UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TEMA:
“AUDITORIA
DE GESTIÓN A LOS PROCEDIMIENTOS DE
CONTROL DE PLAGAS EN EMPRESAS ALIMENTICIAS APLICADOS POR FUMIECO CONTROL CIA. LTDA.”
TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA, CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA
AUTORA: Mónica Patricia Mora Parra DIRECTOR Dr. Byron Arboleda, Msc
QUITO DM., JUNIO 2012
DEDICATORIA
Este trabajo lo quiero dedicar a mi hija quien ha sido mi mayor fuerza para poder concluirlo, sin su apoyo y comprensión no hubiese sido posible cumplir con este objetivo. También a todas y cada una de las personas, que con su ayuda me apoyaron para que este sueño se haga realidad.
ii
AGRADECIMIENTO AGRADECIMIENTO Agradezco a Dios y a la vida por permitirme iniciar y culminar este proyecto de investigación que para mí es muy importante, además ha sido una oportunidad para cambiar mi forma de pensar y no darme por vencida sino para fijarme metas y saber que soy capaz de cumplirlas. También quiero agradecer a la Universidad Central del Ecuador en especial a la Facultad de Ciencias Administrativas, Administrativas, que por medio medio del Dr. Byron Arboleda y de sus conocimientos, ha sabido orientarme durante la realización y culminación de la presente tesis. Le doy las gracias a mi hija, padres, hermanos, sobrinos y familia en general por su comprensión y apoyo en cada momento de mi vida, ya que han sido un aliciente para salir adelante, su apoyo fue primordial porque me ayudaron a culminar mi carrera, sin ellos no lo l o hubiese podido alcanzar esta meta. A mis amigos y compañeros, quienes siempre han estado conmigo en los momentos de alegría y tristeza, apoyándome siempre y sin permitirme flaquear.
Gracias a ustedes
iii
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL
Yo, Mónica Patricia Mora Parra, en calidad de autor del trabajo de investigación o tesis realizada sobre
“AUDITORIA DE GESTION A LOS PROCEDIMIENTOS DE
CONTROL DE PLAGAS EN EMPRESAS ALIMENTICIAS APLICADOS POR FUMIECO CONTROL CIA. LTDA.”,
por la presente autorizo a la UNIVERSIDAD
CENTRAL DEL ECUADOR, hacer uso de todos los contenidos que me pertenecen o de parte de los que contienen esta obra, con fines estrictamente académicos o de investigación. Los derechos que como autor me corresponden, con excepción de la presente autorización, seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6, 8; 19 y demás pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su Reglamento.
Quito, a 02 de Julio de 2012
__________________________ FIRMA C.C. 1712246238
[email protected]
iv
ÍNDICE DE CONTENIDOS “AUDITORIA DE GESTION A LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE PLAGAS
EN EMPRESAS ALIMENTICIAS APLICADOS POR FUMIECO CONTROL CIA. LTDA.”
1. 1.1. 1.1.1 1.2
Introducción
1
CAPITULO I ASPECTOS GENERALES Antecedentes de la empresa Fumieco Control Cía. Ltda. Reseña histórica de la empresa
3 3 4
1.5 1.6 1.6.1 1.7
Identificación de la empresa Identificación de la misión, visión y objetivos de Fumieco Misión Visión Objetivos Estructura orgánica y funcional Estructura organizacional Estructura funcional F.O.D.A (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) Matriz FODA de Fumieco Control Análisis FODA Entorno empresarial de Fumieco Control
10 12 17 17
2. 2.1. 2.1.1 2.1.2 2.2 2.2.1 2.2.2 2.3 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 2.3.5 2.3.5.1 2.4
CAPITULO II MARCO TEORICO Concepto e importancia de Auditoría Concepto Importancia Tipos de auditoria Auditoría interna Auditoría externa Clases de auditoria Auditoría financiera Auditoría administrativa Auditoria operativa: Auditoria gubernamental Auditoría de gestión Otros conceptos de Auditoría de Gestión Qué es la gestión
19 19 19 19 19 19 20 20 20 20 20 21 21 21 22
1.3 1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.4 1.4.1 1.4.2
v
5 5 5 5 5 6 6 7
2.5 2.6 2.6.1 2.6.2 2.7 2.8 2.8.1 2.8.2 2.8.3 2.9 2.9.1 2.9.2 2.9.2.1 2.9.2.2 2.10 2.10.1 2.10.2 2.10.3 2.10.4 2.10.5 2.11 2.11.1 2.11.2 2.11.3 2.12 2.12.1 2.12.2 2.12.3 2.12.4
Características de la Auditoría de Gestión Alcance y objetivos de la Auditoría de Gestión Alcance Aspectos principales que conforman una entidad Objetivos de la auditoría de gestión Control interno en la Auditoría de Gestión Informes coso I y coso II Marco integrado de control interno para latino america (MICIL) Control de los recursos y los riesgos – Ecuador (CORRE) Técnicas de auditoría Papeles de trabajo Custodia y archivos Archivo permanente Archivo corriente Fases de la auditoría de gestión Conocimiento preliminar Planificación Ejecución Comunicación de resultados Seguimiento y mejoras NIAS (normas internacionales de aseguramiento) Concepto Alcance Descripción de NIAS Indicadores de gestión Definición de los indicadores de gestión Criterios para establecer indicadores de gestión Características de los indicadores de gestión Uso de indicadores en auditoría de gestión
23 23 23 24 26 26 26 29 31 32 33 33 33 33 34 34 34 35 36 36 36 36 37 40 55 55 56 56 57
3 3.1. 3.1.1 3.1.2 3.2 3.2.1. 3.2.1.1 3.2.1.2 3.2.1.3 3.2.1.4 3.2.2. 3.2.2.1 3.2.2.2 3.2.2.3 3.2.2.4
CAPITULO III Procesos y Procedimientos Servicios prestados Desratización Desinsectación: Procedimientos Procedimiento equipos de protección personal Objetivo Alcance Responsabilidades Descripción de la actividad Procedimiento interno de control de plagas Objetivo Alcance Términos básicos de conceptualización Tratamientos
58 58 58 59 61 61 61 61 61 62 62 62 62 62 63
vi
3.2.2.5 Tipos de control de roedores 3.2.2.6 Desarrollo de la actividad 3.2.2.7 Criterios de evaluación 3.2.2.8 Frecuencia de los trabajos 3.2.2.9 Vigilancia y verificación 3.2.2.10 Responsabilidades 3.2.2.11 Acciones correctivas y preventivas 3.2.3 MIP (manejo integrado de plagas) 3.3 Productos 3.4 Impacto de Químicos en el Medio Ambiente
63 64 65 65 65 66 66 67 75 75
CAPITULO IV 4 4.1 4.1.1 4.1.1.1 4.1.1.2 4.1.1.3 4.1.2 4.2 4.2.1 4.2.2 4.3 4.3.1 4.4
CASO PRÁCTICO Fase I Conocimiento PRELIMINAR Visita y observación de la entidad Diagnóstico preliminar Análisis de la información Evaluación del control interno Evaluación preliminar del Sistema de Control Interno Fase II planificación Evaluación del control interno por componentes Memorando de Planificación Fase III Ejecución Programas de trabajo Informe
77 82 82 84 84 85 92 92 105 111 111 130
5.1 5.2
CAPITULO V Conclusiones Recomendaciones
144 144
BIBLIOGRAFIA
145
ÍNDICE DE ANEXOS Registro Oficial No. 3253 de la república del Ecuador Normas AIB
vii
146 146
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla No. 001
Datos de Identificación
4
Tabla No. 002
Factores demográficos
12
Tabla No. 003
Factores económicos
12
Tabla No. 004
Factores Sociales
13
Tabla No. 005
Factores Políticos
13
Tabla No. 006
Factores Culturales
13
Tabla No. 007
Factores Jurídicos
14
Tabla No. 008
Factores Tecnológicos
14
Tabla No. 009
Capacidad Finaciera
14
Tabla No. 010
Capacidad Tecnológica
15
Tabla No. 011
Capacidad talento Humano
15
Tabla No. 012
Capacidad directiva
15
Tabla No. 013
Capacidad competitiva
16
Tabla No. 014
Análisis FODA
17
Tabla No. 015
Proceso de desratización
58
Tabla No. 016
Proceso de desinsectación
59
Tabla No. 017
Procedimiento de desratización
71
Tabla No. 018
Procedimiento de desinsectación
73
Tabla No. 019
Productos
74
ÍNDICE DE GRÁFICOS Gráfico No. 001 Gráfico No. 002 Gráfico No. 003 Gráfico No. 004
Organigrama Estructural Informe COSO I y II Procedimiento gráfico Desratización Procedimiento gráfico Desinsectación
viii
6 28 140 142
RESUMEN EJECUTIVO TEMA: “AUDITORIA
DE GESTIÓN A LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE
PLAGAS EN EMPRESAS ALIMENTICIAS APLICADOS POR FUMIECO CONTROL CIA. LTDA.” TOPIC: "MANAGEMENT AUDIT PROCEDURES TO PEST CONTROL IN FOOD COMPANIES APPLIED FOR CONTROL FUMIECO CIA. LTDA. "
RESUMEN: Esta investigación tiene la finalidad de evaluar la gestión del control de plagas especialmente los procesos de desinsectación y desratización ejecutados por Fumieco Control Cía. Ltda. en empresas alimenticias, el análisis se realizó con la evaluación de la información obtenida mediante cuestionarios de control interno y a través de indicadores los mismos que se encuentran establecidos bajo los lineamientos vigentes para la realizar Auditorías de Gestión y el total apego a la normativa AIB (Normas Consolidadas para Inspección) observada para este tipo de procesos, a fin de valorar el nivel de eficiencia y eficacia del servicio. El objetivo principal es el cumplimiento del servicio en los procesos ofertados y la satisfacción de los clientes.
PALABRAS CLAVES
MANEJO INTEGRADO DE PLAGAS
DESRATIZACIÓN Y DISINSECTACIÓN
MONITOREO
INSPECCION
ACCIONES CORRECTIVAS
HOJAS DE SEGURIDAD
ix
ABSTRACT This research aims to evaluate the pest control management processes especially insect and rodent control Fumieco executed by Cia. Ltd. in food companies, the analysis was performed with the evaluation of information obtained through questionnaires and internal control through the same indicators that are established under the current guidelines for the conduct of management audits and total adherence to the rules AIB (Consolidated Standards for Inspection) observed for these processes in order to assess the level of efficiency and effectiveness of the service. The main objective is the fulfillment of the service offered processes and customer satisfaction.
x
INTRODUCCIÓN Fumieco Control es una empresa del sector privado, que ofrece el servicio de Control de Plagas particularmente empresas alimenticias, bajo la aplicabilidad de la normatividad y leyes vigentes en nuestro país, donde se puede observar claramente que las empresas alimenticias se encuentran obligadas a realizar este tipo de control. Fumieco está obligada a cumplir el proceso de desinsectación y desratización con calidad, ya que el trabajo es minucioso y bastante técnico. La Auditoría de Gestión determina la medida en que se está logrando los objetivos previstos, además permite establecer si la eficiencia y eficacia del servicio evaluados mediante indicadores. Este trabajo está orientado a evaluar los procesos de desinsectación y desratización del control de plagas entregado por Fumieco, mediante la aplicación de indicadores se evalúa el cumplimiento de los objetivos que tiene la Dirección Técnico operativa de la empresa. Para el desarrollo de esta investigación fue necesario es análisis de cinco capítulos, que se detallan a continuación: El Capítulo I, GENERALIDADES: comprende una reseña histórica y aspectos relevantes de la empresa a la empresa y su entorno. El Capítulo II, MARCO TEORICO: los fundamentos teóricos existentes en este capítulo son de vital importancia para el desarrollo de la presente investigación, en una Auditoria de Gestión es primordial conocer las fases, técnicas, herramientas y parámetros para la ejecución de la misma, ya que son una guía para cumplir con el objetivo trazado.
1
Capítulo III, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS: son las bases de conocimiento que permiten analizar los puntos relevantes dentro del procedimiento de Control de Plagas y sus procesos de desratización y desinsectación. Capítulo IV, CASO PRÁCTICO: es el desarrollo de la Auditoría de Gestión, donde se evaluará la eficacia y eficiencia en el control de plagas, mediante la información obtenida en los cuestionarios de control interno, papeles de trabajo, hojas de hallazgos y la medición de la gestión a través de indicadores, esto permitirá obtener el resultado del análisis minucioso durante la investigación y con la emisión del informe se entrega las respectivas conclusiones y recomendaciones. Capítulo V, CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES: después del análisis meticuloso realizado en el capítulo IV, se emiten las conclusiones y recomendaciones que van direccionadas al mejoramiento de la empresa y al cumplimiento de los objetivos trazados.
2
CAPITULO I
1.
ASPECTOS GENERALES
1.1. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA FUMIECO CONTROL CÍA. LTDA. Fumieco Control Cía. Ltda., es una empresa que nace con la necesidad de combatir la actividad de cualquier tipo de plaga urbana, en la actualidad la mayoría de clientes son empresas alimenticias que se ven afectadas por esta problemática, razón principal para ofertar el MANEJO INTEGRAL DE PLAGAS (MIP), ya que el que el ser humano tiende a combatir las plagas por salud y bienestar en general, por medio del conocimiento del hombre se ha podido saber más sobre la anatomía de la plaga, clasificación,
crecimiento, desarrollo, biología y comportamiento, para
implementar métodos y/o procedimientos contra las plagas. La empresa se desenvuelve en un mercado altamente competitivo por lo que es importante sentar bases de desarrollo en cuanto al profesionalismo e innovación constante basados en honestidad, conocimiento, responsabilidad. Su Gerente General y Representante Legal el Sr.
Roberto Ríos es el mentalizador de tan
importante proyecto. El Manejo Integral de plagas: es una estrategia que usa una gran variedad de métodos complementarios: físicos, mecánicos, químicos, biológicos, genéticos, legales y culturales para el control de plagas. Estos métodos se aplican en tres etapas: prevención, observación y aplicación. Es un método ecológico que aspira a reducir o eliminar el uso de pesticidas y de minimizar el impacto al medio ambiente. 1 En cualquier sistema de manejo de plagas los objetivos deberán estar acompañados del más bajo costo posible, con un mínimo riesgo o daño al hombre y a los componentes de su medio ambiente.
1
http://es.wikipedia.org/wiki/Manejo_integrado_de_plagas
3
1.1.1 Reseña histórica de la empresa
En la ciudad de Quito a los 03 días del mes de febrero de 2006, se creó la empresa Fumieco Control Cía. Ltda., ésta es una empresa familiar que fue creada por los señores Roberto Ríos Sevilla, Frans Ríos Sevilla y Hernán Ríos Sánchez quienes poseen el 80%, 10% y 10% respectivamente del total de las acciones, su capital inicial fue de $400,00 (Cuatrocientos dólares con 00/100) de los Estados Unidos de América. El objetivo principal es prestar servicios de control de plagas, asesoría sanitaria y saneamiento como desratizaciones, desinsectaciones desinfecciones a escala industrial.
1.2 IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA TABLA NO. 001 DATOS DE IDENTIFICACIÓN
DATOS DE IDENTIFICACION RAZON SOCIAL:
Fumieco Control Cía. Ltda.
DIRECCION:
Av. General Rumiñahui N7-63 y 18 de Mayo
CIUDAD:
Quito
CANTÓN:
Conocoto
TELEFONO:
2347-244
RUC:
´1792040434001
CONTACTO:
Mónica Mora
ACTIVIDADES:
Servicio de Control de Plagas y Asesoría Sanitaria
CORREO ELECTRONICO
[email protected]
PAGINA WEB:
www.controldeplagasfumieco.com
Elaborado: Mónica Mora
4
1.3 IDENTIFICACION DE LA MISION, VISION Y OBJETIVOS DE FUMIECO
1.3.1 Misión Lograr la fidelidad y satisfacción total de los clientes a través de la solución dinámica y profesional de sus problemas y necesidades. Concienciar a los clientes en temas relacionados con: MIP (Manejo Integral de Plagas), Asesoría Sanitaria y respeto del medio ambiente 2
1.3.2 Visión Ser reconocidos a nivel nacional como una de las mejores empresas en el manejo de control de plagas y asesoría sanitaria, enfocándose a solucionar los problemas de clientes de una manera competente, organizada, segura y confiable con una alta calidad en los productos y servicios prestados. 3
1.3.3 Objetivos
Ser líderes dentro en el mercado
Ser la mejor opción para los clientes en el control de plagas
Enfocarse en las necesidades de nuestros clientes
Contribuir al desarrollo social
Generar fuentes de trabajo
Fomentar el respeto y desarrollo de las personas buscando ampliar los conocimientos y capacidades de los empleados, siendo la parte más importante de la empresa 4
2
www.controldeplagasfumieco.com www.controldeplagasfumieco.com 4 www.controldeplagasfumieco.com 3
5
1.4 ECTRUCTURA ORGANICA Y FUNCIONAL 1.4.1 Estructura Organizacional GRÁFICO NO. 001 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL FUMIECO CONTROL CIA. LTDA. 2011
DIRECTORIO Roberto Ríos Franz Ríos Hernán Ríos REPRESENTANTE LEGAL Roberto Ríos
ADIMINISTRACION Y CONTABILIDAD
TESORERIA
VENTAS Y SUPERVICION
DEPARTAMENTO TECNICO OPERATIVO
DEPARTAMENTO TECNICO
Elaborado: Mónica Mora
6
1.4.2 Estructura Funcional Este tipo de diagrama sirve para detallar las funciones de cada individuo en la empresa.
Representante Legal: sus objetivos principales son administrar, dirigir y orientar el entorno organizacional en cada una de las áreas de la empresa con la finalidad de cumplir con el logro de metas propuestas.
Funciones: a) Representa legal, judicial y extrajudicialmente a la empresa. b) Convoca a los socios y empleados a reuniones. c) Fijar precios de venta de servicios. d) Establecer posibles descuentos a los clientes. e) Contratar y remover a empleados de la empresa, así como determinar cada una de sus funciones, remuneraciones. f) Velar por el cumplimiento y correcto manejo contable en base a normas y políticas vigentes. g) Custodiar las actas de deliberaciones entre socios. h) Cumplir y hacer cumplir las resoluciones de los socios. i) Autorizar la compra de muebles, equipos o materiales para la empresa. j) Presentar a los socios los balances anuales, estados financieros y económicos a fin del periodo. k) Cumplir con las obligaciones tributarias y patronales como pagos mensuales de impuestos (SRI), planillas mensuales de aportación (IESS), pagos de décimos, utilidades, etc. (MIN. LABORALES)
7
l) Presentar informe de gestiones realizadas durante el año. m) Cumplir con los pagos a empleados n) Autorizar el pago a proveedores de servicios o bienes en general.
Administración y Contabilidad: su objetivo es direccionar tanto las áreas administrativas y contables en cada uno de sus campos.
Funciones: a) Planificar, organizar y dirigir la marcha de la empresa. b) Determinar estrategias en la empresa, para el cumplimiento de objetivos. c) Determinar el uso de materiales y suministros. d) Proporcionar al personal los tickets para el combustible de los vehículos de la empresa. e) Llevar el control del uso y mantenimiento de vehículos. f) Actualizar carpetas de información de los clientes. g) Enviar informes de condiciones actuales de las empresas (clientes) h) Enviar al personal a capacitaciones i) Realizar asientos contables j) Responsable de realizar balances anuales k) Custodiar el manejo de las cuentas bancarias l) Realizar impuestos SRI m) Realizar planillas y pagos del IESS
8
Tesorería: custodiar el dinero de la empresa tanto en ingresos como egresos. Funciones: a) Verifica que los datos de la factura sean correctos. b) Realizar el comprobante de retención respectivo. c) Cumplir con el tiempo establecido de crédito. d) Realizar el comprobante de egreso, para posterior e) Efectuar el pago.
Departamento Técnico Operativo: Su objetivo, ejecutar el servicio de control de plagas en clientes (empresas alimenticias).
Funciones: a) Realizar visita a los clientes b) Ejecutar la inspección previa al monitoreo de plagas c) Solicitar información de condiciones actuales en la empresa d) Identificar las plagas existentes e) Realizar el saneamiento respectivo f) Obstruir la entrada y dificultar la guarida de las plagas g) Realizar y entregar el informe Técnico con las novedades encontradas. h) Dar atención a los clientes, cuando éstos requieran servicios adicionales.
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Ventas y Supervisión: Su objetivo ofrecer el servicio de control de plagas a empresas alimenticias, el mismo que cumple con lineamientos vigentes.
Funciones: a) Solicitar cita a los clientes. b) Realizar un cronograma de visitas semanales. c) Ofertar el servicio d) Enviar cotización e) Realizar seguimiento a los clientes de las cotizaciones enviadas
Facturación: Entregar el documento que acredita el servicio entregado para su posterior pago.
Funciones: a) Confirmar el datos del cliente b) Calcular valores y detallar el servicio a facturar c) Detallar el tiempo de crédito d) Solicitar los cobros.
1.5 F.O.D.A (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) El Análisis FODA, es una metodología de estudio de la situación competitiva de una empresa en su mercado (situación externa) y de las características internas de la misma (situación interna), a efectos de determinar sus Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas. La situación interna se compone de dos
10
factores controlables: fortalezas y debilidades, mientras que la situación externa se compone de dos factores no controlables: oportunidades y amenazas. El FODA es la herramienta estratégica por excelencia más utilizada para conocer la situación real en que se encuentra la organización. El objetivo del análisis FODA es determinar las ventajas competitivas de la empresa bajo análisis y la estrategia genérica a emplear por la misma que más le convenga en función de sus características propias y de las del mercado en que se mueve.
ANÁLISIS EXTERNO
Oportunidades
Las oportunidades son aquellos factores, positivos, que se generan en el entorno y que, una vez identificados, pueden ser aprovechados.
Amenazas
Las amenazas son situaciones negativas, externas al programa o proyecto, que pueden atentar contra éste, por lo que llegado al caso, puede ser necesario diseñar una estrategia adecuada para poder sortearlas.
ANÁLISIS INTERNO
Fortalezas
Las Fortalezas son todos aquellos elementos internos y positivos que diferencian al programa o proyecto de otros de igual clase.
Debilidades
Las Debilidades se refieren, por el contrario, a todos aquellos elementos, recursos, habilidades y actitudes que la empresa ya tiene y que constituyen barreras para lograr la buena marcha de la organización. También se pueden clasificar: Aspectos 11
del Servicio que se brinda, Aspectos Financieros, Aspectos de Mercado, Aspectos Organizacionales, Aspectos de Control.
