Los costos históricos o reales que se registran hasta que han sido realizados y esto provoca que se conozca el costo total hasta que se finalice el periodo o la producción, por lo cual se ha hecho necesario diseñar técnicas de valuación predeterminadas, que consisten en conocer, mediante ciertos estudios, por anticipado el costo de la producción, lo que permite que en cualquier momento se pueda obtener el costo de ventas, además de aportar un mayor control interno. Así pues costos predeterminados son los que se calculan antes de realizar la producción sobre la base de condiciones futuras especificadas y las mismas se refieren a la cantidad de artículos que se han de producir, los precios a que la gerencia espera pagar los materiales, el trabajo, los gastos y las cantidades que se habrán de usar en la producción de los artículos.
Los costos históricos son la técnica primaria de valuación, los cuales se determinan después de haber realizado la producción o el hecho, por lo cual se ha hecho necesario diseñar técnicas de valuación predeterminadas, que consisten en conocer mediante ciertos estudios el costo de la producción por anticipado, lo que permite que en cualquier momento se pueda obtener el costo de ventas, además de aportar un mayor control interno, dicho esto se puede entender que los costos predeterminados son aquellos que se calculan antes de comenzar el proceso de producción de un artículo o de prestación de un servicio; y según sean las bases que se utilicen para su cálculo, se dividen en Costos estimados y Costos estándar. Cualquiera de estos tipos de costos predeterminados pueden operarse en base a órdenes de producción, de procesos continuos, o de cualquiera de sus derivaciones.
Los objetivos principales de los costos predeterminados son:
Fijar precios de venta antes de comenzar la producción. Establecer patrones de medida para comparar lo realizado con lo planificado, con el fin de corregir la ineficiencia e ineficacia en la producción. Facilitar la elaboración de los Estados financieros sin necesidad de hacer Inventarios físicos de la producción en proceso. Auxiliar a la gerencia en la toma de decisiones decisiones para el control de los costos costos
Los costos predeterminados se usan para múltiples fines, entre los cuales se pueden mencionar: a. Control de costos b. Costeo de inventario c. Planeación presupuestaria d. Fijación de precios e. Mantenimiento de Registros f. Reduce el gasto de oficina
Los costos predeterminados se clasifican a su vez en costos estimados y costos estándar. Los son una técnica que se basa en la experiencia habida, el costo estimado indica lo que puede costar algo, motivo por el cual al final del periodo se ajusta a los costos reales. Los representan el costo planeado de un producto y por lo general se establecen mucho antes de que se inicie la producción, proporcionando así una meta que debe alcanzarse. Ahora analizaremos más a fondo este tipo de costos.
Los costos predeterminados miden el precio aproximado que deberá pagar la empresa en la elaboración de un producto. Es decir calcula los gastos de producción necesarios y con los que se deben contar para llevar a cabo las operaciones completas. Son utilizados también para calcular los gastos de un proceso especifico sin incluir todo el proceso de producción.
Los costos estimados fueron el primer paso para la predeterminación del costo de producción para los tres elementos del costo (material, mano de obra y los costos
indirectos de fabricación) y tuvieron por finalidad pronosticar el costo total a invertirse en un producto determinado. Asimismo, el objetivo inicial que se persiguió en la estimación del costo, fue el de tener una base para cotizar precios de venta, posteriormente fue posible utilizar ese costo estimado con fines contables, dando nacimiento al sistema de costos estimados. La característica especial de un sistema de costos estimados es que al hacerse la comparación con los costos reales, aquellos deberán ajustarse a la realidad, siendo posible lograr con el tiempo una predeterminación que se acerque más al costo real. De lo antes expuesto se puede inferir que los costos estimados son una variante de los Costos Predeterminados y su objetivo es fijar las proyecciones de los costos unitarios para el próximo período del costeo. Así pues, la necesidad que tienen las empresas industriales y las de servicios de conocer sus costos con antelación, obliga a estas organizaciones a disponer de un grupo de personas instruidas e idóneas para que determinen sus costos y así poder presentar y ofrecer precios de ventas razonables. Del mismo modo, la obtención de los costos estimados se basa en cálculos sobre experiencias adquiridas y en un conocimiento amplio de la industria en cuestión, cálculos que de ninguna manera tienen base técnica, siendo necesario hacer las correcciones para ajustarlos al costo real. 6.2.1.Cálculo de la hoja de costos estimados por unidad. 6.2.2. Cálculo de la producción terminada a costos estimados. 6.2.3. Cálculo de la producción vendida a costos estimados 6.2.4. Cálculo a base de costo estimado de la producción en proceso. 6.2.5. Determinación de las variaciones y su eliminación. 6.2.6. Obtención del coeficiente rectificador.
