Buku Informasi Mengelola Dokumen PBJ

BUKU INFORMASI MENGELOLA DOKUMEN PENGADAAN BARANG/JASA

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

DEPUTI BIDANG PENGEMBANGAN DAN PEMBINAAN SUMBER DAYA MANUSIA DIREKTORAT PELATIHAN KOMPETENSI Jl. Epicentrum Tengah Lot 11B, Jakarta 2016

Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa

Kode Modul

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

BAB I

PENDAHULUAN -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- A. Tujuan Umum --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------B. Tujuan Khusus -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

BAB II MERANCANG SISTEM PENGELOLAAN/PENATAAN PENGELOLAAN/PENATAAN DOKUMEN PENGADAAN PENGADAAN BARANG DAN JASA -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

BAB III MENYUSUN PROGRAM PENGELOLAAN/PENATAAN DOKUMEN PENGADAAN BARANG/JASA -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

BAB IV MELAKSANAKAN SISTEM PENATAAN DOKUMEN PENGADAAN BARANG/JASA

BAB V MENGEVALUASI PELAKSANAAN PENGELOLAAN/PENATAAN DOKUMEN PENGADAAN BARANG/JASA----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

DAFTAR PENYUSUN -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Judul Modul: Mengelola Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: 2016

Halaman: 2 dari 43


Kode Modul

BAB I PENDAHULUAN

A.

Tujuan Umum Setelah

mempelajari

modul

ini

peserta

diharapkan

dapat

memahami

pengelolaan/penataan dokumen pengadaan barang/jasa, berdasarkan peraturan perundang-undangan.

B. Tujuan Khusus Adapun tujuan mempelajari unit kompetensi melalui buku informasi Mengelola Dokumen Pengadaan Barang/Jasa ini guna memfasilitasi peserta latih sehingga pada akhir pelatihan diharapkan memiliki kemampuan sebagai berikut: 1. Merancang Sistem Pengelolaan /Penataan Dokumen Pengadaan Barang dan Jasa yang meliputi menetapkan dokumen pengadaan barang/jasa yang akan dikelola secara tepat sesuai dengan peruntukkan dan klasifikasinya. 2. Menyusun Program Pengelolaan/Penataan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa, yang meliputi menyusun program pengelolaan/penataan dokumen pengadaan barang/jasa secara tepat sesuai dengan jenis dan klasifikasi dokumen serta system pengelolaan, cara mengakses program pengelolaan/penataan dokumen pengadaan barang/jasa dengan mudah oleh pengelola dokumen. 3. Melaksanakan Sistem Penataan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa, yang meliputi: cara mengelola dokumen pengadaan barang/jasa secara tertib, cermat, dan teliti sesuai dengan pedoman pengelolaan dokumen yang berlaku, serta cara merawat system pengelolaan dokumen pengadaan barang/jasa sesuai dengan pedoman pengelolaan dokumen yang berlaku. 4. Mengevaluasi

Pelaksanaan

Pengelolaan/Penataan

Dokumen

Pengadaan

Barang/Jasa, yang meliputi: mengevaluasi ketepatan dan kelancaran system dan program

pengelolaan/penataan

mengevaluasi

efektivitas

dan

dokumen efisiensi

pengadaan

barang/jasa

pengelolaan/penataan

dan

dokumen

pengadaan barang/jasa.


Halaman: 3 dari 43


Kode Modul

BAB II MERANCANG SISTEM PENGELOLAAN/PENA PENGELOLAAN/PENATAAN TAAN DOKUMEN PENGADAAN BARANG DAN JASA

Dokumen harus diakui sebagai sumber utama untuk manajemen yang baik. Pengelolaan atau manajemendokumen yang kuat adalah aspek penting untuk memastikan transparansi dan akuntabilitas dalam proses pengadaan publik. Peningkatan

pelaksanaan

pengelolaan/manajemen

dokumen/rekaman/catatan

pengadaan akan menjamin pelaksanaan transaksi pengadaan secara tertib, efisien dan akuntabel. Dokumen atau rekaman yang baik minimalisir kerentanan terhadap pertentangan hukum atau kerugian finansial dan meningkatkan efisiensi sumber daya manusia dan ruang yang lebih besar melalui koordinasi penggunaan informasi,pemeliharaan dan pengawasan. Prosedur Pelaksanaan Pengelolaan Dokumen Pengadaan bertujuan untuk mengatasi memberikan

kelemahan

dalam

pedomandan

pengelolaan

arahan

praktis

dokumen terbaik

pengadaan

dan

( best practice ). ).

untuk

Pedoman

mendukung penggunaan menggunakan teknologi informasi di samping sistem pengelolaan dokumen/rekaman berbasis kertas. Namun, kelemahan pengelolaan dokumen/rekaman berbasis kertas harus ditangani sebelum merangkul sistem pengelolaan dokumen/rekaman dokumen/rekaman yang baru. Modul ini memberikan panduan teoretis dan praktis untuk pengelolaan dokumen pengadaan. Juga memberikan pedoman pengelolaan/manajemen dokumen secara umum.

Pengertian Dokumen Dokumen merupakan data atau catatan yang dibuat oleh seseorang atau kelompok untuk tujuan tertentu dan memiliki nilai guna dalam jangka waktu tertentu. Dokumen ini terdiri dalam dua bentuk, yang pertama dalam bentuk hardcopy , dan kedua dalam bentuk softcopy . Hardcopy merupakan dokumen fisik hasil cetakan, seperti yang biasa kita lihat pada kertas. Sedangkan softcopy


Halaman: 4 dari 43


Kode Modul

atau dokumen elektronik adalah dokumen dalam bentuk yang tidak bisa dilihat oleh manusia secara langsung tetapi menggunakan alat bantu berupa komputer. Dokumentasi adalah proses mendokumentasikan segala hal yang menyangkut prosedur. Dokumentasi diperlukan dalam suatu perusahaan karena suatu perusahaan menyadari pentingnya dokumen, dengan adanya dokumen ada peninjauan ulang tentang pekerjaan yang dilakukan. Kegiatan dokumentasi melibatkan kegiatan pengumpulan, pemeriksaan, pemilihan dokumen sesuai dengan kebutuhan dokumentasi yang memungkinkan isi dokumen dapat diakses, pemrosesan

dokumen,

mengklasifikasikan

dan

mengindeks,

menyiapkan,

menyimpan dokumen, pencarian kembali dan penyajiannya. Dokumen mempunyai identifikasi berupa: judul, nomor ( document code ), ), tanggal, nomor revisi dan tanggal revisi, otorisasi yang menyatakan siapa yang berwenang untuk menerbitkan dan mengesahkan dokumen. Dokumentasi perlu dikelola dengan baik sesuai dengan SOP yang ditentukan dalam suatu perusahaan tersebut. Dokumentasi adalah catatan atau keterangan-keterangan yang dibuat untuk menjelaskan urut-urutan suatu program dan segala keterangan yang berkaitan dengan proses data yang akan dilakukan dengan program tersebut. Dokumen adalah informasi yang dikumpulkan dan bisa diakses serta digunakan. Dokumen adalah informasi yang diciptakan, diterima dan dikelola sebagai bukti maupun informasi yang oleh organisasi atau perorangan digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi bisnis (ISO) Dokumen mempunyai awal dan akhir yang dapat berupa teks, data, peta, digital, spreadsheets , database , gambar dan data suara.

Setiap dokumen akan terdiri atas: 1. Isi, yaitu informasi yang terdapat pada arsip berupa ide atau konsep, fakta tentang suatu kejadian, orang, organisasi maupun aktivitas lain yang direkam pada arsip tersebut. 2. Struktur, merupakan merupakan atribut fisik (ukuran, gaya huruf, spasi, margin, dan lambang organisasi) dan logika (logika dibalik pembuatan dokumen tersebut) dari suatu arsip. Misalnya struktur surat akan terdiri dari header (nama pengirim, tanggal, Judul Modul: Mengelola Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: 2016

Halaman: 5 dari 43


Kode Modul

judul surat dan penerima), tubuh surat (isi dan maksud dibuatnya surat) dan otentifikasi (tanda tangan si pembuat surat). 3. Konteks, menjelaskan “mengapa” dari suatu arsip.

Organisasi memerlukan pengelolaan dokumen karena membutuhkan akses yang efektif dan efisien terhadap data serta informasi yang ada di dalam organisasi. Fungsi manajemen dokumen adalah membantu pengambilan keputusan di organisasi dengan menyediakan informasi maupun data yang dibutuhkan pada waktu yang tepat serta bukti kebijakan aktivitas serta bukti kebijakan aktivitas serta menunjang litigasi. Hal ini didasari akan adanya tanggung jawab organisasi terhadap hukum, profesional, dan etis guna menciptakan dokumen tertentu serta juga dipastikan dipastikan untuk mengelolanya mengelolanya selam selam masa tertentu. tertentu. Dokumen terdiri dari informasi atau data yang dapat terstruktur atau tidak terstruktur dan diakses oleh orang-orang dalam suatu organisasi.