1.6 MATRIZ FODA DE FUMIECO CONTROL TABLA No. 002 FACTORES DEMOGRAFICOS Factores
OPORTUNIDADES
Demográficos
ALTO
MEDIO
BAJO
AMENAZAS ALTO
MEDIO
IMPACTO BAJO
ALTO MEDIO BAJO
CLIMA
Elaborado: Mónica Mora
TABLA No. 003 FACTORES ECONOMICOS Factores
OPORTUNIDADES
Económicos
AMENAZAS
IMPACTO
ALTO MEDIO BAJO ALTO MEDIO BAJO ALTO MEDIO BAJO INCREMENTO DE MERCADO INCUMPLIMIENTO DE PAGOS POR LOS CLIENTES Elaborado: Mónica Mora
12
TABLA No. 004 FACTORES SOCIALES Factores
OPORTUNIDADES
Sociales
ALTO FALTA
MEDIO
AMENAZAS
BAJO
ALTO
MEDIO
IMPACTO BAJO
ALTO MEDIO BAJO
DE
HIGIENE COMPETENCIA DESLEAL
Elaborado: Mónica Mora
TABLA No. 005 FACTORES POLITICOS Factores
OPORTUNIDADES
Políticos
ALTO
MEDIO
AMENAZAS
BAJO
ALTO MEDIO
IMPACTO
BAJO
ALTO
MEDIO BAJO
INCREMENTO IMPUESTOS
Elaborado: Mónica Mora
TABLA No. 006 FACTORES CULTURALES Factores
OPORTUNIDADES
Culturales
ALTO
MEDIO
AMENAZAS
BAJO
DESCONOCIMIENTO DEL PROCESO DE CONTROL
DE
PLAGAS
Elaborado: Mónica Mora
13
ALTO
MEDIO
BAJO
IMPACTO ALTO
MEDIO
BAJO
TABLA No. 007 FACTORES JURIDICOS Factores
OPORTUNIDADES
Jurídicos
ALTO
MEDIO
BAJO
AMENAZAS ALTO
MEDIO
BAJO
IMPACTO ALTO
MEDIO
BAJO
CUMPLIEMIENTO DE NORMATIVAS
Elaborado: Mónica Mora
TABLA No. 008 FACTORES TECNOLOGICOS Factores
OPORTUNIDADES
Tecnológicos
ALTO
MEDIO
BAJO
AMENAZAS ALTO
MEDIO
IMPACTO BAJO
ALTO MEDIO BAJO
CAPACITACION MANEJO
DE
EQUIPOS
Elaborado: Mónica Mora
TABLA No. 009 CAPACIDAD FINANCIERA Capacidad
DEBILIDAD
Financiera
ALTO
MEDIO
FORTALEZA BAJO
ALTO
LIQUIDEZ
Elaborado: Mónica Mora
14
MEDIO
IMPACTO BAJO
ALTO MEDIO BAJO
TABLA No. 010 CAPACIDAD TECNOLOGICA Capacidad
DEBILIDAD
Tecnológica
ALTO COMPRA
DE
EQUIPOS
Y
MEDIO
FORTALEZA BAJO
ALTO
MEDIO
IMPACTO BAJO
ALTO MEDIO BAJO
PRODUCTOS
Elaborado: Mónica Mora
TABLA No. 011 CAPACIDAD TALENTO HUMANO Capacidad
DEBILIDAD
Talento
FORTALEZA
IMPACTO
Humano
ALTO
MEDIO
BAJO
ALTO
MEDIO
BAJO
ALTO
MEDIO
BAJO
PERSONAL CALIFICADO INCUMPLIMIENTO DE
SOCIOS
ESTRATEGICOS
Elaborado: Mónica Mora
TABLA No. 012 CAPACIDAD DIRECTIVA Capacidad
DEBILIDAD
Directiva
ALTO
MEDIO
BAJO
FORTALEZA ALTO
ADMINISTRACION OPTIMA MANEJO
DE
INVENTARIOS Elaborado: Mónica Mora
15
MEDIO
BAJO
IMPACTO ALTO
MEDIO
BAJO
TABLA No. 013 CAPACIDAD COMPETITIVA Capacidad
DEBILIDAD
Competitiva
ALTO
MEDIO M EDIO
BAJO
ALTO
CALIDAD SERVICIO COSTOS SERVICIO PRODUCTOS DE CALIDAD
Elaborado: Mónica Mora
16
FORTALEZA
IMPACTO
MEDIO
ALTO MEDIO BAJO
BAJO
1.6.1 Análisis FODA TABLA No. 014 ANALISIS FODA FUMIECO
Externo Amenazas
Oportunidades
Cambios climáticos
Incremento de mercado
Falta de higiene
Cumplimiento de normativas
Competencia desleal
Capacitación manejo de equipos
Incremento de impuestos impuestos
Desconocimiento del proceso proceso de control de plagas.
Interno
Debilidades
Fortalezas
Incumplimiento
de
socios
estratégicos
Costos elevados
Manejo
Incremento de clientes
Liquidez
inadecuado inadecuado
de
inventarios de materia prima
Compra de equipos de última tecnología
Personal capacitado
Administración óptima
Calidad del servicio
Uso de productos de calidad
Elaborado: Mónica Mora
1.7 ENTORNO EMPRESARIAL DE FUMIECO CONTROL El control de plagas es un servicio que se debe regir a muchas normas vigentes establecidas para empresas alimenticias, las mismas que van direccionadas a la inocuidad del producto el mismo que es para el consumo del ser humano. Por tanto Fumieco se desenvuelve desenvuelve en un campo altamente altamente competitivo, competitivo, además que en la actualidad se ve obligado a cumplir con las disposiciones emitidas por los organismos de control del estado como Ministerio de Ambiente (Licencias
17
Ambientales), Ministerio de Relaciones Laborales (Plan Mínimo de Riesgos Laborales), Defensoría del Pueblo (Defensa del Consumidor); cada ente vela por la integridad de los empleados, productos, medio ambiente, consumidores en general. Fumieco se enfrenta a la competencia desleal, sin embargo esto no ha sido impedimento para cumplir con la misión de la empresa, sino se han trazado metas que les permitan ser mejorares cada día, con la utilización de productos idóneos, precios accesibles, personal calificado. El Ecuador es un país que no tiene una cultura en cuanto a procesos estandarizados para servicios, por lo que el control de plagas nace de la necesidad misma de las empresas y de la imitación de este proceso pr oceso en otros países.
18
CAPÍTULO II 2. MARCO TEÓRICO 2.1. CONCEPTO E IMPORTANCIA DE AUDITORÍA 2.1.1 Concepto: Es un examen profesional, objetivo e independiente de las actividades financieras y/o administrativas que mediante un proceso sistemático permite evaluar objetivamente las evidencias existentes con la finalidad de determinar el grado de responsabilidad, así como emitir las respectivas conclusiones y recomendaciones tendientes a promover la economía, eficiencia y eficacia de la gestión empresarial, sin perjuicio de verificar el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables a través de la entrega de informe final en el que se comunica los resultados a las partes interesadas, las auditorías se realizan tanto en empresas del sector privado como en instituciones del sector público.
2.1.2 Importancia: Las auditorías son muy importantes ya que permiten medir el grado de confiabilidad de los datos económicos registrados y la razonabilidad de los mismos, además evalúa el grado de eficiencia y eficacia de cada una de las actividades administrativas que se desarrollan en las empresas. Los resultados de las auditorías permiten identificar y corregir posibles ineficiencias o errores que se estén cometiendo internamente.
2.2 TIPOS DE AUDITORÍA 2.2.1 Auditoría interna: Es un examen sistemático, minucioso e independiente que tiene lugar dentro de la empresa o institución y que está encaminada a la revisión de operaciones contables, administrativas o de otra naturaleza. Este tipo de trabajo es realizado por personal que se encuentra en relación de dependencia dentro de una empresa, el auditor deberá utilizar técnicas determinadas y los objetivos principales son: examinar y evaluar la adecuada
19
aplicación de los sistemas de control interno, que permitirá velar por la conservación de la integridad del patrimonio de una entidad y la eficiencia de su gestión económica, proponiendo a la dirección las acciones correctivas pertinentes, estos informes no tienen trascendencia a los terceros.
2.2.2 Auditoría externa: Es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica o de otra naturaleza, realizado por un Contador Público Autorizado sin vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinión independiente sobre la forma como opera el sistema, a través de un informe.
2.3 CLASES DE AUDITORÍA 2.3.1 Auditoría Financiera: Es el examen especial que se realiza a los Estados Financieros de una empresa y permite medir el grado de razonabilidad de las operaciones financieras y sus resultados, este proceso finaliza con la emisión de un informe, en el que el auditor da a conocer su opinión sobre la situación financiera de la misma, este proceso solo es posible llevarlo a cabo a través de un elemento llamado evidencia de auditoría, ya que el auditor hace su trabajo posterior a las operaciones de la empresa.
2.3.2 Auditoría Administrativa: Es un examen ordenado que permite revisar y evaluar si los métodos, sistemas y procedimientos que se siguen en todas las fases del proceso administrativo, aseguran el cumplimiento con políticas, planes, programas, leyes y reglamentaciones que puedan tener un impacto significativo en la operación.
2.3.3 Auditoría Operativa: Es un examen profesional, objetivo y sistemático de la totalidad o parte de las operaciones o actividades de una empresa, su propósito es determinar los grados de efectividad, economía y eficiencia alcanzados por la organización y formular recomendaciones para mejorar las operaciones evaluadas.
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2.3.4 Auditoría Gubernamental: Su principal objetivo es evaluar los recursos humanos y financieros de acuerdo a los objetivos vigentes. Se aplica a cada una de las entidades públicas y se realizan bajo la normativa de la Contraloría General del Estado ya que este es el organismo ejecutor de auditorías externas en el país, las instituciones gubernamentales cuentan con oficinas de auditoría interna.
2.3.5 Auditoría de Gestión: Es el examen y evaluación, que se realiza a una entidad con el propósito de evaluar el grado de Economía, Eficiencia y Eficacia con que se manejan los recursos disponibles, de acuerdo con los objetivos y metas previstos. Tiene por objeto el examen de la gestión de una empresa con el propósito de evaluar la eficacia de sus resultados con respecto a las metas previstas, los recursos humanos, financieros y técnicos utilizados, la organización y coordinación de dichos recursos y los controles establecidos sobre dicha gestión.
2.3.5.1 Otros Conceptos de Auditoría de Gestión Es una herramienta de apoyo efectivo a la gestión empresarial, donde se puede conocer las variables y los distintos tipos de control que se deben producir en la empresa y que estén en condiciones de reconocer y valorar su importancia como elemento que repercute en la competitividad de la misma. Es el examen de planes, programas, proyectos y operaciones de una organización o entidad pública, a fin de medir e informar sobre el logro de los objetivos previstos, la utilización de los recursos públicos en forma económica y eficiente, y la fidelidad con que los responsables cumplen con las normas jurídicas involucradas en cada caso. Los conceptos de Eficacia, Eficiencia y Economía están indisolublemente asociados a esta clase de auditoría. 5
5
http://www.monografias.com/trabajos43/auditoria/auditoria.
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La auditoría de gestión es aquella que se realiza para evaluar el grado de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos previstos por la organización y con los que se han manejado los recursos. La auditoría de gestión es el examen que se realiza a una entidad con el propósito de evaluar el grado de eficiencia y eficacia con que se manejan los recursos disponibles y se logran los objetivos previstos por el Ente. Sin embargo siguiendo el mismo método para realizar los conceptos de Auditoría es posible afirmar que auditoría de gestión es: El examen crítico, sistemático y detallado de las áreas y Controles Operacionales de un ente, realizado con independencia y utilizando técnicas específicas, con el propósito de emitir un informe profesional sobre la eficacia eficiencia y economicidad en el manejo de los recursos, para la toma de decisiones que permitan la mejora de la productividad del mismo. 6
2.4 ¿QUÉ ES LA GESTIÓN? La gestión es un proceso de coordinación de recursos disponibles que se lleva a cabo para establecer y alcanzar objetivos trazados. La gestión comprende todas las actividades organizacionales que implican: -
El establecimiento de metas y objetivos.
-
El análisis de los recursos disponibles.
-
La apropiación económica de los mismos.
-
La evaluación de su cumplimiento y desempeño institucional.
-
Una adecuada operación que garantice el funcionamiento de la organización.
6
http://members.tripod.com/~Guillermo_Cuellar_M/gestion.html
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2.5 CARACTERÍSTICAS DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN -
Mide el cumplimiento de los planes y programas en un período de tiempo determinado.
-
Concentra el análisis hacia actividades y procesos productivos o de prestación de servicios propios de cada entidad, aplicando indicadores que midan adecuadamente la gestión realizada.
-
Mide la contribución de la entidad en el desarrollo de la comunidad, estableciendo el beneficio o pérdida social.
-
Determina el comportamiento de las cifras durante un período de análisis y sus variaciones significativas.
-
Verifica tendencias, desviaciones y participaciones.
-
Contribuye a que las entidades públicas mejoren la eficiencia administrativa y financiera en el manejo de los recursos asignados para su funcionamiento.
-
Garantiza vigilancia permanente a la delegación que hace el estado de la función administrativa.
-
Evalúa el impacto que genera el bien o servicio que produce o presta la entidad, en la comunidad que lo recibe
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2.6 ALCANCE Y OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN 2.6.1 Alcance de la Auditoría de Gestión: En el alcance de la auditoría de gestión debe considerarse lo siguiente: a) Logro de los objetivos institucionales; nivel jerárquico de la entidad; la estructura organizativa; y, la participación individual de los integrantes de la institución. 7
http://www.gestiopolis.com/canales5/fin/defigaud.htm
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b) Verificación del cumplimiento de la normatividad tanto general como específica y de procedimientos establecidos. c) Evaluación de la eficiencia y economía en el uso de los recursos, entendido como rendimiento efectivo, o sea operación al costo mínimo posible sin desperdicio innecesario; así como, de la eficacia en el logro de los objetivos y metas, en relación a los recursos utilizados. d) Medición del grado de confiabilidad, calidad y credibilidad de la información financiera y operativa. e) Atención a la existencia de procedimientos ineficaces o más costosos; duplicación de esfuerzos de empleados u organizaciones; oportunidades de mejorar la productividad con mayor tecnificación; exceso de personal con relación al trabajo a efectuar; deficiencias importantes, en especial que ocasionen desperdicio de recursos o perjuicios económicos. En la auditoría de gestión y resultados, el desarrollo concreto de un programa de trabajo depende de las circunstancias particulares de cada entidad. Sin embargo, se señalan a continuación los enfoques que se le pueden dar al trabajo, dentro de un plan general.
2.6.2 Aspectos principales que se consideran en la auditoría de una entidad: Auditoría de la gestión global de la empresa: Evaluación de la posición competitiva, evaluación de la estructura organizacional, balance social, evaluación del proceso de la dirección estratégica, evaluación de los cuadros directivos 1. Auditoría de la gestión del sistema comercial: -
Análisis de la estrategia comercial.
-
Oferta de bienes y servicios.
-
Sistema de distribución física.
-
Política de precios.
-
Función publicitaria.
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2. Auditoría de gestión del sistema financiero: Capital de trabajo.
-
Inversiones.
-
Financiación a largo plazo.
-
Planificación financiera.
-
Área internacional
3. Auditoría de gestión del sistema de producción: -
Diseño del sistema.
-
Programación de la producción.
-
Control de calidad.
-
Almacén e inventarios.
-
Productividad técnica y económica.
-
Diseño y desarrollo de productos.
4. Auditoría de gestión de los recursos humanos: Productividad.
-
Clima laboral.
-
Políticas de promoción e incentivos.
-
Políticas de selección y formación.
-
Diseño de tareas y puestos de trabajo.
5. Auditoría de gestión de sistemas administrativos: -
Análisis de proyectos y programas.
-
Auditoría de procedimientos administrativos y formas de control interno en las áreas funcionales.
6. Auditoría de gestión a los sistemas de información: -
Sistema de Planeación Estratégica (Formulación de Políticas)
-
Sistema de Información Gerencial
-
Procesamiento electrónico de datos.
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2.7 OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN Los objetivos de la auditoría de gestión son: -
Establecer si los controles gerenciales aseguran el desarrollo eficiente de las actividades y operaciones
-
Estimular la adherencia del personal al cumplimiento de los objetivos y políticas.
-
Vigilar la existencia de políticas adecuadas y el cumplimiento de las mismas
-
Comprobar la confiabilidad de la información y de los controles establecidos
-
Verificar la existencia de métodos o procedimientos adecuados de operación y la eficiencia de los mismos
-
Comprobar la utilización adecuada de los recursos.
-
Verificar que la empresa cumpla con normas y demás disposiciones legales.
2.8 CONTROL INTERNO EN LA AUDITORÍA DE GESTIÓN De acuerdo al Art. 9 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado define al Control Interno como un proceso aplicado por la máxima autoridad, la Dirección y el personal de cada institución, que proporciona seguridad razonable de que se protegen los recursos públicos y se alcancen los objetivos institucionales.
2.8.1 Informes COSO I y COSO II El 29 se septiembre del 2004 se lanzó el Marco de Control denominado COSO II que según su propio texto no contradice al COSO I, siendo ambos marcos conceptualmente compatibles. Sin embargo, este marco se enfoca a la gestión de los riesgos (más allá de la intención de reducir riesgos que se plantea en COSO I) mediante técnicas como la administración de un portafolio de riesgos.
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El Informe COSO I y II Con el informe COSO (COMMITTEE OF SPONSORING ORGANIZATIONS), de 1992, se modificaron los principales conceptos del Control Interno dándole a este una mayor amplitud. El Control Interno se define entonces como un proceso integrado a los procesos, y no un conjunto de pesados mecanismos burocráticos añadidos a los mismos, efectuado por el consejo de la administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro de objetivos. La seguridad a la que aspira solo es la razonable, en tanto siempre existirá el limitante del costo en que se incurre por el control, que debe estar en concordancia con el beneficio que aporta; y, además, siempre se corre el riesgo de que las personas se asocien para cometer fraudes. Se modifican, también, las categorías de los objetivos a los que está or ientado este proceso. De una orientación meramente contable, el Control Interno pretende ahora garantizar:
Efectividad y eficiencia de las operaciones.
Confiabilidad de la información financiera.
Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables.
Salvaguardia de los recursos.
A través de la implantación de 5 componentes que son:
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Ambiente de control (Marca el comportamiento en una organización. Tiene influencia directa en el nivel de concientización del personal respecto al control.)
Evaluación de riesgos (Mecanismos para identificar y evaluar riesgos para alcanzar los objetivos de trabajo, incluyendo los riesgos particulares asociados con el cambio.)
Actividades de control (Acciones, Normas y Procedimientos que tiende a asegurar que se cumplan las directrices y políticas de la Dirección para afrontar los riesgos identificados.)
Información y comunicación (Sistemas que permiten que el personal de la entidad capte e intercambie la información requerida para desarrollar, gestionar y controlar sus operaciones.)
Supervisión (Evalúa la calidad del control interno en el tiempo. Es importante para determinar si éste está operando en la forma esperada y si es necesario hacer modificaciones.)
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GRÁFICO No. 002 INFORME COSO I Y II
El Marco de Control denominada COSO II de Septiembre del 2004, establece nuevos conceptos que como se explicó anteriormente no entran en contradicción con los conceptos establecidos en COSO I. El nuevo marco amplía la visión del riesgo a eventos negativos o positivos, o sea, a amenazas u oportunidades; a la localización de un nivel de tolerancia al riesgo; así como al manejo de estos eventos mediante portafolios de riesgos. 8
2.8.2 Marco Integrado de Control Interno para Latino América (MICIL) El Marco Integrado de Control Interno Latinoamericano (MICIL) puede enfocarse a escala global y específica. A escala global: hacia los poderes de un Estado, a los sectores importantes de la economía, a las entidades públicas específicas, a las diferentes actividades de las empresas privadas, a las
8
www.auditool.org
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organizaciones de la sociedad civil y a las municipalidades. A escala específica: puede ser enfocado hacia las unidades de operación y/o a las principales actividades consideradas en el modelo genérico de organización. Las dificultades por las cuales están pasando las finanzas y el crecimiento sostenible, tanto de los países, como de las corporaciones, las empresas privadas, las instituciones públicas, las municipalidades y las organizaciones de la sociedad civil; en muchos de los casos, se deben a situaciones que pueden ser prevenidas mediante un marco integrado de control interno diseñado, implantado y aplicado formalmente. Prevención que también involucra la creación de una cultura, en la que cuando al menos una persona de las que participan en el proceso, cumpla con la “responsabilidad social” de sus funciones y haga evidente las situaciones erradas o
irregulares, en principio, a la autoridad adecuada en la estructura de la organización; y, de ser necesario, ante los organismos de la sociedad en general. Algunas corporaciones y empresas importantes tienen en funcionamiento un Comité de Ética y Transparencia o corresponden a otras denominaciones, en el que se conocen y resuelven los problemas importantes, que podrían presentar dificultades por violar las normas y los valores bajo los que opera la organización.
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En una primera etapa, el marco integrado de control interno fue desarrollado por los requerimientos de los auditores externos, como base para determinar el grado de confiabilidad en las operaciones realizadas y registradas, a partir de su evaluación. Con el desarrollo de las funciones de control y auditoría profesional las organizaciones han llegado a crear y constituir las “direcciones ejecutivas de auditoría interna” (DEAI) de las entidades y empresas, cuya principal actividad está
dirigida a la evaluación del control interno orientado hacia la evaluación de los riesgos respecto al eficiente uso de los recursos, el eficaz logro de los objetivos para los cuales se creó la entidad.
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http://es.scribd.com/doc/58012969/micil
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Como base para el desarrollo y definición del Marco Integrado de Control Interno Latinoamericano (MICIL) utilizamos la estructura del informe COSO I y por consiguiente sus componentes y enfoque son los mismos. En la Conferencia Interamericana de Contabilidad de San Juan, Puerto Rico en 1999 se recomendó un marco latinoamericano de control similar al COSO en español en base de las realidades de la región. Se nombro una comisión especial de representantes de la Asociación Interamericana de Contabilidad (AIC) y la Federación Latinoamericana de Auditores Internos (FLAI) para iniciar el desarrollo de tal marco. El MICIL fue aprobado en la reunión Anual de la FLAI en Octubre de 2003 en La Paz, Bolivia. La evaluación del MICIL, a partir de las herramientas desarrolladas y disponibles para su aplicación adaptada a las condiciones específicas de cada organización, es un paso importante para las actividades de control de las empresas en Latinoamérica.
2.8.3 Control de los Recursos y los Riesgos – Ecuador (CORRE) El CORRE toma como base los tres informes enunciados; sin embargo, su presentación se fundamenta en COSO II. Además, procura que su adaptación a la realidad ecuatoriana y la simplificación de los contenidos, facilite su comprensión y aplicación. Es una metodología implementada en nuestro país, para tener un criterio en común y evaluar el sistema de control interno bajo las mismas concepciones o pilares fundamentales.
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Para el desarrollo del CORRE, tomamos la estructura del Informe COSO II y sus componentes, agrupados en el siguiente orden: 1) Ambiente Interno de Control 2) Establecimiento de Objetivos 3) Identificación de Eventos 4) Evaluación de Riesgos 5) Respuesta a los Riesgos 6) Actividades de Control 7) Información y Comunicación 8) Supervisión y Monitoreo Todos los componentes del CORRE, tienen como base el ambiente interno de control y, dentro de éste, la integridad y los valores éticos. Por su importancia, este elemento se presenta en la parte más amplia de la pirámide, sobre la que se soportan todos los demás elementos. Se logrará eficiencia y eficacia en el CORRE, si los ocho componentes funcionan de manera integrada en toda la organización, bajo el liderazgo del consejo de administración o de la máxima autoridad, como principal responsable de su diseño, aplicación y actualización, en las instituciones públicas y privadas. Por sus características, el componente información y comunicación, permite una amplia relación entre la base y la cima de la pirámide, constituyéndose en el elemento integrador del sistema. Los supervisores de todos los niveles de la organización, principalmente los más altos, están en condiciones de adoptar las decisiones, sobre la base de los resultados de las actividades de control establecidos para disminuir los riesgos en todas sus categorías.
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La base del CORRE está en los valores, la conducta ética, la integridad y la competencia del personal. Este es un elemento que debe ser cuidado en forma permanente, dentro y fuera de la organización, principalmente con el ejemplo de las más altas autoridades. No es suficiente la emisión de un código de ética y los valores institucionales.
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2.9 TÉCNICAS DE AUDITORÍA Son mecanismos mediante los cuales los auditores recopilan la evidencia de auditoría y consisten en: comparación, cálculo, confirmación, indagación, inspección, observación y examen físico. Las técnicas de auditoría son métodos prácticos de investigación y prueba que utiliza el auditor para obtener evidencia que fundamente su opinión.
2.9.1 Papeles de Trabajo Los Papeles de Trabajo son documentos y cédulas obtenidos y preparados por el auditor
que le permiten tener informaciones y pruebas de la Auditoría
efectuada, así como las decisiones tomadas para formar su opinión. Su misión es ayudar en la planificación y realización de la Auditoría y en la supervisión y revisión de la misma y suministrar evidencias del trabajo llevado a cabo para argumentar su opinión.
2.9.2 CUSTODIA Y ARCHIVOS 2.9.2.1 Archivo Permanente Gran parte de la información contenida en el archivo permanente es reunida durante el curso de la primera auditoría de los registros de un cliente. Una parte considerable del tiempo invertido en la primera auditoría se dedica a reunir y evaluar la información disponible como las copias de los artículos de constitución como 10
http://www.iaiecuador.org/downloads/corre.pdf
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corporación y de estatutos, arrendamientos financieros, acuerdos de patentes, planes de pensiones, contratos laborales, contratos de construcción a largo plazo, partes relacionadas conocidas, cuadros de cuentas y declaraciones de impuestos de años anteriores.
