Presupuestos flexibles, variaciones en costos directos y control administrativo Presupuestos estáticos y variaciones Variación.- Es la diferencia entre los resultados reales y el desempeño esperado. Este último también se denomina desempeño presupuestado y es un punto de referencia para efectuar comparacio11nes. El uso de las variaciones
Las Variaciones ayudan a los gerentes en la implementación de sus estrategias haciendo posible la administración por excepción. Esta es la práctica de concentrar la atención de la gerencia en áreas que no están funcionando como se esperaba y la dedicación de menos tiempo a las áreas que realmente estén operando de acuerdo con las expectativas. Las variaciones permiten a los gerentes que centren sus esfuerzos en las áreas má s cruciales. Las variaciones también se usan en las evaluaciones del desempeño y para motivar a la gerencia. Asimismo, indican que la compañía debería considerar un cambio en su estrategia. El análisis de variaciones contribuye de muchas formas a hacer más efectivos los cinco pasos del proceso de toma de decisiones. Permite a los gerentes evaluar el desempeño actual, a la vez, toman acciones correctivas para asegurarse de que las decisiones se implementen correctamente y que se logren los resultados presupuestados. Además hacen que los gerentes realicen predicciones más informadas acerca del futuro y por consiguiente mejoran la calidad del proceso de toma de decisiones de cinco pasos. Presupuestos estáticos y sus variaciones. e l nivel de resultados planeado al inicio del periodo del presupuesto. Presupuesto estático o maestro.- Se basa en el El presupuesto maestro se denomina estático porque el presupuesto del periodo se desarrolla en torno a un solo nivel planeado (estático) Las variaciones del presupuesto estático es la diferencia entre el resultado real y la cantidad presupuestada correspondiente en el presupuesto estático. Una variación favorable, cuando se considera en forma aislada, tiene el efecto de aumentar la utilidad en operación u operativa en relación con el m onto presupuestado. Una variación desfavorable cuando se considera en forma aislada, tiene el efecto de disminuir la utilidad en operación en relación con el monto presupuestado. Presupuestos flexibles Un presupuesto flexible calcula los ingresos presupuestados y los costos presupuestados tomando como base la producción real en el periodo del presupuesto. El presupuesto flexible se prepara al final del periodo. La única diferencia entre el presupuesto estático y el presupuesto flexible es que el primero se elabora para resultados planeados, en tanto que el segundo se basa en la producción real. El presupuesto flexible se desarrolla siguiendo tres pasos: 1. Identificar la cantidad real de producción 2. Calcular el presupuesto flexible para los ingresos tomando como base el precio de venta presupuestado y la cantidad real de producción 3. Calcular el presupuesto flexible para los costos tomando como base el costo variable presupuestado por unidad producida, la cantidad real de producción y los costos fijos presupuestados.
Variaciones del presupuesto flexible y variaciones del volumen de ventas La variación del volumen de ventas es la diferencia entre una cantidad del presupuesto flexible y la cantidad correspondiente del presupuesto estático. La variación del presupuesto flexible es la diferencia entre un resultado real y la cantidad correspondiente del presupuesto flexible. Variaciones del volumen de ventas
Variación del vol. De ventas = cantidad del pre s. flexible – cantidad del pres. Estático La diferencia entre las cantidades del presupuesto estático y las cantidades del presupuesto flexible se denomina variación del volumen de ventas, porque surge únicamente de la diferencia entre la cantidad real vendida y la cantidad que se esperaba que se venda en el presupuesto estático. Las variaciones desfavorables del volumen de ventas pueden darse por lo siguiente: -
La demanda general no esta creciendo a la tasa anticipada Los competidores se estan llevando una participacion del mercado que era de la empresa La empresa no se adapto con rapidez a los cambios en las preferencias y g ustos de los consumidores Las metas de las ventas presupuestadas se establecieron sin realizar un analisis cuidadoso de las condiciones del mercado Se desarrollaron problmas de calidad que hizo que e l cliente pierda la preferencia a la empresa
La manera en que se responda a la variación desfavorable en el volumen de ventas estará influida por aquello que la gerencia considere la causa de la variación. La variación del volumen de ventas, refleja los efectos de un pronóstico inexacto para las unidades producidas vendidas. Estas variaciones del presupuesto flexible son una medida del desempeño operativo mejor que las variaciones de presupuesto estático porque comparan los ingresos reales con los ingresos presupuestados, y los costos reales con los costos presupuestados para la misma producción. Variaciones de los presupuestos flexibles
Variación del presupuesto flexible = Resultado real – cantidad del pres. Flexible La variación del presupuesto flexible para los ingresos se denomina variación del precio de venta porque surge únicamente de la diferencia entre e l precio de venta real y el precio de venta presupuestado. Variacion del precio de venta = (precio de venta real – precio de venta presupuestado)*unidades reales vendidas La existencia de cantidades de insumos mas altas y/o de mayores precios de insumos en relacion con los montos presiupuestados puede ser el resultado de que la empresa decidiera elaborar un mejor producto o de ineficiencias en las compras o manufactura. Siempre se debería pensar en el análisis de variaciones como aquel que brinda sugerencias para una investigación más profunda, en vez de concebirlo como una evidencia concluyente de un desempeño optimo o deficiente.
