8

4. Inexistenţa unor proceduri scrise/monografii privind stabilirea soldurilor sintetice şi analitice

0,5

2

0,3

1

0,2

2

1,7

0,5

2

0,3

2

0,2

3

2,2

0,3

1

0,2

2

1,7

5. Preluarea eronată a sumelor din conturile analitice în conturile sintetice 6. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu 19

0,5

2


2. ORGANIZARE A ŞI EFECTUARE A ARHIVĂRII DOCUMENTE -LOR FINANCIARCONTABILE

4. Cadrul normativ şi procedural privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea financiarcontabilă 5. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor

6. Sistemul de păstrare al documentelor până la predarea la arhivă 7. Activitatea de

activitatea de stabilire a soldurilor conturilor sintetice şi analitice 7. Nerespectarea procedurilor de întocmire a Situaţiilor financiare anuale

0,5

3

0,3

1

0,2

2

2,2

8. Raportarea unor date eronate în Situaţiile financiare anuale

0,5

2

0,3

1

0,2

3

1,9

0,5

2

0,3

3

0,2

2

2,3

0,5

3

0,3

1

0,2

2

2,2

0,5

2

0,3

1

0,2

1

1,5

0,5

2

0,3

2

0,2

2

2,0

0,5

2

0,3

1

0,2

1

1,5

0,5

2

0,3

1

0,2

2

1,7

0,5

2

0,3

1

0,2

1

1,5

0,5

1

0,3

2

0,2

2

1,5

0,5

2

0,3

1

0,2

2

1,7

18. Nerealizarea inventarierii documentelor ce urmează a fi predate spre arhivare

0,5

2

0,3

2

0,2

2

2,0

19. Pregătirea necorespunzătoare a dosarelor

0,5

2

0,3

1

0,2

2

1,7

9. Nerespectarea corelaţiilor bilanţiere 10. Inexistenţa procedurilor privind arhivarea dosarelor financiar-contabile 11. Inexistenţa sarcinilor prestabilite pentru persoanele ce vor răspunde de activitatea de arhivare. 12. Neactualizarea cadrului procedural privind activitatea de arhivare 13. Nedesemnarea persoanelor cu atribuţii privind arhivarea documentelor pe suport de hârtie şi/sau pe suport informatic 14. Neinstruirea persoanelor cu atribuţii în activitatea de arhivare, prescrise de fişa postului 15. Inexistenţa programelor de formarea, atestarea si perfectionarea personalului de specialitate 16. Inexistenţa unor proceduri scrise privind păstrarea documentelor în timpul anului 17. Gruparea eronată a documentelor ce urmează a fi arhivate

20

arhivare

financiar-contabile în vederea arhivării 20. Nepredarea dosarelor financiar-contabile la termenele prestabilite 21. Neasigurarea unui spaţiu corespunzător arhivării

0,5

2

0,3

1

0,2

2

1,7

0,5

2

0,3

3

0,2

3

2,5

NOTĂ: Stabilirea nivelului riscului şi a punctajului total al riscului este documentul din procedura Analiza riscurilor în care auditorul evaluează riscurile pe baza informaţiilor şi documentelor, în posesia cărora a intrat până în acest moment, a Chestionarului de Luare la Cunoştinţă - CLC, pe care l-a obţinut de la managementul general şi managementul de linie al structurii auditate, dar şi a expertizei personale în domeniu şi a informaţiilor din mass-media sau de pe internet. De asemenea, auditorii interni, în funcţie de resursele alocate misiunii (număr de persoane, timpul aferent ş.a.), stabilesc punctajul total al riscurilor operaţiei/activităţii respective, în baza formulei de calcul: n

Pt   N i  Pi i 1

unde: Pt = punctajul total; N i = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat; Pi = ponderea criteriilor de risc

Pentru continuarea analizei, grupează riscurile în următoarele trei categorii:  Riscuri mici 1,0 - 1,7  Riscuri medii 1,8 - 2,2  Riscuri mari 2,3 - 3,0 Elaborarea acestui document prezintă un grad relativ mare de subiectivitate şi din acest motiv auditorii interni aduc îmbunătăţiri acestei lucrări, pe toată durata misiunii de audit, în special în Etapa intervenţiei la faţa locului în funcţie de informaţiile pe care le colectează cu ocazia testărilor efectuate. Din experienţa practică, recomandăm ca ponderea riscurilor medii să fie sub 10%, deoarece aceasta denotă o nehotărâre din partea auditorilor interni, referitoare la categoria de riscuri în care să le includă, luând în considerare că în auditare vor intra, de regulă, riscurile mari şi medii, considerate riscuri semnificative.

21


CLASAREA OBIECTELOR AUDITABILE (OPERAŢIILOR) ÎN FUNCŢIE DE ANALIZA RISCULUI Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabilă Perioada auditată: 01.01.2010 -31.12.2010 Întocmit: -

Data: 20.03.2012 Clasare

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

1. Activitatea premergătoare elaborării situaţiilor financiare anuale

1.





OBS.

Punctaj total


2,5

Mare

2. Neregularizarea excedentelor rezultate din execuţia bugetului de regie

2,0

Mediu

3. Preluarea eronată a informaţiilor din documentele întocmite preliminare situaţiilor financiare anuale

1,8

Mic

Nu

4. Inexistenţa unor proceduri scrise/monografii privind stabilirea soldurilor sintetice şi analitice

1,7

Mic

Nu

2,2

Mediu

5. Preluarea eronată a sumelor din conturile analitice în conturile sintetice 6. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de stabilire a soldurilor conturilor sintetice şi analitice 7. Nerespectarea procedurilor de întocmire a Situaţiilor financiare anuale

1,7

Mic

2,2

Mare


1,9

Mediu

9. Nerespectarea corelaţiilor bilanţiere

2,3

Mare

22

Nu

2.



10. Inexistenţa procedurilor privind arhivarea dosarelor financiar-contabile

2,2

Mediu

11. Inexistenţa sarcinilor prestabilite pentru persoanele ce vor răspunde de activitatea de arhivare.

1,5

Mic

12. Neactualizarea cadrului procedural privind activitatea de arhivare

2,0

Mediu

5. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor

13. Nedesemnarea persoanelor cu atribuţii privind arhivarea documentelor pe suport de hârtie şi/sau pe suport informatic

1,5

Mic

Nu

14. Neinstruirea persoanelor cu atribuţii în activitatea de arhivare, prescrise de fişa postului

1,7

Mic

Nu

15. Inexistenţa programelor de formarea, atestarea si perfectionarea personalului de specialitate

1,5

Mic

Nu

16. Inexistenţa unor proceduri scrise privind păstrarea documentelor în timpul anului

1,5

Mic

Nu

17. Gruparea eronată a documentelor ce urmează a fi arhivate

1,7

Mic

Nu


2,0

Mediu

19. Pregătirea necorespunzătoare a dosarelor financiarcontabile în vederea arhivării

1,7

Mic

Nu

20. Nepredarea dosarelor financiar-contabile la termenele prestabilite

1,7

Mic

Nu

21. Neasigurarea unui spaţiu corespunzător arhivării

2,5



Nu

Mare În documentul Clasarea operaţiilor în funcţie de analiza riscurilor se realizează împărţirea celor 71 de riscuri, grupate pe cele 16 de obiecte auditabile şi 3 obiective, în 3 categorii de riscuri, mici, medii şi mari, stabilite în fazele anterioare ale procedurii Analiza riscurilor. În continuare, riscurile mici vor fi eliminate din auditare, iar riscurile mari şi medii, considerate riscuri semnificative, în număr de 12, vor intra în faza de ierarhizare a riscurilor şi vor fi preluate în Tabelul puncte tari şi puncte slabe.

23


TABELUL PUNCTE TARI ŞI PUNCTE SLABE Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabilă Perioada auditată: 01.01.2010 -31.12.2010 Întocmit: -

Nr. crt. 1.

Obiective


Obiecte auditabile 1. Activitatea premergătoare elaborării situaţiilor financiare anuale

Data: 20.03.2012


Puncte T/S


S

2. Neregularizarea excedentelor rezultate din execuţia bugetului de regie 2. Activitatea de stabilire a soldurilor conturilor sintetice şi analitice 3. Elaborarea Situaţiilor

5. Preluarea eronată a sumelor din conturile analitice în conturile sintetice 7. Nerespectarea procedurilor de întocmire a 24

T

Consecinţa funcţionăriinefuncţionării controlului intern

OBS

Scăzut

Neregularitatea este rezolvată de personalul specializat.

S

T

Grad de încredere al auditorului intern în controlul intern

Ridicat

Nu

Scăzut

Situaţiile financiare anuale sunt întocmite în

Ridicat Nu

financiare anuale

2.


Situaţiilor financiare anuale

mod corect şi elocvent.


T

Raportare în situaţiile financiare s-a realizat cu data corecte.

9. Nerespectarea corelaţiilor bilanţiere

S

Scăzut


10. Inexistenţa procedurilor privind arhivarea dosarelor financiar-contabile

S

Scăzut




21. Neasigurarea unui spaţiu corespunzător arhivării

12. Neactualizarea cadrului procedural privind activitatea de arhivare

T

Activitatea de arhivare a documentelor a fost realizată întru-un cadru procedural corect.

Ridicat

Ridicat

S

Scăzut

S

Scăzut

Notă: În faza de ierarhizare a operaţiilor în funcţie de riscuri, în care au intrat numai riscurile semnificative, a fost elaborat documentul Tabelul puncte tari şi puncte slabe, prin care au fost identificate 4 obiecte auditabile, evaluate ca fiind puncte tari, care vor fi eliminate din auditare, iar celelalte obiecte auditabile considerate ca fiind puncte slabe vor rămâne în continuare în auditare. Evaluarea operaţiilor identificate ca fiind puncte tari s-a realizat prin aprecierea funcţionalităţii sistemului de control intern al activităţilor auditate, care astfel limitează efectul riscurilor asociate acestora. În urma operaţiei de ierarhizare, au fost preluate spre auditare în continuare obiectivele şi obiectele auditabile considerate ca fiind puncte slabe, în documentul Tematica în detaliu a misiunii de audit intern, care vor fi renumerotate şi ulterior va fi stabilită corespondenţa acestora cu paragrafele din Raportul de audit intern. 25

Nu

Nu


TEMATICA ÎN DETALIU A MISIUNII DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabilă Perioada auditată: 01.01.2010 -31.12.2010 Întocmit: Data: 20.03.2012 Nr. Poziţia în RAI Obiective Obiecte auditabile crt. 1. ELABORAREA 1. Activitatea premergătoare 1. Analiza organizării activitatăţilor SITUAŢIILOR elaborării situaţiilor financiare premergătoare elaborării situaţiilor financiare II. 1.1.1. FINANCIARE anuale anuale ANUALE 2. Activitatea de stabilire a 5. Verificarea corectitudinii preluării sumelor soldurilor conturilor sintetice şi din conturile analitice în conturile sintetice. II.1.1.2. analitice 3. Activitatea de întocmire a 9. Analiza activităţii de întocmire a situaţiilor II. 1.1.3. situaţiilor financiare anuale financiare 2. ORGANIZAREA ŞI 4. Cadrul normativ şi procedural 10. Analiza existenţei procedurilor privind EFECTUAREA privind arhivarea documentelor arhivarea dosarelor financiar-contabile II. 2.4. ARHIVĂRII rezultate din activitatea DOCUMENTELOR financiar-contabilă FINANCIAR6. Sistemul de păstrare al 18. Verificarea activităţii de inventariere a CONTABILE documentelor până la predarea la documentelor ce urmează a fi predate spre II. 2.5 arhivă arhivare. 7. Activitatea de arhivare 21. Verificarea existenţei unui spaţiu II. 2.6 corespunzător arhivării. Notă: Analiza riscurilor a pornit de la documentele Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, care a cuprins 2 obiective structurate pe 7 de obiecte auditabile şi Identificarea riscurilor, prin care s-au ataşat 21 de riscuri la aceste obiecte auditabile şi s-a finalizat cu Tematica în detaliu a misiunii de audit intern în urma căreia au fost selectate în vederea auditării 2 obiective, 6 obiecte auditabile şi 6 riscuri asociate acestora. În continuare, cele 15 de riscuri au fost înlocuite cu obiectele auditabile selectate (operaţii / activităţi / funcţii programe / domenii) corespunzătoare riscurilor semnificative, în vederea efectuării testărilor, pe baza Programului intervenţiei la faţa locului, şi care se vor materializa în FIAP-uri şi FCRI-uri, acolo unde este cazul, şi în final vor fi transferate şi comentate în Raportul de audit intern, în ordinea din Tematica în detaliu a misiunii de audit intern. 26

Procedura P06: Elaborarea programului de audit intern CONSILIUL JUDEŢEAN SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

PROGRAMUL DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabilă Perioada auditată: 01.01.2010 -31.12.2010 Întocmit: OBIECTIVELE AUDITULUI ACTIVITĂŢILE PROGRAMATE Tema generală: Activitatea financiar-contabilă 1. Pregătirea misiunii de audit 1. -Tipărirea şi procesarea ordinului de serviciu -Tipărirea şi procesarea declaraţiei de independenţă -Pregătirea şi transmiterea notificării privind declanşarea misiunii de audit intern 2. -Colectarea şi prelucrarea datelor -Întocmirea listei centralizatoare a obiectelor auditabile 3.-Întocmirea tabelului puncte tari şi slabe 4.-Elaborarea programului de audit intern -Întocmirea programului de intervenţie la faţa locului -Obţinerea de aprobări pentru documentele întocmire anterior 5. -Planificarea şi organizarea şedinţei de deschidere -Întocmirea minutei şedinţei de deschidere 2. Intervenţia la faţa locului 27

