Caso Práctico(1) (1)

CASO PRÁCTICO

Todos los derechos de propiedad intelectual de esta obra pertenecen en exclusiva a EOBS quedaterminantemente prohibida la reproducción, puesta a disposición del público y en general cualquier otra forma de explotación de toda o parte de la misma. La utilización no autorizada de esta obra, así como los perjuicios ocasionados en los derechos de propiedad intelectual e industrial de EOBSdarán lugar al ejercicio de las acciones que legalmente le correspondan y, en su caso, a las responsabilidades que de dicho ejercicio se deriven.

Caso Práctico

Índice 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Introducciónal Caso Práctico ................................ ......................................................... ............................................ ................... 3 Inicio del Proyecto ......................................... ................................................................... ................................................. ....................... 5 Planificación Planificación del Proyecto ................................................. .......................................................................... ............................. .... 10 Gestión de Riesgos ................................................. .......................................................................... ...................................... ............. 19 Ejecución y Control del Proyecto .......................... ................................................... .......................................... ................. 22 Cierre del Proyecto ........................................... ........................................... ¡Error! Marcador no definido.

2

Caso Práctico

Índice 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Introducciónal Caso Práctico ................................ ......................................................... ............................................ ................... 3 Inicio del Proyecto ......................................... ................................................................... ................................................. ....................... 5 Planificación Planificación del Proyecto ................................................. .......................................................................... ............................. .... 10 Gestión de Riesgos ................................................. .......................................................................... ...................................... ............. 19 Ejecución y Control del Proyecto .......................... ................................................... .......................................... ................. 22 Cierre del Proyecto ........................................... ........................................... ¡Error! Marcador no definido.

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Caso Práctico

SOBRE LA BASE DE LA INFORMACIÓN DETALLADA ACONTINUACIÓN, REDACTE UN INFORME DE SEGUIMIENTO SEGUIMIENTO

1. INT INTROD RODUCC UCCIÓN IÓN AL CA CASO SOPR PRÁC ÁCTI TICO CO En el periodo de septiembre de 2013 a enero de 2014 tuve el privilegio de dirigir un proyecto de voluntariado para la traducción al español del libro: A Pocket Companion to PMI's PMBOK Guide. Guide. Autores: Paul Snijders, Thomas Wuttke y Anton Zandhuis. Editorial: Van Haren Publishing. Publishing. La traducción de este libro fue posible gracias a la labor desinteresada del siguiente equipo de voluntarios del PMI: Jose Daniel Esterkin (Capítulo de Buenos Aires); Javier Martín (Capítulo de Barcelona); Ariana Cisilino, Fernando Lucas, Jose Ramón Arlandis y José Lopezosa (Capítulo de Valencia); Mercedes Martinez y un servidor (Capítulo de Madrid). Adicionalmente participaron 13 revisores externos del PMI. No menos importante fue la inestimable ayuda de Anton Zandhuis, uno de los autores, y Bart Verbrugge, Director Editorial. Todo aquel que haya trabajado con voluntarios sabe que uno de los principales retos en este tipo de proyectos es que a los voluntarios no se les puede exigir un un determinado desempeño: es fundamental que estén motivados y hagan lo que se les pide voluntariamente . Si no está claro qué tienen que hacer, cómo o cuándo deben hacerlo, si las herramientas son demasiado complejas, las tareas demasiado largas, etc., entonces ya no pueden mantener la atención en el proyecto, dado que todos tienen otras actividades profesionales y personales que atender. Otro reto importante es que el equipo era virtual, sin financiación para una reunión presencial que facilitara la formación del equipo, como hubiera sido deseable. Todas estas restricciones influyeron en las herramientas informáticas empleadas (TALAIA OpenPPM tuvo un especial protagonismo1) y en la forma de segmentar el trabajo y avanzar por iteraciones semanales. La comunicación ha sido otro importante desafío, sobre todo t odo con el equipo extendido del PMI, autor y editor. Con estos dos últimos interesados la comunicación tenía que ser en

1

Para mayor información sobre las herramientas usadas, véase el post Herramientas para un proyecto de voluntariado: voluntariado: http://goo.gl/z24odI