Variaciones en precio y variaciones en eficiencia para los insumos de los costos directos 1. Una variación en precio refleja la diferencia entre el precio real y el precio presupuestado de los insumos
2. Una variación en eficiencia refleja la diferencia entre la cantidad real y la cantidad presupuestada de los insumos La información que está disponible a partir de estas variaciones ayuda a los gerentes a entender mejor el desempeño pasado y a tomar acciones correctivas para implementar estrategias superiores en el futuro. Los gerentes tienen por lo general, mas control sobre las variaciones en eficiencia que sobre las variaciones en precio porque la cantidad de insumos usada se ve afectada básicamente por factores internos a la compañía, mientras que los cambios en los precios de los materiales o en las tasas salariales podrían quedar en su mayoría determinados por fuerzas de mercado externas a la compañía. Obtención de los precios y las cantidades presupuestas para los insumos Las 3 principales fuentes de información para precios y cantidades presupuestadas son: 1. Datos reales de los insumos provenientes de periodos anteriores.- Para buscar tendencias o patrones. Sirven como estándares de comparación para una mejora continua. Ventajas: están disponibles a un bajo costo y utilizan informacion real en ligar de hipotetica. Desventajas: datos del pasado suelen incluir ineficiencias. 2. Datos provenientes de otras compañías que tiene procesos similares.- Representan estándares de comparación competitivos de otras compañías. Lo malo, es que generalmente no están disponibles o quizá no sean comparables con la situación de otra c ompañía. 3. Estándares desarrollados.- Un estándar es un prec io, costo o cantidad cuidadosamente determinado y que se usa como un punto de referencia para juzgar el desempeño. Generalmente se expresan en unidades. Hay dos ventajas en el uso de medidas estándar: 1. Tienen como propósito excluir las ineficiencias pasadas y 2. Tienen la finalidad de tomar en cuenta los cambios que se espera que sucedan en el periodo del presupuesto. Un insumo estándar es una cantidad de insumo determinada con todo cuidado, que se requieren para obtener una unidad de producción. Un precio estándar es un precio cuidadosamente determinado que una compañía espera pagar por un insumo. Un costo estándar e s un costo de una unidad de producción. Costo estándar por unid prod = insumo estándar por unid prod x precio estándar por unid prod Datos para el cálculo de las variaciones en precio y de las variaciones en eficiencia Variación en precio
v. en precio = (precio real – precio presupuestado) x cantidad real del insumo Las variaciones en precio pueden surgir por: -
El gerente de comprar negocio los precios de los materiales directos con una mayor habilidad El gerente de compras cambio a un provedor con un precio mas bajo El gerente de compras ordeno mayores cantidades que las presupuestadas y obtuvo un descuento por volumen Los precios de los materiales directos disminuyeron Los precios de compra presupuestados de los materiales directo s se fijaron a un nivel demasiado alto El gerente de compras recibio precios favorables porque estaba dispuesto a aceptae terminos desfavorables
Variación en eficiencia
v. en eficiencia = (c. real de insumos – c presupuestada de insumos) x p. presup. Del insumo Una compañía es ineficiente si emplea una mayor cantidad de insumos que la cantidad presupuestada para su nivel real de producción y es e ficiente cuando suced lo contrario.
