KERJA SATUAN PENGAWAS INTERN (SPI)
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH CIMACAN KABUPATEN CIANJUR PROGRAM KERJA SATUAN PENGAWAS INTERN (SPI) RUMAH SAKIT UMUM DAERAH CIMACAN KABUPATEN CIANJUR I.
Pendahuluan Rumah Sakit sebagai sebuah organisasi memiliki tujuan yang harus dicapai, dalam hal
ini adalah pemberian pelayanan kesehatan yang bermutu terhadap para pelanggan baik internal maupun eksternal.Undang-undang nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit mengisyaratkan bahwa Rumah Sakit harus memiliki standar pelayanan yang harus dicapai dalam setiap aspek kegiatannya. Untuk mencapai standar tersebut rumah sakit harus memiliki organisasi yang efektif, efisien dan akuntabel. Organisasi Rumah Sakit disusun dengan tujuan untuk mencapai Visi dan Misi Rumah Sakit dengan menjalankan tata kelola organisasi dan tata kelola klinis yang baik melalui Satuan Pengawas Intern (SPI) RSUD CIMACAN
pelaksanaan prinsip utama manajemen, yaitu planning, organizing, actuating, dan controling.Dengan menjalankan keempat prinsip tersebut secara baik dan benar sehingga akan menghasilkan pengelolaan sistem manajemen suatu rumah sakit yang baik pula. II. Latar Belakang Dalam perjalanannya, pengelolaan Rumah Sakit sebagaimana sebuah organisasi, juga rawan terjadi penyimpangan – penyimpangan. Penyimpangan yang terjadi seperti pemberian layanan, bukan tidak mungkin bisa beresiko terhadap pasien, bahkan kematian pasien dan berlanjut pada tuntutan hukum. Begitu juga bila yang terjadi adalah penyimpangan terhadap pengelolaan administrasi seperti keuangan dan aset, bisa menjadi ancaman tindak kecurangan atau korupsi. Apapun bentuk penyimpangannya, potensial akan menimbulkan kerugian terhadap masyarakat dan negara. Oleh karena itu rumah sakit membentuk Satuan Pengawas Intern (SPI) sebagai pelaksana dari salah satu fungsi manajemen (controlling) sebagaimana diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 60 tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern dan SK Menkes Nomor 938/Menkes/SK/XI/1992 tentang perlunya pembentukan SPI pada rumah sakit. Salah satu fungsi keberadaan SPI adalah untuk melakukan AUDIT TERHADAP PELAKSANAAN MANAJEMEN DALAM SEBUAH ORGANISASI. Audit internal adalah kegiatan assurance dan konsultasi yang independent dan objektif, yang dirancang untuk memberikan nilai tambah dan meningkatkan kegiatan operasional organisasi. Audit internal membantu organisasi untuk mencapai tujuannya, melalui suatu pendekatan yang sistematis dan teratur untuk mengevaluasi dan meningkatkan efektivitas pengelolaan resiko, pengendalian, dan proses governance, Hiro Tugiman dalam buku “Standar Profesi Audit Internal” (2004;9). Pengendalian internal diperlukan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi organisasi, menjamin ketelitian dan kebenaran laporan keuangan atau informasi dari organisasi, serta mendorong agar manajemen dalam organisasi patuh terhadap hukum dan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. Hal tersebut dilaksanakan untuk menghindari dari kemungkinan tuntutan hukum dalam proses pelaksanaan fungsi manajemen rumah sakit. Dalam penyelenggaraan rumah sakit, keberadaan SPI diharapkan dapat menjadi mitra kerja yang baik bagi manajemen dalam menilai setiap kegiatan yang diselenggarakan oleh Rumah Sakit dan juga dituntut untuk profesionalisme dalam menajalankan fungsinya. Sikap Satuan Pengawas Intern (SPI) RSUD CIMACAN
profesionalisme yang ditunjukkan berarti memiliki tanggungjawab dan berprilaku yang lebih dari sekedar memenuhi undang-undang dan peraturan masyarakat, Arents at all (2005;78). Sebagai seorang profesional auditor internal mengakui tanggungjawab terhadap klien dan terhadap rekan se-profesi. Rumah sakit merupakan fasilitas pelayanan kesehatan masyarakat juga perlu diadakan audit operasional, karena manajemen rumah sakit harus dapat menciptakan serta mendorong pelayanan yang terbaik bagi masyarakat, baik itu dari segi pelayanan, kinerja pegawai, persediaan obat-obatan dan alat-alat medis yang memadai serta kegiatan operasional lainnya. Berdasarkan hal tersebut manajemen rumah sakit perlu mendorong efektivitas pelayanan kesehatan masyarakatnya, untuk meningkatkan kinerja pelayanan di rumah sakit perlu adanya audit operasional manajemen rumah sakit dalam pengelolaan pelayanan kesehatan. Satuan Pengawas Intern (SPI) dengan paradiqma baru yaitu sebagai konsultan dalam pelaksanaan operasional dan fungsi manajemen di rumah sakit serta unit kerja yang membantu top manajer dalam mengawasi dan mengevaluasi pengendalian sistem manajemen dan pelayanan rumah sakit sehingga mengarahkan jalannya manajemen dan operasional rumah sakit ke jalur yang benar. Satuan Pengawas Intern (SPI) dalam melaksanakan tugas dan fungsinya dibentuk kepengurusan organisasi untuk kelancaran dalam melaksanakan kegiatannya. Dasar pembentukan susunan organisasi tersebut sesuai dengan Peraturan Gubernur nomor 26 tahun 2011 pasal 42 tentang Pola Tata Kelola RSUD Cimacan Kabupaten Cianjur, yaitu terdiri dari : 1. 2. 3. 4.
