Implementasi Enterprise System (ES) Vico Indonesia
Nama Anggota Kelompok Gama Taola Pamangin
(1701365501)
Irma Rohimawati
( 1701365211) 1701365211)
Muhammad Nur Arifin (1701765653) (1701765653) Teddy Wahyudi
( 1701369834)
UNIVERSITAS BINA NUSANTARA JAKARTA 2014
Abstrak
Di Era globalisasi ini setiap perusahaan di tuntut untuk selalu dapat bergerak dinamis, efisien dan profitable. Salah satu faktor penting dalam perkembangan perusahaan adalah Enterprise system. Enterprise system sudah bukan lagi hanya sebagai pendukung bisnis, namun sudah menjadi enabler bisnis itu sendiri. Penggunaan Aplikasi Enterprise system, seperti Enterprise Resource Planning (ERP), Supply Change Management (SCM), dan Customer Relationship Management (CRM) sudah menjadi trand dalam dua dekade ini. Namun tentunya adopsi teknologi ini tidaklah semudah yang diharapkan, banyak faktor-faktor teknis maupun non teknis yang harus diperhitungkan untuk kesuksesan implementasi Enterprise system ini. Budaya perusahaan/organisasi mempunyai pengaruh besar dalam implemetasi ERP ini.
Kata Kunci: Enterprise Sistem (ES), adopsi teknologi , budaya perusahaan
2
Daftar Isi
Abstrak .
............................................................................................................................ 2
Daftar isi
............................................................................................................................ 3
Bab I Pendahuluan 1.1. Latar Belakang
.............................................................................................. 4
1.2. Rumusan Masalah
.............................................................................................. 4
1.3. Tujuan Penulisan
.............................................................................................. 5
1.4. Manfaat Penulisan
.............................................................................................. 5
1.5. Sistematika Penulisan ........................................................................................... 5 1.6. Metode Penulisan
.............................................................................................. 5
Bab II Pembahasan 2.1
Landasan Teori
................................................................................................ 6
2.2
Profil Perusahaan, Logo, Visi .............................................................................. 6
2.3
IBM Maximo Asset Management ........................................................................ 8
2.4
Penerapan IBM Maximo Asset Management pada Vico Indonesia ..................... 8
2.5
Kendala Vico Indonesia dalam Menerapkan Maximo Asset Management ......... 10
Bab III Penutup 3.1. Kesimpulan .......................................................................................................... 11 3.2. Saran ..................................................................................................................... 11 DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................................... 12 LAMPIRAN
...................................................................................................................... 13
3
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Kebutuhan akan informasi yang cepat, tepat dan akurat telah membuat perusahaan untuk membuat system yang dapat menyediakan dan memanage informasi yang ada sesuai dengan kebutuhan masing-masing perusahaan. Salah satu kuncinya adalah efektifitas dan efisensi yang merupakan dasar untuk melakukan perbaikan dari legacy system ada sekarang ini, ke bentuk system yang lebih baik lagi. Implemetasi Enterprise system ke dalam suatu perusahaan bukan hal yang mudah. Sudah banyak contoh perusahaan yang gagal dalam menerapkan implemetasi ini. Menurut Luvai & Jeff Thompson (2009) Enterprise system terdiri dari: Enterprise resource planning (ERP), Supply Change Management (SCM) dan Customer Relationship Manager (CRM) aplikasi-aplikasi ini memerlukan kemampuan penggunaan system informasi yang intesif dari para individu yang menggunakannya. Vico Indonesia yang merupakan salah satu perusahaan Migas ternama di Indonesia dengan visi “Delivery Sustainable Energy Safely” sangat concern pada teknologi ERP ini. Integrasi system pada semua lini/bagian perusahaan telah mendorong perusahaan untuk memilih applikasi MAXIMO Integrated System sebagai tulang punggung dalam memenuhi kebutuhan data dan informasi saat ini.