3

Caso Práctico

inglés. Pude comprobar que es muy cierto el dicho: Hasta que no hay entregables, lo único que hay es comunicación : Su lógica intranquilidad solo comenzó a disminuir a partir de la entrega de los primeros borradores. También tuvimos nuestra buena dosis de riesgo en este proyecto: ¿Qué pasaría si los revisores de otros capítulos de habla hispana del PMI o los revisores de la Editorial se quejaban de falta de rigor y calidad de la traducción? Finalmente, hay que decir que el proyecto tuvo un notable éxito, y yo una de las mejores satisfacciones de mi carrera como director de proyectos: El libro ya está en las librerías, hemos contribuido a nuestra comunidad profesional, nos han felicitado por la traducción y lo más importante para mí: he conocido ( en nuestra profesión, como en cualquier otra, trabajando es como se conoce a la gente ) a un grupo de excelentes colegas y he aprendido mucho de ellos.

Si le interesa acceder en modo lectura a la información de gestión del proyecto, igual que un interesado más, puede usar las siguientes coordenadas para acceder al proyecto en TALAIA OpenPPM (con el rol interesado): 

Dirección: http://62.82.192.112/OpenPPMWeb/



Usuario: pmpeople



Contraseña: pmpeople

Si desea acceder al entorno compartido en Asana puede usar mi usuario de PMPeople: 

Dirección: www.asana.com



Usuario: [email protected]



Contraseña: pmpeople

4

Caso Práctico

2. INICIO DELPROYECTO Este proyecto tuvo un arranque muy rápido y efectivo: Los 4 capítulos del PMI implicados aprobaron la iniciativa en sus respectivos comités y se nombró al Director del Proyecto. Si acceden a los detalles del proyecto en TALAIA, pestaña de inicio, podrán ver, entre otra información, el acta de constitución y el registro de interesados. En el enlace de documentación de inicio pueden acceder a la documentación de soporte en Google Drive.

Acta de Constitución del Proyecto

PMI Madrid Ficha de Proyecto Proyecto:

Ejercicio:

Epígrafe de inversión:

Traducción del Libro Edición de Bolsillo del PMBOK

2013

PMIMAD023

Director del Proyecto: Jose Barato

Departamento: Nuevos Servicios y Proyectos Singulares

Patrocinador:

Cliente:

Francisco Javier Rodríguez Blanco

Van Haren Publishing

Descripción: En 2011, PMI Holanda dio soporte a la publicación de un libro resumen en inglés de la Guía del PMBOK 4ª edición, titulada A Pocket Companion to PMI's PMBOK Guide. Autores: Paul Snijders, Thomas Wuttke y Anton Zandhuis. Editorial: Van Haren Publishing. En 2013 se actualizó la guía a la 5ª edición y se lanzó un programa para traducir el libro con voluntarios del PMI al alemán, holandés, francés y español. Este proyecto consiste en la traducción al español con 8 voluntarios del PMI: Madrid, Barcelona, Valencia y Buenos Aires. Necesidad de Negocio: 





La Guía del PMBOK está diseñada principalmente como material de referencia, pero no es el mejor material de estudio o difusión. Creciente demanda de la comunidad de habla hispana sobre buenas traducciones del material relacionado con la Guía del PMBOK, debido al importante crecimiento en socios del PMI (crecimiento del 54% anual en España) y número de certificados PMP (crecimiento del 62% anual en España). Los cursos para preparar el examen son caros (el precio medio por alumno supera los 1.000€) y el índice de aprobados es bajo (2-3 de cada 5 candidatos suspenden).

5

Caso Práctico

Principales Objetivos: Proporcionar a los miembros de los capítulos del PMI de habla hispana una introducción de la Guía del PMBOK en español, fácil y accesible. Los capítulos participantes en el proyecto recibirán un porcentaje de las ventas de la edición en español así como descuentos para miembros y descuentos especiales por volumen para eventos. Contribución directa de los capítulos participantes a la difusión del PMI. 





Principales Restricciones:   

Traducción con el esfuerzo de voluntarios en equipo virtual. Hito externo para lanzar la publicación en febrero de 2014. Consistencia con la traducción española de la Guía del PMBOK 5ª edición.

Principales Riesgos: ¿Los revisores de otros capítulos de habla hispana del PMI o de la Editorial se quejarán de falta de rigor y calidad de la traducción? Principales Supuestos:    

El equipo de voluntarios tiene buen nivel de inglés, es efectivo y se mantiene estable. Habrá 5 semanas para traducir y después otras 5 semanas para revisar. Se respetan los derechos de propiedad. Soporte efectivo de un autor y de la Editorial.

