Comprender La Contab y Las Finanzas 1-122

Índice Presentación .....................................................................................

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1. Introducción a la contabilidad y a las finanzas......................... 1.1. ¿Qué es la contabilidad?......................................................... 1.2. ¿Qué son las finanzas? ........................................................... 1.3. Usuarios de la contabilidad y las finanzas ............................. 1.4. La dimensión contable-financiera afecta a cualquier parte de la empresa .......................................................................... 1.5. Conclusiones........................................................................... 1.6. Cuestiones a resolver.............................................................. 1.7. Glosario de términos utilizados en el capítulo ....................... 1.8. Bibliografía de ampliación .....................................................

15 16 19 20 21 23 24 24 25

Primera parte: Estados contables 2. Estado de flujos de tesorería....................................................... 2.1. Importancia de la tesorería ..................................................... 2.2. ¿Qué es el estado de flujos de tesorería?................................ 2.3. Flujo de caja financiero .......................................................... 2.4. Conclusiones........................................................................... 2.5. Ejercicio a resolver ................................................................. 2.5.1. Confección de un estado de flujos de tesorería............ 2.6. Cuestiones a resolver.............................................................. 2.7. Glosario de términos utilizados en el capítulo ....................... 2.8. Bibliografía de ampliación .....................................................

29 30 31 33 34 34 34 35 35 36

3. Balance de situación .................................................................... 3.1. ¿Qué es el balance de situación? ............................................ 3.2. Los componentes del balance de situación ............................ 3.3. Ordenación del balance de situación ...................................... 3.4. Criterios de valoración de activos y pasivos .......................... 3.5. Conclusiones........................................................................... 3.6. Ejercicios a resolver ............................................................... 3.6.1. Balance de situación ..................................................... 3.6.2. Ordenación del balance de situación ............................

37 38 39 40 41 42 42 42 43

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Comprender la contabilidad y las finanzas

3.6.3. Valoración de activos y pasivos ................................... 3.7. Cuestiones a resolver.............................................................. 3.8. Glosario de términos utilizados en el capítulo ....................... 3.9. Bibliografía de ampliación .....................................................

43 43 43 45

4. Cuenta de resultados ................................................................... 4.1. ¿Qué es la cuenta de resultados? ............................................ 4.2. Diferencias entre gasto, pago e inversión............................... 4.3. Ordenación de la cuenta de resultados ................................... 4.4. Flujo de caja económico......................................................... 4.5. Estado del valor añadido ........................................................ 4.6. Relaciones entre balance de situación y cuenta de resultados... 4.7. Conclusiones........................................................................... 4.8. Ejercicios a resolver ............................................................... 4.8.1. Cuenta de resultados..................................................... 4.8.2. Activos, pasivos, gastos e ingresos .............................. 4.8.3. Cuenta de resultados y balance .................................... 4.9. Cuestiones a resolver.............................................................. 4.10. Glosario de términos utilizados en el capítulo ..................... 4.11. Bibliografía de ampliación ...................................................

47 48 50 50 53 53 55 57 57 57 58 58 58 59 60

Segunda parte: Cálculo, gestión y reducción de costes 5. Introducción al cálculo de costes ................................................ 5.1. ¿Qué es un coste? ................................................................... 5.2. Costes por naturaleza.............................................................. 5.3. Costes directos e indirectos .................................................... 5.4. Costes variables y costes no corrientes .................................. 5.5. Costes de oportunidad ............................................................ 5.6. Costes controlables e incontrolables ...................................... 5.7. Métodos de valoración de existencias .................................... 5.8. Conclusiones........................................................................... 5.9. Ejercicios a resolver ............................................................... 5.9.1. Costes no corrientes y costes variables ........................ 5.9.2. Costes directos y costes indirectos ............................... 5.9.3. Gasto-coste-pago .......................................................... 5.9.4. Métodos de valoración de existencias .......................... 5.10. Cuestiones a resolver............................................................ 5.11. Glosario de términos utilizados en el capítulo ..................... 5.12. Bibliografía de ampliación ...................................................

63 64 65 66 66 68 68 69 71 72 72 73 73 73 74 74 76

6. Sistemas de cálculo de costes: Costes parciales ........................ 6.1. Sistemas de cálculo de costes................................................. 6.2. Sistema de costes directos ...................................................... 6.3. Sistema de costes variables ....................................................

77 78 78 80

Índice

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6.4. El punto de equilibrio y el análisis coste-volumen-beneficio ... 6.4.1. El caso de los productos con costes variables distintos .... 6.4.2. Análisis coste-volumen-beneficio ................................ 6.5. Conclusiones........................................................................... 6.6. Ejercicios a resolver ............................................................... 6.6.1. Empresa AB.................................................................. 6.6.2. Auxiliar de Automoción ............................................... 6.6.3. Calderería industrial ..................................................... 6.6.4. Instalaciones de Verdad................................................ 6.7. Cuestiones a resolver.............................................................. 6.8. Glosario de términos utilizados en el capítulo ....................... 6.9. Bibliografía de ampliación .....................................................

80 82 84 85 86 86 86 86 87 88 89 89

7. Sistemas de cálculo de costes: Costes completos....................... 7.1. Coste parcial y coste completo............................................... 7.2. Sistema de las secciones homogéneas.................................... 7.2.1. División de la empresa en secciones. Secciones principales y auxiliares ................................................ 7.2.2. Unidades de obra ......................................................... 7.2.3. Costes por unidad de producto .................................... 7.3. Cambios en el entorno empresarial y repercusiones en el cálculo de costes ............................................................ 7.4. El sistema ABC ...................................................................... 7.4.1. Actividades .................................................................. 7.4.2. Actividades principales y actividades auxiliares ......... 7.4.3. Inductores de coste....................................................... 7.4.4. Ventajas e inconvenientes del ABC ............................ 7.5. Conclusiones........................................................................... 7.6. Casos a resolver...................................................................... 7.6.1. Maresme Vehículos, S.A. ............................................ 7.6.2. Empresa AB (secciones) .............................................. 7.4.3. Empresa AB (ABC) ..................................................... 7.7. Cuestiones a resolver.............................................................. 7.8. Glosario de términos utilizados en el capítulo ....................... 7.9. Bibliografía de ampliación .....................................................

91 92 94

8. Gestión y reducción de costes ..................................................... 8.1. Costes relevantes y costes irrelevantes................................... 8.2. Toma de decisiones con datos de costes ................................ 8.2.1. Fijación de precios de venta ........................................ 8.2.2. Aceptar o rechazar pedidos especiales y fijación de precios de venta para pedidos especiales ................ 8.2.3. Fabricar o subcontratar ................................................ 8.2.4. Eliminación de una parte de la empresa ...................... 8.2.5. Sustitución de equipos productivos ............................. 8.3. Limitaciones de los datos de costes para la toma de decisiones....

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8.4. Técnicas de reducción de costes............................................. 8.5. Conclusiones........................................................................... 8.6. Ejercicios a resolver ............................................................... 8.6.1. Decisión sobre subcontratación ................................... 8.6.2. Decisión sobre un pedido especial............................... 8.6.3. Decisión sobre la eliminación de un producto............. 8.6.4. Decisión sobre la sustitución de un equipo productivo .. 8.7. Cuestiones a resolver.............................................................. 8.8. Glosario de términos utilizados en el capítulo ....................... 8.9. Bibliografía de ampliación .....................................................

120 122 122 122 123 123 124 124 125 125

Tercera parte: Análisis de estados contables 9. Análisis patrimonial y financiero ............................................... 9.1. Objetivos del análisis patrimonial y financiero...................... 9.2. Aspectos previos..................................................................... 9.3. Cálculo de porcentajes............................................................ 9.4. Estructura del balance ideal.................................................... 9.5. Estado de origen y aplicación de fondos................................ 9.6. Conclusiones........................................................................... 9.7. Caso a resolver ....................................................................... 9.7.1. Auxiliar Textil Algodonera, S.A. (primera parte)........ 9.8. Cuestiones a resolver.............................................................. 9.9. Glosario de términos utilizados en el capítulo ....................... 9.10. Bibliografía de ampliación ...................................................

129 130 130 133 136 137 140 140 140 141 141 142

10. Análisis de ratios ........................................................................ 10.1. Concepto y uso de los ratios ............................................... 10.2. Principales ratios para analizar balances............................. 10.2.1. Ratios de liquidez.................................................... 10.2.2. Ratios de endeudamiento ........................................ 10.2.3. Ratios de rotación de activos .................................. 10.2.4. Ratios de gestión de cobro y de pago...................... 10.3. Conclusiones ....................................................................... 10.4. Caso a resolver .................................................................... 10.4.1. Auxiliar Textil Algodonera, S.A. (segunda parte) .. 10.5. Cuestiones a resolver........................................................... 10.6. Glosario de términos utilizados en el capítulo .................... 10.7. Bibliografía de ampliación ..................................................

143 144 145 145 147 151 152 154 155 155 155 155 156

11. Análisis económico..................................................................... 11.1. Objetivos del análisis económico........................................ 11.2. Cálculo de porcentajes ........................................................ 11.3. Análisis de las ventas con ratios ......................................... 11.4. Análisis de los gastos ..........................................................

157 158 158 159 161

Índice

11.5. Análisis de la productividad y la eficacia ........................... 11.6. Conclusiones ....................................................................... 11.7. Caso a resolver .................................................................... 11.7.1. Auxiliar Textil Algodonera, S.A. (tercera parte) .... 11.8. Cuestiones a resolver........................................................... 11.9. Glosario de términos utilizados en el capítulo .................... 11.10. Bibliografía de ampliación ................................................ 12. Análisis de la rentabilidad, la autofinanciación y el fondo de maniobra .............................................................. 12.1. Estudio de la rentabilidad.................................................... 12.1.1. Rendimiento ............................................................ 12.1.2. Rentabilidad ............................................................ 12.1.3. Descomposición de la rentabilidad financiera ........ 12.2. Apalancamiento financiero ................................................. 12.3. Autofinanciación ................................................................. 12.4. Ratios bursátiles .................................................................. 12.5. Concepto e importancia del fondo de maniobra ................. 12.5.1. Las necesidades de fondo de maniobra................... 12.5.2. Cálculo de los ratios de plazos................................ 12.5.3. Cálculo del fondo de maniobra necesario a través del presupuesto de tesorería .................................... 12.6. Análisis integral y confección de informes de análisis de estados contables ............................................................ 12.6.1. Cuadro de mando económico-financiero ................ 12.6.2. Síntesis de problemas económicofinancieros, indicadores y medidas ......................... 12.6.3. Confección del informe de análisis de estados contables................................................ 12.7. Conclusiones ....................................................................... 12.8. Caso a resolver .................................................................... 12.8.1. Auxiliar Textil Algodonera, S.A. (cuarta parte) ..... 12.9. Cuestiones a resolver........................................................... 12.10. Glosario de términos utilizados en el capítulo .................. 12.11. Bibliografía de ampliación ................................................

9 162 164 165 165 165 166 166 167 168 169 170 170 171 172 174 175 177 180 181 183 184 185 186 188 189 189 190 190 191

Cuarta parte: Presupuestos y planes financieros 13. Confección de presupuestos ...................................................... 13.1. Introducción a la planificación empresarial ........................ 13.2. Proceso de elaboración del presupuesto a doce meses ....... 13.2.1. Cuenta de resultados previsional............................. 13.2.2. Presupuesto de tesorería.......................................... 13.2.3. Balance de situación previsional............................. 13.3. Presupuestos rígidos y presupuestos flexibles ....................

195 196 197 200 201 203 204

10


13.4. Ejercicio resuelto de formulación de presupuestos............. 13.5. Análisis de desviaciones ..................................................... 13.6. Conclusiones ....................................................................... 13.7. Ejercicios a resolver ............................................................ 13.7.1. Comercial X ............................................................ 13.7.2. Empresa AB ............................................................ 13.7.3. Empresa Sol, S.A. .................................................. 13.8. Cuestiones a resolver........................................................... 13.9. Glosario de términos utilizados en el capítulo .................... 13.10. Bibliografía de ampliación ................................................

205 208 209 210 210 211 211 212 213 214

14. Planificación financiera............................................................. 14.1. Introducción ........................................................................ 14.2. Plan de inversiones y financiación a largo plazo ................ 14.3. Cuentas de resultados previsionales a largo plazo .............. 14.4. Presupuesto de tesorería a largo plazo ................................ 14.5. Balances de situación previsionales a largo plazo .............. 14.6. Conclusiones ....................................................................... 14.7. Casos ................................................................................... 14.7.1. Textil XYZ (primera parte)..................................... 14.7.2. Textil XYZ (segunda parte) .................................... 14.8. Cuestiones a resolver........................................................... 14.9. Glosario de términos utilizados en el capítulo .................... 14.10. Bibliografía de ampliación ................................................

215 216 217 218 219 220 221 221 221 222 222 223 223

Quinta parte: Evaluación de inversiones y gestión de la financiación 15. Evaluación de inversiones ......................................................... 15.1. Introducción ........................................................................ 15.2. Rendimiento de una inversión............................................. 15.3. Plazo de recuperación de una inversión .............................. 15.4. Valor del dinero en el tiempo.............................................. 15.5. Valor actual neto de una inversión...................................... 15.6. Tasa interna de rentabilidad ................................................ 15.7. El riesgo en el análisis de inversiones................................. 15.8. Conclusiones ....................................................................... 15.9. Ejercicios a resolver ............................................................ 15.9.1. Evaluación de una inversión ................................... 15.9.2. Selección entre dos alternativas de inversión ......... 15.10. Cuestiones a resolver......................................................... 15.11. Glosario de términos utilizados en el capítulo .................. 15.12. Bibliografía de ampliación ................................................

227 228 228 229 230 232 234 236 237 237 237 238 238 239 240

16. Gestión de la financiación ......................................................... 16.1. Introducción ........................................................................

241 242

Índice

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16.2. Proporción entre capital y deuda......................................... 16.3. El coste medio del patrimonio neto más pasivo.................. 16.3.1. Coste de la deuda .................................................... 16.3.2. Coste de los fondos propios .................................... 16.3.3. Cálculo del coste medio del patrimonio neto más pasivo ................................................................................... 16.4. Combinación entre deudas a corto plazo y deudas a largo plazo......................................................................... 16.5. Fuentes de financiación ajena ............................................. 16.6. Gestión de riesgos relacionados con la política financiera de la empresa....................................................................... 16.7. Autofinanciación y política de dividendo ........................... 16.8. Conclusiones ....................................................................... 16.9. Ejercicios ............................................................................. 16.9.1. Coste de un préstamo .............................................. 16.9.2. Coste de capital ....................................................... 16.10. Cuestiones a resolver......................................................... 16.11. Glosario de términos utilizados en el capítulo .................. 16.12. Bibliografía de ampliación ................................................

242 243 243 245

254 256 258 259 259 259 260 260 263

17. Integración y conclusiones ........................................................

265

Glosario.............................................................................................

267

245 247 247

Presentación Enhorabuena por haberse decidido a emprender el estudio de esta materia. La creciente complejidad del mundo en que se mueven las empresas hace que cualquier directivo, independientemente de su área de acción, tenga necesidad de conocer las bases de la contabilidad y las finanzas. Precisamente, el principal objetivo de este texto es contribuir a la formación continuada en materia contable y financiera de los directivos de empresa que están especializados en áreas diferentes. Por este motivo, es un material pedagógico dirigido a directivos de áreas como, por ejemplo, la dirección general, el marketing, los recursos humanos, la tecnología, etc. No se pretende formar especialistas en contabilidad y finanzas. Lo que sí se pretende es dar la formación de esta materia que puede permitir a cualquier directivo de empresa entender y utilizar las herramientas de la contabilidad y de las finanzas en los temas que le afectan. Este objetivo general se concreta más adelante en cada uno de los capítulos. Después de la introducción, el texto está estructurado en cinco partes, que desarrollan los aspectos fundamentales de cada una de las líneas principales de la contabilidad y las finanzas: • • • • •

Primera parte: Estados contables. Segunda parte: Cálculo, gestión y reducción de costes. Tercera parte: Análisis de estados contables. Cuarta parte: Presupuestos y planes financieros. Quinta parte: Evaluación de inversiones y gestión de la financiación.

Para que el aprendizaje se pueda desarrollar eficazmente, es imprescindible que no se pase a un tema hasta que no se haya trabajado el anterior. Por este motivo, al final de cada tema se proponen unos ejercicios para solucionar y unas cuestiones para resolver. En cada tema hay una serie de palabras clave que se ponen en negrita y se definen en el propio texto. Al final de cada tema se acompaña un glosario con las definiciones de todas las palabras clave utilizadas. También se incluyen en cada tema diversas referencias bibliográficas que se pueden utilizar en caso de que se quiera profundizar más allá de la temática que se ha tratado.

1 Introducción a la contabilidad y a las finanzas

Objetivos: Se pretende que el lector, con el estudio de este capítulo: • Sepa en qué consisten y para qué sirven la contabilidad y las finanzas. • Conozca las diferencias entre la contabilidad externa y la interna. • Identifique los potenciales usuarios de los datos contables y financieros. • Entienda que cualquier persona dentro de una organización tiene que ver con la marcha financiera de una empresa y que toda decisión empresarial tiene su dimensión financiera.

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1.1. ¿Qué es la contabilidad? La contabilidad es un sistema de información que identifica, mide y comunica información económica para facilitar, a los usuarios de la misma, el diagnóstico y la toma de decisiones. A nivel empresarial, existen dos tipos de contabilidades, la contabilidad externa (también denominada contabilidad financiera) y la contabilidad interna (también denominada contabilidad de gestión). Ambas contabilidades proporcionan datos que son imprescindibles para la mayoría de decisiones que se toman en el mundo de la empresa. Una de las principales diferencias entre las dos contabilidades está en quiénes son los destinatarios de esta información. Para la contabilidad externa, los destinatarios son, por un lado, la dirección de la empresa y sus accionistas; y por otro lado, terceras personas, tales como acreedores, bancos, empleados, sindicatos, etc. En cambio, los usuarios de la contabilidad interna son exclusivamente los directivos de la propia empresa. Veamos más diferencias entre ambas contabilidades:

Compras

Gastos por naturaleza

Cadena de valor

{ Ventas e ingresos

Estados contables

Dirección, accionistas, acreedores... Figura 1.1. Circuito informativo de la contabilidad externa (adaptada a partir de Lebas, M.: «Comptabilité analytique de gestion», Nathan, 1986, pág. 9).

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Introducción a la contabilidad y a las finanzas

a) La contabilidad externa (véase figura 1.1) tiene como objetivos principales la obtención de información histórica sobre las relaciones económicas de la empresa con el exterior. El proceso interno que permite incorporar valor añadido a los inputs para obtener los outputs tiene la consideración de «caja negra» ya que no se analiza. La información que proporciona la contabilidad externa tiene su principal exponente en las cuentas anuales, integradas por el balance de situación (véase capítulo 3) y la cuenta de resultados (véase capítulo 4). Se trata de información sobre la globalidad de la empresa, valorada en unidades monetarias, que se debe confeccionar de acuerdo con la legislación contable vigente. La contabilidad externa permite responder cuestiones tales como: ¿Podrá la empresa devolver sus deudas? ¿Ofrece una rentabilidad suficiente a los accionistas? ¿Gestiona adecuadamente sus activos? b) La contabilidad interna (véase figura 1.2) pretende aportar información relevante, histórica o previsional, monetaria o no monetaria, sobre la actividad interna de la empresa para la toma de decisiones.

Costes por productos, fábricas, zonas y/o departamentos

Cadena de valor

{

Etapa 1 Etapa 2 … Etapa N Ingresos por productos, clientes, zonas, dept.

Costes y resultados

Dirección Figura 1.2. Circuito informativo de la contabilidad interna.

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Por tanto, se trata de aportar luz sobre interrogantes que no tienen respuesta en la contabilidad externa. Dado su carácter interno cada empresa puede utilizar el sistema de contabilidad que le parezca más adecuado a sus necesidades. Una de las partes de la contabilidad interna es la contabilidad de costes. La contabilidad interna permite responder cuestiones tales como: ¿Qué productos son rentables? ¿A partir de qué precio de venta no se pierde dinero con un determinado producto? ¿Cuánto cuesta un determinado departamento? ¿Cuánto cuesta cada parte del proceso de elaboración de un producto? ¿Cuál es la rentabilidad que se consigue con un determinado cliente? ¿Vale la pena subcontratar una determinada actividad? Sin embargo, a pesar de las diferencias, existen interrelaciones entre ambas contabilidades, tal como se ilustra en la figura 1.3. Una buena parte de la información que utiliza la contabilidad interna procede de la contabilidad externa, ya que ésta tiene la información sobre las transacciones que se han producido durante el período considerado.

Contabilidad externa Contabilidad de costes Contabilidad interna Figura 1.3. Interrelación entre contabilidad financiera, contabilidad de gestión y contabilidad de costes.

Al mismo tiempo, la contabilidad interna también proporciona información a la contabilidad financiera, como la referida a los precios de las materias primas, productos en curso y productos acabados que utilizará la contabilidad externa para valorar las existencias al finalizar el ejercicio. Las dos contabilidades suelen depender del departamento contable-financiero o económico-financiero de la empresa (véase figura 1.4 a modo de ejemplo, que habrá que adaptar a las problemáticas y peculiaridades de cada empresa). Este departamento es el responsable de los temas financieros (tesorería, inversiones, financiación,...) y de los temas contables (cálculo de costes, confección de la contabilidad externa,...). La contabilidad de costes (véase la segunda parte de este libro) recoge información sobre todos los costes de la empresa y los asigna a productos, departamentos o clientes, por ejemplo, en función de las necesidades de información. En la figura 1.5 se ilustra este proceso.

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Dirección general

Dirección de producción

Dirección de marketing

Dirección de contabilidad y finanzas

Contabilidad externa

Dirección de recursos humanos

Contabilidad interna

Figura 1.4. La función de contabilidad y finanzas en el organigrama.

Costes totales de la empresa en el período

Departamentos 1 Productos 1 Clientes 1

2 2 2

3 3 3

... n ... n ... n

Figura 1.5. Asignación de los costes totales a departamentos, productos y clientes.

1.2. ¿Qué son las finanzas? Las finanzas son la parte de la economía que estudia todo lo relacionado con la obtención de fondos y la inversión de los mismos. Las finanzas tienen diversos objetivos entre los que destacan los siguientes: • Proporcionar el máximo beneficio a los accionistas. • Operar con una liquidez saneada que permita cumplir con todos los compromisos de pago adquiridos. • Adquirir un nivel de riesgo adecuado a los intereses de la empresa. A nivel de una empresa, las finanzas comprenden esencialmente el diagnóstico y control económico-financiero de la empresa, la planificación financiera, la política de inversiones y la política de obtención de fondos (financiación). En otras palabras, se trata de formular un diagnóstico de la situación en que se encuentra la empresa. Además, también se pretende efectuar previsiones sobre el futuro de la empresa a corto y a largo plazo. Con esta información, ya se cuenta con elementos que permiten tomar las decisiones de inversión y de financiación. Estos temas son tratados en las partes tercera, cuarta y quinta del libro. La figura 1.6 sintetiza las distintas partes que componen este libro:

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Primera y segunda parte: Contabilidad externa Contabilidad interna

Aportan datos para

Tercera y cuarta parte: Diagnósticos Previsiones

Permiten tomar decisiones de Quinta parte: Inversiones Financiación

Figura 1.6. De la obtención de datos a la toma de decisiones.