ISO 15489-1:2004 Pengelolaan Dokumentasi dan Informasi ISO

15489,

standar

internasional

untuk

manajemen

informasi

dan

dokumentasi,menyediakanp dokumentasi,menyediakanpedoman edoman tentang pengelolaan dokumen. Meskipun pada bulan September ini dikeluarkan ISO 9001:2015 sebagai Sistem Manajemen Mutu terbaru yang akan berlaku, namun sampai September 2018 masih dapat diberlakukan ISO 9001:2008, yang berarti ISO 15489-1:2004 masih dapat digunakan sampai September 2018. Tambahan lagi, perubahan ISO 9001:2008 menjadi ISO 9001:2015 tidak terlalu banyak. Berkaitan dengan pengelolaan dokumen, perubahannya adalah: Istilah "document "document " dan "record "record " tidak lagi digunakan dalam dalam standar standar

ISO

9001:2015. Istilah yang yang dipakai dipakai yakni yakni "Documented " Documented information " atau “Informasi yang terdokumentasi” terdokumentasi” ISO 9001 versi 2015 tidak mewajibkan perusahaan membuat quality manual , pedoman mutu atau manual mutu. Sebuah organisasi berusaha menyesuaikan diri dengan ISO 15489 harus mempunyai hal-hal berikut ini di organisasinya: organisasinya:


Halaman: 6 dari 43


Kode Modul

1. Kebijakan pengelolaan dokumen yang bertujuan penciptaan, pemeliharaan dan pengelolaan dokumen/rekaman/catatan otentik dan dapat diandalkan dan akurat yang mampu mendukung fungsi bisnis dankegiatan. Kebijakan tersebut harus disahkan dan diadopsi pada tingkat pengambil keputusan tertinggi, danharus dilaksanakan dilaksanakan di seluruh organisasi; 2. Tanggung jawab dan akuntabilitas pengelolaan dokumen harus didefinisikan dan ditugaskan keorang dengan kewenangan yang tepat. Semua anggota organisasi yang bertanggung jawab untuk menjaga dokumen/rekaman/catatan yang akurat dan

lengkap

dari

kegiatan

dokumen/rekaman/catatan

masing-masing

harus

memastikan

anggota. bahwa

Yang

membuat

dokumen/rekaman/

catatannya diciptakannya dimasukkan dimasukkan dalam sistem pengarsipan resmi; 3. Organisasi harus membuat dan memelihara dokumen otentik dan dapat diandalkan, dan untuk melindungiintegritas dokumen selama diperlukan. Hal ini akan mencakup: 

Memastikan bahwa dokumen diciptakan secara handal, yang isinya dapatdipercaya sebagai representasi lengkap dan akurat dari transaksi dan kegiatan yang ditangkap pada catatan/rekaman;



Menilai risiko yang akan dihasilkan dari kegagalan untuk mempertahankan dokumen resmi;



Melestarikan dokumen dan membuatnya dapat diakses dari waktu ke waktu dalam rangka memenuhi persyaratan bisnis;



Mematuhi persyaratan persyaratan hukum dan peraturan dan kebijakan organisasi;



Memastikan bahwa dokumen dikelola dalam lingkungan yang aman dan terjamin;



Menjaga integritas dokumen, dokumen yang lengkap dan tidak berubah;



Kepatuhan

dokumen

harus

dikelola

sesuai

dengan

hukum

dan

media

yang

peraturanlingkungan peraturanlingkungan hidup; 

Memberikan

lingkungan

penyimpanan

yang

sesuai

dan

memberikan perlindungan perlindungan dokumen yang memadai; dan 

Sistem pengelolaan dokumen sebaiknya memberikan akses yang tepat waktu dan

efisien

untukpengambilan

dokumen

yang

diperlukan

untuk

bisnis/kegiatan bisnis/kegiatan dan persyaratanakuntabilitas. persyaratanakuntabilitas. Judul Modul: Mengelola Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: 2016

Halaman: 7 dari 43


Kode Modul

Kebutuhan untuk Dokumen/Administrasi Dokumen/Administrasi Publik Penyelenggaraan pemerintahan tidak terlepas dari bagaimana hubungan antara pemerintah dengan yang diperintah, hubungan ini tidak terlepas dari suatu proses penyelenggaraan pemerintahan yang benar-benar menunjukkan suatu tanggung jawab yang besar terhadap masyarakat, dan juga dilakukan untuk mewujudkan suatu pemerintahan yang baik (good ( good governance ). ). Salah satu proses mewujudkan suatu tata pemerintahan yang baik iniadalah melalui pelayanan publik. Pelayanan publik adalah salah satu fungsi penyelenggaraan pemerintahan. Undang-Undang No. 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik mendefinisikan pelayanan publik sebagai berikut: Pelayanan publik adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan perundang- undangan bagi setiap warga negara dan penduduk atas barang, jasa, dan/atau pelayanan administratif yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan publik. Pelayanan publik merupakan segala bentuk kegiatan pelayanan umum yang dilaksanakan oleh instansi pemerintah, baik pemerintah pusat, pemerintah daerah, lingkungan Badan Usaha Milik Negara (BUMN), maupun Badan Usaha Milik Daerah (BUMD) dalam bentuk barang dan jasa. Sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku, pelayanan publik harus diselenggarakan dengan berdasarkan Asasasas Umum Pemerintahan yang Baik (AUPB). Pelayanan publik tidak hanya sepenuhnya diandalkan pada adanya suatu peraturan perundang-undangan yang menjadi landasan hukumnya, akan tetapi perlu dilakukan reformasi administrasi yang bermuara pada pembenahan birokrasi. Merujuk definisi pelayanan publik pada UU 25 tahun 2009 di atas, disebutkan bahwa pelayanan publik dilakukan dalam berbagai bidang melalui administrasi pemerintah yang sering disebut administrasi publik. Pelayanan ini diselenggarakan baik dalam upaya pemenuhan kebutuhan masyarakat maupun sebagai pelaksanaan ketentuan perundang-undangan. perundang-undangan. Administrasi

merupakan

sarana

untuk

mencapai

suatu

tujuan

yang

telahditetapkan melalui usaha kelompok. Administrasi merupakan unsur mutlak yang harusada dalam setiap usaha kelompok. Sekalipun administrasi itu berbeda Judul Modul: Mengelola Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: 2016

Halaman: 8 dari 43


Kode Modul

bentuknya, sesuaidengan sifat usahanya (privat atau publik), namun secara substansial adalah sama. Unsur-unsur administrasi administrasi pasti ada baik dalam masyarakat primitif

sampai

masyarakatmodern sekarang ini. Administrasi juga bertambah canggih bersamaan dengan bertambah

maju dankompleksnya masyarakat. Kegiatan dan dinamika

kerjasama manusia merupakan gejalayang sifatnya universal. Dengan mudah gejala administrasi dapat dikemukakan dalambidang politik, sosial, ekonomi, budaya maupun pemerintahan. Administrasi publik yang berfungsi dengan baik adalah prasyarat untuk pemerintahan yang transparan dan efektif. Sebagai dasar dan fungsi negara, administrasi publik menentukan kemampuan pemerintah untuk memberikan pelayanan publik dan mendorong daya saing dan pertumbuhan negara. Pembangunan yang berkelanjutan seperti pada saat ini, menuntut administrasi publik yang tanggap terhadap masalah-masalah yang dihadapi lingkungan masyarakat, masyarakat, baik itu lingkungan fisik, alam, maupun lingkungan sosial. Pengalaman empiris di berbagai negara menunjukkan bahwa pembangunan berkelanjutan membutuhkan komitmen yang kuat dari penyelenggara pemerintahan dalam merumuskan, menjalankan dan mengevaluasi kebijakan-kebijakan pembangunan. Selain itu, diperlukan administrasi publik yang efektif dan efisien, yang mempertimbangkan aspek lingkungan dalam segenap kebijakan serta dalam kerangka pembangunan demokrasi. Partisipasi masyarakat juga merupakan kunci penting agar semua kebijakan yang menyangkut pembangunan yang berkelanjutan dapat dilaksanakan bukan hanya dengan hasil yang baik tetapi juga mendapat dukungan yang luas. Pembangunan berkelanjutan yang dilakukan oleh segenap lapisan masyarakat dengan rambu-rambu kebijakan publik yang dibuat oleh para pembuat kebijakan, memerlukan konsep dan praktek administrasi publik yang memadai. Karenanya, administrasi publik di Indonesia harus direvitalisasikan, agar dapat memfasilitasi upaya bangsa dalam melakukan dan melanjutkan pembangunan demi kepentingan bangsa saat ini dan generasi di masa yang akan datang


