Paralela intre auditul intern si controlul intern
Pojar Oana Angela MCAC An II
Pentru a putea evidentia mai bine diferentele si asemanarile dintre cele doua o sa tratam separat cele doua subiecte: auditul intern, respectiv controlul intern. Auditul intern
Termenul de audit in acceptiunea in care este folosit in prezent se plaseaza in perioada crizei economice anterioare, in jurul anului 1929, cand intreprinderile, in special cele cotate la bursa plateau sume semnificative auditorilor externi. Intreprinderile americane mari se foloseau de serviciile Cabinetelor de Audit Extern, care verificau conturile, bilanturile contabile si certificau situatiile financiare contabile. Astfel pentru reducerea cheltuielilor marile companii au inceput sa isi organizeze propriile Cabinete de audit intern, care aveau scopul de a prelua efectuarea lucrarilor pregatitoare din interiorul entitatii, certificarea fiind efectuata in continuare de Cabinetele de audit extern. In Romania auditul intern a fost adoptat ca termen in domeniul controlului financiar, dar cu timpul s-a reusit delimitarea conceptelor de audit intern si control intern. Astfel creat auditul intern primeste urmatoarea definitie: Auditul intern reprezinta acea componenta a auditului financiar care consta in examinarea profesionala efecutata de un profesionist contabil competent si independent in vederea exprimarii unei opinii motivate in legatura cu validitatea si corecta aplicare a procedurilor interne stabilite de conducerea intreprinderii (entitatii). Auditul intern reprezinta un compartiment de control din cadrul entitatii care efectueaza verificari pentru aceasta; face parte din controlul intern al entitatii si are ca obiective de baza verificarea eficacitatii sistemelor contabile si de control intern. Auditul intern la o entitate se poate realiza prin compartimente distincte ale acesteia si, în acest caz, auditorul intern face parte din structurile funcţionale ale entitatii economice sau sociale; auditul intern se poate realiza si pe baze contractuale cu o firmă de audit alta decat cea care efectueaza auditul asupra situatiilor financiare ale acestei entitati. 1 Auditul intern ajuta entitatea sa isi atinga obiectivele evaluand, printr-o abordare sistematica si metodica, procesele sale de management a riscurilor, de control si de guvernare a intreprinderii si facand propuneri pentru consolidarea eficientei .2 Practic, auditul intern se organizeaza in mod independent, in structura entitatii auditate, sub forma unui compartiment specializat, constituit din personae cu pregatire de specialitate, care nu sunt implicate in vreun fel in indeplinirea activitatilor pe care le auditeaza. 3 Auditul intern identifica posibilele riscuri ce pot plana asupra entitatii auditate si verifica modul de functionare al sistemului propriu de control intern al entitatii, existenta, cunoasterea, si respectarea procedurilor de lucru pentru activitatile auditate. Se realizeaza prin 1
http://www.contabilii.ro/index.php?option=com_content&view=article&id=1211:definii-auditul-intern-icontrolul-intern-i-relaia-dintre-acestea&catid=115:examenceccar2010&Itemid=147 2 The Institute of Internal Auditors, Standarde de audit intern 3 Boulescu M., Ghita M., Mares V., Fundamentele auditului, 2001, pag. 99
compartimente distincte care fac parte din structura si sistemul de control intern al acelei entitati, el poate fi realizat si de firme specializate de audit. Conducatorii de activitati si alti functionari ai entitatii fac numeroase declaratii si informari catre conducerea generala. Directorii executivi fac informari catre Consiliul de administratie. Auditul intern are, printre altele, obligatia sa verifice corectitudinea acestor informatii. Aria de aplicabilitate si obiectivele auditului intern variaza considerabil, in functie de dimensiunea si structura entitatii, precum si de cerintele conducerii acesteia. In general, auditul intern prezinta urmatoarele obiective: 1. Verificarea conformitatii activitatilor din entitatea economia auditata cu politicile, programele si managementul acesteia, in conformitate cu prevederile legale; 2. Evaluarea gradului de adecvare si aplicare a controalelor financiare si nefinanciare dispuse si efectuate de catre conducerea unitatii in scopul cresterii eficientei activitatii entitatii economice; 3. Evaluarea gradului de adecvare a datelor/informatiilor financiare si nefinanciare destinate conducerii pentru cunoasterea realitatii din entitatea economica; 4. Protejarea elementelor patrimoniale bilantiere si extrabilantiere si identificarea metodelor de prevenire a fraudelor si pierderilor de orice fel .4 Din analiza evolutiei functiei auditului intern, pana in prezent, putem aprecia urmatoarele elemente de implicare in viata entitatii auditate, si anume: - Consiliere acordata managerului - Auditul intern reprezinta o functie de asistenta a managerului, pentru a-i permite sa-si administreze mai bine activitatile. Componenta de asistenta, de consiliere atasata auditului intern îl distinge categoric de orice actiune de control sau inspectie si este unanim recunoscuta ca avand tendinte de evolutie in continuare.; - Ajutorul acordat salariatilor, fara a-i judeca; - Independenta si obiectivitate totala a auditorilor - Functia de audit intern nu trebuie sa suporte influente si presiuni care ar putea fi contrare obiectivelor fixate. 5 Drept urmare auditul intern este o activitate independenta si obiectiva, care da unei organizatii o asigurare in ceea ce priveste gradul de control detinut asupra operatiunilor, o indruma pentru a-i imbunatati operatiunile, si contribuie la adaugarea unui plus de valoare. Auditul intern ajuta aceasta organizatie sa isi atinga obiectivele, evaluand, printr-o abordare sistematica si metodica, procesele sale de management al riscurilor, de control si de conducere a intreprinderii, si facand propuneri pentru a le consolida eficacitatea.