Principales Entregables: Traducción y revisión del texto y las imágenes. Principales Exclusiones: Negociación de los acuerdos con la Editorial. Fecha de inicio prevista:

Fecha de fin prevista:

Duración en días:

30/09/2013

31/01/2014

90

Coste Externo (1+2):

Coste Interno (3+4):

0 €

35.350 €

Servicios Externos: 1.

PMI Madrid no subcontratará servicios de otros proveedores en este proyecto.

Otros Gastos Externos: 1.

PMI Madrid no contempla otro tipo de gastos externos en este proyecto.

Gastos de Viajes: 1.

PMI Madrid no financiará gastos por desplazamientos en este proyecto.

Servicios (1): 0 € 0€ Otros (2): 0 € 0€ Viajes (3): 0 € 0€

6

Caso Práctico

Dedicación (horas): 1.010

Tarifa:

Interno (4): 35.3 50 €

Personal interno asignado:

Departamento:

1.

Voluntarios

PMI Madrid

365

35,00 €

12.775 €

2.

Voluntarios

PMI Barcelona

115

35,00 €

4.025 €

3.

Voluntarios

PMI Valencia

415

35,00 €

14.525 €

4.

Voluntarios

PMI Buenos Aires

115

35,00 €

4.025 €

Documentos adjuntos: 1.

Referencia del libro original en Amazon

http://www.amazon.com/Pocket-Companion-PMBOK-GuideHaren/dp/9087538049/ref=dp_ob_title_bk

2.

Correo de lanzamiento (autor, patrocinador y responsables del PMI)

http://goo.gl/CuV8nf

AUTORIZACIONES: Francisco Javier Rodríguez Blanco

Bart Verbrugge

PMI Madrid, Presidente

Van Haren Publishing, Publishing Director

7

Caso Práctico

Registro de Interesados

PMI Madrid Registro de Interesados Interesados Externos: Clasificación a favor

Fase de +interés Traducción

Poder/ Interés* 5/5

Nombre Anton Zandhuis

Rol Autor

Requisitos Consistencia con PMBOK 5.

Expectativas Traducción de alta calidad

Posible influencia Cambios en el original. Gestión.

Bart Verbrugge

Editor

Lector público en general.

Libro publicado en febrero 2014

Peticiones de maquetación y marketing.

a favor

Edición

5/5

Diana Hochraich

Revisor Editorial

Lector público en general.

Alta calidad inicial de la traducción

Cambios de redacción español.

neutral

Edición

2/3

Revisores PMI Buenos Aires

Revisores externos PMI Buenos Aires

Consistencia con PMBOK 5. Lectores Latam.

Difusión PMI


a favor

Traducción

2/3

Revisores PMI Barcelona

Revisores externos PMI Barcelona

Consistencia con PMBOK 5. Lector general.

Difusión PMI


a favor

Traducción

2/3

Revisores PMI Valencia

Revisores externos PMI Valencia


Difusión PMI


a favor

Traducción

2/3

Revisores PMI Madrid

Revisores externos PMI Madrid


Difusión PMI


a favor

Traducción

2/3

Elisabeth Duocastella

Presidenta PMI Barcelona

Consistencia con PMBOK 5.

Difusión PMI


a favor

Publicación

3/4

Xavier Mulet

Presidente PMI Valencia

Consistencia con PMBOK 5.

Difusión PMI


a favor

Publicación

3/4

8

Caso Práctico

Interesados Internos: Nombre Javier Fdez. Blanco José D. Esterkin

Rol Patrocinador Voluntario PMI Buenos Aires

Ariana Cisilino Jose Ramón Arlandis Fernando Lucas

Javier Martín

Voluntario PMI Barcelona

Mercedes Martinez

Voluntaria PMI Madrid

Expectativas Difusión PMI

Posible influencia Cambios de redacción español.

Clasificación a favor

Fase de +interés Publicación

Poder/ Interés* 5/5

Consistencia con PMBOK 5. Lectores Latam.

Voluntarios PMI Valencia

José Lopezosa

(*)

Requisitos Consistencia con PMBOK 5.


