Proiect Audit Intern

PROIECT DE AUDIT REALIZAT LA PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI MANAGEMENTUL ACHIZIŢIILOR PUBLICE

2010

1

CUPRINS

1. PREZENTAREA GENERALA A MISIUNII DE AUDIT INTERN 2. CAZ PRACTIC DE AUDIT INTERN REALIZAT LA PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI • • • • • • • • • • • • • •

ORDINUL DE SERVICIU DECLARATIA DE INDEPENDENTA NOTIFICAREA DECLANSARII MISUNII DE AUDIT COLECTAREA SI PRELUCRAREA INFORMAŢIILOR PRELIMINARE ANALIZA RISCURILOR ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT INTERN SEDINTA DE DESCHIDERE COLECTAREA DOVEZILOR REVIZUIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU SEDINTA DE INCHIDERE ELABORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT PUBLIC INTERN REUNIUNEA DE CONCILIERE URMARIREA RECOMANDARILOR SUPERVIZAREA

2

1.PREZENTARE GENERALA Auditul intern ajută entitatile să îşi atingă obiectivele evaluând, printr-o abordare sistematică şi metodică, procesele sale de management al riscurilor, de control, şi de guvernare a întreprinderii, şi făcând propuneri pentru a le consolida eficacitatea în ceea ce priveşte eficacitatea şi îmbunătăţirea eficienţei managementului riscului şi a proceselor de control şi de conducere”. Să reamintim auditorilor interni că normele de calificare şi de funcţionare se aplică atât misiunilor de asigurare cât şi misiunilor de consultanţă/consiliere. Auditorilor interni li se recomandă să ţină cont de următoarele principii directoare în cursul misiunilor de consultanţă/consiliere . Auditorii interni trebuie să ia toate măsurile pentru a se asigura că membrii direcţiei generale şi cei ai Consiliului înţeleg şi adera la principiul, regulile directoare şi procedurile de comunicare necesare prestării serviciilor de consultanţă/consiliere . Auditul intern trebuie să dispună de personal sau să recurgă la prestatori externi de servicii calificaţi în domenii cum ar fi: contabilitate, audit, economie, finanţe, statistici, tehnologii ale informaţiei, inginerie, fiscalitate, drept, mediu şi orice alt domeniu necesar pentru a putea să-şi exercite responsabilităţile de audit intern. Totuşi nu este necesar ca fiecare dintre membrii serviciului de audit intern să fie competent în toate aceste domenii. Un prestator extern de servicii este o persoană fizică sau juridică independentă de entitate, care posedă cunoştinţe, pricepere şi experienţă specifice unui domeniu menţionat. Prestatorii de servicii sunt cu precădere actuari, experţi contabili, evaluatori , specialişti în domeniul mediului înconjurător, experţi în anchete asupra fraudelor, avocaţi, ingineri, geologi, experţi în securitate, statisticieni, specialişti în tehnologia informaţiei, auditori externi ai entităţii şi alte cabinete de audit. Ei pot fi mandataţi de Consiliu, de conducerea generală sau de responsabilul de audit intern. Auditul intern poate solicita prestatori de servicii externi în special în următoarele cazuri: • misiuni de audit care implică pricepere şi cunoştinţe deosebite în domenii ca tehnologia informaţiei, statistică, fiscalitate, activităţi de traduceri sau pentru îndeplinirea obiectivelor fixate în program; • evaluarea activelor cum ar fi terenuri şi imobile, opere de artă, pietre preţioase, investiţii şi instrumente financiare complexe; • determinarea cantităţilor sau caracteristicilor fizice ale anumitor active cum ar fi minereurile şi rezervele de petrol; • evaluarea lucrărilor finalizate şi în curs de finalizare în cadrul contractelor în derulare ; • anchete privind frauda şi securitatea; • estimarea de sume realizată după metode speciale cum ar fi calculele privind angajamentele referitoare la beneficiile acordate angajaţilor • interpretarea legislaţiei, reglementării şi normelor tehnice; • evaluarea programului de asigurare a calităţii activităţii de audit intern; • fuziuni şi achiziţii; • consultanţă/consiliere privind managementul riscurilor.

3

In momentul în care intenţionează să recurgă la un prestator de servicii din exterior şi să se bazeze pe serviciile oferite de acesta responsabilul auditului intern trebuie să evalueze competenţa, independenţa şi obiectivitatea acestuia ţinând cont de particularităţile misiunii care trebuie îndeplinite. Este indicat de asemenea să se efectueze această evaluare dacă prestatorul de servicii din exterior este ales de conducerea generală sau de Consiliu şi dacă responsabilul auditului intern intenţionează să se bazeze pe activităţile desfăşurate de acesta. În cazul în care prestatorul de servicii este ales de alte persoane şi dacă evaluarea lui indică faptul că nu se poate baza pe activităţile desfăşurate de acesta, rezultatele evaluării trebuie să fie comunicate conducerii generale sau Consiliului, după caz. Responsabilul auditului intern trebuie să se asigure că prestatorul de servicii din exterior posedă cunoştinţele, priceperea şi competenţele necesare pentru îndeplinirea misiunii. Pentru a evalua aceste competenţe responsabilul auditului intern va ţine cont de următoarele elemente: • diplomă, certificare sau alt titlu care să ateste competenţa prestatorului de servicii în domeniul în cauză; • aderarea prestatorului de servicii la o entitate, asociaţie profesională competentă şi aderarea la Codul Deontologic al acestei entităţi • reputaţia prestatorului de servicii. Luarea în calcul al acestui element poate implica consultarea unor terţi care apelează de obicei la activităţile prestatorului; • experienţa prestatorului de servicii în tipul de activităţi care urmează a-i fi încredinţate; • nivelul de studii şi de formare profesională a prestatorului de servicii în domeniul aferent misiunii în cauză; • cunoştinţele şi experienţa prestatorului de servicii în sectorul de activitate al entităţii; Aceste calificări sunt cerute nu doar de asociatul care semnează contractul ci şi de responsabilul pe care acesta îl deleagă la faţa locului. Responsabilul auditului intern trebuie să examineze legăturile existente între prestatorii de servicii din exterior, organizaţia şi serviciul său de audit intern, şi să se asigure că independenţa şi obiectivitatea prestatorului de servicii vor fi garantate pe parcursul misiunii. Pentru a efectua această examinare, responsabilul auditului intern trebuie să se asigure că nici o legătură financiară, profesională sau personală nu-l va împiedica pe prestatorul de servicii să formuleze o judecată sau o opinie obiectivă şi imparţială în realizarea misiunii şi la emiterea rapoartelor. Pentru a aprecia independenţa şi obiectivitatea prestatorului de servicii din exterior, responsabilul auditului intern trebuie să ţină cont de următoarele elemente: • posibilul interes financiar deţinut de prestatorul de servicii în cadrul entităţii; • legătura personală sau profesională între prestatorul de servicii şi consiliul, conducerea generală sau ceilalţi membri ai entităţii; • eventualele legături stabilite în trecut între prestatorul de servicii şi organizaţia sau activităţile examinate; • sfera celorlalte servicii recurente prestate într-o entitate de prestatorul de servicii; • sumele de bani sau alte avantaje obţinute, dacă este cazul, de către prestatorul de servicii. Dacă prestatorul de servicii este şi auditor extern al entităţii, iar dacă misiunea sa constă în activităţi de audit aprofundate, responsabilul auditului intern trebuie să se asigure

4

că activităţile astfel realizate nu prejudiciază independenţa auditorului extern. „activităţile de audit aprofundate” vizează serviciile care depăşesc cadrul normelor de audit în general admise de codul deontologic al profesiunii de auditor extern. Dacă auditorii externi acţionează în fapt sau aparent ca membri ai conducerii generale, ai conducerii sau ca angajaţi ai entităţii, atunci independenţa lor este compromisă. În plus, este posibil ca auditorii externi să furnizeze alte servicii entităţii, de exemplu în ceea ce priveşte fiscalitatea sau consultanţă/consiliere Independenţa trebuie să fie apreciată în funcţie de gama completă a serviciilor prestate pentru entitate. Responsabilul auditului intern trebuie să obţină suficiente informaţii în ceea ce priveşte sfera de activitate a misiunii realizate de prestatorul extern de servicii, pentru a putea verifica dacă aceste activităţi corespund obiectivelor auditului intern. Ar fi prudent să se precizeze sfera misiunii şi diverse alte puncte într-o scrisoare de misiune sau întru-un contract. Responsabilul auditului intern va trebui să examineze cu prestatorul de servicii următoarele puncte: • obiectivele şi sfera misiunii; • punctele speciale care vor trebui acoperite în rapoartele predate ca urmare a misiunii;’ • accesul la documentele, persoanele şi bunurile materiale implicate; • informaţiile privind ipotezele şi procedurile care trebuie folosite; • proprietatea şi păstrarea documentelor de lucru întocmite în cadrul misiunii dacă este cazul; • confidenţialitatea informaţiilor obţinute în cursul misiunii şi restricţiile pe care acestea le implică Auditorii interni trebuie să beneficieze de sprijinul conducerii şi al Consiliului pentru a obţine cooperarea clienţilor de audit şi pentru a-şi exercita activitatea fără intervenţii. Responsabilul auditului intern trebuie să răspundă ierarhic unei persoane din cadrul entităţii cu competenţă suficientă în promovarea independenţei, în asigurarea unui domeniu cât mai larg al activităţii de audit, unei desfăşurări adecvate a comunicărilor din cadrul misiunilor de consultanţă/consiliere care să aibă suficientă autoritate pentru independenţa, şi comunicărilor din cadrul misiunilor şi acţiunilor corespunzătoare care decurg din recomandările emise. In mod ideal, responsabilul auditului intern trebuie să raporteze , pe plan funcţional, Directorului General al entităţii. Responsabilul auditului intern trebuie să poată comunica direct cu Consiliul. O comunicare regulată cu Consiliul contribuie la asigurarea independenţei sale şi va constitui un mijloc pentru consiliu şi pentru responsabilul auditului intern de a se informa reciproc asupra problemelor de interes comun. Comunicarea directă este atunci când responsabilul auditului intern asistă şi participă în mod regulat la adunările Consiliului, cu privire la responsabilităţile lor de supervizare privind auditul, raportarea financiară, conducerea şi controlul. Prezenţa şi participarea activă a responsabilului auditului intern la aceste reuniuni permit un schimb de informaţii în ceea ce priveşte planificarea şi activităţile auditului intern. Responsabilul auditului intern trebuie să se întâlnească în particular cu Consiliul, cu comitetul de audit sau cu orice alt organ competent cu drept de deliberare, cel puţin o dată pe an. Independenţa este favorizată atunci când consiliul intervine în numirea şi înlocuirea responsabilului auditului intern. Se poate să li se ceară auditorilor interni să efectueze misiuni de consultanţă/consiliere privind activităţi de care aceştia să fi fost responsabili anterior sau pentru care aceştia au realizat misiuni de asigurare. Înainte de a oferi servicii de 5