Ketua merangkap anggota Wakil Ketua merangkap anggota Sekretaris merangkap anggota Anggota 4 (empat) orang, terdiri dari : - Unsur Administrasi - Unsur Medis - Unsur Keperawatan - Unsur Penunjang Perkembangan pengelolaan rumah sakit, baik dari aspek manajemen maupun
operasional sangat dipengaruhi oleh berbagai tuntutan dari lingkungan, yaitu rumah sakit dituntut untuk memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu, dan biaya pelayanan kesehatan terkendali sehingga akan berujung pada kepuasan pasien. Usaha pemerintah untuk dapat memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu dengan biaya yang terjangkau yaitu Satuan Pengawas Intern (SPI) RSUD CIMACAN
membentuk rumah sakit BLU. Untuk dapat memberikan pelayanan yang berkualitas dengan harga terjangkau, rumah sakit BLU membutuhkan pengelolaan keuangan yang baik. Pengelolaan Keuangan BLU telah diatur dalam Peraturan Pemerintah RI No. 23 tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum.Rumah Sakit Badan Layanan Umum (BLU) merupakan lembaga yang diberikan kewenangan untuk mengelola keuangannya sendiri. Sehingga, laporan keuangan BLU sangat penting untuk disusun dengan baik. III. Visi dan Misi a. Visi SPI : “Mitra Strategis Manajemen mencapai Rumah Sakit yang Handal dan Akuntabel” b. Misi : 1. Meningkatkan kompetensi SDM Auditor (Anggota SPI) ber-Standar Profesi Audit Internal (SPAI). 2. Meningkatkan Tim Work kemampuan komunikasi SPI, menjadi tenaga konsultan dan advicer manajemen yang professional dan handal. 3. Melakukan reviu, audit terhadap laporan keuangan dan sumber daya RSUD Cimacan lainnya secara berkala dan berkesinambungan. 4. Melakukan monitoring dan evaluasi atas tindak lanjut Laporan Hasil Audit (LHA). IV. Tujuan 1. Tujuan Umum Untuk memastikan kehandalan sistem pengendalian internal RSUD Cimacan melalui fungsi penilaian dan pengawasannya. 2. Tujuan Khusus a. Untuk meyakinkan pengelolaan system manajemen sesuai dengan aturan dan perundangan yang berlaku b. Untuk meyakinkan sistem pengelolaan dan pelaporan keuangan RSUD CIMACAN sesuai dengan Sistem Akuntantsi Keuangan (SAK) dan Sistem Akuntansi Pemerintah (SAP) c. Untuk meyakinkan proses pelayanan medis sesuai dengan Standar Pelayanan Medis (SPM) dan Standar Pelayanan Minimal (SPM) d. Untuk meyakinkan proses pelayanan keperawatan sesuai dengan Standar Asuhan Keperawatan (SAK), Standar Pelayanan Minimal (SPM), dan Standar Operasional Prosedur (SOP). Satuan Pengawas Intern (SPI) RSUD CIMACAN
V. Program dan Kegiatan SPI A. Program Kerja Bidang Sekretariatan SPI, dengan kegiatan sbb: 1. Penataan administrasi SPI 2. Penataan inventaris peralatan dan perlengkapan sekretariatan 3. Membuat dan menyusun Rencana Kerja Tahunan (RKT) 4. Menfasilitasi kegiatan administrasi auditor 5. Pengaturan rapat rutin intern dan rapat lainnya yang diperlukan 6. Menyusun program pengembangan Sumber Daya manusia (SDM) 7. Menyusun Laporan Hasil Reviu dan Laporan Hasil Audit 8. Menyusun Laporan Triwulan, Semester dan Tahunan SPI. B. Program Kerja Bidang Keuangan, Administrasi dan Penunjang, dengan kegiatan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
sbb: Melakukan reviu atas Laporan Keuangan Tahunan tahun ......... Melakukan reviu atas Laporan Keuangan Triwulan I tahun ......... Melakukan reviu atas Laporan Keuangan Triwulan II tahun ......... Melakukan reviu atas Laporan Keuangan Triwulan III tahun .......... Melakukan reviu atas Laporan Keuangan Semester I tahun ................ Melakukan audit terhadap pendapatan rumah sakit Melakukan evaluasi terhadap Kegiatan Kerja Sama Operasional (KSO) RSUD