DURATA (H) 616 88 2

Data: 20.03.2012 PERSOANELE LOCUL IMPLICATE DESFĂŞURĂRII -

DAPI

2

-

DAPI

4

-

DAPI

8 8

-

DAPI AUDITAT DAPI

8

-

DAPI

8

-

DAPI

8

-

DAPI

10

-

DAPI

2

-

DAPI AUDITAT

2

-

DAPI AUDITAT

352

-

Obiectul I ELABORAREA SITUAŢIILOR FINANCIARE ANUALE

Obiectul II ORGANIZAREA ŞI EFECTUAREA ARHIVĂRII DOCUMENTELOR FINANCIAR-CONTABILE

1. Efectuarea verificărilor 2. Discutarea constatărilor cu conducerea instituţiei 3. Elaborarea fişelor de identificare a problemelor 4. Colectarea dovezilor 5.Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al formei şi conţinutului şi întocmireanotei centralizatoare a documentelor de lucru 1. Efectuarea verificărilor 2. Discutarea vonstatărilor cu conducerea instituţiei 3. Elaborarea fişelor de identificare a problemelor 4. Colectarea dovezilor 5.Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al formei şi conţinutului şi întocmirea notei centralizatoare a documentelor de lucru Concluzii

3. Raportul de audit intern 1.Redactarea proiectului de audit intern -Revizuirea raportului de audit intern făcută de auditori - Obţinerea aprobării proiectului raportului de audit intern de conducere 2. Transmiterea către conducere a proiectului raportului de audit intern şi solicitarea unui răspuns în 15 zile. 28

16 2

-

16

AUDITAT DAPI

6 4

16 2

-

16

AUDITAT DAPI

6 4

4 160 48

-

DAPI

48

-

DAPI

8

-

DAPI

8

-

DAPI

DAPI

4. Urmărirea recomandărilor

3. Planificarea şi organizarea reuniunii de conciliere 4. Includerea în raportul de audit intern a aspectelor reţinute din punct de vedere a auditatului -Obţinerea aprobării raportului de audit -Finalizarea raportului de audit 5. Difuzarea şitransmiterea raportului de audit intern conducerii 1. Întocmirea fişei de urmărire a recomandărilor

8

-

AUDITAT

8

-

DAPI

16

-

DAPI

8 8

-

DAPI DAPI

16

-

DAPI

Nota: Programul de audit intern este documentul prin care repartizam resursele de audit respectiv, împărţim intre membri echipei de auditori activităţile pe care le vor desfăşura pentru realizarea misiunii si repartizam timpul pentru parcurgerea etapelor si procedurilor specifice in vederea încadrării in perioadele afectate prin Planul de audit intern.

29


PROGRAMUL INTERVENŢIEI LA FAŢA LOCUL Misiunea de audit: Auditarea sistemului financiar-contabil Perioada auditată: 01.01.2010 -31.12.2010 Întocmit: Obiectivul I. ELABORAREA SITUAŢIILOR FINANCIARE ANUALE Nr. crt.

1. 2.

3.

OBIECTE AUDITABILE

TIPUL TESTĂRII

Activitatea premergătoare elaborării situaţiilor financiare anuale Activitatea de stabilire a soldurilor conturilor sintetice şi analitice

Analiza operaţiunilor specifice închiderii perioadei de gestiune Verificarea generală a conţinutului conturilor sintetice şi analitice Analiza modului de întocmire a situaţiilor financiare

Elaborarea Situaţiilor financiare anuale

Data: 20.03.2012

Locul

Durata (h)

Nr. test

Nr. lista verificare

Auditori

DC

8

Interviu nr. 1.1.1 Test 1.2.1

LV 1

Pitu Adriana

DC

8

LV 1

Pitu Adriana

DC

16

LV 1

Pitu Adriana

C.C.I 1.3.1.

Test 1.4.1

Obiectivul II. ORGANIZAREA ŞI EFECTUAREA ARHIVĂRII DOCUMENTELOR FINANCIAR-CONTABILE Nr. Durata Nr. lista OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII Locul Nr. test crt. (h) verificare Cadrul normativ şi Analiza existenţei procedural privind procedurilor privind 4. arhivarea documentelor DC 16 C.C.I 2.5.1 LV 2 arhivarea dosarelor rezultate din activitatea financiar-contabile financiar-contabilă 5. Sistemul de păstrare al Analiza organizării Interviu documentelor până la sistemului de păstrare al nr. 2.2.1 DC 20 LV 2 predarea la arhivă documentelor până la Notă de relaţii nr. predarea la arhivă 2.6.1

30

Auditori

Dăncilă Cătălin

Dăncilă Cătălin

6.

Activitatea de arhivare

Analiza respectării prevederilor procedurale privitoare la activitatea de arhivare

DC

62

Test 2.7.1

LV 2

Pitu Adriana

Auditor intern -

31

Procedura P07: Şedinţa de deschidere CONSILIUL JUDEŢEAN SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

MINUTA ŞEDINŢEI DE DESCHIDERE Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabilă Perioada auditată: 01.01.2010 -31.12.2010 Întocmit: -

Data: 20.03.2012

A. Lista participanţilor: Numele

Funcţia

Direcţia/ Serviciul

Nr. telefon

E-mail

Ionescu Alin

Auditor

CJS

0741234567

stefani@yahoo. com

Alexandru Elena Florea Gabriela

Contabil şef Secretară

0734789056 0723145789

AndriciucVasile

Primar

Primăria Şcheia Primăria Şcheia Primăria Şcheia Primăria Şcheia

0743567890

Călin Ioan

Viceprimar

0721245578

vasilea@yahoo. com

Semnătura Ştefan I. Alexandru E. Florea G. Andriciuc V. Călin I.

B. Stenograma şedinţei În cadrul şedinţei de deschidere s-a procedat la: - Prezentarea echipei de auditori care urmează să efectueze misiunea de audit intern; - Prezentarea şi discutarea obiectivelor generale ale auditului intern, semnificaţia acestora. În acelaşi timp, a fost cerută părerea auditaţilor cu privire la aceste obiective, unde s-au făcut remarci că acestea în general reprezintă zone cu risc, dar s-au făcut şi unele comentarii cu privire la complexitatea activităţii Direcţiei Buget şi Contabilitate Internă şi neatractivitatea nivelului salariului pentru atragerea unor specialişti; - Prezentarea Programului intervenţiei la faţa locului, respectiv modul de abordare pe teren a obiectivelor auditabile care vor fi testate, după analiza de risc efectuată. - Stabilirea persoanelor pe care auditorii interni le pot contacta în vederea colectării informaţiilor, efectuării de teste şi asupra modului de obţinere a interviurilor. De asemenea, a fost stabilit programul întâlnirilor şi timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri; - Stabilirea condiţiilor minime pe care auditatul trebuie să le asigure în vederea realizării misiunii de audit (spaţiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.) - Convenirea asupra unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor şedinţe intermediare în cursul derulării misiunii de audit, informarea sistematică asupra constatărilor efectuate ş.a. - Stabilirea Şedinţei de închidere, inclusiv a participanţilor la aceasta; - Stabilirea modalităţii de redactare a Raportului de audit intern (când, cum şi cui va fi distribuit). - Explicarea modului cum vor fi discutate şi analizate recomandările formulate, ca urmare a eventualelor disfuncţionalităţi constatate, inclusiv Planul de acţiune realizat de entitatea auditată şi Calendarul implementării acestora, cu termene şi persoane responsabile. Auditori interni, -

Auditaţi, Alexandru Elena, Florea Gabriela, Călin Ioan AndriciucVasile 32

Procedura P07: Chestionar

LISTA DE VERIFICARE NR. 1 Obiectivul I. ELABORAREA SITUAŢIILOR FINANCIARE ANUALE Nr. crt. 1.1.

1.2

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

NU

Analiza procedurilor de lucru • Verificarea gradului de acoperire a activităţilor prin procedurile de lucru specifice - examinarea listei activităţilor pentru realizarea obiectivului - identificarea activităţilor care nu au la bază proceduri de lucru - garantarea cuprinderii în procedurile de lucru a reglementărilor cadrului normativ, aplicabile fiecărei activităţi - examinarea modelelor de formulare specifice - examinarea algoritmilor de calcul şi a modalităţilor de completare a formularelor - existenţa exemplelor în acest sens - examinarea sistemului de raportare al activităţii • Confirmarea existenţei activităţilor de control intern in punctele cheie ale procedurii de lucru • Urmărirea existenţei responsabilităţilor pe faze de întocmire, avizare, aprobare şi pe nivele de execuţie • Aplicarea principiului dublei semnături • Aprobarea de către persoanele competente • Asigurarea prelucrării datelor în sistem informatizat • Modalitatea arhivarii documentelor • Existenţa componentei de actualizare a procedurilor de lucru • Compararea atribuţiilor din procedurile de lucru cu cele din fişele posturilor • Verificarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi în realizarea activităţilor • Aprecierea calităţii procedurilor de lucru de către personalul care le utilizează: - apar disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice a procedurilor? - aveţi propuneri de perfecţionare a procedurilor? - procedurile de lucru sunt corespunzătoare? Activitatea premergătoare elaborării situaţiilor financiare anuale a. urmărirea organizării activităţii premergătoare elaborării situaţiilor financiare anuale; b.verificarea înregistrării în conturi a tuturor documentelor justificative; c. verificarea exactităţii datelor înregistrate cu ajutorul balanţei de verificare; d. examinarea stabilirii valorii de inventar a patrimoniului; e. urmărirea lipsurilor elementelor patrimoniale constatate la inventariere; f. verificarea corectitudinii tuturor sumelor;

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

33

OBS.

X X X X X X X X X

Interviu nr. 1.1.1.

TEST nr. 1.2.1 Foaie de lucru nr. 1.2.1 Lista de control nr. 1.2.1 FIAP nr. 1.2.1

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT g. verificarea reflectării în contabilitate a operaţiunilor de regularizare; h. examinarea procedurilor utilizate.

1.3

1.4

Activitatea de stabilire a soldurilor conturilor sintetice şi analitice a. examinarea înregistrării cronologice a datelor în Registrul-jurnal; b. confirmarea utilizării conturilor debitoare şi creditoare în concordanţă cu natura operaţiunilor efectuate; c. garantarea utilizării conturilor în conformitate cu funcţiunea acestora; d. urmărirea determinării corecte a rulajelor debitoare şi creditoare la sfârşitul zilei şi a perioadei de raportare. e. confirmarea completării Registrului-inventar, respectiv a fiecărui post de activ şi de pasiv, cuprins în bilanţul contabil; f. recalcularea soldurilor finale pe baza intrărilor şi ieşirilor de la data inventarierii până la data închiderii exerciţiului financiar; h. examinarea înregistrărilor sistematice a modificărilor de activ şi de pasiv; i. garantarea preluării totalului pentru fiecare cont sintetic din Registrul-jurnal; Elaborarea Situaţiilor financiare anuale

DA X

X

OBS. Observare directă

X X X X C.C.I 1.3.1.

X X X X

a. urmărirea organizării activităţii de elaborare a situaţiilor financiare; b. examinarea existenţei celor cinci situaţii financiare; c. verificarea întocmirii Bilanţului;

X

d. controlul datelor cuprinse în Contul de execuţie bugetară; e. examinarea tuturor datelor cuprinse în Situaţia modificărilor capitalului propriu şi Situaţia fluxurilor de trezorerie; f. existenţa tuturor notelor explicative; g. urmărirea preluării sumelor din activităţile anterioare întocmirii situaţiilor financiare; h. urmărirea respectării normelor de întocmire a situaţiilor financiare; i. verificarea corectitudinii datelor în situaţiile financiare; j. urmărirea existenţei semnăturilor persoanelor autorizate;

X

Data: 01.04.2012

NU


X X X X X X X X

Observare directă

Auditor intern, -

34

Procedura P08: Colectarea dovezilor CONSILIUL JUDEŢEAN SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

INTERVIU NR. 1.1.1. privind Elaborarea situaţiilor financiare anuale adresat domnului Călin Ioan, viceprimar Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabilă Perioada auditată: 01.01.2010 -31.12.2010 Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Întrebare

DA

Exista un sistem de proceduri care să reglementeze elaborarea situaţiilor financiare anuale? Procedurile sunt scrise şi formalizate? Există responsabil cu realizarea şi actualizarea procedurilor? Aveţi monografii contabile pe domenii? Monografiile contabile sunt scrise şi formalizate? Există responsabil cu completarea şi actualizarea monografiilor? Consideraţi procedurile folosite corespunzătoare şi suficiente? Aţi constatat disfuncţionalităţi în sistemul de înregistrare în contabilitate? Există propuneri de perfecţionare a procedurii? Nu mai aveţi nimic de adăugat?

Data: 05.04.2012 Auditor intern, Ionescu Alin

NU

X

Obs. Cadrul normativ

X X X X X X X X X

Intervievat, Călin Ioan, viceprimar

Notă: Problema privind elaborarea procedurilor de lucru, scrise şi formalizate, este o problemă generală, cunoscută la nivelul entităţii publice, motiv pentru care nu se va elabora FIAP, deoarece va fi abordată cu ocazia fiecărui obiectiv şi de asemenea se vor face comentarii în Raportul de audit intern.