Halaman: 9 dari 43


Kode Modul

Hubungan Modul dengan Aturan dan Kebijakan Pengelolaan Dokumen Publik Modul ini harus digunakan bersama peraturan perundang-undangan dan kebijakan lainnya tentang pengelolaan dokumen publikyang dikeluarkan oleh pemerintah dari waktu ke waktu. Peraturan perundangan tersebut antara lain: Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan Undang-Undang No. 30 tahun 2014 tentang Administrasi Administrasi Pemerintahan Undang-Undang No. 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik Undang-Undang No. 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik Undang-Undang No. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Informasi Publik Peraturan Pemerintah No. 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No. 43 tahun 2009 Prinsip Pengelolaan Kearsipan Dalam rangka mempertahankan Negara Kesatuan Republik Indonesia dan mencapai cita-cita nasional sebagaimana tercantum dalam Pembukaan UndangUndang Dasar Republik Indonesia Tahun 1945, arsip sebagai identitas dan jati diri bangsa, serta sebagai memori, acuan dan bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan

bermasyarakat,

berbangsa,

dan

bernegara

harus

dikelola

dan

diselamatkan diselamatkan oleh negara. Dengan diterbitkannya Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, ditujukan untuk memperbaiki sistem pengarsipan pada K/L/D/I Arsip yang dibuat dan diterima oleh institusi, badan atau lembaga perlu dikelola di dalam suatu sistem kearsipan yang baik dan benar. Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), adalah lembaga kearsipan yang berbentuk lembaga pemerintahan non-kementerian yang melaksanakan tugas Negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota Negara. Penyelenggaraan kearsipan dilakukan di tingkat nasional, provinsi, kabupaten/kota, kabupaten/kota, dan perguruan tinggi dalam suatu kearsipan nasional. Dengan semakin berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi, telah meningkatkan volume kegiatan organisasi untuk melakukan aktivitas dan transaksinya guna mencapai tujuan organisasinya.


Halaman: 10 dari 43


Kode Modul

Akibatnya telah menyebabkan bertambah jumlah arsip/volume arsip yang dihasilkan dan diterima oleh organisasi tersebut. Kondisi yang terjadi ini membutuhkan sistem kearsipan di dalam organisasi. Dengan sistem kearsipan yang sesuai dengan kebutuhan, sederhana dalam penerapan, dan mudah dilaksanakan diharapkan arsip yang masih memiliki nilai guna arsip bagi organisasi, dapat digunakan secara optimal, ditemukan dengan cepat dan tepat jika dibutuhkan.

Pengertian tentang Kearsipan

Dalam Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah RI No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang No. 43 Tahun 2009 Kearsipan, disebutkan bahwa: Arsip Nasional Republik Indonesia yang selanjutnya disebut ANRI adalah lembaga lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah non-kementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota Negara. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung di dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanny penggunaannya a telah menurun. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya, merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Judul Modul: Mengelola Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: 2016

Halaman: 11 dari 43


Kode Modul

Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.

Manajemen Kearsipan

Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. Untuk maksud itulah diperlukan manajemen kearsipan guna mengelola dan mengurus arsip. Manajemen kearsipan

adalah

pekerjaan

pengurusan

arsip

yang

meliputi

pencatatan,

pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Pekerjaan tersebut meliputi siklus hidup arsip (life cycle of archive) . Manajemen kearsipan (record management) memiliki fungsi untuk menjaga keseimbangan arsip dalam segi penciptaan, lalu lintas dokumen, pencatatan, penerusan, pendistribusian, pemakaian, penyimpanan, pemeliharaan, pemindahan dan

pemusnahan

arsip.

Tujuan

akhir

manajemen

kearsipan

ialah

untuk

menyederhanakan jenis dan volume arsip serta mendayagunakan penggunaan arsip bagi peningkatan kinerja dan profesionalitas institusi atau lembaga dengan biaya yang efektif efektif dan efisien (Zulkifli Amsyah; “Manajemen Kearsipan”). Karena sangat pentingnya masalah arsip, telah dilakukan penggantian terhadap Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. Diganti dengan Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yang sudah dilengkapi dengan Peraturan Pemerintah RI No. 28 Tahun 2012. Dalam Pasal 29 Peraturan Pemerintah RI No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyebutkan, bahwa: 1. Pengelolaan Kearsipan dalam Pasal 4 (1) huruf c terdiri atas: 

Pengelolaan arsip dinamis, dan



Pengelolaan arsip statis.


Halaman: 12 dari 43


Kode Modul

2. Pengelolaan arsip dinamis dilakukan terhadap arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif. 3. Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip; 4. Pengelola arsip statis menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan. 5. Pelaksanaan pengelolaan arsip, sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh arsiparis. Pada Pasal 30, ditegaskan bahwa dalam pengelolaan arsip dinamis wajib dilakukan oleh pencipta arsip yang meliputi: 1. Lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri serta BUMN dan/atau BUMD. 2. Perusahaan dan perguruan tinggi swasta yang kegiatannya dibiayai dibiayai dengan APBN, APBD, dan/atau dan/atau bantuan luar luar negeri, dan 3. Pihak ketiga yang diberi pekerjaan berdasarkan perjanjian kerja dengan lembaga Negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri swasta serta BUMN atau BUMD sebagai pemberi kerja.

Tujuan Kearsipan dan Tugas Pokok Unit Kearsipan

Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan dan pertanggungjawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah. Adapun tugas tugas pokok unit kearsipan adalah: 1.Menerima 1.Menerima warkat. 2.Mencatat 2.Mencatat warkat. 3.Mendistribusik 3.Mendistribusikan an warkat sesuai kebutuhan. 4.Menyimpan, 4.Menyimpan, menata dan menemukan kembali arsip sesuai dengan sistem tertentu. 5.Memberikan 5.Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip. 6.Mengadak 6.Mengadakan an perawatan/pemeliharaan perawatan/pemeliharaan arsip. 7.Mengadak 7.Mengadakan an atau merencanakan penyusutan arsip.


Halaman: 13 dari 43


Kode Modul

Peranan Kearsipan

Kearsipan memiliki peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan sebagai alat pengawasan. Arsip sangat diperlukan pada setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. setepat-tepatnya. Dalam pelaksanaan organisasi baik pemerintah maupun swasta selalu terdapat kegiatan arsipnya ataupun permasalahan tentang arsip. Dengan demikian arsip memiliki peranan penting dalam penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan. Oleh karena itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan.

Asas Pengorganisasian Arsip

Pengorganisasian arsip adalah suatu kegiatan untuk mengelompokkan arsip berdasarkan ruang lingkupnya. Dalam penyimpanan dokumen dikenal 3 asas pengorganisasian.

Asas Sentralisasi Sentralisasi Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan di satu unit khusus, yaitu pusat penyimpanan arsip. Bagi yang membutuhkan arsip dapat menghubungi dan mendapatkan serta menggunakannya sesuai dengan keperluannya. Unit-unit lain tidak lagi melakukan penyimpanan arsip. Dengan asas sentralisasi, terdapat keuntungan dan kerugiannya yaitu: Keuntungan dengan Asas Sentralisasi. 1. Memudahkan

pengawasan

pengelolaan

arsip,

adanya

keseragaman

bagi

organisasi secara menyeluruh, sehingga dapat menghindarkan duplikasi; 2. Dapat memperoleh gambaran tentang jenis-jenis bidang arsip yang dimiliki secara keseluruhan, dapat memberikan pelayanan secara cepat dan menghemat waktu. 3. Memudahkan pelaksanaan perawatan dan penyusutan.


Halaman: 14 dari 43


Kode Modul

Kerugian dengan Asas Sentralisasi 1. Dapat menimbulkan keterlambatan didalam pemenuhan kebutuhan arsip untuk masing-masing unit lainnya, mengingat pada waktu yang bersamaan beberapa unit juga meminta arsip. 2. Petugas arsip yang kurang terampil dan kurang memahami masalah di unit lain, mengakibatkan mengakibatkan penyusunan arsip mungkin kurang sistematik. 3. Karena terpisahnya letak gedung akan dapat menghambat pemenuhannya secara cepat.