consultanţă/consiliere , responsabilul auditului intern trebuie să se asigure de faptul că principiile de realizare a misiunilor de consiliere sunt înţelese şi aprobate de Consiliu. Odată aceste principii aprobate , se cuvine să se actualizeze Carta de audit intern pentru a include în ea reguli referitoare la competenţele şi responsabilităţile în domeniul consilierii. Auditul intern trebuie de asemenea să elaboreze proceduri adecvate efectuării acestor misiuni. Auditorii interni trebuie să rămână obiectivi atunci când trag concluzii sau oferă consultanţă/consiliere conducerii. Aceasta trebuie informată fără întârziere asupra oricărei situaţii care ar putea să afecteze independenţa sau obiectivitatea auditorilor, indiferent dacă această situaţie este actuală misiunii de consiliere sau dacă ea survine în timpul acesteia. Există un risc de prejudiciere a independenţei şi obiectivităţii atunci când misiunile de asigurare sunt realizate în cursul anului care urmează unei misiuni formale de consiliere. Efectul acestei situaţii poate fi redus prin diverse măsuri, precum: • desemnarea de auditori diferiţi pentru fiecare misiune de asigurare şi de consultanţă/consiliere în parte; • desemnarea de supervizori şi de manageri obiectivi (independenţi) diferiţi; • subordonarea provizorie a echipei însărcinată cu misiunea de consultanţă/consiliere la (clientul solicitant; ), definirea unor responsabilităţi separate privind rezultatele proiectelor Auditorii interni sunt independenţi atunci când pot sa îşi exercite activitatea in mod liber si obiectiv. Independenta permite auditorilor interni sa judece in mod imparţial si fără prejudecăţi, ceea ce este esenţial pentru buna efectuare a auditurilor. Acest obiectiv este atins datorita poziţiei lor in cadrul entităţii si datorita obiectivităţii lor. Auditorii interni trebuie să semnaleze responsabilului auditului intern existenţa sau probabilitatea unui conflict de interese sau unei imparţialităţi . Responsabilul auditului intern trebuie în acest caz să înlocuiască auditorii respectivi. Auditorii interni nu trebuie să exercite responsabilităţi operaţionale. în cazul în care conducerea încredinţează ocazional auditorilor interni sarcini care nu au legătură cu activitatea de audit, trebuie să fie clar specificat că aceştia nu mai exercită funcţii de audit intern. În plus, obiectivitatea este considerată a fi afectată atunci când auditorii interni realizează o misiune de asigurare pentru o activitate în cadrul căreia aceştia au avut o autoritate sau o responsabilitate în cursul anului precedent. În momentul comunicării rezultatelor auditului trebuie să ţinem cont de acest prejudiciu adus obiectivităţii. Dacă auditorii interni sunt însărcinaţi să execute activităţi care nu ţin de activitatea de audit şi care poate să le afecteze obiectivitatea, precum realizarea de comparări cu datele de la bănci, responsabilul auditului intern trebuie să informeze conducerea generală şi Consiliul că aceste activităţi nu intră în sfera unei activităţi de asigurare de audit şi în consecinţă nu vor exista la concluzii de audit. În plus, atunci când auditul intern exercită responsabilităţi operaţionale, se recomandă să se acorde o vigilenţă deosebită şi asigurarea obiectivităţii auditorilor în cazul în care se întreprinde ulterior o misiune de asigurare în domeniul respectiv. Obiectivitatea auditorilor interni este considerată a fi afectată atunci când aceştia asigură auditul unei activităţi de care au fost responsabili în cursul anului precedent. Aceste împrejurări trebuie să fie clar precizate în cursul difuzării rezultatelor unui audit efectuat într-un domeniu în care un auditor a exercitat responsabilităţi operaţionale. Dacă activităţile încredinţate presupun exercitarea unei autorităţi operaţionale, obiectivitatea auditului este considerată a fi afectată pentru activitatea respectivă . Obiectivitatea auditorului intern nu este compromisă atunci când acesta recomandă aplicarea unor norme de control pentru sistemele şi procedurile de examinare înainte ca

6

acestea să fie implementate . În schimb, se consideră că obiectivitatea auditorului este afectată dacă acesta concepe, aplică, redactează procedurile aferente sau exploatează astfel de sisteme. Realizarea ocazională de către auditorii interni a activităţilor care nu sunt activităţi de audit nu le compromite neapărat independenţa, în măsura în care acestea sânt menţionate clar în raportul de audit. Totuşi conducerea şi auditorii interni trebuie să urmărească îndeaproape ca aceste activităţi să nu le afecteze obiectivitatea. Competenţa profesională reprezintă responsabilitatea şefului auditului intern şi a fiecărui auditor intern. Responsabilul auditului intern trebuie să se asigure că pentru fiecare misiune echipa de auditori desemnaţi deţin în mod colectiv cunoştinţele, priceperea şi competenţele necesare pentru a realiza corect misiunea. Orice auditor intern trebuie să deţină anumite cunoştinţe, pricepere şi competenţe precise în domeniile următoare: • competenţa în ceea ce priveşte aplicarea normelor, procedurilor şi tehnicilor de audit este necesară pentru realizarea misiunilor. Competenţa este capacitatea de utilizare a cunoştinţelor în diversele situaţii care ar putea apărea şi de a le face faţă fără a recurge în mod excesiv la investigaţii şi asistenţă tehnică; • competenţa în ceea ce priveşte principiile şi tehnicile contabile este indispensabilă auditorilor care lucrează mult cu documente şi rapoarte financiare; • înţelegerea principiilor de management este necesară în vederea identificării devierilor semnificative în principal de la bunele practici în afaceri Înţelegerea implică o capacitate de aplicare a cunoştinţelor generale la situaţiile care ar putea apărea în cursul desfăşurărilor activităţilor de audit, de identificare a devierilor semnificative şi de efectuare a cercetărilor necesare pentru a ajunge la soluţii rezonabile; • este, de altfel, necesar să fie cunoscute principiile de bază în contabilitate, economie, drept comercial, fiscalitate, finanţe metode cantitative şi tehnologii ale informaţiei. Aceste cunoştinţe generale trebuie să permită recunoaşterea existenţei sau a eventualităţii apariţiei unor probleme şi să determine în acest caz cercetările suplimentare care trebuie întreprinse sau asistenţa care trebuie obţinută. Auditorii interni trebuie să dispună de bune calităţi relaţionale şi de comunicare eficiente . Auditorii interni trebuie să cunoască bine relaţiile umane şi să ştie să menţină relaţii bune cu clienţii misiunii. Auditorii interni trebuie să fie capabili să comunice oral şi în scris pentru a putea expune clar şi eficace obiectivele, aprecierile, concluziile şi recomandările misiunii. Responsabilul auditului intern trebuie să definească criterii adecvate de formare profesională generală şi de experienţă pentru a putea stabili posturile de auditori interni, având în vedere natura activităţilor şi nivelul de responsabilitate. Este necesar să se obţină o asigurare rezonabilă cu privire la calificările şi competenţa candidaţilor pentru funcţia de auditor. Intregul personal al auditului intern trebuie să deţină cunoştinţele şi priceperea indispensabile practicării profesiei în cadrul entităţii. Natura activităţilor de audit intern se defineşte printr-o abordare sistematica şi metodică de evaluare şi îmbunătăţire a relevanţei şi a eficacităţii procesului de management al riscurilor, de control şi de guvernare corporativă , precum şi prin nivelul de calitate atins în îndeplinirea responsabilităţilor încredinţate. Obiectivul evaluării pertinenţei proceselor de management al riscurilor, de control şi de guvernare a întreprinderii este de a 7

oferi o asigurare rezonabilă că aceste procese funcţionează după cum s-a prevăzut şi că vor permite entităţii să-şi atingă obiectivele şi scopurile propuse. Un alte obiectiv este acela de a propune recomandări pentru îmbunătăţirea modului de funcţionare a entităţii, atât în ceea ce priveşte eficienţa cât şi eficacitatea. Este de asemenea posibil ca direcţia generală şi Consiliul să indice orientări generale cu privire la sfera de aplicabilitate şi la activităţile care vor fi auditate. Auditorii interni examinează şi evaluează întregul proces de planificare, de organizare şi de gestionare pentru a stabili dacă există o asigurare rezonabilă că obiectivele şi scopurile vor fi atinse. Luând în considerare posibila evoluţie, auditorii interni trebuie să fie atenţi la schimbările condiţiilor interne sau externe, reale sau potenţiale, care ar putea afecta capacitatea sistemului de control de a oferi o asigurare de perspectivă. In acest context, auditorii interni trebuie să acorde atenţie riscurilor unei eventuale deteriorări a performanţei. Aceste evaluări de audit intern permit în mod global obţinerea informaţiilor necesare aprecierii procesului de management în ansamblul său. Toate sistemele de activitate, procesele, operaţiunile, funcţiile şi activităţile din cadrul entităţii sunt supuse evaluărilor auditului intern. Un domeniu exhaustiv al activităţilor de audit intern trebuie să permită obţinerea unei asigurări rezonabile că: – sistemul de management al riscurilor este eficace; – sistemul de control intern este adecvat şi eficient; – procesul de conducere este eficace şi răspunde următoarelor obiective: definirea şi păstrarea valorilor, fixarea obiectivelor, monitorizarea activităţilor şi a performanţelor şi definirea modurilor de raportare. Auditorii interni trebuie să se asigure că atât conducerea, Consiliul, sunt conştienţi de responsabilitatea conducerii în ceea ce priveşte securitatea informaţiei. Această responsabilitate vizează toate informaţiile esenţiale pentru entitate, oricare ar fi suportul lor de păstrare. Auditorii interni trebuie să se asigure că managementul a furnizat Consiliului, comitetului de audit asigurarea că auditul intern va fi rapid informat cu privire la orice situaţie în care securitatea informaţiei a fost afectată sau care ar putea constitui o ameninţare pentru entitate. Auditorii interni trebuie să evalueze gradul de eficacitate a măsurilor luate astfel încât să se poată preveni, detecta şi atenua atacurile apărute în trecut, precum şi orice incident sau tentativă de atac care s-ar putea produce în viitor. Auditorii interni trebuie să confirme că au fost bine informate atât Consiliul, cât şi comitetul de audit cu privire la ameninţările sau incidentele apărute, punctele slabe exploatate şi măsurile corective. Auditorii interni trebuie să evalueze periodic sistemul de securitate a informaţiei din entitate şi să recomande, dacă este cazul, îmbunătăţiri sau efectuarea unor noi controale şi luarea de noi măsuri de siguranţă. După această evaluare, un raport de asigurare trebuie să fie prezentat membrilor Consiliului, . Aceste evaluări pot face obiectul misiunilor distincte şi izolate sau pot fi integrate în alte misiuni realizate în cadrul altor activităţi de audit sau în cadrul planului de audit aprobat. Auditorul intern este responsabil de planificarea şi realizarea misiunilor care i-au fost încredinţate, cu condiţia ca acestea să fie controlate şi aprobate de către supervizorul său. Programul misiunii trebuie:

8

•

să furnizeze documente cu privire la procedurile care permit auditorului intern să adune, să analizeze, să interpreteze şi să justifice informaţiile în timpul misiunii; • să definească obiectivele misiunii; • să stabilească aria de aplicabilitate şi gradul necesar de detaliere al testelor pentru a atinge obiectivele fiecărei etape a misiunii; • să identifice aspectele tehnice, obiectivele activităţii, riscurile, procedeele şi tranzacţiile care trebuie auditate; • să stabilească natura şi aria de aplicabilitate a testelor; • să fie pregătit înainte de începerea misiunii şi modificat, dacă este necesar, în cursul misiunii. Responsabilul auditului intern are responsabilitatea de a determina cum, când şi cui vor fi comunicate rezultatele auditului. Aceste precizări vor fi documentate şi comunicate conducerii, pe cât posibil, în etapa de planificare a misiunii. Modificările ulterioare care afectează termenele şi raportarea rezultatelor auditului vor trebui de asemenea comunicate conduceri, dacă este necesar. Vor trebui de asemenea stabilite şi alte cerinţe precum durata misiunii şi datele estimate pentru realizarea sa. Structura raportului final de audit va trebui luată în calcul, pentru că o planificare corectă în această etapă facilitează pregătirea raportului final. Raport final de audit: termenul din limba engleză este mai general „final engagement communication”; acesta indică faptul că produsul finit al unei misiuni nu se realizează neapărat sub forma unui raport în sensul tradiţional al cuvântului. Prezentarea rezultatelor unei misiuni se poate face pe diferite suporturi şi în diverse formate (prezentare de tip power point, raport „clasic”….). în schimb, dacă formatul a fost definit în scrisoarea de misiune, este obligatoriu să fie respectat. Forma şi mijloacele sunt lăsate la aprecierea departamentului de audit intern. Trebuie obţinute informaţii de bază cu privire la activitatea ce trebuie auditată. Va trebui efectuată o examinare a acestor informaţii pentru a determina impactul lor asupra misiunii. Ele se referă în primul rând la: • obiectivele şi scopul activităţii; • politicile , planurile, procedurile, legile, reglementările şi contractele care pot avea un impact semnificativ asupra operaţiunilor şi rapoartele; • entitate, de exemplu numărul şi numele salariaţilor, angajaţii acre ocupă posturi cheie, descrierea posturilor, precum şi detalii cu privire la ultimele modificări în entitate, inclusiv modificările importante ale sistemelor informatice; • bugetul, cifra de afaceri şi datele financiare privind activitatea ce trebuie auditată; • documentele de lucru ale misiunii anterioare; • rezultatele altor misiuni, inclusiv cele ale auditorilor externi, finalizate sau în curs de realizare; • dosarele de corespondenţă pentru a detecta eventualele probleme importante; • documentaţia tehnică de referinţă pentru activitatea în cauză. Procedurile analitice de audit furnizează auditorilor interni mijloace eficace şi eficiente pentru evaluarea şi analizarea informaţiilor strânse în timpul unei misiuni. Evaluarea este rezultatul comparării acestor informaţii cu rezultatele scontate, identificate sau dezvoltate de către auditorul intern. Procedurile analitice de audit sunt utile pentru a identifica, de exemplu:

9

• diferenţele neprevăzute; • lipsa diferenţelor estimate; • posibile erori; • neregularităţi sau posibile fraude; • alte tranzacţii sau evenimente neobişnuite sau nerecurente. Procedurile analitice de audit cuprind, de exemplu: • compararea informaţiilor perioadei în curs cu informaţiile similare din perioadele precedente; • compararea informaţiilor din perioada în curs cu bugetele sau previziunile; • studiul rapoartelor existente între informaţiile financiare şi celelalte informaţii corespunzătoare (de exemplu, valorile contabilizate din cadrul plătii salariilor comparate cu evoluţia numărului mediu de angajaţi ); • studiul raporturilor existente între diferite elemente de informare (de exemplu, fluctuaţiile valorilor contabilizate ale dobânzii comparate cu evoluţiile soldurilor datoriilor aferente); • compararea informaţiilor cu informaţii similare de la mai multe unităţi operaţionale; • compararea informaţiilor sectoriale de acelaşi fel. Procedurile analitice de audit pot folosi valori monetare, cantităţi fizice, proporţii şi procentaje. Procedurile analitice de audit specifice pot cuprinde, de exemplu, proporţii, tendinţe şi analize de regresie, teste de rezonabilitate , comparaţii între perioade, comparaţii cu bugetele, previziunile şi informaţiile economice exterioare. Procedurile analitice de audit ajută auditorul intern să identifice condiţiile care pot determina apariţia unor proceduri de audit complementare. Auditorii interni trebuie să utilizeze procedurile analitice de audit pentru planificarea misiunii. Procedurile analitice de audit trebuie de asemenea să fie utilizate în timpul misiunii pentru a examina şi evalua informaţiile care susţin rezultatele auditului. Auditorii interni trebuie să ia în calcul factorii de mai jos pentru a putea determina în ce măsură trebuie folosite procedurile analitice de audit. După evaluarea acestor factori, auditorii interni trebuie să ia în calcul şi să folosească, dacă este necesar, alte proceduri de audit pentru a îndeplini obiectivul misiunii, şi anume: • importanţa sectorului studiat; • validitatea sistemului de control intern; • disponibilitatea şi credibilitatea în informaţiile financiare şi a celorlalte informaţii ; • gradul de precizie aşteptată de la rezultatele procedurilor analitice de audit; • disponibilitatea şi posibilitatea de a face comparaţii între sectoare; • relevanţa altor proceduri de audit pentru susţinerea rezultatelor misiunii. Când procedurile analitice de audit evidenţiază raporturi sau rezultate neprevăzute , auditorii interni trebuie să examineze şi să evalueze aceste rezultate şi raporturi. Examinarea şi evaluarea raporturilor şi a rezultatelor neaşteptate obţinute cu ajutorul procedurilor analitice de audit trebuie să ducă la chestionarea conducerii sau la utilizarea altor proceduri de audit până când auditorii interni obţin explicaţii satisfăcătoare. Rezultatele sau raporturile care nu sunt explicate, obţinute cu ajutorul procedurilor analitice de audit pot indica fapte importante cum ar fi o posibilă eroare , neregularitate, fraudă. Rezultatele sau raporturile care nu sunt suficient de explicite, obţinute în urma procedurilor analitice de audit, trebuie comunicate nivelului de conducere corespunzător. Auditorii interni pot recomanda luarea unor măsuri corespunzătoare, în funcţie de situaţie.

10

Documentele de lucru care servesc la documentarea activităţilor de audit trebuie întocmite de către auditorul intern şi revăzute de conducerea auditului intern. Aceste documente trebuie să consemneze informaţiile obţinute şi analizele făcute şi trebuie să confirme constatările şi recomandările de audit care vor fi raportate Documentele de lucru servesc în principal la: • furnizarea principalului document suport pentru comunicările în cadrul misiunii; • planificarea, executarea şi revizuirea misiunilor; • documentarea realizării obiectivelor de audit; • facilitarea revizuirii de către terţi; • furnizarea unei baze de evaluare a programului pentru calitate al auditului intern; • aducerea unor elemente probante în caz de reclamaţii din partea companiilor de asigurări, în caz de frauda sau trimitere în judecată • dezvoltarea profesională a echipei de audit intern; • demonstrarea faptului că auditul intern respectă normele pentru practicarea profesională a auditului intern. Organizarea, întocmirea şi conţinutul dosarelor de lucru ale auditului se face în funcţie de misiune. Dosarele de lucru trebuie totuşi să cuprindă următoarele elemente: • planificarea misiunii; • evaluarea riscurilor • examinarea şi evaluarea relevanţei şi a eficacităţii sistemului de control intern; • procedurile folosite pentru realizarea misiunii, informaţiile obţinute şi concluziile rezultate ; • revizuirea dosarelor de lucru; • comunicarea rezultatelor; • monitorizarea misiunii; Dosarele de lucru trebuie să fie complete şi să justifice concluziile rezultate în urma misiunii. Dosarele de audit pot conţine între altele: • documentele de planificare şi programele misiunii; • chestionarele de control, schemele de lucru (diagramele de circulaţie a informaţiei), listele de control şi memorandumurile de sinteză; • note şi referate privind întâlnirile; • date despre entitate, precum organigramele şi descrierile posturilor; • o copie a contractelor importante; • scrisori de confirmare şi reprezentare; • analiza şi sondajele efectuate cu privire la tranzacţii, procese şi solduri contabile; • rezultatele procedurilor analitice de audit; • raportul final al misiunii şi observaţiile conducerii; • corespondenţa , dacă aceasta vine în sprijinul concluziilor trase în urma misiunii. Responsabilul auditului intern trebuie să stabilească regulile ce trebuie urmate în ceea ce priveşte documentele de lucru, reguli adaptate pentru fiecare tip de misiune. Normalizarea dosarelor de lucru, de exemplu normalizarea chestionarelor şi a programelor de audit poate îmbunătăţi eficacitatea unei misiuni şi poate facilita delegarea sarcinilor. Anumite dosare de lucru pot fi considerate dosare permanente. Aceste dosare conţin informaţii cu caracter permanent.

11

Auditorii interni trebuie să adune elemente probante, să emită decizii bazate pe analize, să raporteze rezultatele muncii lor şi să se asigure că sunt luate măsuri corective. Sarcinile auditorului intern, obligat să îşi documenteze dosarele de audit, pot să nu fie în acord cu cele ale consilierului juridic preocupat de a nu păstra elementele care ar putea compromite mijloacele de apărare a entităţii. Într-adevăr, chiar dacă auditorul intern desfăşoară o anchetă în mod corespunzător , faptele divulgate pot pune sub semnul întrebării argumentarea consilierului juridic. 0 planificare şi proceduri corespunzătoare sunt deci esenţiale pentru a evita ca dezvăluirea unor fapte să provoace un dezacord între consilierul juridic (al societăţii) şi auditorul intern. Se recomandă să se precizeze, în proceduri, rolul fiecăruia şi modul de comunicare. De altfel, auditorul intern şi consilierul juridic trebuie să favorizeze în cadrul entităţii o cultură etică şi un comportament preventiv sensibilizând conducerea în privinţa procedurilor. Auditorii interni trebuie să ia în considerare următoarele puncte, în special în cazul misiunilor ale căror rezultate ar putea fi dezvăluite sau comunicate persoanelor din afara entităţii. Auditorii interni trebuie să-şi dezbată concluziile şi recomandările împreună cu responsabilii abilitaţi la diferite nivele de conducere înainte de a emite raportul final. Acest lucru se va realiza mai uşor dacă managementul auditat a fost considerat ca partener în timpul misiunii. Dezbaterea privind concluziile şi recomandările se efectuează de obicei în timpul misiunii de audit sau în reuniunile de la sfârşitul misiunii (şedinţe de încheiere). 0 altă tehnică o reprezintă examinarea, de către conducerea activităţii auditate, a problemelor, observaţiilor şi recomandărilor preliminare . Aceste dezbateri şi examinări contribuie la asigurarea că nu au existat neînţelegeri nici false interpretări ale faptelor şi oferă entităţii auditate ocazia de a clarifica anumite puncte şi de a-şi exprima părerea cu privire la Responsabilul auditului intern sau delegatul său trebuie să verifice , să aprobe şi să semneze raportul final înainte de emiterea sa, şi să decidă căror persoane i va fi transmis . Dacă anumite circumstanţe o justifică, poate fi luată în considerare posibilitatea ca auditorul responsabil, supervizorul sau , şeful misiunii sau supervizorul să semneze raportul în calitate de reprezentant al responsabilului auditului intern. Rapoartele trebuie să fie transmise membrilor entităţii care pot să se asigure că rezultatele auditului vor beneficia de atenţia necesară. Raportul trebuie deci trimis persoanelor aflate într-o poziţie care le permite să întreprindă acţiunile corective impuse sau să se asigure că astfel de măsuri vor fi luate. Raportul definitiv trebuie să fie dat conducerii unităţii auditate. Membrii entităţii care ocupă posturi pe o scară ierarhică mai înaltă pot primi doar o notă de sinteză. Când rapoartele trebuie comunicate altor persoane interesate sau vizate, de exemplu auditorilor externi, trebuie să ne asigurăm că acestea trebuie să respecte confidenţialitatea punctelor menţionate în raport. Auditorii interni trebuie să se asigure că a fost întreprinsă o acţiune corectivă şi că aceasta şi-a atins rezultatele scontate, sau că Direcţia Generală sau Consiliul au acceptat riscul de a nu realiza acţiuni corective cu privire la observaţiile care figurează în raport. Monitorizarea efectuată de auditorii interni se defineşte ca un proces conform căruia aceştia apreciază dacă acţiunile întreprinse de conducere, ca răspuns la observaţii şi recomandări, inclusiv cele ale auditului extern sau ale altor intervenienţi, sunt adecvate, eficiente şi întreprinse la timp. Responsabilul auditului intern are sarcina de a planifica activităţile de monitorizare ca parte a planificării misiunilor. Planificarea monitorizării trebuie să se bazeze pe riscurile existente şi a expunerilor la risc, precum şi pe gradul de dificultate şi pe termenul de aplicare a acţiunilor de corective .