Las finanzas permiten responder a preguntas tales como: • ¿Cuánto dinero se precisa para un determinado proyecto? • ¿Vale la pena hacer una determinada inversión? • ¿Dónde se puede conseguir la mejor financiación para las inversiones? • ¿Cuánto cuesta un determinado préstamo? • ¿Es viable la empresa desde una perspectiva económica y financiera?

1.3. Usuarios de la contabilidad y las finanzas Gracias a la contabilidad y las finanzas, cualquier directivo de una empresa puede ir tomando las decisiones que corrijan los puntos débiles que pueden amenazar su futuro, al mismo tiempo que se saca provecho de los puntos fuertes. Desde una perspectiva externa, la contabilidad y las finanzas son de gran utilidad para todas aquellas personas interesadas en conocer la situación y evolución previsible de la empresa. En definitiva, los usuarios de la contabilidad y las finanzas son, entre otros: – – – – – – – – – – – –

Dirección de la empresa. Entidades de crédito. Accionistas. Proveedores. Clientes. Empleados, comités de empresa y sindicatos. Auditores de cuentas. Asesores. Analistas financieros. Administración Pública. Competidores. Inversores y potenciales compradores de la empresa.


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1.4. La dimensión contable-financiera afecta a cualquier parte de la empresa Casi todo lo que pasa en cualquier departamento de una empresa tiene su dimensión contable y financiera. Por tanto, esta materia no sólo afecta al departamento contable y financiero. De la misma forma que si una empresa quiere optimizar la calidad de sus productos y servicios debe mejorar en todos los frentes, para mejorar su evolución contable y financiera no hay ningún departamento que pueda quedar al margen. De la misma forma que toda la empresa contribuye a que se venda más, todos pueden contribuir a que las finanzas de una empresa sean más boyantes. Si una empresa tiene problemas de tesorería es porque no vende, o porque no cobra, o porque gasta demasiado, o porque invierte demasiado,... y esto tiene que ver con todas las personas que hay en una organización. Normalmente, se justifican los problemas con causas externas a la empresa ante las que poco se puede hacer (véase figura 1.7). Causas externas que más se relacionan con los problemas empresariales – – – – – – – – – – – – – – –

Crisis general. Cambios en el mercado. Cambios tecnológicos. Escasa demanda. Tiranía de los proveedores. Competencia exterior, ya sea a causa de diferencias en la calidad o a diferencias en la estructura de costes. Impuestos elevados. Falta de apoyo de la Administración Pública: retrasos en la concesión de permisos,... Retrasos en el cobro de las ventas realizadas a la Administración Pública. Insolvencia de los clientes. Inflación. Exageración de rumores negativos. Climatología adversa. Desastres: terremotos, inundaciones,... Mala suerte.

Figura 1.7. Causas externas que más se relacionan con los problemas empresariales.

Sin duda alguna, la negativa evolución de los aspectos externos condiciona la marcha de cualquier empresa. Sin embargo, se trata de adaptarse o sacar el máximo provecho de ellos. Además, debe reconocerse que también se debe tener en cuenta la importancia de los problemas internos que pue-

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den ser solucionados por la propia empresa. Es decir, no todos los males vienen de fuera. • Problemas de costes: – Beneficios reducidos por exceso de costes. – Costes de distribución, publicidad o promoción excesivos. – Costes de producción poco competitivos. – Costes generales excesivos para el nivel de ventas conseguido. – Pérdidas. – Unidades de negocio con pérdidas continuadas sin que se tomen medidas al respecto. • Problemas de organización: – Control insuficiente de nuevas actividades. – Robos. • Problemas de sistemas de información: – Ausencia de contabilidad de costes. – Sistemas contables con errores o retrasos. • Problemas financieros: – Insuficiente aportación de capital por parte de los socios. – Exceso de deudas para financiar las inversiones. – Exceso de pasivo corriente. – Crecimiento demasiado acelerado para las posibilidades financieras de la empresa.

– Incremento de la morosidad de la clientela. – Inversión excesiva en existencias. – Activos infrautilizados por gestión deficiente. – Reparto excesivo de dividendos a los accionistas. • Problemas comerciales: – Ventas insuficientes para el nivel de gastos que se tiene. – Diversificación de productos mal planteada. – Productos obsoletos. – Fracasos masivos en el lanzamiento de nuevos productos. – Precios de venta demasiado bajos. – Respuesta insuficiente a las innovaciones de los competidores. – Desconocimiento del mercado, de los competidores o de los clientes. • Problemas de tecnología y producción: – Infrautilización de la inversión en edificios, maquinaria e instalaciones. – Problemas de coste o de calidad por uso de tecnologías obsoletas. – Costes excesivos de fallos. • Problemas de recursos humanos: – Baja productividad por falta de formación o de motivación. – Costes laborales excesivos.

Figura 1.8. Ejemplos de puntos débiles internos que causan problemas importantes a las empresas.

Una buena parte de los problemas de las empresas tiene su origen en su interior, en cualquier departamento, y están relacionados con la contabilidad y las finanzas (véase figura 1.8). Cuando no se detectan a tiempo problemas como los que se incluyen en dicha figura, y no se toman las medidas precisas, la empresa puede entrar en situaciones de salida difícil. Precisamente, la contabilidad y las finanzas aportan datos sobre toda la organización que permiten actuar a tiempo. De todas formas, la información suministrada por la contabilidad y las


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finanzas debe complementarse con la información que se puede generar en los demás departamentos. No hay que olvidar que los datos contables y financieros suelen considerar casi exclusivamente la dimensión monetaria de la empresa y hay temas (como la calidad, los recursos humanos, la imagen, etc.) que requieren información no monetaria y de tipo cualitativo para poderlos valorar. Llegados a este punto se pueden plantear cuestiones como las siguientes: ¿Cuántas empresas deciden las inversiones a efectuar, o su política financiera, sin tener en cuenta sus posibilidades reales? ¿Cuántas empresas venden a crédito a sus clientes sin analizar a fondo las cuentas de éstos? ¿Cuántos directores de sucursales de entidades de crédito dedican un tiempo insuficiente al diagnóstico y seguimiento económico-financiero de sus clientes? ¿Cuántos inversores compran acciones de empresas de las que no conocen sus datos contables? ¿Cuántos empleados se incorporan a una nueva empresa sin analizar previamente sus datos contables, para comprobar que se trata de una empresa con perspectivas de futuro? Otras empresas tienen problemas porque falla lo más básico: ¿Cuántas empresas no llevan la contabilidad al día? ¿Cuántas empresas no se fían totalmente de los datos obtenidos a través de la contabilidad? La contabilidad y las finanzas son herramientas clave, aunque no las únicas, para la gestión correcta de la empresa. Al indicar que no son las únicas herramientas clave se está pensando en otras áreas de la empresa, tales como el marketing, los recursos humanos o la tecnología, por ejemplo. Así, se pueden alcanzar los objetivos de la mayor parte de las organizaciones: – Sobrevivir: seguir funcionando a lo largo de los años, atendiendo todos los compromisos adquiridos. – Ser rentables: generar los beneficios suficientes para retribuir adecuadamente a los accionistas y para financiar adecuadamente las inversiones precisas. – Crecer: aumentar las ventas, la cuota de mercado y los beneficios.

1.5. Conclusiones A lo largo de las páginas anteriores se han expuesto el concepto y los fines de la contabilidad, tanto de la externa como de la interna, y de las finanzas. También se ha señalado que la información contable y financiera intere-

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sa a cualquier directivo de la empresa y, también, a una gran diversidad de usuarios externos. En contra de lo que a veces se tiende a creer, cualquier persona de una empresa puede contribuir a mejorar o empeorar la marcha financiera de la empresa. Tanto si las finanzas van bien, como si van mal, no sólo son los departamentos contables y financieros los que tienen algo que ver. Cuando la contabilidad y las finanzas están correctamente organizadas, las empresas pueden ahorrarse, o al menos solucionar a tiempo, muchos problemas que pueden poner en peligro su viabilidad futura. También se ha señalado que, a pesar de su relevancia, la información contable y financiera tiene que ser complementada con datos más cualitativos relacionados con las dimensiones no monetarias de la empresa.

1.6. Cuestiones a resolver 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

¿Para qué sirve la contabilidad? ¿Para qué sirve la contabilidad externa? ¿Para qué sirve la contabilidad interna? ¿Para qué sirven las finanzas? ¿Quiénes son los principales usuarios de los datos contables y financieros? ¿Qué partes de la empresa tienen que ver con la contabilidad y las finanzas? ¿Qué problemas puede tener una empresa que no tenga bien organizada su contabilidad? ¿Qué problemas puede tener una empresa que no tenga bien organizada su política financiera? ¿Qué tipo de datos se precisan para complementar la información que generan la contabilidad y las finanzas?

1.7. Glosario de términos utilizados en el capítulo Contabilidad: es un sistema de información que identifica, mide y comunica información económica para facilitar, a los usuarios de la misma, el diagnóstico y la toma de decisiones. Contabilidad de costes: es la parte de la contabilidad interna que recoge información sobre todos los costes de la empresa para calcular lo que cuestan los productos, los departamentos, los clientes, ... en función de las necesidades de información. Contabilidad de gestión: ver contabilidad interna. Contabilidad externa: es la parte de la contabilidad que tiene como objetivo principal la obtención de las cuentas anuales.


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Contabilidad financiera: ver contabilidad externa. Contabilidad interna: es la parte de la contabilidad que pretende aportar información relevante, histórica o previsional, monetaria o no monetaria, sobre la actividad interna de la empresa para la toma de decisiones. Finanzas: son la parte de la economía que estudia todo lo relacionado con la obtención de fondos y la inversión de los mismos.

1.8. Bibliografía de ampliación MATEU, J.M.; BELENGUER, D.; CEREZUELA, M.J. (1994). ABC de la contabilidad y las finanzas (cap. 1). Barcelona: Ediciones Gestión 2000. ROSANAS, J.M. (1992). Información contable para la toma de decisiones (cap. 1). Barcelona: Ariel.

PRIMERA PARTE: ESTADOS CONTABLES

2 Estado de flujos de tesorería

Objetivos: Se pretende que el lector, con el estudio de este capítulo: • Entienda la relevancia que tiene para cualquier empresa la tesorería. • Sepa confeccionar e interpretar estados de flujos de tesorería. • Sepa calcular e interpretar el flujo de caja financiero.

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2.1. Importancia de la tesorería La tesorería es el dinero en efectivo que una empresa tiene. En ella se incluyen el dinero en caja y en cuentas corrientes bancarias. También se pueden incluir dentro de la tesorería las inversiones financieras que son convertibles en dinero de forma inmediata. Dado que uno de los objetivos de cualquier organización es poder atender puntualmente sus compromisos de pago, el control de los movimientos y saldos de tesorería constituye una actividad de la máxima importancia. A menudo suspenden pagos y/o cierran empresas que, teniendo éxito comercial, descuidan la tesorería e invierten más de lo que pueden soportar o se financian de forma inadecuada. Para evitar estas situaciones desagradables, el departamento financiero tiene que realizar los controles y disponer las medidas oportunas para que los movimientos de tesorería, es decir los cobros y los pagos, estén organizados con el fin de que los saldos sean siempre positivos y suficientes. Los movimientos de tesorería son los cobros, o entradas de dinero, y los pagos, o salidas de dinero. Tal y como se ilustra en la figura 2.1, tanto los cobros como los pagos se refieren a cuatro tipos de actividades: – Actividades ordinarias: relacionadas con la actividad típica de la empresa. Es decir, que son consecuencia directa de la compra y venta de los productos o servicios que constituyen el objeto de la empresa. Por ejemplo, los cobros de clientes, el pago de impuestos , el pago de las materias primas o el pago de salarios. – Actividades de inversión: relacionadas con la adquisición o la venta de elementos que están en la empresa más de un año (edificios, máquinas, terrenos,...). También incluyen las operaciones relacionadas con inversiones financieras, como la compra de acciones en bolsa, por ejemplo. – Actividades de financiación: relacionadas con la obtención o devolución de dinero para financiar la empresa. Incluyen las relacionadas con la aportación de fondos por parte de los accionistas, el pago de dividendos o la devolución de un préstamo a un banco. – Actividades extraordinarias: no están relacionadas con la actividad típica de la empresa. Suelen ser esporádicas e, incluso, imprevistas. Como ejemplo se podría indicar el cobro de un premio de lotería o el pago como consecuencia de un siniestro. Es importante que una empresa consiga un saldo positivo de tesorería a través del conjunto de los cobros y pagos, ya que en caso contrario su supervivencia estaría en peligro. De todas formas, de las cuatro actividades anteriores las más relevantes son las ordinarias ya que constituyen el objeto social de la empresa, por lo que es conveniente conseguir que estas actividades generen saldos de tesorería positivos.

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Estado de flujos de tesorería

Cobros ordinarios Cobros de inversiones

Cobros de financiación Cobros extraordinarios

Saldo de tesorería Pagos ordinarios Pagos de inversiones

Pagos de financiación Pagos extraordinarios

Figura 2.1. Movimientos y saldo de tesorería.

2.2. ¿Qué es el estado de flujos de tesorería? El estado de flujos de tesorería es un informe contable sobre las transacciones y saldos de dinero en efectivo de la empresa. Por tanto, ayuda a evaluar la capacidad de la empresa para generar tesorería. También es útil para evaluar las posibilidades de éxito, supervivencia o fracaso de una empresa; ya que desde una perspectiva contable-financiera, el éxito de una empresa se mide, esencialmente, en base a los beneficios y tesorería que es capaz de generar. Puede calcularse con datos históricos o con previsiones de ejercicios futuros. En este segundo caso, el estado previsional de flujos de tesorería, también denominado presupuesto de tesorería o de caja, es muy útil para conocer mejor una empresa ya que permite estimar los déficit o superávit de tesorería que va a tener la empresa a corto plazo, y por tanto actuar en consecuencia. A continuación se presentan distintos formatos de este estado. En su forma más simple (fig. 2.2), el estado de flujos de tesorería de un período determinado se confecciona añadiendo al saldo inicial de tesorería los cobros y restándole los pagos del período considerado (semana, quincena, mes o año). Saldo inicial de tesorería + Cobros del período – Pagos del período = Saldo final de tesorería Figura 2.2. Formato sencillo de estado de flujos de tesorería.

El período habitual que abarca el estado de flujos de tesorería suele ser el año, y acostumbra a estar dividido en meses, o incluso en períodos más cortos como semanas o días (fig. 2.3).

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Enero Febrero Marzo ... Diciembre

Total

Saldo inicial + Cobros – Pagos = Saldo final Figura 2.3. Estado de flujos de tesorería por meses.

Al hacer el estado de flujos de tesorería es útil distinguir los cobros y pagos directamente relacionados con la actividad ordinaria de la empresa (ventas, compras,...) de los que no están relacionados con esta actividad (véase figura 2.4). De esta forma, se puede evaluar la capacidad de generar fondos con la actividad ordinaria de la empresa. Saldo inicial de tesorería (a) + Cobros de actividades ordinarias – Pagos de actividades ordinarias = Variación de tesorería de actividades ordinarias (b) + Otros cobros – Otros pagos = Variación de tesorería de otras actividades (c) Saldo final de tesorería (a + b + c) Figura 2.4. Estado de flujos de tesorería distinguiendo los flujos de las actividades ordinarias del resto de flujos.

Ejemplo: El día 31 de enero una empresa facilita la información siguiente sobre transacciones realizadas en el mes de enero, con el fin de confeccionar su estado de flujos de tesorería: – Se han realizado unas ventas a los clientes por valor de 18.000 unidades monetarias, de las que 10.000 se han cobrado en enero. El resto de las ventas se cobrarán en febrero. – Se han pagado salarios por valor de 4.000 u.m. – Se han comprado materias primas a proveedores por valor de 5.000 u.m. La mitad de la compra se ha pagado en enero, el resto se pagará en febrero. – Se ha pagado el recibo de luz que ascendía a 1.000 u.m. – Se ha comprado una máquina pagando al contado 2.000 u.m. Las 10.000 restantes se pagarán en abril. – Se ha obtenido un préstamo por valor de 20.000 u.m.

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También se sabe que el día 1 de enero, el saldo de tesorería ascendía a 4.000 u.m. El estado de flujos de tesorería sería el siguiente: Saldo inicial + Cobros ordinarios – Pagos ordinarios – Pagos de inversión + Cobros de financiación

4.000 +10.000 –7.500 –2.000 +20.000

Saldo final

+24.500

(–4.000 –2.500 –1.000)

Del estado de flujos de tesorería anterior se desprende que el préstamo obtenido quizás no es necesario, al menos para el mes de enero. De todas formas, debería tenerse más información sobre los cobros y pagos del próximo mes para valorarlo con más conocimiento de causa.

2.3. Flujo de caja financiero El estado de flujos de tesorería permite aproximarse al concepto de flujo de caja. El flujo de caja (cash flow, en inglés) es el dinero que genera la empresa a través de su actividad ordinaria. El flujo de caja puede calcularse de varias formas. De momento, se expondrá el concepto de flujo de caja financiero y más adelante, en el capítulo 3, se expondrá otro tipo de flujo de caja, denominado flujo de caja económico. El flujo de caja financiero tiene en cuenta solamente las actividades ordinarias y se obtiene restando los pagos a los cobros. El saldo es el flujo de caja generado por la actividad ordinaria de la empresa. Por tanto, se corresponde con la variación de tesorería de las actividades ordinarias (letra b de la figura 2.4): Cobros ordinarios – Pagos ordinarios = Flujo de caja financiero El cálculo y análisis de la evolución del flujo de caja financiero ayudan a diagnosticar la capacidad de la empresa para hacer frente a sus deudas, por lo que es un complemento imprescindible del análisis del balance de situación, como se verá posteriormente. La importancia del análisis del flujo de caja financiero proviene del hecho de que éste mide la capacidad de generación de fondos que tiene la empresa a través de su actividad ordinaria. Por tanto, es una medida de las posibilidades de autofinanciación. Por ejemplo, una empresa que tenga un flujo de caja financiero positivo, significa que generará fondos para realizar inversiones o para reducir su endeudamiento.

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De acuerdo con los datos del apartado anterior (2.2), el flujo de caja financiero asciende a: + Cobros ordinarios – Pagos ordinarios Flujo de caja financiero

+10.000 –7.500 +2.500 u. m.

Por tanto, durante el mes de enero la empresa ha conseguido que las actividades ordinarias generen una tesorería positiva.

2.4. Conclusiones Mantener una tesorería saneada es uno de los objetivos de cualquier empresa. De esta forma, se pueden atender sin tensiones los compromisos adquiridos. El estado de flujos de tesorería es un documento contable que informa de los cobros y pagos de dinero, así como del saldo resultante. Es interesante que este estado facilite información sobre los distintos tipos de transacciones relacionadas con la tesorería, que pueden ser consecuencia de las actividades ordinarias, las actividades de inversión, las actividades de financiación y las actividades extraordinarias. El flujo de caja financiero es el saldo entre los cobros y pagos de las actividades ordinarias que realiza la empresa. Es decir, las actividades típicas como pueden ser el pago de las materias primas, el pago de salarios o el cobro de las ventas realizadas a los clientes. El flujo de caja financiero informa de la capacidad de generar dinero que tiene una empresa en base a sus actividades ordinarias.

2.5. Ejercicio a resolver 2.5.1. Confección de un estado de flujos de tesorería El día 31 de marzo una empresa facilita la información siguiente sobre transacciones realizadas en dicho mes de marzo, con el fin de confeccionar su estado de flujos de tesorería: – Se han realizado unas ventas a los clientes por valor de 14.000 unidades monetarias, de las que 1.000 se han cobrado en marzo. El resto de las ventas se cobrarán en junio. – Se han pagado salarios por valor de 2.000 u.m. – Se han comprado materias primas a proveedores por valor de 3.000 u.m. El pago de la totalidad de la compra se ha hecho al contado. – Se ha comprado una máquina pagándola al contado por valor de 6.000 u.m.


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– Se ha devuelto un préstamo que ascendía a 4.000 u.m. También se sabe que el día 1 de marzo, el saldo de tesorería ascendía a 14.000 u.m. Se pide: – Confeccionar el estado de flujos de tesorería del mes de marzo. – Calcular el flujo de caja financiero. – Interpretar la información obtenida.

2.6. Cuestiones a resolver 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

¿Qué es el estado de flujos de tesorería? ¿Para qué sirve el estado de flujos de tesorería? ¿Qué son las actividades ordinarias? ¿Qué son las actividades de inversión? ¿Qué son las actividades de financiación? ¿Qué son las actividades extraordinarias? ¿Cómo se calcula el flujo de caja financiero? ¿Para qué se utiliza el flujo de caja financiero?

2.7. Glosario de términos utilizados en el capítulo Actividades extraordinarias: no están relacionadas con la actividad típica de la empresa. Suelen ser esporádicas e, incluso, imprevistas. Como ejemplo se podría indicar el cobro de un premio de lotería o el pago como consecuencia de un siniestro. Actividades de financiación: relacionadas con la obtención o devolución de dinero para financiar la empresa. Actividades de inversión: relacionadas con la adquisición o la venta de elementos que están en la empresa más de un año (edificios, máquinas, terrenos,...). También incluyen las operaciones relacionadas con inversiones financieras, como la compra de acciones en bolsa, por ejemplo. Actividades ordinarias: relacionadas con la actividad típica de la empresa. Es decir, que son consecuencia directa de la compra y venta de los productos o servicios que constituyen el objeto de la empresa. Estado de flujos de tesorería: informe contable sobre las transacciones y saldos de dinero en efectivo de la empresa. Flujo de caja: dinero que genera la empresa a través de su actividad ordinaria. Flujo de caja financiero: saldo resultante de la diferencia entre los cobros y los pagos generados con las actividades ordinarias.

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Tesorería: es el dinero en efectivo que una empresa tiene. En ella se incluyen el dinero en caja y en cuentas corrientes bancarias. También se pueden incluir dentro de la tesorería las inversiones financieras que son convertibles en dinero de forma inmediata.

2.8. Bibliografía de ampliación AMAT, O. (2008). Análisis de estados financieros (cap. 2). Barcelona: Gestión 2000.

3 Balance de situación

Objetivos: Se pretende que el lector, con el estudio de este capítulo: • Conozca el significado del balance de situación y para qué sirve. • Se familiarice con los principales componentes del balance de situación. • Sepa ordenar balances de situación. • Conozca los principales criterios de valoración de activos y pasivos.