Asas Desentralisasi Desentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan di masing-masing unit dalam suatu organisasi. Asas desentralisasi dese ntralisasi biasanya digunakan oleh organisasi yang besar/ kompleks kegiatannya dan masing-masing unit pada organisasi tersebut mengolah organisasi yang khusus. Keuntungannya dengan Asas Desentralisasi Arsip yang dibutuhkan dibutuhkan akan lebih mudah dan lebih cepat diperoleh, karena karena prosedur tidak sulit.

Kerugian Asas Desentralisas De sentralisasii 1. Pengawasan agak sulit dilakukan. 2. Lebih banyak menggunakan biaya, tenaga dan alat.

Asas Gabungan Gabungan antara Sentralisasi Sentralisasi dan Desentralisasi Desentralisasi Asas gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara yang menggabungkan antara asas desentralisasi dan sentralisasi. Asas ini digunakan untuk mengurangi kerugian yang terdapat pada asas sentralisasi dan desentralisasi. Cara yang dilakukan dengan menyimpan arsip yang bersifat umum yang digunakan oleh semua unit pada Arsip Sentralisasi dan yang bersifat khusus disimpan pada masing-masing unit bersangkutan. bersangkutan. Berdasarkan Pasal 4 Undang-Undang Kearsipan No. 43 Tahun 2009 mengenai Asas-asas Penyelenggaraan Penyelenggaraan Kearsipan, dijelaskan dijelaskan bahwa penyelenggaraan penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berasaskan pada kepastian hukum, keautentikan dan keterpercayaan, Judul Modul: Mengelola Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: 2016

Halaman: 15 dari 43


Kode Modul

keutuhan, asal usul (principle of provenance) , aturan asli (principle of original order),

keamanan dan keselamatan arsip, keprofesionalan SDM kearsipan,

keresponsifan, keantisipatifan, keantisipatifan, kepartisipatifan, kepartisipatifan, partisipasi masyarakat, akuntabilitas, kemanfaatan, aksesibilitas, aksesibilitas, dan kepentingan umum, sebagai berikut: 1. Kepastian Hukum a. Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berdasarkan landasan hukum dan selaras dengan peraturan perundang-undangan, kepatutan, dan keadilan dalam kebijakan penyelenggara negara. b. Hal ini memenuhi penerapan asas supremasi hukum yang menyatakan bahwa setiap kegiatan penyelenggaraan negara didasarkan pada hukum yang berlaku.

2. Keautentikan dan Keterpercayaan Keterpercayaan Penyelenggaraan kearsipan harus berpegang pada asas menjaga keaslian dan keterpercayaan arsip sehingga dapat digunakan sebagai bukti dan bahan akuntabilitas.

3. Keutuhan Penyelenggaraan kearsipan harus menjaga kelengkapan arsip dari upaya pengurangan, penambahan, dan pengubahan informasi maupun fisiknya yang dapat mengganggu keautentikan dan keterpercayaan arsip.

4. Asal Usul (principle (principle of provenance) provenance) Asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance) , tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain, sehingga arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya. penciptaannya.

5. Aturan Asli (principle (principle of original original order) Asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan pencipta arsip.


Halaman: 16 dari 43


Kode Modul

6. Asas Keamanan Keamanan dan Keselamatan Keselamatan Asas “keamanan” adalah penyelenggaraan penyelenggaraan kearsipan harus memberikan jaminan keamanan arsip dari kemungkinan kebocoran dan penyalahgunaan informasi oleh pengguna yang tidak berhak. Asas “keselamatan” adalah bahwa penyelenggaraan kearsipan harus dapat menjamin terselamatkannya arsip dari ancaman bahaya baik yang disebabkan oleh alam maupun perbuatan manusia.

7. Keprofesionalan Penyelenggaraan kearsipan harus dilaksanakan oleh sumber daya manusia yang profesional yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan.

8. Keresponsifan; Asas “keresponsifan”adalah “keresponsifan”adalah penyelenggara kearsipan harus

tanggap at as

permasalahan kearsipan maupun masalah lain yang berkait dengan kearsipan, khususnya bila terjadi suatu sebab kehancuran, kerusakan atau hilangnya arsip.

9. Keantisipatifan Penyelenggaraan kearsipan harus didasari pada antisipasi atau kesadaran terhadap berbagai perubahan dan kemungkinan perkembangan pentingnya arsip bagi kehidupan berbangsa dan bernegara. Perkembangan berbagai perubahan dalam penyelenggaraan kearsipan antara lain perkembangan teknologi informasi, budaya, dan ketatanegaraan.

10. Kepartisipatifan Penyelenggaraan kearsipan harus memberikan ruang untuk peran serta dan partisipasi partisipasi masyarakat di bidang kearsipan. 11. Akuntabilitas Akuntabilitas Penyelenggaraan

kearsipan

harus

memperhatikan

arsip

sebagai

bahan

akuntabilitas akuntabilitas dan harus bisa merefleksikan kegiatan dan peristiwa yang direkam.


Halaman: 17 dari 43


Kode Modul

12. Kemanfaatan Penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan manfaat bagi kehidupan bermasyarakat, bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

13. Aksesibilitas Aksesibilitas Penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan kemudahan, ketersediaan dan keterjangkauan bagi masyarakat untuk memanfaatkan arsip.

14. Kepentingan Umum Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan dengan memperhatikan kepentingan umum dan tanpa diskriminasi.

Sistem Penyimpanan Arsip Sistem penyimpanan arsip, terdapat tata cara penyimpanan sebagai berikut:

Sistem Hastawi Yaitu cara penyimpanan arsip secara manual. Sebagaimana penyimpanan arsip yang masih dilakukan saat ini, melalui sistem hastawi mengendalikan

dokumen

yang

diterima

sebelum

digunakan untuk

dilakukan

pemberkasan.

Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya, sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja. Sistem hastawi mencakup: Penggunaan buku agenda untuk mencatat surat masuk dan surat keluar serta mencatat dokumen yang keluar dari tempat peminjaman dan berisikan catatan dikembalikannya ke tempat semula. Penggunaan kartu kendali, yang dilekatkan pada masing-masing dokumen yang akan dipinjam. Pada kartu kendali berisikan catatan tanggal peminjaman, nama dokumen, kode dokumen, dan nomor, serta catatan lainnya. Pemakaian kartu keluar, yang berfungsi untuk mencatat dokumen yang dipinjam keluar dari tempat penyimpanan. Dokumen yang dipinjam, digantikan dengan kartu keluar tersebut. Judul Modul: Mengelola Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: 2016

Halaman: 18 dari 43


Kode Modul

Sistem Barcoding Sistem barcoding termasuk dalam unit masukan (input device) . Fungsi alat ini adalah untuk membaca suatu kode yang berbentuk kotak-kotak atau garis-garis tebal vertikal yang kemudian diterjemahkan dalam bentuk angka-angka. Kode-kode ini, biasanya menempel pada produk-produk makanan, minuman, alat elektronik dan buku. Sekarang ini, setiap kasir di supermarket atau pasar swalayan di Indonesia untuk mengidentifikasi produk yang dijualnya dengan barcode. Untuk membaca kode tersebut Petugas menggunakan alat khusus yang disebut barcode scanner. Barcode , dalam bentuk jinjing atau portable barcode , dapat dibawa ke tempat dokumen di perpustakaan atau barang-barang yang akan di scanning dengan melakukan sensor. Dapat juga kita saksikan pada saat pembayaran di kasir, petugas kasir menggunakan barcode scanner untuk mengetahui harga dari barang tersebut. Dengan dilakukannya sensor terhadap dokumen, maka secara otomatis/ online, memberi catatan tentang dokumen tersebut. Misalnya, nama dokumen, nama pengarangnya, pengarangnya, dokumen keluar dari berkas untuk dipinjam. Scanner yang dilakukan terhadap barang-barang di supermarket akan memberikan catatan jumlah harga barang yang harus dibayarkan dan secara otomatis menunjukkan berkurangnya jumlah barang tersebut dan bersamaan waktunya telah tercatat masuknya sejumlah uang seharga barang yang telah dibeli tersebut. Dengan menggunakan cara barcoding, akan menghemat waktu dan mempercepat pencatatan terhadap dokumen serta menghindarkan kehilangan. Gambar

bergaris

seperti

di

samping ini pasti sering dilihat, pada sebuah kemasan produk. Gambar

tersebut

disebut

barcode . Gambar ini memang banyak membawa manfaat dalam bisnis. Karena telah memudahkan transaksi jual-beli barang. barang. Dengan pemberian kode (coding) , barang dengan mudah dapat diketahui harganya tanpa harus membuka buku catatan. Tinggal dipindai atau di scan ,


Halaman: 19 dari 43


Kode Modul

maka akan muncul nama barang beserta harganya. Tentunya barang-barang tersebut telah masuk dalam database terlebih dahulu.