El control ejecutivo es más efectivo cuando hay oportunidad de comparar sistemáticamente cifras representativas de erogaciones o hechos previstos o planteados como objetivos. La comparación entre unos y otros, la cuantificación de las diferencias relativas y el análisis e investigación posteriores de las mismas, proporcionan a la administración un conocimiento objetivo de la medida y causas por las cuales la realidad se ha apartado de las metas prefijadas, permitiéndole así adoptar una serie de medidas correctivas cuando
este alejamiento obedece a fallas manifiestas surgidas en la ejecución real de las operaciones y puestas en evidencia a través del mecanismo correcto. Sin embargo, a pesar de las ventajas derivadas de la posibilidad de comparar cifras predeterminadas con reales en cada uno de los elementos del costo, una limitación propia del sistema de costos estimados, consiste tanto en la forma en que por lo normal suelen predeterminarse los costos cuando se utiliza ese sistema y que no es enteramente técnica ni científica, y consecuentemente no puede decirse que refleje en forma íntegra metas indiscutibles por lograr, como en el poco análisis derivado de la forma simplificada en que se recopilan las cifras de costos realmente incurridas. Dicho en otros términos, si por una parte las estimaciones de costos se realizan en una forma un tanto empírica, a través de aproximaciones y evaluaciones previas no científicas y, por la otra, las cifras representativas de costos reales se simplifican al máximo, en beneficio de economías de operación contable, sacrificando técnicas de detalle y análisis, como el punto de referencia (costo real) adolece de fallas en su respectiva elaboración y por consecuencia, el posible control emanado de una comparación semejante está necesariamente viciado por las deficiencias en el cómputo de los elementos comparados. Sin embargo, en la actualidad el sistema de costos estimados, dada la simplificación del carácter contable inherente al mismo, es de gran aplicación en industrias que no elaboran una amplia variedad de productos y que no están profusamente departamentalizadas. Consideradas estas posibilidades de su aplicación práctica y efectiva, aun con las limitaciones de control ya expuestas, su conocimiento es de esencial interés en nuestro medio industrial, en el que todavía existe un gran número de industrias de esta naturaleza, en que la utilización de un sistema de costos estimados seguramente brindará mayores beneficios y menor costo de operación contable que un sistema de costos histórico.
Se puede utilizar costos estimados cuando: 6.4.1. 6.4.2. 6.4.3. 6.4.4.
Las operaciones de fabricación son muy sencillas, Los distintos artículos elaborados son pocos en características y en tamaño. Se estima que las variaciones sean pequeñas entre un período y el siguiente. Los propietarios de la empresa no requieren utilizar un procedimiento muy especificado de costos.
Los estimados de costos pueden descomponerse de ordinario en estimados de los elementos del costo, a saber: materiales, mano de obra, y costos indirectos de fabricación. Estos estimados pueden ser obtenidos de anotaciones basadas en la experiencia de los cálculos, de las fórmulas matemáticas o químicas, o simplemente por aproximaciones, no implican los tipos de estudio de ingeniería, estadísticas y matemáticas que se requieren para la fijación de los llamados costos estándar. La causa es evidente: la estimación, con solo aproximarse razonablemente a la realidad, permitirá cubrir su objetivo esencial, que está mucho más vinculado con la evaluación anticipada del costeo de un artículo o proyecto determinado y con su posible precio de venta, que con el control estrecho de la eficiencia de las operaciones industriales, característica del sistema de costos estándar, el que, por lo tanto si requiere de un costo previo elaborado con todo un verdadero carácter científico. Los costos estimados deben ser computados para cada producto diferente. Si hay muchos productos distintos, el uso de un procedimiento de estimar los costos se convierte en tan costoso como un sistema más completo, con resultados que pueden ser menos exactos. El punto de partida de un costo estimado lo constituyen las especificaciones, fórmulas o planes completos del producto o proyecto de que se trate, aunado a indicaciones del número de productos que se planee elaborar durante un lapso determinado, generalmente un año. El paso inmediato siguiente lo constituye la estimación del costo de los materiales directos incluidos en cada producto u obra. Para ese objeto es necesario considerar todas las materias primas o materiales básicos, los secundarios, los accesorios de empaque y todos aquellos que en general sean susceptibles de identificación plena. Las cantidades que deben utilizarse de cada uno serán calculadas tomando en consideración los desperdicios forzosos de acuerdo con sus respectivos márgenes de tolerancia y si parte de aquellos pueden reducirse o recuperarse habrá que calcular la reducción neta que tal aprovechamiento puede originar en el costo de aquellos materiales.