Controlul intern 4 5
Tiron Tudor A., Popa I.E., Audit financiar contabil, pag. 17-18 http://www.scribd.com/doc/26067327/Curs-Pentru-Control-Intern-Si-Audit-Intern-1
Se spune ca aparitia controlului intern a avut loc odata cu aparitia contabilitatii, deoarece cele doua functioneaza impreuna, astfel ca nu se poate spune despre cele doua ca pot fi separate: nu exista contabilitate fara control si nu exista control fara contabilitate. Exista numeroase definitii care definesc mai mult sau mai putin controlul intern, cu toate acestea o vom prezenta pe care care consideram ca definiste cel mai bine acest concept: Sistemul de control intern reperezintă un ansamblu de politici si proceduri puse in aplicare de conducerea unei entitati in vederea asigurarii, in masura posibilului, a unei gestionari riguroase si eficiente a activitatilor acesteia; implica respectarea politicilor de gestiune, protejarea activelor, prevenirea si detectarea fraudelor si erorilor, exactitatea si exhaustivitatea inregistrărilor contabile si stabilirea la timp a informatiilor financiare. Existenţa unui sistem de control intern rational conceput si corect aplicat constituie o serioasa prezumtie asupra fiabilitatii conturilor si a concordantei dintre datele contabilitatii si realitate.6 Controlul intern al unei entitati se refera la totalitatea dispozitivelor, procedurilor si metodelor prin care responsabilii unei entitati controleaza activitatea de care raspund. La realizarea controlului intern participa toti angajatii entitatii prin sarcinile specifice consemnate in fisa postului. Controlul intern datorita caracterului sau sistematic si autocuprinzator, raspunde nevoilor de informare ale managerilor, membrilor Consiliului de Administratie, si ai Comitetului de Directie, precum si ale celorlalte persoane care detin functii de conducere si de executie, favorizand dialogul dintre acestea, asigurand transparenta si democratia. Conducatorul unitatii trebuie sa asigure elaborarea, aprobarea, aplicarea si perfectionarea structurii organizatorice, reglementarilor metodologice, procedurilor si criteriilor de evaluare la toate nivelele. Elementele care stau la baza sistemului de control intern sunt:competenta si integritatea personalului, definirea cat mai precisa a sarcinilor pentru fiecare salariat, delimitarea cat mai clara a competentelor si responsabilitatilor intre salariati; elaborarea unor manuale de proceduri care sa reglementeze in mod riguros instructiunile de lucru pentru fiecare gen de activitate si in mod deosebit cele legate de producerea, circulatia, prelucrarea si arhivarea informatiilor. Sistemul de control intern are urmatoarele componente: 1. Controlul ierarhic administrativ, care se bazeaza pe controlul activitatilor desfasurate in cadrul structurilor aflate in subordine, controlul asupra salariatilor. Managerii trebuie sa ia masuri necesare in vederea asigurarii fiecarui post sau functie cu personal competent, aceste masuri vizeaza selectarea, stimularea si pregatirea profesionala continua a personalului. In acelasi timp, managerii trebuie sa intreprinda actiuni menite sa reduca tentatiile de implicare a angajatilor in fapte ilicite si morale. 7 6
http://www.contabilii.ro/index.php?option=com_content&view=article&id=1211:definii-auditul-intern-icontrolul-intern-i-relaia-dintre-acestea&catid=115:examenceccar2010&Itemid=147 7 Oprean I, Procedurile auditului si ale controlului financiar, pag. 25
2. Verificarea interna a operatiilor, duce la cresterea eficientei controlului prin elminarea sistemelor birocratice care presupun existenta unei structuri specializate de control financiar intern si inlocuirea acestora cu un sistem complex ce are la baza transferul responsabilitatilor de verificare asupra salariatilor si a conducatorilor de compartimente. Prin realizarea acestui sistem se urmaresc doua tipuri de controale: controale de detectare si controale de prevenire. 3. Auto controlul salariatilor se realizeaza prin verificarea propriilor operatiuni; prin controale reciproce bazate pe separarea functiilor incompatibile. 4. Controlul contabil intern este realizat prin: exhuasivitatea inregistrarilor, respectiv inregistrarea fara omisiuni a operatiilor economice si financiare din unitate; realitatea operatiunilor prin controalele fizice periodice si prin confirmari de la terti; exactitatea inregistrarilor prin controale globale si controale aritmetice. Contabilitatea reprezinta cel mai eficient si mai complex instrument de control intern existent in unitate. 