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3.1. ¿Qué es el balance de situación? El balance de situación es un estado contable que refleja la situación patrimonial de la empresa. En cierto modo, es un documento equivalente al patrimonio de una persona, integrado por sus bienes menos las deudas: Bienes (vivienda, vehículo...) – Deudas (préstamo bancario...) Patrimonio neto De forma equivalente, el balance de situación de una empresa se compone de los bienes, derechos y deudas que tiene la empresa en un momento dado. Los bienes y derechos integran el activo del balance de situación. Las deudas forman parte del patrimonio neto más pasivo de dicho balance. A la diferencia entre el activo y las deudas, se la denomina patrimonio neto. En la figura 3.1, se han incluido cifras para ilustrar que: – El balance se expresa en unidades monetarias y está referido a una fecha determinada. – Siempre cuadra, ya que el total del activo es siempre igual al total del patrimonio neto más el patrimonio neto más pasivo. Activo

Patrimonio neto más pasivo

Bienes (lo que la empresa tiene) 8 Derechos (lo que a la empresa le deben) 4 — 12

5 7 — 12

Deudas (lo que la empresa debe) Patrimonio neto

Figura 3.1. Conceptos básicos que integran el balance de situación a una fecha determinada (importes en unidades monetarias).

En el ejemplo de la figura 3.1 se comprueba que el patrimonio neto es igual a la diferencia entre el activo y las deudas: Patrimonio neto = Activo – Deudas = 12 – 5 = 7 El patrimonio neto da una idea de lo que se denomina el valor contable de una empresa, ya que refleja la diferencia entre lo que tiene (activo) y lo

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Balance de situación

que debe (deudas). Por tanto, en el ejemplo anterior se trata de una empresa que tiene un valor según la contabilidad de 7, ya que tiene unos activos de 12, pero también debe por valor de 5. El patrimonio neto está integrado por las aportaciones de los propietarios de la empresa, denominadas capital, y por los beneficios generados por ésta que no han sido distribuidos, sino que se han reinvertido en la propia empresa. Los beneficios reinvertidos reciben la denominación de reservas. Desde otro punto de vista, el activo refleja las inversiones que ha efectuado la empresa; y el patrimonio neto más pasivo de dónde han salido los fondos que han financiado dichas inversiones (fig. 3.2). Activo


¿En qué ha invertido la empresa?

¿De dónde se ha obtenido la financiación?

Figura 3.2. El balance de situación desde la perspectiva de la inversión y la financiación.

Seguidamente, en la figura 3.3 se detalla un ejemplo de balance de situación. En dicho balance se comprueba que el activo está integrado por bienes (existencias, maquinaria y terrenos) y por derechos (bancos y clientes). La financiación está integrada por deudas (proveedores y préstamos bancarios) y por el patrimonio neto. Activo


Existencias Bancos Clientes Maquinaria Terrenos

2.000 400 1.000 1.600 3.000

Patrimonio neto Proveedores Préstamos bancarios

4.500 2.000 1.500

Total activo

8.000

Total pasivo

8.000

Figura 3.3. Ejemplo de balance de situación de una empresa a 31 de diciembre (datos en unidades monetarias).

3.2. Los componentes del balance de situación Como se ha indicado anteriormente, el balance tiene dos partes, el activo y el patrimonio neto más pasivo. Cada una de estas partes a su vez está dividida en masas patrimoniales, que agrupan elementos de características similares en lo que se refiere al plazo de realización.

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Las principales masas patrimoniales del activo son las siguientes: – Activo no corriente: lo forman aquellos elementos del activo que permanecerán en la empresa más de un año. También recibe la denominación de activo inmovilizado. Se divide principalmente en inmovilizado material (terrenos, edificios, maquinaria,...), inmovilizado inmaterial (patentes, marcas,...) e inmovilizado financiero (participaciones en otras empresas,...). – Activo corriente: en contraste con el inmovilizado, el activo corriente lo forman aquellos elementos del activo que permanecerán en la empresa un año como máximo. Está compuesto por las existencias, el realizable y el disponible. – Existencias: son las materias primas, productos en curso y productos acabados que están en el proceso de fabricación o en el almacén. – Realizable: agrupa todos los derechos de cobro con vencimiento inferior o igual a un año (clientes, deudores, efectos comerciales a cobrar,...). – Disponible: es el dinero en caja y en las cuentas corrientes bancarias de libre disposición. En cuanto al patrimonio neto más pasivo, sus componentes principales son: – Patrimonio neto: también denominado patrimonio neto, capitales propios o fondos propios. Está formado, por el capital aportado por los propietarios de la empresa, más los resultados no repartidos de años anteriores (reservas). – Pasivo no corriente: también denominadas exigible a largo plazo. Están compuestas por las deudas cuyo plazo de vencimiento es superior a los doce meses (préstamos bancarios a largo plazo, préstamos de los accionistas a largo plazo,...). – Capitales permanentes: también denominados recursos permanentes o pasivo no corriente. Es la suma del patrimonio neto y los pasivos no corrientes. – Pasivo corriente: también denominadas pasivo corriente o exigible a corto plazo. Están compuestas por las deudas cuyo plazo de vencimiento es igual o inferior a los doce meses (proveedores, préstamos bancarios a corto plazo, deudas con Hacienda y la Seguridad Social a corto plazo,...).

3.3. Ordenación del balance de situación De cara al análisis es conveniente reagrupar las cuentas de menos a más liquidez en el activo y de menos a más exigibilidad en el patrimonio neto más pasivo, tal y como se expone en la figura 3.4.

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Activo De menor a mayor liquidez

Patrimonio neto más pasivo No corriente De menor a mayor Corriente exigibilidad

Patrimonio neto Exigible a largo plazo Exigible a corto plazo

Figura 3.4. Criterios de ordenación de las masas patrimoniales en el balance de situación.

En el activo, normalmente, se ordenan todos los elementos de menor a mayor liquidez. La liquidez es la mayor o menor facilidad que tiene un bien o un derecho para convertirse en dinero. El dinero en caja es lo más líquido que hay. En cambio, los elementos del patrimonio neto más pasivo se ordenan de menor a mayor exigibilidad. Un elemento será más exigible cuanto menor sea el plazo en que vence. El capital no es exigible, a excepción de algunas sociedades como las cooperativas, por ejemplo. En cambio, las deudas con proveedores suelen ser exigibles a muy corto plazo. Hay otros países, como Estados Unidos y la mayoría de los latinoamericanos, por ejemplo, en que se siguen los mismos criterios de ordenación pero al revés ya que los activos se ordenan de mayor a menor liquidez y los pasivos de mayor a menor exigibilidad. También pueden diferenciarse dentro de las masas patrimoniales del activo las que son funcionales (imprescindibles para la actividad ordinaria de la empresa) y las que son extrafuncionales (no directamente necesarias para la actividad ordinaria). Por ejemplo, la maquinaria suele ser funcional. En cambio, una empresa que comercializa muebles y que tiene unos terrenos con los que no desarrolla ninguna actividad, consideraría a éstos como extrafuncionales. Los activos extrafuncionales son los que pueden ser vendidos cuando la empresa precisa de liquidez urgente para salir adelante.

3.4. Criterios de valoración de activos y pasivos El criterio general es que todos los bienes se valoran al precio de adquisición, o al coste de producción si se han hecho internamente en la empresa, a menos que el precio de mercado sea inferior. En este último caso se utiliza el precio de mercado. Por tanto, si el valor de mercado de un activo es superior al precio de adquisición, en contabilidad se utilizará el precio de adquisición. En cambio, si se produce la situación contraria y el valor de mercado de un activo cae por debajo de su valor de adquisición, se utilizará el valor de mercado para reflejar el activo en el balance de la empresa.

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En la práctica, el precio más usado es el de adquisición ya que es habitual que el precio de mercado sea superior. La preeminencia del precio de adquisición que se ha expuesto en el párrafo anterior tiene el inconveniente de que a menudo los valores consignados en el balance se alejan del valor de mercado y, por tanto, del valor más próximo a la realidad. Sin embargo, tiene la ventaja de la objetividad que aporta el precio de adquisición. Además, este criterio se enmarca dentro del principio de prudencia que envuelve a la contabilidad. Según el principio de prudencia, las pérdidas han de reflejarse tan pronto se conozcan. En cambio, los beneficios sólo se contabilizan cuando se producen realmente. Las deudas figurarán en el balance por su valor de reembolso. Es decir, por el valor que se deberá pagar a la persona a la que se debe el dinero. Los saldos de clientes y de otros derechos figurarán en el activo del balance por su valor nominal. Es decir, por el valor que figura en el documento que refleja el derecho que tiene la empresa. El mismo criterio se utilizará con proveedores y acreedores en el patrimonio neto más pasivo del balance.

3.5. Conclusiones El balance de situación es un documento contable que refleja la situación patrimonial de la empresa en un momento dado y en unidades monetarias. Está integrado por el activo y el patrimonio neto más pasivo. En el activo, las masas patrimoniales se ordenan de menos a más liquidez y en el patrimonio neto más pasivo de menos a más exigibilidad. En términos generales, para la valoración de los elementos del activo se utiliza el criterio del precio de adquisición, a menos que el precio de mercado sea menor, en cuyo caso se aplicará éste último. Esta norma de valoración es consecuencia del denominado principio de prudencia que indica que las pérdidas deben contabilizarse tan pronto como se conozcan. En cambio, los beneficios se deben contabilizar cuando se hayan producido efectivamente.

3.6. Ejercicios a resolver 3.6.1. Balance de situación Calcular el activo, el pasivo y el patrimonio neto de una empresa que facilita los siguientes datos, en unidades monetarias, sobre su balance de situación a 31 de diciembre: – – – – –

Clientes Préstamo bancario a corto plazo Caja Maquinaria Existencias

2.000 3.000 1.000 2.000 4.000

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– – – –

Proveedores Hacienda Pública acreedora Préstamo bancario a largo plazo Patentes

2.000 1.000 3.000 4.000

3.6.2. Ordenación del balance de situación Ordenar el balance de situación que se desprende del ejercicio anterior. 3.6.3. Valoración de activos y pasivos Indique el valor contable de los elementos siguientes: – Un terreno tiene un valor de mercado de 5.000 u.m., pero su precio de adquisición fue de 50 u.m. – Un terreno costó 50 u.m., pero su precio de mercado actual es de 5 u.m. – A un cliente se le ha hecho una venta por valor en factura de 60 u.m. Sin embargo, la empresa piensa que le ha vendido muy barato y que en realidad lo que le ha vendido vale 80 u.m., por lo menos. – Unas existencias de mercaderías han costado 80 u.m., pero se podrán vender por 800 u.m. – Hacienda ha enviado un requerimiento para que se le paguen unos impuestos, que en su día no se pagaron por error, más unos intereses de demora. La deuda total según Hacienda asciende a 500 u.m.

3.7. Cuestiones a resolver 1. ¿Qué es el patrimonio neto? 2. ¿Por qué cuadran siempre el activo y el patrimonio neto más pasivo de un balance? 3. ¿Qué criterios se utilizan para ordenar los activos y pasivos del balance de situación? 4. ¿Cómo se calcula el valor contable de una empresa? 5. ¿Qué significa el principio de prudencia? 6. ¿Qué tienen en común el activo corriente y el pasivo corriente?

3.8. Glosario de términos utilizados en el capítulo Activo: conjunto de bienes y derechos del balance de situación. Activo corriente: lo forman aquellos elementos del activo que permanecerán en la empresa un año como máximo. Está compuesto por las existencias, el realizable y el disponible.

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Activo no corriente: elementos del activo que permanecerán en la empresa más de un año. También recibe la denominación de activo inmovilizado. Balance de situación: es un estado contable que refleja la situación patrimonial de la empresa en un momento dado. Capital: aportaciones efectuadas por los propietarios de la empresa. Capitales permanentes: es la suma del patrimonio neto y el pasivo no corriente. Disponible: es el dinero en caja y en las cuentas corrientes bancarias de libre disposición. Exigibilidad: proximidad al vencimiento de una deuda. Existencias: son las materias primas, productos en curso y productos acabados que están en el proceso de fabricación o en el almacén. Fondos propios: véase patrimonio neto. Liquidez: proximidad de un activo a la conversión en dinero en efectivo. Masas patrimoniales: grupos de elementos que integran el balance de situación. Pasivo corriente: está compuesta por las deudas cuyo plazo de vencimiento es igual o inferior a los doce meses (proveedores, préstamos bancarios a corto plazo, deudas con Hacienda y la Seguridad Social a corto plazo,...). Pasivo no corriente: deuda cuyo plazo de vencimiento es superior a los doce meses (préstamos bancarios a largo plazo,...). Patrimonio neto más pasivo: conjunto formado por las deudas y el patrimonio neto del balance de situación. Patrimonio neto: diferencia entre el total del activo y las deudas. Realizable: agrupa todos los derechos de cobro con vencimiento igual o inferior a un año (clientes, deudores, efectos comerciales a cobrar,...). Recursos permanentes: véase capitales permanentes. Reservas: resultados no repartidos de años anteriores. Valor contable de una empresa: patrimonio neto.


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3.9. Bibliografía de ampliación MATEU, J.M.; BELENGUER, D.; CEREZUELA, M.J. (1994). ABC de la contabilidad y las finanzas (cap. 4). Barcelona: Ediciones Gestión 2000. ROSANAS, J.M. (1992). Información contable para la toma de decisiones empresariales (cap. 2). Barcelona: Ariel.

4 Cuenta de resultados

Objetivos: Se pretende que el lector, con el estudio de este capítulo: • • • • •

Conozca el significado de la cuenta de resultados y para qué sirve. Distinga los conceptos de gasto, pago e inversión. Sepa ordenar cuentas de resultados. Conozca el significado del flujo de caja económico. Conozca el significado del estado del valor añadido.

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4.1. ¿Qué es la cuenta de resultados? El funcionamiento de la empresa genera la percepción de unos ingresos y la realización de unos gastos de cuya diferencia surge el resultado del período: Resultado = Ingresos – Gastos Cuando el resultado es positivo se denomina beneficio. En caso contrario se denomina pérdida. Los ingresos más habituales son las ventas. Los gastos más frecuentes son los consumos de materias primas, los gastos de personal, los alquileres y los gastos financieros. En el apartado 4.3 se amplían los tipos de gastos que integran la cuenta de resultados. La cuenta de resultados es un documento contable en el que se informa de los ingresos, gastos y resultado que se han producido en un determinado período. Puede presentarse de varias formas, pero los dos formatos más habituales son el de lista y el de cuenta. En el formato de lista, se restan los gastos a los ingresos para llegar al resultado: Ingresos – Gastos Resultado

Ejemplo: Una empresa facilita los datos siguientes sobre el año anterior: – – – –

Alquileres 2.000 u.m. Ventas 10.000 u.m. Salarios 4.000 u.m. Consumo de materiales 1.000 u.m.

La cuenta de resultados en forma de lista sería: Ventas – Consumo de materiales – Alquileres – Salarios Beneficio

10.000 –1.000 –2.000 –4.000 3.000

Cuenta de resultados

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Así como el balance de situación se refiere a una fecha determinada, la cuenta de resultados corresponde a un período de tiempo, ya sea un mes, varios meses o un año. El balance de situación puede equipararse a una fotografía del patrimonio de la empresa en un determinado momento. En cambio, la cuenta de resultados sería equiparable a una película que se produce en un determinado período, que como máximo correspondería a un año. De la misma forma que en el capítulo anterior se equiparaba el balance al patrimonio de una persona, la cuenta de resultados es en este sentido equiparable a la declaración de renta, en la que se reflejan los ingresos y los gastos.

4.2. Diferencias entre gasto, pago e inversión Se trata de tres conceptos que a menudo se confunden, por lo que es oportuno diferenciarlos: a) Gasto El gasto es un concepto de la contabilidad externa. Se refiere, básicamente, a aquellos conceptos relacionados con la adquisición de bienes y servicios para su consumo sea en el proceso de producción o para terceros vinculados a la actividad que la empresa realiza. El gasto es un concepto relacionado con la legislación contable, ya que ésta debe permitir que un concepto esté incluido como gasto. Además, la mayoría de gastos suelen comportar obligaciones de pago para con terceros. Dos excepciones a esta última característica son las amortizaciones y las provisiones, que se expondrán más adelante. b) Pago El pago es una salida de tesorería. No todos los gastos se pagan. Por ejemplo, la amortización del inmovilizado, es un gasto que no se paga. En cambio, hay pagos que no corresponden a gastos ni costes, como la devolución del principal de un préstamo, por ejemplo. c) Inversión Se refiere a aquella parte del gasto que no se incorpora al proceso de producción de la empresa y que permanece en ella para generar nuevos recursos en futuros ejercicios. Por ejemplo, la maquinaria adquirida por la empresa para participar en el proceso de producción. La diferencia entre gasto y pago es similar a la que existe entre ingreso y cobro. El cobro es una entrada de tesorería que puede deberse a ingresos, pero también a otros conceptos, tales como ampliaciones de capital o a la

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obtención de préstamos, por ejemplo. En cambio, el ingreso es consecuencia, principalmente, de las ventas que realiza la empresa.

4.3. Ordenación de la cuenta de resultados Para analizar la cuenta de resultados, también denominada cuenta de pérdidas y ganancias, es recomendable dividir todos sus gastos e ingresos tal y como sigue: – Ventas netas: Incluyen los ingresos por la actividad propia de la explotación de la empresa de los que se deducen los descuentos y bonificaciones en factura y los impuestos sobre dichas ventas. – Gastos variables o proporcionales de fabricación: Son todos los gastos de fabricación directamente imputables a las ventas, o sea la materia prima, la mano de obra directa de fábrica y los gastos directos de fabricación. El consumo de materias primas u otras existencias se calcula a partir de las compras y de la variación de existencias: Compras + Existencias iniciales – Existencias finales Consumo de materias primas y otras existencias Por ejemplo, si durante un año se han efectuado compras de materias primas por valor de 500 u.m., el saldo inicial ascendía a 200 u.m. y el saldo existente al final del período ha ascendido a 300 u.m., las materias primas consumidas tienen un valor de: Consumo de materias primas = 500 + 200 – 300 = 400 u.m. – Gastos variables o proporcionales de comercialización: Son todos los gastos de comercialización directamente imputables a las ventas, o sea los portes de venta, comisiones, etc. – Coste de ventas o coste de los productos vendidos: Suma de los gastos variables de fabricación y de comercialización. – Amortizaciones: Reflejan el desgaste anual del inmovilizado material e inmaterial. – Deterioros: Reflejan la pérdida de valor no definitiva de determinados activos, tales como el inmovilizado, las existencias o los clientes, por ejemplo. Se producen cuando el precio de mercado de un inmovilizado o de las existencias cae por debajo del precio de adquisición. También se utilizan cuando un cliente suspende pagos y apa-


–

–

–

–

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recen dudas de que se vaya a cobrar la totalidad o parte del saldo pendiente. Se trata de pérdidas no definitivas ya que con posterioridad existe la posibilidad de que el valor perdido se recupere. Gastos de estructura: Son todos aquellos gastos provocados por la estructura de la empresa y no imputables a las ventas. A los gastos de estructura se les llama a menudo gastos no corrientes en contraposición a los gastos proporcionales que son variables en relación a las ventas. Los sueldos de los departamentos de contabilidad, personal, gerencia son ejemplos de gastos de estructura. Estos gastos de estructura pueden desagregarse en las distintas funciones de la empresa (aprovisionamiento, fabricación, administración, comercialización, dirección, etc.). Otros ingresos y gastos: Son todos los ingresos y gastos de explotación que no se pueden incluir en ninguno de los grupos que se están estudiando en este punto. Por ejemplo, subvenciones de explotación, ingresos del economato de la empresa, etc. Gastos e ingresos financieros: Este grupo incluye todos los gastos e ingresos financieros de la empresa. Así, no sólo se han de agrupar los gastos bancarios (intereses y comisiones) sino también los intereses financieros cobrados por la empresa, los descuentos por pronto pago a favor o en contra, el coste de los timbres de los efectos comerciales, etc. Impuesto de sociedades: Es el impuesto sobre el beneficio del período, que es distinto del resto de tributos (Impuesto de Actividades Económicas, por ejemplo) que paga la empresa y que suelen tener la consideración de gastos de estructura.

El Impuesto sobre el Valor Añadido normalmente no tiene la consideración de gasto (el IVA soportado) ni de ingreso (el IVA repercutido), ya que se trata de un activo o de un patrimonio neto más pasivo en relación con Hacienda. Las retenciones en concepto de Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas están incluidas en los sueldos y salarios correspondientes. A partir de los grupos anteriores, la cuenta de pérdidas y ganancias se estructura como se muestra en la figura 4.1. En caso de que la empresa analizada tenga resultados extraordinarios se pueden integrar en la cuenta de resultados de dos formas alternativas: • situándolos antes del beneficio antes de impuestos. • añadiéndolos a los otros ingresos y gastos. De esta forma, ya se ha preparado la cuenta de resultados para el análisis, que se estudiará más adelante.

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Ventas netas – Gastos proporcionales de fabricación – Gastos proporcionales de comercialización = – – ±

Margen bruto Amortizaciones Gastos de estructura Otros ingresos y gastos

= Beneficio antes de impuestos e intereses (BAII) ± Gastos e ingresos financieros = Beneficio antes de impuestos (BAI) – Impuesto de Sociedades = Beneficio neto o pérdida neta Figura 4.1. Formato de la cuenta de pérdidas y ganancias utilizada para el análisis.

4.4. Flujo de caja económico El flujo de caja económico se obtiene sumando al beneficio neto (en principio, el de explotación) la amortización del período ya que es un gasto que no se paga. También se suelen añadir deterioros. Lógicamente, el beneficio neto más las amortizaciones y deterioros representarán el efectivo que ha generado la empresa en el período correspondiente, en el supuesto de que se cobren todos los ingresos y se paguen todos los gastos.

Beneficio neto de explotación + Amortizaciones + Deterioros =

Flujo de caja económico

Llegados a este punto vale la pena relacionar el flujo de caja económico con el flujo de caja financiero expuesto en el capítulo 2. Nótese que en la mayoría de los casos, ambos flujos de caja no coinciden ya que el financiero se basa en movimientos de efectivo (cobros y pagos) y el económico en el principio del devengo (ingresos y gastos pagables). Este principio, indica que los ingresos y gastos deben ser imputados al período en que realmente se producen, que puede coincidir o no con el período en que se facturan o con el período en que se produce el movimiento de tesorería. De hecho, sólo coincidirían en aquella empresa que cobrase y pagase al contado todos sus ingresos y gastos de explotación.

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De todas formas, debe recordarse que tanto las amortizaciones como los deterioros, que se añaden al beneficio para la obtención del flujo de caja económico, tarde o temprano pueden afectar a la tesorería de la empresa, al reponer los activos inmovilizados al adquirir otros para sustituir a los que van quedando obsoletos, por ejemplo.

