Dilarang mengubah dan atau menggandakan dokumen ini tanpa persetujuan WMM dan Head of PUSKESMAS
PUSKESMAS
PROSEDUR MUTU AUDIT INTERNAL No. Dok.: POS-WMM-03
1.0
No. Rev.: 0
Tgl. Berlaku: 1/4/2012
Hal: 2 / 8
TUJUAN Tujuan prosedur ini adalah untuk menetapkan sistem audit yang sistematis guna memastikan terselenggaranya Sistem Manajemen Mutu.
2.0
RUANG LINGKUP Prosedur ini mencakup perencanaan, pelaksanaan dan pelaporan audit internal dan tindak-lanjut yang ditentukan.
3.0
REFERENSI Standar ISO 9001:2008 pasal 8.2.2
4.0
DEFINISI Proses yang sistematik, independen dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan sampai sejauh mana kriteria audit dipenuhi
5.0
PROSEDUR 5.1
Tanggung jawab Wakil Manajemen Mutu bertanggung-jawab terhadap pengelolaan audit, sejak dari perencanaan, pelaksanaan hingga dilakukannya verifikasi Koreksi dan tindakan koreksi yang diperlukan.
5.2
Perencanaan Audit Internal 5.2.1 Semua unsur standar dalam Sistem Manajemen Mutu diaudit oleh Auditor yang ditunjuk. Program Audit Berkala yang berisi no. audit, unsur standar, auditee, waktu audit, serta auditor harus dibuat oleh Wakil Manajemen Mutu. 5.2.2 WMM membuat jadwal audit yang memuat tanggal, waktu, Unit/bagian yang diaudit, unsur standar yang terkait, dan nama auditor. 5.2.3
Frekuensi audit ditentukan oleh Wakil Manajemen Mutu yaitu setiap 6 ( Enam ) bulan .
Dilarang mengubah dan atau menggandakan dokumen ini tanpa persetujuan WMM dan Head of PUSKESMAS
PUSKESMAS
PROSEDUR MUTU AUDIT INTERNAL No. Dok.: POS-WMM-03
No. Rev.: 0
Tgl. Berlaku: 1/4/2012
Hal: 3 / 8
5.2.4 Audit dapat dilakukan di luar jadwal sesuai dengan kebutuhan atau bila ditemukan masalah. Hal ini harus diberitahukan kepada Unit/bagian yang akan diaudit. 5.3
Persyaratan Auditor 5.3.1 Auditor yang ditunjuk harus yang pelatihan audit yang memenuhi syarat. 5.3.2 Catatan pelatihan Manajemen Mutu.
auditor
harus
pernah memperoleh
dipelihara
oleh
Wakil
5.3.3 Sedapat mungkin auditor ditunjuk dari mereka yang mempunyai senioritas/pengalaman yang cukup untuk menjaga kewibawaan audit. 5.4
Persiapan dan Pelaksanaan Audit 5.4.1 Wakil Manajemen Mutu menetapkan tanggal yang disetujui bersama Auditee (yang akan diaudit). 5.4.2 Auditor harus menemui Kepala Bagian yang bersangkutan paling lambat 1 (satu) hari atau sesuai standar waktu yang ditentukan oleh Wakil Manajemen Mutu, sebelum waktu audit yang telah ditentukan. 5.4.3 Auditor menyiapkan check list audit yang diperlukan sesuai dengan bagian dan unsur-unsur yang akan diaudit sebagai pedoman pelaksanaan audit. 5.4.4 Hasil audit dilaporkan pada lembar Laporan Audit dan foto copy lembar tersebut diserahkan kepada Kepala Unit/Bagian yang diaudit, sedangkan lembar aslinya diserahkan kepada Wakil Manajemen Mutu sebagai arsip. 5.4.5 Apabila hasil audit ditemukan ketidak-sesuaian, maka Kepala Unit/Bagian yang bersangkutan harus menetapkan Koreksi dan tindakan koreksi serta batas waktu pelaksanaannya yang disetujui auditor. Baik auditee maupun auditor harus menandatangani hasil pengamatan audit pada Laporan Audit . 5.4.6 Wakil Manajemen Mutu harus melengkapi Log Status Audit dengan hasil-hasil audit untuk kemudian dipergunakan guna
Dilarang mengubah dan atau menggandakan dokumen ini tanpa persetujuan WMM dan Head of PUSKESMAS
PUSKESMAS
PROSEDUR MUTU AUDIT INTERNAL No. Dok.: POS-WMM-03
No. Rev.: 0
Tgl. Berlaku: 1/4/2012
Hal: 4 / 8
memantau perkembangan tindak-lanjutnya sampai persoalan audit dapat dinyatakan selesai oleh Manajemen. 5.4.7
5.5
Setelah batas waktu pelaksanaan koreksi yang ditetapkan lewat, maka Wakil Manajemen Mutu menugaskan auditor yang sama atau yang lain untuk melakukan verifikasi pada pelaksanaan tindakan koreksi.
Audit Tindak Lanjut 5.5.1 Bila tindakan koreksi ternyata belum dilakukan atau tidak efektif, maka audit tindak-lanjut harus dilakukan untuk memeriksa pelaksanaan tindakan koreksi yang diperlukan. 5.5.2 Pelaksanaan audit harus sesuai dengan butir 5.4 dokumen ini, tetapi audit harus dibatasi pada ketidak-sesuaian yang dijumpai sebelumnya. 5.5.3 Manajemen yang bersangkutan harus meninjau hasil audit tindak-lanjut. Bila memuaskan, persoalan audit dapat dinyatakan ditutup.
5.6
Tinjauan Sistem Audit Keefektifan sistem audit internal harus ditinjau paling sedikit sekali setahun. Wakil Manajemen Mutu harus bertanggung-jawab bagi tinjauan tersebut dan juga untuk mengadakan penyempurnaan pelaksanaan audit yang dapat dilakukan.
6.0
DOKUMENTASI -
Daftar Periksa (Check List) Audit Internal Program audit berkala Laporan audit Log Status Audit
