Desarrollo De Los Planes Informáticos. SAN CRISTOBAL, OCTUBRE DE 2012 Introduccción El propósito del presente trabajo tiene la finalidad de definir algunos conceptos básicos para el desarrollo de los planes Informáticos, ya que estos permiten a la organización cumplir con su misión y visión. De igual forma se definen los elementos necesarios que se deben tener en cuenta para su elaboración. Así como la importancia que tiene la realización de los planes informáticos, para garantizar la supervivencia de la organización. Luego de conocer los puntos antes mencionados, se ve la necesidad de dar a conocer algunas de sus principales características y mencionar los diferentes modelos de los planes informáticos. Así como los principales requerimientos y la infraestructura que se debe tomar en cuenta para su elaboración.
DESARROLLO DE LOS PLANES INFORMÁTICOS. Un plan informático es una estrategia que articula todos los recursos en el área de las Tecnologías de Información que le permiten a cualquier organización cumplir con su Misión y Visión en el presente y en el futuro. El plan informático debe iniciarse en el estudio de la Misión de la empresa y sus objetivos estratégicos. Deben identificarse las áreas de intervención críticas del plan y su prioridad. El plan informático normalmente debe concluir con la identificación de muchos proyectos ordenados cronológicamente que van dando cu enta de las implementaciones armónicas en las áreas de infraestructura y sistemas de información de la empresa. Estos proyectos deben tener una evaluación económica aproximada para poder garantizar que el plan es compatible con los recursos disponibles para su implementación. Metodológicamente en un plan informático participa un comité informático, que lo forma la alta gerencia de la empresa. Es este comité el que le da al plan informático el visto bueno final. Este enfoque le da viabilidad política al plan informático para su implementación. Un plan informático puede ser simple o complejo de acuerdo al tipo de organización que se analice y sus requerimientos y necesidades. NECESIDAD DE LOS PLANES INFORMATICOS. Los planes informáticos apuntan a las necesidades informáticas estratégicas y a la arquitectura tecnológica requeridas para cumplir misión, metas y propósitos de la empresa. Para realizar un plan informático, es necesario que se analice la situación actual de la empresa, en cuanto a los sistemas informáticos actuales, se deberán determinar la orientación de cada uno de estos sistemas hacia los objetivos empresariales y las estrategias que utilizan para lograr este alineamiento. El resultado final de la planificación informática, deberá ser un Plan detallado de actividades en donde luego de analizada la brecha existente de “en donde estamos” y “en donde queremos estar” se propongan las modificaciones a realizar en el plan informático actual, un análisis de los requerimientos que debe cumplir, la determinación de los modelos de arquitectura e información, un cronograma detallado para el desarro
llo de los planes propuestos, la estimación de los recursos necesarios para su desarrollo y un plan de seguimiento que permita determinar el avance y el cumplimiento de los objetivos propuestos. Igualmente es necesario que un plan informático contenga elementos claves como son los niveles de servicios, catastro de Sistemas de Información Administrativos, planes de continuidad operacional o planes de contingencia, arquitecturas de alta disponibilidad, sistemas de respaldos, sistemas de gestión, arquitecturas de integración e interoperabilidad. De igual forma debe revisar y eventualmente proponer una nueva estructura organizacional para el área de Tecnología Informática, de acuerdo a los proyectos que proponga el plan. IMPORTANCIA DE LOS PLANES INFORMATICOS. Desde la década pasada, los directivos admiten la decisiva importancia de la tecnología informática para el crecimiento, la competitividad y la supervivencia de la empresa. Razón por la cual el apoyo de los directivos es de vital importancia en el emprendimiento de un plan informático, además de poseer los recursos económicos necesarios para realizar el Plan, deben mostrar abiertamente el compromiso de realizarlo; es importante motivar a los directivos a tomar en serio la realización del Plan y determinar las actividades en las cuales su participación activa permita “garantizar” el éxito del proyecto. Este equipo es además el encargado de motivar la ejecución, implementación e implantación del plan informático, el efecto de su aplicación debe aplicarse desde la cima de pirámide hacia sus bases, es decir debe empezar por los directivos de más al to nivel y poblar todos los estratos de la organización. La perspectiva del plan debe ser estratégica y operativa, no tecnológica En un entorno de negocios y tecnología complejo, sujeto a rápidos cambios, es imperativo desarrollar y mantener en marcha un excelente proceso de planeación informática, lo cual permitirá obtener: * Mejores comunicaciones. El contacto entre gerencia superior, unidades de negocios y la estructura de sistemas informáticos que desarrolle metas comerciales y tecnológicas crea el espacio necesario para asegurar que la estrategia tecnológica sea completa, considerando sus oportunidades y las amenazas de la competencia. * Necesidades estratégicas de datos. Los sistemas se reducirán a escala, se priorizarán y se desenvolverán para hacer frente a necesidades estratégicas de la firma, más allá de barreras funcionales rutinarias. * Un método objetivo para asignación de recursos. Las necesidades estratégicas de datos en la empresa y la infraestructura técnica requerida para cubrirlas, definen un marco para asignar los escasos recursos de los sistemas informáticos. * Infraestructura técnica eficiente. Esta desarrolla el encuadre arquitectónico donde los diversos componentes de sistemas deben encajar con precisión. Funcionarán eficientemente dentro del conjunto por haber sido diseñados y desarrollados en forma separada. * Coordinación efectiva de tecnologías. Es necesario introducir y coordinar la multiplicidad de tecnologías que hacen al uso de sistemas informáticos, tales como los de comunicaciones, administración, imágenes, manejo de documentos, grandes computadoras, mini o microordenadores y redes. * Productividad del equipo. El empleo efectivo de herramientas de alto rendimiento y el marco para un apropiado programa de capacitación que sustente el desarrollo de equipos a corto y largo plazos aportan creciente productividad, apoyo en las funciones y crecimiento personal. * Mecanismos de control. Los progresos del plan y la estrategia de negocios se monitorean a fin de hacer cambios y ajustes a tiempo, según los requieran la empresa o las influencias externas.
