CASO PRÁCTICO PARA APLICAR EL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES El ingeniero Alfredo Pérez ha dirigido la empresa “productos alimenticios, S.A.” S.A.” desde su
fundación en 1990. La empresa se dedica a la fabricación de pastas, galletas, harinas y aceite comestible, y se inicio con un capital de 3 millones de pesos, el cual actualmente asciende a 78 millones. Las ventas del ultimo año fueron de 19 millones de pesos y la utilidad de 5 millones. La fabrica inicio con 26 obreros y 6 empleados que hacían labores administrativas administrativas y de ventas y en la actualidad cuenta con 122 obreros y 24 empleados. Al inicio de sus operaciones la empresa estaba organizada de la siguiente manera: Gerente general; Ing. Alfredo Pérez Contador; C.P. Jaime Herrera Gerente de planta; Ing. Arturo Sandoval Jefe de ventas; Sr. Rodrigo Castro Desde el principio al ingeniero Pérez e gustaba tomar decisiones en todas la á reas y supervisar directamente el ben funcionamiento de la fabrica. Durante los primeros 14 años la empresa fabricaba p roductos de buena calidad a bajos costos, lo que le permitía obtener una buena posición en e mercado, magnificas utilidades, crecimiento continuo. En la actualidad las personas mencionadas continúan en sus funciones y por su puesto se ha incrementado sus sueldos pero también sus responsabilidades. Desde hace tiempo fue necesario contratar a 2 empleados mas que se hicieran cargo de otras funciones como son: Gerente de capital humano; Lic. Luis Prieto Prieto y, Jefa de créditos y cobranzas; Lic. Margarita Mejía. Últimamente la empresa no ha funcionado bien, han des cendido las ventas existen gran numero de rechazos, continua rotación de personal y perdidas de materiales. El ingeniero Pérez se encuentra sumamente preocupado por lo que le ha contratado a usted para que le asesore y le ayude a mejorar la situación de la empresa. De acuerdo a las entrevistas realizadas con los gerentes usted obtuvo la siguiente información: a) El gerente de ventas pina que estas han disminuido debido a la mala calidad de los productos, los altos costos, retraso en la entregas y precios altos. b) El gerente de capital humano opina que los altos índices de rotación se originan originan en los bajos suelos jornadas excesivas y controles exagerados que impone el ing. Pérez. c) El contador se queja de que tiene demasiado trabajo, mientras los demás gerentes se la pasan muy bien.
d) Todos los gerentes opinan que existe retraso en la toma de decisiones y falta de autonomía, ya que todas las decisiones se deben consultar con el ing. Pérez y o el contador Herrera. e) El ingeniero Sandoval informa que en su ausencia los obreros y supervisores descuidan la producción a demás de que existen perdidas de las herramientas que muchas veces los supervisores no lo obedecen argumentando que el contador Herrera les giro instrucciones contrarias. Por esta situaciones el ingeniero Sandoval esta apunto de renunciar. f) El licenciado Prieto cree que la situación de la empresa se debe a que el personal es mañoso y flojo y que los gerentes no afrontan las situaciones que les competen, lo que originan que el tenga que tratar con los obreros y administrativos para resolver los asuntos. En base a lo anterior. Desarrolla en estricto orden lógico cada unos de los pasos para la toma de decisiones. Dese cuenta que no se plantean alternativas de solución ya que será usted el que después definido y analizado la problemática señalada, las formule, para que posteriormente continúe el proceso hasta concluirlo. Recuerde que usted fue contratado para ello y aconsejar al ingeniero Pérez. TOMA DE DECISIONES Identificar el problema
El gerente general se está metiendo en las funciones de los demás gerentes, y esto origina que los demás departamentos no estén funcionando como debiera ser, por consecuencia, es que las calidades de los productos son bajos y el precio de los mismos son altos, ya que el jefe de ventas no tiene autonomía para tomar decisiones, porque antes lo tiene que consultar con el contador y el gerente y el jefe de ventas queda de lado. Se puede determinar que existe en la actualidad gran desorganización en la Empresa, motivado quizás a su crecimiento sin haber tomado en cuenta el equilibrio entre crecimiento y buena organización Desarrollar los objetivos y criterios Objetivo 1: aumentar las ventas de los productos, reducir costos la elaboración del producto “galletas, etc.” aumentar la productividad en 10%.
Objetivo 2: reducir la alta rotación de personal que existe ahora. Objetivo 3: aumentar los niveles de aceptación de los productos elaborado s, con mayor calidad.
Objetivo específico: Incrementar en un 12% las ventas, un año después de la implementación de la alternativa.
