Caso CAP 4 Empresa Chantilly

UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN AGUSTÍN Ingeniería Industrial – Gestión de Talento Humano

FACULTAD DE INGENIERÍA DE PRODUCCIÓN Y SERVICIOS

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

PRESENTADO POR: BERNAL HAYA, GLEYSBY YASMERI BORDA CORRALES, CARLOS HERNAN MACHACA ESCOBAR, JUDITH VALIA MAMANI CAMASITA, YULIANA TITO CHURATA, DÁMARIS GÉRALDINNE

DOCENTE:

Grupo: B

Arequipa - 2017

Ingeniería Industrial – Gestión de Talento Humano

ÍNDICE ANÁLISIS DEL CASO ......................................................................... 1 1.1.- LECTURA DEL CASO ......................................................................................... 1 1.2.- DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA .................................................................... 2 1.3.- DESCRIPCIÓN DEL ENTORNO ...................................................................... 2 1.4.- DESCRIPCIÓN DE LOS PERSONAJES .......................................................... 2 1.5.- PROBLEMA PRINCIPAL ................................................................................... 4 1.6.- PROBLEMAS SECUNDARIOS .......................................................................... 4 1.7.- SOLUCIONES PLANTEADAS ............................................................................ 4 1.8.- EVALUACIÓN DE LAS SOLUCIONES ............................................................. 5 1.9.- SELECCIÓN DE LA SOLUCIÓN ÓPTIMA ....................................................... 5 1.10.- PREGUNTAS DEL CASO ................................................................................. 5

RESOLUCIÓN DE LAS PREGUNTAS DEL CASO .................................... 7 2.1.- ¿Cómo estructuraría usted los puestos de Pasteles de Crema Chantilly? Presente un cuadro general con un diseño de puestos para la empresa. ................. 7 2.2.- Mario Tamayo ha explicado que no puede trabajar más de tres horas semanales: ¿cómo afecta eso su diseño de puestos? ................................................ 13 2.3.- Roberta Robinson acaba de iniciar un tratamiento de los ojos que le impide conducir un vehículo durante un mes. ¿De qué manera se puede suplir su ausencia? .................................................................................................................... 15 2.4.- Carlos Gallegos desea que se le incluya en el proceso de preparación y horneado de pasteles y galletas, pero manifiesta también su disponibilidad para manejar cuatro horas semanales en el reparto de los productos. ¿Cómo encaja su petición en el plan que usted está elaborando? ....................................................... 15 2.5.- Julia Mugica manifiesta que está dispuesta a trabajar en el proceso de empaque de los productos sólo dos veces al mes. ¿Es posible complacerla y al mismo tiempo mantener un balance general de las labores de todo el equipo? ... 16


ANÁLISIS DEL CASO DISEÑO DE PUESTOS EN PASTELES DE CREMA CHANTILLY 1.1.- LECTURA DEL CASO Varios miembros del personal docente de la Facultad de Contadores Públicos de la Universidad de Occidente han mantenido durante años una relación social de gran amistad y cooperación. Todos los años los integrantes del grupo hacen un plan para recaudar algunos fondos, que después utilizan para efectuar donativos y organizar una reunión social. Para su sorpresa, la iniciativa del año pasado —comercializar pasteles y galletas de alta calidad en toda la ciudad— les permitió lograr ingresos muy superiores a lo esperado. Los pedidos se incrementaron en forma exponencial, la demanda de productos sigue creciendo y la rentabilidad del esfuerzo ha llevado a que los integrantes acuerden formalmente la creación de una empresa, Pasteles de Crema Chantilly, con ánimo de lucro. La maestra Lourdes Fournier, quien originó la idea y se ha constituido en directora de la nueva empresa, ha notado que en el curso de los tres últimos meses ha ocurrido con frecuencia que más de dos o tres personas se concentran en las actividades de preparación y horneado de los pasteles, pero que en muchas ocasiones no ha habido alguien que pueda proceder a los necesarios repartos. Casi siempre ha habido dificultades en lograr que alguien vaya a hacer las compras de materiales frescos, como la fruta necesaria en varias recetas, pero el aspecto de cobros ha funcionado satisfactoriamente, gracias a su intervención personal. Las funciones que es necesario llevar a cabo son como sigue: - Compra de ingredientes frescos y otros insumos: 8 horas semanales - Preparación y horneado de pasteles y galletas: 16 horas semanales - Empacado y alistado de la mercancía: 6 horas semanales - Distribución de pasteles y galletas: 10 horas semanales 1