Habrá que considerar, en seguida, los costos de estos materiales, de acuerdo con cotizaciones que se recaben, tomando en cuenta las cantidades y calidades requeridas y los descuentos que sean factibles obtener. La etapa subsecuente la constituye la predeterminación o estimación de la mano de obra directa. Para ello es necesario delinear las operaciones de diversa naturaleza que deben ejecutarse, así como el grado de calificación o especialización requerida de los operarios que intervengan en las diversas fases transformadoras; habrán de tomarse en cuenta, también, los tiempos que forzosamente deben perderse de acuerdo con las cargas de trabajo involucradas y con las características del equipo utilizado; en el caso de ciertas industrias que elaboran o construyen unidades relativamente nuevas o diferentes a las previamente procesadas, se presenta el problema del tiempo de entrenamiento o adiestramiento de los operarios no familiarizados aún con dicha actividad y cuyo rendimiento no puede ser óptimo en las primeras semanas de desarrollarla. Preestablecidos los tipos de operación, la clase de operarios y los tiempos respectivamente involucrados, será necesario valorar la mano de obra, de acuerdo con las cuotas de salarios correspondientes, así como las diversas prestaciones que deban pagarse o reconocerse a los trabajadores. Aunque parte o la totalidad de estas prestaciones se incluyen dentro de la mano de obra indirecta y se incluyen dentro de la estimación del tercer elemento del costo de producción, se requiere tomar en consideración estos conceptos a fin de incluirlos en su totalidad, de una manera correcta, en el costo estimado. En cuanto a los costos indirectos de fabricación, como es bien sabido, son un elemento del costo de producción que prácticamente no pueden ser aplicados o apreciados en forma precisa en una unidad trabajada, haciéndose su absorción en los costos de elaboración, a través de diferentes bases según sea el caso. Asimismo, el concepto de costos indirectos agrupa todos los elementos necesarios para que el hombre transforme la materia prima, como son: equipo, herramientas, energía eléctrica, y todos los demás elementos que coadyuvan en la producción, respondiendo a cierto volumen de producción. Es un problema bastante complejo el determinar el volumen de producción que corresponde a cierto volumen de indirectos, y al estudiarse, deberá ponderarse una situación de trabajo normal para encontrar la eficiencia normal de fábrica. Por otra parte, los costos indirectos de fabricación, en términos generales, reúnen cierta característica en relación con los volúmenes de producción, distinguiendo por lo
tanto “costos fijos” y “costos variables”. Los primeros se mantienen constantes sea cual fuere el volumen de producción y los segundos aumentan o disminuyen en relación con el volumen de producción.
Es la cantidad de error que hubo de más o de menos sobre el estimado aplicado, que está en relación con el costo real. Se determina de la siguiente manera: Coeficiente Rectificador=
Total Variación Producción Terminada + Producción en Proceso
El coeficiente rectificador representa una cantidad en función de unidades o en función de las mismas expresadas en valores; esto es, por cada unidad monetaria estimada aplicada, existe una diferencia mayor o menor según haya sido la diferencia deudora o acreedora determinada en la cuenta de variaciones.
Las características de los costos estimados pueden resumirse en: a. La estimación de costos unitarios, base del sistema mismo, es predominantemente empírica (se parte de experiencias generales modificadas más o menos ampliamente, por los cambios previstos en materiales, mano de obra y costos indirectos de fabricación) y no rigurosamente técnica o científica. Esto no significa que el sistema no pueda aplicarse a industrias en que se contemple la elaboración de nuevos productos o de unidades u obras de especificaciones muy particulares justamente se ha visto que estas peculiaridades dieron origen al surgimiento del sistema mismo; sin embargo, las estimaciones se diferencian siempre por este carácter un tanto grueso y están sujetas a afinaciones ulteriores. b. Las industrias en que opera eficientemente un sistema de esta naturaleza son aquellas pequeñas o medianas en que la producción no es muy variada; o si lo es, resulta factible efectuar agrupaciones de productos; ni hay un gran número de centros o departamentos de producción. c. El grado de análisis contable, en cuanto a costos reales de producción se refiere, es reducido y puede llegarse a grandes simplificaciones; por ejemplo: eliminarse el sistema de inventarios perpetuos en lo que respecta al control de los materiales,
sustituyéndose por comparaciones periódicas de inventarios, método global o pormenorizado mediante tomas de inventarios físicos; suministro de materiales a la producción a través de simples vales administrativos de acuerdo con los requerimientos de las órdenes, de los procesos o de las fórmulas para la fabricación de cada producto. d. Aunque el sistema es más bien aplicable a un sistema de costos por procesos, también suele utilizarse en uno de órdenes, aunque en este último caso ya su simplicidad no es tan evidente, debido a que se requiere identificar las materias primas y mano de obra directa consumidas en cada orden y en estas condiciones no será factible eliminar el sistema de inventarios perpetuos respecto a las materias primas principales ni las tarjetas de distribución de tiempo respecto a la mano de obra directa. e. Las comparaciones posteriores entre los costos estimados y los reales, al finalizar un período de costos o la ejecución de un trabajo u obra determinados, adolece de la misma limitación de realizarse en forma un tanto global y no suficientemente analítica f. .Considerando el sistema en su conjunto y en sus posibilidades de desarrollo ulterior, resulta ser un punto de transición entre un sistema de costos históricos con o sin predeterminación de carga fabril y un sistema de costos estándar.