Las variaciones en eficiencia se pueden dar por: -
El gerente de personal contrato a trabajadores no calificados El programador de la produccion planeo deficientemente el t rabajo El departamento de mantenimiento no dio mantenimiento adecuado Los estandares de tiempo presupuestado se establecieron con demasiada rigidez
Otra forma alternativa de calcular las variaciones en precios y en eficiencia es la variación o diferencia que ocurre entre los costos reales incurridos (c. real de insumos x precio real ) y el presupuesto flexible (c, de insumos presup x precio presup) que sería la cantidad r eal de insumos x precio presupuestado. Asientos de diario usando costos estándar En los asientos de diario, las variaciones desfavorables son cargos y las favorables son abonos. Los asientos de diario, señalan otra ventaja del sistema de costeo estándar: los costos estándar simplifican el costeo de un producto. De manera alternativa, las variaciones se prorratean entre los costos de los bienes vendidos y diversas cuentas de inventarios. Implementación del costeo estándar El costeo estándar brinda información valiosa para la administración y el control de los materiales mano de obra y actividades relacionadas con la producción. El costeo estándar y la tecnología de la información
La tecnología de la información moderna fomenta el uso creciente de los sistemas de costeo estándar para el costeo y el control de los productos. La variación en la eficiencia de los materiales directos se calcula a medida que se termina la producción y para ellos se compara la cantidad estándar de los materiales directos que debería haberse usado con la requisición computarizada de materiales directos remitida por un operador del áre a de producción. Las variaciones en mano de obra se calculan a medida que los trabajadores ingresan a las terminales del departamento de producción y teclean sus números de empleado, los tiempo de inicio y terminación, y la cantidad de productos que ayudaron a elaborar. Aplicabilidad del costeo estándar
Las compañías que han implementado la administración de la calidad total y los sistemas de manufactura integrada por computadora (MIC), así como las firmas del sector servicios, han encontrado que el costeo estándar es una herramienta de utilidad. Las organizaciones que implementan los programas de la administración de la calidad total usan el costeo estándar para controlar los costos de los materiales. El uso de los Sistemas de Planeación de los Recursos Empresariales (PRE) ha facilitado que las empresas realicen un seguimiento de los costos estándar, costos promedio y costos reales para inventarios, y que hagan evaluaciones en tiempo real de la variaciones. Aplicaciones administrativas de las variaciones Las variaciones se utilizan para evaluar el desempeño después de que se implementan las decisiones, con la finalidad de activar el aprendizaje de la organización y re alizar mejoramientos continuos. Causas múltiples de las variaciones
Los gerentes no deben interpretar las variaciones en forma aislada entre sí. Las causas de las variaciones Las causas de las variaciones existentes en una parte de la cadena de valor pueden ser el resultado de decisiones que se hayan tomado en otra parte de la cadena de valor. Las posibles causas operativas de dichas variaciones a lo largo de la cadena de valor de la compañía son las siguientes: 1. Un diseño deficiente para los productos o los proce sos 2. Una ejecución deficiente sobre la línea de producción debido a trabajadores con una capacitación insuficiente o a la presencia de máquinas defectuosas 3. Una asignación inadecuada de la mano de obra de las maquinas a trabajos específicos 4. Una congestión ocasionada por la programación de un alto número de órdenes urgentes de los representantes de ventas 5. Los proveedores no fabrican los materiales con una alta c alidad uniforme. Cuándo hay que investigar las variaciones Una variación dentro de un rango aceptable se considera un “acontecimiento bajo control” y no requiere investigación.