1.2 Rumusan Masalah
Dalam makalah ini batasan masalah yang akan di bahas adalah :
Bagaimana penerapan system ERP pada Vico Indonesia ? 1. Bagaimana fase implementasinya ? 2. Apakah implemetasi system ini berhasil ? 3. Kendala yang dihadapi pada proses impelemtasi system ?
4
1.3 Tujuan Penulisan
Makalah ini dibuat sebagai tugas akhir dalam mata kuliah Enterprise System
1.4 Manfaat Penulisan
Manfaat yang dari makalah ini adalah untuk memahami apa itu Enterprise system, dan bagaimana proses penerapannya dalam perusahaan
1.5 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan makalah ini adalah : BAB I
: Latar belakang, Rumusan Masalah, Tujuan penulisan, Manfaat penulisan, Sistematika penulisan, dan Metode penulisan.
BAB II
: Landasan Teori, Profil Perusahaan, Maximo System, Penerapan Maximo System pada Vico Indonesia.
BAB III : Kesimpulan, Saran
1.6 Metode Penulisan
Metode penulisan pada makalah ini adalah kualitatif yaitu dengan menggali informasi dari narasumber melalui wawancara pada Departemen ICT (Information Communication Technology) Vico Indoenesia Sumber : 1. Ferdy Ferdian (IT Business Application Section Head) 2. Galih Satriaji (ICT System Analyst)
5
BAB II PEMBAHASAN 2.1 Landasan Teori
Enterprise system merupakan kunci sukses dari perusahaan sekarang ini ( Luvai & Jeff Thompson (2009)). Di era globalisasi dan pasar yang beragam, teknologi sangat penting dalam mengatasi jarak, Bahasa dan budaya. Sistem informasi telah menjadi faktor kunci dalam memenangi persaingan. Perusahaan rela untuk mengeluarkan dana yang sangat besar untuk berinvestasi di dalam pembuatan ERP system. Perusahaan sadar bahwa implikasi yang di dapat baik jangka pendek, menengah dan jangka panjang akan membuat perusahaan tetap dapat bersaing dalam menghadapi tantangan ke depan. Penerapan ERP system oleh perusahaan bukanlah tanpa resiko. Banyak hambatan dan tantangan yang dihadapi dan juga modal yang sangat besar. Pentingnya setiap proses SDLC life cycle dan supporting dari para stakeholder, CEO, sampai dengan level staff akan menjadi kunci keberhasilan proses yang panjang ini.
2.2 Profil Perusahaan, Logo, Visi
VICO atau Virginia Indonesia Company, LLC adalah salah satu perusahaan Kontraktor Kontrak Kerja Sama (KKKS) ditunjuk BPMIGAS untuk melakukan proses pengeboran minyak dan gas bumi Berdiri dengan nama awal HUFFCO Indonesia atau Huffington Company Indonesia yang didirikan oleh pengusaha minyak asal Texas, Roy Huffington dan pengusaha asal Virginia, General Arch Sproul. Dengan menggandeng perusahaan Ultramar Indonesia Limited, Union Texas East Kalimantan Limited dan Universe Tankships, Inc., pada bulan Februari 1972 HUFFCO menemukan daerah Badak, sebagai salah satu cadangan minyak dan gas terbesar di Kalimantan-Timur.