12

1. CAZ PRACTIC DE AUDIT INTERN

Anexa nr. 1 Procedura – P01: Iniţierea auditului ENTITATEA PUBLICĂ PRIMARIA GENERALA A MUNICPIULUI BUCURESTI Serviciul Audit Public Intern Nr. 420575 din 20.01.2010 ORDIN DE SERVICIU In conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, a O.M.F.P. nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activităţii de audit intern, a Ordinului managerului general nr. 123/2007 prin care s-au aprobat Normele proprii de exercitare a auditului intern în cadrul entităţii publice şi a Planului de audit intern pentru anul 2010, se va efectua misiunea de audit intern la Departamentul de achizitii publice in perioada 5.02.2010-10.03.2010. Scopul misiunii de audit este de a da asigurări asupra modului corect de atribuire a contractelor de achizitie publica,a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii şi a conformităţii cu cadrul legislativ şi normativ aplicabil, fiind structurate pe următoarele domenii auditabile: Publicarea anunturilor si stabilirea criteriilor de atribuire 1. publicarea anunturilor privind achizitiile publice 2. criteriile de atribuire a contractelor de achizitii publice Procesul de achizitie publica 1. proceduri de atribuire 2. licitatia 3. etapele procesului de achizitie publica Menţionăm că se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare al licitatiilor si atribuire a contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii din entitatea publică . Echipa de auditori interni este formată din următorii: 1. Popescu Mircea 2. Georgescu Gabriel Şef Serviciu Audit Public Intern, Ionescu Daniel

13

Anexa nr. 2 Procedura - P02: Iniţierea auditului ENTITATEA PUBLICĂ PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI Serviciul Audit Public Intern

DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ Nume şi prenume: Popescu Mircea Misiunea de audit:Managementul achizitiilor publice

Data: 20.01.2010

Incompatibilităţi în legătură cu entitatea/structura auditată Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu cineva care ar putea să vă limiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi sau să constataţi slăbiciuni de audit în orice fel? Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective care ar putea să vă influenţeze în misiunea de audit? Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 ani într-un alt mod în activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată? Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor privind gestiunea resurselor umane? Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale entităţii/structurii ce urmează a fi auditată? Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul entităţii/structurii ce va fi auditată sau cu membrii organului de conducere colectivă? Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau primirea de redevenţe de la vreun grup anume, sau organizaţie sau nivel guvernamental? Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plată şi alte instrumente de plată pentru entitatea/structura ce va fi auditată? Aţi ţinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditată? Aveţi vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditată? Dacă în timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personală, externă sau organizaţională care ar putea să vă afecteze abilitatea dvs. de a lucra şi a face rapoartele de audit imparţiale, notificaţi şeful Serviciului Audit Public Intern de urgenţă?

Da

Nu

-

X

-

X

-

X

-

X

-

X

-

X

-

X

-

X

-

X

-

X

X

-

14

Auditor,

Şef serviciu,

Popescu Mircea

Ionescu Daniel

PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI Serviciul Audit Public Intern DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ Nume şi prenume: Georgescu Gabriel Misiunea de audit: Managementul achizitiilor publice

Data:20.01.2010

Incompatibilităţi în legătură cu entitatea/structura auditată Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu cineva care ar putea să vă limiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi sau să constataţi slăbiciuni de audit în orice fel? Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective care ar putea să vă influenţeze în misiunea de audit? Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 ani într-un alt mod în activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată? Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor privind gestiunea resurselor umane? Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale entităţii/structurii ce urmează a fi auditată? Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul entităţii/structurii ce va fi auditată sau cu membrii organului de conducere colectivă? Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau primirea de redevenţe de la vreun grup anume, sau organizaţie sau nivel guvernamental? Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plată şi alte instrumente de plată pentru entitatea/structura ce va fi auditată? Aţi ţinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditată? Aveţi vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditată? Dacă în timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personală, externă sau organizaţională care ar putea să vă afecteze abilitatea dvs. de a lucra şi a face rapoartele de audit imparţiale, notificaţi şeful Serviciului Audit Public Intern de urgenţă? Auditor, Georgescu Gabriel

Da

Nu

-

X

-

X

-

X

-

X

X -

X

-

X

-

X

-

X

-

X

X

-

Şef serviciu, Ionescu Daniel

15

1. Incompatibilităţi personale:

-

2. Pot fi eliminate incompatibilităţile: Dacă da, explicaţi cum anume:

-

-

Data: 20.01.2010 Ionescu Daniel

Semnătura:

Anexa nr. 3 Procedura – P03: Iniţierea Auditului ENTITATEA PUBLICĂ Serviciul Audit Public Intern Nr. 420579 din 20.01.2010 NOTIFICAREA PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN Către: De la:

Direcţia Resurse Umane Şef Serviciu Audit Public Intern

Referitor la misiunea de audit intern „Modul corect de atribuire a contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii”.

Stimate domnule Rădulescu Vasile În conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2010, urmează ca în perioada 05.02.2010-10.03.1010 să efectuăm o misiune de audit intern cu tema Managementul achizitiilor publice. Vă vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord şedinţa de deschidere în vederea discutării diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinzând: - prezentarea auditorilor; - scopul misiunii de audit intern; - prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit intern; - programul intervenţiei la faţa locului; - alte aspecte. Pentru o mai bună înţelegere a activităţii dumneavoastră, vă rugăm sa ne puneţi la dispoziţie următoarea documentaţie necesară privind activitatea de gestiune a resurselor umane: legile şi reglementările ce se aplica activităţilor dumneavoastră, organigrama direcţiei dumneavoastră, Regulamentul de organizare şi funcţionare, fişele posturilor, procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate pe linia organizării activităţii, un exemplar al rapoartelor de activitate, notelor, misiunilor de audit anterioare care se referă la aceasta temă. Dacă aveţi unele întrebări privind desfăşurarea misiunii, vă rugăm să-l contactaţi pe domnul Georgescu Gabriel - auditor, coordonatorul misiunii sau pe şeful structurii de audit intern. 16

Cu stimă, Data: 20.01.2010 Şef Serviciu Audit Public Intern Ionescu Daniel Anexa nr.4

Procedura – P04: Colectarea şi prelucrarea informaţiilor ENTITATEA PUBLICĂ PRIMARIA GENERALA A MUNICIPILUI BUCURESTI Serviciul Audit Public Intern

COLECTAREA INFORMAŢIILOR Misiunea de audit: Managementul achizitiilor publice Perioada auditată: 01.10.2009- 31.12.2009 Întocmit: Georgescu Gabriel

Data: 20.01.2010

Avizat: Ionescu Mircea

Data: 20.01.2010

COLECTAREA INFORMAŢIILOR DIRECŢIA RESURSE UMANE

DA

NU

Identificarea legilor şi regulamentelor aplicabile structurii auditate

X

-

Obţinerea organigramei

X

-

X

-

Obţinerea procedurilor scrise

-

X

Identificarea personalului responsabil

X

-

Obţinerea exemplarului de Raport de audit intern anterior

X

-

Obţinerea Regulamentului funcţionare

de

organizare

şi

Observaţii

Există doar parţial

17

18

Anexa nr. 5

Procedura - P05 : Analiza riscurilor Entitatea Publică PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI Serviciul Audit Public Intern

LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE Misiunea de audit:Managementul achizitiilor publice Perioada auditată: 01.10.2009- 31.12.2009 Întocmit:Georgescu Gabriel/Popescu Mircea Avizat: Ionescu Daniel

Nr.crt DOMENUIU 1. Publicarea anunturilor si 1. Publicarea stabilirea criteriilor de anunturilor privind atribuire achizitiile publice

Data: 20.01.2010 Data: 20.01.2010

OBIECTE AUDITABILE OBS. Pentru a asigura transparenţa atribuirii contractelor de achiziţii publice autoritatea contractantă are obligaţia de a transmite spre publicare anunţurile de intenţie , de participare şi de atribuire a contractelor de achizitie publica. Anunţul de intenţie se transmite spre publicare cât mai curând posibil după aprobarea programului anual de achiziţii, program în care este prevăzut contractul respectiv de furnizare servicii sau lucrări . Publicarea se face în Jurnalul Oficial al Uniunii Eurapene , în Sistemul electronic de achiziţii publice (SEAP) şi în Monitorul Oficial. 19

Nr.crt

DOMENUIU

2.Criterii de atribuire a contractelor de achizitie publica

OBIECTE AUDITABILE OBS. După finalizarea procedurii de atribuire şi stabilirea gâştigătorului licitaţiei , autoritatea contractantă are obligaţia de a transmite spre publicare un anunţ de atribuire în cel mult 48 de zile de la adjudecare. Autoritatea contractantă are obligaţia de a preciza în anunţul de participare criteriul de atribuire a contractului de achiziţie publică, care odată stabilit nu poate fi schimbat pe toată durata de aplicare a procedurii de atribuire. Criteriile de atribuire a contractelor de achiziţii publice sunt: • preţul cel mai scăzut • oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic Factorii de evaluare ai ofertei pot fi alături de preţ : • caracteristici privind nivelul calitativ , tehnic sau funcţional • caracteristici de mediu • costuri de funcţionare • raportul cost – eficienţă • servicii post- vânzare • termen de livrare sau de execuţie Factorii de evaluare a ofertei precum şi ponderea relativă a acestora sau a algoritmului de calcul trebuie să fie definite clar în documentaţia de atribuire şi să aibă legătură concretă cu specificul contractului.

20

Nr.crt DOMENUIU 2. Procesul de achizitie 3.Proceduri de atribuire publica

4.Etapele procesului de atribuire

OBIECTE AUDITABILE OBS. Procedurile de atribuire a contractului de achiziţie publică sunt : -licitaţia deschisă ; -licitaţia restrânsă ; -dialogul competitiv; -negocierea ; -cererea de oferte ; -concursul de soluţii ; -cumpărarea directă . Procesul de achiziţie publică reprezintă o succesiune de etape , după parcurgerea cărora se obţine produsul sau dreptul de utilizare al acestuia , serviciul sau lucrarea ca urmare a atribuirii unui contract de achiziţie publică. Prima etapă este întocmirea programului anual al achiziţiei publice. Etapa următoare este elaborarea documentaţiei de atribuire /de selectare , în cadrul căreia autoritatea contractantă structurează : -caietul de sarcini sau , după caz documentaţia descriptivă , -clauzele contractuale obligatorii , -fişa de date a achiziţiei , -formulare şi modele, -alte informaţii cu privire la impozitare ,protecţia mediului , protecţia muncii.

21

Nr.crt

DOMENUIU

OBIECTE AUDITABILE OBS. Urmează chemarea la competiţie , care consta în publicarea anunţului de participare , punerea la dispoziţia operatorilor economici a documentaţiei de atribuire , răspuns la solicitările de clarificări , stabilirea regulilor de participare şi de evitare a conflictului de interese . Etapa cea mai relevantă în cadrul procesului de achiziţie publică este derularea procedurilor de atribuire a contractelor în cadrul căreia se primesc ofertele , se deschid se examinează şi se evaluează , se stabileşte oferta câştigătoare şi se poate anula procedura , dacă este cazul . Următoarea etapă este atribuirea contractului de achiziţie publică care presupune notificarea ofertei câştigătoare , soluţionarea contestaţiilor dacă este cazul , semnarea contractului şi transmiterea spre publicare a anunţului spre atribuire . Urmează încheierea dosarului de achiziţie publică derularea şi încheierea, contractului .

22

Anexa nr. 6

Procedura - P05 : Analiza riscurilor Entitatea Publică PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI Serviciul Audit Public Intern IDENTIFICAREA RISCURILOR Misiunea de audit:Mnagemantul achizitiilor publice Perioada auditată: 01.10.2009- 31.12.2009 Întocmit: Georgescu Gabriel/Popescu Mircea Avizat: Ionescu Daniel Nr. DOMENIU Crt. 1 Publicarea 1. Publicarea anunturilor si anunturilor stabilirea privind criteriilor de achizitiile acrodare publice

Data: 20.01.2010 Data: 20.01.2010

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

OBS

1. Pentru a asigura transparenţa atribuirii contractelor de Lipsa transparentei achiziţii publice autoritatea contractantă are obligaţia de a Netransmiterea spre publicare a anunturilor transmite spre publicare anunţurile de intenţie , de participare şi de atribuire a contractelor de achizitie Lipsa participantilor publica 2. Anunţul de intenţie se transmite spre publicare cât mai Lipsa unui program de achizitii curând posibil după aprobarea programului anual de Anuntul nu este publicat la timp pentru a achiziţii, program în care este prevăzut contractul putea fi consultat de licitatori respectiv de furnizare servicii sau lucrări . 3. Publicarea se face în Jurnalul Oficial al Uniunii Nepublicarea anunturilor in Monitorul Oficial, in Eurapene , în Sistemul electronic de achiziţii publice SEAP si in Jurnalul Oficial al Uniunii Europene (SEAP) şi în Monitorul Oficial. Anuntul de concurs nu indeplineste conditiile de conformitate Neconcordanţa între conţinutul anunţului de concurs stabilit de comisie şi cel publicat 23

Nr. Crt.

2.