35

Procedura P08: Colectarea dovezilor CONSILIUL JUDEŢEAN SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern TESTUL NR. 1.2.1 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabilă Perioada auditată: 01.01.2012-31.12.2012 OBIECTUL TESTULUI: Elaborarea situaţiilor financiare anuale OBIECTIVUL TESTULUI: Activitatea premergătoare elaborării situaţiilor financiare anuale DESCRIEREA TESTULUI:  Populaţia pentru realizarea testului o reprezintă documentele premergătoare întocmirii situaţiilor financiare anuale pentru anul calendaristic al perioadei auditate;  Eşantionul pentru analiza documentele premergătoare întocmirii situaţiilor financiare anuale cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, s-a stabilit la 100% din populaţia totală, respectiv documentele prezentate conform Foii de lucru nr. 1.2.1.  Testarea a urmărit activitatea premergătoare elaborării situaţiilor financiare anuale cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automată pe baza elementelor stabilite în Lista de verificare nr.1 poziţia 1.2 şi anume: Activitatea premergătoare elaborării situaţiilor financiare anuale a. urmărirea organizării activităţii premergătoare elaborării situaţiilor financiare anuale; b.verificarea înregistrării în conturi a tuturor documentelor justificative; c. verificarea exactităţii datelor înregistrate cu ajutorul balanţei de verificare; d. examinarea stabilirii valorii de inventar a patrimoniului; e. urmărirea lipsurilor elementelor patrimoniale constatate la inventariere; f. verificarea corectitudinii tuturor sumelor; g. verificarea reflectării în contabilitate a operaţiunilor de regularizare; h. examinarea procedurilor utilizate. Testarea s-a concretizat în elaborarea Listei de control nr.1.2.1 privind Activitatea premergătoare elaborării situaţiilor financiare anuale. CONSTATĂRI: Din analiza listei de control s-a constatat: - neînregistrarea în conturi a tuturor documentelor justificative; - stabilirea eronată a valorii de inventar a patrimoniului; - nereguli în preluarea tuturor sumelor; CONCLUZII: În baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 1.2.1. Data: 07.04.2012

Auditor intern, -

36

FOAIE DE LUCRU NR. 1.2.1 Obiectivul nr. 1: Elaborarea situaţiilor financiare anuale Eşantionului în vederea analiza documentele premergătoare întocmirii situaţiilor financiare anuale cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor a fost constituit astfel: - populaţia statistică: 4 documente şi anume: o balanţei conturilor înainte de inventariere; o listele de inventariere; o notă explicativă care cuprinde contabilizarea operaţiilor de regularizare; o notă explicativă care cuprinde determinarea rezultatului exerciţiului şi distribuirea profitului sau finanţarea pierderilor; -

eşantionul: 100%, respectiv toate documentele de mai sus; eşantionul va fi verificat pentu anii 2008-2010. eşantionul astfel constituit va fi verificat integral; în urma verificării eşantionului se va întocmi Lista de control nr. 1.2.1 privind Analiza activităţilor premergătoare întocmirii situaţiilor financiare anuale, în care se vor concretiza rezultatele testării.

Data: 07.04.2012


37

Elemente testate Elemente eşantionate Balanţei conturilor înainte de inventariere 2008 Listele de inventariere 2008 Note explicative 2008 Balanţei conturilor înainte de inventariere 2009 Listele de inventariere 2009 Note explicative 2009 Balanţei conturilor înainte de inventariere 2010 Listele de inventariere 2010 Note explicative 2010

LISTA DE CONTROL NR. 1.2.1 privind Analiza activităţilor premergătoare întocmirii situaţiilor financiare anuale Verificarea Verificarea Examinarea Urmărirea Urmărirea organizării înregistrării în exactităţii datelor stabilirii valorii lipsurilor activităţii conturi a tuturor înregistrate cu de inventar a elementelor premergătoare documentelor ajutorul balanţei patrimoniului; patrimoniale elaborării situaţiilor; justificative; de verificare; constatate la inventariere;

Verificarea reflectării în contabilitate a operaţiunilor de regularizare;

Verificarea corectitudinii tuturor sumelor;

X

X

X

X

X

X

FIAP

X

X

X

X

X

X

X

X

FIAP

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

FIAP

X

X

FIAP

X

X

X

X

X

X

X

X

FIAP

X

FIAP

X

X

X

X

X

X

X

X

FIAP

FIAP

X

X

X

X

X

X

X

X

Data: 07.04.2012

Auditor intern, Vasilescu Dana

FIAP

FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 1.2.1 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabilă Perioada auditată: 01.01.2010 – 31.12.2010 PROBLEMA Existenţa unor iregularităţi în activităţile premergătoare întocmirii situaţiilor financiare anuale. CONSTATARE Echipa de auditori interni a constatat probleme în vederea înregistrării în conturi a tuturor documentelor justificative De asemenea, auditorii interni au constatat erori în stabilirea valorii de inventar a patrimoniului, precum şi nereguli în preluarea tuturor sumelor. CAUZE • inexistenţa unor proceduri bine stabilite în vederea elaborării celor 4 tipuri de activităţi premergătoare întocmirii situaţiilor financiare anuale; • persoanele care au ca responsabilităţi aceaste activităţi sunt slab pregătite; • lipsa unui control mai strict asupra activităţilor pregătitoare întocmirii situaţiilor financiare anuale; • lipsa unor programe de pregătire a personalului în elaborarea situaţiilor financiare. CONSECINŢE • denaturarea situaţiilor financiare anuale; • denaturarea imaginii fidele cu privire la situaţiile financiare anuale. RECOMANDĂRI • elaborarea unor proceduri bine stabilite în vederea tuturor realizării activităţi premergătoare întocmirii situaţiilor financiare anuale; • efectuarea unor stagii de pregătire a personalului; • realizarea unor contracte interne mai amănunţite; • achiziţia unor programe informatice mai performante.

Data: 07.04.2012


39


CHESTIONAR DE CONTROL INTERN NR. 1.3.1 pentru Activitatea de stabilire a soldurilor conturilor sintetice şi analitice adresat doamnei Alexandru Elena, contabil şef la Primăria Şcheia Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabilă Perioada auditată: 01.01.2010 – 31.12..2010 Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT Activitatea de stabilire a soldurilor conturilor sintetice şi analitice Registrele obligatorii şi situaţiile financiare sunt întocmite de persoane specializate pentru această activitate sau de altă persoana cu altă funcţie?

DA

X

1.

Registrele obligatorii şi situaţiile financiare sunt verificate de către persoana responsabilă cu evidenţa financiar-contabilă a activităţii instituţiei publice?

X

2.

3.

Există completări şi modificări în Registrele obligatorii şi situaţiile financiare efectuate de persoana responsabilă cu evidenţa activităţii de casierie, din cadrul instituţiei? Dacă da, puteţi prezenta care documente conţin modificări şi completări?

Nici un răspuns

Comentarii

Persoanele desemnate cu întocmirea Registrelor obligatorii şi a situaţiilor financiare are această sarcină trecută în fişa postului care este actualizată şi semnată de aceasta. Persoana responsabilă cu evidenţa contabilă a activităţii instituţiei publice verifică legalitatea şi corectitudinea operaţiilor din Registrele obligatorii, dar şi din situaţiile financiare.

X X

4. 5.

NU

Vă rog să-mi prezentaţi modalitatea prin care X sunt corectate erorile din documente efectuate 40

Modificările sesizate au fost într-un număr mic şi reflectă erori de calcul sau de tehnoredactare.

Nr. crt.

9. 10. 11. 12. 13. 14. 15

16 17


DA

Activitatea de stabilire a soldurilor conturilor sintetice şi analitice de către persoana responsabilă cu evidenţa contabilă a activităţii instituţiei publice? Există un sistem de proceduri care să reglementeze elaborarea situaţiilor financiare anuale? Există corespondenţă între prevederile procedurilor şi responsabilităţile stabilite prin fişa postului? Procedurile de lucru existente conţin termene precise privind elaborarea situaţiilor financiare anuale? Dacă da, aceste termene au fost respectate? Există un program anual de formare profesională? Există un program informatic care asistă personalul la elaborarea situaţiilor financiare anuale? La nivelul entităţii există amenajat un spaţiu pentru desfăşurarea în bune condiţii a activităţii de evidenţă contabilă? Documentele justificative care stau la baza întocmirii Registrele obligatorii şi situaţiile financiare conţin toate elementele prevăzute de cadrul normativ? Puteţi prezenta Registrele obligatorii şi situaţiile financiarede anul trecut?

Data: 18.04.20101

NU

Nici un răspuns

Comentarii

X X X X X X X X

X


41


TESTUL NR. 1.4.1. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabilă Perioada auditată: 01.01.2012-31.12.2012 OBIECTUL TESTULUI: Elaborarea situaţiilor financiare anuale OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza modului de întocmire a situaţiilor financiare anuale DESCRIEREA TESTULUI:  Populaţia pentru realizarea testului o reprezintă situaţiile financiare anuale pentru anul calendaristic al perioadei auditate ;  Eşantionul pentru analiza modului de întocmire a situaţiilor financiare anuale cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, s-a stabilit la 55% din populaţia totală, respectiv situaţiile financiare anuale pe 3 ani, conform Foii de lucru nr. 1.4.1.  Testarea a urmărit corectitudinea paşilor parcurşi în vederea elaborării situaţiilor financiare anuale cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automată pe baza elementelor stabilite în Lista de verificare nr.1 poziţia 1.4 şi anume: Situaţii financiare anuale a. urmărirea organizării activităţii premergătoare elaborării situaţiilor financiare anuale; b. examinarea existenţei celor cinci situaţii financiare; c.

verificarea întocmirii Bilanţului;

d. controlul datelor cuprinse în Contul de execuţie bugetară; e. examinarea tuturor datelor cuprinse în Situaţia modificărilor capitalului propriu şi Situaţia fluxurilor de trezorerie; f. existenţa tuturor notelor explicative; g. urmărirea preluării sumelor din activităţile anterioare întocmirii situaţiilor financiare; h. urmărirea respectării normelor de întocmire a situaţiilor financiare; i. verificarea corectitudinii datelor în situaţiile financiare; j. urmărirea existenţei semnăturilor persoanelor autorizate; Testarea s-a concretizat în elaborarea Listei de control nr. 1.4.1. privind elaborării situaţiilor financiare anuale cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor în care pe verticală sunt elementele eşantionului, iar pe orizontală elementele testate. CONSTATĂRI: Din analiza Listei de control nr. 1.4.1. s-a constatat nerespectarea înregistrării cronologice şi sistematice în contabilitate astfel: - s-a constatat inexistenţa unei părţi a notei explicative nr 9 Analiza indicatorilor financiari ; - echipa de auditori interni a constatat nerespectarea modului de întocmire a situaţiilor financiare, dar s-a constatat şi erori la preluarea sumelor din documentele ce s-au întocmit în faza premergătoare întocmirii situaţiilor; 42

- de asemenea, s-a constatat neconcordanţa între datele specificate în situaţiile financiare şi activităţile preliminare ca: balanţa conturilor înainte de inventariere, inventarierea generală a patrimoniului, contabilitatea operaţiilor de regularizare, determinarea rezultatului exerciţiului şi distribuirea profitului sau finanţarea pierderilor. În acest fel nu se respectă prevederile Legii contabilităţii nr.82/1991 republicată şi al OMFP nr. 1850/2004 privind registrele şi formularele financiar-contabile. CONCLUZII: În baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 1.4.1. Data: 25.04.2012



FOAIE DE LUCRU NR. 1.4.1. Obiectivul I: ELABORAREA SITUAŢIILOR FINANCIARE ANUALE Eşantionul pentru testarea modului de întocmire a situaţiilor financiare anuale cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrarea automată a datelor a fost constituit astfel: 

Populaţia totală este reprezentată de Situaţiile financiare anuale întocmite pentru anul 2012;



Eşantionul a fost stabilit la 55% din populaţia totală, respectiv situaţiile financiare anuale aferente anilor 2008-2010;



Eşantionul astfel constituit va fi verificat integral;



Verificarea eşantionului se va concretiza în elaborarea Listei de control nr. 1.4.1.

