MENGELOLAH DATA/INFORMASI DI TEMPAT KERJA
Pengertian Data
Data adalah sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih memerlukan adanya suatu pengolahan. Data bisa berujut suatu keadaan, gambar, suara, huruf, angka, matematika, bahasa ataupun simbol-simbol lainnya yang bisa kita gunakan sebagai bahan untuk melihat lingkungan, obyek, kejadian ataupun suatu konsep. Pengertian data menurut The Liang Gie adalah hal, peristiwa, atau kenyataan lainnya apapun yang mengandung suatu pengetahuan untuk dijadikan dasar guna penyusunan keterangan, pembuatan kesimpulan,atau penetapan keputusan. Dr. S.P. siagian menjelaskan arti data dan informasi. Beliau menyatakan bahwa: “ada perbedaan konsepsional yang cukup prinsipil antara data dan informasi. Jelaslah kiranya bahwa data merupakan sumber informasi dan merupakan bah an informasi.
Klasifikasi Data Klasifikasi data berdasarkan sumbernya
1. Klasifikasi data berdasarkan sumbernya dikelompokkan menjadi dua,antara lain;Data intern, yaitu data yg dibutuhkan oleh suatu organisasi organisasi sebagai landasan pengambilan keputusan yang di peroleh dari d ari catatan-catatan organisasi itu sendiri. 2. Data Ekstern, yaitu data yang diperoleh da ri sumber-sumber di luar organisasi.
Klasifikasi Data Berdasarkan Pengolahannya
1. Data Primer 2. Data Sekunder
Klasifikasi Data Berdasarkan Sifat
1. Data Kuantitatif 2. Data Kualitatif
Klasifikasi Data Berdasarkan Jenisnya
1. Data Hitung 2. Data Ukur
Sumber – sumber sumber Data
Pengolahan data ada 8 macam yaitu: a.
Reading
b.
Writing
c.
Recording or printing
d.
Sorting
e.
Transmitting
f.
Calculating
g.
Comparing
h.
Storing
Macam-macam type data
1. Type data integer/oridinal 2. Type data boolean 3. Type data flowating point/real 4. Type data enumerated 5. Type data string & carakter
Teknik Pengumpulan Data 1. Wawancara
Wawancara ialah proses interaksi atau komunikasi secara langsung antara pewawancara dan responden. Pengumpulan data dengan tehnik wawancara dapat digunakan untuk memperoleh data yang bersifat fakta, misalnya umur, pekerjaan, jumlah anak, tingkat pendidikan dan riwayat kesehatan. Wawancara juga dapat digunakan untuk menilai sikap, pendapat, pengalaman, dan sebagainya.
Keuntungan a. Memotivasi orang yang diwawancarai untuk menjawab dengan bebas dan terbuka b. Pewawancara dapat mengembangkan pertanyaan c. Pewawancara dapat melihat kebenaran jawaban melalui gerak-gerik dan raut wajah yang diwawancarai
Kerugian a. Membutuhkan waktu yang lama b. Tergantung dari kepapandaian si pewawancara c. Dapat mengganggu orang yang diwawancarai
2. Kuesioner
Kuesioner adalah daftar pertanyaan tertulis yang ditujukan kepada responden. Jawaban responden atas semua pertanyaan dalam kuesioner kemudian dicatat/direkam. Kuesioner merupakan metode pengumpulan data yang efisien bila peneliti mengetahui secara pasti data/informasi apa yang dibutuhkan dan bagaimana variabel yang menyatakan informasi yang dibutuhkan tersebut diukur. Keuntungan a. Daftar pertanyaan baik untuk sumber data yang banyak b. Responden tidak merasa terganggu c. Daftar pertanyaan relatif lebih efisien untuk sumber data yang banyak d. Karena daftar pertanyaan biasanya tidak men cantumkan identitas responden, maka hasilnya dapat lebih obyektif. Kerugian a. Daftar pertanyaan tidak menggaransi responden untuk menjawab pertanyaan. b. Daftar pertanyaan cenderung tidak fleksibel c. Pengumpulan sampel tidak dapat dilakukan secara bersama-sama dengan daftar pertanyaan. d. Daftar pertanyaan yang lengkap sulit untuk dibuat
3. Observasi
Observasi adalah pengamatan langsung suatu kegiatan yang sedang dilakukan. Melalui observasi penganalisis dapat memeroleh pandangan-pandangan mengenai apa yang sebenarnya dilakukan, melihat langsung keterkaitan diantara para pembuat keputusan di dalam organisasi, memahami pengaruh latar belakang fisik terhadap para pembuat keputusan, menafsirkan pesan-pesan yang dikirim oleh pembuat keputusan lewat tata letak kantor, serta memahami pengaruh para pembuat keputusan terhadap pembuat keputusan lainnya (Sevilla, 1993).