6
Pertamina, dengan dukungan dari HUFFCO, menandatangani 20-tahun kontrak penjualan LNG pada bulan Desember 1973 dengan lima perusahaan energi Jepang dan sebuah perusahaan baja Jepang dan mendirikan perusahaan kilang gas di Bontang. Pengiriman LNG pertama yang diproduksi dari Badak dikirimkan ke Jepang pada bulan Agustus, 1977 hanya 5,5 tahun setelah penemuan gas dan merupakan rekor dunia saat itu. VICO memperoleh kontrak untuk memproduksi Blok Sanga-Sanga PSC dan sejumlah blok lainnya secara Joint Ventures yang terdiri dari BP East Kalimantan Ltd.; Lasmo Sanga Sanga Ltd; BP Migas dan beberapa perusahaan migas lainnya. VICO mengoperasikan 7 lapangan produksi minyak dan gas bumi di daratan (onshore) Kalimantan Timur, Indonesia, dekat dengan Delta Mahakam. Lapangan-lapangan itu adalah Badak, Nilam, Pamaguan, Semberah, Mutiara, Beras, and Lempake. Produksi minyak dan gas bumi yang dihasilkan lapangan-lapangan tersebut diproses di empat stasiun produksi. Stasiun produksi pertama yang dibangun adalah Badak (1972), diikuti Nilam (1982), Mutiara (1990) dan Semberah (1991). Gas yang dihasilkan dari stasiun produksi disalurkan ke PT Badak NGL, sebuah pabrik penghasil LNG (Liquid Natural Gas) dan LPG (Liquid Petroleum Gas) di Bontang, dan pabrik pupuk serta pabrik metanol di Kawasan Industri Kalimantan Timur, melalui jaringan pipa. LNG tersebut kemudian dijual ke konsumen di Jepang, Taiwan, dan Korea Selatan. Sedangkan minyak dan kondensat (liquid/cairan) yang dihasilkannya disalurkan melalui pipa ke terminal yang dioperasikan Chevron Indonesia di Tanjung Santan untuk dikapalkan ke pembeli. Logo perusahaan
Visi : “Delivering Clean Sustainable Energy Safely”
7
2.3 Maximo Asset Management
Maximo asset management adalah salah satu solusi produk yang di buat oleh IBM sebagai solusi untuk kalangan enterprise. Maximo asset management ini digunakan untuk memanage asset-aset perusahaan. Fokus software terbagi dalam beberapa bidang industri : a. Plant dan produksi (contohnya : perusahaan oil & gas, kimia, pertambangan, manufacturing, makanan, electronic dan power generation) b. Infrastruktur (perusahaan telekomunikasi, pengolahan limbah, listrik) c. Transpotasi (Perusahaan penerbangan, jasa pengiriman) d. Real estate Maximo asset management terdiri dari 6 modul yaitu : a. Asset management : modul ini berfungsi mengontrol secara lebih efisien asset-aset perusahaan, di semua lokasi yang berjauhan sekalipun. b. Work management : modul ini berfungsi untuk mengelola secara bersamaan work activities baik yang terencana maupun yang tidak direncanakan. c. Service management : berfungsi untuk menetapkan service yang diberikan, dan lebih proaktif memonitor service delivery level dan implementasi prosedur eskalasi. d. Contract management : berfungsi untuk memonitor semua aktivitas kontrak-kontrak yang perusahaan buat. Seperti kontak pembelian, sewa, garansi, layanan tenaga kerja, software, dan kontrak-kontrak yang ada lainnya. e. Inventory management : berfungsi untuk memonitor semua inventaris kantor serta pengguanaanya, dan termasuk apa, kapan, dimana, berapa banyak barang yang dibutuhkan dan berapa biayanya. f. Procurement management : berfungsi untuk memonitor semua tahapan-tahapan pengadaan barang, pembelian langsung dan penambahan persediaan.
2.4 Penerapan IBM Maximo Asset Management pada Vico Indonesia
Vico Indonesia saat ini menggunakan Maximo asset management untuk mengsinkronisasi semua data dari beberapa department yang ada.
8
Pemilihan Maximo asset management ini didasarkan pada strategi perusahaan, dimana perusahaan ingin mengimplementasikan semua prosedur dan work flow yang sudah ada. Dengan strategi ini, perusahaan hanya akan melakukan perubahan minor pada s ystem yang ada. Maximo merupakan pilihan yang tepat untuk strategi ini. Dengan adanya modul work management semua work flow yang ada dapat di aplikasikan ke semua system. Hal ini berbeda jika perusahaan memilih SAP software. SAP merupakan software yang didalamnya sudah ada work flow sendiri, sehingga kita tidak dapat memasukkan work flow yang sudah ada selama ini. Akan banyak perubahan major yang dilakukan sehingga akan memakan lebih banyak waktu, tenaga dan biaya. Di Vico Indesia sendiri, hanya beberapa modul saja yang digunakan yaitu : 1. Work Management 2. Contract Management 3. Procurement Management 4. Inventory Management Proses deployment di Vico Indonesia sendiri relative lebih singkat. Dalam buku Enterprise System ( Luvai & Jeff Thompson (2009)) dijelakan mengenai beberapa strategi untuk deployment ERP ini. Vic Indonesia sendiri menggunakan strategi pendekatan “Fast Track” .