………………………
Ponderar criterios Determinación de Criterios de decisión y ponderación en base a 100%: Vemos conveniente considerar 4 criterios: La empresa valora más el beneficio esperado que obtengan cuando hacen una inversión, pues también consideran importante aprovechar adecuadamente sus recursos económicos, por eso lo consideramos segundo en prioridad; de la misma, el tiempo de implementación es fundamental para obtener los beneficios y por último la aceptación, en este caso con menos importancia ya que es vital solucionar este problema de todas maneras.
COSTO: 35% TIEMPO DE IMPLEMENTACIÓN: 15% ACEPTACIÓN: 16% BENEFICIO ESPERADO: 34%
Generar alternativas 1.
Implementar un Sistema de Gestión de la calidad donde nos permita tener mejores controles y donde se involucre a todo el personal y los procesos
2.
Definir o establecer Descripciones de Cargo donde se determinen alcance y responsabilidades a todos los niveles, incluyendo Organigrama de la Empresa y se respeten los niveles jerárquicos y la autonomía en las decisiones.
3.
Implementar cursos de capacitación y formación en las áreas de Producción y Calidad, estableciendo controles para disminuir los rechazos.
4.
Implementar cursos de Liderazgo y Supervisión para mejorar los controles del personal en la Empresa.
5.
Realizar cursos de motivación a todos los niveles
6.
Realizar Estudios de Mercado, Ventas y Costos, con la finalidad de posicionarse nuevamente en el mercado.
7.
desarrollar nuevos sistemas y capacitación que permitan mantener la empresa bajo control en todos sus aspectos Sistema de Gestión de Calidad en la organización, Cursos de Liderazgo, motivación y toma de conciencia, Formación y capacitación a todos los niveles, Realizar estudios de Mercado, Análisis de costos, Controles de Producción y Aseguramiento de la calidad
8.
Crear comités en cada departamento y lograr que se comuniquen los departamentos, para que todos aporten ideas y puedan como equipo tomar decisiones en sus actividades
Análisis de
la alternativa “7”
CRITERIO 1: TIEMPO DE IMPLEMENTACION = 5 semanas. Actividades
Semanas
1
2
3
4
5
6
7
Tiempo de selección de las empresas que darán capacitación y que desarrollarán nuevos sistemas
Tiempo de capacitación y desarrollo de nuevos sitemas
CRITERIO 2: COSTO DE IMPLMENTACIÓN ANUAL= S/. 22354.56 Todo se hace en base a la información de los sueldos de cada capacitador y desarrollador, el sueldo mensual que se pagara por cumplir la labor. Todo se hace en base a la información de los sueldos de cada participante en horas hombre.
Datos a considerar:
Costo/ hora de trabajo. Actividades
Experto en Gerencia =15 Experto en área comercial= S/.13 Experto en desarrollo de nuevo sistema= S/.10.81
Tiempo de análisis de la prepuesta Participantes: 3 (presupuestos, beneficios etc.) 4 horas por 3 - Experto en Gerencia días = 12 horas totales. - Experto en área comercial - Experto en desarrollo de nuevo sistema Contacto y acuerdos y reuniones para informar Participantes: 1 el estado actual de la empresa y objetivos para - Gerente General con la propuesta (48 horas). Costo total por horas de trabajo para la implementación(semanal)= S/. 465.72
-
Horas de participación del Experto en Gerencia en total = 60 horas Costo por horas de trabajo:
12h x S/.15 / 1h = S/. 180.00 -
Horas de participación del Experto en área comercial= 12 horas Costo por horas de trabajo: 12 h x S/.13 / 1h = S/. 156.00
Horas de participación del Experto en desarrollo de nuevo sistema = 12 horas Costo por horas de trabajo: 12 h x S/.10.81 / 1h = S/. 129.72
Costo del servicio tercia rizado de marketing comercial y digital. Item
Servicio de capacitadores
Cantidad
los 1
Costo Mensual
Costo Anual
S/. 1862.88
S/. 22354.56
CRITERIO 3: ACEPTACIÓN DE LA ALTERNATIVA= Alta Los trabajadores consideran alto, porque la empresa tendrá un rendimiento eficiente y garantizado para de esta manera ser una empresa con mayor organización de los empleados y una buena comunicación. CRITERIO 4: BENEFICIOS PARA LA EMPRESA Mejor tener en la calidad de los productos y aumentar nuevamente la ventas de los mismo con niveles de aceptación muy buenos para la empresa y por consecuente una buena utilidad por el crecimiento de las ventas de 15%
Seleccionar una alternativa ALTERNATIVAS
Alternativa 1 Alternativa 2
TIEMPO
15%
COSTO
35%
ACEPTACION
16%
BENEFICIO
34%
