ENT ERPRI SE SYST YST EMS EM S
MAGISTER AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS AIRLANGGA SURABAYA 2015
APPLIC APP LICATION ATION AREAS AREA S Aplikasi dapat dibagi menjadi dua yaitu sistem interorganisasional dan sistem intraorganisasional.
Sistem
interorganisasional
merupakan
sistem
yang
memungkinkan organisasi melintasi batasannya contohnya e-commerce, aplikasi ebusiness seperti electronic data interchange i nterchange (EDI). Sistem ini menghubungkan menghubungkan bisnis dengan konsumennya atau pemasoknya. Sementara sistem intraorganisasional dibagi menjadi dua yaitu:
Enterprise system ; sistem yang dirancang untuk mendukung organisasi
secara keseluruhan. Contohnya Transaction Processing Systems (TPS), Enterprise Resource Planning Systems (ERP), Customer Relationship Management Systems (CRM) dan Supply Chain Management Systems (SCM).
Managerial support system ; sistem yang dirancang untuk mendukung
pekerjaan manajer. Contohnya Decision Support Systems (DSS), Knowledge Management Systems (KMS), Expert Systems dan Business Intelligence Systems.
CRITICAL CRITICAL CONCEPTS CONCEPTS Batch Processing vs Online Processing
Satu dasar yang membedakan aplikasi komputer adalah batch processing vs online processing. Sebelumnya, seluruh pemrosesan dilakukan dengan batch . Organisasi mengakumulasikan sebuah batch yang berisi transaksi-transaksi lalu memproses seluruh batch di saat yang sama. Contohnya seluruh transaksi persediaan (masuk dan keluar) selama satu hari dicatat pada kertas. Setelah operasional hari tsb berakhir, transaksi dimasukkan dalam komputer lalu komputer tsb akan membawa data tsb ke komputer pusat dan persediaan akan diperbarui dengan pemrosesan batch hari itu terhadap master inventory file pada komputer. Di awal hari selanjutnya, master inventory file berisi data terbaru dan laporan persediaan yang sesuai dicetak. Masalah utama dengan pemrosesan batch adalah hanya saat awal hari kerja master invetory file berisi data yang up-to-date sementara di waktu lainnya, perusahaan tidak mengetahui berapa banyak produk yang ada dalam persediaan.
1
Sementara dengan sist em online, setiap transaksi dimasukkan secara langsung ke komputer pada saat terjadi. Contoh kasir bagian pengiriman atau penjualan memasukkan adanya penerimaan atau penjualan produk ke dalam workstation yang terhubung ke komputer server. Setelah itu, secara otomatis komputer memperbarui master file sehingga perusahaan dapat segera mengetahui berapa jumlah persediaannya. Keputusan pemilihan menggunakan batch processing atau online processing harus ditentukan dari segi biaya dan ketepatan waktu. Karena biaya per transaksi telah berkurang dan pentingnya ketepatan waktu semakin meningkat, maka perusahaan cenderung menggunakan online processing namun bagi fungsi penggajian, batch processing cenderung masih menggunakan batch processing karena dijalankan satu atau dua minggu sekali sehingga tidak memerlukan akses setiap hari. Functional Information Systems Ap li kas i ju ga dapat di bu at berd asarkan fung si bi snis sehingga disebut
functional information systems. Contoh organisasi memiliki beberapa fungsi bisnis yaitu produksi, pemasaran, akuntansi dan personalia sehingga aplikasi dapat dikategorikan sebagai production information systems, marketing information systems atau accounting information systems. Suatu sistem informasi terdiri dari beberapa subsistem dimana masing-masing menyediakan informasi mengenai tugas dalam fungsi tsb. Contoh production information system berisi subsistem yang saling terkait misal sistem untuk
meramalkan penjualan, perencanaan produksi dan perencanaan bahan baku; marketing information system berisi subsistem misal sistem untuk promosi dan
iklan serta mengembangkan produk baru; accounting information system berisi subsistem misal sistem akuntansi biaya, buku besar dan pelaporan keuangan. Verti cal (ke atas) Int egration o f Systems
Sistem yang melayani lebih dari satu tingkat vertikal di organisasi disebut vertically int egrated inf ormation syst em. Contoh sistem informasi penjualan yang
terintegrasi
secara
vertikal
mungkin
mengumpulkan
data
penjualan
dan
menghasilkan invoice, merangkum data ini setiap minggunya untuk digunakan oleh manajer dalam melacak mana item yang terjual cepat dan lambat serta menganalisa tren untuk menentukan keputusan strategis.
2
Distributed Systems/ Distributed Data Processing
Distributed systems merupakan sistem dimana sejumlah komputer berada di lokasi yang berbeda dimana perusahaan melakukan bisnisnya (di kantor pusat, pabrik, toko, gudang) dan saling terhubung melalui line komunikasi seperti LAN dan WAN. Beberapa kelemahan dari sistem ini adalah tingginya risiko keamanan karena kemudahan akses, ketergantungan dengan line komunikasi dan perlunya koordinasi yang lebih banyak. Client/ Server Systems
Dengan sistem ini, kekuatan pemrosesan dibagi terhadap komputer server pusat biasanya berupa midrange computer atau workstation dan sejumlah komputer klien biasanya berupa microcomputer. Contohnya aplikasi client/server
pada perusahaan ritel. Klien mungkin berupa cash register pada bagian penjualan sementara server berupa workstation di kantor. Ketika terjadi penjualan kredit, data dimasukkan pada register lalu dikirimkan ke server, server menerima catatan mengenai pelanggan dan memperbaruinya berdasarkan penjualan kredit tsb. Server mengirimkan otorisasi transaksi kredit kepada register dan dokumen penjualan dicetak pada register. Server nantinya yang akan menyiapkan tagihan untuk seluruh pelanggan, mencetaknya dan menghasilkan laporan. Seluruh client/server system memiliki dua tingkatan yaitu tingkat klien dan tingkat server. Jika pemrosesan banyak dilakukan oleh client maka dapat disebut sebagai fat client atau thin server contohnya database server sementara jika hampir
seluruh pemrosesan dilakukan oleh server maka disebut thin c lient atau fat server contohnya web server dan groupware. Virtualization
Merupakan cara populer untuk memberikan layanan teknologi informasi, ada beberapa bentuk contohnya:
Server virtualization ; satu server dipecah menjadi beberapa server virtual.