4.5. Estado del valor añadido A partir de los datos incluidos en la cuenta de pérdidas y ganancias puede elaborarse el denominado estado del valor añadido, tal y como se acompaña en la figura 4.2. Para ello, se deducen de los ingresos, los consumos de materias primas y de mercancías, los servicios exteriores (agua, luz, gas, seguros) y los trabajos realizados por otras empresas (reparaciones, subcontratación). Si del valor añadido neto (véase figura 4.2) deducimos los resultados extraordinarios obtenemos el denominado valor añadido de explotación. Con el valor añadido bruto generado, se puede pagar al personal de la empresa, a las entidades de crédito por los préstamos concedidos, los impuestos y destinar fondos a dotar deterioros y amortizaciones, así como a reservas y dividendos (fig. 4.3). Resumiendo, el valor añadido informa de los recursos que genera una empresa al añadir valor a lo que adquiere de otras empresas. El valor añadido obtenido sirve para retribuir al personal, a las entidades de crédito, a los accionistas, para dotar amortizaciones y deterioros y para autofinanciarse. La obtención y análisis del estado del valor añadido ayudan a ampliar la información relativa a los resultados de la gestión económica de la empresa y al reparto del valor generado por la empresa. De todas formas, hay que tener en cuenta la diferencia entre los objetivos de máximo beneficio y máximo valor añadido ya que la consecución del segundo no siempre ayudará a

Ingresos (ventas, trabajos realizados para el inmovilizado, subvenciones, otros ingresos) – Consumos de materias primas y mercancías (compras +/– variación de existencias) – Trabajos, servicios y suministros exteriores – Otros gastos de gestión corriente Valor añadido bruto – Amortizaciones y deterioros Valor añadido neto Figura 4.2. Estado del valor añadido.

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Valor añadido bruto – – – – –

Gastos de personal Gastos financieros Impuestos Amortizaciones Deterioros

Beneficio neto – Dividendos Reservas Figura 4.3. Destino del valor añadido bruto.

la obtención del máximo beneficio. Por ejemplo, la decisión de subcontratar, a través de una empresa externa, una fase del ciclo productivo para reducir los costes totales de un producto puede aumentar el beneficio, a pesar de que significará una reducción del valor añadido.

4.6. Relaciones entre balance de situación y cuenta de resultados Cuando se empieza a estudiar contabilidad, es frecuente que se confundan el contenido del balance de situación con el de la cuenta de resultados. Por este motivo, se va a exponer un sencillo ejemplo que puede contribuir a clarificar ambos documentos contables. Este ejemplo tendrá varias etapas y al final de cada una de ellas se construirán el balance y la cuenta de resultados: a) Supóngase que se crea una empresa con una aportación en efectivo de los propietarios por valor de 5.000 u.m. Tras esta transacción el balance de situación será: Activo Caja

Pasivo + Patrimonio neto 5.000

Capital

5.000

Obsérvese que el balance de situación cuadra, ya que el activo es igual al patrimonio neto más pasivo. Nótese también que como esta empresa no ha realizado ninguna operación de ingreso o gasto no tiene cuenta de resultados, por el momento.

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b) Posteriormente, la empresa adquiere una máquina que cuesta 8.000 pagando 2.000 u.m. al contado y dejando a deber el resto. Tras esta transacción el balance de situación pasa a ser el siguiente: Activo Máquina Caja Total activo

Pasivo + Patrimonio neto 8.000 3.000

Capital Acreedores

5.000 6.000

11.000

Total pasivo

11.000

El balance sigue cuadrando y aún no existe cuenta de resultados, porque no se han producido ni gastos ni ingresos, ya que todas las transacciones sólo afectan a elementos del balance. c) La empresa compra mercaderías por valor de 3.000 u.m. y las vende por 7.000 u.m. de forma inmediata. Por tanto, el saldo final de las mercaderías es nulo. La compra se ha efectuado pagando al contado, pero la venta se cobrará más adelante. Ahora además de balance, ya se dispone de cuenta de resultados dado que se han producido gastos (las compras de mercaderías y su consumo para la venta) e ingresos (la venta de las mercaderías). En el balance, además de los activos, deudas y capital, ahora aparecerá el beneficio producido como consecuencia de la diferencia entre el activo y las deudas más el capital: Activo Máquina Clientes Total activo

Pasivo + Patrimonio neto 8.000 7.000

Capital Acreedores Beneficio

5.000 6.000 4.000

15.000

Total pasivo

15.000

La cuenta de resultados se prepara a partir de la diferencia entre los ingresos y las mercaderías consumidas, que en este caso coinciden con las compradas. Si no se consumiesen todas las mercaderías compradas, y hubiese un saldo al final del período, el consumo se calcularía a partir de la diferencia entre el saldo inicial más las compras y menos el saldo final: Consumo de materiales = Saldo inicial + Compras – Saldo final En este caso: Consumo de materiales = 0 + 3.000 – 0 = 3.000

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La cuenta de resultados queda así: Ventas – Consumo de materiales

7.000 3.000

= Beneficio

4.000

Obsérvese que el beneficio del balance y el de la cuenta de resultados coinciden, ya que las empresas sólo tienen un único resultado en su contabilidad externa. Nótese también que, a pesar de que se ha obtenido beneficio (4.000), la tesorería es nula, por lo que pueden aparecer problemas para atender los pagos, como consecuencia de que los clientes aún no han pagado. En este caso el flujo de caja económico coincide con el beneficio ya que no se han producido amortizaciones ni provisiones. En cambio, el flujo de caja financiero es negativo: Cobros de las actividades ordinarias – Pagos de las actividades ordinarias Flujo de caja financiero

0 –3.000 –3.000

Para cualquier empresa es imprescindible alcanzar un resultado favorable en su cuenta de resultados. Pero aún es más importante que esto se refleje en la tesorería, lo cual no siempre ocurre y puede ser causa de una suspensión de pagos. En definitiva, una cosa es vender y otra muy distinta es cobrar.

4.7. Conclusiones La cuenta de resultados es un documento contable que informa de los ingresos, los gastos y el resultado de una empresa en relación con un período determinado. El resultado es la diferencia entre los ingresos y los gastos. En este capítulo se ha diferenciado el concepto de gasto, del de pago y del de inversión. También se ha diferenciado el concepto de ingreso del de cobro. El flujo de caja económico se obtiene a partir de la cuenta de resultados al sumar a los beneficios, las amortizaciones y los deterioros. El valor añadido también se calcula a partir de datos incluidos en la cuenta de resultados. Finalmente, se ha introducido la importancia que, para toda empresa, tiene el conseguir beneficios que se materialicen en la tesorería.

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4.8. Ejercicios a resolver 4.8.1. Cuenta de resultados Calcular la cuenta de resultados de una empresa que facilita la siguiente información en relación al año anterior: Consumo de materiales Ventas Alquileres Salarios Electricidad Gastos financieros Amortizaciones

6.000 u.m. 15.000 u.m. 2.000 u.m. 4.000 u.m. 1.000 u.m. 2.000 u.m. 2.000 u.m.

También se pide calcular el flujo de caja económico y el estado del valor añadido. 4.8.2. Activos, pasivos, gastos e ingresos Indicar cuáles de los conceptos siguientes son activos, pasivos, ingresos o gastos: Consumo de materiales Maquinaria Ventas Alquileres Clientes Salarios Electricidad Proveedores Capital Gastos financieros Amortizaciones 4.8.3. Cuenta de resultados y balance Calcular la cuenta de resultados y el balance de una empresa que facilita la siguiente información en relación al último año. Los importes de activos y pasivos se refieren al último día del año: Consumo de materiales Maquinaria Ventas Alquileres Clientes

4.000 u.m. 6.000 u.m. 21.000 u.m. 4.000 u.m. 4.000 u.m.

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Salarios Electricidad Proveedores Capital Gastos financieros Amortizaciones

3.000 u.m. 2.000 u.m. 2.000 u.m. 4.000 u.m. 1.000 u.m. 3.000 u.m.

4.9. Cuestiones a resolver 1. 2. 3. 4.

¿Qué son los gastos proporcionales? ¿Qué es el flujo de caja económico? ¿Qué es el valor añadido? ¿Por qué el resultado del balance es el mismo que el de la cuenta de resultados? 5. ¿Cuáles son las diferencias entre un balance y una cuenta de resultados?

4.10. Glosario de términos utilizados en el capítulo Amortizaciones: reflejan el desgaste anual del inmovilizado material e inmaterial. Beneficio: resultado positivo ya que los ingresos superan a los gastos. Cuenta de pérdidas y ganancias: véase cuenta de resultados. Cuenta de resultados: documento contable en el que se reflejan los ingresos, los gastos y el resultado del período, ya sea beneficio o pérdida. Deterioros: reflejan la pérdida de valor no definitiva de determinados activos, tales como el inmovilizado, las existencias o los clientes, por ejemplo. Se producen cuando el precio de mercado de un inmovilizado o de las existencias cae por debajo del precio de adquisición. También se utilizan cuando un cliente suspende pagos y aparecen dudas de que se vaya a cobrar la totalidad o parte del saldo pendiente. Devengo: principio contable que indica que los ingresos y gastos deben ser imputados al período en que realmente se producen, que puede coincidir o no con el período en que se facturan o con el período en que se produce el movimiento de tesorería. Estado del valor añadido: documento contable que se prepara deduciendo de los ingresos, los consumos de materias primas y de mercancías, los servicios exteriores (agua, luz, gas, seguros) y los trabajos realizados por otras empresas (reparaciones, subcontratación). Flujo de caja económico: es el resultado más las amortizaciones y las provisiones, ya que estos últimos son gastos que no se pagan. Suele calcularse a partir del resultado de las actividades ordinarias.


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Gasto: concepto relacionado con la adquisición de bienes y servicios para su consumo sea en el proceso de producción o para terceros y relacionado con la actividad que la empresa realiza. Gastos de estructura: son todos aquellos gastos provocados por la estructura de la empresa y no imputables a las ventas. A los gastos de estructura se les llama a menudo gastos no corrientes en contraposición a los gastos proporcionales que son variables en relación a las ventas. Los sueldos de los departamentos de contabilidad, personal, gerencia son ejemplos de gastos de estructura. Gastos variables o proporcionales de comercialización: son todos los gastos de comercialización directamente imputables a las ventas, o sea los portes de venta, comisiones, etc. Gastos variables o proporcionales de fabricación: son todos los gastos de fabricación directamente imputables a las ventas, o sea la materia prima, la mano de obra directa de fábrica y los gastos directos de fabricación. Impuesto de sociedades: es el impuesto sobre el beneficio del período, que es distinto del resto de tributos que paga la empresa y que suelen tener la consideración de gastos de estructura. Inversión: se refiere a aquella parte del gasto que no se incorpora al proceso de producción de la empresa y que permanece en ella para generar nuevos recursos en futuros ejercicios. Pago: salida de tesorería. Pérdida: resultado negativo ya que los gastos superan a los ingresos. Resultado: diferencia entre los ingresos y los gastos. Si es positivo es beneficio, en caso contrario es una pérdida. Valor añadido: diferencia entre los ingresos y los consumos de materias primas y de mercancías, los servicios exteriores (agua, luz, gas, seguros) y los trabajos realizados por otras empresas (reparaciones, subcontratación). Ventas netas: incluyen los ingresos de la actividad ordinaria de la empresa de los que se deducen los descuentos y bonificaciones en factura y los impuestos sobre dichas ventas.

4.11. Bibliografía de ampliación MATEU, J.M., BELENGUER, D.; CEREZUELA, M.J. (1994). ABC de la contabilidad y las finanzas (caps. 4 y 8). Barcelona: Ediciones Gestión 2000. ROSANAS, J.M. (1992). Información contable para la toma de decisiones empresariales (cap. 3). Barcelona: Ariel.

SEGUNDA PARTE: CÁLCULO, GESTIÓN Y REDUCCIÓN DE COSTES

5 Introducción al cálculo de costes

Objetivos: Se pretende que el lector, con el estudio de este capítulo: • Entienda el significado del concepto de coste. • Conozca los principales tipos de costes: por naturaleza, fijos y variables, directos e indirectos, de oportunidad y otras clasificaciones. • Conozca para qué sirve cada tipo de coste, desde el punto de vista del cálculo de costes, de la toma de decisiones y del control de costes. • Conozca los principales métodos de valoración de existencias.

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5.1. ¿Qué es un coste? Un coste es el valor del consumo de los inputs que se precisa para poder producir unos outputs. Se trata de un concepto propio de la contabilidad interna. A pesar de que en muchos casos los costes coinciden con los gastos, se trata de dos conceptos diferentes. Los costes suelen ser mayores que los gastos debido a que hay conceptos de costes que no se consideran gastos. Veamos algunos ejemplos de costes que no son gastos: – El coste de oportunidad (véase apartado 5.5) no es un gasto, ya que no está admitido por la contabilidad externa. – La cuantificación de los deterioros (para insolvencias de clientes, por ejemplo) que permite la normativa de la contabilidad externa, suele ser más restrictiva y alejada de la realidad que la que se refleja en la contabilidad de costes. – El importe de la amortización real del inmovilizado, que es la que se usará para la estimación de costes, suele ser superior a la que se contabiliza como gasto en la contabilidad externa. – Para el cálculo de costes es frecuente la utilización del valor de reposición (véase apartado 5.7) de los inmovilizados o existencias. Este criterio de valoración no está admitido en la contabilidad externa. También hay gastos que no tienen la consideración de costes ya que estos últimos se refieren a las actividades ordinarias. Como ejemplos de gastos que no son costes se pueden citar el gasto por impuesto sobre los beneficios y los gastos excepcionales, por ejemplo. Los costes son asignados a los denominados objetos de costes que son los productos, las fases de elaboración de los productos o los centros de costes. Estos últimos son agrupaciones de costes y corresponden a departamentos dirigidos por un responsable en quien se ha descentralizado un determinado nivel de decisión para lograr los objetivos que se le han formulado.

Costes totales

=

Costes por naturaleza

=

Costes directos + indirectos

=

Costes no corrientes + variables

Figura 5.1. Igualdad de los costes totales independientemente de la clasificación utilizada.

Los costes se pueden clasificar atendiendo a criterios diversos, tales como su naturaleza, facilidad para asignarlos a los productos (directos o in-

Introducción al cálculo de costes

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directos) o la proporcionalidad en relación a las ventas (fijos o variables), por ejemplo. Seguidamente se van a exponer estas clasificaciones. Antes de desarrollarlas, es conveniente dejar claro que los costes totales de la empresa han de coincidir, independientemente de la clasificación que se use (véase fig. 5.1).

5.2. Costes por naturaleza Si se clasifican los costes según su naturaleza, se pueden agrupar en partidas tales como las siguientes: – Materias primas y otros aprovisionamientos: el cálculo del coste se obtiene multiplicando la cantidad consumida por el precio: Coste de la materia prima = Cantidad consumida X Precio La cantidad consumida incluye las mermas. Estas son materias primas y otros aprovisionamientos que se pierden como consecuencia del proceso de fabricación. De todas formas, también existe la alternativa de considerar las mermas por separado en la cuenta de resultados. En cuanto al precio, éste incluye el facturado por el proveedor, más los costes adicionales que se producen hasta que los bienes se hallen en el almacén, tales como transportes, aduanas, o seguros, por ejemplo. Cuando en el período considerado alguna materia prima ha tenido varios precios, se pueden usar diversos métodos de valoración que se exponen en el apartado 5.7. – Servicios exteriores: el coste se estima a partir de las facturas de los arrendamientos, teléfono, agua, gas, electricidad, seguros, etc. – Personal: el cálculo del coste de mano de obra se acostumbra a llevar a cabo mediante el gasto que se presenta en la contabilidad externa. Para el cálculo de costes suele ser útil la obtención del coste/hora de un empleado, que es igual a la suma de todos los costes anuales que supone dicho empleado, tales como: – – – – –

salarios (incluyendo pagas extras), seguridad social, planes de pensiones, vestuarios, primas, etc.

y dividiéndolo por el número de horas efectivamente trabajadas durante el año:

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Coste total anual del empleado Coste por hora de un empleado = Número de horas efectivamente trabajadas por el empleado – Financieros: hay que periodificarlos adecuadamente para asignar al período la parte de coste que le corresponde. – Amortizaciones y deterioros: se trata de efectuar una estimación razonable y realista del desgaste del inmovilizado (amortización) y de las pérdidas de valor que se han producido en los activos (deterioros). Para una buena parte de los costes anteriores, especialmente para los servicios exteriores, personal y financieros, se ha de efectuar la llamada periodificación. Ésta consiste en imputar a cada período los costes que le corresponden teniendo en cuenta el momento en que se produce el consumo. De este modo, el resultado del período estará formado por los ingresos y costes del mismo, que puede no coincidir con el momento del cobro o pago. Así, por ejemplo, para calcular el coste de personal de una empresa del mes de enero, se tendrán en cuenta todos los conceptos salariales del coste (sueldo bruto, coste de seguridad social, pagas extras, etc.) estén o no pagados en el propio mes de enero. En el recibo de teléfono de diciembre y enero, hay que poner la parte de diciembre dentro de los costes del año anterior; y la parte de enero dentro de los costes del año siguiente.

5.3. Costes directos e indirectos Esta clasificación es muy útil para el cálculo de costes. Para ello, se considera la posibilidad de asignar los costes a los productos. Los costes directos pueden ser asignados objetivamente y con facilidad a los productos. Por ejemplo, la materia prima, los operarios que intervienen en la fabricación de un producto, las comisiones de los vendedores, los embalajes, los transportes de venta, etc. Por su parte, aquellos costes que no pueden ser asignados de forma objetiva y con facilidad a los productos, se conocen como costes indirectos. Por ejemplo, el alquiler de las oficinas de la empresa, el personal del departamento de contabilidad, el capataz de la fábrica, etc.

5.4. Costes variables y costes fijos Los mismos costes son clasificables en variables o fijos en función de su relación con el nivel de actividad de la empresa (véase fig. 5.2). Esta clasificación es muy útil para tomar decisiones en base a los datos de costes.

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El coste fijo es aquel que no guarda, por lo general, una relación directa con el volumen de actividad, y no varía, por tanto, ante cambios en los niveles de la misma que se puedan originar dentro de un rango relevante. Ejemplos típicos de costes fijos son una buena parte de los costes de personal, amortización del inmovilizado, alquileres, etc. El coste variable, también denominado proporcional, es aquel cuyo importe depende del volumen de actividad que se prevé alcanzar. Es un coste para el que existe una correlación directa entre su importe y el volumen de actividad al que se refiere. Entre los costes variables destacan los consumos de materias primas y las comisiones de los vendedores, por ejemplo. En general, los costes directos son variables y los costes indirectos son fijos aunque hay excepciones. A modo de ejemplo, puede citarse que en muchas empresas, la energía y el pequeño utillaje suelen ser costes variables e indirectos, y, los jefes de producto y la amortización de una máquina que sólo trabajen para un producto, pueden ser costes fijos y directos. La mano de obra directa en muchas empresas es un coste fijo ya que aunque haya caídas en el nivel de actividad el coste no varía. Desde el punto de vista de los costes unitarios (o sea costes por unidad de producto) existen importantes diferencias entre costes fijos y costes variables: – El coste fijo por unidad de producto se reduce a medida que se incrementan las unidades producidas, al repartir los costes fijos entre un mayor número de unidades. Este proceso se denomina economías de escala. – El coste variable por unidad es constante, aunque aumente el número de unidades producidas. De todas formas, es frecuente que los proveedores de materias primas, por ejemplo, ofrezcan descuentos o bonificaciones a medida que aumenta el volumen de compra. Costes

Costes variables

Costes fijos Actividad Figura 5.2. Costes fijos y variables.

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5.5. Costes de oportunidad Los costes de oportunidad se utilizan para tomar decisiones óptimas en materia de costes. Estos costes se refieren a consumos reales, pero que no son objeto de facturación ni de pago. Los más habituales son los correspondientes al trabajo gratuito efectuado por familiares del propietario de una empresa, o los alquileres no facturados de locales propiedad de los accionistas, o los costes financieros de fondos prestados por los accionistas y por los que no se paga interés alguno. Otro ejemplo de coste de oportunidad se produce cuando una empresa tiene que renunciar a determinados ingresos para poder atender un pedido especial. En este caso, al calcular el coste del pedido especial habría que añadir, como costes, los ingresos a los que se ha tenido que renunciar. Los costes de oportunidad suelen valorarse de acuerdo con el precio de mercado del input consumido. Hay empresas que calculan el valor añadido económico. Para ello, deducen del beneficio antes de intereses (una vez restados los impuestos) el coste de oportunidad financiero. Éste se calcula aplicando a los activos que utiliza la empresa una tasa equivalente al coste de oportunidad de los accionistas. De esta forma se puede obtener el denominado valor añadido económico (o EVA, del inglés Economic Value Added): Beneficio antes de intereses (BAI) – Coste de oportunidad financiero Valor añadido económico (EVA) Por ejemplo, si los activos que utiliza la empresa ascienden a 1.000 u.m. y el coste de oportunidad de los accionistas es del 12% anual, el coste de oportunidad financiero de esta empresa asciende a 120 u.m. Ésta es la cantidad que se deducirá del BAI (en este caso beneficio antes de intereses) para obtener el EVA.

5.6. Costes controlables e incontrolables Un coste controlable es el que puede ser modificado por el responsable correspondiente. Por ejemplo, si el director de una sucursal bancaria tiene capacidad de decisión sobre los tipos de interés con que retribuye a sus depositantes, los intereses que les paga son costes controlables. En cambio, si la central le repercute a la oficina los costes de administración de los servicios centrales, éstos son costes incontrolables para el director de la sucursal. La clasificación entre costes controlables y costes incontrolables es adecuada cuando se trata de controlar costes y, sobre todo, de motivar y evaluar personas.

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5.7. Métodos de valoración de existencias Las existencias de materias primas y otros aprovisionamientos que una empresa tiene pueden valorarse con diversos métodos entre los que destacan los siguientes: – FIFO (First In First Out, Primer Entrado Primer Salido): el valor de las unidades consumidas es el correspondiente a las primeras que entraron en el almacén. – LIFO (Last In First Out, Último Entrado Primer Salido): el valor de las unidades consumidas es el correspondiente a las últimas que entraron en el almacén. – HIFO (High In First Out, Más Alto Entrado Primer Salido): el valor de las unidades consumidas es el correspondiente a las de precio más elevado, de las que entraron en el almacén. – Precio medio ponderado: el valor de las unidades consumidas es el correspondiente al precio promedio de las que han habido en el almacén durante el período. – NIFO (Next In First Out, Próximo Entrado Primer Salido): el valor de las unidades consumidas es el correspondiente a las que entrarán a continuación, es decir, el valor de reposición. – Estándar: el valor de las unidades consumidas se fija antes del inicio del ejercicio contable correspondiente. De esta forma, se podrán identificar las desviaciones entre los precios previstos o estándar y la realidad. Lógicamente, en función del método de valoración que se use se influirá en el importe de las existencias y en el coste de las materias primas consumidas y, por tanto, también en el resultado de la empresa. Ejemplo: Supóngase una empresa que facilita los datos siguientes: Fecha

Concepto

Unidades Valor Precio unitario

01-03-X1

Existencias iniciales

100

03-03-X1

Compras

300

10-03-X1

Consumos

320

15-03-X1

Compras

420

20-03-X1

Consumos

200

20 6.150

20,50

9.534

22,70

Se trata de hallar el valor de los consumos y de la existencia final según los criterios: precio medio ponderado, Fifo y Lifo.