Ingeniería Industrial – Gestión de Talento Humano - Atención telefónica a clientes: 6 horas semanales - Aspectos contables, incluyendo cobros, preparación de libros, pago de impuestos y mantenimiento de permisos: 4 horas semanales. El personal de que se dispone es como sigue: Mario Tamayo, Carlos Gallegos, Julia Mugica, Estefanía Salazar y Roberta Robinson. La maestra Fournier lo ha llamado a usted para que le ayude a diseñar los puestos necesarios para la pastelería. Ella va a hacerse cargo de los aspectos contables, pero desea tener un auxiliar que dedique no menos de una hora a la semana a los aspectos contables, para estar enterado de las actividades que se llevan a cabo. Por lo demás, Lourdes Fournier está dispuesta a laborar de manera equivalente a los otros integrantes del equipo.

1.2.- DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA La empresa formada por miembros del personal docente de la Facultad de Contadores Públicos de la Universidad Occidente se denomina: “Pasteles de Crema Chantilly”. Esta empresa es un negocio dedicado a la producción, venta y distribución de pasteles y galletas de alta calidad mediante pedido. El negocio tuvo pedidos que crecieron en forma exponencial y en la actualidad tiene una demanda que sigue creciendo. El público al que se dirige el negocio es toda la ciudad y los productos que ofrece son específicamente pasteles y galletas. En la actualidad, está conformada por un grupo de seis personas.

1.3.- DESCRIPCIÓN DEL ENTORNO Pasteles de Crema Chantilly al implantarse en una sociedad con nuevas tecnologías de información y al no aprovechar esta herramienta se encuentra en una situación de desventaja frente a sus competidores, además esta debe pensar en el futuro, en la innovación de sus productos para mantener y aumentar sus consumidores con actividades productivas y comerciales orientados a satisfacerlos.

1.4.- DESCRIPCIÓN DE LOS PERSONAJES  Lourdes Fournier: Miembro del personal docente de la Facultad de Contadores Públicos

de la Universidad de Occidente, es la creadora de la empresa 2

Ingeniería Industrial – Gestión de Talento Humano comercializadora de pasteles de crema Chantilly, por su innovación e idea se ha constituido como

directora de la empresa, ella tiene las ganas de llevar a la

empresa al éxito por lo que también al igual de sus compañeros tiene asignada horas equivalentes y realizas trabajos en las áreas de contabilidad y otra área a la que se sea asignada.  Mario Tamayo: Es miembro del personal docente de la Facultad de Contadores Públicos

de la Universidad de Occidente, forma parte de la empresa

comercializadora de pasteles de crema Chantilly, no es considerado un miembro activo porque solo dispone de tres horas semanales a diferencia de sus demás compañeros que cuentan con 8 horas laborables por semana .  Carlos Gallegos: Es miembro del personal docente de la Facultad de Contadores Públicos


comercializadora de pasteles de crema Chantilly, es una persona muy comprometida con la empresa ya que pide que se le incluya en el proceso de preparación y horneado, además de tener disponibilidad para realizar la distribución o reparto de productos.  Julia Mujica: Es miembro del personal docente de la Facultad de Contadores Públicos


comercializadora de pasteles de crema Chantilly, es una persona que desea colaborar con el progreso de la empresa por lo que está dispuesta a trabajar en el área de empaquetado en sus horas libres que son dos veces al mes.  Estefany Salazar: Es miembro del personal docente de la Facultad de Contadores Públicos


comercializadora de pasteles de crema Chantilly, es la persona más activa y comprometida con la empresa ya que no tiene ningún requerimiento, está dispuesta a trabajar en cualquiera de las áreas a la que sea asignada con eficiencia y actitud.  Roberta Robinson: Es miembro del personal docente de la Facultad de Contadores Públicos


comercializadora de pasteles de crema Chantilly, miembro activo, pero no con total disponibilidad por lo que ha pedido que no se asigne a actividades que cuente con la conducción de un vehículo por problemas con la visión. 3


1.5.- PROBLEMA PRINCIPAL

1.6.- PROBLEMAS SECUNDARIOS 

Baja producción por falta de trabajo en algunas áreas.