Masing-masing server virtual dapat menjalankan sistem operasinya sendiri dan sistem operasi tsb dapat berbeda dari virtual server yang lain sehingga seolah-olah setiap server virtual dapat bekerjsa seperti server yang berdiri sendiri.
Desktop virtualization ; desktop environment (segala sesuatu yang dilihat
dan digunakan pengguna pada desktop PC) terpisah dari mesin desktop secara fisik sehingga diakses melalui model client/server. Jadi desktop 3
environment disimpan dalam sebuah server bukan pada penyimpanan di desktop. Ketika pengguna bekerja dari desktopnya (baik PC, notebook atau smartphone), seluruh program, aplikasi dan data disimpan pada server serta seluruh program dan aplikasi dijalankan pada server. Servi ce-Orient ed Archi tectur e and Web Services Service-oriented architecture (SOA) merupakan sebuah arsitektur aplikasi
berdasarkan pada pengumpulan fungsi atau layanan dimana layanan ini dapat mengkomunikasikan (atau dikomunikasikan) satu dengan lainnya. Keuntungan utama SOA adalah sekali dibuat, dapat digunakan terus menerus di aplikasi yang berbeda- hanya koneksinya akan berbeda. Layanan harus dikembangkan dalam organisasiatau perusahaan dapat membeli software dari pemasok. Web services , yaitu kumpulan teknologi yang didirikan di dekat XML (eXtensible
Markup Language), yang merupakan standar komunikasi.
TRANSACTION PROCESSING SYSTEMS (TPS) Sistem ini memproses ribuan transaksi yang terjadi setiap hari pada hampir seluruh perusahaan mencakup transaksi penjualan, pembayaran yang dilakukan dan diterima, persediaan yang dikirimkan dan diterima serta pembayaran gaji. Selain menghasilkan dokumen dan memperbarui catatan dari hasil pemrosesan
transaksi,
sistem
juga
menghasilkan
berbagai
ringkasan
laporan yang
bermanfaat bagi manajemen tingkat atas. TPS mampu memproses transaksi lebih cepat, ekonomis serta akurat. TPS mungkin dapat menggunakan basis mainframe atau midrange atau client/server system dua atau tiga tingkat atau mungkin terkait dengan penggunaan serviceoriented architectures (SOA). Berikut adalah contoh TPS yaitu:
Payroll System
Sekilas sistem penggajian hanya terkait dengan operator yang menginput jumlah jam kerja setiap karyawan dan sistem akan memproses transaksi ini untuk menghasilkan cek gaji. Namun sistem sistem ini juga harus memiliki subsistem yang dapat menyelesaikan:
Pemrosesan gaji, termasuk memperbarui master file
Menambah atau menghapus karyawan
Mengubah informasi item yang dikurangkan dari karyawan
4
Mengubah tingkat upah dan gaji
Menghitung dan mencetak total gaji untuk periode penggajian
Menghitung dan mencetak laporan pajak penghasilan
Order Entry System
Ketika pesanan diterima (baik oleh orang, email atau telepon), sales representative akan memasukkan informasi tsb ke sistem baik menggunakan
microcomputer di mejanya atau melalui sistem pencatatan transaksi point-of-sale. Komputer lalu memperbarui file yang sesuai dan mencetak invoice. Selain invoice, komputer juga menghasilkan berbagai jenis output. Contoh komputer akan mengecek status kredit konsumen dan menolak transaksi penjualan jika sudah melebihi credit limit . Jika barang yang dipesan ada di gudang, komputer juga akan mencetak dokumen pengiriman namun jika item yang diminta tidak ada, pesan akan dikirimkan pada pelanggan untuk menanyakan apakah ia mau menunggu pesanannya ada. Secara periodik, sistem akan mencetak laporan penjualan berdasarkan item atau pembeli, laporan persediaan, laporan retur dan laporan piutang dagang . Sistem juga akan mencetak exception report ketika ada item yang sedang habis atau ketika konsumen ingin meningkatkan credit limitnya. Sistem juga secara otomatis dapat mencetak purchase order ketika ada item yang habis serta mencetak tagihan konsumen yang sudah jatuh tempo. Perkembangan yang terjadi kini adalah konsumen dapat memasukkan order ke sistem melalui komputernya. Selain itu, order juga dapat dimasukkan dalam web melalui koneksi internet.
ENTERPRISE RESOURCE PLANNING SYSTEMS (ERP) ERP juga merupakan TPS namun kemampuannya lebih baik. Sistem ERP merupakan kumpulan aplikasi atau modul bisnis terintegrasi yang melakukan fungsi
bisnis seperti buku besar, akuntansi, hutang dagang, piutang dagang, perencanaan bahan baku yang diperlukan (material requirements planning), manajemen pesanan, pengendalian
persediaan
dan
MSDM.
