Tahapan Audit Internal
Tahap I : penyusunan rencana audit: menentukan unit-unit kerja yang akan diaudit, tujuan audit, jadual audit, dan menyiapkan instrumen audit Tahap II: pengumpulan data dengan menggunakan instrumen audit yang disusun berdasar standar/kriteria tertentu Tahap III: analisis data audit, perumusan masalah, prioritas masalah dan rencana tindak lanjut audit Tahap IV: pelaporan dan diseminsasi hasil audit
Menyusun rencana audit (audit plan)
Perencanaan audit internal terdiri dari beberapa langkah sebagai berikut:
Tujuan audit internal: contoh: melakukan penilaian kinerja dibandingkan strandar kinerja Lingkup audit: menjelaskan unit kerja yang akan diaudit Objek audit: apa saja yang perlu diaudit Alokasi waktu: berapa lama akan dilakukan Metoda audit: komunikasi internaksi secara langsung, metoda survei, dsb Persiapan audit: persiapan auditor, penetapan kriteria audit, penyusunan instrumen audit Laporan hasil audit: perhatikan format laporan
Contoh Form : Rencana Audit Unit/ No
sasaran audit
Kegiatan/ Auditor
Standar/
kriteria proses yang yang diaudit digunakan
Tanggal Tanggal audit I audit II
Pelaksanaan Audit
Pengumpulan data pada pelaksanaan audit dilakukan dengan berbagai metoda: Mengamati proses pelaksanaan kegiatan o Meminta penjelasan/mewawancarai pada auditee o Meminta peragaan oleh auditee o Memeriksa dan menelaah dokumen o Memeriksa dengan menggunakan daftar tilik o Mencari bukti-bukti o Melakukan pemeriksaan silang o
Mencari informasi dari sumber luar Menganalisis data dan informasi o Menarik kesimpulan o Memberikan rekomendasi o Untuk bisa mengumpulkan data dengan baik, maka perlu disusun instrument pengumpulan data o
Menyusun instrument audit
Contoh Form Instrumen Audit Standar/Kriteri Daftar Temuan No audit yang Fakta Rekomendasi pertanyaan/observasi audit diacu
Lampiran PMK 75/2015 ttg tenaga puskesmas (khususnya tenaga kefarmasian) Standar akreditasi Bab 8.2 SOP penyimpanan B3
Analisis Data
Membandingkan fakta yang diperoleh pada waktu proses pengumpulan data dibandingkan dengan kriteria audit yang digunakan Bila ditemukan kesenjangan (adanya gap antara fakta dengan kriteria), maka auditor bersama auditee melakukan analisis lebih lanjut untuk mengenal penyebab timbulnya kesenjangan, dan menyusun rencana perbaikan
Menyusun laporan audit
Hasil audit harus dilaporkan kepada Kepala Puskesmas/FKTP dan kepada unit yang diaudit. Hasil audit juga dilaporkan pada saat rapat tinjauan manajemen: Hasil audit o Tindak lanjut yang telah dilakukan o
o
Kendala pada waktu perbaikan
Teknik Audit Internal dalam Akreditasi PUSKESMAS (#14) Audit internal merupakan salah satu program mutu manajerial. Standar akreditasi Bab 3, kriteria 3.1.4. EP2, 3, dam 4 mensyarakatkan dilakukan audit internal secara periodik
Pimpinan Puskesmas dan Penanggung jawab Upaya Puskesmas melakukan evaluasi kegiatan perbaikan kinerja melalui audit internal yang dilaksanakan secara periodik (3.1.4)
Pokok Pi ki ran:
Upaya perbaikan mutu dan kinerja perlu dievaluasi apakah mencapai sasaransasaran/indikator-indikator yang ditetapkan. Hasil temuan audit internal disampaikan kepada Pimpinan Puskesmas, Penanggung jawab manajemen mutu, Penanggung jawab Program/Upaya Puskesmas dan pelaksana kegiatan sebagai dasar untuk melakukan perbaikan. Jika ada permasalahan yang ditemukan dalam audit internal tetapi tidak dapat diselesaikan sendiri oleh Pimpinan dan karyawan Puskesmas , maka permasalahan tersebut dapat dirujuk ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota untuk ditindak lanjuti.