70


a) Precio medio ponderado Fecha Concepto

Entradas

Salidas

Unid. Valor Unid.

Saldo

Valor

01-03 Existencia inicial 03-03 Compras

300

6.150

10-03 Consumos 15-03 Compras

420

320

6.520

200

4.466(4)

9.534

20-03 Consumos Total

(2)

720 15.684

Unid. Precio unit.

Total

100

20

400

20,375(1)

8.150

20,375

1.630

80

2.000

500

22,328(3)

300

22,328

11.164 6.698,4

520 10.986

(1) Existencia inicial = 100 unidades; precio unitario = 20 u.m./ud. Compras = 6.150 u.m. Saldo = 100 ud. + 300 ud. = 400 ud. Precio unitario = ((100 ud. × 20 u.m./ud.) + 6.150 u.m.)/ 400 ud. = 20,375 u.m./ud. (2) Coste de las salidas = 320 ud. × 20,375 u.m./ud. = 6.520 u.m. (3) Saldo = 80 ud. a un precio de 20,375 u.m./ud. Compras = 9.534 u.m. Saldo = 500 ud. Precio unitario = ((80ud. × 20,375 u.m./ud.) + 9.534 u.m.)/500 ud. = 22,328 u.m./ud. (4) Coste de las salidas = 200 ud. × 22,328 u.m./ud. = 4.466 u.m.

b) Fifo Fecha Concepto

Entradas

Salidas

Unid. Valor Unid.

Valor


300

6.150


320 420

9.534


6.510(1)

Total

100

20

400

100 u. a 20 300 u. a 20,5

8.150

80

20,50

1.640

500 200

720 15.684

Saldo Unid. Precio unit.

4.364(2) 300

2.000

80 u. a 20,5 420 u. a 22,7 11.174 22,7

6.810

520 10.874

(1) Coste de los materiales = (100 ud. × 20 u.m./ud.) + (220 ud. × 20,50 u.m./ud.) = 6.510 u.m. (2) Coste de los materiales = (80 ud. × 20,50 u.m./ud.) + (120 ud. × 22,70 u.m./ud.) = 4.364 u.m.

71


c) Lifo Fecha Concepto

Entradas

Salidas

Unid. Valor Unid.

Valor


300

6.150


320 420

9.534


6.550(1)

Unid. Precio unit.

Total

100

20

2.000

400

100 u. a 20 300 u. a 20,5

8.150

20

1.600

80 500

200 720 15.684

Saldo

4.540(2) 300

80 u. a 20 420 u. a 22,7 11.134 80 u. a 20 220 u. a 22,70

6.594

520 11.090

(1) Coste de los materiales = (300 ud. × 20,50 u.m./ud.) + (20 ud. × 20 u.m./ud.) = 6.550 u.m. (2) Coste de los materiales = (200 ud. × 22,70 u.m./ud. ) = 4.540 u.m.

A modo de resumen, en el cuadro siguiente se puede comprobar las diferencias en los valores finales de las existencias según cada uno de los tres métodos de valoración de existencias. En este ejemplo, el método que da un valor final más elevado es el Fifo, seguido del precio medio ponderado. Por tanto, con el método Fifo la empresa presentará un menor valor del consumo de materias primas y, por tanto, un mayor beneficio, o unas pérdidas menores. Método

Existencias finales Cantidad

Precio unitario

Valor

Precio medio ponderado 300 22,328 6.698,4 FIFO 300 22,7 6.810 LIFO 300 (80 u. a 20) y (220 u. a 22,70) 6.594

5.8. Conclusiones En este capítulo se ha introducido el concepto de coste y se ha diferenciado en relación al concepto de gasto. También se han expuesto diversas clasificaciones de costes a utilizar en función del objetivo perseguido: – Objetivo de cálculo de costes: – Costes por naturaleza – Costes directos-indirectos

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– Objetivo de toma de decisiones: – Costes variables-fijos – Costes de oportunidad – Objetivo de control de costes: – Costes controlables-incontrolables Tal y como se ha indicado, los costes totales que tiene una empresa en un período determinado deberían coincidir en cada una de las clasificaciones expuestas. Finalmente, se han expuesto los principales métodos que se pueden utilizar para la valoración de las existencias. En función del método que se use se puede influir en el coste de las materias primas consumidas, en el valor de las existencias finales y también en el resultado del período.

5.9. Ejercicios a resolver 5.9.1. Costes fijos y costes variables Seguidamente, se facilitan datos de costes, referidos al ejercicio recién finalizado, de una fábrica con el fin de proceder a clasificarlos en función de su variabilidad respecto a la actividad, es decir, se trata de indicar cuáles son fijos y cuáles son variables: Unid. monetarias – Consumos de materias primas – Sueldos y seguridad social del personal de administración y dirección – Consumos de material de oficina – Descuentos comerciales concedidos a clientes – Comisiones de los vendedores – Gas – Subcontratación de actividades de fabricación – Publicidad – Gastos financieros – Aceite de la maquinaria de fabricación – Teléfono – Sueldos y seguridad social operarios de fabricación – Sueldos y seguridad social de los capataces – Costes varios – Alquileres – Amortización de la maquinaria de fabricación Total costes

6.100.000 6.800.000 600.000 400.000 7.200.000 3.400.000 12.200.000 14.200.000 3.400.000 100.000 1.900.000 18.500.000 11.200.000 1.600.000 82.400.000 4.300.000 174.300.000

73


Se facilita la siguiente información sobre el mismo período: Ingresos totales 152.000.000 También se le pide que calcule la cuenta de resultados. 5.9.2. Costes directos y costes indirectos A partir de los datos del ejercicio anterior, se trata ahora de clasificar los costes en directos e indirectos en relación a los productos que fabrica la empresa. 5.9.3. Gasto-coste-pago Indique en relación con los conceptos siguientes: ¿cuáles son gastos?, ¿cuáles son costes? y ¿cuáles son pagos?: Gasto

Coste

Pago

• Dividendos de los accionistas • Sueldos de los operarios de fábrica • Almacén propiedad de los socios que ceden su uso a la empresa a título gratuito • Robo de productos del almacén • Impuesto sobre sociedades • Menos ingresos producidos como consecuencia de la aceptación de un pedido especial • Materiales valorados al valor de reposición • Utilización de fondos propios para financiar las actividades de la empresa • Impuesto sobre el valor añadido incluido en las facturas de proveedores

5.9.4. Métodos de valoración de existencias Se trata de calcular, con los métodos Fifo, Lifo y precio medio ponderado, el valor de los consumos de materiales y el de la existencia final de una empresa que facilita los datos siguientes:

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Fecha

Concepto

Unidades Precio total Precio unit.

01-05-X1 Existencias iniciales

400

08-05-X1 Compras

100

13-05-X1 Consumos

300

15-05-X1 Compras

200

28-05-X1 Consumos

300

80 7.500

75

14.000

70

5.10. Cuestiones a resolver 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

¿Cuáles son las diferencias entre coste y gasto? Ponga ejemplos de costes clasificados según su naturaleza. ¿Cuáles son las diferencias entre coste variable y coste fijo? ¿Cuáles son las diferencias entre costes directos y costes indirectos? Cite ejemplos de costes variables que sean indirectos. Cite ejemplos de costes fijos que sean directos. ¿Qué son los costes de oportunidad? ¿Cómo se valoran los costes de oportunidad? Ponga ejemplos. ¿Cuáles son las principales diferencias entre cada uno de los métodos de valoración de existencias? ¿Bajo qué objetivo es conveniente calcular los costes controlables?

5.11. Glosario de términos utilizados en el capítulo Centro de coste: parte de la empresa a la que se asignan determinados costes cuya gestión depende directamente de su responsable. Coste: es el valor del consumo de inputs que se precisa para poder producir unos outputs. Se trata de un concepto propio de la contabilidad interna. Coste controlable: es el coste que puede ser modificado por el responsable correspondiente de un centro de coste o departamento. Coste de oportunidad: coste que se refiere a consumos reales, pero que no son objeto de facturación ni de pago. Coste directo: coste que puede ser asignado de forma inequívoca y directa al objetivo de coste. Se controla de forma individualizada y es causado por la propia existencia del objetivo de coste. Coste fijo: coste que no varía al modificarse el nivel de actividad de la empresa, dentro de un determinado intervalo de actividad.


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Coste incontrolable: coste que no puede ser modificado por el responsable de un centro de coste o departamento. Coste indirecto: coste que no puede ser asignado directamente al objetivo de coste. Su asignación al objetivo de coste no se controla de forma individualizada, por lo que no existe una relación específica entre el input y el output. Coste proporcional: véase coste variable. Coste variable: coste cuyo importe depende del volumen de actividad que se prevé alcanzar. Coste para el que existe una correlación directa entre su importe y el volumen de actividad al que se refiere. Estándar: previsto. EVA: véase valor añadido económico. FIFO: método de valoración de existencias que valora las unidades consumidas en base a las primeras que entraron en el almacén. Gasto excepcional: gasto que se produce por actividades atípicas de la empresa. HIFO: método de valoración de existencias que valora las unidades consumidas en base a las más caras que entraron en el almacén. LIFO: método de valoración de existencias que valora las unidades consumidas en base a las últimas que entraron en el almacén. Mermas: materiales que se pierden durante el proceso de fabricación, como consecuencia de las características del mismo. NIFO: método de valoración de existencias que valora las unidades consumidas en base a las próximas que entrarán en el almacén. Objetos de coste: son los destinatarios de los costes, ya sean los productos, los centros de costes o las fases de elaboración de los productos. Pago: salida de tesorería. Periodificación: imputación de los ingresos y gastos en el período en el que realmente tienen lugar. Precio medio ponderado: método de valoración de existencias que valora las unidades consumidas en base al precio promedio de las que ha habido en el almacén durante el período. Valor añadido económico: resultado que se obtiene si se considera como coste financiero el coste de oportunidad de los activos que utiliza la empresa. Valor de reposición: próximo precio de adquisición de un bien.

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5.12. Bibliografía de ampliación AMAT, O.; SOLDEVILA, P. (1997). Contabilidad y gestión de costes (cap. 1). Barcelona: Ediciones Gestión 2000. BLANCO, F. (1993). Contabilidad de costes y de gestión (caps. 1 al 4). Bilbao: Deusto. RIPOLL, V. (coordinador) (1993). Introducción a la contabilidad de gestión: Cálculo de costes (cap. 1). Madrid: McGraw Hill.

6 Sistemas de cálculo de costes: Costes parciales

Objetivos: Se pretende que el lector, con el estudio de este capítulo: • Sepa calcular costes con los sistemas de costes parciales: costes directos y costes variables. • Sepa calcular y analizar el punto de equilibrio de una empresa. • Sepa utilizar la técnica del análisis coste-volumen-beneficio.

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6.1. Sistemas de cálculo de costes Los sistemas de costes son los métodos que se pueden utilizar para conocer los costes de los distintos productos y determinar el resultado del período. El sistema de costes que elige una empresa depende, entre otras variables, de las características de la misma, del sector de actividad en el que opera, de los objetivos que se pretende alcanzar con el sistema y del coste que se esté dispuesto a soportar. Los sistemas de cálculo de costes pueden clasificarse atendiendo a diversos criterios, pero el criterio más utilizado es según los costes que se imputan a los productos: – Sistema de costes parciales: Se imputan una parte de los costes de la empresa: – Sistema de costes directos: Se imputan solamente los costes directos. – Sistema de costes variables: Se imputan solamente los costes variables. – Sistema de costes completos: Se imputan la totalidad de los costes. Seguidamente, se exponen los principales sistemas de costes parciales.

6.2. Sistema de costes directos El sistema de costes directos es un sistema de costes parciales ya que imputa a los productos solamente una parte de los costes. Al utilizar el sistema de costes directos o direct costing para el cálculo del coste de un producto o servicio, se tienen en cuenta sólo aquellos costes que son directamente asignables (con criterios objetivos) al producto o servicio correspondiente. Así, en una empresa industrial se tendrán en cuenta los costes de las materias primas que se precisan para la fabricación del producto. En algunos casos, también se tendrán en cuenta los costes correspondientes a la mano de obra directa (la que interviene directamente en la elaboración del producto) y los costes directos de comercialización, tales como las comisiones y los transportes, por ejemplo. En una empresa comercial, los costes directamente asignables al producto son los costes de las mercancías vendidas. Con este sistema se puede obtener la cuenta de resultados por producto, muy útil para analizar el margen de contribución (ventas menos costes directos) que genera cada producto. Ejemplo: Supongamos una empresa que en el último ejercicio ha tenido unas ventas de 1.500 millones de u.m. (500 del producto A, 400 del producto B y

79

Sistemas de cálculo de costes: costes parciales

600 del C), los precios unitarios de venta han sido de 5 millones de u.m. para A, 8 millones de u.m. para B, y 6 millones de u.m. para C. Los costes que se han producido son:

Costes directos de producto

A

B

C

Total

400

500

200

1.100

Costes indirectos

450

La cuenta de resultados de la empresa se acompaña en la figura 6.1:

Ventas – Costes directos de producto = Margen de contribución

A

B

C

Total

500

400

600

1.500

–400

–500

–200

–1.100

100

–100

400

400

– Costes indirectos

–450

= Resultado

–50

Figura 6.1. Cuenta de resultados con el modelo de costes directos.

Para calcular el precio de coste unitario necesitamos conocer las unidades vendidas, ya que según el modelo de costes directos: Costes directos del producto

Precio de coste unitario =

Número de unidades vendidas del producto Si se han vendido 100 unidades de A, 50 de B y 100 de C: A

B

C

Costes directos de producto

400

500

200

Número de unidades vendidas

100

50

100

4

10

2

Precio de coste unitario

El precio de coste unitario es el precio de venta mínimo de cada producto que se precisa facturar para cubrir los costes directos.

80


6.3. Sistema de costes variables Otro sistema de costes parciales es el denominado sistema de costes variables, que imputa al producto sus costes variables o proporcionales. Los costes variables más habituales que se suelen imputar al producto con este sistema son por ejemplo, las materias primas, envases, embalajes, horas extra y comisiones de vendedores. Un coste que hace diferente a este sistema del de los costes directos es el correspondiente a la mano de obra directa, ya que en muchos casos no es un coste variable. Con este sistema, la cuenta de resultados tiene el formato del ejemplo de la figura 6.2, en la que aparece el margen bruto, que es la diferencia entre las ventas y los costes variables. Como se desarrolla en el capítulo 8, este tipo de información es útil para la toma de decisiones relacionadas con la eliminación de productos. Por ejemplo, para el producto 1 de la figura 6.2 puede estudiarse su posible eliminación si no se dispone de otra información y no hay posibilidad de mejorar sus resultados. Total Producto 1 Producto 2 ... Producto N Ventas 80 – Costes variables –70

30 –40

40 –29

10 –1

Margen bruto – Costes fijos

+10 –15

–10

+11

+9

Resultado

–5

Figura 6.2. Cuenta de resultados con el sistema de costes variables.

6.4. El punto de equilibrio y el análisis coste-volumenbeneficio Cuando una empresa utiliza el sistema de costes variables puede calcular el denominado punto de equilibrio y evaluar la toma de decisiones con el análisis coste-volumen-beneficio. Se entiende por punto de equilibrio, punto muerto o umbral de rentabilidad, aquella cifra de ventas en que la empresa ni pierde ni gana; es decir, cuando la empresa cubre únicamente todos sus costes. Evidentemente, para una empresa es muy importante saber dónde está su punto de equilibrio, pues si no vende por encima de él es seguro que tendrá pérdidas y, en la medida en que venda por encima de él, tendrá beneficios. El punto de equilibrio se puede expresar en unidades de producto o bien en unidades monetarias. Además, el punto de equilibrio puede calcularse tanto para la totalidad de la empresa, como para un servicio o producto concreto. Elementos que intervienen en el cálculo del punto de equilibrio:


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Los conceptos que se manejan y, por tanto, se deben tener claros para calcular el punto de equilibrio son: – – – –

Cifra de ventas. Es decir, el importe de las ventas. Costes fijos. Costes variables. Unidades vendidas. Es la cantidad que se vende. Si se expresa en unidades de producto, será la cantidad de productos vendidos. Si se expresa en unidades monetarias, coincidirá con el importe de las ventas.

Para el cálculo del punto de equilibrio se utiliza una fórmula que permite obtener directamente la venta que se debe realizar para no perder ni ganar, es decir, para que el resultado sea cero. Dicha fórmula es la siguiente: Punto de equilibrio = en u. m.

Costes fijos del período 1–Tanto por uno de costes variables sobre ventas

El punto de equilibrio también se puede calcular en unidades a vender si el denominador de la fórmula anterior se sustituye por el margen bruto que se obtiene por unidad de producto vendida: Punto de equilibrio = en unidades

Costes fijos del período Precio unitario de venta – Coste variable unitario

El analisis del punto de equilibrio se refiere normalmente a períodos anuales, pero se puede hacer también para períodos mensuales, semanales o diarios. Ejemplo: Una empresa tiene unas ventas de 1.000 u.m., los costes fijos son de 300 u.m. y los variables de 500 u.m. Es decir, los costes fijos suponen el 30% de las ventas y los variables el 50%. El punto de equilibrio sería: Punto de equilibrio = 300 / (1– 500/1.000) = 300 / 0,50 = 600 u.m. Por tanto, tendrá que vender por valor de 600 para no obtener ni beneficios ni pérdidas. Esto se puede comprobar fácilmente mediante el siguiente razonamiento: – Los costes variables suponen el 50% de las ventas. Por tanto, si vende 600, los costes variables ascenderán a 300. – Los costes fijos serán de 300, que sumados a los 300 de costes variables serán 600, que es lo que daba la fórmula como punto de equilibrio.

82


6.4.1. El caso de los productos con costes variables distintos Cuando una empresa produce diversos productos con diferente proporción de costes variables, el problema se complica ya que para poder aplicar la fórmula del punto de equilibrio se precisa una sola tasa de costes variables sobre ventas. Para resolver esta situación, existen varias alternativas entre las que destacan las siguientes: – Calcular la media de los costes variables sobre ventas suponiendo una determinada participación de cada producto en las ventas totales. – Calcular el punto de equilibrio en forma de intervalo en el que el nivel máximo se produce si se vende solamente el producto con más costes variables y el nivel mínimo se produce si se vende solamente el producto con menos costes variables. Veamos las alternativas anteriores con la ayuda de un ejemplo. Supóngase una empresa que vende tres familias de productos y facilita la información siguiente: – Los costes fijos del período ascienden a 500. – Los costes variables de la familia A representan el 20% de las ventas, los de la familia B el 30% de las ventas y los de la familia C el 50% de las ventas. – La participación de cada familia en las ventas se estima en los porcentajes siguientes: Porcentaje de ventas A B C Total

20 % 40 % 40 % 100 %

Para calcular el punto de equilibrio, puede calcularse el peso de los costes variables en base a la media ponderada de coste variable en función de las ventas de cada familia de productos. Media ponderada de costes variables sobre ventas = 20 × 0,20 + 30 × 0,40 + 50 × 0,4 = 36 Por tanto, si se considera que la media ponderada de los costes variables sobre las ventas es del 36%, el punto de equilibrio ascenderá a:


83

Punto de equilibrio = 500 / 1 – 0,36 = 781,25 Otra alternativa para obtener el punto de equilibrio consiste en utilizar el porcentaje de coste variable de la familia de productos que lo tenga más alto y el de la familia que lo tenga más reducido: Punto de equilibrio (familia C) = 500 / 1 – 0,50 = 1.000 Punto de equilibrio (familia A) = 500 / 1 – 0,20 = 625 Según esta segunda alternativa, el punto de equilibrio estará entre 625 y 1.000 en función de cómo evolucionen las ventas de cada familia de productos en el conjunto total. Ejemplo: Cálculo del punto de equilibrio con dos tipos de producto: Supóngase un hotel con 80 habitaciones que para el año próximo tiene las previsiones siguientes: – Precio de venta por día neto de la habitación: 8.000 u.m. la habitación individual y 10.000 u.m. la habitación doble. – Costes variables por día: 800 u.m. la habitación individual y 1.100 u.m. la habitación doble. – Margen diario de la habitación: 7.200 u.m. la habitación individual y 8.900 u.m. la habitación doble. – Se prevé que el 80% de las habitaciones ocupadas lo serán en régimen individual y el resto serán en habitación doble. Por tanto, el margen promedio por habitación será: Margen promedio = 7.200 u. m. × 0,80 + 8.900 u. m. × 0,20 = 7.540 u. m. – Los costes de estructura se estima que ascenderán a 142.000.000 u.m. Para tener un beneficio cero se precisa conseguir el siguiente número de habitaciones vendidas: Punto de equilibrio = Costes fijos / Margen por habitación = = 142.000.000 / 7.540 = 18.833 habitaciones /año Punto de equilibrio diario = Punto de equilibrio anual / 365 días = = 18.833 / 365 = 52 habitaciones/día

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Por tanto, para cubrir todos los gastos se precisa ocupar 52 habitaciones por día, lo que representa un 65% de ocupación (42 habitaciones individuales y 10 habitaciones dobles). 6.4.2. Análisis coste-volumen-beneficio El análisis coste-volumen-beneficio es una técnica que aporta información para evaluar las consecuencias que tiene para los costes y los resultados la existencia de diferentes volúmenes de actividad. Así, permite conocer el resultado que conseguirá la empresa con el nivel de ventas previsto, dados unos costes fijos y un porcentaje de costes variables sobre las ventas. También aporta información sobre los efectos que tienen para el resultado los distintos niveles de ventas. Una vez la facturación supera el punto de equilibrio, cada incremento de ventas genera un incremento mucho mayor de beneficio. Esta situación se conoce como apalancamiento operativo y es consecuencia de la dilución de los costes fijos al repartirlos entre un importe mayor de ventas. Supóngase una empresa que tiene unos costes fijos de 500 y unos costes variables del 40%. El punto de equilibrio será: Punto de equilibrio = 500 / 1 – 0,40 = 833 u. m. Si las ventas ascienden a 833, el beneficio será igual a 0. En cambio, si las ventas son un 10 % mayores, es decir, 916, el beneficio será: Cuenta de resultados Ventas Costes variables Costes fijos Beneficio

916 –366 –500 50

Si las ventas son un 10% mayores que 916, es decir 1.007, el beneficio será: Cuenta de resultados Ventas Costes variables Costes fijos Beneficio

1.007 –403 –500 104


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Por tanto, un incremento de las ventas del 10% (de 916 a 1.007) ha supuesto un incremento del beneficio de más del 100% (de 50 a 104). Esto es consecuencia del apalancamiento operativo, que significa que cuando una empresa está cerca de su punto de equilibrio, cualquier incremento de ventas se traduce en un incremento mucho mayor del beneficio. El análisis coste-volumen-beneficio también sirve para analizar las variaciones que se producen en el punto de equilibrio como consecuencia de modificar los costes fijos y el porcentaje de costes variables sobre las ventas.