Mala distribución de horas en las áreas de trabajo.



Bajo rendimiento en el desempeño de los trabajadores (menor potencial)



Perdidas de clientes



Disminución y pérdidas de productos



Baja productividad (menos eficacia y eficiencia)

1.7.- SOLUCIONES PLANTEADAS Para poder plantear soluciones brindamos las siguientes recomendaciones

1. Identificar y analizar las competencias y capacidades de cada trabajador 2. Analizar los requerimientos de cada puesto de trabajo. 3. Identificación correcta de los puestos de trabajo, para que cada trabajador desempeñe correctamente sus labores.

4. Brindar capacitaciones necesarias para cada trabajador (una o varias competencias) 4

Ingeniería Industrial – Gestión de Talento Humano 5. Se puede optar por la rotación de puestos, para que trabajador pueda desempeñarse en diferentes áreas de trabajo.

1.8.- EVALUACIÓN DE LAS SOLUCIONES 1. Identificar y analizar las competencias y capacidades de cada trabajador: 

Nos ayuda a un desempeño eficiente en su puesto de trabajo y cumplir con las expectativas requeridas.

2. Analizar los requerimientos de cada puesto de trabajo 

Nos permite conocer correctamente las necesidades de cada puesto y su nivel de funcionalidad.

3. Identificación correcta de los puestos de trabajo 

Conocimiento de cada puesto de trabajo

para que cada trabajador

desempeñe correctamente sus labores.

4. Brindar capacitaciones necesarias para cada trabajador (una o varias competencias) 

Se pretende brindar mayor adquisición de conocimiento

lo que puede

causar una difícil retención del personal por insatisfacción en la remuneración de estos.

5. Se puede optar por la rotación de puestos 

Buen desempeño de los trabajadores en diferentes áreas de la empresa evitando la monotonía, sin embargo puede haber personal que no se siente preparado

para

asumir

dichas

responsabilidades

o

seguirlas

responsabilidades de nuevos líderes.

1.9.- SELECCIÓN DE LA SOLUCIÓN ÓPTIMA Escogemos la soluciones 1 y 3, ya que conociendo el puesto de trabajo, alcanzaremos mejor organización y coordinación en las actividades de la empresa, designaremos responsabilidades correcta para la ejecución de las tareas También nos proporcionara información a la hora de evaluar el desempeño de cada trabajador, se resalte los méritos de la persona que ocupa el puesto e indicar de la misma manera los fallos y aciertos.

1.10.- PREGUNTAS DEL CASO 1. ¿Cómo estructuraría usted los puestos de Pasteles de Crema Chantilly? Presente un cuadro general con un diseño de puestos para la empresa.

5

Ingeniería Industrial – Gestión de Talento Humano 2. Mario Tamayo ha explicado que no puede trabajar más de tres horas semanales: ¿cómo afecta eso su diseño de puestos? 3. Roberta Robinson acaba de iniciar un tratamiento de los ojos que le impide conducir un vehículo durante un mes. ¿De qué manera se puede suplir su ausencia? 4. Carlos Gallegos desea que se le incluya en el proceso de preparación y horneado de pasteles y galletas, pero manifiesta también su disponibilidad para manejar cuatro horas semanales en el reparto de los productos. ¿Cómo encaja su petición en el plan que usted está elaborando? 5. Julia Mugica manifiesta que está dispuesta a trabajar en el proceso de empaque de los productos sólo dos veces al mes. ¿Es posible complacerla y al mismo tiempo mantener un balance general de las labores de todo el equipo?