E lemen Penilaian:
Data kinerja dikumpulkan, dianalisis dan digunakan untuk meningkatkan kinerja Puskesmas. Dilakukan audit internal secara periodik terhadap upaya perbaikan mutu dan kinerja dalam upaya mencapai sasaran-sasaran/indikator-indikator mutu dan kinerja yang ditetapkan. Ada laporan dan umpan balik hasil audit internal kepada Pimpinan Puskesmas, Penanggung jawab Manajemen mutu dan Penanggung jawab Upaya Puskesmas untuk mengambil keputusan dalam strategi perbaikan program dan kegiatan Puskesmas. Tindak lanjut dilakukan terhadap temuan dan rekomendasi dari hasil audit internal.
Audit internal dalam standar akreditasi : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Difokuskan pada penilaian kinerja Bertujuan untuk peningkatan kinerja Dilakukan secara periodik Dilaporkan kepada kepala PUSKESMAS Diumpan balikkan pada auditess Wajib ditindaklanjuti Jika tidak dapat diselesaikan oleh PUSKESMAS dilakukan rujukan ke dinas kesehatan kabupaten/kota
Terlaksananya rujukan untuk menyelesaikan masalah dari hasil rekomendasi jika tidak dapat diselesaikan sendiri oleh Puskesmas
Pengertian Audit
Kegiatan mengumpulkan informasi faktual dan signifikan (dapat dipertanggung jawabkan) melalui interaksi (pemeriksaan, pengukuran dan penilaian yang berujung pada penarikan kesimpulan) secara sistematis, objektif, dan terdokumentasi yang berorientasi pada azas penggalian nilai atau manfaat Audit merupakan instrumen bagai manajemen untuk membantu mencapai visi, misi dan tujuan organisasi Beberapa pengertian yang digunakan dalam audit:
Kriteria audit: Kumpulan kebijakan, prosedur atau persyaratan yang dipakai sebagai acuan o Kriteria audit digunakan sebagai acuan pembanding terhadap bukti audit o Bukti audit: Rekaman, pernyataan fakta atau informasi lain yang relevan dengan kriteria audit o dan dapat diverifikasi Temuan audit: Hasil evaluasi bukti audit yang terkumpulkan terhadap k riteria audit o Temuan audit dapat menunjukkan kesesuaian atau ketidaksesuaian dengan kriteria o audit, atau peluang perbaikan
Jenis Audit
Audit internal: dilakukan di dalam suatu organisasi oleh auditor internal yang juga karyawan organisasi sendiri, untuk kepentingan internal organisasi sendiri. Auditor internal tidak memiliki tanggung jawab hukum kepada publik atas apa o yang dilakukan dan dilaporkannya sebagai termuan, dsebut juga sebagai: audit pihak pertama Auditor internal bisa berbentuk unit, orang, atau p anitia o Audit eksternal: audit yang dilakukan oleh pihak di luar organisasi, Audit pihak kedua (oleh pelanggan: misalnya audit yang dilakukan oleh BPJS o terhadap Faskes yang menjadi mitra kerja sama BPJS) dan Audit pihak ketiga (oleh institusi independen: survei akreditasi, audit Bawas) o
10 Esensi dari audit:
1. Adalah proses interaktif antara auditor dan auditee (poihak yang diaudit) 2. Adalah kegiatan sistematis: direncanakan, dikoordinasikan, dilaksanakan dan dikendalikan secara efisien 3. Dilakukan dengan azas manfaat
4. Dilakukan secara objektif 5. Berpijak pada fakta dan kebenaran 6. Melibatkan proses penilaian/pengujian, evaluasi, analisis 7. Bermuara pada pengambilan keputusan 8. Dilaksanakan berdasar standar/kriteria tertentu 9. Merupakan kegiatan berulang 10. Menghasilkan laporan Tujuan Audit
Mendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan berupa data , hasil analisa, hasil penilaian, rekomendasi auditor sebagai dasar pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan atau perubahan Tujuan audit internal
Membantu menyelesaikan permasalahan organisasi, dalam rangka meningkatkan mutu dan kinerja organisasi.