Sistem Manajemen Dokumen Elektronik Sistem manajemen dokumen elektronik merupakan sistem aplikasi pengelolaan dokumen hardcopy (kertas, microfilm , dan lain-lain) yang sudah dialih-mediakan ke dalam format digital maupun softcopy berupa file tipe doc, ppt, xls, 3gp, dwg, avi, mkv, dan lain-lain yang sudah di upload ke dalam software DMS tertentu. Dokumen yang sudah di-upload di- upload tersebut kemudian dapat diakses, dicari, ditampilkan, maupun didistribusikan oleh pengguna dokumen melalui sistem manajemen dokumen elektronik ini. Dengan menggunakan metode pencarian terpadu yang sesuai dengan jenis dokumen, pengguna dapat secara mudah menampilkan dokumen yang dituju walaupun secara fisik dokumen atau arsip tersebut berada pada tempat lain. Penerapan sistem manajemen dokumen elektronik ini, dapat diharapkan: 1.Terciptanya 1.Terciptanya pengelolaan dokumen yang lebih baik. 2. Adanya Adanya penyimpanan penyimpanan salinan salinan fisik dokumen dokumen ke dalam dalam media elektronik. elektronik. 3.Menjaga 3.Menjaga keamanan dari informasi yang terkandung dalam dokumen dari bahaya, yang tidak diinginkan seperti kebakaran, banjir, kehilangan dokumen dan lain sebagainya. 4.Sebagai 4.Sebagai sarana untuk mempercepat proses pencarian dokumen yang dilakukan secara elektronik. 5. Mempercepat informasi

penemuan

lokasi

fisik

dokumen

penyimpanan

dengan

dokumen

dapat

menentukan/memasukan dikembangkan

dengan

menggunakan barcode. 6. Dokumen fisik, akan terjaga kelestariannya karena penggunaannya semakin jarang digunakan. digunakan. 7. Sistem selanjutnya dapat dikembangkan dengan pemanfaatan dan pengelolaan dokumen dengan akses melalui Internet serta dapat menjadi manajemen peminjaman arsip.

Pembangunan

dan

pengembangan

sistem

pelayanan

dokumen

dengan

menggunakan sistem manajemen dokumen elektronik secara terpadu, dapat dimulai, Judul Modul: Mengelola Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: 2016

Halaman: 20 dari 43


Kode Modul

dengan menyiapkan beberapa perangkat keras, jaringan koneksi lokal dan memahami cara pengelolaan manual dokumen fisik yang selama ini dilakukan. Secara garis besar dapat dibagi menjadi beberapa tahapan kerja yaitu: 1. Pengadaan dan instalasi perangkat keras pendukung usulan solusi berupa server, PC, scanner, hub dan lain-lain apabila belum tersedia. 2. Pembangunan dan implementasi aplikasi sistem manajemen dokumen elektronik. 3. Pembangunan koneksi jaringan lokal untuk mendukung usulan solusi apabila belum tersedia.

Adapun karakteristik sistem manajemen dokumen elektronik ini adalah sebagai berikut: Capture Capture merupakan hal penting bagi catatan/kertas dan dokumen elektronik untuk pengarsipan, retrieval dan distribusi sebagai solusi dokumen manajemen. Document imaging dan platform management menyediakan dasar scanning, batch proses dan import dokumen elektronik. Kemajuan yang utama dalam teknologi scan membuat dokumen dikonversi secara cepat, murah dan gampang. Proses scan yang baik akan meletakkan kertas/microfilm kertas/ microfilm menjadi file ke komputer dengan mudah. Storage Sistem penyimpanan dokumen yang dapat dilakukan dalam jangka waktu panjang dan relatif aman serta penyimpanan dokumen yang mengakomodasi perubahan dokumen, volume yang bertambah dan mempercepat teknologi. Index Sistem index yang menciptakan suatu sistem pengarsipan secara terorganisir yang dapat ditampilkan kembali secara efisien dan mudah. Suatu sistem index yang baik akan membuat prosedur yang berjalan dan lebih efektif. Retrieval Sistem perolehan kembali menggunakan informasi dokumen yang mencakup teks, indeks dan gambar ke dalam sistem. Suatu sistem perolehan kembali yang baik akan membuat pencarian dokumen dengan cepat dan mudah. Judul Modul: Mengelola Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: 2016

Halaman: 21 dari 43


Kode Modul

Access Suatu sistem akses yang baik akan membuat hak akses secara personal apakah berada di kantor atau dapat melalui internet serta fleksibilitas untuk mengendalikan akses sistem.

Beberapa keuntungan dari sistem manajemen dokumen elektronik adalah sebagai berikut: 1. Mempunyai tingkat kecepatan pencarian dokumen yang tinggi karena sistem ini bersifat elektronik, maka kemampuan pengelolaan dan pelayanan dokumen dipastikan dipastikan dapat lebih cepat daripada jika dilakukan secara manual. 2. Tingkat ketepatan yang tinggi. Dengan menggunakan sistem manajemen dokumen elektronik, pengelolaan dokumen dapat diidentifikasikan secara tepat karena menggunakan sistem indeks, pencatatan tempat penyimpanan secara fisik dan mempunyai dokumen bayangan dalam bentuk CD-ROM. 3. Mendukung pengelolaan dokumen dalam berbagai jenis format. Selain dokumen arsip yang berbentuk tekstual (kertas dll.), sistem manajemen dokumen elektronik dapat juga mengelola dokumen dalam bentuk audio, video maupun berbagai jenis gambar seperti foto, poster, peta dan lain sebagainya. 4. Tingkat keamanan yang tinggi. Terproteksi dengan adanya kata kunci (password) dan mempunyai salinan data (backup) yang disimpan dalam lokasi atau media berbeda. 5. Pengembangan ke depan. Dapat diakses dengan intranet maupun internet, dapat di integrasi dengan sistem manajemen dokumen elektronik lainnya, dan database aplikasi dapat dikolaborasikan dengan bentuk database lainnya seperti Ms SqL, Oracle, MSDE dan lain sebagainya. a. Sistem

manajemen

dokumen

elektronik

ini

dapat

membantu

agar

penyimpanan dokumen disimpan dalam media CD-R, DVD serta media yang lainnya, sangat baik untuk mengatur dokumen dalam jumlah besar, dan dapat memudahkan untuk melakukan indeks, penyimpanan, pencarian, penampilan di layar, mencetak dan mengirimkan melalui email bahkan memiliki workflow untuk untuk semua dokumennya.


Halaman: 22 dari 43


Kode Modul

b. Sistem manajemen dokumen elektronik memudahkan dalam pengarsipan, pencarian, dan pendistribusian dokumen. Selain dapat menghemat tempat penyimpanan dokumen, dalam pencarian dokumen akan jauh lebih akurat dan lebih cepat sehingga memudahkan pengguna dalam mencari dokumen sehingga dapat meningkatkan meningkatkan pelayanan lebih efektif dan efisien. c. Semakin meningkat tugas pokok dan fungsi organisasi dalam mencapai visi dan misinya telah mengakibatkan mengakibatkan semakin meningkatnya jumlah arsip.

Terjadinya arsip karena: 1.

2.

Dibuat sendiri oleh organisasi yang bersangkutan, misalnya: 

Pengumuman pelelangan umum



Kontrak Pengadaan Alat Pengolah Data



Surat Keputusan sebagai Pejabat Pembuat Komitmen.



Dokumen Pengadaan Barang/Jasa

Organisasi menerima dari pihak lain, misalnya : 

Surat penawaran dari penyedia



Surat permintaan tenaga ahli



Surat permohonan beasiswa



Surat pengunduran diri sebagai pemenang lelang

Pengurusan dan Pengendalian Surat

Surat dan dokumen yang menjadi sarana pendukungnya di dalam melaksanakan tugas pada suatu organisasi atau perusahaan jumlah yang diurus cukup berbeda satu dengan yang lain. Bagi organisasi atau perusahaan yang kecil, dapat dikelola oleh seorang petugas saja. Petugas ini hanya menerima, mencatat dan memberikan label, lantas menyimpannya di tempat penyimpanan. Namun sangat berbeda dengan organisasi atau perusahaan yang relatif besar. Petugas pengelola dokumen yang jumlahnya 1 atau 2 orang tidak mampu melakukan tugasnya dengan maksimal. Pengurusan dan pengendalian surat-surat dilaksanakan oleh satu bagian yang disebut bagian arsip/ ekspedisi dan dilaksanakan oleh Arsiparis.