Proyecto de voluntariado. Alta calidad de la traducción. Difusión PMI.

Cambios en la traducción y la redacción.

a favor

Traducción

5/5

De 1 (más bajo) a 5 (más alto)

9

Caso Práctico

3. PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO Al tratarse de un proyecto interno, sin flujo de caja, los costes de contabilizarán en horas de voluntarios a una tarifa estándar. En este proyecto los miembros del equipo ya estaban asignados desde un principio. En el resto de las áreas de gestión, la planificación estuvo muy influida por los hitos externos y la necesidad de seguimientos semanales significativos para los voluntarios. Si acceden a los detalles del proyecto en TALAIA, pestaña de planificación, podrán ver, entre otra información, el enunciado del alcance, la EDT, el diccionario de la EDT, los entregables, las actividades, los hitos, el cronograma, las estimaciones de coste y la línea base de costes. En el enlace de documentación de planificación pueden acceder a la documentación de soporte en Google Drive.

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Caso Práctico

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Caso Práctico

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Caso Práctico

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Caso Práctico

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Caso Práctico

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Caso Práctico

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Caso Práctico

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Caso Práctico

4. GESTIÓN DE RIESGOS SiaccedenalosdetallesdelproyectoenTALAIA,pestañadeplanificación,podránver,entreotra información,elregistroderiesgos(2riesgos),elregistrodesupuestos(5supuestos)yelregistrode incidentes(3incidentes).Enelenlacededocumentaciónderiesgospuedenaccederaladocument acióndesoporteenGoogleDrive.

19

Caso Práctico

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Caso Práctico

21

Caso Práctico

5. EJECUCIÓNYCONTROL DELPROYECTO La ejecución del proyecto consistió básicamente en el esfuerzo de traducción y revisión. En el dossier del proyecto se detalla cómo se organizó toda la documentación propia del trabajo técnico (traducciones y revisiones) y también la documentación relativa a la gestión del trabajo (comunicaciones y entregas). La mayor parte de la información de control quedó registrada en Asana y TALAIA. Si acceden a los detalles del proyecto en TALAIA, pestaña de control, podrán ver, entre otra información, el registro de cambios (4) y el seguimiento de los entregables, el alcance, los costes, los tiempos y los informes resumidos de situación hasta el 31/12/13. En el enlace de documentación de control pueden acceder a la documentación de soporte en Google Drive.

Registro de Cambios

PMI Madrid Registro de Cambios Id:

Estado:

Prio.:

Entrada:

Cierre:

Originado por:

Descripción del Cambio:

Tipo:

1.

rechazado

alta

23/10

23/10

autor

El autor solicita comenzar la revisión externa inmediatamente después de la traducción, antes de la revisión interna. Impacto en EDT: Coste Estimado:

acción correctora

Solución Recomendada:

Análisis de Impacto:

Mantener la revisión interna según lo planificado.

Los revisores externos encontrarían demasiados errores y sería más lento procesarlos, lo que provocaría un retraso de al menos 3 semanas.

122

Retraso:

7.500 €

15 d

22

Caso Práctico

Id:

Estado:

Prio.:

Entrada:

Cierre:

Originado por:

2.

validado

media

16/10

01/11

autor

Descripción del Cambio: El autor entrega cambios sobre el texto original procedentes de la revisión de otro equipo de traducción.



Impacto en EDT:

Cada traductor es responsable de procesar los cambios en sus trozos.

205 cambios propuestos afectando a todos los capítulos.

115

Tipo: reparación de defectos

Coste Estimado:

Retraso:

Id:

Estado:

Prio.:

Entrada:

Cierre:

Originado por:


Tipo:

3.

validado

alta

25/11

25/11

equipo

Se estima bajo el incremento de mejora por una segunda revisión por capítulos.

acción correctora Retraso:



Impacto en EDT:

Ahorrar segunda semana de revisión por capítulos. Aumentar plazo de revisión externa de 1 a 2 semanas.

Hito de comienzo de revisión externa se adelanta una semana. No hay impacto en la fecha de fin del proyecto.

1214 130

Id: 4.

Estado: rechazado

Prio.: alta

Entrada: 04/12

Solución Recomendada: Respetar la dependencia de lógica dura entre revisores externos y después revisores de la editorial.