Dasar penetapan tujuan audit internal: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Prioritas permasalahan yang dihadapi organisasi Rencana pengembangan pelayanan Persyaratan suatu sistem manajemen yang digunakan sebagai acuan Persyaratan regulasi atau persyaratan kontrak Evaluasi terhadap rekanan Adanya potensi risiko kegiatan organisasi
Dasar penetapan tujuan audit internal
Contoh tujuan audit internal
Permasalahan prioritas yang dihadapi organisasi
Menganalisis banyak terjadi complain pasien pada pelayanan farmasi
Rencana pengembangan pelayanan
Mengidentifikasi peluang inovasi pada pelayanan laboratorium
Mengetahui kesesuaian proses Persyaratan suatu system pelayanan laboratorium dengan manajemen yang diacu standar pelayanan lab puskesmas Mengetahui kesesuaian sumber Persyaratan regulasi atau daya farmasi dengan permenkes persyaratan kontrak No 75/2014 Evaluasi terhadap rekanan
Mengevaluasi perjanjian kerjasama dengan laboratorium
mitra Potensi risiko kegiatan pelayanan
Mengidentifikasi potensi risiko pelayanan imunisasi
Aktivitas Audit
1. Memastikan (konfirmasi dan verifikasi) 2. Menilai (mengevaluasi dan mengukur) 3. Merekomendasi (memberikan saran/masukan)
Prosedur yang biasa dilakukan auditor
1. Telaah dokumen 2. Observasi 3. Meminta penjelasan dari auditee 4. Meminta peragaan dilakukan oleh auditee 5. Membandingkan kenyataan dengan standar/kriteria 6. Meminta bukti atas suatu kegiatan/transaksi 7. Pemeriksaan secara fisik terhadap fasilitas 8. Pemeriksaan silang (cross-check) 9. Mengakses catatan yang disimpan auditee 10. Mewawancarai auditee 11. Menyampaikan angket survey 12. Menganalisis data
Sistematika Laporan Audit Internal dalam Akreditasi PUSKESMAS (#17) Sistematika Laporan Audit Internal : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Latar belakang Tujuan audit Lingkup audit Objek audit Standar/kriteria yang digunakan Auditor Proses audit Hasil dan analisis hasil audit Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian yang disepakati bersama dengan auditee
Contoh Form Ringkasan Temuan Audit dan Rencana Tindak Lanjut
Tindak Lanjut
Unit yang diaudit wajib melakukan tindak lanjut terhadap temuan audit dalam bentuk upaya-upaya perbaikan Setelah memperoleh laporan hasil audit, auditee harus mempelajari laporan audit, sebagai dasar menyusun rencana perbaikan Rencana perbaikan disusun dengan batas waktu yang jelas
Pada saat pelaksanaan kegiatan perbaikan, auditor dapat melakukan monitoring Auditor internal wajib menyampaikan hasil-hasil audit pada saat pertemuan tinjauan manajemen Hasil perbaikan wajib dilaporkan kepada Kepala P uskesmas/FKTP dan disampaikan tembusan kepada auditor internal
Hal-hal yang perlu dipersiapkan PUSKESMAS 1. Workshop pengertian akreditasi puskesmas atu klinik 2. Pelatihan akreditasi puskesmas dan klinik 3. Sosialisasi di puskesmas dan klinik 4. Kajian awal kareditas purskesmas dan klinik 5. Penyusunan dokumen dasar 6. Pembakuan dokumen/implementasi 7. Kajian internal (self assessment) 8. Perbaikan/penyempurnaan dokumen 9. Audit internal 10. Tinajuan manajemen/ telaah mutu dan kinerja 11. Penyempurnaan 12. Pre audit 13. Penyempurnaan 14. Audit 15. Pembinaan dan dinkes/kab kota
Langkah Persiapan PUSKESMAS untuk Akreditasi
1. Meminta pendampingan dari Kabupaten 2. Lokakarya (1 hari) 3. Pelatihan pemahaman standar dan instrument akreditasi dan persiapan self assessment (2 hari) 4. Self assessment (1 hari) 5. Penyusunan dokumen yang dipersyaratkan dan perbaikan sistem manajemen, sistem penyelenggaraan UKM, dan sistem pelayanan UKP (perkiraan 3-4 bulan) 6. Implementasi (perkiraan 3-4 bulan) 7. Penilaian pra survei akreditasi (2 hari) 8. Pengajuan permohonan untuk disurvei Meminta Pendampingan dari Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota
Kepala Puskesmas mengajukan permohonan tertulis kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota untuk meminta pendampingan akreditasi dari Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota Kesepakatan penjadualan pendampingan
Lokakarya di PUSKESMAS
untuk menggalang komitmen untuk memberikan pelayanan yang bermutu dan menyiapkan akreditasi Pemahaman tentang akreditasi Pemahaman tentang Standar dan Instrument Akreditasi
Pembentukan Panitia/Tim Persiapan Akreditasi Puskesmas, dan pembentukan Kelompok Kerja, yaitu kelompok kerja manajemen, kelompok kerja upaya puskesmas, dan kelompok kerja pelayanan klinis.