Halaman: 23 dari 43


Kode Modul

Pemilihan Sistem Pengelolaan/Penataan

Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Dalam pengelolaan/penataan dokumen pengadaan barang/jasa, bisa dilakukan dengan 2 sistem yaitu: Penataan Sistem Arsip (Filing System) Pengelolaan/penataan dokumen pengadaan barang/jasa dapat menggunakan cara manual, dengan 5 (lima) macam sistem pengelolaan/penataan pengelolaan/penataan dokumen yaitu: 1. Sistem Abjad ( Alphabet Filing System) System) 2. Sistem Masalah/Perihal (Subject Filing System) 3. Sistem Nomor (Numeric Filing System) 4. Sistem Tanggal/Urutan Waktu (Chronological Filing System) 5. Sistem Wilayah/Daerah (Region/Geographical Filing System) Penyimpanan Arsip dengan Komputer. Penyimpanan arsip dinamis, yang dilakukan dengan menggunakan komputer dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja, dalam rangka menunjang kegiatan organisasi. Dokumen yang akan disimpan di komputer, terlebih dahulu dipindai melalui scanner, untuk dihubungkan ke komputer untuk disimpan, dan dicatat. Apabila dibutuhkan dokumen yang disimpan dalam file komputer, dapat diterima untuk dibaca atau di-print. di- print. Scanner adalah sebuah alat yang dapat berfungsi untuk mengcopy atau menyalin gambar atau teks yang kemudian disimpan ke dalam memori komputer. Dari memori, selanjutnya disimpan dalam harddisk ataupun floppy disk . Fungsi scanner ini mirip seperti mesin fotocopy , perbedaannya adalah mesin fotocopy hasilnya dapat dilihat pada kertas sedangkan scanner hasilnya dapat ditampilkan melalui monitor terlebih dahulu sehingga kita dapat melakukan perbaikan atau modifikasi dan kemudian dapat disimpan kembali baik dalam bentuk file text maupun file gambar. Proses kerja sistem manajemen dokumen elektronik ini nantinya dilakukan sendiri oleh pihak yang terkait. Prosesnya adalah sebagai berikut: 1.Dokumen 1.Dokumen dipindai satu per satu sesuai dengan scanner yang digunakan feedback atau auto feeder atau menggunakan Hybrid scanner untuk media microfilm. Judul Modul: Mengelola Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: 2016

Halaman: 24 dari 43


Kode Modul

2.Index 2.Index dapat dipakai fasilitas OCR yang ada, sebagai contoh: No. index field , Nama customer, no rekening dll. Dapat pula digunakan secara manual dengan menggunakan template index 3.Proses 3.Proses selanjutnya adalah memasukkan dokumen tersebut ke dalam software DMS ; yang sesuai dengan aturan Folder maupun Sub-Foldernya. 4.Untuk 4.Untuk melakukan pencarian dokumen dari tempat yang berbeda, software DMS tersebut dapat dihubungkan dengan LAN /Network . 5.Selanjutnya 5.Selanjutnya klien/user dapat mengakses aplikasi tersebut untuk melihat dokumen yang diinginkan.

Selain scanner untuk gambar terdapat pula scan yang biasa digunakan untuk mendeteksi lembar jawaban komputer. Scanner yang biasa digunakan untuk melakukan scan lembar jawaban komputer adalah SCAN IR yang biasa digunakan untuk LJK (Lembar Jawaban Komputer) pada ulangan umum dan Ujian Nasional. Scan jenis Scan jenis ini terdiri dari lampu sensor yang disebut Optik, yang dapat mengenali jenis pensil 2B. Scanner yang beredar di pasaran adalah scanner untuk meng-copy meng-copy gambar atau foto dan biasanya juga dilengkapi dengan fasilitas OCR (Optical Character Recognition) untuk mengcopy mengcopy atau menyalin objek dalam bentuk teks. Terhadap dokumen yang cukup besar kapasitas datanya penyimpanannya dilakukan melalui micrografik.


Halaman: 25 dari 43


Kode Modul

Gambar 1. Proses Umum Pengelolaan Arsip Dinamis


Halaman: 26 dari 43


Kode Modul

Gambar 2. Alur Proses Arsip Instansi


Halaman: 27 dari 43


Kode Modul

BAB III MENYUSUN PROGRAM PENGELOLAAN/PENATAAN DOKUMEN PENGADAAN BARANG/JASA

Dengan semakin meningkatnya jumlah APBN/APBD, telah meningkatkan jumlah proses

pengadaan

barang/jasa

pada

K/L/D/I

baik

untuk

mengadakan

barang/pekerjaan konstruksi/jasa konsultasi dan jasa lainnya. Hal tersebut menyebabkan meningkatnya kebutuhan dokumen-dokumen, surat-surat yang digunakan sebagai pelaksanaan administrasinya. Kenyataan yang terjadi dengan semakin meningkatnya jumlah dokumen – dokumen – dokumen, dan surat-surat pada instansi K/L/D/I dimaksud telah menyebabkan jumlah arsip semakin banyak, menumpuk dan telah mengubah estetika ruangan kantor menjadi kurang asri dan tidak nyaman dipandang mata. Kesemrawutan penyimpanan dokumen-dokumen tersebut, tidak akan terjadi seandainya telah melakukan pengelolaan/penataan dengan sebagaimana ditetapkan dalam UndangUndang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Presiden No. 54 Tahun 2010 dan perubahannya serta peraturan terkait lainnya. Terlebih lagi bahwa fungsi dokumen pengadaan barang/jasa merupakan dokumen yang cukup penting berisikan rekaman dari pelaksanaan kegiatan pengadaan barang/jasa, maka sudah seharusnya dilakukan pengelolaan/penataan dengan baik berdasarkan peraturan kearsipan yang ditetapkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia.

1. Pengertian Pengadaan Barang/Jasa Dalam Peraturan Presiden No. 54 Tahun 2010 dan Perubahan Kedua dengan Peraturan Presiden No. 70 Tahun 2012 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah pada Pasal 1 (1) menyebutkan : Pengadaan

Barang/Jasa

Barang/Jasa

oleh

adalah

kegiatan

untuk

Kementerian/Lembaga/Satuan

Kerja

memperoleh Perangkat

Daerah/Institusi yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai

diselesaikannya

seluruh

kegiatan

untuk

memperoleh

barang/jasa. Judul Modul: Mengelola Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: 2016

Halaman: 28 dari 43


Kode Modul

Dalam proses pengadaannya berdasarkan Pasal 3, Pengadaan Barang/Jasa, dilakukan melalui: 1.Swakelola; 1.Swakelola; dan/atau 2.Pemilihan 2.Pemilihan penyedia barang/jasa dapat dilakukan secara swakelola dan oleh penyedia barang/jasa.

Pengertian Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Dokumen pengadaan barang/jasa adalah dokumen-dokumen yang digunakan oleh

K/L/D/I

dalam

melaksanakan

kegiatan

pengadaan

barang/jasa

sejak

penyusunan perencanaan kebutuhan sampai dengan barang/jasa diperoleh. Dengan semakin meningkatnya jumlah APBN/APBD, maka proses pengadaan barang/jasa pada K/L/D/I juga turut meningkat, menyebabkan peranan dokumen pengadaan barang/jasa yang digunakan untuk melakukan proses pengadaan barang/jasa, menjadi semakin penting. Karena dokumen pengadaan barang/jasa berfungsi sebagai: 1. Alat 1. Alat bantu utama pengingat pengingat sebagai riwayat dokumentasi dokumentasi 2. Bahan atau alat untuk alat pembuktian (bukti otentik), 3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan, 4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap 5. Kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip, 6. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya. (Nomor 1 sampai dengan 5 berkaitan dengan proses Pengadaan Barang/Jasa)

2. Tujuan Pengelolaan/Penataan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Tujuan pengelolaan/penataan dokumen pengadaan barang/jasa adalah untuk menjamin

keselamatan

dokumen

pengadaan

barang

sebagai

bahan

pertanggungjawaban pertanggungjawaban dalam proses pengadaan barang/jasa. Tujuan ini didasarkan pada ketentuan Pasal 3 Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, pada ayat (1), menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional. Judul Modul: Mengelola Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: 2016

Halaman: 29 dari 43


Kode Modul

3. Klasifikasi Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Barang/Jasa Saat ini jumlah dokumen pengadaan barang/jasa semakin banyak dan beragam sejalan dengan bertambahnya waktu dan teknologi serta meningkatnya jumlah proses pengadaan barang/jasa. Jika jumlah dokumen semakin bertambah banyak maka proses pencarian dan penyajian dokumen semakin sulit menemukannya

sehingga

membutuhkan

percepatan

menemukannya,

berdasarkan berdasarkan kelompok yang ditentukan masing-masing. Pengelompokan dokumen pengadaan barang/jasa berdasarkan urusan atau masalah secara logis didasarkan pada fungsi dan kegiatan pengadaan barang/jasa yang menciptakan atau menghimpunnya. Pengelompokan dokumen pengadaan barang/jasa dilakukan menjadi dua, yaitu: a.