Cierre: 04/12

Coste Estimado:

Originado por:


Tipo:

editor

El editor solicita comenzar la revisión editorial en paralelo con la revisión externa.

acción correctora

Análisis de Impacto: Los revisores de la editorial encontrarían errores antes que los revisores externos. No se podrían procesar las revisiones externas.

Impacto en EDT:

Coste Estimado:

Retraso:

122

Registro de Entregas

PMI Madrid Registro de Entregas al 31/12/13 Id.:

Entregable:

% Avance:

Comentarios:

1.

Borrador Capítulo 1

100%

Entregado y aceptado en fecha.

2.

Borrador para Autores

100%


3.

Borrador para Revisores Externos

100%


4.

Manuscrito traducido e imágenes

100%


23

Caso Práctico

Control del Alcance

PMI Madrid Control del Alcance al 31/12/13

Cuenta de Control:

Avance 97%

Completado 34.300 €:

Presupuesto 35.350 €

Comentarios:

000. Gestión

80%

4.200 €

5.250 €

Pendiente soporte en fase de edición.

110. Traducción

100%

14.000 €

14.000 €

Completado en fecha.

121. Revisión Interna

100%

14.000 €

14.000 €


122. Revisión Externa

100%

1.400 €

1.400 €


130. Integración Final

100%

700 €

700 €


200. Edición

20%

0€

0€

Editorial ha comenzado fase de edición.

24

Caso Práctico

Control de Costes

PMI Madrid Desempeño de Costes al 31/12/13 Fecha:

AT

BCWS (PV)

ACWP (AC)

BCWP (EV)

ES

SV(t)

CPI

CV

BAC

EAC

30/09

1

618 €

350 €

0 €

1

0

1

0 €

35.350 €

35.350 €

07/10

6

3.710 €

4.200 €

2.800 €

5

-1

0,7

-1.400 €

35.350 €

35.350 €

14/10

11

6.802 €

6.790 €

2.800 €

5

-6

0,4

-3.990 €

35.350 €

35.350 €

21/10

16

9.893 €

9.380 €

8.050 €

13

-3

0,9

-1.330 €

35.350 €

35.350 €

28/10

21

12.985 €

11.970 €

12.250 €

20

-1

1,0

280 €

35.350 €

35.350 €

04/11

26

16.217 €

15.120 €

15.050 €

24

-2

1,0

-70 €

35.350 €

35.514 €

11/11

31

20.008 €

21.070 €

19.425 €

30

-1

0,9

-1.645 €

35.350 €

38.344 €

18/11

36

23.800 €

24.220 €

23.625 €

36

0

1,0

-595 €

35.350 €

36.240 €

25/11

41

27.592 €

27.370 €

27.825 €

41

0

1,0

455 €

35.350 €

34.772 €

02/12

46

30.963 €

29.120 €

32.900 €

53

7

1,1

3.780 €

35.350 €

31.289 €

09/12

51

32.515 €

34.895 €

33.600 €

60

9

1,0

-1.295 €

35.350 €

36.712 €

16/12

56

33.367 €

35.770 €

34.300 €

72

16

1,0

-1.470 €

35.350 €

36.865 €

23/12

61

33.658 €

35.945 €

34.300 €

72

11

1,0

-1.645 €

35.350 €

37.045 €

30/12

66

33.950 €

36.120 €

34.300 €

72

6

0,9

-1.820 €

35.350 €

37.226 €

06/01

71

34.242 €

13/01

76

34.533 €

20/01

81

34.825 €

27/01

86

35.117 €

31/01

90

35.350 €

25

Caso Práctico

26

Caso Práctico

Control del Cronograma

PMI Madrid Control del Cronograma al 31/12/13 Cuenta de Control:

Inicio Planif.:

Fin Planif.:

Inicio:

Fin:

000. Gestión

30/09

31/01

30/09

31/01

110. Traducción

30/09

01/11

30/09

01/11

Fin en fecha.


04/11

29/11

04/11

22/11

Fin 1 semana antes.

122. Revisión Externa

02/12

06/12

25/15

06/12

Fin en fecha. Duró 1 semana más.


09/12

13/12

09/12

13/12

Fin en fecha.

200. Edición

16/12

31/01

16/12

31/01

Comentarios:

Cuenta de Control:

Hito:

Fecha Planif.:

Fecha Real:

Comentario:

000. Gestión

Manuscrito Original disponible

30/09

30/09

En fecha.