El costo estándar presupone la utilización de parámetros de medición que permitan determinar si las desviaciones con respecto al costo planificado son debidas, fundamentalmente, a problemas tecnológicos, de organización o auténticos despilfarros de recursos. Representa el "costo objetivo" de la empresa, es decir lo que debe costar un producto o grupo homogéneo de productos, por lo que permite el análisis preciso de la eficiencia alcanzada en la actividad productiva. El avance más notable que se ha producido en el campo de la Contabilidad de Costos con enfoque de gestión ha sido el desarrollo del sistema de costos estándares, según Álvarez et al (1996), su objetivo es disciplinar y controlar todas y cada una de las actividades y operaciones llevadas a cabo en la empresa con la finalidad de mejorar los resultados. Al prever y disciplinar los costos para todas las operaciones y todas las actividades, el sistema de costo estándar exige que en todas las áreas operativas de la empresa se opere según métodos
más eficientes; éstos métodos son el resultado de estudios e investigaciones realizadas por expertos en diferentes campos (contables, ingenieros, sociólogos, etc). El principio inspirador en que se fundamenta el sistema de costos estándar es el de conseguir fabricar productos o prestar servicios de la mejor calidad y al costo más bajo posible. En consecuencia, calidad y costo son los elementos básicos en los que se articula la praxis de este sistema. El establecimiento de un sistema de costos estándares requiere un análisis detallado del proceso productivo. Su objetivo directo es el control de las operaciones de producción; se trata de desarrollar los trabajos a través de los métodos que se consideran económicamente más racionales. La disciplina de las operaciones se lleva a cabo, en base al cual se persigue conseguir productos con la calidad estándar establecida y al costo más bajo posible. La evaluación de una gestión necesita una base o patrón de comparación. Relacionar los costos de un mes con el anterior – o de otro período – suministra información inadecuada porque los datos del mes con el cual se compara seguramente tienen incorporadas ineficiencias propias de dicho período. Además, el cambio de los métodos de fabricación agrega otro factor que invalida la comparación, en este sentido los costos estándares no sólo sirven de referencia, sino también como guía de trabajo, representando el patrón de medida o comparación de los costos reales. Este sistema, por su ajustada forma de cálculo, se parte del principio que el verdadero costo es el estándar y las diferencias con el real son fruto de haber trabajado mal, constituyendo una pérdida, que se expone en el cuadro de resultados – separada del costo de ventas – para informar con precisión las ineficiencias fabriles y sus causas. De esta manera se cuenta con información para asignar responsabilidades y corregir desvíos. Los costos estándares pueden aplicarse en el sistema de costos por procesos y en el de órdenes de trabajo. Sin embargo, los estándares se prestan a actividades que tienden a ser rutinarias y repetitivas y en las que los productos tienden a ser estandarizados.
El sistema de costo estándar exige establecer objetivos a nivel de cada división para que puedan utilizarse como referencia para poder evaluar sus resultados. En resumen se puede concluir que los costos estándares persiguen los siguientes objetivos: a. Generar información amplia y oportuna b. Control de operaciones y gastos c. Determinar en forma confiable el costo unitario:
* Fijar el precio de venta. * Valuación de la producción terminada, en proceso, averiada, defectuosa, etc. * Políticas de explotación, producción, cambio, etc. d. Unificación o estandarización de la producción, procedimientos y métodos. e. Análisis de las desviaciones, en atención a su causa.
De igual forma los beneficios que se obtienen con la implementación y utilización adecuada de un sistema de costos estándar son para algunos autores los siguientes: Para la autora Rayburn (1999), un sistema de costos estándar hace que los ejecutivos se vuelvan conscientes de los costos porque las variaciones entre los costos estándares y los costos reales ayudan a poner de relieve los desperdicios. Al llamar la atención hacia las variaciones en costos, los estándares pueden servir como una brújula que guía a los administradores hacia los mejoramientos. Por otra parte los autores Backer, Jacobsen y Ramírez Padilla (1988), señalan que los costos estándares son útiles en la toma de decisiones, particularmente si las normas de costos de los productos se segregan de acuerdo con los elementos de costos fijos y variables y si los precios de los materiales y las tarifas de mano de obra se basan en las tendencias esperadas de los costos durante el año siguiente. Por su parte, Álvarez et al (1996), señalan que al realizarse un análisis de variaciones o desviaciones cuando se compara lo real con el estándar, permite revelar las causas de costos excesivos, bajos rendimientos y responsabilizarlos adecuadamente, a fin de corregirlos a la mayor brevedad posible. Asimismo, los costos estándares proporcionan una mayor información, lo que implica una mayor eficiencia del servicio contable, a su vez el empleo de costos estándares significa un importante instrumento de control y reducción de costos, así como también uniforma los costos unitarios a partir de condiciones de trabajo consideradas como posibles y deseables, lo que permite determinar más correctamente los precios de venta, cuando éstos se basan en aquellos. El sistema de costos estándares facilita la rápida valoración de los productos terminados, de los productos en proceso, y del costo de producción y venta.