Data: 25.04.2012

Auditor intern, - Ionescu Alin

43

În prezenţa, Alexandru Elena

LISTA DE CONTROL NR. 1.4.1. privind Elaborarea situaţiilor financiare anuale cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor Elemente Examinarea Verificarea Controlul Examinarea Existenţa Urmărirea Urmărirea Verificarea Urmărirea testate existenţei tuturor întocmirii datelor tuturor preluării respectării corectitudinii existenţei datelor celor cinci Bilanţului; cuprinse notelor sumelor normelor datelor în semnăturilor situaţii în Contul cuprinse în explicative; din de situaţiile persoanelor Situaţia financiare; de profit activităţile întocmire financiare; autorizate; modificărilor şi anterioare a capitalului pierdere; întocmirii situaţiilor propriu şi situaţiilor financiare; Situaţia financiare; Elemente fluxurilor de eşantionate trezorerie; Situaţii FIAP X X X X X X X X fin. 2008 Situaţii X X X X X X FIAP X X fin. 2009 Situaţii X X X X X FIAP X FIAP X fin. 2010 Data: 25.04.2012


44



FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 1.4.1. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabilă Perioada auditată: 01.01.2010 – 31.12.2010 PROBLEMA: Elaborarea situaţiilor financiare anuale cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor CONSTATARE: La instituţia publică auditată, elaborarea situaţiilor financiare anuale se realizează cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor Echipa de auditori a constatat inexistenţa unei părţi a notei explicative nr 9 ,,Analiza indicatorilor financiari”, dar şi nerespectarea modului de întocmire a situaţiilor financiare, dar s-a constatat şi erori la preluarea sumelor din documentele ce s-au întocmit în faza premergătoare întocmirii situaţiilor. De asemenea, s-a constatat neconcordanţa între datele specificate în situaţiile financiare şi activităţile preliminare ca: balanţa conturilor înainte de inventariere, inventarierea generală a patrimoniului, contabilitatea operaţiilor de regularizare, determinarea rezultatului exerciţiului şi distribuirea profitului sau finanţarea pierderilor. În acest fel nu se respectă prevederile Legii contabilităţii nr.82/1991 republicată şi al OMFP nr. 1850/2004 privind registrele şi formularele financiar-contabile. CAUZE: - inexistenţa procedurilor de întocmire a Situaţiilor financiare anuale; - lipsa controlului ierarhic în Primăria Şcheia; - pregătirea neadecvată a personalului angajat la instituţia publică. CONSECINŢE: - nerespectarea modului de întocmire a Situaţiilor financiare anuale; - erori la preluarea sumelor din documentele ce s-au întocmit în faza premergătoare întocmirii situaţiilor; -neconcordanţa între datele specificate în situaţiile financiare şi activităţile preliminare acestora. RECOMANDĂRI: - elaborarea anumitor proceduri cu privire la modul de întocmire a situaţiilor financiare anuale; - desemnarea unui responsabil pentru întocmirea şi actualizarea procedurilor; - efectuarea controalelor interne; - efectuarea unor stagii de pregatire pentru personalul instituţiei publice; - achiziţia unui program informatic specializat. Data: 25.04.2012

Auditor intern, -Vasilescu Dana

45

Procedura P08: Colectarea dovezilor

LISTA DE VERIFICARE NR. 2 Obiectivul 2. ORGANIZAREA ŞI EFECTUAREA ARHIVĂRII DOCUMENTELOR FINANCIAR-CONTABILE Nr. crt. 2.1.

2.2.

2.3.


DA

NU

Analiza procedurilor de lucru • Verificarea gradului de acoperire a activităţilor prin procedurile de lucru specifice - examinarea listei activităţilor pentru realizarea obiectivului - identificarea activităţilor care nu au la bază proceduri de lucru - garantarea cuprinderii în procedurile de lucru a reglementărilor cadrului normativ, aplicabile fiecărei activităţi - examinarea modelelor de formulare specifice - examinarea algoritmilor de calcul şi a modalităţilor de completare a formularelor - existenţa exemplelor în acest sens - examinarea sistemului de raportare al activităţii • Confirmarea existenţei activităţilor de control intern in punctele cheie ale procedurii de lucru • Urmărirea existenţei responsabilităţilor pe faze de întocmire, avizare, aprobare şi pe nivele de execuţie • Aplicarea principiului dublei semnături • Aprobarea de către persoanele competente • Asigurarea prelucrării datelor în sistem informatizat • Modalitatea arhivarii documentelor • Existenţa componentei de actualizare a procedurilor de lucru • Compararea atribuţiilor din procedurile de lucru cu cele din fişele posturilor • Verificarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi în realizarea activităţilor • Aprecierea calităţii procedurilor de lucru de către personalul care le utilizează: - apar disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice a procedurilor? - aveţi propuneri de perfecţionare a procedurilor? - procedurile de lucru sunt corespunzătoare? Cadrul normativ şi procedural privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea financiar-contabilă a. urmărirea stabilirii unui set unitar de reguli şi proceduri pentru arhivarea, păstrarea şi reconstituirea documentelor b. verificarea stabilirii responsabilităţilor personalului privind arhivarea, păstrarea şi reconstituirea documentelor; c. examinarea procedurii ce va fi adusă la cunoştinţa personalului care execută activitatea de arhivare. Sistemul de păstrare al documentelor până la predarea la arhivă a. verificarea întocmirii inventarelor documentelor ce urmează a fi

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

OBS.

X X X

X X

C.C.I 2.5.1 X X

Nr. crt.


predate la arhivă; b. urmărirea predării dosarelor pe baza inventarului la arhiva unităţii; c. verificarea documentelor grupate în dosare, numerotate, şnuruite şi parafate; d. d. urmărirea gruparii documentelor în dosare cronologic şi sistematic, în cadrul fiecărui exerciţiu financiar la care se referă acestea e. verificarea dosarelor conţinând documente justificative şi contabile; f. garantarea evidenţei documentelor la arhivă cu ajutorul Registrului de evidenţă. 2.4. Activitatea de arhivare a. urmărirea numerotării şnuruirii şi semnării procesului de predare-primire a dosarelor arhivate şi a existenţei opisului; b. examinarea existenţei la dosarele arhivate a documentelor trecute în opis; c. urmărirea respectării termenelor de arhivare pe tipuri de documente; d. examinarea organizării activităţii de arhivare a documentelor financiar-contabile în funcţie de termenele stabilite prin acte normative; e. asigurarea unui spaţiu corespunzător nevoilor de arhivare a documentelor financiar-contabile; f. examinarea modului de păstrare a documentelor financiar-contabile din arhiva entităţii.

47

DA

NU

OBS.

X X X X

Interviu nr. 2.2.1 Notă de relaţii nr. 2.6.1

X


X X X X X X


CHESTIONAR DE CONTROL INTERN NR. 2.5.1 pentru Activitatea de arhivare adresat domnei Alexandru Elena, Contabil şef la Primăria Şcheia Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabilă Perioada auditată: 01.01.2010 – 31.12..2010 Nr. ACTIVITATEA DE AUDIT DA crt. Activitatea de arhivare Activitatea de arhivare este realizată de persoane desemnate pentru această activitate X sau de persoana împuternicită să o înlocuiască? 1.

Modul de desfaşurare a activităţii de arhivare este verificat de către persoana responsabilă cu evidenţa financiar-contabilă?

NU

Există probleme identificate de persoana responsabilă cu activitatea de arhivare a documentelor din cadrul instituţiei? Dacă da, puteţi prezenta neregulile identificate?

X

X X

Nu au fost respectate toate prevederile procedurii de realizare a activităţii de arhivare. Au fost aduse la cunostiinţă toate prevederile şi s-a făcut o instruire a personalului.

4.

5.

9. 10. 11. 12.

Comentarii Persoana desemnată cu realizarea activităţii are această sarcină trecută în fişa postului care este actualizată şi care a fost semnată de aceasta. Persoana responsabilă cu evidenţa contabilă are obligaţia să verifice activitatea de arhivare a documentelor întocmite în primărie.

2.

3.

Nici un răspuns

Vă rog să-mi prezentaţi modalitatea prin care sunt corectate erorile de către persoana responsabilă cu evidenta activităţii din cadrul instituţiei?

X

Aveţi un sistem de proceduri privind activitatea de arhivare? Există corespondenţă între prevederile procedurilor şi responsabilităţile stabilite prin fişa postului? La nivelul instituţiei există amenajat un spaţiu pentru desfăşurarea în bune condiţii a activităţii de arhivare? Arhivarea se realizează după un inventar al dosarelor cu documente? 48

X X X X

Nr. crt. 15. 16. 17. 18.


DA

Activitatea de arhivare Inventarierea se face periodic? Dosarele cu documente sunt şnuruite şi numerotate? Documentele justificative cuprinse în dosare conţin toate elementele prevăzute de cadrul normativ? Puteţi prezenta ultimul dosar cu documente arhivat?

Data: 30.04.2012

NU

Nici un răspuns

Comentarii

X X X X


49


INTERVIUL NR. 2.7.1. privind Sistemul de păstrare al documentelor până la predarea la arhivă adresat domnei Boiciuc Andreea, Contabil la Primăria Şcheia Nr. Întrebare Da crt. 1. Aţi semnat fişa postului pe acest an? X 2. În fişa postului aveţi atribuţii privind activitatea de arhivare a documentelor? 3. Dacă da, vă rog să-mi prezentaţi fişa postului. X 4. Aveţi ca atribuţii în fişa postului verificarea activităţilor X de arhivare? 5. La nivelul instituţiei există proceduri de lucru, scrise şi formalizate, privind activitatea de arhivare a tuturor X documentelor? 6. Dacă da, procedurile au fost testate înainte de a fi utilizate în practică? 7. Între responsabilităţile stabilite prin fişele posturilor şi prevederile procedurilor de lucru? 8. La nivelul instituţieii s-a realizat inventarul documentelor ce urmează a fi predate la arhivă? 9. S-au luat măsuri în această privinţă? X 10. Inventarul fost făcut de persoane cu pregătirea X profesională necesară? 11. S-a realizat ţinerea evidenţei documentelor la arhivă cu X ajutorul Registrului de evidenţă? 12. Mai aveţi ceva de adăugat?

Nu

Observaţii

X

X X X

X

Data: 02.05.2010 Auditor intern, -Ionescu Alin

Intervievat, Călin Ioan, viceprimar

Notă: Aceste probleme nu necesită elaborarea FIAP, deoarece va fi abordată cu ocazia fiecărui obiectiv şi de asemenea se vor face comentarii în Raportul de audit intern.

50

CONSILIUL JUDEŢEAN SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern NOTĂ DE RELAŢII NR. 2.7.1. privind Sistemul de păstrare al documentelor până la predarea la arhivă adresat dl. Ştefan Ioan Întrebare 1: La nivelul instituţiei publice există un sistem de păstrare al documentelor până la predarea la arhivă cunoscut de persoanele responsabile? Răspuns 1: Da, la nivelul instituţiei există un set de proceduri care sunt cunoscute de persoanele responsabile cu activitatea financiar-contabilă şi în care sunt bine precizate toate activităţile ce trebuie realizate în vederea păstrării documentelor până la predarea la arhivă. Întrebare 2: Există în instituţie un responsabil care să cunoască activităţile ce trebuie realizate în vederea păstrării documentelor până la predarea la arhivă.? Răspuns 2: Da, persoana respectivă are specificat în fişa postului ceea ce trebuie făcut şi verificat în vederea păstrării documentelor până la predarea la arhivă. Întrebare 3: Există un control periodic asupra sistemul de păstrare al documentelor până la predarea la arhivă ? Răspuns 3: Da, trimestrial se realizează un control a tuturor documentelor ce urmează a fi arhivate în vederea depistării unor erori procedurale. Întrebare 4: Există un sistem informatizat implementat privind Sistemul de păstrare a documentelor până la predarea la arhivă? Răspuns 4: Nu, dar există un sistem informatizat. Întrebare 5: Nu mai aveţi ceva de adăugat? Răspuns 5: Da. Data: 02.05.2012 Auditor intern, - Ionescu Alin

Consilier, Bandaş Felicia

Notă: • Având în vedere informaţiile rezultate din acest document, echipa de auditori nu consideră necesară elaborarea unui FIAP, dar unele probleme rezultate din această Notă de relaţii vor fi preluate în Raportul de audit intern.

51

Procedura P08: Colectarea dovezilor CONSILIUL JUDEŢEAN SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern TESTUL NR. 2.8.1 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabilă Perioada auditată: 01.012010 – 31.12.2010 OBIECTUL TESTULUI: Organizarea şi efectuarea arhivării documentelor financiar contabile OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza normelor şi procedurilor privind arhivarea DESCRIEREA TESTULUI:  Populaţia pentru efectuarea testării a fost alcătuită din statele de salarii lunare şi bilanţurile contabile întocmite în cadrul entitate pentru perioada ianuarie-decembrie 2010 şi predate la arhiva instituţiei, în număr de 12;  Eşantionul va fi constituit din totalitatea populaţiei, adică 100%, având în vedere că aceasta reprezintă un volum redus de documente;  Testarea a urmărit analiza respectării prevederilor procedurale privitoare la activitatea de arhivare, pe baza elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 2.8.1 astfel: Activitatea de arhivare a. urmărirea numerotării, şnuruirii şi semnării procesului de predare-primire a dosarelor arhivate şi a existenţei opisului; b. examinarea existenţei la dosarele arhivate a documentelor trecute în opis; c. urmărirea respectării termenelor de arhivare pe tipuri de documente; d. examinarea organizării activităţii de arhivare a documentelor financiarcontabile în funcţie de termenele stabilite prin acte normative; e. asigurarea unui spaţiu corespunzător nevoilor de arhivare a documentelor financiar-contabile; f. examinarea modului de păstrare a documentelor financiar-contabile din arhiva entităţii. Testarea s-a concretizat în elaborarea Listei de control nr. 2.8.1 privind Activitatea de arhivare. CONSTATĂRI: Din analiza Listei de control nr. 2.8.1. am constatat următoarele: • Spaţiul afectat pentru arhivare este necorespunzător nevoilor de arhivare a documentelor financiar contabile; • Din analiza respectării modului de păstrare a documentelor financiar contabile pe suport de hârtie, s-a constatat că Statele de salarii pe luna martie 2010 sunt deja deteriorate, deşi au termen de păstrare 50 de ani. CONCLUZII: În baza acestui test s-a elaborat atât FIAP-ul nr. 2.8.1. cât şi FCRI-ul. nr. 2.8.1. Data: 07.05.2012

Auditor, -Ionescu Alin

52

LISTA DE CONTROL NR. 2.8.1. privind

Activitatea de arhivare Elemente Urmărirea testate numerotării, şnuruirii şi semnării procesului de Elemente predare-primire eşantionate a dosarelor arhivate şi a existenţei opisului Stat de salarii pe luna ianuarie 2009 Stat de salarii pe luna februarie 2009 Stat de salarii pe luna martie 2009 Stat de salarii pe luna aprilie 2009