000. Gestión

Configuración Herramientas

01/10

01/10

En fecha.

110. Traducción

Borrador Capítulo 1

04/10

04/10

En fecha.

110. Traducción

Borrador para Autores

01/11

01/11

En fecha.


Revisores Externos Seleccionados

29/11

22/11

Adelanto 1 semana.


Manuscrito traducido e imágenes

13/12

13/12

En fecha.

200. Edición

Manuscrito Revisado por la Editorial

27/12

27/12

En fecha.

200. Edición

Prueba DTP 1 revisada

17/01

200. Edición

Libro Publicable

31/01

Cronograma de Seguimiento:

27

Caso Práctico

Informes de Situación Resumidos

PMI Madrid Estado del Proyecto al 31/12/13 Fecha:

Estado General:

Cronograma

Presupuesto:

Riesgos:

30/09

Kick-off realizado

Plazo ajustado tratándose de un proyecto de voluntariado.

Proyecto interno sin flujo de caja.

Analogía con proyecto de voluntariado de la verificación de la traducción PMBOK v5

07/10

Traducido glosario y capítulo 1 (26%)

Buena velocidad inicial de traducción.

Equipo virtual, uso de herramientas.

14/10

capítulos 2-4 (46%)

Velocidad de traducción: véase burndown chart

+Calidad de la traducción, consistencia PMBOK, plazos.

21/10


Véase burndown chart

+ seguridad

28/10



04/11

caps. 12-13 y anexos (100%)


11/11

Revisión interna

Calidad de cambios: véase burndown chart

18/11

Revisión interna


25/11

Revisión externa

Comentarios favorables de revisores externos.

02/12

Finalizada revisión interna

09/12 16/12

Entregado manuscrito

23/12

Soporte puntual

30/12

Fin revisión editorial. Comienza DTP.

Resultado positivo revisión editorial.

06/01 13/01 20/01 27/01 03/02

28

Caso Práctico

6.CIERRE DEL PROYECTO Si acceden a los detalles del proyecto en TALAIA, pestaña de cierre, podrán ver, entre otra información, el registro de lecciones aprendidas y el dossier con la documentación del proyecto. En el enlace de documentación de cierre pueden acceder a los principales documentos del proyecto en Google Drive. Lecciones Aprendidas

PMI Madrid Lecciones Aprendidas ¿Qué dio resultado? Gestión de la Comunicación

  



Gestión de Recursos





 



Gestión del Alcance

Gestión del Tiempo







Invitar al autor a reuniones de seguimiento. Responder rápidamente a autor y editor. Uso de una herramienta externa al correo orientada a tareas (como Asana) para saber tareas asignadas, pendientes o cerradas, así como para publicar notas, reglas básicas, acuerdos y decisiones. Debatir con equipo en tareas de Asana. Mantener al equipo en línea con reuniones virtuales semanales, aunque no hubiera incidentes, retrasos o necesidad de debatir, grabando sesión GoToMeeting para los ausentes. Decisiones democráticas: título, criterios de traducción, estrategias de revisión, integración, etc. Atención al escaso tiempo de los voluntarios. Todo el soporte necesario para que sepan qué hacer, cómo y cuándo. Autogestión de los propios voluntarios con los revisores externos. Cubrir el trabajo de un voluntario por otros cuando aquél tiene un problema. Asignación de tareas equitativa, rápida y compartida (en un fichero Excel todos pueden comparar el tamaño de sus asignaciones). Descomponer el trabajo de traducción en unidades de no más de 500 palabras, como una pila de producto de 76 elementos, asignables a los voluntarios como tareas de Asana. Iteraciones semanales con resultados significativos para los voluntarios. Cada semana era un “proyecto de Asana”, que notificaba las asignaciones y los recordatorios sobre fechas límite. Secuenciación clara de traducción primero, revisión después, evitando retrabajos por solapamientos (DIRTFT).

¿Qué debería mejorarse? 















Debería haberse dedicado más tiempo a comunicar con autor y editor. La comunicación ha sido demasiado reactiva, casi exclusivamente para responder a sus peticiones. Debería haber existido más comunicación con los responsables del PMI.

