LAPORAN PEMBELAJARAN PENDALAMAN PENDALAMAN PROSES BISNIS
KATA PENGANTAR
Puji Syukur kehadirat ALLAH SWT, karena atas perkenanNYA laporan hasil pembelajaran tentang pendalaman proses bisnis pada periode pembelajaran tanggal 02 Oktober 2017 sampai 10 Oktober 2017 dapat disele saikan. Tujuan dari pembuatan laporan ini adalah untuk memberikan gambaran mengenai pelaksanaan kegiatan pembelajaran serta sebagai bentuk pertanggungjawaban para peserta pembelajaran tentang pendalaman proses bisnis kepada pihak-pihak terkait dalam pelaksanaan kegiatan, bahwa kegiatan pembelajaran tentang Pendalaman Proses Bisnis di lingkungan PT. PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan Kalimantan Bagian Timur pada tanggal 02 Oktober 2017 sampai 10 Oktober 2017 te lah dilaksanakan. Pelaksanaan kegiatan Pembelajaran tentang Pendalaman Proses Bisnis yang dilakukan oleh PT. PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan Kalimantan Bagian Timur pada tanggal 02 Oktober 2017 sampai 10 Oktober 2017 diuraikan secara jelas pada laporan kegiatan ini, diantaranya : tanggal pelaksanaan, aktivitas harian yang dilakukan, penjelasan secara singkat terkait materi yang didapat, dan alur dari proses bisnis bi snis yang dipelajari.
A. BIDANG PERENCANAAN
Aktivitas Harian Pegawai SPI
Nama NIP Unit Magang Aktivitas Proses Bisnis No
Tanggal
: Anggit Suko Pandu Pandu : 94163815-ZY : PT PLN Unit Induk Pembangunan Kalimantan Bagian Timur : Perencanaan Proyek Bagian
Catatan atas atas Subjek yang dipelajari 1. Mempelajari
proses
bisnis
bagian
perencanaan
secara
keseluruhan, dimana proses dari suatu perencanaan proyek diantaranya: a. Menerima data RUPTL tentang rencana pembangunan pembangkit/transmisi/gardu pembangkit/transmisi/gardu induk b. Melakukan pra-survey oleh internal PLN UIP Kalbagtim untuk mengetahui lokasi rencana proyek c. Mengadakan
pelelangan
kontrak
survey
untuk
150kV yang dilakukan oleh konsultan, yang berisi mengenai kondisi tanah, tower schedule, schedule, dan lain-lain 1. Mempelajari mengenai jobdesk perencanaan elektromekanik diantaranya: a. Penyusunan spesifikasi teknik berupa TPG (Technical Particular & Guarantee) dan Gambar b. Melakukan review drawing untuk komponen elektrikal dan mekanikal
2. Memahami Memahami penjelasan mengenai sistem approval drawing yang baru. Sistem approval drawing tidak lagi l agi menggunakan metode sirkuler, tetapi 2
05 Oktober 2017
menggunakan menggunakan metode metode konsinyering. konsinyering. Dimana
Perencanaan
mekanisme dari metode ini yaitu mengadakan pertemuan antara
Elektromekanik
PLN UIP Kalbagtim, Kontraktor, dan Vendor untuk membahas review drawing, dengan sebelumnya drawing yang akan dibahas harus dikirimkan dahulu ke PLN UIP paling lambat 10 hari sebelum pelaksanaan konsinyering. Target penyelesaian
drawing
yang
konsinyering,
berkaitan bagian
dengan
pekerjaan
perencanaan
sipil
sipil. tidak
Saat selalu
memerlukan adanya pihak vendor karena pekerjaan sipil tidak memerlukan material dari pabrik (vendor). Yang seharusnya ada hanyalah orang engineering dari pihak kontraktor saja. Sehingga proses approval drawing pekerjaan sipil bisa lebih cepat selesai. 4
09 Oktober 2017
5
10 Oktober 2017
Perencanaan Elektromekanik Perencanaan
1.
Mempelajari data-data spesifikasi teknik beserta standar yang digunakan, diantaranya SPLN dan standar IEC.
1. Mengikuti monthly meeting proyek SUTT 150kV PLN UIP Kalbagtim.
Aktivitas Harian Pegawai SPI
Nama NIP Unit Magang Aktivitas Proses Bisnis No
Tanggal
: : : :
Muhammad Fadhil Arif 9317792-ZY Unit Induk Pembangunan Kalimantan Bagian Timur Perencanaan Unit Induk Pembangunan Kalimantan Bagian Timur Bagian
Catatan atas Subjek yang dipelajari Pembelajaran Proses Bisnis Perencanaan Secara Keseluruhan Pada hari pertama Pak Siswanto (Staff Elektromekanik) menjelaskan tentang alur proses bisnis bidang Perecanaan secara keseluruhan, adapun alur pekerjaan adalah sebagai berikut: Pekerjaan pra-survey Pekerjaan ini dilakukan oleh internal Perencanaan UIP untuk mengetahui titik GI ataupun kondisi secara umum wilayah proyek Kontrak Survey UIP melakukan lelang pelaksanaan kontrak survey kepada konsultan, tujuan dari kegiatan ini adalah memberi info tambahan lebih detail dan teknis seperti karakteristik tanah, koordinat dan jenis
1
4 Oktober 2017
Perencanaan
Pekerjaan bidang perencanaan UIP Kalbagtim sedang mengalami mas puncak pada tahun 2017, karena berbagai proyek yang memiliki waktu COD 2019 dimulai perencanaannya padad tahun 2017. Terdapat 19 proyek yang sedang diurus oleh perencanaan UIP Kalbagtim pada tahun 2017. Pembelajaran Proses Bisnis Perencanaan Bagian Elektro Berdasarkan diskusi bersama Hafidz (Staff Elektromekanik) Syarat Teknis Staff elektromekanik membuat syarat teknis berupa Perencanaan Technical Particular Guarantee bersumber dari Elektromekanik SPLN dan berbagai standar lain yang sesuai. Setelah TPG jadi akan diajukan sebagai Bid Dok. Saat pelelangan kontraktor akan mengajukan barang dengan spect yang sesuai dengan TPG.
