LAPORAN AUDIT INTERNAL PERTAMA APOTEK
I.
Pendahuluan: Puskesmas dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat perlu dimonitor dimonitor dan dievaluas dievaluasii agar dapat dapat memberikan memberikan pelayanan pelayanan yang optimal bagi
masyaraka masyarakatt baik dalam pelayanan pelayanan kesehatan kesehatan perseoranga perseorangan n maupun
pelayanan kesehatan masyarakat.
Berbagai mekanisme monitoring dan penilaian kinerja dilakukan baik melalui melalui supervisi supervisi,, laporan laporan capaian capaian kinerja, kinerja, audit, audit, lokakarya lokakarya mini bulanan, bulanan, lokaka lokakarya rya mini mini triwula triwulan, n, penila penilaian ian kinerj kinerja a semest semester er dan dan penila penilaian ian kinerja kinerja
III.
Tujuan audit !ujuan "mum #elakukan penilaian terhadap kesesuaian proses pelayanan, dan capaian kinerja pelayanan Apotek !ujuan Khusus 1.
#elakukan penilaian capaian kinerja Apotek
2.
#elakukan penilaian kesesuaian proses pelaksanaan $%P Apotek
&. #emberikan rekomendasi untuk peningkatan mutu pelayanan dan keselamatan pasien di Puskesmas Batu Kajang agar semakin baik
IV.Kegiatan
Pokok dan Rincian Kegiatan
a Lingku! audit: '. Kesesuaian Kinerja dengan (isi dan #isi Puskesmas
$a%aran &O'jek( audit
VI.
VII.
-
!erlaksananya audit terhadap Perilaku Kerja Petugas
-
!erlaksananya audit terhadap !arget Kinerja Apotek
-
!erlaksananya audit terhadap Pelaksanaan $%P Pelayanan Apotek
)ad*al dan aloka%i *aktu
a Audit Perta#a '. Persiapan Pra-Audit *nternal
+) Agustus )'
). Pelaksanaan Audit *nternal
+)& Agustus )'
&. Analisis 0asil Audit
+)1 Agustus )'
1. 2ekomendasi 3 4valuasi Audit
+)5 Agustus )'
6. Penyusunan 7aporan Audit *nternal
+& Agustus )'
kegiatan di luar gedung +*munisasi #2. 8amun kegiatan audit internal secara keseluruhan tidak terganggu bermakna.
IX.
Pencatatan, !ela!oran, dan e+alua%i kegiatan Kegiatan audit internal dilakukan sesuai dengan jadwal dan rincian kegiatan yang terlampir di lampiran '. 7aporan hasil temuan pada saat audit dan rekomendasi audit sebagai upaya perbaikan terlampir pada lampiran 6. Ada masalah harus diangkat ke !%P managemen yakni mengenai
sistem
monitoring
obat
di
":;
karena
memerlukan
pembahasan tersistem karena tidak terpecahkan pada saat diskusi dengan auditee dan auditor.2ekomendasi audit dan monitoring terlampir di lampiran <. 4valuasi dilakukan pada audit kedua yang terjadwal & bulan ke depan. Beberapa rekomendasi audit di luar kriteria audit yakni pelayanan prioritas untuk geriatri +=<6 tahun dengan mengantar obat langsung ke pelanggan
2*8>*A8 K4:*A!A8 A";*! *8!428A7 AP%!4K 7ampiran '. 2incian Kegiatan Audit *nternal Apotek
Unit
Tujuan
$a%aran audit
Auditor
$tandar-kriteria .ang #enjadi acuan
Metode
In%tru#en audit
Tgl/
Tgl/
0aktu
0aktu
Audit I
Audit II