Metodologi Fast Track ini di develop oleh Deloitte & Touch dimana proses ini berdasarkan 5 fase matrix dan 5 fase focus area. Fast Track tediri dari 2 bagian : 1. Phase Bagian ini terdiri dari 5 proses : a. Scooping and Planning b. Visioning and Targeting c. Re-design d. Configuration e. Testing & Delivery
9
2. Area a. Project Management b. Information technology arsitektur c. Proses dan system integrasi d. Change leadership e. Training dan dokumentasi Semua proses ini dapat berjalan dengan baik tentunya karena ada supporting yang baik dari Top level management Vico Indonesia. Dan sampai sekarang semua proses yang ada di Vico Indonesia dapat berjalan dengan baik dan smooth.
2.5 Kendala Vico Indonesia dalam Menerapkan Maximo Asset Management
Adapun kendala-kendala dalam proses penerapan Maximo Asset Management ini adalah : a. Pada saat system di implentasi system yang baru ini berjalan sangat lambat. Hal ini terjadi karena ada permasalahan di pada server pendukung. Speck yang ada kurang mencukupi untuk menncover performance dari system ERP ini. Namun hal ini dapat diatasi dengan menambah kapasitas RAM yang ada sehingga performance system dapat sesuai dengan espektasi awal.
b. Kendala yang lain terjadi di sisi user/pengguna, dimana ada banyak user yang kurang paham akan penggunaan software baru ini. Dibutuhkan waktu kurang lebih 6 bulan agar semua user dapat menjalankan program ini dengan baik
10
BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan
Berdasarkan pembahas di BAB II maka kesimpulannya adalah : 1. Vico Indonesia sudah berhasil dalam penerapan Enterprise system ini. Faktanya bahwa sekarang, system Maximo Asset Management telah berjalan selama kurang lebih 5 tahun dan tanpa ada kendala. 2. Dengan diterapkan ERP system ini, terbukti bahwa semua proses di Vico Indonesia berjalan dengan efisien dan efektif
3.2 Saran
Berdasarkan kendala diatas, ada beberapa saran yaitu :
1. Agar system tetap berjalan dengan stabil, maka perlu diperhatikan proses maintenance dari sisi hardware sehingga dapat dilakukan preventive maintenance jika ada kerusakan pada sisi hardware. 2. Terus dilakukan refreshing/ training kepada para user/pengguna 3. Vico Indonesia harus terus melakuka improvement dan explorasi mengenai job flow dan arah bisnis kedepannya.
11
Daftar Pustaka
http://www-03.ibm.com/software/products/en/maximoassetmanagement (Sabtu : 16 Agustus 2014, 15.30 WIB)
http://www.gocfi.com/products-technology/maximo/asset-management-essentials/ (Sabtu 16 Agustus, 15.35 WIB)
https://www.ibm.com/developerworks/community/wikis/home?lang=en#!/wiki/IBM %20Maximo%20Asset%20Management/page/Screenshots (Minggu : 17 Agustus 13.00 WIB)
www.vico.co.id ( Sabtu : 16 Agustus :14:20) Luvai & Jeff Thompson (2009), Enterprise System Achmad Husnur (2012) : Pengaruh konteks budaya organisasi dan perilaku social individu terhadap dampaknya dalam penggunaan enterprise information system
IBM Software, IBM Maximo technology for business and IT agility.pdf
12
Lampiran a. SDLC life Cycle
b. Maximo Application Framework
13
c. Maximo inventory Screen Shoot
14