3
6 Oktober 2017
Pembelajaran Proses Bisnis Perencanaan Bagian Sipil Berdasarkan diskusi bersama Pak Joel (Staff Sipil) Approval Drawing Approval Drawing bidang sipil berbeda sedikit dengan bidang elektromekanik. Perbedaannya yaitu pada bidang sipil tidak perlu mendatangkan pihak vendor karena yang dibahas hanya desain gambar sipil dan perhitungan dari kontraktor saja. karena
Perencanaan
Alur ProBis Perencanaan Proyek Unit Induk Kalimantan Bagian Timur Mulai
REN Melakukan Survey Internal REN Mengajukan Kontrak Survey pada Konsultan Kontrak Survey
Konsultan Melakukan survey Tower Schedule Long Profile Drawing Laporan Survey
REN Menyerakan dokumen survey pada bidang terkait REN Penyusunan Bid Dok (SYR Teknis, TPG Sipil & Em, Proses Gambar, Proses RAB/BOQ sipil/EM)
B. BIDANG HUKUM, KOMUNIKASI, dan PERTANAHAN
Aktivitas Harian Pegawai SPI
Nama NIP Unit Magang Aktivitas Proses Bisnis
: : : :
Jane Baelsa W 90162321-ZY Unit Induk Pembangunan Kalimantan Bagian Timur
Pertanahan
No
Tanggal
Bagian
Catatan atas Subjek yang dipelajari
1
4 Okt 2017
HKP
Mendapatkan penjelasan dari Spv. Pertanahan terkait pembebasan lahan
2 3
5 Okt 2017 6 Okt 2017
HKP HKP
4
9 Okt 2017
HKP
5
10 Okt 2017
HKP
Diskusi dengan ASMAN.UPP 1 terkait proses pembebasan lahan dan Row Diskusi dengan pihak HKP terkait ijin pinjam pakai kawasan hutan Melaksanakan inventarisasi Row bersama UPP 1 dan HKP UIP di jalur palaran - senipah T24-T25 Diskusi dengan pihak HKP terkait konsinyasi
Aktivitas Harian Pegawai SPI
Nama NIP Unit Magang Aktivitas Proses Bisnis
: : : :
Mekar S. Tarigan 90162296-ZY Unit Induk Pembangunan Kalimantan Bagian Timur
Pertanahan
No
Tanggal
Bagian
Catatan atas Subjek yang dipelajari
1
4 Okt 2017
HKP
Mendapatkan penjelasan dari Spv. Pertanahan terkait pembebasan lahan
2
5 Okt 2017
HKP
3
6 Okt 2017
HKP
4
9 Okt 2017
HKP
5
10 Okt 2017
HKP
6
11 Okt 2017
HKP
Diskusi dengan ASMAN.UPP 1 terkait proses pembebasan lahan dan Row Diskusi dengan pihak HKP terkait ijin pinjam pakai kawasan hutan Melaksanakan inventarisasi Row bersama UPP 1 dan HKP UIP di jalur palaran - senipah T24-T25 Diskusi dengan pihak HKP terkait konsinyasi Melaksanakan sidang di samarinda dengan pihak HKP terkait Konsinyasi di jalur palaran - senipah
Aktivitas Harian Pegawai SPI
Nama NIP Unit Magang Aktivitas Proses Bisnis
No 1 2 3 4 5 6
Tanggal 4 Oktober 2017 5 Oktober 2017 6 Oktober 2017 9 Oktober 2017 10 Oktober 2017 11 Oktober 2017
Bagian
: : : :
Yoram Patantan 90162356-ZY Unit Induk Pembangunan Kalimantan Bagian Timur
Pertanahan
Catatan atas Subjek yang dipelajari
HKP
Mendapatkan penjelasan dari Spv. Pertanahan terkait pembebasan lahan
HKP
Diskusi dengan ASMAN.UPP 1 terkait proses pembebasan lahan dan Row
HKP
Diskusi dengan pihak HKP terkait ijin pinjam pakai kawasan hutan
HKP
Melaksanakan inventarisasi Row bersama UPP 1 dan HKP UIP di jalur palaran - senipah T24-T25
HKP
Diskusi dengan pihak HKP terkait konsinyasi
HKP
Melaksanakan sidang di samarinda dengan pihak HKP terkait Konsinyasi di jalur palaran - senipah
Aktivitas Harian Pegawai SPI
Nama NIP Unit Magang Aktivitas Proses Bisnis
No
1
Tanggal 4 Oktober 2017
2
: : : :
Kevin Fauzi Ilhami 90162356-ZY Unit Induk Pembangunan Kalimantan Bagian Timur
Pertanahan
Bagian
Catatan atas subjek yang dipelajari
Pertanahan
Mempelajari tugas di bidang pertanahan
5 Oktober 2017
Pertanahan
Berdiskusi dengan Asisten Manajer Pertanahan UPP 1 terkait dengan proses bisnis di bidang pertanahan
3
6 Oktober 2017
Hukum
Mempelajari tugas di bidang hukum, khususnya dalam proses mengenai ijin pinjam pakai kawasan hutan
4
9 Oktober 2017
Pertanahan
Melakukan site visit terkait proses inventarisasi ROW di jalur Palaran-Senipah
5
10 Oktober 2017
Pertanahan
Mempelajari dasar dalam melakukan proses konsinyasi
6
11 Oktober 2017
Hukum
Mengikuti proses konsinyasi di Pengadilan Negeri Samarinda terkait dengan proses pembebasan lahan
Alur Pengadaan Tanah < 5 ha Unit Induk Pembangunan Kalimantan Bagian Timur GUBERNUR/BUPATI
Mulai
GENERAL MANAGER / KEPALA DIVISI
BIDANG PERENCANAAN
Membuat Dokumen Rencana Pengadaan Tanah berdasarkan Dokumen Hasil Studi Kelayakan
TIM PERSIAPAN
Membentuk Tim Persiapan dan Melaksanakan tahapan kegiatan persiapan Pengadaan Tanah
Pemberitahuan rencana pembangunan secara langsung ataupun tidak langsung, Pendataan awal lokasi rencana pembangunan
Membentuk tim pengadaan tanah
TIM PERSIAPAN GUBERNUR/BUPATI
Dokumen Rencana Pengadaan Tanah Dokumen Hasil Studi Kelayakan
GUBERNUR/BUPATI
Menetapkan lokasi Menerbitkan Pengumuman Penetapan Lokasi Pembangunan
Konsultasi Publik
Memutuskan tidak perlu Penetapan Lokasi Mengusulkan untuk membuat SKTR
Berita Acara Konsultasi Publik Dokumen daftar lokasi rencana pembangunan BA Sosialisasi
Ya
Sepakat ?