- Medir y vigilar la eficiencia en las operaciones de la empresa, debido a que nos revela las situaciones o funcionamientos anormales, lo cual permite fijar responsabilidades. - Conocer la capacidad no utilizada en la producción y las pérdidas que ocasiona periódicamente. - Conocer el valor del artículo en cada paso de su proceso de fabricación, permitiendo valuar los inventarios en proceso a su costo correcto. - Un minucioso análisis de las operaciones fabriles contribuyendo a la reducción de costos. - Reducen el trabajo de la administración al mostrar claramente las operaciones anormales, las cuales merecen mucha más atención. - Facilitar la elaboración de los presupuestos. - Los costos estándares son el complemento esencial de racional organización presupuestaria. - Generan apoyo en el control interno de la empresa. - Es útil para la dirección en cuanto a la información, pues favorece la toma de decisiones.
- Son aplicables para empresas cuya planta de producción sea racionalmente organizada. - No son adoptables a cualquier tipo de empresas. - No sería recomendable para empresas pequeñas. - Exige la relación de inventarios en períodos cortos de las existencias en proceso de fabricación. - Generan algunas molestias en los trabajadores pues se sienten bajo presión al tratar de conseguir los estándares. - Un sistema de costos estándar es aplicable generalmente, a industrias que producen en gran volumen o en serie, donde la fabricación es repetitiva y existe uniformidad en el proceso - No son recomendables para las operaciones por órdenes pequeñas o que no se volverán a producir.
Antes de proceder al establecimiento de los estándares, la dirección debe adoptar ciertas decisiones, número de unidades de cada producto que se pretende fabricar, número de horas necesarias para el nivel de producción deseado, pero antes debe determinar el grado de exigencia que van a tener los estándares. Para Neuner (2001) las dos consideraciones principales que afectan a la clasificación de los estándares son: que es posible alcanzar los estándares o patrones establecidos y
Sobre la base de estos dos factores, y el concepto de capacidad es posible clasificar los estándares como ideales, básicos, normales o alcanzables.
Para Polimeni (1994), Alvarez (1996), Neuner(2001) y otros, éstos estándares son constantes en el tiempo, puesto que una vez que se establecen permanecen inalterables, dicho estándar puede ser ideal o alcanzable cuando se establece inicialmente, pero nunca se altera una vez que se ha fijado. Debido a la disminución obvia de su utilidad para la gerencia sobre un lapso, los estándares básicos rara vez se utilizan en empresas manufactureras.
Los autores Polimeni (1994), Neuner (2001), Salinas (2002), Rayburn(1999), entre otros, afirman que estos estándares son difícilmente alcanzables, puesto que se calcula usando condiciones utópicas para determinado proceso de manufactura, es decir representan lo que debería ocurrir en condiciones óptimas, de eficacia máxima. Esta forma de operar determina el cálculo de unos costos ideales ajenos a la realidad de la empresa; son excesivamente rígidos para poder ser alcanzados en la práctica, por lo que no son aptos para el control de costos ni para valorar existencias. Este tipo de estándar a su vez trae como consecuencia que al establecerse objetivos demasiado ambiciosos, los responsables de su obtención terminarán por desanimarse por haberse establecido metas inalcanzables.
Sin embargo, Álvarez et al (1996), señalan que los estándares ideales se pueden utilizar en los dos supuestos siguientes: de posible comparación con los estándares ideales de los principales competidores; el conocimiento adquirido puede servir de base al establecimiento de una estrategia competitiva que permita mejorar nuestra posición relativa. , aunque sean prácticamente inalcanzables, pueden servir de orientación a la dirección, en un proceso de mejora continua, para comprobar en qué medida se acerca la performance obtenida a la considerada “ideal”.
Para Polimeni (1994), Alvarez (1996), Neuner(2001) y otros los estándares normales o alcanzables, corresponden al que se determina para el volumen de actividad programado o que se espera alcanzar en el período venidero, en función de un aprovechamiento racional de la planta y equipo. Representan unos objetivos que se pueden alcanzar en la realidad, lo que tiende a animar a los responsables de su ejecución a conseguir las metas propuestas. A su vez estos estándares deben ser, ambiciosos de tal forma que impliquen unas mejoras continuas y accesibles, con cierto esfuerzo, de modo que impliquen un factor de progreso. Estos estándares son útiles para la motivación de los empleados. Los estándares alcanzables se pueden subdividir a su vez en estándares normales y estándares reales esperados. Los estándares Normales son establecidos utilizando un método a largo plazo en el que se emplean datos de varios años para igualar las oscilaciones cíclicas de las demandas de ventas, representa un volumen intermedio entre los períodos de capacidad máxima y mínima de la empresa. Los estándares reales esperados, representan un método a corto plazo, determinando los costos estándares de acuerdo al volumen que se espera alcanzar en el período siguiente.