DOMENIU

Procesul de achizitie publica

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

OBS

4. După finalizarea procedurii de atribuire şi stabilirea Lipsa licitatiei gâştigătorului licitaţiei , autoritatea contractantă are Lipsa unui castigator al licitatiei obligaţia de a transmite spre publicare un anunţ de atribuire în cel mult 48 de zile de la adjudecare. 5. Autoritatea contractantă are obligaţia de a preciza în anunţul de participare criteriul de atribuire a contractului Lipsa unor precizari clare in anuntul de de achiziţie publică, care odată stabilit nu poate fi participare 2..Criterii de schimbat pe toată durata de aplicare a procedurii de atribuire a atribuire. contractelor de 6. Criteriile de atribuire a contractelor de achiziţii publice Lipsa unor oferte avantajoase cu niste preturi achizitie publica sunt: scazute preţul cel mai scăzut Acceptarea unor cereri incomplete oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic 7. Factorii de evaluare ai ofertei pot fi alături de preţ : caracteristici privind nivelul calitativ , tehnic sau funcţional caracteristici de mediu Netransparenta ofertei costuri de funcţionare raportul cost – eficienţă servicii post- vânzare termen de livrare sau de execuţie 8. . Factorii de evaluare a ofertei precum şi ponderea Lipsa documentatiei de atribuire relativă a acestora sau a algoritmului de calcul trebuie să fie definite clar în documentaţia de atribuire şi să aibă Nerespectarea factorilor de avaluare a ofertei legătură concretă cu specificul contractului. 3.Procedura de 9. Procedurile de atribuire a contractului de achiziţie Licitatia nu s-a organizat in mod atribuire publică sunt : corespunzator -licitaţia deschisă ; Negocierea nu a avut loc -licitaţia restrânsă ; Lipsa mai multor oferte 24

Nr. Crt.

DOMENIU

4.Etapele procesului de atribuire

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

OBS

-dialogul competitiv; -negocierea ; Contractul a fost atribuit unui participant la -cererea de oferte ; licitatie care a supralicitat -concursul de soluţii ; -cumpărarea directă . 10. Procesul de achiziţie publică reprezintă o succesiune de etape , după parcurgerea cărora se obţine produsul sau Nerespectarea unor etape din procesul de dreptul de utilizare al acestuia , serviciul sau lucrarea ca achizitii publice urmare a atribuirii unui contract de achiziţie publică. 11. Prima etapă este întocmirea programului anual al Lipsa unui program annual de achizitii publice achiziţiei publice 12. Etapa următoare este elaborarea documentaţiei de atribuire /de selectare , în cadrul căreia autoritatea Caietul de sarcini lipsasete cu desavarsire contractantă structurează : -caietul de sarcini sau , după caz documentaţia descriptivă , Clauzaele contractuale nu sunt concludente -clauzele contractuale obligatorii Fisa de date a achizitiei lipseste -fişa de date a achiziţiei , -formulare şi modele, alte informaţii cu privire la impozitare, protecţia mediului , protecţia muncii. Nepunerea la dispozitia ofertantului a 13. Urmează chemarea la competiţie , care consta în publicarea anunţului de participare , punerea la dispoziţia documentatiei de atribuire operatorilor economici a documentaţiei de atribuire , Lipsa unor raspunsuri clare asupra răspuns la solicitările de clarificări , stabilirea regulilor de calificarilor participare şi de evitare a conflictului de interese . Nestabilirea regulilor de participare

25

Nr. Crt.

DOMENIU

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

OBS

14. Etapa cea mai relevantă în cadrul procesului de Nerespectarea procedurilor de atribuire achiziţie publică este derularea procedurilor de atribuire a contractelor în cadrul căreia se primesc ofertele , se deschid se examinează şi se evaluează , se stabileşte Stabilirea unei oferte castigatoare supralicitata oferta câştigătoare şi se poate anula procedura , dacă este cazul . 15. Următoarea etapă este atribuirea contractului de Castigarea licitatiei de catre o oferta achiziţie publică care presupune notificarea ofertei supralicitata câştigătoare , soluţionarea contestaţiilor dacă este cazul , Nepublicarea anuntului asupra castigatorului semnarea contractului şi transmiterea spre publicare a licitatiei anunţului spre atribuire . 16. Urmează încheierea dosarului de achiziţie publică derularea şi încheierea, contractului .

26

Anexa nr. 7 Procedura - P05: Analiza riscurilor

ENTITATEA PUBLICĂ PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI Serviciul Audit Public Intern STABILIREA FACTORILOR DE RISC, PONDERILE ACESTORA ŞI APRECIEREA NIVELURILOR RISCURILOR

Misiunea de audit: Managementul achizitiilor publice Perioada auditată: 01.10.2009- 31.12.2009 Întocmit: Georgescu Gabriel/ Popescu Mircea

Data: 20.01.2010

Avizat: Ionescu Daniel

Data: 20.01.2010

Factori de risc (Fi)

Ponderea factorilor de risc (Pi)

Nivelul de apreciere al riscului (Ni) N1

N2

N3

P1 – 50%

Există proceduri şi se aplică

Există proceduri, sunt cunoscute, dar nu se aplică

Nu există proceduri

Aprecierea cantitativă F2

P2 – 30%

Impact financiar scăzut

Impact financiar mediu

Impact financiar ridicat

Aprecierea calitativă F3

P3 – 20%

Vulnerabilitat e mică

Vulnerabilitate medie

Vulnerabilitat e mare

Aprecierea controlului intern F1

27

Anexa nr. 8

Procedura - P05 : Analiza riscurilor ENTITATEA PUBLICĂ Serviciul Audit Public Intern STABILIREA NIVELULUI RISCULUI ŞI A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI Misiunea de audit:Gestiunea resurselor umane Perioada auditată: 01.01.2004- 31.12.2004 Întocmit: Georgescu Ion/Dumitrescu Nicolae Avizat: Ionescu Mircea N. crt . I.

DOMENIUL

Publicarea anunturilor si stabilirea criteriilor de acrodare

1. Publicarea anunturilor privind achizitiile publice

OBIECTE AUDITABILE

1. Pentru a asigura transparenţa atribuirii contractelor de achiziţii publice autoritatea contractantă are obligaţia de a transmite spre publicare anunţurile de intenţie , de participare şi de atribuire a contractelor de achizitie publica 2. Anunţul de intenţie se transmite spre publicare cât

Data: 15.03.2005 Data: 15.03.2005

RISCURI SEMNIFICATIVE Lipsa transparentei Netransmiterea spre publicare a anunturilor Lipsa participantilor

Lipsa unui program de achizitii

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativă calitativă (F3) intern (F1) (F2) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20% 0,5 3 0,3 2 0,2 2

Puncta j total 2,5

0,5

2

0,3

2

0,2

2

2,0

0,5

2

0,3

2

0,2

3

2,0

0,5

2

0,3

2

0,2

1

1,8

28

N. crt .

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

mai curând posibil după aprobarea programului anual de achiziţii, program în care este prevăzut contractul respectiv de furnizare servicii sau lucrări. 3. Publicarea se face în Jurnalul Oficial al Uniunii Eurapene , în Sistemul electronic de achiziţii publice (SEAP) şi în Monitorul Oficial.

4. După finalizarea procedurii de atribuire şi stabilirea gâştigătorului licitaţiei , autoritatea contractantă are obligaţia de a transmite spre publicare un anunţ de atribuire în cel mult 48 de zile de la adjudecare.

RISCURI SEMNIFICATIVE Anuntul nu este publicat la timp pentru a putea fi consultat de licitatori Nepublicarea anunturilor in Monitorul Oficial , in SEAP si in Jurnalul Oficial al Uniunii Europene Anuntul de concurs nu indeplineste conditiile de conformitate Neconcordanţa între conţinutul anunţului de concurs stabilit de comisie şi cel publicat Lipsa licitatiei Lipsa unui castigator al licitatiei

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativă calitativă (F3) intern (F1) (F2) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20%

Puncta j total

0,5

2

0,3

2

0,3

1

2,0

0,5

2

0,3

1

0,2

1

1,5

0,5

2

0,3

2

0,2

2

2,0

0,5

2

0,3

1

0,2

1

1,5

0,5

2

0,3

1

0,2

1

1,5

0,5

2

0,3

1

0,2

1

1,5

29

N. crt .

DOMENIUL

2..Criterii de atribuire a contractelo r de achizitie publica

OBIECTE AUDITABILE

5.Autoritatea contractantă are obligaţia de a preciza în anunţul de participare criteriul de atribuire a contractului de achiziţie publică, care odată stabilit nu poate fi schimbat pe toată durata de aplicare a procedurii de atribuire. 6. Criteriile de atribuire a contractelor de achiziţii publice sunt: • preţul cel mai scăzut • oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic 7. Factorii de evaluare ai ofertei pot fi alături de preţ : • caracteristici privind nivelul calitativ , tehnic sau funcţional • caracteristici de mediu • costuri de funcţionare • raportul cost – eficienţă • servicii post- vânzare termen de livrare sau de execuţie 8. . Factorii de evaluare a ofertei precum şi ponderea relativă a acestora sau a

RISCURI SEMNIFICATIVE

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativă calitativă (F3) intern (F1) (F2) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20%

Puncta j total

Lipsa unor precizari clare in anuntul de participare

Lipsa unor oferte avantajoase cu niste preturi scazute Acceptarea unor cereri incomplete

0,5

2

0,3

1

0,2

1

1,5

0,5

2

0,3

1

0,2

1

1,5

0,5

2

0,3

2

0,2

1

1,8

0,5

3

0,3

2

0,2

2

2,5

0,5

2

0,3

2

0,2

2

2,0

Netransparenta ofertei

Lipsa documentatiei de atribuire

30

N. crt .

2.

DOMENIUL

Procesul de 3.Procedur achizitie a de publica atribuire

4.Etapele procesului de atribuire

OBIECTE AUDITABILE

algoritmului de calcul trebuie să fie definite clar în documentaţia de atribuire şi să aibă legătură concretă cu specificul contractului. 9. . Procedurile de atribuire a contractului de achiziţie publică sunt : -licitaţia deschisă ; -licitaţia restrânsă ; -dialogul competitiv; -negocierea ; -cererea de oferte ; -concursul de soluţii ; -cumpărarea directă .

10. Procesul de achiziţie publică reprezintă o succesiune de etape , după parcurgerea cărora se obţine produsul sau dreptul de utilizare al acestuia , serviciul sau lucrarea ca urmare a atribuirii unui contract de achiziţie publică. 11. Prima etapă este întocmirea programului anual al achiziţiei publice 12. Etapa următoare este elaborarea documentaţiei de atribuire /de selectare , în

RISCURI SEMNIFICATIVE Nerespectarea factorilor de avaluare a ofertei Licitatia nu s-a organizat in mod corespunzator Negocierea nu a avut loc Lipsa mai multor oferte Contractul a fost atribuit unui participant la licitatie care a supralicitat Nerespectarea unor etape din procesul de achizitii publice

Lipsa unui program annual de achizitii publice Caietul de sarcini lipsasete cu desavarsire

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativă calitativă (F3) intern (F1) (F2) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20%

Puncta j total

0,5

3

0,3

2

0,2

3

2,7

0,5

3

0,3

2

0,2

3

2,7

0,5

2

0,3

1

0,2

3

1,9

0,5

2

0,3

1

0,2

2

1,7

0,5

2

0,3

2

0,2

3

2,2

0,5

2

0,3

1

0,2

1

1,5

0,5

2

0,3

1

0,2

2

1,7

0,5

3

0,3

2

0,2

3

2,7

31

N. crt .

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

cadrul căreia autoritatea contractantă structurează : -caietul de sarcini sau , după caz documentaţia descriptivă , -clauzele contractuale obligatorii -fişa de date a achiziţiei , -formulare şi modele, -alte informaţii cu privire la impozitare ,protecţia mediului , protecţia muncii. 13. Urmează chemarea la competiţie , care consta în publicarea anunţului de participare , punerea la dispoziţia operatorilor economici a documentaţiei de atribuire , răspuns la solicitările de clarificări , stabilirea regulilor de participare şi de evitare a conflictului de interese . 14. Etapa cea mai relevantă în cadrul procesului de achiziţie publică este derularea procedurilor de atribuire a contractelor în cadrul căreia se primesc ofertele , se deschid se examinează şi se evaluează , se stabileşte oferta câştigătoare şi se poate anula procedura , dacă este cazul .