2.9.2.2 Archivo Corriente Los papeles de trabajo administrativos generalmente constituyen el inicio de los archivos corrientes, incluidos un borrador de los estados financieros y el informe de los auditores, estos papeles de trabajo están acompañados por los balances de prueba de trabajo y los asientos de ajuste. La parte restante de los archivos corrientes consiste en los papeles de trabajo que apoyan los saldos y otras cuentas de los estados financieros del cliente. Esto empieza con los papeles de trabajo para cada cuenta del activo y continúa con los papeles de los pasivos, las cuentas de patrimonio de propietarios y las cuentas de ingresos y gastos. A cada papel de trabajo en un archivo se asigna un número índice y la información está unida a través de un sistema de referencia cruzada.
2.10 FASES DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN 2.10.1 Conocimiento Preliminar Esta primera fase no es la más importante pero si constituye una guía para el trabajo posterior, ya que permite determinar situaciones fundamentales como, hacia qué área se dirige el trabajo, cuántas personas se necesitan, el tiempo a utilizarse, etc.
2.10.2 Planificación El planeamiento de la auditoría se refiere a la determinación de los objetivos y alcance de la misma, el tiempo que requiere, los criterios, la metodología a aplicarse y la definición de los recursos que se consideran necesarios para garantizar que el
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examen cubra las actividades más importantes de la entidad, los sistemas y sus correspondientes controles claves. Este proceso de planeamiento garantiza que el resultado de la auditoría satisfaga sus objetivos y tenga efectos verdaderamente productivos. Su realización cuidadosa reviste especial importancia cuando se evalúa la efectividad, eficiencia y economía en los programas o actividades gubernamentales, dado que los procedimientos que se aplican son complejos y variados. Por ello, el planeamiento pretende establecer un adecuado equilibrio entre los objetivos y alcance de la auditoría, el tiempo disponible para ejecutarla y, el número de horas que debe trabajar el personal profesional para lograr un nivel óptimo en el uso de los recursos destinados para la auditoría.
2.10.3 Ejecución En esta etapa, como indica el título, de donde se ejecuta propiamente la auditoría, por lo que se deberá: -
Verificar toda la información obtenida verbalmente; y
Obtener evidencias suficientes, competentes y relevantes.
-
Por la importancia que tienen estos aspectos para sustentar el trabajo realizado por los auditores y especialistas deberán tener en cuenta: -
Que las pruebas determinen las causas y condiciones que originan los incumplimientos y las desviaciones
-
Que las pruebas pueden ser externas, si se considera necesaria.
-
Cuantificar todo lo que sea posible, para determinar el precio del incumplimiento.
-
Presentar especial atención para que la auditoría resulte económica, eficiente y eficaz, que se cumpla dentro del marco presupuestado, así como que sirva
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de instrumento para coadyuvar a la toma de decisiones a la toma de decisiones inteligentes y oportunas: -
El trabajo de los especialistas, que no son auditores, deben realizarse sobre la base de los objetivos definidos en el planeamiento.
-
El trabajo debe ser supervisado adecuadamente por un especialista de la unidad de auditoría debidamente facultado; y
-
Determinar en detalle el grado de cumplimiento de las tres "E", teniendo en cuenta: Condición, criterio, efecto y causa.
2.10.4 Comunicación de Resultados Los informes de Auditoría de Gestión tienen características distintas del informe tradicional de Auditoría Contable. Las auditorías de Gestión cubren una amplia gama de metas y objetivos, como resultado de lo cual es necesario normalizar, en lo posible, la estructura de los mismos. Otra importante característica de los informes de auditoría de gestión es la ausencia en los mismos de cualquier opinión global respecto a los resultados de la auditoría o la actividad examinada. Excepto en muy raras circunstancias en las que se hayan aceptado normas de rendimiento tan generales que representen una base indiscutible para llegar a una opinión sobre operaciones globales, debería esperarse que el informe de auditoría de gestión se limite únicamente a las observaciones de hallazgos referentes a las situaciones encontradas durante la auditoría.
2.10.5 Seguimiento y Mejoras Una vez emitido el informe de auditoría el Gerente del Área deberá verificar: Si los responsables directos de las áreas de los entes auditados, sobre los cuales se emitieron recomendaciones, han tomado conocimiento de las mismas.
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De ser así, verificará si se tomaron en cuenta las medidas para implementar las recomendaciones. En caso contrario, se solicitará a los responsables directos y al superior inmediato que informe los motivos para que ello no ocurriera.
2.11 NIAS (NORMAS INTERNACIONALES DE ASEGURAMIENTO) 2.11.1 Concepto: Las NIAA son un conjunto de principios, reglas o procedimientos que obligatoriamente debe seguir o aplicar el profesional Contador Público que se dedique a labores de auditoría de estados financieros, con la finalidad de evaluar de una manera razonable y confiable la situación financiera de la empresa o ente por él auditados, y en base de aquello le permita emitir su opinión en forma independiente con criterio y juicio profesionales acertados. Estas normativas tienen un rango superior al haberse introducido el acápite del Aseguramiento, con el fin de proporcionar un alto nivel de seguridad por cuanto el Contador Público debe evaluar adecuadamente el riesgo de auditoría, que da inicio desde los aspectos previos a la contratación, siguiendo con la Planeación hasta concluir con el Informe, proporcionado de esta manera un alto índice de confianza a los diferentes usuarios de los estados financieros, y por consiguiente la correspondiente credibilidad de sus contenidos.
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2.11. 2 Alcance
El alcance del presente resumen se refiere exclusivamente a los servicios profesionales de auditoría de estados financieros, por consiguiente el enfoque de las NIAA se circunscriben a estos trabajos. Para la correcta aplicación del Aseguramiento, es indispensable que el auditor persona natural o jurídica, establezca o al menos defina entre otras, las siguientes actividades:
1.-
Evaluación previa: Si el usuario solicita la presentación de una oferta,
esta no puede ser habilitada sin antes haber realizado una evaluación general al entorno del negocio de un potencial cliente, actividad que en forma documentada (escrita) definirá la solvencia del sistema de control interno, midiendo posibles riesgos que serán analizados por un profesional del Estudio Contable que cuente con la debida experiencia.
2.-
Presentación de oferta: Una vez efectuada la evaluación previa, el
auditor está en capacidad de presentar la oferta de sus servicios, con conocimiento razonable de las operaciones de su potencial cliente. Como norma indispensable, no solo de ética profesional sino además de responsabilidad, jamás se debe ofertar servicios en forma telefónica, e-mail, fax, etc., sin percatarse ni conocer los elementos básicos que le permitan formar un criterio técnico de las características del negocio que solicita sus servicios.
3.-
Aceptación de un cliente: El auditor está en plena capacidad de
aceptar o rechazar a un determinado cliente, particularmente si sus operaciones presentan algún tipo de riesgo que le vincule con el objetivo básico de la auditoria de estados financieros: la opinión. Este comentario incluye a clientes recurrentes, que en un determinado momento han deteriorado su sistema de control interno o que no han adoptado las medidas correctivas para mejorar el mismo.
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Así mismo desde mi punto de vista profesional, ningún auditor debería aceptar un trabajo de auditoría financiera que no se encuentre dentro de sus capacidades profesionales.
4.-
Desarrollo de la auditoría: A partir de la fase o etapa de la Planeación
de la auditoría financiera, esta se desarrollará siguiendo los lineamientos ya conocidos por todos quienes han ejercicio esta actividad, y que considero no son necesarios insertarlos en el presente resumen.
5.-
Evaluación de riesgos en el desarrollo de la auditoría financiera: En
la etapa de la Planeación de auditoría y en las restantes fases del examen, queda entendido que el auditor en forma permanente pondrá mucho cuidado para evaluar los riesgos; que la supervisión mantendrá estándares altos de revisión in situ y en las oficinas del Estudio Contable, que la medición y obtención de la certeza razonable sea la apropiada, pertinente y documentada, con el fin de asegurar la calidad deseada y obtener los propósitos o el objetivo de dicha auditoría.
6.-
Obtención de niveles de certeza: La certeza bajo el marco conceptual
de las normas internacionales de auditoría, se entenderá como: “La
satisfacción en la cual se basa el auditor con la finalidad de confiar en una aseveración realizada por un tercero (administración del ente auditado), para ser utilizada por otra parte (usuario)”.
El auditor como resultado de sus pruebas pondera las evidencias obtenidas en base a los procedimientos aplicados, posición que le habilita para expresar sus conclusiones. Es indudable que existen limitaciones inherentes en cualquier sistema de contabilidad y de control interno, las que deberá analizar y evaluar el auditor con el fin de medir el grado de repercusión que estas tienen en la presentación de los estados financieros.
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En los trabajos de auditoría financiera, el auditor está en la obligación de proporcionar un alto nivel, de ninguna manera absoluto, de certeza de que las aseveraciones o asunciones insertas en la información suministrada sujeta a auditoría financiera, está libre de representaciones erróneas e inexactas de carácter sustancial o de importancia significativa. Esta circunstancia es expresada positivamente por el auditor en el dictamen u opinión, como certeza razonable.
7.-
Contratos de Aseguramiento: La Norma Internacional específica sobre
Contratos de Aseguramiento (Internacional Standard on Assurance Engagements (ISAE), en inglés), difunde el marco conceptual enfocado a los trabajos de aseguramiento cuya intención es la de proveer un nivel de seguridad, bien sea alto o moderado, según los convenios previos entre las partes contratantes. Así mismo, define los principios básicos o elementales y establece guías o procedimientos esenciales para que sean observados por los contadores públicos al desarrollar esta práctica profesional independiente, cuyo objetivo o intención es proveer un nivel alto de seguridad. Es de advertirse que esta Norma no define los principios básicos ni los procedimientos esenciales, para los contratos que tienen como finalidad proporcionar niveles de seguridad moderados.
8.-
Controles de calidad: Un auditor debe acatar las normas de control de
calidad que sean obligatorias en el país emitidas por la Profesión o por las autoridades de control; por otro lado, cada Estudio Contable, sin importar el tamaño de su despacho está en la obligación de implementar por escrito las
normas o procedimientos de controles de calidad que aplicará para el desempeño de sus funciones.
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2.11.3 Descripción de las NIAS NIAS 200-299 PRINCIPIOS GENERALES Y RESPONSABILIDAD NIA 200. Objetivos y principios que gobiernan una auditoría Esta norma señala que el objetivo de una auditoría de estados contables es permitirle al auditor expresar una opinión acerca de si los estados contables están preparados razonablemente, en los aspectos significativos, de acuerdo con un marco de referencia para los estados e informes contables. Para ello el contador público debe cumplir con las prescripciones del Código de Ética, con las de las NIA y con otras normas legales o reglamentarias aplicables manteniendo una actitud de escepticismo dado que los estados contables pueden contener errores importantes. Expresa la norma que una auditoría practicada de acuerdo con las NIA está dirigida a proveer una seguridad razonable de que los estados contables tomados en su conjunto están libres de errores significativos. Finalmente, la norma, claramente destaca que es de la responsabilidad de la dirección del ente la preparación de los estados contables, mientras que la responsabilidad del auditor se circunscribe a su examen.
NIA 210. Acuerdo sobre los términos del trabajo de auditoría Esta norma tiene como propósito establecer una guía para acordar con el cliente los términos del trabajo de auditoría y, en su caso, ilustra sobre la posición que debe adoptar un auditor ante un requerimiento del cliente para cambiar los términos convenidos para pasar a otro trabajo de nivel más bajo de seguridad que el que proporciona la auditoría.
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La carta o acuerdo del compromiso de la auditoría debe ser enviada al cliente al comienzo del trabajo, de manera de evitar malos entendidos respecto de las cuestiones claves del compromiso. El contenido varía según el tipo de cliente pero, en general, incluye: objetivo del trabajo; responsabilidad del cliente por la preparación de los estados contables; alcance del trabajo; forma que pueden asumir los informes del auditor; riesgo de la auditoría por limitaciones al alcance o cuestiones inherentes a las cuentas o al control interno establecido; acceso irrestricto a la documentación por parte del auditor; cuestiones relativas al planeamiento, expectativas del cliente; honorarios pactados y modalidad de cobro; apoyo del personal del cliente a la auditoría; etc. En las auditorías repetitivas, el auditor deberá considerar si existen circunstancias que requieran revisar los términos del compromiso. Finalmente, si al auditor le fuera solicitado disminuir el alcance del trabajo luego de ponerse de acuerdo en los términos de un compromiso de auditoría completa, debería considerar, según los elementos de juicio que proporciona esta NIA, si es apropiado aceptar el pedido y, si no fuera adecuado, decidirá si corresponde renunciar al compromiso. En tal caso deberá comunicar los hechos a la dirección de la empresa o a la asamblea de accionistas, según corresponda.
NIA 220. Normas sobre control de calidad El propósito de esta NIA es establecer reglas y guías de procedimiento para el control de la calidad del trabajo de auditoría. Las políticas y procedimientos de control de calidad deben ser implementadas tanto al nivel de la firma de auditoría como respecto de un trabajo de auditoría en particular. Respecto de las firmas profesionales, las políticas y procedimientos tienen que estar diseñadas para asegurar que todas las auditorías se conducen de acuerdo con las NIA o, en su caso, con las normas locales aplicables. Aspectos clave
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tratados, son: requerimientos profesionales; habilidades y competencia; asignación del personal adecuado; delegación; consultas; aceptación y retención de clientes; monitoreo del cumplimiento y adecuada comunicación de las políticas y prácticas establecidas. En el nivel de una auditoría individual, temas claves que trata esta NIA, son: la dirección del compromiso; la supervisión adecuada y la revisión del trabajo, que incluye la revisión concurrente por parte de profesionales no involucrados en el compromiso específico.
NIA 230. Documentación del trabajo (papeles de trabajo) t rabajo) La NIA 230 expresa que el auditor debe documentar las materias que son importantes en la provisión de elementos de juicio para respaldar tanto la opinión del auditor como el debido cumplimiento de las normas de auditoría. Los papeles de trabajo pueden estar en la forma de papeles propiamente dichos, películas, medios electrónicos u otro tipo de almacenamiento de datos. La norma que se comenta trata sobre la forma y contenido de los papeles de trabajo; su confidencialidad; la custodia segura de tales papeles; la retención de ellos por parte del auditor y, finalmente, la propiedad de los papeles reconocida al auditor.
NIA 260. Comunicación de los hallazgos de auditoría a los encargados del gobierno del ente Esta norma establece las guías para determinar las materias que el auditor debe comunicar a las autoridades del ente y que surgen de su trabajo de auditoría. A su vez, indica la oportunidad y la forma en que tales cuestiones deben ser comunicadas y la debida confidencialidad que debe guardar respecto de los hallazgos de auditoría
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NIAS 300-499 EVALUACIÓN DE RIESGO Y RESPUESTA A LOS RIESGOS EVALUADOS NIA 300. Planeamiento del trabajo La norma regula las guías para el planeamiento efectivo de un trabajo recurrente y distingue los aspectos que debe considerar en una pr imera auditoría. En rigor se trata del plan general, de la debida documentación de ese plan y de las materias que deben ser consideradas por el auditor. Incluye el programa de auditoría en el que se determina el alcance, la naturaleza y la oportunidad de las pruebas de auditoría, sobre bases dinámicas. Esto quiere decir, que está sujeto a cambios en la medida de los l os hallazgos del auditor.
NIA 310. Conocimiento del negocio Para la ejecución adecuada de la auditoría, el auditor y su equipo deben obtener un apropiado conocimiento del negocio tal que les permita identificar los sucesos, las transacciones y las prácticas relevantes que tengan efecto sea en los estados contables auditados tomados en su conjunto como en el informe de auditoría.
NIA 315. Comprensión del ente y su ambiente y evaluación del riesgo de errores significativos El auditor debe obtener una comprensión de la entidad y de su ambiente incluido el control interno que sea suficiente para identificar y evaluar los riesgos de errores significativos en los estados contables debido a fraudes o simplemente errores y que sea suficiente para diseñar y ejecutar los procedimientos de auditoría apropiados. Entre los procedimientos que el auditor debería ejecutar para obtener el conocimiento a que se alude más arriba, se encuentran la indagación oral a la dirección y otros funcionarios del ente, la revisión analítica preliminar y la observación e inspección. Todos estos aspectos deben ser discutidos por el auditor con su equipo de trabajo. Esta norma es muy detallada y se refiere muy
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explícitamente a todos los pasos que debe dar el auditor para cumplir con este importante cometido. En particular, la graduación de los riesgos observados, los controles de la entidad para mitigar esos riesgos y los procedimientos de auditoría que diseñará para obtener suficiente seguridad en su opinión sobre los estados contables objeto del examen.
NIA 320. Significación relativa El auditor cuando conduce una auditoría debe considerar la significación relativa y sus relaciones con el riesgo de auditoría. La norma define el concepto de “significación” en forma similar a la contabilidad y se refiere al objetivo de la auditoría
que es permitirle al auditor expresar una opinión acerca de si los estados contables están libres de errores significativos. La norma provee guías para la determinación de la significación, su relación con el riesgo de auditoría y la evaluación de los efectos de los errores. Asimismo, se refiere al efecto que los errores significativos tienen en el informe del auditor.
NIA 330. Procedimientos de auditoría para responder a los riesgos evaluados La norma establece las guías para responder en forma global a la evaluación de los riesgos de errores significativos en los estados contables a través de la aplicación de los procedimientos de auditoría. Estos procedimientos de auditoría están dirigidos para responder a los riesgos en el nivel de las afirmaciones contenidas en los estados contables. Incluyen pruebas de controles que mitiguen los riesgos evaluados y, en su caso, la determinación de naturaleza extensión y oportunidad de la aplicación de los procedimientos sustantivos adecuados. Finalmente, la norma incluye elementos para evaluar la suficiencia de los elementos de juicio obtenidos y expresa de qué modo deben documentarse en papeles de trabajo los resultados de los procedimientos aplicados.
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NIA 400. Evaluaciones del riesgo y control interno La norma provee guías para que el auditor pueda obtener una comprensión de los sistemas contables y de control interno del ente que sean suficientes para planear la auditoría y desarrollar una estrategia efectiva en la ejecución. Señala la norma, que el auditor debe usar su juicio profesional para evaluar el riesgo de auditoría y diseñar procedimientos que le aseguren que tal riesgo queda reducido a un nivel aceptable. Trata las diferentes clases de riesgo a los que clasifica en riesgo inherente, riesgo de control y riesgo de detección, sus interrelaciones y su impacto en las pequeñas auditorías. Finalmente, establece la forma de comunicación a las autoridades de la empresa de las debilidades detectadas.
NIA 401. Auditoría en un ambiente computarizado La norma establece que el auditor debe considerar de que manera el ambiente computadorizado influye en la auditoría; se refiere a la idoneidad del auditor para evaluar esas cuestiones y, en su caso, cuándo utilizar el trabajo de terceros expertos en el área pero no comprometidos con la organización auditada. Trata la cuestión en las fases de planeamiento, evaluación de riesgos y aplicación de procedimientos de auditoría específicos.
NIA 402. Consideraciones de auditoría relativas a organizaciones que usan servicios de terceros El auditor debe considerar como una organización de servicios (un tercero) que presta servicios a su cliente (usualmente ejecuta transacciones o procesa datos del cliente) puede afectar los sistemas contables y de control interno de ese cliente de manera de establecer en forma apropiada su plan de auditoría y la ejecución posterior de un modo efectivo. La norma trata sobre la información que el auditor debe obtener de esa organización de servicios, las preguntas que debe formularle, la naturaleza y contenido de sus informes, el alcance de los servicios que ella le presta
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a su cliente, el efecto de tales servicios en la evaluación del riesgo y, finalmente, su posición como auditor a la hora de emitir su informe de auditoría.
NIAS 500-599 EVIDENCIA DE AUDITORÍA NIA 500. Elementos de juicio en la auditoría El auditor debe obtener elementos de juicio válidos y suficientes (provenientes de los registros contables y de la documentación) para sustentar en forma razonable sus conclusiones en las que basa su opinión. La norma expone que se consideran elementos de juicio “válidos”, que es un concepto cualitativo, y qué significa el término “suficientes”, que es un concepto cuantitativo. T ales elementos de juicio
incluyen, además de los originados en los procedimientos sustantivos de auditoría, los provenientes de sus pruebas de control interno que respaldan su evaluación del riesgo de control. En la norma, se tratan asimismo cuáles son los procedimientos de auditoría para obtener los citados elementos de juicio. Entre ellos se desarrollan: a) la inspección de registros y documentos; b) la inspección de activos físicos; c) la observación; d) la indagación oral; e) las confirmaciones de terceros; f) los recálculos aritméticos; g) el reproceso de la información y h) las revisiones analíticas sustantivas.
NIA 501. Elementos de juicio en la auditoría Consideraciones para ítems específicos La norma proporciona las guías para el trabajo del auditor durante el conteo del inventario físico, los elementos de juicio que debe reunir, la oportunidad de efectuar ese trabajo y, en su caso, si puede ser pospuesto. A su vez ofrece elementos para evaluar si resulta apropiado, en caso de que su participación en el inventario sea impracticable, la aplicación de procedimientos alternativos y sus efectos en el alcance del trabajo. Esta norma trata también, los procedimientos que el auditor debe llevar a cabo para tomar conocimiento de cualquier litigio o reclamo que involucre al ente y
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que pueda tener un efecto significativo en los estados contables. Incluye la comunicación entre el auditor y los abogados que atienden tales asuntos. Finalmente, la norma se refiere a los elementos de juicio válidos y suficientes que el auditor debe obtener: 1) sobre la valuación y exposición de las inversiones a largo plazo que tenga el ente cuyos estados contables son objeto de auditoría y 2) sobre la información por exponer relativa a los segmentos del ente que resulten significativos en sus estados contables de acuerdo con las normas de exposición vigentes.
NIA 505. Confirmaciones externas La norma señala que el auditor debe determinar si el uso de confirmaciones externas es necesario para obtener elementos de juicio válidos y suficientes para respaldar las afirmaciones contenidas en los estados contables. Para ello debe considerar la significación de las partidas por confirmar, su evaluación de los riegos inherente y de control y el modo en que otros procedimientos de auditoría planeados pueden reducir el riesgo de error en las afirmaciones de los estados contables a un nivel bajo que sea aceptable. La norma es suficientemente detallada para tratar y explicar: las relaciones entre las confirmaciones y la evaluación que hace el auditor de los riesgos inherentes y de control; qué tipo de afirmaciones pueden ser confirmadas externamente; cómo se diseñan los pedidos de confirmación; el uso de confirmaciones positivas y negativas; los pedidos de la gerencia sobre no enviar confirmaciones y sus efectos; las características que debe poseer quien responde a los pedidos; el proceso de confirmación propiamente dicho; la evaluación de los resultados de ese proceso y, finalmente, la posibilidad de utilizar confirmaciones a una fecha anterior a la del cierre del ejercicio.
NIA 510. Primera auditoría. Saldos iniciales Para las primeras auditorías el auditor debe obtener elementos de juicio válidos y suficientes respecto de que: 1) los saldos iniciales no contengan errores
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significativos que pudieran afectar los saldos del período corriente; 2) los saldos del ejercicio anterior han sido correctamente trasladados al presente ejercicio o, en su caso, han sido ajustados; 3) las políticas contables del ente son apropiadas y han sido uniformemente aplicadas o sus cambios debidamente contabilizados y adecuadamente expuestos. La norma detalla, además, los procedimientos para cumplir estos propósitos y los efectos en las conclusiones y en el informe de auditoría.
NIA 520. Procedimientos analíticos La norma provee guías para la aplicación de procedimientos de revisión analítica en las etapas de planeamiento, de recopilación de elementos de juicio es decir como pruebas sustantivas y a la finalización de la auditoría como una revisión global. A su vez, proporciona detalles sobre las diferentes pruebas analíticas por ejecutar y el alcance de la confianza que ellas proveen de acuerdo con un conjunto de factores indicados en la norma. Incluye una guía sobre la investigación de partidas inusuales y la obtención de evidencias corroborativas de las desviaciones determinadas.
NIA 530. Muestreo de auditoría y otras pruebas selectivas La norma expresa que cuando el auditor diseña sus procedimientos de auditoría debe determinar medios apropiados para seleccionar los ítems que van a probar, como así también los elementos de juicio que debe recopilar para cumplir con los objetivos de las pruebas de auditoría. La norma contiene definiciones sobre muestreo y sobre los elementos que conforman tanto los muestreos con base estadística como los denominados “a criterio”. Define los elementos de juicio que provienen tanto de las pruebas de
controles como de las pruebas sustantivas y cómo el auditor debe usar su juicio profesional para reducir a un nivel aceptable el riesgo de error. La norma establece que usar un muestreo estadístico o no estadístico es una cuestión de juicio del auditor. Trata en particular 1) la manera de diseñar la muestra
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para lo cual trata cuestiones tales como: población, estratificación y selección de acuerdo con la ponderación del valor de los ítems; 2) el tamaño de la muestra; 3) la selección de la muestra; 4) los procedimientos de auditoría sobre los ítems seleccionados; 5) la naturaleza y causa de los errores detectados; 6) la proyección de los errores y 6) la evaluación de los resultados del muestreo.