CIMACAN. 8. Melakukan reviu dan audit Administrasi Umum dan Kepegawaian 9. Melakukan evaluasi terhadap Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) tahun ................ 10. Melakukan reviu terhadap rencana kerja tahun (RKT) tahun ................ 11. Melakukan evaluasi terhadap efisiensi penggunaan Obat dan BHP tahun ............ 12. Melakukan audit terhadap Apotek RSUD CIMACAN 13. Melakukan evaluasi terhadap pemeliharaan sarana dan prasarana RSUD CIMACAN 14. Evaluasi terhadap kebutuhan SDM rumah sakit C. Program Kerja Bidang Pelayanan Medis dan Keperawatan, dengan kegiatan 1. 2. 3. 4. 5. 6.
sbb: Reviu dan audit terhadap penerapan dan pelaksanaan SPM pada rawat jalan Reviu dan audit terhadap penerapan dan pelaksanaan SOP pada rawat jalan Reviu dan audit terhadap penerapan dan pelaksanaan SPM pada rawat inap Reviu dan audit terhadap penerapan dan pelaksanaan SOP pada rawat inap Reviu dan audit terhadap penerapan Standar Pelayanan Medis (SPM) Reviu dan audit terhadap penerapan Standar Asuhan Keperawatan (SAK)
VI. Cara Melaksanakan Kegiatan 1. Inspeksi Satuan Pengawas Intern (SPI) RSUD CIMACAN
Inspeksi merupakan cara memperoleh bukti dengan mempergunakan panca indra terutama mata untuk memperoleh pembuktian atas sesuatu keadaan atau suatu masalah pada saat tertentu. Inspeksi merupakan usaha auditor untuk memperoleh bukti-bukti secara langsung, yang berarti auditor sendiri yang harus berada disaat keadaan atau masalah tersebut ingin dibuktikan. 2. Observasi Observasi atau pengamatan adalah cara memperoleh bukti dengan mempergunakan panca indra terutama mata, yang dilakukan secara kontinyu. Hal tersebut dilakukan selama kurun waktu tertentu untuk membuktikan sesuatu keadaan atau masalah. 3. Tanya Jawab Teknik tanyajawab ini berkenaan dengan pertanyaan-pertanyaan untuk memperoleh pembuktian. Tanya jawab dapat dilakukan dengan cara : a. Tanya jawab secara lisan (Wawancara) b. Tanya jawab secara tulisan. 4. Konfirmasi Konfirmasi merupakan uapaya untuk memperoleh informasi atau penegasan dari sumber lain yang independen, baik secara lisan maupun secara tertulis dalam angka pembuktian audit. Jenis konfirmasi dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu : a. Lisan b. Tulisan, terdiri dari dua macam, yaitu : - Konfirmasi positif - Konfirmasi negative 5. Analisis Teknik analisis merupakan memecah atau menguraikan sesuatu keadaan atau masalah kedalam beberapa bagian atau elemen dan memisahkan bagian tersebut untuk digabungkan dengan keseluruhan atau dibandingkan dengan yang lain. 6. Perbandingan Perbandingan adalah usaha untuk mencari persamaan dan perbedaan antara dua atau lebih gejala atau keadaan.Hasil dari perbandingan kemudian dilanjutkan dengan melakukan analisis sebab-sebab terjadinya penyimpangan. Satuan Pengawas Intern (SPI) RSUD CIMACAN
7. Pemeriksaan Bukti-bukti Tertulis Teknik vouching yaitu suatu langkah pemeriksaaan authentik tidaknya serta lengkap tidaknya bukti yang mendukung suatu transaksi.Sedangkan verifikasi adalah istilah yang digunakan dalam arti umum untuk memeriksa ketelitian tentang perkalian, penjumlahan, pembukuan, dan eksistensinya. 8. Rekonsiliasi Teknik Rekonsiliasi yaitu penyesuaian antara dua golongan data yang berhubungan tetapi masing-masing dibuat oleh pihak-pihak yang independen untuk mendapatkan data yang benar. 9. Trasir Trasir merupakan cara memeriksa dengan jalan menelusuri proses suatu keadaan, kegiatan maupun masalah sampai pada sumber atau bahan pembuktiannya. 10.Rekomputasi Rekomputasi merupakan cara menghitung kembali kalkulasi yang telah ada untuk menetapkan kecermatannya. 11.Scanning Scanning berarti melakukan penelaahan secara umum dan cepat untuk menemukan hal-hal yang memerlukan audit lebih lanjut. VII.