Exigir presupuesto para una reunión presencial temprana, aunque no hubiéramos podido incluir al voluntario de Buenos Aires. Dedicar una sesión a formación en las utilidades de gestión de cambios de Microsoft Word.

Por un error de asignación, dos trozos quedaron sin traducir y en otros dos hubo retrabajo. Debe buscarse una mejor forma de verificar las asignaciones. Se ha trabajado demasiado durante fines de semana y a horarios intempestivos. Se han solapado revisiones que deberían ser en secuencia. Convendría 1 semana más para revisores externos (3 semanas mejor que 2).

29

Caso Práctico

Gestión de la Configuración





  

Monitorización y Control

Esquema de carpetas en GoogleDrive en fase de traducción para acceder intuitivamente a los elementos originales y a traducir (texto e imágenes). No usar GoogleDocs para que todos los documentos puedan abrirse en local. Estrategia de backups: un voluntario responsable cada semana. Estrategia de versionado: Mantener solo la última versión. Estrategia de merge para la integración de la versión final a partir de las 4 versiones de cada capítulo: Un voluntario integra varios capítulos. Para cada capítulo se comparan las 4 versiones en esta secuencia dos a dos: MAD-BCN = V1. V1-VAL=V2. V2-BA = versión definitiva.

¿Qué dio resultado? Asana ha dado mucha agilidad para asignar y debatir los trabajos, y también para monitorizar rápidamente las tareas pendientes y terminadas de cada voluntario. Radiadores de información de seguimiento tipo burndown charts para el número de palabras pendientes por traducir y el número de cambios aceptados. 

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Ejecución

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Comenzar por traducir el glosario. Utilidades de Microsoft Word para controlar los cambios. Además

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Explicitar mejor la definición de terminado y convenciones de nomenclatura. Distinguir mejor los documentos en progreso y terminados. Explicitar mejor la definición de terminado. Asegurar que los voluntarios instalan GoogleDrive desktop para sincronizar automáticamente. Buscar una solución temporal cuando usan ordenador de su empresa y lo tienen deshabilitado (en un proyecto de este tipo estas herramientas ahorran mucho de tiempo de voluntariado).

¿Qué debería mejorarse? Convocar reuniones de seguimiento con agenda y asegurar la asistencia con antelación. Distribuir informes de seguimiento al resto de interesados. 

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Revisiones por parejas no han generado buena colaboración (los voluntarios no han

30

Caso Práctico

de gestionar cambios y comentarios, resultó muy útil la funcionalidad para ver documentos en paralelo, comparar documentos y documentos maestros (para automatizar la integración).

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tenido tiempo de interaccionar más). Necesaria herramienta de registro y trazabilidad de cambios mejor que Asana o Excel.

Dossier del Proyecto

PMI Madrid Dossier del Proyecto Carpeta 01.initiating

Documento PMPocket_BUDGET.xlsx

Descripción Justificación del presupuesto de alto nivel.

PMPocket_Stakeholders.xlsx Stakeholder Register.pdf

Identificación de interesados internos y externos.

Project Charter.pdf

Acta de Constitución del Proyecto.

01.initiating/00.background emails

Varios correos electrónicos

Justificación del proyecto y asignación del Director del Proyecto.

02.planning/05.scope

backlog.xlsx

Pila de producto segmentando el trabajo de traducción. Matrices de asignación de revisiones.

PMPocket.mmap

EDT generada con MindManager (importando de Project).

Varios ficheros

Propuesta de herramientas. Análisis de estrategia de revisiones entre pares.

Scope Statement.pdf

Enunciado del Alcance.

WBS.pdf

Estructura de Desglose del Trabajo.

WBS Dictionary.pdf

Diccionario de la EDT.

Deliverables.pdf

Identificación de entregables.

Varios ficheros Microsoft Project

Gantt inicial, recursos y línea base.

PMPocket_v2_BL.xml

Fichero para importar planificación en TALAIA.

Schedule Baseline.pdf

Línea base del cronograma.

PMPocket_PV.xlsx

Línea base de costes.

Cost Estimates.pdf

Estimaciones de costes de las actividades.

Cost Baseline.pdf

Línea base de costes.

02.planning/09.HR

Team member contact information.gsheet

Datos de contacto de los voluntarios.

02.planning/10.comm

PMPocket_Communications.xlsx

Plan de comunicación.