5. Controlul financiar preventiv, este o forma a controlului financiar propriu-zis, organizata de conducatorul unitatii si exercitata de catre persoane imputernicite, prin care se urmareste oprirea inainte de efectuarea tuturor operatiilor nelegale, precum si acelora care nu sunt necesare, oportune sau economicoase, fie in faza de angajare, fie in faza de plata, respectiv de incasare. Aceasta forma de control se exercita de regula cu ocazia autorizarii sau aprobarii tranzactiilor si a altor operatiuni.8 Controlul intern nu se organizeaza ca un compartiment distinct in cadrul entitatii, el regasindu-se in structura fiecarei functii a managementului, a fiecarei activitati si este in responsabilitatea fiecarui angajat. Fiecare raspunde de controlul sau intern. Managementului de linie, in afara propriului control intern, îi mai revin si alte atributii de control pe care poate sa le diminueze sau sa le dezvolte in functie de evolutia riscurilor in entitatea pe care o conduc .9 Concluzii
Conceptele de control intern si audit intern, desi diferite, au o serie de elemente care le apropie si altele care le diferentiaza, ceea ce creeaza suficiente confuzii chiar printre specialisti. Sistemul propriu de control intern al unei entitatii este obiect al auditului intern. Pentru clarificarea celor doua concepte in continuare vor fi prezentate doua tabele care redau o paralela intre auditul intern si controlul intern: Nr. Crt. 8 9
Controlul intern
Auditul intern
Tiron Tudor A., Popa I.E., Audit financiar contabil, pag. 16-17 http://www.scribd.com/doc/26067327/Curs-Pentru-Control-Intern-Si-Audit-Intern-1
1.
Proces continuu
Misiune planificata
2.
În structura fiecarei functii de conducere, o componenta a fiecarei activitati
Functie a conducerii entitatii
3.
Un ansamblu de instrumente, tehnici si proceduri puse în practica
Da asigurari asupra functionalitatii controlului intern pe baza unor standarde profesionale
4. 5. 6. 7. 8. 9.
10. 11. 12.
Obiectivul de baza al auditului intern Componenta cea mai înalta a controlului Obligat sa elaboreze politici si Obligat sa semnaleze eventualele proceduri pentru eliminarea riscurilor disfunctionalitati în evaluarea controlului intern Urmareste aplicarea procedurilor în Ajuta entitatea auditata sa-si atinga practica obiectivele Face constatari, stabileste raspunderi Face constatari si emite recomandari si si urmareste valorificarea concluzii constatarilor Evalueaza mediul extern pentru ca Evalueaza mediul intern al entitatii si lumea se schimba continuu adauga valoare muncii sale Constatarile controlului sunt Recomandarile auditorului, bazate pe acceptate prin lege, de cei controlati expertiza în domeniu, pot fi considerate cadouri pentru controlul intern, desi nu sunt percepute astfel întotdeauna Constatarile controlului sunt Recomandarile auditorului sunt obligatorii optionale O activitate permanenta prin Este o activitate periodica, planificata si necesitatea de evaluare a riscurilor aprobata anticipat Priveste la întreaga organizatie Întreaga organizatie priveste la auditul intern
Criterii
Controlul intern
Auditul intern
1. Statut
Integrat entitatii publice
Integrat societatii comerciale sau poate fi o firma specializata externa
2. Pozitionarea functiei 3.Obiective
Organizat la fiecare nivel al conducerii. Elaborează politici, norme si proceduri pentru buna functionare a entitatilor si eliminarea riscurilor
Organizat la cel mai inalt nivel Supravegherea gestiunii societatii si verificarea daca situatiile financiare sunt legal intocmite Evalueaza si face recomandari pentru imbunatatirea guvernantei
4.Beneficiari 5.Cui raporteaza 6.Masuri intreprinse
7.Metodologia utilizata
Bibliografie
Conducerea entitatii de la toate nivelele Raporteaza sefului ierarhic si nu la cel mai inalt nivel al conducerii Face constatari, stabileste raspunderi şi urmareste valorificarea constatarilor Nu are o metodologie specifica, ci se bazeaza pe respectarea prevederilor legale sau proprii
Actionarii, CA, salariatii, directorii. Adunarii generale sau Consiliului de administratie Verifică sesizarile facute de catre actionari, emite recomandari; Intocmeste rapoarte de audit intern privind gestiunea societatii Are o metodologie clar stabilita, specifica, care vizeaza evaluarea riscurilor si adaugarea de valoare
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Boulescu M., Ghita M., Mares V., Fundamentele auditului,Editura Didactica si Pedagogica, Bucuresti, 2001 Oprean I, Procedurile auditului si ale controlului financiar, Editura Risoprint, Cluj Napoca, 2007 Tiron Tudor A., Popa I.E., Audit financiar contabil, Editura Eikon, Cluj-Napoca, 2010 The Institute of Internal Auditors, Standarde de audit intern http://www.contabilii.ro/ http://www.scribd.com