NIA 540. Auditoría de las estimaciones contables Dado que los estados contables contienen variadas estimaciones de la dirección del ente tales como previsiones para incobrables, vidas útiles de bienes de uso e intangibles, previsiones para juicios, para desvalorizaciones de inventarios, etc., la norma establece que el auditor debe obtener elementos de juicios válidos y suficientes para sustentar las estimaciones de la administración del ente. En tal sentido proporciona los procedimientos de revisión que debe seguir el auditor y que incluyen: el análisis del proceso de estimaciones de la gerencia; la comparación con elementos independientes o la revisión de los hechos posteriores que confirmen la estimación efectuada y, finalmente, la evaluación de los resultados de sus procedimientos.
NIA 545. Auditoría de las mediciones a valores corrientes y su exposición El auditor debe obtener elementos de juicio válidos y suficientes para respaldar las mediciones y exposiciones a valor corriente de ciertos activos, pasivos y de las variaciones de valor corriente de estos últimos, sea que impacten en resultados o en el patrimonio neto de acuerdo con las normas contables vigentes. La norma señala que el auditor debe 1) obtener un conocimiento de cómo la entidad determina y expone los valores corrientes; 2) evaluar los riesgos inherentes y de control que puedan afectar esas mediciones; 3) con base en 1) y 2) diseñar los procedimientos de auditoría apropiados para su examen; 4) evaluar si las mediciones y exposiciones de valores corrientes están de acuerdo con las normas contables vigentes; 5) evaluar la uniformidad en la aplicación de los criterios seguidos; 6) en su caso, determinar si necesita la ayuda de un experto; 7) en su caso, evaluar las premisas seguidas por la gerencia para las estimaciones
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efectuadas, la consistencia de los datos utilizados en las estimaciones y los cálculos realizados por la gerencia; evaluar los hechos posteriores referidos a la confirmación o no de los valores corrientes determinados; 9) comparar la consistencia de los elementos de juicio obtenidos con otras evidencias obtenidas durante la auditoría; 10) obtener representación escrita de la gerencia sobre la razonabilidad de las premisas significativas utilizadas por ella incluidos los cursos de acción relevantes que seguirá en orden a los valores corrientes determinados.
NIA 550. Partes relacionadas El auditor debe ejecutar procedimientos de auditoría tendientes a obtener elementos de juicio válidos y suficientes respecto de la identificación y exposición que la dirección ha hecho de las partes relacionadas y del efecto de las transacciones significativas hechas por el ente con las partes relacionadas. Una cuestión clave es la integridad en la medición y exposición de transacciones con partes relacionadas. A tal efecto la norma señala qué procedimientos de auditoría debe ejecutar el auditor para satisfacerse de la integridad de la información referida a partes relacionadas. Asimismo, la norma requiere que el auditor obtenga adecuadas representaciones de la dirección sobre esta materia. Finalmente, la norma determina que si el auditor tiene dudas sobre la obtención de elementos de juicio válidos y suficientes sobre este punto, debe modificar apropiadamente la opinión que emita sobre los estados contables del ente.
NIA 560. Hechos posteriores La norma establece que el auditor debe considerar los efectos de los hechos posteriores al cierre de los estados contables examinados sobre tales estados contables y sobre su informe de auditoría. La norma distingue el tratamiento a darle a los hechos significativos: 1) ocurridos hasta la fecha del informe de auditoría; 2) los descubiertos después de la fecha del informe de auditoría pero antes de que los estados contables hayan sido emitidos y 3) los descubiertos después que los estados contables fueron emitidos.
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Como caso especial, trata estas situaciones en empresas que hacen oferta pública de sus títulos valores.
NIA 570. Empresa en marcha El auditor debe considerar cuando planifica y ejecuta los procedimientos de auditoría, la validez de la asunción por parte de la dirección de la condición de “empresa en marcha” del ente cuyos estados contables están siendo objeto de
auditoría. Es decir, que los estados contables han sido preparados teniendo en cuenta que la entidad está siendo vista como un negocio que continúa en un futuro predecible sin la intención de la dirección ni la necesidad de su liquidación, cesación de actividades o en estado de insolvencia. En consecuencia, los activos y pasivos se miden bajo condiciones normales de realización y cancelación, respectivamente. La responsabilidad del auditor sobre el análisis de la evaluación de la gerencia sobre la condición de “empresa en marcha” comienza en la fase de
planeamiento de la auditoría y en su caso, debe determinar cómo afecta el riesgo de auditoría. El auditor debe considerar el período que utiliza la gerencia para estimar esta condición pero si este fuera menor de doce meses, el auditor deberá pedir a la gerencia que extienda sus estimaciones al período de doce meses a contar de la fecha de cierre del balance examinado. La norma incluye los procedimientos de auditoría por ejecutar cuando ciertos sucesos o condiciones sobre el particular se identifican y cómo afectan sus conclusiones y el correspondiente informe de auditoría por emitir.
NIA 580. Representaciones de la dirección o gerencia El auditor debe obtener evidencia respecto de que la dirección del ente reconoce su responsabilidad sobre la presentación razonable de los estados contables de acuerdo con las normas contables vigentes y que los ha aprobado debidamente. Para ello, el auditor debe obtener una carta de representación escrita de la dirección que incluya las afirmaciones significativas, tanto explícitas como implícitas, que contienen los estados contables, cuando ninguna otra evidencia
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apropiada es razonable pensar que pueda existir. Por ello, esta carta no sustituye los procedimientos de auditoría que debe efectuar el auditor. La norma provee un ejemplo de carta de representación. Si la dirección se rehusara a proporcionar esta carta de representación, ello constituiría una limitación al alcance del trabajo y por lo tanto el auditor debería emitir una opinión con salvedad indeterminada o abstenerse de opinar.
NIAS 600-699 USO DEL TRABAJO DE OTROS NIA 600. Uso del trabajo de otro auditor Dice la norma que cuando el auditor principal usa el trabajo de otro auditor, el auditor principal debe determinar cómo el trabajo del otro auditor afectará la auditoría. La primera cuestión que debe considerar el auditor principal es si su participación como tal es suficiente para actuar en ese carácter. En otras palabras, si la porción de la auditoría que asume es suficientemente significativa, si es adecuado su conocimiento de todos los componentes del negocio; si evaluó el riesgo de errores significativos en esos componentes; si serían necesarios procedimientos adicionales sobre el trabajo del otro auditor, etc. La norma trata en detalle los procedimientos del auditor principal; la consideración que este debe hacer de los hallazgos significativos del otro auditor; la cooperación entre los auditores; las consideraciones sobre el informe de auditoría y las guías sobre la división de responsabilidades.
NIA 610. Consideración del trabajo de la auditoría interna La norma establece guías para el auditor en relación con la auditoría interna del ente. En efecto, el auditor externo debería considerar las actividades de la auditoría interna y sus efectos, si existieran, sobre los procedimientos de auditoría externa. Ciertas partes del trabajo de los auditores internos podrían ser de utilidad para el auditor externo.
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La norma describe el alcance y objetivos de la auditoría interna; las relaciones entre el auditor interno y el externo; la comprensión del trabajo del auditor interno y la evaluación preliminar que hace el auditor externo de manera de establecer si puede tenerlo en cuenta en el planeamiento de la auditoría para que esta resulte más efectiva. Finalmente, la norma trata de la evaluación y prueba por parte del auditor externo de los trabajos específicos del auditor interno que podrían ser adecuados para propósitos de auditoría externa.
NIA 620. Uso del trabajo de un experto Cuando un auditor externo utiliza el trabajo de un experto, debe obtener elementos de juicios válidos y suficientes de que tal trabajo es adecuado a los propósitos de la auditoría. El primer punto es determinar si necesita usar los servicios de un experto y en qué casos; luego evaluar la competencia y objetividad del experto; seguidamente, analizar el alcance del trabajo del experto; a continuación, evaluar el trabajo realizado por el experto y, finalmente, evaluar si será necesario modificar su informe de auditoría haciendo referencia al trabajo del experto ya que si no hiciera tal referencia el informe solo podría ser favorable y sin salvedades.
NIAS 700-799 CONCLUSIONES Y DICTAMEN DE AUDITORÍA NIA 700. El informe del auditor sobre los estados contables La norma trata sobre la forma y contenido del informe del auditor sobre los estados contables auditados para lo cual debe revisar y evaluar las conclusiones derivadas de los elementos de juicio obtenidos que sustentan su opinión. La opinión debe ser escrita y referirse a los estados en su conjunto. La norma trata cada uno de los elementos básicos del informe: título adecuado; destinatario; párrafo de introducción que incluye la identificación de los estados auditados y de la responsabilidad de la dirección sobre su preparación; párrafo de alcance que describe la naturaleza de una auditoría y la referencia a las
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NIA aplicadas en la auditoría; párrafo de opinión que refiere a las normas contables vigentes; fecha del informe; dirección del auditor y firma del auditor. Respecto de la opinión, la norma establece que la opinión no es calificada cuando el auditor concluye en que los estados contables presentan razonablemente la información de acuerdo con las normas contables en vigor. En cambio, se considera que un informe es modificado cuando contiene una o más de las siguientes cuestiones: a) un párrafo de énfasis (utilizado básicamente en casos de incertidumbres incluidas las cuestiones de “empresa en marcha”) y que no modifica la opinión principal; b) cuando contiene asuntos que afectan la opinión y que pueden resultar en una salvedad originada en una discrepancia en la aplicación de las normas contables vigentes que afectan ciertas afirmaciones de los estados contables o en limitaciones al alcance (para la RT 7 serían las denominadas “determinadas”
e
“indeterminadas”
respectivamente),
abstención
de
opinión
(usualmente por limitaciones significativas al alcance), u opinión adversa (por discrepancias significativas que afectan a los estados contables en su conjunto). Los asuntos que provocan modificaciones al informe del auditor, deben ser adecuadamente explicados por éste y, en su caso, cuantificados sus efectos.
NIA 710. Comparativos La norma establece las responsabilidades del auditor cuando se presentan estados contables comparativos. En tal sentido expresa que el auditor debe determinar, sobre la base de elementos de juicio válidos y suficientes recopilados, si la información comparativa cumple en todos sus aspectos significativos con las normas contables vigentes. La norma trata de modo diferente las siguientes situaciones: Si las cifras de los estados contables del ejercicio anterior se incluyen como parte integrante de los estados del corriente año y, usualmente, no se presentan completas, el informe de auditoría sólo se refiere a los estados contables del corriente ejercicio del cual forman parte los datos comparativos.
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Si la información de períodos precedentes se incluye a efectos meramente comparativos en los estados contables corrientes, en ocasiones completos, pero sin formar parte integrante de ellos, el informe de auditoría se refiere a cada uno de los estados contables, pudiendo expresar opiniones diferentes para cada uno de ellos.
NIA 720. Otra información en documentos que contienen estados contables auditados La norma trata de la relación entre el auditor externo e información adjunta a los estados contables sobre la cual no tiene la obligación de auditar (Vg. La memoria del directorio). En tal caso, la norma establece que el auditor debe leer esa otra información para identificar, si existieran, inconsistencias significativas respecto de los estados contables auditados. Si ello ocurriera, debe determinar si son los estados contables o la otra información los que necesitan ser corregidos. En caso que la entidad se rehusara a efectuar las correcciones, si ellas afectan los estados contables, el auditor debe expresar una opinión con salvedades o adversa, lo que correspondiere. Si, en cambio, afectara la otra información, el auditor debería manifestar la inconsistencia en el párrafo de énfasis y, en su caso, tomar otras acciones (retirarse del trabajo, solicitar consejo legal, etc.) 11
2.12 INDICADORES DE GESTIÓN 2.12.1 Definición de los Indicadores de Gestión Los indicadores de gestión suelen establecerse por los líderes del proyecto u organización, y son posteriormente utilizados continuamente a lo largo del ciclo de vida, para evaluar el desempeño y los resultados. Todas las actividades pueden medirse con parámetros que enfocados a la toma de decisiones son señales para monitorear la gestión, así se asegura que las 11
http://normativaifrs.cl/index.php/topic,500.msg631.html#msg631
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actividades vayan en el sentido correcto y permiten evaluar los resultados de una gestión frente a sus objetivos, metas y responsabilidades. Estas señales son conocidas como indicadores de gestión. Un indicador de gestión es la expresión cuantitativa del comportamiento y desempeño de un proceso, cuya magnitud, al ser comparada con algún nivel de referencia, puede estar señalando una desviación sobre la cual se toman acciones correctivas o preventivas según el caso.
2.12.2 Criterios para establecer indicadores de gestión Para que un indicador de gestión sea útil y efectivo, tiene que cumplir con una serie de características, entre las que destacan: Relevante (que tenga que ver con los objetivos estratégicos de la organización), Claramente Definido (que asegure su correcta recopilación y justa comparación), Fácil de Comprender y Usar, Comparable (se pueda comparar sus valores entre organizaciones, y en la misma organización a lo largo del tiempo), Verificable y Costo-Efectivo (que no haya que incurrir en costos excesivos para obtenerlo).
2.12.3 Características de los Indicadores de Gestión Los indicadores de gestión deben cumplir con ciertos requisitos y elementos para poder apoyar la gestión para conseguir el objetivo. Estas características pueden ser:
Simplicidad: Puede definirse como la capacidad para definir el evento que se pretende medir, de manera poco costosa en tiempo y recurso.
Adecuación: Entendida como la facilidad de la medida para describir por completo el fenómeno o efecto. Debe reflejar la magnitud del hecho analizado y mostrar la desviación real del nivel deseado.
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Validez en el tiempo: Puede definirse como la propiedad de ser permanente por un periodo deseado.
Participación de los usuarios: Es la habilidad para estar involucrados desde el diseño, y debe proporcionárseles los recursos y formación necesarios para su ejecución. Este es quizás el ingrediente fundamental para que el personal se motive en torno al cumplimiento de los indicadores.
Utilidad: Es la posibilidad del indicador para estar siempre orientado a buscar las causas que han llevado a que alcance un valor particular y mejorarlas.
Oportunidad: Entendida como la capacidad para que los datos sean recolectados a tiempo. Igualmente requiere que la información sea analizada oportunamente para poder actuar.
2.12.4 Uso de Indicadores en Auditoría de Gestión Los indicadores de gestión sirven para medir la eficiencia y la economía en el manejo de los recursos, las cualidades y características de los servicios entregados, el grado de satisfacción. El uso de los indicadores permite medir:
La eficiencia y economía en el manejo de los recursos.
Las cualidades y características de los bienes producidos o servicios prestados (eficiencia).
El grado de satisfacción de las necesidades de los usuarios o clientes a quienes van dirigidos (calidad).
Todos los aspectos deben ser medidos considerando su relación con la misión, los objetivos y metas planteados por la organización.
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CAPÍTULO III 3.
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3.1. Servicios prestados: Fumieco es una empresa que ofrece servicio del Manejo Integral de Plagas de desratización y desratización en empresas alimenticias .
3.1.1 Desratización: Es el control preventivo y correctivo de la presencia de roedores dentro de las empresas alimenticias, las mismas que deben garantizar la inocuidad del producto. TABLA No. 015 PROCESO DE DESRATIZACIÓN
OBJETIVO: Controlar la actividad de roedores del medio colindante, considerando que los roedores son la tercera especie de mamíferos existentes en el planeta.
ALCANCE: Aplica tanto en áreas internas como externas de las instalaciones en las plantas de proceso.
RESPONSABLE: Técnicos Operativos 1) Inspección visual inicial.
TAREAS:
2) Identificación de la plaga a tratar. 3) Nivel de tolerancia. 4) Selección de productos y métodos a aplicar. 5) Medida de control. 6) Aplicación de método. 7) Inspección visual final. 8) Evaluación y recomendaciones. 9) Monitoreo y revisión de trampas de cebaderos; registradas en los respectivos formatos.
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MONITOREO
Es el control de estaciones de cebaderos y éstas
EXTERNO:
deben estar ubicadas en el perímetro externo a un intervalo de (15 a 30 m). Se verifica el consumo (ingestión) del cebo rodenticida.
MONITOREO
Es el control de las estaciones que contienen
INTERNO:
láminas pegantes deben estar ubicadas en los interiores de bodegas, a un intervalo de 8 a 12m prestando mayor énfasis a los ingresos y al espacio físico del cordón sanitario interno.
Elaborado: Mónica Mora
3.1.2 Desinsectación: Es el control de insectos voladores y rastreros mediante la selección de un proceso adecuado sea con químico, con gel orgánico o por monitoreo ecológico.
Proceso de Desinsectación.TABLA No. 016 PROCESO DE DESINSECTACIÓN
OBJETIVO: Controlar la actividad de insectos del medio colindante.
ALCANCE: Aplica tanto en áreas internas como externas de las instalaciones en las plantas de proceso.
RESPONSABLE: Técnicos 1) Inspección visual inicial.
TAREAS:
2) Identificación de la plaga a tratar. 3) Nivel de tolerancia. 4) Selección de productos y métodos a aplicar. 5) Medida de control. 6) Aplicación de método.
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7) Inspección visual final. 8) Evaluación y recomendaciones. 9) Monitoreo y revisión de lámparas atrapa insectos.
MONITOREO
Tratamiento Invasivo:
EXTERNO:
Aspersión ULV: Expulsión espacial de insecticida con nebulización a motor de alto alcance generando micro partículas (gotas muy pequeñas) que a su vez son mezcladas con el aire.
MONITOREO INTERNO:
Tratamiento Puntual o Localizado : Tratamiento con insecticida utilizando un aspersor manual, el cual por medio de una boquilla esparce partículas de producto orgánico o químico directo a la plaga, grietas y/o hendidura que se desea tratar
MONITOREO
Dentro de las instalaciones utilizan lámparas para
ECOLÓGICO:
el control de insectos voladores; las cuales se encuentran ubicadas estratégicamente en las vías de acceso a planta y dependencias anexas.
Elaborado: Mónica Mora
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3.2 PROCEDIMIENTOS 3.2.1. PROCEDIMIENTO EQUIPOS DE PROTECCIÓN PERSONAL 3.2.1.1 Objetivo Cumplir con las disposiciones establecidas por el Ministerio de Relaciones Laborales, ente que regula la entrega y control de los equipos de protección personal.
3.2.1.2 Alcance Aplicable al personal técnico de la empresa FUMIECO CONTROL CIA. LTDA.
3.2.1.3 -
Responsabilidades
Es responsabilidad de todos los empleados y personal subcontratado de FUMIECO CONTROL velar por el orden y limpieza, dando una gestión adecuada a los residuos sólidos.
-
Es responsabilidad del Gerente y Jefe de Mantenimiento supervisar el cumplimiento del presente procedimiento.
-
Es autoridad del Jefe de Mantenimiento programar las inspecciones de cumplimiento con sus colaboradores.
-
Es autoridad del resto de gerentes, jefes de área tomar los correctivos necesarios para hacer cumplir este procedimiento.
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3.2.1.4 Descripción de la actividad
Entrega del equipo de protección personal
Uso del equipo de protección personal
Inspección del Equipo de Protección personal
Equipo de Protección Personal tipo de inspección frecuencia
registro
responsable acción Registros
Salud, higiene y ambiente12
3.2.2. PROCEDIMIENTO INTERNO DE CONTROL DE PLAGAS 3.2.2.1 Objetivo Establecer todas las normas de control de plagas los clientes, de manera que garantice las condiciones adecuadas para la producción inocua de procesos y productos en diferentes tipos de industrias.
3.2.2.2 Alcance Aplica a todas las instalaciones de las plantas de proceso, tanto internas como externas.
3.2.2.3 Términos básicos de conceptualización
Control de Plagas: Definir los pasos a seguir para tener una eliminación de insectos voladores, rastreros y roedores, etc.
Desinsectación: Destrucción de insectos parásitos
Desratización: Eliminación de roedores del medio colindante.
12
Fuente: Manual_interno_Control de Plagas Fumieco
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Plagas: Todo organismo indeseable a los procesos de producción.
Plaguicida: Cualquier sustancia o mezcla de sustancias destinadas a prevenir, destruir o controlar cualquier plaga.
Rodenticida: Sustancia química cuyo fin es destruir en poco tiempo un foco no numeroso de ratas o ratones.
3.2.2.4 Tratamientos
TRATAMIENTO INVASIVO: Aspersión ULV.- Expulsión espacial de insecticida con nebulización a motor o equipo eléctrico de alto alcance generando micro partículas (gotas muy pequeñas) que a su vez son mezcladas con el aire.
TRATAMIENTO LOCALIZADO: Exclusión de Insectos.- Medidas de control físicas, no químicas para prevenir la entrada de insectos a través o hacia el interior de una estructura o área, excluyendo a varios tipos de insectos.
Tratamiento Puntual o Localizado: Tratamiento con insecticida utilizando un aspersor manual, el cual por medio de una boquilla esparce partículas de producto orgánico o químico directo a la plaga, grietas y/o hendidura que se desea tratar.
Exclusión de Roedores: Medidas de control físico, no químicas para prevenir la entrada de roedores a través o hacia el interior de una estructura o área.
3.2.2.5 Tipos de control de roedores
Estaciones de captura: dispositivo mecánico que captura al roedor.
Estaciones de lámina pegantes o monitoreo: Estaciones con láminas pegantes con carencia de químicos o veneno.
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3.2.2.6 Desarrollo de la actividad 1.
La compañía FUMIECO CONTROL CIA. LTDA., realiza el control de plagas, previa identificación en Seguridad Física y coordinación con el Departamento encargado de vigilar el cumplimiento de este servicio, para quedar en posibilidad de realizar sus actividades en los interiores y exteriores de las plantas.
2.
Los trabajos de control de plagas se realizan de acuerdo al cronograma preventivo para el control de plagas: insectos rastreros y voladores, excepto en época invernal en que se aumentará la frecuencia de visitas, si lo amerita. El cumplimiento de las actividades esta detallado en el cronograma preventivo - control de plagas: insectos rastreros y voladores, e inspecciones y capacitación.
El personal de FUMIECO CONTROL CIA. LTDA., dirigido por un
3.
representante del Departamento encargado de este servicio se dirigen a cada una de las diferentes áreas, para realizar una inspección previa y proceder a realizar el control general, esto es, mantenimiento de los dispositivos externos para el monitoreo de roedores, revisión de lámparas atrapa insectos y la aplicación de los tratamientos químicos y ecológicos según corresponda.
3.2.2.7 CRITERIOS DE EVALUACIÓN De acuerdo al monitoreo que se realiza, se recopila información, para obtener un índice de infestación, los cuales son el resultado del estudio realizado por Fumieco Control Cia. Ltda. Basándose en el nivel de tolerancia de las áreas afectadas y condiciones propicias para su respectiva proliferación. Los criterios son los siguientes: Infestación Alta de Roedores en Exteriores
Mayor al 61%
Infestación Media de Roedores en Exteriores
31% al 60%
Infestación Baja de Roedores en Exteriores
1% al 30%
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Según los criterios se tomarán las siguientes acciones:
Infestación Baja o Normal: Controles normales de plagas
Infestación Media: Se realizarán acción preventiva para que el índice disminuya hasta lo normal.
Infestación Alta: Se realizarán las acciones correctivas para eliminar la desviación.
3.2.2.8 Frecuencia de los trabajos Tratamiento General y Revisión de dispositivos externos e internos para el monitoreo de roedores. De acuerdo al cronograma preventivo para el control de plagas: insectos rastreros y voladores.
3.2.2.9 Vigilancia y verificación El Departamento de Calidad verificará que el servicio contratado sea realizado de acuerdo a lo solicitado y que se realicen en la planta con todas las medidas preventivas y correctivas establecidas por la empresa FUMIECO de acuerdo a los informes de control de plagas.
3.2.2.10 Responsabilidades Técnico Operador: -
Presentar la constancia del trabajo realizado.
-
Realizar el tratamiento cumpliendo con lo establecido en este documento y los instructivos y procedimientos asociados.