6


RESOLUCIÓN DE LAS PREGUNTAS DEL CASO 2.1.- ¿Cómo estructuraría usted los puestos de Pasteles de Crema Chantilly? Presente un cuadro general con un diseño de puestos para la empresa. Los puestos convenientes a estructurar en la empresa, teniendo en cuenta las funciones que se deben cumplir son los siguientes: FUNCIONES

PUESTOS

Compra de ingredientes y otros insumos Encargado de Compras Preparación y horneado Empacado y alistado de la mercancía Distribución Atención telefónica a clientes Aspectos Contables

Jefe de Preparación Trabajador en Preparación Empaquetador Distribuidor Responsable de atención al cliente Jefe de Contabilidad Auxiliar en Contabilidad

Dirigir, organizar, planificar y controlar Director las actividades de la empresa. La descripción de cada puesto que incluye las responsabilidades, condiciones de trabajo y otros aspectos del puesto se determinan a continuación:

7


8


9


10


11


El organigrama que se presenta es de tipo vertical,

debido a que la organización es

pequeña ya que está en crecimiento.

Organización de Pasteles de Crema Chantilly Fuente: Elaboración Propia

12


2.2.- Mario Tamayo ha explicado que no puede trabajar más de tres horas semanales: ¿cómo afecta eso su diseño de puestos? Junto con la estructuración y la descripción de puestos de la empresa, ya realizada previamente, se deben definir los requerimientos de horas semanas para cumplir las funciones en la empresa tomando en cuenta que los trabajadores deben laborar cada semana de manera equivalente. Sabiendo que actualmente la empresa cuenta con 6 personas que deben ocupar los diferentes puestos ya estructurados y descritos anteriormente, tenemos la siguiente tabla:

REQUERIMIENTO Y DISTRIBUCIÓN DE HORAS POR PUESTO Y POR TRABAJADOR Funciones Nombre del Puesto 1. Persona A 2. Persona B 3. Persona C 4. Persona D 5. Persona E 6. Persona F Requerimiento por función (hrs/semana)

Compra de Distribución Atención ingredientes de pasteles y telefónica a e insumos galletas clientes

Preparación y Horneado de pasteles y galletas

Empacado y alistado de la Realizar aspectos contables mercancía

Total de Horas por Responsable Trabajador trabajador Encargado Jefe de Jefe de Auxiliar en Empaquetador Distribuidor de atención en (hrs/semana) de Compras Preparación Contabilidad Contabilidad al cliente

Preparación

6

2 4 6

2 6

2

2

7 4

8

8 8 8 8 9 9

4

10

6

5 16

6

4

50

Para realizar esta distribución de los requerimientos de horas para las funciones entre los puestos estructurados, se tuvieron en cuenta las siguientes consideraciones: 

El jefe de preparación también participará en la labor de comprar los ingredientes e insumos. Es conveniente que el jefe de preparación también realice actividades de compras, pues es el más enterado de las necesidades de ingredientes e insumos.



Los trabajadores en preparación deberán también trabajar en la distribución o en la atención a los clientes, de esta manera la cantidad de horas que laboren estas personas será equivalente al de los demás trabajadores.



Uno de los distribuidores también cumplirá labores de atención telefónica a clientes. Que una persona realice ambas labores permitirá mejorar las relaciones con los clientes.



El jefe de contabilidad también realizará las compras de ingredientes, para que pueda estar más pendiente de los costos que se incurren en esta área. 13

Ingeniería Industrial – Gestión de Talento Humano 

La persona que trabaje como auxiliar en contabilidad, lo hará por 2 horas y será también el empaquetador, de esta manera la cantidad de horas que laboren esta persona será equivalente al de los demás trabajadores.



De la lectura se entiende que Lourdes Fournier está dispuesta a seguir asumiendo la dirección de la empresa y a la vez laborar de manera equivalente a los otros integrantes del equipo para lograr el cumplimiento de las funciones en la empresa, por ello, las horas semanales correspondientes al puesto de ‘Director’ no son tomadas en cuenta, en el siguiente cuadro.)