TIM PENGADAAN TANAH
Tidak
DINAS TATA RUANG
Mereview dan menyerahkan Dokumen Perencanaan ke Gubernur
Mengkaji kesesuaian Tata Ruang
TIM PERSIAPAN
Konsultasi Publik Ulang
Dokumen Rencana Pengadaan Tanah Dokumen Hasil Studi Kelayakan
Sesuai?
Ya
Ya Lengkap?
Sepakat
Tidak
Ya
Tidak TIM PERSIAPAN
1
Revisi kesesuaian tata ruang
Tidak
TIM PERSIAPAN
Keberatan lapor ke Gubernur/ Bupati/Walikota Berita Acara Penolakan Pemegang Hak
BIDANG PERENCANAAN
Mencari Lokasi Lain
Ya
Sesuai? GUBERNUR/BUPATI
Tidak
Ditolak Diterima
Keberatan
Membentuk Tim Kajian Keberatan untuk melakukan kajian atas keberatan lokasi rencana pembangunan
TIM PENGADAAN TANAH
Pemberitahuan rencana Pengukuran, Inventarisasi, dan Identifikasi tanah
1
TIM PENGADAAN TANAH
Melakukan Pengukuran, Inventarisasi dan Identifikasi tanah
GUBERNUR
Pengumuman Penetapan Lokasi Izin Penetapan Lokasi Peta Lokasi Pembangunan
TIM PENGADAAN TANAH
Pengumuman hasil Pengukuran, Inventarisasi dan Identifikasi Daftar inventarisasi Peta bidang tanah
ditolak
Keberatan?
Daftar Nominatif TIM APPRAISAL
Diterima BIDANG PERENCANA & PELAKSANA PENGADAAN TANAH
Proses Pengadaan Appraisal
Melakukan Penilaian Ganti Kerugian Tanah
TIM PENGADAAN TANAH
Berita Acara Penyerahan Hasil Inventarisasi dan Identifikasi
Verifikasi dan Perbaikan
PerMen ESDM no. 38 Tahun 2013 Pasal 3 ayat 1 Blanko Inventarisasi
TIM APPRAISAL BIDANG PERENCANA & PELAKSANA PENGADAAN
Menyerahkan Hasil Penilaian ke PLN
Penetapan Appraisal 2
2
BIDANG HKP
Menerima hasil penilaian dan me review
TIM PENGADAAN TANAH
PIHAK YANG BERHAK
Musyawarah Bentuk/ Besar Ganti Kerugian
Musyawarah Bentuk/ Besar Ganti Kerugian
Berita acara penyerahan hasil penilaian
Sepakat?
Mengajukan Keberatan Ke Pengadilan Negeri
Tidak
Ya
A2K
TIM PENGADAAN
BIDANG KEUANGAN
Pembayaran Ganti Rugi, Pelepasan Hak, dan Penyerahan Bukti kepemilikan
TANAH
Verifikasi Pembayaran Ya
Daftar nominatif Berita acara kesepakatan
Selesai
Ya
Lengkap
Tidak
Sepakat
Tidak
Memberikan Keputusan Mahkamah Agung
Alur Pengadaan Tanah > 5 ha Unit Induk Pembangunan Kalimantan Bagian Timur GUBERNUR
Mulai
Membentuk Tim Persiapan dan Melaksanakan tahapan kegiatan persiapan Pengadaan Tanah
TIM PERSIAPAN
Pemberitahuan rencana pembangunan secara langsung ataupun tidak langsung, Pendataan awal lokasi rencana pembangunan
BIDANG PERENCANAAN
Dokumen daftar lokasi rencana pembangunan
Membuat Dokumen Rencana Pengadaan Tanah berdasarkan Dokumen Hasil Studi Kelayakan
TIM PERSIAPAN
Dokumen Rencana Pengadaan Tanah
Konsultasi Publik Berita Acara Konsultasi Publik
Dokumen Hasil Studi Kelayakan
Ya GUBERNUR
BIDANG PERENCANAAN
Mereview dan menyerahkan Dokumen Perencanaan ke Gubernur
Dokumen Rencana Pengadaan Tanah Dokumen Hasil Studi Kelayakan
Lengkap?
1
Penetapan Lokasi Pembangunan Menerbitkan Pengumuman Penetapan Lokasi Pembangunan ditempatkan di Kantor Kelurahan/ Desa, Kantor Kecamatan atau Kantor Kabupaten dan di lokasi pembangunan, serta diumumkan di media cetak dan media elektronik
Sepakat ?