Keuntungan a. Cenderung mempunyai keandalan yang tinggi b. Analis sistem dapat melihat langsung apa yang sedang dikerjakan c. Analis sistem dapat menggambarkan tata letak fisik dari kegiatan kegiatan d. Analis sistem dapat mengukur tingkat dari suatu pekerjaan Kerugian a. Biasanya orang yang diamati merasa terganggu. b. pekerjaan yang diobservasi mungkin tidak dapat mewakili suatu tingkat kesulitan. c. Dapat mengganggu kerja yang dilakukan.
Informasi Pengertian Informasi
Informasi merupakan hasil pengolahan dari sebuah model, formasi, organisasi, ataupun suatu perubahan bentuk dari data yang memiliki nilai tertentu, dan bisa digunakan untuk menambah pengetahuan bagi yang menerimanya. Dalam hal ini, data bisa dianggap sebagai obyek dan informasi adalah suatu subyek yang bermanfaat bagi penerimanya. Informasi juga bisa disebut sebagai hasil pengolahan ataupun pemrosesan data. Informasi adalah data yang diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang.
Jenis-Jenis Pendistribusian Informasi
a.
Distribusi Informasi Secara Tertulis
b.
Distribusi Informasi Secara Lisan
Macam-Macam Penyajian Informasi
a.
Media Distribusi Informasi secara tertulis Memo Majalah atau BULETIN Laporan tahunan Uraian tugas
Buku pedoman
b.
Media Distribusi Informasi secara Lisan Telepon Rapat atau pertemuan Radio dan televisi
Metode Pengumpulan Data
1.
Definisi Metode Pengumpulan Data a. Teknik atau cara yang digunakan untuk mengumpulkan data. Macam-Macam Metode Pengumpulan Data Pengumpulan Data dengan Metode Tes
Definisi Tes
Jenis Tes
Pengumpulan Data dengan Metode Angkel
Definisi Kuesioner
Jenis Kuesioner
Keuntungan kegunaan Kuesioner
Pengumpulan Data dengan Metode Wawancara
Definisi Wawancara
Jenis Wawancara
Kelebihan metode wawancara
Pengumpulan Data dengan Metode Observasi
Definisi Observasi
Cara Melakukan Observasi
Kelemahan Observasi
Kebaikan Observasi
Kegiatan yang harus dilakukan ketika observasi
Kegiatan yang tidak boleh dilakukan ketika observasi.
Pengumpulan Data dengan Menggunakan Metode Dokumentasi
Definisi Dokumentasi
Metode Dokumentasi
Mengolah Data Menjadi Informasi
1.
Recording
2.
Klasifikasi
3.
Sorting
4.
Calculating
5.
Penyusunan laporan
6.
Penyimpanan
7.
Pencarian
8.
Komunikasi
Tugas Pengolahan Data
Tanpa memandang apakah sistem pengolahan data berupa manual, key driven komputer atau kombinasi, ada empat tugas dasar yang dilakukan 1.
Pengumpulan data
Sepanjang perusahaan memberikan barang dan jasa dan kepala lingkunganya, tiap tindakanya ini digambarkan dalam record data. Jika tindakan tersebut melibatkan elemen lingkungan, hal ini disebut transaksi. 2.
Pengubahan data
Diperlukan untuk mengubah data untuk mentranformasikannya menjadi format yang dapat digunakan. 3.