-
Estar a las órdenes en cualquier caso de emergencia que se suscite.
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Departamento encargado (cliente): -
Evaluar y archivar los informes y justificantes entregados por la empresa externa.
-
Registrar las incidencias de las plagas detectadas.
-
Comunicar a la empresa contratante si existe algún tipo de infestación de plagas para que se tomen las acciones correctivas necesarias emitidas por FUMIECO.
-
Verificar el cumplimiento y la efectividad en el manejo integrado de plagas.
3.2.2.11 Acciones correctivas y preventivas Elaboración de informes.13
13
Fuente: Manual_interno_Control de Plagas Fumieco
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3.2.3 MIP (MANEJO INTEGRADO DE PLAGAS)
Control de Roedores El ser humano por su condición es el principal responsable de crear el medio ideal para los roedores, ya que proporciona constantemente comida, agua y refugio. El control de roedores es necesario y deseable porqué: Los roedores son trasmisores de enfermedades, a través del contacto
directo o como vector para otros organismos. Los roedores provocan grandes daños estructurales con sus constantes
roeduras. Dañan y contaminan alimentos antes y después de la cosecha por el
consumo, roeduras y contaminación de los mismos con su orina, excremento y pelos. Un programa de control de roedores eficaz ayuda a asegurar que cada unos de los daños detallados anteriormente no se conviertan o siga siendo un problema serio dentro del medio. Los programas de control de roedores más eficaces de CIP, incluyen estos 5 pasos: 1. Inspección 2. Identificación 3. Saneamiento 4. Obstruir la entrada y dificultar la guarida 5. Cebado y captura de Roedores.
Inspección Es el primer paso para obtener la evaluación real del problema, permite identificar el o los puntos críticos de cada una de las áreas para determinar el
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problema en cada zona, además que es importante realizar un interrogatorio a quienes permanezcan en dicha área esto ayudará a tener conocimiento de la actividad de la plaga. La inspección ayudará a establecer medidas de sanidad y los métodos de control que deben ser puestos en práctica.
Identificación Aunque los roedores comensales comparten las características de roer, acicalarse, reproducirse rápidamente, trasmitir enfermedades y contaminar alimentos, existen muchas diferencias entre ellos. Es muy importante conocer estas diferencias ya que la estrategia de atracción varía según el tipo de roedor. Los signos típicos del roedor incluyen, excremento, daños a alimentos, estructuras, rozaduras, marcas de grasa, huellas, caminos, madrigueras, olores y señales de roedores vivos o muertos.
Saneamiento Proteger las fuentes de alimento es un componente clave para conseguir un control eficaz de roedores. Los desechos en general deben ser almacenados en contenedores cerrados, deben limpiarse regularmente la basura y comida que se haya dispersado. Los escombros y vegetación en el exterior deben ser eliminados ya que proporcionan un buen refugio para los roedores. Acciones correctivas: 1. Eliminar el césped crecido del exterior de las plantas de producción o bodegas de almacenaje, se recomienda una zona libre de vegetación de unos 90cms aproximadamente.
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2. Eliminar todo tipo de desechos en el exterior, como maquinaria antigua en desuso, tablas de madera o cañerías que los roedores pueden utilizar para esconderse o para hacer sus madrigueras. 3. Considerar las Fuentes de agua disponibles, como las zanjas, estanques, tuberías en mal estado, fuentes decorativas y charcos, los cuales son los elementos fundamentales del medio de los roedores.
Obstruir la entrada y dificultar la guarida El control de los roedores más eficaz y permanente, consiste en mantener los roedores fuera de las plantas de producción de alimentos. Las ventanas, puertas y grietas de hormigón son zonas de fácil acceso para los roedores. Los drenajes necesitan una rejilla de protección en los extremos.
Cebado y Captura. Un programa eficaz de control de roedores debe combinar los elementos de cebado y trampeo para conseguir un alto porcentaje de éxito. La clave para un buen control, con cualquier rodenticida es la aceptación del cebo. Los ingredientes inertes deberán ser apetecibles para el roedor y estimular su deseo de roer. Las formulaciones de Bell consiguen con frecuencia altos porcentajes de aceptación de entre el 70 y 80 por ciento, con 100 por ciento de mortalidad. Esta cifra está muy por encima del 33% de aceptación requerido por las autoridades en EUA (EPA). El primer paso para iniciar el programa de cebado es determinar la gravedad de la infestación. Hay que tener en cuenta que si los roedores (en particular, las ratas) están presentes durante el día, el problema puede resultar mucho más severo. Para controlar los roedores, o mantener un medio ambiente totalmente libre de ellos, deben seguir los siguientes pasos:
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Cebado de Exteriores
Establecer un programa de cebado en el exterior utilizando estaciones de cebado.
Colocar las estaciones cada 10 a 15 metros alrededor de la planta.
Mantener un suministro fresco y regular de cebo.
Cebados en Interiores (según las áreas a tratarse)
Utilizar una estación de cebo versátil, colocarlos a lo largo de las paredes en las esquinas, debajo de tarimas y en otras zonas estrechas.
Colocar el cebo para obtener un mayor control.
Trampas engomadas Las trampas engomadas, no tóxicas son herramientas muy útiles para el control y captura de los roedores. Para asegurar la mayor eficacia de esta herramienta se debe colocar correctamente. Identificar las huellas y el refugio de los roedores y a continuación colocar las trampas adhesivas en el camino de los roedores, entre el refugio y las zonas de alimentación, y también en lugares donde se hayan observado señales visibles de roedores. Los factores que limitan la eficacia de la trampa engomada son: polvo, humedad, grasa y tierra por lo que se recomienda usar una protección. 14
14
Fuente: Manual_interno_Control de Plagas Fumieco
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TABLA No. 017 PROCEDIMIENTO PARA DESRATIZACIÓN
PROCEDIMIENTO DE MONITOREO Y CONTROL DE ROEDORES EMPRESA: TIPO DE CORD N PROTECCI N SANITARIO
ACCI N PUNTUAL
PRIMEROS AUXILIOS
PERSONAL
ECOLÓGICO
Levantar la estación y proceder a verificar si existe En caso de contacto lavarse Guantes de caucho.
captura; en el caso de ser positivo colocar cal sobre con abundante agua y jabón
Mascarilla para polvo.
el roedor, retirar el cartón de goma y envolverlo en
Ropa de trabajo.
una funda plástica y desechar a la basura.
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Levantar la tapa de la estación y proceder a verificar En caso de contacto lavarse QUÍMICO
Guantes de caucho.
que exista el cebo parafinado luego colocar el sello con abundante agua y jabón
Mascarilla para polvo.
de seguridad.
En caso de ingestión, no
Ropa de trabajo.
inducir
al
vómito,
tomar
abundante agua. Solicitar asistencia médica FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 13 de Marzo de 2012 Fuente: información interna de Fumieco Elaborado por: Mónica Mora
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TABLA No. 018 PROCEDIMIENTO PARA DESINSECTACIÓN
PROCEDIMIENTO DE MONITOREO Y CONTROL DE INSECTOS EMPRESA: TIPO DE
UBICACI N
OBJETIVO
ACCI N PUNTUAL
MONITOREO ECOLÓGICO
Se debe ubicar a dos metros de Atraer altura.
y
capturar
insectos Apagar
retirar
porta
voladores, que ingresan en áreas láminas, luego ejecutar el conteo de
Colocar en los ingresos a plantas de de proceso o almacenamiento. proceso
lámpara,
y
de
almacenamiento.
bodegas
insectos si se encuentra saturada la
de Verificar desviaciones de niveles lámina o sin adherencia se realizará de
insectos
para
ejecutar el cambio.
Colocar bulbos inastillables por acciones correctivas oportunas.
Proceder a colocar el porta láminas.
seguridad
Encender nuevamente la lámpara.
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ALCANCE Lámpara
UV
de
330
PROTECCIÓN PERSONAL a
360 Gafas negras.
nanómetros radio de acción: 100 Protección UV metros.
Frecuencia semanal.
FECHA DE ACTUALIZACI N: 13 de Marzo de 2012 Fuente: información interna de Fumieco Elaborado por: Mónica Mora
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3.3
Productos TABLA No. 019 PRODUCTOS QUE SE UTILIZAN EN LAS INTERVENCIONES
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LOS PLAGUICIDAS UTILIZADOS INSECTICIDAS
CUCARACHICIDAS HORMIGUICIDAS
INSECTIN C 20 CE
MAX
Ingrediente
FORCE
Activo: Ingrediente
FC MAX
RATICIDAS
FORCE CONTRAC
Activo: Ingrediente Activo: Ingrediente
CIPERMETRINA
Fipronil
Fipronil
Reg. Cas: 52315078
Reg. EPA: 432-1259
Reg.
Activo:
Bromadiolona EPA:
432- Reg. EPA: 12455-79
1264
BIOTHRINE 25 CE Ingrediente
DUPONT
Activo: Ingrediente
OPTIGARD Activo: Hormiguicida
FINAL Ingrediente
DELTAMETRINA
Indoxacarb
Ingrediente Activo: Brodifacouma
Reg. EPA: 432 – 763
Reg. EPA: 352-652
Thiamethoxam
Activo:
Reg. EPA: 12455 - 89
Reg. ISP Nº P545/09 (Comunidad Europea)
ECOFOLIAR
100%
ORGANICO Ingrediente Sales
Activo:
Potásicas
y
Aceites de Nueces Fuente: Fumieco Control
3.4
Elaborado: Roberto Ríos
Impacto de químicos en el medio ambiente
El impacto de los químicos en el medio ambiente es mínimo ya que esta empresa utiliza productos químicos de baja toxicidad y productos orgánicos, los mismos que son aptos para la salud pública, por tanto no hay daño nocivo al medio ambiente.
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CAPITULO IV
CASO PRÁCTICO
“AUDITORIA DE GESTION A LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
DE PLAGAS EN EMPRESAS ALIMENTICIAS APLICADOS POR FUMIECO CONTROL CIA. LTDA.”
DESARROLLO
4.1 Fase I CONOCIMIENTO PRELIMINAR 4.1.1 Visita y observación de la entidad
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Oficio No. 001-FC-2012
Quito DM, 03 de Febrero de 2012 Señora: Mónica Mora JEFE DE EQUIPO M&M AUDITORES ASOCIADOS Presente.De mi consideración: Mediante resolución de la junta de accionistas realizada el día de ayer 02 de febrero del presente, donde se determinó la necesidad de conocer el desenvolvimiento de la gestión administrativa de la empresa Fumieco control Cía. Ltda., especialmente en el área de control de plagas, de esta manera y de acuerdo a sus recomendaciones tomar la medidas correctivas en los puntos críticos que se puedan determinar. Por lo expuesto, quien suscribe en calidad de Gerente General solicito a usted se realice una auditoría de gestión a la compañía que represento. Adicionalmente Fumieco Control Cía. Ltda. proveerá todo lo necesario para llevar a cabo dicha auditoría. Atentamente,
Roberto Ríos GERENTE GENERAL FUMIECO
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PROPUESTA DE AUDITORIA Quito DM, 06 de Febrero de 2012
Señor: Roberto Ríos GERENTE GENERAL FUMIECO CONTROL CIA. LTDA. Presente.De mi consideración: M&M Auditores y Asociados, es una empresa que presta sus servicios profesionales de auditoría, contamos con personal idóneo y capacitado con valores éticos para ejecutar todas las tareas a ellos encomendados; en respuesta al oficio No. 001-FC-2011 nos complace presentar la oferta por servicios profesionales como Contadores Públicos Independientes para la realizar una Auditoría de Gestión a la Compañía Fumieco Control. El contenido de la presente propuesta es:
Presentación de la Firma.
Enfoque de Auditoria
Metodología
Entrega de Informe
De antemano queremos agradecer la oportunidad que nos br inda y reiteramos el compromiso de realizar un trabajo de calidad y de esta manera nos aseguramos que FUMIECO CONTROL CIA. LTDA., reciba lo mejor que M&M Auditores Asociados ofrece.
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ENFOQUE DE AUDITORIA Nuestro enfoque está diseñado para llevar a cabo cualquier auditoría, pequeña o grande, asegurando su ejecución con total apego a las normas de la más alta calidad de manera consistente y conforme a nuestra filosofía. La auditoria será realizada Aplicando las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas en lo que sea aplicable, a través de un programa que sea acorde a la compañía. El control interno de la empresa, será evaluado en la compañía, para aplicar las pruebas adecuadas que aseguren los resultados esperados. Las pruebas estarán basadas en una muestra, con la revisión de la documentación respectiva y los registros realizados por el personal responsable, mediante la verificación de la información y análisis profundo de los procesos.
METODOLOGIA
Planificación Preliminar
Evaluación de Control Interno
Ejecución del Trabajo de Campo
Elaboración del Informe
Lectura del Borrador del Informe
Informe final
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INFORME A PRESENTAR
Informe de Control Interno
Informe de auditoría de Gestión (conclusiones y recomendaciones)
Plan de seguimiento y evaluación
Atentamente, Mónica Mora Gerente General M&M AUDITORES ASOCIADOS
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CONTRATO DE SERVICIOS PROFESIONALES Comparecen a la celebración del presente contrato, de servicios profesionales, por un lado la señora Mónica Patricia Mora Parra, profesional legalmente calificada por la Súper Intendencia de Compañías quien en adelante será denominada LA AUDITORA, y por otra parte la compañía Fumieco Control Cía. Ltda., representada por el Señor Roberto Ríos Sevilla en calidad de gerente, a quien de aquí en adelante se denominará EL CONTRATANTE, las partes acuerdan suscribir el presente contrato, de conformidad con las siguientes clausulas.
PRIMERA: Antecedentes.- La empresa Fumieco Control Cía. Ltda., domiciliada en la ciudad de Quito, provincia de Pichincha, Cantón Conocoto, solicita se realice una Auditoría de Gestión para evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los procedimientos operativos de Control de Plagas de la empresa, para el periodo comprendido entre el 1 de enero a 31 diciembre de 2011.
SEGUNDA: Objeto.- La empresa Fumieco Control Cía. Ltda., contrata los servicios profesionales lícitos y personales, de la señora Mónica Mora Auditora Externa Calificada de la Superintendencia de Compañías. La Auditora se compromete a realizar la Auditoría de Gestión a las actividades administrativas de la cooperativa, del periodo comprendido entre el 1 de enero al 31 de diciembre de 2011. El objeto de la auditoría de gestión es expresar una opinión, la evaluación, comentarios, conclusiones y recomendaciones sobre el control interno de la entidad.
TERCERA: Duración.- El plazo será de 20 días laborables desde la fecha de inicio del trabajo de campo, sin embargo el presente instrumento podrá ampliarse de acuerdo a las circunstancias presentes que por fuerza mayor obliguen a extender el tiempo, siempre y cuando exista el acuerdo mutuo de las partes; de darse incumplimiento a lo señalado por negligencia profesional o administrativa, se establece una multa de 2*1000 del total del contrato.
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CUARTA: honorarios.- La empresa Fumieco Control Cía. Ltda., pagará la cantidad de tres mil quinientos dólares americanos (USD 3500,oo), los mismos que serán cancelados de la siguiente manera: el 50% del valor a la firma del contrato y el 50% a la entrega del informe final de la Auditoría de Gestión, se aplicarán las retenciones que contempla la ley.
QUINTA.- Recursos Materiales.- Los recursos como: útiles de oficina, copias y todo tipo de materiales correrán por cuenta de la empresa Fumieco Control Cía. Ltda., la misma que se compromete a prestar las facilidades para la ejecución del trabajo descrito en el presente instrumento.
SEXTA: Terminación.- El presente contrato quedará automáticamente al cumplirse con el trabajo, sin que ninguna de las partes tenga que hacer ninguna notificación previa.
SEPTIMA: en caso controversia en la ejecución del presente contrato o incumplimiento del mismo, se someterán a los jueces competentes y de acuerdo a la Leyes del código Civil y demás leyes aplicables. Para constancia firman en unidad de acta y por triplicado a los 08 días del mes de febrero de 2011. POR EL CONTRATADO
POR LA PARTE CONTRATANTE
Sr. Roberto Ríos
Sra. Mónica Mora
GERENTE GENERAL
JEFE DE EQUIPO
Fumieco Control Cía. Ltda.
M&M Auditores y Asociados
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4.1.1.1 Diagnóstico preliminar El lunes 13 de febrero de 2012 inicia la inspección previa a la empresa Fumieco Control Cía. Ltda., la misma que se encuentra ubicada en Av. General Rumiñahui N7-63 y 18 de Mayo en el sector de la Armenia, la finalidad es conocer las instalaciones de la empresa y cada una de las personas que laboran en la misma, además de conocer a los técnicos que ejecutan el trabajo en la parte operativa, esta visita permite obtener la información necesaria como la base legal de la organización, desarrollo de las actividades de operación; además que se solicita la colaboración de los socios de la compañía y de los empleados en general. Para complementar la información entregada, se realizan algunos procedimientos que permitan validar la misma, como recolectar información mediante la realización de entrevistas.
1) Entrevista al Gerente General de la empresa para solicitar información relevante de la Compañía, en la misma que se indagará sobre: ¿Cuántos socios existen? ¿Servicios ofertados? ¿Qué servicio es que el que tiene mayor demanda? ¿Cuáles son los procedimientos a seguir en el control de Plagas en una industria? ¿Se cumple con la normativa auditable? ¿Existen procedimientos escritos establecidos para el manejo de químicos? ¿Misión, Visión y Objetivos? ¿Existen estatutos y Reglamentos internos? ¿La Auditoría es un mecanismo de evaluación interno?
2) Entrevista con el Supervisor Técnico de la empresa, en la que se solicita la siguiente información: ¿Existen manuales internos para realizar el procedimiento de control de plagas? ¿Cuáles son los servicios ofertados? Describa cada uno.
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¿Por qué prestar el servicio? ¿Cuáles son los requisitos que debe cumplir para brindar el servicio de control de plagas en empresas alimenticias? ¿Quiénes son los encargados de ejecutar este servicio? ¿Quién ordena ciertas acciones correctivas a ejecutar? Con la obtención de la información procederemos a:
Aplicación de cuestionarios de control interno a directivos y funcionarios y observación directa de la compañía.
Ejecutar los procedimientos de auditoría, y se efectuaran de acuerdo al programa de auditoría que se definirá en cada componente.
Evaluar la eficacia, eficiencia y economía por medio de indicadores, que permitirán un análisis objetivo, el mismo que facilitará realizar las respectivas recomendaciones para un nivel óptimo en los procedimientos.
El informe se realizará una vez que se haya terminado el trabajo de campo y se obtengan ya los resultados finales.
4.1.1.2 Análisis de la información.- la misma que permite: 1) Estar al tanto de la estructura de la organización y considerar si existe segregación de funciones acorde a la jerarquía en cada departamento. 2) Examinar los procesos de las actividades de la empresa. 3) Revisar el cumplimiento de la visión y misión 4) Verificar las actividades del personal que labora en la compañía y los procedimientos internos. 5) Mediante cuestionarios de control se evaluará si los procedimientos y controles
implementados
por
la
compañía
Fumieco
se
cumplen
efectivamente; se detectará las deficiencias existentes las mismas que
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permitirán determinar las posibles áreas críticas y el riesgo de auditoría, con lo que se emitirá un informe de la evaluación de Control Interno. 6) Conocer la capacitación impartida a técnicos durante el periodo a auditar.
4.1.1.3 Evaluación del control interno Esta evaluación se la realizará con la aplicación de cuestionarios de Control para evaluar el departamento operativo, el mismo que se ejecutará por medio del análisis del FODA, donde se conocerá el estado actual del funcionamiento de la compañía sus fortalezas - debilidades, oportunidades – amenazas, con los resultados se identificará las posibles áreas críticas de la empresa y las causas que determinan las deficiencias detectadas, con lo que se emitirá a la gerencia un informe de la evaluación realizada.
Elaborado por: Mónica Mora
Fecha: 14 de febrero 2012
Revisado por: Dr. Byron Arboleda
Fecha: 15 de febrero 2012
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4.2 FASE II PLANIFICACION 4.2.1 Conocimiento preliminar del Sistema de Control Interno
ENTREVISTA 001
Nombre: Roberto Ríos Empresa: Fumieco Control Cía. Ltda. Cargo: Gerente General Fecha: 15 de febrero de 2012 Hora: 10 horas con 30 minutos OBJETIVO: Iniciar el proceso de auditoría 1. ¿Cómo se formó la empresa? Fumieco Control es una empresa familiar y cuenta con tres socios Hernan Ríos (Padre), Franz Ríos (Hermano) y Roberto Ríos (mi persona), la compañía nace con la idea de prestar el servicio de control de plagas en empresas tanto de producción como de servicios, a inicios no existían normativas a las que se regía únicamente se centraba en controlar la actividad de las plagas, con el pasar de los años en el país se reglamenta el cumplimiento a las BPM (Buenas Prácticas de Manufactura) en todas las empresas, tanto es así que en la actualidad nos vemos en la obligación de cumplir con muchas normativas para dar cumplimiento a las Buenas Prácticas de Manufactura las mismas que van direccionadas a la inocuidad del producto terminado, poco a poco hemos ido ganando mercado principal razón para implementar sistemas innovadores de aplicación dentro de los procesos ofertado por la empresa.
2. En la empresa se encuentra establecido el Diagrama Estructural y Funcional?
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No, al ser una pequeña empresa (PIME) el personal es multifuncional por tanto se desenvuelve en cualquier área, la empresa se encuentra en crecimiento constante tal vez sea el momento propicio para crear un organigrama estructural, el mismo que permita mejorar cada actividad desarrollada en la empresa.
3. Que servicios ofrece Fumieco?
Servicio de desinsectación
Servicio de desratización
Servicio de desinfección
4. Cuál es el servicio de mayor demanda Los servicios de desinsectación y desratización son los de mayor demanda, sobre todo en empresas alimentarias, ya que el control de plagas se ha vuelto prioridad dentro de este tipo de empresas, es importante porque contribuye con la inocuidad de los productos, en la actualidad existen organismos reguladores y facultados de asegurar la calidad de los productos y éstos son los encargados de crear normativas y velar por su cumplimiento que permitan el aseguramiento de la calidad de los productos.
5. ¿Cuáles son los procedimientos a seguir en el control de Plagas en una industria? En cada área existen procedimientos diferentes a seguir pero Fumieco ha elaborado el Procedimiento Interno de Control de Plagas, este es un manual que sirve de guía para cada uno de los técnicos que ejecutan el trabajo de fumigación, este servicio es demasiado técnico por tanto los responsables de ejecutar este trabajo debe ser personal capacitado para realizar tal acción.
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6. ¿Se cumple con la normativa auditable, establecida para empresas alimentarias? Las empresas alimenticias y las empresas de fumigación deben apegarse a lo establecido en el Decreto Ejecutivo 3253 del Registro Oficial 696 para la aplicación de las BPMs en Ecuador, además de respetar los lineamientos de las Normas Consolidadas AIB en empresas alimenticias, ya que el cumplimiento de los lineamientos establecidos en la misma aseguran la calidad de los productos.
7. ¿Existen procedimientos escritos establecidos para el manejo de químicos? El manejo de químicos es de mucha responsabilidad por tanto nos hemos visto en la obligación de crear un procedimiento interno para el manejo de químicos, el que de nuestra propiedad y autoría.
8. ¿La empresa tiene fijados sus Misión, Visión y Objetivos? Si, la empresa tiene fijada su misión visión y objetivos, usted puede visitar nuestra página web la misma que cuenta con esta y más información que usted requiera del servicio y de la empresa misma.
9. ¿Existen estatutos y reglamentos internos que establezcan deberes y sanciones en cuanto a la calidad del servicio ofertado? Los estatutos se los creo en el momento que inició actividades la empresa, reglamentos internos no existen pero los empleados tienen conocimiento de las cosas que se encuentran permitidas y no dentro y fuera de la empresa. Además existen procedimientos que son guías para el desenvolvimiento diario de los técnicos en el trabajo de campo.
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10. ¿La Auditoría es un mecanismo de evaluación? Pienso que si es importante realizar este tipo de examen ya que permite conocer las falencias y también las fortalezas de la empresa, en nuestro caso es la primera vez que solicitamos este servicio ya que es un mecanismo idóneo y bien visto por nuestros clientes, ya que al ser empresas alimenticias se someten a auditorios en periodos recurrentes cada seis meses, al presentar nosotros un informe de auditoría nos permite ser una empresa más confiable y tener más acogida de los clientes. En una auditoria en empresas alimentarias es clave el control de plagas ya que esto asegura que el producto no se encuentre contaminado y sean seguras las áreas de producción.