Tidak TIM PERSIAPAN
Konsultasi Publik Ulang Berita Acara Konsultasi Publik Ulang
Ya Ya
Tidak
Sepakat
GUBERNUR
Membentuk Tim Kajian Keberatan untuk melakukan kajian atas keberatan lokasi rencana pembangunan BIDANG PERENCANAAN
Tidak TIM PERSIAPAN
Keberatan lapor ke Gubernur/ Bupati/Walikota
Mencari Lokasi Lain Ditolak
Diterima
Keberatan
Berita Acara Penolakan Pemegang Hak
BPN
BIDANG HKP
Membentuk Satuan Tugas yang membidangi inventarisasi dan identifikasi a* dan b*
Mengajukan Pelaksanaan Pengadaan Tanah ke BPN
Satuan Tugas BPN
1
*Catatan Membidangi inventarisasi dan identifikasi A. Data fisik penguasaan, pemilikan, penggunaan, dan pemanfaatan tanah B. Data pihak yang berhak dan objek pengadaan tanah
Melakukan pengukuran, inventarisasi dan identifikasi Peta bidang tanah
GUBERNUR
Daftar Nominatif
Pengumuman Penetapan Lokasi
Daftar inventarisasi
Izin Penetapan Lokasi Peta Lokasi Pembangunan
Satuan Tugas BPN
Pengumuman hasil Pengukuran, Inventarisasi dan Identifikasi Berita Acara Hasil Pengumuman
ditolak
Keberatan? TIM APPRAISAL
Melakukan Penilaian Ganti Kerugian Tanah
Diterima BIDANG PERENCANA & PELAKSANA PENGADAAN TANAH
Proses Pengadaan Appraisal
Dokumen Kontrak KJPP
Satuan Tugas BPN
Verifikasi dan Perbaikan
PerMen ESDM no. 38 Tahun 2013 Pasal 3 ayat 1 Daftar Penyedia Terpilih Blanko Inventarisasi
BPN
Penetapan Appraisal Dokumen Kontrak KJPP
TIM APPRAISAL
Menyerahkan Hasil Penilaian ke BPN
2
A2K
R2
R3
BIDANG KEUANGAN
Pembayaran Ganti Rugi, Pelepasan Hak, dan Penyerahan Bukti kepemilikan
2
BPN
PIHAK YANG BERHAK
Musyawarah Bentuk/ Besar Ganti Kerugian
Musyawarah Bentuk/ Besar Ganti Kerugian
Berita acara penyerahan hasil penilaian Pihak yang Berhak
Daftar nominatif Berita acara Serah Terima Hasil
Sepakat?
Tidak
PENGADILAN NEGERI SETEMPAT
Mengajukan Keberatan Ke Pengadilan Negeri
Menerima pengajuan keberatan
Ya
C2 BPN
C3
Membuat Surat Perintah Bayar ke PLN
Selesai
Ya Sepakat
Tidak Kasasi ke Mahkamah Agung
MAHKAMAH AGUNG
Memberikan Keputusan Mahkamah Agung
Alur Kompensasi RoW Unit Induk Pembangunan Kalimantan Bagian Timur
C. BIDANG PENGADAAN BARANG dan/atau JASA
Aktivitas Harian Magang
Nama
:
Nadia Triana Annisa
(94162014ZY)
Afina Hasna Ghaida T
(94173981ZY)
Chani Anugrah Aprilia H
(93173165ZY)
Unit Magang
:
Unit Induk Pembangunan Kalimantan Bagian Timur
Aktivitas Proses Bisnis
:
Pengadaan Barang dan Jasa
No
Tanggal
Bagian
1
4 Oktober
Perencana
Penjelasan mengenai pembagian tugas Perencana Pengadaan dan
2017
&
Pelaksana Pengadaan
Pengadaan
Tugas Pokok Pejabat Perencana Pengadaan dan Pejabat
Barang
Pelaksana Pengadaan
dan Jasa
Catatan Atas Subjek Yang Dipelajari
DPT.
-
Membantu Wakil Pengguna Barang/Jasa dalam pelaksanaan Manajemen Perjanjian/ Kontrak.
1.2. Tugas pokok pejabat pelaksana pengadaan:
-
Melakukan analisis terhadap lingkup pengadaan barang/jasa yang akan dilakukan.
-
Menyusun jadwal pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa.
-
Membuat Harga Perkiraan Sendiri (HPS) untuk diusulkan penetapannya oleh Pengguna Barang/Jasa.
-
Melakukan proses pengumuman/ undangan kepada Calon Penyedia Barang/ Jasa.
-
Memastikan calon Penyedia Barang/ Jasa yang akan diundang tidak termasuk dalam Daftar Hitam (Blacklist) PLN.
-
Menilai kualifikasi calon penyedia barang/jasa dalam hal pengadaan melalui prakualifikasi atau pascakualifikasi yang tidak memiliki DPT.
-
Memberikan penjelasan pengadaan (Aanwijzing).
-
Menyiapkan perjanjian/ kontrak.
-
Mendokumentasikan proses Pengadaan Barang/Jasa dengan tertib.
Dalam menjalankan tugas pokoknya, jika diperlukan Pejabat Perencana dan Pejabat Pelaksana Pengadaan dapat dibantu oleh pihak lain sesuai keahlian baik internal maupun eksternal PLN. Aanwijzing ruang arsip UIP (pelelangan terbuka) 2
5 Oktober
Pengadaan
2017
Barang dan Jasa
Aanwijzing KJPP (pelelangan terbatas) Diskusi mengenai DPT (Daftar Penyedia Barang/Jasa Terseleksi) Daftar Penyedia Barang/ Jasa Terseleksi (DPT)
Untuk mempercepat proses pemilihan Penyedia Barang/Jasa dan untuk mendapatkan Penyedia Barang/ Jasa yang berkualitas dan sesuai kualifikasi dibuatlah DPT. DPT digunakan untuk metode pelelangan terbatas. Penyusunan DPT menjadi tugas dan tanggung jawab Pejabat Perencana Pengadaan dan disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa.