Perbedaan
ERP
dengan
sistem
sebelumnya yaitu:
Modul ERP terintegrasi melalui sekumpulan definisi dan database. Ketika
transaksi diproses di satu area contohnya penerimaan order, dampak transaksi
5
tsb akan segera tercermin di area terkait lainnya contohnya akuntansi, skedul produksi dan pembelian. Modul
ERP dirancang untuk menggambarkan cara tertentu dalam melakukan
bisnis . Sistem ERP didasarkan pada pandangan value chain (rantai nilai) bisnis
dimana departemen fungsional saling mengkoordinasikan pekerjaannya. Jika perusahaan membeli sistem ERP, perusahaan perlu mengubah proses bisnisnya untuk menyesuaikan terhadap paket software tsb sehingga akan memakan banyak biaya untuk lisensi software, investasi pada hardware dan jaringan serta biaya konsultasi. Dua ERP yang terkenal yaitu SAP dan Oracle. Beberapa alternatif yang dapat dilakukan perusahaan terkait ERP yaitu membeli dari satu pemasok atau menggabungkan modul dari beberapa pemasok dengan aplikasi yang ada pada
perusahaan. Jika membeli ERP dari satu pemasok , memungkinkan integrasi aplikasi dan standarisasi proses namun mengurangi fleksibilitas perusahaan karena perusahaan akan sangat bergantung pada pemasok itu saja. Sementara memadukan ERP dari beberapa pemasok , memungkin perusahaan lebih terpenuhi kebutuhan khususnya dan mengurangi ketergantungan terhadap satu pemasok namun penerapannya akan lebih memakan waktu dan pemeliharaan sistem yang lebih rumit. Manfaat yang mungkin diperoleh dari penerapan ERP adalah informasi yang
lebih baik bagi perencanaan dan pengambilan keputusan strategis dan operasional, meningkatkan efisiensi, profitabilitas serta pertumbuhan. An Exampl e ERP Systems : SAP ERP
Versi ERP yang digunakan sekarang adalah SAP R/3 yang menerapkan sistem client/server dan sistem database terintegrasi dengan modul aplikasi. SAP
mengembangkan R/3 menggunakan fourth generation language (4GL). SAP ERP berisi empat kumpulan modul utama. SAP menyebutnya sebagai kumpulan solusi financial, corporate
human
service. Modul tersedia
capital bagi
management, end-user
operations
service
delivery
dan dan
performance management atau analitik. End-user service delivery mencakup
portal karyawan dan portal manajer sementara analitik keuangan mencakup alat untuk pelaporan keuangan maupun pelaporan manajerial, metode penilaian balanced scorecard dan activity based costing.
6
Portal karyawan memungkinkan karyawan aktif berpartisipasi dalam program
SDM organisasi dengan memperkenankan karyawan mereview dan memperbarui data alamatnya, menyampaikan beban perjalanan dinas, melihat dan mencetak slip gaji dan mengecek pilihan fasilitas dan cuti sementara portal manajer mendukung manajer di area anggaran (perencanaan dan pemantauan anggaran serta analisis biaya) dan pada area staf (mencakup perekrutan, review karyawan dan perencanaan kompensasi). Sebagai tambahan terhadap modul pada SAP ERP, aplikasi lain yang tersedia mencakup customer relationship management (CRM), product lifecycle
management (PLM), supply chain management (SCM) dan supplier relationship management (SRM). Ap li kas i CRM memungkinkan perusahaan melakukan penjualan business to
business (B2B) atau business to customer (B2C) melalui web serta mendukung manajemen katalog di web, manajemen isi, segmentasi dan personalisasi pelanggan. Ap li kasi PLM mendukung proses pemilihan, pembelian dan instalasi peralatan, menelusuri biaya dan biaya agregat ke aset secara individu serta membantu manajemen aset dan menentukan waktu terbaik untuk mengganti peralatan. Ap lik asi SRM memungkinkan kolaborasi dengan pemasok melalui pertukaran dokumen secara elektronik sementara aplikasi SCM memungkinkan perencanaan, kolaborasi dan pelaksanaan transaksi dengan pihak-pihak yang ada dalam rantai nilai perusahaan. Di abad 21 ini, SAP dan pemasok ERP lainnya mengembangkan solusi bagi industri yang memiliki kebutuhan tertentu misalkan otomotif, perbankan, kimia,
asuransi, rumah sakit dan ritel. Contoh Graybar Electric Company, distributor grosir produk telekomunikasi dan jaringan telah memilih aplikasi SAP ERP untuk mengelola persediaan fisiknya dengan lebih efisien dan memproses hampir 10.000 pesanan dan pembelian setip harinya. Manfaat yang dirasakan Graybar dari menerapkan SAP adalah pengambilan keputusan yang lebih baik, meningkatkan manajemen persediaan karena peramalan dan pengendalian yang lebih baik.