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ENTREVISTA 002
Nombre: José Villacís Empresa: Fumieco Control Cía. Ltda. Cargo: Supervisor Técnico Fecha: 15 de febrero de 2012 Hora: 15 horas OBJETIVO: Conocer el proceso de control de plagas que brinda la empresa. 1. Fumieco es una empresa que cumple con el (MIP) manejo Integral de Plagas? Fumieco es una empresa que brinda este servicio desde hace 14 años, por lo tanto se encuentra en la capacidad de prestar este tipo de servicio, ya que nuestra actividad principal es el control de plagas y sabemos que tenemos que cumplir con las exigencias dispuestas en la normativa para este tipo de servicio.
2. ¿Cuáles son los servicios ofertados? Describa cada uno.
Servicio de desinsectación.- la desinsectación es el conjunto de medidas dirigidas al control y eliminación de insectos y otros artrópodos que pueden ser vectores de transmisión de enfermedades para el hombre.
Servicio de desratización.- es la destrucción sistemática de las ratas en áreas internas y externas, además es una medida con miras a impedir la propagación de esta plaga y la trasmisión de enfermedades ya sea directamente por el roedor o por intermedio de sus parásitos.
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3. Los productos que ustedes utilizan en cada intervención son químicos u orgánicos? En las intervenciones utilizamos productos de acuerdo al área a intervenir, si bien es cierto que la mayoría de nuestros productos son orgánicos y aseguran que las que las áreas no queden contaminadas, le pongo un ejemplo en áreas externas utilizamos productos orgánicos con residual esto repele a los insectos, estos productos son aptos para utilizarlos en las empresas alimenticias y el efecto es el excelente para el control de las plagas.
4. Cada qué tiempo se capacita a los técnicos operativos? Las empresas proveedoras de los productos nos ofrecen el servicio de capacitación por lo menos cada tres meses, ya que al tratarse de productos químicos u orgánicos que van a ser colocados en industrias alimenticias requieren de conocimiento para no cometer errores, además que siempre existen métodos innovadores a implementar en cada empresa.
5. La empresa cuenta con los permisos respectivos para ejecutar este tipo de trabajo? Este tipo de permisos se los actualiza cada año y Fumieco es una empresa que se preocupa de contar con estos documentos que abalicen el servicio.
6. Los productos utilizados en las intervenciones tienen MDS (Hojas de Seguridad) Desde luego cada producto a utilizar cuenta con su respectiva hoja de seguridad ya que esto garantiza que el producto es inofensivo y no afecta a la inocuidad del producto.
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7. Los productos que se utilizan para el control de plagas son aptos para utilizarlos dentro de la industrias alimenticias? Como antes le indique los productos son aptos para utilizarlos en este tipo de industrias, sin ningún temor únicamente teniendo las precauciones que deben ser de conocimiento de cada uno de los técnicos que ejecutan este t rabajo.
8. Si observa alguna alteración en el comportamiento de las plagas, que acción tomaría usted? Primero verificaría las posibles causas para dicha acción, segundo informaría al responsable del control de plagas (cliente) de la anomalía encontrada, posibles causas y se solita las respectivas acciones correctivas del área, pero es importante que éstas sean ejecutadas a la brevedad posible ya que esto se puede convertir en un foco de contaminación.
9. Cuando existen áreas críticas o incremento en la actividad de plagas, se emite un informe con las acciones correctivas necesarias? Es importante que cada acción correctiva sea dada primero de forma verbal, posteriormente en el informe técnico y si es necesario en un informe adicional el mismo que contenga fotografías que sustenten la información de las condiciones actuales de la planta o áreas críticas.
10. Las dosificaciones de los productos para cada aplicación se encuentran establecidas o no? Cada producto tiene su etiqueta en la que se detalla las dosis recomendadas para cada acción. Además que siempre se investiga y se realiza pruebas al respecto para obtener mejores resultados.
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11. La información antes mencionada se entrega al cliente de forma documentada? Si, cada procedimiento tiene un documento llamado informe técnico el mismo que es llenado y firmado por el responsable de la intervención y adicional la firma de aceptación del trabajo.
12. Explique qué métodos utiliza para el control de insectos?
MONITOREO EXTERNO: Aspersión ULV: Expulsión espacial de insecticida con nebulización a motor de alto alcance generando micro partículas (gotas muy pequeñas) que a su vez son mezcladas con el aire.
MONITOREO INTERNO: Tratamiento Puntual o Localizado: Tratamiento con insecticida utilizando un aspersor manual, el cual por medio de una boquilla esparce partículas de producto orgánico directo a la plaga, grietas y/o hendidura que se desea tratar.
MONITOREO ECOLOGICO:
Dentro
de
las
instalaciones
tenemos
lámparas para el control de insectos voladores; las cuales se encuentran ubicadas estratégicamente en las vías de acceso a planta y dependencias anexas.
13. Explique qué métodos utiliza para el control de roedores?
MONITOREO EXTERNO: Es el control de estaciones de cebaderos y éstas deben estar ubicadas en el perímetro externo a un intervalo de (15 a 30 m). Se verifica el consumo
(ingestión) del cebo rodenticida de segunda
generación (Contrac block Parafinado – Final block parafinado,
en un
proceso de rotación) por parte de roedores, inspección o reposición del cebo cuando este deteriorado.
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MONITOREO INTERNO: Es el control de las estaciones que contienen láminas pegantes deben estar ubicadas en los interiores de bodegas, a un intervalo de 8 a 12m prestando mayor énfasis a los ingresos y al espacio físico que nos brinden para instalar el cordón sanitario interno. Se confirma como antecedentes de actividad de roedores cuando se encuentra huellas, heces, pelos u orina de roedor.
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4.2 Memorando de Planificación
M&M AUDITORES ASOCIADOS
MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN Entidad: Fumieco Control Cía. Ltda. Auditoría de Gestión a los procedimientos de control de plagas en empresas alimenticias aplicados por Fumieco Control Cía. Ltda.
Período: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre 2011) Preparado por: Mónica Mora
Fecha: 19 de febrero de 2012
Revisado por: Dr. Byron Arboleda
Fecha: 20 de febrero de 2012
1. REQUERIMIENTO DE LA AUDITORIA
Informe Largo de Auditoría,
Memorando de Antecedentes
Síntesis del Informe:
2. FECHA DE INTERVENCION
Fecha estimada
Orden de Trabajo
19 de febrero de 2012
Inicio del trabajo en el campo
24 de febrero de 2012
Finalización del trabajo en el campo
10 de marzo de 2012
Discusión
del
borrador
del
informe
con 11 de marzo de 2012
funcionarios Presentación del informe a la Gerencia
12 de marzo de 2012
Emisión del informe final de auditoría
13 de marzo de 2012
3. EQUIPO MULTIDISCIPLINARIO Supervisor Jefe de Equipo
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4. DIAS PRESUPUESTADOS Sesenta Días laborables, distribuidos en las siguientes fases: FASE I, Conocimiento Preliminar_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 02 días FASE II, Planificación _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 04 días FASE III, Ejecución _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 12 días FASE IV, Comunicación de Resultados _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 02 días
5. RECURSOS FINANCIEROS Y MATERIALES Recursos Materiales Recursos Financieros 5. ENFOQUE DE LA AUDITORIA
6.1 Información General de la Entidad MISION Lograr la fidelidad y satisfacción total de los clientes a través de la solución dinámica y profesional de sus problemas y necesidades. Concienciar a los clientes en temas relacionados con: MIP (Manejo Integral de Plagas), Asesoría Sanitaria y respeto del medio ambiente
VISION Ser reconocidos a nivel nacional como una de las mejores empresas en el manejo de control de plagas y asesoría sanitaria, enfocándose a solucionar los problemas de clientes de una manera competente, organizada, segura y confiable con una alta calidad en los productos y servicios prestados.
OBJETIVOS
Ser líderes dentro en el mercado
Ser la mejor opción para los clientes en el control de plagas
Enfocarse en las necesidades de nuestros clientes
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Contribuir al desarrollo social
Generar fuentes de trabajo
Fomentar el respeto y desarrollo de las personas buscando ampliar los conocimientos y capacidades de los empleados, siendo la parte más importante de la empresa
ESTRUCTURA ORGANICA
6.2 Enfoque de la Auditoría a:
Auditoría de Gestión orientada a evaluar la eficacia y calidad de los procesos utilizados para la ejecución del control de plagas, además del grado de satisfacción de los clientes en la atención y entrega del servicio.
6.3 Objetivo de la Auditoría: Conocer el nivel de eficiencia y de eficacia en el procesos de control de plagas
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6.3.1 Objetivo General Determinar el grado de eficacia y calidad en el cumplimiento de la misión visión y objetivos en la gestión realizada por la empresa “Fumieco Control Cía. Ltda.”, de
acuerdo al cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y demás normatividad interna aplicable.
6.3.2 Objetivos Específicos por cada uno de los componentes
Verificar la correcta ejecución en las intervenciones de desratización.
Verificar la correcta ejecución en las intervenciones de desinsectación.
Garantizar la adecuada responsabilidad en el Control de PLagas.
6.4
Alcance Programa de la Auditoría:
Cubrirá el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de Diciembre de 2011, el examen se realizará a la gestión y cumplimiento de objetivos de Fumieco.
6.5 Indicadores de Gestión: - Indicadores de eficacia del proceso de desratización - Indicadores de eficacia del proceso de desinsectación - Indicadores de eficacia del proceso de control de plagas - Indicadores de eficiencia - Indicadores de eficiencia
6.6 Calificación de los Factores de Riesgo de Auditoría El resultado obtenido, luego de procesar la información permitió evidenciar la falta
99
de aplicación de indicadores que permitan medir la calidad, eficiencia y eficacia en el servicio ofertado por Fumieco.
6.7 Trabajo a Realizar por el Equipo de Auditores: PERSONAL
DIAS
RESPONSABIIDAD
LAB.
Auditor Supervisor
12
Orientar y revisar que los programas de trabajo
y
la
ejecución
de
sus
procedimientos, estén orientados a evaluar las áreas clave, para que permitan validar el enfoque de la auditoría. Elaborar las hojas de supervisión Jefe del Equipo
20
Preparar programas
y
distribuir de
y
ejecutar
los
trabajo,
Revisar
las
actividades de los operativos, comunicar los resultados y elaborar el informe de la auditoría.
7 OTROS 7.1 Auditores Internos: NO 7.2 Otros Profesionales: NO 7.3 Otra colaboración: NO
8. OTROS ASPECTOS
Se anexa programas de trabajo
El archivo permanente fue creado y organizado en la presente auditoría de gestión.
El presente plan de trabajo fue elaborado a base del conocimiento de la entidad y de la información obtenida en la Fase de “Conocimiento
100
Preliminar”.
9. FIRMAS DE RESPONSABILIDAD DE LA PLANIFICACION NOTA: Suscriben el Supervisor y Jefe de Equipo
_______________________
______________________
Dr. Byron Arboleda
Mónica Mora
SUPERVISOR
JEFE DE EQUIPO
FECHA: 25/02/2012
FECHA: 25/02/2012
101
4.3 FASE III EJECUCION 4.3.1 Programas de trabajo Empresa Fumieco Control Cía. Ltda. PROGRAMA DE TRABAJO
PT.PP 001
Auditoría de Gestión (Del 1 de Enero – 31 de Diciembre 2011)
COMPONENTE: Servicio
de
Control
de
plagas,
específicamente
intervenciones
de
desinsectación y desratización en empresas alimenticias.
OBJETIVO: Evaluar la eficiencia y eficacia del control de plagas en Empresas Alimenticias.
No. PROCEDIMIENTO
REF P/T
1
OBSERVACIONES ELAB.
Evalúe el control interno del área técnico operativa mediante un PP.1 MM cuestionario Evalúe el proceso de control de
2
plagas
indicadores, PP.2 MM
mediante
ejecutado por el área de operación técnica Análisis de la eficiencia y eficacia en los procedimientos de control PP.3 MM
3
de plagas. Obtenga
un
análisis
de
satisfacción del servicio mediante
4
entrevistas
realizadas
a
los PP.4 MM
clientes de Fumieco.
Elaborado por: Mónica Mora
Fecha de Elaboración: 10/02/2012
Supervisado por: Dr. Byron Arboleda
Fecha de Supervisión: 26/02/2012
102
Empresa Fumieco Control Cía. Ltda. CUESTIONARIO DE ESTUDIO
CCI 1/4
PRELIMINAR Auditoría de Gestión (Del 1 de Enero – 31 de Diciembre 2011) Objetivo: Evaluar la MISION, VISIÓN Y CUMPLIMENTO DE OBJETIVOS, mediante un Cuestionario de Control Interno.
No. DESCRIPCION 1
Si
No OBSERVACIONES
En la empresa se encuentran definidos: X La Misión, Visión y los Objetivos?
2
X
La empresa cuenta con organigramas estructural y funcional?
3
Es de conocimiento general la normativa vigente
para
aplicar
empresas X
en
alimenticias?
4
En la empresa se encuentra identificado
Este análisis
el
minucioso no se ha
FODA
(Fortalezas,
Debilidades,
Amenazas y Oportunidades) el mismo
realizado, se conoce
que permita aprovechar las ventajas de
ciertas fortalezas y
las oportunidades y fortalezas y realizar
X
debilidades
las correspondientes acciones correctivas
determinadas por los
con las debilidades y compensar las
socios.
amenazas. Se aplican indicadores para medir los
5
resultados y evaluar la gestión en
X
términos de eficiencia y eficacia
Elaborado por: Mónica Mora
Fecha de Elaboración: 13/02/12
Supervisado por: Dr. Byron Arboleda
Fecha de Supervisión: 18/02/12
103
Empresa Fumieco Control Cía. Ltda. MEDICION DEL RIESGO
CMR 1/4
Auditoría de Gestión (Del 1 de Enero – 31 de Diciembre 2011)
Objetivo: Evaluar la MISION, VISIÓN Y CUMPLIMENTO DE OBJETIVOS, mediante un Cuestionario de Control Interno. No.
DESCRIPCION
PONDER.
1
En la empresa se encuentran definidos: La Misión,
CALIF.
10
10
10
8
10
10
10
5
10
0
50
33
Visión y los Objetivos?
2
La empresa cuenta con organigramas estructural y funcional?
3
Es de conocimiento general la normativa vigente para aplicar en empresas alimenticias? En la empresa se encuentra identificado el FODA (Fortalezas, Debilidades, Amenazas y Oportunidades) el mismo que permita aprovechar las ventajas de las oportunidades
4
correspondientes
y
fortalezas acciones
y
realizar
correctivas
con
las las
debilidades y compensar las amenazas. Se aplican indicadores para medir los resultados y
5
evaluar la gestión en términos de eficiencia efi ciencia y eficacia
Elaborado por: Mónica Mora
Fecha de Elaboración: 13/02/12
Supervisado por: Dr. Byron Arboleda
Fecha de Supervisión: 18/02/12
104
FORMULA PARA CALCULAR PT = Ponderación Total
CP = CT X
CT = Coeficiente Total CP = Confianza Ponderada
100
PT CP =
CP = 66%
33 X 100 50
Riesgo Moderado – Confianza Moderada
DETERMINACION
TABLA DE DETERMINACION DEL NIVEL DE RIESGO – CONFIANZA
TABLA DE MEDICION DEL RIESGO BAJO
MODERADO
ALTO
Confianza (%)
15% a 50%
51% a 75%
76% a 100%
Riesgo
ALTO
MODERADO
BAJO
105
Empresa Fumieco Control Cía. Ltda. CUESTIONARIO DE ESTUDIO
CCI 2/4
PRELIMINAR Auditoría de Gestión (Del 1 de Enero – 31 de Diciembre 2011)
Objetivo: Evaluar el PROCESO DE DESRATIZACION, mediante un Cuestionario de Control Interno.
No. DESCRIPCION 01
Si
No OBSERVACIONES
Se cumple con la normativa establecida
Normas AIB
para el Manejo Integral de Plagas en X
Reg. Oficial No. 3252
empresas alimenticias? Conoce el procedimiento para realizar el X
02
03
trabajo de desratización? Las estaciones químicas externas se
Las estaciones se
revisa, en cada visita:
revisan de manera
Cantidad de cebo rodenticida? r odenticida?
X
alterna, no
Calidad de cebo rodenticida?
X
secuencial.
Estado de la estación?
X X
Secuencia de estaciones? En áreas internas utiliza productos no X
04
químicos para la captura de roedores?
X
Se realiza reposición de gomas o de cebo
05
Gomas pegajosas De
acuerdo
condiciones actuales
para roedores en cada visita? Los productos utilizados tienen hojas de X
06
seguridad?
07
El personal está capacitado para realizar X este tipo de trabajo?
08
Después de cada visita se entregan X informes técnicos?
Elaborado por:
a
Fecha de Elaboración: 13/02/12
Mónica Mora
Supervisado por: Dr. Byron Arboleda
Fecha de Supervisión: 18/02/12
106
Empresa Fumieco Control Cía. Ltda. MEDICION DEL RIESGO
CMR 2/4
Auditoría de Gestión (Del 1 de Enero – 31 de Diciembre 2011)
Objetivo: Evaluar el PROCESO DE DESRATIZACION, mediante un Cuestionario de Control Interno. No.
DESCRIPCION
PONDER. CALIF.
Se cumple con la normativa establecida para el Manejo 10
01
Integral de Plagas en empresas alimenticias? Conoce el procedimiento para realizar el trabajo de 10
02
10 10
desratización? Las estaciones químicas externas se revisa, en cada
10
8
visita: Cantidad de cebo rodenticida?
03
Calidad de cebo rodenticida? Estado de la estación? Secuencia de estaciones? En áreas internas utiliza productos no químicos para la 10
04
captura de roedores? Se realiza reposición de gomas o de cebo para roedores 10
05
10 8
en cada visita? Los productos utilizados tienen hojas de seguridad 10
06
(MDS)?
07
El personal está capacitado para realizar este tipo de 10
10 9
trabajo?
08
Después de cada visita se entregan informes técnicos?
Elaborado por:
10
10
80
75
Fecha de Elaboración: 13/02/12
Mónica Mora
Supervisado por: Dr. Byron Arboleda
Fecha de Supervisión: 18/02/12
107
FORMULA PARA CALCULAR EÑ RIESGO PT = Ponderación Total
CP = CT X
CT = Coeficiente Total CP = Confianza Ponderada
100
PT CP = 75 X
CP = 94% 100
80 DETERMINACION
Riesgo Bajo – Confianza Alta
TABLA DE DETERMINACION DEL NIVEL DE RIESGO – CONFIANZA
TABLA DE MEDICION DEL RIESGO BAJO
MODERADO
ALTO
Confianza (%)
15% a 50%
51% a 75%
76% a 100%
Riesgo
ALTO
MODERADO
BAJO
108
Empresa Fumieco Control Cía. Ltda. CUESTIONARIO DE ESTUDIO
CCI 3/4
PRELIMINAR Auditoría de Gestión (Del 1 de Enero – 31 de Diciembre 2011)
Objetivo: Evaluar el PROCESO DE DESINSECTACION, mediante un Cuestionario de Control Interno.
No. DESCRIPCION 01
Si
No OBSERVACIONES
Se cumple con la normativa establecida
Normas AIB
para el Manejo Integral de Plagas en X
Reg. Oficial No. 3252
empresas alimenticias?
02
Conoce el procedimiento para realizar el X trabajo de desinsectación? Las
03
áreas
externas
se
realiza
procedimientos de: Termonebulización?
X
Aspersión manual?
X Lámparas UV atrapa
En áreas internas utiliza productos
04
X
químicos para la captura de insectos?
insectos
Se realiza reposición de gomas atrapa X
05
insectos en las lámparas UV? Los
06
productos
utilizados
en
cada
intervención son aptos para aplicarlos en X empresas alimenticias?
07
Los productos utilizados tienen hojas de X
Información técnica
seguridad (MDS)?
de los productos
El personal está capacitado para realizar
08
este tipo de trabajo?
X
09
Después de cada visita se entregan
X
informes técnicos?
Elaborado por:
Fecha de Elaboración: 13/02/12
Mónica Mora
Supervisado por: Dr. Byron Arboleda
Fecha de Supervisión: 18/02/12
109
Empresa Fumieco Control Cía. Ltda. MEDICION DEL RIESGO
CMR 3/4
Auditoría de Gestión (Del 1 de Enero – 31 de Diciembre 2011)
Objetivo: Evaluar el PROCESO DE DESINSECTACION, mediante un Cuestionario de Control Interno. No.
DESCRIPCION
PONDER. CALIF.
Se cumple con la normativa establecida para el Manejo 10
01
Integral de Plagas en empresas alimenticias?
02
Conoce el procedimiento para realizar el trabajo de 10
10 10
desinsectación?
10
10
En áreas internas utiliza productos químicos para la 10
10
Las áreas externas se realiza procedimientos de:
03
Termonebulización? Aspersión manual?
04
captura de insectos? Se realiza reposición de gomas atrapa insectos en las 10
05
lámparas UV? Los productos utilizados en cada intervención son aptos 10
06
9
para aplicarlos en empresas alimenticias? Los productos utilizados tienen hojas de seguridad 10
07
8
9
(MDS)? El personal está capacitado para realizar este tipo de 10
08
trabajo?
09
Después de cada visita se entregan informes técnicos?
Elaborado por:
10
10
10
90
85
Fecha de Elaboración: 13/02/12
Mónica Mora
Supervisado por: Dr. Byron Arboleda
Fecha de Supervisión: 18/02/12
110
FORMULA PARA CALCULAR EÑ RIESGO PT = Ponderación Total
CP = CT X
CT = Coeficiente Total CP = Confianza Ponderada
100
PT CP = 85 X
CP = 94% 100
90 DETERMINACION
Riesgo Bajo – Confianza Alta
TABLA DE DETERMINACION DEL NIVEL DE RIESGO – CONFIANZA
TABLA DE MEDICION DEL RIESGO BAJO
MODERADO
ALTO
Confianza (%)
15% a 50%
51% a 75%
76% a 100%
Riesgo
ALTO
MODERADO
BAJO
111
Empresa Fumieco Control Cía. Ltda. CUESTIONARIO DE ESTUDIO
CCI 4/4
PRELIMINAR Auditoría de Gestión (Del 1 de Enero – 31 de Diciembre 2011) Objetivo: Evaluar EL PROCESO DE CONTROL DE PLAGAS mediante un cuestionario de Control Interno
No. DESCRIPCION
Si
No OBSERVACIONES
Se cumple con la normativa establecida
01
para el Manejo Integral de Plagas en X empresas alimenticias? Existe procedimientos internos creados X
02
por Fumieco para el control de plagas? Existen manuales para el manejo de X
03
químicos? Los procedimientos de desratización y desinsectación
04
se
encuentran
establecidos bajo la normativa vigente, X para
la
aplicación
en
empresas
alimenticias? Los técnicos conocen y manejan las
05
hojas de seguridad (MDS) de los X productos? Los técnicos conocen las dosificaciones
06
de los productos para la desinsectación y desratización?
07
Se
entrega
información
estadística X
mensual con la incidencia de las plagas? Al encontrar novedades en cuanto a la
08
actividad de las plagas, se emite un X informe con acciones correctivas?
112
X
La
09
capacidad
de
respuesta
a
las X
solicitudes de los clientes es menor a 48 horas?
Elaborado por: Mónica Mora
Fecha de elaboración:13/02/12
Supervisado por: Dr. Byron Arboleda
Fecha de supervisión:18/02/12
113
Empresa Fumieco Control Cía. Ltda. MEDICION DEL RIESGO
CMR 4/4
Auditoría de Gestión (Del 1 de Enero – 31 de Diciembre 2011)
Objetivo: Evaluar EL PROCESO DE CONTROL DE PLAGAS mediante un cuestionario de Control Interno. No.
DESCRIPCION
PONDER. CALIF.
Se cumple con la normativa establecida para el 10
01
Manejo
Integral
de
Plagas
en
10
empresas
alimenticias? Existe
procedimientos
internos
creados
02
Fumieco para el control de plagas?