CARACTERISTICAS DE LOS PLANES INFORMATICOS. * Es un proceso, expresado en un documento escrito y conocido por todos los usuarios de la unidad (Subgerencia, Subdirección, Departamento o Unidad) de Informática, el cual empieza con el desarrollo de objetivos, define estrategias y políticas para alcanzar tales objetivos, desarrolla planes detallados para asegurar que las estrategias se sigan con el fin de que tales objetivos se realicen en términos de productos y resultados concretos medibles por la unidad de Informática, por los usuarios y por el nivel Director de la empresa u organización, en parámetros no técnicos y exentos de ambigüedad. * No es un método para resolver problemas corrientes en cortos períodos, puesto que no permite competir con cambios inesperados en la Dirección, esto no es indicador de un error de concepto, pero prueba el riesgo adquirido en las actividades del Plan. * Debe contemplar un horizonte que alcanza un período variable entre 3 y 5 años dependiendo del tamaño de la organización. No obstante el mismo debe ser revisado por lo menos en períodos anuales , y reformulado cada vez que se modifiquen en forma sustancial los objetivos y metas planteadas por el nivel Directivo de la organización. * Es un conjunto de planes interrelacionados cuya finalidad es básicamente satisfacer las necesidades de información que el sistema de decisiones de la organización requiere, en la cantidad, calidad, oportunidad y forma que cada nivel necesita. Lo anterior debe ser considerado en el marco de la velocidad de desarrollo y de la cantidad de alternativas, siempre crecientes, que el mercado de informática ofrece. MODELOS. Los modelos existentes responden a la necesidad de clasificación de los distintos proyectos que se presentan. Los modelos relevantes para planes de informática son: * Modelo de Desarrollo de aplicaciones: elaboración y puesta en marcha de programas o sistemas computacionales. * Modelo de Equipamiento: adquisición por primera vez de equipos, incluyendo tanto hardware como software básico. * Modelo de Mejoramiento, ampliación o reposición: aumento de capacidad y calidad de servicios de hardware y/o mejoramiento de software. * Modelo de funciones corporativas: representa funciones ejecutadas por la empresa. Cada una describe una actividad, algo que la firma hace, independientemente de la estructura organizacional. Una de las características de este modelo es que documenta acciones a lo largo y a lo ancho de la compañía, sin sujetarse a ataduras institucionales. La misma actividad puede ser realizada por varias unidades diferentes, pero se la representa sólo una vez en el modelo corporativo. Las actividades que éste contiene reflejan qué se hace, no cómo, cuándo ni dónde. Este sesgo asegura la integridad lógica del modelo de negocios, pues es un vehículo para gestionar el cambio a medida que se da en el tiempo y dentro de la empresa. Las actividades (funciones) de alto nivel se discriminan en procesos componentes, que representan actividades discretas con puntos de inicio y fin identificables, pasibles de ejecutarse repetidamente. * Modelo de datos: Este modelo ilustra necesidades informáticas vistas desde la óptica corporativa, describiendo las entidades de interés para la empresa y las relaciones entre ellas. El modelo de datos se presenta como mapa lógico de esas entidades o datos, inclusive sus propiedades inherentes, en forma separada de las características de software, hardware o desempeño. Atendiendo al criterio de riesgo en la ejecución y grados de libertad en la implantación podemos distinguir otros modelos de planes informáticos:
* Modelo de investigación básica: La investigación básica es la que se realiza con total libertad hasta el punto que a veces no existen objetivos marcados. Su libertad es máxima y el riesgo de no conseguir algún resultado es muy grande * Modelo de investigación aplicada: Existen menos grados de libertad y se pueden marcar algunos objetivos a conseguir, no obstante el riesgo sigue siendo alto en este tipo de proyectos. Es en este tipo donde empieza a aplicarse el concepto de plan informático definido anteriormente, ya que cada investigación ira dirigida a un propósito determinado y se le asignaran unos recursos, aunque estos pueden ser cambiantes con el tiempo. * Modelo de investigación y desarrollo: Estos ya son aplicaciones muy específicas que han de dar lugar a la producción de prototipos y donde se realiza un diseño previo, se proponen unos objetivos y se realiza un estudio de viabilidad. * Modelo correspondientes a la construcción de cualquier elemento: El grado de libertad de que se dispone en este tipo de plan es todavía menor que en los anteriores, ya que conocemos el coste, la cantidad y la naturaleza de los recursos. REQUERIMIENTOS DE LOS PLANES INFORMATICOS. 