Pemahaman Standar dan Instrumen
Pelatihan pemahanan standar dan instrumen akreditasiPuskesmas diikuti oleh seluruh karyawan puskesmas untuk memahami secara rinci standar dan instrument akreditasi puskesmas dan persiapan self-assessment. Pelatihan dapat dilakukan oleh tim puskesmas yang telah dilatih atau oleh tim pendamping dari Kabupaten
Pelaksanaan self assessment oleh staff didampingi pendamping
Self assessment oleh staf puskesmas didampingi/dipandu oleh pendamping (atau dilaksanakan oleh pendamping bersama staf) Panitia Persiapan Akreditasi Puskesmas melakukan pembahasan hasil self assessment bersama Tim Pendamping Akreditasi Puskesmas dan menyusun Rencana Aksi untuk persiapan akreditasi.
Penyiapan dokumen yang dipersyaratkan dan perbaikan sistem manajemen, sistem penyelenggaraan UKM, dan sistem pelayanan UKP
Identifikasi dokumen-dokumen yang dipersyaratkan oleh standar akreditasi, Penyiapan tata naskah penulisan dokumen Penyiapan dokumen akreditasi dokumen internal, meliputi : o surat-surat keputusan (kebijakan) pedoman/manual mutu pedoman-pedoman yang terkait dengan pelayanan, upa ya, program maupun kegiatan kerangka acuan standar prosedur operasional (SPO) rekaman-rekaman (dokumen sebagai bukti telusur). dokumen eksternal yang perlu disediakan o Pengendalian dokumen akreditasi yang meliputi pengaturan tentang kewenangan pembuatan, pemanfaatan dan penyimpanan seluruh dokumen puskesmas. Perbaikan sistem manajemen, sistem penyelenggaraan UKM, dan sistem pelayanan UKP
Implementasi
Pelaksanaan kegiatan sesuai dengan standar akreditasi yang dipandu oleh regulasi internal (document-dokumen yang telah disusun:kebijakan, kerangka acuan, SPO, dsb) Memastikan rekaman proses dan hasil kegiatan Penyediaan sumber daya untuk implementasi Melanjutkan Perbaikan sistem manajemen, sistem penyelenggaraan UKM, sistem pelayanan UKP
Penilaian Pra Survei Akreditasi
Penilaian Pra survei akreditasi oleh Tim Pendamping Akreditasi Puskesmas, untuk mengetahui kesiapan puskesmas untuk diusulkan dilakukan penilaian akreditasi. Tim pendamping akan membuat rekomendasi hasil penilaian pra survey akreditasi sebagai dasar bagi Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota untuk mengusulkan dilakukan survei akreditasi ke lembaga akreditasi melalui Dinas Keseh atan Provinsi
Pengajuan Penialian Akreditasi
Berdasarkan hasil penilaian pra survey akreditasi, Tim pendamping membu at rekomendasi kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.
Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota mengajukan permohonan survey akreditasi puskesmas kepada Lembaga Akreditasi FKTP melalui Dinas