DATA WAREHOUSING Untuk membuat data warehouse, perusahaan menggunakan data yang dihasilkan sistem operasi misal transaction processing systems (TPS) dan
7
menempatkan data tsb secara terpisah dalam data warehouse sehingga pengguna dapat mengakses dan menganalisa data tanpa membahayakan kelangsungan sistem operasi. Data warehousing merupakan penetapan dan pemeliharaan sarana penyimpanan data untuk banyak atau seluruh aspek dalam perusahaan. Data warehouse bermanfaat jika data akurat, terkini dan disimpan dalam bentuk
yang dapat digunakan serta mudah digunakan untuk mengakses data dan sebagai alat analisis bagi manajer dan pengguna lainnya. Data warehouse memungkinkan perusahaan memahami dan menggunakan data yang telah mereka kumpulkan
ketika bisnis berjalan. Tiga jenis software yang diperlukan ketika menetapkan data warehouse adalah
(1) warehouse construction software, (2) warehouse operation software dan (3) warehouse access and analysis software. Warehouse construction software diperlukan untuk mengambil data yang relevan dari database operasional, memastikan bahwa data bebas dari kesalahan, mengubah data ke bentuk yang dapat digunakan serta menambahkan data tsb ke data warehouse. Operation software diperlukan untuk menyimpan data dan mengelola data warehouse
sementara access and analysis software memungkinkan pengguna untuk menghasilkan laporan dari data warehouse. Data warehouse dapat dibuat berdampingan dengan sistem manajemen database tradisional atau menggunakan tambahan data pada warehouse software tool. Namun kini, organisasi cenderung menggunakan paket software data warehouse. Data warehouse appliance merupakan paket solusi yang berisi hardware (server
dan storage), software (operating system, database management system serta warehousing software lainnya) dimana software telah diinstall sebelumnya dan dioptimalkan untuk data warehousing. Misal dalam database pelanggan dimana satu konsumen masing-masing datanya berada dalam satu baris dan setiap kolom berisi atribut yang sama misal nama pelanggan atau alamat. Row-store database terjadi jika seluruh atribut untuk konsumen pertaama dikumpulkan lalu dilanjutkan dengan seluruh atribut konsumen kedua, dst. Sebaliknya ketika database yang sama misal nama konsumen dikumpulkan dan disimpan dalam satu kolom lalu dilanjutkan dengan kodepos, maka dapat disebut sebagai column-store database. Pendekatan row-store cenderung lebih efisien dalam pemrosesan transaksi karena baris baru dapat di buat dan baris yang sudah ada dapat dimodifikasi. Query 8
yang hanya terkait dengan sedikit kolom atau atribut maka column-store approach lebih efisien contoh laporan penjualan yang berisi nama pelanggan, alamat dan total penjualan sementara bagi database operasional untuk pemrosesan transaksi cenderung menggunakan row-store approach. Contoh 1- penerapan data warehouse pada US Postal Service (layanan
pengiriman surat) menggunakan warehousenya untuk menganalisa area-area dalam bisnisnya mencakup penjualan di masing-masing kantor pos serta efisiensi fasilitas pemrosesan surat. Warehouse mengumpulkan data dari 37.000 kantor pos, fasilitas pemrosesan surat, pelacakan paket, data transportasi udara serta data dari ERP dan CRM. Data warehouse US Postal Service ini mampu menghasilkan 20.000 laporan bagi 1.800 pengguna setiap harinya. Contoh 2- Walmart menggunakan data warehouse untuk data penjualan dan
persediaannya. Data diperoleh dari setiap item, untuk setiap pelanggan, toko dan setiap hari. Data baru akan terhapus 2 tahun kemudian. Informasi dalam data warehouse diperbarui setiap jam. Manajer dapat mengecek database setiap jam dan mengetahui apa yang terjadi di masing-masing toko. Kini Walmart menggunakan NeoView data warehousing system yang memungkinkan 20.000 pemasok mengakses data mengenai penjualan produknya di gerai Walmart. Walmart juga dapat menganalisa produk apa saja yang biasanya dibeli bersama (lalu dapat merumuskan strategi pemasaran) dan melalukan analisa profit. Melalui data warehousenya, Walmart menggunakan datanya yang banyak untuk meraih keunggulan kompetitif.
CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT SYSTEMS (CRM) Di tahun belakangan ini, banyak perusahaan yang menyatakan bahwa mereka kini lebih berfokus pada pelanggan dan beberapa perusahaan melakukannya dengan menerapkan sistem CRM. Aplikasi yang sering menggunakan data dari data warehouse perusahaan adalah customer relationship management (CRM).
Sistem CRM berusaha menyediakan pendekatan terintegrasi pada seluruh aspek perusahaan berinteraksi dengan pelanggannya termasuk pemasaran, penjualan dan bantuan. CRM berusaha mengelola hubungan dengan pelanggan dengan memperoleh, memperbarui dan menggunakan data dari pelanggan.
Profil
pelanggan ini biasanya disimpan dalam data warehouse dan data mining.
9
Seluruh pihak yang berinteraksi dengan pelanggan dapat mengakses profil pelanggan secara online. Pelanggan dapat berinteraksi untuk memperoleh informasi mengenai produk dan layanan yang ditawarkan oleh perusahaan,
melakukan pemesanan, mengecek status pesanannya atau meminta layanan. Paket software CRM memungkinkan organisasi untuk memasarkan, menjual dan melayani pelanggan dari berbagai saluran misal web, call center dan perwakilan penjualan. Beberapa pemasok juga menawarkan hosted atau on-demand solution yang sering disebut Software As A Service (Saas). Dengan hosted solution ini, software dijalankan di hardware pemasok dan pelanggan membayar biaya langganan yang dihitung per pengguna. Contoh pemasok CRM terbesar adalah SAP (dengan SAP CRM) dan Oracle (dengan PeopleSoft CRM).