02.planning/06.time

02.planning/07.cost

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Caso Práctico

02.planning/11.risk

PMPocket_Risk Register.xlsx

Registro de riesgos y supuestos.

Risk Register.pdf

Registro de riesgos.

Assumption Log.pdf

Registro de supuestos.

02.planning/13. stakeholder

PMPocket_Stakeholders.xlsx

Estrategia de gestión de interesados.

Carpeta 03.executing/04.Integration/01.inputs

Documento Varios documentos

Descripción Textos originales a traducir.

03.executing/04.Integration/02.working products/01.translation phase/translation week 1/EN

Varios documentos

Trozos originales a traducir en semana 1.

03.executing/04.Integration/02.working products/01.translation phase/translation week 1/SP

Varios documentos

Trozos traducidos en semana 1.


Varios documentos



Varios documentos



Varios documentos



Varios documentos



Varios documentos



Varios documentos



Varios documentos



Varios documentos


03.executing/04.Integration/02.working products/02.review phase/01.preparing review phase by translator

Varias carpetas

Una carpeta por voluntario con la última versión de la traducción de sus trozos (ficheros de textos e imágenes).

03.executing/04.Integration/02.working products/02.review phase/02.preparing review phase by chapters

Varios documentos.

Un fichero Word y PPT por capítulo con última versión de la revisión interna. Un fichero Word y PPT con el manuscrito completo.

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Caso Práctico

Un fichero PDF con el manuscrito completo. 03.executing/04.Integration/02.working products/02.review phase/03.external review PMI-Buenos Aires

Varios documentos.

Un fichero Word por capítulo con última versión de la revisión del equipo externo del PMI Buenos Aires.

03.executing/04.Integration/02.working products/02.review phase/04.external review PMI-BCN

Varios documentos.

Un fichero Word por capítulo con última versión de la revisión del equipo externo del PMI Barcelona.

Carpeta

Documento

Descripción

03.executing/04.Integration/02.working products/02.review phase/05.external review PMI-VAL

Varios documentos.

Un fichero Word por capítulo con última versión de la revisión del equipo externo del PMI Valencia.

03.executing/04.Integration/02.working products/02.review phase/06.external review PMI-MAD

Varios documentos.

Un fichero Word por capítulo con última versión de la revisión del equipo externo del PMI Madrid.

03.executing/04.Integration/02.working products/02.review phase/07.consolidado

Varios documentos.

Un fichero Word por capítulo con última versión de la revisión integrada.

03.executing/04.Integration/02.working products/03.Printing/00. manuscript

Varios documentos.

Un fichero Word y PPT con el manuscrito completo. Un fichero PDF con el manuscrito completo.

03.executing/04.Integration/02.working products/03.Printing/01.review

Varios documentos.

Procesado de las revisiones propuestas por la Editorial.

03.executing/04.Integration/02.working products/03.Printing/02.DTP

Documentos de soporte a la fase de integración final de la Editorial, o DTP (desktop publishing).

Prólogo a la edición española.

03.executing/04.Integration/03.deliverables

01. Borrador Capítulo 1.pdf

Entregable Nº1.

02. Borrador para Autores.pdf

Entregable Nº2.

03. Borrador para Revisores Externos.pdf

Entregable Nº3.

04. Manuscrito traducido.doc 04. Manuscrito traducido.ppt

Entregable Nº4.

03.executing/10.comm

PMPocket_Communications.xlsx

Registro de comunicaciones.

03.executing/10.comm/01.sponsor & customer

Varios correos

Correos intercambiados con el autor y el editor.

03.executing/10.comm/02.initiating

Varios correos

Correos intercambiados en fase de inicio.

03.executing/10.comm/03.change requests

Varios correos

Correos intercambiados con solicitudes de cambios.

03.executing/10.comm/04.risks

Varios correos

Correos tratando riesgos.

03.executing/10.comm/05.toolling

Varios correos

Correos sobre herramientas.

03.executing/10.comm/06.team

Varios correos

Correos intercambiados con el equipo.

03.executing/10.comm/07.extended team

Varios correos

Correos intercambiados con el equipo de revisores externos.

03.executing/10.comm/08.DTP

Varios correos

Correos sobre integración final.

03.executing/10.comm/09.lessons learned

Varios correos

Correos sobre lecciones aprendidas.

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Caso Práctico(1) (1)

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