Penyimpanan data
Pada perusahaan kecil, ada ratusan transaksi dan tindakan tiap harinya sedangkan diperusahan yang lebih besar, mungkin saja ada ribuan.
Epson, misalnya, menyatakan
bahwa tiap sepuluh detik, salah satu dari pelanggannya memasang atau menginstal komputer atau printer Epson. 4.
Pembuatan dokumen
Sistem pengolahan data menghasilkan output yang dibutuhkan oleh perorangan atau kelompok baik yang berada didalam atau diluar perusahan.
Sumber Data atau Informasi
Sumber data di dapat dari : 1. Lingkungan kerja 2. Lembaga pendidikan. 3. Media massa.
4. Instansi pemerintah 5. Masyarakat Data/Informasi dapat diperoleh melalui berikut ini : a. Hasil penelitian yang dilakukan sebelumnya b. Data yang telah lewat dengan memperhatikan trend dan taksiran di masa dating c. Mengambil dari pusat data seperti Badan Pusat Statistik (BPS) dan Pusat Data Informasi Pertanian (Pusdatin) d. Media elektronik seperti televisi, radio, dan internet e. Media cetak seperti buku, majalah, karya ilmiah, koran, proposal, dan profil pu f. Forum seperti seminar, pelatihan, dan pendidikan
Proses Penghimpunan Data
Proses penghimpunan data meliputi : a. Penerimaan data b. Identifikasi data/informasi c. Recalling (pemberitahuan/pengambilan kembali data) d. Penduplikasian kembali file e. Penyortiran data yang sudah terkumpul f. Penjilidan/pengelompokan data menjadi satu jenis g. Penyimpanan ke dalam media file box, filling cabinet, ordner.
Mengklasifikasi Data atau Informasi
Klasifikasi informasi Saat ini, dimana informasi telah menjadi aset penting yang menentukan ketangguhan sebuah organisasi, pengamanan informasi menjadi lebih diperlukan dari sebelumnya.
Untuk itu
diperlukan adanya klasifikasi data atau informasi.
Tujuan klasifikasi data atau informasi: a.
Melindungi perjanjian kontrak (informasi) dengan mitra bisnis atau konsumennya.
b.
Memberikan pengamanan yang sesuai, sehingga menghemat sumber daya organisasi dan membuat pengelolaan informasi menjadi efisien dan efektif.
c.
Membantu meningkatkan kualitas data/ informasi yang digunakan sebagai bahan untuk mengambil keputusan.
Kualitas dari suatu Data atau Informasi
Akurat :
Tidak menyesatkan, pasti, tidak bias, dan terbebas dari kesalahan. Akurat juga
berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Relevan
:
Informasi mempunyai manfaat untuk pemakainnya serta data sesuai
dengan kondisi pada saat dibutuhkan.
Tepat Waktu :
Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.
Terkini :
Data yang disajikan harus menggambarkan keadaan terkini atau sekarang.
Faktual:
Data yang disajikan sesuai dengan fakta dan kenyataan yang sedang terjadi serta
benar adanya yang berguna bagi pengambilan keputusan. Akuntabel
:
Sata dapat dipertanggung jawabkan baik jumlah maupun kualitasnya.
Manfaat Data atau Informasi
Data atau Informasi memiliki manfaat yaitu: a.
Meningkatkan wawasan dan pengetahuan organisasi.
b.
Mengurangi resiko kesalahan dalam pengambilan keputusan.
c.
Menggambarkan kondisi yang terjadi masa kini.
d.
Memberi gambaran trend atau kecenderungan di masa depan.
e.
Mengurangi ketidak pastian kondisi karena adanya kesimpangsiuran fenomena.
f.
Menjadi dasar bagi pemecahan masalah cepat.
g.
Menghasilkan arus kerja menjadi lebih efektif dan efisien.
h.
Meningkatkan citra pesitif perusahaan.
i.
Menambah relasi.
j.
Meningkatkan kepercayaan pemegang saham.
k.
Memberi arahan bagi promosi yang lebih jelas.
l.
Menjadi dasar pertanggung jawaban atas segala tindakan yang sudah diambil.
m. Memberikan bukti, bukan kesan, isu, atau opini dari pihak lain