03
Existen manuales para el manejo de químicos? Los
procedimientos
de
por 10
10
10
10
y 10
10
desratización
desinsectación se encuentran establecidos bajo la
04
normativa vigente, para la aplicación en empresas alimenticias? Los técnicos conocen y manejan las hojas de 10
05
9
seguridad (MDS) de los productos? Los técnicos conocen las dosificaciones de los 10
06
productos para la desinsectación y desratización?
07
Se entrega información estadística mensual con la 10
9 10
incidencia de las plagas? Al encontrar novedades en cuanto a la actividad de 10
08
10
las plagas, se emite un informe con acciones correctivas? La capacidad de respuesta a las solicitudes de los 10
09
10
clientes es menor a 48 horas?
90 Elaborado por:
88
Fecha de Elaboración: 13/02/12
Mónica Mora
Supervisado por: Dr. Byron Arboleda
Fecha de Supervisión: 18/02/12
114
FORMULA PARA CALCULAR PT = Ponderación Total
CP = CT X
CT = Coeficiente Total CP = Confianza Ponderada
100
PT CP = 88 X
CP = 98% 100
90 DETERMINACION
Riesgo Bajo – Confianza Alta
TABLA DE DETERMINACION DEL NIVEL DE RIESGO – CONFIANZA
TABLA DE MEDICION DEL RIESGO BAJO
MODERADO
ALTO
Confianza (%)
15% a 50%
51% a 75%
76% a 100%
Riesgo
ALTO
MODERADO
BAJO
115
4.3.2 Preparación Papeles de Trabajo Clave: PP.1-001
M&M AUDITORES ASOCIADOS
AUDITORIA DE GESTION A LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE PLAGAS EN EMPRESAS ALIMENTICIAS APLICADOS POR FUMIECO CONTROL CIA. LTDA. Periodo del Examen: (Del 1 de Enero – 31 de Diciembre 2011) EVALUACI N DEL CONOCIMIENTO DE LA MISI N – VISI N – OBJETIVOS Y NORMATIVA VIGENTE No.
TOTAL
PREGUNTAS
ENC.
RESPUESTAS SI
NO
INDICADOR
RELACION
PONDER. COMENTARIOS
N/A
Después
de
realizar
este
análisis, detectamos que el 92% de las personas que laboran en
No de
Conoce usted la misión y 1
visión
de
la
Fumieco Control?
empresa 25
personas que
23
02
conocen / Total
Fumieco tienen conocimiento de 23 / 25 = 0,92
92%
la misión, visión de la empresa, pero es importante que todo el personal conozca muy bien
encuestados
estos puntos, ya que son importantes en la actividad de la empresa.
116
Clave: PP.1-002 No.
TOTAL
PREGUNTAS
ENC.
RESPUESTAS SI
NO
INDICADOR
RELACION
PONDER. COMENTARIOS
N/A
Los objetivos son conocidos por
No de
Conoce usted los objetivos 2
de la empresa Fumieco 25
personas que
24
01
conocen / Total
Control?
el personal, únicamente existe 24 / 25 = 0,96
96%
un 4% de desconocimiento por parte del mismo, es importante sea haga hincapié en la difusión
encuestados
para llegar a la excelencia. Las normas existentes son de
3
Conoce la normativa que
No de
Fumieco
personas que
ejecutar
utiliza el
para
control
de 25
plagas.
24
01
conocen / Total
conocimiento de los empleados, 24 / 25 = 0,96
las mismas que son conocidas y 96%
aplicadas por los técnicos, es importante
encuestados
exigir
a
los
empleados el estudio de las mismas.
Elaborado por: Mónica Mora
Fecha de Elaboración: 20 de febrero de 2012
Supervisado por: Dr. Byron Arboleda
Fecha de Supervisión: 28 de febrero de 2012
117
Clave:
H001/PP1 M&M AUDITORES ASOCIADOS HOJA DE HALLAZGOS Auditoría de Gestión a:
Componente:
Fumieco Control Cía. Ltda.
Servicio de Control de plagas, específicamente
Periodo del Examen: Del 01
intervenciones de desinsectación y desratización
de Enero –31 de Diciembre
en empresas alimenticias.
2011
EVALUACIÓN DEL CONOCIMIENTO DE LA MISIÓN – VISIÓN – OBJETIVOS Y NORMATIVA VIGENTE n ó i c i d n o C o i r e t i r C
Fumieco es una empresa que brinda el servicio de control de plagas urbanas a empresas alimenticias, la misión y visión están direccionadas a cumplir con los objetivos propuestos, basados obviamente en la normativa establecida para este tipo de servicio El MIP (Manejo Integral de Plagas) se basará en las NORMAS AIB para dar cumplimiento con las BPM (Buenas Prácticas de Manufactura) y a los artículos 53 y 67 del Registro Oficial No. 3253 de la República del Ecuador. Existe cierto desconocimiento en cuanto a la misión, visión, objetivos y normativa los mismos que se deben a:
a s u a C
No existen muchas reuniones que permitan tratar estos puntos, ya que los técnicos siempre pasan fuera de la oficina.
Desinterés de los técnicos en auto educarse para tener conocimiento de los puntos antes mencionados.
Es importante corregir los puntos antes mencionados ya que el control de o t c e f E
plagas es un trabajo muy técnico y requiere del conocimiento de los empleados, ya que de no hacerlo éstos pueden cometer errores y pueden afectar en los procesos de producción en las empresas.
118
Se recomienda realizar reuniones periódicas de por lo menos una vez al mes con cada uno de los empleados, en las que trate puntos
n ó i c a d n e m o c e R
concernientes a los procedimientos ejecutados, novedades en las empresas y se enfatice temas como la misión, visión, cumplimiento de objetivos y sobretodo el conocimiento de la normativa.
Es importante evaluar periódicamente a los técnicos a fin de crear conciencia y mejoren su desenvolvimiento en el control de Plagas.
Elaborado por: Mónica Mora
Fecha de Elaboración: 02 de marzo de 2012
Elaborado por: Dr. Byron Arboleda
Fecha de Supervisión: 10 de marzo de 2012
119
Clave: PP.2-001
M&M AUDITORES ASOCIADOS
AUDITORIA DE GESTION A LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE PLAGAS EN EMPRESAS ALIMENTICIAS APLICADOS POR FUMIECO CONTROL CIA. LTDA. Periodo del Examen: (Del 1 de Enero – 31 de Diciembre 2011) EVALUACION DE LOS INDICADORES EFICACIA EN EL PROCESO DE DESRATIZACION No.
PREGUNTAS
TOTAL ENC.
RESPUESTAS SI
NO
INDICADOR
RELACION
PONDER. COMENTARIOS
N/A
De acuerdo al análisis realizado refleja que el 96% de personal Conoce si el procedimiento 1
de desratización se lo realiza de acuerdo a la normativa vigente?
que labora en Fumieco Control
No de personas que
25
24
01
conocen / Total
Cía. 24 / 25 = 96%
96%
Ltda.,
conocen
el
procedimiento que se debe ejecutar
en
este
caso,
el
desconocimiento se debe al
encuestados
personal nuevo, por tanto se recomienda urgentemente.
120
capacitarlos
Clave: PP.2-002 No.
TOTAL
PREGUNTAS
ENC.
RESPUESTAS SI
2
NO
INDICADOR
No de
de las estaciones
personas que
roedores es revisada de
25
23
02
realizan el trabajo / Total
manera secuencial?
PONDER. COMENTARIOS
N/A
La inspección y monitoreo para
RELACION
El monitoreo se realiza de forma 23 / 25 = 0,92
aleatoria por tanto es importante 92%
N de
3
cebos
rodenticidas
y 25
23
02
trabajo / Total
gomas atrapa roedores. Conoce y maneja las hojas 4
de seguridad de cada producto (MDS) utilizado
realizan el
para el control de plagas.
24
01
de
Los cebos y las gomas para la 23 / 25 = 0,92
92%
captura
de
reponen
de
roedores, acuerdo
se a
la
encuestados
condición de los mismos.
No de
En las hojas de seguridad
personas que
25
forma
incumpliendo con la normativa.
o
personas que
esta
verificación ya que se está
encuestados
En cada visita se repone
corregir
conocen / Total
24 / 25 = 0,96
constan las cantidades y las 96%
recomendaciones de aplicación de cada producto, es importante
encuestados
superar el desconocimiento.
Elaborado por: Mónica Mora
Fecha de Elaboración: 02 de marzo de 2012
Supervisado por: Dr. Byron Arboleda
Fecha de Supervisión: 10 de marzo de 2012
121
Clave:
H002/PP2 M&M AUDITORES ASOCIADOS HOJA DE HALLAZGOS Auditoría de Gestión a:
Componente:
Fumieco Control Cía. Ltda.
Servicio de Control de plagas, específicamente
Periodo del Examen:
intervenciones de desinsectación y desratización
Enero – Diciembre 2011
en empresas alimenticias.
EVALUACION DE LOS INDICADORES DE EFICACIA EN EL PROCESO DE DESRATIZACION En cada empresa alimenticia por normativa debe tener un plan de buenas prácticas de manufactura, dentro del mismo se encuentra contemplado el manejo integral de plagas en este caso específicamente el servicio de n ó i c i d n o C
desratización. Las visitas técnicas para realizar la desratización son dos durante el mes, donde el trabajo se distribuye de la siguiente manera: La primera visita se considera total, es decir se ejecuta el trabajo en todas las áreas contempladas en el contrato; la segunda visita únicamente se interviene en las áreas consideradas de riesgo las mismas que son determinadas de acuerdo al criterio técnico. La empresa debe cumplir con la normativa establecida para este tipo de
o i r e t i r C
servicio, el mismo que se respaldará a través de un contrato y posteriormente se colocará en la agenda para el cumplimiento del trabajo mensual.
122
Existen ciertos errores que se deben corregir, la falencia radica en los siguientes puntos:
No se revisa las estaciones de monitoreo de manera secuencial y en cada visita.
a s u a C
Los cebos rodenticidas y las gomas para la captura de roedores son cambiados de acuerdo al criterio de los técnicos.
Desconocimiento de los empleados en el manejo de ciertos productos.
Si los cebos no son cambiados regularmente pueden dejar de ser apetecibles a los roedores, si las gomas se encuentran por mucho tiempo en la estación su adherencia ya no es óptima por tanto la captura de los o t c e f E
roedores ya no será la esperada. Lo que puede ocasionar cambio en la actividad de las plagas por tanto puede afectar los procesos productivos de la empresa alimenticia específicamente se puede ocasionar la contaminación de los productos alimenticios que salen para el consumo humano. En necesario poner énfasis en:
n ó i c a d n e m o c e R
-
Inspeccionar las estaciones de monitoreo de manera secuencial en cada visita.
-
Reposición de cebos rodenticidas por lo menos una vez por mes.
-
Cambio de gomas para la captura de roedores una vez por mes
Elaborado por: Mónica Mora
Fecha de Elaboración: 02 de marzo de 2012
Elaborado por: Dr. Byron Arboleda
Fecha de Supervisión: 10 de marzo de 2012
123
Clave: PP.3-001
M&M AUDITORES ASOCIADOS
AUDITORIA DE GESTION A LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE PLAGAS EN EMPRESAS ALIMENTICIAS APLICADOS POR FUMIECO CONTROL CIA. LTDA. Periodo del Examen: (Del 1 de Enero – 31 de Diciembre 2011) EVALUACION DE LOS INDICADORES DE EFICACIA EN EL PROCESO DE DESINSECTACION No.
PREGUNTAS
TOTAL ENC.
RESPUESTAS SI
NO
INDICADOR
RELACION
PONDER. COMENTARIOS
N/A
De acuerdo al análisis realizado refleja que el 96% de personal Conoce si el procedimiento 1
de desinsectación se lo realiza de acuerdo a la normativa vigente?
que labora en Fumieco Control
No de personas que
25
24
01
conocen / Total
Cía. 24 / 25 = 96%
96%
Ltda.,
conocen
el
procedimiento que se debe ejecutar
en
este
caso,
el
desconocimiento se debe al
encuestados
personal nuevo, por tanto se recomienda urgentemente.
124
capacitarlos
Clave: PP.3-002 No.
TOTAL
PREGUNTAS
ENC.
RESPUESTAS SI
NO
2
en
áreas
internas
y
RELACION
PONDER. COMENTARIOS
N/A
El
No de
Conoce que procedimiento de fumigación se realiza
INDICADOR
personas que
25
24
01
conocen / Total
externas?
24 / 25 = 96%
conocimiento
de
cada
procedimiento es importante, 96%
evita
errores
resultado
encuestados
que
pueden
como
ocasionar
problemas de contaminación. Las lámparas atrapa insectos
No de
Conoce como se realiza el monitoreo y control de 3
lámparas atrapa insectos y 25 demás sistemas ecológicos.
son parte de un monitoreo
personas que
25
00
realizan el
25 / 25 =
trabajo /
0,100
ecológico el que a través de de 100%
sus focos UV atrapan dípteros, los sistemas ecológicos son los
Total
más idóneos para utilizarlos en
encuestados
áreas internas.
125
Clave: PP.3-003 No.
PREGUNTAS
TOTAL ENC.
RESPUESTAS SI
NO
4
cambio de láminas atrapa
RELACION
PONDER. COMENTARIOS
N/A
No de
Conoce cada cuanto tiempo se realiza el
INDICADOR
personas que
25
23
02
conocen / Total
insectos
El cambio de láminas se l o debe 23 / 25 = 0,92
92%
realizar por lo menos una vez al mes, depende de la actividad que exista.
encuestados
En las hojas de seguridad
5
de seguridad de cada producto (MDS) utilizado
constan las cantidades y las
No de
Conoce y maneja las hojas
personas que
25
para el control de plagas.
24
01
conocen / Total
24 / 25 = 0,96
recomendaciones de aplicación 96%
de cada producto, es importante superar
encuestados
el
4%
de
desconocimiento por parte del personal.
Elaborado por: Mónica Mora
Fecha de Elaboración: 20 de febrero de 2012
Supervisado por: Dr. Byron Arboleda
Fecha de Supervisión: 28 de febrero de 2012
126
Clave:
H003/PP3 M&M AUDITORES ASOCIADOS HOJA DE HALLAZGOS Auditoría de Gestión a:
Componente:
Fumieco Control Cía. Ltda.
Servicio de Control de plagas, específicamente
Periodo del Examen:
intervenciones de desinsectación y desratización
Enero – Diciembre 2011
en empresas alimenticias.
EVALUACION DE LOS INDICADORES DE EFICACIA EN EL PROCESO DE DESINSECTACION La situación actual es buena ya que el personal de Fumieco relativamente n ó i c i d n o C
o i r e t i r C a s u a C
conoce el procedimiento de desinsectación y sus formas de ejecutar las intervenciones tanto en áreas internas como externas. Como podemos darnos cuenta los procedimientos en áreas internas como externas son diferentes. En áreas externas se procede con productos químicos-orgánicos (sello verde) y en áreas internas únicamente se utiliza productos y equipos ecológicos. La falencia en este punto es principalmente el desconocimiento de algunos empleados en ciertos puntos de la normativa y procedimiento, existen empleados que muestran desinterés por auto educarse. El desconocimiento puede causar equivocaciones, que pueden afectar los
o t c e f E
procesos productivos de la empresa alimenticia específicamente se puede ocasionar la contaminación de los productos alimenticios que salen para el consumo humano.
127
En necesario poner énfasis en: -
n ó i c a d n e m o c e R
Tener cuidado en los productos que se utilizan en las intervenciones tanto en áreas internas como externas.
-
Reposición de las láminas atrapa insectos por lo menos una vez por mes, ya más o menos deben existir 800 insectos capturados.
-
Exigir al personal el auto educación sobre la normativa y procedimientos para la desinsectación.
Elaborado por: Mónica Mora
Fecha de Elaboración: 20 de febrero de 2012
Elaborado por: Dr. Byron Arboleda
Fecha de Supervisión: 28 de febrero de 2012
128
Clave: PP.4-001
M&M AUDITORES ASOCIADOS
AUDITORIA DE GESTION A LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE P LAGAS EN EMPRESAS ALIMENTICIAS APLICADOS POR FUMIECO CONTROL CIA. LTDA. Periodo del Examen: (Del 1 de Enero – 31 de Diciembre 2011) AN LISIS DE LA EFICIENCIA EN LOS TRABAJOS EJECUTADOS POR FUMIECO CONTROL CIA. LTDA. TRABAJOS
No.
OBJETIVO DEL
PLANIFICADOS
TRABAJOS
INDICADOR
MENSUALMENT
EJECUTADOS
INDICADOR
RELACION
PONDER
COMENTARIOS
ACION
E
Según el análisis realizado nos
Determinar la cantidad de trabajos 1
ejecutados en el mes,
150
por parte de
150
Trabajos planificados / Trabajos ejecutados
indica que el 100% de los trabajos
150 /150 = 100%
planificados han sido realizados,
100%
por tanto se cumple con el cronograma
anual
de
trabajo
elaborado por la administración de
Fumieco.
Fumieco.
Elaborado por: Mónica Mora
Fecha de Elaboración: 02 de marzo de 2012
Supervisado por: Dr. Byron Arboleda
Fecha de Supervisión: 10 de marzo de 2012
129
Clave:
H004/PP4 M&M AUDITORES ASOCIADOS HOJA DE HALLAZGOS Auditoría de Gestión a:
Componente:
Fumieco Control Cía. Ltda.
Servicio de Control de plagas, específicamente
Periodo del Examen:
intervenciones de desinsectación y desratización en
Enero – Diciembre 2011
empresas alimenticias.
ANÁLISIS DE LA EFICIENCIA EN LOS TRABAJOS EJECUTADOS POR FUMIECO CONTROL CIA. LTDA. Fumieco Control planifica sus trabajos mensualmente bajo un cronograma de n ó i c i d n o C
trabajo el mismo que se ejecuta durante todo el mes, la planificación se entrega a los clientes una vez firmado el contrato de servicios, en el que se encuentran detallado las fechas de trabajo durante el año calendario.
o i r e t i r C
Cumplimiento de la normativa para este tipo de servicios, ya que debe existir
a s u a C
Coordinación de trabajo adecuada
o t c e f E n ó i c a d n e m o c e R
una planificación previa.
Cumplimiento del trabajo de acuerdo a lo estipulado en el contrato y en base a la normativa establecida para este la ejecución de este servicio.
Mejorar la planificación en cuanto la ubicación de los clientes para facilidad de los técnicos.
Revisar anualmente la planificación de trabajo, ya que siempre hay clientes nuevos.
Elaborado por: Mónica Mora
Fecha de Elaboración: 02 de marzo de 2012
Elaborado por: Dr. Byron Arboleda
Fecha de Supervisión: 10 de marzo de 2012
130
Clave: PP.5-001
M&M AUDITORES ASOCIADOS
AUDITORIA DE GESTION A LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE P LAGAS EN EMPRESAS ALIMENTICIAS APLICADOS POR FUMIECO CONTROL CIA. LTDA. Periodo del Examen: (Del 1 de Enero – 31 de Diciembre 2011) AN LISIS DE LA EFICIENCIA DE LAS ASITENCIAS DEL CONTROL DE PLAGAS POR FUMIECO CONTROL. No.
OBJETIVO DEL
TRABAJOS
TRABAJOS
INDICADOR
SOLICITADOS
EJECUTADOS
INDICADOR
RELACION
PONDER
Determinar la cantidad de 1
asistencias extras
30
atendidas a los
30
Trabajos solicitados / Trabajos ejecutados
COMENTARIOS
ACION
Según el análisis realizado nos
30 /30 = 100%
indica que el 100% de los trabajos
100%
que han sido solicitados de forma extraordinaria han sido atendidos en un periodo de máximo 24 horas.
clientes de Fumieco. Elaborado por: Mónica Mora
Fecha de Elaboración: 02 de marzo de 2012
Supervisado por: Dr. Byron Arboleda
Fecha de Supervisión: 10 de marzo de 2012
131
Clave:
H005/PP5 M&M AUDITORES ASOCIADOS HOJA DE HALLAZGOS Auditoría de Gestión a:
Componente:
Fumieco Control Cía. Ltda.
Servicio de Control de plagas, específicamente
Periodo del Examen:
intervenciones de desinsectación y desratización en
Enero – Diciembre 2011
empresas alimenticias.
ANÁLISIS DE LA EFICIENCIA DE LAS ASITENCIAS DEL CONTROL DE PLAGAS POR FUMIECO CONTROL. Fumieco Control planifica sus trabajos mensualmente bajo un cronograma de n ó i c i d n o C
trabajo el mismo que se ejecuta durante todo el mes, la planificación se entrega a los clientes una vez firmado el contrato de servicios, en el que se encuentran detallado las fechas de trabajo durante el año calendario, sin embargo existen ciertos trabajos adicionales solicitados debido a alguna alteración de las plagas.
o i r e t i r C
a s u a C o t c e f E n e n m ó i o c c a e d R
Atención a requerimientos extraordinarios de los clientes por cambio de actividad en las plagas. Alteración de actividad de plagas debido a condiciones climáticas, ya que cada plaga al ver destruido su hábitat busca otro lugar para guarecer. Las plagas para sobrevivir buscan lugares seguros, por tanto una planta de producción es un lugar idóneo ya que en éste encuentran agua, refugio y comida para poder sobrevivir. Acudir a las solicitudes de los clientes para dar atención a la brevedad posible y solicitar que se selle posibles lugares de acceso para las plagas y evitar residuos de alimentos que sean atrayentes a las plagas.
Elaborado por: Mónica Mora
Fecha de Elaboración: 02 de marzo de 2012
Elaborado por: Dr. Byron Arboleda
Fecha de Supervisión: 10 de marzo de 2012
132
Clave: PP.6-001
M&M AUDITORES ASOCIADOS
AUDITORIA DE GESTION A LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE P LAGAS EN EMPRESAS ALIMENTICIAS APLICADOS POR FUMIECO CONTROL CIA. LTDA. Periodo del Examen: (Del 1 de Enero – 31 de Diciembre 2011) AN LISIS DE LA EFICIENCIA DE LOS RECURSOS PARA LA EJECUCION DEL CONTROL DE PLAGAS POR FUMIECO CONTROL. No.
OBJETIVO DEL INDICADOR
PRESUPUESTO
MONTO DE LAS
ASIGANDO
ADQUISIONES
INDICADOR
RELACION
PONDERAC ION
COMENTARIOS
El presupuesto asignado para esta Determinar si el monto 1
presupuestado abastece el total de compras.
18.500,00
15.533,50
Monto de las adquisicion es / Presupuest o asignado
actividad está muy bien porque 15.533,50 / 18.500,00
vemos que solo se gasto el 84% 84%
eso quiero decir que los recursos son suficientes lo que posibilita el cumplimiento del trabajo de una manera eficiente y eficaz.
133
Clave:
H006/PP6 M&M AUDITORES ASOCIADOS HOJA DE HALLAZGOS Auditoría de Gestión a:
Componente:
Fumieco Control Cía. Ltda.
Servicio de Control de plagas, específicamente
Periodo del Examen:
intervenciones de desinsectación y desratización
Enero – Diciembre 2011
en empresas alimenticias.
ANÁLISIS DE LA EFICIENCIA DE LOS RECURSOS PARA LA EJECUCION DEL CONTROL DE PLAGAS POR FUMIECO CONTROL. Existe un presupuesto anual destinado para ejecutar el servicio de n ó i c i d n o C
desinsectación, desratización e incluso otros, el rubro existente es suficiente ya que permite el abastecimiento de los productos para la fumigación durante un año y cumplir así con los compromisos adquiridos Abastecerse de productos que permitan cumplir con el manejo integral de plagas ya que hay que considerar que la actividad de las mismas pueden
o i r e t i r C
variar su comportamiento por eso es importante conocer su anatomía, clasificación, crecimiento, desarrollo, biología y comportamiento. Por eso para la prestación de este servicio debe estar de la mano el conocimiento de la normativa, aplicación, uso de productos químicos y capacitación de los técnicos. Las causas por las que existe falencia en el servicio se debe a los
a s u a C
siguientes puntos: Conocer e investigar mejor sobre el comportamiento de las plagas ya que este varía por algunos factores. Mejorar capacidad de respuesta
o t c e f E
El desconocimiento del comportamiento de las plagas puede ocasionar problemas al enfrentarse a algún incremento en su actividad.
134
n ó i c a d n e m o c e R
Capacitar al personal. Reducir el tiempo de respuesta para atender los requerimientos de los clientes. Verificar que cada uno de los productos sea apto para aplicarlos en empresas alimenticias.