6.5. Conclusiones Los sistemas de costes parciales (costes directos o costes variables) facilitan información para valorar las existencias. Esta información es requerida por la contabilidad financiera a fin de poder preparar las cuentas anuales. La utilización del sistema de costes variables permite conocer hasta dónde se puede rebajar el precio de un pedido sin perder dinero (ya que el precio del producto tiene que ser como mínimo la suma de sus costes variables). De todas formas, en este tipo de decisiones se tiene que tener en cuenta la utilización de la capacidad productiva de la empresa, ya que sólo serán válidas cuando ésta no utiliza toda su capacidad productiva. Además se tiene que asegurar que el resto de costes (fijos o de estructura) serán cubiertos por los otros pedidos. En el caso específico del sistema de costes variables, se obtienen datos muy útiles para la toma de decisiones tales como, por ejemplo, la eliminación de productos o la fijación de precios de venta mínimos. Entre las principales ventajas de los sistemas de costes parciales destacan su simplicidad, en relación con otros sistemas de costes, y que consecuentemente son más baratos como sistema de información. En contrapartida, el principal inconveniente es la ausencia de análisis de ciertos costes, los indirectos esencialmente, que en muchos casos están experimentando crecimientos significativos. Los sistemas de costes parciales son útiles para empresas en las que los costes que dejan de imputarse con estos sistemas son poco significativos. Nos estamos refiriendo a empresas comerciales tales como cadenas de supermercados, hipermercados, empresas de import-export o distribuidoras. En estas empresas, los costes directos, sobre todo los materiales o las mercaderías, representan la mayor parte de los costes. Dado que se imputan menos costes a los productos, con estos sistemas se reduce el valor de las existencias finales, en comparación con los sistemas de costes completos. Por tanto, utilizando un sistema de costes parciales se obtiene un menor beneficio o unas pérdidas mayores, ya que se consideran como costes del período una parte mayor de los costes.

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6.6. Ejercicios a resolver 6.6.1. Empresa AB Se trata de calcular con el sistema de costes directos la cuenta de resultados y el coste de los dos productos que fabrica una empresa que facilita la siguiente información: – El número de unidades producidas es de 900 del producto 1 y de 100 del producto 2. – El coste unitario de materia prima es de 10 u.m. para el producto 1 y 5 u.m. para el producto 2. – El coste unitario de mano de obra directa es de 2 u.m. para el producto 1 y 4 u.m. para el producto 2. – Los costes indirectos de la empresa son de 5.850 u.m. 6.6.2. Auxiliar de Automoción Se trata de una empresa que facilita la información siguiente: Costes variables Costes fijos

–4.771.082.790 u. m. (50%) –3.399.584.790 u. m.

Total costes Ventas previstas

–8.170.667.580 u. m. +9.542.165.580 u. m.

Resultado previsto

+1.371.498.000 u. m.

El precio de venta medio por pieza es de 5.180 u.m. Se trata de responder a las cuestiones siguientes: 1) ¿Cuántas piezas se deben vender para cubrir costes? 2) ¿Cuántas u.m. hay que vender para cubrir costes? 6.6.3. Calderería industrial Esta empresa está interesada en saber cuáles de sus costes son susceptibles de imputación directa a cada una de las calderas que produce bajo pedido. Para ello, le facilita la siguiente relación de clases de costes: Sueldo de la gerencia Materias primas Mantenimiento de maquinaria de fabricación Mano de obra directa de fabricación Amortización del sistema informático

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Encargado de la fábrica Transportes de compras Transportes de ventas Mano de obra de administración Comisiones de los vendedores Subcontrataciones de fabricación Delineantes de las calderas Costes financieros Amortizaciones de maquinaria de fabricación Alquiler del local que ocupa la empresa Alquiler de maquinaria para un determinado pedido 6.6.4. Instalaciones de Verdad Se trata de una empresa que se dedica a la producción e instalación bajo pedido de equipos de aire acondicionado industrial. El ciclo productivo dura 7 meses, de los cuales 4 corresponden a la producción. La gerencia está preocupada por las elevadas pérdidas que está generando la empresa, como se puede comprobar en la figura 6.3. Otro motivo de preocupación es que, como consecuencia de sus elevados precios de venta, a lo largo de los dos últimos años sólo ha conseguido que le acepten el 10% de los presupuestos que ha cotizado a los clientes. El precio de venta que cotiza la empresa, lo fija a partir de la estimación previsional del coste de los materiales y de la mano de obra directa a los que añade un 100% en concepto de coste de estructura. Sin embargo, parece ser que en la práctica las previsiones de costes de materiales y de mano de obra directa sufren variaciones muy importantes, por errores en las previsiones. Un estudio de mercado reciente ha señalado que los precios de venta que cotiza la empresa son un 20% superiores a los de sus mejores competidores, suponiendo los mismos niveles de calidad. Recientemente, el director administrativo-financiero ha confeccionado un estudio que demuestra que con el nivel de actividad que tiene la empresa desde hace algunos años, podría reducir la mano de obra de administración y el resto de costes de estructura en 5 y 15 millones de u.m., respectivamente.

Ventas – Materiales – Mano de obra de fábrica e instalación – Mano de obra de administración – Resto de estructura Resultado

Total 180 –80 –90 –20 –40 –50

Figura 6.3. Cuenta de resultados de Instalaciones de Verdad (datos en millones de u.m.).

88


A lo largo del último ejercicio, la empresa ha trabajado en 4 pedidos que ya ha entregado a los clientes; y de los que dispone de información detallada sobre los precios de venta y consumo de materiales para cada pedido: Pedido 1 Ventas – Materiales

50 –25

Pedido 2 20 –12

Pedido 3 70 –30

Pedido 4 40 –13

También dispone de información detallada sobre el reparto del coste de la mano de obra directa entre los distintos pedidos. En este cálculo no se ha incluido el coste correspondiente a las horas en las que los empleados han estado parados por falta de pedidos (que ha ascendido a 50 millones de unidades monetarias): Pedido 1 Mano de obra directa

8

Pedido 2

Pedido 3

Pedido 4

15

5

12

Basándonos en la información anterior, se trata de: – Calcular el margen de contribución de cada pedido. – Calcular la cuenta de resultados por pedido de la empresa. – Formular recomendaciones a la vista de los cálculos anteriores.

6.7. Cuestiones a resolver 1. Cite ejemplos de costes que se pueden imputar con criterios objetivos al producto. 2. ¿Qué tratamiento se da a los costes indirectos en el sistema de costes directos? 3. ¿En qué se diferencian el sistema de costes directos y el de costes variables? 4. ¿Para qué se utiliza la técnica del análisis coste-volumen-beneficio? 5. ¿Cómo se calcula el umbral de rentabilidad de una empresa? 6. ¿Cómo se calcula el umbral de rentabilidad cuando los diversos productos de la empresa tienen porcentajes diferentes de costes variables sobre ventas? 7. ¿Qué es el margen bruto? 8. ¿Qué es el margen de contribución?


89

6.8. Glosario de términos utilizados en el capítulo Análisis coste-volumen-beneficio: es una técnica que aporta información para evaluar las consecuencias que tiene para los costes y los resultados la existencia de diferentes volúmenes de actividad. Apalancamiento operativo: dilución de los costes fijos al repartirlos entre unas ventas mayores. Direct costing: sistema de cálculo de costes que imputa a los productos o servicios aquellos costes que les son directamente asignables con criterios objetivos. Margen bruto: diferencia entra las ventas y los costes variables. Margen de contribución: diferencia entre las ventas y los costes directos. Punto de equilibrio: también denominado punto muerto o umbral de rentabilidad, es la cifra de ventas que permite cubrir todos los costes de la empresa. Punto muerto: véase punto de equilibrio. Sistema de costes completos: sistema de cálculo de costes que imputa a los productos la totalidad de los costes de la empresa. Sistema de costes directos: véase direct costing. Sistema de costes parciales: sistema de cálculo de costes que imputa a los productos una parte de los costes de la empresa. Sistema de costes variables: sistema de cálculo de costes que imputa a los productos o servicios aquellos costes variables que les son directamente asignables con criterios objetivos. Umbral de rentabilidad: véase punto de equilibrio.

6.9. Bibliografía de ampliación ÁLVAREZ, J. y otros (1993). Introducción a la contabilidad de gestión. Cálculo de costes (págs. 153 a 178). Madrid: Mc Graw Hill. AMAT, O.; SOLDEVILA, P. (1997). Contabilidad y gestión de costes (caps. 2 y 3). Barcelona: Ediciones Gestión 2000. PEREIRA, F.; BALLARÍN, E.; ROSANAS, J.M.; VÁZQUEZ-DODERO, J.V. (1984). Contabilidad para dirección (cap. 3, segunda parte). Pamplona: Ediciones Universidad de Navarra, S.A.

7 Sistemas de cálculo de costes: Costes completos

Objetivos: Se pretende que el lector, con el estudio de este capítulo: • Comprenda las diferencias entre un sistema de costes parciales y uno de costes completos. • Sepa imputar costes indirectos a través de tasas. • Entienda el funcionamiento del sistema de las secciones homogéneas y sepa calcular el coste de un producto con este sistema. • Entienda el funcionamiento del sistema ABC y sepa calcular el coste de un producto con este sistema.

92


7.1. Coste parcial y coste completo Un sistema de costes parciales es de gran utilidad para aquellas empresas en las que los costes directos o los costes variables representan una parte muy significativa de la totalidad de los costes. También es aconsejable para aquellas empresas que desean un sistema de costes barato y sencillo. Sin embargo, la información que facilita un sistema de costes parciales puede ser insuficiente para aquellas empresas en las que se desee conocer de forma más exacta la repercusión de los costes indirectos en cada producto. Esta deficiencia afecta especialmente a las empresas que trabajan por proceso. El sistema de costes completos incluye dentro del coste del producto todos los costes, tanto los directos como los indirectos. Además, aporta una mayor calidad de la información que afecta a los costes indirectos. Sin embargo, al aumentar la complejidad se incrementa el coste del sistema de costes. Esto puede justificarse a medida que los costes indirectos sean más significativos en la empresa. El sistema de costes completos suele aplicarse en empresas que operan en sectores tales como el industrial (textil, automóvil, agroalimentario, conservero, petrolífero, químico, cementero,...) y el de servicios (hospitales,...). Estas empresas suelen realizar producciones masivas de unidades similares y el sistema de costes completos aporta información sobre el coste del proceso. Una de las prácticas más comunes para la imputación de costes indirectos a los productos es a través de la utilización de tasas. La selección del tipo de tasa se hace teniendo en consideración aspectos tales como la dificultad que entrañe su utilización y su importancia en relación con los costes. También se intenta que el criterio seleccionado se base en una variable en la que exista una relación causa-efecto entre su evolución y los costes indirectos. Por ello, se suelen utilizar criterios basados en variables técnicas (horas, unidades de materiales, unidades producidas) o variables económicas (unidades monetarias), tales como los que se relacionan seguidamente. Por ejemplo, el criterio de imputación según el coste de la mano de obra directa puede utilizarse cuando el peso de la mano de obra directa es muy importante en relación al total de los costes indirectos y los niveles salariales difieren significativamente para los diferentes operarios. En caso de que los niveles salariales no fuesen muy diferentes se podría usar el criterio de las horas de mano de obra directa. Una vez definido el criterio de imputación se calcula la tasa de imputación dividiendo los costes indirectos por las unidades totales del criterio seleccionado (horas máquina, horas de mano de obra directa, etc.):

Tasa de imputación =

Costes indirectos Unidades totales del criterio de imputación

93

Sistemas de cálculo de costes: costes completos

Entre los criterios más utilizados para imputar los costes indirectos cabe destacar los siguientes: Criterios de imputación para los Empresas en las que se aplica cada criterio costes indirectos de producción Unidades producidas

Fabricantes de un solo producto o productos bastante homogéneos

Horas máquina

Intensivas en maquinaria relativamente homogénea

Horas de mano de obra directa

Intensivas en mano de obra relativamente homogénea

Coste de la mano de obra directa

Intensivas en mano de obra no homogénea (hay diferencias significativas en los salarios)

Unidades de material directo

Intensivas en un determinado material directo

Coste de los materiales directos

Intensivas en materiales directos diversos(hay diferencias significativas en los costes de los materiales)

Ejemplo: Una empresa ha tenido un total de costes indirectos que ascienden a 500 unidades monetarias. Para imputar estos costes a los productos se ha seleccionado el criterio de las horas de mano de obra directa y se sabe que los productos han precisado las horas siguientes: Productos 1

2

3

4

Total

Horas de mano de obra directa 50

80

90

30

250

La tasa de costes indirectos por hora de mano de obra directa asciende a: Tasa =

500 u. m. = 2 unidades monetarias por hora de m.o.d. 250 horas

Por tanto, el coste indirecto imputado a cada producto será: Productos 1

2

3

4

Total

Horas de mano de obra directa 50

80

90

30

250

Coste indirecto asignado

160

180

60

500

100

94


Esta tasa puede calcularse para el total de los costes indirectos de la empresa, o bien puede calcularse una tasa distinta para cada tipo de coste indirecto. En este apartado se ha expuesto la versión más simple de sistema de coste completo que es la que se basa en las tasas de reparto de costes indirectos. En los apartados siguientes se desarrollan otras variantes de sistemas de costes completos que aportan más información, aunque también son más complejos.

7.2. Sistema de las secciones homogéneas Tal y como se ha indicado, con este sistema todos los costes se imputan directa o indirectamente a los productos que vende la empresa. Con este método se obtiene el coste total de un producto o servicio a través de la suma de los costes de cada fase de su elaboración. Para ello, el primer paso consiste en analizar el flujo del proceso productivo que permite añadir valor a los inputs que adquiere la empresa hasta obtener los outputs o productos acabados: Etapa 1

Etapa 2

Etapa 3

Etapa n

Producto acabado

Los costes son consumidos en cada etapa del proceso, que coincide con un centro de coste o de responsabilidad, también denominado sección. Si en relación a los productos se dividen los costes en directos e indirectos, los primeros se asignan a los productos sin más preámbulos. En cambio, los indirectos se imputan primero a las secciones para ser asignados con posterioridad a los productos: Costes directos

Costes indirectos Secciones

Producto Por ejemplo, supóngase una empresa que produce un producto que pasa por las secciones de mecanizado, pintura y empaquetado. Su coste total se podría obtener como sigue: + + + +

Coste de las materias primas precisas Otros costes variables (comisiones de vendedores, por ejemplo) Coste de la sección de mecanizado Coste de la sección de pintura Coste de la sección de empaquetado Coste total del producto


95

El problema de este sistema es que requiere seleccionar criterios fiables para la imputación de los costes indirectos. Para aplicar el sistema de coste completo por secciones se siguen varias etapas, como se expone en los apartados siguientes. 7.2.1. División de la empresa en secciones. Secciones principales y auxiliares En primer lugar, se divide toda la empresa en secciones (marketing, administración, dirección, relaciones públicas, mecanizado, pintura, almacén, compras, etc...). Si hay costes que no son imputables a ninguna sección, se asignarán a una sección de costes generales. Toda sección se caracteriza por tener un responsable, unos objetivos, unos medios humanos y materiales, y unos costes asignados. En general, las secciones suelen coincidir con los departamentos de la empresa. A continuación, se asignarán los costes de un período determinado a cada sección. Cada coste se puede asignar según diferentes criterios. Por ejemplo: – los costes de personal, en función del número de empleados de cada sección, – los alquileres, en función de los metros cuadrados que ocupa cada sección, – la energía, según la potencia instalada, – la amortización del inmovilizado, en función de la pertenencia de cada elemento a las secciones. Aparte de las claves de reparto anteriores, también son habituales las siguientes: – horas de mano de obra, – horas máquina, – costes directos,... De esta forma se consigue conocer el coste de cada sección, uno de los objetivos de la contabilidad analítica (véase figura 7.1). En dicha figura para simplificar se han omitido los costes de cada concepto (consumo, personal, etc.). A continuación, se asignan los costes de las secciones auxiliares a las secciones principales. Las secciones principales son aquellas que intervienen directamente en la elaboración del producto o servicio que produce la empresa (pintura, mecanizado, empaquetado,...) y las auxiliares son las que apoyan a las secciones principales (mantenimiento, dirección, relaciones públicas, marketing, administración,...). Unas secciones pueden ser principales en una empresa y auxiliares en otra. El reparto de los costes de las secciones auxiliares a las principales se hace en función de la dedicación de cada sección auxiliar a cada sección principal. Por ejemplo, el reparto de los gastos de mantenimiento se hará en

96


función del tiempo empleado en reparaciones o mantenimiento de cada una de las otras secciones. Costes

Secciones Total

Mecanizado

140.400

20.200

Pintura Empaquetado Mantenimiento Administración Dirección

Consumo Personal Alquileres Amortización Energía Etc. Total

16.100

38.100

8.900

41.100

16.000

Figura 7.1. Estadística de costes.

Normalmente el reparto se hace con criterios subjetivos, tales como: – Proporcionalmente a los ingresos que genera cada una de las secciones principales. – Proporcionalmente a los gastos que tiene cada sección principal. – Proporcionalmente a los costes de materia prima que tiene cada sección principal. – Proporcionalmente a las horas de mano de obra consumidas por cada sección principal. Secciones

Costes

Total

Mecanizado Pintura Empaquetado Mantenimiento Administración Dirección

Consumo Personal Alquileres Amortización Energía Etc. Total

140.400

20.200

16.100

38.100

8.900

41.100

16.000

0

10.000

31.000

25.000

–8.900

–41.100

–16.000

Coste total 140.400 de las secciones principales

30.200

47.100

63.100

0

0

0

Reparto de las secciones auxiliares:

Figura 7.2. Reparto del coste de las secciones auxiliares a las principales.

97


En la figura 7.2 para simplificar se hace el supuesto de que los costes de las secciones auxiliares se reparten a cada sección principal de la siguiente manera: 10.000 u.m. para la sección de mecanizado, 31.000 u.m. para la sección de pintura y 25.000 u.m. para la sección de empaquetado. 7.2.2. Unidades de obra A continuación se tiene que definir, para cada sección, la unidad de obra, que es la unidad de medida de la actividad de dicha sección. Las unidades de obra han de ser homogéneas y fácilmente medibles y suelen ser unidades físicas. Por ejemplo en la sección de pintura pueden ser los kilogramos de pintura utilizada, en la de empaquetado las unidades empaquetadas, etc. En muchos casos, se utilizan el número de horas de mano de obra como unidad de obra. La unidad de obra más utilizada es el número de horas de mano de obra. Otras unidades de obra frecuentes son: – Unidades físicas de materia prima: litros, kilogramos, metros cúbicos. – Horas de máquina. – Número de intervenciones de las máquinas. – Unidades de producto producidas en la sección. – Número de pedidos. Una vez se han definido las unidades de obra de cada sección, se dividen los costes totales de cada sección principal por las unidades de obra producidas en el período considerado. En el ejemplo, se hace el supuesto de que la sección de mecanizado ha procesado 1.000 kg. de materia prima, la sección de pintura ha procesado 10.000 kg. de pintura y la sección de empaquetado ha procesado 500 unidades. De esta forma se obtiene el coste de cada unidad de obra (véase fig. 7.3). Secciones

Costes Coste total de las secciones principales Número de unidades de obra Coste de cada unidad de obra

Total

Mecanizado

Pintura

140.400

30.200

47.100

63.100

1.000

10.000

500

30,2

Empaquetado

4,7

Figura 7.3. Cálculo del coste de cada unidad de obra.

126,2

98


7.2.3. Costes por unidad de producto A continuación, se calculan el número de unidades de obra de cada sección necesarias para la obtención de una unidad de producto. Este número de unidades de obra necesarias, se multiplica por el coste de una unidad de obra en la sección respectiva. Con ello obtenemos los costes de producción del producto por secciones. Para calcular el coste total de una unidad de producto, se suma el coste de las materias primas y otros costes variables directamente imputables al coste de las secciones. Por ejemplo, si para producir una unidad de producto se han necesitado materias primas por valor de 424 u.m., 20 kilogramos en la sección de mecanizado, 200 kilogramos en la sección de pintura y empaquetarla, el coste de una unidad de producto (en u.m.), será: Costes directos: – Coste de materias primas Costes indirectos: – Coste de mecanización – Coste de pintura – Coste de empaquetado Coste de una unidad de producto

424 = 20 kg × 30,2 u. m. = 604 = 200 kg × 4,7 u. m. = 940 (1 unitat) = 126,2 2.094,2

De esta forma se conoce el coste total del producto y el coste de cada una de las etapas de la elaboración del mismo, se puede así optimizar cada una de las etapas del proceso productivo.

7.3. Cambios en el entorno empresarial y repercusiones en el cálculo de costes A lo largo de los últimos años se están produciendo cambios importantes que afectan al diseño de los sistemas de cálculo de costes. Entre estos cambios destacan los siguientes: – Los avances tecnológicos y los incrementos de la competitividad generan ciclos de vida de los productos más cortos. – Estos avances tecnológicos también repercuten en una reducción del peso de la mano de obra directa. – Necesidad de reducir las existencias, lo que precisa series de producción más cortas. – Necesidad de que las organizaciones sean más flexibles y orientadas a la clientela, lo que comporta un mayor peso de los costes relacionados con la preparación de máquinas, logística, administración o comercialización. Esto genera un mayor peso de los costes indirectos.


99

– Necesidad de evitar que los centros de coste se conviertan en reinos de taifas con actividades que no generan valor. – Reducción de la importancia de aquellas variables que suelen usarse como criterio de imputación de costes en los sistemas tradicionales, tales como la mano de obra directa, por ejemplo. Estos cambios provocan la necesidad de imputar los costes indirectos con criterios más elaborados. Esto es consecuencia tanto de la necesidad de obtener información más detallada de los costes como de la pérdida de fiabilidad de los criterios de reparto de costes tradicionales.

7.4. El sistema ABC En los sistemas tradicionales de cálculo de costes no se pretende utilizar criterios de reparto que tengan en cuenta los factores que causan los costes. Por ejemplo, en el sistema de costes completos, los costes indirectos se reparten por centros de responsabilidad o secciones y se asignan a los productos en base a las unidades de obra. Las unidades de obra del método de las secciones tienen en cuenta el volumen de trabajo que realizan las secciones, sin pretender que sean indicadores relacionados con la causa de los costes. Por ejemplo, en una sección de pintura es bastante habitual usar como unidad de obra el kilogramo de pintura. Sin duda, esta unidad de obra informa adecuadamente del volumen de trabajo que se ha realizado en la sección; pero no se trata de un criterio de reparto que tenga en cuenta la causa de los costes que se producen en la sección correspondiente. En cambio, la filosofía ABC (Costes Basados en las Actividades, del inglés Activity Based Costing), se basa en el principio de que la actividad es la causa que determina la incurrencia en costes y de que los productos consumen actividades. Por tanto, el proceso habitual consiste en que los costes indirectos son asignados a las secciones o centros de costes correspondientes. Posteriormente, los costes de las secciones se reparten a las actividades que se realizan en cada sección y, finalmente, los costes de las actividades se reparten entre los productos, en función de las causas o inductores de los costes (véase figura 7.4). El proceso anterior también puede hacerse, en determinadas empresas, sin pasar por las secciones. En este caso, los costes indirectos se imputan a las actividades. En definitiva, el cálculo de costes con el sistema ABC supone pasar por varias etapas, en el supuesto de que se utilicen secciones: – Dividir la empresa en secciones o centros de costes. – Decidir los criterios a utilizar para repartir los costes indirectos por secciones.