Examinarea existenţei la dosarele arhivate a documentel or trecute în opis

Urmărirea respectării termenelor de arhivare pe tipuri de documente

Examinarea organizării activităţii de arhivare a documentelor financiar-contabile în funcţie de termenele stabilite prin acte normative

Asigurarea unui spaţiu corespunzător nevoilor de arhivare a documentelor financiarcontabile

Examinarea modului de păstrare a documentelor financiarconta bile din arhiva entităţii

X

X

X

X

FIAP

X

X

X

X

X

FIAP

X

X

X

X

X

FIAP

FIAP

X

X

X

X

FIAP

X

53

Stat de salarii pe luna mai 2009 Stat de salarii pe luna iunie 2009 Stat de salarii pe luna iulie 2009 Stat de salarii pe luna august 2009 Stat de salarii pe luna septembrie 2009 Stat de salarii pe luna octombrie 2009 Stat de salarii pe luna noiembrie 2009 Stat de salarii pe luna

X

X

X

X

FIAP

X

X

X

X

X

FIAP

X

X

X

X

X

FIAP

X

X

X

X

X

FIAP

X

X

X

X

X

FIAP

X

X

X

X

X

FIAP

X

X

X

X

X

FIAP

X

X

X

X

X

FIAP

X

54

decembrie 2009

Data: 07.05.2012

Auditor intern, -Ionescu Alin

55


CONSILIUL JUDEŢEAN SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 2.8.1. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabilă Perioada auditată: 01.01.2010-31.12.2010 PROBLEMA Neasigurarea unui spaţiu adecvat activităţii de arhivare a documentelor financiar contabile. CONSTATARE • Din analiza respectării modului de păstrare a documentelor financiar-contabile pe suport de hârtie s-a constatat că nu se poate răspunde la cererea doamnei Ionescu Laura, înregistrată sub nr. 1852/18.04.2009, prin care solicită o adeverinţă din care să reiese stagiul de cotizare, aferent anului 2009 în Sistemul Public de Pensii şi alte drepturi sociale, deoarece Statele de salarii pe luna martie 2009 sunt deja deteriorate, deşi au termen de păstrare 50 de ani. • Lipsa la nivelul instituţiei a spaţiului necesar care să permită arhivarea documentelor financiarcontabile, în conformitate cu prevederile legale în vigoare. CAUZE • Inexistenţa procedurilor de lucru, scrise şi formalizate; • Inexistenţa unui personal cu pregătire profesională corespunzătoare. CONSECINŢE • În situaţia necesităţii de a consulta documentele financiar-contabile acestea nu pot fi accesate. • Entitatea se află în imposibilitatea eliberării unor documente privind Stagiul de cotizare aferent anului 2009 în Sistemul Public de Pensii şi alte drepturi sociale. RECOMANDĂRI • Elaborarea şi formalizarea unui sistem de proceduri privind arhivarea documentelor financiarcontabile; • Stabilirea unui responsabil cu elaborarea şi actualizarea acestor proceduri; • Realizarea în cadrul entităţii a unui program de pregătire profesională cu personalul compartimentului arhiva generală; • Verificarea întregii arhive a entităţii, în scopul depistării documentelor deteriorate şi/sau distruse şi luarea măsurilor necesare pentru reconstituirea acestora; • Documentele financiar-contabile deteriorate vor trebui refăcute pentru eventuale consultări.

Data: 07.05.2012 Întocmit - Ionescu Alin Pentru conformitate,

56

CONSILIUL JUDEŢEAN SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern FORMULAR DE CONSTATARE ŞI RAPORTARE A IREGULARITĂŢILOR - FCRI NR. 2.8.1 Domnului MIHĂILESCU CONSTANTIN, director executiv

CONSTATARE În urma misiunii de audit intern, efectuată la Primăria Şcheia in perioada 01.03.201201.06.2012, la analiza activităţii de arhivare s-au constatat următoarele: - existenţa unui spaţiu necorespunzător nevoilor de arhivare a documentelor financiar contabile care au termene de arhivare mari, între 10 şi 50 de ani; - datorită spaţiului inadecvat pentru arhivare, Statele de salarii pe luna martie 2009, care aveau termen de păstrare 50 de ani, au fost deteriorate, ceea ce va impune refacerea acestora. ACTE NORMATIVE ÎNCĂLCATE • OMFP nr. 1850/2004 privind registrele şi formularele financiar-contabile; • Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată. RECOMANDĂRI • Alocarea unui spaţiu corespunzător pentru arhivarea documentelor financiar contabile în conformitate cu normele legale. • Elaborarea unei proceduri de lucru, scrise şi formalizate, şi stabilirea unui responsabil de procedură, privind arhivarea documentelor financiar-contabile, atât pe suport de hârtie, cât şi pe suport magnetic; • Reconstituirea Statelor de salarii pe luna martie 2009 pe suport de hârtie, care au fost deteriorate şi care au termen de păstrare 50 de ani de la data încheierii exerciţiului financiar. ANEXE - Copie xerox State de salarii pe luna martie 2009 iniţial. Data: 07.05.2012

Auditor, -Ionescu Alin

57

Procedura P10: Revizuirea documentelor de lucru CONSILIUL JUDEŢEAN SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabilă Perioada auditată: 01.01.2010-31.12.2010 Întocmit: Data: 25.05.2012 Ob. nr. 1.

2.

Constatarea

Există Da Nu X

Document justificativ

- Neînregistrarea în conturi a tuturor documentelor justificative; - Stabilirea eronată a valorii de inventar a patrimoniului; - Nereguli în preluarea tuturor sumelor; - Inexistenţa unei părţi a notei explicative nr 9 Analiza indicatorilor financiari; -Nerespectarea modului de întocmire a situaţiilor financiare,

- Balanţa de verificare -Liste de inventariere

- Bilant - Cont de execuţie bugetară - Situaţia fluxului de trezorerie - Situaţia capitalului

X

-Neconcordanţa între datele specificate în situaţiile financiare şi activităţile preliminare

-Balanţa conturilor înainte de inventariere

X

-Note contabile

X

- Fişa postului - Contracte de muncă - State salarii

X X

-Nerespectarea prevederilor fişei postului -Neasigurarea la nivelul entităţii a spaţiului necesar care să permită arhivarea documentelor financiar-contabile

- -Note explicative

X

X

Auditor intern, -Ionescu Alin

58

Procedura P11: Şedinţa de închidere CONSILIUL JUDEŢEAN SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

MINUTA ŞEDINŢEI DE ÎNCHIDERE A. Menţiuni generale: Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabilă Perioada auditată: 01.01.2010-31.12.2010 Întocmit: -

Data 29.05.2012

Lista participanţilor: Numele

Funcţia

Direcţia/ Serviciul

Nr. telefon

E-mail

Ionescu Alin

Auditor

CJS

0741234567

stefani@yahoo. com

Alexandru Elena Florea Gabriela

Contabil şef Secretară

0734789056 0723145789

AndriciucVasile

Primar

Primăria Şcheia Primăria Şcheia Primăria Şcheia Primăria Şcheia Primăria Şcheia

0743567890

Călin Ioan Boiciuc Andreea

Viceprimar Contabil

0721245578 0742336764

vasilea@yahoo. com

Semnătura Ştefan I. Alexandru E. Florea G. Andriciuc V.

Călin I. andreeab@yaho Boiciuc I. o.com

B. Concluzii:  În cadrul şedinţei au fost prezentate obiectivele auditate şi constatările pentru fiecare obiect auditat. De asemenea, au fost discutate constatările, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncţionalităţilor, eventualelor consecinţe, şi au fost comentate recomandările care urmează a fi implementate pentru eliminarea acestora.  În cadrul Şedinţei de închidere structura auditata şi-a însuşit în totalitate constatarile şi recomandările formulate de echipa de auditori.  În consecinţă, proiectul Raportului de audit intern devine Raport de audit intern final, care va fi pregătit pentru aprobare şi difuzare structurii auditate.  Raportul de audit intern va fi însoţit de o SINTEZĂ care va conţine principalele constatări şi recomandări ale echipei de auditori interni şi concluziile generale pentru activitatea financiarcontabilă auditată.  Structura auditată se angajează să completeze Planul de acţiune şi Calendarul implementării recomandărilor, cu termenele de realizare şi persoanele responsabile cu implementarea acestora, pe care le vor discuta cu echipa de auditori interni. Notă: Datorită acceptării integrale a constatărilor şi recomandărilor formulate de echipa de auditori interni, Reuniunea de conciliere nu se va mai organiza.

59

Procedura P12: Elaborarea proiectului de Raport de audit CONSILIUL JUDEŢEAN SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

PLANUL DE ACŢIUNE ŞI CALENDARUL DE IMPLEMENTARE A RECOMANDĂRILOR OBIECTE AUDITABILE

RECOMANDĂRI

ACŢIUNI / MĂSURI

TERMENE

RESPONSABILI

Obiectivul nr. 1. ELABORAREA SITUAŢIILOR FINANCIARE ANUALE

Activitatea premergătoa re elaborării situaţiilor financiare anuale

1. Elaborarea procedurilor operaţionale, scrise şi formalizate, privind activităţile premergătoare elaborării situaţiilor financiare anuale; 2. Numirea unei persoane responsabile cu elaborarea şi actualizarea sistematică a procedurilor privind activităţile premergătoare elaborării situaţiilor financiare anuale; 3. Realizarea unor perfecţionări asupra procedurilor de activităţile premergătoare elaborării situaţiilor financiare anuale; 4. Efectuarea unor stagii de pregătire a personalului din cadrul compartimentului financiar-contabil în vederea activităţile premergătoare elaborării situaţiilor financiare anuale; 5. Realizarea unor controale interne mai amănunţite privind activităţile premergătoare elaborării situaţiilor financiare anuale; 6. Analiza necesităţii achiziţionării unui program informatic pentru activitatea financiar-contabilă.

- Elaborarea unui sistem de codificare a procedurilor; - Elaborarea procedurilor scrise precum şi formalizate; - Stabilirea responsabilului cu elaborarea şi actualizarea procedurilor;

15.07.2012

-Stabilirea unor perfecţionări asupra procedurilor existente;

30.07.2012

- Elaborarea unui program de pregătire profesională în conformitate cu politica instituţiei;

30.07.2012

30.07.2012 30.07.2012

Primar

60

Director

Primar Contabil şef

- Demararea unui control amănunţit asupra 30.07.2012 activităţilor premergătoare elaborării situaţiilor financiare anuale; - Analiza achiziţionării unei aplicaţii informatice pentru activitatea financiar-contabilă - Achiziţionarea unei aplicaţii informatice

Responsabil procedură

10.07.2012 30.07.2012

Primar Contabil şef Viceprimar Primar

OBIECTE AUDITABILE

Activitatea de stabilire a soldurilor conturilor sintetice şi analitice

Elaborarea Situaţiilor financiare anuale

RECOMANDĂRI

ACŢIUNI / MĂSURI

TERMENE

7. Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate privind - Elaborarea unui sistem de codificare a activitatea de stabilire a soldurilor conturilor sintetice şi procedurilor; analitice; - Elaborarea procedurilor privind activitatea de stabilire a soldurilor conturilor sintetice şi analitice; 8. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea şi - Stabilirea responsabilului cu elaborarea şi actualizarea sistematică a procedurilor actualizarea procedurilor 9. Realizarea unei acţiuni de control pentru întreaga - Emiterea deciziei de constituire a echipei de perioadă auditată, a activităţii de stabilire a soldurilor control; conturilor sintetice şi analitice; - Efectuarea controlului propriu-zis 10. Verificarea corespondenţei între prevederile - Demararea unor verificări a fişelor posturilor procedurilor şi responsabilităţilor stabilite în fişa personalului din contabilitate; postului a personalului responsabil cu activitatea - Prezentarea eventualelor erori. financiar contabile; 11. Informarea echipei de auditori interni cu privire la - Informare periodică privind implementarea termenele prescrise în procedurile privind elaborarea recomandări; situaţiilor financiare anuale; 12. Asigurarea la nivelul instituţiei unui spaţiu pentru -Organizarea unui spaţiu pentru desfăşurarea în desfăşurarea în bune condiţii a activităţii de evidenţă bune condiţii a activităţii de evidenţă contabilă. contabilă. 13. Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate - Elaborarea procedurilor privind activitatea de privind activitatea de întocmire a situaţiilor financiare întocmire a situaţiilor financiare anuale; anuale; 14. Desemnarea unui responsabil pentru întocmirea şi - Stabilirea responsabilului cu elaborarea şi actualizarea procedurilor; actualizarea procedurilor

30.07.2012

15. Efectuarea unor stagii de perfecţionare pentru personalul instituţiei publice în vederea elaborării situaţiilor financiare anuale; 16. Fixarea unor atribuţii concrete cu procedurile şi fişele de post pentru personalul implicat în aceste activităţi;

-Realizarea unui program de perfecţionare profesională în conformitate cu politica primăriei; - Actualizarea Regulamentului de Organizare şi Funcţionare cu fişele posturilor

61

RESPONSABILI

Responsabil procedură 30.07.2012 30.07.2012

Responsabil procedură Primar

30.07.2012


30.07.2012


30.07.2012

Primar

30.07.2012


30.07.2012


30.07.2012

Contabil şef

30.07.2012

Primar

OBIECTE AUDITABILE

RECOMANDĂRI

17. Achiziţia unui program informatic specializat în vederea activitatea de întocmire a situaţiilor financiare anuale; 18. Compararea datelor din situaţiilor financiare anuale cu cele din activităţile premergătoare acestora.