Elaborado por: Mónica Mora
Fecha de Elaboración: 02 de marzo de 2012
Elaborado por: Dr. Byron Arboleda
Fecha de Supervisión: 10 de marzo de 2012
135
TAMAÑO DE LA MUESTRA Con la finalidad de establecer una evaluación sobre la calidad y entrega de los productos a las entidades beneficiadas se realizó un cuestionario de acuerdo a un muestreo de juicio por la facilidad de su uso. Para determinar el tamaño de la muestra vamos a realizar lo siguiente:
Tamaño de la muestra:
Dónde: n= Tamaño de la muestra N= Población E= Porcentaje de error esperado En nuestro trabajo de investigación vamos a determinar un nivel de confianza de la encuesta del 90% con un margen de error del 10%. N= 8 E= 10%
n= 7
136
Clave:
M&M AUDITORES ASOCIADOS
PP.7-001 ACTIVIDAD DE CONTROL: Auditoría Administrativa y de Gestión ENTIDAD: Fumieco Control Cía. Ltda. AREA: Departamento Técnico COMPONENTE: Nivel de satisfacción de los clientes por el servicio de Control de Plagas
PERIODO: enero - diciembre 2011 DATOS DE IDENTIFICACIÓN ENTREVISTADOS: Personal responsable de ejecutar el servicio.
INSTRUCCIONES Agradecemos su colaboración en la realización de esta encuesta. La información que nos proporcione, será de utilidad para mejorar el servicio del Manejo integral de Plagas. En una escala de 0 a 2, valoración 0= No aplica 1=No ;
2=Si
Marque con una x la importancia que usted concede a los siguientes puntos:
No.
ATRIBUTO
RESPUESTAS 2
1
97%
03%
1
El servicio en realizado a su entera satisfacción.
2
Se cumple con las fechas dispuestas en el cronograma otorgado.
79%
21%
3
Cree usted que los productos son los óptimos para el servicio contratado?
80%
20%
4
Existe el compromiso de su proveedor de capacitar a los empleados que ejecutan el trabajo de campo?
90%
10%
0
137
5
Su proveedor de control de plagas realiza capacitaciones en su empleados?.
80%
10%
6
Se encuentra satisfecho con el tiempo que dan respuesta 85% a sus solicitudes?.
15%
Elaborado por : Mónica Mora Revisado por: Dr. Byron Arboleda
Observaciones: El nivel de satisfacción de los clientes es alto, por lo que consideramos que el servicio es óptimo para el manejo integral de plagas.
138
M&M AUDITORES ASOCIADOS
INFORME DE AUDITORIA
INFORME DE AUDITORIA DE GESTION A LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE PLAGAS EN EMPRESAS ALIMENTICIAS APLICADOS POR FUMIECO CONTROL CIA. LTDA.
PERIODO:
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2011
139
M&M AUDITORES ASOCIADOS
Quito DM, 12 de Marzo de 2012
Señor Roberto Ríos GERENTE GENERAL FUMIECO CONTROL CIA. LTDA. Presente.De mis consideraciones: 1. Hemos auditado la gestión de eficacia y eficiencia en el control de plagas en empresas alimenticias, llevado a cabo por la empresa “Fumieco Control Cía. Ltda.” por el periodo comprendido entre el 01 de enero al 31 de diciembre de
2011. Los procesos y procedimientos son de responsabilidad de la Gerencia de Fumieco. Nuestra responsabilidad es expresar una opinión sobre los mismos, basados en los resultados de nuestra auditoria. 2. Nuestra auditoria se efectuó de acuerdo con las normas de auditoria generalmente aceptadas, normas internacionales de aseguramiento y calidad, AIB, en lo relativo a la planificación y ejecución del trabajo, e incluyó pruebas selectivas al proceso, procedimientos y demás documentación que creímos conveniente de acuerdo a las circunstancias, evaluación del sistema de control interno en el área técnico operacional, lo cual proporciona seguridad en los procesos de desratización y desinsectación de la empresa, y ayuda a que se encuentren libres de errores de importancia y proporciona una base razonable para expresar una opinión.
140
3. Dada la naturaleza especial del examen, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones, que constan en el presente informe.
C.P.A. Mónica Mora AUDITORA EXTERNA RESOLUCION 0000445
141
CAPÍTULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA 1) Motivo de la Auditoría En respuesta al oficio No. 001-FC-2011, se lleva a cabo la auditoría a los PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE PLAGAS EN EMPRESAS ALIMENTICIAS APLICADOS POR FUMIECO CONTROL CIA. LTDA., y en cumplimiento al contrato de servicios profesionales suscrito en el mes de febrero, con la finalidad de conocer el desenvolvimiento del departamento técnico operativo en el control de plagas en empresas alimenticias, especialmente en los procesos de desratización y desinsectación.
2) Objetivo Establecer el grado de eficacia y eficiencia en el cumplimiento de la misión visión y objetivos de la empresa “Fumieco Control Cía. Ltda.”, específicamente en el área de control de plagas, servicio ofertado a empresas alimenticias, además del verificar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y demás normativa aplicable para este tipo de procesos.
3) Alcance Cubrirá el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de Diciembre de 2011, el examen se realizará a la gestión y cumplimiento de objetivos de Fumieco.
4) Enfoque de la auditoría El enfoque es valorar los procesos de control de plagas como desinsectación y desratización ejecutado en empresas alimenticias por Fumieco control Cía. Ltda., la Auditoría de Gestión permite evaluar la eficacia y calidad de los procesos antes 142
mencionados así como la satisfacción de los clientes en la atención y entrega del servicio.
5) Naturaleza Jurídica Para llevar a cabo este examen ha sido primordial investigar e informarse sobre la normativa establecida para quienes brindan este servicio principalmente se ha basado el análisis en base al Registro Oficial No.3253 de la república del Ecuador, las Normas de aseguramiento AIB que cuenta con procedimientos que se evaluarán en el control de plagas y Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y su reglamento, que es el ente que rige las normas para efectuar la auditoría de gestión.
6) Componente Auditado Para la ejecución de esta auditoría se ha considerado el Departamento Técnico específicamente los servicios de desratización y desratización para el control de la actividad de plagas en empresas alimenticias.
7) Indicadores utilizados De acuerdo a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado indica que el examen, verificación y evaluación de la gestión, se aplicará mediante los siguientes indicadores. Indicadores de eficacia: No. de personas que conocen la visión Total de encuestados No. de personas que conocen los objetivos Total de encuestados No. de personas que conocen la normativa Total de encuestados No de personas que conocen Total encuestados 143
No. de personas que realizan el trabajo Total encuestados No. de personas que aplican los productos Total encuestados Indicadores de eficiencia Trabajos planificados Trabajos ejecutados Trabajos solicitados Trabajos ejecutados Monto de adquisiciones Presupuesto asignado
144
CAPÍTULO II INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD Misión Lograr la fidelidad y satisfacción total de los clientes a través de la solución dinámica y profesional de sus problemas y necesidades. Concienciar a los clientes en temas relacionados con: MIP (Manejo Integral de Plagas), Asesoría Sanitaria y respeto del medio ambiente
Visión Ser reconocidos a nivel nacional como una de las mejores empresas en el manejo de control de plagas y asesoría sanitaria, enfocándose a solucionar los problemas de clientes de una manera competente, organizada, segura y confiable con una alta calidad en los productos y servicios prestados. Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (FODA)
Fortalezas
Incremento de clientes
Liquidez
Compra de equipos de última tecnología
Personal capacitado
Administración óptima
Calidad del servicio
Uso de productos de calidad
Oportunidades
Incremento de mercado 145
Cumplimiento de normativas
Capacitación manejo de equipos
Debilidades
Incumplimiento de socios estratégicos
Costos elevados
Manejo inadecuado de inventarios de materia prima.
Amenazas
Cambios climáticos
Falta de higiene
Competencia desleal
Incremento de impuestos
Desconocimiento del proceso de control de plagas.
146
8) Estructura Orgánica
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL FUMIECO CONTROL CIA. LTDA. 2011
DIRECTORIO Roberto Ríos Franz Ríos Hernán Ríos REPRESENTANTE LEGAL Roberto Ríos
ADIMINISTRACION Y CONTABILIDAD
TESORERIA
VENTAS Y COMERCIALIZACION
RECURSOS HUMANOS
DEPARTAMENTO TECNICO
147
CAPÍTULO III RESULTADOS GENERALES EVALUACIÓN DEL CONOCIMIENTO DE LA MISIÓN – VISIÓN – OBJETIVOS Y NORMATIVA VIGENTE Fumieco Control Cía. Ltda. cuenta con un Departamento Técnico el que tiene como actividad principal que es brindar el servicio de control de plagas en empresas alimenticias, es importante indicar que este departamento cuenta 25 empleados quienes tienen bajo su responsabilidad la ejecución directa del trabajo, por tanto son quienes realizan las fumigaciones tanto en áreas internas como externas, los mismos que han sido entrevistados para evaluar el nivel de conocimiento frente a la misión, visión y normativa de la empresa; del que podemos resumir: 23 de los trabajadores afirman conocer la misión y visión dando un total del 92%, en cuanto a los objetivos y a la normativa 24 de los 25 empleados los conocen dando un total del 96% de empleados que conocen los objetivos. La misión y visión de una empresa son importantes que sean de conocimiento de cada uno de los empleados, además la aplicación de la normativa es importante ya que cada uno de los factores antes mencionados permite el cumplimiento de objetivos. Le personal técnico trabaja externamente, por tanto es difícil mantener reuniones periódicas en la oficina lo que imposibilita hablar sobre temas puntuales como: la misión y visión de la empresa, en cuanto a la normativa es de vital importancia que sea de conocimiento de los empleados ya que esto permite el cumplimiento de los objetivos, además existe bastante rotación del personal y esto dificulta a que cada técnico se empape de los puntos antes mencionados. El desconocimiento causa un efecto dañino y en gran parte se debe a la falta de interés de los técnicos al ser nuevos NO asimilan la importancia de la información, lo que reduce sus niveles de compromiso con la empresa y repercute negativamente en sus niveles de eficiencia y eficacia. 148
Conclusión Fumieco es una empresa que tiene muy bien definida su misión y visión ya que de esto depende el cumplimiento de los objetivos, sin embargo observamos cierto desinterés en algunos empleados y también la rotación de personal no permite el compromiso esperado en los empleados, lo que reduce los niveles de eficacia de sus servidores.
Recomendación AL GERENTE: Programar una vez al mes una reunión en las oficinas para evaluar a los técnicos el nivel de conocimientos sobre la misión, visión, objetivos y actualizaciones de la normativa.
EVALUACIÓN DE LOS INDICADORES
EFICACIA EN EL PROCESO DE
DESRATIZACIÓN En cada empresa alimenticia es de vital importancia el Manejo Integral de Plagas dentro de éste se encuentra el procedimiento de desratización por tanto es importante evaluarlo: Consideramos que el 96% de los técnicos conoce el procedimiento a seguir en las desratizaciones, sin embargo vemos que el 92% de los técnicos revisa
las
estaciones de una manera alterna, el 92% cambia los cebos rodencticidas en cada visita y el 96% de los técnicos tiene conocimiento y maneja las hojas de seguridad de los productos. En una empresa la evaluación, monitoreo y manejo de la actividad de las plagas es de mucha importancia ya que de esto depende el identificar, prevenir y eliminar las mismas y se puede señalar las condiciones que puedan estimular o sustentar una población de plagas.
149
El control de plagas se basará en las normas AIB, las mismas que se encargan de establecer los lineamientos para este tipo de control en empresas alimenticias a fin de asegurar la calidad de los productos. El manejo integral de plagas exige que este procedimiento sea meticuloso y garantizará que la instalación cuente con controles y procesos eficaces y vigentes para minimizar la actividad de plagas, las estaciones sean revisadas de manera secuencial que los cebos sean repuestos de acuerdo a las condiciones del mismo y en cuanto al manejo de las hojas de seguridad es importantísimo que los técnicos sepan interpretar la información de cada producto ya de esto dependerá la eficacia y eficiencia en el procedimiento. El efecto es que los técnicos no cumplan con la normativa establecida y esto ocasiona errores en el procedimiento lo cual es improcedente.
Conclusión Este tipo de servicio es uno de los que tiene mayor demanda en esta empresa, y observamos que relativamente cumplen con la normativa, si es importante poner mayor énfasis en impartir charlas de capacitación las mismas que permitan cumplir con la normativa vigente para el control de plagas esto evitará errores al aplicar los productos en cada procedimiento.
Recomendación AL SUPERVISOR TÉCNICO: Es importante que difunda en los técnicos la normativa a seguir para aplicar el control de plagas en cada cliente a fin de unificar criterios de aplicación, ya que cada uno realiza su trabajo de acuerdo a su juicio y no es procedente ya que se puede omitir algún detalle y cometer errores.
AL GERENTE: Autorizar capacitaciones para los técnicos por lo menos cuatro veces durante el año ya que siempre existe cambio de productos o métodos innovadores a implementar. 150
A LOS TECNICOS: cumplir con el procedimiento gráfico establecido para este servicio, el mismo que se encuentra a continuación.
GRAFICO No. 003 PROCEDIMIENTO PARA DESRATIZAR
INICIO
1) INSPECCION DEL AREA
2) INDAGACION DE CONDICIONES ACTUALES INTACTO NO
3) REVISION DE CEBADEROS QUIMICOS Y TRAMPAS ECOLOGICAS
CAMBIO
Sí
REPOSICION DE CEBOS Y GOMAS
4) ENTREGA DE INFORMES TECNICOS Y FACTURA
ARCHIVO
FIN
EVALUACIÓN DE LOS INDICADORES DE EFICACIA EN EL PROCESO DE DESINSECTACIÓN 151
El proceso de desinsectación se lo debe ejecutar de una manera minuciosa de acuerdo a la encuesta realizada a los técnicos de Fumieco podemos decir: El procedimiento que se debe seguir para ejecutar este trabajo es conocido por el 96% de los técnicos de la empresa, el cambio de las láminas atrapa insectos se lo realiza de acuerdo al criterio técnico ya que únicamente el 92% se apega al tiempo sugerido por la empresa, y las hojas de seguridad al parecer un 4% desconoce su manejo e interpretación. La forma de aplicación de los productos es diferente tanto en áreas internas como externas, esto se debe a la condición de las mismas, ya que las áreas internas son utilizadas para los procesos de producción de alimentos y las externas como su nombre lo indica se encuentran en la parte de afuera sin riesgo de contaminación por la aplicación de los productos pr oductos en ningún área. Los productos utilizados son idóneos para la aplicación, únicamente los técnicos tiene que saber manejar e interpretar las mismas, en el caso de los técnicos nuevos deben capacitarse muy bien antes de empezar a ejecutar l os trabajos.
Conclusión Los procedimientos para ejecutar el proceso de desinsectación son conocidos y aplicados por los técnicos, es importante mejorar el manejo de las hojas de seguridad de los productos y mantener la capacidad de respuesta a los requerimientos de los técnicos.
Recomendación AL GERENTE: Colocar dentro del presupuesto para financiar por lo menos cuatro capacitaciones al año de todos los técnicos. Brindar estabilidad laboral a fin de evitar mucha rotación del personal.
152
AL ENCARGADO DE LA ADMINISTRACION: coordinar mejor las citas con los clientes y mantener el tiempo de respuesta a las necesidades de los clientes a fin que se sientan satisfechos con el servicio.
AL SUPERVISOR TECNICO: capacitar en el manejo e interpretación de MDS (Hojas de Seguridad de los Productos)
A LOS TECNICOS: cumplir con el procedimiento gráfico establecido para este servicio, el mismo que se encuentra a continuación. GRAFICO No. 004 PROCEDIMIENTO PARA DESINSECTACION
153
INICIO
1) INSPECCION DEL AREA
2) INDAGACION DE CONDICIONES ACTUALES INTACTO NO
3) REVISION DE LAMPARAS ATRAPA INSECTOS
CAMBIO
Sí
4) IDENTIFICACION DE LA PLAGA
REPOSICION DE LAMINAS
5) SELECCION DEL METODO A UTILIZAR
6) APLICACION DE PRODUCTO
7) ENTREGA DE INFORMES TECNICOS Y FACTURA
ARCHIVO
FIN
154
ANÁLISIS DE LA EFICIENCIA EN LOS TRABAJOS EJECUTADOS POR FUMIECO CONTROL CIA. LTDA. Los trabajos ejecutados por parte de Fumieco, de acuerdo a lo observado vemos que se está cumpliendo con el cronograma y la planificación anual.
Conclusión En servicio ofertado vemos que cumple con los requisitos establecidos por las AIB, por lo que es importante se mantengan de la misma manera.
Recomendación A LA ADMINISTRACION: dar seguimiento a la planificación para que no exista descoordinación, ni cruce con los clientes para ejecutar el trabajo.
AL GERENTE: zonificar las áreas para colocar a los clientes y mejorar la planificación, a pesar de que dan atención a todos los clientes vemos que no existe una buena coordinación de los sectores a los que se presta el servicio.
ANÁLISIS DE LA EFICIENCIA DE LAS ASITENCIAS DEL CONTROL DE PLAGAS POR FUMIECO CONTROL. Fumieco es una empresa que tiene buena capacidad de respuesta ante los requerimientos de los clientes.
Conclusión La actividad de plagas varía por diversos motivos y estos requieren de una visita extra por parte de Fumieco para prestar este servicio por tanto es importante asistir a la brevedad posible.
Recomendación A LOS TECNICOS: dar solución al problema presentado. 155
AL SUPERVISOR TECNICO: inducir a los técnicos a la solución de problemas con la alteración de las plagas.
ANÁLISIS DE LA EFICIENCIA DE LOS RECURSOS PARA LA EJECUCION DEL CONTROL DE PLAGAS POR FUMIECO CONTROL. El presupuesto dispuesto para la compra de productos durante el año 2011 fue apropiado, ya que permitió el abastecimiento de cada uno de los recursos para la ejecución del trabajo.
Conclusión Buena planificación presupuestaria para la comprar de insumos para el desenvolvimiento de las actividades
Recomendación AL GERENTE: velar por los recursos destinados para esta actividad . ANÁLISIS DE LA SATISFACCION DE LOS CLIENTES POR EL SERVICIO DE CONTROL DE PLAGAS El grado de satisfacción de los clientes es alto, ya que vemos que Fumieco utiliza productos óptimos, personal capacitado, buena capacidad de respuesta, apego a lineamientos y normativas.
Conclusión En servicio ofertado vemos que cumple con los requisitos establecidos por las AIB, por lo que es importante se mantengan de la misma manera.
Recomendación AL GERENTE: continuar con el mismo liderazgo A LOS TECNICOS: mantener la forma de trabajar y afianzar los conocimientos en donde crean que existan debilidades. 156
CAPITULO V 5.1 Conclusiones Fumieco es una empresa que se encuentra en capacidad de ejecutar el servicio de control de plagas en empresas alimenticias, ya que de acuerdo al examen minucioso ejecutado esta empresa cumple con la normativa impuesta para el desarrollo de esta actividad.
5.2 Recomendaciones Se recomienda capacitar frecuentemente a los técnicos, además es importante que como empresa piensen en obtener una ISO ya que esto garantizará la calidad del servicio. Se recomienda incrementar la cantidad de personal ya que al ser una MYPE los empleados son multifuncionales y pueden descuidar especialmente el área técnico operativa.
157
BIBLIOGRAFIA Libros y Manuales 1) Contraloría General del Estado (2001). Manual de Auditoría de Gestión; Acuerdo No. 31-CG. Quito-Ecuador. 2) Las Normas Consolidadas de AIB International para Inspección, 1213 Bakers Way PO Box 3999 Manhattan, KS 66505-3999. Emisión Noviembre 2010. ISBN 1- 880877-72-4 3) Registro Oficial No. 3253 de la República del Ecuador 4) FRANKLIN, F,Enrique. (2001). Auditoría Administrativa. México, DF: Editorial McGraw-Hill. Primera edición 5) MALDONADO,E.Milton,K.(2006).Auditoría de Gestión, Economía, Ecología, Eficacia, Eficiencia, Ética. Quito, Ecuador: Editoriales Digitales Abya-Yala Tercera edición. 6) WHITTINGTON, Ray; Pany Kurt. (2005) Principios de Auditoría. México, DF: Editorial Mc Graw Hill. Décimo cuarta edición. 7) Manual de Control de Plagas de Fumieco Control 8) Manual de manejo de Químicos de Fumieco control 9) Manual de Equipos de protección de Fumieco Control. Netgrafía: 1) -http://www.wikipedia.org 2) -http://www.controldeplagasfumieco.com 3) -http://www.monografias.com 4) -http://www.members.tripod.com 5) -http://www.gestiopolis.com 6) -http://es.scribd.com 7) -http://es.iaiecuador.org
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ANEXOS Base legal REGISTRO OFICIAL 3253 Art. 53. Dependiendo de la naturaleza del alimento terminado, los almacenes o bodegas para almacenar los alimentos terminados deben incluir mecanismos para el control de temperatura y humedad que asegure la conservación de los mismos; también debe incluir un programa sanitario que contemple un plan de limpieza, higiene y un adecuado control de plagas. Art. 67. Los planes de saneamiento deben incluir un sistema de control de plagas, entendidas como insectos, roedores, aves y otras que deberán ser objeto de un programa de control específico, para lo cual se debe observar lo siguiente: 1. El control puede ser realizado directamente por la empresa o mediante un servicio tercerizado especializado en esta actividad. 2. Independientemente de quien haga el control, la empresa es la responsable por las medidas preventivas para que, durante este proceso, no se ponga en riesgo la inocuidad de los alimentos. 3. Por principio, no se deben realizar actividades de control de roedores con agentes químicos dentro de las instalaciones de producción, envase, transporte y distribución de alimentos; sólo se usarán métodos físicos dentro de estas áreas. Fuera de ellas, se podrán usar métodos químicos, tomando todas las medidas de seguridad para que eviten la pérdida de control sobre los agentes usados.
NORMAS AIB PARA EMPRESAS ALIMENTICIAS 4. Manejo Integrado de Plagas Evaluación, monitoreo y manejo de la actividad de las plagas para identificar, prevenir y eliminar las condiciones que puedan estimular o sustentar una población de plagas. 4.1 Programa de Manejo Integrado de Plagas (MIP) Un programa escrito de MIP garantizará que la instalación cuente con controles y procesos eficaces y vigentes para minimizar la actividad de plagas. Requerimientos Críticos 4.1.1.1 La instalación tendrá un Programa escrito de Manejo Integrado de Plagas. 159
4.1.1.2 El Programa MIP incorporará los requerimientos de los demás Programas escritos de Prerrequisitos y de Seguridad de los Alimentos de la instalación. 4.1.1.3 El Programa MIP estará escrito e implementado por personal capacitado de la empresa o por contratistas registrados, capacitados o licenciados. Requerimientos Menores 4.1.2.1 Si el desarrollo e implementación del Programa MIP fuera tercerizado a contratistas, el Programa incluirá las responsabilidades del personal interno de la empresa tanto como de los contratistas. 4.2 Evaluación de la Instalación Una evaluación anual de la instalación suministrará una valoración del Programa MIP para asegurar que éste sea eficaz. Requerimientos Críticos 4.2.1.1 El personal llevará a cabo una evaluación anual de la instalación. 4.2.1.2 La evaluación analizará todas las áreas dentro y fuera de la instalación. 4.2.1.3 Los resultados de la evaluación y las Acciones Correctivas se documentarán y se usarán para desarrollar y actualizar el Programa MIP. 4.2.1.4 Las evaluaciones serán realizadas por personal interno o externo, capacitado en MIP. 4.3 Otras Pautas Las instalaciones que usen pautas alternativas (tales como pautas orgánicas, verdes o sustentables) también serán responsables de tener Programas de MIP. Requerimientos Críticos 4.3.1.1 Los Programas de MIP establecidos con pautas alternativas (tales como pautas orgánicas, verdes o sustentables) demostrarán un manejo eficaz de plagas por no tener problemas de manejo de plagas y por cumplir con los criterios de la sección de MIP de la presente Norma. 4.4 Contratos Firmados Un contrato firmado entre la instalación y los proveedores externos de MIP hará responsable tanto al proveedor como a la instalación de que realicen actividades eficaces de manejo de plagas. Requerimientos Críticos 4.4.1.1 La instalación tendrá un contrato firmado que incluya: 160