1. Objetivos y funciones de la unidad de Informática 2. Estrategias alternativas viables para alcanzar tales objetivos 3. Nivel de recursos, se requiere para una operación estable, considerando el plan de sistemas vigentes. 4. Actividades que tenderán a, o podrían ser discordantes. 5. Factores de riesgo para el plan general y para cada plan componente. 6. Nivel de crecimiento que se puede esperar para cada tarea o actividad de cada plan componente. 7. Debido al cambio tecnológico constante, las probabilidades que existen en el mediano o largo plazo de: Instalar un nuevo computador o servidor Cambiar de sistemas operativos Cambiar de filosofía de proceso, vale decir: Proceso Centralizado Proceso Descentralizado Proceso Distributivo Una combinación de las anteriores. 8. Impacto que tendrán las consideraciones anteriores en términos de: recursos, capacitaciones, programas de desarrollo y cuál será la magnitud del esfuerzo involucrado 9. Impacto en los usuarios de los sistemas en cuestión y de las tecnologías usadas para su desarrollo y explotación INFRAESTRUCTURA DE LOS PLANES INFORMATICOS. Aunque no existe una regla fija sobre el contenido específico de un plan informático, básicamente debido a lo vertiginoso de los cambios técnicos y de las necesidades de información de los usuarios, hay algunas guías que permiten formular un plan en términos que puedan ser leídos por aquellos que necesitan la información completa y suficiente como para responder a la mayoría de las preguntas que podrían ser formuladas. 1. Es importante establecer que la razón para escribir el documento del plan, es comunicar los conceptos, metas y estrategias resultantes del estudio y revisiones periódicas de las necesidades de los usuarios y de su compatibilidad con el plan vigente. 2. La preparación del documento debe ser lo suficientemente cuidadosa como para considerar los intereses de cada usuario actual o futuro, dimensionando las características de cada uno y las razones
por las que se establecieron las prioridades para cada uno de los mismos. 3. Contenido de un plan básico: 3.1. Resumen de la situación actual: a) Hardware. b) Software. c) Redes. d) Recursos humanos. e) Sistemas vigentes y su estado. f) Síntesis de una encuesta de satisfacción de usuarios. g) Resumen de costos por cada concepto anterior. 3.2. Resumen Ejecutivo: a) Objetivos. b) Premisas o supuestos básicos. c) Resumen de planes componentes. d) Análisis beneficio v/s compromisos. 3.3. Sistemas de información: a) Desarrollo de nuevos sistemas previstos. b) Mantención adaptativa, correctiva y perfectiva de los sistemas vigentes. c) Planes de contingencia para seguridad y respaldo. 3.4. Recursos informáticos: a) Justificación del equip amiento necesario. b) Justificación del software básico y de desarrollo necesario. c) Justificación de los recursos humanos necesarios y de las necesidades de capacitación. 3.5. Planes componentes: a) Perfil del equipo en el tiempo. b) Perfil de sistemas y resultados en el tiempo. c) Perfil de recursos humanos y de capacitación necesarias. d) Flujos de recursos económicos. e) Perfil de reorganizaciones administrativas globales en cada órgano afectado por el plan informático formal. f) Plan de seguridad y auditoría computacional. 4. Documentos de trabajo asociados: 4.1. Informe de objetivos de la organización y de cada componente de la misma, identificando las misiones y tareas de cada uno. 4.2. Informe de premisas y supuestos básicos considerados para cada nivel de la organización. 4.3. Evaluación de la realización pasada del plan. 4.4. Evaluación de las debilidades y fortalezas de la unidad de Informática. 4.5. Relación de estrategias y su evaluación para alcanzar los objetivos del punto. 4.6. Sistemas de información para usuarios con los estudios de factibilidad (operacional, técnica y financiera) necesarios. 4.7. Evaluación de alternativas de software y de sus proveedores según pautas. 4.8. Evaluación de alternativas de equipamientos y de sus proveedores según pautas. 4.9. Análisis económico de cada alternativa anterior. 4.10. Análisis de los recursos humanos disponibles y de su potencial técnico actual. 4.11. Análisis de los factores de riesgo o estabilidad de cada componente anterior. 4.12. Análisis de estado del arte informático en el país y de sus tendencias futuras.