RISCURI SEMNIFICATIVE Clauzaele contractuale nu sunt concludente Fisa de date a achizitiei lipseste

Nepunerea la dispozitia ofertantului a documentatiei de atribuire Lipsa unor raspunsuri clare asupra calificarilor Nestabilirea regulilor de participare Nerespectarea procedurilor de atribuire Stabilirea unei oferte castigatoare supralicitata

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativă calitativă (F3) intern (F1) (F2) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20%

Puncta j total

0,5

3

0,3

2

0,2

2

2,5

0,5

3

0,3

2

0,2

2

2,5

0,5

3

0,3

2

0,2

3

2,7

0,5

2

0,3

1

0,2

2

1,7

0,5

2

0,3

2

0,2

3

2,2

0,5

2

0,3

2

0,2

1

1,8

0,5

2

0,3

2

0,2

3

2,2

32

N. crt .

DOMENIUL

RISCURI SEMNIFICATIVE

OBIECTE AUDITABILE

15. Următoarea etapă este atribuirea contractului de achiziţie publică care presupune notificarea ofertei câştigătoare , soluţionarea contestaţiilor dacă este cazul , semnarea contractului şi transmiterea spre publicare a anunţului spre atribuire . 16. Urmează încheierea dosarului de achiziţie publică derularea şi încheierea, contractului .

Castigarea licitatiei de catre o oferta supralicitata Nepublicarea anuntului asupra castigatorului licitatiei

-

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativă calitativă (F3) intern (F1) (F2) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20%

Puncta j total

0,5

2

0,3

2

0,2

1

1,8

0,5

2

0,3

3

0,2

2

2,3

-

-

-

-

-

-

-

NOTA: Auditorii interni au stabilit punctajul total pentru fiecare risc identificat pe baza analizei riscurilor, dar şi în funcţie de resursele alocate misiunii (număr de persoane, timpul aferent ş.a.) şi pentru continuarea analizei, au împărţit riscurile, în următoarele trei categorii. • • •

Riscuri mici Riscuri medii Riscuri mari

1,0 - 1,7 1,8 - 2,2 2,3 - 3,0

Elaborarea acestui document au un oarecare grad de subiectivitate şi din aceste motive auditorii interni aduc îmbunătăţiri acestei lucrări pe toată durata misiunii de audit pe toată perioada intervenţiei la faţa locului în funcţie de informaţiile privind activităţile auditate şi a riscurilor ataşate acestora, pe care le constată.

33

Anexa nr. 9

Procedura - P05 : Analiza riscurilor PRIMARIA GENERALA AMUNICIPIULUI BUCURESTI Serviciul Audit Intern

TEMATICA IN DETALIU A OPERAŢIILOR AUDITABILE Misiunea de audit: Managementul achizitiilor publice Perioada auditată: 01.10.2009- 31.12.2009 Întocmit:Georgescu Gabriel / Popescu Mircea Avizat: Ionescu Daniel Nr. crt. 1.

2.

DOMENIUL

Publicarea anunturilor si stabilirea criteriilor de acrodare Procesul de achizitie publica

Data: 20.01.2010 Data: 20.01.2010 OBIECTE AUDITABILE

1. Publicarea anunturilor privind achizitiile publice 2..Criterii de atribuire a contractelor de achizitie publica 3.Procedura de atribuire

1.Corectitudinea anunturilor privind achizitiilor publice 2.Atribuirea corecta a contractelor 3.Modalitatile de evaluare a ofertelor

4.Etapele procesului de atribuire

5.Incheierea dosarului de achizitie publica , derularea si incheierea contractului

4.Corectitudinea licitatiilor

Nr. crt. din Lista centralizatoare

1 2 3 4 5

34

Anexa nr. 10 Procedura – P06: Elaborarea programului de audit intern PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI Serviciul Audit Intern PROGRAMUL DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Managementul achizitiilor publice Perioada auditată: 01.10.2009-31.12.2009 Întocmit: Popescu Mircea / Georgescu Gabriel Avizat: Ionescu Daniel ETAPELE MISIUNII Tema generală: 1. PREGĂTIREA MISIUNII DE AUDIT

DOMENIUL

Data: 05.02.2010 Data: 05.02.2010 ACTIVITĂŢI

Managemtul achizitiilor publice 1. Tipărirea şi procesarea Ordinului de serviciu 2. Tiparirea şi procesarea Declaraţiei de independenţă 3. Pregătirea şi transmiterea Notificării privind declanşarea misiunii de audit intern către părţile interesate 4. Colectarea şi prelucrarea informaţiilor

DURATA (H)

PERSOANELE IMPLICATE

LOCUL DESFĂŞ URĂRII

270 130 2

Ionescu Daniel

SAI

2

Ionescu Daniel

SAI

2

Popescu Mircea

SAI

Ionescu Daniel

SAI AUDIT AT

40 5. Întocmirea Chestionarului de control intern 8 6. Întocmirea Listelor centralizatoare a obiectelor auditabile

40

Ionescu Daniel /Georgescu Gabriel Ionescu Daniel / Georgescu Gabriel

SAI SAI

35

ETAPELE MISIUNII

DOMENIUL

ACTIVITĂŢI 7. Întocmirea Programului de audit intern 8.Intocmirea Notei şi a Programului preliminar al intervenţiei la faţa locului 9. Obţinerea aprobării Notei şi a anexelor acesteia: Colectarea şi prelucrarea datelor, Tabelul puncte tari şi puncte slabe şi Programul intervenţiei la faţa locului. 10. Planificarea şi organizarea Şedinţei de deschidere cu Direcţia Resurse Umane 11. Redactarea Minutei şedinţei de deschidere. Obţinerea numelui persoanelor de contact şi stabilirea unui loc pentru desfăşurarea activităţii de audit.

II.INTERVENŢIA LA FAŢA OBIECTIVUL 1. LOCULUI FLUXUL DOCUMENTELOR FINANCIARCONTABILE ÎN CADRUL FIRMEI

LOCUL DESFĂŞ URĂRII

DURATA (H)

PERSOANELE IMPLICATE

4

Ionescu Daniel Georgescu Gabriel

SAI

Popescu Mircea

SAI

4

Popescu Mircea

SAI AUDIT AT

4

Georgescu Gabriel

AUDIT AT

4 4

SAI

52 1.1. Efectuarea testărilor, detaliate Programul intervenţiei la faţa locului 1.2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 1.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 1.4. Colectarea dovezilor 1.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

III. RAPORTUL DE AUDIT INTERN 16. Redactarea proiectului de Raport de audit intern

20

Ionescu Daniel

3 9

Popescu Mircea Ionescu Daniel

10

Popescu Mircea

10

Georgescu Gabriel

AUDIT AT SAI SAI AUDIT AT AUDIT AT

Ionescu Daniel

SAI

84 32

36

ETAPELE MISIUNII

DOMENIUL

ACTIVITĂŢI 17. Revizuirea proiectului de Raport de audit intern 18. Obţinerea aprobării proiectului de Raport de audit intern de conducerea Serviciului Audit Intern 19. Transmiterea proiectului de Raport de audit intern la auditat şi solicitarea răspunsului asupra conţinutului în 15 zile 20. Planificarea şi organizarea Reuniunii de conciliere, dacă este cazul 21. Includerea în Raportul de audit intern a aspectelor reţinute din punctul de vedere al auditatului 22. Finalizarea Raportului de audit intern 23. Obţinerea Raportului de audit intern aprobat de conducerea instituţiei 24. Transmiterea recomandărilor aprobate către auditat

IV. URMĂRIREA RECOMANDĂRILOR 25. Iniţierea procesului de urmărire

DURATA (H) 8

PERSOANELE IMPLICATE

LOCUL DESFĂŞ URĂRII

Popescu Mircea

SAI

Ionescu Daniel

SAI

Popescu Mircea

SAI

Georgescu Gabriel

AUDIT AT

Ionescu Daniel

SAI

Ionescu Daniel

SAI

Popescu Mircea

SAI

Georgescu Gabriel

AUDIT AT

Ionescu Daniel

SAI

8 2 8 8 8 8 2 4 4

Anexa nr. 11 Procedura - P06: Elaborarea programului de audit intern PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI

37

Serviciul Audit Public Intern PROGRAMUL INTERVENŢIEI LA FAŢA LOCULUI Misiunea de audit: Managementul achizitiilor publice Perioada auditată: 01.10.2009-31.12.2009 Întocmit: Georgescu Gabriel/Popescu Mircea

Data: 05.02.2010

Avizat: Ionescu Daniel Obiectivul I. Publicarea anunturilor si stabilirea criteriilor de acrodare Nr. crt. 1. 2.

OBIECTE AUDITABILE

TIPUL TESTĂRII

Publicarea anunturilor privind achizitiile publice

- verificarea in totalitate a anunturilor - verificarea prin esantion - vrificarea legalizării sau certificării copiilor documentelor; - analiza respectării modului de organizare al concursurilor;

Criterii de atribuire a contractelor de achizitie publica

Data: 05.02.2010 Durata (h)

Nr. test

Nr. lista verificar e

Auditori

DAP

8

T1

LV 1

Ionescu Daniel

DAP

4

T2

LV 2

Georgescu Gabriel

Locul

Obiectivul II Procesul de achizitie publica 3.

4.

Procedura de atribuire

Etapele procesului de atribuire

- verificarea dosarului de achizitie - intervievarea privind examinarea manu-alului de utilizare

DAP

8

T3

LV 3

DAP

5

T4

LV 4

Georgescu Gabriel/ Popescu Mircea Ionescu Daniel

38

Anexa nr. 12 Procedura – P07: Şedinţa de deschidere

PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI Serviciul Audit Public Intern MINUTA ŞEDINŢEI DE DESCHIDERE Misiunea de audit: Managementul achizitiilor publice Perioada auditată: 01.10.1009-31.12.2009 Întocmit:Georgescu Gabriel / Popescu Mircea Avizat:Ionescu Daniel

Data: 05.02.2010 Data: 05.02.2010

A. Lista participanţilor Numele

Funcţia

Ionescu Daniel Georgescu Gabriel Popescu Mircea

Auditor Auditor Auditor

Rădulescu Dumitru

Director

Voinescu Lucica

Inspector

Barbu Vasile

Inspector

Stroescu Tudora

Inspector

Direcţia/ Serviciul

Nr. telefon

E-mail

Semnătura

Şef SAPI SAPI SAPI Direcţia Achizitii Publice Direcţia Achizitii Publice Direcţia Achizitii Publice Direcţia Achizitii Publice

B. Stenograma şedinţei În cadrul şedinţei de deschidere s-a procedat la: -Prezentarea echipei de auditori care urmează să efectueze misiunea de audit; -Prezentarea funcţiei de audit intern de către şeful Serviciului Audit Public Intern, în special a obiectivelor generale ale auditului intern, semnificaţia auditului intern; -Prezentarea Programului intervenţiei la faţa locului, obiectivele auditabile care se intenţionează a fi realizate, după analizele de risc efectuate. În urma discuţiilor care au avut loc cu privire la obiectivele misiunii de audit reprezentanţii structurii auditate au prezentat o parte din problemele cu care se confruntă şi anume: - Complexitatea activităţii Direcţia Achizitii Publice; - Neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la supraîncărcarea personalului existent;

39

De asemenea, s-au stabilit: - persoanele pe care auditorii le pot contacta în vederea colectării informaţiilor, efectuării de teste asupra muncii lor şi pentru a lua interviuri, programul întâlnirilor şi timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri; - condiţiile minime pe care auditatul trebuie să le asigure în vederea realizării misiunii de audit (spaţiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.) - aspectele procedurale, respectiv eventualitatea unor şedinţe intermediare în cursul misiunii, informarea sistematică asupra constatărilor; - data şedinţei de închidere, inclusiv a participanţilor; - modalitatea redactării Raportului de audit intern (când, cum şi cui va fi distribuit). Recomandările formulate, ca urmare a eventualelor disfuncţionalităţi constatate, vor fi discutate şi analizate cu structura auditată, inclusiv a Planului de acţiune şi a calendarului implementării şi persoanelor răspunzătoare cu implementarea recomandărilor. Auditori,

Auditaţi,

40

LISTA DE VERIFICARE NR. 1 Obiectivul I. Publicarea anunturilor si stabilirea criteriilor de acrodare Nr. crt. 1. 1.1.