ACŢIUNI / MĂSURI

- Realizarea achiziţiei unei aplicaţii informatice;

TERMENE

RESPONSABILI

30.07.2012

- Stabilirea prin decizie a echipei de efectuare a analizei; - Corectarea erorilor depistate.

Contabil şef

Obiectivul nr.2: ORGANIZAREA ŞI EFECTUAREA ARHIVĂRII DOCUMENTELOR FINANCIAR-CONTABILE

Cadrul normativ şi procedural privind arhivarea documentelo r rezultate din activitatea financiarcontabilă Sistemul de păstrare a documentelo r până la predarea la arhivă

19. Elaborarea şi formalizarea unui sistem de proceduri privind arhivarea documentelor financiar-contabile 20. Numirea unei persoane responsabile cu elaborarea, actualizarea şi verificarea procedurilor privind arhivarea documentelor financiar-contabile 21. Realizarea în cadrul instituţiei a unui program de pregătire profesională cu personalul Compartimentului arhiva generală 22. Elaborarea unui program de perfecţionare a persoanelor desemnate cu arhivarea documentelor. 23. Elaborarea şi formalizarea unui sistem de proceduri privind sistemul de păstrare a documentelor până la predarea la arhivă; 24. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea şi actualizarea acestor proceduri; 25. Stabilirea sarcinilor personalului responsabil cu păstrarea documentelor până la predarea la arhivă; 26. Testarea procedurilor privind sistemul de păstrare a documentelor până la predarea la arhivă; 27. Verificarea modului cum s-a realizat inventarul documentelor ce urmează a fi predate la arhivă.

- Elaborarea procedurilor privind datoriile şi creanţele - Stabilirea responsabilului cu elaborarea, actualizarea şi verificarea procedurilor;

30.07.2012

- Actualizarea ROF-ului cu fişele posturilor

30.07.2012

Contabil şef

-Realizarea unui program de perfecţionare profesională în conformitate cu politica primăriei; - Elaborarea procedurilor de lucru privind păstrare documentelor până la predarea la arhivă; - Stabilirea responsabilului cu elaborarea şi actualizarea procedurilor - Actualizarea ROF-ului cu fişele posturilor

30.07.2012

Contabil şef

30.07.2012


30.07.2012

Responsabil procedură Primar

- Efectuarea testărilor procedurilor privind sistemul de păstrare a documentelor până la predarea la arhivă; - Stabilirea prin decizie a comisiei de verificare - Efectuarea propriu-zisă a verificarii - Prezentarea concluziilor

30.07.2012

62

30.07.2012

30.07.2012

20.07.2010 30.07.2012

Responsabil procedură Primar Contabil şef

Responsabil procedură Contabil şef

OBIECTE AUDITABILE

RECOMANDĂRI

28. Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea sistemului de păstrare a documentelor până la predarea la arhivă stabilită prin cadrul normativ şi stabilirea unui responsabil pentru aceasta 29. Efectuarea unor controale interne amănunţite a dosarelor ce urmează a fi predate spre arhivare. Activitatea de arhivare

30. Elaborarea şi formalizarea unui sistem de proceduri privind arhivarea documentelor financiar-contabile 31. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea şi actualizarea acestui sistem 32. Realizarea în cadrul entităţii a unui program de pregătire profesională cu personalul Compartimentului arhiva generală 33. Verificarea întregii arhive a entităţii, în scopul depistării documentelor deteriorate şi/sau distruse şi luarea măsurilor necesare pentru reconstituirea acestora 34. Documentele financiar-contabile deteriorate vor trebui refăcute pentru eventuale consultări

35. Instruirea personalului din cadrul Compartimentului financiar-contabil privind activitatea de arhivare. 36. Asigurarea unui spaţiu special amenajat

ACŢIUNI / MĂSURI

TERMENE

RESPONSABILI

- Testarea implementării programului informatic - Stabilirea responsabililor cu implementarea programului informatic.

30.07.2012

- Stabilirea prin decizie a echipei de efectuare a controlului; - Controlul propriu-zis; - Prezentarea concluziilor. - Elaborarea procedurilor privind arhivarea documentelor financiar-contabile

30.07.2012

30.07.2012


- Stabilirea responsabilului cu elaborarea şi actualizarea procedurilor - Elaborarea unui program de pregătire profesională în conformitate cu politica instituţiei; - Stabilirea prin decizie a comisiei de control; - Efectuarea verificării propriu-zise - Prezentarea rezultatelor verificării - Informarea persoanelor cărora le revine sarcina ataşării statelor de plată la documentele financiar-contabile despre inexistenţa acestora la arhiva entităţii; - Refacerea documentelor lipsă - Stabilirea responsabilului în cadrul grupului de lucru; - Efectuarea instruirii personalului de execuţie şi de conducere - Construirea unui spaţiu pentru arhivare.

30.07.2012


63



30.07.2012 Primar 30.07.2012 Contabil şef 30.07.2012 Contabil şef 30.07.2012 Primar Contabil şef 30.07.2012

Primar

Procedura P15: Raport de audit CONSILIUL JUDEŢEAN SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

RAPORT DE AUDIT INTERN I. INTRODUCERE Echipa de auditare a fost constituită din: - Ionescu Alin, Vasilescu Dana, Filip Ioana Misiunea s-a efectuat în baza Ordinului de serviciu nr. 208 din 15.09.2010. Cadrul legal al acţiunii de auditare l-a reprezentat: - Planul de audit intern pe anul 2010, aprobat de conducerea CJS Suceava; - Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern; - OMFP nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale de aplicare a Legii nr. 672/2002. Durata misiunii de audit: 01.03.2012 – 01.06.2012 Perioada auditată: 01.01.2010 – 31.12.2010 Scopul acţiunii de auditare constă în: - asigurarea completitudinii şi corectitudinii elaborării situaţiilor financiare anuale; - asigurarea corectitudinii organizării activităţii de arhivare a documentelor din cadrul instituţiei; - asigurarea respectării reglementărilor contabile în conformitate cu directivele europene. Obiectivele acţiunii de auditare au urmărit: 1 Elaborarea situaţiilor financiare anuale; 2 Organizarea şi efectuarea arhivării documentelor financiar-contabile. Tipul de auditare - audit de conformitate/regularitate. Tehnicile de audit intern utilizate:  verificarea se realizează în vederea asigurării validităţii, realităţii şi acurateţei înregistrărilor în contabilitate a documentelor şi a concordanţei cu legile şi regulamentele în vigoare, precum şi a eficacităţii controlului intern prin următoarele tehnici de verificare: - comparaţia: pentru confirmarea identităţii unor informaţii, după obţinerea lor din două sau mai multe surse diferite; - examinarea: pentru detectarea erorilor şi/sau iregularităţilor; - recalcularea: verificarea algoritmilor de calcul şi a calculelor matematice; - punerea de acord: pentru realizarea procesului de potrivire a doua categorii diferite de înregistrări; - confirmarea: pentru solicitarea informaţiilor din mai multe surse independente cu scopul validării acestora; - garantarea: pentru verificarea realităţii tranzacţiilor înregistrate pornind de la examinarea înregistrărilor spre documentele justificative; - urmărirea: pentru verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul înregistrat în vederea stabilirii realităţii înregistrării în totalitate a tranzacţiilor. Alte tehnici de audit:  observarea fizică: în vederea formării unei păreri proprii privind modul de întocmire şi emitere a documentelor;  interviul, note de relaţii: se realizează de către auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate, implicate şi interesate şi informaţiile primite, care trebuie să fie 64

susţinute de documente. Pentru eventualele explicaţii suplimentare se solicită note re relaţii scrise.  analiza: constă în descompunerea unei entităţi în elemente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate şi măsurate distinct. Instrumentele de audit intern care s-au utilizat:  Chestionarul de luare la cunoştinţă - CLC: pentru obţinerea unor informaţii referitoare la contextul socio-economic, organizare internă, funcţionarea entităţii/structurii auditate;  Chestionarul de control intern - CCI: orientează auditorii interni în activitatea de identificare obiectivă a disfuncţiunilor şi cauzelor reale ale acestora;  Listă de verificare - LV: utilizată pentru stabilirea condiţiilor de regularitate pe care trebuie să le îndeplinească fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de operaţii ce trebuie parcurse de auditor pentru a analiza activităţile de control intern încorporate în proceduri, existenţa responsabilităţilor pentru efectuarea acestora şi permite stabilirea testelor de conformitate atunci când sunt semnalate diferite disfuncţionalităţi. Documentele examinate în cadrul Primăriei Şcheia privind activitatea financiar-contabilă au vizat documentaţia aferentă perioadei auditate, respectiv: - registrele de contabilitate; - statele de salarii; - balanţele de verificare întocmite înainte de inventariere; - balanţele de verificare după inventariere; - liste de inventar; - note contabile; - situaţiile financiare anuale; Documentele elaborate pe timpul auditării activităţii, în principal sunt: - analiza riscurilor; - tabelele punctelor tari şi slabe; - tematica în detaliu a misiunii de audit; - programul de audit intern; - programul intervenţiei la faţa locului; - liste de verificare structurate pe obiective; - foi de lucru pentru stabilirea eşantioanelor; - chestionare de control intern; - teste; - liste de control; - fişe de identificare şi analiză a principalelor probleme constatate - FIAP-uri; - formulare de constatare şi raportare a iregularităţilor - FCRI-uri; - raportul preliminar de audit intern; - minutele şedinţelor de deschidere, de închidere şi de conciliere; - raportul final de audit intern; - planul de acţiune şi calendarul de implementare a recomandărilor; - fişa de urmărire a implementărilor recomandărilor. II. CONSTATĂRI SI RECOMANDARI În acest capitol, prezentam principalele constatări ale auditorului intern, cauzele, consecinţele şi recomandările formulate, obţinute în urma testărilor efectuate şi concretizate în FIAP-urile şi FCRI-urile întocmite în Etapa Intervenţiei la faţa locului, în vederea corectării disfuncţionalităţilor semnalate sau ale celor care pot să apară în perioada imediat următoare, urmare a acestor constatări. De asemenea, vom prezenta şi comenta posibila evoluţie a riscurilor existente şi a necesităţilor de dezvoltare a sistemelor de management şi control intern al activităţilor auditate, cu scopul facilitării atingerii obiectivelor prestabilite de managementul general. II.1. ELABORAREA SITUAŢIILOR FINANCIARE ANUALE II. 1.1. Activitatea premergătoare elaborării situaţiilor financiare anuale 65

II.1.1.1 Analiza procedurilor de lucru Auditorul intern a testat existenţa şi completitudinea procedurilor de lucru privind organizarea activităţii de elaborarea a situaţiilor financiare anuale (Interviul nr.1.1.1.), din care a rezultat că pentru conducerea activităţii de elaborare a situaţiilor financiare anuale există proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise şi formalizate. II. 1.1.2. Activitatea premergătoare elaborării situaţiilor financiare anuale cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automată pe baza elementelor stabilite în Lista de verificare nr.1 poziţia 1.2 şi anume: Constatare: - La instituţia auditată, în cazul activităţii premergătoare elaborării situaţiilor financiare anuale s-a constatat neînregistrarea în conturi a tuturor documentelor justificative; - Auditorul intern a constatat erori ale valorii de inventar a patrimoniului; - De asemenea, s-a constatat nereguli în preluarea tuturor sumelor din documentele justificative. În acest fel nu se respectă prevederile Legii contabilităţii nr.82/1991 republicată şi al OMFP nr. 1850/2004 privind registrele şi formularele financiar-contabile. Cauze: - Lipsa unor proceduri de lucru, scrise şi formalizate. - Proiectarea şi realizarea aplicaţiei financiar-contabile s-a făcut de către Direcţia Generală a Tehnologiei Informaţiei, care nu are personal cu pregătire economică, iar între personalul acestei direcţii şi personalul Direcţiei de Buget şi Contabilitate Internă neexistând relaţii de colaborare, necesare realizării lucrărilor în condiţii corespunzătoare. - Neefectuarea controlului ierarhic. - Inexistenţa unei pregătiri adecvate a persoanelor responsabile cu completarea Registruluijurnal. Consecinţe: - Denaturarea situaţiilor financiare anuale; - Denaturarea imaginii fidele cu privire la situaţiile financiare anuale. Recomandări: - Elaborarea procedurilor operaţionale, scrise şi formalizate, privind activităţile premergătoare elaborării situaţiilor financiare anuale - Numirea unei persoane responsabile cu elaborarea şi actualizarea sistematică a procedurilor privind activităţile premergătoare - Realizarea unor perfecţionări asupra procedurilor de activităţile premergătoare elaborării situaţiilor financiare anuale; - Efectuarea unor stagii de pregătire a personalului din cadrul compartimentului financiarcontabil în vederea activităţile premergătoare elaborării situaţiilor financiare anuale; - Efectuarea unor stagii de pregătire a personalului din cadrul compartimentului financiarcontabil în vederea activităţile premergătoare elaborării situaţiilor financiare anuale; - Analiza necesităţii achiziţionării unui program informatic pentru activitatea financiarcontabilă. II. 1.2. Activitatea de stabilire a soldurilor conturilor sintetice şi analitice II. 1.2.1 Analiza procedurilor de lucru Auditorul intern a testat existenţa şi completitudinea procedurilor de lucru privind organizarea activităţii de elaborarea a situaţiilor financiare anuale (Interviul nr.1.1.1.), din care a rezultat că pentru conducerea activităţii de elaborare a situaţiilor financiare anuale există proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise şi formalizate.