3
6 Oktober
Pengadaan
2017
Barang dan Jasa
Aanwijzing GI Ext (Pelelangan terbatas) dan Pekerjaan Survey Jalur & Penyedia Tanah (Pelelangan terbatas) Diskusi mengenai metode pengadaan barang/jasa Metode Pengadaan Barang dan Jasa
1.1. Pelelangan terbatas Pelelangan
Terbatas
dilakukan
dengan
mengundang
Penyedia Barang/Jasa yang terdapat dalam DPT atau Shortlist yang telah ditetapkan oleh Direksi/Komite Direktur/Direktur terkait. 1.2. Pelelangan terbuka Pelelangan
Terbuka
dilakukan
dengan
cara
mengundang Penyedia Barang/Jasa, yang diumumkan secara luas guna memberi kesempatan kepada Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi kualifikasi melalui proses prakualifikasi maupun pascakualifikasi, untuk mengikuti pelelangan.
1.3.2.
Pengadaan Langsung Pengadaan
Langsung
Barang/Jasa
yang
ada
yaitu di
Pengadaan
pasaran
untuk
memenuhi kebutuhan operasional yang diyakini bahwa harga tersebut merupakan hasil persaingan di pasar, berteknologi sederhana dan berisiko kecil.
Alur – Perencanaan Pengadaan Barang dan Jasa Unit Induk Pembangunan Kalimantan Bagian Timur
Mulai
Melakukan review dan rekomendasi terhadap Dokumen Rencana Pengadaan Barang Jasa
Menyusun Dokumen Rencana Pengadaan Barang Jasa
Menyusun Dokumen Pelelangan/ RKS (Rencana Kerja dan Syarat)
Otorisasi Dokumen Rencana Pengadaan Barang Jasa
Melakukan riset pasar terkait informasi Penyedia Barang/Jasa sesuai kualifikasi jenis pekerjaan
Penilaian kualifikasi kepada Penyedia Barang/Jasa Menyusun Harga Perkiraan Engineering (HPE)
Menyusun hasil penilaian kualifikasi
Selesai
Menerbitkan Daftar Penyedia Terseleksi (DPT)
Review Hasil Penilaian Kualifikasi
Otorisasi Hasil Penilaian Kualifikasi
Alur Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Unit Induk Pembangunan Kalimantan Bagian Timur
Mulai
Mengundang calon penyedia barang/jasa yang terdapat didalam DPT
Mengambil dokumen pelelangan/RKS Ada sanggah?
Mengumumkan pemenang Pemberian penjelasan/ aanwijzing kepada calon penyedia barang dan/atau jasa
Memasukan dokumen penawaran
TIDAK
Membuka dokumen penawaran
Melakukan sanggah
Lelang ulang
Membuka dokumen penawaran
Mengevaluasi dokumen penawaran
Melakukan negosiasi terhadap harga penawaran diatas nilai HPS kepada calon penyedia barang dan/atau jasa
Terbukti?
YA
YA
Melakukan kesepakatan diskusi perjanjian/kontrak (CDA) dengan pemenang
Membuat dokumen perjanjian/kontrak
TIDAK
Blacklist dari DPT
Menunjuk pemenang & mengeluarkan surat penunjukan penyedia barang/ jasa
Mengusulkan penetapan pemenang kepada VFM
Melakukan review atas rekomendasipenetapan pemenang Selesai
Menetapkan pemenang
D. BIDANG OPERASI KONSTRUKSI
Aktifitas Harian Pegawai SPI
Nama
: Arcito Bayu Praditya
(91171339-ZY)
Muhammad Syaebani
(94162861-ZY)
Malinda Dinna Auliya
(93162696-ZY)
Sawungsari Nur F.
(93161431-ZY)
Unit Magang
: Unit Induk Pembangunan Kalimantan Bagian Timur
Aktifitas Proses Bisnis
: Pengendalian dan Pelaksanaan Konstruksi
No 1
Tanggal
Bagian
4 Oktober
Oprasional
2017
Konstruksi
Catatan Atas Subjek Yang Dipelajari 1. Melakukan diskusi dengan Anrizal
sebagai Supervisor
pelaporan di bidang Oprasi Konstruksi mengenai tahapan pelaksanaan proyek.
- Penyelesaian, pada tahap penyelesaian ini terdapat beberapa tahapan kegiatan yaitu a.
Commisioning
b. RLB (rekomendasi laik beroprasi) c.
SLO
d. STP 2. Mengikuti kick-off meeting pada proyek SUTT 150kV jalur Kuaro-Grogot. Kick-off meeting ini adalah rapat yang dihadiri oleh UIP Kalimantan Bagian Tengah PT PLN (Persro) dan kontraktor sebelum proyek akan dimulai. Garis besar dari rapat ini adalah mengenai penjelasan dari UIP mengenai point penting dalam pelaksanaan proyek SUTT 150kV jalur Kuaro-Grogot yaitu sebagai berikut :
- Penjelasan Waktu Efektif kontrak - Penyerahan Lahan tapak yang telah dibebasakan - Penjelasan mengenai komitmen dari kontraktor - Penyampaian Struktur Organisasi
Gambar 1 Pelaksanaan Assembling Trafo 2. Melakukan diskusi dengan Hendri Wibowo sebagai Junior Officer Logistik pelaporan di UPP Kalimantan bagian timur 1 (Balikpapan) mengenai penjelasan SAP di bidang logistic dan penjelasan pengelolaan pergudangan.