Los estándares se deben determinar para los tres elementos del costo, es decir, para los materiales, para la mano de obra y para los gastos indirectos, de tal suerte que cada
elemento tiene un procedimiento distinto para calcularse, lo que se detalla a continuación: Para estandarizar este elemento, se deben considerar dos secciones: el estándar en cantidad y el estándar en precio de compra. El estándar en cantidad se refiere al consumo de materiales que debe tener la elaboración de cada producto atendiendo a su diseño y a su proceso. Es responsabilidad de la planta y del área de diseño especificar el consumo unitario. El estándar en precio significa el costo de cada unidad física de materiales y es responsabilidad del área de compras la elección de los proveedores y el estudio de los precios de los materiales. Al igual que los materiales, los estándares de sueldos y salarios se calculan en unidades físicas y monetarias con relación a la capacidad productiva. El estándar de horas-hombre se obtiene por el departamento de producción a través de estudios científicos de trabajo. Un estudio de trabajo comprende dos secciones; la primera tiene que ver con el análisis de las actividades que lleva a cabo el personal de producción, la segunda se refiere a la medición del tiempo. Se pueden utilizar para tal efecto, procedimientos como las gráficas de Gantt, el método de ruta crítica (CPM) o la técnica de revisión y evaluación de programas (PERT), entre otros. Los estándares en valores monetarios son responsabilidad del departamento de recursos humanos atendiendo a la información del área de producción, el análisis de puestos, la legislación laboral, las disposiciones sindicales, el análisis de la nómina, etcétera. La estandarización consiste en la planeación de los gastos indirectos en cantidades físicas y monetarias. Específicamente, se estiman dos variables: las cifras de los gastos indirectos y los volúmenes de producción, con el fin de obtener una cuota más constante de aplicación para después confrontarla con valores reales. El volumen de producción presupuestado se fundamenta en el análisis de las tendencias y del presupuesto de ventas, en el estudio del acceso directo a los insumos y en la capacidad productiva disponible. Se calcula considerando las unidades requeridas por la demanda potencial, más las existencias que se desea mantener al final del periodo menos las existencias del inicio. El presupuesto de gastos indirectos consiste en realizar estudios financieros de las partidas que integran los gastos indirectos para pronosticarlos. Normalmente se consideran las partidas fijas a valores constantes (del mismo poder adquisitivo). La mecánica del presupuesto en cuestión, consiste en obtener la muestra de los gastos indirectos fijos de los últimos doce meses, se suman y dividen entre el nivel de actividad normal o esperada. Al resultado de esta división se le conoce con el nombre de “coeficiente regulador de gastos indirectos”. Finalmente, este coeficiente es multiplicado
por la producción histórica o presupuestada, y de esta manera se presupuestan los gastos indirectos. El coeficiente regulador o cuota de gastos indirectos es una medida financiera de eficiencia. Se usa para asignar los gastos a la producción conforme ésta se desenvuelve. Se le denomina “regulador” porque su función es unificar los valores de gastos indirectos, sobre todo los provenientes del empleo de la capacidad productiva. Se obtiene al dividir el presupuesto de gastos indirectos entre el presupuesto de capacidad productiva; este último expresado en unidades producidas, en horas de mano de obra directa, horasmáquina, pesos de mano de obra directa o pesos de materiales directos.
Existen tres tipos de métodos para controlar y contabilizar los costos estándares: “A” o “parcial”, “B” o “completo” y “C” o “incompleto”.
Este método consiste en obtener las desviaciones del saldo de la cuenta controladora “producción en proceso”, es decir, recibe cargos por los importes reales de materiales, sueldos y salarios, y gastos indirectos; se abona de la valuación de los costos estándares para la producción terminada y para la producción en proceso. Normalmente, no coinciden los valores reales y los estándares, por tal razón se dice que existe un saldo, que se cancela contra la cuenta de desviaciones. El análisis de dichas desviaciones se efectúa por separado, de ahí que este método reciba el nombre de “parcial”.
Este método es considerado como el más completo, ya que la cuenta controladora del costo “producción en proceso” recibe cargos y abonos a costo estándar, mientras que las desviaciones son obtenidas en las cuentas correspondientes a los elementos del costo. El análisis de las desviaciones se efectúa a la par de los movimientos reales.