66

Pentru evaluarea activităţii auditabile, auditorul intern a solicitat realizarea unui CHESTIONAR DE CONTROL INTERN NR. 1.3.1 adresat doamnei Alexandru Elena, contabil şef din care a rezultat că nu există corespondenţă între prevederile procedurilor şi responsabilităţile stabilite prin fişa postului. Se recomandă stabilirea unor sarcini bine elaborate şi care să respecte fişa postului. II. 1.3. Activitatea de elaborare a situaţiilor financiare anuale II. 1.3.1 Analiza procedurilor de lucru Auditorul intern a testat existenţa şi completitudinea procedurilor de lucru privind organizarea activităţii de elaborarea a situaţiilor financiare anuale (Interviul nr.1.1.1.), din care a rezultat că pentru conducerea activităţii de elaborare a situaţiilor financiare anuale există proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise şi formalizate. II.1.3.2 Analiza activităţii de elaborare a situaţiilor financiare anuale pentru care s-a elaborat FIAP-ul. nr. 1.4.1. Constatare: - Auditorul intern au constatat inexistenţa unei părţi a notei explicative nr 9 Analiza indicatorilor financiari. - Auditorul intern a constatat nerespectarea modului de întocmire a situaţiilor financiare, dar s-a constatat şi erori la preluarea sumelor din documentele ce s-au întocmit în faza premergătoare întocmirii situaţiilor; - De asemenea, s-a constatat neconcordanţa între datele specificate în situaţiile financiare şi activităţile preliminare ca: balanţa conturilor înainte de inventariere, inventarierea generală a patrimoniului, contabilitatea operaţiilor de regularizare, determinarea rezultatului exerciţiului şi distribuirea profitului sau finanţarea pierderilor. Cauze: - Inexistenţa procedurilor de întocmire a Situaţiilor financiare anuale; - Lipsa controlului ierarhic în Primăria Şcheia; - Pregătirea neadecvată a personalului angajat la instituţia publică. Consecinţe: - Nerespectarea modului de întocmire a Situaţiilor financiare anuale; - Erori la preluarea sumelor din documentele ce s-au întocmit în faza premergătoare întocmirii situaţiilor; -Neconcordanţa între datele specificate în situaţiile financiare şi activităţile preliminare acestora. Recomandări: - Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate privind activitatea de întocmire a situaţiilor financiare anuale; - Desemnarea unui responsabil pentru întocmirea şi actualizarea procedurilor; - Efectuarea unor stagii de perfecţionare pentru personalul instituţiei publice în vederea elaborării situaţiilor financiare anuale - Fixarea unor atribuţii concrete cu procedurile şi fişele de post pentru personalul implicat în aceste activităţi; - Achiziţia unui program informatic specializat în vederea activitatea de întocmire a situaţiilor financiare anuale; - Compararea datelor din situaţiilor financiare anuale cu cele din activităţile premergătoare acestora.. II. 2. ORGANIZAREA ŞI EFECTUAREA ARHIVĂRII DOCUMENTELOR FINANCIAR-CONTABILE II. 2.1. Cadrul normativ şi procedural privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea financiar-contabilă 67

Pentru evaluarea activităţii auditabile, auditorul intern a solicitat realizarea unui chestionar adresat adresat doamnei Alexandru Elena, contabil şef din care a rezultat că există proceduri scrise şi formalizate pentru activitatea auditată, dar s-au depistat neconcordanţe între prevederile procedurilor şi responsabilităţile stabilite prin fişa postului pentru personalul desemnat cu stabilirea cadrului normativ şi procedural privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea financiarcontabilă. II. 2.2. Sistemul de păstrare al documentelor până la predarea la arhivă Auditorul intern a testat modul de funcţionare a sistemului de păstrare al documentelor până la predarea la arhivă (Interviul nr.2.7.1.), din care a rezultat că persoana care are drept responsabilitate activitatea de arhivare a documentelor nu are acest lucru precizat în fişa postului. Fişa postului nu respectă încadrarea persoanei pe un post de conducere, unde ar trebui să realizeze doar activitatea de verificare. Pe baza analizei efectuate, dar şi din Nota de relaţii nr. 2.3.1. obţinută de la persoana responsabilă din cadrul compartimentului de contabilitate, a rezultat că la nivelul instituţiei există un set de proceduri care sunt cunoscute de persoanele responsabile cu activitatea financiar-contabilă şi în care sunt bine precizate toate activităţile ce trebuie realizate în vederea păstrării documentelor până la predarea la arhivă. De asemenea, auditorul intern a constatat că nu există un sistem informatizat II. 2.3. Activitatea de arhivare În baza testărilor realizate s-au constatat unele nereguli care trebuie evitate pe viitor, pe care le prezentăm în continuare. II. 2.3.1. Organizarea şi efectuarea arhivării documentelor financiar contabile pentru care sa elaborat FIAP-ul. nr. 2.4.1. Constatare: - Spaţiul afectat pentru arhivare este necorespunzător nevoilor de arhivare a documentelor financiar contabile; - Din analiza respectării modului de păstrare a documentelor financiar contabile pe suport de hârtie, s-a constatat că documentele sunt deja deteriorate, deşi au termen de păstrare 50 de ani (Stat de salarii). Cauze: - Inexistenţa procedurilor de lucru, scrise şi formalizate; - Inexistenţa unui personal cu pregătire profesională corespunzătoare. Consecinţe: - În situaţia necesităţii de a consulta documentele financiar-contabile acestea nu pot fi accesate. - Entitatea se află în imposibilitatea eliberării unor documente privind Stagiul de cotizare aferent anului 2009 în Sistemul Public de Pensii şi alte drepturi sociale. Recomandări: - Elaborarea şi formalizarea unui sistem de proceduri privind arhivarea documentelor financiarcontabile; - Stabilirea unui responsabil cu elaborarea şi actualizarea acestui sistem; - Realizarea în cadrul entităţii a unui program de pregătire profesională cu personalul Compartimentului arhiva generală; - Verificarea întregii arhive a entităţii, înscopul depistării documentelor deteriorate şi/sau distruse şi luarea măsurilor necesare pentru reconstituirea acestora; - Documentele financiar-contabile deteriorate vor trebui refăcute pentru eventuale consultări; - Instruirea personalului din cadrul Compartimentului financiar-contabil privind activitatea de arhivare. III. CONCLUZII

68

Prezentul proiect de Raport de audit intern a fost întocmit în baza Tematicii in detaliu a misiunii de audit şi a Programului intervenţiei la faţa locului, a constatărilor efectuate în etapa de colectării şi prelucrării informaţiilor şi în timpul intervenţiei la fata locului. Toate constatările efectuate au la bază probe de audit realizate prin teste, foi de lucru, interviuri, liste de control, note de relaţii si in urma analizei si interpretării acestora s-au elaborat FIAP-uri si FCRI-uri care au condus la recomandările şi concluziile cuprinse in Raportul de audit intern. Structura auditată are obligaţia să întocmească Programul de acţiune si Calendarul implementării recomandărilor şi să raporteze periodic echipei de auditori stadiul implementării acestora. Echipa de auditori interni, pe baza analizelor şi evaluărilor efectuate apreciază Activitatea financiar-contabilă, conform grilei prezentate în continuare. APRECIERE Nr. OBIECTIVUL crt. DE ÎMBUNĂTĂŢIT CRITIC 1. Elaborarea situaţiilor X financiare anuale 2. Activitatea de arhivare X Evaluarea are la bază discuţiile care au avut loc, cu privire la recomandările auditorului intern, în şedinţele de închidere şi conciliere al misiunii de audit intern, apreciate de către participanţi, ca fiind realiste şi posibil de implementat în practică. De asemenea, considerăm că rezultatele evaluării auditorului intern privind Activitatea financiar-contabilă se înscriu în parametrii normali pentru această perioadă de implementare a funcţiei de audit intern în entităţile publice. Structura auditată are obligaţia să respecte Programul de acţiune şi Calendarul de implementare a recomandărilor, cu scopul implementării recomandărilor la termenele stabilite şi să raporteze echipei de auditori interni, periodic, stadiul implementării acestora. Data: 30.05.2012

Auditor Popescu Mhaela

Notă: Precizăm că în practica, Raportul de audit intern este semnat pe fiecare pagina de echipa de auditori interni, iar pe ultima pagină, atât de auditorii interni, cât şi de supervizorul misiunii.

SINTEZA RAPORTULUI DE AUDIT INTERN I. INTRODUCERE Misiunea de audit intern privind Activitatea financiar-contabilă s-a desfăşurat în conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul intern, Normelor generale privind exercitarea activităţii de audit public intern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003 şi a normelor specifice aprobate de conducerea entităţii. Misiunea de audit intern s-a realizat în baza Planului de audit intern pe anul 2010, aprobat de conducerea entităţii, perioada auditată fiind 01.01.2010 – 31.12.2010 şi a fost efectuată, în perioada 20.09.2010 – 31.10.2010 de către auditorul intern -. Echipa de auditori interni în baza analizei privind riscurile, a testărilor pe teren, şi a evaluărilor realizate privind Activitatea financiar-contabilă, structurată pe cele 2 obiective stabilite pentru derularea misiunii, apreciază funcţionalitatea sistemului de control intern, după cum urmează: APRECIERE Nr. OBIECTIVUL DE crt. FUNCŢIONAL CRITIC ÎMBUNĂTĂŢIT 69

1. 2.

Elaborarea situaţiilor financiare anuale Activitatea de arhivare

X X

II. CONSTATĂRI ŞI RECOMANDĂRI Principalele constatări şi recomandări rezultate din evaluarea auditorilor interni sunt cele prezentate în continuare: Constatare 1: La instituţia auditată, în cazul activităţii premergătoare elaborării situaţiilor financiare anuale s-a constatat neînregistrarea în conturi a tuturor documentelor justificative. Recomandare 1: Echipa de auditori consideră necesară implementarea unui sistem de pregătire profesională a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile, astfel încât toate activităţile premergătoare să se realizeze într-un mod cat mai coerent şi corect, pentru ca elaborarea situaţiilor financiare să se realizeze în conformitate cu legislaţia în vigoare. Constatare 2: Auditorul intern au constatat inexistenţa unei părţi a notei explicative nr 9 ,,Analiza indicatorilor financiari”. Recomandare 2: Desemnarea unui responsabil pentru întocmirea şi actualizarea procedurilor privind activitatea de elaborare a situaţiilor financiare anuale, precum şi achiziţia unui program informatic specializat în vederea activitatea de întocmire a situaţiilor financiare anuale. Constatare 3: S-a constatat nereguli în preluarea tuturor sumelor în balanţa de verificare în vederea elaborării situaţiilor financiare anuale. Recomandare 3: Implementarea unui program informatic care să permită urmărirea şi controlul activităţii de elaborare a situaţiilor precum şi elaborarea procedurilor operaţionale, scrise şi formalizate, privind activităţile premergătoare elaborării situaţiilor financiare anuale. Constatare 4: Din analiza respectării modului de păstrare a documentelor financiar contabile pe suport de hârtie, s-a constatat că documentele sunt deja deteriorate Recomandare 4: Verificarea întregii arhive a entităţii, în scopul depistării documentelor deteriorate şi/sau distruse şi luarea măsurilor necesare pentru reconstituirea acestora, dar şi documentele financiar-contabile deteriorate vor trebui refăcute pentru eventuale consultări; Constatare 5: Spaţiul afectat pentru arhivare este necorespunzător nevoilor de arhivare a documentelor financiar contabile. Recomandare 5: Echipa de auditori consideră obligatorie asigurarea unui spaţiu special amenajat pentru a putea realiza arhivarea în cadrul primăriei , în conformitate cu legislaţia în vigoare. III. CONCLUZII Evaluarea ACTIVITĂŢII FINANCIAR-CONTABILE din cadrul Primăriei Şcheia, în baza testelor şi analizelor efectuate, permit auditorilor interni să emită o asigurare rezonabilă managementului general privind calitatea sistemului de control intern al activităţii auditate, nefiind identificate obstacole în funcţionarea acesteia. Echipa de auditori interni prin analiza activităţilor auditabile şi evaluările realizate în etapa de intervenţie la faţa locului, a elaborat un număr de 36 de recomandări, aferente celor 2 obiective ale misiunii de audit intern.

70

Considerăm că prioritatea în activitatea de implementare a recomandărilor o reprezintă elaborarea şi actualizarea sistematică a procedurilor operaţionale, scrise şi formalizate, pentru întreaga activitate a primăriei. Data Auditor intern, 30.05.2012 -

71

Procedura P17: Urmărirea recomandărilor CONSILIUL JUDEŢEAN SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

FIŞA DE URMĂRIRE A RECOMANDĂRILOR

Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8 9

ENTITATEA PUBLICĂ

AUDIT INTERN CJS

Primăria Şcheia

Misiunea de audit public intern: ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABILĂ

Recomandarea

Implementat

Obiectivul nr. 1. Elaborarea situaţiilor financiare anuale Elaborarea procedurilor operaţionale, scrise şi formalizate, privind activităţile premergătoare elaborării situaţiilor financiare anuale; Numirea unei persoane responsabile cu elaborarea şi actualizarea sistematică a X procedurilor privind activităţile premergătoare elaborării situaţiilor financiare anuale; Realizarea unor perfecţionări asupra procedurilor de activităţile premergătoare X elaborării situaţiilor financiare anuale; Efectuarea unor stagii de pregătire a personalului din cadrul compartimentului financiar-contabil în vederea activităţile premergătoare elaborării situaţiilor financiare anuale; Realizarea unor controale interne mai amănunţite privind activităţile premergătoare elaborării situaţiilor financiare anuale; Analiza necesităţii achiziţionării unui program informatic pentru activitatea financiar-contabilă. Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate privind activitatea de stabilire a soldurilor conturilor sintetice şi analitice; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea şi actualizarea sistematică a procedurilor conturilor sintetice şi analitice; Realizarea unei acţiuni de control pentru întreaga perioadă auditată, a activităţii de X 72

Parţial implementat

Neimplement at

Data: … Raport de audit nr. X/ ……2010 Data planificată / Data implementării 31.12.2010

X

31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 X X X

31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010

X X

31.12.2010 31.07.2010

Nr. crt.