Pengadaan barang/jasa berdasarkan pemilihan penyedia barang/jasa, dan

b.

Pengadaan barang/jasa dengan cara swakelola

4. Penyelenggaraan Kearsipan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UndangUndang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pada Pasal 1 (19) menyebutkan bahwa

penyelenggaraan

kearsipan

adalah

keseluruhan

kegiatan

meliputi

kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya. Dengan telah selesainya dilakukan proses pengadaan barang/jasa, maka dokumen-dokumen tersebut dilakukan penyimpanan oleh ULP/PP dan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan Pengguna Anggaran, sebagaimana disebutkan dalam Peraturan Presiden No. 54/2010 dan Perubahan Kedua Peraturan Presiden No. 70 Tahun 2012 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah masing-masing pada: Pasal 11 (1) : PPK memiliki tugas pokok dan kewenangan sebagaimana disebutkan pada huruf (i), menyimpan dan menjaga keutuhan seluruh dokumen pelaksanaan pengadaan barang/jasa.


Halaman: 30 dari 43


Kode Modul

Pasal 17 (2), tugas pokok dan kewenangan ULP pada huruf g butir (3), yaitu menyerahkan salinan dokumen pemilihan penyedia barang/jasa kepada PPK. Pasal 17 (2) tugas pokok dan kewenangan ULP pada huruf g butir (4), menyimpan dokumen asli dokumen pemilihan penyedia barang/jasa. Pasal 17 (2) tugas pokok dan kewenangan khusus Pejabat Pengadaan, huruf h butir (2), menyerahkan dokumen asli pemilihan Penyedia Barang/Jasa kepada PA/KPA. Untuk mencapai tujuan kearsipan terhadap dokumen pengadaan barang/jasa di unit –unit –unit kantor pada K/L/D/I dilakukan pengaturan petugas kearsipan atau pengelolaan/penataan pengelolaan/penataan dokumen dengan menetapkan tugas pokok masing-masing unit guna menangani kearsipan atau pengelolaan/penataan dokumen yaitu: a.

Menerima dokumen pengadaan barang/jasa.

b.

Mencatat dokumen pengadaan barang/jasa.

c.

Mendistribusikan Mendistribusikan dokumen pengadaan barang/jasa sesuai dengan kebutuhan

d.

Menyimpan, menata dan menemukan kembali arsip sesuai dengan kebutuhan.

e.

Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip

f.

Mengadakan Mengadakan perawatan/pemeliharaan perawatan/pemeliharaan arsip

g.

Mengadakan Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip, dan lain-lain.

5.

Pengorganisasian Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Pengelolaan dokumen pengadaan bara jasa sama halnya dengan pengelolaan dokumen kegiatan-kegiatan lain. Berikut ini langkah-langkah bagaimana mengidentifikasi mengidentifikasi proses-proses yang yang ada pada proses proses pengadaan barang/ jasa dan menyusun kebutuhan dokumen yang diperlukan dalam proses pengadaan barang jasa tersebut. a. Identifikasikan proses-proses yang ada. b. Identifikasikan apa yang dilakukan sekarang dengan proses-proses tersebut. c. Identifikasikan dan tentukan interaksi antar proses-proses tersebut, sehingga menjadi bisnis proses pengadaan barang jasa yang terintegrasi serta saling terkait.


Halaman: 31 dari 43


Kode Modul

d. Tentukan persyaratan standar ISO 9001:2000 dalam proses-proses tersebut, jika ada persyaratan yang belum terakomodasi tentukan penanganannya dan penerapannya. e. Tentukan proses utama, proses manajemen dan proses pembantu dalam pengadaan barang jasa tersebut. Tentukan proses-proses mana saja yang merupakan proses kunci (key ( key process ), ), dimana proses-proses kunci ini nantinya akan berkaitan langsung dengan sasaran mutu yang akan dicapai. f. Tentukan

prosedur-prosedur

yang

akan

muncul

agar

memenuhi

persyaratan ISO 9001:2008, termasuk 6 (enam) prosedur terdokumentasi yang dipersyaratkan oleh standar. g. Identifikasikan dokumen-dokumen yang sudah ada, termasuk formatformat, petunjuk kerja, spesifikasi, gambar teknis, dan lain-lain. h. Buat tabel atau bagan alir keterkaitan antara proses – – klausul terkait – prosedur terkait – terkait – petunjuk petunjuk kerja (jika memungkinkan) dan/atau dan/atau dokumen lain, lihat persyaratan standar dan kebutuhan internal unit kerja, jika ternyata belum memenuhi atau perlu kebutuhan baru, identifikasikan sebagai kebutuhan dokumen baru. i. Tentukan format-format yang akan digunakan untuk setiap level dokumen. Dan metode identifikasi penomorannya. Metode penulisan Dokumentasi, bisa dimulai dari prosedur (dengan catatan bahwa bisnis proses yang ada sudah benar-benar mendekati dan memenuhi persyaratan standar), kemudian diteruskan dengan penulisan petunjuk kerja serta dokumen penunjang termasuk format-format yang diperlukan. j. Sebelum memulai penulisan dokumentasi pengadaan barang jasa, harus sudah tersedia pernyataan kebijakan mutu yang disahkan Unit Layanan Pengadaan serta (paling tidak) draft dari sasaran mutu yang ingin dicapai.

Penyimpanan arsip dokumen pengadaan pengadaan barang/jasa harus mempertimbangkan jumlah arsip yang dikelola, lokasi gedung dan/atau antar gedung kantor tempat penyimpanan arsip apakah dalam satu gedung dan/atau melayani lebih dari satu gedung, jenis arsip, apakah arsip dinamis atau arsip aktif, serta klasifikasi dan pengelompokan arsip berkenaan. Terhadap penyimpanan dokumen arsip yang Judul Modul: Mengelola Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: 2016

Halaman: 32 dari 43


Kode Modul

hanya melayani satu gedung kantor, lebih efisien apabila menggunakan asas penyimpanan secara sentralisasi sebagaimana tercantum pada Tabel 1 dan Tabel 2, seperti pada halaman berikutnya. Adapun pertimbangan pemilihan pengorganisasian pengorganisasian arsip dokumen pengadaan barang/jasa berdasarkan berdasarkan asas sentralisasi adalah, karena: 1. Sifat dan jenis tugas pokok dan fungsi organisasi; 2. Struktur organisasi pengadaan barang/jasa barang/jasa relatif masih kecil; 3. Letak gedung kantor yang tidak terpisah satu dengan yang lainnya; 4. Proses pelaksanaan pekerjaan belum terlalu besar. Berdasarkan hal – hal – hal hal diatas, maka : 1.

Penyimpanan arsip hanya pada tempat penyimpanan arsip.

2.

Unit-unit lain tidak melakukan pengurusan dan penyimpanan arsip.

3.

Organisasi yang melaksanakan penyimpanan penyimpanan arsip ini tidak terlalu besar.

4.

Unit-unit lain tidak banyak memerlukan informasi yang bersifat khusus atau spesifik.


Halaman: 33 dari 43


Kode Modul

BAB IV MELAKSANAKAN MELAKSANAKAN SISTEM PENATAAN DOKUMEN PENGADAAN BARANG/JASA

Pelaksanaan Penyimpanan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Pelaksanaan penyimpanan dokumen pengadaan barang/jasayang barang/jasayang terdiri dari 1. Klasifikasi dokumen pengadaan barang/jasa berdasarkanpenyedia barang/jasa, 2. Klasifikasi dokumen pengadaan barang/jasa dengan caraswakelola, 3. Klasifikasi dokumen pengadaan barang/jasa berdasarkanjenis pengadaan, yaitu barang, pekerjaan konstruksi, jasa konsultasi dan jasa lainnya dan 4. Berdasarkan pada kasus/kegiatan seperti perencanaan,penganggaranp perencanaan,penganggaranpemrograman, emrograman, pelaksanaan, serah terimabarang dan pemeliharaan sertapemanfaatannya sertapemanfaatannya dimasukkandalam kotak dan map penyimpanan.

Penyimpanan

Dokumen

Pengadaan

Barang/Jasa

melalui

Penyedia

Barang/Jasa

Penyimpanan dokumen pengadaan barang/jasa melalui penyediabarang/jasa dilakukan

dengan

mengelompokkan

masing-masingdokumen

tersebut

berdasarkanpermasalahannya berdasarkanpermasalahannya sebagaimanadicantumkan sebagaimanadicantumkan pada Tabel 1.


Halaman: 34 dari 43


Tabel

1.