El método “C” para el control de los costos estándares involucra valo res históricos y estándares en los cargos y los abonos que recibe la cuenta controladora “producción en proceso”, lo cual impide analizar con oportunidad las desviaciones; por eso se le llama “incompleto”.
Dado que los materiales y los sueldos y salarios se calculan en unidades físicas y monetarias, es decir, en cantidades y costo, es necesario analizar las desviaciones en las condiciones planeadas. Las desviaciones se entienden como la diferencia entre los costos estándares y los históricos, pero su análisis es más detallado que esta simple explicación.
Para los materiales, la fórmula de análisis consta de la siguiente estructura: a) Desviación en cantidad = (Consumo total estándar – Consumo total real) x Costo estándar unitario.
b) Desviación en costo = (Costo estándar unitario – Costo real unitario) x Consumo total real de materiales. c) Desviación total de materiales = Desviación en cantidad + Desviación en costo. Respecto a los sueldos y salarios, se obtienen las desviaciones de las siguientes fórmulas: a) Desviación en cantidad = (Consumo total estándar – Consumo total real) x Costo estándar unitario.
b) Desviación en costo = (Costo estándar unitario – Costo real unitario) x Consumo total real de horas-hombre c) Desviación total de sueldos y salarios = Desviación en cantidad + Desviación en costo. Los análisis de variaciones entre las cifras reales y las presupuestadas contienen información de las bases presupuestales de gastos indirectos y del nivel de actividad. Su fórmula fundamental es:
Variación en presupuesto de gastos indirectos Más: variación en eficiencia Más: variación en capacidad productiva Es igual a:
Variación total de gastos indirectos.
De la fórmula expresada se desprenden tres: a) Gastos indirectos presupuestados Menos: gastos indirectos reales Es igual a: Variación en el presupuesto de gastos indirectos.
b) Nivel de actividad presupuestado Menos: nivel de actividad real Multiplicado por: Coeficiente regulador Es igual a: Variación en capacidad c) Nivel real de actividad Menos: nivel de actividad estimado Multiplicado por: El coeficiente regulador Es igual a: Variación en eficiencia Los resultados de estas fórmulas indican excesos o déficits presupuestales, nivel de capacidad productiva aprovechada y la evaluación de la eficiencia del periodo.
El cálculo de cifras estándares está estrechamente ligado al presupuesto de ventas y al de producción, pues ambos proporcionan la base para determinar los consumos de
recursos y eficiencia en actividades, lo que a su vez permite obtener los costos que se deben erogar de acuerdo con esos niveles de calidad, productividad y eficacia.
El costo variable, directo o marginal, es un sistema de costos muy útil para realizar análisis financieros y de eficiencia operativa. Es en este sistema donde se realiza la división de los costos, de acuerdo con su comportamiento, en fijos y variables.
El sistema de costos directo, variable o marginal, es aquel que acumula contablemente costos de producción, distribución, administración y financiación asociados directamente a la generación de determinados volúmenes de producción o de ventas. Sus antecedentes se remontan a finales del siglo XIX en Inglaterra y su precursor fue John Walker, pero en realidad fue el resultado de la evolución de la economía y de la administración. En primer lugar, los economistas clásicos del siglo XVIII, Adam Smith y David Ricardo, principalmente, y después personajes de la teoría clásica de la administración, como Taylor y Fayol. El costo variable se basa en la premisa de que no todos los factores productivos son decisivos para ejercer un volumen de producción o de ventas específico. En el caso del proceso de producción, los materiales y la mano de obra pueden ser considerados como insumos variables, ya que si no se dispone de ambos en el corto plazo, no es posible fabricar ningún artículo. Por otro lado, una máquina se adquiere para ser utilizada para varios volúmenes de producción, por lo que no tiene que ver con una cantidad determinada, por eso, su empleo es considerado como insumo fijo. Obviamente, los costos de estos insumos serán fijos o variables dependiendo de su naturaleza. En el sistema de costo de producción variable, los inventarios de producción terminada y de producción en proceso, así como el costo de ventas, se encuentran valuados a costos de insumos variables exclusivamente, sin considerar a los costos fijos. Y esto se debe a lo expresado en el párrafo anterior. Cabe señalar que se puede diferenciar al sistema de costos variable con el tradicional, en primer lugar porque este último recibirá también el nombre de “absorbente” y después porque considerará tanto a los costos fijos como a los variables sin hacer ninguna distinción.
Con base en lo expuesto en el punto anterior, si existen insumos variables y fijos, también habrá costos variables y costos fijos. Las características de los costos fijos son: producción o de ventas.
l se realiza de manera separada al volumen de producción. Los costos variables cuentan con las siguientes características: producidas o vendidas. materiales. lo tanto, no hay costo variable.