untuk mengetahui kekuatan tekan beton), mutu baja (dilakukan dengan uji tarik baja) b. Untuk mendapatkan kekuatan tekan beton yang dikehendaki, kontraktor melakukan mix design, yaitu dengan
melakukan
percobaan
(trial
dan
error)
campuran beton yaitu rasio antara air semen pasir dan agregat kasar. Selain mix design ini kualitas dari air ini juga perlu diperhatikan untuk mendapatkan kualitas mutu beton yang sesuai dengan dokumen kontrak. c.
estimasi waktu yang dibutuhkan untuk penyelesaian pondasi pada 1 tapak tower yaitu 20-30 hari sedangkan estimasi waktu yang diperlukan untuk ereksi tower yaitu 3-7hari (tergantung tipe tower nya)
d. Tipe Tower transmisi yang digunakan oleh PT PLN (persero ini dibagi menjadi beberapa tipe, yaitu Tower Tipe AA (untuk jalur bersudut 0°-3°) Tower Tipe BB (untuk jalur bersudut 3°- 20°)
tambah kurang. 4
9 Oktober
Oprasional
1. Mengikuti Seminar mengenai Rollout PIM-PJB di Aula
2017
Konstruksi
Wilayah Kalimantan Bagian Timur dan Utara. Point-point penting dari seminar tersebut yaitu :
- PIM-PJB merupakan system pengintegrasian aplikasi yang telah digunakan sebelumnya oleh PT. PLN (persero) yaitu terdiri dari 3 aplikasi : a.
Primavera, merupakan aplikasi yang digunakan untuk penjadwalan proyek, atau disebut sebagai Project Master Schedule (PMS)
b. PMO, merupakan aplikasi yang digunakan untuk melakukan kegiatan monitoring kemajuan proyek c.
SAP, merupakan aplikasi yang digunakan untuk melakukan kegiatan pembayaran
- Ruang Lingkup dari PIM-PJB ini adalah sebagai berikut: a.
Standarisasi Struktur Proyek
b. Pengendalian Proses bisnis
SUTT 150kv jalur Sanggau – Tayan yang terdiri dari 200 titik tower sebagai pilot project c.
UIP Kalimantan Bagian Tengah, menunjuk proyek PLTU Kalimantan Selatan dan Tengah 2 x 100MW sebagai pilot project
d. Melakukan diskusi dengan Qadri sebagai Supervisor Kontraj di
bidang
Oprasi
Konstruksi
mengenai
Pengendalian
Kontrak.
5
10 Oktober
Oprasional
1. Melakukan diskusi dengan Muchamad Subchan Fuad
2017
Konstruksi
sebagai PLT Pengendalian Proyek pembangkit dan K2 di bidang Oprasi Konstruksi mengenai Pengendalian Proyek Pembangkit di UIP Kalimantan Bagian Timur. Point-point penting dari hasil diskusi tersebut adalah sebagai berikut
- Tahapan penyelesaian proyek Pembangkit yaitu sebagai berikut : a.
Masa Pra-Konstruksi, berlangsung selama 1 s/d 2
ALUR PENGENDALIAN DAN PELAKSANAAN KONSTRUKSI
1.
AWAL PELAKSANAAN PROYEK
Mulai
General Manager Disposisi kontrak/ amandemen kontrak ke Bidang Operasi Konstruksi, dan UPP terkait Tanda tangan kontrak
Manager UPP Mengevaluasi dan menyetujui kurva-s schedule dan project master schedule Menerbitkan working permit
MB Operasi Konstruksi Mengarsip surat kuasa kontrak dan amandemen kontrak Melakukan kick off meeting dengan bidang perencanaan, UPP terkait, kontraktor untuk persiapan pelaksanaan
S-Curve, project master schedule, construction drawing, Surat Pengajuan SPK
Working permit (SPK), Approved drawing, Prosedur safety
Dokumen Kontrak
Kontraktor Membuat dan mengajukan kurva-s, project master schedule, construction drawing, dan working permit (SPK)
DirRegKal Menandatangani Kontrak
Manager UPP Mengadakan rapat penjelasan teknis Menyerahkan Surat Penunjukkan Pengawas Pekerjaan kepada konsultan
Manager UPP Melakukan Koordinasi rutin dengan kontraktor dan konsultan supervisi untuk membahas progres dan kendala proyek Risalah Rapat
Konsultan Pengawas (Supervisi) Mengawasi pelaksanaan pekerjaan di lapangan Identifikasi kendala dalam pelaksanaan proyek di lapangan Membuat laporan hasil pengawasan
Kontraktor Melaksanakan pekerjaan Melaporkan kemajuan pekerjaan dan koordinasi dengan pengguna jasa dan konsultan
Kontraktor Membuat laporan kemajuan (progress) pekerjaan jaringan (harian / mingguan) Laporan progres (harian/mingguan)
2. PENGENDALIAN PELAKSANAAN PROYEK B
Manajer UPP Mengkoordinasikan* kemajuan pekerjaan (harian/mingguan) dengan pihak terkait
Asisten Manajer Teknik UPP Mengevaluasi kemajuan pekerjaan dengan berkoordinasi dengan pihak terkait (*) Melaporkan kemajuan pekerjaan dan dokumen yang masih kurang kepada manajer UPP