ENTITATEA PUBLICĂ

AUDIT INTERN CJS

Primăria Şcheia


Recomandarea

Implementat


stabilire a soldurilor conturilor sintetice şi analitice; 10 Verificarea corespondenţei între prevederile procedurilor şi responsabilităţilor X stabilite în fişa postului a personalului responsabil cu activitatea financiar contabile; 11 Informarea echipei de auditori interni cu privire la termenele prescrise în procedurile X privind elaborarea situaţiilor financiare anuale; 12 Asigurarea la nivelul instituţiei unui spaţiu pentru desfăşurarea în bune condiţii a X activităţii de evidenţă contabilă. 13 Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate privind activitatea de întocmire a X situaţiilor financiare anuale; 14 Desemnarea unui responsabil pentru întocmirea şi actualizarea procedurilor; X 15 Efectuarea unor stagii de perfecţionare pentru personalul instituţiei publice în X vederea elaborării situaţiilor financiare anuale; 16 Fixarea unor atribuţii concrete cu procedurile şi fişele de post pentru personalul X implicat în aceste activităţi; 17 Achiziţia unui program informatic specializat în vederea activitatea de întocmire a X situaţiilor financiare anuale; 18 Compararea datelor din situaţiilor financiare anuale cu cele din activităţile premergătoare acestora. Obiectivul nr. 2: Organizarea şi efectuarea arhivării documentelor financiar-contabile 19 Elaborarea şi formalizarea unui sistem de proceduri privind arhivarea documentelor X financiar-contabile 20 Numirea unei persoane responsabile cu elaborarea, X actualizarea şi verificarea procedurilor privind arhivarea documentelor financiar-contabile 21 Realizarea în cadrul instituţiei a unui program de pregătire profesională cu personalul X 73

Neimplement at

Data: … Raport de audit nr. X/ ……2010 Data planificată / Data implementării 31.07.2010 31.07.2010 31.07.2010 31.07.2010 31.07.2010 31.07.2010 31.07.2010 31.07.2010

X

31.07.2010 31.07.2010 31.07.2010

31.07.2010

Nr. crt.

ENTITATEA PUBLICĂ

AUDIT INTERN CJS

Primăria Şcheia


Recomandarea

Implementat

Compartimentului arhiva generală 22 Elaborarea unui program de perfecţionare a persoanelor desemnate cu arhivarea

documentelor. 23 Elaborarea şi formalizarea unui sistem de proceduri privind sistemul de păstrare a

31.07.2010

74

31.07.2010

X X

31.07.2010 31.07.2010

X X X

X X X X

31.07.2010 31.07.2010 31.07.2010

X

responsabil pentru aceasta 29. Efectuarea unor controale interne amănunţite a dosarelor ce urmează a fi predate spre arhivare.

30. Elaborarea şi formalizarea unui sistem de proceduri privind arhivarea documentelor financiar-contabile 31. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea şi actualizarea acestui sistem 32. Realizarea în cadrul entităţii a unui program de pregătire profesională cu personalul Compartimentului arhiva generală 33. Verificarea întregii arhive a entităţii, în scopul depistării documentelor deteriorate şi/sau distruse şi luarea măsurilor necesare pentru reconstituirea acestora 34. Documentele financiar-contabile deteriorate vor trebui refăcute pentru eventuale consultări

Neimplement at

X

documentelor până la predarea la arhivă; 24 Stabilirea unui responsabil cu elaborarea şi actualizarea acestor proceduri; 25 Stabilirea sarcinilor personalului responsabil cu păstrarea documentelor până la predarea la arhivă; 26 Testarea procedurilor privind sistemul de păstrare a documentelor până la predarea la arhivă; 27. Verificarea modului cum s-a realizat inventarul documentelor ce urmează a fi predate la arhivă. 28. Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea sistemului de păstrare a documentelor până la predarea la arhivă stabilită prin cadrul normativ şi stabilirea unui


Data: … Raport de audit nr. X/ ……2010 Data planificată / Data implementării

31.07.2010 31.07.2010 31.07.2010 31.07.2010 31.07.2010

X X

31.07.2010

ENTITATEA PUBLICĂ

AUDIT INTERN CJS

Primăria Şcheia Nr. crt.

Recomandarea

35. Instruirea personalului din cadrul Compartimentului financiar-contabil privind activitatea de arhivare. 36. Asigurarea unui spaţiu special amenajat

Data: … Raport de Misiunea de audit public intern: audit nr. X/ ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABILĂ ……2010 Data Parţial Neimplement planificată / Implementat implementat at Data implementării 31.07.2010 X X

Instrucţiuni

Entitatea/structura auditată

1. Introduceţi recomandările de audit după cum sunt prezentate în raportul de audit 2. Verificaţi coloana corespunzătoare: implementat, parţial implementat, neimplementat 3. Introduceţi data planificată pentru implementare în Raportul de audit şi data implementării

Primăria Şcheia

75

Data şi semnătura conducătorului: Andriciuc Vasile Data şi semnătura auditorilor interni: -

31.07.2010

Procedura P18: Supervizarea CONSILIUL JUDEŢEAN SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

LISTA DE SUPERVIZARE A DOCUMENTELOR Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabilă Perioada auditată: 01.01.2010-31.12.2010 Întocmit: -

Nr. crt. 1. 2.

3.

Lucrarea Declaraţia de independenţă Analiza riscurilor

Analiza riscurilor

Propunerea şefului structurii de audit/ supervizorului misiunii, ca urmare a revizuirii documentului Există incompatibilitate a auditorului Ionescu Alin Să se întocmească la obiectivul 2 obiectul auditabil Evidenţa tehnic operativă Ataşarea operaţiilor corespunzătoare riscurilor semnificative la obiectele auditabile

Răspunsul auditorilor

Revizuirea răspunsurilor auditorilor de către şeful structurii de audit/supervizorului misiunii de audit intern

De acord

De acord

De acord, a fost introdus

De acord

De acord, riscurile semnificative au fost înlocuite in documentul Tematica în detaliu a misiunii de audit intern cu operaţiile auditabile corespunzătoare

De acord

…. …. …. Intervenţia la faţa locului – Activitatea

premergătoare elaborării situaţiilor financiare anuale …. …. …. t

FIAP-ul nr. 8.2.1.

La această activitate aţi elaborat un FCRI. Vă recomand să elaboraţi şi un FIAP

De acord, s-a elaborat FIAP nr. 1.2.1.

De acord

S-a constatat lipsa Statelor de salarii pe luna martie 2010 şi nu s-a întocmit FCRI

S-a întocmit FCRI nr. 2.8.1.

De acord

76

Programul de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii Şeful structurii de audit intern trebuie să elaboreze un Program de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii activităţii de audit, adică respectarea normelor metodologice, a Codului privind conduita etica a auditorului intern, a Standardelor şi a bunei practici internaţionale de către toţi auditorii interni. Prin Programul de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii se realizează o evaluare prin adoptarea unui proces permanent de supraveghere a eficacităţii globale a programului de calitate. Evaluarea constă în supervizarea realizării misiunii de audit intern, prin efectuarea de controale permanente de către şeful structurii de audit intern, prin care acesta examinează eficacitatea normelor de audit intern şi dacă procedurile de asigurare a calităţii misiunii de audit sunt aplicate în mod corespunzător garantând calitatea Raportului de audit intern. Supervizarea va permite depistarea deficienţelor în anumite etape din derularea misiunii şi va permite iniţierea de activităţi de îmbunătăţire a viitoarelor misiuni de audit intern şi asigurarea perfecţionării profesionale a auditorilor. Evaluarea se realizează după fiecare misiune de audit intern. Este formalizată prin întocmirea Fişei de evaluare a misiunii de audit intern.

77

Procedura P18: Supervizarea CONSILIUL JUDEŢEAN SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

FIŞA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabilă Perioada auditată: 01.01.2010-31.12.2010 Perioada misiunii: 01.03.2012-01.06.2012 Auditor evaluat: Luat la cunoştinţă: Data: Bugetul de timp planificat: 616 ore 1 2 3 4 5 Observaţii

Bugetul de timp efectiv: 616 ore În etapa de pregătire a misiunii, auditorul a identificat riscurile şi controalele prevăzute pentru procesele legate de obiectivele de audit şi a estimat corespunzător riscurile activităţii Programele de audit au fost elaborate în vederea îndeplinirii obiectivelor misiunii în cadrul bugetului de timp alocat

X A fost necesar să se lucreze peste orele de program

X Obiectivul auditului, scopul, procedurile şi bugetul au fost reanalizate în mod constant pentru a asigura o eficientă folosire a resurselor de audit A existat o bună comunicare între auditor şi auditat şi între auditor şi conducerea structurii de audit intern; A existat o bună comunicare între auditor şi conducerea structurii de audit intern Au fost luate în considerare perspectivele şi nevoile auditaţilor în procesul de audit Au fost atinse obiectivele de audit într-o manieră eficientă şi la timp Auditaţii au avut posibilitatea să revadă constatările şi recomandările când au fost identificate problemele Normele de audit intern, au fost respectate Constatările de audit demonstrează analize profunde şi concluzii, respectiv sunt formulate recomandări practice pentru probleme identificate Comunicările scrise au fost clare, concise, obiective şi corecte Există probe de audit care să susţină concluziile auditorului Procedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente, competente, relevante şi folositoare Documentele au fost completate în mod corespunzător şi în conformitate cu normele de audit intern Bugetul de timp a fost respectat Nivel de productivitate personală al auditorului intern.

X X X X X X X X X X X X X X

Evaluarea misiunii de audit intern mai poate fi realizată şi de conducerea structurii auditate căreia i se înaintează un chestionar de evaluare prin care i se solicită să prezinte o apreciere asupra desfăşurării misiunii de audit şi a modului de implicare al auditorilor interni pe parcursul misiunii. Evaluarea misiunii de audit intern de către structura auditată este formalizată prin Fişa de evaluare a misiunii de audit intern întocmită de către structura auditată.

78

Procedura P18: Supervizarea CONSILIUL JUDEŢEAN SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern FIŞA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabilă Perioada auditată: 01.01.2010.-31.12.2010 Perioada misiunii: 01.03.2012-01.06.2012 Întocmit: Andriciuc Vasile , primar Primăria Şcheia FIŞA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN DE CĂTRE STRUCTURA AUDITATĂ Note Nr. Obiectiv auditat Obs. crt. 1 2 3 4 5 1. Obiectivele de audit au fost comunicate clar la începutul X misiunii 2. Au fost furnizate suficiente informaţii privind misiunea de X efectuat 3. Misiunea a contribuit la obţinerea de rezultate sau la X îmbunătăţirea unora deja existente 4. Misiunea a beneficiat de direcţii clare şi precise privind X modul de desfăşurare 5. Obiectivele de audit stabilite au fost în concordanta cu X activităţile desfăşurate 6. Constatările au fost prezentate într-o maniera logică, X structurată, dinamică şi interesantă 7. S-a răspuns în toate cazurile la întrebările legate de X misiunea de audit, iar răspunsurile au condus la obţinerea de concluzii relevante 8. Misiunea a fost desfăşurată adecvat, intervenţia la fata X locului a privit doar obiectivele stabilite şi comunicate 9. A existat un feed-back pe tot parcursul misiunii, iar acesta X a fost util în găsirea de soluţii la probleme 10. Cum evaluaţi în general misiunea de audit X 11. Consideraţi ca obiectivele de audit stabilite au privit X activităţile cu riscuri majore 12. In desfăşurarea misiunii de audit au fost prezentate constatările şi recomandările când au fost identificate X probleme 13. A existat o buna comunicare intre auditor şi auditat X 14. Auditorii au avut un comportament adecvat şi profesional X 15. Ce v-a plăcut cel mai mult pe timpul misiunii de audit – descrieţi cel puţin 3 aspecte care v-au plăcut cel mai mult - claritatea recomandărilor - conduita auditorilor interni - calitatea discuţiilor 16. Ce v-a plăcut cel mai puţin pe timpul misiunii de audit – descrieţi cel puţin 3 aspecte care v-au plăcut cel mai puţin Întâlnirile pe parcursul misiunii au fost limitate, nu întotdeauna din vina auditatului.

79

17. 18. 19.

Ce obiective de audit consideraţi că nu au fost atinse în totalitate din cele comunicate Nu sunt comentarii. Ce obiective de audit consideraţi că ar fi necesar a fi cuprinse în programul viitor de audit Calitatea procedurilor privind achiziţiile publice elaborate in urma recomandărilor. Alte comentarii

Tabelele de mai sus vor fi completate ţinând cont de următorul sistem de punctaj:  1 pentru nesatisfăcător;  2 pentru slab;  3 pentru satisfăcător;  4 pentru bine;  5 pentru foarte bine. Notă: În practică se va urmări ca pentru orice notare sub 3 să se solicite explicaţii scrise. Primar Primăria Şcheia, Popescu Ioan Data: 30.05.2012 Luat la cunoştinţă, auditori interni: Data: 30.05.2012

80

Misiune de Audit intern

Recommend Documents