Dokumen

Pengadaan

Kode Modul

Barang/Jasa

Berdasarkan

Penyedia

Barang/Jasa


Halaman: 35 dari 43



Kode Modul

Halaman: 36 dari 43


Kode Modul

Penyimpanan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa yang Dilakukan Secara Swakelola.

Dokumen

untuk

pengadaan

barang/jasa

dengan

cara

swakelola

sebagaimanadicantumkan padaTabel 2, dalam penyimpanannya sama halnya dengan cara menyimpan dokumen pengadaan barang/jasa sebagaimana pada Tabel 3, yang diklasifikasikan berdasarkan jenis pengadaan, yaitu barang,pekerjaan konstruksi, jasa konsultasi dan jasa lainnya.


Halaman: 37 dari 43


Kode Modul

Tabel 2. Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Berkaitan Pengadaan Barang/Jasa Barang/Jasa dengan Cara Swakelola


Halaman: 38 dari 43


Kode Modul

Tabel 3. Klasifikasi Dokumen PengadaanBarang/Jasa PengadaanBarang/Jasa berdasarkan Tahapan Pengadaan

Gambar 3. Filing Cabinet sebagai Media Penyimpan Arsip


Halaman: 39 dari 43


Kode Modul

Berdasarkan Pasal 29 Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang No. 43 Tahun 2009, dokumen-dokumen dalam tabel 1, tabel 2 dan tabel 3, termasuk arsip dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

Perawatan

Sistem


Dokumen

Pengadaan

Barang/Jasa Fungsi Perawatan Sistem Pengelolaan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa.

Sistem pengelolaan/penataan dokumen barang/jasa perlu dirawat dengan tujuan untuk mengetahui apakah penggunaan sistem tersebut masih dapat berfungsi dengan baik atau tidak.

Cara Perawatan Sistem Pengelolaan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa

Perawatan terhadap sistem dilakukan dengan mengevaluasi terhadap kegiatan penyimpanan arsip yaitu dengan memperhatikan fungsi manajemen dari sistem tersebut yaitu:

Man, apakah sumber daya manusia yang mengelola arsip dokumen pengadaan barang/jasa sudah sudah memahami dengan benar dan apakah apakah memerlukan pelatihan pelatihan di bidang kearsipan dan/atau peningkatan pendidikan kearsipan. Money, apakah biaya yang dibutuhkan untuk melakukan sistem perawatan cukup memadai, terutama untuk pengadaan sarana dan prasarana penyimpanan baik secara manual dan elektronik. Method , penyimpanan apakah masih relevan dengan semakin banyaknya arsip, dokumen pengadaan barang/jasa barang/jasa yang diterima dan harus disimpan dengan baik. Machine, dari segi pendukung sistem pengelolaan/penataan pengelolaan/penataan dokumen barang/jasa dicek apakah masih dapat berfungsi, seperti komputer, flash disk, barcoding dan lain-lain Materials, bahan-bahan untuk perawatan seperti zat kimia, kapur barus, dan bahan-bahan seperti kertas dan lain sebagainya apakah masih lengkap dan bisa dipergunakan dengan baik. Judul Modul: Mengelola Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: 2016

Halaman: 40 dari 43


Kode Modul

Pelaksanaan sistem tersebut dilakukan pembahasan bersama, dan seandainya sudah tidak berfungsi dengan baik, diusulkan untuk dilakukan penyempurnaan.

Melaksanakan Sosialisasi Perawatan Sistem Pengelolaan

Dokumen pengadaan barang/jasa. Kepada para pegawai dilakukan sosialisasi dan penjelasan baik secara lisan maupun tertulis dan/atau dengan brosur dan buku petunjuk tentang pengelolaan/penataan dokumen secara umum dan khususnya dokumen pengadaan barang/jasa.

A. Keterampilan 1. Menyiapkan informasi yang telah ditetapkan sebagai dasar penyelenggaraan pelatihan 2. Melaksanakan sistem penataan dokumen pengadaan barang/jasa

B. Sikap kerja Harus cermat dan teliti dalam Melaksanakan sistem penataan dokumen pengadaan barang/jasa


Halaman: 41 dari 43


Kode Modul

BAB V MENGEVALUASI MENGEVALUASI PELAKSANAAN PENGELOLAAN/PENATAAN DOKUMEN PENGADAAN BARANG/JASA

Perencanaan

Evaluasi


Dokumen

Pengadaan

Barang/Jasa Pengertian Evaluasi Evaluasi berasal dari bahasa Inggris

“Evaluation”

adalah proses penilaian.

Dalamperusahaan, evaluasi dapat diartikan sebagai proses pengukuran akan efektivitas strategi yang digunakandalam upaya mencapai tujuan perusahaan. Data yangdiperoleh dari hasil pengukuran tersebut akan digunakansebagai analisis situasi program berikutnya. Tujuan evaluasi pengelolaan/penataan pengelolaan/penataan dokumen pengadaanbarang/jasa pengadaanbarang/jasa adalah untuk mengetahui apakah pelaksanaanpenataan dokumen pengadaan barang/jasa sudahmenggunakan pedoman yang ditetapkan oleh ANRI, apakahterdapat permasalahan dan/atau memerlukan perbaikanbaik dalam hal pembinaan atau penambahan sumber dayamanusianya dan sistem yang digunakan.

Dalam menyusun perencanaan evaluasi pengelolaan/penataan dokumen pengadaan barang/jasa dilakukan dengan: 1.

Menyiapkan personil yang akan melaksanakan tugasevaluasi.

2.

Mendata

dokumen

pengadaan

barang/jasa

yangdilakukan

evaluasi.Untukmengetahui apakahpengelolaan/penataannya sudah sesuai atau tidak. 3.

Membuat kuesionerkepada mereka m ereka sebagai “penciptaarsip”. “penciptaarsip”.

Pelaksanaan

Evaluasi


Dokumen

Pengadaan

Barang/Jasa 1. Melatih personil yang sudah disiapkan untuk melakukan evaluasi dan memberikan masukan terhadap sistem pengelolaan arsip yang dilakukan sekarang sekarang ini. Judul Modul: Mengelola Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: 2016

Halaman: 42 dari 43


2. Pelaksanaan

evaluasi

barang/jasadilakukan

Kode Modul

pengelolaan/penataan dengan

dokumenpengadaan

mengamatilangsung

pelaksanaan

pengelolaan/penataan dokumentersebut. Dengan melakukan simulasi guna menghitungdurasi waktu dalampengambilan dokumen. Dihitungapakah masih dalam batas wajar waktunya. Termasuk tataletak dan estetika dan keamanan penyimpanan. 3. Pengamatan ruang arsip, dilakukan pengamatan apakahmencukupi untuk ruanganpenyimpanan

arsip,

kebakaran,tersedianyaventilasi

bagaimanakelengkapan dan

atapnya

peralatan

terhindar

dari

pemadam bocor.

Dibuatkanlaporan evaluasi apabila ternyata sistem pengelolaan/penataan dokumen yang digunakan sekarang inimengalami permasalahan, misalnya menyangkut lewatnyawaktu pengambilan/retrieve pengambilan/ retrieve dokumen yang dibatasi hanyasampai dengan 3 menit, masih belum efektif pemakaiandaftar/buku catatan dokumen, agenda dokumen masuk/keluar, termasuk tersedianya prasarana dan sarana, dan lain-lain. 4. Melakukan tes dengan menguji surat atau dokumenyang masuk /diterima, lantasdisimpan dengan sistempenyimpanan yang digunakan, misalnya dengan asaspengorganisasian secara desentralisasi, serta penyimpananberdasarkan permasalahan, lantas diuji dengan waktupengambilannya apakah terdapat hambatan

atau

kendalawaktu

atau

kesulitan

dalam

penyimpanan/pengambilannya. 5. Membandingkan

penggunaan

sistem

Hastawi

dengan

teknik

komputer

dibandingkan dibandingkan guna perbaikan selanjutnya. a. Mengecek dengan cermat Standard Operation Procedure penyimpanan penyimpanan arsip sebagaimana yangditetapkan dalam Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan PemerintahRI No. 28 Tahun 2009 tentang Pelaksanaan Undang-Undang No. 43 Tahun 2009. b. Melakukan evaluasi dan penelaahan surat-surat yang sudah lewat waktunya untuk dilakukanPenyusutan. dilakukanPenyusutan. c. Melakukan evaluasi terhadap Pengelola Arsip untuk dilakukan pembinaan dibidang arsip ataumelakukan alih tugas untuk lebih meningkatkan pelaksanaan pengarsipan. Judul Modul: Mengelola Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: 2016

Halaman: 43 dari 43

Buku Informasi Mengelola Dokumen PBJ

Recommend Documents