SUPPLY CHAIN MANAGEMENT SYSTEMS SCM merupakan sistem yang dirancang untuk berurusan dengan pembelian
komponen yang diperlukan oleh perusahaan untuk membuat produk atau melakukan jasa serta pemindahan dan distribusi komponen dan barang jadi di sepanjang rantai nilai. SCM biasanya terkait dengan beberapa organisasi yang berada pada dua atau lebih tingkat pada rantai nilai seperti perusahaan dengan pemasoknya atau toko ritel dengan pemasoknya. Ada lima komp onen dasar SCM yaitu:
Planning ; mengembangkan strategi untuk mengelola sumber daya yang
diperlukan untuk memenuhi permintaan pelanggan atas produk atau jasa kita
Sourcing ; memilih pemasok sumber daya yang diperlukan untuk menghasilkan
produk beserta harga, pengiriman, cara pembayaran dan proses manajemen persediaan.
Making ; tahap pembuatan mencakup penjadwalan aktivitas yang diperlukan.
Delivering ; logistik terkait dengan penghantaran produk atau jasa ke pelanggan
Returning ; menciptakan prosedur untuk menangani produk cacat dan kelebihan
serta dukungan bagi pelanggan yang bermasalah dengan produknya. Software SCM juga dilengkapi dengan tugas tertentu seperti perencanaan
permintaan, manajemen persediaan dan perencanaan transportasi. Dua pemasok SCM yang terkenal yaitu SAP dan Oracle.
10
Contoh: Perdue Farms menghasilkan 48 juta pon ayam dan hampir 4 juta pon kalkun setiap minggunya. Untuk Thanksgiving, Perdue akan mengirimkan 1 juta kalkun dan seluruh kalkun ini akan sampai di supermarket tidak lebih dari 24 jam setelah pemrosesan. Logistik menjadi lebih mudah sejak perusahaan menerapkan SCM termasuk alat untuk meramalkan dan perencanaan rantai nilai. Dengan bantuan SCM, Perdue lebih baik dalam mengirimkan kalkun dengan jumlah dan waktu yang tepat kepada pelanggan yang tepat. Perdue juga menggunakan teknologi untuk memastikan produknya sampai dengan segar. Setiap truk pengiriman dilengkapi dengan Global Positioning System (GPS) sehingga dapat selalu diketahui dimana truk berada dan segera dapat mengirimkan truk pengganti jika ada truk yang mogok. Beberapa supermarket juga memiliki sistem pengendalian manajemen persediaan yang terhubung dengan pemasok sehingga Perdue dapat mengetahui penjualan produknya. Contoh: J.C Penney menciptakan sistem factory-store yang memungkinkan toko untuk mengisi kembali handuk dan pakaian segera ketika dibutuhkan. Karena J.C. Penney saat ini dapat memperoleh item secara langsung dari pemasoknya, yang juga dapat melakukan produksi dalam beberapa hari, perusahaan tidak perlu memiliki persediaan di gudang. Program direct-to-store memungkinkan pemasok J.C.Penny mengirimkan item setiap minggunya sehingga J.C.Penney bisa menghemat $30 juta per bulan untuk biaya persediaan.
OFFICE AUTOMATION Office automation terkait dengan aplikasi untuk menjangkau kantor yang jauh misal internet telephony, voicemail, videoconferencing dan email. Hal baru dalam office automation adalah unified communications (UC) yang mengintegrasikan layanan komunikasi secara real time (misal telephony dan instant messaging) dengan layanan komunikasi non real time seperti email, voicemail dan fax. Dengan UC, individu dapat mengirim pesan dari satu sarana dan membacanya di sarana lain. Contoh kita dapat menerima voicemail dan memilih untuk mengaksesnya via email. Selain itu, videoconferencing merupakan office automation terbaru. Videoconferencing
Videoconferencing memungkinkan pertemuan dan rapat secara bertatap muka dengan biaya murah dan tanpa biaya perjalanan selain itu kita dapat berbagai
11
powerpoint selama rapat. Pemimpin penyedia layanan videconferencing adalah polycom. Polycom seri HDX menyediakan berbagai pilihan ruang rapat untuk videoconferencing dengan ukuran yang berbeda. Polycom HDX menyediakan kualitas video dan audio tinggi, dilengkapi dengan fitur data-sharing sehingga pengguna dapat berbagi data misal ppt atau file excel dari komputernya serta terdapat dua layar (satu untuk orang dan satu untuk isi file). Videoconferencing dengan lebih sederhana, tanpa berbagi data dapat dilakukan menggunakan Skype yaitu software gratis yang dapat diunduh dari internet yang juga memiliki fitur panggilan suara atau video. Email
Email memungkinkan komunikasi yang cepat antar workstation dalam sebuah jaringan. Email kadang dilengkapi fitur mengirimkan pesan ke daftar orang, meneruskan (forward) pesan ke orang lain dengan pesan tambahan maupun membalas pesan tanpa menginput kembali alamat email. Spam merupakan email diberikan secara sukarela atau tidak diminta sehingga kita sering menganggapnya sebagai sampingan. Email kurang bersifat pribadi. Beberapa orang menggunakan kata-kata yang menyakitkan atau menghina, yang tentunya tidak akan digunakan ketika melakukan tatap muka dan ini disebut flaming. Isu privasi timbul karena supervisor memiliki kesempatan untuk memeriksa email bawahannya. Variasi
email
mencakup
electronic
bulletin
board,
listservs,
computer
conferencing, chat room, instant messaging, blog dan twitter. Electronic bulletin board merupakan sebuah tempat penyimpanan dimana setiap orang yang dapat
mengakses bulletin board dapat mengirim pesan dan membaca pesan lainnya. Listserv adalah mailing list (daftar alamat) terkomputerisasi yang menerima pesan
yang dikirimkan ke alamat listserv dan meneruskannya ke setiap orang di mailing list. Dalam computer conferencing , pengguna dapat berpartisipasi dalam rapat dengan login ke rapat, mengirimkan pendapat dan membaca pendapat pengguna lainnya. Computer conferencing dilakukan melalui internet dengan berbagai macam pilihan topik. Group chat muncul sebagai alat kolaborasi untuk bisnis, mendukung komunikasi
bagi tim proyek yang terpisah jarak dan waktu, mengurangi perlunya pertemuan fisik dan videoconferencing. Instant messaging memungkinkan penguna membuat ruang chat privat dengan pihak lain untuk melakukan komunikasi berbasis teks di 12
internet. Blog merupakan web site yang dibuat pengguna dimana entri dapat dibuat dan ditampilkan secara kronologis. Blog dapat terkait dengan berbagai subyek misal mengenai lingkungan, politik atau berita lokal dan bahkan sebagai buku harian. Twitter memungkinkan pengguna mengirimkan dan membaca pesan pendek yang
disebut tweet. Email juga telah mengalami perkembangan. Sebelumnya ada sistem email klien server berbasis LAN yang dilengkapi dengan kotak masuk, kotak keluar, tempat sampah, font yang menarik dan berwarna contohnya microsoft mail. Setelah itu ada internet mail dimana software klien merupakan web browser pengguna dan
software server ditempatkan pada web server yang dijalankan oleh internet atau penyedia software. Contoh internet mail adalah microsoft hotmail dan google gmail. Kini banyak yang sudah beralih dari email dan memilih groupware.
GROUPWARE AND COLLABORATION Merupakan bagian dari office automation. Groupware atau collaboration atau collaborative environment merupakan software yang dirancang untuk mendukung
kelompok dengan memfasilitasi kolaborasi, komunikasi dan koordinasi. Beberapa groupware memiliki fitur seperti email, electronic bulletin board, computer conferencing, electronic calendar, meeting support system, internet telephony, videoconferencing dan instant messaging. Satu fitur yang dibutuhkan dalam groupware adalah kemampuan untuk mendeteksi ketika pengguna lain sedang online. Contoh produk groupware adalah Microsoft Exchange dan Lotus Notes yang dilengkapi dengan fitur email. Dengan produk ini pertukaran data akan lebih mudah. Microsoft juga melengkapi produknya dengan tambahan kemampuan kolaborasi contohnya Microsoft Office SharePoint Server dengan kemampuan seperti instant messaging, berbagi kalender, presence awareness (untuk mengetahui apakah pengguna sedang online atau tidak), manajemen dokumen, wiki dan blog dan Microsoft Office Communication Server yang memudahkan komunikasi dengan videoconferencing, instant messaging dan telephony. IBM Lotus memungkinkan komunikasi terintegrasi dan real time contohnya instant messaging, video conferencing dan alat kolaborasi seperti chat room. Lotus dilengkapi dengan Quickr untuk mengorganisir dan berbagi file dimana setiap
13
pengguna akan memutuskan siapa yang akan diberi akses terhadap fil e. Quickr juga memungkinkan pembuatan kalender tim, forum diskusi, blog dan wiki. An Exampl e Groupw are Sy st em: Lo tu s Notes
Lotus dibeli IBM tahun 1995. IBM sebelumnya telah dikenal melalui software nya. Lotus beroperasi sebagai unit bisnis terpisah dan pembelian Lotus menghasilkan keuntungan besar baik bagi IBM maupun Lotus. Welcome page Lotus Notes dapat disesuaikan dengan keinginan. Lotus Notes memungkinkan kita membuka alamat web, kotak surat maupun kalender elektronik. Di tampilan kotak masuk terdapat pilihan seperti yang ada di email contohnya tulis baru, balas, teruskan dan hapus.Kita juga dapat menggunakan folder yang dapat digunakan untuk mengelola surat. Dalam Lotus Notes terdapat beberapa database misal database kontak, kalender atau surat. Masing-masing database berisi kumpulan dokumen yang terkait dengan topik yang sama. Pengguna Lotus Notes biasanya membuat database untuk aktivitas yang ia terlibat. Ada database yang dibagikan ke publik dan ada yang tidak serta ada database yang diatur agar seseorang hanya dapat membaca isi dokumen atau dapat mengubah serta menambahkan dokumen dan komentar. Lotus Notes adalah sistem klien/ server dengan file database yang disimpan di server. Pengguna dapat memilih untuk menyimpan database di hard disk PC tetapi salinan dokumen yang ada di database disimpan dalam server. Lotus Notes klien digunakan mengakses server dengan password tertentu. Akses dapat dilakukan melalui LAN atau koneksi internet. Klien Lotus Notes dapat berupa web browser. Keuntungan hal ini adalah Notes mampu menyimpan salinan web page sebagai dokumen dalam database. Lotus Notes juga memungkinkan perusahaan menciptakan aplikasi Notes sesuai dengan keinginan.