Algunos ejemplos de costos fijos son: a) La depreciación de maquinaria y equipo. b) La amortización de gastos de instalación. c) El pago de intereses de algún préstamo. Algunos ejemplos de los costos variables son: a) La utilización de materiales. b) Las comisiones sobre ventas. c) Los gastos de transporte. Asimismo, existen partidas que tienen características tanto de costos fijos como de costos variables, las cuales reciben el nombre de partidas semifijas o semivariables. Dentro de ellas se pueden observar, principalmente, los pagos por mano de obra directa,
ya que se paga por tiempo, independientemente del volumen de producción, pero también representa un insumo variable. Por lo tanto, se tiene que buscar el mejor método para segregar los costos fijos de los variables. Para esto, se debe considerar que la función de costos es lineal, es decir, se debe partir de la fórmula de la recta: y = a+bx Dónde: a = costo fijo b = costo variable x = volumen de producción y = costo total
Las principales ventajas de este sistema se pueden resumir en los siguientes puntos: a) Permite hacer un análisis de los insumos para determinar su importancia en la producción. b) El control de los costos variables se realiza a la par de los volúmenes de producción y de venta. c) El establecer un sistema de costos variable trae consigo la importancia de la productividad y la eficiencia de los factores. d) Facilita el cálculo económico de ciertos conceptos (como el de “valor agregado”). e) Permite la realización del modelo de “costo -volumen-utilidad” indispensable para conocer la eficiencia de las operaciones de una empresa. f) Da énfasis al concepto de “marginalidad”, pues considera la contribución de cada peso, consumo unitario o de un artículo producido.
Las desventajas del sistema de costo variable son: a) En ocasiones no existe un seguimiento correcto de los costos fijos por no estar considerados dentro de la valuación de la producción. b) El control de los costos fijos puede encontrarse separado de los volúmenes de producción y de ventas.
c) Existen conceptos de costos que son considerados con características fijas y variables, por lo cual se deben segregar los importes que les corresponden a los volúmenes de producción y de ventas y los que son fijos.
El contar con un sistema que clasifica los costos en fijos y variables y que, además, permita realizar el análisis de “costo -volumen-utilidad”, facilita la formulación de objetivos de aprovechamiento de recursos, objetivos de eficiencia operacional, políticas de desempeño y utilización de factores, reglas para el control de la capacidad y la elaboración de los presupuestos de ventas, producción y costos.
El punto de equilibrio es el volumen o importe de las ventas que cubre los costos, por lo que también se conceptúa como el nivel de ventas en el cual no se obtiene ninguna ganancia, pero tampoco se reciben pérdidas. El punto de equilibrio es considerado una técnica de análisis financiero y como herramienta del modelo de “costo-volumenutilidad”. Su razón de ser se basa en la existencia del costo fijo, ya que éste es el que tienen necesidad de cubrir las ventas, pues le son independientes. A la eficiencia con la que se manejan los costos fijos para generar utilidades se le conoce con el nombre de apalancamiento. Las fórmulas del punto de equilibrio son las siguientes: a) Punto de equilibrio en unidades Costo fijo total/Precio de venta unitario-Costo variable unitario. b) Punto de equilibrio en valores Costo fijo total/Contribución marginal. La contribución marginal se obtiene así: (Costo variable/Ventas)-1 La contribución marginal indica el excedente de cada peso vendido para cubrir los costos fijos. Se debe calcular el punto de equilibrio para cada tipo de productos que se venda o fabrique. Para graficar el punto de equilibrio, deben considerarse los importes de las ventas totales, los costos totales y los costos fijos; estos últimos para conocer de dónde parte el
costo total, porque conviene señalar que no es del origen, ya que el costo fijo surge aunque no se haya vendido nada.
Gracias a los resultados obtenidos en el cálculo del punto de equilibrio, se pueden tomar decisiones trascendentales para la organización, entre las que destacan: a) La decisión de procesar un artículo de demanda intermedia para convertirlo en uno de demanda final. b) La mezcla óptima de productos. c) La mezcla óptima de recursos tanto fijos como variables. d) Determinación de la capacidad práctica de producción y de ventas. e) El establecimiento de políticas y presupuestos de ventas, producción y utilidades. f) Incrementos o disminuciones en los volúmenes de producción y de venta. g) Comprar o producir los materiales empleados. h) Determinación del precio de venta con el manejo de fórmulas que incluyan costos fijos y costos variables. Por ejemplo: Precio = (Costo unitario variable + Costo fijo variable) (1 + % de utilidad esperada). Una de las ventajas del sistema variable es que permite conocer el nivel de apalancamiento. El apalancamiento se refiere a la eficiencia con la que se manejan los costos fijos. Puede haber apalancamiento operativo cuando se determina en función a los costos fijos de producción y distribución. Otra forma de apalancamiento es la financiera en la que intervienen los gastos financieros y se deducen las partidas virtuales.