100 – – – – – –


Repartir los costes indirectos por secciones. Dividir las secciones en actividades. Decidir los criterios de reparto de las secciones a las actividades. Repartir los costes de las secciones por actividades. Elegir los inductores de costes. Asignar los costes de las actividades a los productos a través de los inductores de costes.

Costes directos

Costes indirectos

Secciones Actividades

Productos

Inductores

Figura 7.4. Reparto de los costes a los productos en un sistema de costes basado en las actividades.

Con el ABC, la gestión de los costes puede ser acometida de forma más exitosa, a través de la gestión de las actividades. De esta manera, trata de eliminar las actividades que no añaden valor, esto es, actividades superfluas que consumen recursos y no ofrecen valor alguno al usuario. Con ello se trata de establecer una relación de causalidad directa entre costes y actividades. Para ello, será necesario disponer de información sobre las actividades que se realizan en la empresa. 7.4.1. Actividades En este contexto una actividad se puede definir como el conjunto de tareas que generan costes y que están orientadas a la obtención de un output para elevar el valor añadido de la organización. Las actividades se llevan a cabo para satisfacer necesidades de los clientes, ya sean internos o externos. Las actividades pueden clasificarse según diversos criterios: – Según las funciones de la empresa en las que se incluyen (investigación y desarrollo, logística, producción, comercialización, administración y dirección). – Según su relación con los productos o servicios que produce o comercializa la empresa. En este sentido existen las actividades principales (relacionadas directamente con los productos o servicios) y las actividades auxiliares (apoyan a las actividades principales). Ejemplos de actividades pueden ser:


– – – – – – –

101

Diseño de productos. Recepción de aprovisionamientos. Lanzamiento de órdenes de fabricación. Gestión de pedidos. Gestión del crédito a clientes. Control de proveedores. Preparación de nóminas.

Para identificar las distintas actividades es necesario un diagnóstico previo, así como un profundo conocimiento de la empresa, sus características y procesos aplicados. Si se seleccionan demasiadas actividades se puede encarecer y complicar el cálculo de los costes. Por el contrario, si el número de actividades es reducido se limitan las posibilidades de análisis. Se debe buscar un equilibrio que permita reducir costes eliminando actividades con poco valor o rediseñando las mismas. 7.4.2. Actividades principales y actividades auxiliares Una vez se han delimitado las actividades que se realizan en la empresa, pueden identificarse las que están relacionadas con los productos y las que están relacionadas con otras actividades. Las primeras son las principales y las segundas son las auxiliares. Por ejemplo, la gestión de pedidos de los clientes es una actividad principal. En cambio, la gestión de la nómina es una actividad auxiliar. En el proceso de cálculo de costes, los costes relativos a las actividades auxiliares se imputan a las actividades principales. Por ejemplo, el coste de la actividad de gestión de nóminas se imputa a las actividades principales en función del número de empleados. Finalmente, los costes de las actividades principales se imputan a los productos a través de los inductores. 7.4.3. Inductores de coste Otra de las aportaciones importantes del ABC hace referencia precisamente a la medición de la actividad. Estas actividades se miden a través de los llamados inductores de costes (cost drivers, en inglés) que en definitiva son los causantes de los costes o los factores de variabilidad de los costes, (véase fig. 7.5). Los sistemas de costes convencionales, como el sistema de las secciones homogéneas, utilizan la unidad de obra como medidor para realizar el oportuno reparto de los costes indirectos de los centros de responsabilidad a los productos o servicios. Generalmente, se utilizan criterios relacionados con el volumen, como pueden ser la mano de obra directa o las horas máquina. Sin embargo, el progreso tecnológico y los cambios que se han ido produciendo, en cuanto a un incremento considerable en automatización de maquinaria e instalaciones productivas, y la consecuente reducción de la mano de obra directa, hacen que los mencionados medidores no actúen de

102


la forma más adecuada, produciendo distorsiones en la confección de los costes de los servicios o productos. Los inductores de costes no están tan relacionados con el volumen, sino que en ocasiones, puede ser más interesante analizar el comportamiento de la actividad y de los costes que recaen sobre ella, en función de indicadores de la causa del coste, como por ejemplo en función del número de veces que se debe realizar una actividad. Ejemplos de inductores de costes para determinadas actividades pueden ser: Actividad

Inductor de costes

Diseño de productos

Número de productos

Recepción de aprovisionamientos

Número de pedidos

Lanzamiento de órdenes de fabricación

Órdenes de fabricación

Gestión de pedidos

Número de pedidos

Gestión de crédito a clientes

Número de clientes

Control de proveedores

Número de proveedores

Preparación de nóminas

Número de empleados

El sistema de costes basado en las actividades permite la determinación del coste del servicio o producto a través de un proceso que consta de diferentes etapas. En una primera etapa los costes considerados directos (materias primas, por ejemplo) se imputan a los productos. Por otro lado, los costes indirectos se reparten por centros de responsabilidad, los cuales a su vez, se dividen en actividades. En una segunda etapa se realiza la reagrupación de los costes en función de actividades principales y auxiliares. En una tercera etapa los costes de las actividades auxiliares se asignan a las actividades principales. En una cuarta etapa se realiza la asignación de los costes de las actividades principales a los productos a través de los inductores de costes. 7.4.4. Ventajas e inconvenientes del ABC En las principales ventajas del ABC que se pueden destacar son: – Permite calcular de forma más precisa los costes. Sobre todo los relativos a determinados costes indirectos de fabricación, administración y comercialización, por ejemplo. – Aporta más información sobre los costes de las actividades que se realizan en la empresa, tanto las que aportan valor añadido como las


103

que no. Estas últimas son las que se pueden intentar reducir o eliminar. – Identifica productos, zonas o clientes no rentables. – Permite relacionar los costes con sus causas. Esto es de gran ayuda para gestionar mejor los costes. La gestión de costes con la filosofía ABC recibe la denominación de ABM (Activity Based Management) o SIGECA (Sistema de Gestión de Costes basado en las Actividades). Esta gestión de costes mediante las actividades se orienta hacia la reducción de costes (mejora en la realización de actividades, eliminación y/o subcontratación de actividades, benchmarking de actividades,...). – Es aplicable a todo tipo de organizaciones. De todas formas, no todo son ventajas cuando se intenta implantar el ABC. Entre los principales inconvenientes se pueden mencionar los siguientes: – Puede haber una tendencia a descartar lo adecuado del sistema de costes vigente. – Si se seleccionan demasiadas actividades se puede encarecer el sistema de cálculo de costes. – Determinados costes indirectos de administración, comercialización y dirección son de difícil imputación a las actividades. Por ejemplo, el coste del director general de la empresa. Aquellos costes que pueden ser imputados con esta filosofía producen en la mayoría de los casos efectos como los siguientes: – Los productos o servicios con mayor volumen de actividad ven reducidos los costes que les son asignados. Por tanto, es posible que pasen a ser más rentables en el conjunto de la empresa. – Lo contrario sucede a los productos o servicios con menos volumen de actividad. En consecuencia, aportan un resultado más negativo, o menos positivo, al conjunto de la empresa. En definitiva, los productos o servicios que son mejor tratados por sistemas de costes basados en volumen, tienen resultados más desfavorables al aplicar la filosofía de los costes de las actividades. Veamos un ejemplo que puede ilustrar esta problemática. Supóngase una empresa que produce 3 productos, que se venden en cantidades muy diferentes según los casos, y que tiene un departamento de marketing que hace, entre otras, las siguientes actividades: – Estudio de mercado de la clientela y de los competidores de cada uno de los productos. – Confección del plan de marketing de cada uno de los productos. – Seguimiento de las desviaciones entre el plan y la realidad, en lo que se refiere a ventas y gastos de cada uno de los productos.

104


Si la empresa calcula costes a través de un sistema tradicional, es posible que los costes del departamento de marketing se imputen a los productos en función de las ventas de cada uno de ellos. Si los costes anuales del departamento de marketing ascienden a 200 millones de u.m. y la empresa vende en total 20 millones de unidades de producto (10 millones del producto A, 8 millones del producto B y 2 millones del producto C), se podrían hacer los cálculos siguientes: 200.000.000

Coste de marketing = por unidad de producto

= 10 u. m./u

20.000.000

El coste de marketing para cada uno de los productos que se obtiene multiplicando las unidades vendidas de cada producto por el coste unitario, sería: Producto A Producto B Producto C

100.000.000 u.m. 80.000.000 u.m. 20.000.000 u.m.

Total

200.000.000 u.m.

En cambio, si la empresa sigue la filosofía del ABC, podría considerar que el inductor de los costes del departamento de marketing es el número de productos. Por tanto, el coste de marketing por producto sería: Coste de marketing por producto

=

200.000.000

= 66.666.666 u. m.

3

El coste por unidad de producto será muy distinto para cada uno de los productos: Productos

Unidades vendidas

Coste por unidad vendida

Producto A Producto B Producto C

10.000.000 8.000.000 2.000.000

6,6 u. m. 8,3 u. m. 33,3 u. m.

Como puede deducirse del ejemplo expuesto, el ABC tiene en cuenta la causa del coste, que en este caso era el número de productos, lo que penaliza a los productos de los que se venden menos unidades. En cambio, en el enfoque tradicional suele penalizarse a los productos de los que se venden o producen más unidades.

105


7.5. Conclusiones En este capítulo se han introducido los sistemas de costes completos, concretamente el de tasa, el de secciones y el ABC. Son sistemas que aportan más información sobre los costes de los productos y que por su mayor complejidad son más caros que los sistemas de costes parciales. Todos estos sistemas difieren en cómo imputan los costes indirectos a los productos. El sistema de tasa es el más simple. El sistema de las secciones permite obtener el coste de cada centro de coste y, además, aporta información sobre el coste de cada etapa de elaboración de los productos. El sistema ABC es el más reciente ya que intenta adaptarse a los cambios que se están produciendo en el entorno empresarial. Como principal novedad, el ABC asigna los costes indirectos en función de los factores que los causan. No se puede afirmar de forma genérica que un sistema de costes sea mejor que cualquiera de los otros ya que cada empresa tiene sus propias características. Además, la complejidad de cada sistema, y por tanto su coste, pueden diferir bastante. Por tanto, el diseño de un sistema de costes debe hacerse a medida para cada empresa.

7.6. Casos a resolver 7.6.1. Maresme Vehículos, S.A. El gerente de la empresa está preocupado una vez ha recibido la última cuenta de resultados, ya que los departamentos de vehículos de ocasión y el taller de reparaciones generan pérdidas significativas. Por suerte, el departamento de vehículos nuevos es el que salva a la empresa de males peores. La empresa paga comisiones a los departamentos que consiguen un margen de contribución positivo, para incentivar la mejora de los resultados de cada departamento. La cuenta de resultados correspondiente al último ejercicio fue la siguiente: Coches nuevos Ventas

Coches de Reparaciones Administración Total segunda mano

180

25

40

0

245

–140

–22

–7

0

–169

– Otros gastos

–12

–5

–35

–20

–72

– Comisiones

–10

= Margen de contribución

+18

– Coste de ventas

–10 –2

–2

–20

–6

106


Preguntas: 1. ¿Qué opina de esta información? 2. ¿Qué medidas propondría? Antes de tomar ninguna decisión, el gerente ha mantenido entrevistas con los responsables de cada departamento que le han permitido obtener las informaciones siguientes: – El departamento de coches nuevos hace unas tasaciones muy elevadas de los vehículos de segunda mano que le entregan sus clientes. El exceso de tasación en relación al valor de mercado del último año se estima en 13 u.m. El responsable de coches de segunda mano, cree que es la causa por la que pierde dinero y que el exceso de tasación habría que imputarlo al departamento de vehículos nuevos. – El departamento de coches de segunda mano pide reparaciones de los coches de segunda mano que adquiere, pero el taller de reparaciones no le factura estas reparaciones. El responsable de reparaciones cree que habría que imputar al departamento de coches de segunda mano estas facturas que en el último año ascendieron a 6 u.m.. – El departamento de administración ha analizado a qué dedica su tiempo y ha llegado a la conclusión de que el 75% del tiempo es para el departamento de coches nuevos, el 10% para coches usados y el 15% para reparaciones. 3. Según la información anterior, ¿cambiaría la cuenta de resultados de la empresa? 4. Si decide cambiar la cuenta de resultados, ¿qué opina de ella? 5. ¿Qué medidas tomaría? 7.6.2. Empresa AB (secciones) Se trata de calcular el coste total de dos productos que fabrica una empresa que facilita la información siguiente: – El número de unidades producidas es de 900 del producto 1 y 100 del producto 2. – El coste unitario de materia prima es de 10 u.m. para el producto 1 y de 5 u.m. para el producto 2. – El coste unitario de la mano de obra directa es de 2 u.m. para el producto 1 y de 4 u.m. para el producto 2. – Los costes indirectos de la empresa son de 5.850 u.m. – Hay dos secciones principales de fabricación y una auxiliar de administración y dirección. – Los costes asignables a la primera sección de fabricación son de 3.000 u.m. y los de la segunda sección de fabricación son de 1.500 u.m. – Los costes de la sección de administración y dirección son de 1.350 u.m.

107


y se asignan a las secciones principales de fabricación en la misma proporción que los costes primarios. – La unidad de obra de las secciones de fabricación es la hora de mano de obra. La primera sección consume 300 horas y la segunda sección consume 100. – Para hacer una unidad de producto 1 se necesitan 0,32 unidades de obra de la sección de fabricación 1 y 0,08 unidades de obra de la sección de fabricación 2. – Para hacer una unidad de producto 2 se necesitan 0,1 unidades de obra de la sección de fabricación 1 y 0,3 unidades de obra de la sección de fabricación 2. 7.6.3. Empresa AB (ABC) Se trata de calcular el coste total de los dos productos que fabrica una empresa que facilita la siguiente información: – El número de unidades producidas es de 900 del producto 1 y 100 del producto 2. – El coste unitario de materia prima es de 10 u.m. para el producto 1 y 5 u.m. para el producto 2. – El coste unitario de mano de obra directa es de 2 u.m. para el producto 1 y 4 u.m. para el producto 2. – Los costes indirectos de la empresa son de 5.850 u.m. – Información para la utilización del sistema ABC: – Los costes indirectos se distribuyen como sigue: – – – –

Funcionamiento y mantenimiento de máquinas Gestión de pedidos Gestión de clientes Otros costes generales

1.000 3.500 1.000 350

Total

5.850

– El producto 1 tiene 0,3 horas/máquina por unidad y el producto 2 tiene 0,2 horas/máquina por unidad. – El producto 1 tiene 10 pedidos y el producto 2 tiene 40 pedidos. – El producto 1 tiene 20 clientes y el producto 2 tiene 30 clientes.

7.7. Cuestiones a resolver 1. ¿Cuáles son las diferencias entre un sistema de costes parciales y un sistema de costes completos? 2. ¿En qué consiste la utilización de una tasa para el reparto de los costes indirectos?

108


3. ¿En qué se diferencian las secciones principales de las secciones auxiliares? 4. ¿Qué es una unidad de obra? 5. ¿Qué cambios empresariales han motivado el creciente interés del ABC? 6. ¿Qué es una actividad? 7. ¿Cuáles son las diferencias entre una actividad principal y una actividad secundaria? 8. Ponga ejemplos de actividades principales. 9. Ponga ejemplos de actividades secundarias. 10. ¿Qué es un inductor de costes? 11. Ponga ejemplos de inductores de costes.

7.8. Glosario de términos utilizados en el capítulo ABC (Activity Based Costing): sistema de cálculo de costes basado en las actividades. ABM (Activity Based Management): sistema de gestión basado en las actividades. Actividad: conjunto de tareas que generan costes y que están orientadas a la obtención de un output para elevar el valor añadido de la organización. Las actividades se llevan a cabo para satisfacer necesidades de los clientes, ya sean internos o externos. Actividad auxiliar: actividad realizada en la empresa para apoyar a las actividades principales. Actividad principal: actividad realizada en la empresa relacionada directamente con los productos o servicios. Centro de costes: centro de responsabilidad o sección. Coste completo: sistema de costes por el que todos los costes se imputan directa o indirectamente a los productos que vende la empresa. Inductor de coste: causa del coste. Sección: parte de la empresa que se caracteriza por tener un responsable con unos objetivos y unos medios humanos y materiales. Secciones auxiliares: son aquellas secciones que apoyan a las secciones principales. Secciones principales: son aquellas secciones que intervienen directamente en la elaboración del producto o servicio que produce la empresa. SIGECA: véase ABM. Unidad de obra: es la unidad de medida de la actividad de una sección.


109

Las unidades de obra han de ser homogéneas y fácilmente medibles y suelen ser unidades físicas.

7.9. Bibliografía de ampliación CASTELLÓ, E.; LIZCANO, J. (1994). El sistema de gestión y de costes basado en las actividades. Madrid: Instituto de Estudios Económicos. AMAT,O.; SOLDEVILA, P. (1997). Contabilidad y gestión de costes (caps. 3, 4 y 5). Barcelona: Gestión 2000. LEBAS, MICHEL (1986). Comptabilité analytique de gestion (cap. 5). París: Nathan.

8 Gestión y reducción de costes

Objetivos: Se pretende que el lector, con el estudio de este capítulo: • Conozca cómo puede usar datos de costes para la toma de decisiones empresariales. • Identifique la repercusión que tienen en los costes determinadas decisiones empresariales como subcontratar una función, eliminar una parte de la empresa o sustituir un equipo productivo. • Conozca las principales técnicas de reducción de costes.

112


8.1. Costes relevantes y costes irrelevantes Uno de los objetivos de la contabilidad de costes es suministrar datos que ayuden a la toma de decisiones empresariales. En este sentido, parece oportuno, antes de presentar las decisiones estratégicas que requieren datos de contabilidad de gestión, recordar algunos conceptos relativos a los tipos de costes. De esta forma, posteriormente se usarán estos conceptos en función del tipo de decisión que se desee evaluar. Cuando se analizan datos de costes, en cada caso el coste a considerar dependerá de los objetivos que se persiguen. Los costes relevantes son los que se verán afectados por una decisión. Por tanto, al evaluar qué decisión tomar ante varias alternativas sólo se deben considerar los costes relevantes. Los costes irrelevantes son los que no se verán afectados por una determinada decisión. En la mayoría de los casos, los costes relevantes son los denominados costes incrementales. Un coste incremental o diferencial es el aumento de coste que se produce si se fabrica o vende un conjunto adicional de unidades de output. Un ejemplo de coste incremental, sería el correspondiente a la materia prima de un lote adicional de productos. El coste decremental es el inverso. Un coste marginal es el aumento de coste que se produce si se fabrica o vende una unidad adicional de output. Los costes en los que se ha incurrido y/o se va a incurrir en el futuro como consecuencia de decisiones ya tomadas, son irrelevantes para la toma de decisiones. A estos costes se les denomina costes hundidos. Por ejemplo, en una institución organizadora de un seminario, el coste del mailing anunciando el mismo, una vez ya se ha efectuado, es irrelevante a la hora de decidir el día antes de la celebración si el seminario se hace o no a causa de que hay un número reducido de participantes. En este caso, los únicos costes relevantes serán los que se han de producir a partir de ese momento para cada una de las alternativas posibles. Ejemplo: Supóngase una agencia de viajes que quiere organizar un viaje e invierte 500.000 unidades monetarias en publicidad. El precio de venta unitario del viaje será de 100.000 y el coste unitario será de 50.000, sin contar con lo que ha costado la publicidad. Por tanto, para recuperar la publicidad como mínimo se han de conseguir 10 clientes. El día antes de iniciarse el viaje, la agencia sólo ha conseguido 6 clientes. Por tanto, si el viaje se lleva a cabo, tendrá la siguiente cuenta de resultados:

113

Gestión y reducción de costes

Ventas (6 × 100.000) – Costes variables – Publicidad

600.000 –300.000 –500.000

= Resultato

–200.000

Por tanto, parece que si lleva a cabo el viaje perderá 200.000 unidades monetarias. Sin embargo, si suspende el viaje y devuelve el dinero a los 6 clientes, aún perderá más (las 500.000 unidades monetarias que ya ha gastado). En este caso, el coste de la publicidad es un coste hundido, ya que no puede ser modificado por la decisión que se está evaluando. En definitiva, se podría hacer el planteamiento siguiente. Las 500.000 de la publicidad ya se han perdido, pero si el viaje sigue adelante, la empresa podrá recuperar 300.000 unidades monetarias y reducirá las pérdidas. Los costes hundidos son irrelevantes en el proceso de toma de decisiones. De todas formas, no todos los costes irrelevantes son costes hundidos. Por ejemplo, si una empresa tiene que decidir entre dos procesos de fabricación que consumen las mismas materias primas pero que utilizan máquinas diferentes, las materias primas son irrelevantes para la decisión; pero no se trata de costes hundidos.