Manajer UPP Meminta kontraktor untuk menyelesaikan pekerjaan atau melengkapi dokumen yang kurang Manajer UPP Mendisposisikan Monthly Progress Report ke Spv PMIS
Spv. Pengelolaan PMIS Adm. Kontrak dan Teknik Pelaporan Membuat Laporan kemajuan pekerjaan bulanan untuk dilaporkan ke Kantor Induk Laporan Kemajuan
*Catatan : Koordinasi dapat mencakup : 1. Koordinasi progress dilakukan secara rutin, kalau koordinasi teknis dilakukan sesuai kebutuhan 2. Koordinasi bisa dengan cara rapat atau Joint Inspection 3. Pihak terkait mencakup kontraktor dan konsultan *Catatan : Pihak Terkait dapat mencakup : 1. Bagian Teknik/Pengawas Proyek 2. Kontraktor 3. Konsultan QA/QC (jika ada) 4. Konsultan Supervisi (jika ada)
Kontraktor Menyerahkan Monthly Progress Report (bulanan) Monthly Progress Report
Konsultan Pengawas (Supervisi) Menganalisa Monthly Progress Report dari kontraktor Mengevaluasi dan menentukan persentase kemajuan pekerjaan kontraktor Merevisi persentase kemajuan pekerjaan dalam MPR berkoordinasi dengan kontraktor Kontraktor Menyelesaikan pekerjaan yang belum sesuai target kemajuan pekerjaan dalam kontrak
C
DM Administrasi Kontrak Teknik Pelaporan dan PMIS Melakukan Koordinasi dan Verifikasi Kemajuan Bulanan dan Laporan Kendala Proyek dari UPP
Laporan Kemajuan Pekerjaan Bulanan
Staff Pelaporan
Mengirimkan Laporan Kemajuan Bulanan kepada Divisi Konstruksi Regional Kantor Pusat
Laporan Kemajuan Pekerjaan Bulanan
MS Konstruksi Jaringan Regional Kalimantan Menerima Laporan dari UIP Memeriksa dan membuat review laporan kemajuan pekerjaan bulanan Menyerahkan laporan kepada KaDiv Konstruksi Jaringan Regional Kalimantan Mendisposisikan Laporan kepada staff untuk dilakukan verifikasi data laporan dan kompilasi data laporan progress
KaDiv Konstruksi Regional Kalimantan Mengevaluasi Laporan Kemajuan Bulanan Mengadakan rapat membahas laporan status kemajuan proyek dengan UIP dan UPP Mendisposisikan laporan ke
3. PEMERIKSAAN PEKERJAAN Manajer UPP Mendisposisikan surat permohonan pemeriksaan material
Bagian Teknik / Tim Pemeriksa Material Memeriksa dan inventarisasi material di lapangan/tempat penyimpanan Memeriksa kelengkapan dokumen pengiriman material Membuat report kekurangan material dan dokumen pengiriman kepada manajer UPP
Manajer UPP Meminta kontraktor untuk melengkapi material dan dokumen pengiriman yang masih kurang
Bagian Teknik / Tim Pemeriksa Material Membuat Berita Acara Pemeriksaan Material atau Material Inspection Report (BAPM/MIR) Membuat Berita Acara Serah Terima Barang atau Material Receiving Report (BASTB/MRR) Menyetujui BAPM/MIR Menyerahkan BAPM/MIR dan BASTB/ MRR kepada manajer UPP
Manajer UPP Menandatangani BASTB/MRR bersama kontraktor
D1
D2
Kontraktor Mengirimkan surat permohonan pemeriksaan material
Surat Permohonan Pemeriksaan Material
Kontraktor Menerima BAPM/MIR, BASTB/ MRR beserta lampiran
Kontraktor Mengajukan Surat Permohonan Pemeriksaan Pekerjaan
Laporan Kemajuan Pekerjaan Bulanan
Kontraktor Menyelesaikan pekerjaan Melengkapi dokumen pendukung
E
Spv Bagian Administrasi Kontrak dan Pelaporan Membuat Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan, dan Surat Rekomendasi BAPP Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan
Manajer UPP Menyetujui pencapaian penyelesaian pekerjaan
Spv Bagian Administrasi Kontrak dan Pelaporan Mengirimkan BAPP kepada UIP dengan tembusan kepada kontraktor
Selesai
Alur Pembayaran di PLN Pusat Mulai
General Manager Penandatanganan kontrak Dokumen kontrak
General Manager kick off meeting
General Manager Penerbitan SPMK kepada kontraktor
General Manager Penerbitan penunjukan direksi
UPP Sebagai Direksi Pekerjaan
UPP Pengawas Pekerjaan di Lapangan
Kontraktor Pelaksanaan konstruksi
Kontraktor
A
DM Administrasi Kontrak Memeriksa dokumen kelengkapan pembayaran sesuai dalam kontrak BAP
General Manager Persetujuan BAPP & BAP
User SAP MM Melakukan input SAP MM (PO & SE)
NO
Dokumen number SAP MM (PO & SE)
General Manager Realease/SBWP Dokumen SAP MM (PO & SE)
DM Keuangan Memeriksa nilai penagihan mencatat kesesuaian anggaran Mencatat nilai penyerapan Verifikasi BAP
Kesesuaian BAP?