Sasaran
Sasaran Satuan Pengawas Intern (SPI) rumah sakit yaitu : 1. 2. 3. 4. VIII.
Pelayanan Administrasi dan Keuangan Administrasi Pelayanan Medis Admnistrasi Pelayanan Keperawatan Administrasi Pelayanan Penunjang. Skedul Skedul pelaksanaan kegiatan Satuan Pengawas Intern (SPI) RSUD Cimacan terlampir.
IX.
Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan dan Pelaporan Kegiatan. A. Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan. Evaluasi pelaksanaan program kegiatan Satuan Pengawas Intern (SPI)akan dilakukan
Satuan Pengawas Intern (SPI) RSUD CIMACAN
setiap 3(tiga) bulan sekali, dan langsungdievaluasi oleh kepala Satuan Pengawas Intern (SPI). Setiap dilakukan proses evaluasi terhadap pencapaian kinerja, maka akan dibahas dan diadakan diskusi bersama antara fungsional umum di SPI untuk mengetahui proses pelaksanaan dan hasil yang dicapai dalam periode tersebut. Apabila terdapat kendala dan hambatan dalam pelaksanaan program yang tidak sesuai dengan rencana maka akan dicari solusi untuk pemecahannya agar tidak mengakibatkan terjadi gangguan terhadap programprogram yang lain. Tabel format untuk evaluasi pencapaian kinerja setiap triwulan sebagai berikut : Tabel Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan Per-Triwulan Triwulan : ................ Uraian No Tugas/Kegiatan 1 2
Tahun : ................. Target Realisas Kendala/Hambata Pencapaian
i
n
Solusi
Ket
B. Pelaporan Kegiatan Evaluasi laporan kegiatan akan dibuat dalam bentuk tabel yang memuat uraian kegiatan, target, capaian, kendala / permasalahan yang dihadapi, serta keterangan. Dengan format yang sedemikian maka akan dapat melihat hasil capaian (kinerja) selama 3 (tiga) bulan berjalan program yang ada. Laporan tersebut akan dibuat secara tertulis dan disampaikan kepada Kepala SPI. Kemudian Kepala SPI beserta bagian kesekretariatan SPI akan membuat rekapitulasi terhadap semua laporan evaluasi kegiatan untuk disampaikan kepada Direktur sebagai atasan langsung. X.
Pencatatan, Pelaporan dan Evaluasi Kegiatan A. Pencatatan dan Pelaporan Semua kegiatan yang dilaksanakan di lingkungan SPI dalam melaksanakan program
yang telah disusun sesuai dengan skedul akan dibuat catatan yaitu Kertas Kerja Audit (KKA). Catatan-catatan tersebut akan menjadi bukti yang autentik serta juga sebagai dokumen untuk pemeriksaan dan evaluasi audit yang telah dilaksanakan. Kertas Kerja Audit (KKA) juga sebagai dokumen dan bukti terhadap pemeriksaan yang dilakukan oleh auditor eksternal. Satuan Pengawas Intern (SPI) RSUD CIMACAN
B. Evaluasi Kegiatan Evaluasi sistem pelaporan yang disusun tim SPI terhadap kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan skedul adalah hasil reviu dan audit terhadap suatu bidang pelayanan disusun dalam bentuk laporan tertulis yang akan disampaikan langsung kepada Direktur pada akhir tahun berjalan. Isi laporan dimaksud mencakup temuan, kesimpulan, dan rekomendasi dari hasil reviu / audit yang telah dilaksanakan oleh tim SPI menjadi masukan dalam pengambilan suatu kebijakan dan keputusan.
MENYETUJUI DIREKTUR RSUD CIAMACAN
DR. dr.H.Dharmawan,SD.MARS NIP.
Satuan Pengawas Intern (SPI) RSUD CIMACAN
Cimacan, 2016 Ketua Satuan Pengawas Intern (SPI)
.................................................. Nip.