1.2. 1.3.

ACTIVITATEA DE AUDIT Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funcţiilor publice (Obiect auditabil 1 - LC) Examinarea procedurilor privind fundamentarea şi elaborarea Planului de ocupare a funcţiilor publice: 1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţilor necesare fundamentării şi elaborării planului: a) aprobarea de către persoanele competente; b) stabilirea modelelor de formulare necesare fundamentării; c) verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizarea obiectivului/subobiectivului; d) precizarea modalităţilor de completare a modelelor specifice activităţilor; e) oferirea unor exemple în acest sens; f) cuprinderea modalităţilor de actualizare a Panului de ocupare a funcţiilor publice urmare a atribuirii de obiective noi sau de transfer al altor obiective; 1.1.2. Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale procesului de fundamentare şi elaborare; 1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături; 1.1.4. Stabilirea responsabilităţilor pe nivele de execuţie, respectiv în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor aferente; 1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de formulare şi informaţiilor acestora, algoritmi de prelucrare ş.a. 1.1.6. Modalitatea arhivării documentelor. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către responsabilii cu realizarea activităţii Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora: a) consideră procedura corespunzătoare? b) constatată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice?

DA

NU

OBS. Obiect auditabil 1 (TD)

DA NU DA DA DA DA DA

DA DA DA

NU NU DA

DA DA

41

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

c) există propuneri de perfecţionare a 1.4.

1.5. 1.6. 1.7.

procedurii? Analiza Notelor de fundamentare privind propunerile transmise de structurile din subordine: a) modul de respectare al prevederilor procedurale cu privire la modelele de formulare, conţinutul acestora, termene ş.a.; b) concordanţa dintre numărul posturilor solicitate a fi scoase la concurs şi posturile vacante; c) existenţa motivaţiei faptului că nu au fost scoase la concurs toate posturile vacante d) existenţa numărului de funcţii publice rezervate absolvenţilor programelor de formare specializată, organizate de INA sau de instituţii similare din străinătate. Verificarea avizării Planului de către persoanele autorizate Verificarea aprobării Planului de către conducere Existenţa listelor de verificare prin care să se poată constata elementele verificate de către persoanele care au avizat/aprobat planul

NU

OBS.

NU DA

Test nr. 1

DA DA Lista de control

DA NU DA DA NU

Data: 01.04.2005 Auditor intern, Georgescu Ion

42

Anexa nr. 13 Procedura P08: Colectarea dovezilor PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI Serviciul Audit Public Intern TEST NR. 1 Misiunea de audit: Managementul achizitiilor publice Perioada auditată: 01.10.1009-31.12.2009 Obiectul testului Fundamentarea proiectului Planului de achizitie publica Obiectivele testului Analiza notelor de fundamentare privind propunerile pentru achizitia de bunuri de interes public Descrierea testului A fost aplicat chestionarul din anexa 1 tuturor persoanelor responsabile in mod direct de efectuarea achizitiilor. Chestionarul a constat in puncte din care sa rezulte modul de intocmire a achizitiilor , examinandu-se urmatoarele elemente:

-modul de respectare al prevederilor procedurale cu privire la termenele de achizitie.; -verificarea respectarii planului de achizitie publica pentru anul 2009 Ca si criterii de evaluare a planului de achizitii s-au tinut cont de: • Procedurile de constituire a planului • Bugetul alocat achizitiilor • Cerintele actualizate ale pietei Testarea a constat în analiza notelor de fundamentare, examinându-se următoarele elemente stabilite prin Lista de verificare nr. 1, poz. 1.5. şi 1.6., şi anume: • Analiza Notelor de fundamentare privind propunerile transmise de structurile din subordine: - modul de respectare al prevederilor procedurale cu privire la modelele de formulare, conţinutul acestora, termene ş.a.; • Verificarea avizării Planului de către persoanele autorizate Pentru efectuarea testării a fost elaborată Lista de control privind analiza Notelor de fundamentare a planului, prezentată în anexă, care conţine pe verticală elementele eşantionului, iar pe orizontală elementele testate. Constatări

43

Din analiza Listei de control rezultate, s-a constatat că direcţiile judeţene în notele de fundamentare transmise nu au prevăzut un număr de funcţii publice rezervate absolvenţilor programelor de formare specializată, organizate de INA sau de instituţii similare din străinătate, deşi aveau această obligaţie conform cadrului legal. Concluzii În baza acestui test s-a elaborat FIAP nr. 1. Data: 10.02.2010 Auditor intern, Georgescu Gabriel

Supervizor, Ionescu Daniel

44

ANEXA Test nr. 1

Chestionar Privind modul de intocmire al planului de achizitie

Nr. crt 1.

Intrebari privind modul de intocmire al planului de achizitii S-au respectat procedurile de constituire al planului de achizitii?

2.

S-a respectat bugetul alocat achizitiilor?

3.

S-a tinut cont de cerintele actuale ale pietei?

4.

S-a facut o evaluare aprofundata a ofertei?

5.

Procedurile de achizitii au fost respectate?

Da

Nu

Data: 10.02.2010

Auditor intern, Ionescu Daniel

45

Anexa nr.14 Procedura - P08: Colectarea dovezilor PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI Serviciul Audit Intern FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR.1 Misiunea de audit Mangementul achizitiilor piblice Perioada auditată: 01.10.2009-31.12.2009 PROBLEMA In urma chestionarului aplicat am observat ca nu s-a tinut cont in totalitate de cerintele actuale ale pietei si nu s-a facut o evaluare aprofundata a ofertei.

CONSTATARE Din analiza aprofundata a planului de achizitii, am constatat ca achizitiile nu au fost facute conform prevederilor legale,deoarece s-au pierdut bani in urma achizitiilor facute fara a avea o evaloare a ofertei, iar unele achizitii s-au facut fara a se tine cont de cerintele planului de achizitii.

CAUZE - Lipsa comunicarii dintre persoana responsabila de achizitii si evaluatorul de oferte; - Lipsa colaborarii departamentelor de achizitii; - Nerespectarea procedurilor de achizitie a marfurilor;

CONSECINŢE -

Imposibilitatea de a utiliza unele produse achizitionate; Pierderea unor sume de bani pt achizitionarea unor produse mai scumpe in detrimentul altora mai ieftine si aproximativ la fel calitativ.

RECOMANDĂRI - Rezolvarea problemelor de comunicare din cadrul firmei; - Stabilirea de atribuţii şi responsabilităţi, în acest sens, prin fişele posturilor pentru persoana care se ocupa de achizitii si evaluatorul de oferte; - Respectarea procedurilor de achizitie a marfurilor - Informarea mai buna referitoare la produsele de pe piata si inclusiv instruirea evaluatorului. - Pregătirea profesională a personalului implicat în activitatea de organizare şi gestionare a achizitiilor din cadrul entităţii şi evaluarea sistematică a acestuia - Implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaţiile specifice activităţilor privind organizarea şi gestiunea achizitiilor din cadrul entităţii

Întocmit, Popescu Mircea

Supervizat, Ionescu Daniel

Pentru conformitate,

46

Anexa nr. 15 Procedura – P10: Revizuirea documentelor de lucru

PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI Serviciul Audit Intern NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU Entitatea:

PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI

BUCURESTI

Misiunea de audit intern: Managementul achizitiilor publice Numele auditorului: Ionescu Daniel / Georgescu Gabriel Data realizării: 15.02.2010 CONSTATAREA 1 Achizitiile nu au fost facute conform prevederilor legale,deoarece sau pierdut bani in urma achizitiilor facute fara a avea o evaloare a ofertei 2 Unele achizitii s-au facut fara a se tine cont de cerintele planului de achizitii.

DOCUMENT JUSTIFICATIV -

Planul de achizitie publica pe anul 2009; Note de fundamentare a planului de achizitii pe anul 2009.

EXISTĂ DA NU X

AUDITORI

X

- Caietul de sarcini. X

Auditori,

47

Anexa nr. 16 PLANUL DE ACŢIUNE ŞI CALENDARUL IMPLEMENTĂRII RECOMANDĂRILOR

Nr. crt. 1.

2.

3.

Recomandarea

Plan de acţiune

Rezolvarea problemelor de comunicare din cadrul firmei;

- Constituirea prin decizia managerului a unei comisii pentru elaborarea procedurilor de planificare - Întocmirea procedurilor specifice de fundamentare a Planului de achizitii - Organizarea cursurilor de pregătire pentru personalul responsabil cu elaborarea Planului de achizitii - Completarea atribuţiilor şi responsabilităţilor în fişele de post

Stabilirea de atribuţii şi responsabilităţi, în acest sens, prin fişele posturilor pentru persoana care se ocupa de achizitii si evaluatorul de oferte;

- Sanctionarea drastica a Respectarea persoanelor care nu procedurilor de achizitie respecta procedurile a marfurilor

Calendarul implementarii

Responsabil cu implementarea

17.02.2010

Director DAP

17.02.2010

Director DAP

17.02.2010

Director DAP

17.02.2010

Director DAP

de achizitie

4.

Informarea mai buna referitoare la produsele de pe piata si inclusiv instruirea evaluatorului

- Organizarea cursurilor de pregătire pentru personalul responsabil cu elaborarea Planului de achizitii

Auditori, Georgescu Gabriel , Popescu Mircea Ionescu Daniel

Director DAP, Radulescu Dumitru

48

Anexa 17

Procedura – P11: Şedinţa de închidere S.C. Light Cinema Bucuresti S.R.L. Serviciul de Audit Intern

MINUTA ŞEDINŢEI DE ÎNCHIDERE A. Menţiuni generale: Misiunea de audit: Managementul achizitiilor publice Perioada auditată: 01.10.2009-31.12.2009 Întocmit:Georgescu Gabriel Avizat: Ionescu Daniel

Data: 19.02.2010 Data: 19.02.2010

Lista participanţilor: Numele

Funcţia

Ionescu Daniel Georgescu Gabriel Popescu Mircea

Auditor Auditor Auditor

Rădulescu Dumitru

Director

Voinescu Lucica

Inspector

Barbu Vasile

Inspector

Stroescu Tudora

Inspector

Direcţia/ Serviciul

Nr. telefon

E-mail

Semnătura

Şef SAPI SAPI SAPI Direcţia Achizitii Publice Direcţia Achizitii Publice Direcţia Achizitii Publice Direcţia Achizitii Publice

B. Concluzii: În cadrul şedinţei au fost prezentate obiectivele auditate şi constatările pentru fiecare obiect auditat. De asemenea, au fost discutate deficienţele, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncţionalităţilor şi au fost comentate recomandările care urmează a fi implementate pentru eliminarea deficienţelor constatate. Pentru constatările/deficienţele prezentate nu au fost formulate obiecţii, fiind însuşite în totalitate. În final, s-au desemnat persoanele responsabile cu implementarea recomandărilor şi datele de realizare ale acestora.