Con la restricción del Sr. Tamayo, se tendrían que realizar cambios a la distribución de horas por puestos a los trabajadores, pero los puestos definidos NO cambian, son los mismos puestos que necesita la empresa para cumplir con sus funciones y deben mantenerse, no se puede eliminar ninguno. Para la nueva distribución de horas se debe considerar que: 

Si al Sr. Tamayo se le permite trabajar solo 3 horas semanales, la compensación por su trabajo será evidentemente menor al de sus compañeros, cuyas compensaciones tendrán que subir porque ahora deben trabajar más horas semanales.



Ahora, los demás trabajadores deberán laborar 9 o 10 horas semanales para cumplir con las funciones de la empresa



Existen muchas formas de distribuir nuevamente las horas requeridas entre los trabajadores tomando en cuenta la restricción del Sr. Tamayo, aquí se muestra una que trata de tomar en cuenta también las consideraciones hechas anteriormente: REQUERIMIENTO Y DISTRIBUCIÓN DE HORAS POR PUESTO Y POR TRABAJADOR

Funciones

Compra de Distribución Atención ingredientes de pasteles y telefónica a e insumos galletas clientes


Empacado y alistado de la Realizar aspectos contables mercancía

Total de Horas por trabajador Responsable Trabajador Nombre del Encargado Jefe de Jefe de Auxiliar en (hrs/semana) Empaquetador Distribuidor de atención en de Compras Preparación Contabilidad Contabilidad Puesto al cliente Preparación

1. Persona A 2. Persona B 3. Persona C 4. Persona D 5. Persona E

6 7

9 10 10 9 9

7 2

2

6. Mario Tamayo

Requerimiento por función (hrs/semana)

3 3 3

6

1

7 3

8

10

3 6

16

6

4

50

14

Ingeniería Industrial – Gestión de Talento Humano o

Mario Tamayo cumplirá las 3 horas que dispone como distribuidor, el otro distribuidor completará las 10 horas necesarias para esta función y cumplirá con la consideración que se tuvo sobre que se desarrollará una mejor relación con los clientes, si al menos un distribuidor también trabaja en la atención telefónica a los clientes.

o

En esta nueva distribución de las horas, el jefe de preparación continúa participando de las actividades de compras, con la misma cantidad de horas en cada actividad que en la anterior distribución.

o

El jefe de contabilidad incrementa 1 hora en esta área para que la distribución de horas por trabajador sea equivalente, además continúa desempeñándose también en las actividades de compras, lo que es conveniente, porque le permite estar más pendiente de los costos que se incurren en esta área.

o

El auxiliar de contabilidad ahora solo trabaja 1 hora como tal, para continuar desempeñándose como empaquetador y ahora agregar a sus tareas las actividades de preparación.

2.3.- Roberta Robinson acaba de iniciar un tratamiento de los ojos que le impide conducir un vehículo durante un mes. ¿De qué manera se puede suplir su ausencia? No afecta la ausencia de Roberta, ya que la propuesta de distribución de puestos, donde ha sido designada al puesto de Empacado por 6 horas y 2 horas como auxiliar contable, no requiere del uso de un vehículo por lo que Roberta podría trabajar sin ningún inconveniente en el Empacado y auxiliar de aspectos contables.

2.4.- Carlos Gallegos desea que se le incluya en el proceso de preparación y horneado de pasteles y galletas, pero manifiesta también su disponibilidad para manejar cuatro horas semanales en el reparto de los productos. ¿Cómo encaja su petición en el plan que usted está elaborando? Si es posible asignar a Carlos Gallegos en los puestos de Preparación y Distribución por 4 horas cada uno respectivamente, (considerando que Carlos trabaja 8 horas semanales) sin afectar el plan elaborado sobre la distribución de los puestos y horas. 15


Teniendo ya los requerimientos propuestos por Mario, Roberta y Carlos, podemos ya designar sus puestos para cada personal. La nueva distribución de horas se ve en la siguiente tabla: REQUERIMIENTO Y DISTRIBUCIÓN DE HORAS POR PUESTO Y POR TRABAJADOR Funciones Nombre del Puesto

1.Lourdes 2.Roberta 3.Carlos 4.Persona D 5.Persona E 6.Mario Requerimiento por función (hrs/semana)

Compra de Distribución Atención Empacado y Total de Preparación y Horneado de ingredientes de pasteles y telefónica a alistado de la Realizar aspectos contables pasteles y galletas Horas por e insumos galletas clientes mercancía trabajador Responsable Trabajador Jefe de Auxiliar en Encargado de Jefe de Empaquetado (hrs/seman Distribuidor de atención en Contabilida Contabilida r Compras Preparación a) al cliente Preparación d d

6

3 6

3 6

4 6

3

2

7

1 3

8

10

6

16

6

4

9 9 10 9 10 3 50

Con la nueva distribución, Mario Tamayo ha pasado de distribuidor a empaquetador, manteniendo sus 3 horas disponibles para trabajar. Roberta será la jefa de atención al cliente y trabajadora de preparación, también se está cumpliendo los requerimientos de Carlos.

2.5.- Julia Mugica manifiesta que está dispuesta a trabajar en el proceso de empaque de los productos sólo dos veces al mes. ¿Es posible complacerla y al mismo tiempo mantener un balance general de las labores de todo el equipo? Si es posible complacerla para que trabaje dos veces al mes en el proceso de empaque, para realizar la nueva distribución de horas se tuvo que convertir de horas semanales a horas mensuales, teniendo en cuenta las anteriores condiciones; asimismo se mantiene el balance general de las labores de todo el equipo obteniendo la siguiente distribución:

16

Ingeniería Industrial – Gestión de Talento Humano REQUERIMIENTO Y DISTRIBUCIÓN DE HORAS POR PUESTO Y POR TRABAJADOR Compra de Distribución ingrediente de pasteles y s e insumos galletas

Funciones

Encargado

Nombre del de Distribuidor Puesto Compras 1. Lourdes 26 2. Roberta 3. Carlos 16 4. Julia 24 5. Estefania 6 6. Mario Requerimiento por función (hrs/mes)

32

40

Atención telefónica a clientes


Empacado y alistado de la mercancía

Responsable de Jefe de Trabajador en atención al Empaquetador Preparación Preparación cliente

Total de Horas por trabajador Jefe de Auxiliar en Contabilidad Contabilidad (hrs/mes) Realizar aspectos contables

12 24

38 37 39 40 34 12

13 23 12

4

28 12 64

24

16

24

200

Ya teniendo en cuenta las condiciones planteadas por cada personal, se asignó los puestos faltantes a Estefanía y Lourdes porque no tenían inconvenientes para laborar. Lourdes toma el puesto de Encargada de Compras y Jefa de Contabilidad, mientras que Roberta sigue manteniendo su puesto de Atención al cliente y trabajadora de Preparación, al igual que Carlos en distribución y también es un trabajador de preparación. A Julia se le complació su pedido de trabajar de Empaquetadora, para que tenga la misma cantidad de horas que sus colegas, se le asignó el puesto de Distribuidora. En caso de Mario para concederle sus 3 horas semanales se le asignó el puesto de Empaquetador. Y por último, Estefanía, se le designo los puestos faltantes los cuales son: jefa de Preparación, encargada de compras y auxiliar de contabilidad. Considerando todas las restricciones, que nos dan en las preguntas anteriores, sobre los trabajadores podemos proponer la siguiente asignación del personal disponible actualmente en la empresa a la estructura de puestos inicialmente definida.

DIRECCION Lourdes Fournier

Gerente de Compras Lourdes Fournier

Gerente de Distribucion Julia Mujica

Atencion al Cliente Roberta Robinson

Gerente de Preparacion Estefania Salazar

Gerente de Empacado Mario Tamayo

Ayudante Organización de Pasteles de Crema Chantilly

Gerente de Apectos Contables Lourdes Fournier

Auxiliar de Contabilidad Estefania Salazar

Fuente: Elaboración Propia

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Caso CAP 4 Empresa Chantilly

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