YES
dengan
Aktifitas Harian Pegawai SPI
Nama
: Patrechea
(91163060ZY)
Ari Adiyatma
(93171758ZY)
Andri Irwansyah
(1610/BDJ/UM/S1-AKT/78147)
Unit Magang
: Unit Induk Pembangunan Kalimantan Bagian Timur
Aktifitas Proses Bisnis
: Bidang Keuangan, Anggaran, dan Akuntansi
No 1
Tanggal 4 Oktober 2017
Bagian Anggaran
Catatan Atas Subjek Yang Dipelajari
Diberikan penjelasan oleh DM Anggaran tentang tugas di bidang anggaran. Secara Umum tugas di bidang anggaran yaitu sebagai berikut :
- Bidang
anggaran
menyusun
anggaran
dengan
berkoordinasi bersama user anggaran Bidang
anggaran
mengusulkan
LKAI
ke
Divisi
Keuangan
- Bidang keuangan melakukan
pembayaran setelah ada
tagihan dari rekanan yang diberikan oleh user anggaran
- Bidang
keuangan
memverifikasi
berkas
permohonan
pembayaran terkait kelengkapan dokumen berdasarkan persyaratan kontrak dan kebenaran dokumen
- Jika dokumen tidak lengkap atau tidek sesuai dengan kontrak maka dikembalikan rekanan
- Jika dokumen sudah lengkap dan benar sesuai dengan kontrak maka bagian keuangan mengiput tagihan di SAP. Kemudian diapprove oleh DM Keuangan dan MB KSDM
- Setelah diapprove oleh DM Keuangan dan MB KSDM maka bagian keuangan memproses pembayaran di SAP
- Setelah itu bagian keuangan mencetak bukti kas pembayaran, surat transfer bank pembayaran manual dari SAP
- Bagian keuangan membawa Surat Transfer (ST), Daftar Lampiran dan Bilyet Giro (BG)/ Cek Cross
MM Level 1 di UIP MM Level 2 di UPP 2. Human Resource (HR) : Misalnya SPPD HR Level 1 di UIP HR Level 2 di UPP 3. Financial Manajemen (FM) : Anggaran, Keuangan dan Akuntansi
-
Semua biaya yang dikeluarkan untuk operasional dan investasi masuk ke PDP
-
Kalau Rutin menggunakan Cost Center. Non rutin merujuk ke WBS
-
Pada akhir bulan biaya rutin akan di cost alok secara sistem ke biaya non rutin yang pekerjaan proyeknya ada kemajuan progress
-
Akuntansi PDP ada 3 yaitu Konstruksi, Uang Muka dan Material. Ke 3 PDP nantinya akan diakumulasikan menjadi asset
Keuangan
Mempelajari proses verifikasi dokumen pembayaran dan input
tagihan
di
SAP
yang
disampaikan
oleh
Spv
Pengendalian Keuangan. Untuk melakukan proses pembayaran maka dilakukan proses verifikasi oleh bidang keuangan terhadap berkas dokumen yang disampaikan oleh user anggaran.
- Untuk kontrak proyek hal-hal yang diverifikasi sebelum dilakukan pembayaran yaitu : 1. Lihat BAP (Berita Acara Pembayaran) : no kontrak, nama pekerjaan dan nilai kontrak 2. Lihat kesesuaian progress antara BAPP (Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan) dengan BAP (Berita Acara Pembayaran) 3. Nilai kwitansi harus sama dengan nilai di BAP (Berita Acara Pembayaran) 4. Lihat kesesuaian nilai faktur pajak dengan nilai di BAP (Berita Acara Pembayaran) lihat DPP (Dasar Pengenaan
- Untuk meminta plafon bulanan untuk bulan berikutnya ke pusat di A2K, UiP harus sudah mengisi realisasi bulan sebelumnya.
- Dalam minggu ke 3, ada revisi untuk revisi plafon minggu ke 4 dan pengajuan untuk plafon bulan berikutnya
- Jika plafon minggu ke 4 dibutuhkan lebih maka jika ada sisa dari plafon minggu ke 1 dan ke 2 dapat di revisi untuk diberikan untuk plafon minggu ke 4.
- Jika realisasi untuk 1 bulan lebih dari plafon yang diminta maka dari UIP harus mengirim surat ke kantor pusat.
- Di A2K, untuk pengalihan dana setelah UIP mengalhkan dana maka statusnya created. Kalau penerima sudah eksekusi
maka statusnya approve. Kalau kantor pusat
sudah eksekusi maka statusnya
4
9 Oktober 2017
Anggaran
Diberikan penjelasan oleh DM Anggaran tentang penyusunan anggaran. Berikut tahap-tahap anggaran :
Ketetapan Anggaran Investasi) yang di tandatangani oleh Kepala Divisi Anggaran.
- Divisi Anggaran menerbitkan SKAI yang ditandatangani oleh Kepala Divisi Anggaran
5
10 Oktober 2017
Akuntansi
Mempelajari tugas akuntansi umum dan aseet tetap dan akuntansi PDP yang disampaikn oleh DM Akuntasi.
- Tugas Akuntansi Umum sebagai berikut : 1. Mengecek transaksi-transaksi yang diinput oleh bagian MM
(Material
Manajemen)
dan
HR
(Human
Resource) 2. Di akhir bulan akuntansi umum dan asset tetap melakukan penyusutan 3. Melakukan proses notabuku
- Tugas Akuntansi PDP sebagai berikut : 1. Menginput progress 2. Melakukan cost alok
1. Proses Akuntansi PDP (Fungsi akuntansi)
Mulai
Staf Akuntansi Melakukan jurnal balik terhadap penyesuaian
Staf Akuntansi Menerima pembebanan biaya dari internal & external
Staf Akuntansi Menghitung akrual progres dan menurnal akrual progres bulan berjalan
SPV Akuntansi Melakukan verifikasi beban yang masuk
2. Proses Pembayaran (fungsi keuangan)
REKANAN
DOKUMEN TAGIHAN
USER
MKEU & SDM
PROSES CEK KELENGKAPAN DOKUMEN
PROSES BERKAS
DOKUMEN TAGIHAN
ANGGARAN
PENGENDALIAN ANGGARAN
TIDAK
KEUANGAN
PROSES VERIFIKASI
LENGKAP / TIDAK
LENGKAP
PROSES BERKAS
PROSES RELEASE & CETAK DOKUMEN BUKTI PEMBAYARAN DAFTAR PEMBAYARAN SURAT TRANSFER BG
BUKTI PEMBAYARAN DAFTAR PEMBAYARAN SURAT TRANSFER BG
PROSES TRANSFER KE BANK DAFTARPEMBAYARAN SURAT TRANSFER BG
Disiapkan Oleh:
