ASPECTOS FUNDAMENTALES EN LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE UNA EMPRESA FAMILIAR PARA LOGRAR UNA ADMINISTRACIÓN EFICIENTE
Allan Antonio Asturias López Estudiante de Maestría en Administración de Recursos Humanos, Universidad Mariano Gálvez de Guatemala, sede Petén Curso Empresas Familiares Docente: 3841 Mynor Martinole Martínez Cobón
Resumen En la actualidad las empresas familiares han adquirido relevante crecimiento en nuestro país debido a su importancia como unidad creadora de riqueza y empleo, sin embargo, en la mayoría de los casos, carecen de una estructura organizacional adecuada, lo cual repercute en grandes limitantes que van sumando una cadena de ineficiencias. Por tanto, el presente caso de estudio tiene como objetivo dar a conocer los aspectos de la estructura organizacional en las empresas familiares que se deben tomar en cuenta para lograr una administración eficiente que permita el alcance de los objetivos y guíen las decisiones de la empresa.
Palabras clave: Empresa Familiar, Estructura Organizacional, Administración
San Benito, Petén 23 de Noviembre de 2013.
Índice
Introducción......................................................................................................... 1
I.
Teoría Relevante ........................................................................................... 2
II. Caso ............................................................................................................ 5 A. Objetivos de aprendizaje ........................................................................ 5 1. Objetivo general ................................................................................ 5 2. Objetivo específico............................................................................ 5 B. Párrafo de apertura ................................................................................ 6 C. Antecedentes generales de la organización ........................................... 7 D. Área específica de interés .................................................................... 12 E. Situación específica, decisión, problema u oportunidad ....................... 14
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Introducción
Las empresas familiares han jugado un rol muy importante en la modernización de la mayor parte de las economías del mundo; asimismo, las habilidades de las familias para promover el capital crítico y el espíritu emprendedor son cruciales para el desarrollo.
La mayoría de las empresas familiares en Guatemala enfrentan la problemática de carecer de una estructura organizacional adecuada que le permita alcanzar una administración eficiente, lo cual impide el avance y desarrollo de las mismas, dando lugar, con ello, a pérdida de tiempo, poca productividad y estancamiento.
Por la problemática mencionada, a medida que el tiempo avanza, las empresas familiares de cualquier tamaño y actividad van sumando una cadena de ineficiencias, en mayor o menor grado, por lo que se hace necesario que los gerentes diseñen una estructura organizacional adecuada; deben esforzarse por satisfacer los requerimientos de los clientes, fijar metas y objetivos organizacionales, para que puedan lograr la efectividad y el desarrollo de sus actividades.
Por tal razón se presenta en este documento la importancia de una estructura organizacional formal en la empresa familiar, así como los aspectos administrativos fundamentales, para alcanzar los objetivos y contar con instrumentos que guíen las decisiones de la empresa.
El objetivo principal del caso de estudio es conocer la situación actual, los factores clave de la estructura organizacional que deben ser definidos y socializados dentro de la empresa familiar y la forma como está operando administrativamente la Empresa Comercializadora de Vidrios y Aluminios Petén,
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para poder determinar los puntos de mejora y orientarla hacia una administración eficiente. Por tanto, el presente documento contiene en la primera parte la teoría relevante, en la segunda incluye
la exposición del caso de estudio, los
objetivos, el párrafo de apertura, además incluye los antecedentes generales de la empresa; seguido, la situación específica de la empresa, en cuanto a su estructura organizacional y forma de administración, y por último, la propuesta de mejora y las conclusiones derivadas del estudio.
I.
Teoría relevante
La empresa familiar está basada en el grado de interrelación que exista entre la familia, la propiedad y la gestión propiamente de la empresa. Asimismo, se establece como un negocio donde los miembros de una determinada familia se unen entre sí para trabajar, tomar decisiones, cumplir ciertas tareas y distribuirse los beneficios de forma justa.
David Bork (2005), la define como una compañía en la cual dos o más miembros de una familia comparten o, en un futuro inmediato, compartirán la propiedad y la administración. Además indica, que se caracterizan por los tamaños, y reside en que empieza a absorber recurso del ámbito familiar, espacio físico, financiero y garantías de tipo familiar.
Tradicionalmente se ha considerado que el carácter familiar de la empresa supone de manera irremediable un obstáculo para su desarrollo y eficiencia en cuanto a su administración. Este hecho aceptado de forma universal, tiene su origen en las diferentes fuentes de conflictos, distintas a las
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de otros negocios, que surgen por la superposición del sistema empresarial y el sistema familiar.
Husenman (2008), advierte que en la empresa familiar se produce una tendencia al control centralizado, un conflicto de roles en el ejercicio de los cargos, una dirección emocional y una fuerte resistencia al cambio, cuando de procesos administrativos y de la estructura organizacional se trata. Este tipo de manifestaciones, características de este tipo de empresas implican, en principio un funcionamiento administrativo ineficaz.
Una de las peculiaridades innatas a las empresas familiares que genera efectos directos sobre su funcionamiento y administración, es la incorporación de familiares de la propiedad a la plantilla de la empresa. Los efectos negativos que tradicionalmente produce esta política, podrían mitigarse considerando una serie de directrices enfocadas a la mejora de la estructura organizacional y orientada a proveer una administración eficiente. De esta manera Dyer (2005) propone las siguientes recomendaciones para evitar conflictos innecesarios y lograr una incorporación y administración exitosa: a) hacer que las habilidades de los miembros familiares se correspondan con un trabajo concreto donde puedan desarrollar toda su capacidad; b) elaborar una descripción clara y precisa del puesto que va a ocupar; c) tratar que el miembro familiar se inicie en un nivel inferior de la organización; d) designar un mentor que guíe a estas personas en sus primeros pasos; e) realizar revisiones periódicas del rendimiento de los miembros familiares; f) ser claro a cerca de las oportunidades para progresar en la empresa.
Desafortunadamente, estos consejos no son tomados en cuenta por los responsables de adoptar este tipo de decisiones, ya que los factores emocionales distorsionan la toma de decisiones desde una perspectiva racional. La incorporación de familiares a la empresa enturbia el ambiente laboral, provocando situaciones de falta de equidad, injusticias y problemas que afectan
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directamente a la gestión del capital humano, de las personas en las que se sustenta el éxito o fracaso de las empresas familiares.
Algunos estudios señalan que las empresas que incorporan familiares en cargos de toma de decisiones son menos eficientes. Levinson (2008) señala que “las personalidades y las reacciones emocionales crean cuellos de botella que operan en contra de una administración eficiente (…) la eficiencia se reduce cuando los familiares conversan excesivamente sobre asuntos familiares durante el horario de trabajo”. Precisamente el presente trabajo, incide sobre la estructura organizacional que se debe tener para influenciar una administración eficiente.
II. Caso A. Objetivos de aprendizaje 1. Objetivo General: Dar a conocer los aspectos fundamentales que se deben mejorar en la estructura organizacional de una empresa familiar para lograr una administración eficiente que permita el alcance de los objetivos y guíen las decisiones de la empresa.
2. Objetivos específicos:
Determinar los factores organizacionales y administrativos que deben prevalecer para la gestión exitosa de la empresa familiar.
Identificar a nivel administrativo y organizacional los factores que afectan negativamente a la empresa familiar.
Desarrollar una propuesta estratégica que permita a la empresa familiar mejorar sus procesos administrativos y estructura
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organizacional para el alcance de sus metas y objetivos propuestos, mediante la profesionalización de la misma.
B. Párrafo de apertura
El propósito de este caso es dar a conocer la forma cómo está funcionando la Empresa Comercializadora de Vidrios y Aluminios Petén y determinar los aspectos que debe mejorar a nivel organizacional para orientar sus procesos hacia una administración eficiente. Para ello se llevará a cabo una investigación desde el punto de vista administrativo, en el cual se realizará un análisis de la estructura organizacional y se darán a conocer las estrategias de mejora y/o solución.
Se tomó como muestra, el universo de la población, que en total son veintiún empleados en la organización, a quienes se les entrevistó. Para la obtención de la información, se utilizaron técnicas de observación, la entrevista y el instrumento del cuestionario, para lo cual se realizaron visitas programadas para interactuar con los integrantes de cada uno de los departamentos y unidades de la empresa.
Luego de las visitas se procedió a analizar la información recabada para establecer lo más relevante de la situación actual de la empresa. Finalmente, es establecen las deducciones correspondientes para complementar la información del estudio.
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C. Antecedentes generales de la organización La Empresa Comercializadora de Vidrios y Aluminios Petén – ECOVAP – es una empresa familiar, fundada hace 25 años, cuyas actividades principales son la comercialización de vidrios y materiales de aluminio y la fabricación de puertas, ventanas, marcos y vitrinas (productos de mayor demanda) de los mismos materiales y está ubicada en la Colonia Itzá, del municipio de San Benito y departamento de Petén.
Atendiendo a su constitución patrimonial, la empresa es privada, ya que es una empresa operada por personas ajenas al Estado. Por su naturaleza y propósito está clasificada entre las lucrativas, pues tiene como propósito específico el lucro con la actividad a la que se dedica. En magnitud, ECOVAP. es una mediana empresa, ya que cuenta con veintiún empleados.
En función económica se clasifica como secundaria o de transformación pues procesa la materia prima, que en este caso es el vidrio y el aluminio. Pertenecen al Sector Industrial, específicamente al subsector de fabricación de productos metálicos, excepto maquinaria y equipo de transporte. Así como también al sector servicios, subsector comercio y servicios privados.
a) Visión
No está definida.
b) Misión
No está definida.
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c) Productos:
ECOVAP se dedica a la comercialización de vidrios decorativos, marcos para cuadro y materiales de aluminio, entre los que comercializa se encuentran los siguientes:
Aluminio
Biselado
Cedazo
Celosía
Perfil
Proyectable
Vidrio
d) Principales productos de vidrio y aluminio que fabrica, distribuye y comercializa la empresa
Vidrio
Agujeros en vidrio
Altavoces y ventanillas
Biselado y pulido
Corte a tubos y botellas
Espejos
Marcos para cuadros
Opacado en vidrio
Peceras
Ventanillas
Polarizados
Películas de protección
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Aluminio
Puertas para:
Closet y baño
Interior y exterior
Corredizas y de bisagra.
Ventanas:
Celosía,
Fijas,
Proyectable y corredizas.
Otros Productos:
Piezas de vidrio decorativo,
Perfiles de aluminio,
Marcos para foto,
Escaleras,
Mostradores y vitrinas, etc.
e) Servicios
Distribución:
Herramienta manual y eléctrica
Perfilería para puertas y ventanas.
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Pintado:
Accesorios en general
Clip cedazo y celosía
Operadores.
Reparación de todo tipo de:
Escaleras
Mosquiteros
Mostradores
Puertas
Ventanas
Vitrinas
Carteleras
Peceras
Marcos para cuadros etc.
f) Organigrama General Actual
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g) Organigrama Nominal Actual
GERENCIA GENERAL Gerente General Secretaria de Gerencia Secretaria Contadora DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN Jefe de Planta Pulidor Moldeador Bodeguero
DEPARTAMENTO DE VENTAS Jefe de Ventas e Instalación
UNIDAD DE VIDRIO Encargado de Vidrio Contador
UNIDAD DE VENTAS Vendedor Secretaria Recepcionista
UNIDAD DE ALUMINIO Encargado de Aluminio Contador
UNIDAD DE INSTALACIÓN Asistente de Instalación Instalador de Vidrio Instalador de Aluminio Piloto
UNIDAD DE MARCOS Biselador Pintor
TOTAL Total de Puestos: 14 Total de Plazas: 21
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D. Área específica de interés
La estructura de la empresa, ha sido diseñada por la experiencia a través de conocimientos adquiridos que tiene el propietario de la organización en el área de vidrio, aluminio y marcos.
Tiene un tipo de organización informal, es decir, que no agrupa e identifica las tareas y funciones que han sido trazadas para desarrollar las actividades; al hacerlo de una forma desordenada, utilizando habilidades, tareas y funciones de los empleados, delegando autoridad y responsabilidad que no establece cadena de mando.
Su forma de organización es funcional, ya que la autoridad y la responsabilidad son delegadas a una sola persona para controlar procesos, o actividades que emprenden miembros de otras unidades, en el proceso de producción y fabricación de materiales de vidrio, marcos y aluminio.
Por tanto, el área específica de interés es proponer la implementación de los elementos más significativos en la estructura organizacional, para la planificación administrativa eficiente, que expresan el propósito básico de ser o de existir de la empresa familiar.
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E. Situación específica, decisión, problema u oportunidad
No. 1
SITUACIÓN PROBLEMA No cuentan con un número específico de subordinados, que dependan directamente de los jefes de departamentos y encargados de unidades.
CAUSA
EFECTO
Falta de conocimiento de un tramo de control administrativo en los departamentos de ventas, producción y las unidades de vidrio, aluminio y marcos.
No tienen delimitada la cantidad de personal, por la duplicidad de funciones que existe en cada departamento y unidad administrativa. La falta de organización en cada departamento y unidad, genera descontrol y ocasiona comunicación inadecuada. Ocasiona pérdida de tiempo, incumplimiento de funciones, falta de organización administrativa. Dualidad de autoridad y de procedimientos en las actividades realizadas.
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Línea de mando Falta de no definida conocimiento e jerárquicamente. interpretación de un organigrama, general, nominal y de funciones.
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Duplicidad de Falta de un manual funciones entre los de organización. puestos de la organización.
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Presenta una autoridad inadecuada, por la falta de conocimientos y funciones claras Falta de seguimiento y continuidad de las actividades.
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Recibe instrucciones de varios jefes de departamentos y/o encargados de unidades No hay seguimiento Falta de control y dentro del proceso seguimiento de las administrativo. actividades
SOLUCIÓN OPORTUNIDAD Implementar el organigrama general nominal y de funciones.
Implementar el organigrama general, nominal y de funciones, para determinar quién depende de quién en la empresa. Aplicación divulgación manual funciones.
y del de
Implementación del Manual de funciones.
Implementación de las principales normas y procedimientos.
13 No.
CAUSA
EFECTO
Falta de una estructura organizacional adecuada entre departamentos y unidades.
Duplicidad de funciones, mando y una organización informal con estabilidad en la estructura de la organización.
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No tiene claridad Falta de para alcanzar los planificación en la objetivos. Gerencia General y mandos medios.
Confusión del personal hacía donde pretende ir la empresa.
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Falta de comunicación formal entre departamentos y unidades.
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SITUACIÓN PROBLEMA No tiene una nomenclatura definida, esto provoca desordenes al no identificar de forma clara las funciones de la empresa.
No se utilizan documentos formales ni instrumentos administrativos, para girar instrucciones.
No tiene una nomenclatura clara de las unidades administrativas y las funciones que se deben desarrollar. No cuentan con Falta de divulgación No existen normas que se de normas dentro procedimientos apliquen en los de la empresa. normados en la procedimientos organización. administrativos. Desconocimiento Falta de la El personal de la de la misión y aplicación de los empresa no tiene visión por parte del elementos claro hacia dónde personal. esenciales de la va y los objetivos planificación. que debe cumplir
SOLUCIÓN OPORTUNIDAD Reestructura organizacional de la empresa, incluyendo instrumentos de organización (organigramas y manuales administrativos) Implementación y divulgación de los objetivos que pretende lograr en un tiempo específico. Implementación del manual de funciones y Normas y Procedimientos.
Implementación de las principales normas y procedimientos. Implementación y divulgación de la misión, visión y objetivos de la empresa.
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F. Alternativas
Se recomienda una reestructura organizacional para responder a los requerimientos actuales; de crecimiento de la empresa y minimizar y/o eliminar las deficiencias detectadas en la organización.
Es necesario, dar a conocer por escrito a todo el personal de la empresa, las atribuciones, autoridad y responsabilidad que les compete, de acuerdo al puesto de trabajo que ocupa, así como el organigrama general y nominal; a fin de que sea fácil de comprender la estructura organizacional.
Como principio fundamental, se recomienda a la empresa, a fin de contribuir con una eficiente administración y obtener resultados positivos, que implemente la misión, visión, objetivos y políticas necesarias, que permita las condiciones adecuadas para mantener
niveles de
efectividad.
La empresa debe guiarse por medio del manual de funciones y los procedimientos administrativos, para que los empleados conozcan sus atribuciones, responsabilidades y secuencia de los mismos, que sean claros y que estén definidos por escrito, para facilitar los pasos a seguir en cada puesto y proceso de trabajo, o que sirva de apoyo y consulta a quien lo solicite, lo cual ayudará a reducir la rotación de personal y a poseer recurso humano calificado.
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Beneficios al implementar las Alternativas
Mejorar el funcionamiento de la empresa y los niveles de efectividad para que logre la rentabilidad.
Mantener una estructura organizacional clara y precisa que le permita el crecimiento y desarrollo de la organización.
Aumento de la fidelidad de clientes, a través de referencias o recomendaciones de la empresa.
Mejorar la posición competitiva, expresado en el incremento en el volumen de ventas, ingresos y participación en el mercado.
Mejorar los niveles de fabricación, producción e instalación de vidrio y materiales de aluminio, al contar con una organización adecuada, y personal técnicamente capacitado, que le permita incrementar las ventas, garantizar la estabilidad y el rendimiento esperado de la empresa.
Lograr que el departamento de Producción no incurra en atrasos, salvo cuando haya una razón externa y totalmente justificada para el cliente y el cumplimiento de los compromisos adquiridos en un 90%, con respecto a las fechas de entrega de los trabajadores.
Capacitar una vez al año personal administrativo, de producción, vendedores e instaladores, con técnicas para mejorar el servicio, la atención al cliente y el manejo adecuado de vidrio y materiales de aluminio.
Incrementar un 5% las ventas en el 2014, mejorando la atención del servicio al cliente, precios justos y competitividad.
Mejorar los tiempos de instalación y entrega en un 90%, de los productos que fabrica y comercializa la empresa.
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G. Conclusión
Al finalizar el presente estudio de la Empresa Comercializadora de Vidrios y Aluminios Petén – ECOVAP –, se concluye lo siguiente:
Con respecto a la problemática identificada al principio del presente caso,
se
comprobó que
“el
no contar
con una
estructura
organizacional adecuada, origina problemas al no tener bien definidos los niveles jerárquicos, las funciones básicas y otros aspectos organizacionales”. Ya que los empleados no se ubican de forma jerárquica, asimismo se detecta duplicidad de funciones y de mando; de esta forma no se logran los niveles de efectividad esperados.
Existe desconocimiento de funciones, responsabilidad y autoridad para la toma de decisiones en los puestos de trabajo.
Los objetivos, políticas se transmiten de una forma verbal y no están plasmados en documentos formales, se determinó que carece de una misión, visión, por medio del cual orienten las actividades.
Carece de un perfil definido de los puestos de trabajo y secuencia de procedimientos en la ejecución de las tareas, que determine las habilidades y destrezas, que debe poseer el recurso humano.
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H. Preguntas y respuestas 1. Preguntas y respuestas relativas a las inquietudes teóricas:
a. ¿Cuál es el significado de estructura organizacional?
Estructura organizacional es un sistema utilizado para definir una jerarquía dentro de una organización. Identifica cada puesto, su función y dónde se reporta dentro de la organización. Esta estructura se desarrolla para establecer cómo opera una organización y ayudar a lograr las metas para permitir un crecimiento futuro.
b. ¿Qué ventajas existen al tener una estructura organizacional claramente definida?
Una estructura organizacional debe diseñarse para determinar quién realizará cuáles tareas y quién será responsable de qué resultados; para eliminar los obstáculos que resultan de la confusión de la incertidumbre respecto a la asignación de actividades para tener redes de toma de decisiones y comunicación que respondan y sirvan de apoyo a los objetivos empresariales.
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2. Preguntas y respuestas relativas a la experiencia:
a. ¿Considera acertada la decisión de reestructurar a la empresa para orientarla hacia una administración eficiente?
Si, la decisión de reestructurar organizacionalmente a la empresa ayudará principalmente al equipo directivo, ya que esto le permitirá tener claras las funciones y objetivos de cada puesto, así como los resultados esperados de los mismos y con ello se garantiza una mejora permanente en el proceso de toma de decisiones,
así
como
mejorar
los
procedimientos
de
administración.
b. ¿Cree que el personal de la empresa se adaptará a la reestructura organizacional propuesta?
Desde un punto de vista general, los mismo empleados están inconformes con la situación actual, por lo tanto, se considera que no habrá ningún problema con la propuesta, ya que esto beneficiará directamente el trabajo de cada uno de los colaboradores de la empresa.
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Bibliografía
Benjamin Franklin, Enrique (2005). Organización de Empresas Familiares, análisis, diseño y estructura Chavenato, I. (2002). Administración en los Nuevos Tiempos. McGraw-Hill. Dessler, G. (2002). Adinistración de Personal (Octava Edición ed.). México: Prentice Hall. Druker, P. (2013). Planeación Estratégica, Diseñando la Estrategia Ganadora. Corporación Industrial. Koontz, H. (2012). Admiistración, una Perspectiva Global (14a. Edición ed.). McGraw-Hill. Koontz, H. W. (2002). Administración, una Perspectiva Global, (12a. Edición
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Anexos
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Infografía