#enilai proses #usdalifah, Pelaksanaan %bservasi kinerja dan Amd Keb (isi, #isi dan )& Proses Kerja di Proses Kerja >hecklist peluang $logan Puskesmas Agustus Apotek sehariPetugas %bservasi peningkatan mutu Batu Kajang )' hari Apotek di bagian Apotek $alasiah, Amd Keb Periksa Buku #enilai proses )& !arget Kinerja *ndikator Kinerja #onitor !arget pencapaian target Agustus Apotek Apotek *ndikator Kinerja kinerja Apotek )' Kinerja ?achrudin Apotek 2ahman, Amd Kep %bservasi Proses Kerja, @awancara #enilai Pelaksanaan >hecklist dengan )& $%P Apotek kesesuaian kinerja Proses Kerja di $%P, Auditee, Agustus dengan $%P yang Apotek sehariPanduan +!erlampir $imulasi $%P, )' dituliskan hari @awancara, ;iskusi dengan Auditee
)& 8ovember )'
)& 8ovember )'
)& 8ovember )'
Keterangan
Unit
Tujuan
$a%aran audit
Auditor
$tandar-kriteria .ang #enjadi acuan
Metode
#engetahui, Ketua tim audit
dr. Asridar
In%tru#en audit
Tgl/
Tgl/
0aktu
0aktu
Audit I
Audit II
Keterangan
Batu Kajang, '' 9uni )' Anggota !im Audit '. Kaspul Anwar
1. ?achrudin 2ahman, Amd Keb
). $alasiah, Amd Keb
6. !edi $etiana, $. $!
&. #usdalifah, Amd Keb
!anggal 8o
9am
K4:*A!A8
;4!A*7 K4:*A!A8 Pemberian informasi tentang jadwal pelaksanaan audit kepada
'
) Agustus )'
Persiapan Pra-Audit
auditee Pemberian informasi tentang proses audit internal Auditor memeriksa kesesuaian Perilaku Kerja dengan slogan Puskesmas Auditor memeriksa kesesuaian $%P dengan pelaksanaan
)& Agustus )' )
>hecklist Pelaksanaan $%P
Auditor mencatat peluang perubahan ;aftar !ilik $%P diisi oleh Auditor
. - '.
'). - $elesai
&
1
)1 Agustus )'
)5 Agustus )'
Auditor menghitung >ompliance 2ate dari Pelaksanaan $%P @awancara dan ;iskusi dengan Auditee
Analisis 0asil Audit
2ekomendasi dan 4valuasi Audit
Auditor mewawancara Auditee sesuai dengan panduan wawancara Auditor berdiskusi dengan auditee tentang peluang perubahan demi peningkatan mutu pelayanan !im Audit bersama Ketua !im Audit menganalisis.temuan hasil audit !im Audit menyusun Peluang Perbaikan sebagai tindak lanjut dan tertuang sebagai 2ekomendasi Audit !im Audit memberikan rekomendasi Audit kepada Auditee Auditee memberikan tanggapan terhadap rekomendasi audit Auditor dan Auditee berdiskusi tentang peluang perbaikan dalam pelayanan
#asalah yang belum terpecahkan diangkat ke !op #anajemen lewat 2apat !injauan #anajemen +2!# Auditor dan Auditee menandatangani Komitmen Bersama
6
)5 Agustus )'
Penyusunan 7aporan Audit
pelaksanaan rekomendasi Audit, untuk diaudit & bulan berikutnya !im Audit menyusun 7aporan tentang kegiatan Audit *nternal
#engetahui, Ketua tim audit
dr. Asridar
*nstrumen audit 7ampiran ). >heklist capaian kinerja Apotek:
Batu Kajang, ) Agustus )' Anggota !im Audit '. Kaspul Anwar
1. ?achrudin 2ahman, Amd Kep
). $alasiah, Amd Keb
6. !edi $etiana, $. $!
&. #usdalifah, Amd Keb
8o '
*ndikator #utu @aktu tunggu pelayanan 8on racikan '6 menit 2acikan & menit
)
!idak adanya kesalahan pemberian obat
>apaian Kinerja April )' #ei )' 9uni )' 9uli )' April )' #ei )' 9uni )' 9uli )'
' ' ' ' ' ' ' '
'
Permasalahan yang dihadapi @aktu tunggu menjadi lebih lama menjadi 6 menit karena petugas menjalankan tugas ganda sebagai Kasir.
'
!idak ada permasalahan dalam pemberian obat
Batu Kajang, )& Agustus )' Auditor
Auditee Auditee **
Auditee *
Cunia !enmar $usanti Amd ?ar
!arget Kinerja
Kartika ;amasanti #amonto, $. ?ar, Apt
Auditor *
Auditor **
?achrudin 2ahman, Amd Kep
!edi $etiana, $. $!
7ampiran &. Panduan @awancara Audit *nternal Apotek 8o '
;aftar pertanyaan Bagaimana proses pelayanan di ApotekD
9awaban Proses pelayanan diawali dengan pasien meletakkan resep di keranjang khusus resep, kemudian petugas memberikan nomor antrian. $etelah memberikan nomor antrian, petugas menyiapkan obat. ;alam menyiapkan obat, petugas menulis nama lengkap pasien di buku penyerahan obat beserta umur, ruang pengobatan dan lain-
lain. Petugas menyiapkan dan mengambil obat di lemari obat sesuai dengan resep. Petugas kemudian memberikan etiket pada obat yang diberikan kepada pasien dan menuliskan nama pasien dan aturan pakai obat. Apabila obat kosong, petugas menginformasikan kepada penulis resep, apakah diganti dengan obat lain yang tersedia di apotek. Petugas memanggil nomor antrian pasien. Petugas memastikan penerima obat adalah pasien atau keluarga pasien dengan mencocokkan nomer antrian dan nama pasien yang tertera di resep. Apabila cocok, obat diserahkan dan petugas menjelaskan aturan pakai dan efek samping obat. Pasien yang menerima obat )
Bagaimana waktu tunggu pelayanan di apotekD Apakah sesuai dengan target kinerjaD Bagaimana kesesuaian kinerjaD Apakah ada hambatan dalam mengejar target
bertanda tangan di buku penyerahan obat. @aktu tunggu resep non-racikan E'6 menit dan resep racikan E& menit. 8amun untuk sekarang ini, waktu tunggu resep racikan dan non racikan E' menit. $udah $esuai dengan !arget Kinerja $ejauh ini masih sesuai dengan !arget Kinerja Kekurangan !enaga karena merangkap tugas sebagai Kasir. @aktu tunggu dari &
&
kinerjaD Apakah ada kesalahan dalam pemberian obat,
menit bisa menjadi 6 menit karena harus menyiapkan kwitansi dulu $elama ini belum ada kesalahan pemberian obat. Karena pengecakan dilakukan )
1
bagaimana prosesnyaD Apakah ada kejadian potensi cidera, kejadian
kali yakni dengan nomor antrian dan 8ama Pasien. Belum Pernah dan semoga tidak pernah
6
nyaris cidera dan kejadian tidak diharapkanD 0ambatan dalam pencapaian kinerjaD
Kekurangan !enaga karena merangkap tugas sebagai Kasir. @aktu tunggu dari & menit bisa menjadi 6 menit karena harus menyiapkan kwitansi dulu. Apabila $usan sebagai bendahara 9K8 sedang tugas keluar, waktu tunggu makin lama apabila
<
Apakah ada saran untuk peningkatan mutu ke depannyaD
petugasnya sendiri. Penambahan !enaga untuk Kasir dan Pemberian #eja untuk tanda tangan pasien
F
Apakah ada keluhan langsung dari pelangganD
"ntuk saat ini belum ada keluhan dari pelanggan. Karena apabila obat kosong, kami langsung menginformasikan kepada penulis resep untuk subtitusi dengan obat yang sejenis. Batu Kajang, )& Agustus )' Auditor Auditor * Auditor **
Auditee Auditee *
Auditee **
Cunia !enmar $usanti Amd ?ar
Kartika ;amasanti #amonto, $.
?achrudin 2ahman, Amd Kep
!edi $etiana, $. $!
?ar, Apt
7ampiran 1. *nstrumen observasi pelaksanaan $%P Apotek Pelaksanaan kegiatan 8o
>hecklist Pelaksanaan $%P yang diobservasi
'
$%P Pemberian *nformasi tentang 4fek $amping %bat
)
atau 4fek yang !idak ;iharapkan $%P #onitoring Penyediaan %bat 4mergensi di "nit
&
Pelayanan +simulasi $%P 4valuasi Kesesuaian Peresepan dengan
1
?ormularium +simulasi $%P 4valuasi Ketersediaan %bat terhadap ?ormularium +simulasi
>ompliance
!erpatuhi
!idak !erpatuhi
!idak Berlaku
1
)
<<
)
'
)
&
)
2ate
6
$%P Penyimpanan %bat 4mergensi di "nit Pelayanan,
<
;ijaga dan ;ilindungi dari Kehilangan atau Pencurian $%P *dentifikasi dan Pelaporan Kesalahan Pemberian
F 5
%bat dan K8> +$imulasi $%P Penyediaan dan Penggunaan %bat +$imulasi $%P Pemberian %bat kepada Pasien dan Pelabelan $%P Pengawasan dan Pengendalian Penggunaan
'
Psikotropika dan 8arkotika +simulasi $%P Pencatatan Pemantauan, Pelaporan 4fek
''
$amping %bat, K!; +$imulasi $%P Peresepan, Pemesanan dan Pengelolaan %bat +$imulasi Auditee Auditee *
Auditee **
Cunia !enmar $usanti Amd ?ar
Kartika ;amasanti #amonto, $. ?ar, Apt
'
&
'
'
'
' ''
' '
'
5
'
<
'
Batu Kajang, )& Agustus )' Auditor Auditor * Auditor **
?achrudin 2ahman, Amd Kep
!edi $etiana, $. $!
;A?!A2 !4#"A8 A";*! *8!428A7 AP%!4K 7ampiran 6. !emuan Audit *nternal Apotek 8o
Ketidaksesuaian terhadap Kriteria Petugas belum menjalankan 6 $ +$enyum, $apa, $alam, $opan, $antun
Kriteria audit !ata 8ilai Puskesmas Batu Kajang
'
)
Pemeriksaan kartu ":; tidak dilakukan
stok
obat
$%P #onitoring Penyediaan %bat 4mergensi di "nit Pelayanan
?akta lapangan
!emuan audit
Petugas sudah Kebiasaan $apa menjalankan belum dilakukan kebiasaan senyum, sapa, sopan dan santun pada setiap pelanggan yang datang ke apotek
Pada saat simulasi, petugas farmasi tidak memeriksa kartu stock obat. 8amun pada kenyataannya kartu stock diperiksa per
2ekomendasi audit Petugas dianjurkan untuk memberikan salam pada pelanggan, minimal dengan mengucapkan pagi, siang atau malam ketika pertama kali bertemu pelanggan
Berdasarkan $%P, !idak bisa diputuskan Petugas farmasi kesepakatan antara mengevaluasi auditor dan auditee. kesesuaian stock Auditor menyarankan obat dengan kartu $istem #onitoring stock, konfirmasi terarah yang akan kesesuaian stock ditujukan pada
&
1
Petugas belum melaksanakan penyampaian hasil evaluasi kepada Kepala Puskemas mengenai kesesuaian dan ketersediaan obat
' minggu sekali. 8amun karena petugas ":; yang selalu berganti, stok obat kadangkadang kosong
obat dengan petugas ":;. Bila kurang petugas farmasi menambahkan stock.