8.2. Toma de decisiones con datos de costes La mayoría de decisiones empresariales requieren, para ser evaluadas correctamente, datos de la contabilidad de costes. Entre estas decisiones destacan las que se analizan en los apartados siguientes. 8.2.1. Fijación de precios de venta Si se dispone de un análisis de la relación entre el comportamiento de las ventas en función de la evolución del precio de venta, se podrán estimar las unidades a vender para cada precio de venta. Con la información sobre costes no corrientes y costes variables por unidad vendida ya se puede realizar un análisis coste-volumen-beneficio de los distintos precios posibles. Este análisis informa de los resultados generados por cada combinación. Pero además, para fijar precios de venta debe tenerse en cuenta la estrategia de la empresa. También hay que considerar factores externos tales como el precio que el cliente está dispuesto a pagar, los precios fijados por la competencia y la existencia o no de restricciones legales en relación con los precios. Ésta es la información relevante para la fijación de los precios de venta desde el punto de vista de la contabilidad de gestión. La fijación de los precios de venta es una decisión de marketing. De todas maneras, la decisión debe tomarse con los datos sobre costes. A menudo se dice que para hallar el precio de venta debe añadirse el margen de beneficio al precio de coste. Este razonamiento no es válido en muchas empresas, ya que

114


tiene que ser el mercado el que oriente las decisiones. De todas formas, es útil conocer los diversos componentes del coste total de un producto. Por ejemplo, a continuación se presentan los distintos intervalos de coste de un producto en u.m., que van desde el coste de las materias primas hasta el coste total: Materias primas

50

Materias primas y mano de obra directa (la parte variable)

60

Materias primas, mano de obra directa (la parte variable) y otros costes variables

70

Costes variables más costes fijos de fabricación

80

Costes variables más costes fijos de fabricación, comercialización y administración

85

Coste completo

90

En principio, el precio de venta debería superar al coste completo, ya que además de poder recuperar todos los costes se precisa obtener un margen de beneficio. De todas formas, a menudo las empresas optan por aplicar precios más bajos a determinados clientes o mercados, que son recuperados a través de precios más altos en otros mercados o clientes. En cualquier caso, el precio de venta ha de superar a los costes variables. De acuerdo con los datos de la tabla anterior, el precio de venta en general debería superar las 90 u.m.; en caso de que se hagan rebajas de precio el límite estaría en 70 u.m., siempre que el resto de costes que no son cubiertos con este precio (los costes fijos) sean soportados por otros clientes u otros mercados. Un enfoque actual para resolver el problema de la fijación de los precios de venta es el denominado coste objetivo. Este coste consiste en tomar como un dato de partida el precio de venta de mercado. En determinados sectores, este precio es el que garantiza una determinada cuota de mercado. En otros casos, por ejemplo en sectores regulados, es el precio fijado al que los compradores adquieren el producto. Por ejemplo, se trataría del precio que paga la Seguridad Social a un hospital concertado por la prestación de un determinado servicio. Si a este precio de venta se le deduce el margen deseado, ya se obtiene el coste máximo al que la empresa ha de producir el producto. En base a ese dato, las funciones de investigación y desarrollo, producción y contabilidad han de trabajar juntas para conseguir producir a ese coste. En definitiva, el coste objetivo es la diferencia entre el precio de venta ideal de mercado y el margen de beneficio deseado por la empresa: Precio de venta ideal de mercado – Margen de beneficio deseado = Coste objetivo

115


8.2.2. Aceptar o rechazar pedidos especiales y fijación de precios de venta para pedidos especiales Los pedidos especiales tienen varias características, entre las que destacan: – Se reciben una vez iniciado el ejercicio económico. – La empresa estableció previamente los precios de venta sin contar con la posibilidad de que se pudieran servir estos pedidos adicionales. – La empresa tiene capacidad de producción y comercialización excedentarias. – Son pedidos importantes que si no son atendidos podrían beneficiar a un competidor. Esta decisión se puede tomar utilizando datos relativos a ingresos incrementales y costes incrementales de cada alternativa para una capacidad determinada. En principio, los únicos costes que aumentarían en caso de que se atienda el pedido especial serían los costes variables. Por tanto, el precio de venta mínimo tendría que ser algo superior a los costes variables. En caso de que para atender el pedido especial se tenga que ampliar la capacidad habrá que añadir los costes incrementales adicionales correspondientes. Por tanto, habrá que añadir a los costes variables la parte de costes no corrientes que se incremente como consecuencia de este pedido especial. Por ejemplo, supóngase una empresa que tiene que decidir el precio de venta de un pedido especial que presenta la siguiente información: – El pedido puede ser de 1.000 o de 2.000 unidades de producto. – El coste variable unitario de este producto es de 20 u.m. Este coste variable incluye materias primas, embalajes y comisiones de los vendedores. – El coste fijo por unidad de producto calculado a principios de año es de 30 u.m. Pero este coste la empresa lo tendrá tanto si se sirve el pedido especial como si no. El coste fijo incluye el resto de costes no variables de la empresa. – De todas maneras, para atender el pedido de 2.000 la empresa debería aumentar su capacidad productiva pasando a alquilar más maquinaria por lo que le aumentarían los costes no corrientes totales en 30.000 u.m. El precio de venta mínimo a aplicar al pedido especial sería: 1.000 unidades

2.000 unidades

Coste variable Coste fijo adicional

20.000 0

40.000 30.000

Coste incremental total

20.000 u.m.

70.000 u.m.

116


Por tanto, en caso de servir el pedido de 1.000 unidades, el precio de venta sería de 20.000 u.m. más el beneficio que se desee. Para el pedido de 2.000 unidades, el precio de venta aumentaría hasta 70.000 u.m. más el beneficio deseado. 8.2.3. Fabricar o subcontratar En este caso, hay que comparar los costes que desaparecerían en caso de subcontratar, con el precio ofertado por el subcontratista (precio a corto plazo y a largo plazo). Pero además hay que considerar otros factores de tipo estratégico, tales como la calidad del producto y la importancia estratégica que tiene en la empresa la función que se está evaluando. Otro dato a considerar es la parte de coste fijo y variable que tiene la empresa. Por ejemplo, si una empresa está evaluando la posibilidad de subcontratar un proceso que para ella tiene un coste total de 2.000 por unidad y un subcontratista oferta la posibilidad de hacer lo mismo por 1.300, deberíamos saber qué parte de los 2.000 es variable y qué parte es fija. Si se supone que 1.000 son de coste no corriente y 1.000 de coste variable: Coste por unidad si no se subcontrata: Coste por unidad si se subcontrata:

2.000 2.300 (1.000 + 1.300)

En base a los datos anteriores, parece que la decisión más razonable es no subcontratar el proceso estudiado. Por tanto, en este tipo de decisiones el coste variable sería el coste marginal o incremental (el que varía con la decisión). Es cierto que todos los costes a largo plazo son variables pero las decisiones de subcontratación suelen tomarse a corto plazo. La decisión de subcontratar hará variar los flujos de caja, por lo que se deberían calcular los valores actuales de los flujos de caja en el caso de subcontratación y en el caso de no subcontratar y ver cuál de los dos es mayor. Véase otro ejemplo para ilustrarlo. Supóngase una empresa que tiene la posibilidad de subcontratar la fabricación anual de un artículo. El subcontratista pide 1.000 u.m.. Por otro lado, según los datos de costes de la empresa, el producto le cuesta 2.000 u.m., de acuerdo con el detalle siguiente: Coste de materias primas Otros costes variables Costes de estructura fijos Costes de estructura variables

400 200 1.300 100

Coste total

2.000

117


A pesar de que se podría pensar que subcontratar es mejor, hay que considerar exclusivamente los costes que desaparecerían en caso de subcontratar (que son 700 u.m.): Materias primas Otros costes variables Costes de estructura variables

400 200 100

Total costes a desaparecer

700

Por tanto, según los datos de este ejemplo, tampoco parece razonable la decisión de subcontratar. 8.2.4. Eliminación de una parte de la empresa Este tipo de decisiones son las que evalúan la conveniencia de eliminar productos, o dejar de trabajar para un cliente o grupo de clientes, o eliminar una zona de ventas o un canal de distribución o eliminar una fábrica, por ejemplo. En estos casos, se supone que los ingresos del segmento correspondiente desaparecerían, pero de todas maneras hay que estudiar los efectos producidos en otros segmentos de la empresa. Por ejemplo, al eliminar un producto pueden producirse modificaciones en las ventas de otros productos, que en algunos casos pueden verse beneficiados por esa decisión y en otros casos salir perjudicados. Los costes relevantes son los que desaparecerían si se opta por la eliminación. Para ello, hay que analizar qué pasa con los costes y detectar cuáles son fijos y cuáles variables. Todo ello, ha de plasmarse en dos cuentas de resultados de la empresa, una incluyendo el segmento que se está evaluando y la otra, no ha de incluir dicho segmento para poner de manifiesto las diferencias entre ambas. Veamos un ejemplo que muestra que la cuenta de resultados global de la empresa, sin incluir los ingresos y costes derivados del segmento que se está considerando eliminar, genera un mayor resultado: Cuenta de resultados

Ingresos – Costes = Resultado

Con segmento X

Sin segmento X

150 –130

140 –100

20

40

Aunque además de las cifras hay que considerar elementos de tipo estratégico, parece que desde el punto de vista del beneficio, la decisión de eliminar el segmento en cuestión puede ser favorable.

118


8.2.5. Sustitución de equipos productivos Para la evaluación de este tipo de decisión hay que comparar el ahorro en costes variables que se producirá con el nuevo equipo productivo con el coste de adquisición del equipo nuevo, del que se ha de deducir los ingresos por la venta del equipo viejo:

+ –

Ahorro en costes variables con el nuevo equipo productivo Ingresos por la venta del equipo viejo Coste de adquisición del equipo nuevo

=

Beneficio o pérdida adicional si se sustituye el equipo productivo

En caso de que el equipo tenga una vida útil superior a un año, el coste de adquisición menos los ingresos por la venta del equipo viejo se amortizaría a lo largo del período de vida útil. Esta información se contrastaría con el ahorro en costes producido a lo largo de dicha vida útil. Ejemplo: Supóngase una empresa que adquiere una máquina por 50 u.m., con una vida útil de 10 años. Un año más tarde, sale al mercado una nueva máquina que cuesta 80 u.m. y tiene una vida útil de 3 años, pero que en relación a la primera máquina permite reducir costes y aumentar ingresos en 50 u.m. cada año, gracias a una mayor productividad. El vendedor de la nueva máquina abonaría 20 por la máquina antigua. Por tanto, el total a pagar por la nueva máquina serían 60 u.m. Para evaluar si vale la pena sustituir la primera máquina por la segunda, deberíamos saber el ahorro en costes o incremento de ingresos que permite la segunda máquina. No se considera lo que costó la primera máquina porque este coste es un coste hundido. Lo que sí se considera es el valor de liquidación de la primera máquina. En resumen, para tomar esta decisión se tendrá en cuenta el valor de la inversión a efectuar en la segunda máquina, el valor de liquidación de la primera máquina y los flujos de caja adicionales que generará la nueva máquina. Los flujos de caja marginales son el ahorro anual de costes gracias a la máquina más el incremento anual de ingresos: Ingresos – Costes (incluye la amortización) = Beneficios + Amortización = Flujo de caja


119

En el ejemplo expuesto estos datos son los siguientes: – Valor de la inversión a efectuar en la segunda máquina: 80 u.m. – Valor de liquidación de la máquina antigua: 20 u.m. – Flujos de caja adicionales que generará la nueva máquina: 50 u.m. cada año. Por tanto, parece que vale la pena sustituir la máquina antigua ya que el coste de la nueva se recupera en poco más de un año.

8.3. Limitaciones de los datos de costes para la toma de decisiones A pesar de la gran utilidad de la información proporcionada por la contabilidad de gestión, no se puede dejar de lado las dudas que se plantean a menudo sobre su fiabilidad y su capacidad para explicar la realidad. En primer lugar, hay que tener en cuenta que una parte de la realidad es difícil de cuantificar y, por tanto, de medir; sobre todo en términos monetarios. Por ejemplo, los efectos que tiene una decisión sobre la imagen de la empresa o las consecuencias de una decisión que aumenta la desmotivación de la plantilla. En este sentido, a menudo se ponen de manifiesto las limitaciones que tiene la gestión «por medio de los números» por la información relevante que deja de considerar. A modo de ejemplo, se puede citar la decisión que tomó un ayuntamiento recientemente para subcontratar un centro de ocio. La decisión final consistió en no seleccionar al proveedor que ofrecía las mejores condiciones desde el punto de vista financiero sino a un proveedor que ofreció ventajas tales como un horario mayor de atención a los ciudadanos, una mayor garantía de calidad de los servicios ofrecidos y la contratación de más empleados, con lo que se podía reducir el paro de la ciudad. En este ejemplo, la lección está clara: los aspectos monetarios son importantes pero han de relativizarse por la relevancia de otras variables que quizás no pueden ser cuantificadas de forma creíble. Otro aspecto de difícil cuantificación a tener en cuenta es el efecto que tiene una determinada decisión en la estrategia de la empresa. Por ejemplo, a veces desde el punto de vista de costes una etapa del proceso productivo no es competitiva pero a la empresa le puede interesar mantenerla por su importancia estratégica. El interés estratégico puede derivar de la confidencialidad de la información, de la imagen de empresa o de otras dimensiones relevantes. Finalmente, a menudo parte de la realidad es fácilmente medible pero los criterios entre los que se ha de escoger pueden ser poco aceptados por los usuarios de la información. Ejemplos de temas en los que se produce esta situación pueden ser los siguientes:

120


– Valoración de los consumos de materiales según métodos basados en el coste histórico (FIFO, LIFO, promedio) o en valores de reposición. – Cálculo de la amortización del inmovilizado según valores históricos, o valores actualizados o valores de reposición. – Estimación del porcentaje de amortización a aplicar al valor amortizable de los inmovilizados. – Elección de los centros de responsabilidad en que se dividirá la empresa para el reparto de los costes. – Imputación de costes indirectos entre centros de responsabilidad. – Imputación de costes indirectos a los productos. – Tratamiento de los costes de oportunidad. – Efecto de la inflación en productos que están varios años en la empresa. – Tratamiento a aplicar a los costes que se ven afectados por las diferencias de cambio.

8.4. Técnicas de reducción de costes Ante el incremento de la competencia que sufre cualquier empresa hay diversas estrategias. Una de ellas es la reducción de costes para competir con mejores precios y elevar los resultados. Pero antes de exponer medidas de reducción de costes parece oportuno incidir en una serie de consideraciones: – Es conveniente que las reducciones de costes se orienten hacia aquellas actividades que no generan valor desde el punto de vista de los clientes. Dicho de otra forma, es oportuno que el cliente no se sienta perjudicado por la política de reducción de costes de la empresa, entre otros motivos porque podría repercutir en un empeoramiento de la imagen y, por tanto, en una reducción de ventas. – Los planes de reducción de costes no suelen ser populares. Por ello, requieren grandes dosis de liderazgo y de consenso en el conjunto de la organización. Por este motivo los planteamientos de tipo participativo pueden tener gran aceptación (círculos de calidad, grupos de mejora continuada, sistemas de sugerencias, etc.). – Las medidas de reducción de costes deben evaluarse con una perspectiva de largo plazo. A veces una reducción de costes que a corto plazo parece clara, es contraproducente si se considera una perspectiva más a largo plazo. A continuación se aportan algunas de las medidas de reducción de costes más habituales. a) Medidas relacionadas con el balance de situación: – Reducción de activos, tanto no corrientes como corrientes. Si la


–

–

– –

–

–

–

–

121

empresa consigue trabajar con un balance menor se precisará menos financiación y, por tanto, habrá menos costes financieros. La reducción de activos comporta, en algunos casos, pasar costes fijos a variables, con lo que se reducirá el punto de equilibrio de la empresa. A corto plazo, el coste fijo se tendrá, aunque las ventas sean nulas, en cambio, el coste variable desaparecerá si las ventas no existen. Dentro de la política de reducir costes fijos destaca la política de subcontratación. Con un sistema de costes adecuado se puede conocer qué cuesta cada etapa de la cadena de valor de la empresa y se podrá evaluar la conveniencia de optar en algunos casos por la subcontratación. También se puede reducir el activo no corriente alquilando en lugar de comprar. Para reducir el activo corriente se pueden utilizar técnicas de reducción de existencias, tales como el justo a tiempo, aumentar la frecuencia de las provisiones, comprar sólo lo necesario, reducir el número de componentes, reducir el ciclo de producción, hacer tiradas más cortas, flexibilizar la producción, producir mientras se transporta, etc. Otra medida es la reducción del ciclo de maduración, que es el plazo que va desde que se adquieren las materias primas hasta que se cobra de los clientes. Para eso hay que conseguir reducir los días que van desde el pedido hasta la entrega del género, reducir los días que van desde la entrega del género hasta la entrega de la factura, y reducir los días que van desde la entrega de la factura hasta que el dinero del cliente está depositado en la cuenta bancaria. También se pueden reducir saldos de clientes mediante técnicas de gestión del crédito a clientes. Las medidas habituales son la selección de clientes, selección de los medios de cobro más adecuados, implementar incentivos para los vendedores en función del cobro, no pagar comisión hasta que el cliente no haya pagado, informatización de la gestión de clientes, usar el factoring (véase capítulo 16) y el seguro de crédito. Estas dos últimas medidas reducen los efectos del riesgo de impago por parte de los clientes. Medidas de cash management o gestión de tesorería. Entre éstas destacan la reducción del número de cuentas bancarias o negociar mejor las condiciones con las entidades de crédito. Se deben usar los medios de pago óptimos. Reducción del coste del patrimonio neto más pasivo. Se pueden tomar medidas tales como reducir coste del endeudamiento (reducir la cantidad de deuda con coste, o sea, reconvertir el patrimonio neto más pasivo dando importancia a los pasivos con coste inferior), renegociar con las entidades de crédito, etc.

b) Medidas relacionadas con la cuenta de resultados: – Una técnica de reducción de costes podría ser el aumento de ingre-

122


–

– – –

sos. Si éstos se incrementan, aunque aumentan costes variables, se reducen los costes no corrientes unitarios. Reducción del coste de los materiales con medidas tales como comprar mediante centrales de compra, controlar la calidad en casa del proveedor, simplificar el proceso productivo o contratar empresas de auditoría energética. Eliminación de actividades que no aporten valor. Ahorro de movimientos innecesarios. Reducción de costes de estructura. Las medidas habituales son la utilización de centros de responsabilidad, acompañados de políticas de incentivos (sólo aumentar salarios en base a la productividad y hacer participar a los empleados de los resultados de la empresa), implementar la filosofía de los presupuestos en base cero (despilfarro cero), buscar economías de escala y diseñar sistemas de control interno para salvaguardar los activos, por ejemplo.

8.5. Conclusiones Muchas de las principales decisiones que toman las empresas requieren datos de contabilidad de gestión. Por ello, es conveniente delimitar en cada caso la información que es realmente relevante. En principio, los datos relevantes son los que se verán afectados por la decisión que se está evaluando. En este sentido los costes variables y los costes incrementales suelen ser los más útiles para evaluar la decisión. De todas formas, hay que relativizar el peso de la información contable ya que una parte de la realidad es difícilmente medible. Además, otra parte es medible pero con criterios no siempre aceptados por los usuarios de la información debido a su subjetividad. Otro tema tratado en el capítulo ha sido el de la reducción de costes, que afecta a cualquier empresa que se proponga mejorar su competitividad.

8.6. Ejercicios a resolver 8.6.1. Decisión sobre subcontratación Un fabricante de muebles está considerando la posibilidad de subcontratar la operación de pintura de uno de sus productos habituales. Para ello, dispone de la información siguiente: Coste variable Coste fijo Coste total unitario

600 u.m. 400 u.m. 1.000 u.m.

123


El subcontratista le ofrece pintar el producto, con los mismos niveles de calidad actuales, por 700 u.m. Preguntas: 1. ¿Vale la pena subcontratar la pintura del producto, suponiendo que no hay más datos que los que se han aportado? 2. ¿Qué consideraciones adicionales podrían hacerse para responder a la pregunta anterior? 8.6.2. Decisión sobre un pedido especial Un vendedor fabricante de tostadoras de pan ha recibido la oferta de unos grandes almacenes que están dispuestos a adquirir 5.000 tostadoras por un total de 50.000.000 u.m. El precio de venta de catálogo de la tostadora es de 20.000 u.m. y el precio de coste total por tostadora se detalla como sigue: Materias primas (coste variable) Embalajes (coste variable) Mano de obra dir. (es un coste fijo) Otros costes indirectos (son costes fijos) Coste total por tostadora

6.000 2.000 5.000 4.000 17.000 u.m.

La diferencia entre el coste unitario (17.000 u.m.) y el precio de venta de catálogo (20.000 u.m.) es el beneficio que desea obtener la empresa por unidad. Se sabe que la empresa tiene capacidad productiva sobrante y, por tanto, para atender este pedido especial no precisará ampliar su capacidad productiva. Preguntas: 1. ¿Vale la pena atender el pedido especial, suponiendo que no hay más datos que los que se han aportado? 2. ¿Qué consideraciones adicionales podrían hacerse para responder a la pregunta anterior? 8.6.3. Decisión sobre la eliminación de un producto La dirección de la empresa está considerando la posibilidad de eliminar el producto X ya que, de acuerdo con los datos siguientes, este producto genera pérdidas:

124


Totales Producto X Producto Y Producto Z Ventas – Costes variables – Costes fijos = Resultado

200 –115 –100

40 –36 –20

70 –35 –35

90 –44 –45

–15

–16

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+1

Los costes fijos se han asignado a los productos en proporción a su cifra de ventas. La dirección de la empresa piensa que si se elimina el producto X puede poner en marcha un plan de reducción de costes fijos que permitiría que éstos se redujesen en 3 u.m. Preguntas: 1. ¿Vale la pena eliminar el producto X, suponiendo que no hay más datos que los que se han aportado? 2. ¿Qué consideraciones adicionales podrían hacerse para responder a la pregunta anterior? 8.6.4. Decisión sobre la sustitución de un equipo productivo La dirección de una empresa está evaluando la posibilidad de sustituir una máquina que adquirió hace dos años y de la que aún quedan 3 años de vida útil. Se dispone de la siguiente información: – Máquina antigua: costó 500 u.m. pero actualmente sólo se puede liquidar por 30 u.m. – Máquina nueva: sólo cuesta 300 u.m., tiene una vida útil de 4 años y puede generar unos ahorros anuales por un menor consumo de energía de 40 u.m. Preguntas: 1. ¿Vale la pena sustituir la vieja máquina por la nueva, suponiendo que no hay más datos que los que se han aportado? 2. ¿Qué consideraciones adicionales podrían hacerse para responder a la pregunta anterior?

8.7. Cuestiones a resolver 1. ¿Qué es un coste irrelevante? 2. ¿Qué costes hay que considerar cuando se evalúa la posible subcontratación de una función? 3. ¿Qué es el coste objetivo?


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4. ¿Qué datos hay que considerar cuando se evalúa la posible eliminación de una parte de la empresa? 5. ¿Qué datos hay que considerar cuando se evalúa la posible sustitución de un equipo productivo? 6. ¿Cuáles son los costes incrementales? 7. ¿Por qué reducir los activos puede reducir ciertos costes? 8. Poner algún ejemplo de reducción de activos para reducir costes.

8.8. Glosario de términos utilizados en el capítulo Coste hundido: coste en el que se ha incurrido y/o se va a incurrir en el futuro como consecuencia de decisiones ya tomadas y que es irrelevante para la toma de decisiones. Coste incremental: incremento de costes que se produce como consecuencia de una decisión determinada. Coste irrelevante: coste que no se ve afectado por la decisión que se está evaluando. Coste marginal: aumento de coste que se produce si se fabrica o vende una unidad adicional de output. Coste objetivo: coste que se fija tomando como punto de partida el precio de venta de mercado y es la diferencia entre el precio de venta ideal de mercado y el margen de beneficio deseado por la empresa. Coste relevante: coste que se verá afectado por la decisión que se está evaluando. Ingreso incremental: incremento de ingresos que se produce como consecuencia de una decisión determinada. Precio de venta ideal de mercado: es el precio que el mercado desea pagar por un producto o servicio. Subcontratación: también denominada externalización. Consiste en encargar a empresas externas determinadas etapas del proceso productivo.

8.9. Bibliografía de ampliación AMAT, O.; SOLDEVILA, P. (1997). Contabilidad y gestión de costes (caps. 8 y 9). Barcelona: Ediciones Gestión 2000. SMITH, M. (1997). Strategic management accounting. Oxford: Butterwoth.

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