Con frecuencia, los gerentes investigan las variaciones con base en juicios subjetivos o en reglas empíricas. Sin embargo, el análisis de variaciones está sujeto a la misma prueba costo-beneficio. Medición del desempeño usando las variaciones
Se evalúan dos atributos del desempeño: 1. Efectividad: El grado en que se cumple un objetivo o una meta predeterminados 2. Eficiencias: La cantidad relativa de insumos que se usan para lograr cier to nivel de producción. Los gerentes no deberían interpretar automáticamente una variación favorable como buenas noticias, sino que deben evaluar las consecuencias tanto a corto como a largo plazo. Aprendizaje de la organización La meta del análisis de variaciones es que los gerentes entiendan el motivo por el cual surgen las variaciones que aprendan y que mejoren el desempeño futuro. Deben ayudar a la compañía a aprender a partir de lo que sucedió y como lograr un desempeño mejor en el futuro. Los gerentes tienen que encontrar un equilibrio sutil entre ambos usos de las variaciones que hemos expuesto: la evaluación del desempeño y el aprendizaje de la organización. El análisis de variaciones es de utilidad para las evaluaciones del desempeño; no obstante, un énfasis exagerado sobre la evaluación del desempeño y la satisfacción de las metas individuales de las variaciones socavaría el aprendizaje y la mejora continua, ya que el logro de un estándar se convierte en un fin en sí mismo. En consecuencia, los gerentes buscarán metas fáciles de alcanzar, en vez de buscar metas que sean desafiantes y que requieran c reatividad. Mejora continua
Los gerentes también utilizan el análisis de variaciones para crear un ciclo virtuoso de mejoramiento continuo identificando en forma repetida las causas de las variaciones, iniciando las acciones correctivas y evaluando los resultados de las acciones. Las oportunidades para la mejora son, con frecuencia, más fáciles de identificar cuando los productos se elaboran por primera vez. Medidas financieras y no financieras del desempeño Casi todas las compañías usan una combinación de medias financieras y no financieras del desempeño para la planeación y el control, en lugar de basarse en forma exclusiva en algún tipo de me dida.
Para controlar un proceso de producción, los supervisores no pueden esperar hasta que se les entregue un informe contable con las variaciones reportadas en dólares. En cambio, en tales situaciones con frecuencia se usan medidas oportunas de desempeño no financiero para fines de control. Los trabajadores de producción encuentran que estas medidas no financieras son fáciles de entender. Al mismo tiempo, los gerentes de producción también usarán medidas financieras para evaluar la eficiencia general en costos y ayudarán a orientar las decisiones acerca de , por ejemplo, cambiar la mezcla de insumos que se usa en la manufactura de un producto. Las medidas financieras a menudo resultan fundamentales en una compañía porque indican el efecto económico de diversas actividades físicas. Este conocimiento perite a los gerentes buscar decisiones de equilibrio - aumentar los costos de una actividad física para reducir los costos de otra medida física. Fijación de estándares de comparación y análisis de variaciones
La fijación de estándares de comparación (benchmarking) es el proceso continuo de comparar los niveles de desempeño en la elaboración de productos y servicios, así como de ejecutar actividades contra los mejores niveles de desempeño en las compañías rivales o en las organizaciones que tienen procesos similares. Las compañías desarrollan estándares de comparación y calculan las variaciones sobre las partidas que sean más importantes para su negocio. El uso de estándares de comparación no está exento de problemas. El hecho de encontrar los estándares de comparación adecuados es una cuestión relevante para la implementación de los puntos de referencia. Se pueden comprar datos a empresas de consultoría. Otro problema consiste en asegurarse de que las cifras de los estándares de comparación sean comparables. Los contadores administrativos son más valiosos para los gerentes cuando usan datos de estándares de comparación con la finalidad de ofrecer certezas en relación con la razón por la cual los costos o los ingresos difieren entre compañías, o dentro de las plantas en una misma organización, a diferencia del hecho de reportar simplemente la magnitud de tales diferencias. * Apendice Variaciones en la participacion de mercado y el tamano de mercado La variacion en el volumen de ventas depende de la demanda general y de la participacion de mercado de la empresa La variacion en la participacion de mercado es la diferencia en el margen de contribucion presupuestado para el tamano real del mercado en unidades, , la cual es causada porque el tamano real del mercado es diferente del tamano presupuestado del mercado. Var en la particip de mercado = tamano real del mercado*(particip real – particip presupuestada)*MgC presup La variacion en el tamano de mercado es la diferencia entre el margen de contribucion presupuestado y la participacion de mercado presupuestada, la cual es causada porque el tamano real del mercado es diferente del tamano presupuestado del mercado. Alguna companias ponen mas enfasis en la variacion de la participacion de mercado que en la variacion del tamano del mercado porque consideran que que la variacion en el tamano del mercado esta influida por factores que afectan a toda la economia, factores que escapan de sus manos.