penanggung jawab "KP, !im #utu dan Kepala Puskesmas pada 2!#
$%P 4valuasi Ketersediaan 0asil 4valuasi %bat terhadap ?ormularium belum dibuat karena formularium $%P 4valuasi Kesesuaian belum fiGed Peresepan dengan ?ormularium
Belum ada hasil evaluasi kepada kepala Puskesmas mengenai kesesuaian dan ketersediaan sesuai dengan formularium
?ormularium dibuat segera sehingga evaluasi dapat dijalankan
Petugas tidak memberikan $%P Pemberian *nformasi informasi tentang efek samping tentang 4fek $amping %bat obat atau 4fek yang !idak ;iharapkan
Petugas hanya memberikan informasi efek samping obat tertentu yang sering terjadi dan berbahaya
Berdasarkan $%P, Perubahan kalimat di tidak dijelaskan $%P poin & dan 6 obat yang mana, untuk apakah semua obat atau hanya obat tertentu
Batu Kajang, )1 Agustus )' Auditee
Auditor
Auditee *
Auditee **
Auditor *
Auditor **
Cunia !enmar $usanti Amd ?ar
Kartika ;amasanti #amonto, $.
?achrudin 2ahman, Amd Kep
!edi $etiana, $. $!
?ar, Apt
Petugas belum menjalankan 6 $ +$enyum, $apa, $alam, $opan, $antun
Pemeriksaan kartu stok obat ":; tidak dilakukan
Petugas
belum
0asil observasi dari ' Pelanggan yang datang ke Apotek menunjukkan bahwa petugas sudah membiasakan senyum, sapa, sopan dan santun, namun belum membiasakan salam kepada pelanggan 0asil dari simulasi $%P, Petugas terlewat langkah pemeriksaan kartu stok obat ":;. @alaupun faktannya kartu stok obat ":; selalu dicek ' minggu sekali. #onitoring antara Petugas ":; yang sering berganti dengan petugas apotek tentang kartu stok sering tidak ketemu, terkadang ada beberapa stok obat yang kosong 0asil dari $imulasi
!idak sesuai dengan tata nilai Puskesmas Batu Kajang yakni $antun dimana makna didalamnya petugas wajib membudayakan 6 $ kepada pelanggan
Ada ketidaksesuaian pada langkah no.) dan & dalam $%P
Ada ketidaksesuaian
#embiasakan salam pada saat pertama kali bertemu pelanggan
#asalah terselesaikan dan akan dievaluasi & bulan ke depan
!indakan Perbaikan diusulkan dibahas pada $%P #onitoring Agenda 2!# Penyediaan untuk %bat memutuskan 4mergensi di metode dan "nit Pelayanan sistem monitoring stok obat ":;
Belum terselesaikan dan akan dibahas di 2!# tanggal 'F $eptember )'
!ata 8ilai Puskesmas Batu Kajang
$%P
4valuasi
?ormularium
#asalah
melaksanakan penyampaian hasil evaluasi kepada Kepala Puskemas mengenai kesesuaian dan ketersediaan obat Petugas tidak memberikan informasi tentang efek samping obat
$%P, Petugas belum membuat evaluasi mengenai kesesuaian dan ketersedian obat berdasarkan formularium karena formularium belum fiGed
0asil dari $imulasi $%P, Petugas hanya memberikan informasi efek samping obat pada obat tertentu yang dinilai sering terjadi dan berbahaya
langkah no. '' dan ') $%P 4valuasi Kesesuaian Peresepan dengan formularium dan langkah no.5 dan ' $%P 4valuasi Ketersediaan %bat terhadap formularium
Ada ketidaksesuaian langkah $%P no.& dan 6
Ketersediaan %bat terhadap ?ormularium $%P 4valuasi Kesesuaian Peresepan dengan ?ormularium $%P Pemberian *nformasi tentang 4fek $amping %bat atau 4fek yang !idak ;iharapkan
Cunia !enmar $usanti Amd ?ar
terselesaikan dan akan dievaluasi & bulan ke depan
Perbaikan pada kalimat di $%P untuk obat tertentu
#asalah terselesaikan dan akan dievaluasi & bulan ke depan
Batu Kajang, )5 Agustus )' Auditor
Auditee Auditee *
dibuat segera sehingga evaluasi dapat dijalankan
Auditee **
Ketua Audit *nternal
Auditor *
Auditor **
Kartika ;amasanti #amonto, $. ?ar, Apt
dr. Asridar
?achrudin 2ahman, Amd Kep
!edi $etiana, $. $!