INTRANETS AND PORTALS Intranet merupakan yang beroperasi dalam organisasi yang menggunakan
protocol TCP/IP yang merupakan protocol yang sama seperti yang digunakan pada internet. Oleh karena memiliki protocol sama, organisasi mungkin menggunakan web browser, web search engine dan software web server yang digunakan di
14
internet. Intranet tidak dapat diakses dari luar organsiasi sehingga aksesnya terbatas. Jika organisasi sebelumnya telah memiliki jaringan internal LAN dan web browser dan menjalankan web server, penerapan intranet relatif mudah dilakukan, hanya melakukan beberapa pemrograman di web server. Tidak ada pelatihan yang perlu dilakukan untuk menerapkan intranet karena pengguna telah mengetahui bagaimana menggunakan browser. Penyebaran aplikasi intranet juga hanya mengirim email berisi URL pada pengguna aplikasi. Jika organisasi be lum memiliki web server dan web browser, biayanya juga tidak akan terlalu besar karena web browser gratis. Intranet merupakan alat komunikasi yang bermanfaat bagi organisasi dan karyawannya karena memungkinkan pengguna berbagi dokumen. Pengumuman, informasi yang bermanfaat, kebijakan organisasi dan kalender kegiatan dapat diumumkan melalui intranet. Intranet dapat memasukkan data alamat untuk menemukan no.telp dan email serta mungkin pihak dalam organisasi yang memiliki keahlian yang dibutuhkan. Intranet memungkinkan blog dan wiki serta forum topik tertentu. Berbagai fitur dapat dimasukkan dalam intranet, bergantung pada jenis organisasi. Misal intranet digunakan untuk mengkonsolidasi catatan medis pasien dari klinik dan laboratorium menjadi satu database dan memungkinkan catatan ini diakses oleh ahli kesehatan melalui web browser sehingga dapat memastikan informasi seperti operasi masa lalu, obat yang digunakan dan alergi. Walmart
menciptakan
social
networking
intranet
dimana
intranet
tetap
menyampaikan informasi namun tujuan utama intranet adalah mendorong komunikasi antar rekan kerja, berbagi informasi dan membangun hubungan. Intranet Walmart memungkinkan karyawan mempelajari Walmart, menemukan rekan kerja, mendiskusikan topik dan chat dengan pimpinan perusahaan. Situs intranet mywalmart.com juga berisi informasi yang bermanfaat, berita dan akses terhadap self-service application. Intranet IBM memfasilitasi kolaborasi antara 329.000 karyawan di 75 negara dengan fitur:
Personalisasi berita berdasarkan profil yang kita buat
Menciptakan area spesifik bagi karyawan bagian keuangan, penjualan dan manajemen
15
Memungkinkan karyawan mencari karyawan lain dengan berbagai cara, misal berdasarkan keahlian
Karyawan dapat membuat blog
Intranet dirancang dapat diakses oleh orang cacat, pikun dan penglihatan kurang.
Portal
merupakan software yang memberikan struktur dan kemudahan
mengakses informasi internal melalui web browser (bahkan mungkin pihak eksternal dapat menggunakan portal) contohnya Oracle Portal dan Microsoft Office SharePoint Server.Volkswagen menciptakan 2 portal utama yaitu internal dan eksternal untuk membantu pengelolaan produksi 5 juta mobil di 40 pabrik di 16 negara. Portal internal yang disebut iPad (Integrated Purchasing Agent’s Desk) memberikan susunan informasi pada agen pembelian. Portal eksternal, business to business memungkinkan VW berkolaborasi dengan pemasok karena terhubung ke 16.000 situs pemasok dan 55.000 pengguna.Melalui portal, pemasok dapat mengakses informasi yang diperlukan untuk melacak kebutuhan yang dibeli VW dan menerima pemberitahuan agar mereka tetap mengetahui perkembangan terkini dari perubahan rencana VW. Cincinnati Children’s Hospital Medical Center menciptakan portal agar dapat pasien tersedia bagi dokter di CCMHC dan 2 rumah sakit terdekat dimana operasi dilakukan. Portal memungkinkan dokter melihat data pasien di 2 layar dimana 1 layar menampilkan gambar dan layar lain menampilkan laporan. Dokter dapat mengakses data terkait pengobatan dan hasil pasien lain dengan kondisi sama yang telah diobati di CCHMC dan 2 rumah sakit lain serta mereka dapat menggunakan alat untuk menganalisa tren dan merencanakan peningkatan pengobatan. Intranet dan portal telah meningkatkan kinerja dan komunikasi.
FACTORY AUTOMATION Dasar dari factory automation adalah (1) mesin yang dikendalikan secara numerik, yang menggunakan program komputer untuk mengendalikan pergerakan mesin canggih dan (2) sistem material requirement planning (MRP) yang mengandalkan data input yang panjang untuk menghasilkan jadwal produksi bagi pabrik dan rincian bahan baku yang diperlukan.
16
Computer-integrated manufacturing (CIM) mengkombinasi ide dasar ini, tidak hanya memungkinkan komputer menetapkan jadwal (dengan MRP) tetapi juga melakukan jadwal tsb melalui pengendalian mesin (dengan pengendalian mesin secara numerik). Penggunaan CIM memungkinkan produsen meningkatkan produtkivitas dan kualitas dengan bersamaan mengurangi waktu tunggu dari tahap pencetusan ide sampai peluncuran di pasar. Sistem CIM dibagi menjadi 3 kategori utama yaitu: 1. Engineering systems ; bertujuan meningkatkan produktivitas insinyur dan
mencakup sistem
computer aided design (CAD) : penggunaan komputer grafis baik 2D dan 3D
untuk menciptakan dan mengubah rancangan teknis.
