Clasificación de los planes Por su clase:
Planes comunes:
Metas. Las metas se definen como estados o condiciones futuras que contribuyen al cumplimiento de la finalidad última de la organización. Las metas de una organización dan a sus actividades el sentido básico de dirección. En el término metas se incluyen los propósitos, la misión, la visión, los valores y los objetivos de la empresa.
Propósito. El propósito de una organización es su papel primario, tal como lo define la sociedad en que opera. Por lo tanto, propósito es un término amplio que se aplica no sólo a una organización dada sino a todas las empresas de su mismo tipo en esa sociedad. En otras palabras, los propósitos son los fines esenciales o directrices que definen la razón de ser, naturaleza y carácter de cualquier grupo social.
Misión. La misión de una organización es su finalidad específica, que la distingue de otras de su tipo. Se trata de un concepto más limitado que el de propósito. La misión es la finalidad más amplia que una organización escoge para sí misma. Dentro de los amplios límites del propósito de una organización, cada empresa escoge su misión específica, que se puede describir en términos del producto y mercado, o del servicio y de la clientela a quien sirve. Si bien el propósito general de las organizaciones es producir bienes y servicios, la misión de una compañía electrónica puede ser producir semiconductores para computadoras. Un hospital cuyo propósito es el cuidado de la salud, puede definir su misión especializándose en el tratamiento de enfermedades respiratorias.
Visión. Una visión expresa las aspiraciones fundamentales de una organización, apelando por lo general a las emociones e inteligencia de sus miembros. Una declaración de visión dota de “espíritu” a las declaraciones de
misión.
Valores. Son un marco de referencia para la actuación individual y colectiva al normar criterios socialmente aceptados para la interacción, que se suponen en su seguimiento una alta calidad de vida. Los valores constituyen un credo con el que comulgan las personas, y que las identifica y las nutre de una cultura organizacional.
Objetivo. Un objetivo es un blanco que se debe alcanzar para que la organización cumpla sus metas. Por su misma naturaleza, los objetivos son más específicos que el planteamiento de la misión y vienen a ser, en realidad, la traslación de éste a términos concretos que sirven para medir los resultados. Se fijan varios objetivos como hitos en la ejecución de misiones y la persecución de metas. Una meta requiere insumos. Una meta es un producto elaborado, el resultado de un proceso. El error que a veces cometemos es confundir un insumo con una meta y utilizarlo como tal. En consecuencia, el nivel del logro no es suficientemente alto y con frecuencia se tiene que hacer un esfuerzo mayor. Ejemplos:
“Deseo tener una mejor relación con mis hijos.” (Insumo)
“Voy a platicar media hora diaria con cada uno de mis hijos para
conocer sus inquietudes, intereses y necesidades y poder ayudarlos mejor.” (Meta)
“Necesito mejorar mi inglés.” (Insumo)
“Tomaré el curso intensivo de inglés de tres meses en la escuela X.”
(Meta) La diferencia entre los resultados presentes y los resultados deseados proporcionan la información necesaria para cambiar el plan o establecer objetivos nuevos, más adecuados. Cuando se hayan enunciado las diferencias, se podrán seleccionar las estrategias y procedimientos necesarios para satisfacerlas. Si los objetivos son precisos y correctos, se podrá comprobar, en cualquier momento, cómo se dirige hacia el logro de esos objetivos.
Políticas:
Las políticas son declaraciones amplias y generales de acciones esperadas que sirven como guía para la toma de decisiones administrativas o para supervisar las acciones de los subordinados. Las políticas también son planes en el sentido de que son declaraciones o interpretaciones generales que guían o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones. Aparte, ayudan a decidir sobre diversos temas antes de que se conviertan en problemas, vuelven innecesario analizar la misma situación cada vez que se presenta y unifican otros planes.
Un manual es un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información instrucciones, historia, organización, políticas o procedimientos de una empresa, lo cual se considera necesario para la mejor ejecución del trabajo. Existen diferentes tipos de manuales, entre ellos:
Manual de bienvenida.
Manual de objetivos.
Manual de políticas.
Manual de procedimientos.
Manual de organización.
Reglamento interior de trabajo.
Procedimientos
Cuando es importante que se sigan determinados pasos en una secuencia dada y que el trabajo se haga con precisión, la administración puede establecer un detallado plan permanente llamado procedimiento. Los procedimientos son los planes que se describen detalladamente la secuencia de pasos que deben seguirse para ejecutar ciertas actividades de la manera más eficiente. Tienden generalmente a establecer rutinas que representan la mejor manera de hacer las cosas, desde el punto de vista del tiempo, esfuerzo y costo. En las organizaciones es necesario determinar los procedimientos que en conjunto faciliten la consecución de los objetivos deseados. Propósitos o misiones: Cada tipo de operación organizada tiene (o al menos debería tener para ser significativa) propósitos o misiones. En todo sistema social, las empresas tienen una función o tarea fundamental que la sociedad les asigna. El propósito de un negocio generalmente es la producción y distribución de bienes y servicios. El propósito de un departamento de carretas estatales es el diseño, construcción y operación de un sistema de carreteras estatales. En otras palabras, los propósitos son los fines esenciales o directrices que definen la razón de ser, naturaleza y carácter, de cualquier grupo social, así como las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente, un grupo social. Los propósitos proporcionan las pautas para el diseño de un plan estratégico. Se expresan genéricamente y su determinación es una función reservada a l os altos funcionarios de la empresa; se establecen en forma paralela al inicio de la misma y no indican una limitante de duración en el futuro.
La mayoría de los propósitos tienden a existir durante todo el ciclo de vida de la empresa, sin embargo, algunos pueden sufrir modificaciones o alteraciones debido a los retos cambiantes que implica la operación de cualquier grupo social. Toda organización debe establecer los propósitos como base para la formulación de un plan. Los propósitos son parte de la acción inicial de un organismo social; las cuatro características que se presentan en el siguiente cuadro lo diferencian de los objetivos: La importancia de los propósitos es la siguiente: Sirven de cimiento para los demás elementos de la planeación, así como para los demás tipos de planes, permiten orientar a los responsables de la planeación, sobre el curso de acción que deben seguir al formular los planes e identificar a la empresa ante el personal y la sociedad.
Objetivos: Los objetivos o metas son los fines hacia los cuales se dirige una actividad. Representan no sólo el punto final de la planeación sino también el fin hacia el cual se dirigen la organización, integración de personal, dirección y control. Aunque los objetivos de la empresa constituyen su plan básico, un departamento también puede tener sus propios objetivos de la empresa, pero los dos conjuntos de metas pueden ser completamente diferentes. Un objetivo administrativo es la meta que se persigue que prescribe un ámbito definido y sugiere la dirección a los esfuerzos de planeación de un gerente. Esta definición incluye cuatro conceptos: 1. 2. 3. 4. 5.
Meta, Ámbito Carácter definitivo y Dirección.