49

Anexa 18 PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI

Serviciul Audit Intern

RAPORT DE AUDIT INTERN - PROIECT -

STRUCTURA AUDITATĂ: DIRECŢIA ACHIZITII PUBLICE DIN CADRUL PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI Misiunea de audit: MANAGEMENTUL ACHIZITIILOR PUBLICE

Bucuresti

50

2010

INTRODUCERE Echipa de auditare a fost formată din: Ionescu Daniel - auditor coordonator al misiunii; Georgescu Gabriel – auditor Popescu Mircea - audiror Ordinul de efectuare a misiunii de audit: Ordinul de serviciu Nr. 21 din 12.11.2010 Baza legală a acţiunii de auditare: Planul de audit intern pe anul 2010 aprobat de conducerea instituţiei; Normele proprii de exercitare a auditului intern în cadrul entităţii Durata acţiunii de auditare: 05.02.2010-25.02.2010 Perioada supusă auditării: 01.10.2009-31.12.2009 Obiectivele misiunii de audit: planul de achizitii publice caietul de sarcini sau , după caz documentaţia descriptivă clauzele contractuale obligatorii fişa de date a achiziţiei Tipul de auditare: Audit de conformitate/regularitate. Tehnici utilizate: a) interviul pentru lămurirea unor aspecte legate de organizarea şi desfăşurarea activităţilor; b) observarea fizică în vederea formării unei păreri proprii privind modul de primire si transmitere al documentelor. Instrumente de audit: chestionare; liste de verificare pentru a stabili condiţiile pe care trebuie sa le îndeplinească fiecare obiectiv auditabil. Documente şi materiale examinate în cadrul Direcţiei de Achizitii Publice: Verificarea la faţa locului a vizat următoarele documente care au stat 51

la baza gestionării documentelor de achizitie pentru perioada 01.01.2010 31.10.2010 proceduri proprii firmei proceduri specifice departamentului referitoarea la fluxul documentelor Regulamentul de Organizare şi Funcţionare; alte documente. Materiale întocmite pe timpul auditării: -foi de lucru privind descrierea activităţilor auditate; -liste de verificare pe obiective (LV); -fişe de identificare şi analiză a problemelor constatate (FIAP); -documente de lucru; -Tabel puncte tari şi puncte slabe, Tematica în detaliu ; -programul de audit, programul intervenţiei la faţa locului; -rapoarte preliminare de audit, minutele şedinţelor de deschidere, de închidere etc. Organizarea Achizitiilor publice. Direcţia a funcţionat în perioada supusă auditării cu un număr de 27 caiete de sarcina . Organizarea şi funcţionarea direcţiei a fost în conformitate cu organigrama şi Regulamentul de organizare şi funcţionare. II. CONSTATĂRI ŞI RECOMANDĂRI În contextul angajamentelor asumate de Romînia privind libera circulaţie a mărfurilor în Europa şi al recomandărilor Comisiei Europene a fost necesară elaborarea şi promovarea unei noi legislaţii în domeniul achiyiţiilor publice. Avându-se în vedere intrarea României în Uniunea Europeană la 01 ianuarie 2007 s-a adoptat O.U.G. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţii publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, care regementează procedurile de atribuire a contractelor de achiziţii publice. Punerea de accord a legislaţiei privind achiziţiile publice din ţara noastră cu legislaţia din ţătile member U.E. a dus la: • deschiderea şi dezvoltarea pieţei de achiziţii publice; • instituirea unui cadru bazat pe încredere, corectitudine şi imparţialitate; • eliminarea elementelor de natură subiectivă care ar influenţa deciziile în procesul de achiziţie publică; • asigurarea ,,vizibilităţii” regulilor, oportunităţilor, procedurilor şi a rezultatelor; • obţinerea celei mai bune valori pentru fondurile publice, întotdeauna considerate insuficiente în raport cu necesităţile; • supravegherea costurilor procesului de achiziţie publică, înţelegând

52

prin aceasta, atât costurile aferente administraţie cât şi costurile aferente ofertantului; • limitarea apariţiei erorilor pe parcursul procesului de achiziţie publică; • reducerea fraudei şi corupţiei. Pentru fluidizarea procesului de atribuire a acontractelor de achiziţie publică propun elaborarea unor norme de derulare a licitaţiilor în totalitate prin mijloaceelectronice, astfel va fi redusă suspiciunea de fraudă şi corupţie. O altă propunere ar fi reducerea termenelor licitaţiei de la publicarea anunţurilor şi până la deschiderea ofertelor care în prezent este destul de mare (52 zile) , dacă nu s-a publicat anunţ de intenţie. În vederea eliminării unor disfuncţionalităţi în aplicarea prevederilor legislative privind achiziţiile publice propunem ca autorităţile de reglementare şi supraveghere a sistemului de achiziţii publice să organizeze sesiuni de prezentare a legislaţiei în domeniul achiziţiilor publice în teritoriu , pentru a aduce la cunoştinţă autorităţilor contractante cât şi operatorilor economici noutăţile apărute în acest domeniu, având în vedere că legislaţia este foarte stufoasă. III. CONCLUZII Echipa de auditori pe baza testărilor şi analizelor efectuate evaluează Activitatea privind achizitia de stocuri din entitatea auditată conform grilei: NR. CRT. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

OBIECTIVUL Fundamentarea planului de achizitii Conformitatea facturilor cu planul de achizitii Corectitudinea facturilor Instruirea evaluatorilor Modalitati de evaluare Procedura de plata Conformitatea dintre

APRECIERE DE FUNCŢIONAL ÎMBUNĂTĂŢIT

CRITIC

X X X X X X X

Precizăm, faptul că constatările prezentate au la bază probe de audit obţinute pe baza testelor efectuate consemnate în documentele de lucru întocmite de către echipa de auditori şi însuşite de către factorii de management ai entităţii. Aceste evaluări au la bază discuţiile care au avut loc cu privire la recomandările auditorilor în şedinţele de închidere şi conciliere ale misiunii, apreciate de către participanţii la aceste şedinţe, ca fiind realiste şi fezabile, şi materializate în minutele şedinţelor de închidere şi conciliere. Considerăm că rezultatele evaluării auditorilor interni privind Activitatea de achizitii publice că se înscrie în parametri normali pentru

53

această perioadă de introducere a auditului intern în entităţi. Auditorii, Ionescu Daniel/ Popescu Mircea/ Georgescu Gabriel Anexa 19 Procedura P14: Finalizarea misiunii de audit public intern

PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI Serviciul Audit Intern MINUTA ŞEDINŢEI DE CONCILIERE Misiunea de audit: Managementul achizitiilor publice Perioada auditată: 01.10.2009-31.12.2009 Întocmit: Georgescu Gabriel / Popescu Mircea Avizat: Ionescu Daniel

Data: 19.02.2010 Data: 19.02.2010

A. Lista participanţilor Numele

Funcţia

Ionescu Daniel Georgescu Gabriel Popescu Mircea

Auditor Auditor Auditor

Rădulescu Dumitru

Director

Voinescu Lucica

Inspector

Barbu Vasile

Inspector

Stroescu Tudora

Inspector

Direcţia/ Serviciul

Nr. telefon

Email

Semnăt ura

Şef SAPI SAPI SAPI Direcţia Achizitii Publice Direcţia Achizitii Publice Direcţia Achizitii Publice Direcţia Achizitii Publice

B. Stenograma şedinţei În cadrul şedinţei de conciliere s-a discutat asupra constatărilor şi recomandărilor cuprinse în proiectul Raportului de audit, iar reprezentanţii structurii auditate au reiterat o parte din problemele cu care se confruntă şi anume: - activitatea privind gestiunea achizitiilor publice reprezintă o zonă cu risc; - complexitatea activităţii Direcţiei Acchizitiilor Publice; - neacoperirea pe perioade mari de timp a achizitiilor, ceea ce a dus la supraîncărcarea achizitiilor intr-o perioada limitata de timp; Pentru implementarea recomandărilor şi remedierea problemelor constatate, structura auditată a întocmit Planul de acţiune şi calendarul implementării, prin care s-au stabilit persoanele responsabile pentru implementare şi termenele/etapele de realizare, înmânând un exemplar şi auditorilor. Pentru toate celelalte constatări, structura auditată nu a formulat obiecţii 54

fiind de acord cu acestea, recunoscând deficienţele din activitatea specifică. Notă: Menţionăm că în situaţia acceptării integrale a constatărilor şi recomandărilor echipei de auditori confirmată în cadrul şedinţei de conciliere de managementul structurii auditate, proiectul Raportului de audit intern va rămâne nemodificat, constituind, în acelaşi timp, şi Raport de audit intern final. Anexa nr. 20 Procedura: Urmărirea recomandărilor

PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI Serviciul de Audit Intern

FIŞA DE URMĂRIRE A RECOMANDĂRILOR

PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI Direcţia Achizitii Rec No. 1. 2.

3. 4.

5.

6.

Recomandarea Rezolvarea problemelor de comunicare din cadrul firmei Stabilirea de atribuţii şi responsabilităţi, în acest sens, prin fişele posturilor pentru persoana care se ocupa de achizitii si evaluatorul de oferte Respectarea procedurilor de achizitie publica Informarea mai buna referitoare la produsele de pe piata si inclusiv instruirea evaluatorului Pregătirea profesională a personalului implicat în activitatea de organizare şi gestionare a achizitiilor din cadrul entităţii şi evaluarea sistematică a acestuia Implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaţiile specifice activităţilor privind organizarea şi gestiunea achizitiilor din cadrul entităţii

Data: 25.02.2010

Serviciul de audit intern Misiunea de audit intern: Managemtul achizitiilor publice

Implem entat

Parţial implem entat

Neimpl ementat

Raport de audit Data planificată/ Data implementă rii

X

30.02.2010

X

10.02.2010 X

30.02.2010

X

15.02.2010

X

X

30.02.2010

15.02.2010

Instrucţiuni 1. Introduceţi recomandările de audit după cum sunt Entitatea/structura auditată: 55

prezentate în Raportul de audit 2. Verificaţi coloana corespunzătoare: implementat, parţial implementat, neimplementat 3. Introduceri data planificată pentru implementare în Raportul de audit şi data implementării

Departament Achizitii Publice Data şi semnătura conducătorului: Radulescu Dumitru Auditor: Data şi semnătura:

Anexa nr. 21 Procedura – P18: Supervizarea PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI

Serviciul Audit Intern FIŞA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Managematul achizitiilor publice Perioada auditată 01.10.2009-31.12.2009 Perioada misiunii 05.02.2010-25.02.2010 Auditor evaluat: Popescu Mircea Întocmit: Ionescu Daniel Data: 25.02.2010 Bugetul de timp efectiv: 94 ore În etapa de pregătire a misiunii, auditorul a identificat riscurile şi controalele prevăzute pentru procesele legate de obiectivele de audit şi a estimat corespunzător riscurile activităţii Programele de audit au fost elaborate în vederea îndeplinirii obiectivelor misiunii în cadrul bugetului de timp alocat Obiectivul auditului, scopul, procedurile şi bugetul au fost reanalizate în mod constant pentru a asigura o eficientă folosire a resurselor de audit A existat o bună comunicare între auditor şi auditat şi între auditor şi conducerea structurii de audit intern; A existat o bună comunicare între auditor şi conducerea structurii de audit intern Au fost luate în considerare perspectivele şi nevoile auditaţilor în procesul de audit Au fost atinse obiectivele de audit într-o manieră eficientă şi la timp Auditaţii au avut posibilitatea să revadă constatările şi recomandările când au fost identificate problemele Normele de audit intern, au fost respectate Constatările de audit demonstrează analize profunde şi concluzii, respectiv sunt formulate recomandări practice pentru probleme identificate Comunicările scrise au fost clare, concise, obiective şi corecte Există probe de audit care să susţină concluziile

Luat la cunoştinţă:

Bugetul de timp planificat: 94 1 2 3 4 5 Observaţii X A fost necesar să se lucreze peste orele de program

X X X X X X X X X X X

56

Bugetul de timp efectiv: 94 ore

Bugetul de timp planificat: 94 1 2 3 4 5 Observaţii

auditorului Procedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi X suficiente, competente, relevante şi folositoare Documentele au fost completate în mod corespunzător şi X în conformitate cu normele de audit intern Bugetul de timp a fost respectat X Nivel de productivitate personală al auditorului intern. X Nota: Tabelele de mai sus au fost completate ţinând cont de următorul sistem de punctaj: 1 pentru nesatisfăcător 2 pentru slab 3 pentru satisfăcător 4 pentru bine 5 pentru foarte bine

BIBLIOGRAFIE – –

–

www.cafr.ro- Normele Profesionale ale activităţii de Audit Intern. O.U.G. nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii H.G. nr.925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică din O.U.G. nr. 34/2006

57

– – – –

Ghidul pentru atribuirea contractelor de achiziţie publică aprobat prin Ordinul Preşedintelui AMRMAP nr.155/2006 Legea 337/2006 pentru aprobarea O.U.G. nr. 34/2006 privin atribuirea contractelor de achiziţie publică O.G. nr. 30/2006 privind verificarea aspectelor procedurale aferente procesului de atribuire a contractelor de achiziţie publică Directivele Comunităţii Europene nr. 17 şi 18/2004 privind achiziţiile publice.

58