computer-aided
engineering
(CAE) :
sistem yang dirancang untuk
menganalisa karakteristik fungsional desain dan mensimulasikan kinerja produk di berbagai kondisi untuk mengurangi perlunya pengembangan prototype. CAD dan CAE memungkinkan insinyur melakukan lebih banyak analisis dan menyelidiki berbagai macam alternatif desain.Informasi yang dihasilkan sistem ini akan disimpan dalam database yang nantinya dapat digunakan dalam sistem CIM seperti CAM.
group technology (GT) : mengelompokkan bagian menurut karakteristik fisik
dan penggunaan mesin yang serupa sehingga mampu mengidentifikasi komponen yang dapat digunakan atau dimodifikasi, dibanding harus merancang komponen baru sehingga menyederhanakan proses perancangan dan produksi.
computer-aided process planning (CAPP) : merencanakan urutan proses
yang menghasilkan atau menyusun komponen. Selama proses desain, insinyur memperoleh standar yang direncanakan dari database lalu memodifikasi rencana tsb sehingga rencana lebih akurat dan konsisten serta mengurangi biaya perencanaan dan produksi. 2. Manufacturing admini stration ; mencakup sistem yang merumuskan jadwal
produksi dan memonitor produksi. Sistem ini disebut manufacturing resources planning (MRP II). MRP berusaha menerapkan just in time dengan meminimalkan persediaan dan menggunakan mesin secara efektif dan efisien. MRP II merupakan satu modul kunci sistem ERP. MRP II memiliki komponen utama yaitu 17
Master production schedule : menetapkan tujuan produksi berdasarkan
ramalan permintaan.
Material requirements planning : menetapkan jadwal produksi secara rinci
untuk menyusun master schedule menggunakan data persediaan, waktu tunggu, kapasitas produksi.
Shop floor control : mengeluarkan pesanan ke pabrik berdasarkan rincian
jadwal produksi dan tingkat produksi aktual sampai saat ini
Supply chain management : dirancang untuk melakukan proses pembelian
komponen yang diperlukan untuk membuat produk, distribusi komponen dan barang jadi ke seluruh bagian supply chain. SCM biasanya melibatkan >2 tingkat supply chain seperti kita, pemasok dan pemasok dari pemasok kita. Ada 5 komponen dasar SCM yaitu: a) Plan : merumuskan strategi untuk mengelola seluruh sumber daya yang diperlukan untuk memenuhi permintaan produk b) Source : memilih pemasok sumber daya yang diperlukan untuk menghasilkan produk serta menetapkan proses penentuan harga, pengiriman, pembayaran, dan manajemen persediaan. c) Make : tahap produksi mencakup penjadwalan aktivitas yang diperlukan. d) Deliver : mengirimkan barang ke pelanggan e) Return : menciptakan prosedur untuk menangani produk cacat, kelebihan produk dan memberi layanan bagi pelanggan yang bermasalah terhadap produk Software SCM dikembangkan di sekitar tugas di atas misal perencanaan permintaan, manajemen persediaan dan perencanaan transportasi.Pasar SCM didominasi oleh pemasok seperti SAP dan Oracle. Penggunaan SCM menyebabkan Perdue Farms dapat mengirimkan kalkun dengan jumlah yang tepat, ke pelanggan yang tepat di waktu yang tepat serta memastikan bahwa kalkun tiba dalam kondisi segar. Tiap truk dilengkapi GPS sehingga keberadaan truk dapat dilacak dan mengirim truk pengganti jika terdapat kendala di perjalanan. Beberapa supermarket memiliki sistem pengendalian persediaan yang memungkinkan Perdue menelusuri penjualan produknya secara real time. Contoh lain adalah JC Penney dengan seluruh pemasok melalui SCM dan karena JC Penney dapat memperoleh item tsb secara langsung dari pemasok yang dapat
18
memproduksi dalam beberapa hari sehingga JC Penney tidak perlu menyimpan barang di gudangnya dan menghemat biaya penyimpanan $30 juta. 3. Factory operations ; mencakup sistem yang mengendalikan kegiatan mesin
pabrik misal
computer aided manufacturing (CAM) : menggunakan komputer untuk
mengendalikan proses produksi. CAM dibangun dalam kumpulan program komputer yang mengendalikan peralatan otomatis di pabrik misal mesin penggilingan. CAM menggunakan automated guided vehicles (AGV) untuk memindahkan bahan baku, barang setengah jadi dan barang jadi dari satu area ke area lain. CAM mempersingkat waktu tunggu dan mengurangi tingkat persediaan. CAM memerlukan banyak data dari sistem lain. Data desain produk berasal dari CAD, data desain proses dari CAPP dan jadwal produksi dan bahan baku yang diperlukan berasal dari MRP II.
Manufacturing automation pro tocol (MAP) : jaringan komunikasi manufaktur
menggunakan MAP untuk memastikan sistem produksi terbuka, memperlancar komunikasi antara seluruh alat di pabrik.
shop f loor c ontrol (SFC) : memberikan pengendalian dan monitoring mesin di
pabrik secara online dan real time. SFC mungkin dapat mengetahui jika alat di mesin sudah lambat (mengukur jumlah unit yang dapat dipotong per detik) dan menginformasikan pada operator mesin sehingga operator dapat mengambil tindakan korektif misal mengganti alat. ROBOTICS
Robotik merupakan satu aspek factory automation. Dengan robotik, ilmuwan dan insinyur membangun mesin untuk melakukan tugas seperti manusia misal pengecatan. Robot melakukan tugas berulang tanpa lelah, menghasilkan output yang lebih berkualitas dibanding manusai dan tidak rentan mengalami bahaya seperti kerusakan retina mata.
19
